介護のICT化は失敗する？｜つまずく5つのパターンと導入前チェックリスト15項目

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「高いシステムを入れたのに、結局みんな紙に戻った」——介護の現場で、この話は珍しくありません。そして多くの場合、原因は「選んだ製品が悪かった」ことではありません。

この記事では、ICT化がつまずく5つのパターンを整理し、そのそれぞれに対応する導入前チェックリスト15項目を用意しました。すでに「使われないシステム」を抱えている事業所向けに、立て直しの順番も書いています。数値は厚生労働省・公益財団法人介護労働安定センターの公表データに基づき、出典を明記しています。

関連する記事はAXラボ（介護×AIの研究室）でまとめています。

結論：失敗の多くは「製品選び」ではなく「入れ方」で起きている

先に結論です。うまくいかなかった事業所の話を聞いていくと、詰まっている場所は製品の機能ではなく、導入の進め方と、導入後の運用に集中しています。

具体的には——現場に一度も触らせずに決めた／既存ソフトへの入力が残って二重入力になった／機能が多すぎて「どれを使うか」が決まっていない／担当者1人に依存した／効果を測っていないので、続ける理由も直す手がかりもない。この5つです。

逆に言えば、これらは製品を選ぶ前に、事業所側で潰しておけます。それがこの記事の目的です。

数字で見る「入れた」と「効いた」の溝

公益財団法人介護労働安定センターの「令和6年度介護労働実態調査」では、ケア記録・ケアプラン等の入力・保存・転記の機能を日常的に利用している事業所は75.4%。導入そのものは、着実に広がっています。

ところが、ICT機器・介護ロボットを導入しても「昼間の業務負担の軽減」に効果を感じている事業所は49.4%、「夜間」は44.6%（同調査）。4分の3が入れているのに、効いたと感じているのは約半数——これが令和6年の姿です。

背景には事業所そのものの厳しさもあります。従業員が「不足」と感じる事業所は65.2%（前年度64.7%）、「今の報酬では十分な賃金を払えない」は約39.1%（同調査）。人も原資も足りないなかで、効かない投資を繰り返す余裕はありません。

つまずく5つのパターン

パターン① 現場に一度も触らせずに決めた

経営層や本部だけで比較検討し、実際に毎日使う人が導入前に一度も触っていないケースです。導入後に「前のほうが早い」「押す場所が分からない」という声が出て、そこから巻き返すのは、決める前に触ってもらうより何倍も大変になります。

選定の段階でいちばんITが苦手な職員に触ってもらうのが、いちばん確実な検査になります。その人が使えるなら、他の人はまず使えます。

パターン② 二重入力が残った

最も多い失敗です。新しいツールを入れても、請求や記録のために既存の介護ソフトへ入力する作業が残る。すると純粋に作業が1工程増えます。「ICTを入れたら忙しくなった」という感想は、たいていここから生まれます。

確認すべきは「連携できます」という言葉ではなく、「どの画面のどの項目が、どの操作で、どちらの向きに渡るのか」という具体です。片方向なのか双方向なのか、手作業のCSV書き出しが挟まるのかどうかで、現場の負担はまったく変わります。

パターン③ 機能が多すぎて、使う機能が決まっていない

高機能なものを選んだこと自体は失敗ではありません。問題は、「うちはこの機能を使う」という合意がないまま配られることです。マニュアルが分厚くなり、研修も一度きり。結果として、誰も全体像を持たないまま日常が始まります。

導入初月に使う機能を1つか2つに絞って明文化するだけで、定着率は変わります。残りは3か月目以降でも遅くありません。

パターン④ 担当者1人に依存した

ITに強い職員が1人で導入を回し、その人が異動・退職した瞬間に止まる、というパターンです。運用ルールがその人の頭の中にしかないため、引き継げません。

手順書を1枚つくること、そして「聞く相手が2人以上いる」状態をつくることが、いちばん安いリスク対策になります。国のガイドラインでも「手順書の作成」は業務改善の取組の1つとして挙げられています。

パターン⑤ 効果を測っていない

導入前の記録1件あたりの所要時間を測っていないため、導入後に楽になったかどうかを誰も証明できない。すると、続ける理由も、どこを直せばいいかの手がかりも失われます。反対する人を説得する材料も出てきません。

