介護の書類・様式の書き方まとめ｜ケアプラン・記録・報告書を様式別にわかりやすく

介護の現場では、ケアプランから日々の記録、各種報告書まで、数多くの書類・様式を正しく作成する必要があります。本記事は、様式ごとの書き方解説記事への入り口として、種類別にまとめます。

関連記事：居宅介護支援（ケアマネ）の加算一覧で、居宅介護支援で算定できる26件の加算と要件・単位数を一覧で確認できます。

各様式の資料は資料ダウンロードでまとめています。

ケアプラン（居宅サービス計画）関連

介護記録・日々の書類

サービス種別ごとの書類

契約・説明の書類

書類作成を効率化するには

これらの書類は、利用者ごと・毎月発生し、現場の大きな負担になりがちです。記録や様式の作成をデジタル化すると、転記の手間や記載漏れを減らし、ケアに向き合う時間を取り戻せます。

様式や記載事項は、サービス種別・自治体・各事業所の運用により異なる場合があります。最新の様式・基準は一次情報（自治体・関係団体の案内等）でご確認ください。

介護の書類・様式の関連ガイド

ケアプラン・記録・報告書など、介護の書類の書き方をまとめています。あわせてご覧ください。

サービス種別ごとの主な書類

種別	主な書類
居宅介護支援	ケアプラン第1〜7表、アセスメント、支援経過、モニタリング記録
訪問介護	訪問介護計画書、サービス提供記録、実績記録票、アセスメント
通所介護	通所介護計画書、サービス提供記録、個別機能訓練計画書、送迎記録
訪問看護	記録書Ⅰ・Ⅱ、計画書、報告書、指示書
福祉用具	貸与計画書、モニタリング記録、契約書
施設系	施設サービス計画、介護記録、日誌、事故報告

どの書類にも共通して求められること

記載者が特定できる——姓のみで複数該当する場合は、フルネームや職員番号を併用
記載日時が分かる——「先日」「最近」では追えません
事実と判断が分かれている——観察したことと、そこから考えたことを分けます
評価語を使っていない——「意欲的」「非協力的」は事実ではありません
訂正の履歴が残る——二重線と訂正印。電子なら編集履歴
計画と対応している——計画にないサービスの記録は説明が必要になります
保存期間を満たしている——原則2年（条例で5年の場合あり）

書き方を揃える3つの方法

記入例を1枚配る——ルールを増やすより、見本があるほうが揃います
書く欄を減らす——埋まらない欄があると、全体が雑になります
選択式にできる項目を選択式にする——表記のゆれがなくなります
介護記録のNG例｜やってはいけない書き方と改善ポイント

書類の負担を減らす順番

書かなくてよい欄を減らす——様式の見直しが最も効きます
同じことを2か所に書いていないか確認する——記録と申し送り、記録と帳票
入力する人と時間を決める——「空いたときに」は続きません
選択式にできる項目を選択式にする
そのうえで残る転記を、仕組みで解く

実務で迷いやすいところ

よくある疑問	考え方
様式は自由か	記載すべき事項が定められているものと、様式まで定められているものがあります
電子化してよいか	記載者と日時が特定でき、訂正の履歴が残り、保存期間中に出力できることが前提です
略語を使ってよいか	事業所で用語集を決めた範囲までです。家族が読む書類では避けます
押印は必要か	押印を求めない方向の見直しが進んでいます。取り扱いを保険者に確認します
保存期間はどこを見るか	都道府県・市区町村の条例です。2年とは限りません

電子化を検討するときの確認事項

法定様式が出力できるか——画面で見えても、提出できる形にならないことがあります
記載者と日時が記録されるか
訂正の履歴が残るか
保存期間中、出力できるか——サービス終了時の扱いを確認します
書き出し（エクスポート）ができるか
権限を職種・拠点で分けられるか

書類を揃えるためのチェックリスト

確認事項	状態
記載者が特定できる	□
記載日時が記載されている	□
事実と判断が分かれている	□
評価語を使っていない	□
訂正が二重線と訂正印で行われている	□
計画と記録が対応している	□
記録と請求が一致している	□
保存期間を満たしている	□
本人・家族への説明と同意の記録がある	□

書類が読まれる場面

運営指導・監査
事故や苦情が起きたとき
担当者会議・引き継ぎ
家族からの開示請求
他事業所への情報提供

系統別｜いつ・誰が・何のために作る書類かで引く索引（6系統・92件）

介護の書類は数が多いのではなく、系統が混ざったまま並んでいるために多く見えます。運営の体制を支える書類、契約と同意の書類、計画の書類、日々の記録、評価と報告、人員と労務——この6つに分けると、どれが誰の仕事で、どれを誰が確認するのかが1枚で見えます。以下の索引は、書類名・作るきっかけ・作る人・事業所内で確認する人・手元に残す形（記入欄）・書き方の記事の順に並べています。作るきっかけと保存の扱いは保険者（指定権者）の条例・運用により異なるため、断定せず記入欄にしています。

系統1｜運営の体制に関する書類（指針・委員会・研修・訓練）

この系統は「事業所として何を決めているか」を示す書類です。指針（決めごと）・委員会（決める場）・研修（周知する場）の3点が揃っているか、そして3つが同じ内容を指しているかが見られます。指針だけがあって委員会の議事録に指針の見直しの記載がない、という食い違いが起きやすい系統です。

