介護の記録業務の改善事例50件｜厚労省の報告書から【課題・打ち手・結果】

厚生労働省が公表している業務改善の報告書などから、記録業務に関する事例50件を抜き出して整理しました。現場で挙がった課題／取り組んだこと／結果／出典を1行にまとめています。実在する事業所の報告なので、抽象論ではありません。表はExcel／CSVで持ち帰れます。

二重入力、清書、手書きからの転記、記録の遅れ。どの事業所も同じところで詰まっています。

結果の欄が「記載なし」のものは、報告書に効果が書かれていないものです。推測で補っていません。事業所の規模・体制によって結果は変わります。取り組みの内容と前提を読んだうえで、自事業所に合う形に置き換えてください。

記録業務｜どの分野・どのサービスの事例か

記録業務の改善事例（50件）

進め方の型は介護のDX・AX、つまずきの型は介護ICTの失敗、二重入力の解消は二重入力をなくす方法をご覧ください。設備投資に使える制度は介護の補助金まとめにまとめています。

記録の課題の棚卸し表｜14の課題を「現場・運営指導・確認する記録・改善の一手」で並べる

記録の改善が進まない事業所には、共通した入口のつまずきがあります。「記録が大変」というひとかたまりの困りごとのまま、対策を探し始めてしまうことです。記録が大変な理由は事業所ごとに違い、同じ事業所の中でも職員ごとに違います。二重入力で時間を取られている人と、何を書けばよいか分からず手が止まっている人と、書く時間そのものが勤務中に確保されていない人では、必要な手当てがまったく別のものになります。ひとかたまりのまま「記録の効率化」に着手すると、いちばん困っている人に効かない対策から始まることになります。

そこで最初にやることは、課題を分解して、名前を付けて、1行ずつ表に並べることです。分解の粒度は、「その課題に対して、明日から誰が何をするかが1文で書けるところまで」が目安になります。「記録が大変」では手が動きませんが、「訪問先で入力した内容を、帰所後に紙の業務日誌へもう一度書き写している」まで下りれば、次の一手が見えます。

下の表は、管理者・リーダーが最初の棚卸しに使うことを想定した14項目です。左から「現場で何が起きているか」「それが運営指導でどう見えるか」「確認される記録」「改善の一手」、いちばん右を貴事業所の状況を書き込む記入欄にしています。全部を一度に埋めようとせず、まず「思い当たる」に丸を付けるところから始めても構いません。

記録の課題14項目｜そのまま印刷して使える棚卸し表

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この14項目のうち、事業所として最初に手を付けるべきものを選ぶときの目安は、「頻度×人数」です。月に1回しか起きないが全員に関係する課題より、毎日起きていて全員に関係する課題を先に片付けたほうが、職員の実感が変わります。多くの事業所で先に来るのは1（二重入力）と3（書く時間）で、この2つが片付かないうちに4（粒度）や5（略語）へ進むと、「忙しいのに直せと言われることだけ増えた」という受け取り方をされます。質を揃える取り組みは、時間の手当てが済んでからという順序を守ってください。

二重入力の発生箇所を洗い出す｜18の典型パターン

二重入力は「なんとなく非効率」と言われながら、具体的にどこで発生しているかを書き出したことのある事業所は多くありません。書き出してみると、その多くが「様式が作られた時期が違う」という歴史的な理由だけで残っていることが分かります。下の表は、1回目に書く場所と2回目に書く場所を並べたものです。「なぜ二重になっているか」の欄に『昔からそうしている』としか書けない行は、やめられる可能性が高い行です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

略語・隠語を、記録に残る言葉へ｜24組の言い換え

記録の粒度が揃わない原因の多くは、文章力ではなく語彙が共有されていないことです。現場で口頭で使う言い方は、その場にいる人の間では十分に通じます。しかし記録は、その場にいなかった人（翌日の担当者、家族、他のサービスの担当者、そして数か月後の自分）が読むものです。「読み手が誤解する点」を先に言語化してから言い換えを示すと、職員の納得が違います。単なる言い換え表ではなく、なぜ直すのかを1行添えてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

