通所介護（デイ）の記録システム・ソフトの選び方｜記録・請求・LIFE

通所介護の記録・請求・送迎・LIFE対応まで、ソフト選びは事業所の効率を大きく左右します。タイプ別の違いと比較ポイントを整理します。

通所介護でソフトが解決すること

バイタルや様子の記録、通所介護計画書・個別機能訓練計画書の作成、国保連への請求、送迎の管理、家族との連絡帳、LIFEへのデータ提出など、通所介護は事務作業が多岐にわたります。ソフトはこれらをまとめて効率化します。

ソフトの主なタイプ

• 記録特化型――その場での記録に強い。請求は別連携。
• 請求一体型――記録から国保連請求まで一括。
• LIFE対応型――科学的介護のデータ提出に対応。
• AI記録型――音声やメモから記録・計画書の下書きを自動作成。

選ぶときの比較ポイント

• 記録のしやすさ（タブレット・音声・AI補助）
• 計画書（通所介護計画書・個別機能訓練計画書）の作成
• 請求（国保連）・送迎・連絡帳への対応
• LIFEへのデータ提出のしやすさ
• 費用、無料で試せるか、サポート・移行

通所介護ソフトで特に確認したい軸

通所は送迎・入浴・機能訓練・加算の4つが他の種別と違います。ここを外すと現場が回りません。

選ぶときに見落としやすいところ

比較から導入までの手順

通所介護計画書の書き方は通所介護計画書の書き方、記録は通所介護の記録の書き方をご覧ください。

LIFEへの提出に対応しているかを、最初に確認する

通所介護のソフト選びでいちばん外せないのが、科学的介護情報システム（LIFE）へのデータ提出への対応です。関連する加算の要件にデータの提出とフィードバックの活用が含まれるため、ここが対応していないと、別の手段で提出することになります。

確認すること	見るところ
提出するデータを作れるか	CSVの出力に対応しているか。手入力し直しになっていないか
入力が二度手間にならないか	日々の記録から、提出用の項目が拾えるか
フィードバックを取り込めるか	返ってきた内容を、計画の見直しに使える形で見られるか
様式が改定に追随するか	改定のたびに様式が変わります。更新の提供方法を確認します
提出の期限に間に合う運用か	締切から逆算して、いつまでに入力を終える運用にするか

デイサービスとデイケアで、必要な機能が違う

	通所介護（デイサービス）	通所リハビリテーション（デイケア）
計画書	通所介護計画書	リハビリテーション実施計画書
職種	生活相談員、機能訓練指導員、介護職員	医師、理学療法士・作業療法士・言語聴覚士など
記録の重心	生活の様子、活動への参加、機能訓練	リハビリの実施内容と評価
会議	—	リハビリテーション会議の記録
ソフトで見るところ	送迎、入浴、バイタル、加算管理	リハビリ計画、評価、会議録

「通所」でひとくくりにされたソフトは、どちらかに寄っていることがあります。自事業所の帳票がそのまま出せるかを、体験版で必ず確かめてください。

比較するときの7項目

項目	確認する内容
送迎	コースの組み立て、当日の変更、送迎記録の出力
バイタル入力	タブレットでの入力、機器との連携、異常値の警告
入浴	入浴の可否、当日の実施記録、加算の管理
機能訓練	計画書の作成、実施記録、LIFEへの連携
請求	実績の反映、加算の自動計算、返戻の確認
連絡帳	家族への出力、印刷またはアプリでの共有
端末	タブレットで完結するか。PCが必要な作業が残らないか

体験版で必ず試すこと

1. 1日分を最初から最後まで入力する——朝の送迎から、夕方の連絡帳まで
2. いちばん操作が苦手な職員に触ってもらう——導入の可否はここで決まります
3. 自事業所の帳票を出力する——画面で見えても、印刷すると崩れることがあります
4. データを書き出す——将来の乗り換えを考えるなら必ず
5. 繁忙時間帯を想定して測る——1件の入力にかかる秒数を実測します

※本記事は一般的な考え方を整理したものです。算定の可否や要件は、最新の告示・通知および保険者（市区町村）の運用をご確認ください。

乗り換えるときの進め方

1. いまのソフトから出せるデータを確認する——利用者情報、記録、実績。出せないものは手入力に戻ります
2. 切り替える月を決める——請求の締めをまたがない月初がおすすめです
3. 1か月は並行で動かす——旧システムをすぐ解約しない。返戻の確認に必要になります
4. 過去データは全部移さない——進行中の利用者から。終了分は旧システムの保存期間で持ちます
5. 初回請求は件数を絞って試す——全件で出して返戻が出ると、原因の切り分けに時間がかかります

