介護保険・障害福祉の制度で使う様式のうち、台帳・点検・報告に当たるもの88件を、当社のデータベースから抜き出して一覧にしました。様式の名称・使うサービス・いつ作るか・根拠・国の様式へのリンクを1行にまとめています。表はExcel／CSVで持ち帰れます。
従業者の台帳、自己点検表、事故報告、実績報告など。「作ったきり更新が止まる」ことが最も多い層です。
様式は標準様式・様式例として示されているものが多く、必要な項目を満たしていれば事業所独自の様式でも差し支えないとされる場合があります。取り扱いは保険者（自治体）により異なるため、所管の保険者にご確認ください。
サービス別｜台帳・点検・報告の様式は何件あるか
| サービス種別 | 件数 |
|---|---|
| 全サービス共通 | 31 |
| 介護老人福祉施設 | 7 |
| 小規模多機能型居宅介護 | 6 |
| 居宅介護支援 | 4 |
| 看護小規模多機能型居宅介護 | 4 |
| 通所介護・短期入所生活介護等 | 4 |
| 障害福祉サービス | 4 |
| 児童発達支援・放課後等デイサービス | 3 |
| 訪問介護 | 3 |
| 訪問看護 | 3 |
| 通所介護 | 3 |
| 定期巡回・随時対応型訪問介護看護 | 2 |
| 同行援護 | 1 |
| 夜間対応型訪問介護 | 1 |
| 就労継続支援Ａ型 | 1 |
| 居宅療養管理指導 | 1 |
| 短期入所生活介護・特定施設入居者生活介護・小規模多機能型居宅介護・認知症対応型共同生活… | 1 |
| 計画相談支援・障害児相談支援 | 1 |
| 訪問リハビリテーション | 1 |
| 訪問看護・定期巡回随時対応型訪問介護看護 | 1 |
| 認知症対応型共同生活介護 | 1 |
| 通所リハビリテーション・通所介護 | 1 |
| 通所介護・地域密着型通所介護 | 1 |
| 通所介護・地域密着型通所介護・特定施設・介護老人福祉施設等 | 1 |
| 通所介護・短期入所生活介護 | 1 |
| 通所介護・通所リハビリテーション・地域密着型通所介護・認知症対応型通所介護 | 1 |
台帳・点検・報告の様式一覧（88件）
「国の様式」のリンクから、厚生労働省・自治体が公表している様式そのものを確認できます。
| 様式の名称 | 使うサービス | いつ作るか | 根拠 | 国の様式 |
|---|---|---|---|---|
| 事故報告書（介護保険施設等における事故の報告様式） | 介護老人福祉施設（特養）／地域密着型介護老人福祉施設／介護老人保健… | 事故発生の都度 | 特養基準第35条第2項・第3項、第37条第2項第6号／老健基準第36条・第38条第2項／介護医療院基準第40条・第42条第2項／地域密着型サービス基準第155… | 様式を見る |
| 従業者の勤務の体制を定めた書面（勤務予定表・勤務実績表） | 介護老人福祉施設（特養）／地域密着型介護老人福祉施設／介護老人保健… | 月次 | 特養基準第24条（勤務体制の確保等）／老健基準第26条／介護医療院基準第30条 | 様式を見る |
| 重要事項の掲示（及びウェブサイトでの公表） | 介護老人福祉施設（特養）／地域密着型介護老人福祉施設／介護老人保健… | 変更の都度・定期点検 | 特養基準第29条第1項・第2項・第3項（掲示）／老健基準第31条／介護医療院基準第35条 | 様式を見る |
| 夜勤職員の勤務実績表（夜勤時間帯の配置が分かるもの） | 介護老人福祉施設／介護老人保健施設／短期入所生活介護／認知症対応型… | 月次 | 「厚生労働大臣が定める夜勤を行う職員の勤務条件に関する基準」（平成12年厚生省告示第29号）、平成12年厚生省告示第19号の夜勤職員配置加算の注および夜勤職員… | — |
| 管理栄養士の配置又は外部との連携を示す書類 | 介護老人福祉施設／地域密着型介護老人福祉施設／介護老人保健施設／通… | 配置・契約の変更の都度（＋連携の実施記録は都度） | 厚生労働大臣が定める基準（平成27年厚生労働省告示第95号）栄養マネジメント強化加算・栄養アセスメント加算・栄養改善加算等の要件／指定介護老人福祉施設の人員、… | — |
| 見守り機器等テクノロジーの導入・設置状況が分かる書類 | 介護老人福祉施設／地域密着型介護老人福祉施設／短期入所生活介護／認… | 体制届出時および機器の増減のつど（委員会は3月に1回以上） | 平成27年厚生労働省告示第95号（厚生労働大臣が定める基準）の夜勤職員配置加算および生産性向上推進体制加算に係る基準。届出は平成12年3月8日老企第41号。 | — |
| 介護機器の導入状況及び業務改善の取組がわかる書類 | 介護老人福祉施設／短期入所生活介護／特定施設入居者生活介護／認知症… | 導入時＋一定期間ごとのデータ提出（加算(Ⅰ)は年1回以上の効果データ提出） | 厚生労働大臣が定める基準（平成27年厚生労働省告示第95号）生産性向上推進体制加算の要件／指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年… | 様式を見る |
| 事業所における自己評価表・保護者等向け評価表 | 児童発達支援・放課後等デイサービス | おおむね1年に1回以上（公表） | 児童発達支援ガイドライン／放課後等デイサービスガイドライン（こども家庭庁。令和6年度報酬改定に伴い令和6年改正）の別紙参考様式。自己評価等の公表義務は児童福祉… | 様式を見る |
| 医療的ケア判定スコア表（新判定スコア） | 児童発達支援・放課後等デイサービス | 給付決定申請時・更新時（医療的ケア児の判定が必要な場合に医師が記入） | 事務連絡「令和３年度報酬改定における医療的ケア児に係る報酬（児童発達支援及び放課後等デイサービス）の取扱い等について」（令和3年3月23日・厚生労働省社会・援… | 様式を見る |
| 就学児サポート調査・給付決定時調査 調査票（様式第21号） | 児童発達支援・放課後等デイサービス | 給付決定時（初回利用・受給者証更新時）に実施。少なくとも年1回見直しとされる。 | 障害児通所給付費に係る通所給付決定事務等について（こども家庭庁支援局障害児支援課長通知）様式第21号「就学児サポート調査・給付決定時調査 調査票（例）」。令和… | 様式を見る |
| 介護状況報告書・利用状況報告書 | 全サービス共通 | 月1回など定期 | — | — |
| ヒヤリハット報告書 | 全サービス共通 | 発生のつど | — | — |
| 従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表（標準様式1） | 全サービス共通 | 月ごとに作成。申請・変更届時に提出 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第30条（勤務体制の確保等）第1項（勤務の体制を定めておく義務）。様式は厚生労働省「指定申請様式等の使用原… | 様式を見る |
| 事故報告書 | 全サービス共通 | 事故発生の都度（第1報は遅くとも5日以内を目安・その後追加報告） | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第37条（事故発生時の対応）。様式・報告期限・対象サービスは「介護保険施設等における事故の報告様式等につい… | 様式を見る |
| 重要事項の掲示・ウェブサイト掲載 | 全サービス共通 | 常時掲示。内容変更の都度更新 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第32条（掲示）第1項・第2項・第3項（第3項の「原則として、重要事項をウェブサイトに掲載しなければならな… | 様式を見る |
| 記録の整備（サービス提供記録等の保存） | 全サービス共通 | 常時。保存年限管理は年次 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第39条（記録の整備）第1項・第2項各号（「完結の日から二年間保存」および保存対象6号）ほか、サービス種別… | 様式を見る |
| 従業者名簿（採用年月日・資格・雇用形態がわかるもの） | 全サービス共通 | 採用・退職・記載事項変更の都度（常時整備） | 労働基準法第107条（労働者名簿）／労働基準法施行規則第53条（記載事項）／介護保険法上は人員基準・加算要件（資格・勤続年数）の確認資料として運営指導で確認さ… | 様式を見る |
| サービス提供体制強化加算に係る有資格者名簿・資格証の写し（介護福祉士登録証等） | 全サービス共通 | 加算届出時＋職員の入退職の都度 | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第101条（勤務体制の確保等）／サービス提供体制強化加算の算定要件（厚生… | — |
| 介護サービス情報の報告内容（公表資料）の控え | 全サービス共通 | 年1回（都道府県指定時期） | 介護保険法（平成9年法律第123号）第115条の35第1項（介護サービス情報の報告及び公表） | — |
| 医療機関へ提供した情報提供書の写し（連携・情報連携加算関係） | 全サービス共通 | 算定の都度 | 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）第13条（主治の医師等との連携・情報提供）／厚生労働大臣が定める基準（平成27… | — |
| 利用実績一覧（月別利用者一覧・延べ利用者数の集計表） | 全サービス共通 | 月1回 | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）における人員基準（利用者数に応じた配置）／「指定居宅サービスに要する費用… | — |
| 加算に係る人員配置状況計算書（上乗せ配置の常勤換算計算表） | 全サービス共通 | 加算届出時・人員変更時 | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第101条（勤務体制の確保等）／「介護給付費算定に係る体制等に関する届出… | — |
| 出勤簿・タイムカード（勤務実績が分かるもの） | 全サービス共通 | 毎日記録・月次締め | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）の各サービスの「勤務体制の確保等」の規定（訪問介護＝第28条、通所介護＝… | 様式を見る |
| 職員名簿（保有資格・勤続年数が分かるもの） | 全サービス共通 | 随時更新（加算届出時・年度当初） | 指定居宅サービスに要する費用の額の算定に関する基準（平成12年厚生省告示第19号）のサービス提供体制強化加算の注、および「指定居宅サービスに要する費用の額の算… | — |
| 資格証の写し（介護福祉士・実務者研修・初任者研修等） | 全サービス共通 | 採用時・資格取得時 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第5条ほか各サービスの従業者の資格要件の規定、および平成12年厚生省告示第19号のサービス提供体制強化加算… | — |
| 利用料金表（保険外の日常生活費等を含む掲示用料金表） | 全サービス共通 | 改定の都度 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第20条（利用料等の受領）および第32条（掲示。運営規程の概要、従業者の勤務体制、その他利用申込者のサービ… | 様式を見る |
| 介護給付費請求書・介護給付費明細書（請求データ） | 全サービス共通 | 毎月（サービス提供月の翌月10日まで） | 介護保険法（平成9年法律第123号）第41条（居宅介護サービス費の支給・法定代理受領）／指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚… | — |
| 従業者の資格証の写し・有資格者一覧 | 全サービス共通 | 採用時・資格取得時・更新時（常時整備） | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第5条（訪問介護員等の員数）ほか各サービスの従業者に関する規定／介護保険… | — |
| 認知症介護実践者研修等の修了証の写し | 全サービス共通 | 研修修了のつど（常時整備） | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第30条第4項（認知症介護基礎研修の受講）／「指定居宅サービスに要する費… | — |
| 職員の勤続年数が分かる書類（雇用契約書・辞令等） | 全サービス共通 | 採用時・異動時（加算の判定時に随時） | 「指定居宅サービスに要する費用の額の算定に関する基準等の制定に伴う実施上の留意事項について」（老企第36号）サービス提供体制強化加算（勤続年数の算定方法）／指… | — |
| タイムカード・出勤簿（勤務実績の裏付け） | 全サービス共通 | 日次（月次で締め） | 労働基準法第108条・労働基準法施行規則第54条（賃金台帳）／「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日基… | — |
| 領収証（利用料等の受領） | 全サービス共通 | 月次 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第21条ほか、各サービスに置かれた「利用料等の受領」の規定（サービス提供証明書の交付、その他の費用の説明と… | — |
| 資格証・研修修了証の写し（従業者ファイル） | 全サービス共通 | 採用時・資格取得時 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第5条ほか各サービスの人員に関する基準（資格要件）／介護保険法施行令第3条（介護職員初任者研修課程等） | — |
| 常勤換算数の算出資料 | 全サービス共通 | 月次 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第2条（定義。常勤換算方法）／平成12年老企第25号ほか人員基準における常勤・常勤換算の取扱いに関する通知 | — |
