介護のシフト管理を楽にする方法｜シフト表の作り方と効率化

早番・遅番・夜勤に、急な休みへの対応――介護のシフト管理は、ほかの業種以上に頭を悩ませる仕事です。本記事では、シフト表の作り方のコツと、管理を楽にする方法を整理します。

介護のシフト管理が大変な理由

介護のシフトが他の業種より難しいのは、守るべき条件が同時に複数あるからです。1つを動かすと別の条件が崩れるため、組み替えに時間がかかります。

理由	何が起きるか
人員基準を満たし続ける必要がある	1人休むだけで基準を割る可能性があり、代替を探さざるを得ない
資格の配置に制約がある	頭数が足りていても、資格者がいない時間帯は作れない
夜勤の回数と間隔に配慮が要る	特定の職員に偏ると、負担と離職につながる
希望休・有給が個別に入る	紙やチャットに散らばると、抜け漏れが起きる
急な欠勤が発生する	組み直しが当日発生し、管理者の時間が奪われる
常勤・非常勤が混在する	勤務時間の上限や扶養の範囲など、人ごとに条件が違う

シフト表に記載しておきたい項目

シフト表を作成する際、次のような項目を入れておくと、確認や集計がしやすくなります。

氏名・雇用形態（常勤／非常勤など）
保有資格（介護福祉士、実務者研修修了など）
勤務区分（早番・日勤・遅番・夜勤・休みなど）
勤務開始・終了時刻
希望休・有給の取得状況
月内の夜勤回数

勤務形態が多様で、組み合わせが複雑
資格や配置の基準を満たす必要がある
希望休や急な欠勤への対応が必要

シフト表作成のコツ

毎月ゼロから組まないことが、いちばん効きます。型を決めて、変わる部分だけを動かすのが基本です。

コツ	やり方
基本パターンを作る	標準的な1週間を先に決め、毎月はそこからの差分だけを調整する
希望休を1か所に集める	提出先を1つにし、締切を決める。口頭とチャットの併用をやめる
制約の強いものから埋める	夜勤・資格者の配置など、動かせないものを先に置く
夜勤の回数を見える化する	月内の回数を集計欄に出し、偏りをその場で確認する
変更履歴を残す	誰の依頼でいつ変えたかを残すと、後の確認が早い
勤怠と一体にする	打刻と連動させ、実績の集計と給与計算の手間を減らす

サービス形態によるシフトの違い

介護保険サービスは提供形態によって、勤務時間帯やシフトの組み方の傾向が異なります。目安を整理しました。

サービス形態	勤務の特徴	シフト作成で意識される点
訪問介護（ヘルパー）	利用者宅を訪問してまわる勤務形態で、直行直帰や登録ヘルパーの稼働が多くなります	訪問と訪問の間の移動時間や、一人ひとり異なる稼働時間帯への対応
通所介護（デイサービス）	営業時間に合わせた日勤中心の勤務で、送迎対応が入ることもあります	利用者の来所・帰宅時間に合わせた人員配置
有料老人ホームなど（入居系）	24時間体制のため、早番・遅番・夜勤のローテーションが必要になります	夜勤明けの休養の確保や、夜間帯の人員配置基準の確認

公平性を意識する――夜勤や土日の偏りが出ないように配慮します。
基準を先に押さえる――必要な人員・資格の条件を先に固めてから組みます。
希望休は早めに集める――締め切りを決め、調整の余地を持たせます。

シフトを自動で作れるのか

「自動作成」と呼ばれる機能には幅があります。どこまでを機械が決め、どこから人が決めるのかを見ないと、期待とずれます。

型	やること	向く事業所
ひな形の複製	前月のシフトをコピーして手直しする	人員と勤務パターンが安定している
ルールチェック	人が組んだシフトの不足や違反を指摘する	人員基準や夜勤の回数を厳密に見たい
自動生成	希望と制約を入れると案を出す	職員数が多く、組み合わせが多い
希望収集	職員がスマホから希望休を出す	紙やLINEで集めて転記している

多くの事業所で効くのは「希望収集」と「ルールチェック」です。自動生成は、制約を入力する手間のほうが大きくなることがあります。

人員基準との関係——シフトは「勤務形態一覧表」につながる

シフト表は現場を回すためのものですが、指定申請や運営指導では「勤務形態一覧表」として求められます。両方を別々に作っていると、月末に転記の作業が発生します。

常勤換算の計算が、シフトから自動で出せるか
職種ごとの配置が基準を満たしているかを確認できるか
勤務形態一覧表の様式で出力できるか
実績（実際に働いた時間）と、予定のシフトが別に管理できるか

シフト作成でつまずくところ

起きること	対処
特定の人に夜勤が偏る	過去3か月の回数を並べて見える化する。感覚では偏りに気づけません
希望休が重なる	締切と優先順位のルールを先に決めて、全員に共有しておく
急な欠勤で組み直し	代替を頼む順番をあらかじめ決めておく。その場で探すと時間がかかります
作った人しか分からない	制約（この人とこの人は同じ日に休めない等）を文書にする
月末に勤怠との突合で時間がかかる	シフトと打刻を同じ仕組みに寄せる

効果の測り方

シフト作成にかかった時間——作成者の実測を1か月取ります
公開までの日数——前月何日に出せているか。遅いほど職員の予定が立ちません
組み直しの回数——月に何回、確定後に変更したか
夜勤回数の分散——特定の人に寄っていないか

※本記事は一般的な考え方を整理したものです。算定の可否や要件は、最新の告示・通知および保険者（市区町村）の運用をご確認ください。

シフト管理について現場から多い質問

よくある疑問	考え方
何日前に公開すべきか	前月20日前後に出している事業所が多くあります。早いほど職員の予定が立ちます
希望休は何日まで認めるか	上限を決めて全員に共有します。決めないと不公平感が生まれます
夜勤明けの扱いは	就業規則と労働時間の管理に沿います。連続勤務にならないよう組みます
パート職員の扱いが複雑	契約上の勤務日数・時間を先に一覧にします。ここが曖昧だと毎月迷います
シフトを紙で貼っている	見るためだけなら紙でも構いません。作る過程を電子にするのが目的です

勤怠と一体で管理する

シフトと勤怠を別々に持つと、同じ情報を2回入力することになります。打刻と連動させると、実績の集計と給与計算までが1本につながります。

つなげると変わること	具体的に
実績の集計が要らなくなる	打刻がそのまま勤務実績になり、手集計の時間が消える
予定と実績の差が見える	残業や超過勤務が発生した日を、その月のうちに把握できる
夜勤回数の偏りが分かる	人ごとの月内回数を自動で数えられる
給与計算へつながる	手当の対象日を、実績から機械的に拾える
人員基準の確認がしやすい	常勤換算の根拠を、実績から示せる

介護シフト作成を無料で始めたい場合

コストをかけずにシフト管理を始めたい場合、主に次の2つの方法が考えられます。

表計算ソフトでテンプレートを自作する――曜日・勤務時間・氏名などの一覧をExcelなどで作成し、手作業で調整する方法です。初期費用はかかりませんが、人員基準の確認や集計は自分で行う必要があります。
無料プランやお試し期間のあるシステムを使う――シフト管理システムの中には、無料プランや期間限定のお試しを提供しているものがあります。小規模に試してから本格導入を検討する、という進め方もあります。

シフトと勤怠（出退勤）を別々に管理すると、集計が二度手間になります。QRコードでの打刻など、シフトと勤怠が一体で管理できるしくみにすると、作成から集計までが大きく楽になります。

「勤怠マナ」でシフトと勤怠をまとめて

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」の勤怠機能（勤怠マナ）は、QR打刻とシフト管理に対応し、複雑な介護現場の勤怠をシンプルにします。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。

介護のシフト管理を楽にする方法

介護のシフト作成は、人員基準や希望の調整が複雑です。効率化のポイントを整理しました。

人員基準の確認――配置基準を満たすシフトを組む
希望の見える化――休み希望や資格を一覧で管理
テンプレート化――基本パターンを土台にする
システムの活用――自動作成や勤怠連携で手間を減らす

シフト作成でつまずく場面と、先に決めておくこと

シフトが崩れるのは、たいてい決めていなかったことが当日に降ってくるときです。先に決めておく項目を挙げました。

場面	起きやすいこと	先に決めておくこと
希望休が集まらない	締切後に追加で出てくる	提出先を1か所にし、締切と、締切後の扱いを決める
急な欠勤が出た	当日に組み直しになる	代替を頼む順番と、連絡の手段を決めておく
夜勤が特定の人に偏る	負担が集中し、離職につながる	月内の夜勤回数の上限を決め、集計欄で見る
資格者が足りない時間帯ができる	人数は足りていても基準を割る	資格者の配置を先に埋めてから、他を組む
常勤・非常勤の区別があいまい	常勤換算が検証できない	勤務表に常勤・非常勤の別と兼務を明記する
兼務の時間が分からない	人員基準の確認ができない	兼務する職種ごとに時間を区分して書く
月をまたぐ勤務の扱いが人によって違う	集計が合わない	夜勤の起算をどちらの月にするか決めておく
有給の残日数を把握していない	取得の相談に答えられない	残日数を勤務表と同じ場所で管理する
実績と予定がずれたまま	給与計算で手戻りが出る	打刻と突き合わせる日を月内に決める

シフトを組む前に揃える材料｜10分類48項目の集め方と記入欄

シフトが崩れる原因の多くは、組む技術ではなく材料が揃っていない状態で組み始めたことにあります。人員基準上の枠、利用者の予定、職員の希望、資格、研修や会議、休暇の申請、固定の勤務、送迎の担当、夜間の当番——これらが別々の紙・別々のアプリ・口頭に散らばったまま組むと、埋めた後に「その日は研修だった」「その職員は資格の更新中だった」と後出しの情報が入り、組み直しが発生します。組み直しは1回で終わらず、動かした先でまた別の予定とぶつかるため、連鎖します。

下の表は、シフト作成に取りかかる前に手元へ集めておく材料を10分類48項目に分けたものです。右端は自事業所で書き込むための欄です。印刷して、集め終わったものから記入していくと、「まだ揃っていないもの」だけが空欄として残ります。空欄がある状態で組み始めない、というのがこの表の使い方です。

