被保険者証の確認記録・市町村への通知の記録の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例92例

介護保険の事業所には、ケアプランや個別サービス計画のように「中身を読まれる」書類と、普段は誰も見ないのに、運営指導では真っ先に開かれる地味な記録の2種類があります。本ページが扱うのは後者です。具体的には、被保険者証の確認記録、認定の有効期間の管理、要介護認定の申請に係る援助の記録、利用者の住所が分かる記録、各種担当者の指名記録、市町村への通知に係る記録、記録の整備（どの記録がどこにあるかの一覧）の7つを、1本にまとめて扱います。

これらをまとめて扱う理由は、厚生労働省が公表している運営指導の標準確認項目・標準確認文書（別添1）を全38サービス分読み比べると、どれも「サービスの中身」ではなく「利用開始時と日常の運営の手続き」の側に置かれているからです。とくに「受給資格等の確認」は、38サービスすべての「運営」の節に、例外なく1行として置かれています。訪問系にも通所系にも施設系にも居宅介護支援にも介護予防にも、同じ確認項目が並びます。これほど全種別で言い回しまで揃っている項目は多くありません。

そして自治体が公表している運営指導の指摘事例を読むと、この地味な記録の指摘は「やっていない」ではなく「やっているのに記録の形になっていない」という形をとります。豊島区が公表した令和5年度の運営指導（地域密着型通所介護18件）の指摘事項には、「利用者の提示する被保険者証によって被保険者資格等の確認を行っていませんでした」「介護支援専門員から送られたコピーで確認していました」「利用者の提示する被保険者証を確認せず、担当の居宅介護支援事業所に電話で確認をしていました」が並んでいます。資格の確認そのものは行われているのに、確認の仕方と残し方が問われているわけです。

本ページは、まずこの7つの記録の位置づけを1つの表で示し、次に別添1の全38サービスの節を突き合わせた比較表を置きます。そのうえで、被保険者証・負担割合証の確認記録の欄ごとの書き方、認定の有効期間の管理表、要介護認定の申請に係る援助の記録、利用者の住所が分かる記録、各種担当者の指名記録、市町村への通知に係る記録、記録の整備の一覧を、そのまま貼れる完成文と記入欄の形で掲載します。

あらかじめ本ページの立場をはっきり書いておきます。本ページは判定をしません。「この人は資格がある」「この事案は通知の対象だ」「この建物は同一建物にあたる」といった判断は一切書きません。書くのは「基準の定め／自治体が公表している資料の記載／貴事業所の状況（記入欄）／保険者（指定権者）にご確認ください」という対照表の形だけです。単位数・金額も一切書きません。減算や加算の適用の有無、通知の対象となるかどうかの判断、同一建物の範囲の判断は、いずれも保険者（指定権者）の条例・要綱・運用により異なるためです。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記載事項の整理と記録の残し方を扱うもので、手続きの代行を勧めるものではありません。障害福祉分野の届出書類についても同様に、本ページは手続きの代行を勧めるものではありません。

また、本ページと重ならないよう範囲を切っています。契約時の重要事項説明書の交付・説明・同意そのもの、説明・同意・交付の記録の残し方、記録の保存期間と保管方法、人員配置・勤務体制の記録は、それぞれ別の主題として当サイトの別ページで扱っており、本ページでは扱いません。本ページが扱うのは、「利用が始まるときに何を確認して、それをどう1行残すか」と「日常の運営で誰が何の担当かをどう記録に残すか」だけです。

1. この7つの記録が求められる根拠——「サービスの中身」ではなく「手続き」の側にある

最初に、7つの記録の位置づけを1枚に並べます。共通しているのは、どれも利用者の状態やサービスの質を書く記録ではないという点です。書くのは、確認した事実・指名した事実・通知した事実といった「事業所側の手続き」です。だからこそ現場では後回しになり、運営指導では真っ先に開かれます。

