介護の常勤換算の計算方法｜人員基準と勤怠管理のポイント

介護事業所の人員基準を満たすうえで欠かせないのが「常勤換算（常勤換算数）」です。計算を誤ると人員基準を満たせず、運営指導で指摘を受けることもあります。本記事では、常勤換算の計算方法を、人員基準との関係とあわせて解説します。

常勤換算は加算の算定要件にも関わります。詳しくは特定事業所加算（居宅介護支援）の要件をご覧ください。

常勤換算とは

常勤換算とは、常勤・非常勤を含む職員の勤務時間を、常勤職員が何人分にあたるかに換算した数です。人員基準は、この常勤換算数で満たすかどうかを判断します。

計算方法

基本の計算式は次のとおりです。

計算式

常勤換算数＝職員それぞれの週の勤務時間の合計 ÷ 常勤職員が週に勤務すべき時間

例：常勤の所定労働時間が週40時間の事業所で、週40時間勤務が2名、週20時間勤務が2名の場合 →（40＋40＋20＋20）÷40 ＝ 3.0。常勤換算で3.0人となります。

人員基準との関係

訪問介護・通所介護・施設など、サービスごとに必要な常勤換算数が定められています。実際の勤務時間を正確に集計できていないと、基準を満たしているか正しく判断できません。

正確な集計が、運営を守る

常勤換算は実際の勤務時間にもとづくため、日々の勤怠の正確な記録が前提になります。打刻のもれや手集計のミスは、基準割れのリスクにつながります。

勤怠の集計を、自動で正確に

介護記録AI「神マナ」の勤怠マナは、QRコードで打刻し、勤務時間の月間集計をワンタップでExcelへ出力できます。手集計の手間とミスをなくし、常勤換算の管理もスムーズになります。利用者さま3名まで・期限なく無料でお試しいただけます。

常勤換算の計算方法

常勤換算は、非常勤も含めた職員数を「常勤何人分か」で表す方法です。人員基準の確認に使います。

考え方――事業所の勤務時間の合計を、常勤職員が勤務すべき時間で割る
用途――人員基準を満たしているかの確認
注意――算定方法や上限は基準で定められている

算定要件・単位数・様式は介護報酬改定や自治体により異なります。実際の運用にあたっては最新の告示・通知・条例等でご確認ください。

計算式と、用語の意味を整理する

常勤換算数＝「その職種の従業者の勤務延時間数の合計 ÷ 常勤の従業者が勤務すべき時間数」で求めます。

用語	意味
常勤	事業所で定められた常勤の従業者が勤務すべき時間数に達している者
非常勤	常勤の勤務時間に達しない者
専従	その職務にのみ従事する（他の職務と兼務しない）
兼務	複数の職務を兼ねる。兼務先の時間は按分します
常勤換算数	非常勤も含めた実際の勤務時間を、常勤何人分かに換算した数

計算の例

職員	週の勤務時間	換算
A（常勤）	40時間	1.0
B（非常勤）	20時間	0.5
C（非常勤）	16時間	0.4
D（非常勤・兼務）	週40時間のうち当該職務が10時間	0.25
合計	—	2.15

※常勤の勤務時間を週40時間とした場合の例です。事業所が定める常勤の勤務時間によって数値は変わります。

間違えやすいところ

休憩時間を含めている——原則、勤務時間から除きます
残業時間を含めている——所定の勤務時間で計算するのが原則です
兼務の按分をしていない——他職務の時間を含めると過大になります
常勤の勤務時間の設定があいまい——就業規則で明確にしておきます
産休・育休・有給の扱い——取り扱いを確認します
月の途中の入退職——期間で按分します

人員基準に足りているかの確認

職種ごとに、必要な常勤換算数を確認する
算定の基礎となる期間（前年度か、前3月か）を確認する
毎月、実績で計算して記録に残す
足りなくなる見込みが立った時点で対応する
基準を満たさない期間があると、減算や返還の対象になり得ます

シフトから常勤換算を出せるようにする

毎月、手作業で計算していると、記録が残らず「基準を満たしていた」ことを後から示せません。

勤務形態一覧表の様式で出力できる形にする
職種ごとに集計できるようにする
兼務者の按分を、あらかじめ設定しておく
月ごとの計算結果を保存する
基準を下回りそうなときにアラートが出る形が理想です

職種ごとに必要な考え方が違う

職種	押さえるところ
管理者	常勤専従が求められるサービスがあります。兼務の可否を確認します
サービス提供責任者	利用者数に応じた配置。資格要件があります
生活相談員	提供時間に応じた配置が求められるサービスがあります
看護職員	配置が必須のサービスと、必要数のサービスがあります
機能訓練指導員	対象となる資格が定められています
介護支援専門員	担当件数の上限に関する定めがあります

人員基準を割った場合

人員基準欠如減算の対象になり得ます
速やかに指定権者へ相談します
欠如した期間と、その理由を記録に残します
採用の見込みと、その間の体制を示せるようにします
隠して算定を続けると、返還の対象になります

毎月の確認を仕組みにする

月ごとに、職種別の勤務延時間数を集計する
常勤換算数を計算し、記録として保存する
必要な基準と比較し、余裕を確認する
退職・産休・時短の予定を先に反映する
下回りそうな月が分かった時点で対応を始める

「たぶん足りている」で運用している事業所が多くあります。運営指導では計算の根拠が求められるため、毎月残しておくほうが確実です。

用語の確認——常勤・専従・兼務

	意味	注意
常勤	事業所が定める常勤の勤務時間に達している	週40時間とは限りません。就業規則で定めます
非常勤	常勤の勤務時間に達しない	常勤換算では勤務時間で計算します
専従	その職務にのみ従事する	他の職務と兼ねると専従になりません
兼務	複数の職務を兼ねる	職務ごとに時間を按分します
常勤専従	常勤かつ専従	管理者等で求められることがあります

数える前に決めておくこと｜10分野・56項目（なぜ先に決めるか・貴事業所の定め・確認先の記入欄つき）

常勤換算でつまずくのは、式そのものではなく「何を、どの範囲で、いつの分として数えるか」を先に決めていないところです。決まっていないまま計算すると、担当者が代わるたび、月が変わるたびに数字が動き、後から根拠を示せなくなります。ここでは答えを書きません。決めておくべき項目と、その決めごとをどこに確認するかだけを並べます。埋める内容は、貴事業所の就業規則・雇用契約・保険者（指定権者）の取り扱いによって異なります。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

分母（常勤の従業者が勤務すべき時間数）まわりで決めること｜8項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
分母を週で置くか、月で置くか	週と月が混ざると、同じ職員の勤務時間から出る数字が計算のたびに変わり、前月との比較ができなくなる	（記入欄：週　　時間／月　　時間）	就業規則の定め／社会保険労務士
その時間数を定めている書類はどれか	計算の根拠を後から示すとき、最初に出す1枚になる。書類名と条番号まで控えておくと探し直さずに済む	（記入欄：就業規則第　　条／その他　　）	就業規則・雇用契約書
週で置く場合、1か月を何週として扱うか	暦月の日数で週数が変わるため、決めていないと月ごとに分母が動く	（記入欄）	保険者（指定権者）
分母は事業所ごとに違うか、法人で共通か	共通だと思い込んで別事業所の数字を流用すると、片方の計算だけが合わなくなる	（記入欄：共通／事業所ごと）	就業規則／保険者（指定権者）
分母を変えたとき、いつの計算から反映するか	変更月をまたぐと、前月との差が人の増減によるものか分母の変更によるものか、説明できなくなる	（記入欄：　　年　　月分から）	社会保険労務士／保険者（指定権者）
分母の下限に関する取り扱いを、どこで確認したか	サービス種別や保険者により参照する資料が異なるため、確認した先と日付を控えておく	（記入欄：確認先　　／確認日　　）	保険者（指定権者）
育児・介護休業法にもとづく短時間勤務の職員を、どの分母で見るか	本人ごとに扱いを都度判断すると、月によって数え方が変わってしまう	（記入欄）	保険者（指定権者）／社会保険労務士
分母そのものを見直す頻度	就業規則の改定に気づかないまま、古い分母で数え続けていることがある	（記入欄：年　　回／　　月に確認）	管理者・事務担当

