介護の勤怠管理システムの選び方｜QR打刻・シフト対応

シフトが複雑で、直行直帰もある介護現場。勤怠管理は、ほかの業種以上に手間がかかります。本記事では、介護の勤怠管理システムを選ぶときに見るべきポイントを整理します。

介護現場の勤怠管理が難しい理由

早番・遅番・夜勤などシフトが多様で、集計が煩雑
訪問系では直行直帰が多く、出退勤の把握が難しい
常勤・非常勤・登録ヘルパーなど、雇用形態がさまざま

タイムカードや手集計のままでは、計算ミスや残業時間の管理漏れが起きやすくなります。

勤怠管理システムの選び方

打刻方法――QRコードやスマートフォンで、どこからでも打刻できるか。訪問先からの打刻に対応しているか。
シフト管理との連携――シフト作成と勤怠が一体で管理できるか。
集計・給与連携――労働時間の集計や、給与計算へのデータ連携ができるか。
法令への対応――労働時間の客観的な記録など、求められる管理に対応しているか。

QR打刻という選択肢

事業所や訪問先に置いたQRコードをスマートフォンで読み取って打刻する方式なら、専用の機器を増やさずに、正確な出退勤の記録ができます。直行直帰の多い現場でも運用しやすいのが利点です。

「勤怠マナ」で勤怠管理をシンプルに

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」の勤怠機能（勤怠マナ）は、QRコードでの打刻とシフト管理に対応し、複雑な介護現場の勤怠をシンプルにします。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。

介護の勤怠管理システムの選び方

介護向けの勤怠管理システムは、直行直帰やシフト勤務に対応したものが向いています。選び方を整理しました。

ポイント	確認すること
打刻方法	QR・スマホなど現場に合う打刻ができるか
シフト連携	シフトと実績が連動するか
集計・給与	残業・有給の集計、給与計算に対応するか
使いやすさ	職員が無理なく使えるか

介護の勤怠システムに求められること

要件	なぜ必要か
変則勤務への対応	早番・遅番・夜勤・準夜など、パターンが多い
夜勤の日跨ぎ	日付をまたぐ勤務を正しく集計できること
直行直帰	事業所を経由しない打刻に対応できること
シフトとの連動	予定と実績を突合できること
常勤換算の算出	人員基準の確認に使えること
複数拠点	拠点をまたぐ勤務の按分
給与連携	集計結果を給与計算へ渡せること

一般的な勤怠システムは日勤中心の職場を想定していることが多く、夜勤の日跨ぎや変則シフトでつまずくことがあります。導入前に自事業所のシフトパターンで試してください。

導入の進め方

いまの集計にかかっている時間を測る——月に何時間か
自事業所のシフトパターンを一覧にする——試用時の検証に使います
1拠点・1か月で試す——並行して紙も残します
給与計算まで通してみる——集計だけできても意味がありません
問題がなければ全体へ展開する

よくある失敗

夜勤の集計が合わない——日跨ぎの設定を確認します
打刻漏れが減らない——打刻する場所と手順が現場の動線に合っているか
管理者の手間が増えた——修正・承認のフローが複雑すぎないか
シフトは別のツール——連動しないと転記が残ります
常勤換算が出せない——人員基準の確認に使えず、別途計算が必要になります

シフト管理と勤怠管理を分けて考える

	シフト管理	勤怠管理
扱うもの	予定	実績
目的	人員配置と、基準を満たすこと	労働時間の把握と、給与計算
見る人	管理者、職員	管理者、経理
必要な機能	希望収集、配置のチェック、公開	打刻、集計、修正、承認
連携	勤怠と突合して差分を見る	給与計算へ渡す

この2つが別のツールだと、結局は転記が残ります。連動しているか、あるいは同じ仕組みで扱えるかを確認してください。

選ぶときのチェックリスト

確認事項	状態
夜勤（日跨ぎ）の集計が正しく出るか	□
自事業所のシフトパターンをすべて登録できるか	□
直行直帰に対応できるか	□
オフラインで打刻できるか	□
シフトと実績の差分が見えるか	□
常勤換算を出せるか	□
勤務形態一覧表の形式で出力できるか	□
使っている給与ソフトへ連携できるか	□
複数拠点の按分ができるか	□
修正の履歴が残るか	□

小規模事業所での導入

全機能は要らない——打刻と集計だけでも効果が出ます
費用は職員数課金が多い——小規模なら月額が抑えられます
まず集計時間を測る——月に何時間かかっているかで、投資判断ができます
給与ソフトとの連携を優先する——集計だけできても転記が残ります
補助金の対象になることがある——ICT導入支援事業の対象に含まれる場合があります

実務で迷いやすいところ

よくある疑問	考え方
紙をやめられるか	1か月は並行し、集計が合うことを確認してから切り替えます
スマートフォンがない職員は	事業所が貸与するか、事業所内の端末で打刻する形にします
管理者の承認作業が増えないか	承認のフローを簡素にします。全件承認は運用が続きません
複数拠点で使えるか	拠点をまたぐ勤務の按分ができるかを確認します
データはどこに保存されるか	クラウドの所在と、退職者データの扱いを確認します

導入前に測っておく数字

月次の集計にかかっている時間（管理者・事務）
転記ミスによる給与の訂正の件数
打刻漏れの件数
シフト作成にかかっている時間
時間外労働の職員別の実績

勤怠データを人員基準の確認に使う

職種ごとに勤務延時間数を集計する
事業所が定める常勤の勤務時間で割り、常勤換算数を出す
必要な基準と比較する
勤務形態一覧表の形式で出力し、保存する
毎月これを行い、記録として残す

運営指導では「基準を満たしていたことを示す資料」が求められます。毎月出しておけば、その場で提示できます。

勤怠システムについてよくある疑問

よくある疑問	考え方
夜勤の集計が合わない	日跨ぎの設定を確認します。ここでつまずくシステムが多くあります
シフトと勤怠は同じソフトがよいか	連動していれば別でも構いません。転記が残らないことが要点です
小規模でも意味があるか	集計時間より、労働時間が見えるようになる価値のほうが大きくなります
費用の目安は	職員数課金が多く、規模により変わります。集計にかかる人件費と比較して判断します
補助金は使えるか	ICT導入支援事業の対象に含まれる場合があります。年度の要件をご確認ください

打刻データから勤務表へ｜勤怠側に持たせる欄36項目と、その欄が答えている問い

勤怠管理システムを入れても、運営指導で出す勤務表（従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表）がそのまま作れないことがあります。理由はほとんど同じで、打刻の1件が持っている項目が足りないからです。出退勤の時刻しか無いデータからは、職種ごとの時間も、事業所ごとの区分も、あとから作れません。

ここでは「勤務表に何の欄が要るか」を、勤怠側のデータ項目の側から並べます。なお、本節を含めこの記事で扱うのは運営指導の観点で勤務表・出勤簿に何を残すかまでです。就業規則の内容、時間外労働の上限、割増賃金の計算といった労働時間の適法性の判断には踏み込みません。また、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