1-1. 7つの記録の位置づけ——1枚で見る

記録	何を確認・記録するか	いつ動くか	どこに残るのが自然か	別添1での扱い
被保険者証の確認記録	被保険者資格・認定の有無・認定の有効期間	利用開始時／更新時／区分変更時／保険者の運用に応じた頻度	利用者台帳、資格確認記録、支援経過	「受給資格等の確認」の確認文書「介護保険番号、有効期限等を確認している記録等」
負担割合証の確認記録	利用者負担の割合と適用の期間	利用開始時／証の切替の時期	利用者台帳、資格確認記録	別添1に単独の行を確認できず（「利用料等の受領」の節に関連）
認定の有効期間の管理表	事業所全体の認定の有効期間の一覧	毎月	一覧表（表計算ソフト等）、利用者台帳	「受給資格等の確認」に「有効期限を確認しているか」として含まれる
要介護認定の申請に係る援助の記録	申請の代行・更新の勧奨・区分変更の相談	認定の有効期間の満了前／状態の変化時	支援経過、相談記録、サービス提供記録	別添1に単独の行を確認できず
利用者の住所が分かる記録	実際にどこへ訪問しているか／どこに居住しているか	利用開始時／転居時／月ごと	利用者台帳、訪問記録、サービス提供記録	別添1に単独の行を確認できず（自治体資料に確認文書として登場）
各種担当者の指名記録	誰をいつ指名し、どう周知したか	指名時／交代時／年度替わり	指名書・辞令、委員会議事録、周知記録	「管理者」「虐待の防止」「衛生管理等」の各節に関連
市町村への通知に係る記録	事実／通知した事実／通知の内容	事実が生じたとき	通知文の控え、支援経過、事故報告書	別添1に単独の行を確認できず
記録の整備（一覧）	どの記録が、どこに、誰の管理であるか	年1回程度の棚卸し／担当交代時	記録一覧表、管理台帳	金沢市の集団指導資料には「記録の整備に関すること」が独立の項目として置かれている

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表で先に断っておきたいのは、「別添1に単独の行を確認できず」という欄がいくつもあることです。別添1は運営指導の標準確認項目であって、基準省令の全項目を写したものではありません。別添1に行が無い＝求められていない、ではありません。本ページでは、別添1に行があるものは根拠条を素材から引き、無いものは「別添1では確認できず」と書く方針で統一しています。根拠条を推測で書き足すことはしていません。自事業所に求められる範囲は、指定を受けた保険者（指定権者）の公表資料でご確認ください。

1-2. 別添1で確認文書として挙がっているのは、実は1行だけ

別添1の「受給資格等の確認」の節を全38サービス分並べると、確認項目と確認文書はほぼ完全に同一です。確認項目は「被保険者資格、要介護認定（要支援認定）の有無、要介護認定（要支援認定）の有効期限を確認しているか」、確認文書は「介護保険番号、有効期限等を確認している記録等」。この2行が38回繰り返されます。

ここから読み取れることが2つあります。1つは、確認する対象が3つに分かれていること——①被保険者資格、②認定の有無、③認定の有効期限——です。「被保険者証を見た」だけでは、3つのうち1つ目しか押さえていないことになります。もう1つは、確認文書が「記録等」であって「被保険者証の写し」と書かれていないことです。別添1は写しを取ることを求める書き方をしていません。写しを取るかどうかは保険者（指定権者）と事業所の運用によって分かれるため、本ページでは後述のとおり記入欄にしています。

1-3. 別添1の節の名前が、そのまま記録の名前になる

記録に名前を付けるときは、別添1の節の名前をそのまま使うのが最も摩擦がありません。運営指導で書類を求められたとき、事業所側の呼び名と確認項目の名前が一致していると、探す時間も説明する時間も短くなります。以下は、本ページで扱う記録に対応する別添1の節の名前です。

本ページでの呼び方	別添1の節の名前	別添1に置かれている区分	別添1での出現
被保険者証の確認記録	受給資格等の確認	運営	全38サービスに存在
担当者の指名記録（管理者）	管理者	人員	30サービスに存在。訪問リハビリテーション・居宅療養管理指導・通所リハビリテーション・短期入所療養介護および対応する介護予防サービスでは単独の行を確認できず
担当者の指名記録（虐待の防止）	虐待の防止	運営	全38サービスに存在
担当者の指名記録（感染対策）	衛生管理等	運営	36サービスに存在。居宅介護支援・介護予防支援では単独の行を確認できず
事故に関する記録と報告	事故発生時の対応	運営	33サービスに存在。施設系では「事故発生の防止及び発生時の対応」という節の名前になる
秘密保持に関する記録	秘密保持等	運営	全38サービスに存在
記録の整備（一覧）	（別添1では確認できず）	—	金沢市の集団指導資料では独立の項目として置かれている
市町村への通知に係る記録	（別添1では確認できず）	—	事故報告・特例入所の意見照会など、通知に関連する項目は自治体資料に登場

