カイポケコネクトと介護記録AIの連携｜神マナで記録・転記を自動化

カイポケには、従来のシステムに加えて新しいシステム「カイポケコネクト」があります。「カイポケコネクトでも、記録を自動化するAIと連携できるの？」というご質問をよくいただきます。介護記録AI「神マナ」は従来のカイポケとの連携（自動転記）に対応しており、今後も継続してご利用いただけます。カイポケコネクトとの連携は、現在対応を準備中です。本記事では、神マナでできることと、連携の考え方を解説します。

カイポケコネクトとは

カイポケコネクトは、介護事業者向けクラウドサービス「カイポケ」を提供する株式会社エス・エム・エスの新しいシステムです。従来のカイポケとは別のシステムですが、記録・請求・情報共有などをクラウドで一気通貫に扱え、事業所の基幹システムとして使われる点は共通しています。

神マナは、カイポケと連携して記録・転記を自動化する

介護記録AI「神マナ」は、カイポケと連携して使う記録のAIアドオンです。スマートフォンに話すだけで記録や帳票の下書きを作成し、その内容をカイポケへ自動で転記します。これにより、カイポケへの二重入力をなくすことができます。

現時点で自動転記に対応しているのは従来のカイポケです。従来のカイポケをお使いの事業所さまは、これまでどおり連携をご利用いただけます。カイポケコネクトとの連携は現在対応を準備中で、時期が決まりましたらご案内します。お使いの環境での対応状況は、お気軽にお問い合わせください。

連携でできること

音声で作成した介護記録・実施報告をカイポケへ自動転記
ケアプラン・各種帳票の下書きをAIで作成
被保険者証などの書類の読み取り・取り込み
記録・帳票の作成時間を大きく削減

他社の介護ソフトでも使える？

カイポケへの自動転記はカイポケ向けの機能ですが、アプリ内のAI機能（音声からの記録作成、各書類の下書きなど）は、他社の介護ソフトをお使いの事業所でもご利用いただけます。ほのぼのネクストなど他のソフトを使っている場合の活用方法も、ご相談ください。

導入前に確かめておきたいこと

Q. カイポケコネクトを利用していますが、連携できますか？

A. 現時点では、カイポケコネクトへの自動転記には対応しておらず、対応を準備中です。なお、音声からの記録作成などアプリ内のAI機能は、カイポケコネクトをお使いの場合でもご利用いただけます。対応状況はお気軽にお問い合わせください。

Q. カイポケを使っていなくても利用できますか？

A. はい。カイポケへの自動転記はできませんが、音声からの記録作成などAI機能はお使いいただけます。

Q. 導入前に試せますか？

A. 利用者さま3名まで・期限なく無料でお試しいただけます。

連携を始める前に確認すること

どのデータが、どちら向きに流れるか——記録だけか、利用者情報も同期されるか。一方通行か双方向か
誰のアカウントで動くか——退職者のIDに紐づいていると、退職手続きと同時に止まります
元の操作が変わらないか——現場が2つの画面を覚えることになる構成は定着しません
止まったときに気づけるか——連携が切れたことに月末の請求時まで気づかない、が最悪のパターンです
データはどこに保存されるか——個人情報の取り扱いとして、保存場所と閲覧できる範囲を確認します

うまく流れないときに見るところ

症状	見るところ
一部の利用者だけ転記されない	利用者の氏名・事業所の紐づけが両方で一致しているか
日付がずれる	タイムゾーンと、締め処理のタイミング
認証エラーが出る	パスワード変更、二要素認証の有効化、アカウントのロック
ある日から全部止まった	連携元の仕様変更、契約プランの変更
重複して登録される	同じ内容を手入力と自動連携の両方で入れていないか

連携を入れても負担が減らない場合

連携は「転記の手間」を減らしますが、そもそも書く量が多い場合は別の問題です。次の順で見直します。

書かなくてよい項目が残っていないか（様式の見直し）
同じことを2か所に書いていないか（記録と申し送りの重複）
入力する人と時間が決まっているか
そのうえで、転記が残っていれば連携で解く

連携について現場から多い質問

よくある疑問	考え方
連携すると元のデータは書き換わるのか	どの項目が上書き対象かを事前に確認します。上書きされる項目は運用ルールで手入力を止めます
途中でやめられるか	解除の手順と、解除後にデータが残るかを契約前に確認しておきます
複数事業所で使えるか	事業所ごとの紐づけがどう管理されるかを確認します。同一法人でも別契約になる場合があります
請求データも連携されるのか	記録と請求は別の話です。どこまでが連携範囲かを線引きしておきます
職員が増えたときの追加は	アカウントの追加手順と、費用の変わり方を確認します
個人情報の扱いは	保存場所、暗号化、閲覧できる範囲、委託先の有無を確認します。利用者への説明が必要になる場合があります

連携の効果を、どう確かめるか

「便利になった気がする」で終わらせないために、導入の前に指標を1つ決めます。

記録を書き終わる時刻——現場がいちばん実感できます
転記にかかっていた時間——1件あたりの実測を、導入前に1週間取っておきます
月末の残業時間——請求期の負担が変わったか
返戻の件数——転記ミスが減ったかの代理指標になります

まずは無料で試せます

介護記録AI「神マナ」は、カイポケと連携して記録・転記を自動化し、二重入力をなくします。利用者さま3名まで・期限なく無料でお試しいただけますので、まずは現場で試してみてください。

カイポケコネクトと介護記録AIの連携でできること

カイポケコネクトと介護記録AIを連携させると、現場の記録から請求までをつなげられます。

記録の自動転記――現場で作った記録をカイポケへ
音声・AIでの作成――話すだけで記録やSOAPを作成
二重入力の削減――記録と請求データをつなぐ
多職種での共有――記録を事業所で共有

連携相手別｜渡す情報・受け取る情報・残す記録の対照表（14者・24手段）

「連携」という一語のなかには、まったく性質の違うやり取りが同居しています。ケアマネジャーからサービス事業所へ計画を渡すこと、主治の医師へ意見を求めること、病院の地域連携室から退院時の状態を受け取ること、薬局に服薬状況を照会すること、家族へ状況を伝えること。相手が変われば、渡すもの・受け取るもの・残すべき記録がすべて変わります。ソフトの上で何がつながるかを考える前に、まず「誰と、何を、どの帳票でやり取りしているのか」を紙の上で棚卸ししておくと、電子化したときにどこが空欄のまま残るかが見えます。

下の表は、居宅介護支援事業所を起点に、実務でやり取りが発生する14の相手について整理したものです。「記録に残すこと」の列は、運営指導で確認文書として挙げられている書類名に対応させています。