公表資料に見る、記録について確認されている点（16件）

棚卸しの妥当性を自分たちの感覚だけで決めると、事業所の中で見えている課題しか並びません。自治体が公表している集団指導資料・運営指導の結果概要には、「実際に確認されている点」が具体的な文言で載っています。下の表は、記録の整備に関わるものを抜き出したものです。厚生労働省の運営指導マニュアル別添1では、訪問介護の「サービス提供の記録（第19条）」の確認項目として「日々のサービスについて、具体的な内容や利用者の心身の状況等を記しているか」が挙げられ、確認文書として「サービス提供記録」が示されています。この確認項目に、下の表の各自治体の記載がそのまま対応しています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この16件を通して読むと、記録について確認されている点は大きく3つに集約されることが分かります。1つ目は「実際にあったことが書かれているか」（時刻・実施内容・心身の状況）、2つ目は「記録どうしの前後関係・整合が取れているか」（作成日と同意日、記録と請求、運営規程と実際の様式）、3つ目は「決めたことを実施した記録が残っているか」（研修・委員会・点検）。棚卸し表の14項目も、この3つのどれに効く課題なのかで整理し直すと、優先順位が付けやすくなります。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。加算の体制に関する届出や変更の手続きそのものを外部へ依頼する場合は、この点をご確認ください。本記事で扱うのは、事業所の中で記録の質と手順をどう整えるかという運用の話です。

記録の質を揃える6つの仕組み｜手順と、そのまま残せる完成文

記録の質が揃わないとき、事業所がまず取りがちな手が「研修をやる」「注意する」です。しかしこの2つは、やった直後だけ効いて、2か月で元に戻ることがほとんどです。理由は単純で、記録は毎日書くものなのに、教える機会は年に数回しかないからです。質を揃えるのは、人の意識ではなく仕組みの仕事です。ここでは、事業所の規模を問わず置ける6つの仕組みを、手順と、残す記録の完成文まで含めて示します。

6つは順番に意味があります。(1)記載要領で「何を書くか」を文書にする → (2)記入例を掲示して現物を見せる → (3)新人教育で入口を揃える → (4)管理者の点検で状態を把握する → (5)相互チェックで職員どうしの目を入れる → (6)カンファレンスで振り返って要領を更新する。(6)が(1)に戻ることで、要領が現場の実態から離れないようになります。1つだけ入れるなら(1)、2つ目を入れるなら(4)を推奨します。

仕組み1｜記載要領（記録の書き方の手引き）に載せる14項目

記載要領は、長い文書にすると誰も読みません。A4で2枚、項目は14までを目安にしてください。研修資料ではなく、迷ったときに開く手引きです。下の表の「決めておくこと」の欄が空欄のままだと、その項目については職員の判断に委ねているということになります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

記載要領の抜粋（そのまま配れる文面の例）

「本事業所の記録は、実施した本人が、提供の直後に書くことを原則とします。やむを得ず当日中に書けなかった場合は、書いた日時を記録の末尾に『（◯月◯日 記載）』と付し、書けなかった理由をサービス提供責任者へ口頭で伝えてください。記録には、①開始・終了の実際の時刻、②実施した内容、③観察した事実、④利用者ご本人の言葉（かぎ括弧で原文のまま）、⑤次の担当者へ申し送ること、の5つを必ず入れます。『特変なし』『いつも通り』のみの記載は、観察した結果なのか観察していないのかが読み手に伝わらないため、使用しません。訂正が必要になった場合は、消さずに二重線を引き、訂正者の氏名・訂正日・訂正の理由を余白に記載してください。電子で入力している記録については、上書き保存ではなく、修正履歴が残る手順で訂正します。」

仕組み2｜記入例を掲示する｜掲示する12場面と掲示物の作り方

記載要領を配っても書き方が揃わないのは、「文章の説明」を読んでも「現物」が思い浮かばないからです。効くのは、実際の記録の見た目そのままの記入例を、書く場所に貼ることです。事務室の壁、記録用紙のバインダーの1枚目、入力端末の横。探しに行かないと見られない場所に置くと、使われません。