なお「衛生管理等」の節は、居宅介護支援と介護予防支援では別添1に単独の行を確認できませんでした。ただし、姫路市の令和6年度実地指導結果には、居宅介護支援について「感染症の予防及びまん延の防止のための措置のうち、委員会が開催されていなかった」「感染症の予防及びまん延の防止のための指針を整備していなかった」との指摘が記録されています。別添1に行が無いことと、指摘が無いことは別です。

1-4. 本ページで扱わないこと

混同を避けるため、扱わないことを明示します。以下の4つは、それぞれ独立した主題として当サイトの別ページで扱っています。

扱わないこと	理由	本ページでの触れ方
重要事項説明書の記載事項・契約時の説明と同意	契約の主題であり、確認の主題とは別	「契約書類が揃っているか」を記入欄として置くのみ
説明・同意・交付そのものの記録の残し方	同意の記録は独立の主題	本ページの完成文には同意の記録を含めない
記録の保存期間・保存年数・保管方法	条例により年数が異なり、独立の主題	「どこに、誰の管理で置いてあるか」だけを扱い、年数は書かない
人員基準の充足・勤務体制・常勤換算の記録	人員の主題	担当者の「指名」の事実だけを扱い、配置の適否は扱わない

2. サービス種別38×確認項目の比較表——種別で何が変わり、何が変わらないか

ここが本ページの核です。別添1の全38サービスの節から、本ページで扱う記録に対応する4つの節（受給資格等の確認・管理者・虐待の防止・衛生管理等）の根拠条を抜き出して並べました。同じ「受給資格等の確認」でも、根拠となる条番号は基準省令が違うので種別ごとに変わります。自事業所の運営規程やマニュアルに条番号を書き込むときは、この表の行を使ってください。

2-1. 全38サービス×4つの節の根拠条

サービス種別	受給資格等の確認	確認する認定	管理者	虐待の防止	衛生管理等
訪問介護	第11条	要介護認定	第6条	第37条の2	第31条
訪問入浴介護	第11条	要介護認定	第46条	第37条の2	第31条
訪問看護	第11条	要介護認定	第61条	第37条の2	第31条
訪問リハビリテーション	第11条	要介護認定	—	第37条の2	第31条
居宅療養管理指導	第11条	要介護認定	—	第37条の2	第31条
通所介護	第11条	要介護認定	第94条	第37条の2	第104条
通所リハビリテーション	第11条	要介護認定	—	第37条の2	第118条
短期入所生活介護	第11条	要介護認定	第122条	第37条の2	第104条
短期入所療養介護	第11条	要介護認定	—	第37条の2	第118条
特定施設入居者生活介護	第11条	要介護認定	第176条	第37条の2	第104条
福祉用具貸与	第11条	要介護認定	第195条	第37条の2	第203条
居宅介護支援	第7条	要介護認定	第3条	第27条の2	—
介護老人福祉施設	第5条	要介護認定	第21条	第35条の2	第27条
介護老人保健施設	第6条	要介護認定	第23条	第36条の2	第29条
介護療養型医療施設	第7条	要介護認定	第22条	第34条の2	第28条
介護医療院	第10条	要介護認定	第26条	第40条の2	第33条
介護予防訪問入浴介護	第49条の5	要支援認定	第48条	第53条の10	第53条の3
介護予防訪問看護	第49条の5	要支援認定	第64条	第53条の10	第53条の3
介護予防訪問リハビリテーション	第49条の5	要支援認定	—	第53条の10	第53条の3
介護予防居宅療養管理指導	第49条の5	要支援認定	—	第53条の10	第53条の3
介護予防通所リハビリテーション	第49条の5	要支援認定	—	第53条の10	第121条
介護予防短期入所生活介護	第49条の5	要支援認定	第130条	第53条の10	第139条の2
介護予防短期入所療養介護	第49条の5	要支援認定	—	第53条の10	第121条
介護予防特定施設入居者生活介護	第49条の5	要支援認定	第232条	第53条の10	第139条の2
介護予防福祉用具貸与	第49条の5	要支援認定	第267条	第53条の10	第273条
介護予防支援	第7条	要支援認定	第3条	第26条の2	—
定期巡回・臨時対応型訪問介護看護	第3条の10	要介護認定	第3条の5	第3条の38の2	第3条の31
夜間対応型訪問介護	第3条の10	要介護認定	第7条	第3条の38の2	第3条の31
認知症対応型通所介護	第3条の10	要介護認定	第43条	第3条の38の2	第33条
小規模多機能型居宅介護	第3条の10	要介護認定	第64条	第3条の38の2	第33条
認知症対応型共同生活介護	第3条の10	要介護認定	第91条	第3条の38の2	第33条
地域密着型特定施設入居者生活介護	第3条の10	要介護認定	第111条	第3条の38の2	第33条
地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護	第3条の10	要介護認定	第146条	第3条の38の2	第151条
看護小規模多機能型居宅介護	第3条の10	要介護認定	第172条	第3条の38の2	第33条
地域密着型通所介護	第3条の10	要介護認定	第21条、第40条	第3条の38の2	第33条
介護予防認知症対応型通所介護	第14条	要支援認定	第6条、第10条	第37条の2	第31条
介護予防小規模多機能型居宅介護	第14条	要支援認定	第45条	第37条の2	第31条
介護予防認知症対応型共同生活介護	第14条	要支援認定	第71条	第37条の2	第31条

