ICT導入支援事業とは｜介護のICT化を補助金で進める方法

介護のICT化を進めたいとき、活用できるのが「ICT導入支援事業」です。どんな制度か、対象や流れを整理します。

ICT導入支援事業とは

ICT導入支援事業は、各都道府県が地域医療介護総合確保基金などを活用して、介護事業所のICT化を支援する事業です。介護記録・情報共有のシステムや、タブレット等の端末の導入費用が対象になることがあります。

対象になりうるもの

介護記録・情報共有のソフトウェア
タブレット・スマートフォンなどの端末
導入に伴う初期費用や設定費用など
介護テクノロジー補助金で介護記録AIは導入できる？
ICT・DX導入に使える介護の補助金｜制度の系統と、事業所の状況から引く選び方

申請の流れ

お住まいの都道府県の介護ICT関連ページを確認する
募集時期・要件・補助の対象を確認する
導入計画を立てて申請する
交付決定後に導入・実績報告

注意点

補助金・助成金の金額・要件・募集時期は、年度や予算によって変わります。必ず国・都道府県・お住まいの自治体の最新の公募要領を確認してください。対象となる機器・経費かどうかも、事前の確認が大切です。

導入の相談先

「自社が使える補助金が分からない」「申請が不安」という場合は、相談窓口の活用が有効です。介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」の導入も、補助金の活用を含めてご相談いただけます。利用者さま3名まで、3か月間、回数の制限なく無料（2026年中のご登録は2027年3月31日まで）でお試しいただけます。

ICT導入支援事業の活用ポイント

ICT導入支援事業は、介護事業所の記録・情報共有のICT化を補助金で支援する取り組みです。ポイントを整理しました。

対象になりうるもの――記録ソフト、タブレット等の端末、通信環境など
目的――記録・情報共有の効率化と職員の負担軽減
あわせて――記録の質の向上にもつながる

算定要件・単位数・様式は介護報酬改定や自治体により異なります。実際の運用にあたっては最新の告示・通知・条例等でご確認ください。

ICT導入支援事業で何が対象になるか

区分	対象になり得るもの
ソフトウェア	介護記録ソフト、請求ソフト、情報共有システム
ハードウェア	タブレット、スマートフォン、インカム、ノートPC
通信環境	Wi-Fi機器の設置
導入経費	設定支援、導入研修、データ移行
クラウド利用料	対象となる年数に定めがある場合があります
保守・サポート費	対象となる範囲が限定されることがあります

⚠「使い続けるための費用」（月額利用料、通信費）が対象外の年度もあります。導入時は補助が出ても、翌年度以降は自己負担になる点を見込んで判断してください。

要件として求められやすいこと

ケアプランデータ連携システムの利用——導入または利用の意向が要件に含まれることがあります
LIFEへの標準仕様への対応——ソフトが対応しているか確認します
導入計画書の提出——現状の課題と、導入後の見込みを書きます
効果報告——導入後の残業時間や記録時間の変化を報告する場合があります
他事業所への普及への協力——見学の受け入れなどが求められることがあります

効果報告を見込んで、導入前に測る

効果報告を求められる場合、導入前の数字がなければ書けません。申請の段階で次を測っておいてください。

1件あたりの記録にかかる時間
記録を書き終わる時刻
月末の帳票作成にかかる時間
残業時間
紙の帳票の枚数

申請の注意点

交付決定前の契約・発注は対象外になる場合がある
対象経費に含まれない費目がある（消耗品など）
公募期間が短いことがある——年度はじめに自治体のページを確認します
予算に達し次第終了する場合がある
実績報告の期限を守る

※補助率・上限額・対象経費・公募時期は年度と自治体によって異なります。必ず各都道府県・市区町村の公募要領で最新の内容をご確認ください。本記事は一般的な流れを整理したものです。

補助が終わったあとの費用を見込む

費目	導入時	2年目以降
ソフトのライセンス料	補助の対象になることがある	原則、自己負担
クラウド利用料	対象年数に定めがある場合がある	自己負担
通信費	対象外のことが多い	自己負担
端末の買い替え	対象	数年後に自己負担で発生
保守・サポート	範囲が限定される	自己負担

⚠補助があるうちは回るが、2年目から重くなるという事態を避けるため、年間の維持費を申請前に試算してください。

導入計画書の書き方

現状の課題を数字で書く——「記録に時間がかかる」ではなく「1件あたり15分、月○時間」
何を導入するかを具体的に——製品名と台数
導入後にどう変わるかを書く——やめる作業を明示します
効果の測り方を書く——何を、いつ、どう測るか
職員への展開方法を書く——研修の計画

ICT導入についてよくある疑問

よくある疑問	考え方
どのソフトを選べばよいか	自事業所のサービス種別の帳票がそのまま出せるかを最優先で確認します
職員がスマホを持っていない	事業所が貸与するのが原則です。私物端末を使う場合はルールが必要になります
高齢の職員が使えるか	操作の手順数で決まります。3手順を超えると定着しにくくなります
紙をやめられるか	やめる日を決めて始めます。決めないと併用が続き、負担は増えます
データはどこに保存されるか	クラウドの所在と、委託先の有無を確認します。個人情報の取り扱いに関わります
他事業所と情報共有できるか	ケアプランデータ連携システムなどの仕組みがあります。対応状況を確認します

