勤務形態一覧表・勤務表の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例76例

勤務形態一覧表（勤務体制一覧表・勤務の体制及び勤務形態一覧表・勤務表）は、指定を受けるときに1回だけ出す紙だと思われがちですが、運営指導では毎月分を見られる書類です。厚生労働省が公表している運営指導の標準確認項目・標準確認文書（別添1）を全38サービス分読み比べると、「勤務体制一覧表」は38サービスすべての「員数」の節に、確認文書として例外なく挙がっています。設備の平面図や運営規程と違い、この表だけは月ごとに中身が変わり続けます。

そして自治体が公表している運営指導の指摘事例を読むと、指摘の形はほとんど3つに収束します。①そもそも事業所ごと・月ごとの表が無い、②表はあるが兼務している人の時間が区分されていない、③表と出勤簿・タイムカードが一致しない——この3つです。長野県が公表した令和6年度運営指導結果の概要（訪問介護）では「勤務体制の確保等の不備」が32件（18.6％）と、項目別で大きな塊になっています。

本ページは、その別添1の全38サービスの節を突き合わせた比較表を先に置きます。そのうえで、勤務形態一覧表の欄ごとに「何を書くか／どの文書と突き合わせるか／間違えやすい点」を並べ、兼務の書き分け、予定と実績が食い違ったときの記録、常勤換算の計算過程を残す記入欄、突き合わせる文書の一覧を、そのまま貼れる形で掲載しています。

あらかじめ本ページの立場をはっきり書いておきます。本ページは労務の助言をしません。賃金・労働条件・就業規則・雇用契約の中身には立ち入らず、労働基準法の解釈（休憩・時間外・割増・年次有給休暇の扱い）も書きません。扱うのは「介護保険の運営基準の観点から、勤務の実態をどう記録に残すか」だけです。雇用契約書・労働条件通知書・就業規則・賃金台帳は、本ページでは「その文書があるか、どこに保管しているか」を書く記入欄としてのみ登場します。中身の整理は労務の領域であり、本ページの範囲外です。

また、単位数・金額・賃金額は一切書きません。加算の体制要件や人員基準の充足に触れる場面でも、判定語は使わず「基準の定め／自治体が公表している資料の記載／貴事業所の状況（記入欄）／保険者にご確認ください」という対照表の形にしています。常勤の判定・常勤換算の算入範囲・様式の欄名・保存の期間は、保険者（指定権者）の条例・要綱・運用により異なるためです。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記載事項の整理と記録の残し方を扱うもので、手続きの代行を勧めるものではありません。

1. 勤務体制一覧表・勤務表が求められる根拠——別添1の全38サービスに載っている

最初に、書類同士の関係を整理します。ここが曖昧なまま様式だけ集めると、同じ勤務を4つの紙に4通りに書いて、4通りとも食い違います。

1-1. 「勤務体制一覧表」は人員の節、「勤務表」は運営の節に置かれている

別添1の構造を読むと、勤務にかかわる確認項目は2つの節に分かれて置かれています。この2つは目的が違うので、同じ紙で両方を満たそうとすると必ずどちらかが薄くなります。

• 人員の節（従業者の員数／訪問介護員等の員数／福祉用具専門相談員の員数）——確認項目は「利用者に対し、従業者の員数は適切であるか」「必要な資格は有しているか」。確認文書として「勤務実績表／タイムカード」「勤務体制一覧表」「従業者の資格証」の3点が並びます。ここは人数が足りているかを見る節です。
• 運営の節（勤務体制の確保等／勤務体制の確保）——確認項目は「サービス提供は事業所の従業者によって行われているか」「資質向上のために研修の機会を確保しているか」など。確認文書として「雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書」「研修計画、実施記録」「方針、相談記録」が並びます。ここは誰が提供しているかを見る節です。

つまり勤務体制一覧表は「人数の挙証」、雇用の形態がわかる文書は「常勤・非常勤の裏づけ」、タイムカードは「実績の裏づけ」という役割分担になっています。ひとつの表に全部を書き込めば足りるのではなく、3つが一致していることが読み取れる状態が求められています。

1-2. 4つの書類が、それぞれ答えている質問

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

1-3. 呼び名が6通りあるので、まず自分の保険者の呼び名に合わせる

同じ表が、資料によって違う名前で呼ばれています。検索しても様式が見つからない、という相談の多くはここが原因です。呼び名が違うだけで求められている中身はほぼ同じですが、提出物の名前は指定権者の様式名に合わせるのが安全です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

本ページでは以下、月ごとに作る一覧を「勤務形態一覧表」、日ごとの予定を「勤務表」、実際の出退勤の記録を「出勤簿・タイムカード」と呼び分けます。

2. サービス種別38×確認項目の比較表

ここが本ページの核です。別添1の全38サービスについて、員数の節・管理者の節・勤務体制の確保等の節の3つを、節の名前と根拠として示されている条番号で並べ替えました。「員数」の節の確認文書は全38サービスで同じ3点（勤務実績表／タイムカード・勤務体制一覧表・資格証）ですので、資格証の呼び名だけを列に残しています。

