介護事業所の運営・経営ガイド｜指定基準・実地指導・人材まで押さえる基本

介護事業所の安定した運営には、指定基準の遵守・必要書類の整備・実地指導への備え・人材の確保と定着など、押さえるべき要素が数多くあります。本記事では、事業所運営の全体像と、各テーマの詳しい解説記事への入り口をまとめます。

事業所運営で押さえるべき柱

実地指導（運営指導）に備える

運営の適正さは、定期的な実地指導（運営指導）や集団指導で確認されます。日頃から記録・書類を整えておくことが、指導をスムーズに乗り切る最大の備えです。

運営を支えるのは「記録と書類」

指定基準の遵守も、加算の算定も、実地指導の対応も、最終的には必要な記録・書類が整っているかに行き着きます。記録・書類のデジタル化は、運営の質と効率を同時に高めます。

本記事は概要をわかりやすく解説するものです。指定基準・運営基準は自治体（指定権者）の条例や最新の通知で異なる場合があります。最新・正確な要件は必ず一次情報でご確認ください。

介護事業所の運営で押さえるポイント

介護事業所の運営では、指定基準の順守、記録の整備、人材の確保・定着が柱になります。

指定基準の順守――人員・設備・運営基準を満たす
記録と根拠――日々の記録と加算の根拠を整える
実地指導への備え――書類と運営を適正に保つ
人材の確保・定着――働きやすい職場づくり

運営で押さえる5つの領域

領域	内容	見落とすと
指定基準	人員・設備・運営の3基準を満たし続ける	減算、返還、指定の取消
報酬請求	加算の要件を満たし、記録で示せる	返還、加算の取消
労務	就業規則、36協定、労働時間、有給	是正勧告、離職
体制整備	BCP、虐待防止、身体拘束、感染症、事故防止	減算
個人情報	取り扱い方針、同意、委託先の管理	信頼の喪失、行政指導

年間でやること

時期	やること
4月	報酬改定への対応、処遇改善計画書の準備、年間研修計画の作成
随時	変更届（10日以内）、加算の体制届（前月まで）
年1回	集団指導への出席、介護サービス情報の公表、健康診断、自主点検
年数回	各種委員会の開催、研修の実施、BCP訓練
毎月	常勤換算の確認、請求と返戻の確認、労働時間の集計
6年ごと	指定の更新

経営として見る数字

稼働率——定員に対する利用実績
人件費率
加算の取得状況——取れていない加算がないか
返戻率——請求の精度
離職率
時間外労働——職員別の分散
新規依頼件数と、断った件数

まず整えること

減算の対象になる体制を潰す——BCP、虐待防止、身体拘束
記録が要件を示せる形になっているか確認する
重要事項説明書と運営規程を最新にする
就業規則を実態に合わせる
毎月の数字を見る時間を確保する

管理者が押さえる法令と、その所管

分野	根拠	所管
指定基準	介護保険法、基準省令、条例	都道府県・市区町村
報酬	告示、解釈通知、Q&A	厚生労働省・保険者
労務	労働基準法、労働安全衛生法	労働基準監督署
個人情報	個人情報保護法、ガイダンス	個人情報保護委員会
虐待防止	高齢者虐待防止法	市区町村
消防	消防法	消防署

相談できる先を持っておく

指定権者の担当課——基準や運用の解釈
国保連——請求の実務
社会保険労務士——労務、処遇改善
税理士——会計、資金繰り
地域包括支援センター——地域の情報
職能団体・事業者団体——他事業所の運用

実務で迷いやすいところ

よくある疑問	考え方
管理者は資格が必要か	サービス種別によります。訪問看護は保健師または看護師です
複数のサービスを兼務できるか	条件があります。指定権者にご確認ください
運営規程はどこまで細かく書くか	基準で定められた事項を網羅します。変更のたびに届け出ることが定められています
何から手をつければよいか	減算の対象になる体制整備が最優先です
小規模でも全部やるのか	規模にかかわらず求められる項目があります

開設から軌道に乗るまで

時期	課題	見るところ
開設〜3か月	利用者がいない、入金がない	運転資金、紹介元の開拓
3〜6か月	人が足りない／多すぎる	稼働率、人件費率
6か月〜1年	業務が回らない	記録・請求の仕組み、職員の負担
1〜2年	加算の算定要件を満たせていない	体制要件の整備、届出
2年〜	人が辞める	離職率、時間外労働、評価の透明性

やめどきの判断

資金が3か月分を切ったとき
稼働率が半年以上、損益分岐を下回っているとき
人員基準を満たせない状態が続くとき
管理者が疲弊し、判断ができなくなっているとき
早めの相談が選択肢を残します。追い込まれてからでは、譲渡も休止も難しくなります

事業所を続けるために、月に一度は見る

項目	見るところ
稼働率	定員・目標に対する実績。3か月の推移で見ます
人件費率	収入に対する人件費。業種の水準と比べます
加算の取得状況	取れていない加算がないか。要件との差を確認します
返戻	件数と理由。同じ理由が続いていないか
時間外労働	職員別。偏りが離職につながります
離職と採用	入退職の数と、その理由
資金	手元の現預金が何か月分あるか

月に一度、30分でも数字を見る時間を確保することが、最も効く運営の習慣です。

経営者が孤立しないために

同業の経営者と話す場を持つ（事業者団体、地域の連絡会）
専門家に相談する先を決めておく（社労士、税理士、指定権者の担当課）
数字を共有できる相手を持つ
判断を1人で抱え込まない
休む時間を確保する——管理者の消耗は事業所全体に波及します

管理者の1年｜どの分野の作業がいつ重なるか（12か月・記入欄つき）

分野ごとの年間カレンダーは、それぞれの分野の記事が持っています。この記事が持つのは、その一段上の地図です。どの分野の作業が、どの月に重なるか。管理者が消耗するのは作業の量そのものよりも、別々の分野の締めが同じ月に折り重なるからです。重なりが見えていれば、前倒しできるものを先に片づけられます。

時期は保険者（指定権者）、法人の会計期間、サービス種別によって動きます。ここでは日付を断定せず、貴事業所の実施時期を書き込む欄を置きました。印刷して壁に貼り、埋めながら使ってください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

12か月の重なり表（何が動く／誰が動く／何が残る）

月	重なりやすい分野	その月に動く人	終わったときに残る記録	貴事業所の実施時期（記入欄）
4月	制度・報酬の切り替え／人事の入れ替わり／年間の教育計画	管理者、法人本部、各サービスの責任者	年間研修計画、体制に関する届出の控え、職員名簿の更新版	（記入欄）
5月	会計（決算）／請求の繁忙明けの後始末	管理者、経理、税理士	決算に用いた資料、前年度の実績集計、返戻の処理結果	（記入欄）
6月	労務の年次手続き／健康診断の計画／賞与に関する事務	管理者、法人本部、社会保険労務士	実施したことの記録（手続きの内容は社会保険労務士等にご確認ください）	（記入欄）
7月	委員会の上半期1巡目／訓練の準備／実習の受け入れ	各委員会の担当者、教育担当	議事録、出席者名簿、訓練の計画	（記入欄）
8月	情報公表への対応／自己点検（時期は指定権者により異なります）	管理者、事務	入力内容の控え、点検表と直したことの記録	（記入欄）
9月	上半期の締め／人員配置の見直し／中途採用の動き	管理者、法人本部	勤務形態一覧表、常勤換算の計算過程、配置の変更履歴	（記入欄）
10月	教育（下半期）／新任の受け入れ／委員会の2巡目	教育担当、各委員会の担当者	研修の実施記録、参加者名簿、使用資料	（記入欄）
11月	次年度の採用計画／予算の下ごしらえ／来期の事業計画	管理者、法人本部	採用計画、予算の草案、事業計画の下書き	（記入欄）
12月	年末年始の勤務体制／感染症の流行期／訓練の実施	全職員	体制表、訓練の記録、周知した文書の控え	（記入欄）
1月	年始の請求／稼働の波／問い合わせと苦情が増えやすい時期	事務、相談担当、管理者	苦情受付簿、対応の経過記録、請求の送信控え	（記入欄）
2月	次年度に向けた書類の点検着手／人事の内示／契約更新の準備	管理者、法人本部	点検表、改定前後の対照、更新対象の一覧	（記入欄）
3月	年度末の総括／人事異動と引き継ぎ／契約の更新	全職員	総括の記録、引き継ぎ書、契約書の控え、掲示物の差し替え記録	（記入欄）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