申請前に揃えておく書類

登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
納税証明書
直近の決算書
介護保険事業所の指定通知書の写し
導入するものの見積書（型番まで記載されたもの）
導入計画書（現状の課題と、導入後の見込み）
職員数・利用者数が分かる資料

ソフトウェアの場合、対応している標準仕様（LIFE、ケアプランデータ連携）を示す資料を求められることがあります。

補助を使わずに始める選択肢

無料・低価格のプランから試す——数名までなら無料のサービスもあります
1事業所・1機能から始める——全社導入を前提にしない
既存のツールを使い切る——契約済みのソフトに未使用の機能が眠っていることがあります
次年度の公募を待つ——急ぎでなければ、準備を整えて申請するほうが確実です

対象経費を9つの区分に分けて持つ｜区分ごとに残す書類36項目（記入欄つき）

補助の対象になるかどうかは、最後には「何を買ったか」ではなく「どの区分の経費として、いくら、いつ支払ったか」が書類で追えるかどうかで見られます。見積書が「介護ICT一式」の1行になっていると、実績報告の段階で区分ごとに分け直すことになり、事業者に見積を出し直してもらう手間が発生します。区分は、見積を依頼する前に決めておくほうが後が軽くなります。

ここでは、ICTの導入でよく出てくる経費を9つの区分に分けました。区分の呼び方と、どの区分が対象になるかは、貴事業所の都道府県の公募要領の定めによります。この表は「公募要領のどこを見て、何を書き写すか」を決めるための下敷きです。

見積書に分けて書いてもらう9区分と、確認する欄

区分	見積書での品目の書き分け方	数量の単位	公募要領のどの欄を見るか（記入欄）	貴事業所の公募要領での記載（記入欄）
ソフトウェアの初期導入費	「介護記録ソフト　初期導入費用」を単独の行にし、月額の利用料と同じ行にまとめない	一式（内訳に事業所数とアカウント数を添える）	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
ソフトウェアの利用料	月額か年額かを明記し、対象としたい期間（何年何月分から何年何月分まで）を行の中に書いてもらう	1か月あたり／1年あたり×アカウント数	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
端末（タブレット・スマートフォン等）	型番・容量・色まで入れる。通信の契約と抱き合わせの記載にしない	台	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
周辺機器（保護ケース・スタンド・充電器・プリンタ等）	端末本体と行を分ける。端末に含めると、本体だけが対象のときに切り出せない	個・台	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
ネットワーク機器と設置の工事	機器代と工事費を別の行にする。工事は作業内容（配線・アクセスポイント設置など）を書いてもらう	台／式	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
初期設定・環境構築の作業費	「初期設定」ではなく、事業所マスタ登録・職員アカウント作成・様式の設定など、作業の中身を並べてもらう	人日・時間	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
既存データの移行費	移行するものの種類（利用者情報・過去の記録・帳票）と件数を書いてもらう	件・式	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
導入研修・操作説明の費用	回数・1回あたりの時間・対象人数・実施の形（訪問か画面ごしか）を分けて書いてもらう	回×時間	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）
保守・サポートの費用	初期導入に含まれる範囲と、翌年度以降に続く範囲を行で分けてもらう	1年あたり	（　ページ・　の欄　）	（　　　　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

どの区分に入れるか迷いやすい12の品目

見積を分けてもらう段階で手が止まるのは、たいてい次の12です。迷ったまま「一式」に寄せると、後から切り出せなくなります。迷ったものは、その場で要領の該当箇所を開き、確認した箇所を右の欄に書き留めてから見積を確定するのが早道です。

品目	迷いどころ	見積で分けて書いてもらう単位	公募要領で確認する箇所（記入欄）
端末の保護フィルム・ケース	端末の一部とみるか、別の物品とみるか	端末とは別の行にし、単価と個数を書いてもらう	（　　）
モバイル通信の回線契約	導入時の初期費用と、毎月の通信料が同じ契約に含まれている	初期費用と月額を別の行にし、月額は対象期間を明記してもらう	（　　）
モバイルルーターの本体	機器とみるか、通信の契約の一部とみるか	本体代を単独の行にし、回線の契約と切り離してもらう	（　　）
クラウドの容量を増やす追加料金	初期の導入に含まれるか、使い始めてからの追加か	基本の利用料と追加分を別の行にし、追加した日付を残す	（　　）
年度の途中で足したアカウント	申請時の見積に入っていない	追加分を別の見積として起こしてもらい、日付を分ける	（　　）
既存の請求ソフトとの連携の設定費	初期設定に含まれるか、別の作業か	作業の内容と工数を書いた行を立ててもらう	（　　）
自事業所の様式を作り込む費用	ソフトの標準機能か、個別の開発か	作り込む様式の名称と件数を並べてもらう	（　　）
職員向けの操作手順書の作成費	研修に含まれるか、制作物として別か	制作するものの種類と部数を書いてもらう	（　　）
導入の進め方の相談に乗ってもらう費用	作業費とみるか、助言に対する費用とみるか	相談の回数と時間、成果物の有無を書いてもらう	（　　）
セキュリティ対策のソフト	記録のソフトに付随するか、独立した製品か	製品名とライセンス数、対象期間を書いてもらう	（　　）
電子署名・電子契約の仕組み	記録のソフトの機能か、別の契約か	初期費用と利用料を分け、対象となる書類の種類を書いてもらう	（　　）
端末を遠隔で管理する仕組み	端末に付いてくるものか、別途の契約か	台数と対象期間を書いてもらい、端末本体と行を分ける	（　　）

