運営指導で指摘されたこと｜全サービス共通の公表事例80件と対応のポイント【出典つき】

都道府県・市区町村が公表している運営指導（実地指導）の指摘事例のうち、全サービス共通に関するもの86件を、当社のデータベースから抜き出して整理しました。すべて出典つきです。指摘の文言・対応のポイント・確認する書類・公表元を1行にまとめているので、自事業所の該当を上から順に潰していけます。

取り扱いは保険者（自治体）により異なります。ここに載せた対応のポイントは判定ではなく、公表資料に示された内容の整理です。自事業所の取り扱いは、必ず所管の保険者にご確認ください。

どの領域で指摘されているか（この記事に載せた事例の内訳）

領域	件数	先に点検するもの
運営基準	32	運営規程・重要事項説明書・掲示が最新か
記録・書類	8	サービス提供の記録に、実施した内容と時刻が残っているか
運営	8	苦情・事故の受付から対応までの記録
BCP・感染症	4	計画の本体と、研修・訓練の実施記録
記録	3	誰が・いつ・何を書いたか
運営指導の指摘事例	3	自事業所の該当の洗い出し
人員基準	2	勤務形態一覧表と実際の勤務の一致
介護報酬	2	請求前の点検の手順
届出	2	変更が生じた日と、届出日
身体拘束・虐待防止	2	委員会・指針・研修・担当者の4点
事故発生時の対応	1	該当する記録の有無と、日付の整合
人員	1	常勤換算の計算方法
人員・勤務体制	1	シフトと出勤簿の一致
人員基準・勤務体制	1	管理者の兼務の範囲
介護報酬・加算	1	算定要件と記録の対応
利用料	1	該当する記録の有無と、日付の整合
加算・算定要件	1	届出の日と、算定開始日
報酬・加算	1	体制届の控えと、要件を満たす記録
報酬請求	1	算定と記録の突合
報酬返還・減算事例	1	過去分の点検の要否
契約・同意	1	該当する記録の有無と、日付の整合
業務継続計画	1	該当する記録の有無と、日付の整合
減算	1	該当する記録の有無と、日付の整合
研修	1	該当する記録の有無と、日付の整合
研修・委員会	1	該当する記録の有無と、日付の整合
秘密保持・個人情報	1	職員の誓約書と、家族の同意
縦覧点検	1	月をまたいだ整合
計画作成	1	個別サービス計画の作成・説明・同意・交付
記録・書類整備	1	該当する記録の有無と、日付の整合
運営規程・重要事項	1	該当する記録の有無と、日付の整合

