デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）で介護ソフト・記録AIを導入する【2026】

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「デジタル化・AI導入補助金」（旧・IT導入補助金）は、中小企業・小規模事業者がITツールやAIを導入する費用の一部を補助する、経済産業省・中小企業庁の制度です。令和7年度補正予算事業から名称が「IT導入補助金」→「デジタル化・AI導入補助金」に変わりました（公募上の正式名称は「中小企業デジタル化・AI導入支援事業費補助金」）。介護事業所も対象になり得て、介護記録・シフト管理・ケアプラン作成支援などのソフトウェアやAIの導入に活用できる場合があります。

介護ソフトに使える補助金は、この「デジタル化・AI導入補助金」以外にもあります。特に介護分野では、厚生労働省の介護テクノロジー導入支援事業（地域医療介護総合確保基金）という別ルートも存在します。制度ごとの対象・補助率・申請の流れの全体像は、介護ソフトの補助金まとめ【2026年度】で整理しています。

導入の位置づけは介護のDXからAXへでまとめています。

当社の介護テクノロジー補助金の申請サポートでまとめています。

制度の概要

生産性向上に資するITツール（ソフトウェア・サービス等）の導入経費の一部を補助します。申請は導入目的に応じた複数の枠から選びます。対象は中小企業・小規模事業者等です。デジタル化・AI導入補助金2026では、次のような申請枠が公表されています。

• 通常枠――ソフトウェア導入の基本となる枠
• インボイス枠――インボイス対応のソフト・PC・レジ等
• セキュリティ対策推進枠
• 複数者連携デジタル化・AI導入枠

補助率・補助上限額（2026年度の目安）

枠や事業者区分によって補助率・上限が異なります。下表は公募情報にもとづく目安です。※補助率・上限・締切・対象は公募回や年度で変わります。申請前に必ず最新の公募要領でご確認ください。

上記は2026年度（デジタル化・AI導入補助金2026）の公募情報にもとづく目安であり、公募回・要件・年度の改定で変わります。金額・補助率・枠の名称は、必ず下記「出典」の公募要領原典でご確認ください。

介護事業所での活用

介護記録システム、シフト管理システム、ケアプラン作成支援システムなど、介護業務を支援するソフトウェアが対象になり得ます。音声とAIで記録・書類を自動化する介護記録AI「神マナ」も、こうしたITツール導入の文脈で検討できます。

（ご参考）記録AIをご利用になる際は、利用者様のお名前・被保険者番号などは「A様」等の伏字にし、記録を外部のAIサービスに渡してよいかを事業所内のルールでもご確認ください。

介護専用ルートとの違い（比較）

介護ソフトの導入では、経済産業省系の「デジタル化・AI導入補助金」だけでなく、厚生労働省系の「介護テクノロジー導入支援事業（地域医療介護総合確保基金）」も検討対象になります。どちらの対象になるかは、ソフトの登録状況・自治体の実施状況によって異なります。併用の可否・対象は各制度の公募要領でご確認ください。

上記は制度の枠組みを対照した目安です。補助率・上限・実施の有無は自治体・年度・公募回で異なります。実際の申請にあたっては各制度の最新の公募要領・自治体の募集要項でご確認ください。

申請の流れ（概要）

公式サイトでの事業者登録・IT導入支援事業者（ベンダー）との連携・交付申請・導入・実績報告、という流れが基本です。交付決定前の発注・契約は対象外になる点にご注意ください。締切は通年でおおむね複数回設定されるため、最新の公募スケジュールを公式サイトでご確認ください。

デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の活用ポイント

介護ソフトや記録のデジタル化・AI導入には、補助制度が活用できる場合があります。ポイントを整理しました。

• 対象になりうるもの――介護ソフト、記録のデジタル化、AIツールなど（登録・要件の充足が前提）
• 目的――記録・業務の効率化と生産性向上
• 準備――対象・補助率・上限・締切を公募要領で確認。交付決定前に発注しない

よくあるご質問（FAQ）

介護ソフトも対象になりますか？

介護事業向けのソフト（記録・シフト・ケアプラン等）も対象になり得ます。ただし対象は登録されたITツールに限られ、枠・要件があります。具体的な対象可否は各制度の公募要領でご確認ください。

補助率・補助上限はいくらですか？

2026年度の目安として、通常枠は補助率1/2以内・補助額の目安は5万〜450万円などが公表されています。ただし枠・事業者区分・公募回で変わる目安です。正確な数値は原典の公募要領でご確認ください。

名称が変わったと聞きましたが？

令和7年度補正予算事業から「IT導入補助金」→「デジタル化・AI導入補助金」に名称が変わりました。公募上の正式名称は「中小企業デジタル化・AI導入支援事業費補助金」です。

介護専用の補助金とは別ですか？

はい、別制度です。介護分野には厚生労働省の「介護テクノロジー導入支援事業（地域医療介護総合確保基金）」があり、介護ソフト・ICT機器・介護ロボット等の導入を支援します。窓口は都道府県で、実施状況は自治体により異なります。どちらが使えるかは各公募要領でご確認ください。

申請の注意点は？

交付決定前の発注・契約は対象外です。対象・要件・締切は公募要領でご確認ください。年度内に複数回の締切が設定されます。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします（他社ソフトの料金体系は変動するため、詳細は提供元でご確認ください）。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

関連ページ

• 補助金ナビ（介護・看護・医療・障害の補助金検索）
• ICT導入支援事業とは
• 介護ソフトの補助金まとめ【2026年度】

※ 補助率・上限・締切・要件・申請枠は年度・公募回で異なり変更される場合があります。本ページの金額・補助率はすべて目安です。申請前に必ず公式の公募要領をご確認ください。

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001258062.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）。デジタル化・AI導入補助金の制度内容は中小企業庁・独立行政法人中小企業基盤整備機構の公募情報（https://it-shien.smrj.go.jp/）にもとづきます。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省・中小企業庁の公式見解ではありません。

介護事業所で使えるデジタル関連の補助｜枠の違い

「介護ソフトの補助金」と一口に言っても、枠によって実施主体も要件も違います。まずどの枠かを決めます。

枠	主な対象	実施主体	介護事業所での使いどころ
介護テクノロジー導入支援事業	記録ソフト、見守り機器、移乗支援機器、インカム等	都道府県	介護に特化。補助率が高いことが多い
国のデジタル化・IT導入に関する補助	ソフトウェア、クラウド利用料、導入に伴う費用	国	業種を問わない。登録された製品から選ぶ形が一般的
業務改善助成金	賃上げと一体の設備投資	国（労働局）	記録システムの導入を賃上げと合わせて行う
小規模事業者持続化補助金	販路開拓・業務効率化	国（商工会・商工会議所）	小規模事業者向け。広報費も対象になりうる
ものづくり補助金	革新的な設備投資	国	要件が重く、介護事業所での活用は限定的
市区町村の独自制度	地域により異なる	市区町村	都道府県の制度と併用できない場合がある

介護専用ルートと、業種を問わないルートの比較

項目	介護テクノロジー導入支援事業	国のIT・デジタル関連の補助
実施主体	都道府県	国（事務局）
対象の業種	介護保険サービス事業所	業種を問わない
対象になる製品	都道府県が定める要件を満たすもの	あらかじめ登録された製品
よくある要件	ケアプランデータ連携標準仕様への対応、LIFEへの対応など	登録製品であること、事業計画の提出など
補助率	年度・県により異なる	年度・枠により異なる
申請の窓口	都道府県の担当課	国の事務局（電子申請）
締切	年度ごと。予算枠に達し次第終了することがある	公募回ごと
併用	他の補助との重複は原則不可	同一経費の重複は原則不可

