説明・同意・交付の記録の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例78例

運営指導で読まれるのは、計画の中身だけではありません。「その計画を、いつ・誰に・どう説明し、誰がどう同意の意思を示し、いつ・誰に交付したのか」という手続そのものの記録が、計画本体と同じくらい、あるいはそれ以上に読まれます。

そして指摘の形はほぼ決まっています。中身が間違っているのではなく、手続をやった証跡が残っていないのです。自治体が公表している運営指導の指摘事例を集めると、「同意を得た記録がない」「交付したことが確認できない」「同意日がサービス提供後になっている」「同意日と実際に同意をもらった日が違う」「家族の署名しかなく本人の同意が確認できない」という、ほとんど同じ5つの型に収束します。記録欄が足りないのではなく、1行で済ませてしまっていることが原因です。

「説明し、同意を得た。」——この1行は、読む側から見ると何も書いていないのと同じです。誰に説明したのか、何を説明したのか、どうやって説明したのか、同席者は誰か、質問は出たのか、同意の意思はどう示されたのか、いつ何を何部渡したのか、控えはどこにあるのか。そのどれもが分かりません。本ページは、この1行を、読む人が確認できる形に書き直すためのページです。

もうひとつ現場を混乱させているのがサービス種別による違いです。厚生労働省が公表している運営指導の標準確認項目・標準確認文書（別添1）の全38サービスの節を突き合わせると、手続を置いている節の名前が2種類に分かれ、根拠として示されている条番号も、説明の相手として書かれている呼称も、確認文書に挙がる契約書の名前も一致していません。さらに、個別の計画について「説明・同意・交付」と書かれている種別と「説明し、同意を得ているか」までしか書かれていない種別があり、確認文書がもう1枚増える種別もあります。本ページは、その38サービス分の比較表を最初に置きます。

あらかじめ本ページの範囲を書いておきます。扱うのは「説明した・同意を得た・交付した、という事実をどう記録に残すか」という手続の記録だけです。契約時に交わす書面そのものの記載事項、計画の中身の書き方、ケアマネジャーの各表の書き方は、それぞれ別のページで扱っており、本ページでは重複して扱いません。また、誰が同意できるのかという判断は書きません。本ページが書くのは「誰が・どういう立場で・どう意思表示したかを、そのまま記録に残す」形だけです。同意の効力に関する判断は法律の専門家の領域であり、本ページの守備範囲ではありません。

単位数・金額は一切書きません（「何を書く欄か」だけを示します）。記録の保存期間・様式の欄名・同意の取得方法の運用は保険者（指定権者）の条例・要綱・運用により異なるため、「基準の定め／自治体が公表している資料の記載／貴事業所の状況（記入欄）／保険者にご確認ください」という対照表の形で書いています。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

「説明・同意・交付」の記録が求められる根拠と、本ページが扱う範囲

まず、別添1のどこに「説明」「同意」「交付」が出てくるのかを整理します。38サービス分を読み比べると、この3語はばらばらに散っているのではなく、決まった8つの場所に現れます。この8か所を先に押さえると、事業所として残すべき記録が「1種類」ではなく複数の系統に分かれていることが分かります。

別添1で説明・同意・交付が現れる8つの場所

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

本ページが扱わないこと（他ページとの棲み分け）

「同意」という言葉は広すぎて、そのまま記事にすると別の主題と重なります。本ページは手続の記録に徹するため、次の3つは扱いません。記録を作るときにどのページを見ればよいかを、あらかじめ分けておきます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

サービス種別38の比較表——説明・同意・交付はどこがどう変わるか

ここが本ページの核です。別添1の全38サービスの節から、手続の節の名前・根拠条・説明の相手の呼称・確認文書に挙がる契約書・個別の計画の名称と条・計画の欄に書かれている言い回し・身体的拘束等の家族への確認書の有無・秘密保持等の根拠条を並べました。自事業所の行だけを見れば、残すべき記録の系統が確定します。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

比較表から読み取れる9つの差

38行を縦に読むと、種別によって変わるものと変わらないものがはっきり分かれます。変わらないものは全種別共通の様式にしてよく、変わるものだけを種別ごとに作り分ければ足ります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

同意が求められる場面の一覧——誰の同意か・何に対する同意か・記録に残す項目

「同意書」を1枚にまとめてしまうと、どの場面の同意なのかが後から読み取れなくなります。場面ごとに同意する人が違い、同意の対象が違い、記録に残すべき項目が違うからです。下表は、事業所の運営で同意が登場する場面を並べ、それぞれ「誰の同意か」「何に対する同意か」「記録に残す項目」を分けたものです。自事業所に該当しない行は、そのまま「非該当」と記入して構いません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

加算や届出に関する記録について、社会保険労務士法・行政書士法の関係を一言添えておきます。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページが扱うのは、事業所が自ら残す説明と同意の事実の記録であって、届出手続そのものではありません。障害福祉分野の届出書類についても同様に、本ページは手続の代行を勧めるものではありません。

本人・家族・代筆者・代理人の欄を分ける

公表されている指摘のうち、もっとも件数が多いのがこの論点です。「代理・代筆者欄は、あくまで利用者本人の個人情報について使用する同意欄である」という趣旨の記載が、宇都宮市・福井市・神戸市・堺市などの資料に共通して現れます。つまり、家族が本人の代わりに署名した欄は、その家族自身の個人情報の同意にはならないという整理です。欄の分け方を先に決めておけば、この指摘は構造的に起きません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

