AIケアマネジメントとは｜ケアプラン作成・モニタリングをAIで効率化する方法

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全体像は介護のDXからAXへでまとめています。

AIケアマネジメントとは

AIケアマネジメントとは、居宅介護支援（ケアマネジメント）の一連の工程——アセスメント、ケアプラン原案の作成、サービス担当者会議、モニタリング、支援経過の記録——を、AIが「下書き（たたき台）」として支援する使い方の総称です。ケアマネジャーは、その案を確認・修正して仕上げることで、ゼロから書き起こす負担を軽くできます。

ケアマネジメントの手順そのものは、指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）第13条に工程として定められています。AIが肩代わりするのは、その各工程で発生する文章化・整理の作業であり、面接・状態の解釈・計画内容の決定といった判断と責任は、これまでどおり介護支援専門員が担います。

なお、ケアプランの「原案作成」だけに絞った解説はケアプランAIとはで扱っています。本記事は、その前後の工程まで含めたケアマネジメント全体でのAI活用を、工程ごとに具体的に整理します。

ケアマネジメントの流れとAIの役割（対照表）

制度上のケアマネジメントの各工程に、AIができる「下書き支援」と、人が担う「判断」を並べると、役割分担が見えやすくなります。

工程	制度上の位置づけ（省令第38号第13条ほか）	AIが担える下書き	人（介護支援専門員）が担う判断
アセスメント（課題分析）	第7号：利用者の居宅を訪問し、本人・家族に面接して行う／課題分析標準項目（23項目）に沿う	聞き取った情報の項目別整理・課題候補の書き出し	面接、状態の解釈、解決すべき課題の確定
ケアプラン原案の作成	第8号：アセスメントを踏まえ、居宅サービス計画の原案を作成	第1表の意向・方針、第2表のニーズ・目標・サービス内容の文案	利用者の意向との一致、内容の妥当性の確認
サービス担当者会議	第9号：担当者を招集し、原案について専門的見地から意見を求める	会議で出た意見の要点整理・記録の文章化	専門的見解の集約と計画への反映の決定
モニタリング	第14号：特段の事情がない限り、少なくとも1月に1回、利用者に面接（居宅を訪問）し、結果を記録	達成状況や生活の変化の文章化	訪問・面接・評価、計画見直しの要否の判断
支援経過の記録	相談・連絡・調整の経過を記録として整備	やりとりや対応の経過を読みやすい文章に整える	事実確認と記載内容への最終責任

工程別にAIでできること

1. アセスメントの整理

聞き取った情報を、課題分析標準項目（23項目）のような整理軸に沿って項目ごとに並べ替え、抜けている観点や、課題として書き出せそうな内容の候補を提示します。課題分析標準項目は「介護サービス計画書の様式及び課題分析標準項目の提示について」（平成11年11月12日老企第29号、令和5年10月16日一部改正）で示された共通の物差しで、事業所独自のアセスメントシートを使う場合でも、この項目を満たすことが求められます。書き方の詳細はアセスメントの書き方もあわせてご覧ください。

2. ケアプラン第1表・第2表の原案作成

アセスメントの内容をもとに、第1表の「利用者及び家族の意向」「総合的な援助の方針」、第2表の「生活全般の解決すべき課題（ニーズ）」「長期目標・短期目標」「サービス内容」の文案を提案します。省令第38号第13条第8号は原案を「利用者の希望及びアセスメントの結果に基づき」作成するよう定めており、AIの提案はこの根拠に照らして必ず点検・修正したうえで用います。

3. 第2表の文例（記入例）

第2表は、ニーズ・目標・サービス内容のつながりが問われる中心的な帳票です。AIは、下記のような下書きを提示します（以下は書き方の一例で、実在の利用者ではありません）。

第2表の記入欄	AIが提示する下書き（例・A様／架空）
生活全般の解決すべき課題（ニーズ）	転倒への不安はあるが、住み慣れた自宅で安全に生活を続けたい
長期目標	見守りのもとで、屋内を伝い歩きで移動できる
短期目標	手すりを使って、居室からトイレまで自分で移動する
サービス内容	福祉用具貸与（手すり・歩行器）／通所リハビリでの下肢筋力訓練／家族による見守り

上記はあくまで文案の一例です。実際の記載は、利用者の意向・心身の状態・サービス提供体制に照らして必ず修正してください。表現のバリエーションはケアプラン第2表の文例まとめにも整理しています。

4. モニタリング・支援経過・担当者会議の記録

モニタリングでは、目標の達成状況や生活の変化を記録として文章化します。省令第38号第13条第14号は「少なくとも1月に1回」の面接（居宅訪問）と結果の記録を求めており、訪問・面接そのものは人が行い、AIはその記録の下書きを担うという切り分けになります。支援経過や担当者会議の記録も同様に、要点の整理と文章化を補助します。詳しくはモニタリングの書き方、支援経過記録の書き方、担当者会議の要点の書き方を参照してください。

5. ケアプラン原案の点検（抜け漏れ・整合チェック）

作り終えた原案を「読み返す」工程でも、AIは下書きチェックとして使えます。たとえば次のような観点の候補を洗い出します。

第2表のニーズごとに、対応する短期目標とサービス内容がそろっているか
長期目標と短期目標の期間・つながりに不整合がないか
第1表の意向と、第2表のニーズの流れがつながっているか
記載欄の空欄や、表現のばらつきが残っていないか

ここで示されるのは「見直したほうがよい候補」であり、修正するかどうかの最終判断は人が行います。

AIケアマネジメントのメリット

書類作成の時間短縮――下書きをAIが用意することで、作成時間を大きく減らせます。
文章表現の安定――書き手による表現のばらつきが減り、一定の品質を保てます。
利用者と向き合う時間の確保――書類に追われる時間が減り、本来の相談援助に集中できます。

注意点 ── AIに任せきりにしない

AIはあくまで下書きを支援する道具です。居宅サービス計画の作成、サービス担当者会議での判断、モニタリング（省令第38号第13条第14号の面接と記録）といった専門職としての責任は、介護支援専門員が負います。AIの提案は必ず内容を確認し、事実と異なる点や利用者の実情に合わない点を修正してください。AIを「たたき台づくり」と位置づけることで、無理なく効率化できます。

ケアマネジメントのどこに使えて、どこは人が決めるか

下書きと点検には向き、判断には向きません。この線を先に引いておくと、導入後に迷いません。

場面	任せられること	人が決めること
アセスメント	聞き取った内容の整理、抜けている項目の指摘	本人の意向をどう受け取るか
第1表総合的な援助の方針	文案の候補を出す	事業所としての方針
第2表ニーズ・目標	課題から目標・サービス内容の素案	優先順位と、達成の見込み
第3表週間サービス計画	入力した予定の表への配置	時間帯の妥当性
第4表担当者会議の要点	録音からの要点の抽出	結論と、残った課題
第5表支援経過	事実の記載の整形	何を特記として残すか
モニタリング	前回との差分の提示	目標を続けるか、変えるか
給付管理	限度額との突合の警告	サービスの調整
サービス担当者への照会	照会文の下書き	照会する相手と内容
要介護認定の更新	期日の管理	申請の時期の判断

使うときに守ること

項目	守ること	なぜ
個人情報	利用者の氏名・住所・生年月日を、そのまま外部のサービスに入れない	取り扱いの範囲を超えることがある
同意	個人情報の利用目的に、外部サービスの利用が含まれているか確認する	説明していない使い方はできない
学習への利用	入力した内容が学習に使われない設定になっているか確認する	事業者ごとに扱いが違う
保管場所	データがどの国に保管されるか確認する	契約や規程で定めがある場合がある
出力の確認	そのまま提出せず、人が読んで直す	事実と異なる記載が混じることがある
根拠	制度の内容は、必ず一次資料で確かめる	古い制度のまま出ることがある
記録の責任	作成者は人である	署名する人が内容に責任を持つ
職員への周知	使ってよい場面と、いけない場面を文書にする	個人の判断に任せると事故になる

