実習受入記録・支援困難事例の記録・同一建物の利用者名簿の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例103例

居宅介護支援事業所には、日常業務の中では自然に生まれない記録があります。利用者ごとに毎月積み上がる支援経過やモニタリングの記録とは違い、「その体制を取っていること」を後から示すためだけに、意識して残す記録です。この記事で扱うのは、そのうちの3つ——介護支援専門員実務研修の実習受入に関する協定書と受入記録、支援困難事例に係る記録、同一建物の利用者名簿と建物別利用者数の集計記録です。

この3つには共通点があります。いずれも加算・減算の要件を裏づけるために、日常業務とは別に残す記録だという点です。利用者への支援そのものからは生まれず、事業所が「1年の運用として意識的に作る」ことでしか手元に残りません。逆に言えば、作る仕組みを決めていない事業所では、何年経っても綴りが空のままになります。

この記事は要件そのものの解説をしません。どの区分にどの要件が置かれているかは、告示と保険者（指定権者）の資料が正典です。ここで扱うのは「その要件を満たしていることを、どんな記録でどう残すか」だけ——協定書の条文、受入記録の1行、名簿の欄立て、そしてそのまま貼れる完成文です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

以下、この3つを順に、空欄の様式を埋められる状態まで落とします。実習生・利用者の氏名はすべて「◯◯ ◯◯」の伏せ字にしています。完成文をコピーして使う際は、伏せ字と（　　）の欄をご自事業所の内容に置き換えてください。

この3つの記録が求められる根拠——標準確認項目（別添1）には現れない

運営指導の際に用いられる標準確認項目・標準確認文書（別添1）は、基準省令の条ごとに「何を見るか」「何で確かめるか」を示したものです。まず押さえておきたいのは、この3つの記録は別添1に現れないということです。全38サービス分の別添1を語で走査した結果は次のとおりでした。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

つまり、この3つの記録は「別添1には現れない（加算の要件として告示側にある）」という位置にあります。別添1のチェックリストだけを潰していっても、この3つの綴りは生まれません。ここが、多くの事業所で綴りが空になる構造的な理由です。

別添1に現れるのは「隣にある項目」だけ

直接は現れませんが、この3つの記録が触れる範囲に隣接する確認項目は別添1にあります。実習の受入は個人情報と秘密保持に触れ、支援困難事例の記録は支援経過に触れ、同一建物の把握は居宅サービス計画の作成方針に触れます。隣接項目の確認文書に、この3つの綴りを添えられる形にしておくと、同じ資料が二度使えます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

訪問介護でも構造は同じで、勤務体制の確保等は第30条、秘密保持等は第33条、運営規程は第29条に置かれていますが、いずれの確認項目にも「実習」「同一建物」の語はありません。

★サービス種別38×3つの記録の比較表——種別で何が変わるか

この記事の核です。3つの記録は居宅介護支援を中心に置いた記録ですが、実習生の同行訪問を受け入れる側、建物ごとの人数を数える側としては、他の種別も無関係ではありません。縦にサービス種別、横に3つの記録を置き、種別ごとに何を持つことになるかを1枚にしました。「別添1での現れ方」の列は、上の走査結果をそのまま反映しています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

種別で何が変わるかを一言でまとめると、実習受入は「受け入れる側」か「同行を受ける側」かで様式が変わり、支援困難事例は「1件1葉の記録」か「議事録の中の1項目」かで置き場所が変わり、同一建物は「居宅系か入所系か」で作る意味そのものが変わります。入所系で建物別の集計表を作っても、埋める行が生まれません。

実習受入の記録——協定書に書く事項と、受入記録の完成文

実習の受入は、相手方との取り決め（協定書）と実際に何をしたかの記録（受入記録）の2つで持ちます。協定書は受入の前に1通。受入記録は実習の各日と終了時に書き足していきます。どちらも様式が国から示された帳票ではないので、相手方の指定様式があればそれを優先し、無ければ以下の欄立てで作るのが実務的です。

協定書の記載事項ごとの完成文（16項目）

金額は書きません。費用の負担は「別途協議して定める」の形にしておくと、年度ごとの取り扱いの違いを協定書の差し替えなしで吸収できます。相手方の名称・期間・人数・氏名は伏せ字と（　　）の欄にしてあります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

実習受入記録の完成文（18場面）

受入記録は日付と主語のある事実で書きます。「実習生を受け入れた」だけでは、期間も内容も指導した中身も後から分かりません。以下は空欄の様式にそのまま貼れる形にしています。実習生の氏名は「◯◯ ◯◯」の伏せ字にし、利用者は「利用者A」のように記号で表しています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

利用者への説明と同意——実習受入でいちばん見られる部分

実習生の同行は、利用者の情報に第三者が接する場面です。別添1の秘密保持等（居宅介護支援は第23条）は「個人情報の利用に当たり、利用者（利用者の情報）及び家族（利用者家族の情報）から同意を得ているか」を確認項目に挙げ、確認文書として個人情報同意書と従業者の秘密保持誓約書を挙げています。実習生は従業者ではないため、既存の同意書と誓約書だけでは範囲が届きません。実習ごとに説明と同意を取り、その事実を記録するのが素直な整理です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

