介護の労務管理｜残業・直行直帰の打刻とよくある課題

介護の現場は、直行直帰の訪問や夜勤、複数事業所の兼務など、一般的な職場よりも勤怠管理が複雑になりがちです。打刻のもれや集計ミスは、残業代の未払いや人員基準の問題にもつながります。本記事では、介護の労務管理でよくある課題と対策を解説します。

介護の労務管理が難しい理由

直行直帰――訪問先へ直接行くため、事業所で打刻できない
訪問先での勤務――移動時間と訪問時間の区別
夜勤・交代制――日をまたぐ勤務の集計
兼務・複数事業所――勤務先ごとの時間管理

正確な勤怠管理が必要な理由

残業代の正しい計算とトラブル防止
人員基準（常勤換算）の根拠
処遇改善加算など賃金改善の説明

課題への対策

スマートフォンでその場で打刻できる仕組みにする
打刻データを自動で集計し、手作業を減らす
打刻もれをすぐ確認・修正できるようにする

勤怠を、現場に合わせて管理する

介護記録AI「神マナ」の勤怠マナは、QRコードでその場で打刻でき、訪問先や複数拠点でも勤務時間を正確に記録。月間集計をワンタップでExcelへ出力でき、労務管理の負担を減らします。利用者さま3名まで・期限なく無料でお試しいただけます。

介護の労務管理でよくある課題と対応

介護現場の労務管理では、直行直帰や不規則な勤務による打刻・集計の難しさが課題です。対応のポイントを整理しました。

課題	対応のポイント
直行直帰の打刻	スマホ・QRコードでの打刻で正確に記録する
残業・休憩の管理	実働時間を正しく把握し、是正につなげる
不規則な勤務	シフトと勤怠を連動させて集計を効率化する
記録の保存	勤怠に関する記録を適切に保管する

介護の労務管理が難しい5つの理由

要因	起きること
変則的な勤務	早番・遅番・夜勤が混在し、労働時間の管理が複雑になる
直行直帰	訪問系では事業所を経由しないため、勤務時間の把握が難しい
移動時間	労働時間にあたるかの整理が要る
記録の残業	業務時間後に記録を書く習慣が残りやすい
オンコール	待機時間の扱いと手当の設計が必要

打刻の実態が労働時間と合っているか

最も多い問題が「打刻してから記録を書く」「打刻前に申し送りを受ける」という状態です。実態と乖離した打刻は、未払い残業の問題につながります。

始業前の申し送り・朝礼の取り扱いを、事業所としてどう定めているか（記入欄）。扱いは社会保険労務士等にご確認ください
終業後の記録の作成も同様です
移動時間の扱いを就業規則で整理します
直行直帰の場合の勤務時間の把握方法を決めます
自宅での記録作成を前提にしない運用へ

36協定と時間外労働の上限

36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出ていること
協定の内容と、実際の残業時間が乖離していないこと
時間外労働の上限規制の対象であること
医師の面接指導が必要になる水準を把握しておくこと
年5日の年次有給休暇の取得義務

まず整えること

就業規則を最新にする——変則勤務、移動時間、オンコールの扱いを明記
打刻の運用を実態に合わせる
労働時間を月次で集計し、見える化する
偏りを確認する——特定の職員に残業や夜勤が集中していないか
有給の取得状況を管理する

移動時間と直行直帰の扱い

場面	考え方
事業所から訪問先への移動	取り扱いを事業所としてどう定めているか（記入欄）。社会保険労務士等にご確認ください
訪問先から次の訪問先への移動	同上
自宅から最初の訪問先（直行）	通勤にあたるか業務かで判断が分かれます。就業規則で整理します
最後の訪問先から自宅（直帰）	同上
移動中の待機	指揮命令下にあるかで判断します
移動中の記録作成	取り扱いを事業所としてどう定めているか（記入欄）。社会保険労務士等にご確認ください

⚠訪問と訪問の間の空き時間の扱いは、事業所によって運用が分かれます。自由に過ごせるのか、待機を求めるのかで判断が変わるため、就業規則で明確にしておきます。

年5日の有給取得義務

年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者が対象です
使用者が時季を指定して取得させる義務があります
年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存が求められます
違反には罰則があります
シフト制の職場では、計画的な付与が現実的です

管理者がまず確認すること

就業規則が最新か（変則勤務、移動時間、オンコールの記載）
36協定を届け出ており、内容が実態と合っているか
打刻の実態が労働時間と一致しているか
職員別の時間外労働を月次で把握しているか
年次有給休暇管理簿を作成しているか
健康診断を実施し、記録を残しているか

労務についてよくある疑問

よくある疑問	考え方
夜勤明けは休日にあたるか	原則、休日にはあたりません。勤務が終了した日の扱いになります
移動中に事故が起きたら	業務中であれば労災の対象になり得ます。通勤との区別が問題になります
オンコール待機の取り扱い	待機中に何ができる状態かを書き出し（記入欄）、扱いは社会保険労務士等にご確認ください
変形労働時間制を検討するとき	制度の可否・手続きは社会保険労務士等にご確認ください。当社は助言・代行を行いません
短時間勤務の職員が多い	常勤換算での人員基準の充足を、毎月確認する必要があります
副業の取り扱いを決めるとき	事業所としての定め（記入欄）。扱いは社会保険労務士等にご確認ください

就業規則に書いておきたい項目

変則勤務の種類と、それぞれの勤務時間・休憩
夜勤の回数の上限と、明けの扱い
移動時間の取り扱い（直行直帰を含む）
オンコール待機の時間と手当
記録作成の時間の扱い
年次有給休暇の計画的付与
副業・兼業の取り扱い
育児・介護との両立に関する制度

職種・勤務形態ごとに気をつけること

対象	押さえるところ
常勤の介護職員	夜勤回数、時間外労働の上限、健康診断
非常勤・登録ヘルパー	移動時間の扱い、キャンセル時の休業手当、有給の付与
夜勤専従	労働時間の上限、休憩の確保、健康への配慮
サービス提供責任者	管理業務と訪問の兼務による長時間労働
管理者	労働時間の管理対象か（管理監督者にあたるかは実態で判断されます）
看護職員	オンコール待機の扱い、医療的判断の負担

⚠「管理職だから残業代は不要」は誤りになることがあります。労働基準法上の管理監督者にあたるかは、役職名ではなく実態（権限、勤務の裁量、待遇）で判断されます。

サービス種別ごと｜勤務の組み立てが複雑になる構造と決めておく項目（7区分・98場面）

介護の勤務が複雑になるのは、職員が段取りを崩しているからでも、管理者の力量が足りないからでもありません。サービス種別ごとに「1日の形」そのものが違うという、構造上の理由があります。訪問系は事業所を経由しない日があり、通所系は送迎で朝と夕方が伸び、施設系は勤務が日をまたぎ、小規模多機能型居宅介護は1人が通い・訪問・泊まりを担い、居宅介護支援は外出が多く時間が読めません。ここでは種別ごとに「何が起きるか」「そこで事業所として決めておく項目」「記録に残しておくこと（記入欄）」を並べます。

この章は項目の洗い出しだけです。それぞれをどう扱うか（労働時間の範囲、賃金の定め、規程への記載の内容）は書きません。扱いは社会保険労務士等にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