打刻1件に持たせる欄14項目｜この欄が無いと、あとから作れないもの

欄	この欄が答えている問い	記録の粒度	貴事業所の有無（記入欄）
職員コード・氏名	誰の勤務時間か	法人内で一意の番号。同姓同名を番号で区別できるようにする	□有 □無
事業所コード	どの事業所の勤務時間か	指定を受けた事業所番号と1対1で対応させる。併設・同一建物でも別コードにする	□有 □無
勤務日	いつの勤務か	年月日。日をまたぐ勤務は「勤務開始日」の1件にまとめ、退勤時刻を翌日表記にする	□有 □無
出勤時刻・退勤時刻	実際に何時から何時まで従事したか	分単位。丸め処理を入れる場合は丸める前の打刻時刻も別欄に残す	□有 □無
休憩の開始・終了	勤務延時間数から何を除いたか	分単位。1日に複数回ある場合は回数分の行を持つ	□有 □無
職種	どの職種として従事したか	人員に関する基準・別添1に出てくる職種名に合わせる（介護職員／看護職員／生活相談員／機能訓練指導員／介護支援専門員／管理者など）	□有 □無
職種を切り替えた時刻	兼務の時間をどこで区切ったか	1日の中で職種が変わるときは行を分ける。9:00〜12:00と13:00〜16:00で2行になる	□有 □無
勤務区分	どの型のシフトか	早番・日勤・遅番・夜勤・宿直など、事業所の勤務区分表と同じ名称にする	□有 □無
常勤・非常勤の別（当該事業所での勤務時間による）	勤務表の常勤欄の根拠は何か	月ごと。雇用契約上の呼称とは別の欄として持つ	□有 □無
専従・兼務の別	専らその職務に従事していたか	職種ごと・日ごと。兼務のときは兼務先の事業所コードを併記する	□有 □無
業務内訳（送迎・研修・会議・移動など）	配置時間から除く時間はどれか	時間帯ごと。除外の対象になりうる業務は必ず別行にする	□有 □無
打刻方法	その記録がどう作られたか	QR／事業所端末／本人スマートフォン／代理入力／後日修正の別	□有 □無
打刻場所	どこから打刻したか	事業所／利用者宅／直行直帰の別。訪問系は訪問実績記録票と突き合わせられるようにする	□有 □無
修正の履歴	その記録はいつ誰の手で変わったか	修正者・修正日時・修正前の値・理由の4点。上書きで消さない	□有 □無

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

月ごとに職員1人につき集計する欄12項目｜どの書類の根拠になるか

集計する欄	どの書類の根拠になるか	集計の単位	貴事業所の有無（記入欄）
当事業所での勤務延時間数（職種別）	勤務形態一覧表の合計欄	職種別・月ごと	□有 □無
事業所が定める常勤の従業者が勤務すべき時間数	常勤換算の分母。常勤・非常勤の別の判断材料	月ごと（就業規則等の定めから取る）	□有 □無
常勤換算数（職種別）	人員に関する基準の充足を示す資料	職種別・歴月ごと	□有 □無
提供時間帯ごとの職種別配置時間	通所系の日ごとの配置を示す資料	日ごと・単位ごと・時間帯ごと	□有 □無
夜間及び深夜の勤務担当者と時間帯	認知症対応型共同生活介護等の勤務体制の確保等に関する資料	日ごと・共同生活住居ごと	□有 □無
年次有給休暇の取得日と時間	配置時間から除くかどうかが分かれる欄	日ごと	□有 □無
研修・会議に充てた時間	配置時間に含めるかどうかが分かれる欄	時間帯ごと（外部研修は移動時間も別に）	□有 □無
送迎に充てた時間	同上（通所系で分かれやすい欄）	時間帯ごと・車両運行記録と対応	□有 □無
併設事業所・他事業所での勤務時間	事業所ごとの勤務表を分けるための欄	事業所別・日ごと	□有 □無
所定労働時間を超えた時間	常勤換算の分子に入れるかどうかの整理	職員ごと・月ごと	□有 □無
資格・研修修了の状況と有効期限	職種の要件を示す資料（資格証の写し）と対応	職員ごと・更新日つき	□有 □無
雇用の形態（直接雇用・紹介予定派遣・登録型派遣・業務委託）	人員に算入する範囲の整理	職員ごと・契約書と対応	□有 □無

勤務表の「区分」の欄10項目｜勤怠データのどこから作るか

勤務表の区分の欄	別添1・自治体資料が挙げている記載	勤怠データのどの欄から作るか	貴事業所の記入欄
事業所の別	事業所ごとに勤務表を作成しているか	事業所コード	（　　　　）
月	月ごとの勤務表を作成しているか	勤務日	（　　　　）
日々の勤務時間	従業者の日々の勤務時間	出勤時刻・退勤時刻・休憩	（　　　　）
常勤・非常勤の別	常勤・非常勤の別	月次の勤務延時間数と、常勤の従業者が勤務すべき時間数	（　　　　）
職種	各職種の配置	職種欄	（　　　　）
専従・兼務の別	専従の職員の配置、管理者との兼務関係等	専従・兼務欄	（　　　　）
兼務先と兼務の時間帯	それぞれに従事する時間帯の区分	職種を切り替えた時刻＋兼務先の事業所コード	（　　　　）
管理者との兼務関係	管理者との兼務関係を明確にしているか	職種欄（管理者）と職種切替時刻	（　　　　）
夜間及び深夜の勤務担当者	夜間及び深夜の勤務担当者等を明確にしているか	勤務区分（夜勤）＋共同生活住居コード	（　　　　）
予定と実績の別	勤務予定表と勤務実績表の両方	シフト予定と打刻実績の差分欄	（　　　　）

サービス種別38｜別添1「勤務体制の確保等」の確認項目と確認文書

厚生労働省の運営指導マニュアル別添1には、38のサービス種別それぞれについて「勤務体制の確保等」の節が置かれ、確認項目と確認文書が対で示されています。ここで見たいのは、勤怠の記録そのもの（勤務実績表・タイムカード）が確認文書として名指しされている種別はどれかという点です。名指しされている種別では、勤怠システムの出力がそのまま確認文書になります。

38種別｜「勤務表の記載内容は適切か」が確認項目に立っている種別と、そうでない種別

サービス種別	勤務表・勤務体制そのものを見る確認項目	別添1が挙げている勤怠側の確認文書	同じ節に置かれているその他の確認項目
訪問介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の訪問介護員等によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境が害されることの防止に向けた方針の明確化等
訪問入浴介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修を受講させるため必要な措置／就業環境の方針
訪問看護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
訪問リハビリテーション	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
居宅療養管理指導	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
通所介護	勤務表の記載内容は適切か	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
通所リハビリテーション	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
短期入所生活介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
短期入所療養介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
特定施設入居者生活介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／委託事業者の業務の実施状況の確認記録	サービス提供は特定施設の従業員によって行われているか／業務の全部又は一部を委託している場合に実施状況を定期的に確認し結果を記録しているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
福祉用具貸与	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／就業環境の方針（研修は「適切な研修の機会の確保並びに福祉用具専門相談員の知識及び技能の向上等」の別節に置かれている）
居宅介護支援	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の介護支援専門員・従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
介護老人福祉施設	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は施設の従業者によって行われているか／入所（入居）者の処遇に直接影響する業務を委託していないか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護老人保健施設	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は施設の従業員によって行われているか／入所（入居）者の処遇に直接影響する業務を委託していないか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護療養型医療施設	ユニット型の場合の職員配置は適切か	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は施設の従業者によって行われているか／入院患者の処遇に直接影響する業務を委託していないか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護医療院	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は施設の従業員によって行われているか／入所（入居）者の処遇に直接影響する業務を委託していないか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防訪問入浴介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防訪問看護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
介護予防訪問リハビリテーション	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
介護予防居宅療養管理指導	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
介護予防通所リハビリテーション	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防短期入所生活介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防短期入所療養介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防特定施設入居者生活介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／委託事業者の業務の実施状況の確認記録	サービス提供は介護予防特定施設の従業員によって行われているか／委託時の実施状況の定期確認と記録／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防福祉用具貸与	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／就業環境の方針（研修は福祉用具専門相談員の知識及び技能の向上等の別節）
介護予防支援	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の担当職員によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
定期巡回・随時対応型訪問介護看護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
夜間対応型訪問介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／就業環境の方針
認知症対応型通所介護	勤務表の記載内容は適切か	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）	サービス提供は事業所の従業員によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
小規模多機能型居宅介護	勤務表の記載内容は適切か	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）	サービス提供は事業所の従業員によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
認知症対応型共同生活介護	共同生活住居ごとに、介護従業者の日々の勤務体制、常勤・非常勤の別、管理者との兼務関係、夜間及び深夜の勤務担当者等を明確にしているか	勤務実績表／タイムカード／勤務体制一覧表／雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	担当の介護従事者を固定する等の継続性を重視しているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
地域密着型特定施設入居者生活介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／委託事業者の業務の実施状況の確認記録	サービス提供は地域密着型特定施設の従業者によって行われているか／委託時の実施状況の定期確認と記録／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護	—	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	サービス提供は施設の従業者によって行われているか／入所（入居）者の処遇に直接影響する業務を委託していないか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
看護小規模多機能型居宅介護	事業所ごとに、月ごとの勤務表を作成しているか／従業者の日々の勤務時間、常勤・非常勤の別、専従の生活指導員・看護職員・介護職員・機能訓練指導員の配置、管理者との兼務関係等を明確にしているか	勤務実績表／タイムカード／勤務体制一覧表／雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	委託は調理業務や洗濯等、入所者の処遇に直接影響を及ぼさない業務であるか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
地域密着型通所介護	勤務表の記載内容は適切か	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）	サービス提供は事業所の従業者によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防認知症対応型通所介護	勤務表の記載内容は適切か	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）	サービス提供は事業所の従業員によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防小規模多機能型居宅介護	勤務表の記載内容は適切か	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書／勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）	サービス提供は事業所の従業員によって行われているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針
介護予防認知症対応型共同生活介護	共同生活住居ごとに、介護従業者の日々の勤務体制、常勤・非常勤の別、管理者との兼務関係、夜間及び深夜の勤務担当者等を明確にしているか	勤務実績表／タイムカード／勤務体制一覧表／雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	担当の介護従事者を固定する等の継続性を重視しているか／研修の機会の確保／認知症介護に係る基礎的な研修の措置／就業環境の方針