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

数える人の範囲で決めること｜6項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
どの名簿を「数える人の一覧」の起点にするか	勤務形態一覧表・出勤簿・給与の名簿が別々にあると、人が1人抜ける。起点を1つに決めておく	（記入欄：起点とする名簿　　）	管理者・事務担当
月の途中で入職・退職した人を、どの一覧に載せるか	載せる基準が人によって違うと、同じ月でも計算する人によって人数が変わる	（記入欄）	保険者（指定権者）
休職中・長期の休暇中の人を一覧に残すか、分けて書くか	一覧から消すと、後から見た人に「なぜこの人がいないのか」が伝わらない	（記入欄：残す／別欄に分ける）	保険者（指定権者）
派遣・応援・出向で来ている人を、どの欄に書くか	自事業所の職員と同じ欄に混ぜると、雇用の形が記録から読み取れなくなる	（記入欄）	保険者（指定権者）／派遣元
資格を取得中・更新中の人をどう表記するか	職種の欄と資格の欄が食い違うと、後から確認する人が読み解けない	（記入欄）	保険者（指定権者）
同姓・同名・旧姓の職員をどう識別するか	1人にまとめてしまう取り違えが実際に起きる。職員番号などの識別子を決めておく	（記入欄：識別子　　）	管理者・事務担当

職種の分け方で決めること｜6項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
どの職種を、それぞれ別に数えるか	まとめて数えると職種ごとの数字が出せず、基準の定めと並べて見ることができない	（記入欄：別に数える職種　　）	指定基準／保険者（指定権者）
職種名を、どの書類の呼び方に合わせるか	勤務形態一覧表と雇用契約書で職種名が違うと、突き合わせに時間がかかる	（記入欄：合わせる書類　　）	保険者（指定権者）が示す様式
1人が2つの職種にまたがるときの書き方	行を分けるのか1行に2つ書くのかで、集計の式そのものが変わる	（記入欄：行を分ける／1行にまとめる）	保険者（指定権者）
職種が変わった月の書き方	月の途中の職種変更を反映しないと、前月との差の理由が追えない	（記入欄）	保険者（指定権者）
職種ごとに、誰が名簿を直すか	直す人が決まっていないと、採用と配置換えの反映が遅れる	（記入欄：担当　　）	管理者
職種の一覧を見直す時期	サービス種別を増やした年に、職種の欄が前年のままになりやすい	（記入欄：　　月）	管理者／保険者（指定権者）

兼務の按分で決めること｜7項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
兼務者を一覧のどこに、どう書くか	兼務であることが記録から読み取れないと、按分したのかどうかが後から分からない	（記入欄）	保険者（指定権者）
按分の割合を、何を根拠に置くか	根拠の書類が決まっていないと、割合の数字だけが独り歩きする	（記入欄：根拠書類　　）	保険者（指定権者）／社会保険労務士
按分の割合を見直す間隔	着任時の割合を何年も使い続けると、実際の働き方と離れていく	（記入欄：　　か月ごと）	管理者
割合が月によって変わるときの記録の残し方	変えた月の記録が無いと、前月との差の理由が説明できない	（記入欄）	保険者（指定権者）
管理者の業務と現場の業務が重なる時間の取り扱いを、どこに確認したか	取り扱いは保険者（指定権者）により異なるため、確認した先と日付を控えておく	（記入欄：確認先　　／確認日　　）	保険者（指定権者）
兼務の届出・変更を出したかどうかを、どこで管理するか	届出の有無が分からないと、兼務の記録と手続きが食い違ったままになる	（記入欄：管理台帳　　）	保険者（指定権者）
按分の合計が本人の総勤務時間を超えていないかを、誰が見るか	職種ごとに別々の行へ書くと、合計の点検が抜けやすい	（記入欄：確認者　　）	管理者・事務担当

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

複数事業所・複数種別で決めること｜6項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
どこまでを1つの単位として数えるか	単位の置き方が計算のたびに変わると、同じ職員が二重に数えられることがある	（記入欄）	保険者（指定権者）
同一の建物内に複数の事業所があるときの区分	場所が同じでも記録を分ける必要があるかを、先に確認しておく	（記入欄）	保険者（指定権者）
保険者が事業所ごとに違うときの確認先	取り扱いを一方の保険者にだけ聞いて全事業所へ当てはめると、食い違いが起きる	（記入欄：事業所ごとの確認先　　）	各保険者（指定権者）
法人本部の職員を、どの事業所の計算に入れるか	入れる・入れないの判断が人によって違うと、事業所をまたいだ合計が合わなくなる	（記入欄）	保険者（指定権者）
事業所間で応援に入った時間の記録の残し方	応援の時間が両方の記録に出ないと、後から突き合わせができない	（記入欄）	保険者（指定権者）
事業所を増やす前に、誰に何を確認するか	開設後に数え方を直すより、開設前に確認しておくほうが記録が揃う	（記入欄：確認事項　　）	保険者（指定権者）

期間の区切り方で決めること｜6項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
いつからいつまでを1回分として数えるか	締め日と暦月がずれていると、同じ勤務が二重に入ったり、まるごと抜けたりする	（記入欄：　　日〜　　日）	保険者（指定権者）
給与の締め日と、計算に使う期間の関係	給与の締めに引きずられると、月の区切りが計算のたびに動く	（記入欄）	社会保険労務士／保険者（指定権者）
どの期間の実績を見るかの確認先	サービスや目的によって見る期間が異なるため、確認した先を控えておく	（記入欄：確認先　　／確認日　　）	保険者（指定権者）
年度をまたぐときの起点	年度替わりで期間の置き方が変わると、前後の数字が比べられなくなる	（記入欄）	保険者（指定権者）
締めのあとに勤務の訂正が出たときの取り扱い	訂正のたびに数え直すのか、次の月に反映するのかを決めておく	（記入欄）	保険者（指定権者）
計算をやり直したときの版の残し方	上書きすると、どちらが提出した数字なのか分からなくなる	（記入欄：版の付け方　　）	管理者・事務担当

端数の扱いで決めること｜5項目

端数をどう処理するかは、貴事業所の運用と保険者（指定権者）の取り扱いによって異なります。ここでは処理の方法そのものを書かず、決めておく項目と確認先だけを並べます。

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
端数の取り扱いを、どこに確認したか	確認先と確認日が残っていないと、翌年に同じ確認をやり直すことになる	（記入欄：確認先　　／確認日　　）	保険者（指定権者）
その取り扱いを、どの書類に書いておくか	担当者の頭の中にしか無いと、交代した月から数字の動き方が変わる	（記入欄：記載場所　　）	管理者・事務担当
計算の途中と最後で、処理する位置を動かさないこと	途中で丸めると、職種をまたいだときに合計が合わなくなる	（記入欄：途中では丸めない／　　）	管理者・事務担当
表計算ソフトの表示桁と、実際の値の関係	画面上だけ丸まった数字を書き写すと、保存した記録と計算結果が食い違う	（記入欄：小数第　　位まで表示）	事務担当
取り扱いを変えたとき、いつの分から適用するか	適用の起点が無いと、前月との差の理由が説明できない	（記入欄：　　年　　月分から）	保険者（指定権者）

誰が・いつ数えるかで決めること｜6項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
計算する人（担当者）	担当が決まっていないと、忙しい月に計算そのものが飛ぶ	（記入欄：担当　　）	管理者
計算した数字を見る人（確認者）	1人で計算して1人で保存すると、桁の取り違えに気づく機会が無い	（記入欄：確認者　　）	管理者
計算する日（毎月の何日ごろ）	日を決めておくと、勤怠の確定を待つ順番が固定される	（記入欄：毎月　　日ごろ）	管理者・事務担当
担当が不在のときに誰がやるか	属人化していると、退職や長期休暇の月だけ記録が抜ける	（記入欄：代行者　　）	管理者
手順書をどこに置くか	手順が残っていないと、交代のたびに数え方が少しずつ変わっていく	（記入欄：置き場　　）	管理者・事務担当
手順書を見直す時期	見直しの時期を決めていないと、様式が変わった年も古い手順のまま回る	（記入欄：　　月）	管理者