書類名	作るきっかけ	作る人（職名）	事業所内で確認する人	手元に残す形と場所（記入欄）	書き方の記事
高齢者虐待の防止のための指針	開設のとき／内容を見直したとき	管理者	運営者・虐待防止検討委員会	版：（　　）／改定日：（　　）／保管場所：（　　）	高齢者虐待の防止の指針・委員会・研修の書き方
虐待防止検討委員会の議事録	委員会を開催したとき	委員会の事務担当	管理者	綴り：（　　）／回次：（　　）／次回予定：（　　）	虐待防止の委員会記録／委員会・会議の議事録の書き方
虐待の防止のための研修の実施記録	年間計画に定めた実施日／新規採用のとき	研修担当	管理者	資料の綴り：（　　）／出席者名簿：（　　）	虐待防止研修の記録／職員研修の年間計画と実施記録
虐待の防止のための担当者を定めた記録	担当者を決めたとき／交代したとき	管理者	運営者	辞令・職務分担表：（　　）／掲示の有無：（　　）	担当者の指名の記録
身体的拘束等の適正化のための指針	開設のとき／内容を見直したとき	管理者	適正化検討委員会	版：（　　）／改定日：（　　）／周知方法：（　　）	身体拘束の指針・委員会・研修・経過記録の書き方
身体的拘束適正化検討委員会の議事録	委員会を開催したとき	委員会の事務担当	管理者	綴り：（　　）／出席職種：（　　）	適正化検討委員会の記録／議事録の書き方
身体的拘束等の適正化のための研修の記録	年間計画に定めた実施日／新規採用のとき	研修担当	管理者	研修資料：（　　）／理解度確認の方法：（　　）	身体拘束の研修記録／研修記録の書き方
やむを得ず身体的拘束を行ったときの経過記録（態様・時間・心身の状況・緊急やむを得ない理由）	拘束を行った日ごと	介護職員・看護職員	管理者・委員会	個人ファイル：（　　）／再検討の日：（　　）	身体拘束の経過記録の書き方
感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための指針	開設のとき／内容を見直したとき	管理者	感染対策委員会	版：（　　）／改定日：（　　）	感染症・食中毒の予防の指針・委員会・研修の書き方
感染対策委員会の議事録	委員会を開催したとき／発生時の検証を行ったとき	委員会の事務担当	管理者	綴り：（　　）／医療機関との連携先：（　　）	感染対策委員会の記録／議事録の書き方
感染症の研修・訓練（シミュレーション）の記録	年間計画に定めた実施日	研修担当	管理者	訓練の想定：（　　）／振り返りの記録：（　　）	感染症の研修・訓練の記録
非常災害対策計画	開設のとき／地域のハザード情報が変わったとき	管理者・防火管理者	運営者	版：（　　）／地域の想定災害：（　　）	非常災害対策計画・避難訓練の書き方
避難・救出その他必要な訓練の記録	訓練を実施したとき	訓練の担当者	管理者	訓練の種類：（　　）／地域住民の参加：（　　）	避難訓練記録の書き方
業務継続計画（感染症編・災害編）	策定したとき／見直したとき	管理者	運営者	版：（　　）／優先業務の一覧：（　　）	業務継続計画（BCP）と研修・訓練の記録の書き方
業務継続計画に係る研修・訓練の記録	年間計画に定めた実施日	研修担当	管理者	訓練の形式（机上／実動）：（　　）	BCPの研修・訓練の記録／研修の年間計画
事故発生の防止のための指針	開設のとき／内容を見直したとき	管理者	事故防止の委員会	版：（　　）／報告の流れ図：（　　）	事故発生の防止の指針・委員会・研修の書き方
事故発生の防止のための委員会の議事録	委員会を開催したとき	委員会の事務担当	管理者	綴り：（　　）／再発防止策の担当：（　　）	事故防止委員会の記録／議事録の書き方
事故発生の防止のための研修の記録	年間計画に定めた実施日／事故の検証を行ったとき	研修担当	管理者	題材にした事例：（　　）	事故防止研修の記録
職員研修の年間計画	年度の始まりに立てるとき／計画を変更したとき	研修担当・管理者	運営者	掲示・共有の方法：（　　）／進捗の確認欄：（　　）	職員研修の年間計画の書き方
研修の受講記録・外部研修の復命の記録	受講したとき	受講した職員	研修担当	個人別の受講一覧：（　　）	研修の実施記録の書き方
委員会の年間開催予定表と出席者名簿	年度の始まり／開催の都度	委員会の事務担当	管理者	予定表の保管：（　　）／欠席者への周知：（　　）	委員会・会議の議事録の書き方
看取りに関する指針	開設のとき／内容を見直したとき	管理者・看護職員	運営者・医師	版：（　　）／説明に使う資料：（　　）	看取りの指針と記録の書き方
看取りに関する説明と同意の記録	本人・家族へ説明したとき／意向が変わったとき	管理者・看護職員・介護支援専門員	医師	同意日：（　　）／再確認の日：（　　）	看取りの同意の記録／説明・同意・交付の記録の書き方
看取り期の経過記録（本人の状態・家族の意向・多職種の関わり）	看取り期に入ってから日ごと	介護職員・看護職員	管理者・医師	個人ファイル：（　　）／カンファレンスの記録：（　　）	看取り介護の記録の書き方

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

系統2｜契約と同意に関する書類（利用開始まわり）

この系統は「利用者に何を伝え、何に同意をもらったか」を示す書類です。運営規程・重要事項説明書・事業所内の掲示の3つは同じ内容を別の形で示したものなので、1か所だけ更新して他が古いままという食い違いが最も起きやすい場所です。更新したときに3点セットで直す運用にしておくと、後から突き合わせる手間がなくなります。

書類名	作るきっかけ	作る人（職名）	事業所内で確認する人	手元に残す形と場所（記入欄）	書き方の記事
運営規程	開設のとき／職員の員数・営業日・利用料などを変えたとき	管理者・運営者	運営者	版：（　　）／最終改定日：（　　）	運営規程とは｜記載事項と作り方
重要事項説明書	契約のとき／運営規程を変えたとき	管理者	運営者	版：（　　）／配布中の版と一致：（　　）	重要事項説明書・利用契約書の書き方
利用契約書	契約のとき／契約内容を変更したとき	管理者	運営者	正副の保管：（　　）／契約日：（　　）	利用契約書の記載事項
事業所内の掲示（運営規程の概要・従業者の勤務体制など）	内容を変えたとき	管理者	運営者	掲示場所：（　　）／掲示の写し：（　　）	運営規程の記載事項／重要事項の説明
説明・同意・交付の記録（署名または記名押印、交付した控え）	説明したとき	説明した職員	管理者	個人ファイル：（　　）／控えの交付日：（　　）	説明・同意・交付の記録の書き方
個人情報の使用に関する同意書	契約のとき／使用の範囲を変えたとき	管理者	運営者	同意の範囲：（　　）／家族分の同意：（　　）	秘密保持・個人情報の記録の書き方
被保険者証の確認の記録（提示を受けた日・確認者）	利用開始のとき／更新のとき	受付・相談員	管理者	写しの保管：（　　）／確認日：（　　）	被保険者証の確認・市町村への通知の書き方
要介護認定の有効期間・区分・給付制限などの確認記録	利用開始のとき／認定が変わったとき	介護支援専門員・相談員	管理者	一覧表：（　　）／次回更新の確認欄：（　　）	認定内容の確認の記録
市町村への通知の記録	通知すべき事由を把握したとき	管理者	運営者	通知の写し：（　　）／通知日：（　　）	市町村への通知の記録
苦情の受付簿	苦情を受け付けたとき	苦情受付担当	管理者	受付簿の保管：（　　）／受付番号：（　　）	苦情処理の記録の書き方
苦情への対応の経過と結果の記録	対応を行ったとき	管理者	運営者	経過の綴り：（　　）／申立者への報告日：（　　）	苦情対応の経過記録
従業者の秘密保持に関する誓約書	採用のとき／退職のとき	管理者	運営者	個人別に保管：（　　）／退職後の取扱い：（　　）	秘密保持の記録の書き方
個人情報の開示の求めへの対応記録	開示の求めを受けたとき	管理者	運営者	求めの内容：（　　）／回答日：（　　）	個人情報に関する記録
契約の変更・更新の記録	契約内容を変えたとき	管理者	運営者	変更点の要約：（　　）／再同意の有無：（　　）	重要事項説明書の更新／再同意の記録
サービス提供の開始・終了に関する記録	開始のとき／終了・中止のとき	相談員・介護支援専門員	管理者	開始日：（　　）／終了理由：（　　）	利用開始の確認の記録
利用者・家族へ渡した説明資料の版の管理表	資料を差し替えたとき	管理者	運営者	版と配布日の一覧：（　　）	交付の記録の書き方

系統3｜計画に関する書類（何を目指し、誰が同意したか）

計画は「作ること」より「同意をもらい、控えを渡し、見直したこと」までが一続きです。計画の作成日・同意日・交付日の3つの日付が別の書類に散っていると、後から並べ直す作業が発生します。計画ごとに3つの日付を同じ場所に書いておく運用が、いちばん手数が少なくなります。

