介護の人材採用・定着（離職防止）｜現場の課題と続けられる打ち手

介護業界では人材の採用難と離職が共通の経営課題です。本記事では、離職の主な要因と、現場で続けられる定着の打ち手を整理します。

事業所運営の全体像は介護事業所の運営・経営ガイドもあわせてご覧ください。

介護人材をめぐる現状

需要の増加に対し人材確保は厳しく、採用コストの上昇と離職による欠員が経営を圧迫します。「採用する」だけでなく「辞めない職場をつくる」視点が欠かせません。

離職の主な要因

事務・記録などの業務負担の重さ
評価やキャリアパスの不透明さ
人間関係・コミュニケーション
勤務シフト・労務管理の不公平感

続けられる定着の打ち手

業務負担の軽減：記録・書類の効率化で残業や持ち帰りを減らす
処遇改善・評価：処遇改善加算の活用とキャリアパス整備
働きやすい労務：公平なシフト・正確な勤怠（労務管理）
ICT・DX：負担を減らし、ケアに向き合う時間を増やす

特に「記録・事務の負担」は、多くの現場で離職理由の上位に挙がります。負担の軽減は、定着の土台づくりに直結します。

本記事は概要をわかりやすく解説するものです。指定基準・運営基準は自治体（指定権者）の条例や最新の通知で異なる場合があります。最新・正確な要件は必ず一次情報でご確認ください。

介護の人材採用・定着のポイント

介護現場では、採用とあわせて「続けられる職場づくり」が重要です。定着のポイントを整理しました。

負担の軽減――記録や事務の負担を減らす
教育・成長――学べる機会と正当な評価
働きやすさ――シフトや休みの柔軟性
コミュニケーション――相談できる関係づくり

離職の理由は「賃金」だけではない

賃金は重要ですが、それだけを上げても離職は止まりません。辞める理由は複数が重なっていることがほとんどです。

領域	よくある要因	打ち手
人間関係	特定の職員との関係、相談できる相手がいない	面談の定例化、配置の見直し
労働時間	残業、シフトの偏り、休みが取れない	記録の負担軽減、シフトの平準化、有給の計画取得
身体的負担	腰痛、夜勤の負担	移乗機器の導入、夜勤回数の管理
将来の見通し	昇給・昇格の道筋が見えない	キャリアパスの明示、資格取得の支援
評価	がんばっても報われない感覚	評価基準の透明化、配分ルールの明示
ライフイベント	結婚、出産、家族の介護	短時間勤務、勤務地の配慮

入職後3か月が最初の関門

初日に「誰に聞けばよいか」を決める——教育担当を明示します
1週間目に振り返りの時間を持つ——短くても構いません
1か月目に業務の範囲を確認する——できることが増えた実感を言葉にします
3か月目に面談する——不安と要望を聞き、記録に残します
教える側の負担も見る——教育担当が疲弊すると、次の新人が入らなくなります

辞めた理由を記録に残す

退職者の理由を記録している事業所は多くありません。しかし同じ理由で次の人も辞めます。

退職の申し出があった時点で、理由を聞く（引き止める前に）
記録に残し、年単位で傾向を見る
同じ理由が3件続いたら、それは個人の問題ではなく構造の問題です
在職者にも定期的に聞く——辞めてから聞いても遅い

採用で見るところ

応募から連絡までの時間——遅いと他社に決まります。24時間以内が目安
見学・体験の機会——入職後のミスマッチを減らします
仕事内容を正確に伝える——良いことだけ伝えると早期離職になります
誰が面接するか——一緒に働く人が同席すると定着率が変わります
採用経路ごとの定着率を記録する——どの経路が合っているかが分かります

定着を数字で見る

指標	見方
離職率	年間の離職者数 ÷ 期首の在籍者数
入職1年以内の離職率	採用のミスマッチか、受け入れ体制の問題かが分かります
勤続年数の分布	中堅が抜けていないか
有給取得率	取れない職場は続きません
時間外労働の分散	特定の人に偏っていないか
退職理由の内訳	同じ理由が続いていないか

小さくても効くこと

シフトを早く公開する——予定が立つだけで負担感が変わります
休憩を実際に取れるようにする
記録を勤務時間内に終える仕組みにする
「ありがとう」を具体的に伝える——何がよかったかまで言う
意見が反映された事実を見せる——聞くだけだと逆効果になります

定着についてよくある疑問

よくある疑問	考え方
賃金を上げれば辞めないか	賃金は必要条件ですが十分条件ではありません。時間と関係の問題が残ります
面談は何をすればよいか	評価を伝える場ではなく、聞く場にします。話す割合は相手が8割
ベテランが辞めそう	役割と裁量を渡せているか、評価が透明かを見ます
新人がすぐ辞める	受け入れ体制と、仕事内容の伝え方の問題であることが多くあります
人が採れないので定着に投資できない	逆です。定着すれば採用の必要が減ります
何から始めればよいか	シフトを早く公開する、記録を勤務時間内に終える。この2つは費用がかからず効きます

管理者自身が消耗しないために

管理者の離職は、事業所全体の離職につながります
業務を抱え込まず、役割を渡す
訪問や現場に入りすぎない——マネジメントの時間が消えます
相談できる相手を事業所の外に持つ
数字を見る時間を週に1回確保する

まず着手する3つ

シフトを早く公開する——費用がかからず、生活の見通しが立ちます
記録を勤務時間内に終える仕組みにする——残業の最大の発生源です
退職理由を記録に残す——同じ理由で次の人が辞めるのを防げます

どれも大きな投資を必要としません。賃金を上げる前にできることが残っている事業所は少なくありません。

入職から1年までの道のり｜9つの時期・起きやすいこと・担当・残す記録

定着の打ち手は、思いつきで足しても続きません。人が入ってから1年が経つまでには、決まった順番で決まった場面が来ます。その場面ごとに「起きやすいこと」「事業所がやること」「誰が担当するか」「何を残すか」を先に置いておくと、担当者が替わっても同じ受け入れができます。以下は、応募を受けた日から1年目の面談までを9つの時期に分け、そのまま自事業所の手順書に写して使える形にしたものです。担当の欄は空けてありますので、名前を入れてお使いください。

なお、以下は職場の受け入れ手順を整理したものであり、労働条件・就業規則・賃金の定め方については扱いません。それらの判断は社会保険労務士等の専門家にご確認ください。また、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

応募を受けてから面接まで｜12の場面

場面	起きやすいこと	事業所がやること	担当（記入欄）	残す記録
応募の連絡が届く	見た人が「あとで」と思い、返信が翌々日になる	内容の検討より先に、受け取った旨だけをその日のうちに返す	（　　　　）	応募受付簿（受けた日・受けた人）
応募経路の確認	求人媒体・知人の紹介・直接の問い合わせが混ざり、あとで数えられない	受付の時点で経路を1つ選んで書く欄を作る	（　　　　）	応募受付簿（経路欄）
面接日の候補を出す	候補が1つだけで、在職中の応募者が来られない	時間帯の違う候補を3つ出す	（　　　　）	日程調整の控え
見学の希望がある	面接と同じ日にまとめ、現場が最も慌ただしい時間に当たる	見学は別日にし、落ち着いて話せる時間帯を選ぶ	（　　　　）	見学対応の記録（日・時間帯）
見学の案内者	手が空いた人が案内し、説明の中身が毎回変わる	案内者と、説明する順番を先に決める	（　　　　）	見学の説明項目リスト
見学中に質問が出る	その場で答えられず、後日の連絡が抜ける	答えられない質問はメモし、いつ誰が返すかをその場で決める	（　　　　）	見学時の質問メモ
面接に誰が入るか	管理者だけで面接し、一緒に働く人と入職後に初めて会う	配属予定の現場から1人同席する	（　　　　）	面接記録（同席者欄）
仕事内容の伝え方	良い面だけを伝え、入職後に話が食い違う	1日の流れ、記録の量、担当する人数、勤務の種類をそのまま伝える	（　　　　）	面接で伝えた内容の控え
応募者からの質問	口頭で答えて終わり、入職時には誰も覚えていない	質問と答えた内容を書き残し、初日にもう一度確認する	（　　　　）	面接記録（質問欄）
選考結果の連絡	連絡が遅れ、応募者が他へ決める	返す期限を面接の場で伝え、その日までに連絡する	（　　　　）	選考結果の連絡日
見送りの連絡	連絡をしないまま終わり、地域での評判に残る	見送りも同じ期限内に連絡する	（　　　　）	連絡記録
面接で聞いた事情	通勤や家庭の事情を口頭で聞いて、配属を決める人に伝わらない	勤務の希望として書き残し、配属を決める人に渡す	（　　　　）	面接記録（希望欄）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

