実地指導（運営指導）とは｜流れ・必要書類・指摘されやすいポイント

実地指導（運営指導）は、指定権者（自治体）が事業所を訪問し、運営や報酬請求が基準どおり行われているかを確認するものです。本記事では、流れ・必要書類・指摘されやすいポイントを整理します。

事業所運営の全体像は介護事業所の運営・経営ガイドもあわせてご覧ください。

実地指導（運営指導）とは

近年は「運営指導」と呼ばれ、運営基準の遵守状況と、報酬請求の適正さを確認します。多くは事前通知のうえ実施され、書類の確認とヒアリングが中心です。

当日までの流れ

事前通知（実施日・準備書類の案内）
必要書類の準備・点検
当日：書類確認とヒアリング
後日：結果通知（必要に応じて改善報告書の提出）

主な必要書類

運営規程・重要事項説明書・契約書・同意書
勤務体制一覧（勤務表）・資格証
アセスメント・計画書・実施記録・モニタリング
各種委員会の記録（事故防止・虐待防止・身体拘束適正化・感染症/BCP）・研修記録
請求関係の書類

指摘されやすいポイント

計画書と実施記録の内容の不一致
必要な記録の不備・欠落（同意・モニタリング・委員会記録など）
加算要件を満たす記録が残っていない
研修・委員会の未実施・記録なし

共通するのは「やっているのに記録が無い／整っていない」という点です。日頃の記録整備が最大の対策になります。

本記事は概要をわかりやすく解説するものです。指定基準・運営基準は自治体（指定権者）の条例や最新の通知で異なる場合があります。最新・正確な要件は必ず一次情報でご確認ください。

実地指導（運営指導）の流れと備え

実地指導（運営指導）は、自治体が事業所の運営状況を確認するものです。流れと備えを整理しました。

項目	内容
目的	適正な運営・報酬請求の確認と助言
主な確認	人員配置、記録、加算の根拠、運営規程など
備え	日々の記録の整備、書類の保管、根拠の明確化

算定要件・単位数・様式は介護報酬改定や自治体により異なります。実際の運用にあたっては最新の告示・通知・条例等でご確認ください。

運営指導で見られる3つの領域

領域	見られること	よくある指摘
介護サービスの実施状況	人員基準、運営基準、サービスの質	人員配置が基準を満たしていない期間がある
最低基準等運営体制	記録の整備、契約、重要事項説明、苦情対応	重要事項説明書が古い内容のまま
報酬請求	加算の要件、算定の根拠	加算を算定しているが、要件を示す記録がない

事前に準備しておく書類

利用者に関するもの——契約書、重要事項説明書、個人情報同意書、ケアプラン、アセスメント、サービス提供記録、モニタリング記録
職員に関するもの——職員名簿、資格証の写し、雇用契約書、勤務表、出勤簿、健康診断の記録、研修の記録
運営に関するもの——運営規程、就業規則、業務継続計画、各種指針（虐待防止、身体拘束、感染症、事故防止、苦情対応、ハラスメント）
会議・記録——各種委員会の議事録、事故報告、苦情記録、ヒヤリハット
請求に関するもの——実績記録票、加算の要件を示す記録、届出の控え

指摘されやすいパターン

やっているが記録がない——最も多いパターンです。研修も会議も、記録がなければ示せません
様式が古い——改定に合わせて更新されていない
整合が取れていない——計画と記録、記録と請求が食い違っている
署名・押印・日付の漏れ
更新が止まっている——重要事項説明書、運営規程、指針が数年前のまま

当日の進み方

書類の確認（事前に提出を求められることもあります）
管理者・職員への聞き取り
施設・設備の確認
講評（その場で口頭の指摘があることがあります）
後日、文書での通知
必要に応じて改善報告書の提出

通知が来てからの1か月

時期	やること
通知の受領	対象となる期間と、求められる書類の一覧を確認する
3週間前	書類を洗い出し、不足を特定する
2週間前	不足分を整える。過去にさかのぼって作らない（作成日が問題になります）
1週間前	整合を確認する（計画と記録、記録と請求）
前日	書類の並び順を整え、すぐ出せるようにする
当日	管理者が同席する。分からないことは推測で答えない
後日	文書の通知を受け、改善報告書を期限内に提出する

⚠不足していた記録を、さかのぼって作成しないでください。作成日の矛盾は、指摘より重い問題になります。無いものは「無かった」と伝え、今後の改善を示すほうが結果的に軽く済みます。

実務で迷いやすいところ

よくある疑問	考え方
何年分の書類が必要か	対象期間が通知で示されます。一般に直近の数年分です
当日に答えられなかったら	後日回答が認められることがあります。推測で答えないほうが安全です
指摘を受けたらどうなるか	改善報告書の提出を求められます。悪質な場合は返還や指定の取消もあり得ます
返還を求められる範囲は	要件を満たしていなかった期間の報酬が対象になり得ます
予告なしに来ることはあるか	通常は事前通知がありますが、監査に切り替わる場合は異なります

普段からできる備え

書類を「探さなくても出せる」形にしておく——通知が来てから探すと1か月では足りません
会議・研修は開いたその日に記録する——後からまとめて書くと日付の整合が崩れます
重要事項説明書と運営規程を年1回見直す
加算ごとに、要件を示す記録の場所を決めておく
自主点検表を年1回やる——自治体が公表していることがあります

よくある指摘の上位

計画書と実際のサービス内容が対応していない
記録に記載者・日付がない
加算の要件を示す記録がない
重要事項説明書が古い内容のまま
各種指針・委員会・研修の記録が揃っていない
変更届が提出されていない

実地指導・運営指導・集団指導・監査｜5つの言葉の違いと、呼び名が変わった経緯（対照表30行）

封筒を開いて最初に戸惑うのは、たいてい言葉のほうです。「実地指導」と書かれた資料と「運営指導」と書かれた資料が社内に混在していて、どちらが今回のものなのか分からない。「監査」という言葉を先輩から聞かされて、同じものなのか別のものなのかが判断できない。ここは制度の入口なので、まず言葉の地図を作ります。当日の進め方・聞かれ方・改善報告の書き方は別の記事にまとめているため、ここでは扱いません。

先にひとつだけ書いておきます。ここに並べるのは言葉の整理であって、貴事業所に今回どれが当たるかの判定ではありません。通知の表題も、実施の方法も、保険者（指定権者）によって幅があります。表の右端に記入欄を置いたのは、そこを埋める作業そのものが「入口を通る」ことだからです。

呼び名が「実地指導」から「運営指導」に変わった経緯｜10行の年表と、通知の表題の見分け方

「実地指導」という言い方は長く使われてきました。現地に出向いて（＝実地で）行う指導だからです。その後、指針の改正によって呼び名が「運営指導」に整理され、現地に出向く形に限らない実施方法も位置づけられました。現場では今も両方の言い方が残っているので、社内の資料が古い呼び名のままでも、それ自体が誤りというわけではありません。