掲示物は、悪い例と良い例を上下に並べた1枚にします。悪い例を載せることに抵抗がある事業所もありますが、「これは直す対象です」と示さないと、職員は自分の書き方が該当するかどうか判断できません。実在の職員が書いたものをそのまま使わず、事業所として作った例文を使ってください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

仕組み3｜新人教育｜入職からの段階別到達点（12段階）と教育記録の完成文

新人が記録を書けない理由は「書き方を知らない」だけではありません。その利用者の普段の状態を知らないため、何が『変化』なのか判断できないのです。だから、記録の教育は「様式の説明」から始めるとうまくいきません。まず「この方の平常時はこうです」を教えることが、記録の教育の第一歩になります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

新人教育の記録（そのまま残せる完成文）

「令和◯年7月8日（月）14時00分〜15時00分、事務室にて、7月1日入職の介護職員（氏名）に対し、記録の書き方に関する個別指導を実施した。指導者はサービス提供責任者（氏名）。段階3の到達点である『担当する利用者3名について平常時の状態を説明できる』に沿って、担当利用者3名（◯◯様・◯◯様・◯◯様）の過去1か月分のサービス提供記録を一緒に読み、平常時の体温・血圧の範囲、食事の摂取状況、移動の方法、家族の関わり方を1名ずつ口頭で確認した。◯◯様については『午後に傾眠が出やすい』という点が記録から読み取れることを本人が指摘できた。◯◯様については平常時の歩行の方法を誤って理解していたため、7月2日〜7月5日の記録4件を示して訂正した。次回は7月15日に段階4（時刻・数量の書き方）を実施する。使用資料は『記録の書き方の手引き』および該当利用者の提供記録の写し（指導終了後に回収し、シュレッダーで処分した）。」

仕組み4｜管理者の点検｜頻度別の観点14項目

管理者の点検は「気づいたときに見る」では続きません。頻度と観点を先に決めて、点検そのものを予定に入れることが必要です。毎日全件を見るのは現実的ではないので、下の表のように頻度ごとに見る対象を変えます。日次は抜き取り、月次は全件の一部項目、年次は様式そのもの、という組み立てです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

点検で見つけたことを本人へ伝えるとき、「間違いの指摘」ではなく「読み手に伝わるか」の言い方に変えると、受け取られ方が変わります。「時刻が抜けています」ではなく「この記録だけを読む人には、何時のことか分かりません」。同じことを言っていますが、後者は書き手が自分で判断できるようになります。

仕組み5｜相互チェック｜6段階の手順と、そのまま残せる記録

管理者の点検には限界があります。件数が多いことに加え、管理者が見ると「評価」になり、書き手が萎縮するからです。相互チェックは、職員どうしで読み合うことでこの2つを同時に和らげます。ただし「よく見ておいて」で始めると必ず形骸化します。見る観点を3つに絞り、時間を15分に区切り、結果を記録に残す。この3点を守れば続きます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

相互チェックの記録（そのまま残せる完成文）

「令和◯年7月10日（水）16時30分〜17時00分、事務室にて相互チェックを実施した。組み合わせは介護職員（氏名A）と介護職員（氏名B）の2名。今月の観点は①開始・終了時刻が実測値で記載されているか、②利用者の発言がかぎ括弧で原文のまま残っているか、③実施できなかった場合に理由・代替・次回の3点が書かれているか、の3点。各自が相手の直近の記録5件を読み、観点ごとに確認した。氏名Aから氏名Bへは『7月7日の記録で、ご本人の「息子に会いたい」という発言がそのまま残っており、翌日の訪問で家族に伝える判断につながっていた』ことを良かった点として伝え、『7月5日の入浴中止について、中止した理由は書かれていたが、代わりに何をしたかが読み取れなかった』ことを分からなかった点として伝えた。氏名Bから氏名Aへは『時刻がすべて実測で入っており、訪問の前後関係が追えた』ことを良かった点として、『7月6日の「体調不良」という記載について、何を観察してそう判断したのかが分からなかった』ことを分からなかった点として伝えた。今回の気づきを踏まえ、記載要領の項目9（実施できなかった場合）について、次回のカンファレンスで記入例を追加することを管理者に提案する。次回の相互チェックは8月7日、組み合わせを入れ替えて実施する。」