通所のソフトについて現場から多い質問

よくある疑問	考え方
タブレットは何台必要か	同時に入力する人数分が目安です。1台を回すと待ち時間が発生します
送迎の車内で入力できるか	通信環境とオフライン対応を確認します。運転者が操作しない運用にします
家族への連絡帳をアプリにできるか	家族側の端末とリテラシーによります。紙と併用する期間を見込みます
小規模でも導入する意味はあるか	請求と加算管理だけでも効果が出ます。全機能を使う必要はありません
LIFEの提出が間に合わない	締切から逆算して入力を終える日を決めます。締切直前にまとめると必ず遅れます

料金で見落とされやすいところ

• 初期費用——設定代行、データ移行、研修が別料金のことがあります
• 利用者数か、職員数か——課金の単位で総額が大きく変わります
• オプション——送迎、請求、LIFE連携が別売りの場合があります
• 端末——タブレットと通信費は別に見込みます
• サポート——電話サポートが有料のプランがあります
• 解約——最低利用期間と、データの返却方法

記録の負担を最優先で減らすなら

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」の通所向け機能（通所介護マナ）は、AI記録型にあたります。記録から計画書の下書きまでを補助し、まず記録の効率化から始めたい事業所に向いています。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。

通所介護（デイ）の記録システム・ソフトの選び方

通所介護向けのソフトは、記録・請求・LIFEへの対応がポイントです。選び方を整理しました。

通所介護が他の業態と違うところ｜同時多数・固定時間から来る要求18項目

通所介護のシステムを選ぶとき、多くの検討が「記録が楽になるか」「請求が通るか」という一般論から始まります。ところが、その一般論はどの業態にも当てはまるので、実際に使い始めてから合わない部分が出てきます。合わない部分は、たいてい通所介護という業態そのものの形から来ています。

通所介護の形を一言で言うと、同時に多数の利用者が来て、同時に帰ることです。訪問系は職員と利用者が一対一で、利用者の自宅で提供が起きます。施設系は同じ人が二十四時間そこに居るので、記録は途切れずに続きます。通所介護だけが、朝の一時間に十人以上が同時に到着し、夕方の一時間に同時に退所するという形をしています。しかも到着と退所の時刻が請求の区分に直結します。

この一点から、通所介護に固有の要求がすべて出てきます。送迎の組み立て、到着と退所の時刻、当日のキャンセルと追加、入浴の順番、個別機能訓練の記録、バイタルの一斉測定、食事と水分、レクの記録、複数職員の同時入力、その日のうちに家族へ渡す連絡帳、月末の実績と請求。どれも「同時多数」と「時間帯が固定」という二つの条件から派生しています。

以下では、製品を並べるのではなく、選ぶ側が手元で使う物差しだけを並べます。製品名は出しません。効果を数字で示すこともしません。数字で示せるのは、自事業所の在籍数・送迎車両数・端末数といった、読者が自分で埋める欄だけです。

訪問系・施設系と並べて見る｜同じ「記録」でも前提が違う14の軸

まず、通所介護がどこで他と分かれるのかを軸ごとに並べます。この表の右端の列が、そのまま次の確認表の入口になります。訪問系や施設系の事業所も併設している法人では、同じ製品でも通所の単位だけ動きが違うことがあるため、通所の行だけを取り出して確認します。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

通所だけに起きること18項目｜現場で何が起きるか・何を求めるか・試用で確かめる問い

ここからが本題です。上の十四の軸を、実際に現場で起きる出来事として十八項目に分けました。三列目が製品に求めること、四列目が試用のときにその場で確かめる問いです。四列目は、そのまま製品の担当者への質問に使えます。答えを聞くのではなく、画面で見せてもらうのがこの列の使い方です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

「同時多数」がシステムに課す制約12｜台数・電波・待ち行列の物差し

同時多数という条件は、機能の有無ではなく数と場所の問題としてシステムに跳ね返ります。ここは製品の比較で語られにくい部分ですが、稼働してから最初につまずくのはたいていここです。右端の記入欄を、自事業所の数字で埋めてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

デイの一日を追う｜九場面で「入力が止まるところ」と先に決めておくこと

機能の一覧を見ても、自事業所で使えるかどうかは分かりません。分かるのは、一日の流れに沿って並べたときです。ここでは受付から締めまでを九場面に分け、各場面で入力が止まる箇所と、その前に決めておくことを並べます。試用の前にこの表を埋めておくと、試用で見るところが定まります。

受付から送り出しまで｜場面別の停止点と事前に決めること（九場面）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