書類名	作るきっかけ	作る人（職名）	事業所内で確認する人	手元に残す形と場所（記入欄）	書き方の記事
個別サービス計画書（訪問介護計画・通所介護計画など）	利用開始のとき／目標の期間が終わるとき／状態が変わったとき	サービス提供責任者・生活相談員・管理者	管理者	個人ファイル：（　　）／作成日：（　　）	個別サービス計画書の書き方
計画の説明・同意・交付の記録	計画を説明したとき	計画を作成した職員	管理者	同意日：（　　）／交付日：（　　）	計画の同意と交付／同意・交付の記録の書き方
計画の見直し（モニタリングを踏まえた変更）の記録	目標の期間が終わるとき／状態が変わったとき	計画を作成した職員	管理者	変更前後の対比：（　　）／再同意日：（　　）	計画の見直しの記録
科学的介護（LIFE）に係る評価の記録	評価の時点を定めたとき	機能訓練指導員・看護職員・介護職員	管理者	評価様式：（　　）／提出の記録：（　　）	LIFEの評価と個別ケア計画の書き方
フィードバックを踏まえた個別ケア計画	評価の結果を受け取ったとき	多職種（計画の担当者）	管理者	反映した内容：（　　）／会議の記録：（　　）	個別ケア計画への反映
初回訪問（インテーク）の記録	相談を受けたとき／初回に訪問したとき	相談員・介護支援専門員・サービス提供責任者	管理者	個人ファイル：（　　）／訪問日：（　　）	初回訪問の記録の書き方
課題分析（アセスメント）の記録	利用開始のとき／状態が変わったとき	介護支援専門員・サービス提供責任者	管理者	使用した様式：（　　）／実施日：（　　）	初回のアセスメントの記録／計画への反映
医師の指示に基づく計画の記録	指示を受けたとき／指示の内容が変わったとき	看護職員・機能訓練指導員	管理者・医師	指示書の綴り：（　　）／指示の期間：（　　）	医師の指示・医療機関との連携の書き方
住宅改修が必要な理由書	住宅改修の相談を受けたとき	介護支援専門員など	管理者	写しの保管：（　　）／作成日：（　　）	住宅改修が必要な理由書の書き方
緊急時の対応方針を定めた記録（連絡先・優先順位）	利用開始のとき／連絡先が変わったとき	管理者・看護職員	運営者	連絡網の版：（　　）／最終更新日：（　　）	24時間連絡体制・緊急時の対応の書き方
職種別の計画（看護・機能訓練・栄養・口腔など）	それぞれの評価を行ったとき	各職種	管理者	計画の綴り：（　　）／連動する個別計画：（　　）	計画書の様式と欄別の書き方
計画の担当者・作成日・同意日の管理表	計画を作成・変更したとき	管理者	運営者	一覧表の保管：（　　）／期限が近い件：（　　）	計画の管理の考え方

系統4｜日々の記録に関する書類（提供したことを残す）

日々の記録は、量が多いぶん書き方の揺れがそのまま残ります。誰が書いても同じ形になるように、記載する項目（誰が・いつ・何を・どう観察したか）を様式の欄で決めておくと、後から探す時間が短くなります。以下は、記録の種類ごとにどの記事へ進めばよいかの索引です。

書類名	作るきっかけ	作る人（職名）	事業所内で確認する人	手元に残す形と場所（記入欄）	書き方の記事
サービス提供の記録	サービスを提供したとき	提供した職員	サービス提供責任者・管理者	個人ファイル：（　　）／利用者の確認欄：（　　）	サービス提供記録・実施記録・業務日誌の書き方
実施記録（利用者に控えを渡すもの）	提供の都度	提供した職員	管理者	控えの交付方法：（　　）	実施記録の欄別の書き方
業務日誌	営業日ごと	その日の責任者	管理者	綴り：（　　）／勤務者の記載欄：（　　）	業務日誌の書き方
送迎の記録（乗降の介助を含む）	送迎を行ったとき	運転者・添乗者	生活相談員・管理者	送迎表の保管：（　　）／同乗者の記載欄：（　　）	送迎・入浴の記録の書き方
入浴介助の実施記録・入浴に関する計画	入浴を提供したとき／計画を見直したとき	介護職員・機能訓練指導員	管理者	個人ファイル：（　　）／評価の時期：（　　）	入浴介助の記録と計画
随時対応・随時訪問の記録	随時の連絡を受けたとき／訪問したとき	オペレーター・訪問した職員	管理者	受信記録：（　　）／対応の結果：（　　）	小多機の随時対応の記録の書き方
宿泊の利用状況の記録	宿泊を提供したとき	夜勤者・管理者	管理者	宿泊者一覧：（　　）／定員の管理欄：（　　）	宿泊の利用状況の記録
登録者の状況の記録	登録・変更・終了のとき	管理者・介護支援専門員	運営者	登録者名簿：（　　）／登録日：（　　）	登録者の記録の書き方
特別養護老人ホームに固有の記録（褥瘡・排せつ・機能訓練など）	それぞれの取り組みを行ったとき	看護職員・介護職員・機能訓練指導員	管理者	様式ごとの綴り：（　　）／評価の時期：（　　）	特養に固有の記録の書き方
ADL維持等加算に係る記録（評価の時点と結果）	評価の時点を定めたとき	機能訓練指導員・介護職員	管理者	評価様式：（　　）／評価者：（　　）	ADL維持等加算の記録の書き方
実習の受入れに関する記録	実習を受け入れたとき	実習指導の担当者	管理者	受入計画：（　　）／指導者の記載欄：（　　）	実習受入・支援困難事例・同一建物名簿の書き方
支援困難な事例に関する記録	対応に迷う場面が生じたとき	介護支援専門員・管理者	運営者	検討の記録：（　　）／助言を受けた先：（　　）	支援困難事例の記録の書き方
同一の建物に居住する利用者の名簿	利用者の住所を把握したとき／転居のとき	事務担当・管理者	運営者	名簿の保管：（　　）／最終更新日：（　　）	同一建物の利用者名簿の書き方
緊急時に対応した記録（発見時の状況・連絡先・経過）	急変・緊急の連絡があったとき	対応した職員	管理者・看護職員	個人ファイル：（　　）／医師への連絡時刻：（　　）	緊急時の対応の記録の書き方
医療機関・主治医との連携の記録	連絡・相談・報告を行ったとき	看護職員・介護支援専門員	管理者	連絡票の綴り：（　　）／相手方の職名：（　　）	医療機関との連携の記録
入退院時の連携に関する記録	入院の連絡を受けたとき／退院の予定が決まったとき	介護支援専門員・相談員	管理者	連携の経過：（　　）／情報提供の日：（　　）	入退院時の連携の記録の書き方

系統5｜評価と報告に関する書類（外へ出すもの）

この系統は、事業所の外（利用者・家族・他の事業所・医療機関・保険者）へ出る書類です。外へ出るものは控えが手元に残っているかがそのまま確認の対象になります。送った・伝えたという事実だけでなく、いつ・誰に・どの版を渡したかを1行で残しておくと、後から説明できます。