| 勤続年数が分かる書類（在職証明・辞令等） | 共通（サービス提供体制強化加算の対象サービス） | 年次（算定要件の確認時） | 指定居宅サービス介護給付費単位数表のサービス提供体制強化加算に係る「厚生労働大臣が定める基準」（平成27年厚生労働省告示第95号）／平成12年老企第36号（勤… | — |
| 介護福祉士等の資格証の写し・有資格者名簿（サービス提供体制強化加算の根拠） | 共通（サービス提供体制強化加算を算定するサービス） | 体制届出時および職員の入退職・資格取得のつど | 平成27年厚生労働省告示第95号（厚生労働大臣が定める基準）のサービス提供体制強化加算に係る基準（サービス種別ごとに号が分かれる）。届出は平成12年3月8日老… | — |
| 常勤換算による介護福祉士等の割合・勤続年数の計算表 | 共通（サービス提供体制強化加算・特定事業所加算等を算定する全サービ… | 年1回（年度当初の再判定）＋人員に大きな変動があった都度 | 厚生労働大臣が定める基準（平成27年厚生労働省告示第95号）サービス提供体制強化加算・特定事業所加算等の要件／老企第36号 第二「常勤換算方法及び常勤の従業者… | — |
| 介護給付費明細書（請求明細書） | 共通（各サービス種別ごとの様式区分あり） | 月次（サービス提供月の翌月） | 介護保険法に基づく介護給付費の請求に係る様式。記載要領は「介護給付費請求書等の記載要領について」（平成13年11月16日老老発第31号。令和6年老老発0315… | — |
| 介護福祉士等の資格証の写し・有資格者名簿 | 共通（訪問介護／通所介護／地域密着型／施設 等） | 随時（採用・資格取得の都度更新）／年度当初の要件判定時 | 指定居宅サービス介護給付費単位数表（平成12年厚生省告示第19号）等におけるサービス提供体制強化加算の注。算定要件および割合の算出方法は「指定居宅サービスに要… | — |
| 勤続年数が分かる資料（在職期間証明・雇用記録） | 共通（訪問介護／通所介護／地域密着型／施設 等） | 年度当初の要件判定時／人員異動の都度更新 | 指定居宅サービス介護給付費単位数表（平成12年厚生省告示第19号）等におけるサービス提供体制強化加算の注。勤続年数の算定方法は「指定居宅サービスに要する費用の… | — |
| 認知症介護指導者研修等の修了証（認知症専門ケア加算の根拠） | 共通（認知症専門ケア加算を算定するサービス） | 体制届出時および対象職員の異動・研修修了のつど | 平成27年厚生労働省告示第95号（厚生労働大臣が定める基準）の認知症専門ケア加算に係る基準（認知症介護に関する専門的な研修を修了している者の配置）。 | — |
| 同行援護アセスメント調査票（同行援護アセスメント票） | 同行援護 | 支給決定の申請時・更新時（対象者要件の確認時） | 対象者の調査項目・判定基準は厚生労働省告示（平成18年厚生労働省告示第543号の別表第一・別表第二等。同行援護創設に伴い平成24年告示第257号で整備）に基づ… | 様式を見る |
| ケアコール端末（オペレーションセンターへの通報機器）の配布記録 | 夜間対応型訪問介護 | 利用開始時・機器の交換／回収のつど | 平成18年3月14日厚生労働省令第34号（指定地域密着型サービスの事業の人員、設備及び運営に関する基準）の夜間対応型訪問介護に関する規定、および平成18年3月… | — |
| 自己評価・外部評価 評価表（定期巡回・随時対応型訪問介護看護） | 定期巡回・随時対応型訪問介護看護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号「運営推進会議を活用した評価の実施等について」別紙1／指定地域密着型サービス基準第3条の37 | 様式を見る |
| 訪問看護報告書（定期巡回・随時対応型訪問介護看護） | 定期巡回・随時対応型訪問介護看護 | 定期的（主治医への提出時。頻度は省令に定めがありません） | 指定地域密着型サービス基準第3条の24第10項・第11項（訪問看護報告書の作成）、第3条の23第3項・第4項（主治の医師への提出・診療記録による代替）。記録の… | 様式を見る |
| スタッフ個別評価（小規模多機能型居宅介護 サービス評価） | 小規模多機能型居宅介護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号 別紙2-1 | 様式を見る |
| 事業所自己評価（小規模多機能型居宅介護 サービス評価） | 小規模多機能型居宅介護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号 別紙2-2 | 様式を見る |
| 外部評価 地域かかわりシート（小規模多機能型居宅介護） | 小規模多機能型居宅介護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号 別紙2-3（地域からの評価） | 様式を見る |
| 小規模多機能型居宅介護「サービス評価」総括表 | 小規模多機能型居宅介護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号 別紙2-4 | 様式を見る |
| 運営推進会議 活動状況報告書（通いサービス・宿泊サービスの提供回数等） | 小規模多機能型居宅介護／看護小規模多機能型居宅介護 | 会議ごと（おおむね2月に1回以上） | 指定地域密着型サービス基準第88条（第34条第1項中「活動状況」を「通いサービス及び宿泊サービスの提供回数等の活動状況」と読み替えて準用。看護小規模多機能型居… | 様式を見る |
| 登録者・宿泊サービスの利用状況を管理する記録（登録者台帳・宿泊者記録） | 小規模多機能型居宅介護／看護小規模多機能型居宅介護 | 随時（登録・終了の都度）／日次（宿泊の都度） | 指定地域密着型サービス基準第82条（定員の遵守。看護小規模多機能型居宅介護は第182条で準用）、第88条において読み替えて準用する第34条第1項（通いサービス… | 様式を見る |
| 就労継続支援Ａ型事業所のスコア表（評価点） | 就労継続支援Ａ型 | 年1回（毎年度4月中に算定・公表。公表義務あり） | 令和6年3月29日 障発0329第41号「厚生労働大臣の定める事項及び評価方法の留意事項について」（就労継続支援A型）。就労継続支援A型の基本報酬（スコア方式… | 様式を見る |
| サービス担当者会議の要点（第4表） | 居宅介護支援 | 担当者会議の開催時 | 標準様式 第4表 | 様式を見る |
| サービス提供票・サービス提供票別表 | 居宅介護支援 | 月次 | 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）第13条第12号（居宅サービス計画に位置付けたサービスの担当者に対し、居宅サー… | 様式を見る |
| 給付管理票 | 居宅介護支援／介護予防支援 | 月次（サービス提供月の翌月） | 介護保険法第41条第9項等に基づく介護給付費の請求に係る様式。記載要領は「介護給付費請求書等の記載要領について」（平成13年11月16日老老発第31号。令和6… | — |
| サービス利用票・サービス利用票別表（第6表・第7表） | 居宅介護支援／介護予防支援 | 月次（毎月の予定作成時および実績確定時） | 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）第13条（居宅サービス計画の作成・交付・実施状況の把握）。様式は「介護サービス… | — |
| 居宅療養管理指導 情報提供文書（居宅介護支援事業者・介護支援専門員への情報提供） | 居宅療養管理指導 | 算定の都度（月1〜2回） | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第89条（居宅療養管理指導の具体的取扱方針。居宅介護支援事業者に対する情… | — |
| 従業者等自己評価（看護小規模多機能型居宅介護） | 看護小規模多機能型居宅介護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号 別紙3-1（従業者自己評価表） | 様式を見る |
| 事業所自己評価（看護小規模多機能型居宅介護） | 看護小規模多機能型居宅介護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号 別紙3-2 | 様式を見る |
| 運営推進会議における評価（看護小規模多機能型居宅介護・公表用） | 看護小規模多機能型居宅介護 | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | 平成27年3月27日 老振発第0327第4号・老老発第0327第1号 別紙3-3 | 様式を見る |
| 看護小規模多機能型居宅介護報告書 | 看護小規模多機能型居宅介護 | 定期的（主治医への提出時。頻度は省令に定めがなく、取扱いは事業所・主治の医師により異なる） | 指定地域密着型サービス基準第179条第9項・第10項、第178条第3項・第4項（記録の整備は第181条第2項第5号） | 様式を見る |
| 業務改善の実績データ（生産性向上推進体制加算） | 短期入所生活介護・特定施設入居者生活介護・小規模多機能型居宅介護・… | 年次（委員会は3か月に1回以上） | 令和6年3月29日老高発0329第1号「生産性向上推進体制加算に関する基本的考え方並びに事務処理手順及び様式例の提示について」／指定居宅サービス介護給付費単位… | — |
| モニタリング報告書（計画相談支援・障害児相談支援） | 計画相談支援・障害児相談支援 | モニタリング（継続サービス利用支援・継続障害児支援利用援助）の実施ごと。頻度は支給決定時に定めるモニタリング期… | 障害者総合支援法に基づく指定計画相談支援の事業の人員及び運営に関する基準（平成24年厚生労働省令第28号）第15条／「相談支援業務に関する手引き」（令和6年3… | 様式を見る |
| 別の医療機関の医師からの情報提供書（診療情報提供に係る文書 別紙様式2-6等） | 訪問リハビリテーション／通所リハビリテーション | リハビリテーション計画作成時等、別の医療機関の医師から情報提供を受ける必要が生じた都度。 | 「リハビリテーション・個別機能訓練、栄養管理及び口腔管理の実施に関する基本的な考え方並びに事務処理手順及び様式例の提示について」（令和6年3月15日 老高発0… | 様式を見る |
| 同一建物減算等の判定資料（建物と事業所の位置関係・同一建物居住者数・月別の延べ訪問回数） | 訪問介護／訪問看護／訪問リハビリテーション／居宅療養管理指導／夜間… | 毎月（利用者数・訪問回数の集計）＋建物の状況に変更があった都度 | 指定居宅サービスに要する費用の額の算定に関する基準（平成12年厚生省告示第19号）別表 各サービスの「同一建物等に居住する者に対する減算」等の注／老企第36号… | — |
| 同一建物等に居住する利用者の一覧（同一建物減算の根拠資料） | 訪問介護／訪問看護／訪問リハビリテーション／通所介護／通所リハビリ… | 毎月（請求前の確認） | 平成12年厚生省告示第19号（指定居宅サービスに要する費用の額の算定に関する基準）の各サービス費の注（同一建物等に居住する者へのサービス提供に係る減算）、およ… | — |
| 同一建物の利用者名簿・月ごとの建物別利用者数の集計記録 | 訪問介護／訪問看護／訪問リハビリテーション／通所系／居宅介護支援 等 | 月次 | 指定居宅サービスに要する費用の額の算定に関する基準（平成12年厚生省告示第19号）の同一建物減算（同一敷地内建物等に居住する者へのサービス提供に係る減算）の注… | — |
| 訪問看護報告書 | 訪問看護 | 月1回（主治医へ提出） | 省令様式 | 様式を見る |
| 特別訪問看護指示書 | 訪問看護 | 該当者ごと（交付のつど） | 診療報酬の算定方法（平成20年厚生労働省告示第59号）C007 訪問看護指示料 注2（特別訪問看護指示加算）／診療報酬に係る様式「訪問看護指示書・特別訪問看護… | — |
| 24時間連絡体制の当番表・連絡受付記録 | 訪問看護・定期巡回随時対応型訪問介護看護 | 月次（記録は都度） | 指定居宅サービス介護給付費単位数表 訪問看護費の注（緊急時訪問看護加算）に係る厚生労働大臣が定める基準／指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）の… | — |
| 訪問看護指示書（主治医が文書で交付した指示） | 訪問看護／介護予防訪問看護 | 利用開始時＋指示期間ごと（原則6か月以内で更新） | 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第69条第1項〜第4項（主治の医師との関係。第2項＝提供開始に際し主治の… | 様式を見る |
| 自己評価及び外部評価結果（認知症対応型共同生活介護） | 認知症対応型共同生活介護 | 定期的（省令に回数の定めなし。実施回数・緩和の取扱いは指定権者の定めによる） | 指定地域密着型サービス基準第97条第8項（第1号 外部の者による評価／第2号 第108条において準用する第34条第1項に規定する運営推進会議における評価） | 様式を見る |
| 興味・関心チェックシート（別紙様式2-1／3-1） | 通所リハビリテーション・通所介護 | アセスメント時 | 「リハビリテーション・個別機能訓練、栄養、口腔の実施及び一体的取組について」（令和6年3月15日 老高発0315第2号ほか）別紙様式2-1・3-1 | 様式を見る |
| 生活機能チェックシート（別紙様式3-2） | 通所介護・地域密着型通所介護 | アセスメント時 | 「リハビリテーション・個別機能訓練、栄養、口腔の実施及び一体的取組について」（令和6年3月15日 老高発0315第2号ほか）別紙様式3-2 | 様式を見る |
| ADL維持等加算 評価対象者一覧・ADL利得計算表 | 通所介護・地域密着型通所介護・特定施設・介護老人福祉施設等 | 年1回（評価対象期間ごと）＋測定は利用開始月・6月後 | 厚生労働大臣が定める基準（平成27年厚生労働省告示第96号）に規定するADL維持等加算の算定要件／「指定居宅サービスに要する費用の額の算定に関する基準等の制定… | — |
| 運営規程 | 通所介護・短期入所生活介護 | 制定時・変更時 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第100条（通所介護）／第137条（短期入所生活介護） | 様式を見る |