時期のめやす	示された整理（一般に説明されている内容）	呼び名と実務への影響	貴事業所での確認欄
制度の初期	「指導」と「監査」が別建ての枠組みとして整理された	指導は気づきを促す場面、監査は事実の確認を行う場面という位置づけで説明されるようになった	手元にある最も古い通知の年度：（　　　　）
令和元年度ごろ	実地指導の標準化・効率化についての運用指針が示された	「実地指導」の呼称。確認する対象の絞り込みや所要時間の考え方が整理された	前回の指導を受けた年度：（　　　　）
感染症の影響を受けた期間	実施方法の見直しが進んだ	延期の連絡、書面での確認など、現地に出向かない運用が広がった	延期の連絡を受けた経験の有無：（有・無）
令和4年度	指針が改正され、名称が「運営指導」に整理された	現地に出向く形に限らない実施方法が位置づけられた。社内資料の呼び名が混在しやすい時期	直近に受け取った通知の表題：（　　　　）
同時期	運営指導マニュアルと、その別添1「確認項目及び確認文書」が公表された	38のサービス種別ごとに、確認項目と確認文書が文書の形で示された	自事業所のサービス種別番号：（　　　　）
報酬改定のあった年度	確認項目・確認文書の内容が見直されることがある	保険者が配る自己点検表や様式も、改定に合わせて差し替わることがある	手元の様式の版・年度：（　　　　）
現在	「運営指導」が整理された呼び名	現場の会話では「実地指導」の言い方も残っている。検索するときは両方の語で探すと資料が見つかりやすい	社内で使っている呼び名：（　　　　）
並行して続いているもの	集団指導は、指導のもう一方の形態として整理されている	会場での開催、動画の配信、資料の掲載など、方法は保険者により異なる	直近で受け取った集団指導資料の年度：（　　　　）
別の枠組み	監査は指導とは別に定められた枠組み	実施の要否・進め方・示される内容は保険者の判断による	該当の有無：（有・無・不明）
呼び名の揺れ	通知の表題は保険者により表記に幅がある	「運営指導」「実地指導」「指導」など。表題だけで判断せず、本文の根拠条文と差出人を合わせて読む	通知の差出人名：（　　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

5つの言葉を「誰が・何のために・どう違うか」で並べる｜8行の対照表

同じ「指導」という語が付いていても、集団指導と運営指導は場面がまったく違います。逆に「実地指導」と「運営指導」は呼び名の違いであって別物ではありません。ここを一枚で押さえます。

言葉	誰が行うとされているか	何のために行われると説明されているか	形式のめやす	紛らわしい言葉との違い	貴事業所の記入欄
実地指導	指定・許可を行う立場（都道府県または市町村）の担当課	運営の状況を確認し、気づきを促すため	事業所に出向いて行う形が中心だった	「運営指導」と別物ではなく、同じものの以前の呼び名として説明されることが多い	社内資料でこの語を使っている書類：（　　　　）
運営指導	同上	同上。指針の改正で名称が整理された	現地に出向く形に限らない実施方法も位置づけられている	実施の方法が広がった点が「実地」との違いとして説明される	今回の通知がこの表記か：（はい・いいえ）
集団指導	同上	制度改正や届出の考え方など、共通の内容をまとめて伝えるため	会場開催・動画配信・資料掲載など、保険者により方法が異なる	個別の事業所の書類を1件ずつ見る場面ではない	直近の受講記録の保管場所：（　　　　）
新規指定時の説明会	同上（実施の有無・名称は保険者による）	指定を受けたばかりの事業所に、運営上の基本的な事項を伝えるため	集団指導の一部として案内されることがある	個別に書類を確認する場面とは分けて案内されることが多い	受講の有無と年月：（　　　　）
自己点検・自主点検	事業所が自ら行う（様式は保険者が配ることが多い）	通知を受け取る前後に、自分たちで状況を確かめるため	チェック様式に記入し、提出を求められることがある	外部が来て確認する場面ではなく、事業所側の作業	直近で記入した年月：（　　　　）
監査	指定・許可を行う立場（都道府県または市町村）の担当課	指導とは別に定められた枠組みとして整理されている	進め方・示される内容は保険者の判断による	指導と同じ言葉づかいで呼ばれることがあるが、枠組みが異なる	受け取った文書の表題：（　　　　）
確認検査	保険者や、場面によっては別の機関	公費の経理や事務の状況を確かめるため、と説明されることがある	名称・対象・方法は場面により大きく異なる	介護保険の指導・監査とは別の枠組みで案内されることがある	案内文の差出人と表題：（　　　　）
指定更新のときの確認	指定・許可を行う立場の担当課	指定の有効期間の満了に合わせた事務手続きのため	書類の提出が中心。運営指導と同じ時期に案内されることがある	運営指導の通知と封筒が別に届くため、混同しやすい	指定の有効期間の満了日：（　　　　）

現場で聞く言い回しを、実際に指しているものへ翻訳する｜12行

「監査が来るらしい」と社内で言われたとき、本当に監査の話をしていることは多くありません。多くは運営指導の通知を指しています。言い回しから元の文書へ戻す作業を、次の表で行います。

現場で聞く言い方	実際に指しているものの候補	確かめる方法	確かめた結果（記入欄）
「監査が来る」	運営指導の通知であることが多い。監査の枠組みとは限らない	通知の表題と、根拠として書かれている条文を読む	表題：（　　　　）／条文：（　　　　）
「実地が入る」	運営指導。以前の呼び名が残っている言い方	差出人の課名と通知の日付を確認する	課名：（　　　　）
「県から来る」	都道府県が指定を行う種別の場合。市町村が指定を行う種別では差出人が異なる	自事業所のサービス種別と差出人を突き合わせる	差出人：（　　　　）
「講習に呼ばれた」	集団指導の案内であることが多い	個別の書類の準備を求められているかを見る	個別書類の指定：（有・無）
「書類を出せと言われた」	事前提出の依頼。運営指導の前段として案内されることがある	提出期限と提出先、様式の指定を読む	期限：（　　　　）
「オンラインでやるらしい」	現地に出向かない方法での実施。実施方法は保険者による	通知に書かれた実施方法の欄を読む	実施方法：（　　　　）
「点検表が回ってきた」	自己点検・自主点検の様式	記入して提出するのか、手元に置くだけかを確認する	提出の要否：（　　　　）
「更新の書類が来た」	指定更新に関する事務。運営指導とは封筒が別	表題に「更新」の語があるかを見る	表題：（　　　　）
「呼び出された」	事業所に来るのではなく、保険者の庁舎で行う形の案内であることがある	実施場所の欄を読む	実施場所：（　　　　）
「前回の指摘の件で連絡が来た」	改善報告に関する連絡。新しい指導の通知とは限らない	前回の文書の日付と、今回の文書の日付を並べる	前回：（　　）／今回：（　　）
「抜き打ちだと聞いた」	通知の有無や事前連絡の扱いは保険者による	手元の通知に予告期間の記載があるかを見る	通知日と実施日の間隔：（　　日）
「うちは対象外だと思う」	対象の考え方は保険者の計画による	保険者が公表している指導計画・実施要領を探す	資料名：（　　　　）

誰が実施するのか｜サービス38種別×指定権者の対照表38行と、窓口の分かれ方10行

「どこから来るのか」は、サービス種別で決まります。同じ法人でも、訪問介護は都道府県の担当課から、地域密着型通所介護は市町村の担当課から案内が来る、ということが起こります。複数の種別を持つ法人ほど、封筒の差出人が揃わないことに驚きます。

