1. カイポケのパスワードは暗号化して保管

カイポケのパスワードは、AES-256-GCM 方式で暗号化してサーバーに保存しています。アプリの画面にも当社の管理画面にも、パスワードを表示する機能はありません。端末へ返す仕組みもありません。

暗号鍵は、鍵を保管する専用のサービス（Google Cloud Secret Manager）に置き、暗号化したパスワードとは別の場所で管理しています。2026年10月13日に全件を確認し、暗号化されていないものは1件もありませんでした。

2. データの保管と処理は、日本国内（東京）

利用者情報・記録・録音などのデータは、日本国内（Google Cloud 東京リージョン）で保管・処理しています。事業所ごとにデータを分け、他の事業所からは見られないようにしています。通信は暗号化（HTTPS）し、保存データも暗号化されています。

3. お預かりしたデータを、AIの学習に使わない

AI事業者には、送ったデータを学習に使わない条件の法人向けサービス（API）だけを使っています。当社自身も、お預かりしたデータでAIを学習させることはありません。送り先の事業者や保存期間は 神マナのAIとデータの取り扱い にまとめています。

4. 万が一に備えて、元に戻せるように

• 直近7日間であれば、任意の時点に戻せる機能を有効にしています。
• 毎日のバックアップを7日間、毎週のバックアップを98日間、東京に保管しています。
• 録音などのファイルは、削除しても7日間は戻せます。

カイポケへ転記した帳票は、カイポケの正式な記録として残ります。神マナは作成した帳票をPDFに出力することもできます。

5. AIを、守りにも使っています

AIを使って、ログイン・権限・入口の仕組みを繰り返し点検し、気になる点は見つけた日のうちに直しています。

6. 扱える人を絞っています

障害対応のため、暗号鍵と保存データの両方を扱える権限は、当社の代表と開発責任者（CTO）の2名に限っています。退職・異動された職員のアカウントは、ご連絡いただいた当日中（営業日）に停止します。

7. もしものときは、すぐにご報告

漏えい・滅失・毀損、またはそのおそれを当社が認識した場合は、速やかに事業所さまへご報告し、影響範囲の調査と、原因になった箇所の停止・修正を行います。事業所さまが行う報告やご本人への通知に必要な情報もお出しします（利用規約 第6条第5項）。