内定から初日の前日まで｜11の場面

この期間はいちばん連絡が途切れやすく、そのまま入職前の辞退につながります。やることは多くありませんが、誰がやるかを決めていないと全部が抜けます。

場面	起きやすいこと	事業所がやること	担当（記入欄）	残す記録
採用の連絡	口頭だけで終わり、初日の集合時間が伝わっていない	初日の日時・場所・持ち物・服装を文字にして渡す	（　　　　）	連絡の控え
入職までの間があく	連絡が途切れ、入職前に辞退になる	短い連絡を入れる担当と、入れる間隔を決める	（　　　　）	連絡の記録（日・内容）
提出物の案内	何を持ってくるか当日に慌てる	提出物の一覧と期限を先に渡す（書類の中身は専門家に確認する）	（　　　　）	提出物チェック表
資格証の確認	原本を確認する担当が決まっていない	誰が確認し、写しをどこに置くかを決める	（　　　　）	資格証の受領記録
受け入れの準備	ロッカー・名札・靴箱の用意が当日になる	前日までに用意する物の一覧を作る	（　　　　）	受け入れ準備チェック表
記録の端末とアカウント	初日にアカウントが無く、見ているだけになる	初日に使える状態で用意し、前日に動作を確かめる	（　　　　）	アカウント発行の記録
教える人の指名	「その日いる人」が教えることになる	教育担当と副担当を名前で決め、本人にも伝える	（　　　　）	教育担当の指名記録
現場への周知	誰が入るのか現場が知らないまま初日を迎える	入職日・配属・どう呼ぶかを先に共有する	（　　　　）	周知の記録
初日の予定	予定が決まっておらず、待つ時間が長くなる	初日の時間割を1枚にして、本人と担当の両方に渡す	（　　　　）	初日の時間割
入職前の見学の希望	手間だと考えて断ってしまう	希望があれば受け、当日の不安を減らす	（　　　　）	見学記録
入職前の辞退	理由が残らず、次も同じ時期に同じことが起きる	理由を聞き、応募経路とあわせて残す	（　　　　）	辞退の記録

初日と最初の1週間｜14の場面

場面	起きやすいこと	事業所がやること	担当（記入欄）	残す記録
初日の朝	出迎える人が決まっておらず、入口で待たせる	出迎える人と時刻を決め、その人の予定を空けておく	（　　　　）	初日の時間割（実施欄）
紹介のしかた	名前だけで終わり、何をする人か現場に伝わらない	担当する業務と、本人が誰に聞けばよいかまで含めて紹介する	（　　　　）	周知の記録
建物の案内	一度に全部案内して覚えられない	初日は更衣室・休憩室・手洗い・避難経路に絞る	（　　　　）	案内チェック表
聞く相手	「わからないことは何でも聞いて」で終わる	時間帯ごとに聞く相手を書いた紙を渡す	（　　　　）	相談先の一覧
記録の書き方	実際の様式を見ないまま口頭で説明される	実物の様式を開いて、1件を一緒に書く	（　　　　）	初回の記録指導の記録
個人情報の扱い	口頭の注意だけで、判断が人によって違う	端末の持ち出し・写真・持ち帰りの決めごとを文字で渡す	（　　　　）	説明済みの記録
休憩の取り方	取り方がわからず、取らないまま1週間が過ぎる	休憩の時間帯と交代の順番を、初日に具体的に伝える	（　　　　）	説明済みの記録
初日の終わり	感想を聞かずに解散し、翌日来ない	座って「今日わからなかったこと」だけを聞く時間を取る	（　　　　）	初日の振り返り記録
2日目以降の予定	毎朝その場で決まり、本人が準備できない	1週間分の予定を先に渡す	（　　　　）	1週間の時間割
教える人が日替わり	同じ説明が重なる、または全員が抜かす	教える項目の一覧に済み印をつけ、次の人が続きから始める	（　　　　）	指導項目チェック表
用語が通じない	略語や事業所内の呼び方がわからず、聞き返せない	よく使う言い方の一覧を渡す	（　　　　）	用語一覧の受け渡し記録
3日目の疲れ	表情が硬くなるが、誰も気づかない	3日目に短く声をかける担当を決めておく	（　　　　）	声かけの記録
1週間目の振り返り	忙しさを理由に飛ばす	短い時間でよいので予定表に入れ、他の用事で外さない	（　　　　）	1週間面談の記録
手順の食い違い	人によって教え方が違い、本人がどちらに合わせるか迷う	違いが出た項目を書き出し、どちらに揃えるかを決めて全員に返す	（　　　　）	手順の統一メモ

1か月目から3か月目まで｜14の場面

できることが増える一方で、「もう聞けない」と感じ始める時期です。本人からは言い出しにくいことが増えるため、事業所の側から場面を用意しておきます。

場面	起きやすいこと	事業所がやること	担当（記入欄）	残す記録
できることが増える	増えている実感が本人に無く、成長が止まったように感じる	できるようになった項目に日付を入れ、本人と一緒に見る	（　　　　）	習得項目チェック表
任せる範囲	曖昧なまま任され、常に不安が残る	1人でしてよい業務と、先に声をかける業務を線引きして紙にする	（　　　　）	業務範囲の一覧
勤務の種類が増える	いつから入るのか本人に知らされていない	始める時期の目安と、その前に済ませる項目を先に伝える	（　　　　）	開始前チェック表
記録の量	勤務時間内に終わらず、持ち帰りが始まる	どの記録に時間がかかっているかを、1週間だけ書き出してもらう	（　　　　）	記録時間の書き出し
質問しづらくなる	「今さら聞けない」と感じ、自己流が固まる	聞いてよい時間帯を決めて、もう一度伝える	（　　　　）	相談先の一覧（更新）
教える人の疲れ	自分の業務と指導が重なり、教える人が先に消耗する	指導に使った時間を書き出し、その分の業務量を見直す	（　　　　）	指導時間の記録
1か月目の面談	業務の説明だけで終わる	聞く時間として設定し、話す割合を本人の側に多く置く	（　　　　）	1か月面談の記録
配属の相性	合わないまま続き、退職の申し出につながる	配属を変える選択肢があることを、早い段階で本人に伝える	（　　　　）	配属の検討記録
同じ立場の相手がいない	比べる相手がおらず、自分だけが遅いと感じる	入職時期の近い人や、前の年に入職した人と話す場を作る	（　　　　）	顔合わせの記録
予定の希望	通院や家の行事の希望を言い出せない	希望の出し方と締切を、紙で伝える	（　　　　）	勤務希望の受付記録
ヒヤリハット	報告して注意されると学習し、出さなくなる	報告した事実をまず受け取り、内容の検討は別の場で行う	（　　　　）	ヒヤリハット報告書
3か月目の面談	評価を伝える場になってしまう	続けられるかどうかに関わることだけを聞く	（　　　　）	3か月面談の記録
資格や研修の相談	誰に相談すればよいかわからない	相談を受ける担当と、受け付ける時期を決める	（　　　　）	相談記録
早い時期の退職の申し出	引き止めから話が始まり、理由が残らない	まず理由を聞いて記録し、そのあとで話をする	（　　　　）	退職の聞き取り記録

半年目から1年目まで｜12の場面

場面	起きやすいこと	事業所がやること	担当（記入欄）	残す記録
半年目の面談	忙しい時期と重なり、実施が抜ける	入職月から面談月を先に割り出し、年間の予定表に載せる	（　　　　）	面談予定表
役割が増える	増えた分を本人が把握しておらず、負担だけが積み上がる	担当している役割を一覧にして、一緒に確認する	（　　　　）	役割一覧
教える側に回る	準備の無いまま新人を任される	教える項目の一覧を渡してから任せる	（　　　　）	指導担当の指名記録
会議での発言	発言が無いまま1年が過ぎ、意見が無いと見なされる	意見を書く欄を議事録に作り、書いた内容を読み上げる	（　　　　）	会議の記録
休みの取り方	取り方がわからないまま時期が過ぎる	申し出の方法と締切を案内する（制度の内容は専門家に確認する）	（　　　　）	案内の記録
資格取得の時期	申込の時期を逃す	申込と受験の時期を年間の予定表に入れる	（　　　　）	年間予定表
1年目の面談	続ける意思だけを確かめて終わる	この1年で変わったことと、次の1年の希望を聞く	（　　　　）	1年面談の記録
配置の変更	決まってからの通知になり、納得が置き去りになる	検討している段階で本人に伝え、希望を聞く	（　　　　）	配置の検討記録
相談相手が管理者だけ	言いにくいことが行き場を失う	事業所の外の集まりや、同じ職種の学びの場を案内する	（　　　　）	案内の記録
業務の抱え込み	できる人に集中し、その人が先に限界を迎える	担当の一覧を作り、偏りが見える形にする	（　　　　）	担当一覧
退職の相談	退職の申し出で初めて事情を知る	半年と1年の面談で「続ける上で困っていること」を必ず一問置く	（　　　　）	面談記録
2年目の入口	何も変わらないまま2年目に入り、見通しが立たない	次の1年で担ってほしい役割を先に伝える	（　　　　）	役割の申し合わせ記録