よくある誤りと、直し方

よくある誤り	どうするか
出力をそのまま計画書に貼っている	本人の言葉と、事業所としての判断に書き換える
利用者の氏名を入力している	記号や仮名に置き換えてから入力する
制度の説明をそのまま信じる	告示・通知・自治体の資料で確かめる
全員が別々の使い方をしている	使い方の手順を文書にして共有する
同意書に外部サービスの記載がない	個人情報の利用目的を見直す
作成時間が短くなったか測っていない	導入前の時間を測ってから始める
直した内容を残していない	どこを直したかが分かると、次の精度が上がる
うまくいく聞き方を共有していない	有効だった入力の型を、事業所内で共有する

第2表は第2表の書き方、支援経過は支援経過の書き方をご覧ください。

導入の前後で測ること

効果を数で言えるようにしておくと、次の投資も、補助の実績報告も通しやすくなります。

測るもの	導入前	導入後
第2表の作成時間	1件あたりの分数を、5件分	同じ条件で再測定
支援経過の記載	1日あたりの記載件数と時間	変化の有無
モニタリングの期限切れ	月あたりの件数	減ったか
記載漏れ	様式の必須項目の空欄の数	減ったか
残業時間	記録に起因するもの	変化の有無
手直しの量	出力のうち書き換えた割合	慣れとともに下がるか
担当件数	1人あたりの件数	増やせたか
職員の負担感	導入前のアンケート	同じ設問で再度

神マナのAIケアマネジメント（居宅マナ）

介護記録AI「神マナ」の居宅マナは、アセスメントからケアプラン、モニタリング、支援経過までをAIが一気通貫で支援します。カイポケ連携にも対応し、作成した書類の二重入力もなくせます。記録にかかる時間を大きく減らし、ケアマネジャーが利用者と向き合う時間を取り戻します。利用者さま3名まで・期限なく無料でお試しいただけます。導入前のご相談はカイポケ導入相談やケアプランAIのサービス紹介もご覧ください。

ケアマネの13工程｜AIの関与を3段階に分ける対照表（13工程・46行）

「AIを使うか、使わないか」で考えると線が引けません。ケアマネジャーの一日は、受付から給付管理まで性質の違う仕事が連なっていて、同じ人が同じ日に、任せてよい作業と任せてはいけない判断を行き来しているからです。そこで、工程を13に割り、それぞれを次の3段階に分けます。①人がやる（AIに渡さない）／②AIが下書きし、人が直す／③AIが担い、人が確認する。この3段階は「AIの賢さ」で決まるのではなく、間違えたときに誰が困るかで決まります。本人の生活が変わってしまう工程は①、書き直せば済む工程は②、突合や転記のように正解が外側にある工程は③、という順に置いています。

工程	①人がやる（AIに渡さない）	②AIが下書きし、人が直す	③AIが担い、人が確認する
受付・初回相談	相談を受けた人の話を聞き、緊急性の有無をその場で判断する。生活の様子を見て、面接の場を設定する。	相談内容の要点整理、初回訪問までに確認する項目の一覧、必要書類の抜けの洗い出し。	受付日時・相談経路・氏名以外の属性の台帳への転記、対応期限の起算。
課題分析（アセスメント）	居宅を訪問して本人・家族と面接する。表情や間、住まいの様子から状態を読み取り、解決すべき課題を確定する。	聞き取った内容の項目別の並べ替え、聞けていない観点の指摘、課題候補の書き出し。	前回のアセスメントとの差分の抽出、記載欄の空欄の一覧化。
居宅サービス計画原案の作成	本人の希望と課題分析の結果に照らして、何を計画に位置付けるかを決める。優先順位を決める。	第1表の方針、第2表のニーズ・目標・サービス内容の文案、表現のばらつきの平準化。	欄の空欄検出、長期目標と短期目標の期間の前後関係の照合、位置付けたサービスと第3表の突合。
サービス担当者会議の招集と資料	誰を招集するかを決める。欠席者に何を照会するかを決める。日程調整の相手と交渉する。	招集通知・照会文の下書き、会議で確認したい論点の一覧、事前配布資料の要約。	計画に位置付けた事業所の一覧化、招集漏れの候補提示、返信の到着状況の管理。
サービス担当者会議の記録	出た意見のうち何を計画に反映するかを決める。結論と残った課題を確定する。	発言の要点整理、担当者ごとの意見の割り付け、第4表の文案。	出席者・欠席者の一覧、照会先と回答の有無の突合、会議日と計画作成日の前後関係の確認。
説明と同意	本人に計画の中身を説明し、疑問に答える。理解の度合いを確かめ、同意を得る。	説明で使う言い換えの候補、本人向けの平易な要約の下書き。	同意日・署名の有無の管理、同意日とサービス開始日の前後関係の警告。
交付	交付先を決める。手渡しか郵送か、誰に何を渡すかを決める。	交付先ごとの送付状の下書き、交付記録の文案。	交付先事業所の一覧化、交付済み・未交付の管理、主治の医師等への交付の有無の表示。
モニタリング訪問	居宅を訪問して面接する。前回からの変化を、本人の様子と暮らしぶりから読み取る。	前回の目標と今回の状況を並べた比較の下書き、確認したい項目の提示。	訪問予定日の管理、実施月の抜けの一覧、訪問記録の未入力の表示。
支援経過の記録	何を特記として残すかを決める。事実と判断を書き分ける。	電話・訪問・調整のやりとりを、時系列の読みやすい文章に整える。	日付・相手・手段の定型部分の整形、記載のない日の一覧化。
給付管理	サービスの組み替えを本人・事業所と調整する。何を減らし何を残すかを決める。	調整案の比較表の下書き、事業所への連絡文の下書き。	区分支給限度基準額との突合、計画と提供票の内容の照合、実績と予定の差の抽出。
更新・区分変更の対応	申請の時期を判断する。状態の変化を見て、見直しの要否を決める。	前回計画からの変更点の整理、暫定的な計画原案の文案。	認定有効期間の期日管理、更新手続きの進捗の一覧、期限までの残日数の表示。
退院前カンファレンス	病院の職員と面談し、退院後の生活像をすり合わせる。何を在宅で担えるかを判断する。	入手した情報の整理、退院後に確認する項目の一覧、聞き取りメモの整形。	カンファレンス日と参加者の記録、入手した文書の一覧化。
新規の受け入れ判断	受け入れの可否を決める。担当件数と対応力を見て、事業所として引き受けるかを判断する。	受け入れ検討に必要な情報の一覧、断る場合の連絡文の下書き。	担当件数の集計、地域の実施範囲の内外の表示、既存利用者との日程の重なりの提示。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表を読むときの注意が一つあります。③に置いた仕事も、責任まで移るわけではありません。期日の管理や突合は正解が外側にあるので任せやすいのですが、「警告が出なかったから問題がない」と読み替えた瞬間に、確認していないことが確認したことに化けます。③は「人が見る手間を減らす」であって「人が見なくてよい」ではない、という置き方をしてください。

工程ごとに、AIへ渡してよい情報と渡さない情報

段階の切り分けと同じくらい大切なのが、入力の切り分けです。事業所の外にあるサービスへ入力するかどうかは、契約と個人情報の取扱いに直結します。下の表は、工程ごとに「渡してよい形」「渡さない形」「渡す前の下ごしらえ」を並べたものです。下ごしらえの手順を先に決めておくと、職員ごとの判断のばらつきが減ります。