読み取れることは2つあります。勤怠の記録そのものが確認文書に名指しされているのは9種別（通所介護・認知症対応型通所介護・小規模多機能型居宅介護・地域密着型通所介護・介護予防認知症対応型通所介護・介護予防小規模多機能型居宅介護の6種別に「勤務実績表」、認知症対応型共同生活介護・介護予防認知症対応型共同生活介護・看護小規模多機能型居宅介護の3種別に「勤務実績表／タイムカード」と「勤務体制一覧表」）。残る29種別で挙がっているのは「雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書」です。

もうひとつは、名指しが無い種別でも、自治体の公表資料では勤務表・出勤簿が指摘の対象になっていることです。次の節で並べます。

勤務体制の確保等の節に、勤務表以外で置かれている確認項目13行

確認項目の型	どの種別に置かれているか	対になっている確認文書
サービス提供は事業所（施設）の従業者によって行われているか	38種別のほぼ全て（訪問介護は「訪問介護員等」、居宅介護支援は「介護支援専門員・従業者」、介護予防支援は「担当職員」と主語が変わる）	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書
勤務表の記載内容は適切か	通所介護／認知症対応型通所介護／小規模多機能型居宅介護／地域密着型通所介護／介護予防認知症対応型通所介護／介護予防小規模多機能型居宅介護（6種別）	勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）
事業所ごとに、月ごとの勤務表を作成しているか	看護小規模多機能型居宅介護	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表
従業者の日々の勤務時間、常勤・非常勤の別、専従の職員の配置、管理者との兼務関係等を明確にしているか	看護小規模多機能型居宅介護	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表
共同生活住居ごとに、日々の勤務体制、常勤・非常勤の別、管理者との兼務関係、夜間及び深夜の勤務担当者等を明確にしているか	認知症対応型共同生活介護／介護予防認知症対応型共同生活介護	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表
担当の介護従事者を固定する等の継続性を重視しているか	認知症対応型共同生活介護／介護予防認知症対応型共同生活介護	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表
入所（入居）者の処遇に直接影響する業務を委託していないか	介護老人福祉施設／介護老人保健施設／介護医療院／地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書
入院患者の処遇に直接影響する業務を委託していないか／ユニット型の場合の職員配置は適切か	介護療養型医療施設	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書
業務の全部又は一部を委託している場合、当該事業者の業務の実施状況について定期的に確認し結果を記録しているか	特定施設入居者生活介護／介護予防特定施設入居者生活介護／地域密着型特定施設入居者生活介護	委託事業者の業務の実施状況の確認記録
委託は調理業務や洗濯等、入所者の処遇に直接影響を及ぼさない業務であるか	看護小規模多機能型居宅介護	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表
資質向上のために研修の機会を確保しているか	福祉用具貸与・介護予防福祉用具貸与を除く各種別（この2種別は「適切な研修の機会の確保並びに福祉用具専門相談員の知識及び技能の向上等」の別節に置かれている）	研修計画、実施記録
認知症介護に係る基礎的な研修を受講させるため必要な措置を講じているか	訪問介護・訪問看護・訪問リハビリテーション・居宅療養管理指導・福祉用具貸与・居宅介護支援・介護予防支援・定期巡回・随時対応型訪問介護看護・夜間対応型訪問介護などを除く種別	研修計画、実施記録
性的言動、優越的な関係を背景とした言動による就業環境が害されることの防止に向けた方針の明確化等の措置を講じているか	38種別すべて	方針、相談記録

自治体が公表している指摘38件｜勤務表と出退勤記録が壊れる10の型

ここに並べるのは、自治体が公表している資料に実際に載っている勤務表・出勤簿・タイムカード・常勤換算・兼務に関する指摘です。件数の多さより、勤怠のデータのどこで分かれたかを見てください。多くは「システムを入れているのに、その欄を持っていなかった」に行き当たります。