分類	集める材料	どこから取るか	いつまでに	貴事業所の記入欄
1 枠（人員の前提）	運営規程に定めた営業日・営業時間	運営規程の現行版	前月上旬（変更があった月のみ）	（　　　　）
1 枠（人員の前提）	指定申請書・変更届に記載した利用定員	指定申請書の控え、直近の変更届の控え	前月上旬	（　　　　）
1 枠（人員の前提）	加算等の体制について保険者へ提出した届出の控え	体制等に関する届出書の控え	前月上旬	（　　　　）
1 枠（人員の前提）	現在の在籍者名簿（入職予定・退職予定を含む）	人事担当・管理者	前月上旬	（　　　　）
2 利用者の予定	翌月の利用予定（曜日・時間帯・回数）	居宅サービス計画、各サービスの個別計画	前月10日ごろ	（　　　　）
2 利用者の予定	新規利用開始の予定日と初回訪問・初回利用日	相談記録、契約日程表	判明し次第	（　　　　）
2 利用者の予定	入院・退院の見込み、入所・ショート利用の予定	担当者会議の記録、家族からの連絡記録	判明し次第	（　　　　）
2 利用者の予定	通院・往診・受診同行の日程	連絡帳、家族との連絡記録	前月中旬	（　　　　）
2 利用者の予定	担当者会議・モニタリング訪問の予定	居宅介護支援事業所からの連絡	前月中旬	（　　　　）
2 利用者の予定	行事・外出支援・家族面会の予定	行事計画、年間予定表	前月上旬	（　　　　）
3 職員の希望	休みの希望日（提出締切を過ぎたものの扱いを含む）	希望提出用紙、勤務希望の入力画面	前月の締切日	（　　　　）
3 職員の希望	入りたい時間帯・避けたい時間帯の申し出	面談記録、希望提出用紙の備考欄	前月の締切日	（　　　　）
3 職員の希望	就業できる曜日・時間帯として合意している範囲	労働条件を記した書面（雇用契約書等）	採用時・条件変更時	（　　　　）
3 職員の希望	通勤手段と、遅延・悪天候時に影響を受ける職員	通勤経路の届出、面談記録	年1回見直し	（　　　　）
3 職員の希望	他事業所・他職種と兼務している職員の勤務先ごとの予定	兼務先の勤務予定表	前月中旬	（　　　　）
4 資格・できる業務	職員ごとの保有資格と、その写しの保管状況	資格証の写し、資格管理台帳	前月上旬	（　　　　）
4 資格・できる業務	有効期間のある資格の更新予定日	資格管理台帳の有効期限欄	期限の3か月前から	（　　　　）
4 資格・できる業務	医療的な処置・機器の取扱いについて実施できる範囲	手順書、指示書、実施可否の一覧	変更のつど	（　　　　）
4 資格・できる業務	運転できる車種と、社用車の運転可否	運転記録、車両管理台帳	採用時・更新時	（　　　　）
4 資格・できる業務	単独で入れる利用者と、同行が前提の利用者の区分	個別の申し送り、担当表	前月中旬	（　　　　）
5 研修・会議	年間研修計画に載っている実施日と対象者	年間研修計画	年度当初、前月に再確認	（　　　　）
5 研修・会議	外部研修の受講日・会場・移動時間	受講案内、申込控え	受講決定時	（　　　　）
5 研修・会議	事業所内の会議（全体会議・ユニット会議・カンファレンス）	年間予定表、会議開催通知	前月上旬	（　　　　）
5 研修・会議	避難訓練・防災訓練・感染症の訓練の実施日	非常災害対策の計画、訓練計画	前月上旬	（　　　　）
5 研修・会議	新任者への同行期間と、同行する先輩職員の指定	育成計画、同行スケジュール	入職前	（　　　　）
6 休暇の申請	取得の申請が出ている日と、承認済みかどうかの別	休暇の申請書、承認記録	前月の締切日	（　　　　）
6 休暇の申請	取得日が決まっている長期の休みの開始日と終了日	申請書、面談記録	判明し次第	（　　　　）
6 休暇の申請	復帰予定者の復帰日と、復帰後の勤務条件	復帰にあたっての取り決めを記した書面	復帰の1か月前	（　　　　）
6 休暇の申請	年末年始・お盆など、申請が集中する時期の扱いの取り決め	事業所の内規	該当月の2か月前	（　　　　）
7 固定の勤務	固定の曜日・時間帯で入ることが決まっている職員	労働条件を記した書面、面談記録	採用時・条件変更時	（　　　　）
7 固定の勤務	特定の利用者を継続して担当することにしている組み合わせ	担当表、個別計画の担当欄	担当決定時	（　　　　）
7 固定の勤務	ユニット・グループごとに固定して配置している職員	ユニット別の配置表	配置決定時	（　　　　）
7 固定の勤務	管理者・計画作成担当者など、他の職務と重なる職員の従事予定	職務分担表	前月上旬	（　　　　）
8 送迎・移動	送迎の便ごとの利用者と乗車順	送迎表、車両ごとの乗車名簿	前月下旬	（　　　　）
8 送迎・移動	車両の台数と、点検・車検で使えない日	車両管理台帳、点検予定表	前月上旬	（　　　　）
8 送迎・移動	家族送迎に切り替えている利用者と、その期間	連絡記録、送迎記録の備考	変更のつど	（　　　　）
8 送迎・移動	訪問系の移動時間（前後の訪問先の距離と交通事情）	訪問予定表、地図・経路の確認結果	前月下旬	（　　　　）
8 送迎・移動	道路工事・通行止め・大規模イベントの予定	自治体の公表情報、地域の回覧	判明し次第	（　　　　）
9 夜間・時間外の当番	夜間帯・深夜帯に勤務する職員の担当日	前月の当番表、当番の割り振り台帳	前月下旬	（　　　　）
9 夜間・時間外の当番	オンコール（電話待機）の担当日と、交代のルール	当番表、事業所の取り決め	前月下旬	（　　　　）
9 夜間・時間外の当番	当番から連絡が入ったときに動く職員（第2当番）	当番表の予備欄	前月下旬	（　　　　）
9 夜間・時間外の当番	当番中に使う連絡先一覧（主治医・家族・協力医療機関）	緊急時対応マニュアル、連絡網	四半期ごとに更新	（　　　　）
10 外部要因	祝日・年末年始の営業日の扱い	年間の営業日カレンダー	年度当初	（　　　　）
10 外部要因	学校行事・保育所行事が集中する日	職員からの申し出	前月の締切日	（　　　　）
10 外部要因	地域の感染症の流行状況	自治体・保健所の公表情報	随時	（　　　　）
10 外部要因	台風・大雪など、当日中止の判断が要る気象の見込み	気象情報、事業所の判断基準	3日前から	（　　　　）
10 外部要因	設備の工事・断水・停電の予定	建物管理者からの通知	通知受領時	（　　　　）
10 外部要因	実習生・ボランティア・見学者の受け入れ日	受け入れ計画、依頼文書	受け入れ決定時	（　　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

材料を集める時期を、前月の日付で固定する

材料は「気づいたときに集める」と必ず抜けます。前月のどの時点で何を締め切るかを日付で固定し、その日程を職員に示しておくと、締切後に出てきた希望は「次の月に反映する」と機械的に扱えます。下の表は前月の段取りを14項目に分けたものです。日付は事業所の実情に合わせて書き換えて使ってください。

時期の目安	やること	誰に出す・誰から受ける	残しておく記録
前月1日	翌月の営業日・行事・訓練・会議の日程を確定する	管理者が確定し、全職員へ掲示	翌月の予定表（確定版・掲示日を記載）
前月3日	希望休の受付を開始する旨を掲示・通知する	管理者から全職員へ	掲示・通知の写しと通知日
前月5日	資格の有効期限を一覧で確認し、更新中の職員を洗い出す	管理者・資格管理担当	資格管理台帳の確認日と確認者
前月8日	利用者ごとの翌月の利用予定を集約する	担当職員から作成担当へ	利用予定の集約表（作成日・作成者）
前月10日	希望休の提出を締め切る	全職員から作成担当へ	希望提出用紙（提出日入り）、未提出者の一覧
前月11日	締切後に出た希望の扱いを決め、本人に伝える	作成担当から本人へ	伝えた日時・方法・本人の返答
前月12日	兼務している職員の兼務先の予定を受け取る	兼務先の管理者から	兼務先の勤務予定表の写しと受領日
前月15日	研修・会議への出席者を確定する	研修担当から作成担当へ	出席予定者名簿（確定日）
前月18日	下書きを作成する（この時点では未確定である旨を明記）	作成担当	下書き版（作成日・「下書き」の表示）
前月20日	下書きを職員に開示し、事実誤認の申し出を受ける期間を設ける	作成担当から全職員へ	開示日、申し出の受付記録
前月23日	申し出を反映し、反映しなかったものは理由を本人へ伝える	作成担当から本人へ	申し出ごとの反映の有無と理由
前月25日	送迎の便・車両・訪問の順路を割り付ける	送迎担当・サービス提供責任者	送迎表、訪問予定表（版数入り）
前月27日	確定版を掲示し、掲示した日を記録する	管理者から全職員へ	確定版（版数・確定日）、掲示の記録
前月28日	確定版をもとに、月ごとの勤務表を整える	管理者	月ごとの勤務表、保管場所の記録

組む順番｜「決まっている→動かせない→調整できる」の3層と、種別別54工程

白紙のシフト表を前に、月曜の早番から順に埋めていくと、月末に近づくほど選択肢が減り、最後の数日が誰でも埋められない状態になります。これは順番の問題です。先に決まっているもの、動かすのに他人の合意が要るもの、事業所の中だけで調整できるもの——この3層に仕分け、上から順に置いていくと、調整の余地を最後まで残せます。

3層の考え方は単純です。第1層は「もう外に約束してあるもの」。利用者との約束、保険者へ届け出た内容、外部の研修の受講日などがここに入ります。第2層は「動かすときに事業所の外の誰かへ連絡が要るもの」。第3層は「事業所の中で決められるもの」です。第3層を先に埋めてしまうと、第1層・第2層を置く場所がなくなり、結果として外への連絡が発生します。