区分ごとに、注文・納品・支払の段階で残すもの

実績報告で示すのは「買った」ことではなく、注文し、納められ、確かめ、支払ったという一連のつながりです。区分によって、その「納められた」の形が違います。ソフトウェアには段ボールが届かないため、何をもって納品とするかを事業者と先に決めておくと、報告の段階で困りません。

区分	注文・契約の段階で残すもの	納品・完了の段階で残すもの	支払の段階で残すもの
ソフトウェアの初期導入費	注文書と注文請書（品目名を見積書と同じ表記に揃える）	アカウントが発行された日が分かるもの（発行通知の書面、管理画面の一覧の写し）	請求書と振込の控え。品目名が請求書と一致しているか
ソフトウェアの利用料	対象とする期間を明記した注文書。自動更新の有無も書面に	利用開始日が分かるもの。請求の対象期間が書かれた明細	期間ごとの請求書。複数月をまとめて払った場合は内訳
端末	型番・台数が入った注文書	納品書（納品先の事業所名・日付・台数・型番）。管理番号を貼った現物の写真	請求書と振込の控え。台数×単価が納品書と一致しているか
周辺機器	端末と同じ注文書でも、行を分けて記載	納品書の該当行。端末に紐づけた管理番号	請求書の該当行
ネットワーク機器と設置の工事	工事の範囲を書いた注文書または契約書	工事の完了報告書。着手前と完了後の写真	機器代と工事費が分かれた請求書
初期設定・環境構築の作業費	作業項目を並べた注文書（作業日と作業者の予定を含む）	作業完了報告書（実施日・作業者・作業内容・立ち会った職員名）	請求書。作業日が事業の実施期間の内側に入っているか
既存データの移行費	移行の対象と件数を書いた注文書	移行の完了報告書と、移行後の件数を確かめた記録	請求書。件数が報告書と一致しているか
導入研修・操作説明の費用	実施の予定（日時・場所・対象者）を書いた注文書	研修の実施記録（日時・講師・内容・出席者の署名）	回数分の請求書。実施記録の回数と一致しているか
保守・サポートの費用	保守の範囲と期間を書いた契約書	保守の開始日が分かる書面	請求書。対象期間が事業の実施期間に収まっているか

残した書類の置き場を決める18項目

書類そのものは揃っていても、どこにあるか分からないという形でつまずくことがあります。担当者の机の中と、共有フォルダと、事業者から届いたメールの添付に散らばっている状態です。区分ごとに残すものを決めたら、次は置き場と担当を決めます。下の表はそのまま印刷して、右の欄を手書きで埋める使い方を想定しています。

書類	発行するのは誰か	原本の保管場所（記入欄）	写しの保管場所（記入欄）	担当（記入欄）
公募要領（印刷したもの・版が分かるもの）	実施主体	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
交付申請書の控え	自事業所	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
申請に添付した見積書の控え	事業者	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
相見積の控え（採用しなかったもの）	他の事業者	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
導入計画書の控え	自事業所	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
交付決定の通知	実施主体	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
変更の承認を求める書面の控え	自事業所	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
変更の承認の通知	実施主体	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
注文書（自事業所が出したもの）	自事業所	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
注文請書	事業者	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
契約書・仕様書・提案書	双方	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
納品書	事業者	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
検収書・作業完了報告書	双方	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
請求書	事業者	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
支払の控え（振込明細・通帳の写し）	金融機関	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
現物の写真・画面の写し（管理番号が読めるもの）	自事業所	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
実績報告書とその添付一式の控え	自事業所	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）
額の確定の通知	実施主体	（　　　　）	（　　　　）	（　　　　）

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。また、補助金の交付申請書のように官公署へ提出する書類の作成を代わりに行うことは行政書士の業務です。当社は書類の作成代行を行いません。この記事は、貴事業所ご自身が公募要領を読み、社内の欄を埋めるための下敷きです。

交付の申請から額の確定まで｜14工程に日付・担当・提出先・控えの置き場を書き込む

補助金は交付決定で終わりではありません。実績報告を出し、額の確定の通知を受け、請求をして、入金を確かめるところまで続きます。導入そのものが終わったあとにも作業が残るため、その分の担当を先に決めておかないと、年度の終わりに一人へ集中します。

14の工程と、埋める4つの欄

工程	自事業所ですること	提出先・相手方（記入欄）	期限日（記入欄）	担当（記入欄）	控えの保管場所（記入欄）
1　公募の告知を確認する	実施主体のページで、今年度の要領が出ているかを見る。前年度のままのこともあるため、掲載日を確かめる	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
2　事前の相談・説明会	相談の要否と、受け付けている期間を確かめる。相談した日と、答えてもらった内容を書き留める	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
3　導入するものを決める	困っている場面から、入れるものと台数を決める。区分の分け方もここで決める	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
4　見積と相見積を取る	同じ条件（台数・期間・保守の範囲）で複数から取る。条件を書いた依頼文を残す	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
5　導入計画をまとめる	現状の数字、入れるもの、変える運用、測り方を書く。作成日を入れる	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
6　交付の申請を出す	様式に沿って作成し、添付の一覧と突き合わせてから出す。出した日と、出した方法を残す	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
7　交付決定の通知を受け取る	通知に書かれた事業の実施期間・報告の期限・条件を読み、社内に共有する	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
8　発注・契約	通知の内容と見積の内容が一致していることを確かめてから注文書を出す	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
9　納品・検収	納品書と現物を突き合わせ、確かめた人の名前と日付を検収書に残す	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
10　支払	請求書ごとに振り込み、どの請求書に対する支払かが分かる形で控えを残す	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
11　効果の測定と記録	導入前に測った項目と同じ方法で測り直す。測った人・期間・方法を記録に残す	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
12　実績報告を出す	様式・添付・金額の内訳を揃えて出す。出す前に区分ごとの合計を検算する	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
13　額の確定の通知を受け取る	申請額と確定額が違う場合、どの区分で変わったのかを控えに書き添える	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）
14　補助金の請求と入金の確認	請求の様式と期限を確かめて出す。入金日と入金額を通帳で確かめ、会計処理を行う	（　　）	（　　）	（　　）	（　　）