2-1. 全38サービスの「員数」「管理者」「勤務体制の確保等」を横に並べる

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表から読み取れることを3つだけ挙げます。

• 「勤務体制一覧表」は38サービスすべての員数の節に載っています。種別によって要る・要らないが分かれる書類ではありません。
• 管理者の節が別添1に立っていない種別が8つあります（訪問リハビリテーション、居宅療養管理指導、通所リハビリテーション、短期入所療養介護、介護予防訪問リハビリテーション、介護予防居宅療養管理指導、介護予防通所リハビリテーション、介護予防短期入所療養介護）。病院・診療所・介護老人保健施設が行うみなし指定を含む種別です。節が立っていないことと、勤務時間の記録が要らないことは別の話ですので、後述の東京都の通所リハビリテーションの事例をあわせてご確認ください。
• 居宅介護支援と介護予防支援だけ、節の名前に「等」が付きません（「勤務体制の確保」）。この2種別は確認項目も他より1行少なく、認知症介護に係る基礎的な研修の措置の行がありません。

2-2. 勤務表そのものが確認項目になっている種別

別添1の「勤務体制の確保等」の確認項目に、勤務表そのものを名指しした行が入っている種別があります。ここに入っている種別は、勤務表の中身が運営の節でも直接見られる構造です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

ここで注意したいのは、この行が入っていない種別なら勤務表が要らない、という読み方はできないことです。員数の節の確認文書には38サービスすべてに勤務体制一覧表が載っています。上の表は「運営の節でも重ねて見られる種別がある」という意味に留めてお読みください。

2-3. 員数の節の確認項目は、種別によって6つの型に分かれる

「必要な資格は有しているか」の行が、種別によって書き分けられています。誰の資格を、どこまで確認する節なのかが変わるので、資格証の集め方も変わります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

2-4. 管理者の節がある種別では、確認文書が2点セットになっている

管理者の節がある30種別では、確認項目は「管理者は常勤専従か、他の職務を兼務している場合、兼務体制は適切か」で共通し、確認文書は「管理者の雇用形態が分かる文書」と「管理者の勤務実績表／タイムカード」の2点で共通しています。管理者だけは、勤務形態一覧表とは別に実績の記録を名指しされているという点が、他の職種と違います。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

3. 勤務形態一覧表の欄ごとの運用表——何を書き、どの文書と突き合わせるか

ここからは、空欄の様式を左から順に埋めていく形で書きます。様式の欄名は保険者（指定権者）により異なりますが、欄の役割は共通しているので、貴事業所の様式の欄名に読み替えてお使いください。

3-1. 欄ごとの運用表——何を書くか／どの文書と突き合わせるか／間違えやすい点

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

3-2. 勤務形態の4区分——何をもって書き分けるかの対照表

勤務形態欄でつまずく事業所がとても多いので、ここは断定せず対照表にします。「基準の定め」の列には、自治体が公表している資料に書かれている内容をそのまま置いています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表で言いたいことは1つだけです。勤務形態欄は「その人の身分」を書く欄ではなく、「この事業所で今月どう働いたか」を書く欄だということです。だから月ごとに作り直す意味があります。

3-3. 職種欄に何を並べるか——種別ごとに行立てが変わる

職種欄は、運営規程の「従業者の職種、員数及び職務の内容」と一致していることが前提です。基準上必要な職種の行を、その月に該当者がいなくても残しておくと、欠けている職種が一目で分かります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

3-4. 備考欄の完成文——そのまま貼って日付と名前を入れる

備考欄は空欄になりがちですが、翌年この表を見返したときに「なぜ人数が変わったのか」を説明できるのは備考欄だけです。以下はそのまま貼れる形の文です。日付・氏名・職種は貴事業所のものに置き換えてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

4. 兼務の書き分け——時間の区分をどう記録するか

自治体が公表している指摘事例を読むと、勤務体制の指摘の過半は兼務の書き方に集まっています。しかも指摘の言い回しはほぼ同じで、「兼務関係が明確になっていない」「それぞれに従事する時間帯が明確に区分されていない」「事業所ごとに勤務時間を管理していない」の3つです。

ここで最初にはっきりさせておきます。本ページは兼務の可否を判定しません。兼務が認められる範囲は基準省令と保険者の条例により定められており、判断は保険者（指定権者）が行います。本ページが扱うのは、兼務している事実と時間の配分をどう記録に残すかだけです。

4-1. 兼務は3つの型に分けて考えると、記録の作り方が決まる

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

4-2. 兼務の可否は判定しない——基準の定め／貴事業所の状況／確認先の対照表

以下は判定表ではありません。左の列は自治体が公表している資料に書かれている内容、真ん中は貴事業所が書き込む欄、右は確認先です。左の列の記載は、その自治体の運用として公表されているものであり、貴事業所の指定権者の運用と同じとは限りません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