次の表は、厚生労働省が示している運営指導マニュアル別添1「確認項目及び確認文書」に収載されている38のサービス種別を、そのまま並べたものです。左の番号は同資料で使われている種別番号です。右端は記入欄にしました。指定の権限は移譲されていることがあり、指定都市・中核市では取扱いが異なります。ここは断定できないので、通知の差出人を書き写して確かめてください。

番号	サービス種別	法令上の区分	指定・許可を行うとされている立場	今回の通知の差出人（記入欄）
101	訪問介護	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
102	訪問入浴介護	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
103	訪問看護	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
104	訪問リハビリテーション	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
105	居宅療養管理指導	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
106	通所介護	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
107	通所リハビリテーション	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
108	短期入所生活介護	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
109	短期入所療養介護	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
110	特定施設入居者生活介護	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
111	福祉用具貸与	居宅サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
201	居宅介護支援	居宅介護支援	市町村の担当課	（　　　　）
301	介護老人福祉施設	介護保険施設	都道府県（指定を行う立場。指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
302	介護老人保健施設	介護保険施設	都道府県（開設の許可を行う立場。指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
303	介護療養型医療施設	介護保険施設（別添1に収載。現在の取扱いは保険者にご確認ください）	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
304	介護医療院	介護保険施設	都道府県（開設の許可を行う立場。指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
401	介護予防訪問入浴介護	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
402	介護予防訪問看護	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
403	介護予防訪問リハビリテーション	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
404	介護予防居宅療養管理指導	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
405	介護予防通所リハビリテーション	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
406	介護予防短期入所生活介護	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
407	介護予防短期入所療養介護	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
408	介護予防特定施設入居者生活介護	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
409	介護予防福祉用具貸与	介護予防サービス	都道府県（指定都市・中核市では市の担当課となることがある）	（　　　　）
501	介護予防支援	介護予防支援	市町村の担当課	（　　　　）
601	定期巡回・随時対応型訪問介護看護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
602	夜間対応型訪問介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
603	認知症対応型通所介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
604	小規模多機能型居宅介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
605	認知症対応型共同生活介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
606	地域密着型特定施設入居者生活介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
607	地域密着型介護老人福祉施設入所者生活介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
608	看護小規模多機能型居宅介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
609	地域密着型通所介護	地域密着型サービス	市町村の担当課	（　　　　）
701	介護予防認知症対応型通所介護	地域密着型介護予防サービス	市町村の担当課	（　　　　）
702	介護予防小規模多機能型居宅介護	地域密着型介護予防サービス	市町村の担当課	（　　　　）
703	介護予防認知症対応型共同生活介護	地域密着型介護予防サービス	市町村の担当課	（　　　　）

都道府県・市町村・指定都市／中核市｜窓口が分かれるところ10行

表の右端をなぜ記入欄にしたのか、ここで補足します。指定の権限は、法令の原則のほかに、移譲や事務の分担によって実際の窓口が動きます。「原則はこうだが、貴事業所の窓口は通知で確かめる」という二段構えにしてください。

場面	一般に整理されている担い手	実際には動きうる点	確かめ方	記入欄
居宅サービス・介護予防サービスの指定	都道府県	指定都市・中核市では市の担当課が担うことがある	指定通知書の差出人を見る	（　　　　）
介護保険施設の指定・開設許可	都道府県	施設の種類によって「指定」と「許可」で用語が異なる	手元の文書が指定書か許可書かを見る	（　　　　）
地域密着型サービスの指定	市町村	事業所の所在する市町村と、利用者の保険者が異なる場合の取扱いがある	指定を受けている保険者名を控える	（　　　　）
居宅介護支援・介護予防支援の指定	市町村	権限の移譲の経緯により、社内資料が古いままのことがある	直近の指定・更新の文書で確認する	（　　　　）
運営指導の実施	指定・許可を行う立場の担当課	都道府県と市町村が合同で行う形が案内されることがある	通知の実施体制の欄を読む	（　　　　）
集団指導の実施	同上	方法（会場・動画・資料掲載）が保険者により異なる	案内文の実施方法の欄を読む	（　　　　）
他の保険者の利用者を受け入れている場合	指定を行った立場が中心	利用者の保険者から別に照会が来ることがある	照会文書の差出人を控える	（　　　　）
同一法人で複数の種別を運営している場合	種別ごとに分かれる	同じ建物でも封筒の差出人が揃わない	種別ごとに差出人を一覧にする	（　　　　）
事業所の移転・変更があった場合	指定を行った立場	変更の届出先と、指導の窓口が同じとは限らない	直近の変更届の控えを見る	（　　　　）
問い合わせ先が分からないとき	—	—	指定通知書の差出人の課へ問い合わせる	連絡先：（　　　　）

通知に書いてあること14項目｜読み取り表と、間隔を自分で確かめる8手順

「どのくらいの間隔で来るのか」は、入口でいちばん多く聞かれることです。ここでは周期を断定しません。実施の対象や順番は保険者（指定権者）が立てる計画によって決まり、地域によって考え方が異なるからです。数字を覚えるのではなく、自分の保険者の資料を自分で開く手順を持ってください。それが、次に通知が来たときにも使える形です。

そのうえで、まず手元の通知を読み切ります。通知は事務文書なので、書かれている項目はおおむね決まっています。次の表の左が項目、真ん中が読み取るときの着眼点、右が書き写す欄です。この表を印刷して通知の横に置き、右の欄を全部埋めるところまでが「読んだ」という状態です。

通知の記載項目	通知でよく使われる表記	読み取るときの着眼点	書き写す欄
表題	「運営指導の実施について」「実地指導の実施について」など	表題の語だけで判断せず、本文の内容と合わせて読む	（　　　　　　　　）
文書番号と発出日	「◯◯第◯◯号」「令和◯年◯月◯日」	受け取った日ではなく発出日が起点になっていることがある	文書番号（　　　）／発出日（　　　）
差出人	担当課名・担当者名・連絡先	質問先はここ。電話番号を控えて社内に共有する	課名（　　　）／電話（　　　）
宛先	法人名・事業所名・管理者名	事業所名が現在の名称と一致しているかを見る	宛先の表記（　　　　）
実施日時	「◯月◯日（◯）◯時◯分から」	開始時刻と、終了予定時刻の記載の有無を分けて読む	開始（　　　）／終了予定（　　　）
実施場所	「貴事業所」「◯◯庁舎◯階会議室」	事業所に来るのか、こちらが出向くのかで準備が変わる	場所（　　　　）
実施方法	「対面」「オンライン」「書面による確認」	オンラインの場合、接続の方法と試行の有無を確認する	方法（　　　　）
対象のサービス種別	「指定訪問介護事業所」など	同一敷地に複数の種別がある場合、今回の対象がどれかを特定する	対象種別（　　　　）
対象の期間	「◯年◯月から◯年◯月までの分」	この期間の記録・書類が手元にあるかを先に確かめる	期間（　　　〜　　　）
対象の利用者	「別紙のとおり」「当日お示しします」	事前に示される場合と、当日に示される場合がある	示され方（事前・当日・未記載）
準備する書類	「別添の一覧のとおり」「自己点検表を記入のうえ」	一覧を1行ずつ「所在」と「最終更新日」に分解する	一覧の枚数（　　枚）
事前に提出する書類	「◯月◯日までに提出してください」	当日に用意するものと、先に送るものを分ける	提出期限（　　　）
当日の出席者	「管理者、サービス提供責任者、事務担当者」	指名された職種が当日勤務に入っているかを見る	出席予定者（　　　　）
根拠として書かれている条文	「介護保険法第◯条の規定に基づき」	枠組みを見分ける手がかりになる。分からなければ差出人へ問い合わせる	条文（　　　　）