層	置く要素	この順にする理由	動かすときに合意が要る相手
第1層	利用者と約束した訪問日時・利用日	変更には利用者・家族の了解が要り、計画の記載とも結び付いている	利用者、家族、居宅介護支援事業所
第1層	運営規程に定めた営業日・営業時間	規程の記載と実際の運用がずれると説明ができなくなる	保険者（指定権者）への手続を伴う
第1層	指定申請書・変更届に記載した利用定員	日ごとの受け入れ人数の上限として先に置く必要がある	保険者（指定権者）への手続を伴う
第1層	体制について保険者へ届け出た配置の前提	届出の内容と日々の配置がずれないよう先に固定する	保険者（指定権者）への手続を伴う
第1層	外部研修の受講日・会場	日程が主催者側で決まっており、事業所では動かせない	研修主催者
第1層	担当者会議・退院前カンファレンスの日時	複数事業所の都合で決まっており、単独では動かせない	居宅介護支援事業所、医療機関
第2層	通院同行・往診に合わせた訪問	医療機関の予約時間に従うため、前後をずらせない	医療機関、家族
第2層	送迎の便と車両の割り当て	車両数と乗車人数の上限で決まり、後から増やせない	利用者・家族（到着時刻の変更を伴う場合）
第2層	入浴・機能訓練など、担当できる職員が限られる業務	担当可能者が少なく、代わりが立てにくい	事業所内だが、代替要員の確保が要る
第2層	ユニット・グループへの固定配置	利用者の生活の継続性に関わるため、頻繁には動かさない	事業所内（利用者への影響の説明が要る）
第2層	実習生・新任者の同行日程	受け入れ先・学校との約束や育成計画に紐づく	養成校、実習指導者
第2層	承認済みの休暇	本人が既に予定を組んでおり、取り消すと信頼を損なう	本人
第3層	早番・遅番など時間帯の割り振り	事業所の中で入れ替えができる	事業所内
第3層	事業所内の会議・カンファレンスの開催時刻	参加者が全員内部のため、時刻をずらせる	事業所内
第3層	記録の整理・請求準備など、時間帯を選べる事務	利用者と接する時間に影響しない	事業所内
第3層	備品の発注・在庫確認・清掃などの定例業務	日をずらしても支障が出にくい	事業所内
第3層	応援に入る職員（予備）の指定	最後に残った余力を割り当てる位置づけ	事業所内
第3層	休憩の取り方の順番	利用者対応の切れ目に合わせて調整できる	事業所内（事業所の定めに従う）

サービス種別ごとに、組む単位そのものが違う

「シフトを組む」と一言で言っても、訪問系は1件ずつの時間割を作る作業であり、通所系は1日の職員配置を作る作業、施設系は24時間の交代の連なりを作る作業です。小規模多機能型居宅介護と看護小規模多機能型居宅介護に至っては、通い・訪問・泊まりの3つを同じ職員集団で同時に成立させる必要があり、他の種別の手順をそのまま持ち込むと必ず行き詰まります。下の表は6つの種別について、同じ9つの工程を並べたものです。工程の名前は同じでも、そこで決めている中身が種別ごとに違うことが読み取れます。

サービス種別	順番	この工程で決めること	参照する材料	崩れやすい点
訪問介護（1件ずつの時間割）	1	利用者ごとの訪問曜日・時刻・所要時間を並べる	訪問介護計画、居宅サービス計画	計画上の時刻と実際の訪問時刻がずれたまま放置される
訪問介護	2	同一時刻に重なる訪問を洗い出し、担当を分ける	訪問予定表の時間軸表示	重なりに気づかず、1人が2件に割り当てられる
訪問介護	3	訪問と訪問の間の移動時間を確保する	地図・経路、過去の移動実績	移動時間をゼロで組み、遅れが後半に累積する
訪問介護	4	同性介助・同行が前提の利用者に、条件を満たす職員を置く	個別の申し送り、担当表	条件を満たさない職員が入り、当日に交代が発生する
訪問介護	5	サービス提供責任者の従事時間と訪問の重なりを整理する	職務分担表、勤務予定表	訪問で埋まり、計画作成や調整の時間が残らない
訪問介護	6	研修・会議の日に訪問を入れない時間帯を確保する	年間研修計画、会議予定	訪問を優先して研修が繰り返し延期される
訪問介護	7	希望休・承認済みの休暇を反映し、空いた訪問を割り振る	希望提出用紙、休暇の申請書	特定の職員に振替が集中する
訪問介護	8	早朝・夜間の訪問と、緊急時の連絡当番を決める	当番表、緊急時対応マニュアル	当番と翌日の早い訪問が同じ職員に重なる
訪問介護	9	訪問が飛んだときに動ける予備の職員を決めておく	予備欄つきの訪問予定表	予備を決めず、そのつど管理者が電話で探す
通所介護（1日の職員配置）	1	日ごとの利用予定人数を確定し、定員との関係を確認する	利用予定表、指定申請書上の利用定員	欠席を見込んで受け入れ、当日に人数が上振れする
通所介護	2	サービス提供時間帯に必要な職種を時間軸で置く	職種別の配置表、運営規程	時間帯の途中で職種が欠ける時間ができる
通所介護	3	入浴・機能訓練など、担当が限られる業務を先に割り当てる	個別機能訓練計画、入浴予定表	担当できる職員が1人しかいない日に休みが重なる
通所介護	4	送迎の便ごとに運転者と添乗者を決める	送迎表、車両管理台帳	送迎に出た時間が、他の職務の従事時間と混ざる
通所介護	5	会議・研修を、利用者が少ない日または時間帯に置く	年間研修計画、利用予定表	利用が多い日に研修を置き、当日に取りやめる
通所介護	6	希望休を反映し、職種ごとの過不足を日単位で見る	希望提出用紙、職種別配置表	人数は足りているが職種が偏る日ができる
通所介護	7	行事・外出支援の日に、通常より多い配置を組む	行事計画	行事に人を割いた分、通常業務が薄くなる
通所介護	8	営業時間の前後（準備・片付け・記録）の担当を決める	業務手順書	片付けが特定の職員に固定化する
通所介護	9	欠席・当日追加が出たときの受け入れ判断者を決めておく	受け入れの取り決め、当日の実績表	判断者が不在で、その場の判断がばらつく
施設系（24時間の交代）	1	1日を勤務帯に分け、各帯の開始・終了時刻を確定する	勤務帯の定義表	帯の境目の申し送り時間が誰の勤務にも入っていない
施設系	2	フロア・ユニットごとに、その帯に置く人数を決める	フロア別・ユニット別の配置表	全体の人数だけを見て、ユニット単位で不足する
施設系	3	夜間帯・深夜帯に勤務する職員を先に置く	当番表、前月の実績	夜間帯を最後に埋めようとして、置ける人がいなくなる
施設系	4	夜間帯の前後の勤務を、本人の生活に合わせて並べる	事業所の定め（記入欄）	並べ方の取り決めがなく、作成者ごとに判断が違う
施設系	5	入浴・食事・排泄支援など、時間が固定された業務の担当を置く	1日の業務の流れ表	業務の山と職員配置の山がずれる
施設系	6	看護職員・機能訓練担当など、専門職の従事時間を置く	職務分担表	専門職が他の業務に取られ、本来の従事時間が減る
施設系	7	会議・研修・訓練を、帯をまたがない形で置く	年間研修計画、訓練計画	研修のために帯の人数が薄くなる
施設系	8	希望休を反映し、帯ごとの過不足を日単位で見る	希望提出用紙、帯別の集計表	希望が特定の曜日に集中し、その日だけ薄くなる
施設系	9	急な欠員が出た帯に入れる応援者を、帯ごとに決めておく	応援の順番表	応援者を決めておらず、毎回同じ職員が呼ばれる
小規模多機能型（通い・訪問・泊まりの同時）	1	登録者ごとの通い・訪問・泊まりの予定を1枚に重ねる	小規模多機能型居宅介護計画、利用予定表	3つを別々の表で管理し、同じ時間の重なりが見えない
小規模多機能型	2	日ごとの通いの人数と泊まりの人数を、定員との関係で確認する	登録定員・通いの利用定員・泊まりの利用定員の記載	「登録者の合計」だけを見て、日ごとの人数を見ていない
小規模多機能型	3	泊まりの時間帯に置く職員を先に確定する	当番表	通いの配置を先に埋め、泊まりに回す人が残らない
小規模多機能型	4	訪問に出る時間帯と、事業所に残る職員を分けて置く	訪問予定表、事業所内の配置表	訪問に出た瞬間、事業所内の人数が想定より減る
小規模多機能型	5	介護支援専門員としての業務時間を、通い・訪問と分けて置く	職務分担表	通いの対応に入り、計画作成の時間が残らない
小規模多機能型	6	送迎（通いの迎え・送り）と訪問の移動を重ねて確認する	送迎表、訪問予定表	同じ職員が送迎と訪問に同時に割り当てられる
小規模多機能型	7	希望休を反映し、通い・訪問・泊まりの3面で過不足を見る	希望提出用紙、3面の集計表	1面だけを見て調整し、他の面が崩れる
小規模多機能型	8	急な泊まりの申し出に応じる場合の判断者と手順を決める	受け入れの取り決め	その場で受け、泊まりの人数が想定を超える
小規模多機能型	9	3面のどこが崩れても動ける応援者を決めておく	応援の順番表	応援が通いにだけ寄り、訪問と泊まりが手薄になる
認知症対応型共同生活介護（ユニット固定が前提）	1	ユニットごとに、その月に入る職員の顔ぶれを決める	ユニット別の配置表、担当表	両ユニットを行き来する組み方になり、固定にならない
認知症対応型共同生活介護	2	ユニットごとに日中の勤務帯を置く	勤務帯の定義表	ユニットをまたいだ数合わせで埋めてしまう
認知症対応型共同生活介護	3	夜間及び深夜の勤務担当者をユニットごとに明確にする	当番表、勤務予定表	担当者が誰か、記録から追えない状態になる
認知症対応型共同生活介護	4	計画作成担当者の従事時間を、介護の時間と分けて置く	職務分担表	介護に入り続け、計画の見直しの時間が取れない
認知症対応型共同生活介護	5	入居者ごとの担当職員の継続性を確認する	担当表、経過記録	担当が毎月入れ替わり、関わりが積み上がらない
認知症対応型共同生活介護	6	研修・会議を、ユニットの人数が薄くならない日に置く	年間研修計画	両ユニットの職員が同時に会議へ出る
認知症対応型共同生活介護	7	希望休を反映し、ユニット単位で過不足を見る	希望提出用紙、ユニット別集計表	事業所全体では足りているのに、片方のユニットが薄い
認知症対応型共同生活介護	8	やむを得ず他ユニットへ応援に入る場合の考え方を決める	事業所の定め（記入欄）	応援が常態化し、固定配置の趣旨から離れる
認知症対応型共同生活介護	9	応援に入ったときの記録の残し方を決める	勤務実績表、応援記録	応援の事実が記録に残らず、後から説明できない
居宅介護支援（担当件数と訪問の組み立て）	1	介護支援専門員ごとの担当利用者と、月内の訪問予定を並べる	担当一覧、モニタリング予定表	月末に訪問が集中し、訪問できない利用者が出る
居宅介護支援	2	更新・区分変更の期限がある利用者を先に置く	認定有効期間の一覧	期限管理表がなく、直前に気づく
居宅介護支援	3	担当者会議の日程を、参加者の都合から先に確保する	会議調整の連絡記録	自事業所の都合だけで日程を決め、調整が長引く
居宅介護支援	4	退院・退所が見込まれる利用者の対応日を空けておく	医療機関からの連絡記録	予定が読めないため何も空けず、当日に総崩れになる
居宅介護支援	5	給付管理・請求の作業日を月内に確保する	請求業務の年間スケジュール	訪問で埋め、請求期間に作業が集中する
居宅介護支援	6	研修・地域ケア会議など外部の予定を反映する	受講案内、開催通知	外部予定を後から入れ、訪問を組み直す
居宅介護支援	7	希望休を反映し、期限のある業務が休みと重ならないか見る	希望提出用紙、期限一覧	休みと期限が重なり、直前に出勤して対応する
居宅介護支援	8	不在時に問い合わせを受ける職員を決める	不在時の対応表	担当以外が答えられず、利用者を待たせる
居宅介護支援	9	相談が集中したときに割り振る順番を決めておく	受付の記録、割り振りの取り決め	受けた人がそのまま抱え、担当が偏る