申請の前に確認すること

確認すること	なぜ必要か
導入したい製品が対象になるか	登録製品でないと対象外になることがある
要件（データ連携・LIFE対応等）を満たすか	製品側の対応状況で決まる
交付決定の前に契約していないか	決定前の契約は対象外とされるのが一般的
対象経費の範囲	初期費用のみか、利用料も含むか
補助を受けたあとの報告	実績報告と、効果の測定が求められることがある
複数年の費用	補助が出るのは初年度のみのことが多い
他の補助との重複	同一経費で二重に受けられない
相談先	都道府県の担当課、または国の事務局

導入の効果を、どう記録しておくか

実績報告や次年度の申請で、効果を数値で示せると強くなります。導入前の数値を取っておくことが要点です。

測るもの	導入前に記録すること	導入後に記録すること
記録にかかる時間	1件あたりの作成時間を、数人分・数日分	同じ条件で再測定する
転記の回数	記録から請求までの転記が何回あるか	何回に減ったか
残業時間	記録業務に起因する残業	変化の有無
記録の質	「特変なし」だけの記録が何件あるか	減ったか
職員の負担感	導入前のアンケート	導入後の同じ設問
加算の根拠	算定日と記録の突合にかかる時間	短縮したか

介護専用ルートは介護テクノロジーの補助金、制度全体は介護の補助金まとめ、都道府県別は補助金ナビをご覧ください。要件・補助率・締切は年度と公募回により変わります。最終的な判断は公募要領と実施主体にご確認ください。

申請でつまずきやすいところ

つまずき	どうするか
交付決定の前に発注してしまった	見積の取得までにとどめ、契約・発注は交付決定の通知を受けてから行う
見積が1社だけ	相見積を求められることがある。要領で必要な社数を確認する
対象外の経費が混ざっている	パソコン本体や通信費が対象外のことがある。内訳を分けて記載する
導入する製品が要件を満たしていなかった	ケアプランデータ連携標準仕様やLIFEへの対応状況を、事前に事業者へ確認する
実績報告の書類が足りない	契約書・請求書・領収書・納品書・導入後の画面等を、支払いのつど保管する
効果の測定をしていない	導入前の作業時間を測ってから導入する
補助金の会計処理を決めていない	入金の処理と、資産計上の要否を顧問税理士に相談する
翌年度以降の利用料を見込んでいない	補助が初年度のみの場合の月額を、導入前に試算する

補助金の全国の件数と目的別の探し方は介護・医療・障害福祉で使える補助金・助成金は全国476件、介護テクノロジー補助金の締切の型は締切の調査をご覧ください。

この制度の登場人物と分担｜事務局・支援事業者・事業所・登録ツールの4者（64行）

この制度が他の補助と違うのは、事業所が単独で申請書を出す形になっていないところです。介護の現場で使う制度の多くは「事業所が書いて、実施主体に出す」形ですが、この制度は事業者登録とツールの登録という仕組みを土台にしており、事業所と支援事業者が並んで手続きを進めます。ここでつまずく相談がいちばん多いので、まず誰が何をするのかを紙に落とします。名称・区分・期限・費用の扱いは年度や公募回で変わりますので、下表の空欄は今年度の公募要領と事務局の公表内容を見ながら埋めてください。

登場人物の整理（6者・立場と、事業所から見た注意点）

登場人物	立場	この手続きで担うこと	事業所から見た注意点
事務局	制度を運営する側	公募要領の公表、登録の受付、申請の受付と審査、交付決定の通知、実績報告の受付	制度の内容を最終的に答えられるのはここ。支援事業者の説明と食い違ったときは事務局の公表内容に戻る
IT導入支援事業者	ツールを提供・導入する側（ベンダー等）	ツールの登録、事業所と並んで進める手続き、導入と初期設定、導入後の対応	会社ごとに「どこまでやるか」が違う。この記事の確認表で書面にしてもらう
申請する事業所	介護保険サービスを提供する法人・事業所	導入する目的の整理、法人と事業所の情報の用意、社内の決裁、提出、導入後の運用	支援事業者がいても、出す主体は事業所。中身を読まずに進めない
登録されたITツール	手続きの対象になる製品・サービス	製品の側があらかじめ登録されていることが前提の仕組み	「良さそうなソフト」ではなく、登録の状況から入る。登録の有無は事務局の公表内容で見る
事業所内の決裁者	理事長・代表・管理者など	導入の可否、費用の決裁、発注をかける権限	発注の権限がどこにあるかを先に確認しないと、順序の事故が起きる
顧問の専門家	税理士・社会保険労務士など	会計処理の扱い、労務に関する書類の相談	誰に何を聞くかを分けておく。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

段階別の分担表（14段階・誰が・いつ・何を用意し・何を出すか）

下表の「時期」「提出するもの」は、今年度の公募要領で指定される内容に置き換えて使ってください。ここでは順番と担当だけを固定します。

段階	事業所がやること	支援事業者がやること	自事業所の担当・日付（記入欄）
1 目的を言葉にする	何の業務を、どう変えたいのかを1枚に書く。記録・シフト・請求のどれかを名指しする	（この段階では関与しないことが多い）	担当（　　　）／日付（　　　）
2 今年度の公募要領を読む	枠の構成・対象・順序・期限を、事務局の公表内容で確認する	求めれば要点を案内してくれることがある	担当（　　　）／日付（　　　）
3 ツールの登録の状況を見る	導入したい製品が登録されているかを事務局の公表内容で確認する	自社のツールの登録の状況を答える	担当（　　　）／日付（　　　）
4 支援事業者に相談する	この記事の確認表を渡し、回答を書面でもらう	取り扱いの範囲・サポートの範囲を説明する	担当（　　　）／日付（　　　）
5 事業所側の情報を集める	法人・事業所・従業員・決算に関する情報を集める	何が要るかの一覧を案内することがある	担当（　　　）／日付（　　　）
6 電子申請の準備をする	事務局が指定する登録やアカウントの準備を進める	手順の案内をする範囲を明示してもらう	担当（　　　）／日付（　　　）
7 申請枠を検討する	導入の目的に照らして、本文の一覧のうちどの枠で進めるかを検討する	過去に取り扱った枠を説明する	担当（　　　）／日付（　　　）
8 見積を取る	内訳を分けた見積を依頼する。発注ではないことを文書に明記する	見積を出す	担当（　　　）／日付（　　　）
9 申請の内容をまとめる	目的・現状・導入後の運用を自社の言葉で書く	入力の手順や様式の案内を、取り決めた範囲で行う	担当（　　　）／日付（　　　）
10 社内の決裁を通す	稟議に「交付決定の通知を受けるまで発注しない」条件を明記する	（関与しない）	担当（　　　）／日付（　　　）
11 提出する	提出した内容の控えを保存する。提出日と受付の記録を残す	並行して行う手続きがある場合は完了の時期を伝えてもらう	担当（　　　）／日付（　　　）
12 通知を待つ・受ける	通知の写しを保存し、社内に共有する。ここまで発注をかけない	通知の後の段取りを説明する	担当（　　　）／日付（　　　）
13 契約・導入・支払	公募要領に定められた順序（記入欄：　　　）に沿って進め、契約書・請求書・領収書・納品書を支払いのつど保管する	導入と初期設定、操作の説明を行う	担当（　　　）／日付（　　　）
14 実績報告とその後	指定された書類をそろえて出す。導入の後に続く報告の有無を確認する	導入の事実を示す資料の提供に応じる範囲を明示する	担当（　　　）／日付（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