年度のうち、確認しておく12の時点

時期は実施主体と年度によって動きます。ここでは日付を決め打ちせず、「この時点が来たら何を確かめるか」だけを並べました。右の欄に、貴事業所での実際の日付を書き込んでください。

時点	この時点で確かめること	確かめる先（記入欄）	確かめた日（記入欄）
前年度の要領がまだ載っている間	前年度の対象経費・様式・添付の一覧を読み、今年度に向けた下ごしらえの範囲を決める	（　　）	（　　）
年度の予算の考え方が示されたころ	今年度に同じ事業が置かれるかどうか、置かれるとしたらどの窓口かを確かめる	（　　）	（　　）
公募の告知が出た日	要領を印刷し、版と掲載日を書き入れる。前年度からの変更箇所を洗い出す	（　　）	（　　）
説明会・事前相談の受け付け期間	参加や相談の要否、申し込みの期限、相談できる内容の範囲	（　　）	（　　）
申請の締切から逆算した社内決裁の期限	決裁に要する日数を数え、いつまでに稟議を上げるかを決める	（　　）	（　　）
申請を出した日	受け付けられたことが分かるもの（受付番号・控え・送信の記録）を保存する	（　　）	（　　）
交付決定の通知が届いた日	事業の実施期間の開始日と終了日、報告の期限、付された条件	（　　）	（　　）
発注してよいと社内に伝えた日	誰が誰に、どの方法で伝えたか。伝えた文面を残す	（　　）	（　　）
納品の予定日	事業の実施期間の内側に収まるか。遅れそうな場合の連絡先と連絡の期限	（　　）	（　　）
支払の予定日	締め日と支払日の関係で、支払が期間の外に出ないか	（　　）	（　　）
実績報告の提出期限	添付の一覧、様式の版、提出の方法（電子・郵送・持参）	（　　）	（　　）
額の確定の通知が届いた日	確定額、請求の様式と期限、入金の予定	（　　）	（　　）

社内で先に割り当てる10の役割

「管理者が全部やる」という割り当ては、管理者が現場に出た日に止まります。とくに発注してよいと社内に伝える役割は、一人に決めておくほうが安全です。この役割が曖昧なままだと、現場が良かれと思って先に発注する経路が残ります。

役割	具体的にすること	担当（記入欄）	代わりに行う人（記入欄）
公募情報の確認	実施主体のページを決めた頻度で見て、掲載日と内容の変化を記録する	（　　）	（　　）
見積の取りまとめ	同じ条件を書いた依頼文を作り、複数の事業者へ送り、届いた見積を並べる	（　　）	（　　）
導入計画の作成	現場から現状の数字を集め、入れるものと変える運用を文章にする	（　　）	（　　）
決裁の申請	稟議を上げ、決裁の日付を残す	（　　）	（　　）
発注の可否を社内に伝える	交付決定の通知を確かめたうえで、発注してよい旨を書面またはメールで伝える	（　　）	（　　）
検収の確認	納品書と現物を突き合わせ、検収書に日付と名前を書く	（　　）	（　　）
支払の手続き	請求書ごとに振り込み、控えを区分ごとに分けて保存する	（　　）	（　　）
効果の測定	導入前と導入後で、同じ方法・同じ期間の長さで測る	（　　）	（　　）
実績報告の作成	様式を埋め、添付を揃え、金額を検算する	（　　）	（　　）
書類の保管と引き継ぎ	保管場所の一覧を維持し、担当が替わるときに引き渡す	（　　）	（　　）

交付決定の前と後で、日付が意味を変える22の行為｜どの書類に日付が残るか

交付決定の前後で扱いが変わるという話は、線引きそのものよりも「その行為の日付が、どの書類に残っているか」を押さえるほうが実務では効きます。日付が残らない行為（電話での口頭のやり取りなど）は、後から前後関係を示すことができません。逆に、日付が確実に残る行為は、順序さえ守れば説明ができます。

下の表は、行為ごとに「日付が残る書類」を並べたものです。前後の扱いは実施主体の要領の定めによりますので、確認した箇所と貴事業所の実施日を右の2欄に書き込んでください。