各時期に残す記録の置き場｜14種の様式と保管の決めごと

上の表で「残す記録」に挙げたものを、置き場と書く人まで含めて一覧にしたものです。紙とデータのどちらで持つかを決めていないと、探す時間が積み上がります。

記録の名前	いつ作るか	書く人（記入欄）	置き場（記入欄）	紙かデータか（記入欄）
応募受付簿	応募を受けた日	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
見学対応の記録	見学の当日	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
面接記録	面接の当日	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
選考結果の連絡記録	連絡した日	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
採用後の連絡記録	入職までの各回	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
受け入れ準備チェック表	入職の前日まで	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
初日の時間割	初日の前日	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
指導項目チェック表	初日から随時	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
1週間面談の記録	入職1週間目	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
1か月面談の記録	入職1か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
3か月面談の記録	入職3か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
半年・1年面談の記録	入職半年目と1年目	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
退職の聞き取り記録	退職の申し出を受けた日	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
面談実施の一覧	毎月の月末	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）

辞める前の兆候と、そのとき言える言葉｜6つの領域・44の声かけ

退職の申し出は、ある日突然出てくるように見えます。しかし多くの場合、その前に見え方が変わっています。変化に気づいても「声のかけ方がわからない」ために見送られることが多いため、ここでは兆候ごとに、そのまま口に出せる言葉を置きました。目的は引き止めではなく、困っていることを早く知ることです。言葉はそのまま使っても、事業所の言い回しに直しても構いません。

話の中で、解雇・退職の勧奨・ハラスメントに関わる内容が出たときは、その場で判断せず、弁護士・社会保険労務士等の専門家にご確認ください。

出退勤と勤務中の変わり方｜8つの兆候

兆候	どう見えるか	そのまま言える言葉	続けて確かめること
出勤がぎりぎりになる	以前は早めに来ていた人が、始業直前に着くようになる	「最近、朝の着く時間が変わりましたね。通勤や家のことで動きにくくなっていませんか。」	通勤の経路、家庭側の予定の変化
単発の欠勤が増える	前日の夜や当日の朝の連絡が、月に何度か続く	「体調のことが続いているようでしたら、勤務の組み方を一緒に見直したいので、話す時間をもらえますか。」	受診の有無、連続する勤務の並び
早退が増える	終業前に上がる日が続く	「途中で上がる日が続いているので、無理のない終わり方にできないか相談させてください。」	終業前に残っている業務
終業後に残って作業する	記録のために毎日残っている	「終業後に残っている時間が続いていますね。どの作業に時間がかかっているか、画面を一緒に見せてもらえますか。」	記録の種類ごとにかかる時間
休憩を取らない	休憩の時間帯に業務を続けている	「休憩が取れていない日が続いています。取れない理由がどこにあるか教えてください。」	交代の順番、その時間帯の業務量
連絡が減る	遅れるときの連絡が入らないことが出てくる	「連絡が難しい状況がありましたか。困っていることがあれば、先に聞かせてください。」	連絡の手段、連絡先の相手
休みの希望がまとまって出る	これまで出さなかった人から、続けての希望が出る	「希望を出してもらえてよかったです。この先で予定が立てにくいことがあれば、早めに教えてください。」	希望の時期（理由は求めない）
交代の申し出を引き受けなくなる	以前は代わりに入ってくれた人が、引き受けなくなる	「いつも助けてもらっていました。今は難しい事情がありますか。」	その人に集中していた依頼の回数

表情と体調に出る変わり方｜7つの兆候

兆候	どう見えるか	そのまま言える言葉	続けて確かめること
挨拶の声が小さくなる	目を合わせずに通り過ぎる日が増える	「おはようございます。少し疲れが出ていませんか。今日の午後で5分だけ話せますか。」	直前の勤務の並び
表情が動かなくなる	利用者の前では笑うが、職員の前では表情が硬い	「利用者さんの前ではいつも通りで、こちらでは硬い日が続いています。職場のことで気になっていることはありますか。」	特定の相手との場面
顔色や眠れていない様子	あくびや目のこすりが増える	「眠れていないように見えます。勤務の組み方で調整できることがあるかもしれないので、教えてください。」	連続する勤務、通勤の時間
休憩室に来なくなる	一人で過ごす時間が増える	「最近、こちらで顔を見ないので気になっていました。落ち着いて話せる場所と時間を作ります。」	職員間の関係の変化
食事を取らない	持参した食事に手をつけないまま戻す	「食べる時間が取れていないようでしたら、そこは変えられるところなので教えてください。」	休憩の交代、業務の集中する時間帯
腰や膝の痛みを口にする	「痛い」と言いながら同じ動作を続けている	「痛みが続いているなら、その動作のやり方と人数の組み方を見直します。どの場面が一番きついか教えてください。」	負担の大きい介助の場面、用具の有無
体調不良を申し出ない	不調でも「大丈夫です」としか言わない	「無理をして続けてほしくないので、体調のことは早く言ってもらえると助かります。言いにくい事情がありますか。」	代わりに入れる人の有無

記録の書き方に出る変わり方｜7つの兆候

記録は、その人の余裕がいちばん早く出る場所です。中身を責めるためではなく、時間と迷いの在りかを知るために見ます。

兆候	どう見えるか	そのまま言える言葉	続けて確かめること
記載が急に短くなる	以前は場面が書けていた人の記録が、一行で終わる	「記録の書き方が変わってきているので、書く時間が取れているか気になっています。どの時間帯に書いていますか。」	記録を書く時間帯、端末の空き
同じ言い回しが並ぶ	どの利用者の欄も同じ文になっている	「同じ書き方が並んでいるので、書くときに迷う場面があるのかもしれません。書きにくい欄はどこですか。」	様式のどの欄で手が止まるか
提出が遅れる	締切を過ぎてから、まとめて出てくる	「まとめて書く形になっているようです。その日のうちに書ける時間を作りたいので、何が邪魔になっているか教えてください。」	業務の並び、記録に入れる時間
書き直しが増える	訂正や修正の跡が目立つようになる	「直しが増えているので、確認したいことがそのままになっていないか心配です。迷ったときに聞ける相手は決まっていますか。」	相談先、確認の手順
申し送りが口頭だけになる	書かずに伝え、あとで内容が食い違う	「口で伝えてくれた内容を、あとで見返せる形にしたいです。書く場所がわかりにくければ一緒に見ます。」	申し送りの様式と置き場
ヒヤリハットを出さなくなる	以前は出していた人から、報告が上がらなくなる	「報告してくれたことは助かっていました。出しにくくなった理由があれば、そこを直したいです。」	報告のあとの扱われ方
他職種への連絡欄が空になる	気づきを書かなくなる	「気づいたことを書く欄が空いています。書いても伝わらないと感じることがありましたか。」	書いた内容がその後どう扱われたか

相談と会話の減り方｜8つの兆候

兆候	どう見えるか	そのまま言える言葉	続けて確かめること
質問が来なくなる	わからないまま自己流で進めている	「最近、質問をもらう回数が減りました。聞きにくい時間帯があれば、そこを変えます。」	質問できる時間帯、その場にいる人
雑談が減る	用件だけを話して離れる	「少し話す時間が減っていますね。急ぎでなくてよいので、今週どこかで座って話しませんか。」	直近で変わったこと
会議で発言しなくなる	以前は意見を出していた人が黙る	「前に出してくれた意見が助かったので、また聞かせてください。言いにくい流れになっていたら教えてください。」	会議での意見の扱われ方
特定の人を避ける	同じ時間帯に入るのを避ける動きが出る	「一緒に入る組み合わせで、やりにくさを感じることはありますか。組み方は変えられます。」	組み合わせと時間帯
相談が管理者に届かなくなる	先輩には話すが、管理者には上がらない	「私に伝わっていないことがありそうです。話しにくければ、間に入る人を決めても構いません。」	相談の経路
「大丈夫です」しか返らない	どの問いにも同じ答えになる	「大丈夫かどうかではなく、困っている場面を一つだけ教えてもらえますか。」	直近1週間で困った場面
提案が止まる	「言っても変わらない」という反応が出る	「前に出してもらった話を、こちらが返せていませんでした。今どうなっているかを説明させてください。」	過去の提案の処理状況
連絡手段が変わる	直接ではなく、書面や第三者を通すようになる	「やり取りの形を変えたい事情がありますか。やりやすい方法に合わせます。」	やり取りの相手と方法