「単独では申請しない」から起きる詰まり12（原因の所在と、事業所側でできること）

起きること	原因の所在	事業所側でできること	いつまでに（記入欄）
手続きが止まっているのに、どちらが止めているのか分からない	役割の線引きが口頭のまま	段階ごとの担当を上の分担表で紙にし、双方が同じ表を持つ	（　　　）
支援事業者の担当者が替わり、話が最初に戻る	やりとりが個人のメールにしか残っていない	窓口の会社名・部署・引き継ぎの方法を書面で確認する	（　　　）
「こちらでやります」の範囲が食い違う	サポートの範囲が書面に残っていない	この記事の確認表で範囲を書面にし、双方で保管する	（　　　）
導入したい製品が、登録されているか分からないまま話が進む	製品選びを先に決めてしまった	登録の状況を事務局の公表内容で見てから、比較に入る	（　　　）
期限の直前に、事業所側の書類が足りないと分かる	事業所側でそろえるものの一覧が無い	本記事の事業所側の確認表を先に埋め、不足を洗い出す	（　　　）
入力を任せきりで、内容を誰も読んでいない	出す主体が事業所であることの共有不足	提出の前に管理者が読み合わせる時間を予定に入れる	（　　　）
複数の支援事業者から別々の説明を受けて混乱する	説明の根拠が示されていない	「どこに書いてある内容か」を毎回聞き、控えに残す	（　　　）
通知を受ける前に、現場が使い始めてしまう	導入の合図が現場に伝わっている	現場への案内は、通知の写しを共有してから出す	（　　　）
費用の内訳が分からず、決裁が下りない	見積の内訳が一括になっている	内訳を分けた見積を依頼し、費用の扱いは公募要領で確認する	（　　　）
導入の後に、報告のための資料が集まらない	導入のときに何を残すか決めていない	残す書類の一覧を導入の前に決め、保管場所を書いておく	（　　　）
解約したいが、補助との関係が分からない	解約のときの取り扱いを聞いていない	契約の前に、解約・変更のときの扱いを事務局と支援事業者の双方に確認する	（　　　）
結果が出なかったときに、社内で振り返れない	やりとりの記録が残っていない	相談・見積・提出の日付と担当を、1枚の台帳にして残す	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

打ち合わせで出てくる言い方と、確かめ直す先（12組）

打ち合わせの席で出る言い方は、そのままでは社内の記録に使えません。誰に確かめれば決着するのかを対にしておきます。

打ち合わせで出る言い方	そのままでは決まらない理由	確かめ直す先	控え（記入欄）
「うちのソフトは使えますよ」	ツールの登録の状況と、事業所側の状況の両方で決まる	登録の状況は事務局の公表内容、事業所側は公募要領の定めで確認	（　　　）
「たぶん通ります」	見通しであって、決めるのは事務局の審査	事務局の公表内容。見通しは記録に残さない	（　　　）
「書類はこちらで作りますので」	作成の主体と、代行の可否の線がある	どこまでを支援事業者が行うのかを書面で確認	（　　　）
「あとで契約書は出します」	順序と記録の両方に影響する	契約の時期は公募要領に定められた順序（記入欄：　　　）で確認	（　　　）
「同じような事業所さんも入れています」	他社の事例は、自事業所の状況を示すものではない	自事業所の状況を確認表で埋め直す	（　　　）
「締切はまだ先です」	公募回ごとに日程が公表される	事務局が公表する日程（記入欄：　　　）	（　　　）
「サポートは無料です」	無料の範囲と有料の範囲の境目がある	範囲を書面で受け取り、契約の内容と突き合わせる	（　　　）
「導入したらすぐ楽になります」	運用の変更と教育の時間が要る	導入の後の運用の担当と時間を社内で決める	（　　　）
「その費用も入れておきます」	費用の扱いは公募要領の定めによる	内訳を分け、範囲は公募要領（記入欄：　　　）で確認	（　　　）
「登録はこちらでやります」	事業所側で行う手続きが別にあることがある	事業所側の手続きの有無を事務局の公表内容で確認	（　　　）
「報告は簡単です」	報告の様式と時期は年度で変わる	報告に関する定め（記入欄：　　　）を公募要領で確認	（　　　）
「解約はいつでもできます」	解約と補助の関係は別の論点	事務局の公表内容と、契約の解約に関する条項の双方を確認	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

窓口と連絡経路を先に決める（10項目・記入欄つき）

決めること	決めておくと防げること	記入欄
事業所側の主担当	問い合わせが管理者に集中して止まる	氏名（　　　）／連絡先（　　　）
事業所側の副担当	主担当の休みで手続きが止まる	氏名（　　　）
決裁をする人	費用の決定が誰の判断か分からなくなる	役職・氏名（　　　）
発注をかける権限を持つ人	現場が先に発注してしまう	役職・氏名（　　　）
支援事業者側の窓口	担当者の交代で話が最初に戻る	会社名・部署（　　　）
支援事業者側の連絡手段	個人の携帯だけになり記録が残らない	手段（　　　）
やりとりを残す場所	控えが個人の端末にしかない	保存先（　　　）
事務局への問い合わせ担当	同じことを何人もが別々に聞く	氏名（　　　）
社内で共有する頻度	進み具合が誰にも見えない	頻度（　　　）
会計処理の相談先	入金の処理を後回しにしてしまう	相談先（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

サービス種別ごとに、分担表のどこが重くなるか（10種別）

同じ分担表を使っても、重くなる場所は種別で違います。職員がそろって集まれない種別ほど、社内側の段取りに時間がかかるのが実際のところです。自事業所に当てはまる行だけを見て、担当と時間を先に確保してください。

サービス種別	分担表のうち重くなる段階	その理由	先に確保する時間（記入欄）
訪問介護	5 事業所側の情報を集める／9 内容をまとめる	登録ヘルパーが多く、人数の数え方と現状の業務の流れを書き出すのに時間がかかる	（　　　）時間
訪問看護	2 公募要領を読む／13 契約・導入	日中は訪問で埋まり、事務所に人がそろう時間が限られる	（　　　）時間
居宅介護支援	9 内容をまとめる／14 実績報告	月初の請求の時期と重なると、事務の手が空かない	（　　　）時間
通所介護	10 社内の決裁／12 通知の共有	現場の職員数が多く、現場への案内の出し方を誤ると先に動いてしまう	（　　　）時間
通所リハビリテーション	3 ツールの登録の状況／9 内容をまとめる	他職種が関わり、必要な機能の合意に時間がかかる	（　　　）時間
短期入所	6 電子申請の準備／13 契約・導入	利用者の出入りが多く、導入の時期を選ぶ必要がある	（　　　）時間
特定施設・入所系	5 情報を集める／7 枠を検討する	事業所の規模が大きく、対象にする範囲の決め方で迷いやすい	（　　　）時間
認知症対応型共同生活介護	4 支援事業者に相談／12 通知の共有	職員数が少なく、担当が1人に集中する	（　　　）時間
小規模多機能型居宅介護	1 目的を言葉にする／9 内容をまとめる	訪問・通い・泊まりが混ざり、どの業務を変えるのかの絞り込みが要る	（　　　）時間
複数の種別を持つ法人	7 枠を検討する／11 提出する	どの事業所で使うのかの範囲を決めないと、情報の集め方が定まらない	（　　　）時間