行為22件と、日付が残る書類

行為	この行為の日付が残る書類	公募要領で確認する箇所（記入欄）	貴事業所の実施日（記入欄）
資料を取り寄せる	事業者からのメール、送付状の日付	（　　）	（　　）
デモや体験を申し込む	申込のメール、体験環境の発行の通知	（　　）	（　　）
見積書を依頼する	依頼のメール、見積書の発行日	（　　）	（　　）
相見積を依頼する	各社への依頼文と、各見積書の発行日	（　　）	（　　）
社内で稟議を上げる	稟議書の起案日と決裁日	（　　）	（　　）
予算を確保する	予算書、理事会・役員会の議事録	（　　）	（　　）
導入計画をまとめる	導入計画書の作成日	（　　）	（　　）
交付の申請を出す	申請書の日付、受付の控え、送信の記録	（　　）	（　　）
事業者に「申請した」と伝える	連絡のメール	（　　）	（　　）
採択や内示の連絡を受ける	通知の書面、受信のメール	（　　）	（　　）
交付決定の通知を受け取る	交付決定の通知（決定日と、事業の実施期間）	（　　）	（　　）
注文書を出す	注文書の発行日、送付のメール	（　　）	（　　）
注文請書を受け取る	注文請書の日付	（　　）	（　　）
契約書を交わす	契約書の締結日、収入印紙の消印	（　　）	（　　）
ソフトのアカウント発行を依頼する	依頼のメール、発行の通知、管理画面の作成日	（　　）	（　　）
端末を発注する	注文書、事業者の受注の控え	（　　）	（　　）
設置工事の日程を確定する	工程表、日程の連絡のメール	（　　）	（　　）
納品を受ける	納品書の納品日、受領のサイン	（　　）	（　　）
検収する	検収書・作業完了報告書の日付と署名	（　　）	（　　）
請求書を受け取る	請求書の発行日と支払期限	（　　）	（　　）
支払う	振込の控え、通帳の記帳、会計伝票	（　　）	（　　）
実績報告を出す	報告書の日付、受付の控え	（　　）	（　　）

書類どうしの前後関係を突き合わせる12組

提出の前に、次の12組を並べて日付を見比べます。1組でも順番が入れ替わっていると、説明の材料を先に用意しておく必要が生じます。

先にあるはずの書類	後にあるはずの書類	見比べる日付	貴事業所の日付（記入欄）
見積書	交付申請書	見積の発行日と、申請書に書いた金額の根拠日	（　　／　　）
導入計画書	交付申請書	計画の作成日と、申請日	（　　／　　）
交付申請書	交付決定の通知	申請日と、決定日	（　　／　　）
交付決定の通知	注文書	決定日と、注文書の発行日	（　　／　　）
注文書	注文請書	発行日と、受注の日	（　　／　　）
注文請書	納品書	受注の日と、納品日	（　　／　　）
納品書	検収書	納品日と、検収の日	（　　／　　）
検収書	請求書	検収の日と、請求書の発行日	（　　／　　）
請求書	振込の控え	発行日と、振込日	（　　／　　）
振込の控え	実績報告書	振込日と、報告書の日付	（　　／　　）
変更の承認を求める書面	変更の承認の通知	提出日と、承認の日。承認より前に変更後の内容で発注していないか	（　　／　　）
事業の実施期間の開始日	最初の支出の日	期間の開始日と、いちばん早い支出の日	（　　／　　）

途中で変更が生じたときに、先に確かめる10の場面

交付決定を受けた内容と、実際に導入したものが違ってくることは珍しくありません。変わったこと自体より、変わったのに何も連絡していなかったことのほうが、後から整理しにくくなります。連絡の要否と手順は要領の定めによりますので、確認した箇所と連絡した日を残してください。

変更の内容	何が動くか	公募要領で確認する箇所（記入欄）	連絡した日（記入欄）
機種・型番が変わる（後継機になった）	申請時の見積と、納品書の型番が一致しなくなる	（　　）	（　　）
台数が増える	金額が上がり、区分ごとの内訳が変わる	（　　）	（　　）
台数が減る	金額が下がり、確定額の計算に影響する	（　　）	（　　）
値引きにより金額が下がる	どの区分から引かれたかを示す資料が要る	（　　）	（　　）
追加の作業が発生して金額が上がる	上振れ分の扱いを確かめる必要がある	（　　）	（　　）
販売する事業者が変わる	見積書の発行元と、請求書の発行元が別になる	（　　）	（　　）
納品の時期が遅れ、年度をまたぐ	支出の日が事業の実施期間から外れる可能性がある	（　　）	（　　）
導入する事業所が増える・減る	対象となる事業所の指定の状況を示し直すことになる	（　　）	（　　）
法人名や所在地が変わる	申請書の記載と、登記や指定の内容が食い違う	（　　）	（　　）
導入そのものを取りやめる	取り下げや中止の手続きと、その期限を確かめる	（　　）	（　　）

実績報告でつまずきやすい24場面と、書き方を直す16組

実績報告でやり取りが往復する原因は、たいてい書類そのものではなく、書類どうしが結び付かないことにあります。請求書はある、振込の控えもある、しかし「この振込がこの請求書に対するものだ」と示せない、という形です。ここでは、提出の前に自分で気づける形にして並べました。