仕組み6｜カンファレンスでの振り返り｜進行の型と、要領を更新するまで

振り返りの場を作っても「気をつけましょう」で終わってしまうのは、その場で決めたことが、翌日以降どこに反映されるかが決まっていないからです。記録の振り返りは、必ず「記載要領を1行直す」「記入例を1枚差し替える」「様式の欄を1つ変える」のいずれかで終わらせてください。文書が変わらない振り返りは、記憶が薄れると同時に消えます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、松山市の資料では、研修を実施した際は実施日時・参加者氏名・研修内容・使用した資料の記録や資料を残すこと、各種研修を同日に実施する場合はそれぞれの内容について行ったことが分かるよう区別して記録することが示されています。記録の振り返りを法定研修と同じ日にまとめて行う場合は、議事録の中でテーマごとに区切って書いてください。1つの議事録に混ぜて書くと、どちらの内容として実施したのかが読み取れなくなります。

立場・経験年数別のつまずき｜6区分の手当てと、指導した側が残す記録

記録が揃わない事業所で、全員に同じ研修を1回やって解決した例はほとんどありません。つまずいている場所が、立場と経験によって別だからです。新人は「何を書けばよいか分からない」、中途採用の経験者は「前の職場のやり方で書いてしまう」、夜勤専従は「そもそも日中の職員と話す機会がない」。同じ「記録が揃わない」でも、必要な手当ては正反対のことがあります。

下の表は、6つの区分について、つまずきやすい点・その背景・手当て・確認する記録を並べたものです。「背景」の欄を飛ばして「手当て」だけを実行しないでください。背景が違えば、同じ手当てが逆効果になります。たとえば中途採用の経験者に新人向けの基礎研修を受けさせると、多くの場合は反発だけが残ります。

6区分の全体像｜つまずく理由と手当て

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

場面別｜区分ごとに、どの瞬間に手が止まるか（24場面）

手当てを実行に移すには、「どの瞬間に手が止まるか」まで下ろす必要があります。下の表は、6区分それぞれについて4つずつ、実際に手が止まる場面と、そのときにかける言葉を並べたものです。かける言葉は、そのまま口に出せる形にしています。「ちゃんと書いて」では動きません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

中途採用者への説明の記録（そのまま残せる完成文）

「令和◯年7月14日（月）13時30分〜14時15分、事務室にて、7月1日に中途採用した介護職員（氏名。介護業務の経験8年）に対し、当事業所の記録様式および記載要領の説明を実施した。指導者は管理者（氏名）。冒頭で、前職の様式と当事業所の様式の違いとして本人から『①時刻欄が開始・終了の2つに分かれている、②利用者の発言を書く欄が独立している、③訂正の方法が指定されている』の3点が挙げられたため、この3点を中心に説明した。①については、計画に位置づけた時間ではなく実際の開始・終了時刻を記載する運用であることを、記載要領の項目4を示して説明した。②については、発言は要約せずかぎ括弧で原文のまま残すこと、短い発言でも残す意味（翌日以降の担当者が続きを話せる）を説明した。③については、修正液・上書きを使わず、二重線・訂正者・訂正日・訂正理由を残す方法を、練習用紙で1件実施して確認した。あわせて、当事業所で使用してよい略語の一覧（20語）を配布し、一覧にない略語は日本語で記載することを伝えた。本人より『前職では計画の時間をそのまま書いていたので、切り替える』との発言があった。次回7月28日に、本人が書いた記録5件を一緒に確認する。」