| 事故発生時の記録・事故報告書 | 通所介護・短期入所生活介護等 | 事故発生の都度 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第104条の3（通所介護）／第37条（第140条で短期入所生活介護に準用）／「介護保険施設等における事故の… | 様式を見る |
| 勤務体制一覧表（勤務予定表・実績） | 通所介護・短期入所生活介護等 | 月次 | 指定居宅サービス等基準（平成11年厚生省令第37号）第101条（通所介護、第140条で短期入所生活介護に準用） | 様式を見る |
| 介護職員等処遇改善加算に係る計画書（別紙様式2） | 通所介護・短期入所生活介護等（共通） | 年次（年度当初の提出） | 「介護職員等処遇改善加算等に関する基本的考え方並びに事務処理手順及び様式例の提示について」（令和6年3月）別紙様式2／厚生労働省「介護職員等処遇改善加算」様式… | 様式を見る |
| 介護職員等処遇改善加算に係る実績報告書（別紙様式3） | 通所介護・短期入所生活介護等（共通） | 年次（年度終了後の提出） | 「介護職員等処遇改善加算等に関する基本的考え方並びに事務処理手順及び様式例の提示について」（令和6年3月）別紙様式3／厚生労働省「介護職員等処遇改善加算」様式… | 様式を見る |
| 口腔・栄養スクリーニング様式（通所系）（別紙様式5-1） | 通所介護・通所リハビリテーション・地域密着型通所介護・認知症対応型… | 6月に1回 | 「リハビリテーション・個別機能訓練、栄養、口腔の実施及び一体的取組について」（令和6年3月15日 老高発0315第2号ほか）別紙様式５－１ | 様式を見る |
| ADL利得の算定表（調整済ADL利得の計算過程） | 通所介護／地域密着型通所介護／特定施設入居者生活介護／介護老人福祉… | 年次（評価期間ごと） | 厚生労働大臣が定める基準（平成27年厚生労働省告示第95号）のADL維持等加算に係る要件、平成12年厚生省告示第19号 ADL維持等加算の注、および老企第36… | — |
| 対象者割合が分かる資料（要介護度別・認知症日常生活自立度別 利用者集計） | 通所介護／地域密着型通所介護／訪問介護／介護老人福祉施設 等 | 月次（該当加算の算定判定時）／年度当初の要件判定時 | 指定居宅サービス介護給付費単位数表（平成12年厚生省告示第19号）・指定地域密着型サービス介護給付費単位数表（平成18年厚生労働省告示第126号）等の各加算の… | — |
| 前年度の月別利用延人員数の集計表 | 通所介護／地域密着型通所介護／通所リハビリテーション | 年1回（年度当初の区分判定時）／区分変更の届出時 | 指定居宅サービス介護給付費単位数表（平成12年厚生省告示第19号）の通所介護費等における事業所規模による区分の定め。算出方法は「指定居宅サービスに要する費用の… | — |
| 福祉・介護職員等処遇改善加算に係る実績報告書（障害福祉サービス）（別紙様式3） | 障害福祉サービス（共通） | 年1回（事業年度終了後、最終加算支払月の翌々月末日まで） | 福祉・介護職員等処遇改善加算等に関する基本的考え方並びに事務処理手順及び様式例の提示について（令和6年3月26日 障障発0326第1号）別紙様式3（実績報告書） | 様式を見る |
| 身体障害者手帳の交付に係る診断書・意見書（様式第1） | 障害福祉サービス（共通） | 随時（身体障害者手帳の新規交付・再認定申請時） | 「身体障害者手帳に係る交付手続き及び医師の指定に関する取扱いについて」（平成21年12月24日 障発1224第3号 厚生労働省社会・援護局障害保健福祉部長通知… | 様式を見る |
| 障害支援区分認定調査票（行動関連項目を含む） | 障害福祉サービス（共通） | 障害支援区分の認定申請・更新時（区分認定は原則3年ごとに更新） | 「障害支援区分認定の実施について」（平成26年3月3日 障発0303第1号）別添1（概況調査票及び認定調査票）。関連省令：障害支援区分に係る市町村審査会による… | 様式を見る |
| 利用者負担上限額管理結果票 | 障害福祉サービス（共通） | 月次 | 障害児通所給付費等に係る通所給付決定事務等についての事務処理要領（こども家庭庁）に添付の様式第18号（複数児童は様式第19号）。障害福祉サービスは介護給付費等… | 様式を見る |
様式別の書き方は介護の書類・様式の書き方まとめ、訪問看護の書類は訪問看護の書類、様式のデータベースは帳票ナビをご覧ください。運営指導で実際に指摘された内容は全サービス共通の指摘事例にまとめています。
更新の契機で並べ直す｜88様式の更新台帳（更新した日・更新者の記入欄つき）
台帳・点検表・報告書は、記録とは扱いが違います。記録は「起きた出来事をその場で残す」もので、書いた瞬間に完成します。台帳・点検表・報告書は誰かに見せるために作る書類であり、作ったあとも中身が古くなり続けるものです。従業者名簿は人が入れば古くなり、掲示物は料金が変われば古くなり、割合の計算表は月が変われば古くなります。運営指導で問われるのは「作ってあるか」だけでなく「いつの時点の内容か」です。
そこで、上の一覧に載せた88様式を「いつ手を入れるか」で並べ直しました。列に更新の契機・更新した日・更新者の記入欄を置いてあるので、印刷して事業所の実物と突き合わせられます。頻度・期限の取り扱いは保険者（指定権者）により異なるため、断定は避け、記入欄にしています。
変更があったときだけ動く様式（32件・契機と更新者の記入欄）
この層がいちばん止まります。月次のものは締めがあるので忘れませんが、「人が入ったとき」「料金が変わったとき」に動く様式は、その出来事が起きた日に誰も気づかないと、次の運営指導まで古いままになります。契機を先に書いておくのが対策です。
| 様式の名称 | 更新の契機（この出来事が起きたら手を入れる） | 今回の更新内容（記入欄） | 更新した日（記入欄） | 更新者（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 重要事項の掲示（及びウェブサイトでの公表） | 掲示内容に変更が生じたとき／定期点検の日 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 重要事項の掲示・ウェブサイト掲載 | 内容変更の都度（常時掲示） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営規程 | 策定時・変更時（変更は自治体へ届出） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 利用料金表（保険外の日常生活費等を含む掲示用料金表） | 改定の都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 従業者名簿（採用年月日・資格・雇用形態がわかるもの） | 採用・退職・記載事項変更の都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 職員名簿（保有資格・勤続年数が分かるもの） | 随時更新（加算届出時・年度当初） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 資格証の写し（介護福祉士・実務者研修・初任者研修等） | 採用時・資格取得時 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 従業者の資格証の写し・有資格者一覧 | 採用時・資格取得時・更新時（常時整備） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 資格証・研修修了証の写し（従業者ファイル） | 採用時・資格取得時 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 認知症介護実践者研修等の修了証の写し | 研修修了のつど（常時整備） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 認知症介護指導者研修等の修了証（認知症専門ケア加算の根拠） | 体制届出時および対象職員の異動・研修修了のつど | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 職員の勤続年数が分かる書類（雇用契約書・辞令等） | 採用時・異動時（加算の判定時に随時） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 勤続年数が分かる資料（在職期間証明・雇用記録） | 人員異動の都度更新／年度当初の要件判定時 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| サービス提供体制強化加算に係る有資格者名簿・資格証の写し（介護福祉士登録証等） | 加算届出時＋職員の入退職の都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護福祉士等の資格証の写し・有資格者名簿（サービス提供体制強化加算の根拠） | 体制届出時および職員の入退職・資格取得のつど | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護福祉士等の資格証の写し・有資格者名簿 | 随時（採用・資格取得の都度更新） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 加算に係る人員配置状況計算書（上乗せ配置の常勤換算計算表） | 加算届出時・人員変更時 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 管理栄養士の配置又は外部との連携を示す書類 | 配置・契約の変更の都度（連携の実施記録は都度） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 見守り機器等テクノロジーの導入・設置状況が分かる書類 | 体制届出時および機器の増減のつど（委員会は3月に1回以上） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事故報告書（介護保険施設等における事故の報告様式） | 事故発生の都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事故報告書 | 事故発生の都度（第1報の目安は保険者の定め） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事故発生時の記録・事故報告書 | 事故発生の都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| ヒヤリハット報告書 | 発生のつど | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| ケアコール端末（オペレーションセンターへの通報機器）の配布記録 | 利用開始時・機器の交換／回収のつど | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 登録者・宿泊サービスの利用状況を管理する記録（登録者台帳・宿泊者記録） | 随時（登録・終了の都度）／日次（宿泊の都度） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 特別訪問看護指示書 | 該当者ごと（交付のつど） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 訪問看護指示書（主治医が文書で交付した指示） | 利用開始時＋指示期間ごと（原則6か月以内で更新） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 別の医療機関の医師からの情報提供書（診療情報提供に係る文書 別紙様式2-6等） | 別の医療機関の医師から情報提供を受ける必要が生じた都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同行援護アセスメント調査票（同行援護アセスメント票） | 支給決定の申請時・更新時（対象者要件の確認時） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 医療的ケア判定スコア表（新判定スコア） | 給付決定申請時・更新時（医師が記入） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 身体障害者手帳の交付に係る診断書・意見書（様式第1） | 随時（新規交付・再認定申請時） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 障害支援区分認定調査票（行動関連項目を含む） | 障害支援区分の認定申請・更新時 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
毎月かならず作り直す様式（24件・締めの日と作成者の記入欄）
月次の層は「作られてはいるが、月をまたぐと前月の内容が残る」という壊れ方をします。前月の勤務表をコピーして日付だけ書き換える、前月の利用者一覧をそのまま使う、といった形です。作成日と作成者を毎月書く欄を1列足しておくと、コピーで済ませた月がその欄の空白として残ります。