提出の前に見ておく24の場面

場面	何が起きているか	提出の前に確かめること	確かめた日（記入欄）
支払の証拠が通帳の写しだけ	金額は分かるが、どの請求書に対する支払かがつながらない	請求書の番号や日付を、振込の控えに書き添えているか	（　　）
複数の請求をまとめて振り込んだ	対象の分と対象外の分が同じ1行になっている	内訳を示す一覧を作り、対象分の金額を切り出しているか	（　　）
見積書と請求書で品目の並びが違う	区分ごとの金額を突き合わせられない	品目名と並び順を、見積・注文・請求で揃えてもらっているか	（　　）
値引きの行が最後に1行だけある	どの品目から引かれたのか分からない	区分ごとに割り付けた内訳を、事業者に出してもらっているか	（　　）
税抜と税込が書類ごとに違う	合計が一致せず、検算が合わない	報告に書く金額の扱いを要領で確かめ、全書類で揃えているか	（　　）
相見積の条件が揃っていない	台数や保守の年数が違い、比べたことにならない	依頼したときの条件文を残し、条件の差を説明できるか	（　　）
納品書に日付がない	いつ納められたかを示せない	日付の入った納品書を再発行してもらっているか	（　　）
納品先が法人本部になっている	どの事業所に入ったのかが書面から追えない	設置した事業所ごとの一覧と、現物の写真を用意しているか	（　　）
検収の記録がない	いつ使える状態になったのかが分からない	確かめた人の名前と日付が入った検収書があるか	（　　）
ソフトの利用開始日があいまい	アカウント発行日と、実際に使い始めた日が別	どちらの日を報告に書くかを決め、根拠の書面を添えているか	（　　）
端末の台数が申請時と違う	交付決定の内容と実際が一致しない	変更の連絡をした記録と、その回答が残っているか	（　　）
型番が申請時と違う	後継機に切り替わっている	切り替わった経緯を示す事業者からの書面があるか	（　　）
支払が年度をまたいだ	支出の日が事業の実施期間の外に出る可能性がある	期間の終了日と支払日を並べ、事前に相談した記録があるか	（　　）
分割払い・リースになっている	導入時に全額を支払っていない	支払の形について、要領のどこに何と書かれているかを確かめたか	（　　）
クレジットカードで払った	口座からの引き落としが翌月以降になる	カードの利用明細と口座の引き落としの両方を用意しているか	（　　）
効果の測定が導入後だけ	比べる相手がなく、変化を示せない	導入前の記録が残っていないか、代わりに使える資料はあるか	（　　）
測定の方法が書かれていない	数字の出どころが示せない	誰が・いつ・どの範囲を・どう数えたかを一文で書けるか	（　　）
期間中に職員数が変わった	合計値だけでは比べられない	1人あたりに直した数字と、人数の変化を併記しているか	（　　）
写真の撮影日が分からない	いつの状態か示せない	撮影日が分かる形（日付の入った画面や台帳）で残しているか	（　　）
様式が申請時のものと違う	報告用の様式が別に用意されている	報告の様式を、掲載されているページから取り直したか	（　　）
提出期限が担当者の記憶だけ	通知に書かれた期限が共有されていない	期限を書き出して掲示し、担当と代わりの人に伝えたか	（　　）
担当者が異動した	書類の所在が引き継がれていない	保管場所の一覧を渡し、原本と写しの所在を確かめたか	（　　）
対象外の費目が同じ請求書に混ざっている	合計だけでは対象分を取り出せない	行ごとに対象・対象外を仕分けた一覧を作っているか	（　　）
報告の後に返品や返金が生じた	報告した金額と実際の支出が食い違う	いつ・どの窓口に連絡するかを決め、連絡の記録を残したか	（　　）

窓口へ問い合わせる前に整えておく10項目

要領を読んでも分からないところは、窓口に確かめるのがいちばん確実です。ただし、手ぶらで電話をかけると「事業所名は」「決定番号は」と聞かれて一度切ることになりがちです。次の10を手元に並べてからかけると、一度のやり取りで済みます。聞いた内容は、聞いた日と答えてくれた方の部署名まで書き留めて、書類の束に一緒に綴じてください。

整えておくもの	なぜ先に要るか	手元に置くもの	準備できた日（記入欄）
事業の正式な名称と年度	似た名前の事業が同じ窓口に複数あるため	印刷した公募要領の表紙	（　　）
申請の受付番号または整理番号	案件を特定してもらうのに使う	申請したときの控え	（　　）
法人名・事業所名と指定の番号	同じ法人で複数の事業所があると取り違えが起きる	指定の通知の写し	（　　）
交付決定の日付と通知の番号	決定後の質問はこの番号で追われる	交付決定の通知	（　　）
聞きたいことを1文にしたもの	前置きが長いと論点がぼやける	1行で書いたメモ	（　　）
要領の該当ページと行	「どこを読んで迷ったか」を示すと話が早い	付箋を貼った要領	（　　）
手元の見積書・請求書の該当行	金額や品目の話になったときにすぐ読み上げられる	該当行に印を付けた写し	（　　）
これまでのやり取りの日付	前に聞いた内容との食い違いを避ける	問い合わせの記録用紙	（　　）
折り返しの連絡先と、つながる時間帯	担当が不在で持ち帰りになることがある	担当者名と電話番号を書いたメモ	（　　）
答えを書き留める用紙	口頭の回答は残さないと消える	日付・部署名・回答内容を書く欄のある用紙	（　　）

報告書の欄ごとに、書き方を直す16組

右の列は、そのまま報告書に写して、丸括弧の中だけを貴事業所の数字に置き換えて使えるように書いています。読み手は現場を見ていないため、誰が・いつ・どの範囲を・どう数えたかが文の中にないと、確かめようがありません。