全サービス共通｜公表されている指摘86件と、対応のポイント

公表元のリンクから、元の資料をそのまま確認できます。表はExcel／CSVで持ち帰れます。

公表されている指摘	対応のポイント	確認する書類	公表元
感染症の予防・まん延防止の委員会／指針／研修・訓練が未整備（広島市）	委員会（開催頻度は各サービスの基準・解釈通知の定めに従う）、指針、研修・訓練の3点について、開催記録・指針本体・研修資料と参加記録を揃えて保管する運用が考えられます。開催頻度や記録の求められ方はサービス種別および保険者（自治体）により異なります。	感染対策委員会の議事録・出席記録、感染症の予防及びまん延の防止のための指針、研修計画・研修記録、訓練（シミュレーション）記録	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
感染症対策委員会がおおむね6月に1回以上開催されていない／指針未作成（大阪市）	委員会の開催予定をあらかじめ年間計画に落とし込み、開催の都度、結果を従業者へ周知した記録まで残す運用が考えられます。開催頻度の解釈や記録の様式は保険者（自治体）により異なります。	感染対策委員会の年間計画・議事録、従業者への周知記録、感染症の予防及びまん延の防止のための指針、研修・訓練記録	大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編」
業務継続計画（BCP）の研修・訓練が未実施（広島市）	計画の策定だけでなく、周知・研修・訓練の3点について実施日・参加者・内容が追える記録を残す運用が考えられます。訓練の実施回数や記録の様式は保険者（自治体）により異なります。	業務継続計画（感染症編・非常災害編）、従業者への周知記録、研修資料と受講記録、訓練（シミュレーション）記録	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
感染症の予防及びまん延の防止のための委員会がおおむね6月に1回以上開催されていない	委員会をおおむね6月に1回以上開催し、結果を従業者へ周知した記録を残す。指針に平常時の対策と発生時の対応の両方を規定する。研修・訓練を年1回以上実施し記録する。他の会議体と一体的に設置・運営することも可とされている。※開催頻度の確認方法は保険者（自治体）により運用が異なる。	感染対策委員会議事録、周知記録、感染症の予防及びまん延の防止のための指針、研修・訓練実施記録	埼玉県福祉部福祉監査課「運営指導での主な指摘事項に関するQ&A ー介護保険居宅サービス事…
誤薬・転倒等を介護事故ではなくヒヤリ・ハットとして記録している	誤薬・誤飲・転倒等の分類基準を事業所内で文書化し、事故記録とヒヤリ・ハット記録の綴りを分ける。再発防止策が「見守り強化」等の抽象的表現にとどまっていないかを点検する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	事故報告書、ヒヤリ・ハット記録、苦情記録、再発防止策の検討記録、従業者への周知記録	神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」（令和7年3月）
従業者の出退勤記録がなく、勤務実態・人員基準の充足が確認できない	法人役員・管理者等であっても基準上必要な職種である場合は、人員の充足を挙証できるようタイムカードまたは出勤簿など出勤時間・退勤時間が記された記録を作成し、実際の時間を記録するよう指導されています。有効期間のある資格は更新時に再度有資格者たる事実を確認し、確認した書類の写し等を保存するよう求められて…	タイムカード・出勤簿、月ごとの勤務表（常勤／非常勤・兼務関係の別）、資格証の写し、雇用契約書	和歌山市令和3年度介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】（令和4年…
勤務表で常勤・非常勤の別が誤っている・勤務実績と不整合	事業所ごとに勤務表を作成し、他事業所・他職種との兼務がある場合は職種ごと・事業所ごとの勤務時間を区分して記載する。人員基準上必要な職種（医師を含む）の配置が分かるようにする。常勤・非常勤は雇用形態ではなく当該事業所での勤務時間で判定する。タイムカード・出勤簿と勤務表の整合を確認する。なお、常勤の判…	勤務形態一覧表（月ごと）、タイムカード・出勤簿、雇用契約書、資格証、就業規則（常勤の勤務時間）	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
管理者が常勤の要件を満たしていない／配置が確認できない	原則として常勤かつ専従の管理者を配置し、管理者の勤務体制および勤務実績が分かる出勤簿を作成・保管する。雇用契約上の常勤表記と介護保険法上の常勤の考え方が一致しているか確認する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の公表資料および担当課の指示をご確認…	出勤簿、勤務表（勤務予定・実績）、雇用契約書、就業規則	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
併設事業所と兼務する従業者の勤務時間を事業所ごとに管理していない	事業所ごとに月ごとの勤務表を作成し、日々の勤務時間・常勤／非常勤の別・各職種の配置・兼務関係を明確にする。併設の高齢者向け住宅等と兼務する場合は、当該サービスに直接関係する時間のみを従事時間として整理する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の公表…	事業所ごとの月間勤務表、タイムカード、兼務先の勤務実績	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1（同…
LIFEへの情報提出頻度が適切でない／フィードバック情報を活用していない	科学的介護推進体制加算の例として、算定開始月・利用開始月・少なくとも3月ごと・利用終了月の翌月10日までに提出する旨が資料に示されている。フィードバック情報を多職種が共同して検証・活用し、その経過を記録する。提出できないやむを得ない場合は理由を介護記録等に明記する。なお、運営指導の観点・様式・判断…	LIFE提出データの控え、フィードバック票、多職種での検討記録、介護記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
処遇改善計画書を用いた職員への周知をしていない／根拠規程が整備されていない	手当額等の通知だけでなく、保険者に提出した処遇改善計画書を用いて、掲示板等への掲示や全従業者への文書による通知等により計画の内容を周知する。任用等の要件や賃金体系について就業規則等の明確な根拠規程を書面で整備し、全ての介護職員に周知する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異な…	処遇改善計画書、周知記録（掲示・配布の記録）、就業規則・賃金規程、賃金台帳	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
LIFE関連加算で、データ提出のみでフィードバックの確認・活用が確認できない	LIFEへのデータ提出に加え、フィードバック票を確認し、計画の見直しやサービス提供に活用したことが分かる記録を残すことが求められています。なお、運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定権者の指示を必ずご確認ください。	LIFEへの提出データ、フィードバック票、活用・検討の記録（会議録等）、個別サービス計画	松山市「令和7年度第1回介護保険サービス事業者連絡会資料運営指導での主な指摘事項及び周知…
「その他の日常生活費」として徴収できない費用を利用者から徴収している	徴収項目が、保険給付対象サービスと重複していないか、費用の内訳が明らかか、利用者等の自由な選択に基づき事前説明と同意を得ているか、自費相当額の範囲内か、運営規程及び重要事項説明書に定めて掲示しているかを点検する。なお、徴収の可否判断は保険者（自治体）により運用が異なるため、指定権者の資料をご確認く…	運営規程・重要事項説明書の利用料欄、料金表、領収証・請求書、同意書、物品購入記録	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
処遇改善加算のキャリアパス要件に係る資質向上計画を策定・周知していない	キャリアパス要件に適合するよう、介護職員の職務内容等を踏まえ、介護職員と意見交換しながら「資質向上の目標」及び「研修の機会の提供等」もしくは「資格取得のための支援」の実施に関する具体的な計画を作成し、全ての介護職員に周知する。周知の記録を残す。なお、要件の確認方法・提出資料は保険者（自治体）により…	処遇改善計画書、資質向上に関する具体的計画、職員への周知記録（会議録・掲示・配付）、賃金改善実績報告書	津山市環境福祉部高齢介護課「令和５年度津山市地域密着型サービス事業者集団指導資料」
個別サービス計画が未作成のままサービス提供・報酬請求されていた	利用者ごとに個別サービス計画の作成日・同意日・交付日と、サービス提供開始日の前後関係を一覧で点検する。未作成・後付けが判明した期間は自主点検の上、所管の指定権者へ報告する。計画の作成者が基準上定められている職種（通所介護計画は管理者等）であるかも確認する。※自主点検の様式・返還の取扱いは保険者（自…	個別サービス計画、同意書・交付記録、サービス提供記録、給付管理票・請求データ	愛知県福祉局福祉部福祉総務課監査指導室「主な指摘事項（令和7年度版）」
LIFE関連加算は「提出だけ」では足りず、フィードバックの確認・活用が必要（返還事例が多数あったとして再周知）	LIFE関連加算を算定している全利用者・全加算について、（1）提出頻度が現行の定めどおりか、（2）フィードバックを確認した記録があるか、（3）確認結果を計画やサービス内容に反映した記録があるか、の3点で自主点検する。過去分に要件を満たさない期間があれば過誤請求の要否を保険者に相談する。なお、運営指…	LIFE提出記録、フィードバック票、活用状況がわかる記録、個別サービス計画	松山市令和6年度第1回介護保険サービス事業者連絡会資料「運営指導での主な指摘事項及び周…
変更届が必要なのに提出されていない（運営規程と実態の不一致）	運営規程の記載事項（人員、営業日、営業時間、定員、通常の事業の実施地域、費用の額）と実態を年1回以上突合し、差異があれば変更届の要否を確認する。他事業所からの応援・異動がある場合は就業場所を示す辞令等を整備する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定…	運営規程、変更届出書、重要事項説明書、雇用契約書・辞令、勤務表	堺市「令和8年度集団指導全施設・事業所共通編」
変更届出書・体制届出書を提出していない	変更届出の対象（建物の構造及び専用区画等、運営規程、事業所所在地、協力医療機関など）を把握し、変更後10日以内に提出する。体制届の提出期限は、宇都宮市の資料では入所・居住系サービスは算定月の1日まで、それ以外のサービスは算定月の前月15日までと示されている。なお、届出の期限・様式・提出先を含め運営…	変更届出書の控え、介護給付費算定に係る体制等に関する届出書、体制状況等一覧表	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
業務継続計画（BCP）の記載項目不足・研修訓練の回数不足・記録なし	感染症に係るBCPには平時からの備え・初動対応・感染拡大防止体制の確立を、災害に係るBCPには平常時の対応・緊急時の対応・他施設及び地域との連携を記載する。定期的に見直し、従業者に周知し、研修及び訓練を年１回（施設・居住系は年２回）以上及び新規採用時に実施して記録する。なお、必要回数・確認資料は保…	業務継続計画（感染症・災害）、見直し記録、周知記録、研修・訓練の実施記録（日時・参加者・内容）	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
身体拘束廃止未実施減算・高齢者虐待防止措置未実施減算に係る主な指摘内容	委員会の開催間隔、研修の年間実施回数、指針の整備、拘束実施時の記録の4点について、直近1年分の証跡が揃っているかを確認する。サービス種別ごとに必要回数が異なる点に留意する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	身体拘束適正化委員会議事録、研修記録、身体拘束適正化のための指針、身体拘束の記録、虐待防止委員会議事録、虐待の防止のための指針	熊本市「令和8年度熊本市介護サービス事業者集団指導共通編」
複数の研修を同日に実施した際に内容を区別して記録していない	研修記録に実施日時・参加者氏名・研修内容・使用資料を残す。同日に複数テーマの研修を行う場合はテーマごとに内容が分かるよう区別して記録する。実施が定められた研修の年間実施回数を管理する。なお、必要回数や記録様式は保険者（自治体）により運用が異なるため、指定権者の資料をご確認ください。	研修計画（年間）、研修実施記録（日時・参加者・内容）、使用した研修資料、委員会議事録	松山市介護保険課「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」（令和５年度第２回介護保険…
縦覧点検で、居宅療養管理指導の算定回数が制限回数を超えていることが抽出される	居宅療養管理指導を提供している利用者について、職種ごとの月内算定回数が限度内かを請求前に確認する。特に他事業所・他薬局からも同種の指導が入っている利用者は、居宅介護支援事業所を通じて算定状況を確認する。なお、縦覧点検結果を受けた後の取扱い（過誤申立の指示方法・期限）は保険者（自治体）により異なるた…	介護給付費明細書、居宅療養管理指導の実施記録、居宅サービス計画	青森県介護保険関連システム活用マニュアル第Ⅳ章縦覧点検
個別サービス計画の目標を居宅サービス計画からそのまま転記している	個別サービス計画の目標は自事業所が担う内容として具体化して作成する。アセスメント・モニタリングで把握した利用者及び家族の意向を計画に反映する。同意はサービス提供開始前に利用者本人から得て、代筆の場合は代筆者の署名も残す。なお、同意の様式や確認の観点は保険者（自治体）により運用が異なるため、指定権者…	個別サービス計画書、アセスメントシート、モニタリング記録、同意書（署名・日付・代筆者署名）	松山市介護保険課「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」（令和５年度第２回介護保険…
サービス提供の記録がない／記録内容と請求内容に齟齬がある	サービスを提供した際は必ず記録を残す。特に訪問系サービスは、サービスを提供したことや算定区分の根拠となり得るため、記録がないと報酬請求ができないことも考えられる旨が資料に記載されている。提供内容と利用者の心身の状況を具体的に記載し、請求内容と突合する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治…	サービス提供記録・実施記録、介護給付費請求明細書、サービス提供票	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
サービス提供に関する記録の保存年限が市条例と異なっている	自事業所の運営規程・重要事項説明書に記載した記録の保存年限が、指定を受けた保険者の条例が定める年限と一致しているか点検する。なお、記録の保存年限は自治体の条例により異なり、運営指導の観点・様式・判断も保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の条例・公表資料および担当課の指示をご確認くだ…	運営規程、重要事項説明書、記録の保管状況が分かる資料	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」（2 運営に関する基準（事業運営面…
サービス提供記録が「特変なし」等のみで利用者の心身の状況が記録されていない	サービス提供記録には提供した内容に加え、利用者の心身の状況・様子を具体的に記録する。定型句のみの記載になっていないか定期的に点検する。なお、記録の様式・確認の観点は保険者（自治体）により運用が異なるため、指定権者の資料をご確認ください。	サービス提供記録、業務日誌、個別サービス計画、モニタリング記録	松山市介護保険課「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」（令和５年度第２回介護保険…
重要事項説明書に第三者評価の実施状況の記載がない／日付・担当者の記載漏れ（広島市）	重要事項説明書の記載項目に第三者評価の実施状況（実施の有無・実施した場合の結果の開示状況を含む）を含め、交付日・説明者・同意欄の記入漏れを契約時にチェックする運用が考えられます。記載を求められる項目や様式は保険者（自治体）により異なります。	重要事項説明書（利用者控えを含む）、契約書、第三者評価の受審状況がわかる資料	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
個人情報使用同意書に家族の同意欄・使用期間がない（広島市・大阪市・福岡県介護保険広域連合）	同意書に利用者本人欄と家族欄を分けて設け、使用目的・使用期間（例として「契約締結日から契約終了日までとする」といった記載例が大阪市資料に示されています）を明記する方法が考えられます。求められる記載項目や様式は保険者（自治体）により異なります。	個人情報使用同意書（利用者本人分・家族分）、サービス担当者会議記録、契約書・重要事項説明書	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（同旨：大阪市令和8年度集団指導資料居…
勤務表が未作成・記載項目不足／研修計画が未作成（大阪市）	事業種別ごとに管理者を含めた月ごとの勤務表を作成し、日々の勤務時間・常勤非常勤の別・各従業者の配置・管理者との兼務関係を明示する方法、および年間研修計画を作成し、不参加者への資料交付や回覧の記録まで残す方法が考えられます。勤務表の様式や研修記録の求められ方は保険者（自治体）により異なります。なお、…	月ごとの勤務表（管理者を含む）、出勤簿、年間研修計画、研修実施記録・参加者名簿、不参加者への周知記録	大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編」
サービス提供の記録に作成漏れ・記入誤りがある（広島市）	請求前に、サービス提供記録と請求データ（提供時間区分・実施日）を突き合わせる点検工程を設ける運用が考えられます。記録の様式や保存年限は保険者（自治体）により異なります。	サービス提供記録、実績記録票、請求明細書・給付管理票、勤務表	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
兼務職員の勤務表でそれぞれに従事する時間帯が区分されていない	月ごとの勤務表（予定・実績）に、日々の勤務時間、職種、常勤・非常勤の別、専従・兼務の別、管理者との兼務関係を記載する。兼務者は職種ごとに行を分けて記載する。出勤簿等で勤務実態を確認できるようにする。※求められる様式・記載粒度は保険者（自治体）により異なるため所管の手引きを確認する。	勤務予定・実績表（月ごと・事業所ごと）、勤務形態一覧表、出勤簿・タイムカード	千葉県「指導監査の状況について」（令和7年度介護保険指定事業者集団指導資料）
個別サービス計画が居宅サービス計画の内容と一致していない	居宅サービス計画の交付を受けた時点で個別サービス計画との突合を行い、曜日・時間・サービス内容の相違を洗い出す。相違があれば担当の介護支援専門員と連絡調整して是正し、計画を見直す。個別サービス計画は利用者・家族へ説明し同意を得た上で交付する。※突合資料の求め方は保険者（自治体）により異なるため所管の…	居宅サービス計画（第1〜3表）、個別サービス計画、同意・交付の記録、サービス提供記録	埼玉県福祉部福祉監査課「運営指導での主な指摘事項に関するQ&A ー介護保険居宅サービス事…
領収証への「医療費控除対象額」の記載が漏れている・対象外の利用者に記載している	利用者ごとに医療系サービスの併用状況を毎月確認し、②に該当する利用者の領収証に医療費控除対象額と計画作成事業者名を記載する運用にする。該当しない利用者の領収証には記載しない。請求システムの設定を併用状況に連動させる。※判断に迷う場合は所管の保険者に確認する（取扱いは保険者により運用が異なる場合があ…	領収証（控）、給付管理票、居宅サービス計画、請求データ	埼玉県福祉部福祉監査課「運営指導での主な指摘事項に関するQ&A ー介護保険居宅サービス事…
サービス提供時間を、居宅サービス計画に記載された時間のまま記録していた	サービスを提供した場合は、提供日、提供時間、具体的なサービスの内容、利用者の心身の状況その他必要な事項を書面（サービス提供記録、業務日誌等）に記録することとされ、時間は実際に提供した開始・終了時刻を記録するよう指導されています。保険給付対象サービスとそれ以外のサービスは内容・所要時間の区分を明確に…	サービス提供記録、業務日誌、実績記録票、保険外サービスの記録	和歌山市令和3年度介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】（令和4年…
サービス計画の作成日・同意日に整合性がなく事実と異なる記録	アセスメント日・計画作成日・説明日・同意日・交付日の前後関係が実際の業務手順と一致しているかを確認する。訂正が必要な場合は上書きせず、修正前後の内容と修正日が残る形にする。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	個別サービス計画、アセスメント記録、同意書（署名日）、交付記録、修正履歴	神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」（令和7年3月介護保険事業者説…
虐待防止委員会が開催されていない／虐待防止指針が未整備（広島市）	委員会・指針・研修・担当者設置の4要件を一覧化し、それぞれの実施根拠となる記録を紐づけて保管する運用が考えられます。改善計画の提出時期や報告の様式は保険者（自治体）により異なります。	虐待防止委員会の議事録、虐待防止のための指針、虐待防止研修の資料と受講記録、虐待防止担当者を定めた文書	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
身体的拘束等の記録・委員会・指針・研修が未実施（身体拘束廃止未実施減算）（広島市）	緊急やむを得ない場合に該当するかの検討過程と、態様・時間・利用者の心身の状況・理由の記録様式をあらかじめ定めておく方法が考えられます。減算の適用開始月や改善報告の取扱いは保険者（自治体）により異なります。	身体的拘束等の記録（態様・時間・心身の状況・理由）、身体的拘束等の適正化のための対策を検討する委員会の議事録、適正化のための指針、研修記録…	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
運営規程と重要事項説明書の記載が相違（広島市）	運営規程を変更した際に重要事項説明書・掲示・ウェブサイト掲載内容を同時に更新する手順を決めておく方法が考えられます。変更届の要否や様式は保険者（自治体）により異なります。	運営規程、重要事項説明書、事業所内掲示物、変更届の控え	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
ハラスメント防止の指針が未作成・未周知（福岡県介護保険広域連合／広島市）	方針の明確化と周知・啓発、相談窓口の設置と労働者への周知の2点について、文書と周知記録を揃えておく運用が考えられます。利用者・家族からのハラスメントを含める扱いや求められる記録は保険者（自治体）により異なります。	ハラスメント防止方針・指針、職員への周知記録（研修・掲示・配付）、相談窓口を定めた文書、就業規則等	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（同旨：福岡県介護保険広域連合令和6年度…
認知症介護基礎研修の受講のために必要な措置を講じていない（広島市）	採用時に資格の有無を確認し、対象者について受講予定・受講済の状況を名簿で管理する運用が考えられます。対象者の範囲や猶予の取扱い、確認資料は保険者（自治体）により異なります。	従業者名簿（資格の有無・採用年月日）、認知症介護基礎研修の修了証・受講申込記録、研修計画	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指…