重なりの型｜山が来る6つの時期と、前倒しできるもの

1年のうち、負荷は均等には来ません。集中するのは次の6つで、そのうち後ろへずらしにくいものは限られています。ずらせるものを先に動かすのが、管理者の1年の設計です。

山の名前	何と何が重なるか	先に動かせるもの	後ろへずらしにくいもの	貴事業所での前倒し（記入欄）
年度の入れ替わり（3〜4月）	人事異動、引き継ぎ、制度の切り替え、年間計画の作成、契約の更新	年間研修計画の作成、引き継ぎ表の準備、契約更新の対象一覧づくり	異動日そのもの、制度の切り替え日	（記入欄）
決算と請求の同居（5月）	決算資料の準備、前年度実績の集計、通常の月次請求	前年度実績の集計（3月中に途中まで作れます）	月次請求の締め	（記入欄）
労務の年次手続き期（6月前後）	労務の年次手続き、健康診断の段取り、賞与の事務	健康診断の日程確保、対象者の名簿づくり	手続きの期限（社会保険労務士等にご確認ください）	（記入欄）
上半期の締め（9月）	会議・研修の消化状況の確認、人員配置の見直し、下半期の計画	会議・研修の日程を4月に先に押さえておくこと	上半期という区切りそのもの	（記入欄）
流行期と年末年始（12〜1月）	体制の組み替え、訓練、感染症への対応、年始の請求	体制表の作成、訓練の題材と資料の準備	年末年始の日並び、請求の締め	（記入欄）
毎月5〜10日（通年）	請求、実績確定、返戻の処理、その月の会議日程の調整	会議・面談・来客の日程（この期間から外せます）	請求の期限	（記入欄）

ひと月の中の順番｜前の工程が崩れると、どこが止まるか

年の重なりが見えたら、次はひと月の中の順番です。各工程は独立していません。前の工程が遅れると、後ろの工程はその分だけ後ろへ動きます。担当欄を埋めて、どこで滞っているのかが見える形にしてください。

時期のめやす	やること	担当（記入欄）	前の工程	ここが崩れると止まるもの
前月の下旬まで	翌月の勤務予定を確定する	（記入欄）	職員の希望と行事の確認	人員配置の確認、実績の突き合わせ
月初1〜3日	前月の記録の抜けを洗い出す	（記入欄）	日々の記録	実績の確定、算定の根拠づくり
3〜5日	実績を確定する	（記入欄）	記録の抜けの解消	請求そのもの
5〜10日	請求を行う	（記入欄）	実績の確定	入金の時期、資金の見通し
10日前後	返戻・過誤の見込みを確認する	（記入欄）	請求の送信	翌月の処理量、収支の読み
中旬	事故・ヒヤリハットを集計する	（記入欄）	報告の提出	委員会の議題、再発防止の検討
中旬	苦情の受付状況を整理する	（記入欄）	受付簿への記入	委員会の議題、ご家族への説明
下旬	会議・研修の日程を確定する	（記入欄）	集計と議題の整理	年間計画の進み具合
下旬	人員配置を確認する（勤務形態一覧表）	（記入欄）	勤務実績	翌月の勤務予定、採用の判断
月末	翌月の重なりを12か月表で見る	（記入欄）	上記すべて	翌月の前倒し

管理者が見る帳票の地図｜10分野・68項目（置き場と最終更新の記入欄つき）

様式ごとの書き方を説明した記事は、世の中にたくさんあります。足りていないのは、管理者から見て「何が、どこにあるか」の地図です。書類の中身ではなく、書類の所在と持ち主を1枚にしたものです。

この地図は、3つの場面でそのまま働きます。①管理者が交代するとき（渡す対象がここに全部載っています）。②誰かが「あの書類はどこ」と聞いたとき。③何かを直したとき（最終更新の欄が古いままの行が、放置されている場所です）。書き方や記載事項は各分野の記事に譲り、ここでは持つもの・作る人・置き場・最終更新の4点だけを扱います。

地図の列に、何を書くか

列	何を書くか	書けないときに疑うこと
何を持つか	書類・記録の名前。法人内で通じる呼び名で書く	呼び名が人によって違うと、探せない書類になります
主に作る人	役職名で書く。個人名だけで書かない	個人名しか書けない場合、その人が抜けたら誰も作れません
どこに置くか	紙は部屋・書棚・段・ファイル名まで。電子はフォルダ名まで	「事務室」までしか書けないものは、実際には探せていません
最終更新	年月。改定した日でも、点検して変更なしと確認した日でもよい	2年以上動いていない行は、使われていないか、忘れられています
紙と電子の両方がある行	どちらが正本かを1つ決めて書く	正本が決まっていないと、古い方を配ってしまいます

地図①｜人員・設備・運営（20項目）

分野	何を持つか	主に作る人	どこに置くか（記入欄）	最終更新（記入欄）
人員	職員名簿（氏名・職種・資格・入職年月）	管理者または事務	（記入欄）	（記入欄）
人員	資格を証する書面の写し	事務	（記入欄）	（記入欄）
人員	勤務形態一覧表（月ごと）	管理者	（記入欄）	（記入欄）
人員	勤務の予定と実績を突き合わせたもの	管理者または事務	（記入欄）	（記入欄）
人員	常勤換算の計算過程を残したもの	管理者	（記入欄）	（記入欄）
人員	兼務している人と、その組み合わせの一覧	管理者	（記入欄）	（記入欄）
人員	採用・退職の履歴（人数と時期）	法人本部または管理者	（記入欄）	（記入欄）
設備	平面図と、現況がわかる写真	管理者	（記入欄）	（記入欄）
設備	建物の使用権原がわかる書面（賃貸借契約書など）	法人本部	（記入欄）	（記入欄）
設備	消防関係の書類一式と、提出した控え	管理者	（記入欄）	（記入欄）
設備	設備・備品の台帳	事務	（記入欄）	（記入欄）
設備	車両の管理簿（点検・保険・使用の記録）	事務	（記入欄）	（記入欄）
設備	鍵と入退室の管理についての決めごと	管理者	（記入欄）	（記入欄）
運営	運営規程（最新版と、改定の履歴）	管理者、法人本部	（記入欄）	（記入欄）
運営	重要事項説明書（最新版）	管理者	（記入欄）	（記入欄）
運営	契約書のひな形と、締結済みの控え	相談担当、事務	（記入欄）	（記入欄）
運営	同意書の控え（サービス利用、個人情報、写真の使用など）	相談担当	（記入欄）	（記入欄）
運営	掲示している内容と、掲示場所の一覧	管理者	（記入欄）	（記入欄）
運営	指定申請・変更届の控え（受付印のあるもの）	法人本部、管理者	（記入欄）	（記入欄）
運営	指定の有効期間がわかるもの	法人本部	（記入欄）	（記入欄）