訪問系（訪問介護・訪問看護・訪問リハビリテーション）｜14場面

起きること（場面）	事業所として決めておく項目	記録に残しておくこと（記入欄）	確認先
直行で、その日の最初の訪問先へ自宅から向かう	直行の申し出と承認の手順／出発を知らせる相手と方法／当日に予定が変わったときの連絡先	申し出た日付と承認した人（記入欄）／出発を知らせた時刻と相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
直帰で、最後の訪問先からそのまま自宅へ戻る	直帰の申し出と承認の手順／終了を知らせる相手と方法／持ち出した物品や鍵の返し方	終了を知らせた時刻と相手（記入欄）／物品を返した日付（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
訪問と訪問の間に、30分から2時間の空き時間ができる	空き時間に自由に過ごせるのか、連絡を受けられる状態を求めるのかの区分／その区分を誰が決めるか	その日の空き時間の開始と終了（記入欄）／その間に受けた連絡の有無（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
利用者の入院や体調不良で、当日にキャンセルが出る	キャンセルの連絡を受ける窓口／代わりの業務を割り当てるかどうかの決め方／職員へ知らせる手順	連絡を受けた時刻と相手（記入欄）／その後に割り当てた業務（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
訪問先が広い地域に散らばり、日によって順路が変わる	順路を誰が組むか／順路の変更を誰に伝えるか／変更を伝える期限	その日の順路（記入欄）／変更した時刻と伝えた相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
自家用車・社用車・自転車・公共交通と、移動の手段が職員ごとに違う	手段ごとの申請の要否／自家用車を使う場合の届出と保険の確認／燃料や運賃の精算の手順	使用した手段（記入欄）／任意保険の証券を確認した日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
単独で訪問し、その場に他の職員がいない	訪問中に連絡が取れなくなったときの手順／緊急時に連絡する相手の順番／端末の携行の決め	訪問の開始と終了を知らせた記録（記入欄）／連絡が取れなかった場面（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
訪問先で予定外の対応が発生し、次の訪問がずれる	ずれが出たときの連絡先／次の訪問先への連絡を誰が行うか／その日の残りを組み替える権限	ずれの理由と時間（記入欄）／連絡した相手と時刻（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
記録を、次の訪問までの合間に車内や屋外で書く	記録をどこで書くことにしているか／端末の持ち出しの決め／通信の確保の方法	記録を作成した場所と時刻（記入欄）／端末の持ち出しの申請（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
記録を、事業所に戻ってから書く日がある	戻ってから行う業務の範囲／戻る日と戻らなくてよい日の区分／それを誰が決めるか	戻った時刻（記入欄）／戻ってから行った業務の内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
職員の携帯電話に、利用者や家族から直接連絡が入る	連絡先として何を伝えるかの決め／事業所の代表番号で受ける時間帯／個人の端末を使う場合の決め	受けた連絡の日時と相手（記入欄）／対応の内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
緊急の呼び出しで、予定にない訪問へ向かう	呼び出しを受ける窓口／向かうかどうかを誰が決めるか／向かった後の報告先	呼び出しを受けた時刻（記入欄）／出発と到着の時刻（記入欄）／報告した相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
訪問先や移動の途中で、職員が体調を崩す・事故に遭う	その場で誰に連絡するか／代わりの訪問を誰が引き受けるか／記録を残す様式	発生した日時と場所（記入欄）／連絡した相手（記入欄）／その後の対応（記入欄）	社会保険労務士等・産業医等にご確認ください
台風や大雪で、訪問に行けるかどうかを判断する場面が出る	訪問の可否を誰が決めるか／決めた内容を職員へ知らせる方法／利用者・家族へ知らせる方法	判断した人と時刻（記入欄）／知らせた相手と方法（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

通所系（通所介護・通所リハビリテーション・地域密着型通所介護）｜14場面

起きること（場面）	事業所として決めておく項目	記録に残しておくこと（記入欄）	確認先
送迎の担当になった日は、朝の出発が通常より早くなる	送迎の担当を誰がいつ決めるか／出発の集合場所と時刻／担当を交代する手順	担当を決めた日（記入欄）／出発と帰着の時刻（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
帰りの送迎が渋滞や家族の不在で延び、退勤の時刻がずれる	ずれが出たときの連絡先／その日の残りの業務を誰が引き受けるか／翌日の担当を組み替える手順	帰着の時刻（記入欄）／ずれの理由（記入欄）／連絡した相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
送迎車の点検・洗車・給油・車内の消毒を誰かが担っている	誰が担うかの決め／行う時間帯／消耗品を請求する手順	行った日と担当（記入欄）／点検の結果（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
利用者の増減で、送迎の順路が毎日変わる	順路を誰が組むか／前日までに決めるか当日に決めるか／変更の伝え方	その日の順路（記入欄）／変更した時刻と伝えた相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
開所の前に、配膳の準備・入浴の湯はり・機器の立ち上げがある	開所前の準備を誰が担うか／準備を始める時刻／担当を交代する周期	準備を始めた時刻と担当（記入欄）／準備の内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
閉所の後に、片付け・清掃・記録の入力・翌日の準備がある	閉所後に行う業務の範囲／終了の時刻の目安／終わらなかったときの引き継ぎ先	終了した時刻（記入欄）／行った業務の内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
フロアの人数の都合で、昼の休憩が取りにくい日がある	休憩の時間帯の割り振り／取れなかったときの申し出の窓口／代わりに取る時間帯の決め方	休憩の開始と終了（記入欄）／取れなかった日と理由（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
入浴介助の担当が固定され、休憩の時間帯が特定の職員に偏る	担当を割り振る周期／偏りを誰が確認するか／確認する頻度	担当表（記入欄）／偏りを確認した日と確認した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
行事や季節のイベントで、通常と違う時間割になる	行事の日の勤務の組み方を誰が決めるか／通常と変える範囲／事前に知らせる期限	行事の日付と時間割（記入欄）／知らせた日と方法（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
利用者の急な欠席で、その日の人員の配置を組み替える	組み替えを誰が決めるか／職員に知らせる方法／早く上がってもらう場合の手順	欠席の連絡を受けた時刻（記入欄）／組み替えの内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
職員の急な欠勤で、当日に勤務表を変える	連絡を受ける窓口と時間帯／代わりを誰が探すか／代わりに入った職員への伝え方	欠勤の連絡を受けた時刻（記入欄）／代わりに入った職員（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
機能訓練指導員や看護職員が、曜日によって複数の事業所を回る	どの曜日にどの事業所かの決め／移動の手段／各事業所で指示を出す人	その週の勤務先（記入欄）／移動の開始と到着の時刻（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
送迎の途中で、事故・接触・車両の故障が起きる	その場で誰に連絡するか／利用者を先に送り届ける手順／記録を残す様式	発生の日時と場所（記入欄）／連絡した相手（記入欄）／対応の内容（記入欄）	社会保険労務士等・保険会社等にご確認ください
短時間勤務の職員が、送迎の時間帯だけ勤務する	勤務の開始と終了の場所／送迎だけの日の業務の範囲／雇用契約書への記載の内容	勤務の開始と終了の場所（記入欄）／契約書の最終更新（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください

施設・入居系（介護老人福祉施設・介護老人保健施設・特定施設・認知症対応型共同生活介護）｜14場面

起きること（場面）	事業所として決めておく項目	記録に残しておくこと（記入欄）	確認先
夜勤が日をまたぎ、1回の勤務が2つの日付にわたる	勤務表でどちらの日に置くかの決め／集計を締める時点／表記の統一	開始と終了の日時（記入欄）／表記の決めを書いた場所（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
夜勤が明けた日を、勤務表の上でどう数えるかが人によって違う	勤務表での呼び方の統一／勤務表を作る人と確認する人／職員へ説明する場面	勤務表の凡例を書いた場所（記入欄）／説明した日と相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
夜勤の途中に仮眠の時間帯を置いている	仮眠の時間帯／仮眠を取る場所／仮眠の間に連絡を受ける人	仮眠の開始と終了（記入欄）／仮眠の場所（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
仮眠の途中で呼び出しがあり、中断する	中断を記録する様式／中断が続いたときの申し出の窓口／翌月の勤務の組み方への反映	中断した時刻と理由（記入欄）／中断した回数（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
交代のたびに申し送りがあり、前後の勤務が重なる	申し送りを始める時刻／出席する人／書面で残すか口頭で行うか	申し送りの開始と終了（記入欄）／出席した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
早番・遅番・日勤・夜勤が同じ週に混在する	組み合わせの決め／続けて入れない組み合わせの決め／勤務表を確認する人	その週の組み合わせ（記入欄）／確認した人と日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
月の途中で勤務表が変わる	変更を誰が決めるか／知らせる期限と方法／変更前の勤務表を残すかどうか	変更した日と内容（記入欄）／知らせた相手と方法（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
夜勤の回数が特定の職員に偏る	1か月あたりの回数の目安を置くかどうか／偏りを誰が確認するか／確認の頻度	職員別の回数（記入欄）／確認した日と確認した人（記入欄）	社会保険労務士等・産業医等にご確認ください
看護職員が日中のみで、夜間は電話でつながる体制をとっている	電話を受ける人と時間帯／つながらなかったときの次の連絡先／記録の残し方	受けた連絡の日時と相手（記入欄）／対応の内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
受診の同行や行事で、日中の人手が一時的に抜ける	抜ける時間帯を誰が把握するか／代わりに入る人／戻る時刻の見込みの伝え方	出た時刻と戻った時刻（記入欄）／代わりに入った人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
研修や会議を、勤務の前や後ろに置いている	開催の時間帯を誰が決めるか／出席の求め方／出席できなかった人への伝え方	開催の日時（記入欄）／出席した人（記入欄）／欠席した人へ伝えた日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
感染症の発生で、勤務の組み方が急に変わる	変更を決める人／職員に知らせる方法／出勤の可否を相談する窓口	変更した日と内容（記入欄）／知らせた方法（記入欄）	社会保険労務士等・保健所等にご確認ください
「宿直」と「夜勤」を、事業所の中で呼び分けている	それぞれの呼び方が指す勤務の内容／勤務表での表記／職員へ説明する場面	呼び方の定めを書いた場所（記入欄）／説明した日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
災害や悪天候で、職員が施設に泊まる日がある	泊まりを求めるかどうかを誰が決めるか／寝具と食事の用意／翌日の勤務の組み方	泊まった日と人（記入欄）／決めた人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください

小規模多機能型居宅介護・看護小規模多機能型居宅介護｜14場面

起きること（場面）	事業所として決めておく項目	記録に残しておくこと（記入欄）	確認先
通い・訪問・泊まりを、同じ職員が1日のうちに担う	1日の中で担当が切り替わる時点の決め／切り替えを誰が指示するか／記録をどこに書くか	切り替えた時刻（記入欄）／指示した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
通いの途中で、訪問へ出る指示が入る	指示を出せる人／出た後の通いの人員をどうするか／戻る時刻の見込みの伝え方	出た時刻と戻った時刻（記入欄）／指示した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
泊まりの利用者の人数が、日によって変わる	人数に応じた人員の置き方を誰が決めるか／前日までに決めるか当日に決めるか	その日の泊まりの人数（記入欄）／決めた人（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
泊まりの夜間帯に、職員が1人になる時間帯がある	1人になる時間帯／その間の連絡先／緊急時に呼ぶ人の順番	1人になった時間帯（記入欄）／連絡した記録（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
通いの延長の申し出があり、退勤の時刻が読めない	延長を受けるかどうかを誰が決めるか／延長の上限の目安／職員への伝え方	延長の申し出を受けた時刻（記入欄）／決めた人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
訪問の回数が、利用者の状態で急に増える日がある	増えたときに誰が組み替えるか／他の職員へ応援を求める手順／記録の残し方	その日の訪問の回数（記入欄）／組み替えの内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
その日の組み立てが、朝のミーティングで決まる	ミーティングを始める時刻／出席する人／決めた内容をどこに書くか	ミーティングの開始と終了（記入欄）／出席した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
記録が、通い・訪問・泊まりで別々の様式に分かれる	どの様式にどこまで書くかの決め／転記をなくす方法／記録を確認する人	様式の一覧（記入欄）／確認した人と日（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
管理者が現場に入る日がある	入る曜日と時間帯／入っている間に管理の業務を誰が担うか／勤務表での表記	現場に入った日と時間帯（記入欄）／代わりに管理を担った人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
看護職員が、訪問と通いの両方を担う（看護小規模多機能型居宅介護）	どちらを先にするかの決め／医療的な対応が重なったときの連絡先／記録の残し方	その日に担った業務（記入欄）／順番を決めた人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
泊まりの翌朝、そのまま通いの勤務に入る組み方がある	この組み方を置くかどうかの決め／置く場合の間隔の目安／確認する人	この組み方になった日（記入欄）／確認した人（記入欄）	社会保険労務士等・産業医等にご確認ください
送迎と訪問が、同じ移動のなかでつながる	どこまでが送迎でどこからが訪問かの区分／記録の分け方／伝票の起こし方	移動の開始と終了（記入欄）／区分（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
家族からの連絡が、時間帯を問わず入る	連絡を受ける窓口と時間帯／時間外に入った連絡の受け方／記録の残し方	受けた日時と相手（記入欄）／対応した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
職員の人数が少なく、休みの希望が重なると調整が難しい	希望を出す期限／重なったときの決め方／決めた結果を知らせる方法	希望を出した日（記入欄）／調整の結果（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください

居宅介護支援（介護支援専門員）｜14場面

起きること（場面）	事業所として決めておく項目	記録に残しておくこと（記入欄）	確認先
モニタリングの訪問で、1日の大半が外出になる	訪問の予定をどこに置くか／不在にする時間帯を誰が把握するか／事業所の電話を誰が受けるか	その日の訪問先と時刻（記入欄）／電話を受けた人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
担当者会議が、利用者や家族の都合で夕方以降になる	開催の時間帯を誰が決めるか／遅い時間帯になったときの翌日の組み方／同席する職員の決め	会議の日時（記入欄）／同席した職員（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
病院や地域包括支援センターとの調整で、待ち時間が出る	待ち時間の記録の残し方／待っている間にできる業務の決め／連絡の入れ方	待ち始めた時刻と終わった時刻（記入欄）／場所（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
退院前カンファレンスの日程が、前日や当日に決まる	予定を組み替える権限／他の訪問を動かす手順／利用者への連絡の担当	連絡を受けた日時（記入欄）／組み替えた内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
月末から月初にかけて、給付管理の作業が集中する	集中する時期に他の予定を入れるかどうかの決め／応援を頼む相手／締めの日程	集中する日（記入欄）／応援を頼んだ相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
訪問と訪問の合間に、車内で記録や電話をする	車内で行う業務の範囲の決め／端末や書類の持ち出しの決め／個人情報の取り扱い	行った場所と時刻（記入欄）／持ち出した書類（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
職員の携帯電話に、時間帯を問わず相談の連絡が入る	連絡先として何を伝えるか／時間外に受けたときの手順／翌日の申し送りの方法	受けた日時と相手（記入欄）／対応の内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
新規の相談が、予定にない形で入る	受ける窓口／担当を決める手順／初回訪問までの日程の決め方	相談を受けた日時（記入欄）／担当を決めた日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
法定の研修で、丸1日または数日にわたって不在になる	不在の間の担当の決め／受講の申し込みの手順／費用の取り扱いの定めの所在	受講した日と研修名（記入欄）／代わりに対応した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
主任介護支援専門員が、管理者を兼ねている	管理の業務と担当の業務の割り振り／件数の目安／相談する相手	担当している件数（記入欄）／管理の業務にあてている時間帯（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
担当している件数が、職員によって偏る	件数を確認する頻度／偏りが出たときの見直しの手順／誰が確認するか	職員別の件数（記入欄）／確認した日（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
サービス事業所への同行や、他事業所での打ち合わせがある	同行の申し出と承認の手順／移動の手段／終わった後の戻り方の決め	同行の日時と行き先（記入欄）／同行した相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
書類の作成が、訪問を終えた後にまとまって残る	作成をどこで行うかの決め／持ち帰りを置くかどうかの決め／期限の設け方	作成した日と場所（記入欄）／残っている書類の件数（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
直行直帰で、1日事業所に立ち寄らない日がある	その日の連絡の取り方／勤務の開始と終了を知らせる方法／書類の受け渡しの方法	知らせた時刻と相手（記入欄）／書類を受け渡した方法（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください

複数事業所の兼務・法人内の応援｜14場面

兼務は、勤務の複雑さが一番集まるところです。「誰の指示で」「どこで」「何を」担っているかが事業所ごとに分かれ、書類も分かれます。ここも項目を挙げるだけにとどめます。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

起きること（場面）	事業所として決めておく項目	記録に残しておくこと（記入欄）	確認先
同じ法人の2つの事業所で、同じ日に勤務する	勤務先ごとの開始と終了の伝え方／どちらの勤務表に載せるか／指示を出す人	その日の勤務先と時間帯（記入欄）／指示を出した人（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
午前と午後で、勤務する事業所が変わる	切り替えの時点／切り替えを誰に伝えるか／記録の分け方	切り替えた時刻（記入欄）／伝えた相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
事業所と事業所の間の移動が発生する	移動の手段／移動の記録の残し方／交通費の精算の手順	出発と到着の時刻（記入欄）／手段（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
兼務先ごとに、勤務の記録の付け方が違う	記録の様式をそろえるかどうか／そろえない場合の突き合わせの担当／集計の窓口	使っている様式（記入欄）／突き合わせた日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
当日に決まった応援で、他の事業所へ入る	応援を頼む窓口／断ることができる場面の決め／応援先での指示を出す人	応援に入った日と事業所（記入欄）／頼んだ人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
管理者が複数の事業所を兼ねている	それぞれの事業所での時間帯／不在のときの代わりの担当／連絡が取れる方法	事業所ごとの時間帯（記入欄）／代わりの担当（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
常勤と非常勤の区分が、事業所ごとに違って見える	区分を書いている書類の所在／区分を確認する頻度／確認する担当	区分を書いた書類の名称（記入欄）／確認した日（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
事業所ごとに、勤務表の締め日が違う	締め日をそろえるかどうか／そろえない場合の集計の手順／担当	事業所ごとの締め日（記入欄）／集計の担当（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
兼務の割合が、月によって変わる	変更を誰が決めるか／変更を知らせる相手／書類に反映する担当	月ごとの割合（記入欄）／反映した日（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
兼務先の会議や研修に出る	出席の求め方／出席する事業所の決め／記録をどちらに残すか	出席した日と会議名（記入欄）／記録を残した場所（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
法人の本部の業務を一部担っている	本部の業務の内容と時間帯／指示を出す人／勤務表での表記	本部の業務にあてた時間帯（記入欄）／指示した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
他の法人でも働いている職員がいる	届け出てもらうかどうかの決め／届け出る様式／確認する頻度	届け出を受けた日（記入欄）／内容（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
指示を出す人が、事業所ごとに違う	誰の指示が優先するかの決め／重なったときの相談先／職員への伝え方	指示が重なった日（記入欄）／相談した相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
兼務の内容が、雇用契約書に書かれていない	書き足すかどうかの判断を仰ぐ相手／書き足す場合の様式／本人へ渡す方法	契約書の最終更新（記入欄）／本人へ渡した日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください

夜間・随時の対応（定期巡回・随時対応型、夜間対応型訪問介護、オンコールの体制）｜14場面

起きること（場面）	事業所として決めておく項目	記録に残しておくこと（記入欄）	確認先
オペレーターとして、決まった時間帯に電話を受ける	受ける時間帯／交代の時点／引き継ぐ内容	受け持った時間帯（記入欄）／引き継いだ相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
呼び出しが1件もない夜がある	呼び出しがなかったことをどこに書くか／記録の様式／確認する人	呼び出しの件数（記入欄）／記録した人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
呼び出しが重なり、対応が続く夜がある	重なったときに誰を呼ぶか／呼ぶ順番／翌日の勤務の組み方を相談する相手	呼び出しの時刻と件数（記入欄）／呼んだ人（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
自宅で電話を受ける体制をとっている	受ける端末／端末を持ち帰る手順／通信の費用の取り扱いの定めの所在	持ち帰った端末（記入欄）／返却した日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
事業所に待機する体制をとっている	待機する場所／待機の間に行う業務の範囲の決め／交代の方法	待機の開始と終了（記入欄）／その間に行った業務（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
出動して、移動が深夜の時間帯になる	移動の手段／単独で向かうかどうかの決め／到着と終了を知らせる相手	出発と到着の時刻（記入欄）／知らせた相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
待機の担当が、特定の職員に偏る	担当を割り振る周期／偏りを確認する人と頻度／見直しの手順	職員別の回数（記入欄）／確認した日（記入欄）	社会保険労務士等・産業医等にご確認ください
待機を担当した翌日に、通常の勤務が入っている	この組み方を置くかどうかの決め／置く場合の間隔の目安／相談できる窓口	この組み方になった日（記入欄）／確認した人（記入欄）	社会保険労務士等・産業医等にご確認ください
事業所の携帯電話や端末を持ち帰る	持ち帰る範囲／紛失したときの連絡先／返す時点	持ち帰った日（記入欄）／返した日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
呼び出しの記録が、電話の着信履歴しか残っていない	記録を残す様式／誰が書くか／いつまでに書くか	記録の様式の名称（記入欄）／記録を書いた人（記入欄）	社会保険労務士等・保険者（指定権者）にご確認ください
家族からの相談の電話が、待機の時間帯に入る	相談を受ける範囲／その場で答えられないときの手順／翌日の申し送りの方法	受けた日時と相手（記入欄）／申し送りをした相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
待機の途中で、別の職員へ引き継ぐ	引き継ぐ時点／引き継ぐ内容／引き継ぎを記録する場所	引き継いだ時刻（記入欄）／引き継いだ相手（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
待機の交代が、休日や連休に発生する	連休の担当の決め方／希望の出し方／決めた結果を知らせる方法	連休の担当表（記入欄）／知らせた日（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください
待機の担当が、口頭で決まっていて表になっていない	担当表を作るかどうか／作る場合の様式と掲示の場所／確認する人	担当表の所在（記入欄）／最終更新（記入欄）	社会保険労務士等にご確認ください

決めごとの棚卸し表｜8分野・記入欄つき62項目

ここがこの記事の核です。労務の悩みの多くは「決めていないこと」ではなく、決めたはずのことが、どこに書いてあるか分からないところから始まります。書いてある場所が分からなければ、職員には伝わらず、伝わっていなければ記録にも残りません。そこで「決めごとの項目」だけを並べ、それぞれについて①どこに書いてあるか ②最終更新はいつか ③職員に伝えたか ④記録に残っているかを記入していく表にしました。

この表は、決める中身を示すものではありません。各項目をどう扱うか（労働時間の範囲、賃金の定め、規程や協定への記載）は一切書いていません。記入し終えた表をそのまま持って、社会保険労務士等にご相談いただくための下ごしらえです。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

移動と直行直帰｜8項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
直行の日に、出発したことを誰にどう知らせるか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
直帰の日に、終わったことを誰にどう知らせるか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
事業所から訪問先へ向かう移動の記録を、どこに残すか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
訪問先から次の訪問先へ向かう移動の記録を、どこに残すか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
訪問と訪問の間の空き時間に、連絡を受けられる状態を求めるかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
自家用車を使う場合の届出と、任意保険の確認の頻度	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
移動の途中で予定が変わったときの連絡の相手と手段	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
移動の途中に立ち寄ってよい場所の範囲	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

待機と呼び出し｜8項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
待機の担当をいつ、誰が決めるか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
待機の間に、事業所にいることを求めるかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
待機の間に、連絡を受ける端末をどれにするか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
呼び出しがあったときに、向かうかどうかを誰が決めるか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
呼び出しに応じた記録を、どの様式に残すか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
呼び出しがなかった夜の記録を、どこに残すか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
待機に関する手当の定めが、どの書類にあるか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
待機の担当を交代するときの引き継ぎの内容	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

持ち帰りと自己研鑽｜7項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
記録や書類を自宅へ持ち帰ることを、置くかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
持ち帰る場合に、何を持ち帰ってよいかの範囲	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
端末やアカウントを自宅から使うことを、置くかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
持ち帰って行った作業を、どこに書き残すか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
資格の取得に向けた学習を、勤務の中に置くかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
職員が自主的に行う勉強会の位置づけ	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
書籍や受講の費用の取り扱いが、どの書類にあるか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

研修と会議｜8項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
法定の研修を、いつの時間帯に開くか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
研修に出席できなかった人へ、いつ誰が伝えるか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
外部の研修に出るときの申し込みと承認の手順	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
研修の記録（日時・出席者・内容）をどこに残すか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
定例の会議を、いつの時間帯に開くか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
会議に出席する職種と人数の決め	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
会議の記録を誰が書き、どこに置くか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
オンラインで参加する場合の扱いと、通信の用意	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

夜勤・仮眠・休憩｜8項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
夜勤の勤務表での表記と、日付の置き方	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
夜勤の間の仮眠の時間帯と場所	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
仮眠が中断したときの記録の残し方	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
休憩を取る時間帯の割り振り	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
休憩が取れなかったときの申し出の窓口	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
休憩の間に、連絡を受ける人を置くかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
夜勤の回数の目安と、確認する頻度	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
夜勤の前後に研修や会議を置くかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

勤務表の変更と代わりの出勤｜8項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
勤務表を作る人と、確認する人	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
勤務表を職員に渡す時期と方法	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
希望を出す期限と、出す先	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
勤務表を変更できる人	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
変更を知らせる期限と方法	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
変更前の勤務表を残すかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
急な欠勤の連絡を受ける窓口と時間帯	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
代わりに出勤した職員への伝え方と記録	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

兼務と勤務の場所｜7項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
兼務している事業所と、その時間帯	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
兼務の内容を書いている書類の所在	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
兼務先ごとに指示を出す人	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
事業所と事業所の間の移動の記録の残し方	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
在宅で行う業務を置くかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
他の法人での勤務を届け出てもらうかどうか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
応援に入るときの依頼の窓口と断り方	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

休暇と時間外の申請｜8項目

決めごとの項目	どこに書いてあるか（記入欄）	最終更新（記入欄）	職員に伝えたか（記入欄）	記録に残っているか（記入欄）	確認先
年次有給休暇の申し出の期限と、出す先	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
年次有給休暇の管理簿を誰が作り、どこに置くか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
時間外の申請を、いつ誰に出すか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
時間外の承認を誰が行うか	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
承認を得ずに残った作業が出たときの申し出の手順	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
休日に連絡を受けたときの記録の残し方	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
育児や介護と両立するための申し出の窓口	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください
体調の相談ができる相手と、その連絡先	就業規則／規程／雇用契約書／掲示／申し合わせのみ／どこにも書いていない（記入欄）	年　月　日（記入欄）	伝えた／まだ（日付・方法：記入欄）	残っている／残っていない（保管の場所：記入欄）	扱いは社会保険労務士等にご確認ください

ここまでで62項目です。空欄が多いことは、事業所の落ち度を示すものではありません。空欄は「これから相談する項目」の一覧そのものであり、相談の時間を短くする材料になります。記入し終えたら、空欄の行だけを抜き出して並べ替えてください。それが次の章で使う質問の順番になります。

決めたことが職員に届いているか｜伝える場面16と、そのまま使える記録文22例

決めごとは、決めた時点では半分しか終わっていません。職員が知らなければ、決めていないのと同じ状態になります。とくに介護は、非常勤・登録の職員、夜勤だけの職員、兼務の職員など、全員がそろう時間が存在しない職場です。「全体会議で言いました」は、その場にいなかった人には届きません。ここでは、伝える場面を洗い出し、伝えたことを記録として残す文をそのまま使える形で並べます。