使う書類と保存で決めること｜6項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
計算の根拠にする書類を、どれに固定するか	月ごとに違う書類から拾うと、同じ月の数字が二通り出てしまう	（記入欄：根拠書類　　）	管理者／保険者（指定権者）
根拠書類の「確定」をどこで判断するか	確定前の勤怠で計算すると、あとから訂正が入って数字が変わる	（記入欄：確定の目印　　）	事務担当
計算結果の保存場所と、名前の付け方	探せない記録は、無い記録と同じように扱われてしまう	（記入欄：保存先　　／名前の付け方　　）	管理者
保存しておく期間	期間を決めていないと、古い年の記録だけが先に消える	（記入欄：　　年）	保険者（指定権者）
紙と電子のどちらを正とするか	両方あると、内容が違ったときにどちらを見ればよいか分からない	（記入欄：紙／電子）	管理者
提出した数字と手元の数字が同じであることを、どう示すか	提出したあとに手元だけ直すと、突き合わせで食い違いが出る	（記入欄：提出控えの残し方　　）	保険者（指定権者）

変わったときの手当てで決めること｜6項目

決めておく項目	なぜ先に決めておくか	貴事業所の定め（記入欄）	確認先
人が減る予定が分かったとき、誰に伝えるか	退職の申し出が現場で止まっていると、計算の担当まで届かない	（記入欄：連絡先　　）	管理者
働き方が変わる申し出を、どの書類で受けるか	口頭のままだと、いつの分から反映するのかが決まらない	（記入欄：受ける書類　　）	社会保険労務士／管理者
変更を計算に反映する起点日	起点が人によって違うと、同じ変更から違う数字が出る	（記入欄）	保険者（指定権者）
変更があった月に、追加で残す記録	差の理由を後から書き足すのは難しい。その月のうちに1行残す	（記入欄）	管理者
保険者への相談が要るかどうかを、誰が判断するか	判断する人が決まっていないと、相談そのものが先送りになる	（記入欄：判断者　　）	管理者
相談した内容と回答を、どこに残すか	回答が残っていないと、翌年に同じ相談を最初からやり直すことになる	（記入欄：記録の置き場　　）	管理者・事務担当

数え方がぶれる44場面｜何が起きるか・確認すること（記入欄）・保険者に聞くこと

常勤換算は、いつも同じ顔ぶれが同じ時間だけ働いている月には、ほとんどぶれません。ぶれるのは、人が入れ替わった月、働き方が変わった月、体制や様式が変わった月です。以下は扱いを決める表ではありません。その月に何が起きるのかを先に知っておき、確認すべきことと、保険者（指定権者）に聞く言葉を用意しておくための一覧です。

人の出入りでぶれる11場面

場面	何が起きるか	確認すること（記入欄）	保険者（指定権者）に聞くこと
月の途中で入職した	在籍していない日が含まれる期間で数えることになり、丸ごと1か月いた人と同じ扱いにすると数字がふくらむ	入職日／その月に数える期間（記入欄）	月の途中で入職した職員の勤務時間を、どの期間で見ればよいか
月の途中で退職した	退職日以降の予定がシフトに残ったままだと、予定で数えた月だけ数字が大きくなる	退職日／シフトから予定を落とした日（記入欄）	退職者の分をどの期間まで数えるか
入職の予定者が直前に辞退した	採用を見込んで作った勤務予定が残り、実際にいない人の時間が計算に入る	辞退の連絡日／予定を消した日（記入欄）	採用の見込みを前提にした数字の扱い
退職日が月末から翌月初へずれた	1日分がどちらの月に入るかで、2か月分の数字が同時に動く	変更後の退職日／反映した月（記入欄）	月をまたぐ退職日の変更をどちらの月に入れるか
同じ月に入職と退職が重なった	職種の欄が同じでも別人であるため、1行にまとめると勤務時間が合算されてしまう	両名の識別子／行を分けたか（記入欄）	入れ替わりのあった月の書き方
定年後の再雇用で契約の形が変わった	契約上の勤務時間が変わり、前月と同じ行のまま数えると実態と離れる	新しい契約の勤務時間／適用の開始日（記入欄）	契約の変更をいつの分から反映するか
休職していた職員が復職した	復職日の前後で勤務の有無が分かれ、月の一部だけ勤務した形になる	復職日／復職後の勤務予定（記入欄）	復職した月の数え方
産前産後の休業に入った	在籍はしているが勤務の記録が出ない期間が生まれ、名簿と勤怠が食い違って見える	休業の開始日／一覧での書き方（記入欄）	休業期間中の職員を、勤務時間の計算でどう扱うか
育児休業に入った、または終了した	開始・終了が月の途中だと、その月だけ勤務時間が短くなる	開始日・終了日／その月の勤務時間（記入欄）	休業の開始月・終了月の数え方
介護休業に入った	期間が短く分かれることがあり、月ごとに勤務の有無が変わる	取得した期間（記入欄）	断続的な休業の期間をどう記録するか
長期の私傷病で休みに入った	復帰の見込みが立たないまま名簿に残り、実際の勤務が無い人が一覧に載り続ける	休みの開始日／一覧での区分（記入欄）	長期に勤務のない職員の一覧上の扱い

働き方が変わってぶれる11場面

場面	何が起きるか	確認すること（記入欄）	保険者（指定権者）に聞くこと
短時間勤務に変わった	本人の区分（常勤・非常勤）の表記と、実際の勤務時間がずれたまま数え続けてしまう	変更日／変更後の勤務時間／一覧の区分（記入欄）	短時間勤務の職員の区分と勤務時間の書き方
常勤から非常勤へ、または非常勤から常勤へ変わった	変更月に2つの働き方が混ざり、1行では表せなくなる	変更日／行を分けたか（記入欄）	区分が変わった月の記録の分け方
非常勤の勤務が週によって違う	ある週だけを見て月を推し量ると、月ごとに数字が上下する	その月の実際の勤務時間の合計（記入欄）	週ごとに勤務が異なる職員の集計期間
夜勤専従の職員がいる	1回の勤務が長く回数が少ないため、日数で見た印象と時間の合計が一致しない	1回の勤務時間／その月の回数（記入欄）	夜勤専従者の勤務時間の集計方法
夜勤が日をまたぐ	勤務時間をどちらの日に付けるかで、月末月初の勤務が隣の月へ移る	日をまたぐ勤務の付け方（記入欄）	月末から月初へまたぐ勤務をどちらの月に入れるか
週の休みが不規則で、週単位の把握が難しい	週で見ようとすると端の週が半端になり、担当者ごとに違う数字が出る	集計の単位（記入欄）	週単位と月単位のどちらで見るか
直行直帰が多く、始まりと終わりが事業所と離れている	記録の起点が人によって違うと、同じ働き方でも時間の合計が変わる	記録の起点・終点の決め（記入欄）	直行直帰の日の勤務時間の記録の残し方
オンコール（待機）の当番に入っている	待機の時間をどう記録するかが決まっていないと、月によって書く人と書かない人が出る	待機の記録方法／貴事業所の定め（記入欄）	待機の時間を勤務時間の計算でどう扱うか
研修や会議に出た日がある	出席の記録は残っているのに、勤怠の記録に出ていないことがある	研修の名称・日時／勤怠への記録の有無（記入欄）	研修に参加した時間を勤務時間の計算でどう扱うか。取り扱いは社会保険労務士にもご確認ください
休暇を取得した日がある	取得日の記録の付け方が人によって違うと、月の合計が一定しない	取得日／勤怠への記録の付け方（記入欄）	休暇を取得した日の勤務時間の計算上の扱い
時間外の勤務があった月	所定の時間で数えるのか実際の時間で数えるのかが決まっていないと、月ごとに基準が変わる	その月の取り扱い（記入欄）	所定を超えた時間を勤務時間の計算でどう扱うか。取り扱いは社会保険労務士にもご確認ください