連携相手	こちらから渡す情報	相手から受け取る情報	使う帳票・様式	記録に残すこと
訪問介護事業所（サービス提供責任者）	居宅サービス計画（第1表〜第3表）、利用票・別表、担当者会議の要点、区分変更や認定更新の結果、生活状況の変化	訪問介護計画、サービス提供記録の要点、目標の達成状況、訪問時に気づいた心身の変化、キャンセル・変更の連絡	居宅サービス計画書、訪問介護計画書、サービス提供記録、サービス担当者会議の要点（第4表）	計画を交付した日と方法、個別サービス計画を受領した日、整合性を確認した結果を支援経過（第5表）に記載
通所介護・地域密着型通所介護事業所	居宅サービス計画、送迎に関する留意事項、家族の就労状況と送り出しの可否、感染症・持病の注意点	通所介護計画、通所時の様子（食事量・入浴の可否・行事参加）、送迎時に見た自宅の状況、体調不良時の連絡	居宅サービス計画書、通所介護計画書、サービス提供記録、連絡帳	連絡を受けた日時・相手の職種と氏名・内容、計画への反映の有無を支援経過に記載
訪問看護ステーション	居宅サービス計画、主治の医師の意見を求めた経過、家族の介護力、他サービスの訪問曜日と時間帯	訪問看護計画書・報告書、バイタルの推移、医療処置の実施状況、主治の医師への報告内容、緊急時の対応記録	訪問看護指示書、訪問看護計画書・報告書、居宅サービス計画書、サービス担当者会議の要点	医療サービスを位置付けるにあたり主治の医師等の意見を求めた記録、計画を主治の医師等へ交付した記録
主治の医師（かかりつけ医）	居宅での生活状況、服薬の実際、転倒や食事量の変化、家族の困りごと、作成した居宅サービス計画	医療サービスに関する意見・指示、病状の見通し、受診間隔、生活上の制限、主治医意見書の内容	主治医意見書、診療情報提供書、居宅サービス計画書（交付記録）、情報提供の控え	意見を求めた日・方法（面談／文書／電話）・回答内容、計画を交付した日と送付方法を支援経過に記載
病院の地域連携室・退院支援部門	入院前の生活状況、要介護度と認定有効期間、利用していたサービス、家屋の状況、家族の受け入れ体制	入院の原因疾患と経過、退院時の状態、継続する医療処置、リハビリの到達点、退院後の受診予定	入院時の情報提供に用いる様式、退院・退所情報記録書、カンファレンス記録	情報提供日・提供先・提供方法・受領確認、面談やカンファレンスの日時・場所・出席者・要点
通所リハビリテーション・訪問リハビリテーション	居宅サービス計画、生活のなかで困っている動作、住環境（段差・手すりの位置）、目標としている外出	リハビリテーション計画、実施したプログラム、到達している動作レベル、自宅で行う運動の助言	居宅サービス計画書、リハビリテーション計画書、サービス担当者会議の要点	主治の医師等の指示・意見を確認した記録、計画を主治の医師等へ交付した記録
薬局・薬剤師	居宅での服薬状況（飲み忘れ・残薬・自己中断）、訪問時に見た保管場所の状態、家族の関与の程度	処方内容の変更点、一包化や配薬カレンダーの提案、副作用として注意すべき症状、居宅療養管理指導の報告	薬剤情報提供書、居宅療養管理指導の報告書、サービス担当者会議の要点	照会した日時・照会内容・回答者の氏名と職種・回答内容を支援経過に記載
歯科医師・歯科衛生士	食事形態、むせの有無、義歯の使用状況、体重の推移、口腔清掃を担っている人	口腔内の状態評価、義歯の適合、口腔清掃の具体的な方法、食事形態に関する助言	居宅療養管理指導の報告書、口腔に関する評価の記録、サービス担当者会議の要点	助言を受けた日と内容、各サービスへ伝達した相手と日時、計画への反映の有無
地域包括支援センター	支援困難な事情、家族関係の変化、金銭管理や権利擁護に関する懸念、要支援から要介護への変化	総合相談で把握している情報、地域ケア会議での検討結果、インフォーマルな支援の候補、成年後見の手続状況	相談記録、地域ケア会議の記録、介護予防サービス計画（該当する場合）	相談した日時・担当者名・共有した内容・その後の役割分担を支援経過に記載
福祉用具貸与事業所・福祉用具専門相談員	住環境と動線、身体状況の変化、家族の介助方法、認定調査票や主治の医師等からの情報	福祉用具貸与計画、選定の理由、モニタリングの結果、点検・交換の実施状況	福祉用具貸与計画書、居宅サービス計画書、サービス担当者会議の要点	品目ごとに継続の必要性を検証した結果、どこで・どのような状況のために必要かを計画と会議録に記載
短期入所生活介護・短期入所療養介護事業所	居宅サービス計画、利用の目的（家族の休養・冠婚葬祭・状態観察）、服薬内容、生活歴と好み	短期入所生活介護計画、利用中の様子、睡眠と食事の状況、帰宅後に引き継ぐべき変化	短期入所生活介護計画書、居宅サービス計画書、連絡票	会議への招集または照会の記録、欠席時の事業所名・担当者名・理由・照会内容と回答
保険者（市町村の介護保険担当課）	事故報告、加算に関する体制の届出、区分変更の申請書類、給付適正化に関する照会への回答	認定結果、地域独自の様式や取扱いの通知、集団指導・運営指導の資料、報告様式の指定	事故報告書、体制に関する届出書の控え、認定結果通知の写し	提出日・提出方法・提出先の担当課名、控えの保管場所を事業所内で共有
国民健康保険団体連合会（給付管理）	給付管理票、居宅介護支援介護給付費明細書、返戻・過誤の申立	審査結果、返戻・査定の理由、縦覧点検の結果、給付実績の情報	給付管理票、介護給付費請求明細書、サービス提供票別表	返戻の理由と対応した内容、再請求の月、事業所への確認記録
利用者本人・家族（キーパーソン）	計画の説明と同意、サービスの選択肢、費用の目安、緊急時の連絡方法、担当者会議の日程	生活に対する意向、体調や生活の変化、サービスへの満足と不満、就労状況や介護に割ける時間	居宅サービス計画書（同意欄）、利用票、個人情報使用同意書、連絡帳	説明した日・説明した相手・同意を得た日、交付した文書の写し、家族分の同意の取得状況

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

連絡手段ごとに「届いたこと」をどう残すか

連携が途切れる原因の多くは、伝えたつもりで届いていなかった、というところにあります。とくにFAX・メール・郵送のように相手の手元を見られない手段では、送ったという事実と、相手が受け取ったという事実は別のものとして扱われます。横浜市の集団指導資料には、FAX等で連携した際に到着確認をしていなかった、またはその記録がなかった、という指摘が公表されています。手段ごとに「何をもって届いたとするか」を先に決めておくと、記録の書き方が固まります。

連絡手段	使う前に決めておくこと	届いたことを確かめる方法	記録に書く文（そのまま使える完成文）
FAX	送信先の番号と部署名、送付状の様式、送信時刻を記録する担当	送信結果票を保存し、あわせて電話で受領を確認して応対者の氏名を控える	8月12日10時15分、〇〇病院地域連携室（FAX 部署直通）宛に入院時の情報提供書1枚と送付状1枚を送信。送信結果票（送信完了）を保管。同日10時32分に同室へ電話し、△△看護師より「10時20分に受領済み」との回答を得た。
電話	発信・着信の時刻、相手の職種と氏名を必ず控えるという内部ルール	要点を復唱し、相手の氏名と復唱した内容を記録に残す	8月13日14時05分、□□訪問看護ステーション△△看護師より電話。8月13日の訪問で右下腿に発赤があり、主治医へ報告済みとの内容。次回訪問時に写真で経過を確認する方針を復唱し、相違ない旨の確認を得た。
対面（訪問・来所・同席）	面談の目的、同席者、所要時間の目安、その場で決めることの範囲	面談の終わりに決定事項を口頭で確認し、その場でメモを取る	8月14日13時30分から14時10分まで、〇〇病院5階カンファレンス室にて面談。病棟看護師△△氏、医療ソーシャルワーカー◇◇氏、本人、ご長女、担当介護支援専門員が出席。退院後2週間は訪問看護を週2回とする方針を確認した。
郵送	送付状の定型文、投函日を記録する担当、簡易書留とするかどうかの基準	投函日と方法を記録し、後日電話で到着を確認する	8月15日16時、居宅サービス計画書（第1表〜第3表）の写しを主治医〇〇クリニック宛に普通郵便で投函。8月18日10時に同院受付へ電話し、△△事務長より受領済みとの回答を得た。
電子メール	送信可能な情報の範囲、パスワードの取り扱い、宛先の二重確認の手順	開封や受領の返信を依頼し、返信メールを保存する	8月12日9時40分、△△居宅介護支援事業所宛にサービス担当者会議の照会文書を送信（添付1件・パスワードは別送）。同日11時08分に「内容確認しました」との返信を受領し、往復のメールを利用者ファイルに保存した。
ケアプランデータ連携システム	利用申請の状況、クライアントソフトの導入状況、事務職員の配置、送受信を担当する職員	送信履歴と、相手先事業所からの受信確認を控える	8月20日、8月分の提供票を〇〇訪問介護事業所へ送信。送信履歴を保存し、同日中に受信済みの表示を確認した。取り込みの可否についてはサービス提供責任者へ電話で確認した。
自治体が運用する医療介護連携のネットワーク	参加している医療機関の範囲、書き込める情報の種類、閲覧できる職種	投稿日時と閲覧状況の表示を控え、重要事項は電話でも重ねて伝える	8月11日18時20分、連携ネットワーク上に退院前カンファレンスの日程調整依頼を投稿。翌8月12日9時に病棟看護師の閲覧を確認し、同日10時に電話で日程を確定した。
事業所間のチャット・グループウェア	利用者情報を書き込んでよいかの取り決め、既読の扱い、退職時のアカウント整理	既読表示だけに頼らず、対応した職員に一言返信させる運用にする	8月13日8時50分、通所介護事業所とのグループに「本日の送迎時、ご本人が右膝痛を訴えた場合は無理に歩行させず連絡をお願いします」と投稿。同日9時05分、生活相談員△△氏より了解の返信を受領。
家族向けの連絡帳・アプリ	家族のうち誰が閲覧するか、返信の期待値、緊急時に使わないというルール	重要な連絡は電話に切り替え、その旨を記録に残す	8月14日19時、ご長女宛に担当者会議の候補日3つを連絡帳に記入。8月15日12時までに返信がなかったため、同日12時30分に携帯電話へ架電し、8月19日14時で合意を得た。
オンライン会議	接続方法の事前案内、通信が切れた場合の代替手段、録画の可否と同意	出席者の氏名と職種、接続できなかった事業所への照会を記録する	8月19日14時00分から14時35分、オンラインにて実施。訪問介護、通所介護、福祉用具貸与の各担当者、本人、ご長女が出席。訪問看護は同時刻に訪問業務のため欠席となり、8月18日に書面で照会し8月19日13時に回答を得た。