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

支援事業者に確かめること52項目｜記入欄つきで、口頭の説明を書面に変える

この制度でいちばん差が出るのは、どの製品を選ぶかではなくどの相手と並んで進めるかです。同じ製品でも、手続きのどこまでを一緒にやってくれるのか、導入の後にどう付き合うのかは会社ごとに違います。下の52項目はそのまま印刷して打ち合わせの席に置き、「回答」と「その回答が書面で残っているか」を同時に埋める使い方をしてください。口頭で聞いた話は、担当者が替わった時点で消えます。特定の会社名・製品名をここに書く必要はありません。埋まらない欄が多い相手ほど、後で困るのは事業所の側です。

取り扱っているツールについて（7項目）

確かめること	なぜ聞くのか	回答（記入欄）	書面の有無（記入欄）
自社のツールの登録の状況はどうなっているか	この仕組みは、登録されたツールを前提に進む	（　　　）	有・無（　　　）
その登録は、どこの公表内容で確かめられるか	事業所が自分で確認できる先を知っておく	（　　　）	有・無（　　　）
取り扱っているのは自社製品だけか、他社製品も扱うか	選べる範囲と、比較の公平さに関わる	（　　　）	有・無（　　　）
今回の導入で、どの機能の部分が手続きの対象になり得るのか	機能の一部だけが対象になることがある	（　　　）	有・無（　　　）
初期の設定・データの移行は、どの範囲まで含まれるか	後から別料金になりやすい部分	（　　　）	有・無（　　　）
介護保険の請求ソフトや他システムとのつなぎはどうなるか	つながらないと二重入力が残る	（　　　）	有・無（　　　）
導入の後に、製品の内容が変わる予定はあるか	途中で仕様が変わると運用を作り直すことになる	（　　　）	有・無（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

介護分野での実績について（6項目）

確かめること	なぜ聞くのか	回答（記入欄）	書面の有無（記入欄）
介護保険サービスの事業所に導入した経験はあるか	介護の書類と勤務の形は、他業種と大きく違う	（　　　）	有・無（　　　）
どのサービス種別での導入経験があるか	訪問系と通所系と入所系で、必要な運用が違う	種別（　　　）	有・無（　　　）
介護の記録や請求の用語が通じるか	用語が通じない相手だと、要望の翻訳に時間が溶ける	（　　　）	有・無（　　　）
運営指導の場面で、記録の出し方を相談できるか	導入の後にいずれ来る場面	（　　　）	有・無（　　　）
夜勤帯・訪問先など、通信が不安定な場面の扱いをどう説明するか	現場の使えなさは、ここで決まることが多い	（　　　）	有・無（　　　）
導入した事業所で、どんな運用の変更が必要になったか	製品の話ではなく、仕事の変わり方を聞く	（　　　）	有・無（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

手続きのサポートの範囲について（7項目）

確かめること	なぜ聞くのか	回答（記入欄）	書面の有無（記入欄）
並んで進める手続きのうち、支援事業者の側で行うのはどの部分か	役割の線引きが、日程の見通しを決める	（　　　）	有・無（　　　）
事業所が自分で入力・確認する部分はどこか	任せきりにできない部分を先に知る	（　　　）	有・無（　　　）
公募要領のどの記載にもとづく説明かを示してもらえるか	根拠のない説明は、後で覆る	（　　　）	有・無（　　　）
サポートに費用はかかるのか、かかるとしたら何に対してか	無料と有料の境目をあいまいにしない	（　　　）	有・無（　　　）
事業所側の作業に、どれくらいの時間が必要になる見込みか	現場の人が抜ける時間を予定に入れる	（　　　）	有・無（　　　）
期限に対して、いつまでに何をこちらが用意すればよいか	逆算しないと、直前に書類集めが来る	（　　　）	有・無（　　　）
提出した内容の控えは、こちらでも保管できるか	控えが相手側にしかないと、後で振り返れない	（　　　）	有・無（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

こちら（事業所）がやることの線引き（7項目）

官公署に提出する書類の作成の代行は行政書士の業務です。ここでは代行を頼むための表ではなく、事業所が自分で持つ部分をはっきりさせるための表として使ってください。

こちらでやること	なぜ事業所側に残るのか	担当（記入欄）	期限（記入欄）
導入の目的を自社の言葉で書く	現場の困りごとを知っているのは事業所	（　　　）	（　　　）
現状の業務の流れを整理する	今の手順を書けるのは事業所だけ	（　　　）	（　　　）
法人・事業所の情報をそろえる	原本を持っているのは事業所	（　　　）	（　　　）
提出の前に内容を読み合わせる	出す主体は事業所	（　　　）	（　　　）
社内の決裁を通す	費用の決定は法人の判断	（　　　）	（　　　）
導入の後の運用の担当を決める	使い続けるのは現場	（　　　）	（　　　）
書類の保管の場所と方法を決める	報告のときに探し回らないため	（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

思うような結果にならなかったときの扱い（6項目）

確かめること	なぜ聞くのか	回答（記入欄）	書面の有無（記入欄）
結果が出なかった場合、契約はどうなるのか	先に契約だけが残ると、費用の話が複雑になる	（　　　）	有・無（　　　）
そのときに費用の負担は発生するのか	準備にかかる費用の扱いを先に決めておく	（　　　）	有・無（　　　）
次の公募回に出し直すことはできるのか	やり直しの前提があるかで、準備の仕方が変わる	（　　　）	有・無（　　　）
出し直すときに、作った資料は使えるのか	作り直しの手間を見込む	（　　　）	有・無（　　　）
途中で取り下げる場合、どの時点まで戻せるのか	事情が変わったときの出口を持っておく	（　　　）	有・無（　　　）
結果の通知は、誰がどう受け取り、どう共有されるのか	通知が事業所に届かないまま進むのを防ぐ	（　　　）	有・無（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

導入した後の保守とサポート（7項目）

確かめること	なぜ聞くのか	回答（記入欄）	書面の有無（記入欄）
問い合わせの窓口と、受け付けている時間帯	夜勤帯・土日に動く事業所とかみ合うか	時間帯（　　　）	有・無（　　　）
返答までの目安と、急ぎのときの連絡の仕方	止まったときに現場が待つ時間が決まる	（　　　）	有・無（　　　）
操作の説明は、何回まで、どの形（訪問・画面共有等）で受けられるか	職員が入れ替わるたびに必要になる	（　　　）	有・無（　　　）
職員が増えたとき、追加の設定はどうするのか	採用のたびに手間が発生する	（　　　）	有・無（　　　）
制度改定があったとき、製品側はどう対応するのか	改定は毎年のように起きる	（　　　）	有・無（　　　）
障害が起きたときの連絡と、記録が失われないための備え	記録が消えると、業務が止まる	（　　　）	有・無（　　　）
保守の費用は、いつから、どの範囲で発生するのか	初年度と次年度以降で条件が変わることがある	（　　　）	有・無（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

解約・乗り換えと補助の関係（6項目）

確かめること	なぜ聞くのか	回答（記入欄）	書面の有無（記入欄）
解約を申し出るときの手順と、必要な期間	申し出の時期で、費用の扱いが変わる	（　　　）	有・無（　　　）
解約したとき、補助との関係で事務局への連絡が要るのか	事業所の側で確認しておく必要がある論点	事務局にご確認ください／回答（　　　）	有・無（　　　）
これまで入力した記録を、どの形で持ち出せるのか	持ち出せないと、乗り換えができない	形式（　　　）	有・無（　　　）
持ち出しに費用や日数はかかるのか	解約の直前に判明すると動けない	（　　　）	有・無（　　　）
解約の後、データはいつまで保持され、いつ消えるのか	保存の義務がある書類との兼ね合いが出る	（　　　）	有・無（　　　）
契約の期間の途中で、内容の変更はできるのか	事業所の規模や体制は途中で変わる	（　　　）	有・無（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