この章も扱いの中身には触れません。伝える対象になる決めごとの中身は、社会保険労務士等にご確認ください。

伝える場面と、伝えた記録として残すこと（16場面）

伝える場面	伝える相手	伝える方法（記入欄）	伝えた記録として残すこと（記入欄）
入職の初日	新しく入った職員	面談／書面を渡す／掲示の場所を案内する（記入欄）	説明した日と説明した人（記入欄）／渡した書類の名称（記入欄）
入職からおよそ1か月後の面談	新しく入った職員	面談／質問を受ける時間を取る（記入欄）	面談の日（記入欄）／出た質問と答えた内容（記入欄）
非常勤・登録の職員が初めて勤務する日	その職員と、その日の担当者	勤務の前に口頭／書面を手渡し（記入欄）	説明した日と相手（記入欄）／受け取りの署名（記入欄）
決めごとを変えた日	全職員	全体会議／掲示／個別の連絡（記入欄）	変更した日（記入欄）／伝えた方法と相手（記入欄）
変更を全員には伝えきれなかったとき	その場にいなかった職員	個別に口頭／文書の手渡し／通知（記入欄）	伝えた日と相手の氏名（記入欄）／伝え終えた日（記入欄）
勤務表を配るとき	その月に勤務する全員	手渡し／掲示／通知（記入欄）	配った日（記入欄）／受け取っていない人の名（記入欄）
夜勤に初めて入る前	その職員	先輩職員と一緒に確認／書面（記入欄）	確認した日と同席した人（記入欄）／確認した項目（記入欄）
待機の担当に初めて入る前	その職員	口頭／手順の書面を渡す（記入欄）	渡した書面の名称（記入欄）／説明した人（記入欄）
直行直帰を初めて行う前	その職員	口頭／連絡の方法を実際に一度試す（記入欄）	試した日（記入欄）／連絡先を控えた場所（記入欄）
兼務が始まるとき	本人と、両方の事業所の管理者	三者で確認／書面（記入欄）	確認した日と出席者（記入欄）／書類の名称（記入欄）
事業所に来る回数が少ない職員へ	登録ヘルパー・非常勤・夜勤専従など	個別の連絡／訪問先で手渡し（記入欄）	伝えた日と方法（記入欄）／返事を受けた日（記入欄）
長期の休みから戻るとき	復帰する職員	復帰前の面談／変更点をまとめた書面（記入欄）	面談の日（記入欄）／伝えた変更点の一覧（記入欄）
年に1回の見直しのとき	全職員	全体会議／書面の配布（記入欄）	見直した日（記入欄）／変えた項目と変えなかった項目（記入欄）
運営指導を受ける前と受けた後	管理者と関係する職員	打ち合わせ／書面（記入欄）	打ち合わせの日（記入欄）／確認した書類の一覧（記入欄）
新しい端末や記録の仕組みを入れたとき	使う職員全員	操作の説明／手順書を渡す（記入欄）	説明した日と出席者（記入欄）／手順書の置き場所（記入欄）
職員から質問が出たとき	質問した職員と、同じ立場の職員	その場で口頭／後日まとめて共有（記入欄）	質問を受けた日（記入欄）／同じ内容を共有した範囲（記入欄）

「伝えた」ことを残す記録文｜そのまま使える完成文22例

下の文は、伝えた事実だけを書いたものです。決めごとの中身の当否は書いていません。日付・人数・方法・保管の場所を入れると、後から誰が読んでも同じ場面が浮かびます。日付と氏名の部分を入れ替えてお使いください。

場面	そのまま使える記録文（完成文）
入職の初日	2026年8月3日9時00分から9時40分まで、管理者が新入職員1名に対し、勤務の開始と終了の知らせ方、勤務表の配布の時期、休みの希望を出す期限の3点を、書面を見ながら説明しました。書面は同日本人へ手渡し、受け取りの署名を人事のファイルに保管しています。
入職1か月後の面談	2026年9月4日16時00分から16時30分まで、サービス提供責任者が入職1か月の職員1名と面談し、直行の日の連絡先について質問を受けました。回答した内容を面談記録の3行目に記載し、同じ内容を9月6日の朝礼で全員に伝えています。
非常勤の初回勤務	2026年8月10日、初めて勤務する登録の職員1名に対し、勤務の前の10分間で、連絡の相手と手段、記録を書く場所、困ったときに電話する順番を口頭で説明しました。同じ内容を書いた1枚の用紙を手渡し、控えを事業所のファイルに保管しています。
決めごとを変えた日	2026年7月1日の全体会議（出席19名）で、直行の日に出発を知らせる相手を、これまでの管理者からサービス提供責任者へ変えたことを説明しました。説明した資料は会議録に添付し、事務室の書棚に置いています。
欠席者への伝達	2026年7月1日の全体会議を欠席した4名に対し、7月3日から7月5日にかけて管理者が個別に電話で同じ内容を伝えました。伝えた日と時刻、相手の氏名を会議録の余白に記載しています。
勤務表の配布	2026年8月25日、9月分の勤務表を全職員22名へ手渡しまたは通知で配りました。8月28日時点で受け取りの確認が取れていない2名には、9月1日の勤務の前に直接手渡すこととし、担当を管理者に定めています。
勤務表の変更	2026年9月12日14時10分、9月15日の遅番の担当を職員Aから職員Bへ変更しました。変更の理由と、双方へ連絡した時刻を勤務表の備考欄に記載し、変更前の勤務表は同じファイルに残しています。
初めての夜勤の前	2026年8月18日、初めて夜勤に入る職員1名に対し、夜勤の担当者2名が同席のうえ、巡回の順番、記録を書く場所、緊急時に電話する順番、仮眠の時間帯と場所を確認しました。確認した項目にチェックを入れた用紙を、本人と事業所で1部ずつ保管しています。
初めての待機の前	2026年8月20日、初めて待機の担当に入る職員1名へ、待機の時間帯、受ける端末、呼び出しを受けたときに連絡する相手の順番を記した手順書を手渡しました。手渡した日と本人の署名を、待機の担当表の裏面に記載しています。
初めての直行直帰の前	2026年8月6日、翌日に初めて直行を行う職員1名と一緒に、出発を知らせる連絡を実際に1回試しました。連絡が届いたことを双方で確認し、確認した時刻を業務日誌の同日欄に記載しています。
兼務の開始	2026年10月1日、2つの事業所を兼務する職員1名について、両事業所の管理者と本人の3名で、曜日ごとの勤務先、それぞれで指示を出す人、移動の記録の残し方を確認しました。確認した内容を書面にし、3名それぞれが1部ずつ保管しています。
来所の少ない職員へ	2026年7月10日から7月20日にかけて、事業所に来る機会が少ない登録の職員6名に対し、変更した内容を1枚にまとめた用紙を、訪問先または郵送で手渡しました。受け取りの返事があった日を職員別の一覧に記載しています。
長期の休みからの復帰	2026年9月25日、育児休業から復帰する職員1名と面談し、休業中に変わった3つの項目（勤務表の配布の時期、記録の様式、連絡の窓口）を書面で説明しました。書面は本人へ手渡し、控えを人事のファイルに保管しています。
年1回の見直し	2026年4月8日の全体会議（出席20名）で、決めごとの一覧を読み合わせ、変えた項目が2件、変えなかった項目が18件であることを説明しました。一覧の最終更新の日付を2026年4月8日に改め、事務室に掲示しています。
質問への回答の共有	2026年6月17日、職員1名から待機中の連絡の受け方について質問があり、その場で管理者が回答しました。同じ疑問が他にもあると見込まれるため、6月19日の朝礼で全員へ同じ内容を伝え、朝礼の記録に残しています。
新しい端末の導入	2026年5月13日13時30分から14時15分まで、新しい端末の使い方の説明を行い、16名が出席しました。出席できなかった6名には、5月20日までに個別に操作を確認しています。手順書は事務室の書棚と各フロアに1部ずつ置いています。
掲示の場所の案内	2026年8月3日、事務室の入口横の掲示板に、勤務に関する決めごとの一覧と、相談の窓口を掲示しました。掲示した日と掲示した人を、掲示物の裏面に記載しています。
非常勤への一斉の連絡	2026年8月28日、非常勤の職員14名へ、9月からの連絡の窓口の変更を通知しました。9月2日時点で確認の返事があったのは11名で、残る3名には次の勤務の日に直接伝えることとし、担当と期限を一覧に記載しています。
夜勤者への伝達	2026年8月5日から8月12日にかけて、夜勤に入る職員8名に対し、申し送りの開始の時刻の変更を、それぞれの勤務の前に口頭で伝えました。伝えた日と相手を、夜勤の記録の備考欄に記載しています。
研修の欠席者への伝達	2026年7月22日の研修を欠席した3名に対し、7月29日までに資料を手渡し、内容の要点を管理者が口頭で説明しました。手渡した日と説明した日を、研修の記録の出席者一覧の欄外に記載しています。
相談の窓口の周知	2026年4月1日、勤務や体調について相談できる窓口を、事務室と休憩室の2か所に掲示し、全職員22名へ通知でも知らせました。掲示の写真を同日撮影し、記録として保管しています。
伝え終わったことの確認	2026年8月31日、7月に変更した2件について、全職員22名のうち何名に伝わっているかを一覧で確認しました。確認が取れたのは20名、残る2名には9月5日までに個別に伝えることとし、担当者名を一覧に記載しています。