夜勤専従者への周知の記録（そのまま残せる完成文）

「令和◯年7月1日、記載要領の改定（項目9『実施できなかった場合』に、理由・代替として行ったこと・次回の予定の3点を書く旨を追記）について、日中の朝礼で口頭により全体へ周知した。夜勤専従の職員2名（氏名・氏名）は朝礼に参加していないため、改定箇所を1枚にまとめた文書を夜勤記録バインダーの1枚目に挟み、確認欄への日付・氏名の記入を依頼した。7月2日に1名（氏名）、7月4日に1名（氏名）の記入を確認した。あわせて7月5日6時40分〜6時55分、勤務の重なる時間帯に管理者が口頭で補足説明を行い、改定の趣旨（実施できなかった記録から、次に何をするかが読み取れるようにするため）を伝えた。質問は特になし。周知に用いた文書の写しを本記録に添付する。」

周知の記録は、「全員に周知した」と1行書くのではなく、参加できなかった人に何をしたかまで書くのが要点です。大阪市の集団指導資料でも、研修について「研修不参加者への対応が不明瞭」が指導事項として挙げられています。夜勤専従・パート・非常勤が多い事業所ほど、この欄が空いたままになりやすいところです。

管理者が月に一度見る点検シート｜36項目（確認日・確認者・所見の記入欄つき）

点検は、観点が多いほど良いものではありません。「月に1回、1時間で通せる量」に収まっていることが、続くかどうかの分かれ目です。ここでは36項目に絞り、日々の記録・計画と同意・体制と保存の3群に分けました。1項目あたり100秒。全部を毎月見るのが難しければ、群ごとに月をずらして3か月で1周させても構いません。大切なのは、見なかった月があったことが後から分かる形にしておくことです。空欄のまま残しておけば、それが「この月は見ていない」という記録になります。

「確認できていると言える状態」の欄は、点検する人によって判断がぶれないための欄です。ここが書かれていないシートは、管理者が交代した途端に基準が変わります。貴事業所の実情に合わせて書き換えて構いませんが、必ず「何が書かれていれば良しとするか」を文で書いてください。

点検群1｜日々の記録（12項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

点検群2｜計画・アセスメント・同意（12項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

点検群3｜体制・様式・保存（12項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

点検を実施した記録（そのまま残せる完成文）

「令和◯年7月31日（木）15時00分〜16時10分、事務室にて、7月分の記録点検を実施した。実施者は管理者（氏名）。点検群1（日々の記録12項目）を全項目、点検群2（計画・アセスメント・同意12項目）のうち項目13〜19の7項目を実施した。点検群3は8月に実施する。点検群1の項目1（時刻）について、抜き取った10件のうち2件で、開始時刻と終了時刻が計画に位置づけた時間と完全に一致していた。該当の職員2名に対し、7月31日中に個別に口頭で確認したところ、いずれも『実際の時刻をメモしておらず、記憶が曖昧なため計画の時間を書いた』との説明であった。対応として、訪問時に使用する持ち出し用紙の冒頭に開始・終了の時刻欄を追加し、8月1日分から使用することとした（担当：サービス提供責任者、期限：7月31日中に印刷し配布）。項目5（不実施の3点）については、当月の不実施6件すべてで理由・代替・次回の記載を確認できた。項目9（記録と請求の突き合わせ）は、7月30日に実施済みで相違はなかった。次回の点検は8月29日を予定する。」

この完成文の要点は、「見つからなかった」ことも書いている点です。全項目が良好だった月に何も書かないと、点検を実施した事実そのものが残りません。点検は、不備を見つけるためではなく、確認した事実を残すために行うものと位置づけると、書く内容が変わります。

改善のサイクルを回した記録｜6段階の会議録と、書き換えの前と後（32組）

改善の取り組みそのものより、「改善を回した記録が残っていない」ことのほうが、事業所にとって損失になります。実際にやったのに記録がないと、外から見れば何もしていないことと区別がつきません。そして事業所の中でも、担当者が変わった瞬間に「なぜこの運用になっているのか」が失われ、数年後に同じ議論を最初からやり直すことになります。

改善の記録は、難しい様式を作る必要はありません。①課題の把握 ②原因の分析 ③対策の決定 ④実施 ⑤効果の確認 ⑥標準化の6段階を、それぞれ数行ずつ書けば十分です。要点は、⑥の標準化まで書くこと。⑤で終わっている記録は、次に同じことが起きたときに何も守ってくれません。