重要事項説明書の交通費の起算点が「事業所から」になっている	運営規程・重要事項説明書・重要事項の掲示の3点で、交通費の起算点を「通常の事業の実施地域を越えた地点から」に統一して記載し、内容と金額を明示する。変更した場合は変更届を提出する。※記載表現の可否は保険者（自治体）により運用が異なるため所管窓口に確認する。	運営規程、重要事項説明書、重要事項の掲示、変更届の控え、領収証	愛知県福祉局福祉部福祉総務課監査指導室「主な指摘事項（令和7年度版）」
苦情相談窓口に保険者・国保連の連絡先が記載されていない	重要事項説明書と掲示物の苦情相談窓口欄に、自事業所の担当者・対応時間、通常の事業の実施地域に含まれるすべての保険者の担当課、当該都道府県の国保連の連絡先を漏れなく記載する。実施地域外の利用者には当該利用者の保険者の連絡先を追記して説明する。苦情受付時の対応内容は記録・保存する。※記載を求められる範…	重要事項説明書、重要事項の掲示、苦情対応記録、運営規程	埼玉県福祉部福祉監査課「運営指導での主な指摘事項に関するQ&A ー介護保険居宅サービス事…
運営規程と重要事項説明書の内容が一致していない／算定している加算の記載がない	重要事項説明書の内容を変更する場合は、利用者またはその家族に対して改めて説明し同意を得る必要があるとされ、介護報酬改定等による内容変更の場合も改めて説明し同意を得ることが適切とされています（書面の交付は変更箇所のみでも差し支えないとされています）。適宜見直しを行い常に最新の内容を説明できるよう指導…	運営規程、重要事項説明書、契約書、同意書、加算届出書、勤務体制表	和歌山市令和3年度介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】（令和4年…
事故の状況・処置が記録されておらず、原因究明や再発防止策がとられていない	事業者は事故の状況及び事故に際して採った処置について記録し、その原因を究明し、再発防止策を講じることとされています。利用者の死亡事故その他重大な事故であるときの報告先・報告様式・報告基準は自治体の条例等により定められており、保険者（自治体）によって異なります。介護保険施設にあっては、事故発生の防止…	事故報告書（状況・処置・原因・再発防止策）、行政への報告控え、事故防止指針、委員会記録、研修記録	北海道後志総合振興局「実地指導における主な指摘事項について」（資料3-2）
介護保険の事業と障害福祉・自主事業の会計が区分されていない	事業者は事業所ごとに経理を区分するとともに、当該事業所の事業の会計とその他の事業の会計を区分することとされています（特養の空床を利用した短期入所事業を除くとされています）。和歌山市の資料でも、介護給付費対象外のサービスを提供する場合は当該サービスに係る契約書・重要事項説明書等を作成し、利用者の同意…	事業所別の会計帳簿・決算書類、保険外サービスの契約書・重要事項説明書、按分方法の説明資料	北海道後志総合振興局「実地指導における主な指摘事項について」（資料3-2）
サービス提供の記録に、実際の時間ではなく計画上の標準的な時間を記載していた	サービス提供記録の開始・終了時刻が、計画の転記ではなく実測値になっているかを確認してください。実績が計画と継続して乖離している場合は計画の見直しを行い、算定区分と整合しているかも点検します。なお、記録の様式・保存年限の運用は保険者（自治体）により異なりますので、所在地の保険者が公表する資料を必ずご…	サービス提供記録（開始・終了時刻の記載）、送迎記録（車両ごと）、個別サービス計画書、給付費請求明細	横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（…
運営規程に「虐待の防止のための措置に関する事項」を定めていない	運営規程に虐待防止のための措置に関する条項があるか、その内容が組織内の体制（責任者の選定、研修方法・研修計画）と発生時の対応方法まで具体的に書かれているかを確認してください。規程を変更した場合の変更届の要否も確認します。なお、運営規程の記載事項および変更届の要否・期限は保険者（自治体）により異なり…	運営規程、虐待防止のための指針、虐待防止検討委員会の記録、研修記録、変更届の控え	静岡市「介護サービス事業者の指導監督（（3）運営指導における主な指摘・助言事項等一覧）」（…
日常生活費を利用者から一律に徴収していた	利用者から徴収している日常生活費の費目ごとに、選択制になっているか、事前の説明と同意の記録があるか、実費相当額の範囲内かを確認してください。重要事項説明書の記載と実際の徴収内容が一致しているかも点検します。なお、その他の日常生活費の取扱いに関する判断は保険者（自治体）により異なりますので、所在地の…	重要事項説明書（利用料等の記載）、同意書、費目別の徴収内訳・領収書控え、実費の根拠資料	静岡市「介護サービス事業者の指導監督（（3）運営指導における主な指摘・助言事項等一覧）」（…
介護計画の説明・同意が遅れている／サービスの長期目標・短期目標が定められていない	個別サービス計画について、作成日・説明日・同意日・交付日が記録され、サービス提供開始前に同意が得られているかを確認してください。計画に長期目標と短期目標が設定され、期間が定められているかも点検します。なお、計画の様式・同意の取得方法・確認の観点は保険者（自治体）により異なりますので、所在地の保険者…	個別サービス計画書（作成日・目標・期間の記載）、説明および同意の記録（署名または電磁的方法）、交付記録、居宅サービス計画書	浜松市「令和6年度における主な指摘事項及び助言事項」（浜松市介護サービス事業者説明会（集団…
令和6年度の運営指導で指摘の多かった事項（自己評価の公表・掲示・勤務表等）	列挙された8項目を自主点検表として使い、指針・規程・掲示・勤務表・研修受講記録の現物を確認する。報酬改定に伴い重要事項説明書を改訂した際の説明・同意の記録が残っているかを確認する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	自己評価と公表の記録、運営規程、重要事項説明書と同意記録、虐待防止指針、認知症介護基礎研修の受講記録、ハラスメント対策の周知記録、掲示物、…	熊本市「令和8年度（2026年度）熊本市介護サービス事業者集団指導共通編」
指定を受けた事業所拠点以外で業務の一部を行っている	申請した事業所拠点において全ての業務を行う。訪問系サービスで高齢者向け住宅等に併設している場合は、事業所の区画以外は利用者の居宅であることを前提に業務場所を整理する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の公表資料および担当課の指示をご確認ください。	事業所平面図・専用区画の図面、勤務実績、サービス提供記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
運営規程・重要事項説明書の記載が実態と異なる／必要項目の記載漏れ	運営規程・重要事項説明書の営業日時、職員の勤務体制、利用料その他の費用、必要記載項目を実態と突き合わせて点検し、相違があれば改める。運営規程の変更は変更届の提出事由である旨が資料に明記されている。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、記載を求められる項目や様式も含め、…	運営規程、重要事項説明書、掲示物、変更届出書の控え	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1（第…
改定後の利用料金について説明・同意が確認できない	報酬改定等の後は、重要事項説明書・別紙の単位や費用の額を改定後の内容に修正したうえで文書を交付し、改めて説明と同意を得て記録に残す。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の公表資料および担当課の指示をご確認ください。	重要事項説明書（別紙の料金表を含む）、同意書・署名欄、交付記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
事業所として行ったアセスメントの記録がない／内容が具体的でない	個別サービス計画の作成にあたり、各事業所で具体的な課題分析を行い、どのような課題があり、どのような援助が必要なのかが分かる記録を残す。要介護度の変更や入退院等、心身の状況等の再把握が必要となった場合は再アセスメントを行う。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受…	アセスメントシート、再アセスメントの記録、介護記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
居宅サービス計画と個別サービス計画の整合性が図られていない	居宅サービス計画の交付を受けたうえで個別サービス計画を作成し、サービス内容・時間・頻度・目標期間の相違の有無を点検する。作成後に相違が生じた場合は、単なる誤記を除きどちらを修正するか介護支援専門員と連携して調整する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保…	居宅サービス計画（第1表〜第3表）、個別サービス計画、交付記録、サービス提供記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
個別サービス計画の評価が記号のみで実施状況を把握しているといえない	計画に沿ってサービスが提供されているかを確認し、目標に対する評価を具体的に記載して実施状況の把握に努める。サービス種別によっては、実施状況や評価を利用者または家族に説明する必要がある場合がある旨も資料に記載されている。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた…	個別サービス計画、モニタリング・評価記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
ハラスメント防止の措置（相談担当者をあらかじめ定めること）を講じていない	事業主の方針等の明確化およびその周知・啓発と、相談（苦情を含む）に応じ適切に対応するために必要な体制の整備の双方を講じる。相談窓口の担当者をあらかじめ定めて周知する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の公表資料および担当課の指示をご確認ください。	ハラスメント防止の方針・規程、周知記録、相談窓口担当者の指定が分かる文書	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
無資格の介護職員が認知症介護基礎研修を受講できていない	看護師・准看護師・介護福祉士・介護支援専門員等の資格を有する者その他これに類する者を除く全ての従業者に対し、認知症介護に係る基礎的な研修を受講させるために必要な措置を講じる。受講状況を一覧で管理する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、受講期限の取扱いを含め、指定を…	研修修了証、受講管理表、資格者証の写し、雇用日が分かる書類	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1（採…
業務継続計画（BCP）が未策定、または研修・訓練の記録が確認できない	感染症に係る計画（平常時からの備え、初動対応、感染拡大防止体制の確立）と災害に係る計画（平常時の対応、緊急時の対応、他施設及び地域との連携）を策定し、周知・定期的な研修及び訓練・定期的な見直しまで行い記録を残す。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者…	業務継続計画（感染症編・災害編）、研修記録、訓練記録、周知記録、見直し履歴	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
感染対策の研修・訓練の記録がない／委員会の結果を従業者に周知していない	感染対策委員会の設置、指針の策定、研修及び訓練の実施を行う。委員会はおおむね6月に1回以上（施設系サービスは3月に1回以上）開催し、その結果を従業者に周知徹底する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、開催頻度の取扱いを含め、指定を受けた保険者の公表資料および担当課の…	感染対策委員会の議事録、指針、研修・訓練記録、周知記録、担当者の指定が分かる文書	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
非常災害計画と水防法等に基づく避難確保計画の認識に誤りがある	自事業所が浸水想定区域・土砂災害警戒区域に該当するかを確認し、該当する場合は避難確保計画の作成・報告と訓練の実施を行う。非常災害計画は立地条件や避難経路・人員体制等を含めて見直し、職員へ定期的に周知する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なり、要配慮者利用施設の指定や報告先…	非常災害計画、避難確保計画、避難訓練記録、ハザードマップの確認資料、周知記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1（同…
利用者家族の個人情報使用について家族から同意を得ていない	サービス担当者会議等で利用者家族の個人情報を用いる場合は、別居の家族であってもあらかじめ文書により同意を得る。同意書の様式に、本人の同意欄・代筆者欄とは別に家族の同意欄を設ける。従業者からは在職中・退職後の秘密保持を含む誓約書を取り交わす。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異…	個人情報使用同意書、従業者の秘密保持誓約書、就業規則	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1（同…
事業所ホームページの情報が実態と異なる内容となっている	ホームページは利用者等が参考とする重要な情報であるため、事業内容や体制を変更した場合は速やかにホームページの内容も修正する。運営規程・重要事項説明書との整合も併せて点検する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の公表資料および担当課の指示をご確認く…	自事業所ホームページの掲載内容、運営規程、重要事項説明書、介護サービス情報公表の登録内容	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
事故発生時に家族・介護支援専門員へ連絡した記録がない／再発防止の検討が具体的でない	事故発生時の家族・介護支援専門員・保険者への連絡欄を報告様式内に設け、対応マニュアルを整備する。再発防止は原因を分析し発生要因を明確化して対策を記録する。保険者への報告対象・様式は自治体ごとに定められているため、指定を受けた保険者の事故報告の基準を確認する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者…	事故報告書、家族・介護支援専門員への連絡記録、事故対応マニュアル、再発防止の検討記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
虐待防止検討委員会が定期開催されていない／結果が従業者に周知されていない	虐待防止検討委員会の定期開催と結果の周知、指針の整備（基本的考え方、委員会に関する事項、職員研修の基本方針、発生時の対応方法、相談・報告体制、成年後見制度の利用支援、苦情解決方法、指針の閲覧、その他の項目）、定期的な研修、担当者の設置を行い、運営規程にも記載する。新規採用時の研修と、未参加者への伝…	虐待防止検討委員会の議事録、虐待防止指針、研修記録（新規採用時を含む）、伝達記録、担当者の指定が分かる文書、運営規程	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1
施設防災計画が他団体のマニュアル等をそのまま活用したものになっている	参考資料を用いること自体は差し支えないとされているが、利用者の特性および周辺地域の環境等を踏まえた自事業所独自の内容を加え、現場の職員が対応しやすい計画とする。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、指定を受けた保険者の公表資料および担当課の指示をご確認ください。	施設防災計画、ハザードマップ確認資料、避難訓練記録、職員への周知記録	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」（2 運営に関する基準（事業運営面…
運営規程・重要事項説明書の内容が実態と異なる／記録の保存期間の記載が誤っている	運営規程と重要事項説明書の記載内容が実態および相互に整合しているか点検し、差異があれば実態に合わせて修正する。虐待防止の措置に関する事項を運営規程に記載する。記録の保存期間の起算日と年数の記載を確認する。なお、記録の保存期間や記載事項は条例で定められており保険者（自治体）により運用が異なるため、指…	運営規程、重要事項説明書、同意書、変更届の控え、市の条例	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
指定内容の変更を10日以内に届け出ていない	指定を受けた内容に変更がある場合は、変更のあった日から10日以内に指定の担当課へ変更届を提出する。届出が必要な事項はサービス種類により異なるため一覧化して管理する。なお、届出対象事項・様式・提出先は保険者（自治体）により運用が異なるため、指定権者のホームページをご確認ください。	変更届の控え（受付日が分かるもの）、運営規程、人事発令・資格証、協力医療機関との契約書	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
重要事項が事業所に掲示されていない・ウェブサイトに掲載されていない	事業所の見やすい場所に重要事項を掲示する（自由に閲覧可能な形でのファイル備付けによる代替も可とされている）。原則として重要事項を法人ホームページ又は介護サービス情報公表システムに掲載する。掲示物は最新の内容に更新する。なお、掲示・掲載の運用は保険者（自治体）により運用が異なるため、指定権者の資料を…	掲示物（重要事項・運営規程）の現物・写真、介護サービス情報公表システムの掲載画面、法人ホームページ	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
退職後の秘密保持措置が未実施／家族の個人情報使用の同意を得ていない	従業者でなくなった者が秘密を保持することについて、誓約書を徴する・雇用時に取り決める等の措置を講じる。サービス担当者会議等で利用者の個人情報を用いる場合は利用者から、家族の個人情報を用いる場合は当該家族から、あらかじめ文書により同意を得る（サービス提供開始時の包括的な同意で差し支えないとされている…	秘密保持誓約書、雇用契約書・就業規則、個人情報使用同意書（利用者・家族それぞれ）	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
運営推進会議の会議録の記載不足・議事録を公表していない	会議録に報告事項と会議からの評価・要望・助言を分けて記載する。公表方法と公表日を記録し、個人情報の表記に配慮する。構成員と開催頻度が基準を満たしているかを確認する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	運営推進会議の会議録、出席者名簿、公表状況の記録、市への報告書	堺市「令和8年度集団指導地域密着型編」／神戸市「運営上の留意事項（居宅通所）」
運営規程・設備・管理者等の変更を10日以内に届け出ていない	厚生労働省令で定める事項に変更があったときは、変更があった日から10日以内に指定権者へ届け出ることとされています。運営規程を変更した場合の変更届の提出漏れがないよう、届出内容と実態の一致を定期的に点検することが求められています。なお、届出様式・提出先・運用は保険者（自治体）により異なるため、指定権…	変更届出書の控え、運営規程、勤務形態一覧表、平面図、管理者の経歴書・資格証	大分市「令和7年度指導監査における主な指摘・指導事項（高齢）」
身体拘束適正化・虐待防止の指針に必要項目が不足している	指針の目次と省令・解釈通知が求める記載項目を突き合わせ、閲覧に関する定めと成年後見制度の利用支援に関する事項が含まれているかを確認する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	身体拘束適正化のための指針、虐待の防止のための指針、委員会議事録、研修記録	堺市「令和8年度集団指導地域密着型編」
業務継続計画（BCP）が未策定・内容不十分、研修及び訓練を定期的に実施していない	感染症・災害それぞれの業務継続計画を策定し、従業者への周知、研修及び訓練の定期的な実施、定期的な見直しを行い、実施内容を記録に残すことが求められています。松山市の資料では、感染症BCPの研修は感染対策研修と、災害BCPの訓練は防災訓練と一体的に実施可能とされ、その場合もそれぞれの内容について実施し…	感染症BCP・災害BCP本体、研修計画と研修記録、訓練記録、見直しの記録、周知記録	大分市「令和7年度指導監査における主な指摘・指導事項（高齢）」
研修・訓練の必要回数を誤認している（グループホームは年2回以上）	年間研修計画にサービス種別ごとの必要回数を記載し、実施記録・未受講者への対応記録とともに保存する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	年間研修計画、研修・訓練実施記録、参加者名簿、未受講者への対応記録	堺市「令和8年度集団指導地域密着型編」
家族の個人情報使用同意を家族本人から得ていない（代理署名で代替）	利用者本人の同意書とは別に、家族（代表）自身の署名による同意書を整備しているかを確認する。代理人欄への家族署名は利用者の代理としての署名である旨、様式上の欄を分けて整理する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	個人情報使用同意書（利用者分・家族分）、重要事項説明書、利用契約書	神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」（令和7年3月）
重要事項説明書に第三者評価の実施状況が記載されていない	重要事項説明書の記載項目を省令・条例の求める項目と突き合わせ、第三者評価の実施状況（実施の有無、実施日、実施機関、結果の開示状況）の欄があるかを確認する。なお、運営指導の観点・様式・判断は保険者（自治体）により異なるため、実際の取扱いは指定権者の公表資料でご確認ください。	重要事項説明書、第三者評価の受審記録・結果、運営規程	堺市「令和8年度集団指導全施設・事業所共通編」
個別機能訓練加算で、実施記録に実施時間・訓練内容・担当者が記載されていない	個別機能訓練の実施記録に、実施時間・訓練内容・担当者が利用者ごと・実施日ごとに記載されているかを点検する。記録様式にこれらの欄を設けて記入漏れを防ぐ。なお、記録に求められる項目や様式は保険者（自治体）により異なるため、自事業所の保険者の様式・取扱いを確認すること。	個別機能訓練計画書、個別機能訓練の実施記録、勤務記録	久留米市介護保険課育成・支援チーム「近年の運営指導における主な指摘事例」（令和5年度作成）
看取り介護加算で、利用者に関する記録を活用した説明資料の作成・写しの提供が確認できない	看取り介護加算の算定者について、説明資料（利用者に関する記録を活用したもの）とその写しの交付記録が残っているかを確認する。記録には精神的な状態の変化とケア、把握した意向とアセスメント・対応を記載する。実施後は多職種によるケアカンファレンス等で検証し、職員の精神的負担の把握と支援を行った記録を残す。…	看取り介護計画、説明資料およびその写しの交付記録、看取り介護の記録、ケアカンファレンスの記録	久留米市介護保険課育成・支援チーム「近年の運営指導における主な指摘事例」（令和5年度作成）
口腔衛生管理加算で、計画が未作成／口腔衛生の管理が月2回以上行われていない	口腔衛生管理加算の算定者について、利用者ごとの口腔衛生等の管理に係る計画が作成されているか、歯科衛生士による管理の実施回数が月2回以上に達しているかを、実施記録で月次に確認する。なお、確認の観点・様式は保険者（自治体）により異なるため、自事業所の保険者の資料を確認すること。	口腔衛生等の管理に係る計画、歯科衛生士の実施記録、歯科医師の指示記録	久留米市介護保険課育成・支援チーム「近年の運営指導における主な指摘事例」（令和5年度作成）