伝わっているかを確かめる問いかけ｜10の聞き方

伝えたかどうかは事業所の記録で分かりますが、伝わったかどうかは職員に聞かないと分かりません。答えを採点する場ではないので、聞き方は「知っていますか」ではなく「どこを見ますか」にすると答えやすくなります。

確かめたいこと	そのまま言える聞き方	答えが返らなかったときにすること（記入欄）
決めごとの置き場所	勤務のことで迷ったとき、どこを見ていますか。	案内する場所（記入欄）／案内した日（記入欄）
直行の日の連絡	直行の日は、誰に、どの方法で知らせていますか。	改めて伝える相手（記入欄）／伝えた日（記入欄）
時間外の申し出	予定より長くかかった日は、どこに書いていますか。	様式の場所を案内（記入欄）／案内した日（記入欄）
休みの希望	休みの希望は、いつまでに、誰に出していますか。	期限を伝え直す（記入欄）／伝えた日（記入欄）
待機の手順	待機の夜に呼び出しがあったら、最初に誰へ連絡しますか。	手順書を渡す（記入欄）／渡した日（記入欄）
休憩の取り方	休憩が取れなかった日は、どうしていますか。	申し出の窓口を伝える（記入欄）／伝えた日（記入欄）
勤務表の変更	勤務表が変わったことは、どうやって知りましたか。	知らせ方を見直す（記入欄）／見直した日（記入欄）
持ち帰りの範囲	家に持ち帰っている作業はありますか。	相談する相手（記入欄）／相談した日（記入欄）
相談の窓口	体調や勤務のことは、誰に相談していますか。	窓口を案内（記入欄）／案内した日（記入欄）
変更の伝わり方	先月変わったことで、聞いていないものはありますか。	伝え直した内容（記入欄）／伝えた日（記入欄）

社会保険労務士に相談する前の準備｜持ち物21点・質問文32例・1週間の書き出しシート

相談の時間が短く終わってしまう一番の理由は、現場の実態を説明する材料が手元にないことです。「だいたいこんな感じです」から始めると、相手はまず事実の確認から入らざるを得ません。逆に、勤務の実態と今の定めが紙で並んでいれば、最初の10分で本題に入れます。ここでは持ち物・書き出し方・そのまま言える質問文・持ち帰った後の落とし込みをまとめます。

この章に答えは書きません。聞き方と準備だけです。判断は社会保険労務士等にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

相談の前に揃えるもの｜21点

分類	持ち物	どんな形で用意するか	揃ったか（記入欄）
今の定め	就業規則（本体）	最新のもの1部。表紙に最終更新の日付が分かるもの	有／無（版の日付：記入欄）
今の定め	就業規則に付属する規程	賃金・育児介護・ハラスメントなど、別冊になっているもの一式	有／無（冊数：記入欄）
今の定め	労使で取り交わしている書面	控えの写し。届出の受付の印がある場合はその面も	有／無（種類：記入欄）
今の定め	雇用契約書・労働条件を書いた書面	常勤・非常勤・登録など、種類ごとに1通ずつの見本	有／無（種類の数：記入欄）
今の定め	勤務に関する申し合わせのメモ	正式な規程になっていないもの。会議録・掲示物・連絡の控えなど	有／無（件数：記入欄）
実態	直近3か月の勤務表	変更の跡が残っているものをそのまま	有／無（月：記入欄）
実態	直近1か月の勤務の記録	集計する前の元データ。修正した跡も含めて	有／無（形式：記入欄）
実態	1週間の勤務を場面で書き出したシート	次項の様式。職種ごとに1名分ずつあると話が早い	有／無（人数：記入欄）
実態	職員の一覧	職種・勤務の形・兼務の有無だけ。氏名は伏せた形でも可	有／無（人数：記入欄）
実態	待機・呼び出しの担当表と、直近1か月の呼び出しの件数	担当表の写しと、件数を数えたメモ	有／無（件数：記入欄）
実態	研修・会議の年間の予定と、直近の開催の記録	開催の日時・出席者が分かるもの	有／無（件数：記入欄）
実態	移動の記録が分かるもの	訪問の予定表、順路のメモ、車両の使用の記録など	有／無（形式：記入欄）
実態	年次有給休暇の管理簿	直近1年分。様式は事業所で使っているままで	有／無（対象人数：記入欄）
困っている場面	この記事の「決めごとの棚卸し表」の空欄だけを抜き出した紙	空欄の行だけを並べ替えたもの	有／無（件数：記入欄）
困っている場面	職員から実際に出た質問のメモ	いつ・誰から・どんな言葉で出たかをそのまま	有／無（件数：記入欄）
困っている場面	過去に判断に迷った出来事の経過	日付順に3行程度。結論が出ていないものも含めて	有／無（件数：記入欄）
体制	組織の図と、指示を出す人の一覧	誰が誰に指示を出すかが分かる簡単な図で可	有／無（作成日：記入欄）
体制	事業所の指定に関する書類の写し	サービスの種別と事業所の数が分かるもの	有／無（種別の数：記入欄）
体制	使っている記録・勤怠の仕組みの名称と、出せる帳票の一覧	画面の写しでも可。どんな形で出力できるかが分かるもの	有／無（名称：記入欄）
相談の進め方	相談したい順番を書いた紙	上から3件だけに絞ったもの	有／無（件数：記入欄）
相談の進め方	次に相談できる日の候補	2〜3個の候補日。持ち帰りが出ることを前提に	有／無（候補日：記入欄）

1週間の勤務を場面で書き出すシート｜21行の記入欄

相談の材料として一番効くのは、ある1週間に実際に何をしていたかを場面のまま並べた紙です。それを労働時間としてどう扱うかは、ここでは一切書きません。書くのは「いつ・どこで・何を・誰の求めで・記録は残っているか」の5点だけです。1人分を職種ごとに作ると、話が具体的になります。

曜日・区分	時刻（記入欄）	していたこと（記入欄）	場所（記入欄）	誰の求めか（記入欄）	記録（記入欄）
月曜・勤務の前	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
月曜・日中	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
月曜・勤務の後	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
火曜・勤務の前	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
火曜・日中	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
火曜・勤務の後	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
水曜・勤務の前	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
水曜・日中	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
水曜・勤務の後	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
木曜・勤務の前	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
木曜・日中	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
木曜・勤務の後	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
金曜・勤務の前	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
金曜・日中	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
金曜・勤務の後	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
土曜・勤務の前	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
土曜・日中	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
土曜・勤務の後	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
日曜・勤務の前	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
日曜・日中	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）
日曜・勤務の後	時　分〜　時　分	（記入欄）	自宅／事業所／訪問先／車内（記入欄）	自分／管理者／利用者・家族／決まり（記入欄）	有／無（どこに：記入欄）