場面別｜16の場面で動く情報と、その日のうちに残す記録

連携は毎日一定量あるわけではなく、特定の出来事をきっかけに一気に集中します。入院の一報、区分変更の結果、急変、事故。こうした場面では、その日のうちにやり取りしなければならないことと、後日でよいことが混ざります。あらかじめ場面ごとに「起点」「その日のうちにやること」「残す記録」を決めておけば、慌ただしいなかでも記録の抜けが起きにくくなります。

場面	起点となる出来事	その日のうちにやり取りすること	残す記録
新規の相談受付	地域包括支援センター・病院・家族からの連絡	受付内容の聞き取り、被保険者資格と要介護認定の有無・有効期限の確認、初回訪問日の調整	相談受付記録（相談者・続柄・連絡先・主訴）、資格確認の記録、支援経過
契約・重要事項説明	初回訪問	複数事業所の紹介や選定理由を含む説明、個人情報使用同意（家族分を含む）の取得	重要事項説明書、利用契約書、個人情報使用同意書、説明日と同意日が分かる記録
初回のアセスメント	居宅訪問・面接	本人と家族の意向の聞き取り、主治の医師の把握、利用中・利用希望のサービスの整理	アセスメントシート、支援経過（訪問日時・面接した相手）
認定申請中の暫定的な利用	認定結果が出る前のサービス開始	見込みの要介護度の説明、結果によって費用が変わることの説明と了解の取得	説明した内容と日付、本人・家族の了解を得た記録、暫定の計画
居宅サービス計画の原案作成	アセスメントの完了	医療サービスを位置付ける場合の主治の医師等への意見照会、原案の各担当者への送付	意見を求めた日・方法・回答内容、原案の交付記録
サービス担当者会議	新規作成・更新・区分変更・サービス変更	原案に位置付けた全担当者の招集、欠席者への事前照会、専門的見地からの意見の聴取	サービス担当者会議の要点（第4表）、照会文書と回答、支援経過
計画の交付とサービス開始	本人の同意	本人・各担当者への計画交付、医療サービスを位置付けた場合の主治の医師等への交付	同意日と署名、交付日・交付先・交付方法の記録
サービス追加・回数の変更	状態の変化・家族の事情の変化	必要性の検討、関係事業所への連絡、担当者会議または照会の実施	変更の必要性を検討した経過、会議録または照会記録、変更後の計画と利用票
毎月のモニタリング	居宅訪問・面接	目標の達成状況の確認、各サービスの実施状況の聞き取り、個別サービス計画と報告書の受領	モニタリングの記録、個別サービス計画書、サービス提供実績報告書、支援経過
区分変更の申請と結果受領	状態の変化、または認定結果通知の到着	変更の必要性についての専門的意見の聴取、区分に応じた利用票の再作成、関係事業所への通知	認定結果通知の写し、会議の要点または照会記録、変更後の計画
更新認定の結果受領	認定結果通知の到着	有効期間と要介護度の確認、各事業所への通知、計画の見直しの要否の検討	認定結果通知の写し、通知した相手と日時、見直しの検討記録
入院の連絡を受けた日	家族・病院・サービス事業所からの一報	入院先と入院日の確認、医療機関への情報提供、提供方法と受領の確認、関係事業所へのサービス中止連絡	情報提供書の控え、送信記録と受領確認、入院日が分かる記録、支援経過
入院中の経過確認	入院の長期化・状態の変化	病棟や地域連携室への経過確認、退院見込みの把握、住環境の準備の検討	連絡した日時・相手の職種と氏名・内容、退院に向けた検討経過
退院・退所の調整	退院日の決定、カンファレンスの案内	病院等の職員との面談またはカンファレンスへの参加、退院後に必要となる医療処置と用具の確認	カンファレンス記録（日時・場所・出席者・要点）、受け取った情報の様式、本人・家族へ提供した文書の写し
通院への同行	受診日	医師等への生活状況の情報提供、受診結果の聞き取り、次回受診日の確認	同行した日時・医療機関名・情報提供した内容、居宅サービス計画および支援経過への記載
急変・救急搬送	発見時の連絡	家族への連絡、搬送先の確認、関係事業所へのサービス中止・変更の連絡	発見時刻・状況・連絡した相手と時刻・搬送先を時系列で記載した支援経過
看取り期の支援	主治の医師からの説明、本人・家族の意思確認	関係事業所での方針の共有、緊急時の連絡順の再確認、24時間の連絡体制の周知	本人・家族の意向、方針を共有した会議の記録、心身の変化とケアの過程の経時的な記録
事故の発生	転倒・誤薬・行方不明などの発生	家族への連絡、担当介護支援専門員への連絡、保険者への報告の要否の判断	事故報告書、家族・介護支援専門員・保険者への連絡記録、原因分析と再発防止の検討記録
苦情・ヒヤリハット	本人・家族・事業所からの申し出	内容の聞き取り、関係事業所への事実確認、対応方針の共有	苦情受付記録、事実確認の経過、改善方針と本人・家族への回答内容
担当者の交代・終了	職員の異動、転居、施設入所、死亡	後任への引き継ぎ、関係事業所と本人・家族への周知、給付管理の締め	引き継ぎ記録、終了時の経過のまとめ、関係先への連絡記録

サービス担当者会議まわりの確認と、記録に書く文

連携のなかでもっとも指摘が集まるのが、サービス担当者会議の記録です。北九州市のケアプラン点検の結果には、原案に位置付けた担当者を招集していない、参加できない事業所へ事前照会を行っていない、欠席した事業所名・担当者名・理由の記載がない、結果のみが書かれていて検討の経緯が書かれていない、といった内容が並んでいます。豊島区の資料には、照会について「電話照会」の一語しか記載がなかった例も公表されています。会議のたびに次の10点を確認する運用にしておくと、記録の粒度が揃います。

確認する項目	確認すること	記録に書く文（そのまま使える完成文）
開催の契機	新規・更新・区分変更・サービス変更・その他のいずれを契機に開催したか	8月19日、要介護2から要介護3への区分変更認定（8月15日通知受領）に伴い、居宅サービス計画の変更の必要性について専門的意見を聴取するため開催した。
招集の範囲	原案に位置付けた全てのサービスの担当者を招集したか	原案に位置付けた訪問介護、通所介護、訪問看護、福祉用具貸与の4事業所すべてに8月12日付で案内文を送付し、うち3事業所が出席、1事業所が欠席となった。
欠席事業所の扱い	事業所名・担当者名・欠席理由・照会内容・回答が記載されているか	□□訪問看護ステーション（担当・△△看護師）は同時刻の訪問業務のため欠席。8月13日に書面で照会し、8月18日に回答を得た。
照会の中身	「電話照会」等の一語で終わっていないか、何を尋ねて何と答えられたかが分かるか	照会内容は「入浴時の血圧変動と、週2回への訪問増加の適否」。回答は「7月の訪問4回で収縮期血圧は入浴前後の差が20前後にとどまっており、週2回への増加は差し支えない。ただし発熱時は中止の判断を優先したい」。
専門的見地からの意見	担当者ごとに、その職種でなければ言えない内容が記録されているか	福祉用具専門相談員△△氏より「特殊寝台の背上げ角度を30度で保持できているが、ずり落ちが見られるため、付属品のサイドテーブルを介助バーへ変更する提案」との意見があった。
医療系サービスの取り扱い	主治の医師等の意見を確認した記録が別に残っているか	訪問看護の位置付けについては、8月9日に〇〇クリニック主治医へ文書で意見を求め、8月11日に「週2回の訪問看護は妥当。褥瘡の処置を継続」との回答を得ている（回答書は利用者ファイルに保管）。
福祉用具の継続の検討	品目ごとに継続の必要性を検証した結果が書かれているか	特殊寝台は起き上がり時のふらつきが継続しているため必要と判断。歩行器は屋内歩行が伝い歩きで安定してきたため、9月のモニタリングで再検討することとした。
結論に至った経緯	決まったことだけでなく、どのような意見を経て決まったかが分かるか	通所介護の増回について、家族は送り出しの負担から週3回を希望したが、生活相談員より「昼食後の傾眠が強く、午後の活動参加が難しい」との意見があり、まず週2回のまま午前のみの利用時間に変更して2か月経過を見ることとした。
本人・家族の発言	本人と家族の意向が、要約ではなく発言に近い形で残っているか	本人「風呂は自分で入りたいが、またぐときが怖い」。ご長女「仕事が平日9時から18時のため、平日日中の見守りが難しい」。
次回までの宿題	誰が・いつまでに・何をするかが記録されているか	8月26日までに、福祉用具貸与事業所が介助バーの適合を確認し、担当介護支援専門員へ結果を連絡する。訪問看護は8月末の褥瘡の状態を主治医へ報告し、写しを事業所へ送付する。