6段階に書くこと｜段階ごとの完成条件

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

会議録の完成文1｜記録が定型句だけになっていた件

「令和◯年8月5日（火）17時00分〜17時50分、事務室にて、記録に関する検討会を開催した。出席者は管理者（氏名）、サービス提供責任者（氏名）、介護職員6名（氏名）。欠席者は夜勤専従1名（氏名）で、議事録を8月6日に配布し、確認欄への記入を8月8日に確認した。

1. 課題の把握　7月分の記録点検（7月31日実施）において、抜き取った30件のうち11件で、利用者の心身の状況を書く欄が『特変なし』『いつも通り』のみの記載であった。同欄が空欄のものはなかった。11件の内訳は、日中の訪問7件、夜間4件。書いた職員は5名で、うち3名が入職1年未満であった。

2. 原因の分析　出席者から次の意見が出た。①『何を書けば「状況を書いた」ことになるのか分からず、無難な言葉を選んでいる』（介護職員3名）。②『変化がなかった日に何を書けばよいか分からない』（介護職員2名）。③『訪問が続く日は、記録に使える時間が実質2〜3分しかない』（サービス提供責任者）。検討の結果、本人の意識の問題ではなく、（ア）何を書くかの基準が文書化されていないこと、（イ）変化がない日の書き方の例が示されていないこと、（ウ）記録の時間が業務の中に置かれていないこと、の3点が原因であると整理した。

3. 対策の決定　次の2件を決定した。①記載要領の項目3（必ず書く5要素）に、『変化がなかった場合も、その日に観察した事実を1つ以上書く』を追記する。あわせて、変化がなかった日の記入例を3件作成し、事務室および訪問車両の持ち出しファイルに掲示する（担当：サービス提供責任者、期限：8月12日）。②訪問と訪問の間に5分の記録時間を置くため、8月18日以降の訪問予定の組み方を見直す（担当：管理者、期限：8月15日までに8月18日以降分を作成）。

4. 実施　①は8月11日に実施。記載要領の改定版（第3版）を全職員に配布し、記入例3件を事務室の掲示板と訪問車両3台の持ち出しファイルに掲示した。夜勤専従2名には8月11日に文書を配布し、8月13日までに受領の記入を確認した。②は8月14日に実施。8月18日以降の訪問予定について、1日あたり最大6件であった訪問件数を5件とし、各訪問の間に5分の記録時間を設定した。

5. 効果の確認　9月1日に、8月18日〜8月31日の記録から同じ方法で30件を抜き取り、7月と同じ観点で確認する。確認は管理者が実施し、結果を9月2日の検討会で報告する。

6. 標準化　①については記載要領第3版として文書化済み（改定日8月11日）。新人教育の段階4（時刻・数量の書き方）の次に、『変化がなかった日の書き方』を段階4の2として追加し、教育記録の様式も8月12日に更新した。②については、訪問予定の作成手順書に『訪問と訪問の間に5分の記録時間を置く』を追記した（8月14日）。

次回　9月2日（火）17時00分より、効果の確認の結果を報告し、必要に応じて追加の対策を検討する。」

会議録の完成文2｜同じ内容を3か所に書いていた件

「令和◯年8月19日（火）16時30分〜17時20分、事務室にて、記録の重複に関する検討会を開催した。出席者は管理者（氏名）、サービス提供責任者2名（氏名・氏名）、事務職員1名（氏名）、介護職員4名（氏名）。

1. 課題の把握　7月の職員面談（7月22日〜7月26日、対象10名）において、10名中8名から『同じことを何度も書いている』との申し出があった。申し出のあった箇所を書き出したところ、①訪問した事実（提供記録・業務日誌）、②開始終了の時刻（提供記録・実績記録票）、③利用者の様子（提供記録・連絡ノート）の3か所であった。1日あたりの重複の記入回数は、訪問5件の日で15回に上ると試算された。