書き出し方の例｜そのまま真似できる20文

下の文は、その場面で起きた事実だけを書いたものです。評価の言葉（多い・長い・おかしい）を入れないほうが、相談の場で早く整理が進みます。

場面	書き出しの文（完成文）
始業の前	8月4日（月）8時05分、事業所で前日の申し送りのノートを読み、担当の変更を確認していました。場所は事業所の事務室、求めたのは勤務の決まり、記録は申し送りノートの8月4日欄に残っています。
朝の集まり	8月4日（月）8時20分から8時35分まで、フロアで職員6名が集まり、その日の利用者の状況を確認していました。求めたのは管理者、記録は朝礼のノートに残っています。
直行の日	8月5日（火）8時40分、自宅を出て最初の訪問先へ向かいました。9時00分に到着し、到着した時刻をサービス提供責任者へ通知で知らせています。記録は通知の履歴に残っています。
訪問と訪問の間	8月5日（火）10時20分から11時00分まで、次の訪問先の近くの駐車場に車を止めていました。この間に事業所からの電話を1回受けています。記録は通話の履歴にあります。
車内での記録	8月5日（火）11時05分から11時20分まで、車内で訪問の記録を端末に入力していました。求めたのは勤務の決まり、記録は端末の入力の時刻に残っています。
昼の時間帯	8月5日（火）12時00分から12時30分まで、事業所の休憩室にいました。この間に利用者の家族から電話を1回受けています。記録は通話の履歴にあります。
送迎	8月6日（水）7時50分に事業所を出発し、9時10分に戻りました。利用者7名を送迎し、途中で渋滞のため15分遅れています。記録は送迎の記録表に残っています。
入浴の担当	8月6日（水）9時30分から12時00分まで、入浴の介助を担当していました。この間に休憩は取っていません。記録は業務日誌の同日欄にあります。
閉所の後	8月6日（水）17時30分から18時10分まで、フロアの清掃と翌日の準備を行いました。求めたのは勤務の決まり、記録は業務日誌の同日欄にあります。
会議	8月7日（木）18時00分から19時00分まで、事業所で定例の会議に出席しました。出席者は9名、求めたのは管理者、記録は会議録に残っています。
研修	8月8日（金）13時30分から16時30分まで、外部の会場で研修を受けました。移動は往復で1時間20分です。記録は受講の証明と、研修の記録に残っています。
夜勤の入り	8月8日（金）16時30分に出勤し、16時45分から17時00分まで申し送りを受けました。記録は申し送りのノートに残っています。
夜勤中の仮眠	8月9日（土）1時00分から3時00分までを仮眠の時間帯として定めていましたが、1時40分と2時20分の2回、居室からの呼び出しで中断しました。記録は夜勤の記録の備考欄にあります。
夜勤の明け	8月9日（土）9時30分に申し送りを終えて退勤しました。翌8月10日（日）は勤務表では休みです。記録は勤務表と夜勤の記録に残っています。
待機の夜	8月10日（日）17時00分から翌8時00分まで、事業所の携帯電話を持ち帰り、自宅にいました。呼び出しは0件です。記録は待機の担当表と通話の履歴に残っています。
呼び出しに応じた夜	8月11日（月）23時40分に呼び出しの電話を受け、23時55分に自宅を出て、0時20分に利用者宅へ到着しました。1時10分に対応を終えています。記録は訪問の記録と通話の履歴に残っています。
持ち帰りの作業	8月12日（火）21時00分から21時40分まで、自宅で研修の資料を作成していました。求めたのは自分の判断です。記録は残っていません。
自己研鑽	8月13日（水）20時00分から21時00分まで、自宅で資格の試験の勉強をしていました。求めたのは自分の判断で、事業所への報告はしていません。
勤務表の変更	8月14日（木）14時10分に、翌日の遅番を代わってほしいと管理者から電話がありました。承諾し、勤務表は同日中に書き換えられています。記録は勤務表の備考欄にあります。
兼務の日	8月15日（金）は午前を第1事業所、午後を第2事業所で勤務しました。移動は12時00分から12時30分です。記録は両方の勤務の記録に分かれて残っています。

そのまま言える質問文｜32例

相談の場でつまずくのは、聞きたいことが「不安」の形のままで、質問の形になっていないときです。下の文はそのまま読み上げられる質問にしてあります。答えはここには書きません。回答は社会保険労務士等にご確認ください。

聞きたい場面	そのまま言える質問文
移動①	訪問と訪問の間の移動について、当事業所では順路を前日に組んでいます。勤務の記録として、どこまで残しておくとよいでしょうか。
移動②	移動の手段が職員によって違います（自家用車・自転車・公共交通）。書類の上で分けて扱う必要があるかどうかを教えてください。
直行①	直行の日は、自宅を出た時刻を本人からの通知で受けています。この受け方で足りているか、他に残しておくとよい記録があるかを教えてください。
直帰②	直帰の日に、事業所へ戻らずに終える運用にしています。書類として整えておくとよいものは何でしょうか。
待機①	オンコールの担当を月に4回ほど置いています。担当表と呼び出しの記録のほかに、用意しておくとよい書類はありますか。
待機②	待機の間、自宅にいる形と事業所にいる形の2つがあります。この2つを書類の上でどう分けて書けばよいか教えてください。
待機③	呼び出しがなかった夜の記録を、現在は残していません。残す場合、どのような様式が扱いやすいでしょうか。
持ち帰り①	記録の作成が自宅に持ち帰りになっている職員がいます。まず何から手をつけるとよいか、順番を教えてください。
持ち帰り②	端末を自宅から使えるようにしています。この場合に定めておくとよい項目を挙げていただけますか。
自己研鑽①	資格の取得に向けた学習を職員が自主的に行っています。事業所として何をどこまで記録に残すとよいでしょうか。
自己研鑽②	職員が有志で勉強会を開いています。事業所として位置づけを決める場合、どの書類に書くのが一般的か教えてください。
研修①	法定の研修を勤務の後ろの時間帯に開いています。開催の時間帯を変える場合、あわせて見直すとよい書類はどれでしょうか。
研修②	外部の研修に出る職員がいます。申し込みから受講の記録までで、揃えておくとよい書類を教えてください。
会議①	定例の会議を月1回、勤務の後ろに開いています。この運用について、事業所として決めておくべき項目を挙げていただけますか。
会議②	会議に出席できない職員が毎回数名います。伝え方と記録の残し方について、助言をいただけますか。
仮眠①	夜勤の中に仮眠の時間帯を置いていますが、呼び出しで中断する日があります。記録として何を残すとよいでしょうか。
仮眠②	仮眠を取る場所が居室に近い休憩室です。場所についても書類に書いておいたほうがよいか教えてください。
休憩①	フロアの人数の都合で、休憩の時間帯がずれる日があります。どのような形で運用と記録を整えるとよいでしょうか。
休憩②	休憩が取れなかった日の申し出の窓口を決めたいと考えています。決めるときに押さえる点を教えてください。
勤務表の変更①	月の途中で勤務表を変えることがあります。変更の手順として、書面に残しておくとよい項目を挙げていただけますか。
勤務表の変更②	変更前の勤務表を残すべきか迷っています。残す場合の期間や形について助言をいただけますか。
代わりの出勤	急な欠勤の際、他の職員へ電話で出勤を依頼しています。依頼と承諾の記録をどう残すとよいか教えてください。
兼務①	同一法人の2事業所を兼務する職員がいます。書類の上で整えておくとよい点を教えてください。
兼務②	兼務の割合が月によって変わります。変わるたびに書き換える書類はどれになるか教えてください。
兼務③	他の法人でも働いている職員がいます。事業所として届け出てもらう場合の様式について助言をいただけますか。
夜勤明け	夜勤が明けた日の呼び方が、勤務表の中で統一されていません。表記をそろえるときの考え方を教えてください。
年次有給休暇①	年次有給休暇の管理簿を表計算で作っています。項目として不足がないか、見ていただけますか。
年次有給休暇②	勤務表を組む段階で休暇を入れる形にしたいと考えています。進め方の順番を教えてください。
時間外の申請①	時間外の申請と承認の手順を決めたいと考えています。様式を作るときに入れておく項目を挙げていただけますか。
時間外の申請②	承認を得ないまま作業が残ってしまう場面があります。申し出の窓口を作る場合の進め方を教えてください。
書類の整え方①	勤務に関する決めごとが、就業規則・掲示・申し合わせの3か所に散らばっています。どこに集めるとよいか教えてください。
書類の整え方②	今回いただいた助言を職員へ伝える予定です。伝える文面として避けたほうがよい書き方があれば教えてください。

持ち帰ったことを社内に落とす｜12の段取り

相談は、受けた日で終わりません。助言を書類と運用に写して、職員に伝わって、記録に残ったところまでが1回分です。下の段取りは、そのための順番です。

段階	すること	残す記録（記入欄）
1｜相談の当日	記録を取る担当を1名決め、話に集中する人と分ける	担当した人（記入欄）／相談の日時（記入欄）
2｜相談の直後	その日のうちに、要点を3行にまとめる	まとめた日（記入欄）／3行の要点（記入欄）
3｜翌営業日	いただいた指摘を、決めごとの棚卸し表の該当の行へ書き写す	書き写した行の数（記入欄）／書き写した人（記入欄）
4｜書類の洗い出し	書き足す必要のある書類を一覧にする	書類の名称と件数（記入欄）
5｜担当の決定	書類ごとに、案を作る人を決める	書類と担当者の対応（記入欄）
6｜期限の決定	案ができる日を、書類ごとに決める	期限（記入欄）／決めた日（記入欄）
7｜案の確認	できた案を、社会保険労務士等へ再度確認する	確認を依頼した日（記入欄）／回答を受けた日（記入欄）
8｜確定	確認が済んだものから順に、正式なものとして扱う	確定した日（記入欄）／版の番号（記入欄）
9｜伝える場面の決定	誰に、いつ、どの方法で伝えるかを決める	場面と相手（記入欄）／予定日（記入欄）
10｜伝達	決めた場面で伝え、その場にいなかった人の一覧を作る	伝えた日と方法（記入欄）／残っている人（記入欄）
11｜記録の様式の見直し	新しい決めごとに合わせて、記録の様式を直す	直した様式の名称（記入欄）／直した日（記入欄）
12｜次回の予約	次に相談する日を、その場で決めておく	次回の日（記入欄）／持っていくもの（記入欄）

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。当社は判断や代行を行わず、記録として残すところまでをお手伝いしています。