様式の欄別｜入院時と退院・退所時の記入例（33欄・そのまま貼れる完成文）

入退院時に使う情報連携の様式は、欄が多いわりに一つひとつの欄が小さく、つい「特変なし」「特記事項なし」で埋めてしまいがちです。しかし受け取る側の病棟看護師や医療ソーシャルワーカーが知りたいのは、状態の名前ではなく、いつ・どのくらい・何を根拠にそう判断したのかという具体です。ここでは欄ごとに「何を書くか」と、そのまま貼り替えて使える記入例を並べます。日付・時刻・数値・観察の根拠を必ず含める形にしてあります。

入院時に医療機関へ渡す情報｜欄別の記入例

欄	この欄に書くこと	記入例（そのまま貼れる完成文）
情報提供日・提供方法	提供した日と時刻、手段、宛先の部署名	令和7年8月12日10時15分、〇〇病院地域連携室宛にFAXで送付（送信結果票を保管、同日10時32分に電話で受領確認済み）。
情報提供者	事業所名、担当者名、日中に連絡がつく電話番号と時間帯	△△居宅介護支援事業所　介護支援専門員　◇◇（平日8時30分から17時30分。時間外は事業所携帯へ転送）。
利用者の基本情報	氏名、生年月日、被保険者番号、住所、同居家族の構成	◯◯様、昭和10年3月生まれ、要介護3（有効期間　令和7年4月1日から令和8年3月31日）。長女夫婦と同居、日中は独居となる時間帯が9時から18時。
入院日・入院の経緯	発見時刻、発見者、症状、搬送までの流れ、直前の生活の様子	8月12日6時40分、ご長女が居間で転倒しているご本人を発見。右股関節の痛みと起立困難があり、7時10分に救急要請、8時05分に貴院救急外来へ搬送、同日9時30分に入院となりました。前日8月11日の訪問介護記録では、ふらつきの訴えはありましたが、伝い歩きで自室からトイレまで自力移動できていました。
要介護度・認定情報	要介護度、有効期間、審査会の意見の有無、区分変更の予定	要介護3、有効期間は令和8年3月31日まで。認定審査会の意見として「下肢筋力の低下に留意」との付記があります。現時点で区分変更の申請予定はありません。
既往歴・現在の医療管理	疾患名、診断時期、通院先、直近の受診日	2型糖尿病（平成28年診断、〇〇クリニックで月1回受診、直近は8月5日）、高血圧症、右変形性膝関節症。8月5日の受診時にヘモグロビンエーワンシーは7.2との説明を家族が受けています。
服薬の状況	処方元、管理者、飲み忘れの頻度と根拠、一包化の有無	〇〇クリニックから朝夕2回の処方。一包化され、朝はご長女が出勤前に手渡し、夕は本人が服用しています。7月の訪問介護記録では、夕食後の残薬が月4回確認されており、8月から服薬カレンダーを併用しています。
アレルギー・禁忌	食物・薬剤の別、症状の内容、判明した経緯	えびで蕁麻疹の既往あり（平成30年、自宅での食事後にご長女が発赤を確認）。薬剤のアレルギーは家族から把握できていません。
本人の意向	本人の言葉に近い形で、生活や治療についての希望	8月10日の訪問時、本人より「畑はもう無理でも、庭の鉢植えの水やりだけは自分でやりたい」との発言がありました。入院や手術については、8月12日時点で説明を受けていません。
家族の意向・介護力	キーパーソン、就労状況、介護に割ける時間、家族の希望	キーパーソンはご長女（同居、平日は9時から18時まで就労）。ご長女より「退院後も同居を続けたいが、日中の見守りはできないため、通所と訪問を組み合わせたい」との希望を伺っています。次女は県外在住で、月1回程度の来訪です。
ADLの状況	移動・移乗・排泄・入浴・食事について、いつ時点で、どの程度できていたか	入院直前（8月11日時点）の状況です。移動は屋内伝い歩き、屋外は歩行器を使用し見守りが必要。排泄は日中は自立、夜間は尿器を使用。入浴は通所介護で週2回、浴槽をまたぐ動作に一部介助。食事は自力摂取、主食を全量、副食を7割程度摂取していました。
認知機能・コミュニケーション	見当識、記憶、意思疎通の程度、聴力・視力、日内変動	日付の間違いが週に数回ありますが、会話の内容は保たれています。難聴があり、右耳側からゆっくり話すと聞き取ることができます。夕方以降に落ち着かなくなる様子が、7月の通所介護記録に月3回程度記載されています。
食事の形態・嚥下	主食・副食の形態、とろみの有無、むせの頻度と場面	主食は全粥、副食は一口大。とろみは使用していません。7月の通所介護記録では、水分摂取時のむせが週1回程度記録されています。義歯は上下とも使用しています。
住環境・家屋の状況	間取り、段差、手すりの設置箇所、寝室とトイレの距離	木造平屋、寝室からトイレまで約6メートル、廊下に段差が2か所（各3センチ）あります。玄関の上がり框は18センチで、令和6年11月に手すりを設置済み。浴室に横手すりと浴槽内すのこを設置しています。
利用中の介護サービス	サービス種別、事業所名、曜日と時間帯、担当者名	訪問介護（月・木の10時から11時、△△事業所）、通所介護（火・金の9時30分から16時、□□デイサービス）、福祉用具貸与（特殊寝台・手すり、◇◇事業所）を利用中です。入院に伴い、8月12日中に3事業所へ利用中止を連絡しました。
退院後に想定される課題	現時点で予想している生活上の課題と、こちらで準備できること	右股関節の手術となる場合、退院後は屋内移動と入浴動作に介助が必要になると想定しています。福祉用具の追加（歩行器・浴室内の椅子）と、訪問介護の回数変更を検討できるよう、退院の見通しが立った段階でご一報いただけますと調整いたします。
連絡を希望する事項	いつ・どのような場面で連絡してほしいかを具体的に	退院日が決まった時点、退院前カンファレンスの日程が決まった時点、医療処置が継続となる見込みが立った時点の3つのタイミングで、上記の連絡先までご連絡いただけますと幸いです。

退院・退所時に受け取る情報｜欄別の記入例

退院・退所の場面については、福井市の集団指導資料に「退院・退所時に病院等の職員と面談を行っていない」「病院等の職員から情報を得たことの記録が不十分」という指摘が示されています。また、カンファレンスに参加した場合は日時・開催場所・出席者・内容の要点等を居宅サービス計画等に記録し、利用者又は家族に提供した文書の写しを添付しておくことが示されています。受け取った内容をそのまま様式に転記するのではなく、退院後の生活に翻訳した形で書くと、担当者会議でそのまま使えます。