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

体制が変わってぶれる11場面

場面	何が起きるか	確認すること（記入欄）	保険者（指定権者）に聞くこと
管理者が現場の業務に入った	1人の勤務時間が2つの職種にまたがり、按分の記録が無いと二重に数えられる	入った日と時間／按分の記録（記入欄）	管理者が現場の業務に従事した時間の取り扱い
管理者が交代した	前任と後任の在任期間が月の途中で分かれ、1行では書けなくなる	交代日／両名の在任期間（記入欄）	交代のあった月の勤務の書き分け
兼務の割合が月によって変わった	前月の割合をそのまま使うと、実際の働き方と記録が離れる	その月の割合／変えた理由（記入欄）	割合を変えた月の記録の残し方
兼務先が増えた	按分の分け先が増え、合計が本人の勤務時間を超えていないかの点検が必要になる	兼務先の一覧／合計の点検日（記入欄）	複数の職務を兼ねる職員の記録の様式
派遣を受け入れた	雇用の形が自事業所の職員と異なり、一覧のどの欄に書くかで扱いが変わる	受入期間／契約書の写し（記入欄）	派遣で受け入れた職員の勤務時間の記載方法
他事業所から応援を受けた、または応援を出した	同じ時間が2つの事業所の記録に出たり、どちらにも出なかったりする	応援の日時／両事業所の記録（記入欄）	事業所間の応援の時間をどちらで数えるか
事業所を増やした	職員が分かれて配置され、前年と同じ名簿では実態を表せなくなる	新事業所の名簿／異動した職員（記入欄）	開設した月の数え方と、提出する書類
サービス種別を増やした	数える職種が増え、既存の集計表の欄が足りなくなる	増えた種別／新たに数える職種（記入欄）	種別ごとに分けて数える範囲
事業所を移転した、または同一の建物に併設した	同じ場所で複数の事業所が動き、勤務の区分が記録から読み取りにくくなる	移転日／区分の方法（記入欄）	同一建物内で複数の事業所を運営する場合の記録の分け方
職員が複数の事業所を行き来している	移動の時間や滞在の時間をどちらに付けるかで、双方の数字が動く	行き来の記録／付け方の決め（記入欄）	複数の事業所にまたがる勤務の記録の残し方
業務委託の人が現場に入っている	雇用関係がないため、一覧に載せるかどうかで人数の見え方が変わる	契約の形／一覧への記載の有無（記入欄）	委託契約の従事者を一覧に記載するかどうか

暦・様式・記録の側でぶれる11場面

場面	何が起きるか	確認すること（記入欄）	保険者（指定権者）に聞くこと
年度をまたいだ	見る期間の置き方が年度で変わると、3月と4月の数字が比べられなくなる	年度の起点／前年度との違い（記入欄）	年度をまたぐときに見る期間の置き方
人員基準で見る職種の区分が変わった	集計表の職種の欄が前年のままで、新しい区分に対応していない	変わった区分／集計表を直した日（記入欄）	区分が変わった年に、いつの分から新しい区分で見るか
勤務形態一覧表の様式が変わった	欄の並びが変わり、前年のファイルを流用すると入れる場所を取り違える	新しい様式の入手日／差し替えた日（記入欄）	新しい様式で提出する時期
給与の締め日が変わった	1回だけ期間が長い月・短い月が生まれ、前後の月と比べられなくなる	変更日／その月の期間（記入欄）	締め日の変更があった月の期間の置き方
就業規則の所定労働時間が変わった	分母が変わるため、勤務時間が同じでも数字が動く	変更日／新しい時間数（記入欄）	分母の変更をいつの分から反映するか。手続は社会保険労務士にご確認ください
勤怠の締めのあとに訂正が入った	提出した数字と手元の数字が食い違い、どちらが正か分からなくなる	訂正の内容／反映した月（記入欄）	提出後に訂正が出たときの手順
打刻の漏れが後から見つかった	漏れを埋めた分だけ勤務時間が増え、確定していたはずの数字が動く	漏れの日時／補った根拠（記入欄）	後から補った勤務の記録の残し方
祝日や年末年始で稼働日が少ない月	月の勤務時間の合計が下がり、前月と比べると差が大きく見える	その月の稼働日数（記入欄）	稼働日数の増減をどう説明として残すか
28日の月と31日の月が並んだ	暦日数の差がそのまま数字の差に見え、体制が変わったのかどうか判別しにくい	その月の暦日数／前月との差（記入欄）	暦日数の違いによる差の記録の残し方
計算の担当者が交代した	手順が引き継がれず、同じ月でも前任と違う数字が出る	交代日／引き継いだ手順書（記入欄）	担当交代時に引き継ぐ書類の範囲
過去の月をさかのぼって数え直すことになった	当時の名簿と現在の名簿が違い、当時の状態を再現できない	対象の月／当時の名簿の保存場所（記入欄）	過去分を数え直すときに使う書類

数えたあとに残すこと｜計算記録の16欄と、そのまま書ける記入文24例

常勤換算は、出した数字よりも「その数字がどこから出たか」を後から追えるかどうかで価値が決まります。数字だけを保存していると、半年後に見返したときに、どの出勤簿を使ったのか、誰が計算したのか、前月との差が何によるものかが分からなくなります。ここでは、毎月1枚だけ残す計算記録の様式案と、そのまま書き写して使える記入文を並べます。

毎月1枚だけ残す計算記録の様式案｜16欄

欄	何を書くか	記入欄	後から見るときに何の役に立つか
対象の年月	どの月の分の計算かを、年から書く	（記入欄：　　年　　月分）	複数年ぶんが並んだときに、月をまたいだ取り違えを防げる
対象の期間	その月として数えた始まりと終わりの日	（記入欄：　　月　　日〜　　月　　日）	締め日と暦月がずれている事業所でも、期間を明示できる
対象の事業所・サービス種別	事業所名と種別。複数運営している場合は1枚ずつ	（記入欄）	他の事業所の記録と取り違えずに保存できる
対象の職種	この記録で数えた職種の名称	（記入欄）	職種ごとに分けて残していることが一目で分かる
分母に用いた時間数	常勤の従業者が勤務すべき時間数として用いた数字	（記入欄：　　時間）	分母が変わった月を、後からさかのぼって特定できる
分母の根拠	その時間数が書かれている書類の名称と箇所	（記入欄：就業規則第　　条／その他　　）	根拠を求められたときに、書類をすぐ出せる
用いた勤怠の書類	出勤簿・タイムカードなど、実際に見た書類の名称と版	（記入欄：　　（確定版・　　月　　日時点））	訂正が入る前後のどちらを見たかが分かる
対象人数	この職種で数えた人数	（記入欄：　　名）	名簿の抜けに気づく手がかりになる
勤務時間の合計	職種ごとの勤務延べ時間数の合計	（記入欄：　　時間）	分子だけが動いた月なのかを切り分けられる
計算の結果	合計を分母で割った数字	（記入欄：　　）	月ごとの推移を並べられる
端数の取り扱い	貴事業所の定めに従って処理した方法と、その定めの記載場所	（記入欄：定めの記載場所　　）	処理の方法が月ごとに変わっていないかを点検できる
兼務者と按分	按分した職員名（または識別子）と、その根拠	（記入欄）	按分の合計が本人の勤務時間を超えていないか確かめられる
前月の数字と差	前月の結果と、今月との差	（記入欄：前月　　／差　　）	差が出た月だけを重点的に見返せる
差が出た理由	入退職・働き方の変更・稼働日数など、思い当たる事実	（記入欄）	後から説明を求められたときに、その場で作文せずに済む
計算した人・計算した日	氏名と日付	（記入欄：　　／　　年　　月　　日）	担当交代の前後で手順が変わっていないか追える
確認した人・確認した日	計算した人とは別の人の氏名と日付	（記入欄：　　／　　年　　月　　日）	1人だけで完結していないことを記録で示せる

計算記録の備考欄に、そのまま書ける記入文24例

いずれも、事実と日付と根拠書類だけで書いています。空欄は貴事業所の数字に置き換えてください。判断が要る部分は、書き込まずに保険者（指定権者）へ確認した記録として残す形にしています。