「何年に1回来るのか」を、保険者の資料で自分で確かめる8手順

間隔について、インターネット上には数字がいくつも並んでいます。ただ、その数字が貴事業所の保険者に当てはまるとは限りません。実施の計画・対象の選び方・年度ごとの重点は、保険者により異なります。次の8手順は、数字を覚える代わりに「自分で開く」ための道順です。

手順	どこを見るか	資料の見出しの例	分かること	記入欄
1	指定通知書を出して、差出人の課名を確かめる	—	資料を探すべき保険者が確定する	課名（　　　）
2	その保険者が公表している介護保険の事業者向けページを探す	「事業者の方へ」「介護保険事業者向け情報」	指導関係の資料の置き場が分かる	ページ名（　　　）
3	指導・監査に関する項目を開く	「指導監査」「運営指導」「集団指導」	今年度の案内があるかが分かる	掲載年度（　　　）
4	年度の実施計画・実施要領があるかを見る	「◯年度指導計画」「実施要領」	その年度の対象の考え方が分かることがある	資料名（　　　）
5	集団指導の資料を開く	「集団指導資料」「講習会資料」	その年度の重点として説明されている事項が分かる	重点の記載（　　　）
6	自己点検表の様式があるかを見る	「自己点検表」「自主点検表」	確認の観点が事前に読める	様式の有無（有・無）
7	前回自事業所が受けたときの文書を出す	—	前回からの間隔が実測できる（あくまで自事業所の実績）	前回の実施日（　　　）
8	分からない点を差出人の課へ電話で聞く	—	推測ではなく、示された内容が手に入る	問い合わせた日と回答（　　　）

見られるものを3つの層に分ける｜基準・報酬・記録の対照表47行（記入欄つき）

ここが入口記事の芯です。準備の一覧を見て途方に暮れるのは、40も50もある項目が全部ばらばらに見えるからです。実際には、聞かれていることは3つの層に整理できます。層が分かると、書類の束も「どの層の証拠か」で並べ替えられます。

厚生労働省が示している別添1「確認項目及び確認文書」も、大きく「個別サービスの質に関する事項」と「個別サービスの質を確保するための体制に関する事項」に分かれ、後者は左の欄に「人員」「設備」「運営」の別が付いています。ここに報酬の算定の話を加えると、次の3層になります。

層	問われていること	別添1での位置づけ	証拠になりやすい文書	社内の担当（記入欄）	束の所在（記入欄）
第1層	人員の基準を満たす体制になっているか	体制に関する事項の「人員」	勤務体制一覧表、勤務実績表・タイムカード、資格証	（　　　）	（　　　）
第1層	設備が図面のとおり、目的に沿って使われているか	体制に関する事項の「設備」	平面図、現地の状況	（　　　）	（　　　）
第1層	運営に関する定めが整い、そのとおり動いているか	体制に関する事項の「運営」	運営規程、重要事項説明書、契約書、各種マニュアル、委員会の記録	（　　　）	（　　　）
第2層	報酬の算定に、根拠となる事実と記録があるか	体制と個別サービスの両方にまたがる	体制に関する届出の控え、勤務体制一覧表、研修・会議の記録、請求データ	（　　　）	（　　　）
第2層	届け出た内容と、実際の体制が一致しているか	同上	届出の控えと、その月の勤務実績	（　　　）	（　　　）
第2層	変更があった月の扱いが記録から追えるか	同上	変更届の控え、変更前後の勤務実績、社内の連絡記録	（　　　）	（　　　）
第3層	計画に沿ったサービスが提供され、記録に表れているか	個別サービスの質に関する事項	居宅サービス計画、個別サービス計画、サービス提供記録	（　　　）	（　　　）
第3層	説明・同意・交付の経過が記録に残っているか	同上	同意があったことが分かる書類、交付の記録	（　　　）	（　　　）
第3層	記録が、その日に実際にあったことを表しているか	同上	日々の提供記録、モニタリングの記録、経過記録	（　　　）	（　　　）

第1層｜人員・設備・運営の基準を満たしているか（別添1の確認項目14行）

第1層は「体制」の話です。人が足りているか、部屋が図面どおりか、決めごとが文書になっているか。ここは日々の記録とは別に、年に1回まとめて整えれば形になる層でもあります。次の表は、別添1（訪問介護の頁）で示されている確認項目と確認文書を、そのまま並べたものです。種別によって条番号と項目は異なります。

区分	確認項目（別添1の項目名）	示されている確認の観点	確認文書として挙げられているもの	貴事業所での所在（記入欄）	最終更新日（記入欄）
人員	訪問介護員等の員数	利用者に対し員数は適切か／必要な資格は有しているか	勤務実績表・タイムカード、勤務体制一覧表、資格証	（　　　）	（　　　）
人員	管理者	常勤専従か、兼務している場合の兼務体制は適切か	管理者の雇用形態が分かる文書、管理者の勤務実績表・タイムカード	（　　　）	（　　　）
設備	設備	平面図に合致しているか／使用目的に沿って使われているか（いずれも目視）	平面図	（　　　）	（　　　）
運営	内容及び手続の説明及び同意	利用申込者又はその家族への説明と同意の手続きを取っているか／重要事項説明書の内容に不備等はないか	重要事項説明書（同意があったことが分かるもの）、利用契約書	（　　　）	（　　　）
運営	受給資格等の確認	被保険者資格、要介護認定の有無、認定の有効期限を確認しているか	介護保険番号・有効期限等を確認している記録等	（　　　）	（　　　）
運営	利用料等の受領	費用の徴収は適切に行われているか／領収書を発行しているか／医療費控除の記載は適切か	請求書、領収書	（　　　）	（　　　）
運営	緊急時等の対応	マニュアル等が整備されているか／緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	緊急時対応マニュアル、サービス提供記録	（　　　）	（　　　）
運営	運営規程	事業の目的及び運営の方針、従業者の職種・員数・職務の内容、営業日及び営業時間、内容及び利用料その他の費用の額、通常の事業の実施地域、緊急時等における対応方法、虐待の防止のための措置に関する事項などを定めているか	運営規程	（　　　）	（　　　）
運営	勤務体制の確保等	サービス提供は当該事業所の従業者によって行われているか／資質向上のための研修の機会を確保しているか／就業環境が害されることの防止に向けた方針の明確化等の措置を講じているか	雇用の形態が分かる文書、研修計画・実施記録、方針、相談記録	（　　　）	（　　　）
運営	業務継続計画の策定等	感染症・非常災害発生時の継続実施及び早期の業務再開の計画を策定し必要な措置を講じているか／周知・研修・訓練を実施しているか／見直しを行っているか	業務継続計画、研修及び訓練の計画・実施記録	（　　　）	（　　　）
運営	衛生管理等	感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための対策を講じているか／委員会を定められた頻度で開催しているか／従業者の日々の感染罹患状況や健康状態を確認しているか	委員会名簿・委員会の記録、指針、研修の記録及び訓練の記録	（　　　）	（　　　）
運営	秘密保持等	個人情報の利用に当たり利用者及び家族から同意を得ているか／退職者を含む従業者が秘密を保持することを誓約しているか	個人情報同意書、従業者の秘密保持誓約書	（　　　）	（　　　）
運営	広告	広告は虚偽又は誇大となっていないか	パンフレット・チラシ	（　　　）	（　　　）
運営	苦情処理	苦情受付の窓口があるか／苦情の受付・内容等を記録、保管しているか	苦情の受付簿、苦情者への対応記録	（　　　）	（　　　）