工程	AIへ渡してよい形	渡さない形	渡す前の下ごしらえ
受付・初回相談	相談経路の区分、要介護度、住まいの形態、同居の有無といった属性。	氏名、被保険者番号、住所、電話番号、勤務先、家族の氏名。	氏名は「A様」等の記号に置き換え、住所は市区町村までにとどめて入力する手順を文書にする。
課題分析（アセスメント）	心身の状況、生活動作、住環境、本人が話した内容の要旨。	被保険者番号、生年月日、病院名と主治医の氏名の組み合わせ。	本人の発言は言い回しを残したまま、固有名詞だけを記号に置換する下ごしらえを標準にする。
居宅サービス計画原案の作成	課題、目標の案、位置付けを検討しているサービスの種類。	事業所名と本人の識別情報を組み合わせた記述。	事業所名は「通所介護A」等に置き換え、確定後に実名へ戻す欄を様式に設ける。
サービス担当者会議の招集と資料	照会したい論点、サービス種別、確認事項の一覧。	担当者の氏名・携帯番号、事業所の連絡先一覧。	連絡先は台帳側で管理し、下書き生成には種別と役割だけを渡す。
サービス担当者会議の記録	発言の要旨（発言者は役割で表記）。	出席者の氏名を含む逐語のメモ、録音そのものの外部への持ち出し。	発言者を「通所介護の担当者」等の役割名に置き換えてから整形にかける。
説明と同意	説明で使いたい言い回し、専門用語の言い換え候補。	同意書の署名欄の画像、本人の筆跡が写った資料。	説明文の下書きだけを扱い、署名済みの書面は外部へ出さない運用にする。
交付	交付物の種類、交付先の区分（サービス種別）。	交付先事業所の一覧と本人の識別情報が結び付いた表。	送付状の下書きは差し込み前の雛形で作り、宛先は事業所内の台帳で差し込む。
モニタリング訪問	前回の目標、今回観察した状況、本人が話した内容の要旨。	訪問先の住所、鍵の保管場所、家族の連絡先。	訪問時のメモから住所・連絡先を除いたうえで整形にかける手順を決める。
支援経過の記録	やりとりの日時、相手の役割、内容の要旨。	相手の氏名と電話番号、家族間の紛争に関する第三者の実名。	氏名は役割名へ、電話番号は記載しない、という置換規則を一覧にして掲示する。
給付管理	サービス種別、回数、区分支給限度基準額に対する残りの考え方。	被保険者番号、保険者番号、請求データそのもの。	突合は事業所内のシステムで行い、外部へは種別と回数の抽象だけを渡す。
更新・区分変更の対応	状態変化の内容、見直しを検討している理由。	認定調査票の写し、主治医意見書の本文。	意見書等は要旨に書き換えてから扱い、原本は事業所内にとどめる。
退院前カンファレンス	退院後に想定される生活課題、必要と考えられる支援の種類。	病院名と本人の識別情報の組み合わせ、診療情報提供書の本文。	医療機関名は「病院A」等に置き換え、病名は必要な範囲の要旨にとどめる。
新規の受け入れ判断	担当件数、地域の実施範囲、想定される支援の重さ。	紹介元から届いた本人の識別情報を含む書面。	受け入れ検討の段階では属性だけで扱い、契約後に実名の台帳へ移す。

そのまま使うと何が起きるか、人が必ず上書きする箇所はどこか

下書きは「速く書ける」ことより「どこが危ないかが分かっている」ことのほうが役に立ちます。工程ごとに、出力をそのまま採用したときに起きやすいこと、人が必ず上書きする箇所、そして後から見返せるように残す証跡を並べます。証跡の欄は、運営指導で確認文書として求められるものと重なります。

工程	出力をそのまま使うと起きること	人が必ず上書きする箇所	残す証跡
受付・初回相談	相談の切迫度が平らにならされ、急ぐ案件が普通の案件に見える。	緊急性の判断と、初回訪問の時期を決めた理由。	受付記録、初回訪問の日程を決めた経緯の記載。
課題分析（アセスメント）	本人が話した言い回しが一般的な語に置き換わり、後から意向を追えなくなる。	本人の言葉そのもの、課題を確定した根拠。	アセスメントシート、面接の日時と場所の記載。
居宅サービス計画原案の作成	利用者ごとの違いが薄れ、複数の計画が似た文面になる。	課題と目標のつながり、優先順位、期間の設定理由。	第1表〜第3表、課題分析の記録、作成日。
サービス担当者会議の招集と資料	招集の範囲が前回と同じままになり、新しく位置付けたサービスが漏れる。	招集する相手の決定、欠席者への照会内容。	招集の記録、照会文と回答、返信の到着記録。
サービス担当者会議の記録	意見が要約されて、誰の専門的見地からの意見か分からなくなる。	担当者ごとの意見、結論、残った課題。	第4表、照会先と回答、会議の日時と出席者。
説明と同意	説明した内容と、本人が理解した内容の差が記録に残らない。	本人が質問した点と、それに答えた内容。	同意の記録、説明した日、署名または記名の記録。
交付	交付先が「関係者」といった括りになり、誰に渡したか特定できなくなる。	交付先の事業所名と交付日。	交付記録、支援経過への個別の記載、受領の確認。
モニタリング訪問	前回の記録の言い回しが引き継がれ、変化していないように読める。	今回観察した事実、目標の達成状況の評価。	モニタリング記録、訪問した日、面接した場所。
支援経過の記録	やりとりが平板になり、判断の経過が読み取れなくなる。	判断した内容と、その理由。	第5表、日付・相手・手段・内容の記載。
給付管理	警告が出なかったことを「問題がない」と読み替えてしまう。	調整の内容と、本人・事業所と合意した経緯。	提供票・利用票、調整の経過の記載。
更新・区分変更の対応	前回の計画がそのまま延長され、変化が反映されない。	見直しの要否の判断と、その根拠。	再アセスメントの記録、変更の経緯、暫定的な取扱いの記載。
退院前カンファレンス	病院から得た情報が要約され、在宅で必要な条件が落ちる。	面談した相手、得た情報、在宅で担える範囲の判断。	面談の記録、参加者、入手した文書の一覧。
新規の受け入れ判断	受け入れの可否が件数だけで決まり、支援の重さが見落とされる。	受け入れの判断と、断る場合の理由。	受付簿、検討の経過、紹介元への回答の記録。

①②③をどこで切るか、四つの問いで決める

新しい機能が増えるたびに悩まないよう、切り分けの物差しを先に持っておきます。次の四つの問いに答えると、たいていの作業は自然と①②③のどれかに落ちます。事業所で使うときは、この四問を会議で一度通してから運用を決めると、後から揉めにくくなります。

問い	①に置く場合	②に置く場合	③に置く場合
間違えたとき、誰が困るか	本人の生活が変わる	書き直せば済む	誰も困らない（後で気づける）
正解はどこにあるか	本人の中にしかない	専門職の判断の中にある	数字や様式の外側にある
確かめる方法があるか	本人に会わないと確かめられない	記録と突き合わせれば確かめられる	機械的に照合できる
やり直しがきくか	一度失った信頼は戻りにくい	次の計画で直せる	その場で直せる
例：本人の意向の確定	①人がやる	—	—
例：第2表の文案づくり	—	②AIが下書きし、人が直す	—
例：認定有効期間の期日管理	—	—	③AIが担い、人が確認する

AIに任せられない6つの場面｜線を引く理由を実務の言葉で（6場面・30行）

ここが本題です。「AIは判断しません」と一行で書くのは簡単ですが、現場で迷うのはその一行がどの場面のどの動作を指すのかが分からないときです。そこで、任せられない場面を6つに絞り、それぞれについて「AIが出せるところまで」「そこから先に人が要る理由」「任せてしまうと現場で何が起きるか」を並べます。理由は原理原則ではなく、実務で起きることの言葉で書いています。

本人の言葉を聞くこと

アセスメントの核は、情報を集めることではなく、本人が自分の言葉でどう言ったかを受け取ることです。「もう歩けないから」と言う人と「まだ歩けるうちに」と言う人では、同じ歩行状態でも計画の向きが逆になります。要約は、この向きを消してしまいます。要約された文は読みやすいのですが、読みやすさは、本人がそこで言いよどんだこと、言い直したこと、別の話にすり替えたことを、すべて平らにして得られたものです。面接した人だけが、その平らになった部分に何があったかを知っています。

具体の場面	AIが出せるところまで	そこから先に人が要る理由	任せてしまうと現場で起きること
初回訪問で「息子には迷惑をかけたくない」と繰り返す	発言の要旨を「家族への負担を気にしている」と整理する	繰り返したこと自体が重みで、回数と場面は面接した人しか知らない	第1表の意向が一般的な文になり、なぜその方針にしたかが後から説明できない
質問に答えず、別の話に移る	話題の一覧を並べる	答えなかったことが情報で、避けた話題は本人の言葉の外にある	「特に希望なし」と記録され、次の担当者が同じ質問を繰り返す
「別に」「なんでもいい」としか言わない	記載がないことを空欄として指摘する	諦めなのか遠慮なのか警戒なのかを、間の取り方から読む必要がある	意向欄が空欄のまま計画が進み、同意の場で初めて食い違いが出る
言葉と表情が食い違う	発言の内容だけを整える	食い違いは音声にも文字にも残らず、その場にいた人にしか見えない	本人が納得していない計画が、記録上は納得したことになる
本人ではなく家族が代わりに答える	発言者を分けて整理する	誰の意向かを確定するには、その場で本人に向き直って聞き直す必要がある	家族の意向が本人の意向として計画に載り、後で本人から異議が出る