場面	そのまま書ける記入文
変動のない通常の月	2026年7月分は、7月1日から7月31日までの出勤簿（8月3日確定版）にもとづき、8月5日に事務担当（　　）が計算した。対象は介護職員6名、勤務延べ時間数は　　時間、分母は当事業所の定め（就業規則第　　条・　　時間）を用いた。前月との差は0.00で、人員の異動および勤務時間の変更はなかった。
入職があった月	7月12日に非常勤1名（職員番号　　）が入職したため、当月は7月12日から7月31日までの勤務時間のみを算入した。前月比は＋0.20で、差は当該1名の入職によるものである。雇用契約書（7月10日付）を根拠書類として保存した。
退職があった月	7月20日付で常勤1名（職員番号　　）が退職したため、7月21日以降のシフト上の予定を7月22日に削除したうえで計算した。前月比は−0.45で、差は当該1名の退職によるものである。退職届（7月5日受理）を根拠書類として保存した。
兼務の割合を変えた月	7月1日付で職員（職員番号　　）の兼務の割合を変更したため、当月分から新しい割合で按分した。変更前後の割合と根拠書類（兼務に関する書面・7月1日付）を添付し、本人の勤務時間の合計と按分の合計が一致することを7月末に確認した。
管理者が現場の業務に入った月	7月中、管理者（　　）が現場の業務に従事した時間があった。当該時間の取り扱いについては、7月18日に保険者（　　）へ照会し、回答の内容を照会記録（整理番号　　）に記載した。当月の計算は、その回答に沿って処理した。
分母を変えた月	就業規則の改定（施行日　　年　　月　　日）にともない、当月分から分母を　　時間へ変更した。前月比の差のうち、分母の変更による分と勤務時間の増減による分を分けて備考に記載した。改定後の就業規則の写しを保存した。
端数の取り扱いを確認した月	端数の取り扱いについて、7月9日に保険者（　　）へ照会した。回答の内容は照会記録に記載し、当月分から同じ方法で処理している。処理の方法は事務手順書（　　）に記載し、次回以降も同一の方法を用いる。
締めのあとに訂正が入った月	7月分の勤怠について、8月6日に　　名分の訂正があった。訂正前に作成した計算記録（第1版・8月3日作成）は破棄せずに保存し、訂正後の数字で第2版（8月7日作成）を作成した。両版の差と、その理由を備考に記載した。
打刻の漏れを補った月	7月　　日の打刻の漏れ1件について、業務日誌および同行した職員の記録をもとに8月4日に補った。補った根拠と補った日を勤怠の訂正記録に残したうえで、当月の計算に反映した。
産前産後の休業に入った職員がいる月	職員（職員番号　　）が7月　　日から休業に入った。一覧では在籍のまま別欄に区分し、休業に入った日以降の取り扱いについては7月　　日に保険者（　　）へ照会し、回答を照会記録に残した。
育児休業から復帰した月	職員（職員番号　　）が7月　　日に復帰した。復帰後の勤務時間は雇用契約の変更（7月　　日付）のとおりであり、当月は復帰日以降の勤務時間を算入した。前月比＋　　の差は、この復帰によるものである。
短時間勤務に変わった月	職員（職員番号　　）が7月　　日から短時間勤務となった。一覧の区分と勤務時間を同日付で改め、変更前後を1行にまとめず、行を分けて記載した。変更の根拠書類（　　・7月　　日付）を保存した。
夜勤専従の職員がいる月	夜勤専従　　名について、1回あたりの勤務時間（　　時間）と当月の回数（　　回）から勤務時間を集計した。日をまたぐ勤務の付け方は事務手順書（　　）の定めに従い、前月と同じ方法で処理した。
他事業所から応援を受けた月	7月　　日から　　日まで、法人内の他事業所（　　）から　　名の応援を受けた。当該時間を両事業所のどちらで数えるかについては、7月　　日に保険者（　　）へ照会し、回答を照会記録に残したうえで処理した。
派遣を受け入れた月	7月　　日から派遣　　名を受け入れた。一覧では自事業所の職員とは別の欄に記載し、労働者派遣契約書（　　年　　月　　日付）の写しを根拠書類として保存した。記載方法は7月　　日に保険者（　　）へ確認した。
事業所を増やした月	7月1日に新事業所（　　）を開設し、当事業所から　　名が異動した。当月分から事業所ごとに記録を分けて作成している。異動者の一覧と辞令の写しを、両事業所の計算記録に添付した。
サービス種別を増やした月	7月1日から　　の提供を開始したため、当月分から数える職種に　　を加えた。集計表の職種の欄は6月　　日に改訂し、改訂前の様式は版を分けて保存している。
年度の最初の月	年度の初回の計算にあたり、前年度末（3月分）の記録と様式を突き合わせ、分母・職種の区分・端数の取り扱いに変更がないことを4月　　日に確認した。確認した人（　　）と確認日を記録に残した。
提出様式が変わった月	勤務形態一覧表の様式が改まったため、　　月　　日に新しい様式を入手し、同日に集計表の欄の並びを差し替えた。旧様式で作成した過去分は、そのままの形で保存している。
計算の担当者が交代した月	7月　　日付で計算の担当を（　　）から（　　）へ引き継いだ。引き継いだ書類は、事務手順書・過去12か月分の計算記録・保険者への照会記録の3点である。引き継ぎ後の最初の計算は、前任者が確認者として点検した。
前月との差が大きかった月	前月比−　　と差が大きいため、名簿・出勤簿・シフトの3点を8月　　日に突き合わせた。差の内訳は、退職1名（−　　）、休業1名（−　　）、稼働日数の減（−　　）であり、いずれも根拠書類を添付している。
前月との差がなかった月	前月比0.00であった。人員の異動、勤務時間の変更、分母の変更、端数の取り扱いの変更のいずれもなかったことを、名簿と出勤簿で8月　　日に確認した。
過去分をさかのぼって数え直した月	年　　月分について、8月　　日に数え直した。用いた書類は当時の出勤簿（保存場所　　）および当時の名簿であり、当時の分母（　　時間）をそのまま用いている。当時作成した記録は差し替えず、再計算分を別の版として保存した。
保険者に相談した月	7月　　日、保険者（　　）へ　　について照会した。照会した内容、回答を受けた日、応対者の部署を照会記録（整理番号　　）に記載し、当月以降の計算はその回答に沿って処理している。次回の確認予定は　　年　　月とした。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

保険者（指定権者）に確認するときの聞き方｜そのまま言える質問文32例と、聞く前の準備6項目

常勤換算の細かい取り扱いは、保険者（指定権者）によって運用が異なります。だからこそ、記事や書籍で答えを探すより、自分の事業所の条件を添えて聞くほうが早く、記録にも残ります。ここでは答えを書きません。聞く前に手元へ用意しておくものと、そのまま口に出せる質問文だけを並べます。

聞く前に手元へ用意しておくこと｜6項目

用意するもの	なぜ必要か	記入欄
事業所番号・事業所名・サービス種別	最初に聞かれる。手元に無いと折り返しになり、その日のうちに回答をもらえないことがある	（記入欄）
常勤の従業者が勤務すべき時間数として用いている数字	取り扱いの説明が、この数字を前提に返ってくることが多い	（記入欄：　　時間）
対象の職種と、対象の職員の働き方	「常勤か非常勤か」「兼務があるか」で説明が変わるため、先に伝えると往復が減る	（記入欄）
いつの月の分の話かという期間	過去分の話か、これからの月の話かで手続きが変わる	（記入欄：　　年　　月分）
今使っている様式と、その入手元	様式が古い場合、質問より先にその指摘を受けることがある	（記入欄）
照会記録の用紙（空欄のもの）	回答をその場で書き取らないと、翌週には言い回しが曖昧になる	（記入欄：様式の置き場　　）