地図②｜記録・計画（15項目）

分野	何を持つか	主に作る人	どこに置くか（記入欄）	最終更新（記入欄）
記録	利用者ごとのファイルの構成を決めたもの（つづり順）	管理者	（記入欄）	（記入欄）
記録	サービス提供の記録	現場職員	（記入欄）	（記入欄）
記録	予定と実施記録を突き合わせたもの	事務または管理者	（記入欄）	（記入欄）
記録	経過記録・申し送りの記録	現場職員	（記入欄）	（記入欄）
記録	バイタル・観察の記録	看護職員、現場職員	（記入欄）	（記入欄）
記録	日々の実績（訪問・通所などの回数と時間）	現場職員、事務	（記入欄）	（記入欄）
記録	記録の保存年限についての決めごと	管理者、法人本部	（記入欄）	（記入欄）
記録	電子データの保存先とバックアップの決めごと	管理者	（記入欄）	（記入欄）
計画	アセスメントの記録	計画作成の担当者	（記入欄）	（記入欄）
計画	各種計画書（サービス種別ごと）	計画作成の担当者	（記入欄）	（記入欄）
計画	モニタリング・評価の記録	計画作成の担当者	（記入欄）	（記入欄）
計画	会議の記録（担当者会議など）	計画作成の担当者	（記入欄）	（記入欄）
計画	医師の指示に関する書面（該当する種別のみ）	看護職員、事務	（記入欄）	（記入欄）
計画	計画について同意を得たことがわかる記録	計画作成の担当者	（記入欄）	（記入欄）
計画	計画の見直し時期を一覧にしたもの	管理者	（記入欄）	（記入欄）

地図③｜会議・委員会／研修／安全（20項目）

分野	何を持つか	主に作る人	どこに置くか（記入欄）	最終更新（記入欄）
会議・委員会	会議体の一覧（名称・頻度・出席者の範囲）	管理者	（記入欄）	（記入欄）
会議・委員会	年間の開催予定表	管理者	（記入欄）	（記入欄）
会議・委員会	議事録の綴り	各委員会の記録担当	（記入欄）	（記入欄）
会議・委員会	出席者名簿と、欠席者へ周知した記録	各委員会の記録担当	（記入欄）	（記入欄）
会議・委員会	決めたことの持ち帰り先（誰が実施するか）の一覧	管理者	（記入欄）	（記入欄）
会議・委員会	前回までの決定事項の実施状況	各委員会の担当者	（記入欄）	（記入欄）
研修	年間研修計画	教育担当、管理者	（記入欄）	（記入欄）
研修	実施記録（日時・内容・講師）	教育担当	（記入欄）	（記入欄）
研修	参加者名簿	教育担当	（記入欄）	（記入欄）
研修	使用した資料の保管	教育担当	（記入欄）	（記入欄）
研修	未受講者へのフォローの記録	教育担当	（記入欄）	（記入欄）
研修	新任の受け入れ手順（誰が何日目に何を教えるか）	教育担当、管理者	（記入欄）	（記入欄）
安全	事故の記録	現場職員、管理者	（記入欄）	（記入欄）
安全	ヒヤリハットの記録	現場職員	（記入欄）	（記入欄）
安全	集計と分析の記録	担当委員会	（記入欄）	（記入欄）
安全	再発防止として決めたことと、その実施状況	担当委員会、管理者	（記入欄）	（記入欄）
安全	苦情の受付簿と対応の経過	相談担当、管理者	（記入欄）	（記入欄）
安全	感染症・食中毒に関する記録	看護職員、管理者	（記入欄）	（記入欄）
安全	業務継続計画の本体と、点検した記録	管理者	（記入欄）	（記入欄）
安全	訓練の記録（実施日・参加者・気づき）	管理者、教育担当	（記入欄）	（記入欄）

地図④｜請求・労務（13項目）

労務の行は、何を持っているかの所在だけを書いています。中身の作り方・記載事項・手続きは社会保険労務士等にご確認ください。

分野	何を持つか	主に作る人	どこに置くか（記入欄）	最終更新（記入欄）
請求	請求データと、送信したことがわかる控え	事務	（記入欄）	（記入欄）
請求	返戻・過誤の一覧と、処理した記録	事務、管理者	（記入欄）	（記入欄）
請求	体制に関する届出の控え（受付印のあるもの）	管理者、法人本部	（記入欄）	（記入欄）
請求	算定の根拠となる記録が、どこにあるかの一覧	管理者	（記入欄）	（記入欄）
請求	利用者負担・自費サービスについての取り決め	管理者、相談担当	（記入欄）	（記入欄）
請求	請求書・領収書の控え	事務	（記入欄）	（記入欄）
請求	給付管理に関する書類（該当する種別のみ）	担当者	（記入欄）	（記入欄）
労務	就業規則と関係規程（内容は社会保険労務士等にご確認ください）	法人本部	（記入欄）	（記入欄）
労務	労使協定の控え（同上）	法人本部	（記入欄）	（記入欄）
労務	労働条件に関する書面の控え（同上）	法人本部	（記入欄）	（記入欄）
労務	出退勤の記録	事務、管理者	（記入欄）	（記入欄）
労務	健康診断の実施状況がわかるもの	事務	（記入欄）	（記入欄）
労務	各種届出の控え（作成・提出代行は社会保険労務士の業務です）	法人本部	（記入欄）	（記入欄）

立ち上げの段階表｜準備から更新まで7段階・57項目（つまずきやすいところつき）

開設してからの時間の流れは、どの事業所でもだいたい同じ順番で来ます。段階ごとに「決めること」「揃えるもの」「起きやすいつまずき」を分けて持っておくと、次に来るものが読めるようになります。

なお、指定申請そのものの手続き（窓口・様式・記載方法）は、この記事では扱いません。官公署に提出する書類の作成・提出代行は行政書士の業務です。ここで扱うのは、事業所の側で決めておくことだけです。

7段階の全体像

段階	この段階で主に決めること	終わったときに揃っているもの	つまずきやすいところ	貴事業所の完了日（記入欄）
準備（指定申請の前）	場所・人・お金・記録の仕組み	工程表、資金計画、役割の割り当て	開設日から逆算せず、申請の受付周期に予定が引きずられる	（記入欄）
指定	いつから動けるか、請求の経路をどう通すか	事業所番号、請求経路、掲示物、契約書類	指定の日と、実際に人が動ける日がずれる	（記入欄）
開設直後（〜1か月）	記録の書き方と保存場所を、最初に固めるか	記録様式、報告経路、初回の会議記録	忙しさを理由に「後で決める」とし、様式が人ごとに分かれる	（記入欄）
3か月	依頼がどこから来ているか、現金がいつ入るか	稼働の実績、紹介元の一覧、初回の返戻処理	入金の時期を読み違えて資金が細る	（記入欄）
半年	計画どおり回っているものと、回っていないもの	上半期の会議・研修の実績、配置の実態	会議・研修が「やったが記録が無い」状態になる	（記入欄）
1年	次年度に何を変えるか	年間の総括、次年度計画、点検の記録	変更届の要否を洗い出さないまま年度をまたぐ	（記入欄）
更新（6年）	6年分の記録と履歴が、たどれる形にあるか	更新に向けた書類、管理者の交代履歴	途中の変更が控えに残っておらず、経緯をたどれない	（記入欄）