報告書の欄	直す前の書き方	直したあとの書き方（そのまま使えます）
事業の実施内容	「介護記録のICT化を実施した。」	介護記録ソフトを（　）事業所に導入し、タブレット（　）台を訪問に同行する職員（　）名へ貸与しました。導入の作業は（　）年（　）月（　）日から（　）月（　）日にかけて行い、初期設定・データ移行・操作研修の3つを実施しています。
導入したものの内訳	「介護ICT一式」	ソフトウェアの初期導入費（　）円、ソフトウェアの利用料（　）年（　）月分から（　）年（　）月分まで（　）円、タブレット（型番　　）（　）台（　）円、初期設定作業（　）人日（　）円、操作研修（　）回×（　）時間（　）円です。内訳は添付の請求書のとおりです。
導入の効果	「業務が効率化した。」	導入前の（　）年（　）月の1か月間、訪問記録の作成に要した時間は職員（　）名で合計（　）時間でした。導入後の（　）年（　）月の1か月間は合計（　）時間で、差は（　）時間です。集計表を添付しています。
効果の測定方法	「職員に聞き取りを行った。」	各職員が記録の作成を開始した時刻と終了した時刻を業務日誌に記入し、（　）が月末に集計しました。対象は（　）名、対象期間は導入前後それぞれ1か月間で、同じ曜日構成になるように月単位で揃えています。
記録の質の変化	「記録が良くなった。」	導入前は、訪問した当日中に記録が確定していたものが（　）件中（　）件でした。導入後の同じ期間では（　）件中（　）件です。確定の判定は、記録の保存日時が訪問日と同じ日であることとしました。
職員への周知	「職員に説明した。」	（　）年（　）月（　）日、事業所内で（　）名を対象に（　）分の操作研修を行いました。講師は（　）です。欠席した（　）名には（　）月（　）日に個別に説明し、出席者名簿を添付しています。
利用の状況	「全職員が利用している。」	（　）年（　）月時点で、発行したアカウントは（　）件、そのうち直近1か月に記録の登録があったものは（　）件です。管理画面の一覧を印刷して添付しています。
導入によって変えた運用	「業務の流れを見直した。」	これまで訪問後に事業所へ戻って紙に記入し、翌日に転記していた手順を、訪問先で入力して保存する手順に変えました。あわせて、（　）年（　）月（　）日から紙の（　）表の使用を取りやめています。
対象経費の内訳	「見積書のとおり」	対象とした経費は区分ごとに、ソフトウェア（　）円、端末（　）円、初期設定（　）円、研修（　）円の合計（　）円です。請求書のうち、通信料（　）円と消耗品（　）円は対象に含めていません。
値引きの説明	「値引きあり」	見積時の合計（　）円に対して（　）円の値引きがありました。値引きは区分ごとの金額の比で割り付け、ソフトウェア（　）円、端末（　）円としています。割り付けの根拠は事業者発行の内訳書のとおりです。
支払の方法	「支払済み」	（　）年（　）月（　）日に（　）銀行（　）支店の法人口座から（　）円を振り込みました。請求書番号（　）に対する支払で、振込の控えを添付しています。
変更が生じた理由	「都合により変更した。」	申請時に予定していた型番（　）が製造を終えたため、事業者から後継の型番（　）の提案を受けました。（　）年（　）月（　）日に窓口へ連絡し、（　）月（　）日に取り扱いについて回答をいただいています。
導入が遅れた理由	「納期の都合で遅れた。」	（　）年（　）月（　）日に発注しましたが、端末の入荷が（　）月（　）日となりました。事業者からの入荷連絡の書面を添付しています。設置と検収は（　）月（　）日に完了しています。
台数が変わった理由	「必要台数を見直した。」	申請時は（　）台で計画していましたが、対象の職員が（　）名から（　）名に変わったため（　）台としました。人数の変化は（　）年（　）月（　）日時点の職員名簿によります。
今後の活用の予定	「引き続き活用していく。」	（　）年度は、貸与の対象を（　）名から（　）名に広げる予定です。翌年度以降に自事業所が負担する費用は、利用料が年（　）円、保守が年（　）円で、（　）年度の予算に計上しています。
添付書類の一覧	「別紙のとおり」	添付は、見積書（　）通、注文書の控え（　）通、納品書（　）通、検収書（　）通、請求書（　）通、振込の控え（　）通、写真（　）枚、効果の集計表（　）通の合計（　）点です。書類ごとに通し番号を付け、報告書の該当箇所に番号を記載しています。

当社データベースに登録されている記載7件と、貴事業所の都道府県の欄を埋める14項目

補助の割合や上限額を、記憶や他所の記事から書き写すと、そこが最初に食い違います。ここに並べたのは、当社が運用している補助金データベースに登録されている記載を、そのまま引いたものです。金額や日付は登録の更新日時点の内容で、実施主体・年度・回次によって別の登録になっています。同じ名前の事業でも複数の登録があるのは、そのためです。