| 様式の名称 | 作り直す周期（当社データベースの「いつ作るか」） | 今月の作成日（記入欄） | 作成者（記入欄） | 確認者（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 従業者の勤務の体制を定めた書面（勤務予定表・勤務実績表） | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表（標準様式1） | 月ごとに作成。申請・変更届時に提出 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 勤務体制一覧表（勤務予定表・実績） | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 夜勤職員の勤務実績表（夜勤時間帯の配置が分かるもの） | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 出勤簿・タイムカード（勤務実績が分かるもの） | 毎日記録・月次締め | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| タイムカード・出勤簿（勤務実績の裏付け） | 日次（月次で締め） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 常勤換算数の算出資料 | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 利用実績一覧（月別利用者一覧・延べ利用者数の集計表） | 月1回 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護給付費請求書・介護給付費明細書（請求データ） | 毎月（サービス提供月の翌月10日まで） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護給付費明細書（請求明細書） | 月次（サービス提供月の翌月） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 給付管理票 | 月次（サービス提供月の翌月） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| サービス提供票・サービス提供票別表 | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| サービス利用票・サービス利用票別表（第6表・第7表） | 月次（予定作成時および実績確定時） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 領収証（利用料等の受領） | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 利用者負担上限額管理結果票 | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同一建物減算等の判定資料（位置関係・同一建物居住者数・月別の延べ訪問回数） | 毎月＋建物の状況に変更があった都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同一建物等に居住する利用者の一覧（同一建物減算の根拠資料） | 毎月（請求前の確認） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同一建物の利用者名簿・月ごとの建物別利用者数の集計記録 | 月次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 24時間連絡体制の当番表・連絡受付記録 | 月次（記録は都度） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 訪問看護報告書 | 月1回（主治医へ提出） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 対象者割合が分かる資料（要介護度別・認知症日常生活自立度別 利用者集計） | 月次（該当加算の算定判定時） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護状況報告書・利用状況報告書 | 月1回など定期 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 居宅療養管理指導 情報提供文書（居宅介護支援事業者・介護支援専門員への情報提供） | 算定の都度（月1〜2回） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 医療機関へ提供した情報提供書の写し（連携・情報連携加算関係） | 算定の都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
年度・年次で1回だけ動く様式（26件・実施日と次回予定の記入欄）
年に1回の様式は、担当者が異動すると誰も引き継がないまま1年が過ぎます。次回予定の欄を必ず埋めておくと、引き継ぎの資料がその1枚で済みます。頻度の定めがない様式もあるため、周期は当社データベースの記載をそのまま置き、断定していません。
| 様式の名称 | 年度の中でいつ動くか（当社データベースの記載） | 今年度の実施日（記入欄） | 確認者（記入欄） | 次回予定（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 介護サービス情報の報告内容（公表資料）の控え | 年1回（都道府県指定時期） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 常勤換算による介護福祉士等の割合・勤続年数の計算表 | 年1回（年度当初の再判定）＋人員に大きな変動があった都度 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 勤続年数が分かる書類（在職証明・辞令等） | 年次（算定要件の確認時） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護職員等処遇改善加算に係る計画書（別紙様式2） | 年次（年度当初の提出） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護職員等処遇改善加算に係る実績報告書（別紙様式3） | 年次（年度終了後の提出） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 福祉・介護職員等処遇改善加算に係る実績報告書（障害福祉サービス）（別紙様式3） | 年1回（事業年度終了後） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 前年度の月別利用延人員数の集計表 | 年1回（年度当初の区分判定時）／区分変更の届出時 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| ADL維持等加算 評価対象者一覧・ADL利得計算表 | 年1回（評価対象期間ごと）＋測定は利用開始月・6月後 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| ADL利得の算定表（調整済ADL利得の計算過程） | 年次（評価期間ごと） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 業務改善の実績データ（生産性向上推進体制加算） | 年次（委員会は3か月に1回以上） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護機器の導入状況及び業務改善の取組がわかる書類 | 導入時＋一定期間ごとのデータ提出 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事業所における自己評価表・保護者等向け評価表 | おおむね1年に1回以上（公表） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 就労継続支援Ａ型事業所のスコア表（評価点） | 年1回（毎年度4月中に算定・公表） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 自己評価・外部評価 評価表（定期巡回・随時対応型訪問介護看護） | 1年に1回以上（通知：外部評価を1年に1回以上） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| スタッフ個別評価（小規模多機能型居宅介護 サービス評価） | 1年に1回以上 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事業所自己評価（小規模多機能型居宅介護 サービス評価） | 1年に1回以上 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 外部評価 地域かかわりシート（小規模多機能型居宅介護） | 1年に1回以上 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 小規模多機能型居宅介護「サービス評価」総括表 | 1年に1回以上 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 従業者等自己評価（看護小規模多機能型居宅介護） | 1年に1回以上 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事業所自己評価（看護小規模多機能型居宅介護） | 1年に1回以上 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営推進会議における評価（看護小規模多機能型居宅介護・公表用） | 1年に1回以上 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 自己評価及び外部評価結果（認知症対応型共同生活介護） | 定期的（省令に回数の定めなし。取扱いは指定権者の定めによる） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 記録の整備（サービス提供記録等の保存） | 常時。保存年限管理は年次 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 就学児サポート調査・給付決定時調査 調査票（様式第21号） | 給付決定時に実施。少なくとも年1回見直しとされる | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 口腔・栄養スクリーニング様式（通所系）（別紙様式5-1） | 6月に1回 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営推進会議 活動状況報告書（通いサービス・宿泊サービスの提供回数等） | 会議ごと（おおむね2月に1回以上） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
更新が止まっている様式を8つの手がかりで見つける
「古い」ことは、書類そのものを読んでも分かりません。別の書類と突き合わせたときだけ分かります。下の8行は、突き合わせる相手を指定したものです。左の手がかりだけを持って書庫に行けば、その日のうちに終わります。
| 手がかり | 何と突き合わせるか | 差があったときに動かす様式 | 見た日（記入欄） | 結果（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 直近3か月に入職・退職した人がいる | 雇用契約書・辞令の日付と、従業者名簿の最終更新日 | 従業者名簿／職員名簿／有資格者名簿／勤務表 | （記入欄） | （記入欄） |
| 直近1年に資格を取った人がいる | 合格通知・登録証の交付日と、資格証の写しの綴り | 資格証の写し／有資格者一覧／割合の計算表 | （記入欄） | （記入欄） |
| 掲示物の日付が去年のまま | 掲示している料金表と、直近の運営規程・重要事項説明書 | 利用料金表／重要事項の掲示／ウェブサイト掲載 | （記入欄） | （記入欄） |
| 管理者・サービス提供責任者が代わった | 人事発令の日付と、変更届の控えの受付日 | 変更届の控え／運営規程／勤務表／掲示物 | （記入欄） | （記入欄） |
| 算定を始めた加算・やめた加算がある | 体制届の控えと、請求データの加算欄 | 体制等に関する届出書の控え／人員配置状況計算書 | （記入欄） | （記入欄） |
| 建物や部屋の使い方を変えた | 指定申請時に添付した平面図と、いまの間取り | 平面図／変更届の控え／運営規程 | （記入欄） | （記入欄） |
| 自己評価・外部評価の実施日が2年以上前 | 評価表の実施日と、公表した記録の日付 | 自己評価表／外部評価結果／公表の記録 | （記入欄） | （記入欄） |
| ウェブサイトの職員数・営業時間が実態と違う | 自事業所のページの記載と、運営規程・勤務表 | ウェブサイトの掲載内容／運営規程／重要事項説明書 | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
点検表は「誰が点検し、誰が承認するか」で決まる｜役割の記入欄つき配分表（4表・44行）
点検表が空欄で残る理由は、時間が無いからではなく、点検する人と承認する人が同じ1人になっているからです。自分で数えて自分で確かめる形にすると、確かめる工程が省かれても誰も気づきません。下の表は、様式ごとに「点検する人」「承認する人」「保管する人」の欄を分けたものです。氏名を先に入れてから運用を始めてください。
なお、役割の置き方には基準の定めがあるわけではありません。基準の定め：（該当条項は上の一覧の「根拠」列を参照）／貴事業所の分担：（記入欄）／ご確認くださいという形で、事業所の実態を書き込む欄として使ってください。
自己評価・外部評価の様式｜点検者・承認者・公表者を分ける（11様式）
評価の様式は「実施したか」だけでなく「結果を公表したか」まで一組です。実施の欄は埋まっているのに公表の欄が空、という形が最も多く残ります。公表した日と公表の方法を、様式の隣に置いてください。
