職員研修の年間計画と実施記録の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例115例

職員研修の記録は、様式が1つに決まっている帳票ではありません。厚生労働省が示す運営指導の標準確認項目・標準確認文書（別添1）を全38サービス分読むと、「研修」は1か所ではなく、7つ以上の確認項目に分かれて現れます。勤務体制の確保等、業務継続計画の策定等、衛生管理等、虐待の防止、事故発生の防止、非常災害対策、そして人員配置に係る資格研修です。つまり研修の記録は、分野ごとにばらばらに作るものではなく、1年を1枚で見せる年間計画と、1回ごとの実施記録と、人ごとの受講管理という3層で持つものです。

この記事は、分野ごとの指針の中身には立ち入りません。扱うのは「研修そのものをどう計画し、1年をどう回し、記録をどう残すか」という横断の視点だけです。サービス種別で何が変わるかは記事の中の比較表で示し、年間計画と実施記録はそのまま貼れる完成文として置きました。欠席者へのフォロー、新規採用時、同日に複数の研修を行った場合、オンライン・動画視聴——抜けやすい4つの場面も、記録の完成文で埋めています。

なお、研修の実施回数・保存年数・記録の様式は、保険者（指定権者）の運用により異なります。この記事では回数を断定せず、素材で確認できた記載だけを「基準の定め」「自治体資料に示された整理」として置き、自事業所の欄は記入欄にしています。

職員研修の年間計画と実施記録が求められる根拠——別添1のどこに「研修」が出てくるか

運営指導では、確認項目ごとに「何を見るか（確認項目）」と「何で確かめるか（確認文書）」が示されています。研修に関する記載を全38サービス分から横断的に集めると、次の11の場所に現れました。研修の記録を1つの綴りにまとめておくと、この11か所に同じ綴りで応えられます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この一覧を見ると分かることが1つあります。確認文書の欄に出てくる言葉は「研修計画」と「実施記録」の2語にほぼ集約されているということです。分野が7つに分かれていても、求められている形は同じ2つです。そこに「誰が受けたか」を人ごとに追える受講管理表を足すと、3層になります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

第3層は別添1に固有の名前では出てきませんが、認知症介護に係る基礎的な研修の受講状況や、新規採用時の研修、欠席者のフォローを追うには、回ごとの記録だけでは足りません。「回で見る記録」と「人で見る記録」は別物です。第2層だけを厚くしても、誰が受けていないかは出てきません。

サービス種別38×研修テーマの比較表——どの種別にどの研修の確認項目があるか

ここがこの記事の核です。縦に38のサービス種別、横に研修のテーマを置き、別添1の記載の有無を1枚にしました。種別を選んで自分の行だけを読むと、その事業所で持つべき研修の綴りが決まります。○は別添1の当該サービスの節に記載が確認できたもの、—は確認できなかったものです。（—は「行わなくてよい」という意味ではありません。別添1の当該節に記載が見当たらなかった、という意味です。加算の要件や保険者独自の運用で求められる研修は、この表の外にあります。）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表を数で読むと、差が出るのは5つの列だけだと分かります。ハラスメント防止の方針、業務継続計画の研修及び訓練、感染症の研修及び訓練、虐待の防止の研修は38種別すべてに記載があり、種別による差がありません。差が出るのは、認知症介護に係る基礎的な研修、事故発生の防止の研修、身体的拘束等の適正化、非常災害（避難・救出等の訓練）、人員配置に係る研修修了の5つです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

虐待の防止——確認文書の表記が2通りに分かれる

同じ「虐待の防止」でも、確認文書の欄が「研修計画、実施記録」と書かれている種別と、「研修及び訓練計画、実施記録」と書かれている種別に分かれます。後者は、記録に訓練（実際に動かしてみる場面）が含まれるかどうかを分ける言葉です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

感染症の予防及びまん延の防止——委員会の開催の記載が2通りに分かれる

感染症については、対策を検討する委員会の開催について別添1に頻度の記載があります。研修そのものの回数ではなく委員会の開催についての記載である点に注意してください。研修・訓練は確認文書の欄に「研修の記録及び訓練の記録」として現れます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