必要なのは大げさな測定ではありません。導入前に、代表的な記録3件分の所要時間をストップウォッチで測っておく。それだけで、あとから比べられるようになります。

国は「入れたか」ではなく「成果が出たか」を見ている

この流れは、国の制度設計にもはっきり表れています。令和6年度介護報酬改定で新設された生産性向上推進体制加算では、見守り機器等のテクノロジーを1つ以上導入し、国の「生産性向上に資するガイドライン」に沿った業務改善を継続し、事業年度ごとに取組の実績データを厚生労働省に報告することが求められます（加算（Ⅱ）は一月あたり10単位。テクノロジーを複数導入し、報告データで成果が確認された場合には、より高い評価として加算（Ⅰ）が設定されています）。

あわせて、利用者の安全と職員の負担軽減を検討する委員会の設置（おおむね3か月に1回以上の開催）も求められています。「入れて終わり」ではなく「成果を報告する」ところまでが要件になっている、ということです。

要件の詳細・単位数は改定や自治体運用により変わります。算定の可否は、必ず告示・通知の原典と貴事業所の登録内容をご確認ください。

国のガイドラインでは、ICTは「7つの取組」のうちの1つ

見落とされがちですが、厚生労働省の生産性向上ポータルサイトでは、業務改善の視点から整理した取組として、次の7つが示されています。

1. 職場環境の整備
2. 業務の明確化と役割分担
3. 手順書の作成
4. 記録・報告様式の工夫
5. 情報共有の工夫
6. OJTの仕組みづくり
7. 理念・行動指針の徹底

ICTツールが直接効くのは、主に「記録・報告様式の工夫」と「情報共有の工夫」です。逆に言えば、業務の役割分担が曖昧なまま、手順書もないままシステムだけを入れても、残りの5つは何も解決しません。「ICTを入れたのに変わらない」の正体は、しばしばここにあります。

導入前チェックリスト15項目

5つのパターンに対応する形で並べました。右の列（確認のしかた）だけ持ち帰って使っていただけます。すべてを満たす必要はありませんが、空欄が多い項目ほど、そこが後で詰まります。

もう「使われないシステム」になっている事業所へ——立て直しの順番

すでに導入してしまい、使われていない場合。いきなり全部を作り直そうとすると、たいてい二度目の失敗になります。順番があります。

1. 使われている機能を1つ探す。ゼロということはまずありません。そこが足場になります。
2. 二重入力が起きている箇所を特定する。1日の流れを紙に書き出せば、たいてい1〜2箇所に集中しています。
3. その1箇所だけを解消する。全体最適はいったん忘れます。
4. 楽になったことを数字で示す。ここで初めて、他の職員が動きます。
5. 使わない機能を正式に「使わない」と決める。捨てることで、残ったものが使われ始めます。

この「小さく始めて、続ける」進め方については介護のDXが進まない本当の理由と介護のDXからAXへでも詳しく整理しています。

お金の話——補助金だけで製品を決めない

介護テクノロジー導入支援事業やデジタル化・AI導入補助金など、導入費用を軽くする制度は複数あります。補助率・上限額・締切・対象経費は自治体ごとに異なります。詳しくは介護テクノロジー補助金の解説、ICT導入支援事業とは、デジタル化・AI導入補助金、補助金ナビをご覧ください。

ただし一点だけ。「補助対象だから」を選定理由の1位に置くと、上のチェックリストの1〜3が飛びます。補助金は費用を軽くする手段であって、現場で使えるかどうかの証明ではありません。使うかどうかを決めるのは現場、支払いを軽くするのが補助金、という順番を崩さないことをおすすめします。

自事業所の現在地を確かめる

立て直しの前に、いまどこにいるのかを確かめておくと遠回りが減ります。無料の「AX診断」では、事業所名または所在地から検索するだけで、厚生労働省「介護サービス情報公表システム」の公表データをもとに現在地を表示します。登録も入力も不要です。

▶ AX診断（無料）で自事業所のAX（AI活用）度を見る

出典：厚生労働省ウェブサイト（介護サービス情報公表システム オープンデータ）／公共データ利用規約（第1.0版）。本ツールは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。診断結果は公表情報にもとづく整理であり、個別の判定・助言を行うものではありません。詳細は各事業所にてご確認ください。