崩れたときの立て直し｜18場面の初動・連絡の順番・記録に残すこと

シフトは崩れるものです。問題は崩れることではなく、崩れたときに誰が何を確認し、誰に連絡し、何を書き残すかが決まっていないことです。決まっていないと、その場にいた人の判断で処理され、翌日には「なぜそうしたのか」が誰にも分からなくなります。下の表は、現場でよく起きる18の場面について、初動の3点をそろえたものです。

3点のうち最も抜けやすいのは「記録に残すこと」です。電話で解決した変更は記憶にしか残らず、あとから配置や提供内容を確認しようとしても資料がありません。連絡した時刻と相手を、その場で一行書く運用にしておくと、後で組み直す必要がなくなります。

場面	まず確認すること	連絡する相手（順番）	記録に残すこと
1 職員から当日朝に体調不良の連絡	その職員が担当する時間帯・利用者・業務のうち、代替が利かないものはどれか	①管理者 ②同じ帯に入る職員 ③代替を依頼する職員 ④影響を受ける利用者・家族	連絡を受けた時刻・受けた人、欠員となる時間帯、代替者と依頼時刻、利用者への連絡時刻
2 職員から前日夜に家族の看護のため休みたいと連絡	翌日の配置で、その職員が唯一の担当となっている業務があるか	①管理者 ②翌日の同じ帯の職員 ③代替候補 ④利用者・家族（時間変更が生じる場合）	連絡日時、翌日の変更内容、代替者の氏名と了承した時刻、変更後の予定表の版数
3 職員が交通機関の遅延で到着が遅れる	到着見込み時刻と、その間に空く業務	①管理者 ②その帯にいる職員 ③到着まで代わりに入る職員	遅延の連絡時刻、到着見込み、代わりに対応した職員と時間帯、実際の到着時刻
4 職員が無断で出勤していない	本人への連絡が取れるか、直近の勤務予定を本人が把握していたか	①管理者 ②本人（複数の手段で） ③緊急連絡先 ④その帯の職員	不在に気づいた時刻、連絡を試みた時刻と手段、代替の対応、本人と連絡が取れた時刻
5 利用者から当日朝にキャンセルの連絡	キャンセルの理由と、体調に関する内容が含まれていないか	①担当職員 ②送迎担当 ③管理者 ④居宅介護支援事業所の担当	受付時刻・受けた人、理由、送迎の取りやめ、担当への伝達時刻、次回の予定
6 訪問先に到着したが応答がない	事前に定めた不在時の手順（連絡先・待機時間・立ち入りの可否）	①管理者 ②家族 ③居宅介護支援事業所 ④必要に応じて関係機関	到着時刻、呼び鈴・電話の実施時刻、待機した時間、連絡した相手と時刻、その後の対応
7 利用者が入院し、当月の予定がなくなった	入院期間の見込みと、その職員に空いた時間で対応できる業務	①居宅介護支援事業所 ②担当職員 ③送迎担当	入院の連絡日、予定を取りやめた日付の一覧、空いた時間に充てた業務
8 退院日が前倒しになり、急な受け入れが発生	受け入れ日の配置に余力があるか、初回対応に必要な情報が揃っているか	①管理者 ②担当予定の職員 ③居宅介護支援事業所 ④医療機関	連絡を受けた日時と相手、受け入れ日、初回に入る職員、変更した他の予定
9 定員に近い日に、当日利用の申し出があった	その日の実人数（自費の利用者・併せて運営しているサービスの利用者を含む）	①受け入れの判断者 ②送迎担当 ③申し出た側	申し出の受付時刻、その日の実人数、受け入れの可否と判断者、回答した時刻
10 送迎車が故障して動かない	代替車両の有無と、当日の便ごとの乗車人数	①管理者 ②送迎担当全員 ③到着が遅れる利用者・家族	故障に気づいた時刻、代替の手段、便ごとの到着遅れ、家族へ連絡した時刻
11 道路工事・通行止めで送迎の順路が使えない	迂回した場合の増加時間と、後続の便への影響	①送迎担当 ②管理者 ③到着時刻が変わる利用者・家族	判明した時刻、迂回の内容、便ごとの到着時刻の変更、連絡した相手
12 利用者宅で急変があり、予定より長く滞在した	次の訪問先の開始予定時刻と、間に合うかどうか	①管理者 ②次の訪問先の利用者・家族 ③代わりに入れる職員	滞在が延びた時刻と理由、次の訪問先への連絡時刻、代替訪問の担当者
13 事業所内で感染症が発生した疑い	発症者の勤務・利用の状況、同じ時間帯にいた人の範囲、事業継続の計画で定めた手順	①管理者 ②感染対策の担当 ③保健所等の相談先 ④影響のある利用者・家族	把握した日時、対象となる範囲、変更した配置、連絡先と連絡時刻、参照した手順
14 職員が濃厚な接触の可能性があり出勤を控えた	その職員が入る予定だった帯と、代替の可否	①管理者 ②その帯の職員 ③代替者	連絡を受けた日時、出勤を控える期間、代替の内容、復帰した日
15 台風・大雪でサービスの提供を取りやめる判断が要る	事業所で定めた判断の基準と、判断する人	①管理者 ②全職員 ③全利用者・家族 ④居宅介護支援事業所	判断した時刻と判断者、根拠とした情報、連絡した相手と手段、取りやめた予定の一覧
16 停電・断水で通常の業務ができない	影響を受ける業務（入浴・調理・機器）と、代替の手段	①管理者 ②建物の管理者 ③影響を受ける利用者・家族	発生時刻、影響した業務、代替の手段、復旧時刻、変更した配置
17 夜間帯の担当者が急に出勤できなくなった	その帯に入れる職員の連絡順と、連絡がつかない場合の次の手	①管理者 ②当番表の次順位者 ③その次の順位者 ④必要に応じて法人内の他事業所	連絡を受けた時刻、連絡した相手と時刻、実際に入った職員、変更後の当番表
18 オンコールの担当者が対応中で次の連絡を受けられない	第2順位の担当者が誰か、その職員が翌日の勤務に入っているか	①第2順位の担当者 ②管理者 ③連絡してきた利用者・家族	最初の連絡時刻、対応中となった時間帯、第2順位者へ切り替えた時刻、対応の結果

連絡の順番を、時間帯ごとに決めておく

同じ「職員が来られない」でも、朝6時と夜22時では動ける人が違います。時間帯ごとに、気づく人・最初の連絡先・次の連絡先・記録を書く人を決めておくと、当事者が迷いません。下の表を事業所の実情に合わせて書き換え、事務所と各フロア、そして持ち出す連絡網に同じものを貼っておくと運用が揃います。

時間帯	気づく人	最初の連絡先	次の連絡先	記録を書く人
5時〜7時（早朝の訪問・夜間帯の終わり）	夜間帯の担当者、早朝の訪問担当	管理者（携帯）	当番表の次順位者	連絡を受けた管理者
7時〜9時（出勤・送迎開始）	事務所の当番、送迎担当	管理者	影響を受ける利用者・家族	事務所の当番
9時〜12時（サービス提供の中心）	その帯の職員、サービス提供責任者	サービス提供責任者または管理者	代替に入る職員	サービス提供責任者
12時〜13時（休憩の入れ替え）	休憩を回している職員	その帯の責任者	管理者	その帯の責任者
13時〜16時（午後の提供・訪問）	担当職員	サービス提供責任者または管理者	居宅介護支援事業所の担当	担当職員
16時〜18時（送り・引き継ぎ）	送迎担当、遅番	管理者	家族（到着時刻が変わる場合）	遅番
18時〜22時（夜間帯の前半）	夜間帯の担当者	オンコールの担当者	管理者	夜間帯の担当者
22時〜翌5時（深夜帯）	深夜帯の担当者	オンコールの担当者	第2順位の担当者、管理者	深夜帯の担当者
土日・祝日の日中	その日の責任者	その日の責任者から管理者へ	当番表の次順位者	その日の責任者
年末年始・長期休暇中	出勤している職員	期間中の責任者（あらかじめ指名）	管理者、法人の担当	期間中の責任者

変更を記録に残す型｜そのまま貼れる完成文32例と、悪い例／良い例35組

シフトの変更記録に必要な要素は4つだけです。いつ（日付と時刻）／誰が（連絡した人・受けた人・入れ替わった人）／なぜ（変更の理由）／誰に伝えたか（利用者・家族・関係事業所を含む）。この4つが入っていれば、後から読んだ人が経緯をたどれます。逆に、どれか1つでも欠けると、その記録は「変更があった」という事実しか伝えません。