運営指導の準備は実地指導（運営指導）、集団指導資料の読み方は集団指導、指摘事例のデータベースは監査対策ナビをご覧ください。

通知が来た日から改善報告まで｜9つの節目でやること54行（記入欄つき）

運営指導は、ある日いきなり人が来るものではありません。多くの保険者（指定権者）は事前に実施通知を送り、当日そろえておく文書の一覧を添えます。つまり通知が届いた日から当日までの間に、やることの順番が決まっているということです。ところが現場では、通知を受け取った日に管理者が一人で書類の山と向き合い、直前になって「あの記録がどこにあるか分からない」で夜が終わる、という形になりがちです。

ここでは、通知が届いた日から改善報告を出し終えるまでを9つの節目に割り、それぞれの日に何をするかを表にしました。日付・担当者・完了の記入欄をつけてあるので、印刷してそのまま進行表として使えます。なお、通知から当日までの期間、添付される文書一覧、当日の所要時間、終了後の流れは保険者（指定権者）により異なります。届いた通知の記載をこの表の上に写して使ってください。

節目	この日にやること（一行で）	動かす人	手元に出すもの
通知が届いた日	通知を最後まで読み、日時・場所・対象期間・当日そろえる文書の一覧・当日の出席者の指定を、通知の文言のまま社内の1枚に書き写す	管理者	実施通知の原本、通知の写し（社内配布用）
通知の翌営業日	当日に出席する人を決め、その日の訪問・送迎・シフトを組み替える。文書の担当を「束」ごとに割り振る	管理者、サービス提供責任者・主任等	翌月分までの勤務表、シフト表、来訪予定
2週間前	通知の文書一覧を上から順に「ある／探している／無い」の3つに仕分ける。無いものをこの日に確定させる	各束の担当者	文書一覧、保管庫の鍵、共有フォルダ
1週間前	「探している」を全部つぶす。無いと分かったものは、無いまま当日に出す形（いつから無いか・今どうしているか）を決める	管理者＋各担当者	仕分け表、未整備一覧
3日前	抽出されそうな利用者数名分を自分たちで先に通しで読み、契約から直近の記録まで日付の順に並ぶかを見る	管理者、記録の担当	利用者ファイル、提供記録、計画書、モニタリング記録
前日	机の配置、書類を置く順番、コピー機・電源・空き部屋を決める。出席者に当日の姿勢（後述）を共有する	管理者	当日の座席図、書類の並べ順のメモ
当日の朝	出席者の顔を合わせ、答える人・記録を取る人・書類を出す人の3役を確認する。持ち出し中の記録が無いかを最後に見る	出席者全員	朝の確認メモ、記録係のノート
当日の終了後	その場で言われたことを、記録係のノートから「言われた文言のまま」書き起こす。解釈を混ぜずに残す	記録係＋管理者	当日メモ、指摘の聞き取り台帳
結果通知が届いた日／改善報告の提出日	届いた文書の区分（口頭・文書・改善報告を求めるもの等）と提出期限を台帳に写し、担当と締切を割り当てる	管理者	結果の文書、改善報告の様式
提出から1か月後	改善報告に「いつまでに」と書いた内容が、実際に動いているかを自分たちで見る日をつくる	管理者＋各担当者	改善報告の控え、点検の記録

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

通知が届いた日と翌営業日｜先に決めておくと後がぶれない12行

この2日でやることは、書類をそろえることではありません。「誰が」「どの束を」「いつまでに」出すかを決めることです。ここが決まっていないと、2週間前の仕分けが管理者一人の作業になり、当日まで残業で埋まります。

手順	具体的にやること	見るもの
1	実施の日時と所要時間を書き写す。半日か終日かで、その日の訪問・送迎の組み替え方が変わる	実施通知
2	対象となる期間（いつからいつまでの記録を見るか）を書き写す。ここが分からないまま準備すると、束が二重になる	実施通知
3	当日そろえる文書の一覧を、通知の順番のまま番号を振って社内の1枚に写す。並べ替えない	実施通知の別紙
4	出席を求められている職種（管理者・計画作成の担当・現場の職員など）を確認し、その人の当日の予定を空ける	実施通知、勤務表
5	事前に提出を求められる書式（自己点検表・事業所票など）の有無と提出期限を確認する	実施通知、添付様式
6	文書の束を「人員」「運営」「計画と記録」「加算・体制」「設備・現地」の5つに分け、束ごとの担当者を決める	社内の1枚
7	束ごとの締切を、当日の1週間前に置く。前日に集める形にすると、無いものが見つかった時に打つ手が残らない	進行表
8	過去に運営指導を受けたことがある場合、その時の結果の文書と改善報告の控えを先に探し出す	過去の結果通知、改善報告の控え
9	直近で変更した内容（管理者、事業所の面積、実施地域、料金、営業日など）を洗い出し、届出の控えと突き合わせる。複数の自治体が、実態と書面の不一致を公表資料に挙げています	運営規程、重要事項説明書、届出の控え
10	記録が電子（システム）にある場合、当日どの画面をどう見せるかを決める。印刷が要るものは印刷の担当と枚数を先に決める	記録システム、印刷の段取り
11	職員へ「この日に運営指導があること」「当日の姿勢」を伝える日を決める。当日の朝に初めて聞く形にしない	朝礼・申し送りの予定
12	当日の記録係（言われたことを書き留める人）を先に決める。管理者が答えながら書くと、後で文言が残らない	当日の役割メモ

2週間前から1週間前｜束ごとの所在と最終更新日を埋める18行

ここが準備の本体です。「ある／探している／無い」の3つに仕分けるだけで、残りの1週間で打てる手が決まります。探し物を最後まで引きずるのが一番苦しいので、2週間前の時点で「探している」を全部書き出してしまいます。下の表は、サービス種別を問わず共通して束になる18の固まりです。個々の帳票の書き方ではなく、どこに置いてあり、いつ更新したかを埋める表として使ってください。

束	この束に入るもの（例）	抜けやすいところ
1. 指定・届出の控え	指定通知の写し、変更届の控え、体制等に関する届出の控え	直近の変更が届出の控えに反映されていない。複数の自治体が、変更が生じているのに届出が確認できない状態を公表資料に挙げています
2. 運営規程	現行の運営規程、改定の履歴、決裁の記録	料金表・実施地域・営業日が実態と違う。記録の保存期間の記載が条例と合っていない
3. 重要事項説明書	現行の様式、利用者ごとの説明・同意の記録	運営規程と実施地域・料金の記載が一致しない。改定後に改めて説明した記録が残っていない
4. 掲示とウェブでの公表	事業所内の掲示物、公表しているページの控え（印刷）	掲示はあるが古い。掲示だけで、ウェブでの掲載の有無が整理されていない
5. 契約関係	契約書、個人情報の使用同意書、料金の同意	家族分の同意欄がない、使用の範囲や期間の記載がない。複数の自治体が、家族の同意に関する記載の不足を公表資料に挙げています
6. 人員（勤務の形）	月ごとの勤務表（予定と実績）、出勤簿、タイムカード	兼務の職員について、職種ごとの従事時間帯が区分されていない。予定のまま実績が更新されていない
7. 人員（資格）	資格証の写し、研修修了証、資格の一覧表	写しが個人ファイルに散っていて一覧がない。更新が要る資格の期限が管理されていない
8. 雇用と労働の書面	雇用契約書・労働条件通知書、就業規則、秘密保持に関する取り決め	退職者の秘密保持に関する取り決めが残っていない
9. 研修	年間の研修計画、実施記録、資料、出席者名簿、欠席者への周知の記録	同じ日に複数の研修をまとめて実施し、内容ごとに区別して記録していない。欠席者への周知の記録がない
10. 会議・委員会	感染症、虐待の防止、事故の防止、身体的拘束等に関する委員会の記録、運営推進会議の記録	開催の間隔が計画どおりでない。出席者と検討した内容が議事録に残っていない。結果を職員へ周知した記録がない
11. 指針・マニュアル	感染症、虐待の防止、身体的拘束等、事故の防止、ハラスメントに関する指針	ひな形のまま事業所名・体制が入っていない。指針に載せる項目が欠けている
12. 業務継続計画（BCP）	感染症編・自然災害編、研修と訓練の計画・記録	一方の編しかない。研修・訓練の記録が残っていない。複数の自治体が、この状態を公表資料に挙げています
13. 非常災害対策	非常災害対策の計画、避難の訓練記録、地域との連携の記録	年間の計画に対して回数が足りない。夜間を想定した訓練の記録がない
14. 事故とヒヤリ・ハット	事故報告書、保険者へ報告した記録、ヒヤリ・ハットの記録、再発防止の検討記録	誤薬や転倒をヒヤリ・ハットとして処理している。原因の究明と再発防止の検討が書かれていない
15. 苦情	苦情の受付簿、対応と解決までの記録、窓口の掲示	窓口の案内に保険者や国民健康保険団体連合会の連絡先が載っていない
16. 計画と記録（利用者ごと）	アセスメント、個別のサービス計画、同意の記録、提供の記録、モニタリング	同意の日付が提供の開始日より後になっている。家族の署名だけになっている
17. 加算・体制に関する記録	体制等に関する届出の控え、要件に対応する記録（研修、会議、資格、勤務の形など）	届出の内容と、手元に残っている記録が対応していない。届出の控えと現行の体制の突き合わせをしていない
18. 設備・衛生・備品	平面図、設備の点検記録、衛生管理の記録、消毒・備蓄の状況	平面図が現況と違う（間仕切りの変更、用途の変更）。点検の記録が途中で止まっている

なお、この束のうち「17. 加算・体制に関する記録」に関して、なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。この記事は、手元にある届出の控えと記録を突き合わせる作業の順番を示すものであり、届出の要否の判断や作成の代行を行うものではありません。

3日前・前日・当日の朝｜手を止めて確認する14行

残り3日でやるのは書類を作ることではなく、当日の動き方を決めることです。この期間に新しい書類を作り始めると、当日に「いつ作ったか」を聞かれたときに説明できなくなります。無いものは無いまま、いつから無いか・今どうしているか・いつまでに整えるかを言える形にして持っていくほうが、後の改善報告も書きやすくなります。

時点	やること	誰が
3日前	利用者を数名（新規・長期・区分変更のあった人・サービスの追加があった人）選び、契約から直近の記録まで日付の順に通して読む	管理者＋記録の担当
3日前	通して読んだ結果、日付が前後している箇所・空白の月・署名の欠けを付箋で出す。直せるものは直し、直せないものは理由を1行で書く	記録の担当
3日前	体制等に関する届出の控えを開き、届出の内容と手元の記録（研修、会議、勤務の形、資格）が対応しているかを一つずつ見る	管理者
2日前	「無い」と確定したものの一覧を作る。項目／いつから無いか／今どうしているか／いつまでに整えるかの4列で書く	管理者
2日前	職員へ当日の姿勢を伝える。「事実を答える」「分からないことは分からないと言う」「その場で書類を作らない」の3つ	管理者
前日	書類を通知の一覧の番号順に並べ、番号の見出しをつけて箱または棚に入れる。探す時間をゼロにする	各束の担当者
前日	当日の部屋、机の配置、電源、コピー機の場所、記録システムを映す画面を決める	管理者
前日	持ち出し中の記録（訪問先・自宅・車内・他事業所へ提出中）が無いかを確認し、当日までに戻す	全員
前日	当日の出席者と、その人が答える範囲を決める。答えられない範囲は「担当が後日お答えします」と言う形にそろえる	管理者
当日の朝	記録係を確認する。ノートに「時刻／言われた文言／どの書類について／誰が言ったか」の4列を先に引いておく	記録係
当日の朝	その日の訪問・送迎に出る職員のうち、質問を受ける可能性がある人の戻り時刻を共有する	管理者
当日の朝	掲示物（重要事項、苦情の窓口、指針の掲示など）が最新の内容かを目で見て確認する	事務担当
当日の朝	利用者・家族への配慮（当日に来訪があること、記録を見られること）について、必要な範囲で職員に共有する	管理者
当日の朝	「無い」と確定したものの一覧を、管理者の手元に1枚だけ置く。聞かれたらこれを見て答える	管理者

当日の流れと聞かれ方の型｜5場面・質問40問と、答え方の完成文

当日の緊張の大半は、「どう答えれば正解なのか分からない」ところから来ます。ここを先に片づけておきます。運営指導の場で求められているのは、うまく切り抜けることではありません。事実を答えること、分からないことは分からないと言うこと、その場で作らずに後日提出すること——この3つです。

この3つを外すと、後の改善報告がとても書きにくくなります。その場で取り繕った答えは記録に残り、後から「実際はこうでした」と書き直すことになるからです。逆に、その場で「分かりません。担当が戻り次第、いつまでにお出しします」と言えていれば、改善報告は素直な事実の積み上げで書けます。

当日の姿勢	やること	やらないこと	言い方の例（そのまま使えます）
事実を答える	手元の記録を開いて、書いてあることを読む	記憶や「たぶん」で数や日付を言う	「記録では6月12日に実施しています。原本はこちらです」
分からないと言う	分からない範囲を区切って伝え、いつ答えられるかを添える	推測でつなぐ、話題を変える	「その点は私では分かりません。担当は本日15時に戻りますので、確認のうえ本日中にお答えします」
後日提出にする	出せない書類は、いつまでに何を出すかをその場でメモにして渡す	その場で書類を作る、日付をさかのぼって書く	「本日は原本が手元にありません。◯月◯日までに写しを提出いたします」
言われたことを残す	記録係が文言のまま書き取る。終了後に読み合わせる	要約して意味を変える、記憶に頼る	「いま伺った内容を確認させてください。◯◯という理解でよろしいでしょうか」
できていないことを隠さない	いつから、なぜ、今どうしているかを順に言う	「やっているはずです」で終える	「昨年10月以降、記録が残せていません。理由は◯◯です。現在は◯◯の方法で運用しています」
職員に無理をさせない	職員が答えられない質問は管理者が引き取る	職員に「うまく答えて」と指示する	「その点は事業所として説明いたします。私からお答えします」

当日の場面は5つに分かれる｜見られるもの・答える人・準備12行

当日は、はじまりのあいさつと趣旨の説明があり、そのあと大きく5つの場面が進みます。書類の確認／管理者への質問／職員への質問／利用者の記録の抽出確認／現地の確認です。順番と時間の配分は保険者（指定権者）により異なりますが、場面の種類はおおむね共通しています。