書類名	作るきっかけ	作る人（職名）	渡す先・共有する先	控えの残し方（記入欄）	書き方の記事
自己評価の記録	評価の時期を定めたとき	管理者・従業者	事業所内・運営推進会議など	評価票の保管：（　　）／実施日：（　　）	自己評価・外部評価の書き方
外部評価・第三者による評価の記録	評価を受けたとき	管理者	運営者・利用者・家族	結果の保管：（　　）／公表の方法：（　　）	外部評価の記録の書き方
サービス評価総括表	評価をまとめたとき	管理者	運営推進会議・市町村	総括表の保管：（　　）／提出先：（　　）	サービス評価総括表の書き方
情報提供報告書	他の事業所・介護支援専門員へ状況を伝えるとき	サービス提供責任者・相談員・福祉用具専門相談員	介護支援専門員・他事業所	控えの綴り：（　　）／送付日：（　　）	情報提供報告書の記入例
サービス担当者に対する照会（依頼）内容（第6表）	担当者会議に出席できない担当者がいるとき	介護支援専門員	照会先の担当者	照会と回答の綴り：（　　）／回答日：（　　）	照会（依頼）内容の記入例
文書の送付状（FAX送付状を含む）	文書を送るとき	送付する職員	送付先の事業所・医療機関	送付控え：（　　）／送信結果の記録：（　　）	FAX送付状・文書送付状の文例
退院・退所時のカンファレンスの記録	カンファレンスに参加したとき	介護支援専門員・相談員	医療機関・関係事業所	記録の綴り：（　　）／参加者の職名：（　　）	入退院時の連携の記録
主治医への報告の記録	状態の変化を報告したとき	看護職員	主治医・医療機関	報告の控え：（　　）／報告日時：（　　）	医師への報告の記録
事故の報告（市町村・家族への報告）	事故が起きたとき	管理者	市町村・家族・関係事業所	報告書の控え：（　　）／報告先と日時：（　　）	事故の報告と再発防止の記録
苦情の対応結果の報告	対応が終わったとき	管理者	申立者・市町村など	報告の控え：（　　）／報告日：（　　）	苦情の結果の記録
研修の実施結果の周知	研修が終わったとき	研修担当	欠席者を含む全従業者	周知の方法：（　　）／欠席者の受講：（　　）	研修の実施記録の書き方
委員会の結果の周知の記録	委員会が終わったとき	委員会の事務担当	全従業者	回覧の記録：（　　）／掲示の期間：（　　）	議事録と周知の記録
24時間連絡体制の周知の記録	体制を定めたとき／連絡先が変わったとき	管理者	利用者・家族・従業者	配布物の版：（　　）／説明日：（　　）	24時間連絡体制の記録
評価結果の公表に関する記録	公表したとき	管理者	利用者・家族・地域	公表の方法：（　　）／公表日：（　　）	評価結果の取り扱い

系統6｜人員と労務に関する書類（体制を示す）

人員に関する書類は、勤務形態一覧表を中心に、出勤簿・資格証・研修の受講状況がぶら下がる構造です。勤務形態一覧表に書いた勤務時間と、出勤簿に打刻された時間が違うと、どちらが実態かを説明することになります。作る順番を「実績→一覧表」ではなく「予定で一覧表→実績で突き合わせ」にしておくと、月末の作業が軽くなります。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

書類名	作るきっかけ	作る人（職名）	事業所内で確認する人	手元に残す形と場所（記入欄）	書き方の記事
勤務形態一覧表	体制を示すとき／人員の構成が変わったとき	管理者・事務担当	運営者	月ごとの綴り：（　　）／作成日：（　　）	勤務形態一覧表・勤務表の書き方
勤務表（シフト表）	翌月の勤務を組むとき	管理者・サービス提供責任者	運営者	予定と実績の別：（　　）／変更の記録：（　　）	勤務表の作り方
出勤簿・タイムカード	勤務した日ごと	従業者	管理者	保管場所：（　　）／訂正の履歴：（　　）	勤務実績との突き合わせ
資格証の写し	採用のとき／資格を取得したとき	事務担当	管理者	個人別ファイル：（　　）／確認日：（　　）	職種と資格の記載
雇用契約書・労働条件通知書	採用のとき／条件を変えたとき	事務担当・管理者	運営者	正副の保管：（　　）／締結日：（　　）	勤務時間と職種の整理
従業者の資格・研修の受講状況の管理表	受講したとき／年度が替わるとき	研修担当	管理者	一覧表：（　　）／未受講者の欄：（　　）	研修の管理表の作り方
新規採用時の研修の記録	採用したとき	研修担当・管理者	運営者	研修項目：（　　）／実施日：（　　）	新任研修の記録
従業者への秘密保持の説明の記録	採用のとき／退職のとき	管理者	運営者	誓約書の保管：（　　）／説明日：（　　）	秘密保持の説明の記録
管理者・従業者の変更に関する記録	変更が生じたとき	管理者・事務担当	運営者	変更前後の対比：（　　）／保険者への連絡：（　　）	運営規程の記載事項の見直し
職種ごとの職務内容を定めた記録	職務分担を決めたとき／変えたとき	管理者	運営者	職務分担表：（　　）／周知の方法：（　　）	運営規程と職務分担

場面から引く逆引き｜そのとき動く書類（12場面・60行）

書類名を知っていれば索引から引けますが、現場で困るのは「いま何が起きたか」しか分からないときです。ここでは、開設した・利用者を受け入れた・事故が起きた・入院したといった場面から、そのときに動く書類を引けるようにしました。順番どおりに上から手を動かせば、後で「あれを書いていなかった」が起きにくくなります。

場面1〜3｜開設したとき／新しい利用者を受け入れるとき／毎日

場面	そのとき動く書類	先に決めておくこと	書き方の記事
開設したとき	運営規程	営業日・営業時間・職員の職種と員数・利用料・通常の事業の実施地域	運営規程の記載事項
開設したとき	重要事項説明書と事業所内の掲示	運営規程と同じ内容になっているか（版を揃える）	重要事項説明書の書き方
開設したとき	各種の指針（虐待防止・身体拘束・感染症・事故防止・看取り）	指針ごとの担当者と、委員会をどこで開くか	虐待防止の指針／事故防止の指針
開設したとき	非常災害対策計画と業務継続計画	地域の想定災害・優先して続ける業務・連絡網	非常災害対策計画／業務継続計画（BCP）
開設したとき	職員研修の年間計画と委員会の年間開催予定	研修と委員会を同じカレンダーに載せる	研修の年間計画／委員会の議事録
新しい利用者を受け入れるとき	初回訪問（インテーク）の記録・課題分析	誰が訪問し、どの様式で聞き取るか	初回訪問の記録の書き方
新しい利用者を受け入れるとき	被保険者証の確認の記録	提示を受けた日・確認者・写しの扱い	被保険者証の確認の記録
新しい利用者を受け入れるとき	重要事項の説明・契約・個人情報の同意	説明した人・同意の方法・控えの渡し方	利用契約書と重要事項説明書／同意・交付の記録
新しい利用者を受け入れるとき	個別サービス計画書の作成と同意	作成日・同意日・交付日を1か所に書く	個別サービス計画書の書き方
新しい利用者を受け入れるとき	緊急時の連絡先と対応方針の共有	夜間・休日の連絡先、主治医の連絡先	緊急時の対応の記録
毎日	サービス提供の記録・実施記録	誰が・いつ・何を・どう観察したかの欄を固定する	サービス提供記録の書き方
毎日	業務日誌	その日の責任者・勤務者・特記事項の欄	業務日誌の欄別の書き方
毎日	送迎の記録・入浴の記録（通所系）	乗降の介助を行った職員名、入浴の可否の判断者	送迎・入浴の記録
毎日	出勤簿・勤務実績	予定と実績が違ったときの訂正の残し方	勤務表と出勤簿
毎日	随時対応・宿泊の記録（小規模多機能型など）	受信の時刻・対応者・結果	随時対応・宿泊の記録