第2層｜報酬の算定に根拠が残っているか（対照の型12行）

第2層は「請求したことに、根拠となる事実と記録が対応しているか」という層です。ここで大事なのは、この記事では貴事業所が算定できるかどうかの判定を行わないということです。判定は保険者（指定権者）が示すものであり、私たちが書けるのは対照の型だけです。左に告示や基準で定めのある事柄、真ん中に根拠として残る記録、右に貴事業所の記入欄を置きます。この形にしておくと、当日そのまま開いて答えられます。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

場面	定めの側（告示・基準で定められている事柄）	根拠として残る記録	貴事業所の登録・実績（記入欄）	確認の状況
体制に関する届出	体制の状況を届け出る仕組みが定められている	届出の控え、受理された日付が分かるもの	直近の届出日（　　　）	ご確認ください
職員の配置	職種・員数・常勤換算の考え方が定められている	勤務体制一覧表、勤務実績表・タイムカード	対象月の常勤換算（　　　）	ご確認ください
資格の要件	職種ごとに求められる資格が定められている	資格証の写し、有効期限が分かるもの	該当職員数（　　名）	ご確認ください
研修の実施	実施の内容・回数の考え方が定められている	研修計画、実施記録、参加者名簿、資料	年度内の実施回数（　　回）	ご確認ください
会議の開催	開催の頻度・参加者の考え方が定められている	会議の記録、開催日、参加者、議題	直近の開催日（　　　）	ご確認ください
計画の作成と同意	作成・説明・同意・交付の手続が定められている	計画書、同意があったことが分かるもの、交付の記録	対象期間の未交付の有無（　　）	ご確認ください
サービスの実施	提供の内容・時間の記録が求められている	サービス提供記録、実績記録票	対象月の記録の欠落（　　件）	ご確認ください
利用者への説明	費用や内容について説明する仕組みが定められている	重要事項説明書、同意の記録、請求書・領収書	説明の記録の所在（　　　）	ご確認ください
請求データとの突合	—	請求データ（提供月・内容）と提供記録の対応	突合を行った月（　　　）	ご確認ください
体制に変更があった月	変更が生じた場合の取扱いが定められている	変更届の控え、変更前後の勤務実績、社内の連絡記録	直近の変更月（　　　）	ご確認ください
算定を取りやめた月	取扱いが定められている	取りやめを決めた記録、社内の周知記録	該当の有無（有・無）	ご確認ください
根拠書類の保存	保存の期間の考え方が定められている	保存年限を書いたラベル、保管場所の一覧	保管場所（　　　）	ご確認ください

第3層｜記録が実態を表しているか（悪い例／良い例12組）

第3層がいちばん誤解されています。「記録が揃っているか」ではなく「記録を読んだ人に、その日にあったことが浮かぶか」という層です。書式が埋まっていても、中身が「特変なし」だけなら、実態は読み取れません。主語・時刻・数値・観察した根拠が入っているかどうかが分かれ目です。右の列はそのまま貼って使える完成文にしました。

記録の型	実態が読み取りにくい書き方	実態が読み取れる完成文
訪問時の全身状態	「特変なし」	10時05分訪問。体温36.4度、脈拍72回／分、血圧128／76mmHg。前回訪問時に本人が訴えていた右膝の痛みについて確認したところ「今日は階段を降りるときだけ痛む」と話し、居間からトイレまで手すりを使って自力で歩行できていた。
食事の摂取	「食事摂取良好」	12時10分に昼食提供。主食10割、副菜8割、汁物は半量で残された。むせ込みは見られず、飲み込みまでに要した時間は前回と同程度。「汁物は今日は多かった」と本人から発言あり、次回は量を調整することを担当職員に申し送った。
排泄	「排泄介助実施」	14時30分にトイレへ誘導。移乗は手すりを使い、職員は右側から見守り。排尿量は普通便器で中等量、色は淡黄色。前回から便通が3日ないとの申し出があり、水分摂取量が午前中で200mLにとどまっていたことを本人と確認した。
入浴	「入浴問題なし」	13時40分から14時00分まで一般浴。湯温40度で開始前に本人に確認。背部の洗身は職員が実施し、前腕と下肢は本人が行った。脱衣時に左肩甲骨下部に3センチ程度の発赤を確認したため、看護職員へ報告し、着衣前に写真を残した。
服薬	「服薬確認済み」	朝食後8時20分、一包化された薬を本人が自分で開封し内服。空袋を職員が確認した。前日夕の分が薬箱に残っていたため、家族へ電話し「昨夜は21時に寝てしまった」との説明を受け、残薬1包を薬箱に戻したうえで担当の介護支援専門員へ連絡した。
認知面の様子	「認知症状あり」	15時ごろから「もう帰らないと」と3回発言があり、玄関へ向かう動きが2回あった。職員が「お茶を一緒に飲みませんか」と声をかけると席に戻り、その後30分は同じ発言なく過ごされた。家族の面会があった昨日は同様の発言がなかった。
転倒に至らなかった場面	「ふらつきあり注意」	11時15分、居室からトイレへ向かう際に、ベッド柵から手を離した直後に上体が左へ傾き、職員が右腕を支えた。転倒には至らず。本人から「立ち上がったときにくらっとした」と発言。10時に測定した血圧は102／60mmHgで、前日同時刻より20mmHg低い。
家族とのやりとり	「家族に説明した」	17時20分、長女に電話（所要8分）。今週の入浴時に左肩甲骨下部の発赤を確認したこと、看護職員が観察を続けることを伝えた。長女からは「先月も同じ場所が赤くなっていた」との情報があり、翌週の担当者会議で共有することとした。
計画の目標に対する経過	「目標に向けて支援中」	短期目標「自宅内をシルバーカーで移動できる」について。今月は居間から玄関までの往復（約8メートル）を週3回実施し、うち2回は途中で休憩なく歩けた。開始時の6月は毎回1回休憩していたため、休憩の回数が減っている。
サービス担当者会議	「会議を開催した」	8月5日14時から15時10分、事業所会議室にて開催。出席は介護支援専門員、訪問介護のサービス提供責任者、訪問看護師、長女の4名。主治医からは書面で意見の提出あり。膝の痛みが強い日の入浴の順番について、訪問看護の訪問日に合わせる案を確認した。
ヒヤリハット	「ヒヤリハットあり」	7時50分、朝食の配膳時に、隣席の利用者の食札が入れ替わっていることに職員が配膳直前に気づいた。提供には至っていない。両名とも禁止食品の指示はないが、食事形態が刻みと常菜で異なっていた。当日の朝礼で食札の読み上げ確認を再開することを決めた。
職員間の申し送り	「申し送りのとおり」	夜勤者へ申し送り。本日14時30分の排泄時に3日間便通がないことを確認したため、21時の巡視時に腹部の張りと本人の訴えを確認すること、朝までに便通がない場合は翌朝の看護職員へ報告することを口頭と記録の両方で伝えた（伝達者・受け手の氏名を記録に記載）。