場面	見られるもの	主に答える人	事前に決めておくこと
0. あいさつと趣旨の説明	出席者、事業所の概要	管理者	出席者の名簿（氏名・職種・在籍年数）を1枚にしておく
1-A. 書類の確認（人員）	勤務表と出勤簿、資格証、雇用の書面	管理者、事務担当	勤務表の「予定」と「実績」がどちらの綴りかを説明できるようにする
1-B. 書類の確認（運営）	運営規程、重要事項説明書、掲示、契約書、同意書	管理者	改定の履歴を年表の形で1枚にしておく
1-C. 書類の確認（体制）	研修、会議・委員会、指針、業務継続計画、非常災害対策	各担当者	年間計画と実施記録を同じファイルに前後で綴じる
2. 管理者への質問	体制の説明、日々の運用、記録の流れ	管理者	「うちではこう回しています」を場面ごとに言葉にしておく
3. 職員への質問	実際の手順、緊急時の動き、指針の周知	現場の職員	職員が答えられる範囲と、管理者が引き取る範囲の線引き
4-A. 利用者の記録の抽出	指定された利用者のファイル一式	記録の担当	ファイルの綴じ順を全利用者で同じにしておく
4-B. 記録の突き合わせ	計画・提供記録・請求の基礎になる記録の対応	記録の担当、事務担当	ある月を1つ選び、自分たちで先に通しで見ておく
5-A. 現地の確認（設備）	平面図と現況、区画、備品、避難経路	管理者	平面図を最新にし、変えた箇所を口で言えるようにする
5-B. 現地の確認（掲示・保管）	掲示物、鍵のかかる保管、記録の置き場	事務担当	掲示物の内容と日付を前日に見ておく
6. 講評・その場での指摘	当日に気づいた点の伝達	管理者＋記録係	記録係が文言のまま書き取る。要約しない
7. 終了後の残り作業	後日提出とされたもの	管理者	提出物・期限・担当をその場で3列のメモにする

管理者への質問｜聞かれ方14問と、そのまま言える完成文

管理者への質問は、知識のテストではありません。「この事業所は、どうやって回っているのか」を口で説明できるかを見られています。だから、答えは制度の条文の暗唱ではなく、自分の事業所の運用の説明になります。以下は聞かれ方の型と、薄い答え方／そのまま言える完成文の対比です。完成文は空欄（◯◯）だけ自事業所の内容に置き換えてください。

聞かれ方	何を見られているか	薄い答え方	そのまま言える完成文
「勤務表はどなたが作っていますか」	作成の責任者と、予定から実績への更新の流れ	「私が作っています」	「私が前月の20日までに翌月分を作成し、事務の◯◯が実績を毎週金曜に打ち込みます。修正が出た日は、その日のうちに勤務表の実績欄に手書きで残し、翌週にまとめて入力しています。予定はこちらの綴り、実績はこちらの綴りです」
「兼務の職員はいますか。どのように区分していますか」	職種ごとの従事時間帯の区分	「兼務はいますが、だいたい半々です」	「◯◯が管理者と◯◯を兼務しています。勤務表では、9時から13時を管理者、13時から18時を◯◯として時間帯を分けて記載しています。実績も同じ区分で残しています」
「職員が急に休んだ日はどうしていますか」	変更が記録に残る仕組み	「その日にいる者で回しています」	「その日の朝に管理者が代替を決め、勤務表の実績欄を赤で修正し、変更の理由を欄外に一行書きます。利用者への影響が出る場合は、変更の連絡をした時刻と相手を提供記録に残しています」
「研修の計画はどのように立てていますか」	年間計画と実施の対応、欠席者の扱い	「毎年やっています」	「3月に翌年度の年間計画を作り、4月の職員会議で全員に配ります。実施のたびに、日時・テーマ・資料・出席者名簿・欠席者へ資料を渡した日を1枚にまとめています。同じ日に2つのテーマを行った日は、記録も2枚に分けています」
「委員会はどのくらいの間隔で開いていますか」	開催の間隔、議事録の中身、職員への周知	「定期的にやっています」	「感染症、虐待の防止、事故の防止について、年間の開催予定を年度はじめに決めています。直近は◯月◯日に開催し、議事録に出席者、検討した事例、決めたこと、次回までの宿題を書いています。議事録は開催の翌週の申し送りで読み上げ、欠席者には印刷を渡した日を余白に記録しています」
「指針は職員に周知していますか」	置いてあるだけになっていないか	「ファイルに入れて置いてあります」	「指針は事務室の棚と、職員が見られる共有フォルダの両方に置いています。改定したときは、改定した箇所だけを1枚にして申し送りで説明し、その日の申し送り記録に配布したことを残しています。直近の改定は◯月◯日です」
「業務継続計画はどうなっていますか」	感染症と自然災害の両方、研修と訓練	「作ってあります」	「感染症編と自然災害編を作っています。研修は◯月に座学で、訓練は◯月に◯◯を想定して行い、それぞれ実施記録に参加者と気づいた点を残しています。訓練で出た課題は次の改定に反映し、改定の履歴を表紙裏に一覧にしています」
「事故が起きたとき、どこまでを事故として扱っていますか」	事故とヒヤリ・ハットの線引き、報告の範囲	「大きなものは報告しています」	「利用者に接触や影響があったものは、程度にかかわらず事故報告書を作成しています。誤薬、転倒、離設は結果にかかわらず事故として扱う運用にしています。保険者への報告が求められる範囲は、保険者が示している基準を事務室に掲示し、判断に迷うときは保険者に電話で確認したうえで、その電話の日時と相手の部署を記録に残しています」
「苦情はどのように受け付けていますか」	受付から解決までが1本でつながっているか	「あまり苦情はありません」	「苦情の受付簿を事務室に置き、受け付けた日時・内容・受けた職員・対応・解決した日を1件1行で残しています。直近1年で◯件あり、いずれも受付から解決までを同じ用紙に追記しています。窓口の案内は事業所内に掲示し、そこに保険者と国民健康保険団体連合会の連絡先も記載しています」
「重要事項説明書はいつ改定しましたか」	運営規程との整合、改定後の再説明	「去年直しました」	「直近の改定は◯年◯月◯日です。同じ日に運営規程も改定し、実施地域と料金の記載が同じになっていることを2つ並べて確認しました。改定後は、次に訪問した際に利用者へ変更点を説明し、同意をいただいた日付を個別のファイルに綴じています」
「掲示はどこにありますか」	掲示の場所と、内容が最新かどうか	「入口に貼ってあります」	「入口の掲示板に、重要事項の概要、苦情の窓口、指針の要旨を掲示しています。掲示物には差し替えた日付を右下に入れており、直近の差し替えは◯月◯日です。ウェブサイトでの掲載の状況については、こちらの印刷でご確認ください」
「記録は何年保存していますか」	保存年限が条例と合っているか	「たしか2年です」	「保存の年限は運営規程に記載しています。当事業所の保険者である◯◯市の条例の定めを確認したうえで規程に書いています。実際の保管は、直近分を事務室、それ以前を書庫に置き、廃棄は年度末に一覧を作ってから行い、廃棄の一覧を残しています」
「体制に関する届出の内容と、いまの体制は合っていますか」	届出の控えと現況の対応	「合っているはずです」	「直近の届出の控えはこちらです。届出の内容と、いま手元にある記録（研修の実施記録、会議の記録、資格証、勤務表）を一つずつ突き合わせた表を用意しています。対応が確認できなかった項目には印をつけてあります。取扱いについては保険者にご確認いただきたく存じます」
「困っていることはありますか」	実態を率直に話せるか	「特にありません」	「記録の整理が追いついていない点が課題です。具体的には、◯◯の記録が昨年◯月以降まとめて入力する形になっており、その日のうちに残せていません。◯月から入力の時間を勤務の中に組み込む形に変えようとしているところです」

職員への質問｜聞かれ方14問と、答え方の完成文

職員への質問は、管理者の説明と現場の実態がつながっているかを見る場面です。職員に模範解答を暗記させるのは逆効果で、聞かれ方が少し変わっただけで詰まります。伝えるべきは答えではなく、「知らないことは知らないと言ってよい」という一点です。そのうえで、日ごろの手順を自分の言葉で言えれば十分です。

聞かれ方	何を見られているか	薄い答え方	そのまま言える完成文
「利用者さんの計画は見ていますか」	計画が現場に届いているか	「見ています」	「訪問前に、事務所のファイルか端末で計画を見てから出ます。目標が変わったときは申し送りで共有され、私は変更後の計画をその日に確認しました」
「今日の記録はいつ書きますか」	記録の時点と、まとめ書きになっていないか	「あとで書きます」	「支援が終わってから、その場か事業所に戻ってすぐに書きます。時間が空いた場合は、書いた時刻と支援の時刻を分けて記載しています」
「急に体調が変わったらどうしますか」	緊急時の手順を実際に知っているか	「上に連絡します」	「まずその場で状態を確認し、事業所の携帯に連絡します。連絡がつかないときは管理者の携帯にかけます。緊急連絡先の一覧は連絡ノートの表紙裏と、私の手帳に写しがあります。その後、家族と関係する事業所への連絡を、誰に何時に伝えたかまで記録に書きます」
「事故が起きたら誰に言いますか」	報告の経路と、報告の敷居の低さ	「たぶん管理者です」	「管理者に口頭で報告し、その日のうちに事故報告書を書きます。小さなことでも報告してよいと言われているので、迷ったときは報告しています」
「ヒヤリとしたことはありますか」	ヒヤリ・ハットが挙がる文化か	「特にないです」	「先月、段差で利用者がふらついたことがありました。転倒はしませんでしたが、ヒヤリ・ハットの用紙に書いて出しました。翌週の申し送りで、その場所に手すりの検討をすることになりました」
「身体的拘束について研修を受けましたか」	研修が届いているか	「受けたと思います」	「◯月の研修で受けました。やむを得ず行う場合の3つの要件と、記録に残す内容を教わりました。資料は事務室のファイルにあります」
「虐待に気づいたらどうしますか」	通報の経路を知っているか	「管理者に相談します」	「管理者に報告します。事業所内のことで言いにくい場合は、市の窓口に直接連絡してよいと研修で聞いています。窓口の連絡先は事務室に掲示されています」
「感染症が出たときの流れを教えてください」	手順が現場で言えるか	「マニュアルがあります」	「発生を確認したら管理者に連絡し、その利用者の支援の順番を最後に回します。使う物品を分け、記録に発生した日時と対応を残します。訓練は◯月に行いました」
「災害のときの集まる場所を知っていますか」	訓練が実になっているか	「聞いたことはあります」	「一次の集合場所は◯◯です。連絡がつかないときは、事業所の掲示板か◯◯に安否を入れることになっています。◯月の訓練で実際に歩いて確認しました」
「勤務の時間はどのように付けていますか」	勤務表と実際の一致	「だいたい定時です」	「出勤したときと退勤するときにタイムカードを押しています。直行や直帰の日は、事業所に電話を入れて時刻を伝え、事務が勤務表の実績に入れています」
「利用者から要望を受けたらどうしますか」	苦情の経路が現場にあるか	「その場で対応します」	「その場でできることは対応し、内容はその日のうちに記録に残して管理者に伝えます。ご不満の色が強い内容のときは、苦情の受付簿に書くよう言われています」
「困っていることはありますか」	現場の実態	「ありません」	「記録を書く時間が取りにくいことがあります。訪問が続く日は、戻ってからまとめて書くことになるので、その分を勤務の中に見てもらえると助かります」
「分からないことを聞かれたとき」	正直に言えるか	推測でつなぐ	「申し訳ありません、そこは私は分かりません。管理者にお尋ねいただけますか」
「以前と手順が変わったところはありますか」	変更が現場に伝わっているか	「特にないです」	「◯月から、記録に開始と終了の時刻を分けて書く形に変わりました。申し送りで説明があり、様式も新しいものに差し替わっています」

利用者の記録の抽出確認｜見られ方12行と、手元に用意しておく形

当日、利用者は無作為に、あるいは一定の条件で選ばれます。1人分のファイルを開いて、契約から直近の記録まで通しで読まれるのが基本の形です。ここで効くのは、書類の中身よりもファイルの綴じ順が全利用者で同じであることです。順番がそろっていれば、抜けは自分たちで先に見つけられます。

抽出のされ方（例）	突き合わせられるもの	手元に用意しておく形
新しく利用が始まった人	契約書、重要事項の説明と同意、個人情報の同意、初回のアセスメント、計画、開始後の記録	同意の日付が提供の開始日より前になっているかを、開始前に自分たちで見る
長く利用している人	計画の更新の履歴、モニタリングの間隔、記録の連続性	更新のたびに版を差し替えず、古い版も前に綴じて履歴が追えるようにする
要介護度が変わった人	変更の時期と計画の見直し、記録に見直しの経緯が残っているか	区分の変更日と、計画を見直した日を同じ紙に並べておく
サービスの内容や回数が変わった人	変更の合意、計画への反映、記録への反映	変更の理由を1行で残す欄をつくる
入院・退院があった人	中断と再開の記録、関係機関とのやり取りの記録	中断した日と再開した日を、記録の冒頭に大きく書く
事故・ヒヤリ・ハットの報告があった人	事故報告書、その後の記録、再発防止の検討、家族への連絡	事故報告書と、その後1週間の記録を一緒に見られるようにする
苦情の記録がある人	受付から解決までの記録、対応の内容	受付簿と個別のファイルの両方に、同じ内容が残っているようにする
加算・体制に関わる記録がある人	届出の内容に対応する記録が、その利用者について残っているか	届出の控えと、その要件に対応する記録の置き場所を一覧にしておく
署名が家族になっている人	本人の状況と、家族が署名した経緯の記録	本人が署名できない事情を、記録に事実として残しておく
ある1か月分の記録すべて	その月の記録と、請求の基礎になる記録の対応	直近で終わった月を自分たちで1回通しで見ておく
特定の職員が担当した記録	記録の書きぶりのばらつき、資格の確認	記録の様式を統一し、書き方の例を職員に配っておく
電子で保存している記録	画面での確認、印刷、修正の履歴	画面を見せる担当を決め、修正の履歴がどこで見られるかを説明できるようにする

現地の確認｜歩いて見られる10か所と、前日に自分で歩く順路

現地の確認は、書類の場面より短いことが多いのですが、書類と現物のずれが一番出やすい場面です。前日に管理者が同じ順路を歩いて、平面図を手に持ちながら見るだけで、当日に困る箇所はかなり減ります。