意向の変化に気づくこと

モニタリングで難しいのは「変わったこと」を書くことではありません。変わりはじめていることに気づくことです。意向の変化は、たいてい大きな出来事としてではなく、小さな言い換えとして現れます。「行くのが楽しみ」が「行っている」に変わる、「自分でやる」が「やってもらってもいい」に変わる。前回の記録と今回の記録を並べて差分を出す仕組みは、文字が違えば差として拾いますが、同じ意味に見えるのに温度が違う言い換えは差として現れません。気づくのは、前回その人の前に座っていた人です。

具体の場面	AIが出せるところまで	そこから先に人が要る理由	任せてしまうと現場で起きること
通所の話題を出すと話をそらすようになった	通所に関する記載が減っていることを示す	減った理由が体調か人間関係か費用かは、聞かなければ分からない	「継続」と記録され続け、ある月から突然の利用中止として現れる
「まだ大丈夫」の意味が変わってきた	同じ表現が続いていることを示す	同じ言葉でも、以前は自信、今は我慢ということがある	目標が据え置かれ、実態と計画の距離が開いていく
家の中の物の置き場所が変わっている	記録に書かれた事実だけを整える	住まいの変化は訪問して見ないと分からず、本人は変化として話さない	生活動作の変化が計画に反映されず、転倒の危険が見過ごされる
家族の口数が減った	家族の発言量の変化を数として示すことはできない	介護を続けられるかどうかの前触れは、話の内容ではなく態度に出る	家族の限界が突然の申し出として現れ、調整の時間が取れない
「そろそろ考えないと」と一度だけ言った	一度の発言として記録に残す	それが将来の話なのか目前の決断なのかは、その場の空気でしか測れない	重い決断の入口が普通の会話として流れ、後から振り返れなくなる

家族関係の機微

家族の話は、書けば書くほど危ないという性質があります。支援経過は本人や関係者の目に触れうる記録で、誰が読むかを想像しながら、必要なことだけを残すという判断が要ります。下書きは、聞いた話を丁寧に文章化してしまうため、本来は書かないと決めるべきことまで整った文にして差し出します。「書かない」という判断は、文章を作る側からは決して出てきません。ここは人が引き受けるところです。

具体の場面	AIが出せるところまで	そこから先に人が要る理由	任せてしまうと現場で起きること
兄弟の間で費用負担の意見が割れている	やりとりの経過を時系列に整える	どこまで書くか、誰の発言として書くかは、後で読まれる場面を想像して決める	一方の発言だけが残り、記録が対立の材料になる
同居家族が本人の前では言えないことを別室で話した	内容を整理して文章にする	本人の目に触れる記録に載せてよいかを、話した人の意図から判断する	信頼して話してくれた人が、次から本当のことを話さなくなる
家族が支援に否定的で、本人は望んでいる	双方の意見を並記する	調整の順序と、誰から先に話すかを決めるのは関係の見立て	両者に同時に同じ説明をして、家庭内の対立を強める
虐待が疑われる兆候がある	観察した事実の記載を整える	通報や相談の要否は、事実の重さと緊急性を人が判断する	判断が遅れる、あるいは断定的な記載が残って関係が壊れる
別居の家族が久しぶりに関与し始めた	関与の経過を整理する	これまでの経緯を知る人でないと、今回の関与の意味を読み違える	過去の経緯を無視した調整になり、本人が板挟みになる

サービス事業所との関係

担当者会議も照会も、実態は人と人の交渉です。同じ依頼でも、いつ、誰に、どの順番で持ち込むかで結果が変わります。照会文の下書きは作れますが、「この事業所には電話で先に一報を入れてから文書を送る」といった関係の作法は、外からは見えません。また、断られたときにどう引き取るか、次に誰へ回すかという判断も、地域の資源の実情を知る人にしかできません。

具体の場面	AIが出せるところまで	そこから先に人が要る理由	任せてしまうと現場で起きること
欠席した担当者へ照会する	照会文の下書きと、聞きたい論点の一覧を作る	誰に、いつ、どの手段で聞くかは相手の事情を知る人が決める	一律の文面が送られ、回答が返らないまま会議の要点が空欄になる
サービスの曜日変更を頼む	変更後の予定案を組み立てる	受けられるかどうかは相手の人員の事情次第で、先に相談する順番がある	本人に先に伝えてしまい、後から調整がつかず約束が崩れる
提供内容の食い違いを指摘する	計画と提供票の相違点を抽出する	指摘の仕方によっては関係が悪化し、以後の情報が入らなくなる	事実の指摘だけが送られ、背景の確認をしないまま関係がこじれる
新しい事業所を探す	種別と地域の条件で候補を絞る	実際に受け入れられるか、本人と合うかは、直接聞かないと分からない	候補を本人に提示した後で受け入れ不可となり、選び直しになる
個別サービス計画の提出を求める	未提出の事業所を一覧にする	督促の頻度と伝え方は、これまでのやりとりを踏まえて決める	督促だけが積み重なり、書類は届くが中身の整合が確認されない

倫理的な判断

ケアマネジメントには、正解が一つに定まらない場面があります。本人の希望と安全が衝突するとき、どちらを優先するかは価値の選択であって、情報処理の結果ではありません。下書きは、こうした場面でも整った答えを出します。しかもその答えは、たいてい安全側に寄った、無難で反論しにくい文章になります。無難であることは、本人の希望を静かに削っているということでもあります。削るなら、削ると決めた人がいなければなりません。

具体の場面	AIが出せるところまで	そこから先に人が要る理由	任せてしまうと現場で起きること
転倒の危険があるが、本人は一人で歩きたい	危険と希望の両方を文章にする	どこまで危険を引き受けるかは、本人・家族と合意して決める価値の選択	安全側に寄った目標だけが残り、本人が計画から気持ちを離す
飲酒や喫煙を続けたいと本人が言う	健康上の一般的な留意点を並べる	生活の楽しみを取り上げる判断は、本人の人生観と切り離せない	一般論の注意書きが並び、本人が本当のことを話さなくなる
本人は在宅を望み、家族は施設を望む	双方の意向を整理し、選択肢を並べる	合意形成の場をどう作るかは、関係を見ながら人が設計する	選択肢の比較表が先に出て、話し合いの場が対決の場になる
本人の判断能力に不安がある	観察された事実を整理する	意思決定支援の進め方と、誰に相談するかは専門職の判断	家族の意向で進んでしまい、本人の意思の確認が飛ばされる
終末期に向けた話をいつ切り出すか	確認しておきたい事項を一覧にする	切り出す時期は、本人の受け止めと関係の深さで決まる	早すぎる説明で本人が身構える、または遅すぎて選択の機会を失う

説明して同意を得ること

同意は、書類に署名をもらう手続きではなく、説明した内容が本人に届いたことを確かめる過程です。届いたかどうかは、本人の反応を見て判断します。説明文の候補を用意することはできても、相手の表情を見て言い方を変え、途中で止めて聞き直し、分かっていない箇所を見つけて説明し直すという往復は、その場でしか成り立ちません。さらに、同意の日付は運営指導で確認される事項でもあり、提供開始より後に同意日が付いていないかは多くの保険者が公表資料で触れています。日付の管理は仕組みに任せられますが、同意そのものは人の仕事です。