指導と監査の違い、そして最初にすること｜枠組みの対照12行・5手順12行・悪い例／良い例24組

最後は、いちばん不安になりやすいところと、いちばん最初にやることです。順序を逆にしません。不安の正体は「言葉が分からないこと」と「何から手を付けるか決まっていないこと」の2つで、どちらも今日のうちに小さくできます。

指導と監査は、どこが違うのか｜枠組みの対照12行（断定できないことは断定しない）

ここでも、貴事業所がどちらに当たるかの判定は行いません。実施の要否、進め方、示される内容は、いずれも保険者（指定権者）の判断によります。この記事で書けるのは、一般に説明されている枠組みの違いと、手元の文書のどこを見れば見分けの手がかりになるか、までです。

観点	運営指導として説明されていること	監査として説明されていること	手元の文書での見分けの手がかり	記入欄
枠組み	指導の一形態として整理されている	指導とは別に定められた枠組みとして整理されている	文書の表題と、根拠として書かれている条文	（　　　）
もう一方の形態	集団指導が対になる形態として説明される	対になる形態という整理はない	同じ年度に集団指導の案内が来ているか	（　　　）
目的として説明されるもの	運営の状況を確認し、気づきを促すこと	事実の確認を行うこと	通知の冒頭に書かれた趣旨の文	（　　　）
きっかけ	保険者が立てる計画による	保険者の判断による	通知に計画に基づく旨の記載があるか	（　　　）
事前の通知	日時・場所・準備書類が示されることが多い	示され方は保険者の判断による	準備書類の一覧が添付されているか	（　　　）
確認の対象	あらかじめ示された期間・利用者が中心	示される範囲は保険者の判断による	対象期間・対象利用者の記載	（　　　）
進め方	書類の確認と聞き取りが中心	進め方は保険者の判断による	当日の流れが通知に書かれているか	（　　　）
終わったあと	気づいた点が文書で示されることがある	示される内容は保険者の判断による	受け取った文書の表題と期限	（　　　）
事業所がすること	示された内容に沿って社内で確認し、求められた形で回答する	同じく、示された内容に沿って対応する	回答の様式・期限の指定	（　　　）
この記事で断定しないこと	実施の間隔・順番	実施に至る要件、示される内容	保険者の資料と、担当課への問い合わせで確かめる	問い合わせた日（　　　）
言葉の使われ方	現場では「実地」と呼ばれることが残っている	現場では指導のことを指して使われることがある	社内の会話ではなく、文書の表題で判断する	（　　　）
共通していること	日々の記録と体制がそのまま材料になる	同じ材料が見られる	準備の中身は結局同じところに帰る	（　　　）

通知を受け取った人が最初にすることは5つ｜その日から3日でやる12行

準備の全体像を作ろうとすると、必ず手が止まります。最初の5つは、読む・日程を確認する・社内で共有する・担当を決める・書類の所在を確かめるだけです。中身を整えるのはそのあとです。次の表は、この5つを12行に割ったものです。

順	手順	その場でやること	使うもの	終わったら書き込む欄
1	読む	通知を最後まで声に出して1回読む。分からない語に印を付けるだけで、調べるのは後回しにする	通知の原本	読んだ日（　　　）／印を付けた語の数（　　個）
1	読む	この記事の読み取り表の右欄を、14項目すべて埋める	読み取り表、通知	埋まらなかった項目（　　　）
1	読む	埋まらなかった項目を、そのまま質問文にして紙に書く	—	質問の数（　　問）
2	日程を確認する	実施日を管理者・法人の予定表の両方に入れる	予定表	登録した日（　　　）
2	日程を確認する	事前提出があれば、その期限を実施日とは別に登録する	予定表	提出期限（　　　）
2	日程を確認する	実施日から逆算して、社内で確認する日を1回だけ先に決める	予定表	社内確認日（　　　）
3	社内で共有する	通知の写しを取り、事業所内に掲示するか回覧する	通知の写し	共有した日（　　　）／共有先（　　　）
3	社内で共有する	共有の文面には、日時・場所・出席を求められている職種の3つだけを書く（推測を書かない）	—	文面を残した場所（　　　）
4	担当を決める	全体をまとめる人を1人決める（人数を増やすと所在が分からなくなる）	—	まとめ役（　　　）
4	担当を決める	第1層・第2層・第3層のそれぞれに、束を出す人を1人ずつ決める	3層の対照表	第1層（　　）／第2層（　　）／第3層（　　）
5	書類の所在を確かめる	準備書類の一覧を1行ずつ「ある・探す・無い」の3つに分ける。中身の良し悪しはここでは見ない	準備書類の一覧	ある（　件）／探す（　件）／無い（　件）
5	書類の所在を確かめる	「無い」に分けたものだけを、まとめ役に口頭ではなく文字で渡す	—	渡した日（　　　）

「何も準備していない」「前任者がいない」｜よくある不安への答え20問

不安を煽る記事にはしません。ここに並べる20問は、どれも「今の状態のままでも言えること」と「今日から整えられること」の2列を持っています。過去を作り直すことはできませんが、今日以降の記録は今日から整います。その事実が、いちばん強い材料になります。