下の表は、場面ごとにそのまま貼って使える完成文です。日付・氏名・時刻を書き換えるだけで使えます。文中の職員名は記号にしていますが、実際には氏名を書きます。

場面	そのまま貼れる記録文
1 当日朝の欠勤（発熱）	2026年8月3日（月）7時42分、介護職員Aより発熱のため当日欠勤の連絡を管理者が受電。同日の早番Aの担当分を、公休であった介護職員Bへ7時55分に電話で依頼し、7時58分に了承を得た。入浴担当を2名から1名に変更したため、同日入浴予定であった利用者Xの入浴を8月5日（水）に振り替え、8時25分に家族へ電話で説明し了承を得た。変更後の勤務予定表（第2版）を8時40分に事務室の掲示板と職員連絡アプリに掲示。記録者：管理者〇〇。
2 前日夜の欠勤申し出（家族の看護）	2026年8月6日（木）20時15分、介護職員Cより、子の発熱により翌7日（金）の勤務を休みたい旨の連絡をサービス提供責任者が受電。7日の遅番Cの担当分について、20時40分に介護職員Dへ電話で依頼し、20時52分に了承を得た。Cが単独で担当していた利用者Yの訪問は、同性介助の希望があるため介護職員Eに振り替え、7日8時05分に利用者本人へ電話で担当者の変更を説明し了承を得た。変更後の訪問予定表（第3版）を7日8時20分に配信。記録者：サービス提供責任者〇〇。
3 電車遅延による遅刻	2026年8月11日（火）8時05分、看護職員Fより、鉄道の遅延により到着が9時20分頃になる見込みとの連絡を管理者が受電。8時30分開始予定であった利用者Zへの訪問を、看護職員Gが代わって実施することとし、8時12分にGへ依頼、8時15分に了承。8時20分に利用者Zの家族へ電話し、訪問者の変更と開始時刻を9時00分とすることを説明、了承を得た。Fは9時18分に到着し、以降の予定は変更なく実施。記録者：管理者〇〇。
4 出勤していない職員への連絡	2026年8月13日（木）9時00分、早番として出勤予定であった介護職員Hが出勤していないことを、同じ帯の介護職員Iが確認。9時03分・9時08分・9時15分にHの携帯電話へ発信したが応答なし。9時20分に管理者が緊急連絡先へ連絡し、体調不良により連絡ができなかった旨を確認。9時25分より介護職員Iと介護職員Jで当該帯の業務を分担して実施。9時40分にH本人と連絡が取れ、当日は欠勤として取り扱うことを本人に伝えた。記録者：管理者〇〇。
5 利用者の当日キャンセル	2026年8月4日（火）8時10分、利用者Kの家族より、本人の体調不良のため本日の利用を取りやめたい旨の連絡を事務員が受電。8時12分に送迎担当へ伝達し、第1便の乗車名簿からKを外した。8時18分に居宅介護支援事業所の担当介護支援専門員へ電話で報告。次回の利用は8月6日（木）の予定に変更なし。当日の利用者数は18名から17名となった。記録者：事務員〇〇。
6 訪問先で応答がない	2026年8月7日（金）10時00分、介護職員Lが利用者Mの自宅へ到着。呼び鈴を10時00分・10時03分・10時06分に押したが応答なし。10時07分に本人の携帯電話へ発信、応答なし。10時09分に管理者へ報告し、不在時の手順に従い10時10分に家族へ電話、通院により不在であることを確認した。10時15分に現地を離れ、次の訪問先へ移動。利用者Mの訪問は8月8日（土）10時00分に変更し、10時20分に家族の了承を得た。記録者：介護職員L。
7 利用者の入院による予定の取り消し	2026年8月12日（水）14時30分、居宅介護支援事業所の担当介護支援専門員より、利用者Nが8月11日に入院した旨の連絡を管理者が受電。8月13日以降の訪問予定（8月13日・15日・18日・20日・22日）を取りやめとした。担当していた介護職員Oの空いた時間には、8月13日は記録の整理、15日は新任者への同行を割り当てた。退院の見込みは未定であり、決まり次第連絡を受けることとした。記録者：管理者〇〇。
8 退院日の前倒しによる急な受け入れ	2026年8月14日（木）11時20分、居宅介護支援事業所より、利用者Pの退院日が8月18日から8月16日へ前倒しになった旨の連絡をサービス提供責任者が受電。16日（土）の配置を確認し、当日の訪問件数が2件であった介護職員Qに初回訪問を依頼、11時50分に了承を得た。初回訪問の時刻は16日14時00分とし、12時10分に家族へ電話して了承を得た。あわせて16日の他の訪問1件を介護職員Rへ振り替えた。記録者：サービス提供責任者〇〇。
9 当日利用の申し出（定員に近い日）	2026年8月5日（水）8時25分、居宅介護支援事業所より、利用者Sを本日追加で受け入れられないかとの相談を管理者が受電。同日の利用予定者は自費利用の1名を含めて24名であり、指定申請書に記載した利用定員は25名であることを、当日の利用者一覧で確認した。8時35分に受け入れ可能と回答し、送迎担当へ第2便への追加を依頼。8時40分に家族へ迎えの時刻（9時30分頃）を電話で伝えた。当日の実人数は25名。記録者：管理者〇〇。
10 送迎車の故障	2026年8月19日（火）8時05分、送迎車2号が始動しないことを運転担当の職員Tが確認し、管理者へ報告。8時10分に代替として法人の社用車1台を手配し、8時20分に出発。第2便の到着が15分程度遅れる見込みとなったため、8時15分から8時30分の間に対象の利用者5名の家族へ順次電話で説明した。車両の修理は8月19日中に依頼し、8月20日の送迎は代替車で実施する。記録者：管理者〇〇。
11 通行止めによる順路変更	2026年8月21日（木）7時50分、送迎担当より、通常の経路が道路工事のため通行止めであるとの報告を受けた。迂回により第1便の所要時間が約10分増える見込みのため、乗車順を利用者U・V・Wの順に変更した。7時55分から8時05分の間に、到着時刻が変わる利用者3名の家族へ電話で説明し了承を得た。工事期間は8月21日から8月28日までと案内されており、期間中は同じ順路で運行する。記録者：送迎担当〇〇。
12 訪問先での滞在延長	2026年8月8日（土）10時30分、介護職員Xが利用者Yの自宅で、本人の強い倦怠感の訴えを確認し、家族への連絡と状況の確認のため滞在が延びた。当初11時00分終了予定のところ、11時35分まで滞在。11時05分に管理者へ連絡し、11時30分開始予定であった利用者Zへの訪問を、介護職員Aへ振り替えた。11時10分に利用者Zの家族へ電話し、担当者の変更と開始が11時45分になることを説明、了承を得た。記録者：介護職員X。
13 感染症の発生が疑われた場合	2026年8月25日（月）9時40分、利用者3名に同様の消化器症状がみられることを看護職員が確認し、管理者へ報告。業務継続計画に定めた手順に従い、10時00分に感染対策の担当者を含む3名で対応を協議した。同日午後の入浴の提供を取りやめ、フロアごとに担当職員を固定する配置へ10時30分に変更した。10時45分に保健所へ電話で相談し、助言を受けた内容を記録した。11時00分から11時40分の間に、当日利用予定の家族15件へ電話で状況を説明した。記録者：管理者〇〇。
14 職員が接触の可能性により出勤を控えた	2026年8月26日（火）6時50分、介護職員Bより、同居家族が感染症と診断されたため出勤を控えたい旨の連絡を管理者が受電。8月26日から8月30日までの勤務（早番3日・遅番2日）について、7時10分から7時40分の間に介護職員C・D・Eへ順に依頼し、5日分すべての代替者を確定した。変更後の勤務予定表（第4版）を7時55分に掲示。Bの復帰は8月31日とし、復帰前日に体調を確認することとした。記録者：管理者〇〇。
15 台風によるサービス提供の取りやめ	2026年8月28日（木）17時00分、翌29日の気象情報を確認し、事業所の判断基準（暴風警報が発表されている場合は送迎を行わない）に照らして、29日の通所サービスの提供を取りやめると管理者が判断した。17時20分から18時30分の間に、利用予定であった22名の家族へ電話で連絡し、22件すべてに伝達を完了した。18時40分に居宅介護支援事業所5か所へ連絡。29日の出勤は管理者と事務員の2名とし、他の職員は自宅待機とした。記録者：管理者〇〇。