説明が書面で残るかどうか（6項目）

この節がいちばん軽く見られますが、後で効きます。担当者が替わったとき、残っているのは書面だけです。

確かめること	なぜ聞くのか	回答（記入欄）	受け取った日（記入欄）
今日の説明の内容を、書面かメールで送ってもらえるか	口頭の説明は、双方の記憶が食い違う	（　　　）	（　　　）
費用の内訳を、項目ごとに分けて出してもらえるか	決裁にも、報告の準備にも使う	（　　　）	（　　　）
サポートの範囲を、契約の内容として明記してもらえるか	「言った・言わない」を消す	（　　　）	（　　　）
担当者が替わるときに、引き継ぎの連絡はあるか	連絡が無いまま止まる例が多い	（　　　）	（　　　）
やりとりの履歴を、こちらでも保存してよいか	社内の台帳に残すため	（　　　）	（　　　）
制度に関する説明について、根拠の所在を示してもらえるか	根拠が示せない説明は、社内の記録から外す	（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

確認表が埋まらなかったときの見方（8項目）

52項目を渡しても、その場で全部が埋まることはまずありません。大事なのは埋まらなかった欄をどう扱うかです。空欄のまま進めるか、期限を切って回答を待つかを、相手ごとに決めます。

埋まらなかった欄	考えられること	次にやること	回答の期限（記入欄）
ツールの登録の状況が答えられない	担当者が制度の側を把握していない	会社として答えられる人に確認してもらう。事業所側でも事務局の公表内容を見る	（　　　）
サポートの範囲が言葉でしか出てこない	社内で範囲が決まっていない	範囲を書面で受け取ってから、次の打ち合わせに進む	（　　　）
費用の内訳が分けられない	一括の見積しか作っていない	初期の費用と継続してかかる費用に分けて出し直してもらう	（　　　）
介護の用語が通じない	介護分野の経験が浅い	現場の書類の実物を見せて、要望を具体的に伝える	（　　　）
結果が出なかったときの扱いが答えられない	その場面を想定していない	契約の内容にどう書かれるのかを確認する	（　　　）
解約のときの扱いを濁される	手順が整理されていない	記録の持ち出しの方法だけでも先に書面でもらう	（　　　）
説明の根拠を示してもらえない	伝聞で説明している	その説明は社内の記録から外し、事務局にご確認ください	（　　　）
回答が毎回口頭で終わる	書面にする習慣が無い	打ち合わせの後にこちらから要点をメールで送り、相違があれば返信を求める	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

事業所側で先にそろえるもの57項目｜言い切らずに埋める対照表（法人・体制・書類）

相談の席で「うちは対象になりますか」と聞きたくなりますが、その問いに答えを出すのは事務局です。事業所の側でできるのは、公募要領の定めを左に写し、自事業所の状況を右に書き、食い違いを見つけて確認先に持っていくことです。ここでは言い切らない形の対照表と、事業所側で先にそろえておく項目を並べます。空欄のまま打ち合わせに行くと、その日に決まる話が次回送りになります。

言い切らずに突き合わせる対照表（10行・左に定め／右に自事業所）

確かめたいこと	今年度の公募要領の定め（記入欄）	貴事業所の状況（記入欄）	確認先
申請できる事業者の範囲	（　　　）	法人格（　　　）／規模（　　　）	事務局にご確認ください
導入したいツールの登録の状況	（　　　）	製品名（社内の控えに記載）／登録の状況（　　　）	事務局の公表内容でご確認ください
どの枠で進めるか	本文の一覧のうち（　　　）	導入の目的（　　　）	事務局にご確認ください
費用のうち対象となる範囲	（　　　）	見積の内訳（　　　）	事務局にご確認ください
手続きを進める順序	（　　　）	社内で発注をかける手順（　　　）	事務局にご確認ください
提出する書類	公募要領で指定される書類（　　　）	手元にあるもの（　　　）／不足（　　　）	事務局にご確認ください
従業員数の数え方	（　　　）	常勤（　　　）／非常勤（　　　）	事務局にご確認ください
労働・賃金に関する定め	（　　　）	自事業所の状況（　　　）	事務局にご確認ください
他の制度との重なり	（　　　）	申請中・利用中の制度（　　　）	各制度の実施主体にご確認ください
導入の後に続く報告	（　　　）	担当者（　　　）	事務局にご確認ください

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

法人の基礎情報（8項目・どこを見れば分かるか）

そろえるもの	どこを見れば分かるか	手元にあるか（記入欄）	担当・期限（記入欄）
法人の正式な名称	登記の内容・定款	有・無（　　　）	（　　　）
法人の所在地	登記の内容。事業所の住所と違うことがある	有・無（　　　）	（　　　）
代表者の役職	登記の内容。理事長・代表取締役など表記をそろえる	有・無（　　　）	（　　　）
法人の設立の年月日	登記の内容	有・無（　　　）	（　　　）
法人の種類（医療法人・社会福祉法人・株式会社等）	定款・登記の内容	有・無（　　　）	（　　　）
事業の内容の記載	定款の事業目的。介護保険サービスの記載を確認する	有・無（　　　）	（　　　）
法人に付された番号類	公表されている法人の番号。表記の揺れに注意	有・無（　　　）	（　　　）
代表者の連絡先の一本化	社内の名簿。申請と通知の受け取りに使う	有・無（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

従業員数の数え方でつまずく点（9項目）

介護の事業所は、常勤・非常勤・登録ヘルパー・兼務が入り混じります。社内の名簿の数え方と、手続きで求められる数え方は別なので、数える前に定義を写してから数えます。

数え方で迷うところ	介護の事業所で実際に起きること	自事業所の状況（記入欄）	定義の確認先
常勤と非常勤の線引き	常勤換算と実人数が混ざり、名簿の数字がそのまま使えない	常勤（　　　）人／非常勤（　　　）人	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
登録ヘルパーの扱い	稼働が月によって大きく動く	登録（　　　）人	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
複数の事業所を兼務する職員	同じ人を二重に数えてしまう	兼務（　　　）人	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
法人全体か、事業所単位か	複数の事業所を持つ法人で食い違う	数える単位（　　　）	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
役員の扱い	現場に入る役員がいる	役員（　　　）人	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
基準となる日	いつ時点で数えるかで人数が変わる	基準日（　　　）	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
産休・育休・休職中の職員	在籍しているが勤務していない	（　　　）人	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
短期の応援・派遣	名簿に載らないことがある	（　　　）人	今年度の公募要領（記入欄：　　　）
数えた根拠を残しているか	後で聞かれたときに再現できない	控えの保存先（　　　）	社内で決める

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

事業所の指定に関する情報（8項目）

そろえるもの	どこを見れば分かるか	手元にあるか（記入欄）	備考（記入欄）
事業所の名称	指定の通知。通称と正式名称が違うことがある	有・無（　　　）	（　　　）
事業所の番号	指定の通知・請求の控え	有・無（　　　）	（　　　）
提供しているサービスの種別	指定の通知。複数ある場合は全て書き出す	有・無（　　　）	（　　　）
指定の年月日	指定の通知	有・無（　　　）	（　　　）
指定の更新の時期	指定の通知。手続きの時期と重なると忙しくなる	有・無（　　　）	（　　　）
管理者の氏名と就任の時期	社内の記録・体制に関する届出の控え	有・無（　　　）	（　　　）
今回ツールを使う事業所の範囲	社内で決める。複数事業所で使うのかを決めておく	（　　　）	（　　　）
事業所ごとの利用者の数の目安	社内の記録。導入の規模の説明に使う	（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