20自治体の公表資料から38件｜勤怠のどこで分かれたか（出典つき）

公表資料に載っている指摘	勤怠のデータのどこで分かれたか	資料が挙げている確認文書	出典
勤務表について、他事業所との兼務関係が明確になっていない、他職種との兼務関係が明確になっていない、配置が必要な職種が記載されていない、常勤・非常勤の別が誤っている、勤務表と勤務実績が不整合、といった指摘が挙げられている。資料では、常勤とは当該事業所における勤務時間が事業所で定められた常勤の従業者が勤務すべき時間数（32時間を下回る場合は32時間）に達していることをいい、雇用の形態ではないと説明されている	常勤・非常勤の別を雇用契約の区分から取っていた。当事業所での月次の勤務延時間数という欄を持っていなかった	勤務形態一覧表（月ごと）、タイムカード・出勤簿、雇用契約書、資格証、就業規則（常勤の勤務時間）	福井市「令和7年度介護保険制度等に係る集団指導」
「勤務体制の確保等の不備」が32件（18.6%）。事業所ごとに勤務表が適切に作成されていない事例が挙げられている。訪問介護員等が併設事業所等の職務を兼務している場合の取扱いにも言及されている	打刻に事業所コードが無く、法人単位でしか集計できなかった	月ごとの勤務表（勤務形態一覧表）、タイムカード・出勤簿、雇用契約書、併設事業所の勤務表	長野県「令和6年度運営指導結果の概要（訪問介護）」
「従業者の員数の不備」が12件（7.0%）。訪問介護員等の員数が配置基準を満たしていない事例や、サービス提供責任者に常勤専従の者が配置されていない事例が公表されている	専従・兼務の別を職員マスタに固定値で持ち、日ごとの実績で持っていなかった	勤務形態一覧表、資格証（介護福祉士等）、雇用契約書、常勤換算計算表	長野県「令和6年度運営指導結果の概要（訪問介護）」
「従業者の員数の不備」が8件（6.6%）。生活相談員について、通所介護の提供時間数に応じた配置がなされていない事例が公表されている	月合計しか出せず、提供時間帯ごとの職種別配置時間という欄が無かった	勤務形態一覧表（時間帯別）、サービス提供時間が分かる資料、タイムカード	長野県「令和6年度運営指導結果の概要（通所介護）」
中重度者ケア体制加算について、歴月ごとに基準に規定する看護職員又は介護職員の員数に加え、看護職員又は介護職員を常勤換算方法で2以上確保していることを確認していない事例が公表されている	常勤換算を年1回しか出しておらず、歴月ごとの記録が残っていなかった	月ごとの常勤換算計算表、勤務形態一覧表、タイムカード、加算届出書	長野県「令和6年度運営指導結果の概要（通所介護）」
サービス提供体制強化加算について、要件を満たす者の割合を常勤換算方法で算出した前年度（3月を除く。）の平均を用いて要件を満たしていることを確認していない事例が公表されている	勤怠データを年度で通して集計する仕組みが無く、月次で消えていた	常勤換算計算表（前年度平均）、資格証の写し、勤務形態一覧表、加算届出書	長野県「令和6年度運営指導結果の概要（訪問看護）」
代表者が介護支援専門員として勤務していたが、居宅介護支援事業所での勤務時間が管理されていなかった	役員・代表者が勤怠システムの職員マスタに登録されていなかった	勤務形態一覧表、タイムカード等の出退勤記録、雇用契約書・辞令、資格証	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」
小規模多機能型居宅介護の介護従業者が併設の短期入所生活介護の介護職員を兼務していた。資料には、この兼務は認められない旨が記載されている	兼務先の事業所コードを持たず、どの事業所の職務に何時間従事したかを示せなかった	勤務表（兼務関係が分かるもの）、居宅サービス計画、アセスメント記録、サービス担当者会議の記録、モニタリング記録	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」
福祉用具専門相談員を常勤換算で2以上配置していない。資料では、管理者が福祉用具専門相談員を兼務している場合、管理者として従事する時間を常勤換算数に含めることはできない旨が記載されている	1日を1行で持ち、管理者としての時間と相談員としての時間を分けていなかった	勤務表（管理者兼務時間の区分が分かるもの）、福祉用具専門相談員の資格証、福祉用具貸与計画・特定福祉用具販売計画、モニタリング記録	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」
看護職員や生活相談員を適切に配置していない。資料では、基本的には月ごとの常勤換算ではなくサービス提供時間ごとに配置職員を定めているため認識誤りに注意するよう記載され、看護職員は日（単位）ごとに配置しているか、生活相談員の勤務時間数はサービス提供時間以上となっているかが確認項目として挙げられている	集計の単位が「月」しか無く、「日・単位・時間帯」で出せなかった	日ごとの勤務表、タイムカード、資格者証、サービス提供時間が分かる運営規程	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（通所介護・地域密着型通所介護・認知症対応型通所介護に関する事項）」
サービス提供責任者の配置が適切でない。資料では、サービス提供責任者は常勤の訪問介護員のうち、利用者の数が40又はその端数を増すごとに1人以上配置する必要があると記載されている	勤怠側の常勤換算と、利用者数の推移を突き合わせる月次の工程が無かった	勤務表、利用者数が分かる資料（給付管理票等）、サービス提供責任者の資格者証、兼務先の勤務実績	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（訪問介護に関する事項）」
従業員が併設する他事業所と兼務していたが、事業所ごとに勤務時間を管理していなかったため勤務体制が不明確であり、基準を満たしていることが確認できない	兼務の時間を「按分」で後から割り、実際の従事時間で持っていなかった	事業所ごとの月間勤務表、タイムカード、兼務先の勤務実績	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」
管理者が常勤としての要件を満たしていない。管理者を適切に配置していることが確認できない（勤務体制・勤務実績が分かる出勤簿がない）。資料では、介護保険法上の常勤は当該事業所での勤務時間合計が常勤の従業者の勤務時間以上であること、かつ週平均32時間以上であることの双方を満たす必要があり、雇用契約上の常勤と一致しない場合があると説明されている	管理者を打刻の対象外にしていた	出勤簿、勤務表（勤務予定・実績）、雇用契約書、就業規則	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」
併設する事業所等、他の事業所と兼務する職員がいる場合、事業所ごとに勤務時間を切り分けて、それぞれの事業所等に求められる人員基準等を満たす必要がある（他事業所に勤務する時間は、有料老人ホームの勤務時間に含むことができない）旨が示され、多くの事業者が夜間帯に訪問介護事業所の職員1名のみの配置で事足りると誤認している旨も記載されている	夜間帯の勤務が住宅側と訪問介護側で分かれておらず、1本の夜勤として記録されていた	事業所別の勤務ローテーション表、出勤簿・タイムカード、雇用契約書、重要事項説明書（職員体制）	堺市「令和8年度集団指導有料老人ホーム・サ高住編」
「令和6年度の運営指導により指摘の多かった事項」として、定められた掲示物（勤務表、運営規程、重要事項説明書ほか）に関する事項が挙げられている	勤務表がシステムの中にしか無く、掲示できる形で出力していなかった	自己評価と公表の記録、運営規程、重要事項説明書と同意記録、虐待防止指針、認知症介護基礎研修の受講記録、掲示物、勤務表	熊本市「令和8年度（2026年度）熊本市介護サービス事業者集団指導共通編」
施設の従事者の配置にあたり、業務委託契約（労働者派遣契約でない契約）により人員配置をしているとする事案があった。資料には「業務委託契約では、指揮命令権が及ばず、介護保険法上の人員配置とは認められません」と注記され、人員に疑義があれば賃金台帳、就業規則、労働者名簿、雇用契約、社会保険の事業主負担、勤怠管理から振込記録まで整合性を確認する旨が示されている	勤怠システムに雇用の形態の欄が無く、委託先の職員も同じ一覧に並んでいた	雇用契約書・業務委託契約書、労働者名簿、賃金台帳、就業規則、勤怠記録、社会保険資格記録、勤務表	神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項」（施設向け）
看護体制加算について、併設のショートステイに勤務する看護職員を含めて計算している	本体施設と併設事業所を1つの職場コードで運用していた	勤務表（本体・併設別）、常勤換算計算書、加算の届出書、看護職員の資格証	神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項」（施設向け）
サービス付き高齢者向け住宅や住宅型有料老人ホームと勤務体制を区別していない。勤務表に兼務関係の記載がない	住まいの業務と訪問介護の業務を業務内訳の欄で分けていなかった	月ごとの勤務表、出勤簿・タイムカード、訪問介護計画、サービス提供記録、住宅側の業務記録	神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」
看護職員が機能訓練指導員を兼務している状況において、機能訓練指導員として従事している時間から看護職員の時間を除くこととなっているにもかかわらず、機能訓練指導員と看護業務を一体的に行っていた事例が認められた。管理者は、兼務している従業者の各業務配分を明確に管理するよう記載されている	職種を切り替えた時刻を持たず、1日1行で「看護職員（機能訓練指導員兼務）」としていた	勤務形態一覧表（職種ごとの時間区分）、労働条件通知書・辞令、個別機能訓練計画書、個別機能訓練実施記録（実施時間・実施者）	千葉市「令和7年度の運営指導における主な指導事項について」
事業所に併設している別の施設との勤務体制が区分されていなかった（例：住宅型有料老人ホームと訪問介護事業所の併設）。改善指示として、サービス種別ごとに勤務体制を明確に区分したうえで基準を満たす従業員を配置し記録に残すこと、それぞれの勤務時間を明確に区分し記録を残すことが示されている。常勤換算に算入する勤務延時間数について所定労働時間数を超過した勤務時間数の取扱いに関する記載もある	超過勤務を含めた総労働時間を、そのまま常勤換算の分子にしていた	勤務形態一覧表、タイムカード・出勤簿、労働条件通知書・辞令、就業規則（所定労働時間）	横浜市「令和7年度横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」
生活相談員が有給休暇や市外への研修、送迎対応等により不在の時間があり、生活相談員の配置時間数を満たしていない日があることが確認された。留意点として、有給取得時間は配置時間に含めることができないことが示されている	業務内訳の欄が無く、研修・送迎・有給が配置時間に混ざっていた	勤務表・出勤簿、送迎表、研修参加記録、有給休暇管理簿、資格証または実務経験証明書の原本、辞令	仙台市「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」
職種を兼務している従業者の兼務関係（兼務している職種やそれぞれの職種ごとの配置時間）等が勤務表に明確に位置付けられていなかった。従業員の出勤簿を作成しておらず、正確な勤務実績を把握することができなかった。役員が生活相談員や介護職員として勤務しているが、勤務表に位置付けられていなかった	職員マスタの登録範囲が「雇用契約のある職員」に限られていた	月ごとの勤務表（勤務形態一覧表）、出勤簿・タイムカード、辞令・労働条件通知書、併設事業所分を含む勤務時間記録	仙台市「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」
登録型派遣の看護職員を配置し、口腔機能向上加算を算定していた。資料では、当該サービスは事業者に雇用された言語聴覚士、歯科衛生士又は看護職員（紹介予定派遣により派遣されたこれらの職種の者を含む。）が行うものであり、業務を委託することは認められないと示されている	雇用の形態の欄が「常勤・非常勤」の2値しか無かった	雇用契約書・労働者派遣契約書・業務委託契約書、資格証、勤務表、口腔機能向上計画書・実施記録	仙台市「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」
従業員の出退勤記録がなく、勤務実態が確認できない。資料では、実地指導当日に書類が確認できない場合は原則として書類は存在しないものと判断する旨も示され、法人役員・管理者等であっても基準上必要な職種である場合はタイムカードまたは出勤簿など出勤時間・退勤時間が記された記録を作成し、実際の時間を記録するよう指導されている	紙の出勤簿を押印だけで運用し、時刻を書いていなかった	タイムカード・出勤簿、月ごとの勤務表（常勤／非常勤・兼務関係の別）、資格証の写し、雇用契約書	和歌山市令和3年度介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】
ユニット型共通として、昼間はユニットごとに常時1人以上の介護職員又は看護職員を配置すること、夜間及び深夜については2ユニットごとに1人以上を配置することが挙げられている。配置状況計算書は必ずタイムカード等の原資料を基礎として作成し、実績勤務表・出退勤記録との齟齬をなくす旨が示されている	配置状況の計算書を手作業で別に作り、打刻と切り離していた	ユニットごとの勤務予定・実績表、配置状況計算書、タイムカード等出退勤記録、体制等に関する届出書	名古屋市「運営指導に係る主な指摘事項（介護保険施設版）」
兼務する職員の勤務表等について、それぞれに従事する時間帯が明確に区分されていない。出勤簿が作成されておらず、勤務実態が確認できない。従業者と勤務時間を記載した勤務形態一覧表を作成していない	兼務の記載が月まとめで、日ごと・時間帯ごとになっていなかった	勤務予定・実績表（月ごと・事業所ごと）、勤務形態一覧表、出勤簿・タイムカード	千葉県「指導監査の状況について」（令和7年度介護保険指定事業者集団指導資料）
訪問介護員等の員数が常勤換算方法で2.5以上となっていない。埼玉県の資料では、この配置基準は最小限の員数として定められたものである旨が示されている	登録ヘルパーの勤務時間が訪問実績側にしか無く、常勤換算の分子に入っていなかった	勤務予定・実績表、配置状況計算書、タイムカード等出退勤記録、雇用契約書、資格証の写し	千葉県「指導監査の状況について」（令和7年度介護保険指定事業者集団指導資料）
生活相談員として配置されている時間に利用者の送迎を行い、配置時間を満たさなくなる事例が見受けられる。生活相談員は、サービス提供日ごとに、提供時間帯に専ら当該通所介護に当たる生活相談員が勤務している時間数の合計を提供時間帯の時間数で除して得た数が1以上確保される必要がある旨が示されている	送迎の時間帯を車両運行記録側にだけ持ち、勤怠側の行に落としていなかった	勤務予定・実績表、送迎記録（車両運行記録簿等）、タイムカード、運営規程	埼玉県「運営指導での主な指摘事項に関するQ&A ー介護保険居宅サービス事業所ー」
常勤かつ専従の介護支援専門員とは別に、主任介護支援専門員を配置しないといけないにもかかわらず、合算して配置されていた	職種欄が「介護支援専門員」の1種類しか無く、主任の別を持っていなかった	体制届出書の控え、勤務表・出勤簿、主任介護支援専門員研修修了証、介護支援専門員証、雇用契約書	大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編」
勤務表が作成されていない。勤務表について、必要な項目が記載されていない。福岡県介護保険広域連合でも「出勤簿に実際に勤務した時間の記載がない」ことが指摘されている	シフト表を勤務表の代わりにしていた（予定だけで、実績が無かった）	月ごとの勤務表（管理者を含む）、出勤簿、年間研修計画、研修実施記録・参加者名簿	大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編」
介護支援専門員の勤務時間について出勤簿等に実際に勤務した時間等の記載がないことから、従業者の員数が適切に配置されているか確認することができない	出勤簿が日付と押印だけで、時刻の欄を持っていなかった	月ごとの勤務表、出勤簿・タイムカード、雇用契約書、兼務関係がわかる書類	福岡県介護保険広域連合「居宅介護支援事業者等集団指導資料（令和6年度版）」
介護支援専門員の配置が常勤の介護支援専門員1名の事業所にもかかわらず、利用者の数が49人以上となっていた	勤怠側の配置と、月ごとの利用者数を突き合わせる工程が無かった	介護支援専門員の勤務表・出勤簿、利用者一覧（月別）、ケアプランデータ連携システムの利用状況がわかる書類、事務職員の雇用・勤務がわかる書類	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」
看護職員配置加算の算定要件である配置看護師・准看護師が、専従でなく介護職員を兼務している。看護職員配置加算（Ⅲ）の算定要件である看護師を常勤換算方法で1名以上配置していることが確認できない	専従の職員に対して、他職種の打刻を止める仕組みが無かった	勤務の体制及び勤務形態一覧表、出勤簿・タイムカード、資格証の写し、雇用契約書、体制等に関する届出書、請求データ	足立区「令和7年度集団指導（小規模多機能型居宅介護）」
病院・診療所の全体の勤務表は作成されているが、通所リハビリテーション事業所としての勤務表が作成されていない。勤務表に記載すべき内容（日々の勤務時間、常勤・非常勤の別、兼務関係等）が記載されていない	母体の勤怠システムに事業所という単位が無かった	勤務の体制及び勤務形態一覧表（勤務表）、シフト表、出勤簿・タイムカード、雇用契約書、資格証	東京都「令和7年度集団指導（通所リハビリテーション）」
雇入れ通知書が整備されていない、常勤職員が勤務すべき時間数が就業規則等で明確でない、勤務時間の記録が不十分といった指摘がある	常勤換算の分母（常勤の従業者が勤務すべき時間数）が、システムに登録されていなかった	雇入れ通知書・就業規則・出勤簿・タイムカード	東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）
訪問看護ステーションで月ごとの勤務表（勤務形態一覧表）を作成していない	打刻データはあるが、勤務表の様式で出力する機能を使っていなかった	勤務形態一覧表・シフト表	東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）
保健師・看護師・准看護師の常勤換算が2.5に満たない状態が指摘されている。常勤換算は看護職員のみで算出し、理学療法士等や管理者専従分は含めないこと、有給は所定労働時間で算入、超過勤務は不算入といった算入ルールが示されている	職種を問わず全職員の勤務時間を合計していた	勤務形態一覧表・雇用契約書・出勤簿	東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）
管理者とされた者が非常勤であったことが指摘されている	管理者の当事業所での勤務時間を月次で出していなかった	勤務形態一覧表・組織図・辞令	東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）