2. 原因の分析　業務日誌は平成◯年の開設時から使用しており、当時は提供記録が複写式ではなかったため、事業所として1日の全体像を残す唯一の記録であった。その後、提供記録が複写式となり事業所控えが残るようになったが、業務日誌の運用はそのまま継続していた。実績記録票への時刻の入力は、請求ソフトへの入力担当が事務職員に分かれた際に、提供記録からの転記作業として発生したものである。連絡ノートは、家族からの要望により平成◯年に開始した。

3. 対策の決定　次の2件を決定した。①業務日誌について、提供記録の事業所控えを日付順に綴じたものを日々の記録の正本とし、業務日誌には提供記録に書かれない事項（来訪者、設備の不具合、事業所全体に関わる連絡）のみを記載する運用へ変更する。変更にあたり、業務日誌に記載していた項目を一覧化し、提供記録の控えで確認できる項目とできない項目を仕分ける（担当：サービス提供責任者（氏名）、期限：8月26日）。②実績記録票への時刻の入力について、提供記録の時刻から自動で反映される設定が可能かを確認し、可能であれば設定を変更する。不可能な場合は、転記後に別の職員が突き合わせる工程を請求前に置く（担当：管理者、期限：9月5日）。連絡ノートについては、家族との関係上、当面継続することとした。

4. 実施　①は8月25日に仕分けを完了し、9月1日から新しい運用を開始した。業務日誌の様式を変更し、記載欄を『来訪者』『設備・車両』『事業所全体の連絡事項』の3欄に整理した。②は9月3日に確認した結果、設定の変更により提供記録の時刻から実績が作成できることが分かり、9月8日に設定を変更した。

5. 効果の確認　10月7日の検討会で、9月分の運用について職員から聞き取りを行う。あわせて、9月分の請求前の突き合わせ（9月30日実施予定）において、記録と請求の相違がないことを確認する。

6. 標準化　業務日誌の新しい様式と記載範囲を、記載要領の項目1の次に『様式ごとの役割』として追記した（改定日9月1日、第4版）。あわせて、新人教育の段階1（様式の種類と読み手）で使用する説明資料を9月1日付で差し替えた。実績記録票の作成手順は、請求業務の手順書を9月8日に更新した。

次回　10月7日（火）16時30分より、効果の確認の結果を報告する。」

会議録の完成文3｜同意をもらう順序が後になっていた件

「令和◯年9月2日（火）17時00分〜17時40分、事務室にて、計画の同意手続に関する検討会を開催した。出席者は管理者（氏名）、サービス提供責任者2名（氏名・氏名）、事務職員1名（氏名）。

1. 課題の把握　8月の記録点検（8月29日実施、点検群2）において、7月〜8月に新規または変更のあった個別サービス計画14件のうち3件で、同意日がサービス提供開始日より後の日付になっていた。3件はいずれも、居宅サービス計画の変更に伴い当事業所の計画も変更したもので、変更後のサービスが先に始まっていた。

2. 原因の分析　居宅サービス計画の変更の連絡が、変更後のサービス開始日の直前または当日に届くことがあり、当事業所の計画の作成・説明・同意が後追いになる。また、説明と同意を得る担当がサービス提供責任者に限られており、担当者の訪問日まで手続が進まない状態が生じていた。様式上も、同意欄が空欄のまま提供の記録を作成できてしまう。

3. 対策の決定　次の2件を決定した。①居宅介護支援事業所からの変更の連絡を受けた時点で、当事業所の計画の説明・同意の予定日を先に決め、経過記録に記載する。予定日が変更後のサービス開始日より後になる場合は、その時点で居宅介護支援事業所へ連絡し、開始日または手続の順序について相談する（担当：サービス提供責任者2名、期限：9月8日から運用開始）。②同意欄が空欄のまま次の工程に進まないよう、計画の様式に『説明日・同意日・交付日』の3欄を表面に移し、いずれかが空欄の場合はファイルの表紙に付箋を貼る運用とする（担当：事務職員、期限：9月12日）。