| 様式の名称 | 点検（記入する）人（記入欄） | 承認する人（記入欄） | 公表する人（記入欄） | 公表の方法・公表した日（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 事業所における自己評価表・保護者等向け評価表 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 自己評価・外部評価 評価表（定期巡回・随時対応型訪問介護看護） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| スタッフ個別評価（小規模多機能型居宅介護 サービス評価） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事業所自己評価（小規模多機能型居宅介護 サービス評価） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 外部評価 地域かかわりシート（小規模多機能型居宅介護） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 小規模多機能型居宅介護「サービス評価」総括表 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 従業者等自己評価（看護小規模多機能型居宅介護） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事業所自己評価（看護小規模多機能型居宅介護） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営推進会議における評価（看護小規模多機能型居宅介護・公表用） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 自己評価及び外部評価結果（認知症対応型共同生活介護） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 就労継続支援Ａ型事業所のスコア表（評価点） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
数える点検表｜何を数え、誰が数え、誰が確かめるか（14様式）
割合・常勤換算・延べ人数を数える書類は、点検表の中でもっとも属人化します。表計算のファイルが1人の手元にしか無い、という状態がそのまま「確かめる人がいない」状態です。数える人と確かめる人を別の欄にするだけで、計算の根拠が第三者に説明できる形になります。
| 様式の名称 | 何を数えるか | 数える人（記入欄） | 確かめる人（記入欄） | 数えた日・保管場所（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 常勤換算数の算出資料 | 職種ごとの常勤換算数 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 常勤換算による介護福祉士等の割合・勤続年数の計算表 | 有資格者の割合・勤続年数 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 加算に係る人員配置状況計算書（上乗せ配置の常勤換算計算表） | 基準上の員数に上乗せした配置数 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 対象者割合が分かる資料（要介護度別・認知症日常生活自立度別 利用者集計） | 利用者の構成比 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 前年度の月別利用延人員数の集計表 | 前年度の月別延べ人数 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 利用実績一覧（月別利用者一覧・延べ利用者数の集計表） | 月ごとの実利用者数・延べ回数 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同一建物減算等の判定資料（位置関係・同一建物居住者数・月別の延べ訪問回数） | 同一敷地内建物等に居住する利用者への提供割合 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同一建物等に居住する利用者の一覧（同一建物減算の根拠資料） | 建物ごとの利用者数 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同一建物の利用者名簿・月ごとの建物別利用者数の集計記録 | 建物別の月次推移 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| ADL維持等加算 評価対象者一覧・ADL利得計算表 | 評価対象者の数とADL利得 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| ADL利得の算定表（調整済ADL利得の計算過程） | 調整済ADL利得の計算過程 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 業務改善の実績データ（生産性向上推進体制加算） | 取組前後のデータ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護機器の導入状況及び業務改善の取組がわかる書類 | 導入台数・稼働状況 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 夜勤職員の勤務実績表（夜勤時間帯の配置が分かるもの） | 夜勤時間帯の人数 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
掲示物・ウェブサイトの点検（11行・見る場所と直した日の記入欄）
掲示物は、事業所の中で唯一「利用者と家族が毎日見ている書類」です。にもかかわらず、事務室の書庫にある原本だけを直して、玄関の掲示を差し替え忘れることが起きます。見る場所を先に指定した点検表にしておくと、玄関・相談室・ウェブサイトのどこが古いかが行として残ります。
| 掲示・公表の対象 | 見る場所（事業所の実態を記入） | 突き合わせる原本 | 見る人（記入欄） | 直した日（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 運営規程の概要 | （記入欄） | 運営規程 | （記入欄） | （記入欄） |
| 従業者の勤務の体制 | （記入欄） | 今月の勤務表 | （記入欄） | （記入欄） |
| 利用料その他の費用の額 | （記入欄） | 利用料金表・重要事項説明書 | （記入欄） | （記入欄） |
| 通常の事業の実施地域 | （記入欄） | 運営規程 | （記入欄） | （記入欄） |
| 事故発生時の対応 | （記入欄） | 事故発生時の対応指針 | （記入欄） | （記入欄） |
| 苦情処理の体制・苦情相談窓口 | （記入欄） | 苦情処理体制を示す書面 | （記入欄） | （記入欄） |
| 第三者評価の実施の状況 | （記入欄） | 評価結果の写し | （記入欄） | （記入欄） |
| 重要事項のウェブサイトへの掲載 | （記入欄） | 重要事項説明書 | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護サービス情報公表システムの登録内容 | （記入欄） | 介護サービス情報の報告内容（公表資料）の控え | （記入欄） | （記入欄） |
| 法人ホームページの事業所紹介（職員数・営業時間） | （記入欄） | 運営規程・勤務表 | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営推進会議の議事録の公表 | （記入欄） | 運営推進会議の会議録 | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
点検表の欄の書き方｜そのまま貼れる完成文（8組）
点検表は、結果の欄に何と書くかで価値が変わります。「済」「○」だけの欄は、後から見たときに誰が何を見て済としたのかが分かりません。左が省略された書き方、右がそのまま貼れる完成文です。
| 欄 | 省略された書き方 | そのまま貼れる完成文 |
|---|---|---|
| 掲示物の点検結果 | 「点検済」 | 2026年8月3日、玄関掲示板の掲示物6点（運営規程の概要・勤務の体制・利用料金表・実施地域・事故発生時の対応・苦情相談窓口）を、事務室保管の原本と1点ずつ突き合わせた。利用料金表のみ令和6年4月改定前の版であったため、同日16時に差し替え、旧版は「差替済」と朱書きして保管した。点検者：管理者 佐藤／立会：生活相談員 田中。 |
| 従業者名簿の更新 | 「随時更新している」 | 2026年8月1日、7月中の入職2名（介護職員・介護福祉士1名／無資格1名）と退職1名を従業者名簿に反映した。無資格の1名については、雇用契約書の採用年月日（2026年7月16日）を起点として認知症介護に係る基礎的な研修の受講予定を備考欄に記入した。更新者：事務長 鈴木／確認者：管理者 佐藤。 |
| 資格の有効期間の管理 | 「資格証は全員分ある」 | 2026年8月5日、在籍する介護支援専門員3名の介護支援専門員証の写しを原本と照合した。有効期間はA=2027年3月31日、B=2028年6月30日、C=2026年11月30日。Cについては更新研修の受講申込を2026年8月20日までに行うこととし、管理表の「次の手続き」欄に記入した。確認者：管理者 佐藤。 |
| 割合の計算記録 | 「要件は満たしている」 | 2026年8月10日、7月分の常勤換算数を勤務実績（タイムカード）から再計算した。介護職員の常勤換算数は7.4、うち介護福祉士の常勤換算数は4.1で、割合は55.4%。計算に用いた実働時間の合計と常勤の従業者が勤務すべき時間数（週40時間）を計算表の2行目に併記し、印刷して7月分ファイルに綴じた。計算：事務長 鈴木／確認：管理者 佐藤。 |
| 自己評価の実施と公表 | 「自己評価を実施した」 | 2026年7月14日、従業者7名が自己評価票に記入し、7月21日の全体会議で事業所としての自己評価を取りまとめた。結果は7月28日から玄関脇の掲示コーナーに掲示し、あわせて法人ホームページの当事業所ページに掲載した。掲示・掲載にあたり、記載された利用者・出席者の氏名はイニシャル表記に改めた。取りまとめ：管理者 佐藤／公表：事務長 鈴木。 |
| 事故とヒヤリハットの振り分け | 「ヒヤリハットで処理」 | 2026年8月2日8時40分、利用者Dに前日から中止となっていた降圧薬1錠を服用させた。看護職員がただちに処方元の医師へ電話し、経過観察の指示を受けた。事業所内の振り分け基準（別紙「事故とヒヤリ・ハットの区分」第2項）では、誤薬は実際に服用に至った時点で事故に区分するため、本件は事故報告書として起票し、ヒヤリ・ハット記録には転記しない。起票：看護職員 山本／確認：管理者 佐藤。 |
| 再発防止策の記載 | 「見守りを強化する」 | 再発防止策：①服薬中止の指示を受けた日に、薬包を服薬カートから抜き取り、中止薬専用の封筒に移して施錠棚で保管する（担当：看護職員）。②服薬前に、利用者名・薬包の日付・中止指示の有無の3点を、介助者と別の職員の2名で読み上げて確認する（対象：朝食後の与薬）。③8月中の毎週金曜に中止薬の在庫と指示書を突き合わせ、点検表に署名する。実施開始日：2026年8月5日。次回検証：2026年11月の事故発生防止検討委員会。 |
| 処遇改善計画の周知 | 「職員に周知した」 | 2026年4月18日、保険者へ提出した処遇改善計画書の写しを休憩室の掲示板に掲示するとともに、全従業者11名に紙で配付し、受領のサインを名簿に得た。あわせて4月22日の全体会議で、賃金改善を行う賃金項目（基本給・処遇改善手当）と改善の方法、根拠となる賃金規程第12条の該当箇所を読み合わせた。欠席者2名には4月24日に個別に説明し、名簿の備考欄に説明日を記入した。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
報告書は「誰に、いつまでに出すか」で管理する｜提出先と期限の記入欄（4表・47行）
報告書が台帳・点検表と違うのは、事業所の外に出ていくことです。外に出る書類は、作った時点ではなく相手に届いた時点で完了します。ところが多くの事業所で管理されているのは作成日だけで、提出先・提出方法・提出した日は書類のどこにも残っていません。
提出期限は保険者（指定権者）の定めや届出の種類によって異なり、当社が一律の日数を示すことはできません。ここでは期限そのものを記入欄にし、貴事業所が所管の保険者の資料で確認した内容を書き込む形にしています。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。
保険者（指定権者）・国保連へ出す報告と届出（17様式）
この層は、期限を1日でも越えると取り扱いが変わることがある一方で、期限の定めは自治体の資料に書かれています。まず所管の保険者の集団指導資料を開き、右から2列目を自分の手で埋めてください。
| 様式の名称 | 提出先（記入欄） | 提出方法（記入欄） | 期限＝保険者（指定権者）の定め（記入欄） | 提出した日・受付の控え（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 事故報告書（介護保険施設等における事故の報告様式） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事故報告書（全サービス共通） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事故発生時の記録・事故報告書（通所介護・短期入所生活介護等） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護給付費請求書・介護給付費明細書（請求データ） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護給付費明細書（請求明細書） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 給付管理票 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 利用者負担上限額管理結果票 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護職員等処遇改善加算に係る計画書（別紙様式2） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護職員等処遇改善加算に係る実績報告書（別紙様式3） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 福祉・介護職員等処遇改善加算に係る実績報告書（障害福祉サービス）（別紙様式3） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表（標準様式1） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 加算に係る人員配置状況計算書（上乗せ配置の常勤換算計算表） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 見守り機器等テクノロジーの導入・設置状況が分かる書類 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 前年度の月別利用延人員数の集計表（区分の判定・変更時） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 同一建物減算等の判定資料（判定の結果を届け出る場合） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 介護サービス情報の報告内容（公表資料）の控え | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 就労継続支援Ａ型事業所のスコア表（評価点） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