決めごとを社内に残す記録の書き方｜避けたい書き方と言い換え32組

ここで扱うのは「決めごとを社内にどう書き残すか」だけです。労務の扱いそのものの言い換えではありません。左の列は、後から読んだ人が同じ場面を思い出せない書き方の例として「」で囲んで引用しています。右の列は、日付・人数・場所・担当を入れたそのまま使える完成文です。

右の文がしていることは1つだけで、事実を書いて、判断を書かないことです。判断は社会保険労務士等にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

決めごとと更新を残す書き方｜16組

避けたい書き方（引用）	言い換えの完成文（そのまま使えます）
「就業規則に書いてあります」	勤務に関する規程の第7条に記載しています。最終更新は2026年6月1日、原本は事務室の書棚、写しを休憩室の掲示板に置いています。
「昔から決まっています」	2019年4月の運用の開始から変更していません。直近で内容を読み合わせたのは2026年4月8日の全体会議です。
「特に決めていません」	この項目は、現在どの書類にも記載がありません。2026年9月30日までに社会保険労務士等へ相談する予定です（担当：管理者）。
「だいたい決まっています」	担当の決め方は口頭での申し合わせにとどまり、書面にはしていません。書面にする案の作成を2026年10月10日までに行います（担当：サービス提供責任者）。
「随時対応しています」	連絡を受けた場合は、受けた日時・相手・内容の3点を業務日誌の同日欄に記載しています。記載の担当はその日の管理者です。
「必要に応じて変更します」	変更は管理者が決め、決めた日から3日以内に掲示と通知の2つの方法で全職員へ知らせます。直近の変更は2026年7月1日です。
「適切に管理しています」	担当表は事務室の壁に掲示し、更新のたびに更新日と更新した人を右上に記載しています。直近の更新は2026年8月25日です。
「マニュアルがあります」	手順書は「夜勤の手順」「待機の手順」の2種類です。それぞれ2026年5月改訂で、事務室と各フロアに1部ずつ置いています。
「更新しています」	年1回、4月の全体会議で読み合わせを行い、変えた項目と変えなかった項目を会議録に記載しています。直近は2026年4月8日、変更2件です。
「掲示してあります」	事務室の入口横と休憩室の2か所に掲示しています。掲示した日は2026年8月3日で、掲示物の裏面に掲示した人の名を記載しています。
「担当者が把握しています」	担当はサービス提供責任者1名で、代わりの担当は管理者です。担当が不在の日の連絡先を、担当表の下段に記載しています。
「口頭の申し合わせです」	2026年6月10日の全体会議で申し合わせ、会議録の4行目に内容を残しています。書面にするかどうかは社会保険労務士等へ確認する予定です。
「変更しました」	2026年7月1日付で、直行の日の連絡先をサービス提供責任者に変更しました。変更前の内容も同じ書類の履歴の欄に残しています。
「確認済みです」	2026年5月20日に社会保険労務士事務所へ内容を確認し、回答をいただいた日と要点を、書類の表紙裏に記載しています。
「様式は各自で用意しています」	様式は事業所で1種類に統一し、事務室の共有の場所に置いています。改訂は2026年6月1日で、旧様式は使用を終えています。
「今後改善します」	この項目は2026年10月末までに案を作り、11月の全体会議で説明する予定です。担当は管理者、進み具合は月末に確認します。

伝達と、その日の出来事を残す書き方｜16組

避けたい書き方（引用）	言い換えの完成文（そのまま使えます）
「口頭で伝えました」	2026年7月1日の全体会議（出席19名）で管理者が説明し、欠席した4名には7月5日までに個別に電話で伝えました。会議録に日付と相手を記載しています。
「みんな知っています」	全職員22名のうち、伝わっていることを確認できたのは20名です。残る2名には9月5日までに個別に伝えます（担当：管理者）。
「たぶん伝えたと思います」	伝えた記録が残っているのは12名分です。残る10名については、次の勤務の日に確認し、確認した日を一覧に記載します。
「全員に配りました」	2026年8月25日に22名へ配り、8月28日時点で受け取りの確認が取れていないのは2名です。9月1日までに直接手渡します。
「会議で決めました」	2026年6月10日の全体会議（出席17名）で決め、決めた内容を会議録の4行目に記載しました。同月12日に休憩室へ掲示しています。
「研修をしました」	2026年7月22日13時30分から15時00分まで研修を行い、19名が出席しました。欠席した3名には7月29日までに資料を手渡し、要点を口頭で説明しています。
「シフトを変えました」	2026年9月12日14時10分に、9月15日の遅番を職員Aから職員Bへ変更しました。双方へ連絡した時刻を勤務表の備考欄に記載しています。
「本人の希望です」	2026年8月12日、本人から「自宅で資料を作成した」との申し出がありました。申し出を受けた日と内容を記録に残し、扱いは社会保険労務士等へ確認します。
「口頭で承認しました」	2026年8月14日16時40分、管理者が口頭で承認しました。承認した日時と内容を、翌営業日に申請の様式へ書き写しています。
「記録は取っています」	訪問の記録は端末へ、待機の記録は担当表の裏面へ、会議の記録は会議録へ残しています。保管の場所を一覧にして事務室に掲示しています。
「休憩は取れています」	2026年8月の1か月で、休憩の開始と終了が記録に残っているのは18日分です。残る4日分については本人へ確認し、確認した日を記載します。
「オンコールは月に数回です」	2026年8月の待機の担当は延べ31回、呼び出しがあったのは9回、うち出動したのは4回です。担当表と通話の履歴で確認しました。
「有給は取れています」	2026年度の取得の状況を管理簿で確認しました。対象の職員は18名、取得の記録があるのは15名です。残る3名の予定を9月末までに一覧にします。
「兼務しています」	職員Cは、月・水・金を第1事業所、火・木を第2事業所で勤務しています。それぞれの時間帯と指示を出す人を、2026年10月1日付の書面に記載しています。
「持ち帰りはありません」	2026年8月に、持ち帰って作業を行ったという申し出は3件ありました。申し出を受けた日・内容・時間を記録に残し、扱いを社会保険労務士等へ相談する予定です。
「社労士に相談しました」	2026年5月20日に社会保険労務士事務所へ相談し、いただいた要点を3行にまとめて共有しました。書き足す書類は4件で、期限と担当を一覧にしています。

この記事で扱ったのは、決めているか・どこに書いてあるか・誰が知っているか・記録に残っているかという、事業所側の状態の点検だけです。それぞれをどう扱うかは書いていません。記入し終えた表を持って、社会保険労務士等にご相談ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

よくある質問（FAQ）

介護の労務管理の課題は？

直行直帰の打刻、残業・休憩の管理、不規則な勤務の集計などが課題になりやすいです。

打刻はどうすればよいですか？

スマホやQRコードでの打刻を使うと、直行直帰でも正確に記録できます。

効率化のポイントは？

シフトと勤怠を連動させ、実働時間を正しく集計するしくみが有効です。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

労務で、介護事業所がつまずきやすいところ

就業規則の作成・変更や労働社会保険の手続きは、社会保険労務士の業務です。本ページは論点の整理にとどめています。

場面	つまずき	どうするか
夜勤	16時間夜勤の休憩と仮眠の扱い	休憩が取れる体制と、実態の記録
移動時間	訪問と訪問の間を労働時間に入れていない	取り扱いを事業所として定める（記入欄）。規程の作成・変更は社会保険労務士等にご相談ください
待機（オンコール）	手当の定めがない	待機と出動の取り扱いを事業所として定める（記入欄）。賃金の扱いは社会保険労務士等にご確認ください
研修の時間	業務外として扱っている	参加の位置づけと取り扱いを事業所として定める（記入欄）。社会保険労務士等にご確認ください
記録の作成	持ち帰りになっている	勤務時間内に置く
会議	時間外に開いている	開催時間の置き方を事業所として定める（記入欄）。賃金の扱いは社会保険労務士等にご確認ください
シフトの変更	直前に変えている	変更の手順と期限を定める
年次有給休暇	年5日の取得ができていない	管理簿で取得状況を追う
36協定	締結・届出をしていない	締結・届出の要否は社会保険労務士等にご確認ください
雇用契約	更新のたびに書面を交わしていない	有期契約は更新のつど
ハラスメント	相談窓口が周知されていない	窓口を定め、掲示する
健康診断	非常勤の実施漏れ	要件に該当する人を洗い出す

採用から退職までに交わす書類

場面	書類	注意
採用	労働条件通知書	明示すべき事項が定められている
採用	雇用契約書	有期の場合は更新の基準も
採用	秘密保持の誓約書	個人情報の取り扱いを含む
採用	資格証の写し	資格要件のある職種
入職時	就業規則の周知	見られる場所に置く
在職中	健康診断の記録	要件に該当する非常勤も
在職中	年次有給休暇の管理簿	3年間の保存
退職	退職届	日付と理由
退職	貸与品の返却の記録	鍵、端末、制服
退職	個人情報の削除の記録	端末・アカウント