欄	この欄に書くこと	記入例（そのまま貼れる完成文）
面談・カンファレンスの日時と場所	年月日、開始と終了の時刻、実施した場所、実施の形態	令和7年9月2日14時00分から14時40分、〇〇病院5階カンファレンス室にて対面で実施しました。
出席者	職種と氏名、所属を全員分。オンライン参加も区別して記載	出席者は、〇〇病院整形外科医師△△氏、病棟看護師◇◇氏、理学療法士◎◎氏、医療ソーシャルワーカー▽▽氏、□□訪問看護ステーション看護師▲▲氏、当事業所介護支援専門員、本人、ご長女の計8名です。
入院期間と原因	入院日、退院予定日、原因疾患、実施された治療	8月12日入院、9月8日退院予定。右大腿骨頸部骨折に対し、8月14日に人工骨頭置換術を実施しています。
退院時の全身状態	バイタル、体重の増減、意識、痛みの程度と場面	9月2日時点で体温36.4度、血圧128の72、脈拍74。入院時から体重が3キログラム減少しています。痛みは安静時になく、歩行練習の後に右鼠径部に軽度の痛みがあると本人が訴えています。
継続する医療処置	処置の内容、頻度、誰が実施するか、必要な物品	創部は治癒しており処置の継続はありません。弾性ストッキングを日中のみ着用し、装着はご長女が朝行う方向で指導を受けています。
服薬内容と管理方法	入院前からの変更点、追加・中止された薬、管理者	入院前の糖尿病薬と降圧薬に加え、退院処方として鎮痛薬（頓用）と骨粗鬆症の内服が追加されました。一包化の継続を薬剤師に依頼済みで、管理は引き続きご長女が行います。
リハビリの到達点	できるようになった動作と、その条件（介助量・距離・時間）	9月1日時点で、歩行器を使用して病棟内を約50メートル、見守りで歩行できています。階段は手すりを使用して2段まで昇降可能。立ち上がりは肘掛けのある椅子であれば自力で可能です。
食事形態・栄養	提供されている形態、摂取量、必要な補助、体重管理の方針	常食（一口大）を提供され、主食副食とも8割程度摂取しています。とろみは使用していません。管理栄養士より、退院後は間食で補うよう説明を受けています。
排泄・清潔	排泄の自立度、夜間の対応、入浴の可否と条件	日中は歩行器でトイレまで移動し、見守りで排泄できています。夜間はポータブルトイレを使用。入浴はシャワー浴のみ許可されており、浴槽への入浴は10月の外来受診で判断される予定です。
再入院のリスク・受診予定	注意すべき症状、次回の受診日、緊急時の連絡先	転倒による再骨折に注意が必要と説明を受けています。次回受診は9月22日10時、整形外科外来です。発熱や創部の腫脹があった場合は、地域連携室を通じて外来へ連絡することとされています。
福祉用具・住宅改修の必要性	病院から提案された用具、必要な設置場所、確認する時期	理学療法士より、歩行器（屋内用）、浴室内の椅子、ベッド柵の追加が提案されました。トイレまでの廊下の段差2か所について、退院前訪問での確認が望ましいとの助言があり、9月5日に病院職員と同行して実施する予定です。
本人・家族への説明内容	誰にいつ何が説明され、どう受け止めているか	9月2日の面談で、医師から本人とご長女へ「歩行器での生活が当面続くこと」「無理な階段昇降は避けること」が説明されました。ご長女からは「日中1人にする時間が心配」との発言がありました。
退院後の医療との窓口	誰に、どの手段で、どのタイミングで連絡するか	退院後の医療的な相談は、まず〇〇病院地域連携室（担当▽▽氏）へ電話し、内容に応じて外来または訪問看護へつなぐこととなりました。
提供した文書・受け取った文書	やり取りした文書名と、写しの保管場所	病院より退院時看護サマリーとリハビリテーション経過報告書を受領し、当事業所の利用者ファイルに綴じています。本人とご長女には、退院後の暫定的なサービス予定表を9月2日に手渡しました。

通院に同行したときの記録｜欄別の記入例

大分市の指導監査の資料には、通院時の情報連携について「通院への同行が、居宅サービス計画で確認できない」という内容が示されています。同行したこと自体と、医師等へ何を伝え何を持ち帰ったかは、別々に記録として残しておくと確認しやすくなります。

欄	この欄に書くこと	記入例（そのまま貼れる完成文）
同行の日時と医療機関	年月日、診察の開始と終了の時刻、医療機関名と診療科	令和7年8月5日10時30分から11時05分、〇〇クリニック内科の定期受診に同行しました。
同席した人	本人、家族、医療者の職種と氏名	本人、ご長女、担当医△△医師、看護師◇◇氏が同席しました。
医師等へ伝えた生活状況	居宅で観察した具体的な事実（頻度・時刻・数値）	7月の訪問介護記録をもとに、夕食後の内服の飲み忘れが月4回あること、7月下旬から午前中の立ちくらみの訴えが週2回程度あることをお伝えしました。
医師等から受けた説明	診断・治療方針・生活上の注意点	降圧薬を朝1回に変更し、2週間後に血圧の推移を確認するとの説明がありました。立ちくらみが強い日は、起き上がりを2段階に分けるよう助言がありました。
本人・家族の反応	その場での発言、理解の程度	ご本人より「朝だけなら忘れないと思う」との発言があり、ご長女は服薬カレンダーを朝のみの記載に変更することに同意されました。
各サービスへの伝達	誰に、いつ、どの手段で伝えたか	8月5日13時、訪問介護のサービス提供責任者△△氏へ電話し、内服が朝1回に変更となったこと、訪問時に血圧の値を記録に残していただきたい旨を依頼しました。
計画への反映	居宅サービス計画のどこを、どう変えるか	第2表の「服薬を続けられる」の援助内容に、訪問介護による朝の声かけと血圧値の記録を追記し、8月8日に本人とご長女へ説明のうえ同意を得ました。
次回の予定	次回受診日、それまでに確認しておくこと	次回受診は8月19日10時30分。それまでに、訪問介護と通所介護で測定した血圧の値を一覧にまとめ、受診時に持参します。

滞りやすい30場面｜避けたい書き方と、そのまま使える書き方

連携が止まるとき、原因は「連絡しなかった」ことよりも「連絡したが伝わらなかった」ことのほうが多いものです。伝わらない連絡には共通した特徴があります。主語がない、いつのことか分からない、程度が書かれていない、相手が次に何をすればよいか分からない。以下は、実務でよく見かける書き方を左の列に、そのまま置き換えて使える書き方を右の列に並べたものです。右の列は、コピーして日付と固有名詞を差し替えれば、そのまま記録として成立する形にしています。

電話・FAXでの伝達

場面	避けたい書き方	そのまま使える書き方
入院の一報を受けた	家族より入院の連絡あり。	8月12日9時20分、ご長女より電話。同日8時05分に〇〇病院へ救急搬送され、9時30分に整形外科病棟へ入院したとの連絡を受けました。病棟は5階、担当は△△看護師とのことです。
医療機関へ情報を送った	病院へ情報提供した。	8月12日10時15分、〇〇病院地域連携室宛に、入院時の情報提供書1枚と送付状1枚をFAXで送信しました。送信結果票を保管し、同日10時32分に電話で受領を確認しています（応対者　△△看護師）。
訪問看護から連絡を受けた	訪看より状態報告あり。	8月13日14時05分、□□訪問看護ステーション△△看護師より電話。同日の訪問で右下腿に3センチ大の発赤を確認し、主治医へ報告済みとのことでした。次回8月16日の訪問で経過を確認し、拡大があれば当日中に連絡をいただくこととしました。
サービスの中止を伝えた	各事業所へ連絡済み。	8月12日10時40分から11時10分にかけて、訪問介護（△△事業所　サービス提供責任者◇◇氏）、通所介護（□□デイサービス　生活相談員▽▽氏）、福祉用具貸与（◇◇事業所　◎◎氏）へ順に電話し、8月12日以降のサービス中止と、退院が決まり次第あらためて連絡する旨を伝えました。
主治医へ意見を求めた	主治医に確認した。	8月9日15時、〇〇クリニックへ意見照会書を持参し、受付を通じて△△医師へお渡ししました。8月11日に「週2回の訪問看護は妥当。褥瘡の処置を継続」との回答書をいただき、利用者ファイルに保管しています。
薬局へ照会した	薬局に問い合わせた。	8月6日11時30分、〇〇薬局△△薬剤師へ電話し、7月の残薬が月4回分あることを伝えました。朝夕の一包化を朝のみに変更できるか主治医へ疑義照会していただき、同日16時に「8月分から朝1回で調剤する」との連絡をいただきました。
家族へ担当者会議を案内した	家族へ会議の連絡をした。	8月14日19時、ご長女へ連絡帳で候補日3日を提示。8月15日12時までに返信がなかったため、同日12時30分に携帯電話へ架電し、8月19日14時からで合意を得ました。会場は自宅の居間とします。
返事が来ない	連絡したが返答なし。	8月13日9時にFAXで照会し、8月15日16時までに回答がなかったため、8月16日9時30分に電話で再依頼しました。担当者が不在のため、8月19日午前中までに折り返しをいただくよう伝言を残しています。
相手を間違えた・届いていなかった	行き違いがあった。	8月12日10時15分に送信したFAXについて、8月13日10時に受領確認の電話をしたところ未着と判明しました。送信先番号が旧番号であったため、同日10時20分に正しい番号へ再送信し、10時35分に受領を確認しました。
担当者が交代した	担当が変わりました。	9月1日付で当事業所の担当介護支援専門員が◇◇から◎◎へ交代しました。8月28日に本人とご長女へ訪問して説明し、9月1日に訪問介護・通所介護・訪問看護・福祉用具貸与の4事業所へ書面で通知しています。