主治の医師・関係機関とやりとりする報告（10様式・受け取った日の記入欄）
医療機関とやりとりする書類は、出したものと受け取ったものが同じ綴りに混ざりがちです。指示書は受け取る側、報告書は出す側であり、期間の起点が違います。方向の列を1つ足すだけで、期間切れの指示書が綴りの中に埋もれることを防げます。
| 様式の名称 | 方向 | 相手（記入欄） | 出した日／受け取った日（記入欄） | 次の期限・指示期間の満了日（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| 訪問看護報告書 | 事業所から主治の医師へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 訪問看護報告書（定期巡回・随時対応型訪問介護看護） | 事業所から主治の医師へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 看護小規模多機能型居宅介護報告書 | 事業所から主治の医師へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 訪問看護指示書（主治医が文書で交付した指示） | 主治の医師から事業所へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 特別訪問看護指示書 | 主治の医師から事業所へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 別の医療機関の医師からの情報提供書（別紙様式2-6等） | 別の医療機関から事業所へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 医療機関へ提供した情報提供書の写し（連携・情報連携加算関係） | 事業所から医療機関へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 居宅療養管理指導 情報提供文書 | 事業所から居宅介護支援事業者・介護支援専門員へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| サービス提供票・サービス提供票別表 | 居宅介護支援事業所からサービス事業者へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| モニタリング報告書（計画相談支援・障害児相談支援） | 相談支援事業所から関係機関へ | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
利用者・家族・地域に見せる報告と公表物（11様式・見せた日の記入欄）
ここに並ぶ書類は、提出先が役所ではなく利用者と地域です。役所に出すものと違って受付印が残らないため、「見せた」ことの証拠は事業所が自分で作るしかありません。交付した日・掲示した場所・掲載した先を、様式の隣に置いてください。
| 様式の名称 | 見せる相手 | 見せ方（交付・掲示・掲載のいずれか。記入欄） | 見せた日（記入欄） | 控えの保管場所（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| サービス利用票・サービス利用票別表（第6表・第7表） | 利用者・家族 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 領収証（利用料等の受領） | 利用者・家族 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 利用料金表（保険外の日常生活費等を含む掲示用料金表） | 利用申込者・利用者・家族 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 重要事項の掲示・ウェブサイト掲載 | 利用申込者・利用者・家族 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営規程（概要の掲示） | 利用申込者・利用者・家族 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| サービス担当者会議の要点（第4表） | 利用者・担当者 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 事業所における自己評価表・保護者等向け評価表 | 保護者・地域 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 小規模多機能型居宅介護「サービス評価」総括表 | 利用者・家族・地域 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営推進会議における評価（看護小規模多機能型居宅介護・公表用） | 利用者・家族・地域 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 自己評価及び外部評価結果（認知症対応型共同生活介護） | 利用者・家族・地域 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
| 運営推進会議 活動状況報告書（通いサービス・宿泊サービスの提供回数等） | 運営推進会議の構成員 | （記入欄） | （記入欄） | （記入欄） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
「出したこと」の残し方｜そのまま貼れる完成文（9組）
提出した事実は、提出物そのものには残りません。控えの余白か、提出管理表の備考欄に書きます。左が後から読めない書き方、右がそのまま貼れる完成文です。
| 場面 | 後から読めない書き方 | そのまま貼れる完成文 |
|---|---|---|
| 事故報告の第1報 | 「市に報告済」 | 2026年8月2日14時20分、所管の保険者の介護保険担当課あてに、事故報告書（第1報）を電子申請の窓口から送信した。受付番号は控えの右上に記載。追加報告の提出期限は、同課の事故報告要領第4項に定める日（貴事業所の確認欄： 年 月 日）として管理表に記入した。送信者：管理者 佐藤。 |
| 変更届の提出 | 「変更届を出した」 | 2026年7月10日付でサービス提供責任者がAからBへ交代したため、7月15日に変更届出書を所管課の窓口へ持参し、受付印のある副本を受領した。副本は「変更届つづり」の2026年度分に綴じ、運営規程・重要事項説明書・掲示物の該当箇所も同日に差し替えた。提出者：事務長 鈴木。 |
| 体制に関する届出 | 「体制届は提出済み」 | 2026年8月1日、加算の体制に関する届出書および人員配置状況計算書を所管課へ提出し、受付印のある控えを受領した。算定の開始月と、所管課の資料に示された提出期限（貴事業所の確認欄： ）を届出管理表に併記し、次回の要件確認日を2027年4月1日と記入した。 |
| 処遇改善の実績報告 | 「実績報告を提出」 | 2026年7月31日、介護職員等処遇改善加算に係る実績報告書（別紙様式3）を、所管の保険者が指定する電子申請の窓口から提出した。提出時に表示された受付番号を控えに転記し、算出根拠とした賃金台帳の該当月分と同じフォルダに保管した。作成：事務長 鈴木／確認：管理者 佐藤。 |
| 訪問看護報告書の提出 | 「主治医へ報告」 | 2026年7月分の訪問看護報告書を、2026年8月4日に○○医院の主治の医師あてへ郵送した（送付状の控えを保管）。前回提出は7月3日。訪問看護指示書の指示期間は2026年4月1日から9月30日までであり、次回の指示書の依頼を8月下旬に行うこととして管理表に記入した。 |
| 利用票の交付 | 「利用票を渡した」 | 2026年7月25日、8月分のサービス利用票および利用票別表を利用者宅で手渡し、内容を説明したうえで利用者本人の署名を得た。控えは支援経過とともに保管。8月分は7月28日にサービス提供票としてサービス事業者3社へ送信した（送信記録あり）。 |
| 自己評価の公表 | 「公表した」 | 2026年7月28日、事業所自己評価の結果を玄関脇の掲示コーナーに掲示し、あわせて法人ホームページの当事業所ページに掲載した。掲示物は写真に残して「公表記録」に綴じ、掲載したページのタイトルと掲載日を同記録に記入した。公表にあたり、出席者と利用者の氏名はイニシャル表記に改めた。 |
| 運営推進会議の報告 | 「会議を開いた」 | 2026年8月6日14時から15時20分まで、第3回運営推進会議を事業所の相談室で開催した。出席は利用者家族2名、地域住民代表1名、地域包括支援センター職員1名、事業所から3名。報告事項として6月・7月の通いサービスと宿泊サービスの提供回数、事故1件とその後の対応を説明し、会議からの評価・要望・助言を議事録の第4項に分けて記載した。議事録は8月13日から玄関に備え置いた。 |
| 介護サービス情報の報告 | 「公表システムに登録済」 | 2026年6月20日、介護サービス情報の報告内容を都道府県が指定する期間内に提出し、提出後の公表画面を印刷して控えとした。印刷した画面と、運営規程・重要事項説明書・法人ホームページの記載（職員数・営業時間・実施地域）を同日に突き合わせ、差異が無いことを確認した。確認者：管理者 佐藤。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
公表された指摘から読む｜台帳・点検表が足りないと言われる形（43例・出典つき）
ここから先は、自治体が自ら公表している運営指導の指摘事項から、台帳・点検表・報告書に関するものだけを抜き出した43例です。出典は資料名まで記載しています。読むと分かるのは、指摘の多くが「書類が無い」ではなく「書類はあるが、そこから事実を追えない」という形をしていることです。台帳・点検表は誰かに見せるために作る書類なので、第三者が読んで追えなければ、作った意味が残りません。
勤務の台帳で言われた例（10件）
もっとも件数が多いのがこの層です。共通しているのは「兼務」と「実績」の2語で、勤務表があっても、誰がどの職種に何時間従事したかが行として分かれていない、あるいは予定表しかなく実績を裏づける記録が無い、という指摘です。
| 公表されている指摘 | 公表資料に示された対応・留意点 | 確認資料として挙げられているもの | 出典 |
|---|---|---|---|
| 勤務表について、他事業所・他職種との兼務関係が明確になっていない、配置が必要な職種が記載されていない、常勤・非常勤の別が誤っている、勤務表と勤務実績が不整合 | 事業所ごとに勤務表を作成し、兼務がある場合は職種ごと・事業所ごとの勤務時間を区分して記載する。常勤は雇用形態ではなく当該事業所での勤務時間で判定すると説明されている | 勤務形態一覧表（月ごと）、タイムカード・出勤簿、雇用契約書、資格証、就業規則 | 福井市「令和７年度 介護保険制度等に係る集団指導」 |
| 事業所ごとに月ごとの勤務表が適切に作成されていない（勤務体制の確保等の不備は32件・18.6%と公表） | 日々の勤務時間、勤務の内容、常勤・非常勤の別、管理者との兼務関係、サービス提供責任者である旨等を明確にした月ごとの勤務表を事業所ごとに作成する | 月ごとの勤務表、タイムカード・出勤簿、雇用契約書、併設事業所の勤務表 | 長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和６年度運営指導結果の概要（訪問介護）」 |
| 併設する他事業所と兼務する従業者について、事業所ごとに勤務時間を管理しておらず勤務体制が不明確 | 併設の高齢者向け住宅等と兼務する場合は、当該サービスに直接関係する時間のみを従事時間として整理する | 事業所ごとの月間勤務表、タイムカード、兼務先の勤務実績 | 宇都宮市「令和7年度 運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1 |
| 職種を兼務している従業者の兼務関係（職種ごとの配置時間）が勤務表に明確に位置付けられていない／役員が生活相談員や介護職員として勤務しているが勤務表に位置付けられていない | 月ごとに勤務表を作成し、日々の勤務時間・常勤／非常勤の別・各職種の配置や兼務関係を明確に示す。併設事業所と兼務する従業者は事業所ごとに勤務時間を明確に示す勤務表を作成する | 月ごとの勤務表、出勤簿・タイムカード、辞令・労働条件通知書 | 仙台市介護事業支援課「令和6年度 運営指導方針・令和5年度 運営指導結果等【居宅サービス指導係 所管サービス】」 |
