介護の勤怠管理システムの選び方｜QR打刻・シフト対応

シフトが複雑で、直行直帰もある介護現場。勤怠管理は、ほかの業種以上に手間がかかります。本記事では、介護の勤怠管理システムを選ぶときに見るべきポイントを整理します。

介護現場の勤怠管理が難しい理由

• 早番・遅番・夜勤などシフトが多様で、集計が煩雑
• 訪問系では直行直帰が多く、出退勤の把握が難しい
• 常勤・非常勤・登録ヘルパーなど、雇用形態がさまざま

タイムカードや手集計のままでは、計算ミスや残業時間の管理漏れが起きやすくなります。

勤怠管理システムの選び方

• 打刻方法――QRコードやスマートフォンで、どこからでも打刻できるか。訪問先からの打刻に対応しているか。
• シフト管理との連携――シフト作成と勤怠が一体で管理できるか。
• 集計・給与連携――労働時間の集計や、給与計算へのデータ連携ができるか。
• 法令への対応――労働時間の客観的な記録など、求められる管理に対応しているか。

QR打刻という選択肢

事業所や訪問先に置いたQRコードをスマートフォンで読み取って打刻する方式なら、専用の機器を増やさずに、正確な出退勤の記録ができます。直行直帰の多い現場でも運用しやすいのが利点です。

「勤怠マナ」で勤怠管理をシンプルに

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」の勤怠機能（勤怠マナ）は、QRコードでの打刻とシフト管理に対応し、複雑な介護現場の勤怠をシンプルにします。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。

介護の勤怠管理システムの選び方

介護向けの勤怠管理システムは、直行直帰やシフト勤務に対応したものが向いています。選び方を整理しました。

介護の勤怠システムに求められること

一般的な勤怠システムは日勤中心の職場を想定していることが多く、夜勤の日跨ぎや変則シフトでつまずくことがあります。導入前に自事業所のシフトパターンで試してください。

導入の進め方

1. いまの集計にかかっている時間を測る——月に何時間か
2. 自事業所のシフトパターンを一覧にする——試用時の検証に使います
3. 1拠点・1か月で試す——並行して紙も残します
4. 給与計算まで通してみる——集計だけできても意味がありません
5. 問題がなければ全体へ展開する

よくある失敗

• 夜勤の集計が合わない——日跨ぎの設定を確認します
• 打刻漏れが減らない——打刻する場所と手順が現場の動線に合っているか
• 管理者の手間が増えた——修正・承認のフローが複雑すぎないか
• シフトは別のツール——連動しないと転記が残ります
• 常勤換算が出せない——人員基準の確認に使えず、別途計算が必要になります

シフト管理と勤怠管理を分けて考える

この2つが別のツールだと、結局は転記が残ります。連動しているか、あるいは同じ仕組みで扱えるかを確認してください。

選ぶときのチェックリスト

小規模事業所での導入

• 全機能は要らない——打刻と集計だけでも効果が出ます
• 費用は職員数課金が多い——小規模なら月額が抑えられます
• まず集計時間を測る——月に何時間かかっているかで、投資判断ができます
• 給与ソフトとの連携を優先する——集計だけできても転記が残ります
• 補助金の対象になることがある——ICT導入支援事業の対象に含まれる場合があります

よくある疑問

導入前に測っておく数字

• 月次の集計にかかっている時間（管理者・事務）
• 転記ミスによる給与の訂正の件数
• 打刻漏れの件数
• シフト作成にかかっている時間
• 時間外労働の職員別の実績

勤怠データを人員基準の確認に使う

1. 職種ごとに勤務延時間数を集計する
2. 事業所が定める常勤の勤務時間で割り、常勤換算数を出す
3. 必要な基準と比較する
4. 勤務形態一覧表の形式で出力し、保存する
5. 毎月これを行い、記録として残す

運営指導では「基準を満たしていたことを示す資料」が求められます。毎月出しておけば、その場で提示できます。

勤怠システムについてよくある疑問

よくある質問（FAQ）

勤怠のデータが、どの書類の根拠になるか

勤怠は給与のためだけではありません。人員基準と加算の根拠にもなります。

労務・税務の届出は介護事業所の労務・税務の届出一覧（年間カレンダーつき）をご覧ください。