16 停電による業務の変更	2026年8月30日（土）13時10分、建物全体の停電が発生。建物管理者へ13時12分に連絡し、復旧見込みは15時頃との回答を得た。入浴の提供を13時15分に中止し、対象の利用者4名には翌週の予定に振り替えることを13時30分から13時50分の間に家族へ電話で説明した。職員は入浴担当2名をフロアの見守りへ配置替えした。15時05分に復旧を確認。記録者：管理者〇〇。
17 夜間帯の担当者の交代	2026年8月17日（日）16時20分、同日夜間帯の担当であった介護職員Fより、家族の急病のため入れない旨の連絡を管理者が受電。当番表の次順位である介護職員Gへ16時25分に連絡したが応答がなく、16時35分に次順位の介護職員Hへ連絡し、16時42分に了承を得た。Hが翌18日に予定していた日勤は介護職員Iへ振り替え、17時00分にIの了承を得た。変更後の当番表（第2版）を17時15分に掲示。記録者：管理者〇〇。
18 オンコールの第2順位への切り替え	2026年8月22日（金）23時40分、オンコール担当の看護職員Jが利用者Kの対応で訪問中であったため、23時45分に入った利用者Lからの連絡を第2順位の看護職員Mが受けた。Mは23時50分に利用者Lの家族へ折り返し、状況を確認したうえで0時20分に訪問を実施した。Jの対応は0時10分に終了。翌23日朝の申し送りで、両件の対応内容を日勤者へ引き継いだ。記録者：看護職員M。
19 資格の更新中に伴う担当の変更	2026年8月1日（金）、介護支援専門員Nの資格の有効期間が8月31日までであり、更新の研修を9月に受講予定であることを資格管理台帳で確認した。9月1日以降にNが担当する予定であった業務について、8月10日までに担当の割り振りを見直すこととし、8月5日に管理者とNで面談のうえ、9月中の担当を介護支援専門員Oへ引き継ぐことを決めた。引き継ぎの内容は8月20日までに書面で整理する。記録者：管理者〇〇。
20 新任者の同行期間の延長	2026年8月18日（月）、8月15日で終了予定であった新任の介護職員Pの同行期間について、本人と指導担当の面談の結果、単独訪問の開始を8月25日へ延期することとした。8月18日から8月22日までの5日間、指導担当の介護職員Qが同行する。Qの担当分の訪問2件は、期間中は介護職員Rへ振り替える。利用者への説明は、担当者が2名で訪問する旨を8月18日の訪問時に本人へ伝えた。記録者：管理者〇〇。
21 実習生の受け入れによる配置の調整	2026年8月4日（月）から8月15日までの10日間、養成校からの実習生2名を受け入れる。実習指導者として介護職員Sを指名し、期間中はSの担当利用者のうち3名を介護職員Tへ振り替えた。実習生が同席する利用者については、7月28日から7月31日の間に本人および家族へ説明し、全員から了承を得た。実習生は職員の配置には数えず、勤務予定表には「実習」と別枠で記載する。記録者：管理者〇〇。
22 会議の追加開催による勤務の変更	2026年8月20日（水）、利用者Uの状態変化に伴い、居宅介護支援事業所からサービス担当者会議の開催（8月26日14時00分）の連絡を受けた。当日14時から15時30分は、担当の介護職員Vとサービス提供責任者の2名が出席する。Vが担当していた同時間帯の訪問1件は、介護職員Wへ振り替え、8月21日に利用者へ担当者の変更を電話で説明し了承を得た。記録者：サービス提供責任者〇〇。
23 往診に合わせた訪問時刻の変更	2026年8月19日（火）15時10分、利用者Xの家族より、8月22日の往診が14時00分に決まったとの連絡を受けた。同日14時30分に予定していた訪問看護を、往診と重ならないよう15時30分開始へ変更した。15時25分に担当の看護職員Yへ連絡し了承を得た。Yの同日16時00分の訪問は、開始を16時45分へ変更し、15時40分に当該利用者の家族へ電話で説明し了承を得た。記録者：管理者〇〇。
24 家族の同席希望による時間の変更	2026年8月6日（木）、利用者Zの家族より、8月13日の訪問に同席したいため、時刻を10時00分から16時00分へ変更してほしいとの申し出があった。同日16時00分は担当の介護職員Aが別の訪問に入っていたため、当該訪問を介護職員Bへ振り替えたうえで変更を受け入れた。8月7日10時30分に家族へ電話で変更を確定し、8月7日中に訪問予定表（第2版）へ反映した。記録者：サービス提供責任者〇〇。
25 他ユニットへの応援	2026年8月9日（日）、第2ユニットの職員1名が当日欠勤となったため、第1ユニットの介護職員Cが13時00分から17時00分まで第2ユニットの応援に入った。応援の間、第1ユニットは介護職員D・Eの2名で対応した。応援に入った時間帯と業務内容は勤務実績表に区分して記載した。応援は当日限りとし、翌10日は通常の固定配置に戻した。記録者：管理者〇〇。
26 職員の退職に伴う担当の引き継ぎ	2026年8月11日（火）、介護職員Fより8月31日付での退職の申し出があった。Fが担当していた利用者6名について、8月18日までに引き継ぎ先を決め、8月19日から8月30日の間に、担当者が交代する旨を利用者本人および家族へ順次説明する。8月25日以降は新担当者が同行し、8月31日をもって単独での担当に切り替える。9月以降の勤務予定表はFを除いて作成する。記録者：管理者〇〇。
27 採用初日の変更	2026年8月15日（金）、9月1日入職予定であった介護職員Gについて、本人の事情により入職日が9月8日へ変更となった旨の連絡を受けた。9月1日から9月5日までの5日間、Gを見込んで組んでいた配置を組み直し、当該期間の早番は介護職員H・Iで分担することとした。9月分の勤務予定表（第2版）を8月20日に掲示し、変更点を朝の申し送りで説明した。記録者：管理者〇〇。
28 研修参加に伴う配置の変更	2026年8月27日（水）9時30分から16時30分まで、介護職員Jが外部研修（会場までの移動を含み終日不在）に参加する。同日のJの担当分は、午前を介護職員Kが、午後を介護職員Lが分担する。研修の受講案内および参加後の報告書は研修記録として保管する。同日の配置は、看護職員1名・介護職員4名で、変更前と同じ人数を確保した。記録者：管理者〇〇。
29 避難訓練の実施に伴う配置	2026年8月23日（土）14時00分から15時00分に避難訓練を実施するため、当日は通常より1名多い配置とし、介護職員Mを14時00分から17時00分の時間帯に追加した。訓練中は、利用者の見守りを介護職員N・Oが担当し、避難誘導を介護職員P・Q・Mが担当した。訓練の実施記録は別紙のとおり。参加できなかった職員2名には、8月26日の朝の申し送りで内容を伝達した。記録者：管理者〇〇。
30 泊まりの急な申し出（小規模多機能型）	2026年8月10日（月）17時20分、利用者Rの家族より、本人の介護をしている家族が体調を崩したため、当日から2泊の宿泊を希望する旨の連絡を受けた。同日の宿泊の利用予定者は5名であり、運営規程に定めた宿泊サービスの利用定員は7名であることを確認した。17時35分に受け入れると回答し、夜間帯の担当である介護職員Sへ17時40分に連絡した。8月11日の通いの予定は変更せず、8月12日朝に自宅へ送ることとした。記録者：管理者〇〇。
31 訪問と送迎が重なったための組み直し	2026年8月18日（火）、介護職員Tが9時00分から9時40分の訪問と、9時20分出発の送迎の両方に割り当てられていることを、前日17時の予定表の確認で発見した。訪問は介護職員Uへ振り替え、送迎はTが担当することとした。8月17日17時30分に両名へ連絡し、了承を得た。利用者へは担当者の変更を8月18日8時50分に電話で説明し、了承を得た。以後、予定表の確認は前日17時に行う手順とした。記録者：サービス提供責任者〇〇。
32 希望休の締切後の申し出への対応	2026年8月12日（火）、介護職員Vより、9月分の希望休について締切（8月10日）後に9月18日を追加したい旨の申し出があった。9月18日は既に他の職員2名の休みが確定しており、当日の配置に余力がないことを確認した。8月13日にV本人へ、今回は反映できないこと、9月19日であれば調整が可能であることを面談で説明し、Vは9月19日へ変更することを希望した。9月分の勤務予定表（第2版）へ反映した。記録者：管理者〇〇。