決算・確定申告に関する書類（7項目）

そろえるもの	用意するときの注意	手元にあるか（記入欄）	担当・期限（記入欄）
直近の決算に関する書類	公募要領で指定される書類（記入欄：　　　）に合わせて用意する	有・無（　　　）	（　　　）
確定申告に関する控え	控えの形式（電子・紙）で扱いが変わることがある	有・無（　　　）	（　　　）
顧問税理士への依頼	取り寄せに日数がかかる。早めに声をかける	依頼済・未（　　　）	（　　　）
決算の時期と手続きの時期の重なり	経理が動けない時期を避けて予定を組む	決算月（　　　）	（　　　）
設立して間もない場合の扱い	直近の決算が無いときにどうするかを確認する	（　　　）	事務局にご確認ください
補助金の入金の会計処理	処理の方法を顧問税理士に先に相談する	相談済・未（　　　）	（　　　）
資産として計上するかどうか	導入するものの内容で扱いが変わる	相談済・未（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

賃金や体制に関する情報の集め方（7項目）

労働・賃金に関する定めが置かれることがありますが、ここで書くのは「自事業所の状況を自分で把握しておく」ところまでです。手続きの代行を前提にした整理はしません。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

把握しておくこと	どこを見れば分かるか	自事業所の状況（記入欄）	相談先（記入欄）
就業に関する規程の最新版がどれか	社内の規程の綴り。改定の履歴を確認する	（　　　）	（　　　）
賃金に関する規程の最新版	社内の規程の綴り	（　　　）	（　　　）
職種ごとの賃金の考え方	社内の賃金の表	（　　　）	（　　　）
直近の見直しの時期	社内の記録	（　　　）	（　　　）
労働時間の管理の方法	勤務の記録。手書きか、システムか	（　　　）	（　　　）
周知の方法	掲示・配布・共有の記録	（　　　）	（　　　）
公募要領で求められる労働・賃金に関する定め	今年度の公募要領（記入欄：　　　）	（　　　）	事務局にご確認ください

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

電子申請の前に、事業所側で詰まりやすいもの（8項目）

詰まりやすいところ	介護の事業所で実際に起きること	対処	担当・期限（記入欄）
受信に使うメールアドレス	代表者個人のものになっていて、他の職員が見られない	法人で管理するアドレスにし、複数人が見られるようにする	（　　　）
迷惑メールの振り分け	通知が迷惑メールに入って気づかない	受信の設定を確認し、届いたら社内で共有する	（　　　）
携帯電話番号の共有	認証の連絡が、休みの職員の携帯に届く	受け取れる体制を決めておく	（　　　）
使う端末	現場の共有端末で操作し、途中で消える	事務所の端末で行い、作業の途中で保存する	（　　　）
入力に必要な情報の下書き	その場で調べながら入力し、時間が足りなくなる	本記事の確認表を先に埋め、写すだけにする	（　　　）
書類の写しの取り方	写真が傾いて読めない、影が入る	読み取りの方法を決め、提出前に見返す	（　　　）
控えの保存	提出後、何を出したか誰も分からない	提出の直後に控えを保存し、保存先を共有する	（　　　）
期限の直前に集中する	現場が忙しい時期と重なる	逆算して、事業所側の作業を先に終える	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

順序を社内で守る仕組み｜発注の止め方・決裁・記録（悪い例と良い例32組つき）

相談でいちばん多い事故は、手続きが終わる前に発注が出てしまうことです。悪意ではなく、現場が「入れると決まった」と受け取って動いてしまうために起きます。順序そのものは今年度の公募要領に定められていますので、ここではその定めを社内でどう守るか——誰が発注をかけられるのか、どこで止めるのか、何を記録に残すのか——だけを扱います。定めの内容は事務局にご確認ください。

発注が先に出てしまう経路10（どこで止めるか・止める人）

発注が出てしまう経路	どこで止めるか	止める人	社内の取り決め（記入欄）
打ち合わせの場で「ではお願いします」と言ってしまう	打ち合わせの終わりに、次にやることを口頭で確認する	同席した管理者	（　　　）
見積の書面に押印して返してしまう	押印の前に、書面の表題と内容を確認する	事務担当	（　　　）
申込みの用紙をその場で書いてしまう	書面を持ち帰る運用にする	同席した管理者	（　　　）
体験の延長で、そのまま使い始めてしまう	体験の終了日を決め、社内に共有する	主担当	（　　　）
現場が「導入決定」と受け取って準備を始める	現場への案内は、通知の写しを共有してから出す	主担当	（　　　）
経理が請求の書面を見て支払ってしまう	支払の前に、手続きの段階を確認する経路を作る	経理担当	（　　　）
複数の事業所のうち1つが先に動く	事業所ごとの担当に、順序を書面で共有する	法人の主担当	（　　　）
年度末の予算消化のつもりで先に契約する	予算の締めと、この手続きの日程を分けて管理する	決裁者	（　　　）
担当者が休みの間に別の職員が進める	副担当を決め、権限の範囲を書いておく	決裁者	（　　　）
口座振替やカード払いが自動で始まる	支払の開始の時期を、契約の前に確認する	経理担当	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

稟議・決裁のときに確認すること（10項目・記入欄つき）

確認すること	確認しないと起きること	記入欄
稟議の書面に、発注の時期の条件が書かれているか	決裁が下りた時点で発注が出る	条件の文言（　　　）
決裁の効力が、いつから発生するのか	決裁と発注が同じ意味に受け取られる	（　　　）
発注をかける権限が誰にあるのか	権限のない職員が発注する	役職・氏名（　　　）
費用の内訳が項目ごとに分かれているか	後で報告の準備ができない	（　　　）
次年度以降にかかる費用を見込んでいるか	翌年度の予算で慌てる	（　　　）
結果が出なかった場合の扱いを書いているか	そのまま契約だけが進む	（　　　）
導入の後の運用の担当を書いているか	入れたが使われない状態になる	担当（　　　）
関係する職員に共有する範囲	現場が先走る、または知らされない	（　　　）
稟議の控えの保存先	後から順序を説明できない	保存先（　　　）
会計処理の相談を済ませたか	入金の処理で止まる	相談日（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

見積を取る段階で残す記録（8項目）

残す記録	なぜ残すのか	記入欄
見積を依頼した日と、依頼した相手	順序を後から説明できるようにする	日付（　　　）／相手（　　　）
依頼の文面に「発注ではない」と書いた記録	相手側の受け取り方の食い違いを防ぐ	控え（　　　）
見積の内訳の区分	費用の扱いは公募要領の定めによる	区分（　　　）
相見積を取った場合の相手と日付	要領で必要な社数を確認したうえで残す	（　　　）
見積の有効な期間	手続きの間に期限が切れる	（　　　）
初年度と次年度以降の費用の分け方	継続の費用を見落とさない	（　　　）
見積に含まれない作業	後から追加の費用になりやすい	（　　　）
受け取った見積の保存先	報告の準備で探し回らない	保存先（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