不安	今の状態でも言えること	今日から整えられること	記入欄
何も準備していない	準備は「新しく作る」ことではなく「今あるものを出せる状態にする」こと。まだ何も始めていなくても、束の所在を確かめるところから始められる	準備書類の一覧を「ある・探す・無い」に3分する（1時間で終わる）	着手日（　　　）
前任者が退職していて経緯が分からない	経緯が分からないこと自体は、事実として説明できる。分からないまま推測で答えるほうが後で困る	「いつからの記録が残っているか」を年月で書き出す	最も古い記録の年月（　　　）
記録が揃っていない	欠けている箇所を自分で把握できていることは、把握していない状態とは違う	欠けている月・利用者を一覧にして、まとめ役が1枚で持つ	欠けている件数（　　件）
記録は書いているが中身が薄い	書式が埋まっていることと、実態が読み取れることは別。分けて考えれば手当ての場所が決まる	今日の記録から、時刻と数値と本人の言葉を1つずつ足す	始めた日（　　　）
紙とデータが混在している	混在していること自体が問題なのではなく、どちらにあるか分からないことが問題	束ごとに「紙・データ・両方」を書いた一覧を作る	作成日（　　　）
運営規程を長く見直していない	いつ最後に見直したかを言えれば、次の一手が決まる	運営規程の末尾の改定日を確認して控える	最終改定日（　　　）
委員会や研修が抜けている月がある	抜けている月を自分で言えることは材料になる	年間の予定表を作り、次回の日付を今日決めて掲示する	次回の日付（　　　）
職員が少なく手が回らない	人数の制約は事実として説明できる。工夫していることを併せて言えるとよい	準備の作業を「30分でできる単位」に割り、担当を1人ずつ付ける	割った単位の数（　　個）
管理者になったばかり	着任日を言えれば、それ以前と以後を分けて説明できる	着任後に自分が変えたことを3つ書き出す	着任日（　　　）
初めてで何を聞かれるか分からない	確認項目は別添1として公表されている。当日まで秘密の内容ではない	自事業所の種別の頁を印刷し、確認文書の列に所在を書き込む	印刷した日（　　　）
指摘されたらどうなるか怖い	その後の扱いは示された内容による。今の時点で結果を推測しても準備は進まない	示された内容をそのまま写す用紙を1枚用意しておく	用意した日（　　　）
職員が緊張して答えられないと思う	分からないことを「確認して後ほどお答えします」と言うのは、その場で作った答えより誠実	その一文を紙に書いて、事務室に貼っておく	貼った日（　　　）
過去の記録を直したくなる	過去の日付の記録をあとから書き換えることは、記録の信頼そのものを損なう	今日以降の記録の型を決める。過去は欠けている事実を一覧にするだけにする	型を決めた日（　　　）
書類がどこにあるか誰も知らない	探す時間がかかることは、当日に困ることであって、今日わかったのは幸運	棚に番号を振り、束の名前と番号の対応表を1枚作る	棚の数（　　個）
算定の根拠に自信がない	判定は保険者（指定権者）が示すもの。事業所側は根拠となる記録の所在を示せればよい	第2層の対照表の記入欄を埋め、埋まらない行に印を付ける	印を付けた行（　　行）
前回の指摘への対応が終わっていない	進捗の途中であることは、着手していない状態とは違う	前回の文書を出し、1件ずつ現在の状況を1行で書く	前回の文書の日付（　　　）
オンラインでの実施と言われて不安	見られるものは対面と同じ。違うのは書類の見せ方だけ	接続の試行を1回行い、書類を画面で見せる練習を10分する	試行した日（　　　）
当日に管理者が休みかもしれない	体制の説明ができる人がいればよい。誰が説明するかを決めておけば足りる	代理で説明する人を決め、通知の写しを渡す	代理者（　　　）
指摘がゼロでないと悪いと思っている	指導は気づきを促す場面として説明されている。示された内容にどう応えるかが本体	示された内容を受け取る用紙と、社内で共有する道筋を先に決める	共有先（　　　）
準備が終わる気がしない	全部を一度に整えなくてよい。当日に「どこにあるか」を答えられれば場は進む	束の所在の一覧だけを先に完成させる	完成した日（　　　）

社内共有と準備の記録｜悪い例／良い例24組（右はそのまま貼れる完成文）

入口でいちばん崩れるのは、実は書類ではなく社内の伝え方です。「そのうち説明します」で止まると、担当が決まらないまま日が過ぎます。逆に、推測を混ぜて共有すると、当日に職員が食い違ったことを話してしまいます。次の24組は、通知を受け取ってから当日までの社内共有と準備の記録に絞りました。右の列はそのまま貼って使えます。

場面	悪い例（このまま出すと伝わらない・後で困る書き方）	良い例（そのままコピーして使える完成文）
受領した日の第一報	「指導が来ます。よろしくお願いします」	8月18日付で、指定を行っている担当課から運営指導の実施通知を受け取りました。実施日は9月10日（水）13時30分から、場所は当事業所です。出席を求められているのは管理者とサービス提供責任者です。準備書類の一覧は事務室の掲示板に掲示しました。
実施方法の共有	「たぶん来所だと思う」	通知の実施方法の欄には「貴事業所において実施」と記載されています。オンラインでの実施の記載はありません。不明な点は担当課（電話は掲示板に記載）へ確認します。
対象期間の共有	「最近の分を見られるらしい」	通知に記載された対象期間は、令和◯年4月から令和◯年7月までの4か月分です。この期間のサービス提供記録と実績記録票を、9月3日までに事務室の棚3に集めます。
対象利用者の共有	「誰の分か分からないので全員分そろえて」	対象の利用者は当日に示されると通知に記載があるため、対象期間に利用のあった全員分の記録を、利用者番号順に並べて棚3に置きます。並べ替えの担当は◯◯、期限は9月3日です。
担当の決め方	「手が空いている人でお願いします」	準備のまとめ役は管理者の◯◯です。人員・設備・運営の書類は◯◯、報酬の根拠となる記録は◯◯、日々のサービス記録は◯◯が担当します。困ったことはまとめ役に文字で伝えてください。
期限の伝え方	「早めにお願いします」	事前提出の期限は9月1日（月）必着です。社内での確認は8月28日（木）15時から30分間、事業所会議室で行います。この日までに各担当は担当分の一覧を提出してください。
書類の所在の記録	「たぶん事務所のどこかにあります」	運営規程は事務室の棚1、上から2段目のファイル「運営規程・重要事項説明書」に原本があります。最終改定日は令和◯年4月1日です。写しはデータでも共有フォルダの「01_運営」に置きました。
見つからない書類の扱い	「まだ見つかっていません」	令和◯年5月分の研修実施記録が見つかっていません。8月22日までに、講師を担当した◯◯と当日の参加者に確認し、判明した内容を一覧に追記します。判明しない場合は、その旨を事実として記録に残します。
職員への説明	「聞かれたら適当に答えないでください」	当日、分からないことを聞かれた場合は「確認して後ほどお答えします」とお伝えください。推測でお答えになる必要はありません。確認先は管理者の◯◯です。
算定に関する社内共有	「この加算は算定できます」	この加算については、告示に定めのある要件と、当事業所の登録内容・勤務実績を対照表にしました。対照表は事務室の棚2にあります。判断は保険者（指定権者）が示すものですので、当日は根拠となる記録の所在をお伝えします。
要件についての社内共有	「うちは該当します」	告示の定めは「◯◯を1名以上」です。当事業所の登録は常勤1名で、対象期間の勤務実績表は棚2にあります。この対照をそのままお示しし、ご確認いただきます。
不利な見通しの共有	「これは減算になります」	◯月の配置について、届出の内容と勤務実績の間に差がありました。当日は、差が生じた期間と、その間の勤務実績表・変更届の控えをお示しします。取扱いは保険者（指定権者）にご確認いただきます。
安心させようとする一言	「大丈夫、クリアできます」	準備の状況は、束ごとに「そろっている・探している・欠けている」を一覧にしています。現時点でそろっているのは12束中9束です。残り3束の状況は8月28日の社内確認で共有します。
過去の記録の扱い	「日付をさかのぼって書いておきます」	過去の日付の記録を後から作成することはしません。記録が欠けている月は、欠けているという事実を一覧に残し、今日以降の記録の書き方を8月19日から変更します。
準備の記録	「準備しました」	8月20日14時から16時、管理者と事務担当の2名で、対象期間4か月分のサービス提供記録の所在を確認しました。利用者32名分のうち、30名分は棚3に、2名分はデータのみで、印刷して棚3へ追加しました。
自己点検表の扱い	「点検表は形だけ埋めておきます」	自己点検表は、記入した日（8月21日）、記入者（◯◯）、根拠として確認した書類名を各行に書き添えました。確認できなかった行には印を付け、8月28日の社内確認で扱います。
会議での共有	「例の件、よろしく」	8月28日15時からの社内確認の議題は3つです。1. 準備書類12束の状況、2. 見つかっていない記録2件の扱い、3. 当日の出席者と役割。所要は30分を予定しています。
当日の役割の共有	「その場で決めましょう」	当日は、説明を担当するのが管理者の◯◯、書類を出すのが◯◯、記録を取るのが◯◯です。示された内容は、記録係がその場で用紙に書き取り、終了後に読み合わせます。
示された内容の記録	「注意されました」	当日15時20分、担当者から、令和◯年6月分の◯◯の記録について、記載の内容を確認するようお話がありました。対象は利用者2名分です。文書での示され方と期限は、後日の連絡を待ちます。
終了後の社内共有	「無事終わりました」	9月10日の運営指導は13時30分から15時40分まで行われました。お話のあった点は3件で、内容と対象を記録係の用紙にまとめています。今後の進め方は、文書を受け取ってから改めて共有します。
職員へのねぎらい	「みなさんお疲れさまでした。以上です」	ご協力ありがとうございました。当日にお話のあった3件は、いずれも記録の書き方に関するものでした。9月16日の申し送りの時間に10分いただき、書き方の変更点を共有します。
記録の書き方の周知	「もっと具体的に書いてください」	今日以降、訪問時の記録には、訪問した時刻、測定した数値（体温・脈拍・血圧など測ったもの）、本人が話した言葉を、それぞれ1つ以上入れてください。書式は変わりません。追加するのはこの3つだけです。
次回への備え	「次はもっとちゃんとやりましょう」	次年度に向けて、毎月第1営業日に、前月分の記録の所在を1枚の一覧で確認します。担当は事務の◯◯、所要は15分です。この一覧が、次に通知を受け取ったときの出発点になります。
掲示物の文面	「指導のため、ご協力をお願いします」	【運営指導のお知らせ】9月10日（水）13時30分から、当事業所で運営指導が行われます。当日は事務室に担当課の方が入られます。ご不明な点は管理者の◯◯までお声がけください。掲示日：8月18日。