分母・期間・端数について聞く｜16例

確かめたいこと	そのまま言える質問文
分母の置き方	「常勤換算の計算で用いる、常勤の従業者が勤務すべき時間数について、週で見る場合と月で見る場合のどちらで記載すればよいか、教えていただけますか。」
分母の根拠書類	「当事業所では就業規則で所定労働時間を定めていますが、提出時に添える書類として、就業規則の写しのほかに必要なものはありますか。」
週を月に置き換えるとき	「週の時間数を月に置き換えて記載する場合、1か月を何週として扱うのがそちらの取り扱いか、教えていただけますか。」
分母の下限の扱い	「常勤の従業者が勤務すべき時間数が短い事業所の場合、分母に用いる時間数の取り扱いはどのようになりますか。参照すべき通知や様式の記載箇所を教えてください。」
分母を変えたとき	「就業規則の改定で所定労働時間が変わりました。常勤換算の計算に反映するのは、改定の施行日を含む月からでよいか、確認させてください。」
見る期間の置き方	「人員の状況を確認する際、直近のどの期間の実績を見ることになりますか。対象期間の考え方を教えていただけますか。」
締め日と暦月のずれ	「当事業所の給与の締め日は毎月　　日です。常勤換算の計算は暦月で行えばよいか、それとも締め期間で行うのか、教えていただけますか。」
年度をまたぐとき	「年度が替わる際、対象とする期間の起点はどこに置けばよいか、教えていただけますか。」
日をまたぐ勤務	「夜勤で日をまたぐ勤務について、月末から月初にかかる時間は、どちらの月の勤務時間として記載すればよいか、教えていただけますか。」
端数の取り扱い	「常勤換算数の端数について、どの位でどのように処理して記載すればよいか、そちらの取り扱いを教えていただけますか。」
途中の丸め	「職種ごとに計算したあと合計する場合、途中で端数を処理せず、最後にまとめて処理する形でよいか、確認させてください。」
端数の扱いを変えるとき	「これまでと異なる方法で端数を処理することになった場合、いつの月の分から適用すればよいか、教えていただけますか。」
提出後の訂正	「提出後に勤怠の訂正が生じ、常勤換算数が変わりました。訂正の手続きの要否を含め、どのような手順になるか教えていただけますか。」
過去分の数え直し	「過去の月にさかのぼって計算し直す場合、当時の分母と当時の名簿を用いる形でよいか、確認させてください。」
稼働日数の少ない月	「年末年始などで稼働日数が少ない月に数字が下がった場合、備考としてどのような説明を残しておけばよいか、教えていただけますか。」
計算の版の残し方	「計算をやり直した場合、以前作成した計算の記録も残しておくべきか、差し替えてよいか、教えていただけますか。」

人・職種・兼務・体制について聞く｜16例

確かめたいこと	そのまま言える質問文
月の途中の入退職	「7月12日に入職した職員について、当月の勤務時間はどの期間の分を記載すればよいか、教えていただけますか。」
休業中の職員の記載	「休業に入っている職員について、勤務形態一覧表にはどのように記載すればよいか、教えていただけますか。」
短時間勤務の職員	「育児のための短時間勤務をしている職員について、区分と勤務時間をどのように記載すればよいか、教えていただけますか。」
休暇を取得した日	「休暇を取得した日について、常勤換算の計算上どのように扱えばよいか、そちらの取り扱いを教えていただけますか。」
研修に出た時間	「事業所として実施した研修に職員が参加した時間について、勤務時間の記載にあたりどのように扱えばよいか、教えていただけますか。」
待機の時間	「オンコールの待機に入っていた時間について、勤務時間としての記載の要否を教えていただけますか。」
移動の時間	「直行直帰の日の移動の時間について、勤務時間の記載にあたりどのように扱えばよいか、教えていただけますか。」
時間外の勤務	「所定の時間を超えて勤務した時間について、常勤換算の計算にあたっての取り扱いを教えていただけますか。」
管理者の兼務	「管理者が現場の業務に従事した時間について、当該サービスの勤務時間としての記載をどのようにすればよいか、教えていただけますか。」
兼務の按分の根拠	「兼務している職員の勤務時間を按分する際、根拠として保存しておくべき書類を教えていただけますか。」
按分の割合が変わるとき	「兼務の割合が月によって変わる場合、記録としてどのように残しておけばよいか、教えていただけますか。」
事業所間の応援	「法人内の他事業所から応援に入った職員の時間は、どちらの事業所の勤務時間として記載すればよいか、教えていただけますか。」
派遣の受け入れ	「派遣で受け入れている職員について、勤務形態一覧表への記載の要否と、添付する書類を教えていただけますか。」
業務委託の従事者	「業務委託の契約で現場に入っている方について、一覧に記載するかどうかを教えていただけますか。」
事業所を増やすとき	「新たに事業所を開設する予定です。開設した月の常勤換算の計算と、提出する書類について、事前に確認しておくべき点を教えていただけますか。」
職種の区分	「勤務形態一覧表で職種を分けて記載する際、当事業所のサービス種別ではどの職種を分けて記載することになるか、教えていただけますか。」

聞いたあとに残す照会記録｜8欄

欄	何を書くか	記入欄
整理番号	連番。翌年の計算記録から参照できるようにする	（記入欄）
照会した日	年月日。回答を受けた日が別なら両方書く	（記入欄：照会　　／回答　　）
照会先	保険者（指定権者）の名称と部署	（記入欄）
照会した内容	質問文をそのまま書き写す。要約すると意味が変わる	（記入欄）
回答の内容	言い回しを変えずに書き取る	（記入欄）
いつの分から適用するか	回答を反映する最初の月	（記入欄：　　年　　月分から）
関係する書類	この回答にもとづいて直した様式・手順書の名称	（記入欄）
次に確認する時期	制度や様式が変わりうる時期を見込んで置く	（記入欄：　　年　　月）

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

基準の定めと今の数を並べる表の作り方｜9欄と、足りなくなる前に気づく仕組み16項目

常勤換算数を出したあとに要るのは、その数字を基準の定めと同じ画面に並べることです。片方が手元のファイル、もう片方が担当者の記憶、という状態だと、差が縮まっていることに誰も気づけません。ここでは、必要な数そのものは書きません（サービス種別ごとの定めは指定基準および保険者（指定権者）の定めによります）。「基準の定め（記入欄）」と「今の数（記入欄）」を並べる欄の作り方と、差が縮まってきたときに気づくための仕組みだけを置きます。

並べる表の9欄と、埋めるときの注意

欄	何を入れるか	記入欄	埋めるときの注意
職種	基準の定めがある職種を1行ずつ	（記入欄）	まとめて1行にすると、どの職種で差が縮まったのか分からなくなる
基準の定め	指定基準・条例で定められている内容を、そのままの言葉で書き写す	（記入欄）	記憶で書かず、条文や手引きの該当箇所を見ながら書き写す
定めの出どころ	その定めが書かれている資料の名称と該当箇所	（記入欄：資料名　　／該当箇所　　）	出どころが空欄の行は、次の改定で更新されずに残りやすい
今の数	直近の計算で出た常勤換算数	（記入欄：　　（　　年　　月分））	いつの月の数字かを併記しないと、古い数字が残り続ける
差	定めと今の数を見比べたときの余裕の程度	（記入欄）	差の大小の評価はせず、数字と日付だけを残す
直近3か月の推移	前々月・前月・当月の数字	（記入欄：　　／　　／　　）	1か月だけでは、下がり続けているのか一時的なのか判別できない
先の予定	退職・休業・時短の予定など、これから数字を動かす事実	（記入欄）	予定は分かった日に書く。月末にまとめて書こうとすると忘れる
確認した日・確認した人	この表を見た日と見た人	（記入欄）	作った日ではなく、見た日を残す
保険者への確認の要否	この行について照会が要ると判断した場合、その旨と照会記録の整理番号	（記入欄：整理番号　　）	照会の予定だけ書いて、結果を書き忘れる行が出やすい