勤務の希望と休みの取り方の変わり方｜7つの兆候

兆候	どう見えるか	そのまま言える言葉	続けて確かめること
希望の出し方が変わる	これまで出さなかった曜日や時間帯の希望が出る	「希望が変わってきているので、生活の側で変化がありましたか。組み方で合わせられることを探します。」	希望の曜日と時間帯
平日の休みを求める	手続きや用事のための休みが増える	「平日に用事が続いているようですね。まとめて取れたほうが動きやすければ、そう組みます。」	希望の重なる時期
長い休みの相談が出る	まとまった期間の相談が急に出る	「まとまってお休みを取りたい事情があれば、早めに聞かせてください。組み方を先に考えます。」	時期と長さ
研修への参加を断る	以前は出ていた学びの場に出なくなる	「参加が難しくなった理由を教えてください。時間帯や日程を変えられるかもしれません。」	日程、勤務との重なり
行事の担当を降りる	係や役割を返してくる	「役割を持ってもらっていた分の負担が重かったかもしれません。今の担当量をどう感じているか教えてください。」	担当している役割の数
来年度の話を避ける	次の年度の担当の話になると答えを濁す	「来年度のことをまだ決めにくい事情があれば、そのまま言ってもらって構いません。」	本人の見通し
勤務時間の変更を求める	始業や終業の時刻の相談が出る	「時間の相談は聞かせてください。決められることと、決裁が必要なことを分けて、必ず返事をします。」	希望の時刻と背景の事情

持ち物と引き継ぎに出る変わり方｜7つの兆候

兆候	どう見えるか	そのまま言える言葉	続けて確かめること
私物を持ち帰る	ロッカーや机の私物が少しずつ減る	「身の回りを整理されているようですね。何か考えていることがあれば、決める前に一度話を聞かせてください。」	本人の見通し（問い詰めない）
引き継ぎ資料を作り始める	頼んでいない手順書が出てくる	「まとめてくれて助かります。作ろうと思ったきっかけがあれば教えてください。」	本人の意図
担当を人に渡そうとする	受け持ちを他の職員に移す動きが出る	「担当を渡したい理由を聞かせてください。負担が重いのであれば、そこから直します。」	担当の数と重さ
備品の返却が早い	鍵や端末を早めに戻すようになる	「返却が早くなっていますが、使いにくいことがありましたか。」	備品の使い勝手
予定表への記入が減る	先の予定を書き込まなくなる	「先の予定が入っていないので、確認させてください。予定が立てにくい事情はありますか。」	先々の予定
職員間の集まりに来ない	誘いへの返事が来なくなる	「無理に来てほしいわけではありません。ただ、集まりの持ち方で気になることがあれば教えてください。」	集まりの時間帯と参加の負担
資格や研修の証明を求める	修了証や在職の証明の依頼が出る	「必要なものは用意します。あわせて、今の働き方で困っていることがあれば聞かせてください。」	依頼の内容（用途は求めない）

定着のための面談｜時期別の質問文54例と、その場で答えないこと

ここでの面談は、評価を伝える場ではありません。続けられるかどうかに関わることを聞き、事業所が動ける材料を持ち帰るための場です。話す割合は本人の側に多く置き、事業所の側は問いを出して書き留めます。以下の質問文は、そのまま読み上げて使える形にしてあります。全部を一度に聞くのではなく、その時期の表から3つか4つを選んでください。

入職1か月目の面談｜そのまま言える質問文9例

ねらい	そのまま言える質問文	聞いたあとに書き留めること
初日からの落差を知る	「入る前に思っていたことと、実際に働いてみて違ったところを一つ教えてください。」	違いの中身と、面接でどう伝えていたか
相談先が届いているか	「わからないことが出たとき、今は誰に聞いていますか。聞きにくい時間帯はありますか。」	実際に聞いている相手と時間帯
手順の食い違い	「人によって教え方が違って迷った場面はありましたか。どの作業でしたか。」	作業名と、揃える方向
記録の負担	「記録は、どの時間に書いていますか。時間内に終わらない日はどれくらいありますか。」	書く時間帯と、終わらない記録の種類
体の負担	「体でつらい場面はありますか。どの介助のどの動作ですか。」	場面と動作、用具の有無
できるようになったこと	「この1か月でできるようになったことを、自分の言葉で挙げてもらえますか。」	本人の言葉のまま（言い換えない）
次に覚えたいこと	「次に覚えたいことはありますか。逆に、まだ早いと感じることはありますか。」	覚えたい項目、任せる時期の調整
生活との折り合い	「通勤や家のことで、勤務の組み方に合わないところはありますか。」	希望の時間帯（事情は求めない）
言い残しを拾う	「最後に、今日話しておきたかったのに聞かれなかったことはありますか。」	出てきた話題と、次の面談への持ち越し

入職3か月目の面談｜そのまま言える質問文9例

ねらい	そのまま言える質問文	聞いたあとに書き留めること
任せる範囲の妥当さ	「今、一人で受け持っている業務のうち、まだ不安が残るものはどれですか。」	業務名と、付き添う回数の見直し
逆に物足りない部分	「もう任せてもらってよいと感じている業務はありますか。」	本人が挙げた業務と、判断する人
教える人との関係	「指導を受けていて、聞き返しにくいと感じることはありますか。」	場面（人の評価は書かない）
職員との関係	「一緒に入る組み合わせで、やりにくさを感じる時間帯はありますか。」	時間帯と組み合わせ
利用者との関係	「対応に困る場面で、一人で抱えていることはありませんか。」	場面と、相談できた相手の有無
勤務の並び	「勤務の並びで、体がきつい組み合わせはありますか。」	並びの型と、調整の可否を判断する人
記録と持ち帰り	「勤務時間の外で仕事のことをしている時間はありますか。何をしていますか。」	時間外に行っている作業の名前
続ける上での不安	「この先も続けていく上で、今いちばん気がかりなことは何ですか。」	本人の言葉のまま
事業所への要望	「事業所に直してほしいことを一つだけ挙げるとしたら、何ですか。」	要望と、返事をする期限

入職半年目の面談｜そのまま言える質問文9例

ねらい	そのまま言える質問文	聞いたあとに書き留めること
3か月目からの変化	「3か月目に話したことのうち、変わったところと、変わっていないところを教えてください。」	前回の記録との差
受け持ちの重さ	「今の受け持ちの数は、どう感じていますか。多い、ちょうどよい、少ないのどれですか。」	本人の感覚と、実際の担当数
役割の増え方	「この半年で増えた役割はありますか。その分、外せたものはありますか。」	増えた役割と、外した役割
学びたいこと	「研修や資格で、受けてみたいものはありますか。日程が合わないものはありますか。」	希望の内容と時期
教える側への移行	「新しく入った人に教える役を、今の段階でどう感じますか。」	本人の受け止めと、必要な準備
働き方の希望	「働き方について、今の形を続けたいですか。変えたいところはありますか。」	希望の内容と、決裁できる人へのつなぎ先
相談先の外部	「事業所の外で、同じ仕事の人と話す機会はありますか。」	案内できる集まりの有無
言えていないこと	「言っても変わらないと感じて、言うのをやめたことはありますか。」	過去の提案と、その後の扱い
次の半年	「次の半年で、こうなっていたいという形はありますか。」	本人の言葉のまま

入職1年目の面談｜そのまま言える質問文9例

ねらい	そのまま言える質問文	聞いたあとに書き留めること
1年を振り返る	「この1年で、いちばん大変だった時期はいつでしたか。何が大変でしたか。」	時期と理由（次の新人の受け入れに使う）
助けになったこと	「続けてこられた理由として、思い当たることはありますか。」	本人の言葉のまま（続ける仕組みの手がかり）
受け入れの改善点	「もし自分が新人を受け入れる側だったら、最初に何を用意しますか。」	挙がった項目を受け入れ手順に足す
今の負担	「今いちばん時間を取られている業務は何ですか。減らせるとしたらどこですか。」	業務名と、減らす方法の案
役割の希望	「次の1年で、担ってみたい役割はありますか。避けたい役割はありますか。」	希望と、決める人
勤務の希望	「勤務の形で変えたいところはありますか。今は難しくても構いません。」	希望の内容と、つなぐ先
資格の見通し	「資格の取得について、今の見通しを教えてください。」	受験の時期と、必要な調整
職場への評価	「知り合いに、この職場を勧められると思いますか。勧めにくいところはどこですか。」	勧めにくい理由（採用の伝え方に反映）
次に話す時期	「次に話す時期を決めておきたいのですが、いつ頃がよいですか。」	次回の予定日