場面4〜6｜毎月／年に1回／事故が起きたとき

場面	そのとき動く書類	先に決めておくこと	書き方の記事
毎月	勤務形態一覧表	予定で作り、実績で突き合わせる順番	勤務形態一覧表の書き方
毎月	計画の期限が近い利用者の洗い出し	作成日・同意日から次の見直し時期を引く欄	計画の見直しの記録
毎月	提供した記録と実績の突き合わせ	記録の無い提供、提供の無い記録がないかの確認欄	実施記録の書き方
毎月	関係先への情報提供・報告	誰に何を伝えるかを定型にしておく	情報提供報告書の記入例／送付状の文例
年に1回	職員研修の年間計画の見直しと実績のまとめ	未受講者への手当て（追加開催・資料の配布）	年間計画と実施記録
年に1回	各種の指針の見直し	見直した事実を委員会の議事録に残す	感染症の指針の見直し／議事録への記載
年に1回	自己評価・外部評価	評価の担当・結果をどこに残し、どう伝えるか	自己評価・外部評価の書き方
年に1回	非常災害の訓練・業務継続計画の訓練	想定を毎回変える（夜間・停電・断水など）	避難訓練の記録／BCPの訓練記録
年に1回	科学的介護（LIFE）の評価の時点の整理	誰がいつ評価するかを年間の予定に載せる	LIFEの評価の記録
事故が起きたとき	事故の記録（発生時刻・発見者・状況・対応）	発見した人がその場で書く欄を用意する	事故の記録と報告
事故が起きたとき	家族・市町村・関係先への報告	誰が、いつまでに、どの様式で報告するか	事故報告の書き方
事故が起きたとき	受診・救急搬送に関する記録	主治医への連絡時刻と、指示の内容	緊急時の対応の記録／医師への連絡の記録
事故が起きたとき	委員会での検証と再発防止策	担当者と期限を議事録に書く	事故防止委員会の記録／議事録の書き方
事故が起きたとき	職員への周知（研修としての実施）	その事例を題材にした研修の記録	研修の実施記録
事故が起きたとき	計画の見直し（同じ場面を避ける手立て）	変更した内容と再同意の記録	計画の変更の記録

場面7〜9｜苦情を受けたとき／入退院のとき／看取りのとき

場面	そのとき動く書類	先に決めておくこと	書き方の記事
苦情を受けたとき	苦情の受付簿（受付日・受付者・申立者・内容）	電話で受けたときにその場で書ける様式	苦情処理の記録の書き方
苦情を受けたとき	対応の経過と結果の記録	いつ誰が何をしたかを時系列で残す	苦情の経過記録
苦情を受けたとき	申立者への報告と、再発防止の共有	報告の方法（訪問・電話・書面）と日付	苦情の結果の記録／委員会での共有
苦情を受けたとき	掲示や重要事項説明書に書いた窓口の見直し	窓口の名前・連絡先が現状と合っているか	重要事項説明書の苦情窓口
入退院のとき	入院の連絡を受けた記録	誰から・いつ・どの医療機関かを最初に書く	入退院時の連携の記録
入退院のとき	医療機関への情報提供（利用の状況・生活の様子）	渡す様式と、控えの残し方	情報提供報告書の記入例
入退院のとき	退院前カンファレンスの記録	参加者の職名と、決まったことの書き分け	退院時のカンファレンス記録
入退院のとき	退院後の計画の見直しと再同意	変わった点だけを対比で書く	計画の変更の書き方／再同意の記録
入退院のとき	主治医の指示の確認	指示の期間・内容・受け取った日	医師の指示の記録
看取りのとき	看取りに関する指針にもとづく説明	説明に使う資料と、説明する人	看取りの指針
看取りのとき	本人・家族の意向の確認と同意の記録	意向が変わったときに書き足す欄	看取りの同意の記録／同意の記録の書き方
看取りのとき	多職種で共有した記録（医師・看護・介護）	誰がどの場面で関わるかを1枚にする	看取り介護の記録／医師との連携の記録
看取りのとき	日々の経過記録（状態・食事・水分・家族の関わり）	観察した事実と、そこから考えたことを分ける	提供の記録の書き方
看取りのとき	看取り後の振り返りの記録	誰が参加し、何を次に活かすか	会議の議事録の書き方
看取りのとき	職員への研修（看取りの学び直し）	研修として記録に残す	研修の実施記録

場面10〜12｜運営指導の前／職員を採用したとき／職員が退職したとき

場面	そのとき動く書類	先に決めておくこと	書き方の記事
運営指導の前	運営規程・重要事項説明書・掲示の3点の突き合わせ	3つの版が同じかを1枚で確認できる欄	運営規程／重要事項説明書
運営指導の前	指針・委員会の議事録・研修記録の3点セット	指針の見直しが議事録に残っているか	虐待防止の3点セット／身体拘束の3点セット
運営指導の前	計画・記録・実績の3点の対応	計画にない提供の記録がないか	計画書／提供の記録
運営指導の前	勤務形態一覧表と出勤簿の突き合わせ	予定と実績の差が説明できるか	勤務形態一覧表の書き方
運営指導の前	同意・交付の記録の点検	署名または記名押印と、控えの交付	同意・交付の記録
運営指導の前	被保険者証の確認と市町村への通知の記録	確認日と確認者が書かれているか	確認と通知の記録
運営指導の前	加算に係る記録の整理	要件と記録の対応関係を対照表で見る	ADL維持等加算の記録／LIFEの評価の記録
運営指導の前	同一の建物に居住する利用者の名簿	住所の変更が反映されているか	同一建物の利用者名簿
職員を採用したとき	雇用契約書・労働条件通知書・資格証の写し	資格の確認者と確認日	職種と資格の記載
職員を採用したとき	新任研修（虐待防止・身体拘束・感染症・事故防止）の記録	採用時に行う研修の項目を決めておく	新任研修の記録／虐待防止研修
職員を採用したとき	秘密保持の誓約と個人情報の取り扱いの説明	説明した人・説明日・誓約書の保管	秘密保持の記録
職員を採用したとき	勤務形態一覧表への追加	常勤・非常勤の別、勤務時間	勤務形態一覧表への反映
職員が退職したとき	勤務形態一覧表・職務分担表の修正	欠員が生じた職種と、その後の体制	体制が変わったときの書き方／運営規程の見直し
職員が退職したとき	秘密保持に関する確認	退職後の取り扱いを説明した記録	退職時の秘密保持
職員が退職したとき	担当していた利用者の引き継ぎの記録	引き継いだ人・引き継いだ日・伝えた内容	引き継ぎの記録の書き方／計画の担当者の変更