会議・照会・計画交付の記録

場面	避けたい書き方	そのまま使える書き方
欠席した事業所の扱い	1事業所欠席。	□□訪問看護ステーション（担当　△△看護師）は同時刻の訪問業務のため欠席。8月13日に照会文書を送付し、8月18日に回答書を受領しました。
照会の内容	電話照会。	電話にて、入浴時の血圧変動と週2回への訪問増加の適否を照会しました。回答は「7月の訪問4回で入浴前後の収縮期血圧の差は20前後にとどまり、増加は差し支えない。ただし37度5分以上の発熱時は中止の判断を優先したい」でした。
担当者の意見	各担当者より意見を聴取した。	通所介護生活相談員▽▽氏より「昼食後の傾眠が強く、午後の機能訓練への参加が続かない。午前中心の利用に変更すると活動量を保ちやすい」との意見がありました。
福祉用具の継続の検討	福祉用具は特に変化なく利用中。	特殊寝台は、起き上がり時に右膝の痛みでふらつきが残るため、背上げ機能により継続して必要と判断しました。歩行器は屋内が伝い歩きで安定してきたため、9月のモニタリングで再度検証します。
計画を交付した	計画書を交付した。	8月20日、居宅サービス計画書（第1表から第3表）の写しを、訪問介護・通所介護・訪問看護・福祉用具貸与の4事業所へ郵送しました。あわせて主治医〇〇クリニックへも同日投函し、8月22日に受領を電話で確認しています。
個別サービス計画を受け取った	個別計画を受領。	8月26日までに、訪問介護計画書（8月20日作成）、通所介護計画書（8月21日作成）、訪問看護計画書（8月19日作成）、福祉用具貸与計画書（8月22日作成）を受領しました。いずれも居宅サービス計画の短期目標と表現が一致していることを確認しています。
区分変更の結果を受け取った	区分変更の結果が出た。	8月15日、要介護2から要介護3への変更決定通知を受領しました。同日中に4事業所へ電話で連絡し、8月19日にサービス担当者会議を開催して計画変更の必要性について意見を聴取しました。
モニタリングの結果	変わりなく経過。	8月27日13時から13時40分、居宅を訪問し本人とご長女に面接しました。短期目標「歩行器で屋内を移動できる」について、7月は室内の移動に見守りが必要でしたが、8月は自室からトイレまで見守りなしで移動できた日が週5日ありました。
本人が同意した	本人同意。	8月19日15時、担当者会議の後に本人へ変更後の計画を読み上げて説明し、「これでお願いします」との発言を得たうえで、第1表に自署による同意をいただきました。ご長女も同席しています。
事故が起きた	転倒あり。市へ報告。	9月10日16時20分、通所介護のトイレ前で転倒。左前腕の擦過傷があり、17時に〇〇整形外科を受診して外用薬の処方を受けました。同日16時35分にご長女へ、16時45分に当事業所へ連絡があり、9月11日に保険者の介護保険担当課へ事故報告書を提出しています。

ソフトへの入力と、事業所間でずれやすいところ

ここからは、記録ソフトや連携の仕組みを使うときに、事業所どうしで食い違いが生じやすい点です。製品によって画面や欄の名称は異なりますので、実際の名称と取り扱いは、ご利用の製品の提供元にご確認ください。

ずれやすい点	避けたい状態	そのまま使える取り決め方
利用者の氏名表記	事業所ごとに旧字・新字、姓名の間のスペースの有無がばらばら	被保険者証の表記を正とし、氏と名の間にスペースを入れない形で全事業所が統一する。旧字が使えない場合は、備考欄に「被保険者証の表記は◯」と1行残す。
被保険者番号の扱い	照合の鍵が事業所ごとに違い、同じ人が二重に登録される	利用者の照合は被保険者番号を第一の鍵とし、氏名は補助とする。転入や保険者の変更があった月は、変更前後の番号を支援経過に併記する。
サービス提供票の確定タイミング	いつの版が最新か分からず、事業所ごとに違う版で動いている	提供票は毎月25日までに確定版を送付し、以降の変更は「◯月分　第2版（変更点　8月14日の訪問介護を中止）」のように版数と変更点を明記して再送する。
実績の締め日	締め日が事業所ごとに違い、給付管理の直前に修正が集中する	実績の返送は翌月3日までとし、5日以降の変更は電話で先に一報を入れてから修正版を送る、と契約時に取り決める。
加算に関する体制の変更	体制が変わったことがケアマネジャーに伝わらず、実績と計画がずれる	体制に変更があった場合は、適用の開始月と変更内容を書面で通知する。受け取った側は支援経過に受領日を残す。
キャンセルの扱い	当日キャンセルの連絡先と時刻の基準が事業所ごとに違う	当日キャンセルは、通所介護は8時30分まで、訪問介護は訪問予定時刻の2時間前までに事業所へ直接連絡し、ケアマネジャーには同日中に共有する、と重要事項説明時に確認する。
記録の保存場所	紙とソフトの両方に断片が散らばり、運営指導時に揃わない	「原本は紙」「写しはソフト」のどちらかを利用者ファイルの表紙に明記し、紙で受け取った文書は受領日を記入して同じ順番で綴じる。
連絡の宛先	担当者個人の携帯にだけ連絡が入り、休みの日に止まる	連絡は事業所の代表番号を第一とし、担当者不在時に対応する職員を1名決めておく。緊急時のみ携帯へ、と重要事項説明書に記載する。
個人情報の同意の範囲	本人の同意のみで、家族の情報を含む書類をやり取りしている	個人情報使用同意書に家族分の同意欄と使用期間を設け、家族本人から署名を得る。同意の範囲に「サービス担当者会議での使用」「医療機関への情報提供」を明記する。
訂正の方法	記録を後から上書きし、いつ何を直したかが残らない	訂正は元の記載を残したまま、「9月3日追記　8月30日の記載のうち、訪問時刻を10時から10時30分に訂正（送迎記録と照合）」の形で追記する。

運営指導で「連携」について見られる点｜公表事例24件と確認項目の対照表

連携についてどこを見られるのかは、自治体が公表している集団指導資料や運営指導の結果から読み取ることができます。以下は、連携に関するものだけを抜き出したものです。いずれも自治体が公表している内容であり、当社が編集・加工したものです。取扱いは保険者（指定権者）により異なりますので、自事業所の指定権者が公表する資料を必ずご確認ください。