指摘から読み取れる勤務表の壊れ方10型｜勤怠側で先に見る欄

38件を並べ直すと、壊れ方は10の型に収まります。いずれも「勤務表の書き方」ではなく、その手前の勤怠データの持ち方で決まっています。

壊れ方の型	どの段階で壊れるか	勤怠側で先に見る欄	この型に対応する公表資料
1. 事業所という単位が無い（法人1枚、病院全体1枚）	打刻の時点。あとから分けられない	事業所コード	東京都（通所リハビリテーション）、横浜市、長野県
2. 職種という単位が無い（1人1日1行）	打刻の時点。兼務の時間区分が作れない	職種欄と、職種を切り替えた時刻	千葉県、仙台市、千葉市
3. 常勤の判定を雇用契約の呼称から取っている	月次集計の時点	当事業所での勤務延時間数／常勤の従業者が勤務すべき時間数	福井市、宇都宮市
4. 出退勤の原資料そのものが無い（押印だけ・時刻が無い）	そもそも実績が作れない	出勤時刻・退勤時刻の記録の有無	和歌山市、福岡県介護保険広域連合、大阪市
5. 人員に算入する人が勤怠の外にいる（役員・代表者・管理者）	職員マスタの登録範囲	職員マスタに登録している範囲	姫路市、宇都宮市、仙台市
6. 集計の単位が「月」しか無い	日ごと・時間帯ごとの配置を出す段階	提供時間帯ごとの職種別配置時間	長野県、宇都宮市、千葉県
7. 配置時間から除く時間が混ざっている（送迎・研修・有給）	配置時間の集計	業務内訳の欄	埼玉県、仙台市
8. 予定だけがあって実績が無い（シフト表を勤務表の代わりにしている）	予定と実績の突合	シフト予定と打刻実績の差分欄	大阪市、東京都（訪問看護）
9. 併設の住まい・併設事業所と切れていない	事業所ごとの区分	事業所コード＋業務内訳	神戸市、堺市、横浜市、金沢市
10. 集計表を手作業で別に作っている（打刻と切り離れている）	勤務表・配置状況計算書を作る段階	原資料（打刻）から集計までが一本になっているか	名古屋市