サービス種別から引く｜6分類ごとに固有の書類はどれか（53行）

指針・委員会・研修・契約のようにほぼすべての種別で共通する書類と、送迎・宿泊・入所のようにその種別だからこそ生じる書類があります。ここでは訪問系・通所系・短期入所・施設系・地域密着型・居宅介護支援の6分類に分け、種別に固有の書類を並べました。該当の有無は貴事業所の指定内容によって異なるため、記入欄にしています。

訪問系（訪問介護・訪問看護・訪問入浴介護など）に固有の書類

その種別だから生じる書類	どんな場面で書くか	該当の有無（記入欄）	書き方の記事
訪問した都度の提供の記録（利用者宅で記載するもの）	訪問のたび。利用者の確認欄を設ける様式が多い	（　　）	サービス提供記録の書き方
初回訪問（インテーク）の記録	依頼を受けて最初に自宅へ伺ったとき	（　　）	初回訪問の記録の書き方
訪問系の個別サービス計画（訪問介護計画など）	利用開始のとき・目標の期間が終わるとき	（　　）	個別サービス計画書の書き方
主治医の指示に関する記録	医療的な行為を含むとき、指示の内容と期間を残す	（　　）	医師の指示の記録の書き方
24時間連絡体制・緊急時の対応の記録	夜間・休日に連絡を受けたとき	（　　）	緊急時の対応の記録
同一の建物に居住する利用者の名簿	集合住宅に複数の利用者がいるとき	（　　）	同一建物の利用者名簿
介護支援専門員への情報提供・報告	状態が変わったとき、月ごとの報告のとき	（　　）	情報提供報告書の記入例

通所系（通所介護・地域密着型通所介護・通所リハビリテーションなど）に固有の書類

その種別だから生じる書類	どんな場面で書くか	該当の有無（記入欄）	書き方の記事
送迎の記録（乗降の介助を含む）	迎え・送りのたび。同乗者と経路の記載欄	（　　）	送迎の記録の書き方
入浴介助の実施記録と入浴に関する計画	入浴を提供したとき、計画を見直したとき	（　　）	入浴介助の記録と計画
通所の個別サービス計画（通所介護計画など）	利用開始のとき・見直しのとき	（　　）	通所の計画書の書き方
機能訓練・口腔・栄養に関する評価と計画	評価の時点を定めて実施したとき	（　　）	評価と個別ケア計画の書き方
ADL維持等加算に係る評価の記録	定めた時点で評価を行ったとき	（　　）	ADL維持等加算の記録の書き方
利用の当日の体調確認と、利用の可否の判断の記録	来所時の観察・家族への連絡	（　　）	提供の記録の書き方
事業所内で起きた事故・ヒヤリハットの記録	移動・入浴・食事の場面で起きたとき	（　　）	事故の記録と報告

短期入所（短期入所生活介護・短期入所療養介護）に固有の書類

その種別だから生じる書類	どんな場面で書くか	該当の有無（記入欄）	書き方の記事
短期入所の個別サービス計画	あらかじめ定めた期間を超えて利用するとき	（　　）	短期入所の計画書の書き方
居宅の介護支援専門員への利用状況の報告	利用が終わったとき、状態が変わったとき	（　　）	ショートステイの情報提供報告書
入所中の夜間の状況の記録	夜勤帯の巡回・見守り・対応	（　　）	記録の欄別の書き方
持参薬・医療的な処置に関する記録	入所のとき、主治医の指示があるとき	（　　）	医師の指示・連携の記録
やむを得ず身体的拘束を行ったときの記録	緊急やむを得ない場面での対応の後	（　　）	身体拘束の経過記録

施設系（介護老人福祉施設・介護老人保健施設・介護医療院）に固有の書類

その種別だから生じる書類	どんな場面で書くか	該当の有無（記入欄）	書き方の記事
施設に固有の記録（褥瘡・排せつ・機能訓練・行事など）	それぞれの取り組みを行ったとき	（　　）	特養に固有の記録の書き方
看取りに関する指針と看取り期の記録	看取りの段階に入ったとき	（　　）	看取りの指針と記録
身体的拘束等の適正化に関する一連の記録	委員会・研修・個別の経過記録	（　　）	身体拘束の記録の書き方
入所判定・入退所に関する記録	入所の申込み・判定・退所のとき	（　　）	入退所に関する記録
入退院時の連携の記録	入所者が入院したとき・退院してきたとき	（　　）	入退院時の連携の記録
科学的介護（LIFE）の評価と個別ケア計画	評価の時点を定めて実施したとき	（　　）	LIFEの評価と計画
夜間の勤務体制に関する記録	夜勤の配置を示すとき	（　　）	勤務形態一覧表の書き方

地域密着型（小規模多機能型居宅介護・認知症対応型共同生活介護・定期巡回など）に固有の書類

その種別だから生じる書類	どんな場面で書くか	該当の有無（記入欄）	書き方の記事
登録者の状況の記録・登録者名簿	登録・変更・終了のとき	（　　）	登録者の記録の書き方
宿泊の利用状況の記録	宿泊を提供したとき	（　　）	宿泊の利用状況の記録
随時対応・随時訪問の記録	夜間を含む随時の連絡・訪問のとき	（　　）	随時対応の記録の書き方
サービス評価総括表	評価をまとめたとき	（　　）	サービス評価総括表の書き方
自己評価・外部評価と、その結果の取り扱い	評価の時期を定めて実施したとき	（　　）	自己評価・外部評価の書き方
運営推進会議の記録	会議を開催したとき	（　　）	会議の議事録の書き方
地域との連携・行事に関する記録	地域住民との取り組みを行ったとき	（　　）	地域との訓練の記録

居宅介護支援（ケアマネジャー）に固有の書類

その種別だから生じる書類	どんな場面で書くか	該当の有無（記入欄）	書き方の記事
サービス担当者に対する照会（依頼）内容（第6表）	担当者会議に出席できない担当者がいるとき	（　　）	照会（依頼）内容の記入例
他事業所・医療機関への文書の送付状	計画書や照会を送るとき	（　　）	FAX送付状・文書送付状の文例
住宅改修が必要な理由書	住宅改修の相談を受けたとき	（　　）	住宅改修が必要な理由書の書き方
入退院時の連携に関する記録	入院の連絡・退院前カンファレンスのとき	（　　）	入退院時の連携の記録
支援困難な事例に関する記録	対応に迷う場面が生じたとき	（　　）	支援困難事例の記録の書き方
実習の受入れに関する記録	実習生を受け入れたとき	（　　）	実習受入の記録の書き方
被保険者証の確認と市町村への通知の記録	利用開始のとき・通知すべき事由を把握したとき	（　　）	確認と通知の記録の書き方
医師の指示・医療機関との連携の記録	主治医と連絡・相談を行ったとき	（　　）	医療機関との連携の記録

6分類の対照｜共通する書類が種別ごとにどう変わるか

共通の書類でも、書く欄や添える記録が種別によって変わります。下の表は、共通する書類が各分類でどう姿を変えるかを1枚にしたものです。貴事業所の指定内容に合う列だけを見てください。