稟議・決裁の書き方（悪い例と良い例12組）

左の列は書いてはいけない例として引用しています。右の列はそのまま社内の書面に写せる文にしてあります。

場面	悪い例（引用・このまま残さない）	良い例（そのまま使える文）
導入の目的	「業務効率化のため、記録システムを導入したい。」	訪問記録の作成が訪問後の事務所帰着後に集中し、記録の完成が翌日にずれる日がある。訪問先で記録を完成させ、当日中に管理者が確認できる状態にすることを目的とする。
発注の時期	「補助金が出る見込みのため、先に発注する。」	本件は、交付決定の通知を受けた後に発注する。通知を受けるまで、契約・発注・支払を行わないことを条件として決裁する。
費用の説明	「補助が出るので実質の負担はほとんど無い。」	費用の内訳は見積のとおり。補助の対象となる範囲は今年度の公募要領で確認し、対象外となる部分は法人の負担として計上する。
結果の見通し	「たぶん通ると言われているので進めたい。」	結果は事務局の審査による。結果が出なかった場合は、本件の契約を締結せず、次の公募回に向けて資料を保管する。
対象の判断	「うちの事業所は対象なので問題ない。」	申請できる事業者の範囲は今年度の公募要領で確認し、自法人の状況を対照表に記載した。判断は事務局に確認する。
製品の選定	「担当者の勧めで、この製品にする。」	候補を複数比較し、記録・請求のつながり、現場での操作、導入後の対応の3点で評価した。比較の表を添付する。
体制	「導入後は現場で対応する。」	導入の後の運用の担当を主担当・副担当の2名とし、操作の説明は導入から1か月の間に全職員へ行う。
次年度以降	「継続の費用は後で考える。」	次年度以降に発生する費用を見積の該当欄から抜き出し、来年度の予算案に計上する。
他制度との関係	「他の補助も一緒に使えばよい。」	現在申請中・利用中の制度を一覧にし、同一の費用が重ならないかを各制度の実施主体に確認する。
期限	「締切はまだ先なので余裕がある。」	事務局が公表する日程を確認し、事業所側で用意する書類の期限を逆算して担当ごとに割り当てた。
記録の保存	「書類は担当者が持っている。」	本件に関する書面は、法人の共有の場所に「制度名・年度・事業所名」の順で保存し、保存先を関係者に共有する。
効果の確認	「効果は導入すれば分かる。」	導入の前に、記録1件あたりの作成時間を数人・数日分測って記録する。導入の後、同じ条件で測り直して比較する。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

社内の打ち合わせ記録の書き方（悪い例と良い例10組）

場面	悪い例（引用・このまま残さない）	良い例（そのまま使える文）
打ち合わせの結論	「前向きに進めることで合意。」	次にやること2件を確認した。事業所側は法人と事業所の情報を今週中にそろえる。支援事業者側は費用の内訳を分けた見積を今週中に出す。
担当の記載	「担当者が対応する。」	主担当は管理者、副担当は事務職員とし、支援事業者への連絡は主担当が行う。主担当が不在の日は副担当が受ける。
期限の記載	「なるべく早く。」	事業所側の書類は今月の第3週までにそろえる。そろわない書類があれば、その時点で管理者に報告する。
説明の根拠	「担当者がそう言っていた。」	支援事業者から受けた説明は、根拠の所在を確認したうえでメールで送ってもらい、控えを保存した。
費用の記載	「思ったより安く入れられそう。」	費用は見積のとおり。初年度と次年度以降を分けて記載し、対象の範囲は公募要領で確認する。
現場への共有	「導入が決まったので現場に伝える。」	現場への案内は、通知の写しを受け取ってから出す。それまでは、検討中である旨のみを管理者会議で共有する。
体験の扱い	「試用をそのまま続ける。」	体験の期間は今月末までとし、終了日に継続の可否を判断する。判断の内容を記録に残す。
宿題の管理	「次回までに確認しておく。」	次回までの宿題を3件に絞り、それぞれ担当と期限を記載した。次回の冒頭でこの3件から確認する。
懸念の記載	「特に問題なし。」	夜勤帯の通信が不安定な点について、現場から懸念が出た。支援事業者に確認し、回答を次回の記録に残す。
記録の保存	「議事録は後でまとめる。」	打ち合わせの当日中に記録を作成し、共有の場所に保存して出席者に共有する。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

支援事業者へのやりとりの書き方（悪い例と良い例10組）

場面	悪い例（引用・このまま送らない）	良い例（そのまま送れる文）
見積の依頼	「見積をお願いします。進めてください。」	見積の作成をお願いします。本依頼は発注ではありません。費用は初期の費用と継続してかかる費用に分けてご記載ください。
順序の確認	「いつから使えますか。」	契約・発注・導入の順序について、今年度の公募要領で定められた内容をお示しください。当方は交付決定の通知を受けてから発注いたします。
登録の確認	「補助は使えますよね。」	導入を検討している製品について、登録の状況と、事務局のどの公表内容で確認できるかをお教えください。
サポートの範囲	「全部お任せします。」	手続きのうち、貴社で行う部分と当方で行う部分を一覧にしてお送りください。費用が発生する作業があれば併せてご記載ください。
説明の根拠	「大丈夫と聞いたので進めます。」	ご説明の内容について、公募要領のどの記載にもとづくものかをお示しください。当方で控えを保存いたします。
日程の確認	「締切に間に合いますか。」	当方で用意する書類と、その提出の期限を一覧でお示しください。逆算して社内の担当と期限を割り当てます。
解約の確認	「合わなければやめられますよね。」	解約を申し出る場合の手順と、必要な期間、これまで入力した記録の持ち出しの方法をご教示ください。
担当者の交代	「担当が替わったので、また最初から説明してください。」	担当者が交代される場合は、事前にご連絡ください。これまでの経緯は当方でも台帳に残しております。
不採択のときの相談	「通らなかったのでこの話は無しで。」	今回は結果が出ませんでした。次の公募回に向けて、今回の資料のうち使えるものと、作り直しが必要なものをご教示ください。
導入後の連絡	「困ったら連絡します。」	導入から1か月・3か月の時点で、状況の確認の場を設定してください。日程は事前に調整いたします。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

相手別に、順序を伝える一文（9場面・そのまま使える）

順序は、社内のそれぞれの立場に一文で渡すと守られます。長い説明は読まれません。

伝える相手	そのまま使える一文	伝えた日（記入欄）
現場の職員	現在、記録のソフトの導入を検討しています。使い始める日が決まったら管理者から案内しますので、それまでは今までどおりの手順でお願いします。	（　　　）
事務職員	この件の書面は、押印や返送の前に管理者へ回してください。見積の依頼は発注ではありませんので、その旨を文面に残します。	（　　　）
経理担当	この件の請求書が届いたら、支払の前に管理者へ確認してください。支払の時期は、社内で決めた順序に沿って判断します。	（　　　）
他の事業所の管理者	法人として同じ順序で進めます。各事業所で個別に契約や発注を行わないでください。窓口は法人の主担当に一本化します。	（　　　）
決裁者	本件は、通知を受けた後に発注する条件で決裁をお願いします。通知の前に契約・発注・支払は行いません。	（　　　）
支援事業者	当方は、社内の決裁と通知の確認を経てから発注いたします。先行して作業を開始される場合は、事前にご連絡ください。	（　　　）
主担当が不在のときの副担当	この件の連絡が入った場合は、内容を控えて主担当へ回してください。その場で回答や承諾はしないでください。	（　　　）
新しく入った職員	この件は現在手続きの途中です。使い方の説明は導入の日程が決まってから行いますので、それまでは操作しないでください。	（　　　）
法人の役員会	本件の進み具合を月1回報告します。順序と担当は資料のとおりで、費用の内訳と次年度以降の負担も併せて記載しています。	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