段階別①｜準備・指定・開設直後（26項目）

段階	項目	決めること／揃えるもの	起きやすいつまずき	済（記入欄）
準備	法人の目的の記載	事業を行うための記載が定款等にあるか（司法書士等にご確認ください）	後から気づき、開設予定日が動く	（記入欄）
準備	場所と広さ	使う部屋の用途と面積の見通し、平面図の下書き	契約してから用途の見直しが必要になる	（記入欄）
準備	提供する地域の範囲	どこまで行くか、移動時間をどう見るか	広く取りすぎて移動が回らない	（記入欄）
準備	人の当て	誰がどの役割を担うか。開設日に在籍しているか	内定はあるが着任日が開設日より後になる	（記入欄）
準備	資金計画	何か月分の運転資金を手元に置くか	入金が始まるまでの月数を短く見積もる	（記入欄）
準備	記録の仕組み	紙か電子か。誰がどこで書くか	開設後に切り替えると、二重に持つ期間が生まれる	（記入欄）
準備	相談先の確保	指定権者の担当課、社会保険労務士、税理士の連絡先	困ってから探し始める	（記入欄）
準備	申請の受付周期	受付の時期と、指定の効力が始まる日の関係（代行は行政書士の業務です）	1か月単位で開設が後ろへずれる	（記入欄）
準備	逆算した工程表	開設予定日から逆算した、週単位の予定	予定が頭の中にしかなく、共有できない	（記入欄）
指定	効力が始まる日	いつから利用者を受け入れられるか	営業の開始と受け入れの開始を同じ日で考える	（記入欄）
指定	事業所番号の周知	誰がどこで使う番号か、社内のどこに控えるか	請求の直前まで誰も控えていない	（記入欄）
指定	請求の経路	送信の手段、担当、代替の手段	初回の請求月に、送信の手段が用意できていない	（記入欄）
指定	入金の口座	口座、入金の確認者、経理への連絡	入金の確認が誰の仕事か決まっていない	（記入欄）
指定	掲示物	何を、どこに掲示するか	掲示する場所が来訪者から見えない位置になる	（記入欄）
指定	契約書・重要事項説明書	最終版の確認と、説明する人の決定	ひな形のまま事業所名や日付が入っていない	（記入欄）
指定	体制に関する届出	要否（記入欄）と、提出の時期（記入欄）。保険者（指定権者）にご確認ください	提出の時期を月末と思い込む	（記入欄）
指定	開設のお知らせ	配布先の一覧と、配布の方法	配った先を記録しておらず、次の案内が打てない	（記入欄）
開設直後	最初の受け入れ手順	問い合わせから契約までの流れと担当	1件目で流れを作らず、2件目以降が毎回違う	（記入欄）
開設直後	記録の書き方の統一	誰が書いても同じ形になる書き出しの型	人ごとの書き方が定着してから直せなくなる	（記入欄）
開設直後	記録の保存場所	紙と電子のそれぞれの置き場と、正本の決定	正本が決まらず、両方が少しずつ違う	（記入欄）
開設直後	事故・ヒヤリハットの報告経路	誰に、いつまでに、どの様式で	報告のあて先が決まっておらず、口頭で消える	（記入欄）
開設直後	苦情の受付窓口	窓口の担当と、受け付けたときの記録の残し方	受付簿を用意しないまま最初の苦情が来る	（記入欄）
開設直後	シフトが回るかの検証	実際に1か月組んでみて、無理が出る曜日を洗う	特定の職員に依存した形で回ってしまう	（記入欄）
開設直後	初回の請求までの段取り	実績確定から送信までの日程と担当	初回で手順を確かめず、翌月も同じ迷い方をする	（記入欄）
開設直後	会議・委員会の初回開催	会議体の一覧と、初回の日程	「落ち着いてから」と先送りし、年度末にまとめて開く	（記入欄）
開設直後	開設時の書類一式の綴り方	1冊にまとめる範囲と、置き場所	あちこちに散り、更新のときに全部を直せない	（記入欄）

段階別②｜3か月・半年・1年・更新（31項目）

段階	項目	決めること／揃えるもの	起きやすいつまずき	済（記入欄）
3か月	稼働の実績	3か月分を並べて、増減の向きを見る	単月だけを見て一喜一憂する	（記入欄）
3か月	入金の実感合わせ	サービス提供から入金までの月数を、実際の数字で確かめる	計画上の月数と実際がずれていることに気づかない	（記入欄）
3か月	紹介元の把握	どこから依頼が来ているかを、件数で並べる	感覚で「あそこが多い」と思い込む	（記入欄）
3か月	記録の抜けの場所	どの様式の、どの欄が空きやすいか	抜けを個人の問題として扱い、様式を直さない	（記入欄）
3か月	初回の返戻・過誤の処理	理由と、直した内容を記録に残す	直して終わりにして、同じ理由を繰り返す	（記入欄）
3か月	職員の疲れ方の偏り	誰に負荷が寄っているかを、勤務実績から見る	本人の申告がないので、無いことにしてしまう	（記入欄）
3か月	契約書・同意書の点検	取り違え、日付の空欄、署名の漏れがないか	最初の数件は急いで作ったまま、見直されない	（記入欄）
3か月	3か月の棚卸し	分かったことを、次の3か月の予定に落とす	忙しさで棚卸しの時間そのものを取らない	（記入欄）
半年	会議・研修の消化状況	計画に対して何回実施したか、記録が残っているか	実施はしたが、参加者名簿と資料が残っていない	（記入欄）
半年	配置の実態と予定のずれ	勤務形態一覧表と実績を突き合わせる	予定表だけを見て、実績と合っていないことに気づかない	（記入欄）
半年	体制の維持状況	届け出た体制が今も保たれているか（記入欄）。保険者（指定権者）にご確認ください	人の入れ替わりで体制が変わったことを見落とす	（記入欄）
半年	記録様式の手直し	書きにくい欄を、現場から挙げてもらう	管理者だけで直し、現場の書きにくさが残る	（記入欄）
半年	苦情・事故の傾向	時間帯・場所・場面で並べ替えて見る	件数だけを数え、傾向を見ない	（記入欄）
半年	資金の見通し	手元の現預金が何か月分か	月次の収支だけを見て、手元の残高を見ない	（記入欄）
半年	採用の要否	稼働の見通しと、今の配置で足りるか	足りなくなってから募集を始める	（記入欄）
半年	方針の修正	半年で分かったことを、下半期の計画に反映する	年度当初の計画をそのまま持ち越す	（記入欄）
1年	年間の総括	数字と出来事を1枚にまとめる	記憶に頼り、翌年に引き継げない	（記入欄）
1年	年度の切り替え作業	切り替えで手を入れる書類の一覧	毎年その場で思い出しながらやる	（記入欄）
1年	変更届の洗い出し	1年で変わったことを並べ、要否を確認する（要否は記入欄）	変わったこと自体を一覧化していない	（記入欄）
1年	運営規程・重要事項説明書の点検	実態と食い違っている箇所がないか	実態が変わったのに書面が古いまま残る	（記入欄）
1年	次年度の研修計画	今年度に足りなかった題材を先に入れる	去年と同じ計画を使い回す	（記入欄）
1年	職員の定着状況	入退職の人数と、辞めた時期の偏り	人数だけを見て、辞める時期の偏りを見ない	（記入欄）
1年	保存年限に沿った整理	年限を過ぎたものと、まだ置くものを分ける	全部を置き続け、必要なものが探せなくなる	（記入欄）
1年	事業計画の見直し	実績を踏まえて、翌年の計画を立て直す	計画を作らないまま次の年に入る	（記入欄）
更新	有効期間の確認	指定の期間がいつまでかを、複数人が知っている状態にする	管理者だけが知っていて、交代で引き継がれない	（記入欄）
更新	案内が届く時期	いつ頃どこから案内が来るか（指定権者により異なります）	案内が来てから準備を始める	（記入欄）
更新	記録の所在確認	この期間の記録が、たどれる場所にあるか	担当が替わるたびに置き場が変わっている	（記入欄）
更新	変更の出し漏れの確認	期間中に変わったことと、控えの有無（要否は記入欄）	控えを取っておらず、提出したかどうかが分からない	（記入欄）
更新	管理者の交代履歴	誰がいつからいつまで管理者だったかの一覧	交代のたびに記録されず、履歴が途切れる	（記入欄）
更新	更新の手続き	窓口と時期の確認（作成・提出代行は行政書士の業務です）	手続きの主体があいまいなまま時期が迫る	（記入欄）
更新	更新後の周知	掲示物・書面のうち、書き換えるものの一覧	掲示物の日付が古いまま残る	（記入欄）

管理者が交代するときの引き継ぎ表｜8分野・46項目（渡すもの・連絡先・要否の記入欄）

実務でいちばん抜けるのが、ここです。管理者の交代は、書類が動くのではなく、頭の中にあるものが動くからです。前任がいるうちにしか聞けないことがあり、いなくなってから困るのは、たいてい「どこにあるか」と「誰に聞くか」の2つです。

次の46項目は、そのまま印刷して2人で1行ずつ確認しながら潰していく表として使えます。届出の要否は保険者（指定権者）により異なるため断定せず、記入欄にしています。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