データベースに登録されている記載（そのまま引用）

登録されている事業の名称	補助の割合の記載	上限額の記載	受付の終了日の記載	登録の更新日
【令和８年度】介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金（介護ソフト等）	補助金上限額と対象経費の実支出額の５分の４を比較して少ない方の額	上限 3,180,000円	2026-08-31	2026-08-18
【令和８年度】介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金（パッケージ型）	補助金上限額と対象経費の実支出額の５分の４を比較して少ない方の額	上限 10,630,000円	2026-08-31	2026-08-18
【令和８年度】介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金（介護ソフト等）※別の登録	補助金上限額と対象経費の実支出額の５分の４を比較して少ない方の額	上限 3,030,000円	2025-10-24	2026-07-08
【令和８年度】介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金（パッケージ型）※別の登録	補助金上限額と対象経費の実支出額の５分の４を比較して少ない方の額	上限 10,480,000円	2025-10-24	2026-07-08
【令和７年度】介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金（介護ロボット等）	補助金上限額と対象経費の実支出額の５分の４を比較して少ない方の額	上限 5,480,000円	2025-10-24	2026-07-08
令和６年度介護ロボット・ICT導入支援事業補助金	４分の３	上限 10,000,000円	2024-09-17	2026-07-08
デジタル化・AI導入補助金（旧 IT導入補助金）	ITツール導入費用の一部（申請枠により異なる）	登録に記載なし	登録に記載なし	2026-07-07

この表から読み取れるのは、金額そのものよりも記載の置き方です。上限額が定額で書かれているもの、割合と上限のどちらか低いほうと書かれているもの、区分（介護ソフト等・パッケージ型など）によって上限が分かれているもの、そもそも登録に記載がないものが混在しています。貴事業所の都道府県の要領がどの置き方なのかは、下の欄を埋めながら確かめてください。

貴事業所の都道府県の公募要領から書き写す14項目

書き写す項目	公募要領のどのあたりに書かれていることが多いか	書き写す欄（記入）	確認した日（記入）
事業の正式な名称	表紙、または要領の第1条にあたる部分	（　　　　　　　　）	（　　）
実施の主体と、申請を受け付ける窓口	表紙、問い合わせ先の欄	（　　　　　　　　）	（　　）
対象となる事業所の種別	「補助対象事業者」の項	（　　　　　　　　）	（　　）
対象となる経費の区分	「補助対象経費」の項、または別表	（　　　　　　　　）	（　　）
対象に含まれないとされている経費	同じ項の但し書き、または注記	（　　　　　　　　）	（　　）
補助の割合の書かれ方	「補助率」「補助基準額」の項	（　　　　　　　　）	（　　）
上限額と、その数え方（事業所単位か法人単位か）	同上、または別表の脚注	（　　　　　　　　）	（　　）
申請の受付期間	「申請の手続」の項、または別に出る告知	（　　　　　　　　）	（　　）
申請の方法（電子・郵送・持参）と、必要な準備	「申請の手続」の項	（　　　　　　　　）	（　　）
提出を求められる添付書類の一覧	様式の一覧、またはチェック表	（　　　　　　　　）	（　　）
交付決定の通知の時期の目安	「審査」「交付決定」の項	（　　　　　　　　）	（　　）
事業の実施期間（いつからいつまでの支出を見るか）	「補助事業の期間」の項、または交付決定の通知	（　　　　　　　　）	（　　）
実績報告の提出期限と、様式の在りか	「実績報告」の項	（　　　　　　　　）	（　　）
取得した物品の処分の制限（何年間・どんな手続き）	「財産の管理」「財産処分」の項	（　　　　　　　　）	（　　）

14項目のうち、最後の「処分の制限」は、導入が終わったあとに効いてきます。補助を受けて取得した端末を、数年のうちに買い替えたり、別の事業所へ移したり、廃棄したりする場面が来たときに、手続きが要るかどうかがここで決まります。実績報告を出して入金を確かめたところで書類をまとめて片付けてしまうと、その数年後に読み返すものがなくなります。保管の期限を書き入れた一覧を、書類の束の先頭に挟んでおくのが確実です。

よくある質問（FAQ）

ICT導入支援事業とは？

介護事業所の記録・情報共有のICT化を補助金で支援する取り組みです。

何が対象ですか？

記録ソフト、端末、通信環境などが対象になりうります。

申請の注意点は？

対象・補助率・締切は自治体や年度で異なります。最新の情報でご確認ください。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

対象になりやすいもの・なりにくいもの

「汎用性が高いもの」と「ランニングコスト」は対象外とされやすい、というのが共通の傾向です。

費用	対象になりやすいか	備考
介護ソフトのライセンス費	なりやすい	初期費用が中心
クラウドの利用料	制度による	初年度分のみのことがある
タブレット端末	なりやすい	台数の上限があることが多い
スマートフォン	制度による	通信契約とセットは対象外のことがある
パソコン本体	なりにくい	汎用性が高いものは対象外とされやすい
通信費	なりにくい	ランニングコストは対象外が一般的
Wi-Fi機器	なりやすい	設置工事を含む場合がある
データ移行の作業費	制度による	—
導入時の研修費	制度による	—
保守費	なりにくい	—
セキュリティ対策のソフト	制度による	—
既存ソフトの更新	なりにくい	新規導入が対象のことが多い

要件になりやすいもの

要件	確認する場所
ケアプランデータ連携標準仕様への対応	製品の仕様、事業者への確認
LIFEへの対応	同上
複数の職員が使うこと	公募要領
導入計画の提出	公募要領
導入後の効果測定と報告	公募要領
都道府県への実績報告	公募要領
事業所の指定を受けていること	指定通知書
補助を受けた機器を一定期間使うこと	財産処分の制限

申請から報告までの流れ

段階	やること
1	都道府県の今年度の公募を確認する
2	対象になる製品かを事業者に確認する
3	見積を取る
4	導入計画を書く（効果の見込みを数値で）
5	申請する
6	交付決定の通知を受ける
7	契約・発注する
8	導入・支払い
9	効果を測定する
10	実績報告を出す