導入を進めるときの実務注意

ICT・AIの導入や、記録を外部サービスに渡す運用にあたっては、利用者の氏名・被保険者番号などの個人情報の扱い（伏字・事業所内ルールの確認）にご留意ください。制度の要件・単位数・様式は、改定や自治体運用により変わります。加算の算定や補助の可否は、必ず告示・通知・自治体の実施要綱の原典と、貴事業所の登録内容をご確認ください。本記事は特定の製品・サービスの効果や算定を保証するものではありません。

よくある質問（FAQ）

介護のICT化が失敗する最大の原因は何ですか？

最も多いのは、新しいツールを入れても既存の介護ソフトへの入力が残り、二重入力になってしまうことです。純粋に作業が1工程増えるため、「ICTを入れたら忙しくなった」という結果になります。契約前に「どの項目が・どの向きに・どの操作で渡るのか」を具体的に確認してください。

ICTを導入したのに使われていません。どうすればいいですか？

全部を作り直そうとせず、順番に進めてください。まず使われている機能を1つ探し、次に二重入力が起きている箇所を1つ特定して、そこだけを解消します。楽になったことを数字で示せると、他の職員が動き始めます。

導入前に測っておくべきことはありますか？

代表的な記録3件分の所要時間を、ストップウォッチで測っておいてください。導入前の数字がないと、楽になったかどうかを証明できず、続ける理由も直す手がかりも失われます。

生産性向上推進体制加算とは何ですか？

令和6年度介護報酬改定で新設された加算です。テクノロジーの導入と、国のガイドラインに沿った業務改善の継続、そして事業年度ごとの実績データの報告が求められます。加算（Ⅱ）は一月あたり10単位、成果が確認された場合はより高い加算（Ⅰ）が設定されています。要件は原典をご確認ください。

国のガイドラインが示す業務改善の取組は何ですか？

厚生労働省の生産性向上ポータルサイトでは、職場環境の整備、業務の明確化と役割分担、手順書の作成、記録・報告様式の工夫、情報共有の工夫、OJTの仕組みづくり、理念・行動指針の徹底という7つが示されています。ICTツールが直接効くのは主に4番目と5番目です。

補助金が使える製品を選べばいいですか？

補助金は費用を軽くする手段であって、現場で使えるかどうかの証明ではありません。使うかどうかは現場が実機を触って決め、補助金は支払いを軽くするために使う、という順番をおすすめします。補助率・上限・締切は自治体ごとに異なります。

出典

• 公益財団法人介護労働安定センター「令和6年度介護労働実態調査」（調査ページ／公表資料PDF）
• 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」（厚生労働省ウェブサイト）：介護分野における「生産性向上」とは？（業務改善に向けた7つの取組）、生産性向上に資するガイドライン、介護テクノロジー導入支援事業 ほか
• 厚生労働省「令和6年度介護報酬改定について」（厚生労働省ウェブサイト）：生産性向上推進体制加算

出典：厚生労働省ウェブサイト／公益財団法人介護労働安定センター／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、各府省庁・調査機関の公式見解ではありません。割合は各調査の公表時点のものであり、調査年度や集計方法により変わります。「5つのパターン」「チェックリスト」「立て直しの順番」は当社の現場知見に基づく整理であり、効果や結果を保証するものではありません。要件・単位数・数値は原典をご確認ください。

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よくある失敗と、その前に打てる手

失敗の大半は導入の前に決めていなかったことから生まれます。

始める前のチェック

進め方は介護のDX・AX、二重入力は二重入力をなくす方法をご覧ください。

止まったときの立て直し方

分野別｜厚労省の報告書からの改善事例（出典つき）

実在する事業所が報告した168件の改善事例を、分野ごとに整理した記事です。現場で挙がった課題・取り組んだこと・結果・出典を1行にまとめており、Excel／CSVで持ち帰れます。効果の記載がない事例は「記載なし」とそのまま示しています。

選ぶ段階での確認事項は介護ソフトの選び方に、契約前に必ず聞くこと14項目としてまとめています。