引き継ぎの進め方｜いつ、誰に、何を残すか

時期	やること	相手	残す記録
交代が決まった時点	引き継ぎ表を印刷し、前任が「渡すもの」の欄を先に埋める	前任、法人本部	記入済みの引き継ぎ表（第1版）
交代の3〜4週間前	届出の要否と期限を確認する	指定権者の担当課	相談日、担当者名、回答の要点
交代の2〜3週間前	書類の所在を、実際に棚を開けながら確認する	前任、後任	所在を書き込んだ帳票の地図
交代の1〜2週間前	利用者・ご家族の申し送りを、1件ずつ口頭と書面で行う	前任、後任、担当職員	申し送り記録（利用者ごと）
交代の1週間前	外部の連絡先を、実際に電話をかけて引き合わせる	連携先、専門家	連絡先一覧と、あいさつの記録
交代日	鍵・権限・印章を、目録に照らして受け渡す	前任、後任、法人本部	受領の署名がある目録
交代日	職員・利用者・ご家族へ周知する	全職員、利用者、ご家族	周知した日と方法、掲示物の差し替え記録
交代後1か月	未了項目を洗い、前任へ確認できる期限を決める	前任、法人本部	未了一覧と、確認の窓口

引き継ぎ表①｜権限・書類・人・利用者（24項目）

分野	渡すもの・伝えること	渡し方	届出の要否（記入欄）	引き継ぎ日／受領（記入欄）
権限・鍵	事業所の鍵（本数と、それぞれが開ける場所）	目録に本数を書き、現物と数え合わせる	（記入欄）	（記入欄）
権限・鍵	金庫・薬品保管庫などの鍵と、保管の決めごと	現物の受け渡しと、保管場所の確認	（記入欄）	（記入欄）
権限・鍵	各システムの管理者権限	付け替えた日と作業者を記録し、前任の権限を外す	（記入欄）	（記入欄）
権限・鍵	代表のメールアドレスと電話の受け口	転送設定の変更と、変更日の記録	（記入欄）	（記入欄）
権限・鍵	印章の保管場所と、使用の決めごと	現物と、使用簿の引き渡し	（記入欄）	（記入欄）
権限・鍵	車両の鍵と、使用の決めごと	本数の照合と、管理簿の引き渡し	（記入欄）	（記入欄）
書類の所在	指定に関する書類の綴り	棚を開けて現物を示す	（記入欄）	（記入欄）
書類の所在	運営規程・重要事項説明書の最新版の場所	正本がどちらかを口頭で明示する	（記入欄）	（記入欄）
書類の所在	契約書・同意書の保管場所	並び順の決めごとも合わせて伝える	（記入欄）	（記入欄）
書類の所在	記録の保存場所と、保存年限の決めごと	年限を過ぎたものの置き場も示す	（記入欄）	（記入欄）
書類の所在	過去の指導・集団指導に関する控えの場所	いつ何があったかを時系列で説明する	（記入欄）	（記入欄）
書類の所在	電子データの保存先とバックアップ	フォルダ名まで示し、実際に開いて見せる	（記入欄）	（記入欄）
人	職員名簿と、資格の一覧	更新日を確認したうえで引き渡す	（記入欄）	（記入欄）
人	勤務形態一覧表の作り方と、担当	実際に1か月分を一緒に作る	（記入欄）	（記入欄）
人	兼務している人と、その組み合わせ	組み合わせの一覧を渡し、経緯も伝える	（記入欄）	（記入欄）
人	採用の途中経過（面接中・内定の人）	相手の名前、経緯、次の予定を書面で渡す	（記入欄）	（記入欄）
人	職員ごとに配慮している事情	本人の同意の範囲で、事実だけを書面に残す	（記入欄）	（記入欄）
人	教育の進み具合（誰が何を受けたか）	参加者名簿と、未受講者の一覧を渡す	（記入欄）	（記入欄）
利用者	利用者の一覧と、担当者	担当と、直近の状況を1行ずつ添える	（記入欄）	（記入欄）
利用者	対応に注意が要る方の申し送り	観察した事実と、うまくいった対応を書面で	（記入欄）	（記入欄）
利用者	ご家族との連絡で引き継ぐこと	連絡がつく時間帯と、前回の説明内容を残す	（記入欄）	（記入欄）
利用者	契約の更新時期が近い方	時期の一覧と、更新の段取りを渡す	（記入欄）	（記入欄）
利用者	苦情が出ている案件の状況	受付簿の該当ページを示し、経緯を口頭で補う	（記入欄）	（記入欄）
利用者	医療機関・他事業所との関係	窓口の担当者名と、これまでのやり取りの要点	（記入欄）	（記入欄）

引き継ぎ表②｜お金・外部・会議と記録・届出（22項目）

分野	渡すもの・伝えること	渡し方	届出の要否（記入欄）	引き継ぎ日／受領（記入欄）
お金	請求の担当と、締めの日程	1か月分を並走して一緒に回す	（記入欄）	（記入欄）
お金	返戻・過誤の未処理分	件数と内容、期限を一覧で渡す	（記入欄）	（記入欄）
お金	口座と、支払いの承認の流れ	誰がどこまで承認するかを図で示す	（記入欄）	（記入欄）
お金	未収の状況	相手、金額の欄（記入欄）、経緯、次の連絡予定	（記入欄）	（記入欄）
お金	契約している業者と、支払いの時期	契約書の場所と、更新月の一覧	（記入欄）	（記入欄）
お金	予算と実績の差	差が出ている項目と、その理由を口頭で補う	（記入欄）	（記入欄）
外部	指定権者の担当課と、担当者	課名・担当者名・電話を渡し、あいさつに同行する	（記入欄）	（記入欄）
外部	請求先の窓口	問い合わせの経路と、過去の相談内容	（記入欄）	（記入欄）
外部	社会保険労務士・税理士の連絡先	顧問の範囲と、直近の相談内容も添える	（記入欄）	（記入欄）
外部	紹介元・連携先の一覧	件数の多い順に並べ、担当者名を添える	（記入欄）	（記入欄）
外部	近隣・地域の関係先	これまでの経緯と、注意している点	（記入欄）	（記入欄）
会議・記録	会議体の一覧と、次回の日程	一覧を渡し、直近の議事録を一緒に読む	（記入欄）	（記入欄）
会議・記録	前回までの決定事項で未了のもの	未了の一覧と、期限を書き出す	（記入欄）	（記入欄）
会議・記録	各委員会の担当者	担当と、代わりを務められる人も伝える	（記入欄）	（記入欄）
会議・記録	年間研修計画の進み具合	計画に対する実施回数と、未受講者	（記入欄）	（記入欄）
会議・記録	訓練の実施状況	直近の実施日と、次回の予定	（記入欄）	（記入欄）
届出	管理者の変更に伴う手続き	要否・提出先・期限を、指定権者に確認して埋める	（記入欄）	（記入欄）
届出	様式の入手先	どこから入手するかを、実際に開いて見せる	（記入欄）	（記入欄）
届出	過去の届出の控えの場所	受付印のある控えを、時系列で示す	（記入欄）	（記入欄）
届出	提出済み・未提出の一覧	一覧を作り、未提出の期限を書き込む	（記入欄）	（記入欄）
届出	掲示物のうち、書き換えるもの	掲示場所ごとに、差し替えの有無を確認する	（記入欄）	（記入欄）
届出	公表制度への反映	反映の時期は指定権者により異なります。窓口を確認する	（記入欄）	（記入欄）

引き継ぎで最も抜けるもの｜前任がいるうちにしかできないこと

抜けるもの	なぜ抜けるか	前任がいるうちにやること
「なぜそうしているか」の理由	手順書には結果だけが書かれ、経緯が残らない	手順書の各項目に、決めた時期と理由を1行ずつ書き足す
相手の担当者名	組織名は書類に残るが、個人名は頭の中にある	連絡先一覧に担当者名と、話しやすい時間帯を書き込む
言わないでほしいと頼まれていること	記録に残せないため、そもそも書かれない	本人の同意を取り直したうえで、残す範囲を決める
過去に一度もめた経緯	解決済みとして扱われ、申し送りから外れる	相手・時期・何が問題だったか・どう収めたかを書面にする
やりかけて止めたこと	成果が無いので、報告の対象にならない	着手して止めたものと、止めた理由を一覧にする
次に来る予定	カレンダーが個人のものになっている	今後6か月の予定を、事業所の予定表へ移す