表の見方を補足します。条番号は、それぞれのサービスに適用される基準省令の条番号です。居宅サービス（訪問介護から福祉用具貸与まで）は同一の省令の中で、「受給資格等の確認」がすべて第11条に置かれています。介護予防サービスは第49条の5、地域密着型サービスは第3条の10、地域密着型介護予防サービスは第14条、居宅介護支援と介護予防支援は第7条、施設サービスは施設ごとに第5条・第6条・第7条・第10条と分かれます。確認項目の中身は同じでも、根拠条は5通り以上に分かれる——これが種別の差です。

2-2. 種別で変わるところ／変わらないところ

論点	変わる／変わらない	内容
確認項目の文言	変わらない	「被保険者資格、要介護認定（要支援認定）の有無、要介護認定（要支援認定）の有効期限を確認しているか」で全38サービス共通
確認文書の文言	変わらない	「介護保険番号、有効期限等を確認している記録等」で全38サービス共通
根拠条の番号	変わる	居宅サービス第11条／介護予防サービス第49条の5／地域密着型サービス第3条の10／地域密着型介護予防サービス第14条／居宅介護支援・介護予防支援第7条／施設は第5条・第6条・第7条・第10条
確認する認定の別	変わる	要介護認定（26サービス）／要支援認定（12サービス）
管理者の節	変わる	30サービスに単独の行があり、8サービスでは単独の行を確認できず
虐待の防止の節	変わらない（存在は共通）	全38サービスに存在。根拠条は第37条の2／第53条の10／第3条の38の2／第27条の2／第26条の2／施設ごとに分かれる
衛生管理等の節	変わる	36サービスに存在。居宅介護支援・介護予防支援では単独の行を確認できず
被保険者証への記載	変わる	施設・居住系では、入所・入居の年月日等を被保険者証に記載する運用が自治体資料に登場する
利用者の住所の扱い	変わる	訪問系では「どこへ行ったか」、通所系では「どこから来るか」、施設・居住系では「どこに住んでいるか」が記録の焦点になる
市町村への通知の場面	変わる	施設では特例入所の意見照会、居宅介護支援では更新・区分変更に伴う手続き、全種別で事故の報告が自治体資料に登場する

2-3. 認定の別で分かれる12サービス

確認する認定が「要支援認定」となるのは以下の12サービスです。様式の欄名を「要介護状態区分」で統一していると、介護予防サービスの記録で欄名と中身が食い違います。欄名を種別ごとに分けるか、「要介護状態区分・要支援状態区分」と併記するかは、貴事業所の様式の運用（記入欄）です。

サービス種別	受給資格等の確認の根拠条	確認する認定	貴事業所での取扱い
介護予防訪問入浴介護	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防訪問看護	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防訪問リハビリテーション	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防居宅療養管理指導	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防通所リハビリテーション	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防短期入所生活介護	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防短期入所療養介護	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防特定施設入居者生活介護	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防福祉用具貸与	第49条の5	要支援認定	（記入欄）
介護予防支援	第7条	要支援認定	（記入欄）
介護予防認知症対応型通所介護	第14条	要支援認定	（記入欄）
介護予防小規模多機能型居宅介護	第14条	要支援認定	（記入欄）
介護予防認知症対応型共同生活介護	第14条	要支援認定	（記入欄）