| 従業員の出退勤記録がなく勤務実態が確認できない／一定の資格が必要な職種について資格確認ができる書類を整備していない | 法人役員・管理者等であっても基準上必要な職種である場合は、出勤時間・退勤時間が記された記録を作成し実際の時間を記録する。有効期間のある資格は更新時に再度確認し写し等を保存する | タイムカード・出勤簿、月ごとの勤務表、資格証の写し、雇用契約書 | 和歌山市 令和3年度 介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】 |
| 兼務する職員の勤務表について、それぞれに従事する時間帯が明確に区分されていない／出勤簿が作成されておらず勤務実態が確認できない | 機能訓練指導員と看護職員を兼務する場合などは、職種ごとの勤務時間を明確に分けて（記載の行を分けて）勤務表を作成するよう示されている | 勤務予定・実績表（月ごと・事業所ごと）、勤務形態一覧表、出勤簿・タイムカード | 千葉県「指導監査の状況について」（令和7年度介護保険指定事業者集団指導資料） |
| 勤務表が作成されていない／勤務表について必要な項目が記載されていない | 事業種別ごとに管理者を含めた月ごとの勤務表を作成し、日々の勤務時間・常勤非常勤の別・各従業者の配置・管理者との兼務関係を明示する方法が考えられる | 月ごとの勤務表（管理者を含む）、出勤簿、年間研修計画、研修実施記録 | 大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料 居宅サービス編」 |
| 介護支援専門員の勤務時間について、出勤簿等に実際に勤務した時間等の記載がなく、員数が適切に配置されているか確認できない | 出勤簿・勤務表に実際に勤務した時間を記載し、常勤・非常勤の別や兼務関係が第三者から追えるようにしておく方法が考えられる | 月ごとの勤務表、出勤簿・タイムカード、雇用契約書 | 福岡県介護保険広域連合「居宅介護支援事業者等 集団指導資料（令和6年度版）」 |
| 病院・診療所の全体の勤務表は作成されているが、通所リハビリテーション事業所としての勤務表が作成されていない | 併設の病院・診療所で兼務する場合は、他施設での勤務時間と当該事業所での勤務時間を区別して記載するよう求められている | 事業所単位の勤務表、併設施設の勤務表、出勤簿 | 東京都福祉局「令和7年度集団指導（通所リハビリテーション）」 |
| 月ごとの勤務表（勤務形態一覧表）を作成していない／雇入れ通知書が整備されていない、常勤職員が勤務すべき時間数が就業規則等で明確でない | 毎月、勤務形態一覧表を作成する。兼務者は兼務先を記載し、予定と実績の両方を残す。就業規則に所定労働時間を明記し、出勤簿等で勤務時間を記録する | 勤務形態一覧表・シフト表、雇入れ通知書・就業規則、出勤簿・タイムカード | 東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
資格・研修の台帳で言われた例（6件）
資格の台帳は、作った時点では正しく、時間が経つほど古くなる典型です。有効期間と採用日からの経過という2つの時計が同時に動いているため、名簿に「いつまで有効か」「いつまでに受講するか」の列が無いと管理できません。
| 公表されている指摘 | 公表資料に示された対応・留意点 | 確認資料として挙げられているもの | 出典 |
|---|---|---|---|
| 介護支援専門員証の写しが事業所に整理・保存されていない／利用者の居宅訪問時に介護支援専門員証を携行していない／有効期間が切れているのに更新研修が終了していない | 全介護支援専門員の資格証を原本で確認して写しを保存し、有効期間を一覧で管理して更新研修の受講時期を前倒しで確保する | 介護支援専門員証の写し、有効期間管理表、更新研修受講記録、勤務表 | 岡山市「令和7年度集団指導資料 本編１（居宅介護支援・介護予防支援）」 |
| 介護支援専門員証の有効期間が過ぎたまま配置していた | 有効期間内であることを確認して配置し、管理者は最新の介護支援専門員証を確認することとされている | 介護支援専門員証の写し（有効期間の記載があるもの）、従業者名簿、変更届の控え | 横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度 横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」 |
| 介護に直接携わる従業員のうち無資格者において、認知症介護に係る基礎的な研修を受講できていない | 一定の資格を有する者等を除く全ての従業者に対し受講させるために必要な措置を講じ、受講状況を一覧で管理する。受講期限の取扱いは保険者の資料で確認するよう示されている | 研修修了証、受講管理表、資格者証の写し、雇用日が分かる書類 | 宇都宮市「令和7年度 運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1 |
| 処遇に直接携わる職員のうち医療・福祉関係の資格を有さない者について、認知症基礎研修の受講のための必要な措置を講じていない事例が認められた | 採用時に資格の有無を確認し、対象者について受講予定・受講済の状況を名簿で管理する運用が考えられる | 従業者名簿（資格の有無・採用年月日）、修了証・受講申込記録、研修計画 | 広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」 |
| サービス提供体制強化加算について、算定要件に該当する職員の割合を把握せず算定していた | 年度ごとに常勤換算方法による職員割合を算出し、算定根拠となる計算書を記録・保管する運用が考えられる。研修計画・健康診断の実施記録が要件に含まれる区分もあると示されている | 職員割合の算出根拠資料（常勤換算計算書）、資格証の写し、勤務実績、研修計画・研修記録、健康診断の実施記録 | 広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（同旨：大阪市 令和8年度集団指導資料 居宅サービス編） |
| 賃金改善等を行う方法等を処遇改善計画書を用いて職員に周知していない／賃金項目及び方法の具体的取組内容について明確な根拠規程が示されていない | 手当額等の通知だけでなく、保険者に提出した処遇改善計画書を用いて掲示・文書通知等により周知する。任用等の要件や賃金体系を就業規則等の根拠規程として書面で整備する | 処遇改善計画書、周知記録（掲示・配布の記録）、就業規則・賃金規程、賃金台帳 | 宇都宮市「令和7年度 運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
数える点検表で言われた例（8件）
この層の指摘は、ほぼ全てが「計算していない」ではなく「計算した記録が無い」です。要件を満たしていることが明らかな場合でも記録を残すよう求めた資料があり、点検表の目的が結果ではなく経過を残すことにあることが読み取れます。
| 公表されている指摘 | 公表資料に示された対応・留意点 | 確認資料として挙げられているもの | 出典 |
|---|---|---|---|
| 日常生活継続支援加算について、新規入所者の総数に占める一定の者の割合が所定の割合以上であることを毎月確認していない | 算定開始後は毎月、所定の割合以上であることを確認し、その記録を毎月残す | 月ごとの割合計算記録、新規入所者名簿、要介護度・認知症日常生活自立度が分かる資料、加算届出書 | 長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和６年度運営指導結果の概要（介護老人福祉施設）」 |
| サービス提供体制強化加算について、常勤換算方法で算出した前年度（３月を除く。）の平均を用いて要件を満たしていることを確認していない | 前年度（３月を除く。）の平均で算出し、要件を満たすことを確認した計算記録を年度ごとに保管する | 常勤換算計算表（前年度平均）、資格証の写し、勤務形態一覧表、加算届出書 | 長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和６年度運営指導結果の概要（訪問看護）」 |
| 中重度者ケア体制加算について、歴月ごとに看護職員又は介護職員を常勤換算方法で２以上確保していることを確認していない | 歴月ごとに計算し、記録として保管する | 月ごとの常勤換算計算表、勤務形態一覧表、タイムカード、加算届出書 | 長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和６年度運営指導結果の概要（通所介護）」 |
| 加算における職員・利用者の割合の計算について、所定の割合を満たしていることが明らかな場合も計算し、その記録を残すよう示されている（特定事業所加算は算定日が属する月ごとに記録） | 割合の算出を求められている加算については、定められた期間ごとに計算し、要件を確認したうえで算定し、その計算記録を残すことが求められている | 割合の計算記録（月次）、勤務形態一覧表、資格証、利用者一覧、加算届出書の控え | 松山市「令和7年度第1回介護保険サービス事業者連絡会資料 運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」 |
| 特定事業所集中減算について、判定期間ごとにチェックシートを作成し当該書類が保管されていなかった | 判定期間の終了後に必ずチェックシートを作成し、割合が基準を超えない場合も事業所内に保存する運用が考えられる | 特定事業所集中減算チェックシート（判定期間ごと）、居宅サービス計画に位置付けたサービスの実績一覧、提出書類の控え | 大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料 居宅サービス編」 |
| 居宅サービス計画に位置付けた同一の事業者の割合を全く確認していなかった／割合が基準を超えているにもかかわらず報告書を期限内に提出していなかった | 判定期間ごとに紹介率の計算書を作成し、基準を超えるか否かにかかわらず事業所内に保存しているかを確認する。提出期限と提出先は所在地の保険者の公表資料で確認する | 特定事業所集中減算の判定計算書（判定期間ごと）、居宅サービス計画一覧、保険者への報告書控え | 横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度 横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」 |
| 同一建物減算の取扱いについて、前6月間の割合の判定及びその結果が保険者へ提出されていない実態が認められた | 前6月間の利用者構成から提供割合を算出した記録があるかを確認し、該当する場合の体制届の提出状況も点検する。判定期間・届出様式・提出期限は保険者により異なると示されている | 同一建物等居住者割合の判定資料（前6月間）、体制届の控え、利用者住所一覧、給付費請求明細 | 千葉市「令和7年度の運営指導における主な指導事項について」 |
| 前６月間に提供したサービスのうち同一敷地内等の建物に居住する者に提供された割合が基準以上であるが、計画書の提出および減算の適用をしていなかった | 判定期間ごとに計算書を作成して各事業所で保存し、割合が基準以上となる場合は所定の方法で提出したうえで取り扱うという運用が考えられる。提出先・提出方法・様式は保険者により異なる | 同一建物減算に係る計算書、利用者の居住地がわかる一覧、サービス提供実績記録、提出書類の控え | 大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料 居宅サービス編」 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
報告書・届出で言われた例（10件）
報告と届出の指摘は「出していない」と「範囲を把握していない」に分かれます。特に事故報告は、何を事故として扱うかの線引きが事業所ごとに違うため、振り分けの基準を文書にしていないことがそのまま件数の偏りとして現れます。
| 公表されている指摘 | 公表資料に示された対応・留意点 | 確認資料として挙げられているもの | 出典 |
|---|---|---|---|
| 誤薬の案件で事故報告書が提出されていない／事故報告書を提出すべき案件をヒヤリハットで処理している | 誤薬（他人の薬の服用・飲み忘れ・落薬等）も報告対象として整理し、ヒヤリハットとの振り分け基準を事業所内で明確にする。誤薬時は処方した医師や薬剤師に相談すると示されている | 事故報告書（提出控え）、ヒヤリハット記録、服薬管理記録、医師・薬剤師への相談記録、事故発生時の対応指針 | 津山市環境福祉部高齢介護課「令和５年度 津山市 地域密着型サービス事業者 集団指導資料」 |
| 誤薬・転倒等、介護事故として記録すべきものをヒヤリ・ハット事例として記録している／再発防止策の検討が不十分（例：見守り強化のみを対策として挙げている） | 分類基準を事業所内で文書化し、事故記録とヒヤリ・ハット記録の綴りを分ける。再発防止策が抽象的表現にとどまっていないかを点検する | 事故報告書、ヒヤリ・ハット記録、苦情記録、再発防止策の検討記録、従業者への周知記録 | 神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」（令和7年3月） |
| 運営指導において介護事故の件数よりヒヤリハット報告の件数の方が少ないといった事例が見受けられる | ヒヤリハット様式の簡素化、記載例の作成、研修での趣旨説明（懲罰目的ではないことの説明）が取組例として示され、委員会で検討された結果を職員へフィードバックすることも示されている | ヒヤリハット報告書、事故報告書、事故発生防止検討委員会議事録、職員へのフィードバック記録、研修実施記録 | 名古屋市「運営指導に係る主な指摘事項（介護保険施設版）」（令和5年1月5日） |
| 事故の状況や講じた処置を記録しておらず詳細・対応・再発防止策が不明確／保険者への事故報告を行っていない | 事故発生時の対応方法をあらかじめ定め、状況と処置を記録して保存する。保険者への報告基準も確認しておく | 事故報告書・ヒヤリハット報告書 | 東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護） |