事業所や種別が増えたときに変わること｜7領域・38項目（記入欄つき）

2つ目の事業所を持つ、あるいは同じ場所で別の種別を始める。このとき起きるのは「仕事が2倍になる」ではなく「今まで1つでよかったものを、分けるか束ねるか決める作業が発生する」ことです。決めないまま走ると、記録や会議が事業所ごとに少しずつ違う形になり、後から揃えるのが難しくなります。

増え方には型があり、型によって変わるものが違います。先に型を見てから、領域別の表を埋めてください。

増え方の4つの型｜何が変わり、何が変わらないか

型	何が変わるか	変わらないもの	先に決めること
同じ種別を、別の場所に増やす	事業所ごとの人員配置、事業所ごとの記録の束、事業所番号	様式そのもの、法人の方針	様式を共通にするか、事業所ごとに持たせるか
別の種別を、同じ場所に併設する	必要な記録の種類、会議体の数、兼務の扱い	建物、法人の方針、外部の連絡先の多く	会議を合同にするか、種別ごとに開くか
別の種別を、別の場所に始める	ほぼすべて（配置・記録・会議・請求）	法人の方針、法人本部の機能	法人本部が何を引き受け、事業所が何を持つか
指定権者が異なる地域に増やす	運用の細かな違い、提出先、相談先	介護保険法という枠組み	違いが出たときに、どちらに合わせるかの決め方

領域別｜1事業所のときと、増えたときの違い（38項目）

領域	1事業所のとき	増えたとき	先に決めること	貴法人の決め（記入欄）
兼務	兼務は例外的で、把握しやすい	兼務が常態になり、誰がどちらに何時間いるかが見えにくくなる	兼務の可否は保険者（指定権者）にご確認ください。確認した内容を記録に残すこと	（記入欄）
兼務	勤務時間は1つの表で足りる	事業所ごとに分けた時間の記録が要る	時間をどう分けて記録するかの方式	（記入欄）
兼務	常勤換算は1回だけ数える	事業所ごとに別々に数える必要が出る	数える人と、数える日を固定する	（記入欄）
兼務	所属は明らか	本人も所属が分からなくなる	名簿・名札・勤務表での所属の書き方	（記入欄）
兼務	指示は管理者から	指示が複数の管理者から来る	指示系統と、優先の決め方	（記入欄）
兼務	変更は口頭で足りる	変更のたびに記録が要る	兼務の開始・終了を記録する様式と担当	（記入欄）
会議の持ち方	会議は1つの集まりで済む	合同にするか、事業所ごとに開くかの判断が要る	会議体ごとに、合同か個別かを決める	（記入欄）
会議の持ち方	議事録は1冊	合同で開いた議事録を、どこに綴るか	正本の綴り先と、写しの置き場	（記入欄）
会議の持ち方	出席者は全員が同じ職場	出席者を事業所ごとに分けて数える必要が出る	出席者名簿の書式（事業所名を入れる）	（記入欄）
会議の持ち方	決めたことはその場で伝わる	各事業所へ降ろす経路が要る	誰が、いつまでに、どう伝えるか	（記入欄）
会議の持ち方	開催回数は数えるまでもない	事業所ごとに開催回数を数える必要が出る	数え方（合同開催を各事業所の回数に数えるか）	（記入欄）
会議の持ち方	欠席者は少ない	欠席者が事業所ごとに出る	欠席者への周知の方法と、その記録	（記入欄）
記録の様式	様式は1組でよい	統一するか、種別ごとに分けるかを決める	統一の範囲（共通部分と、種別固有の部分）	（記入欄）
記録の様式	必要な欄は1種類	種別によって要る欄が違う	共通の様式に、種別ごとの欄を足す形にするか	（記入欄）
記録の様式	直したいときはその場で直せる	1か所直すと全事業所に影響する	改定の手順（誰が決め、いつから使うか）	（記入欄）
記録の様式	事業所名を書く必要がない	どの事業所の記録かが分からなくなる	事業所名を入れる位置と、書き方	（記入欄）
記録の様式	保管場所は1か所	まとめて置くか、事業所ごとに置くか	保管の方式と、探すときの手順	（記入欄）
記録の様式	誰でも全部を見てよい	他の事業所の記録が見えてよいかを決める必要が出る	電子化したときの閲覧権限の範囲	（記入欄）
管理者の配置	管理者は1人	事業所ごとに置くか、兼ねるかを決める	配置の考え方は保険者（指定権者）にご確認ください	（記入欄）
管理者の配置	常勤専従かどうかは意識しない	他の職務との関係を整理する必要が出る	整理した内容を、勤務形態一覧表にどう表すか	（記入欄）
管理者の配置	不在時は職員が対応する	不在の時間が増え、代行者が要る	代行者の氏名と、代行できる範囲	（記入欄）
管理者の配置	いつでも顔が見える	別の事業所にいる時間が生まれる	連絡がつく手段と、応じる時間帯	（記入欄）
管理者の配置	交代はまれ	交代が起きやすくなる	交代時の手続きの要否（記入欄）と、引き継ぎ表の運用	（記入欄）
請求と経理	請求は1本	事業所番号ごとに分かれる	担当を集めるか、事業所ごとに置くか	（記入欄）
請求と経理	返戻は管理者が見る	どこの返戻かを分けて追う必要が出る	返戻の一覧に事業所名を入れる書式	（記入欄）
請求と経理	収支は法人＝事業所	事業所ごとに見るか、法人でまとめるか	見る単位と、見る周期	（記入欄）
請求と経理	共通費という概念がない	本部費や共有の設備をどう分けるかが問題になる	配分の考え方（税理士にご確認ください）	（記入欄）
請求と経理	口座は1つ	分けるか、まとめるかを決める	入出金の確認者と、確認の周期	（記入欄）
教育	研修は全員で受ける	合同で行うか、事業所ごとに行うかを決める	題材ごとに、合同か個別かを決める	（記入欄）
教育	受講の記録は1冊	事業所ごとに残す必要が出る	名簿の書式（事業所名の欄を設ける）	（記入欄）
教育	新任は目の届く範囲にいる	受け入れの質が事業所ごとに変わる	受け入れ手順の統一と、確認する人	（記入欄）
教育	支援の扱いはその都度	事業所間で扱いが違うと不公平が生まれる	資格取得の支援の扱いは社会保険労務士等にご確認ください	（記入欄）
教育	講師は管理者が務める	回数が増え、1人では回らない	講師の分担と、外部に頼む題材	（記入欄）
一体運用	方針は日々の会話で伝わる	伝わらない事業所が出る	方針を伝える場と、その周期	（記入欄）
一体運用	人の応援という概念がない	事業所間で人が動く	応援したときの記録の残し方と、勤務時間の扱い	（記入欄）
一体運用	利用者情報は事業所の中で完結	他の事業所と共有する場面が出る	共有する範囲と、同意の取り方	（記入欄）
一体運用	事故・苦情は管理者が全部知る	法人へ上がってこない事案が出る	報告の経路と、上げる基準	（記入欄）
一体運用	相談先は1か所	指定権者が異なると運用に違いが出る	違いが出たときの記録の残し方と、判断の仕方	（記入欄）

運営を数える｜8つの指標の「何を数えるか」と数え方の決めごと（53行・記入欄つき）

数字を見る習慣が続かないいちばんの理由は、忙しさではありません。数え方が決まっていないので、先月と今月で違うものを数えてしまい、比べられなくなることです。比べられない数字は、見ても何も決まらないので、やがて見なくなります。

ここでは目安値やほかの事業所との比較は扱いません。水準は種別・地域・規模で大きく違い、他所の数字を持ってきても判断を誤らせるだけだからです。この記事が扱うのは「何を数えるか」と「どう数えると決めたか」の2つだけです。決めたことを記入欄に書き、来月も同じ数え方で数えてください。