人員配置に係る研修修了——「研修を修了したことが分かる文書」が確認文書に挙がる種別

この列だけは、年間研修計画とは別の管理になります。事業所で開く研修ではなく、都道府県等が実施する研修を修了しているかを、修了証などの文書で確かめる欄だからです。年間計画には「いつまでに誰が受けるか」を書き、修了証の写しは人ごとのファイルに置くのが追いやすい形です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この3つの表から、記録の綴り方が決まります。訪問系・居宅介護支援・福祉用具の事業所は、資質向上・ハラスメント・業務継続計画・感染症・虐待の防止の5本を1年に配置すれば、別添1の記載に対応する形になります。通所系・短期入所系・地域密着型はここに非常災害の訓練が加わり、施設系はさらに事故発生の防止の研修と身体的拘束等の適正化が加わります。この差が、そのまま年間計画の行数の差です。

年間研修計画の完成文——月ごとに、研修名・目的・対象者・方法・時間・講師・評価方法まで埋めた実物

年間研修計画でつまずくのは、テーマを12個並べたところで手が止まることです。並んだだけの計画は、運営指導で「計画的に実施されていない」と言われる形になります。大阪市の集団指導資料では、勤務体制の確保等に関する指導事項として「研修について、事業所における年間の研修計画が作成されておらず、計画的に実施されていない」「研修実施状況が記録上から確認できない」「研修不参加者への対応が不明瞭」が挙げられています。

止まる原因はだいたい目的の欄です。「知識の向上」と書くと、次の評価方法が書けなくなります。目的を「終わったときに全員ができている状態」で書くと、評価方法は自動的に決まります。「手指衛生の6手順を全員が実技で行える」と書けば、評価は実技チェック表になります。

年間研修計画の完成文（訪問系・居宅介護支援・福祉用具の事業所の例）

従業者21名（訪問介護員18名、サービス提供責任者2名、事務員1名）の訪問介護事業所を想定した記入例です。そのまま貼り替えて使えるよう、数字と役職まで埋めています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

年間研修計画の完成文（施設・居住系の例）

職員86名の介護老人福祉施設を想定した記入例です。先ほどの比較表のとおり、施設系には事故発生の防止の研修、身体的拘束等の適正化、非常災害（避難・救出等の訓練）が加わるため、行数が増えます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

年間研修計画のヘッダー部——「いつ定めたか」を書く欄

青森県三戸町のウェブサイトに掲載された集団指導資料では、特定事業所加算に関して「計画的な研修について、年度計画をいつ定めたか確認できない」「前年度と同じ研修内容、全員同じ目標を設定している」と指摘された事例が示されています。同資料では、年度計画は少なくとも次年度が始まるまでに毎年度作成すること、年度計画を定めた日付も記録に残すことが示されています。計画本体より先に、この6行が抜けます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

もう1つ、年間計画に入れておくと後が楽な欄があります。個別の目標です。長野県の令和6年度運営指導結果（訪問介護）では、特定事業所加算について「全ての訪問介護員等に係る個別具体的な研修の目標・内容・研修期間・実施時期等を定めた計画の内容が不十分」とされた事例が公表されています。宇都宮市の資料でも、個別具体的な研修の目標はあったが計画的な予定がなかった事例が示されています。全員共通の12か月とは別に、人ごとの1行を持つ形です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

実施記録の項目ごとの完成文——13の欄を、そのまま貼れる文で埋める

松山市の運営指導での主な指摘事項に関する資料では、研修を実施した際は実施日時・参加者氏名・研修内容・使用した資料の記録や資料を残すことが示されています。この4つを軸に、実務で後から効いてくる欄を足すと13になります。以下は、感染症の予防及びまん延の防止に関する研修（第1回）を題材に、13の欄をすべて埋めた完成文です。テーマが変わっても、埋め方の型は変わりません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

出席者を職種別に書く欄（記入欄）

出席者の欄は「別紙のとおり」で済ませたくなりますが、職種の偏りは合計人数からは見えません。夜勤帯の職員、委託・派遣の従事者、事務職員は落ちやすい行です。行を先に作っておくと落ちません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

抜けやすい4つの場面の書き分け——欠席者・新規採用時・同日に複数・オンライン

1. 欠席者へのフォローの記録

大阪市の集団指導資料（居宅サービス編）では、勤務体制の確保等に関する指導事項として「研修不参加者への対応が不明瞭」が挙げられ、不参加者への資料交付や回覧の記録まで残す方法が示されています。堺市の資料でも、確認する文書として未受講者への対応記録が挙げられています。フォローの記録は、フォローの方法ごとに書く内容が変わります。4パターンの完成文を置きます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