具体の場面	AIが出せるところまで	そこから先に人が要る理由	任せてしまうと現場で起きること
計画原案を本人に説明する	専門用語の言い換え候補を用意する	理解できたかは反応を見ながら確かめ、その場で言い方を変える	説明した記録は残るが、本人が理解していない計画が動き出す
本人が「よく分からないが任せる」と言う	説明した事項の一覧を残す	任せるという言葉を同意として扱ってよいかは、人が判断する	同意欄は埋まるが、後日「聞いていない」という申し出につながる
家族だけが署名しようとする	署名欄の未記入を検出する	本人の同意が確認できるかを、その場で確かめる必要がある	本人の同意が確認できない書類が残る（複数の保険者が公表資料で挙げている）
サービス利用票の同意を得る時期	同意日と利用開始日の前後関係を照合する	間に合わない場合にどう手当てするかは人が決める	利用開始後や翌月に同意日が付き、指導の対象として指摘される
計画を変更したときの説明	変更点の一覧を作る	軽微な変更として扱うかどうかの判断と、その理由の記載は人が行う	変更の経緯が残らず、なぜ変えたかを後から説明できない

6つに共通しているのは、「その場にいた人しか持っていない情報」がかかわっていることです。逆に言えば、その場にいなくても分かることは、任せてよい可能性が高い。迷ったときは「この判断の材料は、記録の中にあるか、それとも本人の前にしかなかったか」と問い直してください。

AIの下書きが崩れる4つの型｜悪い例と、そのまま使える良い例（32組）

下書きの失敗は、毎回ばらばらに起きているように見えて、実は4つの型に収まります。①本人の言葉が要約されて消える、②前回の文がそのまま引き継がれる、③もっともらしい一般論で埋まる、④ニーズが「できないこと」の並びになる、の4つです。型が分かれば、読み返すときにどこを見ればよいかが決まります。以下は架空の利用者による記載例です。良い例は主語・時刻・数・観察した根拠を含む形にしてあります。そのまま貼るのではなく、目の前の方の事実に置き換えてお使いください。

型1：本人の言葉が要約されて消える

もっとも多く、もっとも取り返しがつかない型です。本人の言い回しは、意向の根拠そのものです。これが一般的な語に置き換わると、第1表の「利用者及び家族の生活に対する意向を踏まえた課題分析の結果」が意向の紹介だけで終わり、課題分析の結果が読み取れない記載になります。姫路市が公表した実地指導結果には、この欄に課題分析の結果が記載されていなかった事例が挙げられ、適切なアセスメントやモニタリングの評価が行えていない可能性がある、と示されています。

場面・欄	AIの下書き（悪い例）	直した文（そのまま使える良い例）
第1表本人の意向	在宅での生活の継続を希望している。	「畑をもう一度見に行きたい」と話される。令和8年6月10日の訪問時、居間から畑の方を指して2回同じ言葉を繰り返された。屋外歩行の可否が、本人にとっての生活の中心にある。
第1表家族の意向	家族は本人の在宅生活を支援したいと考えている。	長女は「平日は仕事があり、朝の30分と夜の1時間しか手が空かない」と話す。支援したい気持ちはあるが、時間帯が限られることを本人にどう伝えるか迷っている。
第1表課題分析の結果	安全に在宅生活を送れるよう支援が必要である。	本人が望む屋外歩行に対し、玄関の上がりかまち（高さ約20センチ）を一人で越えられないことが妨げになっている。上がりかまちの昇降が自分でできれば、外出の頻度は本人の希望に近づく。
アセスメント本人の発言欄	入浴に不安を感じている。	「湯船をまたぐときに足が上がらん」と本人。実際に浴室で動作を見たところ、右足を上げる際に浴槽の縁に足先が当たる場面が2回あった。
アセスメント意欲の記載	意欲は保たれている。	「デイでやっとる体操は家でもやっとる」と話され、居間の壁にリハビリの用紙が貼ってあった。自宅で継続している運動があることを本人が自負している。
モニタリング本人の受け止め	本人は現在のサービスに満足している。	「風呂に入れるのはありがたいが、送迎の車で酔うことがある」と本人。令和8年7月の利用日のうち2回、帰宅後に横になっていたと長女から聞き取った。
支援経過電話の記録	本人より相談の電話があり、対応した。	令和8年7月8日14時20分、本人より電話。「夜中にトイレで転びそうになった」との内容。転倒の有無を確認したところ、壁に手をついて持ちこたえたとのこと。同日中に長女へ連絡し、夜間の照明の位置を確認することとした。
第4表本人の発言	本人からも同意が得られた。	本人より「週2回なら行ってもいい。ただし午前中がいい」との発言。午後は昼寝の習慣があるためとの理由が本人から示された。

型2：前回の文がそのまま引き継がれる

下書きは、直前の資料に強く引きずられます。前回の計画やモニタリング記録を参照させると、変わっていない箇所ほど前回の文が正確に再現され、結果として「変化がない計画」が出来上がります。姫路市の実地指導結果には、前回の意向から大きな変化がないことを理由に前回の第1表を流用し、第2表・第3表のみ新たに作成していた事例が挙げられています。金沢市の集団指導資料でも、実施状況の把握を行わないまま多数の利用者に対し一律に短期目標の期間を延長していた事例が挙げられています。流用そのものではなく、流用したことに気づけない状態が問題です。

場面・欄	AIの下書き（悪い例）	直した文（そのまま使える良い例）
第2表短期目標の期間	令和8年7月1日〜令和9年6月30日（前回と同一）	令和8年7月1日〜令和8年12月31日。前回期間中に浴槽のまたぎ動作が介助ありで可能となったため、次の段階として手すり使用での自立を6か月で目指す。
第2表長期目標	安全に在宅生活を継続する。（前回と同一表現）	手すりを使って一人で浴室に入り、週2回自宅で入浴できる状態を維持する。
モニタリング前回からの変化	大きな変化はみられない。	前回（令和8年6月）は屋内歩行に伝い歩きが必要だったが、今回は台所からトイレまでの約6メートルを手すりなしで往復された。一方で夕方以降はふらつきがあり、時間帯による差が出ている。
モニタリング目標の達成状況	目標に沿って支援を継続している。	短期目標「手すりを使ってトイレまで移動する」は、日中は達成。夜間は間に合わないことが週2回程度あり、長女がポータブルトイレを居室に移した。夜間の動線を目標に加える必要がある。
支援経過定例の記載	訪問し、状況を確認した。特に問題なし。	令和8年7月15日10時、居宅を訪問し本人と面接。前回設置した玄関の手すりを使って上がりかまちを昇降される様子を確認した。所要はおよそ15秒で、前回のように手をつく場面はなかった。
第4表会議の要点	各担当者より、現状のまま継続との意見。	通所介護の担当者より「6月から入浴時のまたぎ動作に介助が不要になった」との報告。福祉用具の担当者より「浴室の手すりは現在の高さで支障ないが、体重の変化があれば再検討したい」との意見。
第2表サービス内容	通所介護（週2回）／福祉用具貸与（前回のまま）	通所介護（週2回・入浴と下肢の運動）／福祉用具貸与（浴室手すり・玄関手すり）。7月に自宅での入浴が可能になったため、通所での入浴は本人の希望により継続とし、9月のモニタリングで要否を再確認する。
第1表総合的な援助の方針	安心して在宅生活が送れるよう、関係機関と連携して支援します。（前回と同一）	入浴と外出という本人が大事にしている二つの場面を軸に支援します。夕方以降のふらつきが増えているため、夜間の動線の安全確保を当面の重点とし、9月に再評価します。

型3：もっともらしい一般論で埋まる

情報が足りないとき、下書きは空欄にせず、どの利用者にも当てはまる文で埋めます。これが厄介なのは、読み返しても違和感が出ないことです。文法も体裁も正しく、指摘しにくい。岡山市の集団指導資料には、複数の利用者の計画の内容が一律である、長期目標と短期目標が同一の表現である、といった不適切事例が挙げられています。見分け方は簡単で、その文から利用者の名前を消しても意味が通るなら一般論です。固有の事実（時刻・回数・場所・道具・本人の言葉）が一つも入っていない文は、書き直しの対象になります。