支援困難事例に係る記録——「困難」を判定せず、事実と経過だけで書く

この記録でいちばん多い失敗は、事業所が「これは困難事例である」と判定して書いてしまうことです。判定を書くと、その判定が妥当かどうかという別の議論が始まります。また、判定語は利用者の状態に対する評価にもなります。

記録に置くのは事実と経過だけです。「どこから、どういう経緯で依頼が来たか」「受け入れた時点で何が起きていたか」「誰と、いつ、何を調整したか」「その後どうなったか」。この4つが日付と主語をもって書かれていれば、それがどういう状況であったかは読んだ人が判断できます。書き手が判定を書き足す必要はありません。

記録の欄立て

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

記載項目ごとの完成文（18場面）

以下はすべて、利用者個人が特定されない書き方にしています。氏名は書かず、地名は（　　）、関係機関は種別のみで表しています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

個人が特定されない書き方——置き換えの一覧

支援困難事例の記録は、事業所内の会議で回覧されたり、運営指導の場で提示されたりする可能性があります。1件1葉の記録は、はじめから匿名化した状態で作るのが安全です。後から黒塗りにする運用は、塗り残しが必ず出ます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

同一建物の利用者名簿・建物別利用者数の集計記録——数えた結果を記入する欄

この記録は数えるための表です。判定を書く欄は置きません。「どの建物に、その月、何人の利用者が居住していたか」——その数字が月ごとに並んでいる状態を作ることが目的です。数えた結果を告示・通知に当てはめる作業は請求の側の仕事であって、この表の役割ではありません。

松山市の資料には、加算における職員・利用者の割合の計算について「所定の割合を満たしていることが明らかな場合も計算し、その記録を残すこと」と示され、記録の頻度の例として特定事業所加算（居宅介護支援）は利用者の割合を「算定日が属する月→毎月記録」とされています。福井市の集団指導資料にも「加算の算定要件になっている割合を毎月記録していない」との指摘があります。「明らかだから数えなかった」は記録として残らない——これがこの表を毎月作る理由です。

利用者名簿（建物単位に組み替えたもの）の欄立て

利用者台帳は個人単位です。同じ情報を建物単位に組み替えた別葉を持ちます。台帳から自動で作れる形にしておくと、毎月の作業が数分で終わります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

建物別利用者数の月次集計表（1枚で1年を見る）

建物を縦、月を横に置くと、1年が1枚で見えます。空欄がある月は「数えなかった月」としてそのまま残るので、毎月の作業の抜けが可視化されます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

集計記録の完成文（11場面）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

悪い例／良い例——「実習生を受け入れた」「困難事例に対応した」で終わっている記録

この3つの記録で最も多い悪い例は、結論だけが1行あって、期間も内容も相手も日付も書かれていないものです。書いた本人は覚えているので不足に気づきません。数か月後、あるいは担当が替わった後に読むと、何が行われたのか分からないことが分かります。以下、34組を並べます。右の列はそのまま貼れる完成文です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

加算の届出・実績報告との突き合わせ（記入欄つき）

3つの綴りは、作っただけでは片手落ちです。届出の内容と、月々の記録が同じことを言っているか——ここが合っていないと、記録があること自体が説明の材料になりません。突き合わせは月に1回、請求の作業と同じタイミングで行うのが最も定着します。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

運営指導で見られる点と、1年間の運用・手元に残す記録

ここまでの記録が実際にどう見られているかを、公表事例で確認します。まず重要な事実を書きます。実習の受入に関する指摘は、当社が収集した運営指導の公表事例379件では確認できませんでした（0件）。一方、加算の要件を裏づける記録と同一建物に関する記録については、複数の自治体が公表しています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表から読み取れることは1つです。公表されている指摘の多くは「やっていなかった」ではなく「記録で確認できない」という形をしています。会議は開いていた、研修はしていた、割合は明らかだった——それでも記録がなければ、後から確認する手段がありません。3つの綴りは、そのための備えです。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

1年間の運用——いつ、誰が、何を作るか

3つの記録は作るきっかけがそれぞれ違うので、1年のどこで手を動かすかを決めておかないと、「気づいたら1年分が空だった」になります。以下は割り当ての例です。実施の時期・回数は保険者（指定権者）の運用により異なるため、実際の月は記入欄に自事業所の予定を記入してください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

手元に残す記録の一覧（記入欄つき）

最後に、この記事で扱った綴りを一覧にします。保管の期間は保険者（指定権者）の定めにより異なるため、年数は断定せず記入欄にしています。自事業所の定めを確認して記入してください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

3つの綴りに共通するのは、作るきっかけが業務の中に自然には無いということです。利用者への支援は毎日発生しますが、実習の受入は年に1回あるかどうか、建物別の集計は誰も催促しません。だからこそ、誰が・いつ・どの綴りに手を入れるかを、1年の予定として先に決める——それがこの3つの記録を空にしない方法です。この記事の記入欄をそのまま自事業所の様式にして、まずは今月分の1枚から埋めてみてください。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。