4-3. 兼務の時間区分を残す完成文——そのまま勤務形態一覧表の欄外・備考に貼る

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

5. 予定と実績が食い違ったときの記録、常勤換算の計算過程、突き合わせる文書

勤務形態一覧表を作っている事業所でも、指摘が残る理由はほぼ1つです。表が「予定」のまま止まっていて、実際に起きたことが書き足されていないことです。急な休み、交代、残業、直行直帰は毎月起きます。起きたことを書かない運用にしていると、表と出勤簿は必ずずれます。

5-1. 予定と実績が食い違ったときの記録——場面別の完成文

下の表は、左に場面、真ん中に記録に残す完成文、右にあわせて確認する欄を置いています。完成文はそのまま勤務形態一覧表の備考欄、または勤務表の余白に貼れます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この節でいちばん大事なのは最後の2行です。差異が出たときに表を上書きしてしまうと、「実績を反映した」のか「最初から書き換えた」のかが区別できなくなります。修正日・修正者・修正前の値を残す欄を、様式の下に1行足しておくだけで、この問題は消えます。

5-2. 常勤換算の計算過程を残す記入欄——計算方法は書かず、使った数値と根拠文書を残す

本ページは常勤換算の計算方法を示しません。算入できる時間の範囲・上限・端数の扱いは基準省令と保険者の運用によるためです。ここでは、計算に用いた数値と根拠文書を書き留めるための欄だけを用意します。この紙が1枚あると、運営指導で「その数字はどこから出したのか」と聞かれたときに、口頭で説明せずに済みます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、常勤換算に関する指摘としては、長野県の令和6年度運営指導結果（通所介護）で中重度者ケア体制加算について歴月ごとの確認をしていない事例、千葉県・愛知県・埼玉県の資料で訪問介護員等の員数が基準の数に達していない事例、東京都の資料（訪問看護）で看護職員の常勤換算が基準の数に満たない事例、金沢市の資料で福祉用具専門相談員の常勤換算の事例、足立区の資料で看護職員配置加算の常勤換算の事例が公表されています。いずれも共通しているのは、結果の数字ではなく計算過程が残っていないことが確認を難しくしている点です。

人員基準欠如減算の適用については、本ページでは判定を行いません。埼玉県・千葉県の資料には減算に関する記載がありますが、適用の判断・報告の様式・報告の期限は保険者（指定権者）により異なります。欠員が生じた月があった場合は、上の記入欄に事実を残したうえで、保険者（指定権者）にご確認ください。

5-3. 突き合わせる文書の一覧——有無と保管場所だけを書く

この表は、文書の中身を整理するためのものではありません。雇用契約書・労働条件通知書・就業規則・賃金台帳の記載事項の整理は労務の領域であり、本ページでは扱いません。ここで確認するのは「その文書があるか、どこに保管しているか、いつ最後に更新したか」の3つだけです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。管理者の変更や人員に関する届出を要する場面については、保険者（指定権者）にご確認ください。

6. 悪い例／良い例の2列——32組

ここまでを、実際の書き方の差として並べます。左は運営指導で「これでは確認できない」と言われやすい書き方、右はそのまま貼れる完成文です。左の多くは「勤務表のとおり」「シフトどおり」で終わっており、実績との差と理由が書かれていない点が共通しています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

7. 運営指導で見られる点と、1年間の運用・手元に残す記録

7-1. 自治体が公表している指摘事例——出典つきで並べる

以下はすべて、自治体が公表している運営指導・集団指導の資料に実在する内容です。指摘の言い回しはほぼ共通していますので、貴事業所の勤務形態一覧表をこの表の右列と突き合わせてご確認ください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

7-2. 1年間の運用——いつ、何をするか

勤務形態一覧表は月次の道具です。年に1回まとめて作る運用にすると、上で並べた指摘のほとんどが自動的に発生します。以下は月次・年次の作業を並べたものです。頻度は基準の定めではなく、貴事業所で決める運用ですので、記入欄に貴事業所の運用を書き込んでお使いください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

7-3. 手元に残す記録——保管場所・最終更新日・次回予定の記入欄

最後に、この主題で手元に残す記録を1枚にまとめます。保存の期間は保険者（指定権者）の条例により異なるため、年数は書かず記入欄にしています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最後にもう一度書いておきます。本ページは労務の助言をしていません。賃金・労働条件・就業規則・雇用契約の中身は扱わず、労働基準法の解釈も書いていません。扱ったのは、介護保険の運営基準の観点から、勤務の実態をどう記録に残すかだけです。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。常勤の判定・常勤換算の算入範囲・兼務の可否・様式の欄名・記録の保存の期間は、保険者（指定権者）の条例・要綱・運用により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。