日付の前後関係——作成日から交付日までの並びと、ずれたときの記録

公表されている指摘のうち、もっとも繰り返し現れるのが日付です。姫路市の実地指導結果には「居宅サービス計画の原案について、利用者の同意日がサービス提供後になっているものがあった」、津山市の集団指導資料には「個別サービス計画の利用者の同意日がサービス提供後となっている」、長野県の運営指導結果（介護老人保健施設）には「入所者又は家族への説明・同意をサービス提供開始後に得ていた事例」、北九州市のケアプラン点検実施結果には「サービス利用開始後に利用票の同意・交付を行っている」「支援経過記録上の利用票の同意の日付と実際に同意をもらった日が相違するケースがある」が挙げられています。広島市の資料には「サービス利用票の同意が翌月となっている事例が認められた。居宅サービス計画を作成又は変更する際には、同月内に一連の業務を実施すること。」と記載されています。

これらは1本の並びの、どこかが入れ替わっているという同じ話です。まず正しい並びを固定し、次に「ずれたときにどう書くか」を決めておきます。

日付の正しい並び（系統別）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

日付がずれたときに、どう記録するか

大事なのは「並べ直して書く」ことではありません。神戸市の資料には「事実と異なる記録や書類を絶対に作成しないこと。内容に修正が必要な場合は、元の内容と修正後の内容、修正日がわかるよう記録を残すこと」と示されており、同資料はこれを「他の書類・記録・業務全般の信憑性にも関わる重大なこと」としています。つまり、ずれたときにやることは事実をそのまま書き、なぜそうなったかを併記することです。下表は、起きがちなずれと、そのときに残す記録の形です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

記録の完成文——場面別にそのまま貼れる文

ここからは、支援経過・経過記録・説明同意記録票にそのまま貼れる完成文です。◯の部分だけを差し替えれば使えます。1つの完成文の中に、日付・相手・方法・内容・意思表示の5つが必ず入っていることを確認してください。この5つのうち1つでも欠けると、読む側が確認できなくなります。

説明した内容と方法の記録（完成文）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

同意の意思表示の記録（完成文）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

交付の記録（完成文）

豊島区が公表した令和4年度の運営指導（居宅介護支援事業所22事業所）の指摘には、「支援経過記録には『関係者各位に渡す』と記載されていましたが、すべての事業所に交付しているか記録上確認できませんでした」「『担当者へ交付』と記載があるだけで、交付先が特定できませんでした」「支援経過記録には『本人と担当者に交付』との記載のみで、個々の担当者の記録がなく交付先が特定できませんでした」が並びます。交付の記録は「渡した」ではなく「誰に・いつ・何を・どうやって渡したか」まで書くのが、この指摘への直接の答えです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

代筆・代理・成年後見人・家族が関与したときの記録

ここは誰が同意できるのかを判断して書く場所ではありません。津山市の資料には「署名により同意を得る場合は代筆者が利用者及び代筆者の氏名を記入する」旨が示され、松山市の資料には「代筆となる場合は本人の氏名に加えて代筆者の署名も必要である」旨が示されています。記録として求められているのは「誰が・どういう立場で・どう意思表示したか」がそのまま読み取れることです。判断はせず、事実だけを並べます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

電磁的方法・オンラインが関わるときの記録

別添1のうち、同意の方法が明記されているのは定期巡回・随時対応型訪問介護看護の1種別だけで、確認文書に「利用者又は家族の署名、捺印若しくは電磁的記録により同意があったことがわかるもの」と書かれています。他の種別については、別添1に方法の記載がありません。電磁的方法によることができるかどうかの判断は本ページでは行いません。可否は保険者（指定権者）にご確認いただくものとし、下表は方法を用いた場合に何を記録するかだけを示します。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

同意が得られなかったとき・撤回されたときの記録

同意が得られなかったこと自体は、記録として何ら不都合ではありません。むしろ、得られていないのに得たことにしてある記録のほうが問題になります。得られなかった事実、その理由、そのあと何をしたかを、そのまま並べます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

悪い例／良い例の2列

左は実際に書かれがちな記録、右は同じ出来事を、読む人が確認できる形に書き直したものです。右がやっているのは「盛る」ことではなく、省いた要素を戻すことだけです。日付・相手・方法・内容・意思表示の5つが入っているかを、左右で見比べてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

運営指導で確認されている点と、手元に残す記録

下表は、自治体が公表している運営指導の指摘事例・集団指導資料から、説明・同意・交付の手続に関するものだけを抜き出したものです。出典の自治体名を付けています。観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なるため、自事業所の指定権者が公表している資料を必ずご確認ください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

1年間の運用と、手元に残す記録

説明・同意・交付の記録は、1回書いて終わりではありません。契約時・計画のたび・変更のたび・毎月・年度替わりという異なるリズムで発生します。どの記録がどのリズムで発生し、どこに保管しているのかを1枚にしておくと、運営指導で「その記録はどこにありますか」と聞かれたときに、探さずに出せます。頻度・保存期間は保険者（指定権者）の条例・運用により異なるため、記入欄としています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最後に、本ページ全体の立場をもう一度書いておきます。本ページは、同意の効力や、誰が同意できるのかについて一切の判断を示していません。示したのは、基準の定めとして別添1に何が書かれているか、自治体が公表している資料に何が書かれているか、そしてそれを踏まえて事業所が自分の手元に何を書き残せるかの3つだけです。記録の保存期間・様式の欄名・同意の取得方法の運用は保険者（指定権者）により異なりますので、貴事業所の指定権者が公表している資料と担当課の指示を必ずご確認ください。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。