年度末の面談｜そのまま言える質問文9例

年度の変わり目は、退職の申し出が集まりやすい時期です。決まってから聞くのではなく、決める前に聞ける場を置いておきます。

ねらい	そのまま言える質問文	聞いたあとに書き留めること
次年度の見通し	「来年度について、今の時点で考えていることがあれば聞かせてください。」	本人の言葉のまま
配属の希望	「配属について、続けたい場所と、変えてみたい場所はありますか。」	希望と、検討する人
担当の入れ替え	「今の担当のうち、次の年度は外したいものはありますか。」	外したい担当と、引き継ぎ先
係や役割の分担	「係の分担で、負担が偏っていると感じるところはありますか。」	偏りの中身
研修の希望	「来年度に受けたい研修はありますか。年間の予定に入れます。」	研修名と時期
働く時間の希望	「来年度の働く時間について、希望はありますか。すぐに決められないこともお聞きします。」	希望と、つなぐ先
家庭の事情の変化	「生活の側で、来年度に変わる予定はありますか。差し支えない範囲で構いません。」	時期のみ（内容は求めない）
迷いの有無	「続けるかどうかで迷っていることがあれば、決める前に一度聞かせてください。」	迷いの中身と、事業所ができること
返事の約束	「今日聞いたことのうち、私がすぐ決められないものは、いつまでに返事をすればよいですか。」	返事の期限

賃金や処遇の話が出たときの受け方｜9つの場面

面談では、賃金・手当・雇用の条件に関する話が出ます。ここで大切なのは、その場で見通しを答えないことです。答えられないことを答えると、あとで食い違いが起き、信頼が失われます。聞く・記録する・決裁できる人につなぐ・期限を決めて返すの4つに徹します。制度や条件そのものの判断は、社会保険労務士等の専門家にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

出てきた話	その場で言える言葉	その場で答えないこと	つなぐ先（記入欄）
給与の水準について聞かれた	「大事な話なので、正確にお答えできる人につなぎます。いつまでに返事をすればよいか教えてください。」	金額の見通し、他の職員との比較	（　　　　）
手当の有無を聞かれた	「今日この場では確かなことが言えません。確認して、期限までに書面でお返しします。」	支給の可否、新設の見込み	（　　　　）
昇給の時期を聞かれた	「時期の決まりについては、確認して正確にお伝えします。」	時期や幅の見通し	（　　　　）
雇用の形を変えたい	「希望として受け取りました。どういう形を望んでいるかだけ、詳しく聞かせてください。」	変更の可否、条件の内容	（　　　　）
勤務時間を変えたい	「希望の時間帯と、いつからかを教えてください。決める人に上げて、期限までに返します。」	変更の可否	（　　　　）
他の職員の待遇と比べる話	「他の方のことはこの場ではお答えできません。ご自身の希望として聞かせてください。」	他の職員に関する情報	（　　　　）
他社の求人と比べる話	「そう考えるに至った点を教えてください。こちらで変えられるところを探します。」	他社との比較の当否	（　　　　）
退職を前提にした条件の話	「決める前に、こちらで変えられることがないか一度検討させてください。」	退職の手続や条件の判断	（　　　　）
ハラスメントに関わる話	「大事な話として受け取りました。私の判断で処理せず、決められた窓口に上げます。」	事実の認定、相手方の評価、処分の見通し	（　　　　）

面談の進め方で先に決めておくこと｜10項目

項目	決めておく理由	自事業所の決め（記入欄）
誰が面談するか	相手によって話せる内容が変わるため、選べる形にしておく	（　　　　）
どこで行うか	他の職員に聞こえる場所では、本音が出ない	（　　　　）
いつ行うか	勤務時間内か外かを決めていないと、実施が流れる	（　　　　）
どれくらいの長さか	終わりの時刻を決めておかないと、次の予定に押されて中断する	（　　　　）
誰が書くか	話しながら書くか、終わってから書くかで残る内容が変わる	（　　　　）
本人に見せるか	見せる前提かどうかで、書き方を変える必要がある	（　　　　）
誰が読めるか	読める範囲を決めていないと、話した内容が広がってしまう	（　　　　）
置き場	他の書類に紛れると、次の面談で前回を参照できない	（　　　　）
返事の期限	その場で答えられない話に、いつ返すかを決める	（　　　　）
実施できなかったとき	飛ばしたまま終わらないよう、振り替えの決めを置く	（　　　　）

聞いたことを残す｜面談記録32例・退職の聞き取り20例と記入欄

面談は、記録に残らなければ次に使えません。担当者が替わった時点で、聞いた内容はゼロに戻ります。ここでの記録は人事評価ではありません。書くのは「本人の言葉」と「事業所として何をするか」の二つだけで、人物の評価は書きません。評価を書いた記録は、本人に見せられなくなり、見せられない記録は次の面談で使えなくなります。

面談記録に置く項目｜12の欄と書かないこと

欄	何を書くか	書かないこと	自事業所の様式（記入欄）
実施日・時刻	開始と終了の時刻まで書く	おおよその表現	（　　　　）
実施した人	同席者も含めて名前で書く	役職だけの記載	（　　　　）
面談の種類	1か月・3か月・半年・1年・年度末のどれか	「随時」だけの記載	（　　　　）
本人の言葉	言われたままの表現を、かぎ括弧で残す	要約した言い換え	（　　　　）
困っている場面	業務名・時間帯・相手のいずれかが特定できる形で書く	「大変そう」といった印象	（　　　　）
本人の希望	希望の内容と、いつからかを書く	希望が通るかどうかの見通し	（　　　　）
事業所がすること	することと、いつまでにするかを書く	「検討する」だけの記載	（　　　　）
担当	実行する人を名前で書く	「みんなで」という書き方	（　　　　）
その場で答えなかったこと	つないだ先と、返事の期限を書く	金額や条件の見込み	（　　　　）
前回からの変化	前回の記録を見て、変わった点を書く	本人の努力への評価	（　　　　）
本人への確認	記録の内容を本人に読んでもらったかを書く	確認しないまま「確認済」とする記載	（　　　　）
次回の予定	次に話す時期を書く	「必要に応じて」だけの記載	（　　　　）

面談記録の完成文｜前半16例

左は避けたい書き方、右はそのまま写して使える完成文です。左の書き方は、読んだ人が次に何をすればよいかわからず、本人にも見せられません。

避けたい書き方	そのまま使える完成文
「特に問題なし」	本人の言葉「記録は書けているが、夕方の時間帯に集中して終わらない日がある」。事業所として：夕方の記録の時間を1人分ずらす形を、来月の勤務の組み方から試す。担当（　　）。実施は次回面談までに確認。
「やる気がある」	本人の言葉「入浴の介助を一人でやってみたい」。事業所として：付き添いのもとで3回行い、確認できた項目に日付を入れる。担当（　　）。次回面談で任せる範囲を見直す。
「まだ慣れていない様子」	本人の言葉「移乗のときに、どの位置に立てばよいか毎回迷う」。事業所として：迷う場面の立ち位置を写真つきの手順に追加し、指導担当が2回一緒に入る。担当（　　）。
「本人の努力が足りない」	本人の言葉「手順を覚えきれず、同じことを何度も聞いてしまう」。事業所として：よく聞かれる項目を一枚にまとめて渡し、聞いてよい時間帯を朝の申し送りで伝える。担当（　　）。
「人間関係に不満あり」	本人の言葉「夕方の時間帯に一緒に入る組み合わせで、相談のタイミングがつかめない」。事業所として：その時間帯の組み合わせを来月から入れ替える。担当（　　）。次回面談で変化を聞く。
「体調不良が多い」	本人の言葉「連続で勤務が入った週の後半に、腰の痛みが出る」。事業所として：連続の入り方を見直し、移乗の用具の置き場を使う場所の近くへ変える。担当（　　）。
「不満を言っていた」	本人の言葉「会議で出した意見が、その後どうなったかわからない」。事業所として：過去に出た意見の一覧と現状を作り、次の会議で読み上げる。担当（　　）。期限は次の会議まで。
「様子を見る」	本人の言葉「今の受け持ちの数は少し多いと感じる」。事業所として：受け持ちの一覧を作り、数の偏りを確認したうえで来月の担当を組み直す。担当（　　）。結果を本人に返す。
「明るく元気」	本人の言葉「利用者さんとの時間はやりがいがある。書類の時間が長いのが気になる」。事業所として：本人が時間のかかる書類を3日間だけ書き出し、入力の場所と回数を見直す。担当（　　）。
「相談してくるように伝えた」	事業所として：相談先を「午前は（　　）、午後は（　　）」と紙に書いて手渡した。本人の言葉「時間が決まっていると聞きやすい」。次回、実際に聞けたかを確認する。
「そのうち慣れると説明」	本人の言葉「利用者さんの名前と状態が結びつかない」。事業所として：担当する方の一覧に写真と留意点を付け、初めの1か月は受け持ちを固定する。担当（　　）。
「本人の希望を聞いた」	本人の希望「来年度は、日中の勤務を中心にしたい」。事業所として：希望として記録し、決められる人へつないだ。返事の期限は（　　月　　日）。回答は書面で渡す。
「給与について不満」	本人から給与に関する質問があった。その場では回答せず、確認して返すことを伝えた。つないだ先（　　）。返事の期限（　　月　　日）。回答の方法：書面。
「家庭の事情がある様子」	本人の希望「来月から、朝の始業時刻を遅くできないか相談したい」。事業所として：希望として記録し、決められる人へつないだ。事情の内容は聞かず、希望の時間帯のみ記載。
「注意した」	本人の言葉「申し送りの内容を、どこに書けばよいか分からなかった」。事業所として：申し送りの様式と置き場を見せながら1件を一緒に書いた。担当（　　）。次回、書けているかを確認する。
「継続の意思あり」	本人の言葉「続けたい気持ちはあるが、記録の持ち帰りが続くとつらい」。事業所として：持ち帰りが発生した日と作業名を2週間だけ記録してもらい、原因の多い作業から手順を変える。担当（　　）。