足りなくなる前に気づく仕組み｜16項目（いつ・誰が・何を見るか・何を残すか）

いつ	誰が	何を見るか	記録に残すこと
毎月、勤怠が確定した日	事務担当	職種ごとの勤務延べ時間数の合計	合計の数字と、用いた出勤簿の版
毎月、計算した直後	管理者	基準の定めと今の数を並べた表	見た日・見た人・気づいたこと
毎月、前月と比べたとき	管理者	差が出た職種と、その理由	差の内訳（入退職・休業・稼働日数など）
退職の申し出を受けた日	受けた職員	退職予定日と、その職種	申し出を受けた日と、計算担当へ伝えた日
休業の申し出を受けた日	受けた職員	開始予定日と、期間の見込み	申し出を受けた日と、一覧への反映日
働き方の変更を受けた日	管理者	変更後の勤務時間と、適用の開始日	変更の根拠書類と、反映した月
採用の選考が終わった日	管理者	入職予定日と職種	予定として表に書いた日
シフトを組む前	シフト作成者	翌月の予定と、抜ける人の有無	抜ける人がいる週と、その対応
四半期ごと	管理者	直近3か月の推移と、下がり続けている職種の有無	推移の数字と、見た日
年度が替わる前	管理者・事務担当	基準の定めの欄が最新の資料と合っているか	照合した資料の名称と、照合日
就業規則が改まったとき	事務担当	分母に用いる時間数の変更の有無	変更日と、反映した最初の月
様式が改まったとき	事務担当	集計表の欄と新様式の欄の対応	差し替えた日と、旧様式の保存場所
事業所や種別を増やす前	管理者	増えたあとに数える職種と、分ける単位	事前に照会した内容と、その回答
計算の担当が交代するとき	前任・後任	手順書・過去の計算記録・照会記録	引き継いだ書類の一覧と、引き継いだ日
差が前月より縮まったとき	管理者	縮まった職種と、先の予定	気づいた日と、その時点で決めた対応
保険者から照会や連絡を受けたとき	管理者	照会の内容と、関係する職種	受けた日・内容・回答した内容・回答日

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

計算の取り違え18の型｜どう気づくか・どう直すか・再発を防ぐ決めごと（記入欄つき）

常勤換算の取り違えは、計算そのものより手前の段取りで起きます。式は合っているのに、拾う書類が違う、分ける単位が違う、反映する月が違う。以下は、気づくきっかけと、気づいたあとに何を直すかを型ごとに並べたものです。扱いの正解は書きません。直したことを記録に残すところまでを一組にしています。

分母と期間まわりの取り違え｜9の型

取り違えの型	どう気づくか	どう直すか	再発を防ぐ決めごと（記入欄）
分母に週と月が混ざっている	同じ勤務時間なのに、前月と桁の違う数字が出る	用いた分母を計算記録に書き、どちらで統一するかを1つに戻す	（記入欄：分母は　　で統一）
分母が就業規則と違う	就業規則を見返したとき、記録の数字と一致しない	就業規則の該当箇所を計算記録の根拠欄に書き写し、数字を合わせて数え直す	（記入欄：根拠の記載欄を必須にする／担当　　）
分母を変えた月が分からない	過去の推移をたどると、ある月から不自然に数字が動いている	変更の起点となる月を特定し、計算記録の分母欄をさかのぼって埋める	（記入欄：分母の変更は照会記録に残す）
暦月と締め期間が混ざっている	月末の数日分が、2か月続けて出てきたり抜けたりする	期間の欄に開始日と終了日を書く形に改め、対象期間を明示して数え直す	（記入欄：期間は　　日〜　　日）
月をまたぐ勤務の付け方が月ごとに違う	夜勤のある職員だけ、月ごとに時間の合計がぶれる	付け方を1つに決めて事務手順書に書き、同じ方法で過去分と突き合わせる	（記入欄：日をまたぐ勤務の付け方　　）
予定のシフトで計算している	実績の出勤簿と突き合わせると、時間の合計が合わない	用いた書類を計算記録に明記し、確定した勤怠で数え直す	（記入欄：根拠書類は　　に固定）
確定前の勤怠で計算している	提出後に訂正が入り、手元の数字が動く	確定の目印（承認日など）を決め、確定後に計算する順番に戻す	（記入欄：確定の目印　　）
端数を処理する位置が月ごとに変わる	職種の数字を足し合わせると、合計が一致しない月がある	処理の方法を事務手順書に書き、同じ方法で当月分を作り直す	（記入欄：手順書の記載場所　　）
表示だけ丸めた数字を書き写している	ファイルの値と、印刷した記録の数字が違う	表示桁を決め、記録には計算に用いた値を書く	（記入欄：小数第　　位まで表示）

人・職種・書類まわりの取り違え｜9の型

取り違えの型	どう気づくか	どう直すか	再発を防ぐ決めごと（記入欄）
職種をまとめて数えている	基準の定めと並べようとしたとき、対応する行が作れない	職種ごとに行を分けて集計し直し、集計表の欄を作り替える	（記入欄：分けて数える職種　　）
兼務の按分をしていない	本人の勤務時間の合計より、按分の合計のほうが大きい	按分の根拠を確認し、合計が本人の勤務時間を超えない形に直す	（記入欄：合計の点検者　　）
按分の割合が前月のまま	働き方が変わった月なのに、按分の数字だけ動いていない	その月の割合と根拠を計算記録に書き、当月分を作り直す	（記入欄：割合の見直しは　　か月ごと）
複数の事業所の分を合算している	事業所ごとの記録を並べると、同じ職員が両方に出ている	単位ごとに分けて集計し直し、応援や異動の時間を記録で切り分ける	（記入欄：数える単位　　）
退職者が月末在籍かどうかだけで判断されている	月の途中で辞めた人が、まるまる1か月分として入っている	退職日を確認し、その月に数える期間を計算記録に書いて数え直す	（記入欄：退職日の連絡経路　　）
同姓・同名の職員が1人にまとまっている	人数と勤務時間の合計が、名簿と一致しない	職員番号などの識別子で分け、行を分けて集計し直す	（記入欄：識別子　　）
名簿の職種が古いまま	配置換えのあった職員が、前の職種の欄に残っている	名簿を更新し、変更日を記録したうえで当月分から反映する	（記入欄：名簿を直す担当　　）
前月のファイルを日付だけ変えて使っている	入退職があった月なのに、人数と顔ぶれが前月と同じ	名簿と出勤簿から作り直し、前月比の差と理由を備考に書く	（記入欄：作成の手順書　　）
計算結果だけ残って根拠が残っていない	数字は保存されているのに、どの書類から出したか誰も答えられない	用いた書類・分母・計算日・計算者を記録の欄に追加し、以後は同じ様式で残す	（記入欄：計算記録の様式の置き場　　）

常勤換算の記録で避けたい書き方と、そのまま使える言い換え｜32組

左の列は書いてはいけない例として引用したものです（すべて「」で囲んでいます）。いずれも、書いた本人には意味が通っていても、半年後の自分や、はじめて見る人には根拠が伝わりません。右の列は、そのまま書き写して使える形にしています。空欄は貴事業所の数字・書類名に置き換えてください。

数字と根拠の書き方｜16組

避けたい書き方（引用）	なぜ避けるか	そのまま使える言い換え
「例年どおりです」	どの年の何と同じなのかが分からず、比べる対象を示していない	2026年7月分は3.15であり、前年同月（2025年7月分・3.10）との差は＋0.05である。差は非常勤1名の勤務時間の増によるものである。
「たぶん足りています」	推測であることが記録に残り、根拠を示せていない	2026年7月分の計算結果は　　であり、基準の定め（資料名　　・該当箇所　　）と並べた表を計算記録に添付している。
「基準は問題ありません」	評価だけが残り、何をどう見たのかが伝わらない	基準の定めと今の数を並べた表を、8月5日に管理者（　　）が確認した。確認した資料は　　である。
「前月と同じです」	同じであることの確認方法が書かれていない	前月比0.00である。名簿・出勤簿・シフトの3点を8月5日に突き合わせ、人員の異動と勤務時間の変更がないことを確認した。
「シフトから計算しました」	予定と実績のどちらを見たのかが分からない	用いた書類は、7月分の出勤簿（8月3日確定版）である。シフト表は勤務予定の確認にのみ用い、計算には用いていない。
「だいたい3人分です」	丸めた印象だけが残り、計算した値が消える	計算結果は3.15である。端数の取り扱いは事務手順書（　　）に記載した方法により、前月と同じ方法で処理した。
「担当者が計算しました」	誰がいつ計算したのかが特定できない	2026年8月5日、事務担当（　　）が計算し、同日に管理者（　　）が確認した。
「就業規則のとおりです」	どの条文のどの数字を使ったのかが残らない	分母は　　時間である。根拠は就業規則第　　条であり、当該条文の写しを計算記録に添付している。
「常勤は40時間です」	出どころが無く、改定があったときに気づけない	分母に用いた時間数は　　時間であり、就業規則第　　条（　　年　　月　　日施行）による。
「端数は切っています」	どの位でどう処理したのかが読み取れず、月ごとの違いが検出できない	端数の取り扱いは、事務手順書（　　）に記載した方法による。当月分も前月と同じ方法で処理している。
「エクセルで自動計算しています」	道具の説明であって、根拠の説明になっていない	集計表（ファイル名　　・版　　）で計算した。入力元は7月分の出勤簿であり、入力後に管理者が合計を目視で照合した。
「去年のファイルを使いました」	様式や分母が古いままかどうかが判断できない	用いた集計表は　　年　　月改訂版である。改訂の有無を8月5日に確認し、最新の様式であることを確かめた。
「若干減っています」	程度の表現だけで、数字と理由が無い	前月比−0.30である。内訳は、7月20日退職の常勤1名（−　　）と、休業に入った1名（−　　）である。
「新しい人が入ったので増えました」	いつ、誰が、どれだけ増えたのかが特定できない	7月12日入職の非常勤1名（職員番号　　）により、前月比＋0.20となった。雇用契約書（7月10日付）を添付している。
「記録は残っているはずです」	保存場所が特定されておらず、探せない記録になっている	計算記録は　　（保存場所　　）に、年月別に保存している。7月分の保存日は8月5日である。
「ダブルチェックしています」	誰が誰の何を見たのかが残らない	計算は事務担当（　　）が行い、8月5日に管理者（　　）が、分母・人数・合計の3点を照合した。