悪い例と良い例を、同じ場面で並べる

下の表の左列は書いてはいけない例として引用するものです。引用であることを示すため、すべて「」で囲んでいます。右列はそのまま使える完成文です。左右を見比べると、足りないのは文章力ではなく時刻・氏名・理由・伝えた相手という4種類の事実であることが分かります。

悪い例（引用）	良い例（そのまま使える完成文）	何が違うか
「シフト変更あり」	8月3日の早番を、介護職員Aから介護職員Bへ変更した（Aの当日欠勤のため、7時58分にBの了承を得た）。	いつ・誰から誰へ・なぜ・いつ合意したかが入っている
「Aが休みのためBに変更」	8月3日、介護職員Aが発熱により当日欠勤となったため、同日の早番を介護職員Bへ変更した。管理者が7時55分に電話で依頼し、7時58分に了承を得た。	理由と、依頼した時刻・手段・返答が入っている
「都合により変更」	8月6日、介護職員Cから子の発熱による欠勤の申し出があり、翌7日の遅番を介護職員Dへ変更した。20時40分に依頼、20時52分に了承。	「都合」ではなく、何が起きたかが書かれている
「利用者に連絡済み」	8月3日8時25分、利用者Xの家族へ電話し、入浴の実施日を8月5日へ変更することを説明し、了承を得た。	誰に・いつ・どの手段で・何を伝え・返答は何かが分かる
「家族了解」	8月11日8時20分、利用者Zの家族へ電話し、訪問者が看護職員Fから看護職員Gへ変わること、開始が9時00分になることを説明し、了承を得た。	何について了解を得たのかが特定できる
「遅刻のため対応」	8月11日8時05分、看護職員Fから鉄道の遅延により9時20分頃到着との連絡を受け、8時30分開始予定の訪問を看護職員Gが代わって実施した。	遅刻の理由・到着見込み・誰が代わったかが入っている
「連絡がつかなかった」	8月13日9時03分・9時08分・9時15分に介護職員Hの携帯電話へ発信したが応答がなかったため、9時20分に緊急連絡先へ連絡した。	何回・いつ・どの手段で試みたかが具体的に残る
「本人と話をした」	8月13日9時40分に介護職員H本人と電話がつながり、体調不良により連絡ができなかったことを確認し、当日は欠勤として取り扱うことを伝えた。	話した内容と、決めたことが書かれている
「キャンセル」	8月4日8時10分、利用者Kの家族から本人の体調不良により当日の利用を取りやめる旨の連絡を受け、第1便の乗車名簿から外した。	誰から・何時に・理由と、その後の処理が入っている
「不在だった」	8月7日10時00分に利用者M宅へ到着し、呼び鈴を3回、携帯電話へ1回連絡したが応答がなく、10時10分に家族へ確認したところ通院により不在であった。	到着時刻・確認行為・確認できた事実が入っている
「入院のため中止」	8月12日14時30分、居宅介護支援事業所の担当介護支援専門員から利用者Nの入院（8月11日）の連絡を受け、8月13日以降の訪問5回分を取りやめとした。	誰から情報を得たか、何件が影響したかが分かる
「急な受け入れに対応した」	8月14日11時20分、利用者Pの退院日が8月16日へ前倒しになったとの連絡を受け、同日14時00分の初回訪問を介護職員Qが担当することとし、11時50分に本人の了承を得た。	受け入れ日・担当者・合意の時刻が特定できる
「定員内だったので受けた」	8月5日8時25分の相談を受け、当日の利用予定者が自費利用の1名を含めて24名、指定申請書に記載した利用定員が25名であることを利用者一覧で確認したうえで、8時35分に受け入れると回答した。	何を見て確認したかという根拠が残る
「車が故障した」	8月19日8時05分、送迎車2号が始動しないことを運転担当が確認し、8時10分に法人の社用車を代替として手配、8時20分に出発した。	気づいた時刻と、代替の手段・出発時刻が入っている
「送迎が遅れた」	8月19日、第2便の到着が約15分遅れる見込みとなったため、8時15分から8時30分の間に対象の利用者5名の家族へ順次電話で説明した。	誰に何件連絡したかが数で分かる
「道路の都合でルート変更」	8月21日7時50分、通常の経路が道路工事のため通行止めであることを確認し、乗車順を利用者U・V・Wの順に変更した。到着時刻が変わる3名の家族へ7時55分から8時05分の間に電話で説明した。	変更後の内容と、影響を受けた人への対応が入っている
「訪問が長引いた」	8月8日、利用者Yの強い倦怠感の訴えを確認したため、11時00分終了予定のところ11時35分まで滞在した。11時05分に管理者へ連絡し、次の訪問を介護職員Aへ振り替えた。	延びた理由・実際の終了時刻・後続への対応が分かる
「感染症が出たので対応した」	8月25日9時40分、利用者3名に同様の消化器症状がみられることを看護職員が確認し、業務継続計画に定めた手順に従い10時00分に協議のうえ、同日午後の入浴の提供を取りやめ、フロアごとに担当を固定する配置へ10時30分に変更した。	何を根拠に、いつ、どう配置を変えたかが追える
「保健所に相談した」	8月25日10時45分に保健所へ電話で相談し、助言された内容（症状のある利用者の居室での対応と、職員の手指衛生の徹底）を記録した。	相談の時刻・手段と、受けた助言の内容が残る
「職員が出勤できなくなった」	8月26日6時50分、介護職員Bから同居家族が感染症と診断されたため出勤を控えたいとの連絡を受け、8月26日から30日までの5日分の代替者を7時40分までに確定した。	対象期間と、代替の確定時刻が入っている
「台風のため休みにした」	8月28日17時00分、事業所の判断基準（暴風警報が発表されている場合は送迎を行わない）に照らし、管理者が29日の提供を取りやめると判断した。17時20分から18時30分の間に22件の家族へ連絡し、全件伝達を完了した。	判断の根拠・判断者・連絡の完了が確認できる
「連絡は全員にした」	8月28日、利用予定であった22名の家族へ電話し、22件すべてに伝達を完了した（うち3件は留守番電話へ録音し、翌29日8時に再度連絡して確認した）。	件数と、つながらなかった分の処理まで書かれている
「停電で入浴中止」	8月30日13時10分に停電が発生し、13時15分に入浴の提供を中止した。対象の利用者4名には、13時30分から13時50分の間に家族へ電話し、翌週への振替を説明した。	発生から中止・連絡までの時系列が並んでいる
「夜勤を代わってもらった」	8月17日16時20分、同日夜間帯の担当であった介護職員Fから家族の急病により入れないとの連絡を受け、次順位のGへ16時25分に連絡（応答なし）、16時35分にHへ連絡し16時42分に了承を得た。	当番表の順に連絡した経過がそのまま残る
「オンコールで対応」	8月22日23時45分、オンコール担当の看護職員Jが訪問中であったため、第2順位の看護職員Mが利用者Lからの連絡を受け、23時50分に折り返し、0時20分に訪問した。	誰が受けられず、誰が代わったかが特定できる
「資格が切れそうなので外した」	8月1日、介護支援専門員Nの資格の有効期間が8月31日までであることを台帳で確認し、9月中の担当を介護支援専門員Oへ引き継ぐことを8月5日の面談で決めた。	確認した資料と、決めた日・決めた内容が入っている
「新人の同行を延ばした」	8月18日、新任の介護職員Pの単独訪問の開始を8月25日へ延期し、8月18日から22日は介護職員Qが同行することとした。利用者へは2名で訪問する旨を8月18日の訪問時に説明した。	延期後の日付・同行者・利用者への説明が入っている
「実習生が入るので調整した」	8月4日から15日まで実習生2名を受け入れるため、実習指導者を介護職員Sとし、期間中はSの担当利用者3名を介護職員Tへ振り替えた。実習生は職員の配置には数えず、勤務予定表には別枠で記載した。	誰が指導し、配置の数え方をどうしたかが明確
「会議で不在」	8月26日14時00分から15時30分のサービス担当者会議に、介護職員Vとサービス提供責任者の2名が出席するため、同時間帯のVの訪問1件を介護職員Wへ振り替えた。	不在の理由・時間帯・振替先が入っている
「往診に合わせて時間を動かした」	8月19日15時10分、利用者Xの家族から8月22日の往診が14時00分に決まったとの連絡を受け、同日14時30分の訪問看護を15時30分開始へ変更し、15時25分に担当の看護職員Yの了承を得た。	変更前後の時刻と、了承の時刻が並んでいる
「家族の希望で変更」	8月6日、利用者Zの家族から同席したいとの申し出があり、8月13日の訪問を10時00分から16時00分へ変更した。同時間帯の別の訪問は介護職員Bへ振り替え、8月7日10時30分に家族へ確定を伝えた。	希望の内容と、変更に伴う他への影響が書かれている
「応援に行った」	8月9日13時00分から17時00分まで、第1ユニットの介護職員Cが第2ユニットへ応援に入った。応援の時間帯と業務内容は勤務実績表に区分して記載し、翌10日は通常の固定配置に戻した。	時間帯・記録の残し方・元に戻した日が分かる
「退職に伴い担当を変えた」	8月11日に介護職員Fから8月31日付の退職の申し出があり、担当していた利用者6名の引き継ぎ先を8月18日までに決め、8月19日から30日の間に本人および家族へ順次説明することとした。	期限つきの段取りが日付で示されている
「入職日が変わった」	8月15日、9月1日入職予定であった介護職員Gの入職日が9月8日へ変更となったため、9月1日から5日の早番を介護職員H・Iで分担する形に組み直し、9月分の勤務予定表（第2版）を8月20日に掲示した。	組み直しの中身と、掲示した版数・日付が入っている
「希望は聞けなかった」	8月12日に介護職員Vから締切後の希望休の申し出があり、8月13日の面談で、9月18日は他の職員2名の休みが確定していて調整できないこと、9月19日であれば可能であることを説明し、Vは9月19日を希望した。	断った理由と、代わりに示した選択肢が残る

公平さの取り決めと基準との突き合わせ｜事業所の定め12項目・確認の対照表14件・自治体の公表事例20件

「あの人ばかり土日に入っている」「希望がいつも通らない」という不満は、実際の偏りよりも決め方が見えないことから生まれます。回り方を数えて見せると、偏っていた場合はその事実が共有され、偏っていなかった場合は誤解が解けます。どちらに転んでも、話の土台ができます。

ただし、休憩・時間外・休暇の扱いといった労働条件そのものの決め方は、この記事では扱いません。事業所ごとに定めた内容に従ってください。下の表は、シフトを組む手順として事業所が決めておく事項を12項目に整理し、右側を記入欄にしたものです。

決めておく事項	決め方の選択肢（例）	貴事業所の定め（記入欄）	職員へ示す場所
希望休の提出期限	前月10日／前月15日／2か月前の末日	（　　　　）	事務室の掲示、職員向けの手引き
1人が出せる希望の上限	月◯日まで／連続◯日まで／上限を設けない	（　　　　）	希望提出用紙の記載欄
希望が重なったときの決め方	先着／持ち回り／前月に通らなかった人を優先／話し合い	（　　　　）	職員向けの手引き
締切後に出た希望の扱い	翌月へ回す／余力がある場合のみ受ける／受けない	（　　　　）	掲示、朝の申し送り
希望が通らなかったときの伝え方	個別に口頭／個別に書面／確定表の備考欄に理由を記載	（　　　　）	面談記録
土日・祝日に入る回り方	持ち回り／固定と持ち回りの併用／本人の申し出を優先	（　　　　）	回り方の一覧表
夜間帯・深夜帯の当番の回り方	持ち回り／申し出た職員に配分／組み合わせを固定	（　　　　）	当番表、回り方の一覧表
オンコールの当番の回り方	週単位／日単位／第2順位までを組で決める	（　　　　）	当番表
年末年始・お盆の出勤の決め方	持ち回り／前年に出た人を外す／本人の申し出を優先	（　　　　）	年間の予定表
急な欠員が出たときに声をかける順番	あらかじめ順番表を作る／その日の勤務状況で決める	（　　　　）	順番表（事務室に常置）
確定後の変更を誰が決めるか	管理者のみ／管理者不在時は指名した職員／帯の責任者	（　　　　）	職員向けの手引き、連絡網
回り方の集計を出す頻度と場所	毎月／四半期ごと／半期ごと（掲示・配布・面談で提示）	（　　　　）	掲示板、職員会議の資料

回り方を数えて見せる

公平さは主張ではなく数で示すものです。数え方をあらかじめ決めておき、毎月同じ形で出すと、月ごとの偏りが均されているかどうかが誰にでも見えます。下は見える化する対象と数え方の例です。

見える化する対象	数え方	出す頻度	出し方
夜間帯・深夜帯に入った回数	職員ごとに、月内に夜間帯を担当した日数を数える	毎月	職員名を並べた一覧を掲示板に貼る
土曜・日曜・祝日に出勤した回数	職員ごとに、月内の土日祝の出勤日数を数える	毎月	同上（直近6か月の推移を併記）
オンコールの当番に入った回数	職員ごとに、当番として指定された日数を数える	毎月	当番表の下部に集計欄を設ける
希望休が通った件数と通らなかった件数	提出件数・反映件数・反映しなかった件数を職員ごとに数える	毎月	個別に本人へ提示（全体は件数のみ掲示）
確定後に変更された回数	確定版を出した後の変更の件数を、理由の区分ごとに数える	毎月	職員会議の資料に含める
急な欠員で応援に入った回数	職員ごとに、当日または前日に依頼を受けて入った回数を数える	毎月	順番表の下部に集計欄を設ける
年末年始・お盆に出勤した回数	職員ごとに、直近3年分の該当期間の出勤日数を数える	年1回	翌年度の割り振りを決める前に提示
研修に参加できた回数	職員ごとに、年間研修計画のうち参加した回数を数える	四半期ごと	研修記録と併せて掲示

基準の定めと、貴事業所の状況を並べて確認する

組んだシフトが基準に沿っているかどうかの判定は行いません。この記事でできるのは、基準にどのような定めがあり、それを確かめるためにどの資料を見るのかを並べることまでです。判断は保険者（指定権者）にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