4. 実施　①は9月8日から運用を開始し、9月中に該当した変更4件すべてについて、連絡を受けた日に予定日を経過記録へ記載した。うち1件は予定日が開始日より後になったため、9月17日に居宅介護支援事業所へ連絡し、開始日を9月22日へ変更する調整を行った。②は9月11日に様式を変更し、9月12日から使用を開始した。

5. 効果の確認　10月31日の記録点検（点検群2の項目19）において、9月〜10月に新規・変更のあった計画の全件で、同意日が提供開始日以前であることを確認する。

6. 標準化　変更の連絡を受けた際の手順を、業務手順書の『計画の変更』の項に追記した（9月8日）。様式の変更については、記載要領の項目11（空欄の扱い）に、説明日・同意日・交付日の3欄は空欄のまま次の工程へ進まない旨を追記した（改定日9月12日、第5版）。新人教育の段階1で配布する様式一式も9月12日付で差し替えた。

次回　11月4日（火）17時00分より、効果の確認の結果を報告する。」

「決めただけ」で終わった一文の直し方｜書き換えの前と後（32組）

ここまでの3つの完成文を読んで、「うちの議事録はこんなに書けない」と感じた方も多いと思います。しかし、実際に足りていないのはたいてい1行だけです。「記録の質を上げることを確認した」という一文に、誰が・いつまでに・何を、そして反映先はどこかを足せば、それだけで次の担当者が動ける記録になります。

下の表は、議事録・会議録によく現れる書き方を、左に「そのまま書かれがちな一文」、右に「そのまま貼れる完成文」として並べたものです。右の文は、いずれも主語・期限・反映先が入っています。32組すべてを直す必要はありません。自分たちの議事録に一番近い行を1つ選び、その形に合わせるところから始めてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

右の列を読み返すと、直しているのはたった3つの要素だと分かります。①主語（誰が）②期限（いつまでに）③反映先（どの文書のどこに）。この3つが入っていれば、文章の巧拙にかかわらず、次の担当者が動けます。逆に、この3つが抜けている限り、どれだけ丁寧な言葉で書いても、その議事録は「話し合った」以上のことを残しません。

最後に、記録の改善に取り組む事業所へ1つだけ付け加えておきます。記録は、書く人のためではなく、読む人のために残すものです。翌日の担当者、家族、他のサービスの担当者、そして数か月後の自分。誰か特定の一人を思い浮かべながら書くと、「特変なし」では足りないことが、説明されなくても分かるようになります。仕組みは、その気づきが起きるまでの時間を短くするために置くものです。

よくある質問（FAQ）

この事例はどこから集めたものですか。

厚生労働省が公表している業務改善活動報告書などの資料から、当社が課題・取り組み・結果を抜き出して整理したものです。出典は表の右端のリンクからご確認ください。

効果の欄が「記載なし」のものがあるのはなぜですか。

報告書に数値や実施後の効果が記載されていない事例があるためです。推測で補わず、記載がないことをそのまま示しています。

同じことをすれば同じ結果が出ますか。

事業所の規模・体制・地域によって結果は変わります。取り組みの内容と、その事業所の前提を読んだうえで、自事業所に合う形に置き換えてください。

自分の事業所で何から始めればよいですか。

まず「いまどこで時間がかかっているか」を1週間測ってください。測らずに施策から入ると、効果を示せず次の判断もできなくなります。

取り組みの記録は残したほうがよいですか。

はい。改善前の数値、行ったこと、改善後の数値を残しておくと、補助金の実績報告や次年度の申請でそのまま使えます。

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出典：厚生労働省ウェブサイト（介護分野の業務改善に関する公表資料。介護・高齢者福祉）ほか。個々の出典は表の「出典」列のリンクからご確認ください／公共データ利用規約（第1.0版）。
本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省および各事業所の公式見解ではありません。効果は各事業所が報告した内容であり、同じ取り組みで同じ結果が得られることを示すものではありません。

本ページは令和8年6月改定時点の制度に沿って整理しています。様式・要件・単位数は改定により変わります。最新の内容は、厚生労働省の告示・通知および所管の保険者（自治体）の案内でご確認ください。