場面・欄	AIの下書き（悪い例）	直した文（そのまま使える良い例）
第2表ニーズ	安全に日常生活を送りたい。	夕食後にトイレへ行く際にふらつくため、夜間も転ばずにトイレへ行けるようにしたい。
第2表サービス内容	必要な支援を行う。	訪問介護：起床後の更衣と朝食の準備（週3回・7時30分から8時15分）。福祉用具貸与：居室からトイレまでの手すり2本。
第1表援助の方針	本人の意思を尊重し、自立支援に努めます。	本人が続けたいと話す「朝の散歩」を軸に、玄関の昇降と屋外の平地歩行を安全にできる状態を目標にします。天候の悪い日は屋内での運動に置き換え、長女が週末に同行します。
モニタリング満足度	本人・家族とも現在の支援に満足している。	本人は「風呂の手すりは高さがちょうどいい」と話す一方、「送迎の時間が早すぎる」との意見あり。長女からは「朝の準備が間に合う日が増えた」との評価を得た。
第4表専門的見地からの意見	各担当者より、専門的見地からの意見を得た。	通所介護の担当者：「入浴時の見守りは継続が必要。移乗は7月から自立」。福祉用具の担当者：「手すりの高さは現状で適合。体重変化時に再調整する」。訪問介護の担当者：「朝の更衣は上衣のみ介助で可能」。
支援経過事業所との調整	関係機関と連絡調整を行った。	令和8年7月20日15時、通所介護の担当者へ電話。送迎の到着時刻を8時30分から9時00分に変更できるか照会。7月22日に「9時00分で調整可能」との回答を得た。
アセスメント住環境	住環境に一部課題がみられる。	玄関の上がりかまちが高さ約20センチ。浴室の入口に約5センチの段差あり。廊下の照明は天井の1灯のみで、夜間はトイレまでの約4メートルが暗い。
モニタリング計画変更の要否	引き続き現在の計画で支援を継続する。	夜間の転倒しかけが週2回程度あるため、夜間の動線に関する目標の追加が必要と判断した。次回のサービス担当者会議で、居室内のポータブルトイレの位置と照明の追加を検討する。

型4：ニーズが「できないこと」の並びになる

課題分析の結果を渡すと、下書きはできないことの一覧をそのままニーズ欄に並べます。「入浴ができない」「調理ができない」「外出ができない」。これは課題の記述であってニーズではありません。ニーズは、本人がどうなりたいかを含んだ文です。姫路市の実地指導結果には、第2表の目標欄に利用者の目標ではなく事業者が提供すべきサービス内容が記載されていた事例が挙げられ、目標とは利用者がサービスを受けつつ到達しようとするものである旨が示されています。「できない」を「したい」に直すとき、その「したい」は本人が言ったことでなければなりません。

場面・欄	AIの下書き（悪い例）	直した文（そのまま使える良い例）
第2表ニーズ（入浴）	一人で入浴できない。	自宅の湯船につかりたい。またぎ動作に不安があるため、支えがあれば週2回は自宅で入浴したい。
第2表ニーズ（調理）	調理ができない。	味噌汁だけは自分で作りたい。立って火を使う時間が10分を超えると足がつらいため、座って準備できる形にしたい。
第2表ニーズ（外出）	外出ができない。	月に1回、近所の墓参りに行きたい。玄関の段差と、片道約300メートルの平地歩行が課題になっている。
第2表ニーズ（服薬）	服薬管理ができない。	薬を自分で管理したい。朝と夕の区別がつきにくいため、見て分かる仕組みがあれば自分で続けられる。
第2表目標（悪い例は事業者側の記述）	安全に入浴介助を実施する。	手すりを使って、自分で湯船をまたぐことができる。
第2表ニーズ（家族）	家族の介護負担が大きい。	長女が仕事を続けながら介護を続けられるようにしたい。朝の30分に支援が入れば、出勤時刻に間に合う。
第2表ニーズ（人との関わり）	社会参加ができていない。	以前通っていた囲碁の集まりに、月2回は顔を出したい。会場までの移動と、2時間座り続けることが心配。
第2表ニーズ（意欲の記述）	意欲の低下がみられ、活動性の向上が必要である。	「畑をもう一度見に行きたい」と本人。畑までの約80メートルを、休みながらでも自分の足で歩けるようになりたい。

4つの型に共通するのは、下書きが「読める文」を作ることに最適化されている点です。読める文は、事実が足りなくても作れます。読み返すときは、文章の良し悪しではなく「この文の中に、その人にしかない事実がいくつ入っているか」を数えてください。ゼロなら、書き直す合図です。

計画に載せる前に決める4つ｜確認者・根拠・説明・修正履歴の記入欄（4項目・42行）

下書きを使うかどうかより、下書きを計画に載せる前に何を決めておくかのほうが、後になって効いてきます。決めておくのは4つだけです。誰が確認するか／根拠をどこに残すか／本人に説明できるか／直した履歴をどう残すか。この4つは、いずれも「AIのため」ではなく、半年後に記録を読み返す人と、運営指導で確認する人のために決めるものです。記入欄は事業所ごとに埋めてお使いください。

誰が確認するか（責任の所在を先に決める）

確認者が決まっていないと、「作った人が確認した」ことになり、実質的に確認がなくなります。一次確認と最終確認を分け、最終確認は署名する人に置くのが基本です。担当件数が多い時期ほど、一次確認を省いてよいかの誘惑が来るので、省いてよい場面をあらかじめ書いておくと運用が崩れにくくなります。

対象となる出力	一次確認	最終確認（記入欄）	確認したことが分かる証跡
アセスメントの整理結果	面接した介護支援専門員	（　　　　　）	アセスメントシートへの追記と面接日の記載
第1表の方針の文案	担当の介護支援専門員	（　　　　　）	計画作成日と作成者名の記載
第2表のニーズ・目標の文案	担当の介護支援専門員	（　　　　　）	第2表の記載と、課題分析の記録との対応
第4表の会議記録の文案	会議に出席した介護支援専門員	（　　　　　）	第4表の出席者欄と、照会の記録
モニタリング記録の文案	訪問した介護支援専門員	（　　　　　）	モニタリング記録の訪問日と面接場所の記載
支援経過の整形結果	記載した介護支援専門員	（　　　　　）	第5表の日付・相手・内容の記載
給付管理の突合結果	事務担当者	（　　　　　）	提供票・利用票と計画の照合の記録
期日管理の一覧	事務担当者	（　　　　　）	認定有効期間の管理表と、確認した日の記載

根拠をどこに残すか（後から追えるようにする）

「なぜこう書いたか」を追えるようにしておくことは、AIを使うかどうかにかかわらず必要ですが、下書きを使うと根拠のない文が根拠のある文と同じ見た目で並ぶため、あらかじめ置き場所を決めておく価値が上がります。運営指導の場面で確認文書として求められるものと同じ場所に残すのが、いちばん手間が少ない方法です。

出力の種類	根拠として残すもの	残す場所	事業所の定め（記入欄）
課題の確定	面接で聞き取った本人の発言、観察した事実	アセスメントシート、支援経過	（　　　　　）
目標の設定	課題との対応、期間を決めた理由	第2表、支援経過	（　　　　　）
期間の設定	長期目標に至る段階としての位置づけ	第2表、モニタリング記録	（　　　　　）
サービスの位置付け	担当者会議での意見、本人の希望	第2表、第4表	（　　　　　）
医療サービスの位置付け	主治の医師等の意見を求めた記録	支援経過、照会文と回答	（　　　　　）
計画の変更	見直しの要否を判断した理由	支援経過、モニタリング記録	（　　　　　）
軽微な変更としての取扱い	そう判断した理由	支援経過	（　　　　　）
モニタリングの結果	訪問日、面接した場所、達成状況の評価	モニタリング記録、支援経過	（　　　　　）
交付の事実	交付先の事業所名、交付日、交付方法	支援経過、交付記録	（　　　　　）
同意の取得	説明した日、同意した日、同意した人	同意の記録、支援経過	（　　　　　）

本人に説明できるか（説明できない文は載せない）

いちばん実用的な検査は、「この文を本人の前で読み上げられるか」です。読み上げにくい文には、たいてい理由があります。本人が言っていないことが書かれている、事業者側の都合が目標の顔をしている、評価の言葉が本人の人格に向かっている、のいずれかです。下は、読み上げにくい表現と、そのまま読み上げられる表現の対照です。