| 褥瘡マネジメント加算について、リスクの評価を行った月の翌月10日までにLIFEへ情報提出していなかった（返還事例として公表） | 加算ごとに「評価をいつ行い、いつまでに提出するか」を一覧にし、提出期限の管理表で締切超過を検知できるようにする。提出日のログを月次で確認する | 褥瘡リスク評価記録、LIFE提出記録（提出日がわかるもの）、施設サービス計画 | 松山市 令和6年度 第1回介護保険サービス事業者連絡会資料「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」 |
| 科学的介護推進体制加算について、LIFEを用いた情報の提出を翌月10日までにしていない | 提出履歴を確認できるようにし、提出漏れ・遅延がないか毎月点検する | LIFE提出データ・提出履歴、評価様式、加算届出書、フィードバック票の活用記録 | 福井市「令和７年度 介護保険制度等に係る集団指導」 |
| 6月が経過しているにもかかわらず、利用者1名の基本的な情報について提出が漏れていた | 算定月ごとに、対象となる利用者全員の情報が期限内に提出されているかを提出記録で突合する。新規利用者・利用中断者の提出漏れが起きやすい箇所と示されている | 情報提出記録（提出日・対象者一覧）、利用者名簿、給付費請求明細 | 仙台市介護事業支援課「令和6年度 運営指導方針・令和5年度 運営指導結果等【居宅サービス指導係 所管サービス】」 |
| 事業所の指定を受けた内容が変更となったが10日以内に届け出ていない（届け忘れが多い事項として運営規程、サービス提供責任者、介護支援専門員、協力医療機関が挙げられている） | 変更のあった日から10日以内に指定の担当課へ変更届を提出する。届出対象はサービス種類により異なるため一覧化して管理する | 変更届の控え（受付日が分かるもの）、運営規程、人事発令・資格証、協力医療機関との契約書 | 福井市「令和７年度 介護保険制度等に係る集団指導」 |
| 運営規程、設備、管理者等に変更があったにもかかわらず、その旨を10日以内に届け出ていない | 変更があった日から10日以内に指定権者へ届け出ることとされている。届出内容と実態の一致を定期的に点検することが求められている | 変更届出書の控え、運営規程、勤務形態一覧表、平面図、管理者の経歴書・資格証 | 大分市「令和7年度指導監査における主な指摘・指導事項（高齢）」 |
| 変更届が必要なのに提出されていない（運営規程が改定されていて届出と一致しない／人員、営業日、営業時間、定員等の記載が実態と異なる） | 運営規程の記載事項と実態を年1回以上突合し、差異があれば変更届の要否を確認する。他事業所からの応援・異動がある場合は就業場所を示す辞令等を整備する | 運営規程、変更届出書、重要事項説明書、雇用契約書・辞令、勤務表 | 堺市「令和8年度 集団指導 全施設・事業所共通編」 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
掲示・公表・評価で言われた例（9件）
掲示物と公表物は、事業所の中で最も人目に触れるのに、最も更新が止まります。指摘の言い回しも「掲示していない」だけでなく「最新のものでない」「わかりにくい場所にある」まで踏み込んでいます。
| 公表されている指摘 | 公表資料に示された対応・留意点 | 確認資料として挙げられているもの | 出典 |
|---|---|---|---|
| 事業所に重要事項が掲示されていない／ウェブサイトに重要事項が掲載されていない（掲示物が最新のものでない、わかりにくい場所に掲示されている事例も挙げられている） | 見やすい場所に掲示する（自由に閲覧可能な形でのファイル備付けによる代替も可とされている）。掲示物は最新の内容に更新する | 掲示物（重要事項・運営規程）の現物・写真、介護サービス情報公表システムの掲載画面、法人ホームページ | 福井市「令和７年度 介護保険制度等に係る集団指導」 |
| 運営規程の概要や勤務の体制、事故発生時の対応、苦情処理の体制、第三者評価の実施の状況等の重要事項が掲示されていない | 見やすい場所への掲示（またはファイル等を自由に閲覧可能な形で備え付ける方法）と、ウェブサイトへの掲載状況を定期的に点検する運用が考えられる | 掲示物の現物・写真、運営規程、勤務体制がわかる書類、苦情処理体制を示す書面、第三者評価の実施状況、ウェブサイト掲載画面 | 福岡県介護保険広域連合「居宅介護支援事業者等 集団指導資料（令和6年度版）」 |
| 事業所に重要事項を掲示していない／重要事項をウェブサイトに掲載していない／苦情相談窓口の掲示を行っていない | 掲載先として法人のホームページや介護サービス情報公表システムの活用が示されている。掲示すべき窓口の範囲は保険者により運用が異なる | 掲示物（重要事項・運営規程の概要・苦情相談窓口）の写真または掲示原本、ウェブサイトの掲載画面、公表システムの登録内容、重要事項説明書 | 足立区「令和7年度 集団指導（小規模多機能型居宅介護）」 |
| 事業所等のホームページの情報が実態と異なる内容となっている | 事業内容や体制を変更した場合は速やかにホームページの内容も修正し、運営規程・重要事項説明書との整合もあわせて点検する | 自事業所ホームページの掲載内容、運営規程、重要事項説明書、介護サービス情報公表の登録内容 | 宇都宮市「令和7年度 運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1 |
| 令和6年度の運営指導により指摘の多かった事項として、自己評価の実施と結果の公表、重要事項の変更時の説明・同意、運営規程と重要事項説明書の費用の額の相違、掲示物（勤務表・運営規程・重要事項説明書・相談窓口等）が挙げられている | 列挙された項目を自主点検表として使い、指針・規程・掲示・勤務表・研修受講記録の現物を確認する | 自己評価と公表の記録、運営規程、重要事項説明書と同意記録、虐待防止指針、認知症介護基礎研修の受講記録、掲示物、勤務表 | 熊本市「令和8年度（2026年度）熊本市介護サービス事業者集団指導 共通編」 |
| 運営推進会議の会議録の内容が不足している／議事録を公表していない | 会議録に「運営推進会議への報告」と「運営推進会議からの評価、要望、助言等」を分けて記載する。公表方法（事業所内掲示、ファイリングの設置、ホームページ掲載等）と公表日を記録し、個人名はイニシャル表記にする等の配慮が示されている | 運営推進会議の会議録、出席者名簿、公表状況の記録、市への報告書 | 堺市「令和8年度 集団指導 地域密着型編」／神戸市「運営上の留意事項（居宅通所）」 |
| 運営推進会議を開催していない／出席者の構成が適切でない | 構成員が出席できる日程で開催するよう努め、議事録を作成して個人情報に配慮したうえで利用者等に公表する。公表方法の例として掲示、玄関先への備え置き、事業所だよりへの掲載が示されている | 運営推進会議の議事録、出席者名簿、開催通知、公表状況が分かる資料 | 宇都宮市「令和7年度 運営指導における主な指導事例（通所介護・地域密着型通所介護・認知症対応型通所介護に関する事項）」資料4 |
| 自己評価及び外部評価を行っていない／緩和に係る要件を満たしていないにもかかわらず外部評価の実施が隔年になっている | 自己評価と外部評価を実施し結果を公表する。緩和の要件・申請先を含め、取扱いは指定権者の公表資料で確認するよう示されている | 自己評価・外部評価の結果と公表資料、緩和申請の決定通知、入居申込書、計画作成時の協議記録 | 金沢市「令和7年度 介護サービス事業者集団指導 資料1」 |
| サービス提供に関する記録等の保存年限が市条例と異なっている（運営規程等に保存年限を記載している場合は誤りがないか確認することとされている） | 運営規程・重要事項説明書に記載した保存年限が、指定を受けた保険者の条例が定める年限と一致しているか点検する | 運営規程、重要事項説明書、記録の保管状況が分かる資料 | 金沢市「令和7年度 介護サービス事業者集団指導 資料1」 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
台帳の1行をそのまま書く｜完成文（8組）
上の43例に共通するのは、「その1行を読んだ第三者が、事実を再現できるか」という一点です。以下は、指摘の形をそのまま裏返した完成文です。左は指摘を受けた側の書き方、右はそのまま台帳に貼れる1行です。
| 台帳・点検表の欄 | 指摘を受けた側の書き方 | そのまま貼れる完成文 |
|---|---|---|
| 勤務表の兼務行 | 「山本（看護・機能訓練）常勤」の1行だけ | 【1行目】山本 花子／職種：看護職員／常勤・兼務／8月5日（水）9:00〜12:00（3時間） 【2行目】山本 花子／職種：機能訓練指導員／常勤・兼務／8月5日（水）13:00〜17:00（4時間） ※同一人物を職種ごとに行を分けて記載。休憩12:00〜13:00は両行のいずれにも算入しない。 |
| 併設事業所と兼務する行 | 「他事業所と兼務あり」とだけ備考に記載 | 備考：田中 一郎は、当通所介護事業所（8:30〜13:30・5時間）と併設の訪問介護事業所（14:30〜18:30・4時間）を兼務する。当事業所の勤務表には8:30〜13:30の5時間のみを従事時間として計上し、訪問介護分は同事業所の勤務表に別途計上している。移動時間14:30までの1時間はいずれにも計上しない。 |
| 出勤簿の実績欄 | 押印のみで時刻の記載なし | 2026年8月5日（水）／出勤 8:22／退勤 17:41／休憩 12:00〜13:00（60分）／実働 8時間19分／時間外 19分（管理者承認済・承認者 佐藤）。打刻はタイムレコーダーによる。修正がある場合は二重線と本人の訂正印を付し、理由を右欄に記載する。 |
| 従業者名簿の1行 | 「介護職員 鈴木 常勤」 | 鈴木 太郎／生年月日 1988年3月4日／採用年月日 2026年7月16日／職種 介護職員／雇用形態 常勤（週40時間）／保有資格 なし（認知症介護に係る基礎的な研修：2026年9月10日受講予定・申込済）／退職年月日 －／記載事項変更 2026年8月1日 住所変更（更新者：事務長 鈴木）。 |
| 資格の有効期間管理表 | 「資格証あり」 | 介護支援専門員 C／登録番号 下4桁 ****／介護支援専門員証の有効期間 2026年11月30日まで／更新研修 受講申込 2026年8月20日期限（未申込）／原本確認日 2026年8月5日（確認者 佐藤）／写しの保管場所 事務室キャビネットA・2段目「資格証つづり」。 |
| 集中減算のチェックシートの控え | 「基準を超えていないため作成せず」 | 判定期間：2026年3月1日〜2026年8月31日。居宅サービス計画に位置付けた訪問介護の総数 214件、うち最も多い事業者Xの件数 121件、割合 56.5%。算出日 2026年9月3日、算出者 主任介護支援専門員 佐藤、確認者 管理者 高橋。所管の保険者の資料に示された提出の要否と保存年限（貴事業所の確認欄： ）を欄外に記入し、割合にかかわらず本シートを事業所内に保存する。 |
| 同一建物の計算書 | 「同一建物の利用者は数名」 | 判定期間：2026年3月1日〜2026年8月31日。当該期間の訪問介護の提供総数 1,042回、うち同一敷地内建物Yに居住する利用者への提供 366回、割合 35.1%。建物ごとの内訳と利用者の居住地一覧を別紙1に添付。算出日 2026年9月2日、算出者 事務長 鈴木、確認者 管理者 佐藤。判定結果の届出の要否と提出方法は所管の保険者の資料で確認する（確認欄： ）。 |
| 研修の受講管理表 | 「全員受講済」 | 対象者：医療・福祉関係の資格を有さない介護職員3名。A（採用 2025年10月1日・修了 2026年3月8日・修了証あり）／B（採用 2026年4月1日・受講予定 2026年9月10日・申込済）／C（採用 2026年7月16日・受講予定 2026年11月・未申込）。採用日を起点とする受講期限の取扱いは所管の保険者の資料で確認し、本表の右欄に記入する。更新日 2026年8月5日／更新者 事務長 鈴木。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
よくある質問（FAQ）
国が示している様式は、そのまま使わなければなりませんか。
標準様式・様式例として示されているものが多く、必要な項目が満たされていれば事業所独自の様式でも差し支えないとされる場合があります。ただし保険者により取り扱いが異なるため、所管の保険者にご確認ください。
様式が改定されたかは、どこで分かりますか。
厚生労働省の通知および各自治体の公表ページで示されます。報酬改定の年は様式が改められることがあるため、施行前に確認してください。
帳票は何年保存すればよいですか。
完結の日から2年間とされるのが基本ですが、都道府県・市町村の条例で5年とする例があります。所管の保険者の定めをご確認ください。
電子で保存してもよいですか。
電子での作成・保存が認められる範囲が広がっています。改ざんを防ぐ仕組みと、求められたときに出せることが前提になります。
様式に空欄があると指摘されますか。
必須項目の空欄は、運営指導で繰り返し指摘されている論点です。該当がない場合も「該当なし」と記載しておくと、確認したことが示せます。
出典：本ページの様式は、厚生労働省ウェブサイト（介護・高齢者福祉）および各自治体の公表資料に示された標準様式・様式例をもとに、当社が収集・整理したものです。個々の出典は表の「国の様式」列のリンクからご確認ください／公共データ利用規約（第1.0版）。
本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省および各自治体の公式見解ではありません。様式は改定により変わることがあります。使用にあたっては最新の通知と、所管の保険者の取り扱いをご確認ください。
この記事の執筆・編集
介護のマナ編集部（株式会社ライフシフト）
介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」を開発・提供する株式会社ライフシフトの編集部。訪問看護ステーションを運営する看護師（CSO）をはじめ、介護・看護の現場とともに、記録・書類・制度の実務情報を発信しています。
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