面談記録の完成文｜後半16例

避けたい書き方	そのまま使える完成文
「協調性に欠ける」	本人の言葉「自分のやり方と、教わったやり方が違っていて、どちらに合わせるか迷う」。事業所として：食い違いの出た手順を書き出し、揃える方向を全体で決めて掲示する。担当（　　）。
「ベテランなので問題なし」	本人の言葉「新人に教える時間が、自分の業務と重なって取れない」。事業所として：指導に入る時間帯は受け持ちを減らす形を来月から試す。担当（　　）。次回面談で負担の変化を聞く。
「意欲低下」	本人の言葉「同じ業務が続いていて、次に何を身につければよいかわからない」。事業所として：次の半年で担う役割の案を示し、必要な研修の日程を年間予定に入れる。担当（　　）。
「シフトの不満を訴える」	本人の言葉「勤務の予定が直前まで分からず、家の予定が立てられない」。事業所として：予定を配る日を決め、決めた日までに配る。担当（　　）。守れなかった月は理由を記録する。
「本人の性格の問題」	本人の言葉「利用者のご家族からの問い合わせに、自分だけで答えるのが不安」。事業所として：対応の窓口を決め、本人が受けた場合の引き継ぎ先を紙にする。担当（　　）。
「休みが多い」	本人の言葉「通院が続いているが、伝えるタイミングが分からなかった」。事業所として：希望の出し方と締切を改めて説明し、通院の日を先に押さえる形にする。担当（　　）。
「特に要望なし」	「要望はない」との回答。あわせて確認した内容：記録は勤務時間内に終わっている／休憩は取れている／相談先は決まっている。次回は（　　月）に実施する。
「早く帰りたがる」	本人の言葉「終業後に残る日が続くと、家のことが回らない」。事業所として：終業前に記録を書く時間を業務の流れに組み込み、1か月後に残る日数を確認する。担当（　　）。
「教え方に問題あり」	本人の言葉「教わる相手によって、手順の説明が違う」。事業所として：説明の順番を一枚にまとめ、教える人全員が同じ紙を使う。担当（　　）。次回、迷った場面が減ったかを聞く。
「本人が忙しいので面談中止」	予定していた面談を実施できなかった。理由（　　）。振り替えの実施日（　　月　　日）。振り替えの担当（　　）。
「不安が強い」	本人の言葉「夜の時間帯に一人になる場面で、判断に迷うことが不安」。事業所として：迷いやすい場面の対応手順と、連絡先の順番を紙にして携行できる形にする。担当（　　）。
「利用者対応が上手い」	本人の言葉「食事の場面で声のかけ方を変えたら、落ち着いて食べられる方がいた」。事業所として：この工夫を申し送りで共有し、他の場面でも使えるか会議で検討する。担当（　　）。
「異動を打診」	配置の変更を検討していることを、決定前に本人へ伝えた。本人の言葉「今の場所を続けたい気持ちが強い」。事業所として：本人の希望を検討する人へ伝え、（　　月　　日）までに結果を返す。
「新人の面倒を見ている」	本人の言葉「教える内容を自分で組み立てていて、時間がかかる」。事業所として：教える項目の一覧を渡し、済み印をつける形に変える。担当（　　）。
「体力的にきつそう」	本人の言葉「入浴の介助が続く日は、後半に手に力が入りにくい」。事業所として：入浴の介助が続かない並びに組み替え、用具の使用を手順に加える。担当（　　）。
「もう少し様子を見て判断」	本人の言葉「続けるかどうか迷っている」。事業所として：迷いの中身を3点書き出してもらい、こちらで変えられるものを（　　月　　日）までに返す。担当（　　）。次回は2週間後。

退職の申し出を受けたときに聞くことと、記録の完成文20例

退職の申し出を受けた場面では、引き止めより先に理由を聞きます。引き止めから入ると、本当の理由は出てこず、記録には「一身上の都合」だけが残ります。理由を残せなければ、同じ理由で次の人が辞めます。聞く順番は、まず「決めた理由」、次に「いつから考えていたか」、最後に「事業所が変えられたと思うこと」です。手続そのものや条件の判断は、社会保険労務士等の専門家にご確認ください。

場面	そのまま言える言葉	記録に残す完成文
申し出を受けた直後	「まず、決めるまでの経緯を聞かせてください。引き止めるためではなく、次に活かすためです。」	（　年　月　日）退職の申し出を受けた。受けた人（　　）。この場では手続の話をせず、経緯の聞き取りのみ行った。
決めた理由	「いちばん大きかった理由を一つ挙げるとしたら、何ですか。」	本人の言葉「記録のために毎日残る状態が続き、生活が回らなくなった」。分類：業務量。
二番目の理由	「他にも重なっていた理由があれば、教えてください。」	本人の言葉「相談できる相手が決まっておらず、聞くたびに気を遣っていた」。分類：相談体制。
考え始めた時期	「いつ頃から考え始めましたか。きっかけになった出来事はありましたか。」	本人の言葉「入職から3か月目に一人で任される場面が増えた頃から」。時期：入職3か月目。
相談の有無	「事業所の誰かに相談しましたか。していない場合、しにくかった理由はありますか。」	本人の言葉「相談しても勤務の組み方は変わらないと思った」。相談：していない。
変えられたこと	「事業所が何をしていたら、結果が変わっていたと思いますか。」	本人の言葉「勤務の予定がもっと早く分かれば、続けられたかもしれない」。改善の対象：予定を配る時期。
受け入れ時の不足	「入った頃に、あればよかったと思うものはありますか。」	本人の言葉「最初の1週間で、何を覚えればよいかの一覧が欲しかった」。改善の対象：受け入れ手順。
教育について	「教わり方について、困ったことはありましたか。」	本人の言葉「人によって手順の説明が違い、どちらに合わせるか迷い続けた」。改善の対象：手順の統一。
業務の量	「業務の量は、どの時期がいちばん重かったですか。」	本人の言葉「行事の準備と記録が重なる時期」。改善の対象：行事期の業務配分。
体の負担	「体の負担で、続けにくかった場面はありますか。」	本人の言葉「移乗の場面で腰の痛みが続いた」。改善の対象：介助の人数と用具の配置。
職員との関係	「職員との関係で、続けにくさにつながったことはありますか。」	本人の言葉「特定の時間帯の組み合わせで、質問しづらかった」。改善の対象：組み合わせの決め方。分類：関係。
利用者・家族との関係	「利用者やご家族への対応で、一人で抱えた場面はありましたか。」	本人の言葉「苦情の対応を一人で受け、その後の共有がなかった」。改善の対象：対応の窓口と共有。
将来の見通し	「この先の見通しについて、分からないままだったことはありますか。」	本人の言葉「次に何を身につければよいかが示されなかった」。改善の対象：役割の段階の明示。
次の職場	「差し支えなければ、次に決められた先で期待していることを教えてください。」	本人の言葉「勤務の予定が早く決まる点」。次の職場の内容は記載しない。期待している点のみ記録。
賃金の話が出た	「その点はこの場で私が答える立場にないので、内容だけ記録して上へ上げます。」	賃金に関する発言があった。内容は要旨のみ記録し、回答はしていない。つないだ先（　　）。
ハラスメントの話が出た	「大事な話です。私の判断で処理せず、決められた窓口に上げます。」	ハラスメントに関わる申し出があったため、事実の判断は行わず、定められた窓口へ引き継いだ。引き継ぎ先（　　）。専門家への相談を予定。
撤回の余地	「こちらで変えられることがあれば、決める前に一度検討させてください。」	変更を検討する事項として、勤務の予定を配る時期と、相談先の明示を挙げた。回答の期限（　　月　　日）。
引き継ぎの範囲	「担当している業務のうち、引き継ぎが必要なものを一緒に洗い出させてください。」	引き継ぎの対象（担当している方の一覧・進行中の書類・鍵や備品）。引き継ぎ先（　　）。完了の確認日（　　月　　日）。
最終日の確認	「最後に、返却するものと、こちらから渡すものを一覧で確認させてください。」	返却物と交付物を一覧で確認し、双方が確認した日を記載した。確認者（　　）。
退職後の連絡	「もし戻る気持ちになったときは、いつでも連絡してください。」	再び働く可能性について、本人の希望（あり・なし・未定）を記録した。連絡してよい時期（　　）。

