カイポケの二重入力をなくす方法｜転記ゼロにするしくみ

「訪問先で手書きして、事業所に戻ってカイポケに入力」――この二重入力に時間を取られていませんか。カイポケの記録を、転記ゼロに近づける方法を整理します。

カイポケで二重入力が起きる場面

• 訪問先では紙に手書き → 事業所でカイポケへ入力
• メモした内容を、あらためて清書して入力
• 同じ情報を複数の帳票に書き写す

二重入力をなくす3つのアプローチ

• その場で入力する――訪問先のスマートフォンで直接記録する
• 音声入力を使う――話すだけで記録の下書きを作る
• 自動転記する――作成した記録をカイポケへそのまま反映する

二重入力が起きる場所を特定する

どこで起きているかによって打ち手が違います。紙をやめるのか、転記を自動化するのか、そもそも書く量を減らすのか——順番を間違えると効きません。

二重入力を減らす順番

1. 書かなくてよい項目を減らす——様式を見直します。ここがいちばん効きます
2. 入力する場所を1つに寄せる——紙とシステムの併用をやめます
3. 入力する人と時間を決める——「空いたときに」は続きません
4. そのうえで残る転記を、連携で解く——順番が逆だと、二重入力のまま自動化されます

連携を入れる前に確認すること

• どのデータが、どちら向きに流れるか——一方通行か双方向か
• 上書きされる項目はどれか——上書き対象は手入力を止めるルールにします
• 誰のアカウントで動くか——退職者のIDだと退職時に止まります
• 止まったときに気づけるか——月末の請求時に気づくのが最悪のパターンです
• 個人情報の保存場所と閲覧範囲

効果の測り方

• 1件あたりの入力時間——導入前に1週間、実測しておきます
• 記録を書き終わる時刻——現場がいちばん実感できる指標です
• 月末の残業時間——請求期の負担が変わったか
• 紙の帳票が残っているか——残っていれば二重入力は続いています

※本記事は一般的な考え方を整理したものです。算定の可否や要件は、最新の告示・通知および保険者（市区町村）の運用をご確認ください。

二重入力について現場から多い質問

紙をやめるときの進め方

1. やめる日を決める——「そのうち」では併用が続きます
2. 紙でしか取れていない情報を洗い出す——ここが移せないと戻ります
3. 1つの帳票からやめる——全部同時は混乱します
4. 紙の置き場所を撤去する——手が届くところにあると使われます
5. 2週間後に確認する——こっそり紙が復活していないか

それでも負担が減らないとき

転記をなくしても楽にならない場合、原因は「書く量そのもの」にあります。

• 様式に、誰も読まない欄が残っていないか
• 同じことを記録と申し送りの両方に書いていないか
• 記録を書く時間が勤務時間内に確保されているか
• 入力する端末が人数分あるか

入力の担当と時間帯を先に決める

仕組みを整えても、誰がいつ入力するかが決まっていないと負担は減りません。次のどれかに寄せます。

⚠「空いたときに」は、いちばん続かない型です。時間を勤務の中に確保することが前提になります。

効果を確かめる

• 1件あたりの入力時間——導入前に1週間、実測しておきます
• 記録を書き終わる時刻——現場がいちばん実感できる指標です
• 月末の残業時間——請求期の負担が変わったか
• 紙の帳票が残っているか——残っていれば二重入力は続いています

よくある行き詰まりと、その先

• 連携は入れたが紙が残っている——やめる日を決めていないためです
• 一部の職員だけが使っている——端末の数か、時間の確保を見ます
• 入力は減ったが確認が増えた——様式に不要な欄が残っていないか
• 月末の作業が変わらない——記録から帳票への転記が残っています

神マナ（カイポケのアドオン）で転記ゼロに

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」は、カイポケに足すだけのアドオンです。訪問先の音声から記録の下書きを作り、カイポケへ自動転記。同じ内容を書き写す手間がなくなり、記録にかかる時間を大きく減らせます。カイポケはそのまま、入れ替えは不要です。

カイポケの二重入力をなくす方法

紙やアプリで記録した内容をカイポケへ再入力する「二重入力」は、大きな負担です。なくす方法を整理しました。

• 記録と請求の連携――記録データがカイポケへ連動するしくみを使う
• 音声・AIでの記録作成――現場で記録を完成させる
• 自動転記――作成した記録をカイポケへ自動で転記する
• 入力ルールの統一――項目や表記をそろえて手戻りを防ぐ

よくある質問（FAQ）

二重入力が起きている場所

二重入力は「ソフトが悪い」より、手順が紙のまま残っていることで起きます。どこで2回書いているかを、まず並べます。

なくす手順

やりがちなことと、直し方

記録の書き方は介護記録の書き方をご覧ください。

連携を入れるとき、事前に確かめること

連携で何が流れて何が流れないかはカイポケコネクトとの連携をご覧ください。