場面	本人の前で読み上げにくい表現（悪い例）	そのまま読み上げられる表現（良い例）
意欲の記載	意欲の低下がみられる。	「今はあまり気が乗らない」と話される日が、7月は週の半分ほどあった。
家族の状況	家族の介護力が不足している。	長女は平日の朝と夜に時間を取れるが、日中は勤務のため対応が難しい。
本人の理解	理解力の低下により説明が困難。	一度に多くを説明すると聞き返しが増えるため、1回に1件ずつ、紙に書いてお伝えする。
生活の様子	不衛生な環境である。	台所の流し台に食器が数日分たまっており、本人は「腰をかがめるのがつらい」と話す。
拒否の記載	サービスを拒否している。	「知らない人が家に入るのは落ち着かない」と話され、初回は長女の同席を希望された。
目標の書き方	転倒事故の防止に努める。	手すりを使って、夜間もトイレまで一人で行ける。
見守りの記載	常時見守りが必要な状態である。	入浴時のまたぎ動作の前後は、そばで声をかける支援が必要。
約束の書き方	「今後、絶対に転ばせません」（このような書き方はしない）	転びやすい場面（夜間・浴室）を減らす方法を、本人・家族と決めて実行する。

直した履歴をどう残すか

下書きのどこを直したかを残すのは、記録のためだけではありません。次に同じ直しをしなくて済むようにするためです。直した箇所には偏りがあり、事業所ごとに違います。偏りが見えると、入力の渡し方を変えるべきか、そもそも渡すべきでない工程だったのかが分かります。なお、事業所内で共有するときは、利用者が特定されない形（欄と直しの型だけ）にしてください。

残すもの	書き方	見返す頻度	事業所の定め（記入欄）
直した欄	第1表の意向、第2表のニーズ、など欄ごとに記録する	月1回	（　　　　　）
直しの型	前掲の4つの型（言葉が消えた／引き継がれた／一般論／できないことの並び）で分類する	月1回	（　　　　　）
直した理由	本人の発言と違った、前回のままだった、など一言で残す	月1回	（　　　　　）
直さずに使った箇所	そのまま使った欄と、その判断をした人	月1回	（　　　　　）
入力の渡し方	どの情報を渡したときに直しが少なかったか	四半期に1回	（　　　　　）
工程の見直し	直しが多すぎる工程を①へ戻すかどうか	四半期に1回	（　　　　　）

本人・家族へのAI利用の説明（事業所の定めとして決める）

記録の作成に外部のサービスを使う場合、個人情報の利用目的の範囲に含まれているかを確認する必要があります。説明や同意の法的な要否は、扱う情報の内容・契約の形・保険者の運用によって異なるため、ここでは断定しません。重要事項説明書や個人情報使用同意書の記載を含め、取扱いは指定権者および顧問の専門職にご確認ください。そのうえで、説明すると決めた場合に何をどう伝えるかを、事業所の定めとして先に決めておくと、職員ごとの説明のばらつきがなくなります。下は説明する事項の候補と、言い方の例です。

説明する事項	説明の言い方（例）	事業所の定め（記入欄）
何に使うか	「記録の下書きを作るのに、パソコンの仕組みを使っています」	（使う・使わない／対象の書類：　　　　　）
誰が仕上げるか	「下書きは道具が作りますが、内容を決めて仕上げるのは担当のケアマネジャーです」	（最終確認者：　　　　　）
何を入力するか	「お名前や住所は入力せず、記号に置き換えています」	（入力してよい項目：　　　　　）
どこに保管されるか	「保管の場所と期間は、契約で定めたとおりに管理しています」	（保管場所・期間：　　　　　）
学習に使われるか	「入力した内容が別の目的に使われない設定にしています」	（設定の確認者・確認日：　　　　　）
断ることができるか	「使わないでほしいというご希望があれば、そのように対応します」	（断られた場合の運用：　　　　　）
間違いがあったとき	「記載に違うところがあれば、その場でおっしゃってください。直します」	（訂正の手順：　　　　　）
誰に聞けばよいか	「ご不明な点は、事業所の管理者までお尋ねください」	（問い合わせ窓口：　　　　　）
記録として残すか	説明した日と、説明した相手を支援経過に残す	（残す・残さない／記載場所：　　　　　）
書面にするか	重要事項説明書・個人情報使用同意書の記載との関係を確認する	（確認した日・確認者：　　　　　）

なお、個人情報使用同意書について、家族の同意欄や使用期間の記載に関する指摘が複数の保険者の公表資料に見られます。広島市・大阪市・福岡県介護保険広域連合の資料には、同意書に家族の同意欄や使用期間がない事例が挙げられています。千葉県の集団指導資料にも、サービス担当者会議等での個人情報の使用について家族から文書で同意を得ていない事例が挙げられています。AIの利用を説明に加えるかどうかを検討する前に、まず現在の同意書の記載が実態と合っているかを確認してください。

運営指導での指摘と下書きの関係｜自治体の公表事例との対照（公表事例24件）

ここまでの話は、精神論ではありません。各保険者が公表している運営指導の指摘事例を読むと、下書きをそのまま使ったときに起きやすい崩れ方と、実際に指摘されている内容がほぼ重なっていることが分かります。「計画上の時間を機械的に記録している」「丸写し」「内容が漠然としている」といった指摘は、AIが登場する前から挙がっていたものですが、下書きを使うと同じ状態により速く、より整った見た目で到達してしまいます。以下は、実在の公表資料から引いた指摘と、その点検の観点です。なお、確認の観点・様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。