公表されている内容	確認文書として挙げられているもの	出典（自治体・資料名）
各サービス事業所の個別計画書や報告書を取り寄せていない	各サービスの個別サービス計画書、サービス提供実績報告書、居宅サービス計画（交付記録）、支援経過記録	北九州市「令和7年度ケアプラン点検実施結果」
ケアプラン変更時に担当者会議を開催していない、一部の事業所しか招集していない、欠席事業所への事前照会がない	サービス担当者会議の要点（第4表）、照会文書、支援経過記録（第5表）、主治医意見書、居宅サービス計画	北九州市「令和7年度ケアプラン点検実施結果」
退院・退所時に病院等の職員と面談を行っていない、情報を得たことの記録が不十分	退院・退所加算に係る様式例（情報収集シート）、支援経過記録、カンファレンス記録、提供文書の写し	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
入院した日のうちに医療機関へ情報提供していないのに区分を誤って選択している	情報提供文書の写し（送付日が分かるもの）、送信記録・受領確認の記録、支援経過記録、入院日が分かる資料	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」
FAX・メール・郵送で情報提供した際に、医療機関が受け取ったことの確認と記録がない	情報提供の記録（提供日・提供先・提供方法）、送信記録と受領確認の記録、居宅介護支援経過	福井市「令和7年度集団指導資料（運営指導における指摘事項等）」
病院等の職員と面談を行っていない、情報を得たことの記録が不十分	退院・退所加算に係る様式例、カンファレンス記録、居宅介護支援経過（第5表）、提供文書の写し	福井市「令和7年度集団指導資料（運営指導における指摘事項等）」
通院への同行が居宅サービス計画で確認できない	居宅サービス計画書第2表・第5表（居宅介護支援経過）、同行・情報提供の記録	大分市「令和7年度指導監査における主な指摘・指導事項（高齢）」
居宅サービス計画に訪問看護を位置付けたが、指示があること等を主治の医師等から確認した記録がない	居宅介護支援経過（第5表）、主治医意見の記録・情報提供書、居宅サービス計画の交付記録	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」
医療系サービスの主治の医師等の指示を確認できる記録がない、計画を主治医に交付していない	居宅介護支援経過（第5表）、主治医意見書・指示が分かる記録、居宅サービス計画の交付記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（居宅介護支援・介護予防支援に関する事項）」
医療サービスの利用開始にあたり主治の医師の意見を求めたことが確認できない	支援経過記録、主治の医師等への意見照会および回答の記録、居宅サービス計画書の交付記録	浜松市「令和6年度における主な指摘事項及び助言事項」
担当者へ居宅サービス計画を交付していることが確認できない、個別サービス計画を受領していない	計画交付記録、個別サービス計画、ケアプランデータ連携システム利用申請書、事務職員の勤務表	堺市「令和8年度集団指導居宅事業所編」
定められた日数以内に病院への情報提供が行われていない、FAX等で連携した際に到着確認をしていない	支援経過記録、医療機関への情報提供書の控え、FAX送信記録および到着確認の記録、入院日が分かる記録	横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」
居宅サービス計画に位置付けた同一の事業者の割合を全く確認していない	判定期間ごとの計算書、居宅サービス計画一覧、保険者への報告書控え	横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」
医療機関に情報提供を行ったが、記録していない	支援経過記録（日時・場所・内容・提供手段）、提供した情報提供書の控え、FAX送信記録	青森県三戸町ウェブサイト掲載集団指導資料「運営指導における指摘事項（居宅介護支援）」
退院時のカンファレンスの参加者が不足している、要件を満たすことが分かる記録が不足している	カンファレンス記録（日時・場所・出席者・内容の要点）、利用者・家族に提供した文書の写し、退院・退所情報記録書	青森県三戸町ウェブサイト掲載集団指導資料「運営指導における指摘事項（居宅介護支援）」
利用者に関する情報伝達等を目的とした定期的な会議の記録はあるが、どの議題に該当するか確認できない	会議録（開催日時・出席者・議題・議事内容）、算定要件を証する各記録	青森県三戸町ウェブサイト掲載集団指導資料「運営指導における指摘事項（居宅介護支援）」
医療サービスを位置付けているが主治医等の指示があることを確認していない、計画を主治医等に交付していない	主治医意見書・指示書の写し、確認内容の支援経過記録、主治医等への計画交付の記録	青森県三戸町ウェブサイト掲載集団指導資料「運営指導における指摘事項（居宅介護支援）」
病院若しくは診療所からの退院にかかるカンファレンス要件を満たしていない事例が見受けられた	カンファレンス記録（参加者・日時・内容）、病院からの情報提供書、支援経過記録、居宅サービス計画書	大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編」
FAXによる情報提供を行った際、先方が受け取ったことが明確でない	情報提供書の写し、FAX送信結果票・受領確認の記録、支援経過記録、入院日がわかる書類	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」
要介護状態区分の変更の認定を受けた場合に、サービス担当者会議等による専門的意見の聴取を行っていない	サービス担当者会議の要点（第4表）、担当者への照会記録、認定結果通知の写し、支援経過記録	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」
主治の医師等への居宅サービス計画の交付が確認できない	居宅サービス計画書の写し、主治医への送付記録・送付状控え、支援経過記録、主治医意見の記録	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」
位置付けたサービスについて担当者に専門的な見地から意見を求めているか会議の要点から確認できない、照会内容が確認できない	サービス担当者会議の要点（第4表）、照会文書・回答書、居宅介護支援経過（第5表）、居宅サービス計画（第2表）	豊島区「居宅介護支援事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和4年度・22事業所）」
福祉用具の品目ごとに継続して貸与が必要か検証した結果の記載が確認できない	居宅サービス計画（第1〜3表）、サービス担当者会議の要点（第4表）、認定調査票の写し、主治医意見書、福祉用具貸与計画	豊島区「居宅介護支援事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和4年度・22事業所）」
事故発生時に利用者家族や介護支援専門員等に連絡した記録が残されていない	事故報告書、家族・介護支援専門員への連絡記録、事故対応マニュアル、再発防止の検討記録	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」
骨折等の事故が発生しているが保険者へ報告していない、報告が必要な事故の程度を把握していない	事故報告書（事業所様式）、保険者への提出控え、家族・介護支援専門員への連絡記録、ヒヤリハット記録	仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」

運営指導マニュアル別添1に載っている、連携に関する確認項目

厚生労働省の運営指導マニュアル別添1には、サービスごとに確認項目と確認文書が示されています。そのうち連携に関わる部分を抜き出すと、確認されるのは「会議に出たかどうか」ではなく「会議等を通じて連携していることが記録から分かるかどうか」であることが分かります。

サービス・項目	確認項目	確認文書
訪問介護　心身の状況等の把握	サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか	サービス担当者会議の記録
訪問介護　居宅介護支援事業者等との連携	サービス担当者会議等を通じて介護支援専門員や他サービスと連携しているか	サービス担当者会議の記録
訪問介護　居宅サービス計画に沿ったサービスの提供	居宅サービス計画に沿ったサービスが提供されているか	居宅サービス計画
訪問看護　訪問看護計画書及び報告書の作成	主治の医師の指示及び利用者の心身の状況等を踏まえて計画が立てられているか、利用者又はその家族への説明・同意・交付が行われているか	主治の医師の指示に基づく訪問看護計画、モニタリングシート
居宅介護支援　指定居宅介護支援の具体的取扱方針	サービス担当者会議を開催し、利用者の状況等に関する情報を担当者と共有し、担当者からの専門的な見地からの意見を求めているか	アセスメントシート、サービス担当者会議の記録、居宅サービス計画、支援経過記録等、モニタリングの記録、個別サービス計画
居宅介護支援　同上	利用者及び担当者への説明・同意・交付をおこなっているか	居宅サービス計画（同意があったことがわかるもの）、支援経過記録等
居宅介護支援　同上	担当者から個別サービス計画の提供を受けているか（整合性の確認）	個別サービス計画、居宅サービス計画
居宅介護支援　受給資格等の確認	被保険者資格、要介護認定の有無、要介護認定の有効期限を確認しているか	介護保険番号、有効期限等を確認している記録等
介護予防支援　介護予防支援事業者等との連携	サービス担当者会議等を通じて介護予防支援事業者や他サービスと連携しているか	サービス担当者会議の記録
施設　施設サービス計画の作成	サービス担当者会議等により専門的意見を聴取しているか	施設サービス計画（入所者又は家族の同意があったことがわかるもの）、アセスメントシート、モニタリングシート
療養に係る施設　入退院	退院の際は、居宅介護支援事業者や退院後の主治の医師に対し、必要な情報提供を行っているか	アセスメントシート、モニタリングシート、施設サービス計画

連携に関する要件の対照表｜定めと、自事業所の記入欄

下の表は、告示・通知や自治体資料に示されている定めを左に、自事業所の状況を書き込む欄を中央に置いたものです。判断はしていません。左と中央を突き合わせて、差があると感じた項目については、確認する文書を手元に揃えたうえで、保険者（指定権者）にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