見られる場所	書類との突き合わせ	ずれが出やすいところ
入口・掲示板	掲示している内容と、重要事項説明書・運営規程の記載	掲示が古い版のまま。料金や営業時間が現行と違う
事務室	平面図の用途、記録の保管の状況	記録が机の上に出たままで、鍵のかかる場所に入っていない
相談・面談の場所	平面図、運営規程の設備の記載	間仕切りを外した、別の用途で使っている
利用者が使う空間	平面図の面積・区画	物置になっている、家具の配置で通路が狭い
避難経路・非常口	非常災害対策の計画、訓練の記録	経路に荷物が置かれている。掲示された経路図が古い
消火設備・警報設備	点検の記録	点検記録が途中の月で止まっている
衛生・消毒の物品	感染症に関する指針、衛生管理の記録	指針に書いてある物品が実際には置かれていない
備蓄	業務継続計画、非常災害対策の計画	計画に書いた品目・数量と現物が合っていない。期限が切れている
記録の書庫	保存年限の定め、廃棄の記録	年限を過ぎたものと現用のものが混ざっている
車両・持ち出しの記録	提供の記録、個人情報の取扱い	利用者の情報が車内に置きっぱなしになっている

指摘の種類と、その後の扱いの違い｜4区分の対照表と、示された内容を写す台帳22行

運営指導のあとに届くものは、一種類ではありません。その場で口頭により伝えられるもの、文書で示されるもの、改善の報告を求められるもの、過誤の調整や返還が伴うもの——扱いが違えば、事業所側でやることも、期限も、残す記録も変わります。ここを混ぜて受け取ると、「文書が届いたのに何を出せばよいか分からない」という状態になります。

大切なのは、区分の判断も、返還の要否や金額も、事業所側で決めるものではないということです。この記事では判断を書きません。書けるのは、示された内容をそのまま写して整理する枠だけです。届いた文書の文言を、下の表の記入欄にそのまま写して使ってください。

区分	示され方の例	手元に残るもの	事業所側でやること
口頭により伝えられるもの	当日の講評や書類の確認中に、その場で伝えられる	事業所側の記録係のノートだけ（文書が残らないことがある）	言われた文言のまま書き取り、終了後に読み合わせる。文書が残らない分、社内の記録が唯一の手掛かりになる
同上（記録の作り方）	—	—	「時刻／言われた文言／どの書類について／誰が言ったか」の4列で残す。要約や解釈を混ぜない
同上（社内での扱い）	—	—	文書が来なくても、社内では改善の対象として台帳に載せる。次回の運営指導で同じ点が挙がると、対応の履歴が問われる
文書で示されるもの	結果通知、指導・助言の文書など、文書の名称は保険者により異なる	結果の文書（原本）	原本を専用のファイルに綴じ、写しを台帳に添付する。文書の名称・日付・文書番号を台帳に写す
同上（読み方）	—	—	1件ずつに番号を振る。1つの段落に2件以上入っていることがあるので、文を分けて番号を振り直す
同上（期限）	—	—	回答や報告の期限が書かれているかを確認し、書かれていれば台帳の期限欄に写す
改善の報告を求められるもの	改善報告書の様式が添付される、または様式の指定がある	様式、提出した報告書の控え、添付した証拠書類の写し	様式の欄の名称をそのまま使って書く。様式が指定されている場合、自社の様式に置き換えない
同上（添付）	—	—	改善したことが分かる書類（改定後の規程、実施記録、掲示の写真など）の添付を求められるかを確認する
同上（控え）	—	—	提出した報告書は、添付書類を含めて全部の写しを1つのファイルにまとめる。次回はここから読まれる
同上（提出後）	—	—	提出した日、方法（持参・郵送・電子）、受け取った相手の部署を台帳に残す
過誤の調整や返還が伴うもの	保険者から、対象となる期間・利用者・手続の方法が示される	示された文書、過誤の申立てに関する書類、利用者への説明の記録	示された内容をそのまま台帳に写す。対象や金額を事業所側で推計して先に動かない
同上（利用者への説明）	—	—	利用者・家族への説明が伴う場合、説明の日・相手・伝えた内容・その後の対応を記録に残す

この記事では、返還の要否、対象となる期間、金額、その後の取扱いについて一切の見込みを書きません。これらは保険者（指定権者）が個別に判断する事項であり、公表資料の記載だけから一般化できるものではないためです。示された内容は、上の記入欄と下の台帳に写して、事実として保管してください。

受け取った日に埋める台帳｜1件1行で管理する10列

結果の文書が届いた日に、この台帳を作ります。1件ずつ番号を振って1行にするのが要点です。文書のまま扱うと、複数の内容が1つの段落に入っているために担当も期限も割り当てられません。

列	何を書くか	書き方の例
1. 通番	1件ごとの連番。段落に2件入っていれば2番に分ける	1-1、1-2
2. 出典	どの文書の何ページ・何項目か	◯年◯月◯日付結果通知 2ページ第3項
3. 示された文言	文書の文言をそのまま写す。要約しない	「◯◯について、記録が確認できなかった」
4. 区分	口頭／文書／改善報告を求めるもの／過誤・返還を伴うもの	文書
5. 対象の範囲	示された利用者、期間、サービスの範囲	◯年◯月から◯年◯月まで／利用者3名
6. 担当	社内で手を動かす人の氏名	◯◯（記録担当）
7. 期限	示された提出期限。示されていなければ社内で置いた期限	◯年◯月◯日（示された期限）
8. やったこと	実際に行った内容と実施日	◯月◯日様式を改定／◯月◯日全職員へ説明
9. 証拠	改善したことが分かる書類の名称と保管場所	改定後の様式（事務室青ファイル）／申し送り記録◯月◯日
10. 確認の方法と次の点検日	続いているかを誰がいつ見るか	管理者が毎月末に◯件抽出／次回◯月◯日

改善報告書の6欄をそのまま埋める｜24の類型で書いた完成文と、悪い例／良い例32組

改善報告書は、様式の名称や欄の数が保険者（指定権者）により異なりますが、聞かれていることはおおむね6つです。①指摘の内容／②原因／③改善の内容／④実施時期／⑤再発防止／⑥確認の方法。この6つのうち、事業所がいちばん詰まるのは②原因と⑥確認の方法です。原因を「認識不足でした」と書き、確認の方法を「今後は徹底します」と書いてしまうと、報告書全体が「何も変わらない」と読めてしまいます。

以下は、サービス種別を問わず挙がりやすい24の類型について、①〜③と④〜⑥に分けた完成文です。◯の部分だけ自事業所の内容に置き換えれば、そのまま貼れます。なお、体制に関する届出に触れる類型を含みますが、なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。ここに載せているのは、事業所が自ら書く改善報告の文面の例であり、届出の要否の判断ではありません。

類型	①指摘の内容（完成文）	②原因（完成文）	③改善の内容（完成文）
1. 勤務表に兼務の従事時間帯の区分がない	兼務している従業者について、職種ごとに従事する時間帯を区分して勤務表に記載していなかった。	勤務表の様式に職種欄が1つしかなく、兼務者を1行で記載する運用が定着していた。作成後に管理者以外が確認する手順もなかった。	勤務表の様式を、1名につき職種ごとに行を分けて時間帯を記載する形に変更した。兼務者の一覧を別紙で作成し、毎月の作成時に突き合わせる手順を業務手順書に加えた。
2. 勤務表と出勤簿が一致しない	勤務表の実績欄の記載と、出勤簿・タイムカードの打刻が一致していない月があった。	勤務表を予定のまま保管し、実績への更新を月末に記憶で行っていた。修正が生じた日に記録する手順がなかった。	勤務表を「予定」と「実績」の2枚に分け、実績は毎週金曜に事務担当が打刻から転記する運用に変更した。当日に変更が生じた場合は、その日のうちに実績欄へ赤で修正し理由を記載する。
3. 常勤・非常勤の別が実態と異なる	勤務表における常勤・非常勤の別の記載が、実際の勤務の状況と異なっていた。	入職時に決めた区分を更新しておらず、勤務時間の変更が勤務表に反映されない状態が続いていた。	雇用条件を変更した際に勤務表の区分を更新する手順を、雇用手続の確認表に組み込んだ。全従業者の区分を◯月に一斉に見直し、雇用契約書と突き合わせた。
4. 資格証の写しが整理・保存されていない	従業者の資格を証する書類の写しが、一部の者について確認できなかった。	資格証の写しを個人ファイルに綴じるのみで、一覧がなく、欠けていても気づけない状態だった。	資格の一覧表（氏名・資格名・登録番号の有無・写しの受領日・更新期限）を作成し、事務室のファイルの先頭に綴じた。入職時の確認表に「資格証の写しの受領」を項目として追加した。
5. 運営規程の記載が実態と異なる	運営規程に記載している◯◯（営業日・料金・実施地域等）が、実際の運営の状況と異なっていた。	運営を変更した際に、規程を見直す手順が定まっておらず、変更の判断が管理者個人の記憶に委ねられていた。	運営規程を実態に合わせて改定した。あわせて「運営に変更が生じたときに開く一覧」（規程、重要事項説明書、掲示、届出の控え、ウェブでの掲載）を作成し、変更のたびに5点を同時に見直す手順にした。
6. 重要事項説明書と運営規程で記載が違う	重要事項説明書と運営規程で、◯◯（実施地域・料金等）の記載が一致していなかった。	2つの書類を別々の担当が別々の時期に改定しており、突き合わせる場面がなかった。	両書類の対応する項目を左右に並べた突合表を作成し、いずれかを改定する際は突合表を更新してから決裁する手順にした。◯月◯日付で両書類の記載を一致させた。
7. 重要事項を掲示していない／ウェブに掲載していない	重要事項について、事業所内の見やすい場所への掲示および情報公表の掲載が確認できなかった。	掲示物を最後に差し替えた時期が不明で、差し替えの担当も決まっていなかった。ウェブでの掲載については社内で担当が置かれていなかった。	掲示物を最新の内容に差し替え、右下に差し替えた日付を記入する運用にした。掲示とウェブでの掲載の担当を事務担当に定め、改定時の手順書に両方を並べて記載した。
8. 変更が生じたのに届出の控えがない	◯◯を変更していたが、変更に係る届出の控えが事業所内で確認できなかった。	届出の控えを担当者が個別に保管しており、集約する場所が決まっていなかった。	届出の控えを綴じる専用ファイルを事務室に置き、提出後は写しを同ファイルに綴じるところまでを1つの手順とした。変更が生じた際の窓口の照会先を手順書に記載した。取扱いについては保険者（指定権者）に確認のうえ対応する。
9. 計画の同意日が提供開始日より後	個別のサービス計画について、利用者の同意を得た日付がサービスの提供を開始した日より後になっている事例があった。	計画の作成から同意の取得までを、次回の訪問時にまとめて行う運用になっていた。開始前に同意の有無を確認する場面がなかった。	初回の提供の前に、計画の説明・同意・交付を済ませる手順に変更した。開始前チェック表を新設し、同意日・交付日・開始日の3つを並べて記入し、管理者が確認したうえで提供を開始する。
10. 計画の同意が家族の署名のみ	個別のサービス計画の同意欄に家族の署名のみがあり、本人の意思確認の記録が確認できなかった。	本人が署名しにくい場合の取扱いを社内で定めておらず、担当者の判断に委ねていた。	本人が署名しにくい場合は、説明した内容・本人の反応・代筆した者と続柄・理由を記録に残す様式を作成した。全担当者に◯月◯日の会議で説明した。
11. 個人情報の同意に家族の欄・使用の範囲がない	個人情報の使用に関する同意書について、家族の個人情報の使用に係る同意欄および使用の範囲・期間の記載が確認できなかった。	従前の様式をそのまま使い続けており、様式を見直す機会がなかった。	同意書の様式に、本人と家族の同意欄を分けて設け、使用の目的・範囲・期間の記載を加えた。既に契約している利用者については、◯月から順次、新しい様式で改めて同意をいただいている。
12. 感染症に関する委員会の記録がない	感染症の予防およびまん延の防止のための委員会について、開催の記録が確認できなかった。	年間の開催予定を立てておらず、日々の業務の中で開催の機会を確保できていなかった。議事録の様式もなかった。	年度当初に開催の予定日を決め、年間計画表に記載した。議事録の様式（日時・出席者・検討事項・決定事項・次回までの宿題・周知の方法）を作成し、◯月◯日に開催した。
13. 感染症の指針が未整備／研修・訓練の記録がない	感染症の予防およびまん延の防止のための指針、ならびに研修および訓練の実施記録が確認できなかった。	指針の案は作成していたが決裁を経ておらず、研修は口頭の説明のみで記録に残していなかった。	指針を◯月◯日付で決裁し、事務室と共有フォルダに配置した。研修は年間計画に位置づけ、実施のつど、日時・テーマ・資料・出席者名簿・欠席者への周知日を記録する様式を用いる。
14. 虐待の防止に係る委員会・指針・研修・担当者が整っていない	虐待の防止のための委員会、指針、研修および担当者の設置について、記録が確認できなかった。	担当者を明確に定めておらず、誰が計画を立てるかが決まっていなかった。	虐待の防止に関する担当者を◯◯（職名）に定め、指針を◯月◯日付で整備した。委員会の開催予定と研修の予定を年間計画に記載し、◯月◯日に第1回を開催した。
15. 身体的拘束等の記録に態様・時間・理由がない	やむを得ず身体的拘束等を行った際に、その態様および時間、利用者の心身の状況ならびに緊急やむを得ない理由の記録が確認できなかった。	記録の様式に理由と時間を書く欄がなく、経過記録に文章で残すのみだった。	態様・開始と終了の時刻・利用者の心身の状況・緊急やむを得ない理由・検討した者を記載する様式を作成した。あわせて、記録の作成後に管理者が確認する手順を加えた。
16. 業務継続計画が一方の編しかない	業務継続計画について、感染症および自然災害の一方のみが作成されていた。	先に作成した編で完了したものと認識しており、もう一方の作成を年間の予定に入れていなかった。	作成していなかった編を◯月◯日付で作成し、両編を同じファイルに綴じた。表紙に改定の履歴の一覧を設け、見直しの時期を記載した。
17. 業務継続計画の研修・訓練の記録がない	業務継続計画に係る研修および訓練について、実施の記録が確認できなかった。	計画の作成を優先し、研修と訓練を年間計画に位置づけていなかった。	研修と訓練の実施時期を年間計画に記載し、◯月に研修、◯月に訓練を実施した。訓練では◯◯を想定し、参加者・所要時間・気づいた点・計画に反映する箇所を記録に残した。
18. 非常災害の訓練が計画どおり行われていない	非常災害に関する訓練について、年間計画に対して実施の記録が不足していた。	訓練の実施日を都度調整していたため、繁忙期に後回しになり、実施しないまま年度が終わっていた。	年度当初に訓練の実施日を確定し、勤務表に組み込む運用にした。夜間・休日を想定した回を年間計画に位置づけ、実施記録に想定した場面と参加者を記載する。
19. 事故の記録に原因究明と再発防止がない	事故の記録について、発生の状況および処置の記載にとどまり、原因の究明および再発防止の検討の記録が確認できなかった。	事故報告書の様式に原因と再発防止の欄がなく、検討する場面も定めていなかった。	事故報告書の様式に「原因の分析」「再発防止のために変えること」「変えたことの確認の方法」の3欄を追加した。発生から1週間以内に検討の場を持つ手順とし、◯月◯日から運用している。
20. 誤薬・転倒をヒヤリ・ハットとして処理	誤薬および転倒の事案について、事故として取り扱わずヒヤリ・ハットとして記録していた事例があった。	事故とヒヤリ・ハットの線引きを社内で定めておらず、担当者の判断に委ねていた。	利用者に接触または影響があった事案は、結果にかかわらず事故として取り扱う旨を社内の基準として文書化した。誤薬・転倒・離設は結果にかかわらず事故報告書を作成する。保険者への報告の範囲は、保険者が示している基準を事務室に掲示し、判断に迷う場合は保険者に照会のうえ、照会の日時と相手先を記録する。
21. 苦情の窓口に保険者・国保連の連絡先がない	苦情の相談窓口の案内について、保険者および国民健康保険団体連合会の連絡先の記載が確認できなかった。	重要事項説明書と掲示の様式を作成した時点の内容のまま更新していなかった。	重要事項説明書および掲示に、保険者と国民健康保険団体連合会の連絡先を記載した。◯月◯日に掲示を差し替え、以後の利用者には新しい様式で説明している。
22. 苦情の受付から解決までの記録がない	苦情について、受付の記録は確認できたが、対応および解決に至るまでの記録が確認できなかった。	受付簿に受付欄しかなく、その後の経過を書く場所がなかった。	受付簿の様式を、1件につき受付・対応・経過・解決・利用者への説明を同じ行に追記していく形に変更した。未解決の件は月初の会議で読み上げる運用にした。
23. 記録の保存年限が条例と合っていない	記録の保存の期間について、運営規程の記載が保険者の条例の定めと異なっていた。	他事業所のひな形をそのまま用いており、自事業所の保険者の定めを確認していなかった。	保険者の定めを確認したうえで、運営規程の該当箇所を◯月◯日付で改定した。書庫の保管の区分を規程に合わせて並べ替え、廃棄の際は一覧を作成してから行う手順にした。
24. 会議の記録に出席者・検討内容がない	会議について、開催の事実は確認できたが、出席者および検討した内容の記録が確認できなかった。	議事録の様式がなく、開催後に担当者が要点をメモに残すのみだった。	議事録の様式（日時・場所・出席者と職種・欠席者・議題・検討の経過・決定事項・次回の予定・周知の方法）を作成した。◯月◯日の会議から使用し、欠席者へ配布した日を余白に記載している。