公表されている指摘（要旨）	出典（自治体名・資料名）	下書きをそのまま使うと起きやすい理由	点検の観点
サービス提供の記録に、計画に位置付けられた時間を機械的に記録しているケースが多数見受けられた	松山市「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」	予定の時刻をそのまま記録欄へ流し込む形の下書きは、実績との差が出ない	記録の開始・終了時刻が、実際に行った時刻になっているか
サービス提供の記録が「特変なし」等のみで、利用者の心身の状況が記録されていない	松山市「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」	情報が足りないとき、下書きは定型句で欄を埋めて完成した形にする	定型句だけの記録が続いていないか、月ごとに抽出して点検しているか
個別サービス計画の目標が、居宅サービス計画の丸写しになっている	仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等」（令和6年6月集団指導）	既存の文書を参照させると、参照元の表現がそのまま再現されやすい	事業所固有の内容になっているか、短期目標に沿っているか
モニタリングの内容が漠然としており、意向・満足度・目標の達成度・実施状況が確認できなかった	仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等」（令和6年6月集団指導）	一般論で埋まった文は、体裁が整っているため読み返しで気づきにくい	達成度・意向・満足度・変更の要否が、それぞれ書かれているか
前回の第1表を流用し、第2表・第3表のみ新たに作成していた	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	「変化なし」と判断した箇所ほど、前回の文がそのまま引き継がれる	一連の業務を行ったうえで作成しているか、経過に記録があるか
第1表の「利用者及び家族の生活に対する意向を踏まえた課題分析の結果」に課題分析の結果が記載されていない	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	意向の要約は作れるが、課題分析の結果は面接した人の解釈がないと書けない	意向の記載だけで終わらず、解決すべき課題まで書かれているか
目標欄に、利用者の目標ではなく事業者が提供すべきサービス内容が記載されていた	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	課題の一覧を渡すと、提供行為の記述がそのまま目標欄に並ぶ	目標が、本人が到達しようとする状態として書かれているか
長期目標の期間が、恒常的に認定有効期間と同じ期間に設定されていた	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	期間欄は初期値が入りやすく、下書きは前例の期間をそのまま置く	期間が、課題の解決に要する見込みから設定されているか
居宅サービス計画作成（変更）日が、すべて認定有効期間の開始日になっていた	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	日付の自動補完は便利だが、実際の作成日と一致しないまま残る	作成日が実際に作成した日になっているか、前後関係に矛盾がないか
短期目標の期間終了前に実施状況の把握を行わず、多数の利用者に一律に期間を延長していた	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」	一括処理は速いが、一人ずつ見る工程が飛ばされていることに気づきにくい	期間の延長ごとに、実施状況の把握と評価の記録があるか
サービス担当者会議の開催を省略した場合に、軽微な変更と判断した根拠の記録がない	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」	省略という判断は文章として残りにくく、下書きの対象にもならない	軽微な変更として扱った理由が、支援経過に書かれているか
複数の利用者の計画の内容が一律である／長期目標と短期目標が同一の表現である	岡山市「令和7年度集団指導資料本編１（居宅介護支援・介護予防支援）」	同じ手順で文案を作ると、利用者が違っても似た文面に収束する	複数の計画を並べて読み、同じ言い回しが繰り返されていないか
本人が行うことや家族の支援、インフォーマルサービスが全く位置付けられていない	岡山市「令和7年度集団指導資料本編１（居宅介護支援・介護予防支援）」	保険サービスの情報だけを渡すと、保険外の支援は出力に現れない	本人・家族・地域の支援の欄が空欄のままになっていないか
モニタリングを電話で行い、居宅を訪問して面接していない／特段の事情の記載がない	豊島区「居宅介護支援事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和4年度・22事業所）」	記録の文章は作れても、訪問した事実そのものは作れない	訪問月・面接場所・特段の事情の記載が、利用者ごとにそろっているか
担当者に専門的な見地から意見を求めたことが、会議の要点の記録から確認できない	豊島区「居宅介護支援事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和4年度・22事業所）」	発言の要約は、誰の専門的見地からの意見かという帰属を落としやすい	担当者ごとに意見が個別に記載されているか、照会内容と回答があるか
計画の交付先が「担当者へ交付」としか記載されておらず、交付先が特定できない	豊島区「居宅介護支援事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和4年度・22事業所）」	まとめ表現は読みやすいが、誰に渡したかという事実を消してしまう	交付先の事業所名・交付日・交付方法が個別に記録されているか
計画変更時に担当者会議を開催していない／一部の事業所しか招集していない	北九州市「令和7年度ケアプラン点検実施結果」	招集先の一覧が前回のままだと、新たに位置付けたサービスが漏れる	計画に位置付けた全ての担当者に、招集または照会をしているか
モニタリングの記録がない／実施日が支援経過と一致しない	北九州市「令和7年度ケアプラン点検実施結果」	複数の様式へ同じ内容を書き分けると、日付だけが食い違って残る	モニタリング記録と支援経過の日付が一致しているか
サービス利用開始後に、利用票の同意・交付を行っていた	北九州市「令和7年度ケアプラン点検実施結果」	書類の作成が速くなっても、同意を得る順序は変わらない	同意日が、サービスの提供開始日より前になっているか
サービス利用票の同意が翌月になっている（運営基準に関する減算として指摘）	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」	月次の処理をまとめて行うと、同意の時期だけが後ろにずれる	毎月の同意の取得時期を、利用者ごとに管理しているか
主治の医師等への居宅サービス計画の交付が確認できない	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」	交付先の一覧に医療機関が含まれていないと、出力にも現れない	医療サービスを位置付けた場合の交付の記録があるか
個別サービス計画の評価が「〇△✕」の記載のみで、実施状況を把握しているといえない	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1	記号は集計しやすいが、評価の中身が残らない	評価が、目標に対して具体的に書かれているか
事業所として行ったアセスメントの記録がない、または内容が具体的でない	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1	チェック欄だけが埋まり、備考が空欄のまま整った書式になる	どのような課題があり、どのような援助が必要かが読み取れるか
「軽微な変更」の取扱いについて、支援経過に記録がない	福岡県介護保険広域連合「居宅介護支援事業者等集団指導資料（令和6年度版）」	判断そのものは文章として現れないため、書き忘れても違和感がない	判断理由と、軽微な変更として扱った旨が支援経過にあるか

別添1（居宅介護支援）の確認項目と、AIが関与できる範囲

厚生労働省の運営指導マニュアル別添1には、サービスごとに確認項目と確認文書が示されています。居宅介護支援の部分を、その項目に対してAIが関与できるのはどこまでかという視点で並べ直すと、「文書は下書きできても、行為そのものは下書きできない」という当たり前の線がはっきりします。確認されるのは行為の記録であって、文章の出来ではありません。

確認項目（別添1・居宅介護支援）	確認文書として挙げられているもの	AIが関与できる範囲	関与できない部分
内容及び手続の説明及び同意	重要事項説明書、同意があったことがわかるもの、利用契約書	説明で使う言い換えの候補、書式の空欄の検出	説明する行為と、理解を確かめること
利用者の希望とアセスメントに基づく総合的な計画の作成	アセスメントシート、居宅サービス計画	課題の整理と文案の作成	面接と、課題を確定する判断
保険外のサービスを含めた総合的な計画になっているか	居宅サービス計画、支援経過記録等	記載欄の空欄の指摘	地域の資源を知り、位置付けを決めること
サービス担当者会議を開催し、専門的見地からの意見を求めているか	サービス担当者会議の記録	招集通知・照会文の下書き、記録の整形	会議を開くこと、意見を集約すること
定期的にモニタリングを行っているか	モニタリングの記録	実施月の抜けの一覧化	訪問と面接
利用者及び担当者への説明・同意・交付を行っているか	居宅サービス計画、支援経過記録等	交付先の一覧化、交付状況の管理	説明と、同意を得ること
担当者から個別サービス計画の提供を受けているか（整合性の確認）	個別サービス計画	未提出の一覧化、記載の突合の候補提示	整合していないときの調整
受給資格等の確認	介護保険番号、有効期限等を確認している記録等	有効期限の期日管理	被保険者証の現物の確認
従業者の員数、必要な資格、専門員証の有効期限	勤務実績表、勤務体制一覧表、従業者の資格証	期限の一覧化	実際の配置と勤務の管理
秘密保持等（個人情報の利用に関する同意）	個人情報同意書、従業者の秘密保持誓約書	同意書の未取得の一覧化	同意を得る説明と、取扱いの決定
苦情処理	苦情の受付簿、苦情者への対応記録、苦情対応マニュアル	受付記録の整形	苦情への対応そのもの
事故発生時の対応	事故対応マニュアル、市町村・家族等への報告記録、再発防止策の検討の記録	報告書の様式の空欄の検出	報告の要否の判断と、再発防止の検討

加算・減算にかかわる場面は、判定ではなく対照表で持つ

下書きに加算の可否を尋ねるのは、もっとも危ない使い方です。要件の充足は、告示等の定めと貴事業所の実際の登録内容・体制を突き合わせて初めて確認できるもので、文章を作る仕組みが判断するものではありません。そこで、加算・減算にかかわる場面は「取れる／取れない」ではなく、定めと自事業所の状況を並べた対照表として持ってください。空欄を埋めるのは事業所で、確認するのは保険者（指定権者）です。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

場面	告示・基準等の定め（要旨）	貴事業所の登録・体制（記入欄）	運営指導で確認される文書
サービス担当者会議の開催	計画に位置付けた担当者を招集し、専門的見地からの意見を求めることが定められている	（開催の記録の保管場所：　　　／欠席者への照会の手順：　　　）	サービス担当者会議の記録、照会文と回答
モニタリングの実施	特段の事情のない限り、少なくとも1月に1回、居宅を訪問して面接し、結果を記録することが定められている	（実施状況の管理方法：　　　／特段の事情の記載欄：　　　）	モニタリングの記録、支援経過
計画の説明・同意・交付	原案の内容について利用者又はその家族に説明し、文書により同意を得て、交付することが定められている	（同意の取得時期の管理：　　　／交付先の一覧：　　　）	居宅サービス計画、同意の記録、交付の記録
複数の事業者の紹介等の説明	契約時に説明すべき事項が定められている	（説明した記録の保管：　　　）	重要事項説明書、説明の記録
医療サービスの位置付け	主治の医師等の意見を求め、計画を交付することが定められている	（照会と交付の記録の残し方：　　　）	支援経過、照会文と回答、交付の記録
入院時・退院時の情報連携	情報提供や面談の時期・方法について定めがある	（提供日・受領確認の記録方法：　　　）	情報提供の記録、面談の記録
特定事業所加算に関する体制	人員配置・会議の開催・研修の実施等について定めがある	（届出の内容：　　　／会議と研修の記録の保管：　　　）	勤務体制一覧表、会議の記録、研修計画と実施記録
居宅介護支援費の区分に関する要件	区分ごとに要件が定められている	（届出している区分：　　　／要件の確認日：　　　）	届出の写し、体制が分かる文書