悪い例／そのまま貼れる完成文34組｜常勤・兼務・併設の区分・予定と実績の差

右の列は、日付・氏名・時刻・根拠資料を入れ替えればそのまま勤務表の備考欄や出勤簿の欄外に貼れる形にしています。いずれも「要件を満たしている」という判断は書いていません。書いてあるのは、事業所が定めた時間、実際の勤務時間、根拠にした資料、そして確認先です。判断は保険者（指定権者）にご確認ください。

常勤・非常勤の別｜8組

避けたい書き方	そのまま貼れる完成文
「山田は正社員なので常勤」	山田花子：令和8年8月の当事業所での勤務延時間数160時間（原資料＝タイムカード8月1日〜31日）。当事業所が就業規則第18条で定める常勤の従業者が勤務すべき時間数は月160時間。勤務形態一覧表の常勤・非常勤の欄は、当事業所での勤務時間により記載している。雇用契約書上の区分は「正社員」。両者の区分が一致しない場合の取扱いは指定権者にご確認ください。
「常勤（週32時間）」とだけ書く	当事業所が定める常勤の従業者が勤務すべき時間数：週40時間（就業規則第18条）。令和8年8月の山田花子の当事業所での勤務時間：週平均40時間（実績）。福井市の資料では、常勤とは当該事業所における勤務時間が事業所で定められた常勤の従業者が勤務すべき時間数（32時間を下回る場合は32時間）に達していることをいい、雇用の形態ではないと説明されている。
「管理者は常勤」	管理者佐藤みどり：令和8年8月の当事業所での勤務時間168時間（週平均42時間）。内訳＝管理業務112時間、介護支援専門員としての業務56時間。日別の出退勤時刻は出勤簿（別紙2）に記載。宇都宮市の資料では、介護保険法上の常勤は当該事業所での勤務時間合計が常勤の従業者の勤務時間以上であること、かつ週平均32時間以上であることの双方を満たす必要がある旨が説明されている。
「非常勤（パート）」	非常勤鈴木一郎：令和8年8月の当事業所での勤務延時間数64時間。当事業所の常勤の従業者が勤務すべき時間数160時間で除した常勤換算数0.4。算出に用いた原資料はタイムカード（8月1日〜31日）。
「代表者は現場に出ていないので勤務表に載せない」	代表取締役田中太郎：令和8年8月中、介護支援専門員として12日・合計84時間従事。出勤簿に日別の出退勤時刻を記載し、勤務形態一覧表に職種「介護支援専門員」の行を設けて記載した。姫路市の公表資料では、代表者が介護支援専門員として勤務していたが勤務時間が管理されていなかったとの指摘が示されている。
「有給も勤務時間に入れて常勤にした」	令和8年8月14日〜16日：生活相談員岡田さくら年次有給休暇（3日）。当該3日は生活相談員としての配置時間から除外し、勤務実績表には「有」と記載した。東京都の資料には、常勤換算について有給は所定労働時間で算入、超過勤務は不算入といった算入ルールに注意する旨が示されている。当事業所の取扱い：（記入欄）／確認先：指定権者。
「登録ヘルパーは人数に入れない」	令和8年8月：登録ヘルパー12名の当事業所での勤務延時間数合計248時間。常勤の従業者が勤務すべき時間数160時間で除した常勤換算数1.55。常勤の訪問介護員2名（320時間・2.0）と合算した常勤換算数3.55。算出に用いた原資料はタイムカード及び訪問実績記録票。
「所定を超えた分も全部足して常勤換算を出した」	常勤換算の算出にあたり、各人の勤務延時間数は当事業所が定める常勤の従業者が勤務すべき時間数（月160時間）を上限として計上した。令和8年8月の超過勤務18時間は勤務実績表に記載し、常勤換算の分子からは除外している。横浜市の資料には、常勤換算に算入する勤務延時間数について所定労働時間数を超過した勤務時間数の取扱いに関する記載がある。取扱いは指定権者にご確認ください。

兼務の記載｜10組

避けたい書き方	そのまま貼れる完成文
「看護職員（機能訓練指導員兼務）」の1行だけ	令和8年8月5日中村看護師：9:00〜12:00 看護職員／13:00〜16:00 機能訓練指導員。勤務形態一覧表は職種ごとに行を分けて記載（看護職員の行・機能訓練指導員の行）。同日の個別機能訓練実施記録（13:10〜13:30 利用者B、実施者中村）と時間帯が対応することを確認した。千葉市の資料では、看護職員が機能訓練指導員を兼務している状況で業務を一体的に行っていた事例が示されている。
「管理者兼サービス提供責任者」	佐藤みどり：令和8年8月の当事業所での勤務時間168時間。内訳＝管理者として56時間、サービス提供責任者として112時間。勤務形態一覧表には2行で記載し、備考に「管理者との兼務関係：有（サービス提供責任者）」と記載した。
「他の事業所と兼務している」	山本看護師：令和8年8月、当訪問看護ステーションで96時間、同一法人の通所介護で64時間。事業所ごとに勤務表を作成し、当事業所の勤務形態一覧表には96時間のみを記載している。通所介護分は当事業所の常勤換算の分子に含めていない。
「常勤換算に管理者の時間も足した」	管理者井上健一：福祉用具専門相談員を兼務。令和8年8月の当事業所での勤務時間160時間のうち、管理者として64時間、福祉用具専門相談員として96時間。金沢市の資料には、管理者が福祉用具専門相談員を兼務している場合、管理者として従事する時間を常勤換算数に含めることはできない旨が記載されている。
「役員だから勤務表に載せなくていい」	理事高橋修：令和8年8月、介護職員として8日・合計48時間従事。勤務形態一覧表に職種「介護職員」の行を設け、出勤簿に日別の出退勤時刻を記録した。仙台市の資料には、役員が生活相談員や介護職員として勤務しているが勤務表に位置付けられていなかったとの指摘が示されている。
「兼務の可否は問題ない」	基準等の定め：金沢市の資料には、小規模多機能型居宅介護の介護従業者と短期入所生活介護の介護職員との兼務は認められない旨が記載されている。／当事業所の状況：（記入欄）／確認先：指定を受けた保険者（指定権者）の条例・公表資料および担当課。
「サービス提供責任者が施設長も兼ねている」（勤務表に記載なし）	サービス提供責任者森田由紀：令和8年8月、当事業所で160時間（専従）。同一法人の有料老人ホームの職務には従事していない。千葉県の資料には、サービス提供責任者が同一法人内の有料老人ホームの施設長を兼務していた事例が指摘事項として挙げられている。
「生活相談員が送迎も行ったが同じ行に書いた」	令和8年8月7日生活相談員岡田さくら：8:45〜9:30 送迎（車両運行記録簿No.812）／9:30〜16:30 生活相談員。勤務実績表は行を分けて記載し、生活相談員としての配置時間は7時間として集計した。埼玉県の資料には、生活相談員として配置されている時間に送迎を行い配置時間を満たさなくなる事例が示されている。
「看護職員配置加算の看護師が介護職員も兼ねている」（勤務表に記載なし）	看護師大野真美：令和8年8月、当事業所での勤務時間160時間（常勤・専従）。うち介護職員として従事した時間は0時間。足立区の資料には、看護職員配置加算の算定要件である配置看護師・准看護師が専従でなく介護職員を兼務している事例が挙げられている。
「兼務の時間は月まとめで書いた」	兼務者の勤務は日ごと・時間帯ごとに記載する（例：令和8年8月12日 9:00〜13:00 介護職員／14:00〜18:00 生活相談員）。千葉県の資料には、兼務する職員の勤務表等についてそれぞれに従事する時間帯が明確に区分されていないとの指摘が挙げられている。