フォローは「やった」だけでは追えません。台帳を1枚持つと、年度末に未受講者が残りません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

2. 新規採用時の研修の記録——採用日との関係が分かる形にする

名古屋市の「運営指導に係る主な指摘事項（介護保険施設版）」では、研修の項に身体拘束廃止のための研修、感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための研修、事故発生防止のための研修及び虐待防止のための研修について新規採用時には研修を実施することが示され、「特に年度途中に採用した職員（中途採用者）に関して新規採用時の研修が実施できていない事例が見受けられます」と記載されています。同資料は令和5年1月5日付であり、最新の要件は所管の指定権者の資料でご確認ください。

この場面で記録に必要なのは、研修の内容そのものより採用日と実施日の距離です。採用年月日を記録の先頭に置くだけで、後から読む人にその距離が見えます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

入職の手続きに研修を組み込んでおくと、中途採用でも落ちません。チェックリストの形にします。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

3. 同日に複数の研修を行った場合の書き分け

松山市の介護保険課「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」では、各種研修を同日に実施する場合は、それぞれの内容について行ったことが分かるよう区別して記録すること（例として身体的拘束等の適正化と虐待の防止）が示されています。1回の集まりで2テーマを扱うこと自体ではなく、記録が1枚にまとめられて区別できないことが問題になります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

4. オンライン・動画視聴で実施した場合の記録

オンラインや動画で実施したときに記録が弱くなるのは、「出席者名簿への署名」という確認の手段がなくなるからです。署名に代わる確認を、方法ごとに決めて書きます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

視聴の確認は、方法によって残るものが変わります。どれを残すかを先に決めておくと、記録の書き方が揺れません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

悪い例／良い例——「研修を実施した」で終わる記録を、誰が何を学びどう確認したかまで

研修の記録が薄くなるのは、書く人が手を抜いているからではありません。様式に欄がないから書けないだけです。以下の49組は、欄ごとに「よく見る書き方」と「同じ手間で書ける書き方」を並べたものです。右の列をそのまま様式の記入例として貼ると、次の回から書き方が揃います。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

運営指導で見られる点と、1年間の運用・手元に残す記録

研修の記録に関する指摘は、自治体が公表している資料に実在します。以下は、公表資料に示された内容を出典つきで整理したものです。回数や様式の求められ方は保険者（指定権者）により異なりますので、自事業所の所在地の資料でご確認ください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

加算の要件として研修計画が見られる場合の対照表

研修計画は、運営基準の確認項目としてだけでなく、加算の要件としても見られることがあります。ここでは判定をせず、公表資料に示された定めと、貴事業所の状況を記入する欄を並べます。左の列は資料に示された定め、右の列は貴事業所の記入欄です。突き合わせた結果は、保険者（指定権者）にご確認ください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。この記事は記録の書き方を整理したものであり、届出そのものの手続きを扱うものではありません。

1年間の運用——月ごとに「やること」と「残る記録」

研修が回らなくなる原因は、たいてい11月から2月にかけての空白です。年度末にまとめて実施しようとすると、欠席者のフォローが年度をまたぎます。実施の月ではなく、フォローが完了する月で予定を置くと、3月に慌てません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

手元に残す記録——記入欄つきの一覧

最後に、1つのファイルにまとめておく記録の一覧です。保管場所・最終更新日・次回予定の3つの欄を作っておくと、運営指導の場で「どこにあるか」を探す時間がなくなります。保存年数の扱いは保険者（指定権者）の条例・運用により異なりますので、記入欄にしています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

研修の記録は、増やすほど強くなるものではありません。年間計画1枚・実施記録13欄・受講管理表1枚——この3つが揃っていれば、別添1に現れる11か所の確認項目に、同じ綴りで応えられます。そして、記録が薄くなる場所はいつも同じです。欠席者、中途採用者、夜勤帯の職員、委託・派遣の従事者、そしてオンラインで参加した人。この5つに欄を作っておくことが、1年を通して効きます。実施の回数や記録の様式の求められ方は保険者（指定権者）により異なりますので、所在地の保険者が公表する資料をご確認ください。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。