集めた記録をどう束ねるか｜10の決めごと

1件ずつの記録は、束ねなければ傾向が見えません。ここでは目安となる値は置きません。置くのは「どう束ねるか」の決めごとだけです。

決めること	決めていないと起きること	自事業所の決め（記入欄）
理由の分け方	書き手ごとに分類が変わり、あとで並べられない	（　　　　）
一人につき理由をいくつ記録するか	一つに絞ると、重なっていた事情が消える	（　　　　）
「一身上の都合」の扱い	その言葉のまま残り、何も分からない記録になる	（　　　　）
まとめる期間	期間がばらばらだと、前の期間と比べられない	（　　　　）
誰がまとめるか	担当が決まらず、まとめる作業自体が行われない	（　　　　）
誰に報告するか	まとめても読まれず、次の手が決まらない	（　　　　）
同じ理由が続いたときの扱い	個人の事情として処理され、仕組みが直らない	（　　　　）
個人が特定される書き方の扱い	共有できる形にならず、報告そのものが止まる	（　　　　）
在職者から聞いた内容との突き合わせ	退職後の聞き取りだけになり、手を打つ時期が遅れる	（　　　　）
次の受け入れ手順への反映	気づきが記録に留まり、手順が変わらない	（　　　　）

受け入れる側の負担と、数え方の決めごと｜担当の記入欄と14の数える項目

新しい人が入ると、いちばん負担が増えるのは受け入れる側です。教える人が消耗すると、次の新人を受け入れられなくなり、採用そのものが止まります。ここでは「誰が教えるか」「教える人の負担をどう見るか」「教え方の違いをどう揃えるか」を、記入欄つきで置きました。あわせて、定着の状況を見るために何を数えるかを決めます。目安となる値は事業所ごとに事情が違うため置きません。決めるのは「何を、どの単位で、いつ数えるか」だけです。

誰が何を教えるかを決める｜12の項目と記入欄

教える内容	主担当（記入欄）	副担当（記入欄）	いつ教えるか（記入欄）	済みの確かめ方
建物の中の案内と避難経路	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	案内チェック表に署名
個人情報と持ち出しの決めごと	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	説明済みの記録に日付
1日の流れと申し送りの時刻	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	時間割を見ながら口頭で確認
記録の様式と書き方	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	実物を1件、一緒に書く
端末とアカウントの使い方	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	本人が一人で入力できるか
移乗と体位変換の手順	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	付き添いのもとで実施
食事と水分の場面の留意点	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	受け持ちごとの留意点を口頭で確認
入浴・清潔の場面の手順	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	付き添いのもとで実施
緊急時の連絡の順番	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	連絡先の紙を携行しているか
ヒヤリハットの出し方	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	様式を渡し、書く場所を確認
備品と鍵の扱い	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	受け渡しの記録
家族や他職種への連絡の窓口	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）	窓口の一覧を渡す

教える人にかかる負担を見る｜10の見どころ

負担の出どころ	どう見えるか	事業所で決めること	担当（記入欄）
自分の受け持ちと指導が重なる	指導の日に限って終業後まで作業が残る	指導に入る日は受け持ちを減らす形を決める	（　　　　）
教える内容を自分で組み立てている	準備の時間が勤務時間の外に出る	教える項目の一覧を事業所として用意する	（　　　　）
同じ人にばかり新人がつく	指導の担当が数年続けて同じ名前になる	指導の担当を持ち回る順番を決める	（　　　　）
教えた結果の責任まで負う	新人の失敗が指導者の責任として語られる	手順そのものを見直す場を分けて設ける	（　　　　）
質問の受け方が決まっていない	自分の作業が何度も中断する	聞いてよい時間帯を決め、両者に伝える	（　　　　）
進み具合を誰も見ていない	指導者が一人で判断を抱える	進み具合を確認する場と間隔を決める	（　　　　）
指導の時間が記録に残らない	忙しさが数字にならず、業務量の見直しに入らない	指導に使った時間を書き出す欄を作る	（　　　　）
相性が合わない場合の逃げ道がない	両者とも消耗し、どちらかが辞める	担当を替える申し出の出し方を決める	（　　　　）
指導が役割として扱われない	「手が空いている人の仕事」として扱われる	指導を役割の一覧に載せ、名前を明記する	（　　　　）
労いが本人に届かない	教えても何も返ってこないと感じる	指導が終わった時点で内容を具体に挙げて伝える場を決める	（　　　　）

教え方の違いをそろえる｜12の項目と引き継ぎの決めごと

新人が最も混乱するのは、人によって説明が違うときです。違い自体は当たり前に起きるので、消すのではなく「違いが出たら揃える場」を決めておきます。

項目	違いの出方	そろえ方	自事業所の決め（記入欄）
手順の順番	人によって作業の順が入れ替わる	順番を1枚の紙にして、教える人全員が同じ紙を使う	（　　　　）
声のかけ方	利用者への言葉づかいがばらつく	場面ごとの言い方の例を一覧にする	（　　　　）
記録の書き方	欄の使い方が人により違う	欄ごとの記入例を様式に添える	（　　　　）
申し送りの粒度	細かすぎる人と、省く人に分かれる	必ず伝える項目を決め、それ以外は任意にする	（　　　　）
用具の使い方	使う人と使わない人がいる	使う場面を手順に書き込む	（　　　　）
介助の人数	一人で行う人と二人で行う人がいる	人数の目安を受け持ちごとの留意点に書く	（　　　　）
質問への答え方	「見て覚えて」と言う人がいる	説明してから見せ、次に一緒に行う順を共通にする	（　　　　）
できたことの伝え方	伝える人と伝えない人がいる	済みの印を本人と一緒に付ける形にする	（　　　　）
注意の伝え方	その場で強く言う人がいる	伝える場所と時機を申し合わせる	（　　　　）
教える速さ	一度に多く教える人がいる	1日に教える項目の数の上限を決める	（　　　　）
指導者が替わるとき	どこまで教えたかが伝わらない	済み印のついた一覧をそのまま次の人へ渡す	（　　　　）
指導が終わる時期	いつ終わったのかが誰にも分からない	終わりの目安と、判断する人を決める	（　　　　）

何を数えるかを決める｜14項目と数え方の申し合わせ

数え方が決まっていないと、去年と今年を比べられません。数える対象・単位・時期の三つを先に決めます。ここに目安となる値は書きません。自事業所の前の期間と比べることが目的です。

数えるもの	数え方の決め	単位	いつ数えるか	自事業所の決め（記入欄）
在籍している人の勤続の長さの分布	期間ごとに区切って人数を並べる	人	年度末	（　　　　）
退職した時期の分布	入職からの経過期間で区切る	人	四半期ごと	（　　　　）
配属ごとの退職の数	配属を決めた時点の場所で数える	人	四半期ごと	（　　　　）
入職経路ごとの在籍の続き方	受付簿の経路欄をそのまま使う	人	年度末	（　　　　）
指導を担当した人ごとの受け入れ数	指名記録から数える	件	半期ごと	（　　　　）
面談を実施できた割合	予定した回数に対する実施した回数	回	毎月	（　　　　）
面談で出た要望への返事の状況	返事の期限を過ぎたものの件数	件	毎月	（　　　　）
退職の理由の分類ごとの件数	あらかじめ決めた分類に当てはめる	件	半期ごと	（　　　　）
応募から連絡までにかかった日数	受付簿の日付と連絡日の差	日	応募ごと	（　　　　）
採用の連絡から入職までの辞退の数	辞退の記録から数える	人	四半期ごと	（　　　　）
受け入れ準備の抜けの数	チェック表の未記入の項目を数える	件	入職ごと	（　　　　）
指導項目の済み印がついた割合	一覧の項目数に対する済みの数	項目	入職1か月・3か月	（　　　　）
時間外に行われた作業の種類	本人の書き出しから作業名で数える	件	期間を決めて実施	（　　　　）
相談先が決まっている人の数	相談先の一覧を渡した記録から数える	人	入職ごと	（　　　　）