入口の記事はここまでです。ここから先、当日の場面ごとの聞かれ方、示された内容の区分、改善報告の書き方は、運営指導そのものの受け方をまとめた記事に分けています。サービス種別ごとの確認項目については、種別別のチェックリストの記事に分けています。この記事で3層の地図を持ってから、そちらへ進んでください。

よくある質問（FAQ）

実地指導とは？

自治体が事業所の運営や報酬請求の適正さを確認し、助言する取り組みです。

何を確認されますか？

人員配置、記録、加算の根拠、運営規程などが確認されます。

備えのポイントは？

日々の記録を整え、加算の根拠を明確にしておくことが大切です。

現場から多い質問

Q. 実地指導と監査の違いは？

A. 運営指導（実地指導）は基準遵守の確認・助言が中心です。重大な基準違反や不正が疑われる場合に行われるのが監査で、より厳格な性質を持ちます。

Q. どのくらいの頻度で実施されますか？

A. 自治体の方針や事業所の状況によります。数年に一度を目安に、いつ実施されても良いよう日頃から記録・書類を整えておくことが大切です。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

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介護のDXは、ゆっくりでいい。
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サービスを詳しく見る｜導入を相談する

出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

当日までに、そろえておく書類

事前に通知される提出資料の一覧に沿ってそろえます。当日に探すことにならないよう、所在を先に決めておきます。

区分	書類
人員	勤務形態一覧表（直近3か月）
人員	雇用契約書・労働条件通知書
人員	資格証の写し
人員	出勤簿またはタイムカード
人員	研修の実施記録
設備	平面図、備品の一覧
設備	消防計画、避難訓練の記録
運営	運営規程
運営	重要事項説明書と、同意の記録
運営	契約書
運営	個人情報使用同意書
運営	個別サービス計画（対象の利用者分）
運営	サービス提供の記録
運営	モニタリングの記録
運営	担当者会議の記録
運営	苦情の受付・対応の記録
運営	事故・ヒヤリハットの記録
運営	虐待防止の委員会・指針・研修・担当者
運営	身体的拘束等の適正化の委員会・指針・研修・記録
運営	感染症対策の委員会・指針・研修・訓練
運営	業務継続計画と、研修・訓練の記録
請求	算定している加算の根拠となる記録
請求	体制届の控え
請求	変更の届出の控え

当日の流れと、聞かれること

場面	聞かれること
冒頭の説明	事業所の概要、利用者数、職員数
人員の確認	常勤換算の計算方法、管理者の勤務状況、兼務の範囲
設備の確認	用途どおりに使われているか
記録の抽出	特定の利用者の記録を、その場で出せるか
計画の確認	同意、交付、モニタリング、見直し
加算の確認	要件を満たす記録があるか
委員会・研修	開催の記録、参加者、内容
苦情・事故	受付から対応までの記録
講評	その場で指摘される事項
後日	文書での通知、改善報告書の提出

指摘の実例は監査対策ナビ、集団指導は集団指導をご覧ください。

サービス別｜公表されている指摘事例（出典つき）

当社のデータベースに収録した379件の指摘事例を、サービス種別ごとに整理した記事です。指摘の文言・対応のポイント・確認する書類・公表元を1行にまとめており、Excel／CSVで持ち帰れます。

サービス種別	公表事例	よく指摘される論点
居宅介護支援	96件	ケアプランの交付・同意・モニタリング、特定事業所加算、運営基準減算
全サービス共通	86件	運営規程・重要事項説明書、虐待防止、業務継続計画、記録の保存
通所介護・通所リハビリテーション	63件	個別機能訓練加算、入浴介助加算、送迎、認知症加算
訪問介護	46件	訪問介護計画、サービス提供責任者、特定事業所加算、生活援助の範囲
介護施設・居住系サービス	44件	施設サービス計画、身体的拘束、栄養・口腔、非常災害対策
訪問看護	28件	指示書の期限、計画書・報告書、緊急時訪問看護加算、特別管理加算

サービス種別ごとの確認項目と確認文書｜12種別のチェックリスト

上の表に載せた主要サービスのほかに、次の12種別についても確認項目・確認文書・公表されている指摘を1本ずつまとめています。ご自身の事業所の種別からお入りください。

サービス種別	確認項目	公表事例
福祉用具貸与	21項目	46件
認知症対応型共同生活介護（グループホーム）	24項目	76件
訪問入浴介護	19項目	79件
訪問リハビリテーション	17項目	112件
介護医療院	24項目	84件
居宅療養管理指導	16項目	92件
小規模多機能型居宅介護	24項目	149件
短期入所生活介護	24項目	90件
短期入所療養介護	21項目	103件
定期巡回・随時対応型訪問介護看護	21項目	117件
特定施設入居者生活介護	21項目	97件
通所リハビリテーション	21項目	71件