記録に残る時刻12種｜出どころと、押さえ損ねたときに起きること

通所介護では時刻の種類が多く、しかもそれぞれ出どころが違います。宇都宮市が公表している運営指導の主な指導事例には、個々の利用者の事業所への到着時間及び出発時間が明確に記録されておらず、請求した報酬区分との整合性が確認できない、という事例が挙げられています。横浜市の集団指導講習会資料にも、サービス提供の記録の開始・終了時間に計画上の標準的な時間が記載されていた事例が挙げられ、実際の時間を記載することが示されています。時刻の出どころを設計しないままシステムを入れると、紙の転記が残ります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

月末に集まる作業を日次へ戻す10工程｜どこまでを日々の記録で終わらせるか

通所介護の月末が重くなるのは、日々の記録と実績が別々に置かれているからです。月末の工程を一つずつ「日次に戻せるか」で見ると、システムに求めることがはっきりします。戻せない工程は、月末に残る作業として最初から見込んでおきます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

通所版の確認表｜12分野・記入欄つき138項目

ここからは、通所介護に絞った確認表です。介護ソフト一般の確認表ではありません。通所介護の現場で、その日その場で起きることだけを並べています。試用の期間中に、この表を持ってフロアに立ってください。

使い方は三つです。第一に、右端の記入欄を自事業所の言葉で埋めること。埋まらない欄は、まだ現場の運用が決まっていない箇所です。第二に、三列目の「試用中に見る場面」で実際に見ること。説明を聞くのではなく、その場面に立ち会います。第三に、埋め終わった表をそのまま製品の担当者に渡すこと。質問の一覧としてそのまま機能します。

なお、加算に関わる項目をいくつか含みます。要件そのものの判断は保険者（指定権者）の領域であり、この表は記録がどこに残るかを確かめるための物差しです。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

確認表①送迎｜ルート・車両・添乗・遅延の連絡（14項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表②当日の出欠変更と定員（10項目）

仙台市の集団指導資料には、利用定員に関する指摘として、一体的に運営する複数のサービスの利用者数をサービスごとに分けて計算していた事例、月平均で超えなければよいという解釈をしていた事例、過去の利用状況から欠席を予測して調整していた事例、共生型や自費の利用者を考慮していなかった事例が挙げられています。その日の実人数が一つの画面で見えるかが、この分野の核心です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表③提供時間の区分と時刻（10項目）

豊島区が公表した地域密着型通所介護の運営指導の指摘事項には、計画に日課と所要時間の記載がないため計画に基づいた援助であるか確認できなかった事例、二つの異なるサービス区分で提供しているのに日課が一方の区分のみだった事例が挙げられています。曜日ごとに区分が違う利用者を、システムがどう扱うかを試用で確かめます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表④入浴｜可否・順番・中止・振替（12項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑤個別機能訓練｜実施・評価・居宅訪問（12項目）

この分野は、日々の記録と三か月周期の仕事が同時に走ります。長野県が公表している令和六年度運営指導結果の概要（通所介護）には、個別機能訓練計画の作成後、三か月に一回以上、利用者の居宅を訪問し居宅での生活状況を確認するとともに、利用者等に対して計画の進捗状況等を説明し記録を行う必要があるが、この記録が確認できない事例が挙げられています。期限の一覧が出るかどうかが、この分野の分かれ目です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑥口腔・栄養・食事・水分（10項目）

横浜市の集団指導講習会資料には、利用料等の受領に関して、水分補給として提供する飲み物を有料としていた事例、無料の水分補給を提供せずに飲料を全員に販売していた事例が挙げられています。費目の区分がシステムの中で分かれているかを、請求の画面で確かめます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑦バイタルと日々の記録（10項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑧写真・連絡帳・家族への共有（12項目）

連絡帳は通所介護に固有の締切を作ります。訪問系には手渡しの機会が少なく、施設系には毎日渡す習慣がありません。退所の直前という決まった時刻までに、その日の記録が形になるか。ここが業務の形を最も強く縛ります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑨端末・通信・同時入力（12項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑩実績・請求との突合（12項目）

広島市が公表している令和七年度運営指導の指摘事項には、サービス提供の記録の作成漏れや記入誤りのある事例、記録上のサービス提供内容と実際に請求した基本報酬の区分に相違がある事例が例示されています。記録と請求の差が画面で見えるかを、請求前の点検の場面で確かめます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑪加算に関わる記録の置き場所（12項目）

加算の要件そのものは告示と通知の定めであり、判断は保険者（指定権者）の領域です。ここで確かめるのは、要件を確かめるための記録が、システムのどこに置かれるかだけです。置き場所が決まっていない記録は、運営指導の準備のときに紙で探すことになります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表⑫他事業所との併用者・設備・運営（12項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