併設事業所・住まいのサービスとの区分｜8組

避けたい書き方	そのまま貼れる完成文
「同じ建物なので勤務表は1枚」	令和8年8月分の勤務表は事業所ごとに作成した（別紙1＝訪問介護事業所、別紙2＝住宅型有料老人ホーム）。両方に勤務する職員は、それぞれの勤務表に当該事業所での従事時間のみを記載している。神戸市の資料には、サービス付き高齢者向け住宅や住宅型有料老人ホームと勤務体制を区別していないとの指摘が挙げられている。
「病院の勤務表があるので通所リハの分は作っていない」	令和8年8月分の通所リハビリテーション事業所としての勤務表を作成した。併設病院で兼務する職員は、病院での勤務時間と当事業所での勤務時間を行を分けて記載している。東京都の資料には、病院・診療所の全体の勤務表は作成されているが通所リハビリテーション事業所としての勤務表が作成されていない事例が挙げられている。
「夜勤1名でまとめて書いた」	令和8年8月3日夜間帯（17:00〜翌9:00）：住宅側の職員として夜勤1名（氏名・在館時間を記載）、訪問介護事業所の職員としての訪問2件（20:10〜20:40／翌5:00〜5:30）。勤務表は住宅側・訪問介護側の2枚に分けて記載した。堺市の資料には、併設する事業所等と兼務する職員がいる場合、事業所ごとに勤務時間を切り分ける必要がある旨が示されている。
「看護職員は施設全体で足りている」	令和8年8月の看護職員の勤務時間は、本体施設分と併設短期入所生活介護分を勤務表上で分けて記載した（別紙3・別紙4）。神戸市の資料には、看護体制加算について併設のショートステイに勤務する看護職員を含めて計算している事例が挙げられている。
「小多機と併設ショートは同じ職員で回している」	令和8年8月分の勤務表を事業所ごとに作成した（小規模多機能型居宅介護／短期入所生活介護）。兼務の可否については市の条例に定めがあるため、指定を受けた保険者（指定権者）の条例および担当課の指示をご確認ください。
「移動の時間もどちらかに入れておいた」	令和8年8月19日山本看護師：訪問看護 9:00〜13:00／居宅介護支援 14:00〜18:00。13:00〜14:00の事業所間の移動時間は、いずれの事業所の勤務延時間数にも計上せず、備考に「事業所間移動」と記載した。取扱いは指定権者にご確認ください。
「委託の調理職員も職員数に入れた」	令和8年8月、調理業務は委託契約（契約書番号◯◯）により実施している。当施設の勤務表には委託先職員を記載していない。神戸市の資料には、業務委託契約により人員配置をしているとする事案について、指揮命令権が及ばず介護保険法上の人員配置とは認められない旨の注記がある。
「派遣も職員なので同じ扱いにした」	令和8年8月、看護職員1名は登録型派遣（労働者派遣契約書No.◯◯）。勤務実績表には従事時間を記載し、雇用の形態の欄に「登録型派遣」と記載した。仙台市の資料には、登録型派遣の看護職員を配置し口腔機能向上加算を算定していた事例が示されている。加算の実施者としての取扱いは指定権者にご確認ください。

予定と実績が食い違ったとき｜8組

避けたい書き方	そのまま貼れる完成文
予定表だけを残して上書きする	令和8年8月分は、勤務予定表（7月28日確定）と勤務実績表（9月3日確定）の2枚を保存した。東京都の資料には、兼務者は兼務先を記載し、予定と実績の両方を残す旨が示されている。
「急な変更があったが直していない」	令和8年8月9日：早番予定の介護職員が欠勤したため、遅番の介護職員を7:00〜16:00に変更して配置した。勤務実績表の備考に「8月9日早番→遅番へ変更（欠勤による）」と記載し、予定表は変更前のまま保存している。
「配置は足りているはず」	令和8年8月14日：通所介護の提供時間帯9:00〜16:00（7時間）に対し、生活相談員の勤務時間の合計は6時間（予定7時間）。除して得た数は0.86。不足が生じた理由（研修参加のため11:00〜12:00不在）を勤務実績表に記載した。
差が出ても理由を書かない	予定と実績の差が15分以上生じた日は、勤務実績表の備考に理由を記載する運用としている（令和8年8月：7件、内訳＝訪問先での延長4件・欠勤1件・研修2件）。
夜勤を2日に分けて書く	令和8年8月22日夜勤：勤務開始日（8月22日）の行に1件でまとめ、勤務時間を「21:00〜翌7:00（休憩60分）」と記載した。当初予定は22:00開始で、実績との差（1時間）は備考に記載している。
キャンセル分を予定のまま残す	令和8年8月26日：訪問のキャンセルにより訪問介護員川口理恵の勤務が2時間短縮。勤務実績表に実績（4時間）を記載し、予定（6時間）との差を備考に記載した。常勤換算の分子には実績を用いている。
計算表だけを手作業で作る	令和8年8月分の勤務実績表および配置状況の計算は、タイムカードの打刻を原資料として作成した。名古屋市の資料には、配置状況計算書は必ずタイムカード等の原資料を基礎として作成し、実績勤務表・出退勤記録との齟齬をなくす旨が示されている。
不足した日を残さない	令和8年8月中に基準上必要な員数を満たさない日が生じた場合は、当該日・職種・時間数を勤務実績表に記載し、月次で集計したうえで、その後の対応について指定権者にご相談する運用としている。

打刻の例外18場面｜勤怠の直しかたと、月次で回す14の手順

打刻はどの事業所でも必ず例外が出ます。問題は例外が出ることではなく、例外をどう直したかが記録に残っていないことです。和歌山市の資料には、実地指導当日に書類が確認できない場合は原則として書類は存在しないものと判断する旨が示されています。直した経緯まで含めて残す形にしておきます。