定め（告示・通知・自治体資料に示されている内容）	貴事業所の登録（記入欄）	確認する文書
居宅サービス計画に医療サービスを位置付ける場合は、利用者の同意を得て主治の医師等の意見を求めることとされている	意見を求めた日：（　　）／方法：面談・文書・電話（　　）／回答者：（　　）	支援経過記録、意見照会書と回答書、主治医意見書
主治の医師等の意見を求めて作成した居宅サービス計画は、当該主治の医師等に交付することとされている	交付日：（　　）／交付方法：（　　）／受領確認：有・無（　　）	居宅サービス計画書の写し、送付状の控え、支援経過記録
サービス担当者会議の開催により、担当者から専門的な見地からの意見を求めることとされている	直近の開催日：（　　）／招集した事業所数：（　　）／欠席事業所への照会：有・無	サービス担当者会議の要点（第4表）、照会文書と回答書
担当者から個別サービス計画の提供を受け、居宅サービス計画との整合性を確認することとされている	受領済みの事業所：（　　）／未受領の事業所：（　　）／確認日：（　　）	個別サービス計画書、居宅サービス計画書、支援経過記録
入院時の情報提供については、入院した日のうちに提供した場合と、翌日又は翌々日に提供した場合とで区分が分かれるとされている	入院日：（　　）／情報提供日：（　　）／営業時間外・営業日以外の入院：該当・非該当	情報提供書の控え（送付日が分かるもの）、入院日が分かる資料、支援経過記録
FAX・メール・郵送等で情報提供を行う場合は、送信等を行うだけでなく相手方が受け取ったことを確認し記録することが示されている	受領確認の方法：電話・返信・受信票（　　）／確認日時：（　　）／応対者：（　　）	送信結果票、返信メール、受領確認の記録
退院・退所に当たっては、病院等の職員と面談又はカンファレンスを行い必要な情報を得ることとされている	面談日：（　　）／相手の職種と氏名：（　　）／使用した様式：（　　）	退院・退所時の情報収集に用いる様式、カンファレンス記録、支援経過記録
カンファレンスに参加した場合は、日時・開催場所・出席者・内容の要点等を居宅サービス計画等に記録し、利用者又は家族に提供した文書の写しを添付することが示されている	日時：（　　）／場所：（　　）／出席者：（　　）／提供文書の写しの添付：有・無	カンファレンス記録、提供文書の写し、居宅サービス計画書
通院時に同行して医師等へ情報提供を行った場合は、その事実が居宅サービス計画や支援経過から確認できる状態にしておくことが求められるとされている	同行日：（　　）／医療機関・診療科：（　　）／提供した情報の要点：（　　）	居宅サービス計画書第2表・第5表、同行と情報提供の記録
居宅介護支援費の区分のうち、ケアプランデータ連携システム等の導入と事務職員の配置を要件とするものがあるとされている	利用申請：済・未（　　）／クライアントソフトの導入：済・未（　　）／事務職員の配置：有・無（　　）	利用申請書の控え、ソフトの導入記録、事務職員の雇用契約書・勤務実績
事故が発生した場合は、家族、担当の介護支援専門員、市町村へ連絡することとされ、報告が必要な事故の範囲は保険者ごとに定められている	家族への連絡：（　　　時　　分）／介護支援専門員への連絡：（　　　時　　分）／保険者への提出日：（　　）	事故報告書、連絡記録、保険者への提出控え
個人情報の使用については、サービス担当者会議等での使用を含め、利用者本人および家族から文書により同意を得ることが示されている	本人の同意日：（　　）／家族の同意日：（　　）／使用期間の記載：有・無	個人情報使用同意書（家族の同意欄・使用期間の記載を含む）

連携の記録を電子化するときに、先に決めておきたい5つ

連携の情報をソフト上でやり取りする形に切り替えるとき、機能の比較よりも先に決めておきたいことがあります。どの製品を使うかにかかわらず共通する論点です。ご利用の製品で何ができるかは、製品の提供元にご確認ください。

原本をどちらに置くか。紙で受け取った文書と、ソフトに入力した内容のどちらを原本として保存するかを、利用者ファイルの表紙に1行で明記します。運営指導の際に「どちらを見せればよいか」で迷わなくなります。
受領確認をどこに書くか。送信の履歴は仕組みが残しますが、相手が受け取ったことを確認した記録は人が書きます。支援経過に書くのか、専用の欄に書くのかを1つに決めます。
誰が入力するか。訪問先で入力するのか、事業所へ戻ってから入力するのかで、記録に残る時刻の意味が変わります。「観察した時刻」と「入力した時刻」が違う場合は、観察した時刻を本文に書きます。
電子で送れないものを決めておく。同意の署名、契約書、家族の個人情報を含む書類など、紙のまま扱うものを一覧にしておくと、電子化の途中で抜けが生じません。
やめる作業を先に決める。電子化しても、これまでの紙の台帳や連絡簿を並行して続けると作業は増えます。何をやめるかを先に決めてから切り替えると、現場の負担が二重になりません。

よくある質問（FAQ）

カイポケコネクトとは？

カイポケの外部連携のしくみで、他のアプリと記録などを連携できます。

介護記録AIと連携するメリットは？

音声やAIで作った記録をカイポケへ転記でき、二重入力を減らせます。

神マナは対応していますか？

はい。神マナはカイポケへの転記に対応し、記録から請求までをつなげます。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

連携で流れるもの・流れないもの

何が流れて、何が流れないかを先に確かめると、導入後に「思っていたのと違う」が起きません。

項目	連携で流れるか	流れない場合にやること
利用者の基本情報	流れる	初回のみ突合を確認する
サービス提供の記録	流れる	様式にない項目は手入力
バイタル	流れる	機器から取り込む場合は単位を確認
写真・画像	流れないことがある	別に保管し、記録から参照できるようにする
自由記述の長文	文字数の上限で切れることがある	要点を先に書く
計画書の本文	様式により異なる	様式ごとに確認する
加算の算定区分	流れないことがある	請求前に点検する
実績（予定と実際の差）	流れる	当日の変更を、その日のうちに反映する
職員の勤務実績	別系統のことが多い	勤怠側で管理する
保険外サービスの料金	流れないことがある	請求書の作成時に加える

つながらないときに見るところ

症状	見るところ
データが届かない	連携の設定が有効か、対象の期間が合っているか
一部の利用者だけ届かない	利用者の紐づけ（識別番号）が一致しているか
文字が化ける	機種依存文字や外字を使っていないか
日付がずれる	和暦・西暦の設定と、締め日の扱い
二重に登録される	同じ内容を手入力していないか
上書きされた	どちら側を正とするかの設定
遅れて届く	送信のタイミング（即時か、定期か）
エラーが出る	エラーの文言をそのまま控えて問い合わせる

連携で減った作業を、数で確かめる

測るもの	導入前	導入後
転記の回数	1日あたり何回書き写しているか	0に近づいたか
記録の作成時間	1件あたりの分数	短くなったか
請求前の点検時間	月末の作業時間	短くなったか
入力の間違い	月あたりの修正件数	減ったか
返戻の件数	月あたり	減ったか
残業時間	記録に起因するもの	減ったか

できることの全体像はカイポケでできることをご覧ください。

連携を始める前に、決めておくこと

決めること	決めないとどうなるか
どちらを正とするか	同じ項目を両方で直して、内容が食い違う
いつ流すか（即時か、締めのあとか）	締め後の修正が反映されない
誰が設定を触れるか	知らないうちに条件が変わる
うまく流れなかったときの担当	放置され、請求の直前に発覚する
過去データをどこまで移すか	移行が終わらないまま運用が始まる
連携から外す項目	不要な情報まで流れる
職員への周知の方法	人によって使い方が違う
やめるときの手順	解除の方法が分からず、データが取り出せない

連携を入れる前に、社内で確認すること

確認すること	なぜ
いまの転記の回数を数える	減った量を示せないと、続ける判断ができない
どの帳票を連携させるか	全部を一度に流そうとすると設定が終わらない
どちらを正とするか	同じ項目を両方で直すと食い違う
利用者の識別番号	紐づけがずれると一部だけ届かない
サービス種別ごとの様式	種別で項目が違う
過去データの扱い	移行するのか、参照だけにするのか
職員の権限	誰がどこまで直せるか
修正の履歴	いつ・誰が直したかが残るか
連携の頻度	即時か、1日1回か
失敗したときの通知	黙って落ちると請求で気づく
圏外での入力	あとから送れるか
解約時のデータ	取り出せる形式

連携後に見るところ

場面	見るところ
月初	前月分がすべて連携されているか
請求前	算定した加算と記録が一致しているか
返戻が出た	どの項目で落ちたか
新しい職員が入った	権限の設定
様式が変わった	連携の対象項目に影響がないか
改定があった	コードの更新が反映されているか
端末を替えた	設定の引き継ぎ
事業所が増えた	事業所ごとの設定