基準の定め（確認項目）	確認に使うとされている資料	貴事業所の状況（記入欄）	確認先
従業者の員数（利用者に対し、従業者の員数は適切であるか）	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表、従業者の資格証	（　　　　）	保険者（指定権者）
管理者（常勤専従か、他の職務を兼務している場合、兼務体制は適切か）	管理者の雇用形態が分かる文書、管理者の勤務実績表／タイムカード	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（サービス提供は事業所の従業者によって行われているか）	雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（勤務表の記載内容は適切か）＝通所介護・地域密着型通所介護等	勤務実績表（勤務実績が確認できるもの）	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（事業所ごとに、月ごとの勤務表を作成しているか）＝看護小規模多機能型居宅介護	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（夜間及び深夜の勤務担当者等を明確にしているか）＝認知症対応型共同生活介護	勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（担当の介護従事者を固定する等の継続性を重視しているか）＝認知症対応型共同生活介護	勤務体制一覧表、雇用の形態がわかる文書	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（資質向上のために研修の機会を確保しているか）	研修計画、実施記録	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（認知症介護に係る基礎的な研修を受講させるため必要な措置を講じているか）	研修計画、実施記録	（　　　　）	保険者（指定権者）
勤務体制の確保等（就業環境が害されることの防止に向けた方針の明確化等の措置を講じているか）	方針、相談記録	（　　　　）	保険者（指定権者）
定員の遵守（利用定員を上回っていないか）＝通所介護・通所リハビリテーション等	業務日誌、国保連への請求書控え	（　　　　）	保険者（指定権者）
定員の遵守（登録定員並びに通いサービス及び宿泊サービスの利用定員を上回っていないか）＝小規模多機能型居宅介護・看護小規模多機能型居宅介護	業務日誌、国保連への請求書控え	（　　　　）	保険者（指定権者）
定員の遵守（入所定員（又はユニット毎の入居定員）を上回っていないか）＝介護老人福祉施設・介護老人保健施設	業務日誌、国保連への請求書控え	（　　　　）	保険者（指定権者）
業務継続計画の策定等（従業者に対する計画の周知、研修及び訓練を実施しているか）	業務継続計画、研修及び訓練計画、実施記録	（　　　　）	保険者（指定権者）

自治体が公表している、勤務体制に関する指摘の例

下の表は、各自治体が公表している集団指導資料・運営指導結果から、勤務体制および定員に関する記載を抜き出し、シフトを組む段階でできることを並べたものです。指摘の中身そのものよりも、「シフトを組む作業のどこで手を打てば、その資料が自然に残るか」に着目してお読みください。取扱いは保険者（指定権者）により異なります。

公表元	公表されている記載の要旨	シフトを組む段階でできること	突き合わせる資料
福井市「令和7年度介護保険制度等に係る集団指導」	勤務表について、他事業所・他職種との兼務関係が明確になっていない、配置が必要な職種が記載されていない、勤務表と勤務実績が不整合、といった記載がある	下書きの段階で、兼務がある職員の勤務先ごとの予定を先に受け取り、重なりを消してから確定する	兼務先の勤務予定表、出勤簿・タイムカード
長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和6年度運営指導結果の概要（訪問介護）」	事業所ごとに勤務表が適切に作成されていない事例が挙げられ、勤務体制の確保等の不備が32件（18.6%）と示されている	事業所が複数ある法人では、事業所ごとに作成担当を分け、同じ月の予定を1枚に混ぜない	事業所ごとの月間の勤務予定表、出勤簿
宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」	併設する他事業所と兼務していたが、事業所ごとに勤務時間を管理していなかったため勤務体制が不明確であった旨の記載がある	併設施設と行き来する職員は、行き来する時刻を予定の段階で決め、当日その通りに動けるかを確認する	事業所ごとの月間勤務表、タイムカード、兼務先の勤務実績
横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」	事業所に併設している別の施設との勤務体制が区分されていなかった旨と、サービス種別ごとに勤務体制を明確に区分したうえで記録に残すよう示されている	同一法人で複数のサービスを運営している場合、シフトの様式そのものをサービスごとに分ける	勤務形態一覧表、タイムカード・出勤簿、労働条件を記した書面
神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」（令和7年3月）	住まいとしてのサービスと訪問介護の勤務体制を区別していない旨の記載がある	住まい側の業務に入る時間帯を、シフトの上で先に色分けしてから訪問を割り付ける	月ごとの勤務表、訪問介護計画、サービス提供記録、住宅側の業務記録
仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」	職種を兼務している従業者の兼務関係が勤務表に明確に位置付けられていない、役員がサービスに従事しているが勤務表に位置付けられていない、といった記載がある	役員・管理者を含め、サービスに入る人は全員をシフトに載せる。載せない人は入れない、を原則にする	月ごとの勤務表、出勤簿・タイムカード、辞令
仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」	生活相談員が「有給休暇や市外への研修、送迎対応等により不在の時間」があった旨と、「有給取得時間は配置時間に含めることができない」旨が示されている	研修日・送迎担当日を先に置いてから、職種ごとの配置時間を確認する順番にする	勤務表・出勤簿、送迎表、研修参加記録、休暇の管理簿
埼玉県福祉部福祉監査課「運営指導での主な指摘事項に関するQ&A ー介護保険居宅サービス事業所ー」（令和8年4月）	生活相談員として配置されている時間に送迎を行い、配置時間を満たさなくなる事例が見受けられる旨が示されている	送迎に出る時間帯を、シフトの上で別の行として先に確保しておく	勤務予定・実績表、送迎記録（車両運行記録簿等）、タイムカード
千葉県「指導監査の状況について」（令和7年度介護保険指定事業者集団指導資料）	兼務する職員の勤務表等について、それぞれに従事する時間帯が明確に区分されていない旨、出勤簿が作成されていない旨の記載がある	兼務者は、予定の段階から職種ごとに行を分けて置き、当日の実績も同じ形で残す	勤務予定・実績表（月ごと・事業所ごと）、出勤簿・タイムカード
大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編」	勤務表が作成されていない、必要な項目が記載されていない、年間の研修計画が作成されておらず計画的に実施されていない、といった記載がある	年間研修計画の日付を、月のシフトを組む最初の工程で先に置く	月ごとの勤務表、出勤簿、年間研修計画、研修実施記録
東京都福祉局「令和7年度集団指導（通所リハビリテーション）」	併設の病院・診療所の全体の勤務表はあるが、事業所としての勤務表が作成されていない旨の記載がある	母体施設の勤務表をそのまま流用せず、事業所の分を別に作る前提で作業を始める	勤務の体制及び勤務形態一覧表、シフト表、出勤簿・タイムカード
東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）	月ごとの勤務表を作成していない旨の記載がある	予定と実績の両方を月単位で残す運用にし、月末に実績を確定する日を決める	勤務形態一覧表・シフト表
東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）	雇入れ通知書が整備されていない、勤務時間の記録が不十分といった記載がある	シフトに載せる前に、その職員の勤務時間の記録が残る仕組みになっているかを確認する	雇入れ通知書、出勤簿・タイムカード
和歌山市令和3年度介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】	従業員の出退勤記録がなく勤務実態が確認できない旨の記載があり、当日に書類が確認できない場合の取扱いも示されている	シフトの確定版と、出退勤の記録が同じ期間で残るように保管場所を決める	タイムカード・出勤簿、月ごとの勤務表、資格証の写し
姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	代表者が介護支援専門員として勤務していたが、勤務時間が管理されていなかった旨の記載がある	法人の役員がサービスに入る場合も、他の職員と同じ様式でシフトと出退勤を残す	勤務形態一覧表、タイムカード等の出退勤記録、辞令
福岡県介護保険広域連合「居宅介護支援事業者等集団指導資料（令和6年度版）」	出勤簿等に実際に勤務した時間の記載がないため、従業者の員数が適切に配置されているか確認することができない旨の記載がある	予定だけでなく、実際に働いた時間が同じ台帳に残るところまでを1つの作業にする	月ごとの勤務表、出勤簿・タイムカード
堺市「令和8年度集団指導地域密着型編」	ユニットごとに介護従業者を固定配置できていない旨が挙げられ、ユニットごとに従業者を固定配置する前提でシフトを組む等、固定に努めることが示されている	ユニット単位でシフトを作り、両ユニットを行き来する組み方を初期の下書きの段階でやめる	ユニットごとの勤務予定表・実績表、職員配置表
名古屋市「運営指導に係る主な指摘事項（介護保険施設版）」（令和5年1月5日）	ユニット型について、昼間はユニットごとに常時1人以上、夜間及び深夜は2ユニットごとに1人以上の配置に関する記載があり、「基準が満たせない場合は夜勤減算や夜勤職員配置加算等の加算の報酬返還対象となる」旨が示されている	ユニット単位で勤務帯の表を作り、全体の人数ではなくユニットごとに見る	ユニットごとの勤務予定・実績表、配置状況計算書、タイムカード等
仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」	「月平均で利用定員を超えなければよい」という誤った解釈、欠席を予測した調整、自費サービス利用者を考慮しない超過など、定員に関する4類型が示されている	日ごとの受け入れ人数を、自費の利用者や併せて運営しているサービスの利用者も合算した実人数で数える	日々の利用者一覧・出席簿、送迎表、指定申請書上の利用定員、請求実績
熊本市「令和8年度（2026年度）熊本市介護サービス事業者集団指導共通編」	令和6年度の運営指導により指摘の多かった事項として、定められた掲示物（勤務表、運営規程、重要事項説明書等）に関する記載がある	確定版を作ったら掲示までを1つの作業とし、掲示した日を記録に残す	掲示物、勤務表、運営規程、重要事項説明書

ここまでの表は、いずれも「シフトを組む作業そのもの」を分解したものです。材料を集める、順番に置く、崩れたら立て直す、変更を書き残す、回り方を数えて見せる——この5つが回っていれば、月末の作り直しは減り、記録は後から探さずに済みます。労働条件や賃金の定め方については、事業所の規程および専門家の助言に従ってください。

よくある質問（FAQ）

シフト作成が大変な理由は？

人員基準、希望休、資格や夜勤の調整など、考慮することが多いためです。

効率化のポイントは？

基本パターンのテンプレート化や、シフト管理システムの活用が有効です。

勤怠と連携するメリットは？

打刻と連動させると、実績の集計や給与計算の手間が減ります。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。