打刻の例外18場面｜勤怠システム側の扱いと、記録に残す完成文

場面	勤怠システム側の扱い	記録に残す完成文
出勤の打刻を忘れた（当日中に本人が申告）	打刻方法を「後日修正」にし、修正者・修正日時・理由を残す	令和8年8月4日、訪問介護員山田花子の出勤打刻なし。本人申告により始業8時30分。同日のサービス提供記録（利用者A宅訪問開始8時45分）と照合し、8時30分を勤務開始として記録した。申告受理：サービス提供責任者佐藤みどり／修正入力：8月4日17時05分。
退勤の打刻を忘れて翌日気づいた	修正前の値（空欄）を残したまま修正する	令和8年8月5日、介護職員鈴木一郎の退勤打刻なし。8月6日に本人が申告。同日の業務日誌（最終記録18時20分）および施錠記録（18時35分）と照合し、退勤18時35分として記録した。修正入力：8月6日9時10分／確認：管理者佐藤みどり。
直行直帰で訪問先から打刻した	打刻場所を「利用者宅」で記録し、訪問実績と対応づける	令和8年8月6日、訪問介護員川口理恵：直行直帰。8時50分に利用者C宅前で出勤打刻、17時20分に利用者F宅前で退勤打刻。訪問実績記録票（4件）と時刻が対応することを確認した。
端末の電池切れで打刻できなかった	代理入力とし、根拠にした資料を明記する	令和8年8月7日、介護職員高橋修：端末の電池切れにより打刻不可。同日の送迎記録（出発8時05分）および業務日誌（終業17時30分）に基づき、8時00分〜17時30分として代理入力した。代理入力者：管理者佐藤みどり／入力日時：8月7日18時00分。
電波が届かない場所で打刻し、後から送信された	打刻時刻と送信時刻を別欄で持つ	令和8年8月8日、訪問看護師山本恵子：利用者G宅（地下）で13時00分に打刻、送信は13時42分。勤務時間は打刻時刻（13時00分）により記録した。
本人が申告し、管理者が代理で打刻した	打刻方法を「代理入力」にし、申告者と入力者を分けて残す	令和8年8月10日、介護職員大野真美の出退勤について本人から口頭申告（8時30分〜17時30分）。管理者佐藤みどりが代理入力（8月10日18時05分）。申告内容は当日の業務日誌と照合済み。
夜勤が日をまたいだ	勤務開始日の1件にまとめ、退勤時刻を翌日表記にする	令和8年8月11日夜勤介護職員森田由紀：17時00分〜翌9時00分（休憩120分）。勤務延時間数14時間として8月11日の行に記載した。
夜勤明けに残業した	所定を超えた時間を別欄で持つ	令和8年8月12日夜勤明け介護職員森田由紀：退勤予定9時00分のところ、申し送りの延長により9時45分に退勤。超過45分を「所定超過」欄に記録した。常勤換算の分子には、常勤の従業者が勤務すべき時間数を上限として計上している。
休憩を取れず、時間帯がずれた	休憩の開始・終了を実績で持つ	令和8年8月13日介護職員高橋修：休憩予定12時00分〜13時00分のところ、利用者対応により13時20分〜14時20分に取得。実績で記録した。
1日の途中で職種を切り替えた	職種ごとに行を分ける	令和8年8月14日中村看護師：9時00分〜12時00分看護職員／13時00分〜16時00分機能訓練指導員。2行に分けて記録し、機能訓練指導員としての時間から看護職員の時間を除いている。
併設の住まいの業務に移った	事業所コードを切り替えて2行にする	令和8年8月15日岡田さくら：訪問介護事業所 9時00分〜13時00分／住宅型有料老人ホーム 14時00分〜18時00分。事業所ごとの勤務表にそれぞれ記載した。
他の事業所へ応援に行った	応援先の事業所コードで打刻する	令和8年8月16日介護職員鈴木一郎：法人内の他事業所（事業所番号◯◯）へ応援。当事業所の勤務延時間数には計上せず、応援先の勤務表に記載した。
外部研修に出た（移動時間を含む）	業務内訳を「研修」「移動」で分ける	令和8年8月18日生活相談員岡田さくら：8時30分〜9時30分移動／9時30分〜16時30分外部研修（研修名・主催者を研修参加記録に記載）／16時30分〜17時30分移動。生活相談員としての配置時間には算入していない。算入の可否は指定権者にご確認ください。
送迎のみを担当した	業務内訳を「送迎」にし、車両運行記録と紐づける	令和8年8月19日介護職員高橋修：8時00分〜9時00分送迎（車両運行記録簿No.831）／16時00分〜17時00分送迎（同No.832）。生活相談員としての配置時間とは別の行で記録した。
年次有給休暇を取得した	勤務実績とは別の区分で持つ	令和8年8月20日介護職員大野真美：年次有給休暇。勤務実績表に「有」と記載し、配置時間には算入していない。常勤換算への算入方法は指定権者にご確認ください。
遅刻・早退があった	予定との差分欄に理由を持つ	令和8年8月21日介護職員川口理恵：始業予定9時00分のところ9時25分に出勤（交通渋滞）。実績で記録し、備考に理由を記載した。
災害・警報で出勤できなかった	欠勤・休業の区分を持ち、当日の体制を残す	令和8年8月23日：暴風警報の発表により職員2名が出勤できず。当日の配置は介護職員3名・看護職員1名。勤務実績表に当日の実配置を記載し、業務継続計画に基づく対応の経過を別紙に記録した。
役員・代表者が現場に従事した	職員マスタに登録し、他の職員と同じ様式で打刻する	令和8年8月24日代表取締役田中太郎：介護支援専門員として9時00分〜18時00分（休憩60分）従事。出勤簿に出退勤時刻を記録し、勤務形態一覧表に職種の行を設けて記載した。

月ごとに回す14の手順｜いつ・誰が・何を残すか（記入欄つき）

時期	すること	勤怠システムのどこを見るか	残す記録	済（記入欄）
前月末	翌月の勤務予定表を確定し、確定日を入れて保存する	シフト予定（職種・時間帯つき）	勤務予定表（確定日つき）	□
前月末	常勤の従業者が勤務すべき時間数の設定を確認する	事業所ごとの基準時間の設定値	設定内容の控え（就業規則の該当条項を併記）	□
月初	職員マスタの登録範囲を確認する（役員・代表者・管理者を含むか）	職員一覧と、打刻対象の設定	職員一覧（職種・雇用の形態つき）	□
随時	打刻の例外を、当日または翌営業日までに直す	打刻漏れ・修正待ちの一覧	修正の履歴（修正者・修正日時・修正前の値・理由）	□
週次	兼務者の行が職種ごとに分かれているかを見る	職種を切り替えた時刻の入力状況	週次確認の記録（確認者・日付）	□
週次	業務内訳（送迎・研修・移動・有給）が別行になっているかを見る	業務内訳の欄	同上	□
月末	勤務実績表を確定し、確定日を入れて保存する	打刻実績（修正反映後）	勤務実績表（確定日つき）	□
月末	予定と実績の差を一覧にし、15分以上の差に理由を入れる	予定との差分欄	差分一覧（件数・理由の内訳）	□
月末	職種別の勤務延時間数を集計する	職種別の月次集計	職種別勤務延時間数の集計表	□
月末	常勤換算数を歴月で算出する	常勤換算の計算画面（分母・分子の設定）	常勤換算計算表（原資料をタイムカードとして明記）	□
月末	提供時間帯ごとの職種別配置を日ごとに出す（通所系）	日ごと・単位ごとの配置一覧	日別配置表（提供時間帯つき）	□
月末	事業所ごとに勤務表を出力し、併設分と分かれていることを確認する	事業所コード別の出力	事業所ごとの勤務形態一覧表	□
月初（翌月）	資格・研修修了の有効期限が切れる職員を確認する	資格の有効期限一覧	資格証の写しと確認日の記録	□
年度末	年度を通した常勤換算の平均を算出できる状態か確認する	年度をまたぐ集計の可否	年度分の集計表（保管場所を記載）	□

勤怠管理システムを選ぶときに、この記事の前半で挙げた機能の一覧に加えて見ておきたいのは、ここまでに出てきた欄を持てるかどうかです。事業所コード、職種を切り替えた時刻、業務内訳、修正の履歴、予定との差分——この5つが無いと、打刻データがいくら正確でも、勤務表は手作業で作り直すことになります。

出典：厚生労働省ウェブサイト（介護保険施設等運営指導マニュアル別添1）／公共データ利用規約（第1.0版）、および本文中に記載した各自治体の公表資料。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省および各自治体の公式見解ではありません。

よくある質問（FAQ）

介護向けの勤怠システムの選び方は？

直行直帰に対応した打刻、シフト連携、集計・給与対応、使いやすさを確認します。

QR打刻に対応していますか？

対応するシステムが多く、スマホでの打刻で直行直帰にも使えます。

シフトと連携するメリットは？

実績の集計や人員基準の確認が効率化されます。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

勤怠のデータが、どの書類の根拠になるか

勤怠は給与のためだけではありません。人員基準と加算の根拠にもなります。

書類	勤怠から取るもの	なぜ必要か
勤務形態一覧表	常勤・非常勤の別、勤務時間	人員基準の確認に使う
常勤換算の計算	1か月の勤務時間	基準を満たすかの根拠
体制届	職種ごとの員数	加算の要件
サービス提供体制強化加算	勤続年数	要件の判定
特定事業所加算	会議への出席、研修の受講	要件の判定
処遇改善加算の実績報告	賃金の支払い実績	報告の根拠
36協定の管理	時間外労働の時間	上限規制の確認
年次有給休暇の管理簿	取得日数	年5日の取得義務
割増賃金の計算	深夜・休日・時間外	賃金の支払い
労働条件通知書との照合	所定労働時間	実態との一致