避けたい書き方と言い換え｜32組

採用・受け入れ・面談・退職の記録では、書き方一つで使える記録にも使えない記録にもなります。左は避けたい書き方、右はそのまま写して使える形です。左の列に挙げた言い回しは、書いてはいけない例として引用しているもので、当社が推奨する表現ではありません。

避けたい書き方（引用）	言い換えた完成文
「意欲が低い」	本人の言葉「次に何を覚えればよいか分からない」。事業所として：次に習得する項目を3つ示し、日付を入れて確認する。担当（　　）。
「協調性がない」	本人の言葉「相談の切り出し方が分からない」。事業所として：聞いてよい時間帯と相手を紙に書いて渡す。担当（　　）。
「性格的に向いていない」	本人の言葉「急な変更が続くと段取りが崩れる」。事業所として：予定の変更を伝える手順と期限を決める。担当（　　）。
「言い訳が多い」	本人の言葉「手順が二通りあり、どちらで行うか迷った」。事業所として：手順を一本化し、紙で共有する。担当（　　）。
「本人の努力不足」	本人の言葉「覚える量が一度に多かった」。事業所として：1日に教える項目の上限を決め、順番を組み直す。担当（　　）。
「よく休む」	欠勤の日付（　／　・　／　）。本人の言葉「通院が続いている」。事業所として：通院の日を先に押さえる形にする。担当（　　）。
「態度が悪い」	場面：申し送りの時間帯に発言がなかった。本人の言葉「発言の順番が分からなかった」。事業所として：申し送りの進め方を書き出して掲示する。
「注意しても直らない」	同じ場面が繰り返されているため、手順そのものを見直す。対象の作業（　　）。見直しの担当（　　）。期限（　　月　　日）。
「特変なし」	本人の言葉「今の勤務の組み方で続けられている」。確認した項目：記録は時間内／休憩は取れている／相談先は決まっている。次回（　　月）。
「問題社員」	事実の記載のみとする。日時・場面・行われたこと・本人の説明を分けて書く。評価の語は用いない。
「辞めたそうにしている」	兆候として観察された事実（終業後に残る日が続いている／会議での発言が減っている）。事業所として：面談を（　　月　　日）に設定した。
「一身上の都合」	本人の言葉「記録のために残る日が続き、生活が回らなくなった」。分類：業務量。改善の対象：記録を書く時間の確保。
「家庭の事情」	本人の希望「朝の始業時刻を遅くしたい」。事情の内容は聞き取らず、希望の時間帯のみ記録。つないだ先（　　）。
「引き止めたが無理だった」	変更を検討する事項として（　　）を挙げ、（　　月　　日）までに回答すると伝えた。回答の結果（　　）。
「本人が勝手に決めた」	申し出を受けた日（　／　）。決めるまでの経緯として本人が挙げた事項（　　）。事業所が事前に把握していたか（有・無）。
「今後は十分に注意します」	同じ場面が起きないよう、手順の（　　）を変更した。変更日（　　月　　日）。効果の確認日（　　月　　日）。確認する人（　　）。
「全員で気をつける」	変更する手順（　　）。実行する人（　　）。いつから（　　）。確認する人（　　）。確認の方法（　　）。
「面談を実施した」	実施日（　／　）　開始（　：　）終了（　：　）　実施者（　　）　同席者（　　）　種類（1か月・3か月・半年・1年・年度末）。
「話を聞いて安心させた」	本人の言葉「（　　）」。事業所として：（　　）を（　　月　　日）までに行う。担当（　　）。次回、変化を本人に確認する。
「前向きな姿勢が見られた」	本人が自ら申し出た内容「入浴の介助を一人で行いたい」。事業所として：付き添いのもとで実施し、確認した日を記録する。
「不満が多い」	本人が挙げた事項（1）勤務の予定が配られる時期（2）記録の入力の回数。事業所として：（1）は配る日を決め、（2）は入力の場所を見直す。
「本人の思い込み」	本人の受け止め「（　　）」。事業所が把握している事実「（　　）」。両者に差があるため、伝え方を（　　）に改める。
「様子見」	次に確認する項目（　　）。確認する日（　　月　　日）。確認する人（　　）。確認の方法（　　）。
「本人に任せた」	本人が担う範囲（　　）。事業所が担う範囲（　　）。困ったときの連絡先（　　）。確認の日（　　）。
「新人が使えない」	受け入れ手順のうち未実施の項目（　　）。実施の担当（　　）。実施の期限（　　月　　日）。
「指導者の教え方が悪い」	説明が食い違った項目（　　）。揃える方向（　　）。決めた日（　　）。教える人全員へ配布した日（　　）。
「忙しくて面談できなかった」	実施できなかった回（　　月分）。理由（　　）。振り替えの日（　　月　　日）。振り替えの担当（　　）。
「口頭で伝えた」	伝えた内容（　　）。伝えた日（　／　）。伝えた人（　　）。本人が受け取ったことの確認（署名・返信・チェック欄）。
「みんなで共有した」	共有した場（申し送り・会議）。共有した日（　／　）。欠席者への伝達の方法（　　）。伝達の完了日（　　）。
「うちは人が定着している」	数えた対象（在籍者の勤続の長さの分布）。数えた日（　　）。前の期間との差（　　）。数え方の決め（　　）。
「求人を出しても来ない」	経路ごとの応募の件数（　　）。応募から連絡までの日数（　　）。見学の実施の有無（　　）。次に見直す点（　　）。
「賃金を上げないと辞める」	本人から待遇に関する発言があった。要旨のみ記録し、その場では回答していない。つないだ先（　　）。回答の期限（　　月　　日）。

ここまでの表は、そのまま自事業所の受け入れ手順・面談記録・退職時の聞き取りの様式として使える形にしています。記入欄を埋めるところから始めれば、担当者が替わっても同じ受け入れができます。なお、賃金・労働条件・就業規則・雇用に関する定めや、解雇・退職の勧奨・ハラスメントへの対応の判断は、弁護士・社会保険労務士等の専門家にご確認ください。また、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

よくある質問（FAQ）

介護職の離職を防ぐには？

業務負担の軽減、教育・評価、働きやすさ、相談できる関係づくりが有効です。

採用と定着どちらが大切ですか？

どちらも大切です。定着が進むと採用の負担も減ります。

記録の負担軽減はなぜ有効ですか？

記録が楽になると残業が減り、ケアに集中できて定着につながります。

現場から多い質問

Q. まず何から手をつけるべき？

A. 毎日発生し負担感の大きい「記録・事務」「勤怠・シフト」の効率化が即効性があります。残業や持ち帰りが減ると、働きやすさの実感につながります。

Q. 処遇改善加算は定着に役立ちますか？

A. 賃金改善や職場環境の整備を通じて定着に寄与します。要件を満たす記録・体制の整備とあわせて活用しましょう。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

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次の一歩を、どうぞ

介護のDXは、ゆっくりでいい。
まずは無料で、現場で試すところから。

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出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

辞める理由と、打ち手

採用より定着のほうが安く効きます。1人の離職は、採用と教育のやり直しになります。

理由	事業所でできること
人間関係	会議で決めることを増やす。個人間の申し送りを減らす
賃金	処遇改善加算の配分と、その説明
身体の負担	移乗の機器、2人介助の基準
夜勤の負担	回数の上限、仮眠の確保、見守り機器
休みが取りにくい	希望休の出し方、年次有給休暇の計画的付与
教育がない	新人の育成計画、指導役の明確化
評価が不透明	評価の基準を文書にする
将来像が見えない	資格取得の支援、役割の段階
記録の負担	入力の場所と回数を減らす
急なシフト変更	変更の手順と期限
家庭との両立	短時間勤務、始業時刻の選択
利用者・家族との関係	1人で抱えさせない。相談窓口

定着の状況を、どう測るか

指標	計算
離職率	1年間の離職者数 ÷ 期首の在籍者数
入職1年以内の離職	1年未満で辞めた人数 ÷ 入職者数
平均勤続年数	在籍者の勤続年数の平均
採用にかかった費用	広告費＋紹介手数料 ÷ 採用人数
欠員の期間	欠員が出てから充足までの日数
残業時間	1人あたりの月平均
年次有給休暇の取得	1人あたりの取得日数
夜勤の回数	1人あたりの月平均

労務の論点は介護の労務管理、助成金はキャリアアップ助成金をご覧ください。

入職からの流れで、置いておくこと

時期	置くこと
入職前	見学と、実際の1日の説明
1週目	手順の説明、記録の書き方、誰に聞くか
1か月	指導役との振り返り
3か月	担当・シフトの見直し、面談
6か月	夜勤の開始時期の相談、面談
1年	役割の見直し、資格取得の相談