同じ24類型の④実施時期・⑤再発防止・⑥確認の方法｜完成文

ここが改善報告のいちばん薄くなりやすい部分です。④は「速やかに」と書かない（日付を書く）／⑤は「徹底する」と書かない（変えた仕組みを書く）／⑥は「注意する」と書かない（誰がいつ何件見るかを書く）。この3つだけ守れば、報告書は読める文書になります。

類型	④実施時期（完成文）	⑤再発防止（完成文）	⑥確認の方法（完成文）
1. 勤務表の兼務の区分	◯年◯月分の勤務表から新様式を使用。既存の3か月分は◯月◯日までに区分を追記済み。	兼務者の一覧を勤務表の作成手順書の1枚目に置き、作成のたびに突き合わせる。兼務の変更が生じた日に一覧を更新する担当を事務担当に定めた。	毎月5日に管理者が当月分の勤務表を開き、兼務者の全員について時間帯の区分が記載されているかを確認し、確認日と署名を勤務表の余白に残す。
2. 勤務表と出勤簿の不一致	◯年◯月◯日から実績の週次転記を開始。	実績への転記を毎週金曜の事務の定例作業とし、業務分担表に明記した。担当が不在の週は管理者が代行する。	毎月末に管理者が無作為に3名分を選び、出勤簿と勤務表の実績を突き合わせる。差異があれば当月中に修正し、点検簿に記録する。
3. 常勤・非常勤の別	◯月◯日に全従業者の区分を見直し済み。以後は雇用条件の変更のつど。	雇用条件の変更手続の確認表に「勤務表の区分の更新」を項目として追加し、変更の決裁と同時に更新する。	年2回（◯月・◯月）、雇用契約書と勤務表の区分の一覧を突き合わせ、確認した日を一覧に記載する。
4. 資格証の整理	◯月◯日に一覧表を作成し、欠けていた◯名分の写しを◯月◯日までに受領済み。	入職時の確認表に「資格証の写しの受領」を必須項目として追加し、受領できていない場合は業務に就く前に管理者へ報告する。	毎年◯月に一覧表を全員分見直し、更新期限が6か月以内の者に本人へ通知する。見直した日を一覧表の欄外に記載する。
5. 運営規程と実態	◯月◯日付で運営規程を改定。	「運営に変更が生じたときに開く一覧」（規程・重要事項説明書・掲示・届出の控え・ウェブでの掲載）を作成し、変更の起案書にこの5点の確認欄を設けた。	年1回（◯月）、管理者と事務担当の2名で規程の全条を読み合わせ、実態と異なる箇所の有無を点検簿に記録する。
6. 重説と規程の不一致	◯月◯日付で両書類の記載を一致させた。	両書類の対応項目を左右に並べた突合表を作成し、いずれかを改定する際は突合表を更新してから決裁する手順とした。	改定のつど、決裁の回覧に突合表を添付する。添付がない起案は差し戻す運用とし、回覧の記録を保管する。
7. 掲示とウェブでの掲載	◯月◯日に掲示を差し替え。	掲示物に差し替えた日付を記入する欄を設け、差し替えの担当を事務担当に定めた。改定の手順書に掲示とウェブでの掲載を並べて記載した。	毎月1日に事務担当が掲示板の全掲示物の日付を確認し、点検簿に確認日と署名を残す。
8. 届出の控えの保管	◯月◯日に専用ファイルを設置し、過去分を集約済み。	提出後は写しを同ファイルに綴じるまでを1つの手順として手順書に記載した。	年1回（◯月）、ファイルの目次と実際の綴じ込みを照合し、欠けがあれば控えを再取得する。照合した日を目次に記載する。
9. 同意日と提供開始日	◯月◯日から開始前チェック表の運用を開始。	同意日・交付日・開始日の3つを同じ表に並べて記入し、管理者の確認を経てから提供を開始する手順とした。	毎月、当月に新規で開始した全員についてチェック表を管理者が確認し、確認した日を表に記載する。
10. 家族のみの署名	◯月◯日の会議で全担当者へ説明し、同日から新様式を使用。	本人が署名しにくい場合の記録の様式を定め、説明した内容・本人の反応・代筆した者と続柄・理由を残す。	四半期ごとに管理者が該当する利用者の記録を全件確認し、記載の欠けがあればその場で担当者へ差し戻す。確認の記録を点検簿に残す。
11. 個人情報の同意の様式	◯月◯日に様式を改定。既存の利用者は◯月から順次、◯月◯日までに完了予定。	契約時の書類一式のチェックリストに、本人・家族の同意欄と使用の範囲・期間の記載を確認する項目を追加した。	毎月、当月に契約した全員分の同意書を管理者が確認する。既存の利用者への切り替えは進捗表で管理し、月末に残数を確認する。
12. 感染症の委員会	◯月◯日に第1回を開催。以後、年間計画のとおり実施。	年度当初に開催の予定日を確定し、勤務表に組み込む。議事録の様式を定め、決定事項を申し送りで周知するまでを1つの手順とした。	年間計画表に実施した日を記入していき、予定日の1か月前に管理者が開催の準備状況を確認する。未実施が続いた場合は次月に繰り上げて開催する。
13. 感染症の指針・研修	指針は◯月◯日付で決裁。研修は◯月◯日に実施。	指針の保管場所を事務室と共有フォルダの2か所に定め、改定時は改定箇所だけを1枚にして申し送りで説明する。	研修の実施記録に出席者名簿と欠席者への周知日を残し、年度末に全職員が受講しているかを一覧で確認する。
14. 虐待の防止の体制	担当者の指名は◯月◯日、指針の整備は◯月◯日、第1回の委員会は◯月◯日。	担当者を職名で定め、人の入れ替わりがあっても後任が引き継ぐ形にした。年間計画に委員会と研修の予定を記載した。	担当者が年間計画表に実施の記録を記入し、管理者が四半期ごとに進捗を確認する。確認の記録を委員会の議事録に残す。
15. 身体的拘束等の記録	◯月◯日から新様式を使用。	様式に態様・時間・心身の状況・緊急やむを得ない理由・検討した者の欄を設け、作成後に管理者が確認する手順を加えた。	該当がある月は、管理者が全件について記載の欠けを確認する。該当がない月も、委員会でその旨を議事録に残す。
16. 業務継続計画の片方の編	◯月◯日付で不足していた編を作成。	両編を同じファイルに綴じ、表紙裏に改定の履歴の一覧を設けた。見直しの時期を年間計画に記載した。	年1回（◯月）、両編を通しで読み直し、連絡先・体制・備蓄の記載が現況と合っているかを点検簿に記録する。
17. 業務継続計画の研修・訓練	研修は◯月◯日、訓練は◯月◯日に実施。	研修と訓練の実施時期を年間計画に位置づけ、勤務表に組み込む運用とした。訓練で出た課題は計画の改定に反映する。	実施記録に参加者・所要時間・気づいた点・計画に反映した箇所を記載し、次回の訓練時に前回の課題が解消しているかを確認する。
18. 非常災害の訓練	年度当初に実施日を確定。◯月◯日および◯月◯日に実施予定。	訓練の実施日を年度当初に確定して勤務表に組み込み、夜間・休日を想定した回を年間計画に位置づけた。	年間計画表に実施の記録を記入し、予定日の2週間前に管理者が準備状況を確認する。未実施の場合は同一年度内に振替日を設定する。
19. 事故の原因究明・再発防止	◯月◯日から新様式を使用し、同日以降の事案から適用。	発生から1週間以内に検討の場を持つ手順を定め、検討の結果を申し送りで全職員へ周知する。	毎月の会議で当月の事故報告書を全件読み上げ、原因と再発防止の欄が埋まっているかを確認する。埋まっていないものはその場で差し戻す。
20. 事故とヒヤリ・ハットの線引き	◯月◯日に社内の基準を文書化し、同日の会議で全職員へ説明。	利用者に接触または影響があった事案は結果にかかわらず事故として扱う旨を文書化し、誤薬・転倒・離設を例示した。判断に迷う場合の照会先を手順書に明記した。	毎月、ヒヤリ・ハットの記録を管理者が全件確認し、事故として扱うべき事案が混じっていないかを見る。確認の記録を点検簿に残す。
21. 苦情の窓口の記載	◯月◯日に掲示および重要事項説明書を差し替え。	重要事項説明書の改定時に確認する項目の一覧に、苦情の窓口の記載を加えた。	年1回（◯月）、掲示と重要事項説明書の窓口の記載を照合し、連絡先の変更の有無を保険者の公表資料で確認する。
22. 苦情の経過の記録	◯月◯日から新しい受付簿を使用。	1件につき受付から解決までを同じ行に追記していく様式とし、未解決の件は月初の会議で読み上げる運用にした。	毎月初、管理者が未解決の件の一覧を確認し、対応の担当と次の期限を記入する。3か月以上未解決の件は会議の議題にする。
23. 記録の保存年限	◯月◯日付で運営規程を改定。書庫の並べ替えは◯月◯日までに完了。	ひな形をそのまま使わず、保険者の定めを確認したうえで規程に反映する手順を、規程の改定手順書に記載した。	年1回（◯月）、書庫の保管の区分と規程の記載を照合する。廃棄の際は一覧を作成し、管理者の確認を経てから行い、一覧を保管する。
24. 会議の議事録	◯月◯日の会議から新様式を使用。	議事録の様式に出席者と職種・欠席者・検討の経過・決定事項・周知の方法の欄を設け、開催後1週間以内に作成する手順とした。	四半期ごとに、開催の予定と議事録の有無を一覧で突き合わせる。議事録がない回はその場で作成の担当と期限を決める。

「今後は徹底します」で終わっている改善報告｜差し戻されやすい書き方と、そのまま貼れる完成文32組

改善報告書が読み返されるとき、見られているのは「誰が・いつまでに・何を変え、変わったことをどう確認するか」の4つです。「今後は徹底します」「注意して対応します」「周知しました」は、この4つのどれにも答えていません。だから同じ内容が次の運営指導でもう一度挙がります。