共通する書類	訪問系での姿	通所系での姿	入所・施設系での姿	書き方の記事
個別サービス計画	訪問介護計画など。訪問の回数と内容を書く	通所介護計画など。滞在中の過ごし方を書く	施設サービス計画に沿った各職種の計画	個別サービス計画書の書き方
提供の記録	訪問の都度、利用者宅で記載	利用の都度、事業所内で記載	日々の記録として交代で記載	提供の記録の書き方
虐待の防止に関する一連の記録	訪問先での場面を題材にした研修	送迎・入浴の場面を題材にした研修	夜勤帯・認知症の場面を題材にした研修	虐待防止の指針・委員会・研修
身体的拘束等の適正化の記録	訪問時の対応を委員会で検討	離設・転倒の防止との関係を検討	個別の経過記録と再検討の記録	身体拘束の記録の書き方
感染症の対策に関する記録	訪問順の調整・持ち込みの防止	来所時の確認・行事の判断	ゾーニング・面会の記録	感染症対策の指針・委員会・研修
非常災害への備え	訪問先の安否確認の順番	送迎途中の対応・引き渡しの手順	入所者の避難と受け入れの手順	非常災害対策計画の書き方
業務継続計画	訪問の優先順位の決め方	営業の縮小と再開の判断	入所者の生活を続けるための人員	BCPの書き方
事故の防止に関する記録	移動・調理・移乗の場面	送迎・入浴・食事の場面	転倒・誤嚥・薬に関する場面	事故防止の指針と記録
苦情・個人情報に関する記録	訪問先での言動に関する申出	送迎の時間・持ち物に関する申出	面会・私物・費用に関する申出	苦情処理・個人情報の記録
研修の年間計画と実施記録	移動が多いため資料配布と併用	営業前後の時間帯で実施	勤務帯ごとに複数回で実施	研修の年間計画と実施記録
委員会・会議の議事録	持ち回りの記録の残し方	職種をまたいだ検討	夜勤者を含めた周知	議事録の書き方
勤務形態一覧表	直行直帰の勤務時間の書き方	送迎の時間の扱い	夜勤の配置の示し方	勤務形態一覧表の書き方

食い違いやすい組み合わせ｜突き合わせの記入欄（12組・27行）

書類の問題の多くは、1枚の書き方ではなく2枚の間のずれとして現れます。運営規程を変えたのに重要事項説明書が古い、計画を変えたのに記録の内容が前のまま、勤務表を直したのに一覧表が直っていない——いずれも、書いた人と直す人が違うために起きます。下の表は、ずれが起きやすい組み合わせと、どこを見れば分かるかをまとめたものです。加算に関わる部分は要件そのものの判断ではなく、手元の書類どうしが同じことを言っているかの確認にとどめています。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

食い違いやすい組み合わせ	どこがずれるか	突き合わせる欄（記入欄）	関連する記事
運営規程 ↔ 重要事項説明書 ↔ 事業所内の掲示	営業時間・職員の員数・利用料のいずれかだけが更新される	規程の版：（　　）／説明書の版：（　　）／掲示の版：（　　）	運営規程／重要事項説明書
個別サービス計画 ↔ 提供の記録 ↔ 実績	計画にない内容の記録、記録のない提供	計画の期間：（　　）／記録の突き合わせ日：（　　）	計画書／提供の記録
勤務形態一覧表 ↔ 勤務表 ↔ 出勤簿	予定のまま提出し、実績の変更が反映されない	対象月：（　　）／差が生じた日と理由：（　　）	勤務形態一覧表・勤務表
指針 ↔ 委員会の議事録 ↔ 研修の記録	指針を見直した事実が議事録に残っていない	指針の改定日：（　　）／議事録の回次：（　　）	虐待防止の指針／議事録
契約書 ↔ 同意・交付の記録	契約日と同意日が合わない、控えの交付の記録がない	契約日：（　　）／同意日：（　　）／交付日：（　　）	利用契約書／同意・交付の記録
被保険者証の確認 ↔ 認定の有効期間	更新後の内容が反映されないまま提供が続く	確認日：（　　）／有効期間の終わり：（　　）	被保険者証の確認の記録
医師の指示 ↔ 計画 ↔ 実施の記録	指示の期間が切れているのに記録が続いている	指示の期間：（　　）／次の確認日：（　　）	医師の指示の記録
事故の記録 ↔ 家族・市町村への報告 ↔ 委員会の検証	報告の日付と検証の記録がつながらない	発生日：（　　）／報告日：（　　）／検証日：（　　）	事故の記録と報告
苦情の受付簿 ↔ 対応の経過 ↔ 結果の報告	受付だけ残り、結果が書かれていない	受付日：（　　）／結果の報告日：（　　）	苦情処理の記録
研修の年間計画 ↔ 実施記録 ↔ 出席者名簿	計画にある研修が実施記録に見当たらない	計画の回数：（　　）／実施の回数：（　　）	研修の年間計画と記録
身体的拘束の経過記録 ↔ 委員会の再検討	拘束の記録はあるが、解除に向けた検討が残っていない	開始日：（　　）／再検討日：（　　）	身体拘束の経過記録
評価の記録 ↔ 個別ケア計画への反映	評価だけ行われ、計画に反映された跡がない	評価日：（　　）／計画の更新日：（　　）	評価と個別ケア計画／ADL維持等加算の記録

突き合わせのための点検シート（そのまま印刷して使う欄）

下の表は、月に一度、手元の書類を並べて見るための欄です。判断そのものではなく、2枚の書類が同じことを言っているかだけを見ます。合っていないときは、どちらが実態かを記録に残してから直します。

見る項目	左に置く書類	右に置く書類	一致の確認（記入欄）	確認した人・日（記入欄）
営業日・営業時間	運営規程	重要事項説明書	（　　）	（　　）
職員の職種と員数	運営規程	勤務形態一覧表	（　　）	（　　）
利用料とその他の費用	重要事項説明書	契約書	（　　）	（　　）
苦情の窓口	重要事項説明書	事業所内の掲示	（　　）	（　　）
計画の目標と期間	個別サービス計画	提供の記録	（　　）	（　　）
提供した日と回数	提供の記録	勤務表	（　　）	（　　）
同意の日付	個別サービス計画	同意・交付の記録	（　　）	（　　）
認定の有効期間	被保険者証の写し	利用者一覧	（　　）	（　　）
主治医の指示の期間	指示に関する記録	実施の記録	（　　）	（　　）
指針の改定日	各指針	委員会の議事録	（　　）	（　　）
研修の実施回数	年間計画	実施記録・出席者名簿	（　　）	（　　）
訓練の実施	非常災害対策計画	訓練の記録	（　　）	（　　）
事故の件数	事故の記録	委員会の議事録	（　　）	（　　）
苦情の件数と結果	受付簿	対応の経過の記録	（　　）	（　　）
評価の実施と反映	評価の記録	個別ケア計画	（　　）	（　　）

1年分の書類を1枚に｜月ごとの動きと手元に残す記録（30行）

書類の負担が重く感じられるのは、量そのものよりもいつ来るか分からないことが原因です。年に一度のもの、年度の変わり目に動くもの、毎月のものを1枚のカレンダーに載せておくと、直前にまとめて作る場面が減ります。下の表は月ごとの目安ですが、実施の時期は貴事業所の年間計画と保険者（指定権者）の運用で決まるため、「予定」と「実施日」を記入欄にしています。