確認したこと・変更したことの書き方｜16組

避けたい書き方（引用）	なぜ避けるか	そのまま使える言い換え
「口頭で確認しました」	いつ誰に何を聞いたのかが残らず、翌年に再現できない	7月18日、保険者（　　）　　課へ電話で照会した。照会内容と回答は照会記録（整理番号　　）に記載している。
「役所に聞いたら大丈夫でした」	回答の内容が要約され、元の言い回しが失われている	7月18日の照会に対する回答の内容は、照会記録（整理番号　　）に受けたままの言い回しで記載した。当月分から同じ扱いで処理している。
「休憩の扱いは前任者に聞いたとおりです」	取り扱いの根拠が個人の記憶に置かれている	休憩時間の取り扱いは、　　年　　月　　日に保険者（　　）へ照会し、回答を照会記録（整理番号　　）に記載している。当月分はその記載に沿って処理した。
「管理者の分は調整済みです」	何をどう調整したのかが読み取れない	管理者（　　）が現場の業務に従事した時間の取り扱いは、照会記録（整理番号　　）の回答に沿って処理し、按分の内訳を別紙に記載した。
「兼務分は按分しました」	割合と根拠が無く、点検のしようがない	職員（職員番号　　）の按分は　　の根拠書類（　　年　　月　　日付）による。本人の勤務時間の合計と按分の合計が一致することを7月末に確認した。
「派遣の人も入れました」	記載してよいかどうかを確認した経緯が残らない	派遣　　名の記載方法は、7月　　日に保険者（　　）へ確認した。労働者派遣契約書（　　年　　月　　日付）の写しを添付している。
「本部の職員も数えました」	どの事業所の計算に入れたのかが分からない	法人本部の職員　　名について、当事業所の計算に含めるかどうかを7月　　日に照会し、回答に沿って　　の扱いとした。
「応援に来てもらいました」	時間をどちらの事業所で数えたのかが残らない	7月　　日から　　日まで、他事業所（　　）から　　名の応援を受けた。当該時間の計上先は照会記録（整理番号　　）の回答に沿って処理した。
「訂正があったので直しました」	直す前の数字が消え、経緯が追えない	8月6日に　　名分の勤怠の訂正があった。訂正前の計算記録（第1版・8月3日作成）を残したまま、第2版（8月7日作成）を作成し、両版の差と理由を備考に記載した。
「後で直します」	直す期限も担当も決まっておらず、そのまま残る	の点について、8月　　日までに（　　）が修正する。修正後は管理者が確認し、確認日を記録に残す。
「様式が変わったので作り直しました」	いつの分から新様式で作ったのかが分からない	月　　日に新しい様式を入手し、同日に集計表の欄を差し替えた。　　年　　月分から新様式で作成し、旧様式の過去分はそのまま保存している。
「特に変更はありません」	何を見て変更が無いと分かったのかが残らない	分母・職種の区分・端数の取り扱い・名簿の4点を8月5日に照合し、前月からの変更がないことを確認した。確認者は（　　）である。
「毎月やっています」	実施の記録が無く、やっていることを示せない	毎月　　日ごろに計算し、計算記録を　　に保存している。直近12か月分の保存状況を　　月　　日に一覧で確認した。
「シフトを見れば分かります」	見る人によって読み取り方が変わる	職種別の勤務延べ時間数を集計表に転記し、集計表と出勤簿の合計が一致することを8月5日に照合した。
「担当が代わったので分かりません」	引き継ぎの記録が無いことが、そのまま残ってしまう	7月　　日に計算の担当を（　　）から（　　）へ引き継いだ。引き継いだ書類は事務手順書・過去12か月分の計算記録・照会記録の3点である。
「人が足りないので厳しいです」	感想であり、事実と予定が書かれていない	職について、7月　　日退職1名、8月　　日から休業1名の予定がある。採用の選考は　　月　　日時点で　　名が進行中であり、当面の勤務の組み方を　　月　　日に管理者が記録に残した。

常勤換算は、毎月の勤怠が正確に集計できていることが前提になります。集計の道具については介護の勤怠管理システムの記事を、日々の記録の残し方については労務管理の記事をあわせてご覧ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。就業規則や労働時間の取り扱いについては、社会保険労務士にご相談ください。

よくある質問（FAQ）

常勤換算とは？

非常勤も含めた職員の勤務時間を、常勤何人分かで表す方法です。

どう計算しますか？

職員の勤務時間の合計を、常勤が勤務すべき時間で割って求めます。

何に使いますか？

人員基準を満たしているかの確認に使います。詳細は最新の基準でご確認ください。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

数え方でつまずくところ

常勤換算数＝その職種の従業者の勤務延べ時間数 ÷ 常勤の従業者が勤務すべき時間数。詰まるのは、この分子と分母それぞれの数え方です。

場面	取り扱い
常勤職員の勤務時間	事業所が就業規則で定める常勤の従業者が勤務すべき時間数（週32時間を下回る場合は32時間として計算）
育児・介護休業法による短時間勤務	30時間以上の勤務で常勤として扱える場合がある
管理者との兼務	管理者の業務に従事する時間の扱いは、保険者（指定権者）にご確認ください（記入欄）
他のサービスとの兼務	それぞれのサービスで按分する
複数の事業所を兼務	事業所ごとに分けて計算する
休憩時間	勤務時間に算入するかは、貴事業所の定めと保険者の取り扱いによります（記入欄）
移動時間	事業所の定めによる。就業規則で明確にする
研修の時間	参加の位置づけと算入の可否を確認する（記入欄）。扱いは社会保険労務士等にご確認ください
有給休暇	原則として勤務したものとして扱う
産休・育休	勤務時間に算入するかは保険者（指定権者）にご確認ください（記入欄）
小数点の扱い	端数の扱いは保険者（指定権者）の定めによります。貴事業所の運用（記入欄）
算定の期間	暦月ごとに計算する
人数が変わった月	月の平均で見る
端数の職種	職種ごとに分けて計算する

計算に使う書類

書類	使うところ
就業規則	常勤の所定労働時間
雇用契約書	契約上の勤務時間
勤務形態一覧表	職種、常勤・非常勤の別、勤務時間
出勤簿・タイムカード	実際の勤務時間
シフト表	予定の勤務時間
兼務の届出	兼務の範囲と時間
資格証	職種の要件
賃金台帳	—（労務側の突合）

よくある誤りと、直し方

よくある誤り	どうするか
予定のシフトで計算している	実際の勤務時間で計算する
休憩時間を含めている	除く
管理者の業務の時間を含めている	按分する
常勤の所定労働時間が就業規則と違う	規則に合わせる
週32時間未満を分母にしている	32時間として計算する
職種をまとめて計算している	職種ごとに分ける
月をまたいで計算している	暦月ごとに
小数の丸め方が月ごとに違う	切り捨ての位置を決めて統一する