数え始める前に決めること（5つ）

決めること	なぜ先に決めるか	貴事業所の決め（記入欄）
締め日	締め日が動くと、月ごとの数が比べられなくなります	（記入欄）
数える人	人が替わると数え方も変わります。担当を固定します	（記入欄）
元のデータ	同じ指標でも、元のデータが違えば数は変わります	（記入欄）
並べる期間	単月では傾向が読めません。何か月分を並べるか決めます	（記入欄）
見る場	数えたものを誰に見せるか。見せる場が無いと続きません	（記入欄）

8つの指標｜何を数え、何を数えないか

指標	数えるもの	数えないもの	数える周期	元にするデータ
稼働率	提供できた実績の量	問い合わせの件数、見込みの件数	月次	実績の確定データ
利用者数の推移	在籍している人数と、その増減	契約したが利用が始まっていない方（別に数えます）	月次	利用者の一覧
キャンセル率	予定に対して実施しなかった件数	そもそも予定を組まなかった日	月次	予定と実績の突き合わせ
職員の定着	期間の初めにいた人が、期間の終わりに残っているか	採用の人数（別に数えます）	年次と、月次の移動平均	職員名簿の入退職
時間外の推移	職員ごとの時間外の量と、その偏り	個人の事情の善し悪し	月次	出退勤の記録
事故とヒヤリハット	報告された件数と、その内訳	報告されなかった出来事（数えられません）	月次	事故・ヒヤリハットの記録
苦情の件数	受け付けた件数と、解決までの日数	職員の感じた「言われた」という印象	月次	苦情受付簿
研修の受講率	対象者のうち、受講した人の割合	研修の満足度（別に測ります）	四半期と年次	参加者名簿

数え方の決めごと｜迷いやすいところを、先に決める（40項目）

指標	決めること	迷いやすいところ	貴事業所の決め（記入欄）
稼働率	分母を定員にするか、目標にするか	定員に対して低くても、目標に対しては足りている場合があります	（記入欄）
稼働率	休止中の方を数に入れるか	入院中の方を在籍として数えると、実態より高く出ます	（記入欄）
稼働率	月の途中で始まった方・終わった方の扱い	1人として数えるか、日数で按分するかで数が変わります	（記入欄）
稼働率	日単位で見るか、延べ回数で見るか	同じ月でも、単位が違うと別の数になります	（記入欄）
稼働率	集計の締め日	返戻の処理前後で数が変わります	（記入欄）
利用者数の推移	月末在籍で見るか、月中の平均で見るか	月末だけを見ると、月中の出入りが消えます	（記入欄）
利用者数の推移	新規と終了を分けて数えるか	差し引きだけを見ると、入れ替わりの激しさが見えません	（記入欄）
利用者数の推移	終了の理由を分類するか	分類が細かすぎると、集計が続きません	（記入欄）
利用者数の推移	紹介元を一緒に記録するか	後から遡って調べるのは、ほぼ不可能です	（記入欄）
利用者数の推移	何か月分を並べて見るか	3か月では季節の波と区別がつきません	（記入欄）
キャンセル率	分母を予定件数にするか	予定を立てていない日が多いと、分母が小さく出ます	（記入欄）
キャンセル率	前日までと当日を分けるか	当日のものだけが現場の負担に直結します	（記入欄）
キャンセル率	理由を分類するか（入院・受診・体調・ご都合）	「その他」が多いと、後で何も分かりません	（記入欄）
キャンセル率	振替を数に入れるか	振替を除くと、調整にかかった手間が見えなくなります	（記入欄）
キャンセル率	誰が記録するか	受けた人が記録しないと、翌日には理由が消えます	（記入欄）
職員の定着	期首の在籍を分母にするか	期中の採用を分母に入れると、数が薄まります	（記入欄）
職員の定着	年度で見るか、12か月の移動で見るか	年度だけで見ると、変化に気づくのが遅れます	（記入欄）
職員の定着	短期で辞めた方を分けて数えるか	まとめて数えると、受け入れの問題が隠れます	（記入欄）
職員の定着	職種ごとに分けるか	全体の数では、どの職種が動いているか分かりません	（記入欄）
職員の定着	退職の理由を聞き取り、記録するか	聞き取る人と、記録の残し方を決めていないと集まりません	（記入欄）
時間外の推移	集計の単位（職員ごと・職種ごと）	合計だけを見ると、偏りが完全に消えます	（記入欄）
時間外の推移	何をもって時間外とするか	取り扱いは社会保険労務士等にご確認ください	（記入欄）
時間外の推移	元にするデータ	自己申告と記録が別々にあると、数が二重になります	（記入欄）
時間外の推移	偏りを見るための並べ方	多い順に並べないと、上位の人が埋もれます	（記入欄）
時間外の推移	見る周期	年に一度では、手を打つ時期を逃します	（記入欄）
事故とヒヤリハット	事故とヒヤリハットの線引き	線引きが人によって違うと、件数が担当者の性格を表します	（記入欄）
事故とヒヤリハット	誰が報告するか	見つけた人か、担当者かで、報告される量が変わります	（記入欄）
事故とヒヤリハット	未遂と発生を分けるか	合算すると、未遂の報告が増えたときに悪化に見えます	（記入欄）
事故とヒヤリハット	分類の軸（場所・時間帯・場面）	軸を毎回変えると、前月と比べられません	（記入欄）
事故とヒヤリハット	集計を誰に返すか	報告した人に何も返らないと、報告が止まります	（記入欄）
苦情の件数	苦情とご要望の線引き	線引きがないと、報告する人によって数が変わります	（記入欄）
苦情の件数	受付の経路（電話・面談・書面・第三者）	経路を分けないと、どこから来ているか分かりません	（記入欄）
苦情の件数	匿名のものをどう扱うか	除くと数は減りますが、傾向が見えなくなります	（記入欄）
苦情の件数	解決までの日数を数えるか	件数だけでは、長引いている案件が見えません	（記入欄）
苦情の件数	再発の有無をどう追うか	同じ内容の再発を追わないと、対策の効き目が分かりません	（記入欄）
研修の受講率	分母を全職員にするか、対象者にするか	対象を絞ると高く出ますが、絞り方の記録が要ります	（記入欄）
研修の受講率	中途で入った方の扱い	入職前の研修を欠席として数えると、数が下がり続けます	（記入欄）
研修の受講率	動画や資料の配布による受講の扱い	受講したことをどう確かめるかを決めておきます	（記入欄）
研修の受講率	未受講者のフォローを、いつ数えるか	年度末にまとめて数えると、手を打つ時期を逃します	（記入欄）
研修の受講率	年度をまたぐ研修の扱い	どちらの年度に数えるかを決めないと、二重になります	（記入欄）

運営の記録で避けたい書き方と、そのまま使える言い換え｜34組

議事録も引き継ぎ書も、書く時間が惜しいので短くなります。ところが短くした結果、後から読んだ人に何も伝わらない文章が残ります。下の左列は、実際によく見かける書き方を引用として並べたものです。右列は、そのままコピーして使える完成文にしてあります。空欄には貴事業所の事実を入れてください。