時期	この時期に動きやすい書類	予定（記入欄）	実施日（記入欄）	書き方の記事
年度の始まり	職員研修の年間計画・委員会の年間開催予定	（　　）	（　　）	研修の年間計画／委員会の予定と議事録
年度の始まり	勤務形態一覧表の見直し（異動・採用の反映）	（　　）	（　　）	勤務形態一覧表の書き方
新人が入る時期	新任研修（虐待防止・身体拘束・感染症・事故防止）の記録	（　　）	（　　）	虐待防止研修／事故防止研修
梅雨から夏	食中毒に備えた研修・調理と保管に関する確認	（　　）	（　　）	感染症・食中毒の予防の記録
台風・大雨の季節	非常災害対策計画の見直し・避難訓練	（　　）	（　　）	非常災害対策計画と訓練
台風・大雨の季節	業務継続計画の見直しと訓練	（　　）	（　　）	BCPと研修・訓練の記録
秋	自己評価・外部評価の準備と実施	（　　）	（　　）	自己評価・外部評価
冬に入る前	感染症の流行に備えた訓練・面会の取り扱いの周知	（　　）	（　　）	感染対策の研修・訓練
冬	看取りに関する指針の確認と職員への周知	（　　）	（　　）	看取りの指針と記録
年度末	研修の実施状況のまとめ・未受講者への手当て	（　　）	（　　）	研修の実施記録
年度末	各種の指針の見直しと委員会での確認	（　　）	（　　）	身体拘束の指針／議事録への記載
年度末	運営規程・重要事項説明書・掲示の3点の照合	（　　）	（　　）	運営規程／重要事項説明書
毎月	計画の見直し時期が近い利用者の洗い出し	（　　）	（　　）	計画の見直しの記録
毎月	提供の記録と勤務の記録の突き合わせ	（　　）	（　　）	提供の記録／勤務表
毎月	関係先への情報提供・報告と送付の控え	（　　）	（　　）	情報提供報告書／送付状の文例
随時	入退院の連絡を受けたときの連携の記録	（　　）	（　　）	入退院時の連携の記録
随時	緊急時に対応したときの記録と振り返り	（　　）	（　　）	緊急時の対応の記録
随時	住宅改修の相談を受けたときの理由書	（　　）	（　　）	住宅改修が必要な理由書
随時	担当者会議に出席できない担当者への照会	（　　）	（　　）	照会（依頼）内容の記入例
随時	実習の受入れ・支援困難な事例の検討の記録	（　　）	（　　）	実習受入・支援困難事例の記録

手元に残す記録（この記事を使ったあとに書いておく欄）

索引や逆引きは、見ただけでは事業所に残りません。下の欄に、貴事業所で決めたことを書き込んでおくと、次に人が代わったときにも同じ形で引き継げます。保存の期間・場所については、都道府県・市区町村の条例と貴事業所の運用によって扱いが異なるため、ここでは断定せず記入欄としています。所在地の保険者（指定権者）にご確認ください。

決めること	貴事業所の決めごと（記入欄）	決めた日・決めた人（記入欄）
書類を保管する場所（紙／電子の別）	（　　）	（　　）
保存の期間についてどこを見るか	（　　）	（　　）
電子で残すときの記載者と日時の残し方	（　　）	（　　）
訂正したときの履歴の残し方	（　　）	（　　）
控えを利用者へ渡す方法	（　　）	（　　）
各指針の見直しを行う時期	（　　）	（　　）
委員会を開く場と、出席できない職員への周知	（　　）	（　　）
研修の未受講者への手当ての方法	（　　）	（　　）
突き合わせの点検を行う担当と時期	（　　）	（　　）
この索引を見直す時期	（　　）	（　　）

よくある質問（FAQ）

介護の書類にはどんなものがありますか？

ケアプラン（第1〜5表）、各種記録、報告書、契約関係の書類などがあります。

様式はどこで手に入りますか？

厚生労働省の標準様式や各団体が配布しています。無料テンプレートもご用意しています。

作成を効率化するには？

神マナなら、話すだけで各書類の下書きを作成できます。

現場から多い質問

Q. 書類の様式は全国共通ですか？

A. ケアプランなど国が標準様式を示すものもありますが、自治体や事業所で運用が異なる書類も多くあります。所在地の自治体や関係団体の最新様式をご確認ください。

Q. 書類作成の負担を減らすには？

A. 毎回ゼロから書くのではなく、前回内容の活用や音声入力、AIによる下書き作成などで効率化できます。記録と書類を一体で運用すると転記も減らせます。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

無料ではじめる

次の一歩を、どうぞ

介護のDXは、ゆっくりでいい。
まずは無料で、現場で試すところから。

アプリケーションを無料で使ってみる（iPhone / Android）

利用者さま3名まで・期限なく無料／クレジットカード登録不要

サービスを詳しく見る｜導入を相談する

出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

様式別｜誰が作り、いつ、誰に渡すか

「誰が作るか」と「誰に渡すか」がずれていると、運営指導で指摘されます。

様式	作る人	いつ	渡す先
居宅サービス計画（第1〜3表）	介護支援専門員	新規・更新・変更時	利用者、サービス事業者
サービス担当者会議の要点（第4表）	介護支援専門員	会議の都度	事業所内（求めに応じ共有）
居宅介護支援経過（第5表）	介護支援専門員	随時	事業所内
サービス利用票（第6表）	介護支援専門員	毎月	利用者
サービス利用票別表（第7表）	介護支援専門員	毎月	利用者
アセスメントシート	介護支援専門員	新規・更新・変更時	事業所内
モニタリング記録	介護支援専門員	原則として月1回	事業所内
訪問介護計画書	サービス提供責任者	新規・変更時	利用者
訪問介護の実施記録	訪問介護員	訪問の都度	事業所内（求めに応じ交付）
訪問看護計画書	看護師等	月1回程度	主治医
訪問看護報告書	看護師等	月1回程度	主治医
訪問看護記録書Ⅰ	看護師等	初回・変更時	事業所内
訪問看護記録書Ⅱ	看護師等	訪問の都度	事業所内
通所介護計画書	管理者の責任のもとで作成	新規・変更時	利用者
通所介護の記録	介護職員等	利用の都度	事業所内
個別機能訓練計画書	機能訓練指導員等	新規・3か月ごと	利用者
施設サービス計画	介護支援専門員（施設）	入所時・変更時	利用者
福祉用具貸与計画書	福祉用具専門相談員	新規・変更時	利用者、介護支援専門員
重要事項説明書	事業所	契約時・変更時	利用者
契約書	事業所	契約時	利用者
個人情報使用同意書	事業所	契約時	利用者
事故報告書	事業所	事故の都度	市町村、家族
ヒヤリハット報告	職員	その都度	事業所内
苦情の記録	事業所	受付の都度	事業所内

様式の種類別｜国の標準様式へのリンクつき一覧

当社のデータベースに収録した287件の様式を、種類ごとに整理した記事です。様式の名称・使うサービス・いつ作るか・根拠・国の様式へのリンクを1行にまとめており、Excel／CSVで持ち帰れます。

様式の種類	件数	主なもの
記録	99件	サービス提供の記録、事故・ヒヤリハット、身体的拘束、委員会の記録
台帳・点検・報告	88件	従業者台帳、自己点検表、事故報告、実績報告
計画・アセスメント	55件	居宅サービス計画、個別支援計画、栄養・口腔・機能訓練の計画
規程・契約・届出・同意	45件	運営規程、重要事項説明書、契約書、各種届出、個人情報の同意書