導入がうまくいかない型14と、繁忙の時間帯で試す手順｜現場に聞く16の質問

導入が止まるとき、原因は製品側にあるとは限りません。多くは「試した状況」と「実際に使う状況」が違っていたことに由来します。空いている日の午後に、事務室で、管理者が一人で触ってみる。これで良さそうに見えたものが、朝の受付の十五分間で崩れます。

通所介護は、負荷が時間帯に集中する業態です。したがって試用は、最も混む時間帯に置かなければ意味がありません。以下では、つまずきの型を十四に分け、そのうえで繁忙の時間帯に置く試用の手順と、現場に聞く質問を並べます。

つまずきの型14｜現れ方・背景・契約前に確かめる質問

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

試用は繁忙の時間帯に置く｜10日間の割り付けと、その日に見るところ

試用の期間を、静かな日の空き時間に散らしてはいけません。混む時間帯に、混む曜日に、実際の人数で置く。空いている日に試して良かったものは、混む日に崩れます。以下は、一つの単位で十日間を割り付ける組み方です。日数が短い場合は、上から順に詰めてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

試用の期間中に現場へ聞く16の質問｜答えの読み方まで

試用の評価を管理者一人で決めると、稼働してから食い違います。聞く相手を分け、聞く言葉を決めておくと、評価が揃います。以下の質問は、そのまま口に出せる形にしてあります。三列目は、返ってきた答えをどう読むかです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

入力した記録が薄くなる場面｜言い換え36組と、運営指導で見られる点

システムを入れると、記録は速くなります。ところが、速くなった分だけ内容が薄くなることがあります。選択式の項目に印を付けて終わりにしたり、定型の文がそのまま並んだりするからです。横浜市の集団指導講習会資料には、サービス提供の記録の開始・終了時間に計画上の標準的な時間が記載されていた事例が挙げられ、実際の時間を記載することが示されています。速さと薄さは同時に来ます。

以下は、通所介護の場面ごとに、薄い書き方と、書き直した記録を並べたものです。右の列はそのまま使える完成した文にしてあります。数値・時刻・観察の根拠を含むように作ってあるので、自事業所の言葉に置き換えて使ってください。左の列に引用として置いた薄い書き方は、すべて「　」で囲んであります。

言い換え①送迎・受付・時刻の場面（12組）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

言い換え②入浴・機能訓練・口腔の場面（12組）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

言い換え③体調・食事・レク・家族連絡の場面（12組）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

運営指導で見られる点と、システムのどこに置くか（別添1の通所介護の節から18行）

厚生労働省の運営指導マニュアル別添1には、通所介護の確認項目と確認文書が並んでいます。システムを選ぶときは、この確認文書がどこに置かれるかを先に決めておくと、運営指導の準備で紙を探す時間が減ります。以下は別添1の通所介護の節に挙げられている確認項目・確認文書から、記録の置き場所に関わるものを取り出したものです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

自治体の公表事例から逆に引く｜記録側で必要になること（16行）

最後に、自治体が公表している運営指導の指摘事例から、記録の側で何が必要になるかを引き出します。指摘の内容そのものは各自治体の資料に記載されたものであり、要件の判断は保険者（指定権者）の領域です。ここで読むのは、その記録がシステムのどこに残る設計になっているかだけです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

ここまでの表は、すべて選ぶ側が手元で使う物差しです。製品の良し悪しを決めるものではありません。埋めた欄が多いほど、試用で見るところが定まり、契約前の質問が具体的になります。逆に、埋まらない欄が多い分野は、システムの問題ではなくまだ自事業所の運用が決まっていない箇所です。そこは、製品を替えても解決しません。

よくある質問（FAQ）

Q. 無料で使えるデイ向けソフトはありますか？
A. 無料プランや無料トライアルを用意したサービスがあります。無料の範囲と、有料への切り替え条件を確認しましょう。

Q. LIFE対応は必須ですか？
A. 科学的介護推進体制加算などを算定するなら、LIFEへのデータ提出が関係します。算定する加算に合わせて選びます。

通所介護のソフト選びのポイントは？

記録・請求・LIFE対応、使いやすさ、連携、サポートを確認します。

LIFE対応は必要ですか？

LIFE関連の加算を算定するなら、データ提出に対応するソフトが便利です。

記録を効率化するには？

通所介護マナなら、話すだけで記録の下書きを作成できます。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

通所介護で確認すべき機能

通所は送迎・入浴・機能訓練・請求が1つにつながるかが要点です。どこかで手作業が残ると、そこで二重入力が生まれます。

導入の前後で測ること