議事録・会議記録の言い換え（17組）

場面	避けたい書き方（引用）	書き直した例（そのまま使えます）
開催の事実	「委員会を開催した」	開催日時：　月　日　14時00分〜14時45分。場所：事業所2階の研修室。司会：管理者。記録：（記入欄）
出席者	「全員出席」	出席者：管理者1名、看護職員2名、介護職員4名の計7名。欠席2名（氏名は名簿に記載）
議題	「事故防止について話し合った」	議題：前月に報告のあった転倒2件の要因を、発生場所（居室内・浴室前）と時間帯（起床後・夕食前）に分けて確認した
決定事項	「今後気をつける」	決定：夕食前の時間帯に、浴室前の通路の床が濡れていないかを確認する担当を置く。担当はその日の遅番。17時と19時の2回、日誌の該当欄に記入する
期限	「早めに対応する」	期限：次回委員会（　月　日）までに、担当者が確認結果を集計して報告する
前回の宿題	「前回の件は済んでいる」	前回決定事項の実施状況：手すりの位置の見直しは完了（実施日　月　日）。夜間の照度の確認は未了（理由：測定器の手配待ち。再期限　月　日）
反対意見	「異論なし」	意見：夜勤者から、2回の確認は夜勤帯の巡回と重なると難しいとの意見があった。夜勤帯は1回に変更し、時刻を22時とした
配布資料	「資料配布」	配布資料：前月の事故・ヒヤリハット集計表（1枚）、浴室前の見取り図（1枚）。原本は委員会ファイルに綴じた
欠席者への周知	「欠席者にも伝えた」	欠席2名へは、翌日の申し送りで議事録を読み合わせ、確認欄に署名を得た（署名日　月　日）
継続審議	「継続」	継続審議：記録様式の変更。次回までに、現行の様式で書きにくかった箇所を各職種1名ずつ挙げて持ち寄る
研修へのつなぎ	「研修もやる」	研修への接続：今回の要因分析を、次回の内部研修（　月予定）の題材とする。担当（記入欄）
件数の書き方	「事故が減った」	報告件数：前月2件、当月1件。2か月の比較では傾向は読めないため、6か月の推移で継続して確認する
原因の書き方	「本人の不注意だった」	要因：夕食前に居室から食堂への移動が集中し、見守りが手薄になっていた。個人ではなく、時間帯の配置の問題として扱う
決定の主語	「対応することにした」	決定者：委員会。実施責任者（記入欄）。実施開始日　月　日
手順の呼び方	「いつもの手順で」	手順書「浴室前の床の確認」（　年　月改定版）に沿って実施する
記録の所在	「記録は残してある」	記録の所在：委員会ファイル（事務室の書棚2段目）。電子データは共有フォルダ「委員会」内に同じ名前で保存した
次回の予定	「次回は未定」	次回：　月　日　　時。議題（予定）：継続審議の記録様式、当月の事故・ヒヤリハット集計

引き継ぎ書・運営の記録の言い換え（17組）

場面	避けたい書き方（引用）	書き直した例（そのまま使えます）
引き継ぎの範囲	「一通り引き継いだ」	引き継ぎ範囲：引き継ぎ表46項目のうち44項目を　月　日までに引き渡した。未了2項目（記入欄）。未了分の完了予定日　月　日
鍵	「鍵を渡した」	引き渡した鍵：玄関2本、事務室1本、薬品保管庫1本、車両2本。受領者署名（記入欄）。予備鍵の保管場所（記入欄）
権限	「システムのIDを教えた」	管理者権限の移管：記録システムの管理者権限を　月　日に後任へ付け替え、同日で前任の権限を外した。作業者（記入欄）
未処理の案件	「特に問題はありません」	未処理事項：返戻1件（内容と期限は記入欄）、苦情対応中1件（受付日と経緯は苦情受付簿の該当ページを参照）
利用者の申し送り	「対応が大変な方です」	〇〇様：夕方に落ち着かなくなることが週2〜3回ある。声かけを続けるより、いったん食堂の窓際の席へ移動していただくと落ち着かれることが多い（前任の観察）
ご家族への対応	「家族の要望が多い」	ご家族（長女様）：平日の日中は連絡がつきにくく、19時以降のお電話をご希望。前回の説明内容と説明日（記入欄）
外部の連絡先	「役所に聞けば分かる」	指定権者の担当課：課名（記入欄）、担当者名（記入欄）、電話（記入欄）。直近の相談内容と回答、相談日（記入欄）
届出	「届出はやっておいた」	管理者の変更に伴う届出：要否（記入欄）／提出先（記入欄）／期限（記入欄）／提出日（記入欄）／受付印のある控えの保管場所（記入欄）
職員のこと	「あの人は辞めそう」	配慮している事情：〇〇職員は家族の介護のため、水曜の遅番を外している（　年　月から。本人と合意のうえ。合意日は記入欄）
請求	「請求は事務がやっている」	請求の担当（記入欄）。締めの日程：実績確定（　日）→請求送信（　日）。前月の返戻件数と処理状況（記入欄）
書類の場所	「書類は事務室にある」	指定関係の綴り：事務室の書棚1段目「指定・変更届」ファイル。直近の変更届は　年　月。受付印のある控えは同ファイルの最終ページに綴じてある
会議	「委員会は回っている」	会議体：4つ（名称は会議体一覧を参照）。直近の開催月と次回予定（記入欄）。未了の決定事項（記入欄）
研修	「研修は済んでいる」	年間研修計画の進捗：計画　回のうち　回を実施。未受講者（記入欄）。フォローの予定日　月　日
引き継ぎの方法	「引き継ぎは口頭で行った」	引き継ぎ方法：　月　日から　月　日まで同行のうえ、引き継ぎ表で1項目ずつ確認した。口頭のみの項目はない。受領者の確認署名（記入欄）
前任への確認	「何かあれば連絡ください」	前任への確認：　月末まで、（記入欄）の連絡先で受け付ける。それ以降の窓口は法人本部（担当は記入欄）
職員への周知	「みんなには伝えてある」	職員への周知：　月　日の申し送りで全職員へ伝達した。欠席3名へは個別に伝え、周知簿に署名を得た
利用者・ご家族への周知	「順次お知らせする」	ご利用者・ご家族への周知：　月　日付の文書を全世帯へ配布した（配布方法は記入欄）。掲示物の書き換えは　月　日に実施した

よくある質問（FAQ）

介護事業所の運営で大切なことは？

指定基準の順守、記録の整備、実地指導への備え、人材の確保・定着です。

実地指導に備えるには？

日々の記録を整え、加算の根拠を明確にしておくことが大切です。

人材定着のポイントは？

業務負担の軽減、教育・評価、働きやすさが有効です。

現場から多い質問

Q. 開業後にまず整えるべきものは？

A. 運営規程、勤務体制（勤務表）、各種同意書・契約書、記録様式、委員会（事故防止・虐待防止・身体拘束適正化・感染症/BCP）の体制です。指定基準に沿って整備しましょう。

Q. 運営の効率化はどこから始めるべき？

A. 毎日発生する「記録・書類」の負担軽減が効果的です。記録のデジタル化は、人材の定着や実地指導対策にもつながります。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

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次の一歩を、どうぞ

介護のDXは、ゆっくりでいい。
まずは無料で、現場で試すところから。

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出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

月・四半期・年で、必ず回すこと

運営指導で見られるのは「やったか」ではなく「記録が残っているか」です。周期を決めて回します。

周期	やること	記録に残すもの
毎月	人員基準の充足を確認	勤務形態一覧表、常勤換算の計算
毎月	請求前の点検	算定した加算と、その根拠の記録
毎月	同一建物・同一敷地内の利用者数を数える	建物ごとの人数
毎月	事故・ヒヤリハットの集計	件数、原因、対策
毎月	苦情の受付状況	受付日、内容、対応
四半期	研修の実施	日時、参加者、内容、資料
四半期	委員会の開催（虐待防止・身体拘束・感染症・事故）	議題、出席者、決めたこと
四半期	業務継続計画の点検	見直しの記録
年1回以上	業務継続計画の研修と訓練	実施記録
年2回以上	虐待防止の研修	実施記録
年1回	運営規程・重要事項説明書の点検	変更の有無
年1回	自己点検	点検表と、直したこと
随時	変更の届出	届出日、受付印のある控え
随時	改定への対応	書き換えた書類の一覧

分野別｜厚労省の報告書からの改善事例（出典つき）

実在する事業所が報告した168件の改善事例を、分野ごとに整理した記事です。現場で挙がった課題・取り組んだこと・結果・出典を1行にまとめており、Excel／CSVで持ち帰れます。効果の記載がない事例は「記載なし」とそのまま示しています。

分野	事例数	よく挙がる課題
記録業務	50件	二重入力、清書、転記、記録の遅れ
情報共有・申し送り	50件	申し送りが長い、ノートが複数、伝わっていない
シフト・移乗・見守り・教育ほか	68件	シフト作成、移乗の負担、夜間の見守り、新人教育、排泄・入浴