導入した後に続くこと｜残す書類・利用状況・引き継ぎ・取り下げの型（56行）

この制度は、導入して支払いを終えたら終わり、ではありません。導入の後にも事業所側で続く作業があり、その内容や期間は年度によって変わります。何年続くのか、何を出すのかは今年度の公募要領と事務局の公表内容で確認するものとして、ここでは「続くことがある前提で、社内に何を残しておくか」を整理します。ここを導入の前に決めておくと、後から資料を探し回らずに済みます。

導入の後に続く作業（8項目・いつまで続くかは記入欄）

続くこと	事業所が用意することになるもの	いつまで続くか（記入欄）	担当（記入欄）
実績に関する報告	契約書・請求書・領収書・納品書など、支払いを示す書面	今年度の公募要領（　　　）	（　　　）
導入の後の状況に関する報告	ツールの利用の状況、業務の変化に関する記録	今年度の公募要領（　　　）	（　　　）
報告が複数年にわたる場合の対応	年度をまたいで同じ担当が追えるようにする台帳	今年度の公募要領（　　　）	（　　　）
問い合わせへの対応	提出した内容の控え、社内の記録	（　　　）	（　　　）
ツールの継続の費用の支払	支払の記録、次年度の予算への計上	（　　　）	（　　　）
職員への教育	操作の手順、入職時に渡す資料	（　　　）	（　　　）
運用の見直し	使われていない機能、二重に残っている手作業の洗い出し	（　　　）	（　　　）
制度の改定への対応	製品側の対応の内容、社内の手順の更新	（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

残す書類の一覧14（保管の場所と担当の記入欄つき）

提出のときに使った書面だけでなく、順序を後から説明できる記録を一緒に残します。1つの場所にまとめ、担当が替わっても開ける状態にしておきます。

残す書類	いつ発生するか	保管の場所（記入欄）	担当（記入欄）
今年度の公募要領の写し（読んだ版が分かるもの）	検討の初め	（　　　）	（　　　）
支援事業者から受けた説明の書面・メール	相談の段階	（　　　）	（　　　）
本記事の確認表（埋めたもの）	相談の段階	（　　　）	（　　　）
見積（内訳を分けたもの）	見積の段階	（　　　）	（　　　）
相見積を取った場合の書面	見積の段階	（　　　）	（　　　）
稟議・決裁の書面	社内の決裁	（　　　）	（　　　）
提出した内容の控え	提出の直後	（　　　）	（　　　）
受付や通知に関する書面	提出の後	（　　　）	（　　　）
契約書	契約の段階	（　　　）	（　　　）
請求書	支払の段階	（　　　）	（　　　）
領収書	支払の段階	（　　　）	（　　　）
納品書	導入の段階	（　　　）	（　　　）
導入した画面や設定が分かる資料	導入の段階	（　　　）	（　　　）
導入の前後で測った業務の記録	導入の前と後	（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

ツールが実際に使われているかを残す（8項目）

報告の場面でも、社内の振り返りでも、効いてくるのは使われているかどうかの記録です。感想ではなく、数えられる形で残します。

残すこと	数え方の例	直近の値（記入欄）	次に測る時期（記入欄）
使っている職員の広がり	在籍する職員のうち、月に1回以上入力した人数	（　　　）人／（　　　）人中	（　　　）
記録が入る場所の変化	訪問先で入力された記録の件数と、事務所で入力された件数	訪問先（　　　）件／事務所（　　　）件	（　　　）
記録が完成する時間帯	当日中に完成した記録の件数	（　　　）件	（　　　）
紙が残っている場面	まだ紙で運用している帳票の種類の数	（　　　）種類	（　　　）
転記の回数	記録から請求までの間で、人が写している回数	（　　　）回	（　　　）
使われていない機能	導入したが3か月間使われていない機能の数	（　　　）	（　　　）
問い合わせの内容	支援事業者に聞いた件数と、その中身の分類	（　　　）件	（　　　）
職員からの声	導入の前と同じ設問での聞き取り	（　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

解約・乗り換えをするときに確認すること（8項目）

確認すること	先に確認しないと起きること	確認先	結果（記入欄）
解約と補助との関係	後から扱いが分からず、社内で判断できない	事務局にご確認ください	（　　　）
解約の申し出の手順と必要な期間	希望する月に止められない	契約の内容・支援事業者	（　　　）
記録の持ち出しの方法と形式	過去の記録が取り出せない	支援事業者	（　　　）
持ち出しにかかる日数と費用	解約の直前に判明して動けない	支援事業者	（　　　）
保存の義務がある書類との関係	必要な記録が手元から消える	社内で確認、保険者にも確認する	（　　　）
解約の後のデータの保持の期間	いつ消えるか分からないまま放置する	支援事業者	（　　　）
次のツールへの移し方	二重運用の期間が長引く	移す先の支援事業者	（　　　）
解約の判断をした記録	後から理由を説明できない	社内の記録	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

担当者が替わるときの引き継ぎ（8項目・そのまま引き継ぎ書に使える）

引き継ぐこと	引き継がないと起きること	引き継ぎの記入欄
この制度で今どの段階にいるか	後任が最初から調べ直す	段階（　　　）／日付（　　　）
提出した内容と控えの場所	問い合わせに答えられない	保存先（　　　）
導入の後に続く作業と、その時期	報告の時期を逃す	（　　　）
支援事業者の窓口と連絡の方法	連絡先が分からず止まる	会社名・部署（　　　）
事務局への問い合わせの履歴	同じことを聞き直す	（　　　）
費用の支払の状況と次の支払	支払を落とす	（　　　）
社内で決めた順序の取り決め	順序の事故が再び起きる	（　　　）
導入の前後で測った記録の保存先	効果を振り返れない	保存先（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

結果が出なかったとき・取り下げるときの型（10項目）

結果が出なかった年に何もせずに終えると、次の年もまた同じところからやり直しになります。次に効くのは、そのときに残した記録だけです。

やること	なぜやるのか	残す形	担当・期限（記入欄）
結果の通知の内容を保存する	次に出すときの起点になる	通知の写し	（　　　）
提出した内容を読み返す	自社の言葉で書けていたかを見る	控えに書き込みを入れたもの	（　　　）
事業所側で間に合わなかった書類を挙げる	次は先にそろえられる	不足の一覧	（　　　）
支援事業者に、次に向けた助言を求める	使い回せる資料と作り直す資料が分かる	受け取ったメールの控え	（　　　）
社内で振り返りの場を持つ	担当1人の記憶に残して終わらせない	打ち合わせの記録	（　　　）
導入そのものを続けるかを決める	補助と導入は別の判断	決裁の書面	（　　　）
取り下げる場合の手順を確認する	どの時点まで戻せるかを知る	事務局にご確認ください	（　　　）
取り下げた事実と理由を残す	後任に経緯が伝わる	社内の台帳	（　　　）
次の公募回の日程を確認する	準備の期間を逆算する	事務局が公表する日程（記入欄：　　　）	（　　　）
今年度そろえた書類を1か所にまとめる	次のときに探さずに済む	保管の場所（記入欄：　　　）	（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

本記事の追記部分は、制度の内容そのものではなく、事業者登録とツールの登録という仕組みの中で、事業所側が何を用意し、どこで止め、何を残すかに絞って書いています。補助率・上限・期限・枠の構成は年度と公募回で変わりますので、記入欄は今年度の公募要領と事務局の公表内容で埋めてください。判断が分かれる部分は事務局にご確認ください。