下の32組は、改善報告でよく書かれてしまう文と、その置き換えです。右の列はそのままコピーして、◯の部分だけ差し替えれば使えます。

場面	差し戻されやすい書き方	そのまま貼れる完成文
原因を書く欄	職員の認識不足によるものです。	記録の作成後に第三者が確認する手順を定めていなかったため、記載の欠けがそのまま保管されていました。手順の不備が原因です。
原因を書く欄	多忙により対応できませんでした。	作業を月末にまとめて行う運用としていたため、繁忙期に後回しになりました。作業を業務時間の中のどこで行うかを定めていなかったことが原因です。
原因を書く欄	担当者が異動したためです。	担当者の変更時に引き継ぐ内容を一覧にしていなかったため、◯◯の作業が引き継がれませんでした。引継ぎの手順が定まっていなかったことが原因です。
原因を書く欄	確認が不十分でした。	確認する者・時期・件数を定めていなかったため、確認そのものが行われない月がありました。
原因を書く欄	制度の理解が足りませんでした。	変更の情報を受け取る担当を定めておらず、社内で共有する場面がありませんでした。情報を確認する仕組みがなかったことが原因です。
原因を書く欄	様式が古いままでした。	様式の管理者を定めておらず、改定の時期も決めていなかったため、◯年に作成した様式を見直さないまま使用していました。
改善の内容	今後は適切に対応します。	◯月◯日付で様式を改定し、◯◯の欄を追加しました。改定後の様式は事務室のファイルと共有フォルダの2か所に配置しています。
改善の内容	職員に周知しました。	◯月◯日の職員会議で、変更した手順を資料を配布して説明しました。欠席した2名には◯月◯日に個別に説明し、資料を渡した日を出席簿に記載しています。
改善の内容	マニュアルを整備します。	◯月◯日付で業務手順書を作成し、◯◯の作業について、行う者・行う時期・使用する様式・確認する者を1ページにまとめました。
改善の内容	記録を残すようにします。	記録の様式に◯◯・◯◯・◯◯の欄を設け、作成した日と作成者を記入する形にしました。◯月◯日以降の記録から使用しています。
改善の内容	研修を実施します。	◯月◯日に◯◯をテーマとする研修を実施しました。資料、出席者名簿、欠席者への資料の交付日を実施記録に残しています。次回は◯月に予定しています。
改善の内容	チェック体制を強化します。	毎月5日に管理者が当月分を確認する手順を業務分担表に記載しました。確認した日と署名を書類の余白に残します。
実施時期	速やかに実施します。	◯年◯月◯日に実施しました。既存分の見直しは◯年◯月◯日までに完了します。
実施時期	順次対応します。	◯月から順次実施し、対象◯件のうち◯件が完了しています。残りは◯月◯日までに完了する予定で、進捗は月末に一覧で確認しています。
実施時期	年度内に実施予定です。	◯年◯月◯日に実施します。実施日は年間計画表に記載し、勤務表に組み込みました。
実施時期	すでに改善済みです。	◯年◯月◯日付で改定し、同日から運用しています。改定後の様式の写しを添付します。
再発防止	今後は徹底します。	作業を毎週金曜の事務の定例作業として業務分担表に明記し、担当が不在の週は管理者が代行することを定めました。
再発防止	職員一同、気を引き締めて取り組みます。	確認の手順を人に依存させないため、様式の中に確認欄を設け、確認していない書類は次の工程に進まない形にしました。
再発防止	再発しないよう注意します。	同じ作業を行う書類が5点あるため、変更が生じたときに開く一覧を作成し、起案書に5点の確認欄を設けました。
再発防止	管理者が確認します。	管理者が毎月末に無作為に3件を抽出して確認し、差異があれば当月中に修正します。確認の記録は点検簿に残します。
再発防止	意識の向上を図ります。	研修の年間計画に◯◯を位置づけ、新任者には入職から1か月以内に個別に説明する手順としました。
再発防止	情報共有を密にします。	委員会の決定事項を、開催の翌週の申し送りで読み上げ、欠席者へ配布した日を議事録の余白に記載する手順としました。
確認の方法	随時確認します。	毎月5日に管理者が当月分を確認します。確認した日と署名を書類の余白に残し、点検簿に件数を記録します。
確認の方法	定期的に見直します。	年2回（◯月・◯月）、管理者と事務担当の2名で読み合わせを行い、実態と異なる箇所の有無を点検簿に記録します。
確認の方法	管理者が随時チェックします。	四半期ごとに、対象となる利用者の記録を全件確認します。記載の欠けがあればその場で担当者へ差し戻し、差し戻した件数を点検簿に残します。
確認の方法	会議で確認します。	毎月の会議で当月分を読み上げ、欄が埋まっているかを出席者で確認します。埋まっていないものは会議の場で担当と期限を決め、議事録に記載します。
確認の方法	継続して取り組みます。	改善した内容が続いているかを、◯月・◯月・◯月に確認します。3回とも欠けがなければ、以後は年2回の確認に切り替えます。
指摘の内容の欄	記録の不備を指摘されました。	◯年◯月◯日付の文書第◯項において、◯◯について◯◯の記録が確認できなかった旨のご指摘をいただきました。
指摘の内容の欄	いくつか指導を受けました。	ご指摘は3件です。①◯◯について◯◯、②◯◯について◯◯、③◯◯について◯◯。以下、番号ごとに原因と改善の内容を記載します。
対象の範囲	一部の利用者について不備がありました。	ご指摘のあった◯年◯月から◯年◯月までの期間について、対象となる利用者◯名の記録を全件確認しました。同様の記載の欠けは◯件ありました。
添付書類	改善したことが分かる資料は特にありません。	改定後の様式の写し、◯月◯日の会議の議事録、掲示を差し替えた後の写真を添付します。
報告の締め	以上、よろしくお願いいたします。	上記のとおり改善いたしました。実施の状況については、◯月◯日および◯月◯日に事業所内で確認を行い、その記録を保管しております。ご不明な点がありましたらご連絡ください。

サービス種別を問わず挙がっている論点｜18領域の対照表と、指摘のあとに組織で回す4つの順番

訪問系・通所系・施設系・居宅介護支援と、サービスの種別が違っても、同じ形で挙がっている論点があります。当社が全国33自治体の公表資料379件を読み直し、複数の自治体が共通して挙げている領域だけを18に絞りました。件数の多寡ではなく、「サービスが違っても同じ形で出ている」ことを基準にしています。

この表は対照表です。左に公表資料で繰り返し書かれている状態、右に貴事業所の状況を書く欄を置いています。「できている／できていない」の判定は書いていません。手元の書類を開いて、事実を記入欄に書き込んでください。

領域	複数の自治体の公表資料で繰り返し挙がっている状態	手元で開く場所
1. 勤務表の作成と記載	事業所ごと・月ごとの勤務表が作成されていない、記載項目が不足している	勤務表（予定・実績）、出勤簿
2. 兼務の時間帯の区分	兼務している従業者について、職種ごとに従事する時間帯が区分して記載されていない	勤務表、職員の一覧
3. 勤務の実績	勤務表が予定のままで、実績と一致していない。常勤・非常勤の別の記載が実態と異なる	勤務表の実績欄、タイムカード
4. 資格の確認	資格を証する書類の写しが整理・保存されていない。携行が求められる証を携行していない	資格の一覧表、個人ファイル
5. 研修の記録	年間の研修計画が未作成。複数のテーマを同日に実施した際に内容を区別して記録していない。欠席者への周知の記録がない	年間研修計画、実施記録、出席者名簿
6. 委員会の開催と議事録	委員会が定められた間隔で開催されていない。議事録に出席者・検討した内容が残っていない。結果が職員へ周知されていない	委員会の議事録、年間計画表
7. 指針の整備	感染症・虐待の防止・身体的拘束等・事故の防止に関する指針が未整備、または記載すべき項目が不足している	指針のファイル、決裁の記録
8. 業務継続計画	感染症・自然災害の一方しか作成していない。記載項目が不足している。研修・訓練が行われていない、記録がない	業務継続計画、研修・訓練の記録
9. 非常災害対策	訓練の回数が年間計画に対して不足している。避難確保計画との関係を整理していない	非常災害対策の計画、訓練記録
10. 運営規程と実態	営業日・料金・実施地域・記録の保存期間の記載が実態や条例と異なる	運営規程、改定の履歴
11. 重要事項説明書	運営規程と記載が一致していない。改定後に改めて説明・同意を得た記録がない	重要事項説明書、個別の同意の記録
12. 掲示と情報の公表	重要事項が事業所内に掲示されていない、ウェブサイトに掲載されていない	掲示物、公表しているページの印刷
13. 変更の届出	運営規程・設備・管理者等の変更について、届出の控えが確認できない	届出の控えのファイル
14. 同意の取得	個別のサービス計画の同意がサービスの提供開始後になっている。家族の署名のみになっている	計画書の同意欄、提供記録
15. 個人情報の同意	家族の個人情報の使用について、家族本人から同意を得た記録がない。使用の範囲・期間の記載がない	個人情報の使用同意書
16. 事故の取扱い	誤薬・転倒等をヒヤリ・ハットとして処理している。原因の究明・再発防止の検討が記録にない。家族や関係機関への連絡の記録がない	事故報告書、ヒヤリ・ハットの記録
17. 苦情の受付と解決	窓口の案内に保険者・国民健康保険団体連合会の連絡先がない。受付から解決までの記録が残っていない	苦情の受付簿、掲示
18. 記録の整備と保存	記録の保存の年限が条例の定めと異なる。求められる記録が整備されていない	運営規程の保存の条項、書庫の区分

これらは、久留米市、仙台市、北九州市、千葉市、千葉県、和歌山市、埼玉県、大分市、大阪市、姫路市、宇都宮市、岡山市、広島市、愛知県、新潟市、松山市、横浜市、津山市、熊本市、神戸市、福井市、福岡県介護保険広域連合、足立区、長野県、静岡市、堺市、東京都、金沢市、名古屋市、浜松市、豊島区、青森県、北海道後志総合振興局の公表資料を当社が読み直して整理したものです。出典：各自治体ウェブサイトで公表されている運営指導・集団指導の資料／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。

指摘のあとに組織で回す4つの順番｜共有・見直し・仕組み化・次回への備え（20行）

改善報告書を出したところで終わりにすると、同じ内容が次の運営指導でもう一度挙がります。理由は単純で、報告書に書いた「変えたこと」が、日々の業務のどこにも埋め込まれていないからです。ここでは、指摘を受けたあとに事業所として回す順番を4段階に分けました。

段階	やること	残す記録
1. 共有	結果の文書を、指摘の内容ごとに1件1行にして職員会議で読み上げる。要約せず、示された文言のまま伝える	会議の議事録（読み上げた日、出席者、欠席者への周知日）
1. 共有	「誰が悪かったか」を話題にしない。手順のどこが抜けていたかに話を移す。原因の話が人に向くと、次から報告が上がらなくなる	議事録の検討の経過欄
1. 共有	非常勤・登録の職員、夜勤の職員など、会議に出られない人への伝え方を先に決める	個別に説明した日と相手の記録
1. 共有	指摘のうち、現場の手順が変わるものと、事務の書式だけが変わるものを分けて伝える	配布資料（変わる手順の一覧）
1. 共有	変わった手順について、いつから適用するかを日付で伝える	手順書の改定日
2. 見直し	指摘された内容と同じ形の記録が、ほかの利用者・ほかの月にもないかを全件見る。1件で終わらせない	点検の一覧（対象件数、同様の記載の欠けの件数）
2. 見直し	同じ様式を使っているほかの書類にも同じ欠けがないかを見る（様式の問題は横に広がる）	様式の一覧と点検の記録
2. 見直し	過去にさかのぼって書き直さない。書き直すのではなく、いつ気づいて何を変えたかを新しい記録として残す	気づいた日と対応の記録
2. 見直し	指摘された領域と隣接する領域も見る（例：委員会の記録が挙がったら、研修・指針・周知も一緒に見る）	点検の範囲を書いたメモ
2. 見直し	見直した結果、変える必要がないと判断した箇所は、その理由を1行残す	点検簿の備考欄
3. 仕組み化	「気をつける」で終わる対策を1つも残さない。様式の欄を増やす、確認の順番を変える、担当を職名で決める、のいずれかに置き換える	改定後の様式、業務手順書
3. 仕組み化	確認する人・時期・件数を決めて、業務分担表に書く。人の名前ではなく職名で書くと、異動しても残る	業務分担表
3. 仕組み化	年に1回しかやらないことは、年間計画表に日付で置き、勤務表に組み込む	年間計画表、勤務表
3. 仕組み化	入職時・異動時に説明する内容の一覧に、今回変えた手順を追加する	入職時の確認表
3. 仕組み化	記録をシステムで作っている場合、様式の変更をシステム側にも反映し、紙とシステムで欄が違う状態を作らない	システムの設定変更の記録
4. 次回への備え	今回の結果の文書、改善報告の控え、添付した書類の写しを1つのファイルにまとめ、背表紙に年度を書く	運営指導の記録ファイル
4. 次回への備え	当日に「探すのに時間がかかったもの」を一覧にして、置き場所を決め直す	書類の所在の一覧
4. 次回への備え	当日に答えに詰まった質問を書き出し、次回までに誰が答えられるようにするかを決める	質問と答えのメモ
4. 次回への備え	年1回、自分たちで同じ手順の点検を行う日を決める。運営指導の通知が来てから始めない	自主点検の記録
4. 次回への備え	管理者が交代する際、運営指導の記録ファイルと自主点検の記録を引継ぎの一覧に入れる	引継ぎの一覧

最後に一点だけ添えます。運営指導は、事業所を評価する場ではなく、基準に沿った運営が続けられる状態を確認する場です。だから、いちばん強い準備は「当日だけ整った書類」ではなく、ふだんから同じ形で残っている記録です。この記事の表を、通知が来てからではなく、年に1回開いてください。

よくある質問（FAQ）

運営指導と監査は違うものですか。

運営指導は基準の遵守状況を確認するもので、監査は不正や著しい基準違反の疑いがある場合に行われるものです。運営指導で改善が図られない場合などに監査へ移行することがあります。

ここに載っている指摘は、自分の事業所にも当てはまりますか。

公表元の自治体と、自事業所の所管の保険者が異なる場合、取り扱いが違うことがあります。同じ論点が自事業所にないかを点検する材料としてお使いください。

指摘を受けたらどうなりますか。

口頭または文書で指摘を受け、文書の場合は改善報告書の提出を求められるのが一般的です。報酬に関わるものは返還を求められることがあります。

どのくらいの頻度で運営指導がありますか。

保険者により異なりますが、指定の有効期間（6年）に1回以上を目安とする自治体が多くみられます。実際の周期は所管の保険者にご確認ください。

準備は何から始めればよいですか。

まず事前に通知される提出資料の一覧に沿って書類の所在を決め、次にこのページの領域別の内訳から、件数の多い領域を先に点検すると効率的です。

運営規程そのものの記載事項と作り方は運営規程とは｜記載事項と作り方のポイントにまとめています。掲示・備付けと、変更したときの届出の期限もあわせてご確認ください。

出典：本ページの指摘事例は、各都道府県・市区町村が公表している運営指導（実地指導）の資料および集団指導資料に基づき、当社が収集・整理したものです。個々の公表元は表の「公表元」列のリンクからご確認ください。制度の根拠は厚生労働省ウェブサイト（介護・高齢者福祉）／公共データ利用規約（第1.0版）。
本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省および各自治体の公式見解ではありません。記載は判定ではなく、公表資料に示された内容の整理です。取り扱いは保険者により異なります。最終的な判断は所管の保険者にご確認ください。