2-4. 被保険者証への記載が登場する場面

被保険者証は「見る」だけの書類ではなく、施設・居住系では事業所側が書き込む場面があります。これは自治体の公表資料に指摘として登場しています。

場面	自治体資料に記載されている内容	出典自治体	貴事業所の運用
認知症対応型共同生活介護への入居	「入居に際して利用者の被保険者証に、入居の年月日及び入居している共同生活住居の名称を記載していませんでした」が指摘事項として公表されている	豊島区	（記入欄）
介護老人福祉施設への入所	確認文書として「被保険者証への入所年月日等の記載」が挙げられている	熊本市	（記入欄）
認知症であることの確認（入居時）	「入居に際し医師の診断書等により当該入所者が認知症であるか確認していませんでした」が指摘事項として公表されている	豊島区	（記入欄）
被保険者証による資格の確認（通所系）	「利用者の提示する被保険者証によって被保険者資格等の確認を行っていませんでした」が指摘事項として公表されている	豊島区	（記入欄）

豊島区の資料は、被保険者証を「本人が提示するもの」として扱っている点が特徴です。同区の指摘には、介護支援専門員から送られたコピーで確認していた例、居宅介護支援事業所に電話で確認していた例が並んでいます。確認の方法として何が求められるかは保険者（指定権者）により運用が異なりますので、所在地の保険者が公表する資料をご確認ください。

3. 被保険者証・負担割合証の確認記録——いつ確認し、何を書き写すか

ここからは、そのまま貼れる形にします。まず被保険者証の確認記録です。この記録が薄くなる理由ははっきりしていて、「確認した」という事実が、確認した本人の頭の中にしか残らないからです。契約書や計画書と違って、確認には成果物がありません。だから、確認そのものを1行の記録に変える手当てが要ります。

3-1. いつ確認するか——場面の一覧

確認の場面は、大きく4つに分かれます。頻度は保険者（指定権者）の運用により異なるため、「毎月」「年1回」といった断定はせず、貴事業所の運用を記入欄にしています。

場面	いつ	確認する対象	記録に残す内容	貴事業所の運用
利用開始時	サービスの提供を求められたとき	被保険者資格・認定の有無・認定の有効期間	確認日、確認者、確認方法、被保険者証の記載内容	（記入欄）
更新認定を受けたとき	新しい被保険者証が交付されたとき	認定の有無・認定の有効期間・要介護状態区分	確認日、確認者、新しい有効期間、変更の有無	（記入欄）
区分変更認定を受けたとき	区分変更の結果が出たとき	要介護状態区分・認定の有効期間	確認日、確認者、変更前後の区分、変更日	（記入欄）
区分変更の申請中	申請から結果が出るまでの間	申請の事実・申請日	申請日、申請者、結果待ちである旨	（記入欄）
負担割合証の切替の時期	新しい負担割合証が交付される時期	負担の割合・適用の期間	確認日、確認者、割合、適用期間	（記入欄）
転居・保険者の変更があったとき	住所地が変わったとき	保険者・被保険者番号	確認日、確認者、変更前後の保険者	（記入欄）
給付制限の記載があるとき	被保険者証に記載があるとき	給付制限の内容と期間	確認日、確認者、記載内容の転記	（記入欄）
月ごとの点検	請求事務のタイミング	有効期間の満了が近い利用者の抽出	点検日、点検者、抽出件数	（記入欄）

4つ目の「区分変更の申請中」を独立の場面として立てているのは、姫路市の令和6年度実地指導結果に、「要介護・要支援区分変更申請中に利用者の居宅を訪問し、利用者及びその家族に面接していないにも関わらず、居宅介護支援費を請求していた」との指摘が記録されているためです。申請中という状態そのものが、記録の上で見えるようにしておく意味があります。なお、その期間の取扱いや請求の扱いは保険者（指定権者）により異なりますので、指定権者の指示をご確認ください。

3-2. 何を書き写すか——欄ごとの一覧

被保険者証から記録に書き写す項目を並べます。写しを取るかどうかにかかわらず、この項目が記録の側に残っていることが、「確認している記録等」の形になります。

欄	書き写す内容	書き方の注意	突き合わせる先
被保険者番号	被保険者証に記載された番号をそのまま	桁の欠落・転記誤りが最も起きやすい欄。請求データと突き合わせる	介護給付費請求明細書、利用者台帳
被保険者氏名・生年月日	被保険者証の表記のとおり	通称・旧姓を使っている場合は、証の表記を正として記録する	契約書、利用者台帳
保険者名・保険者番号	被保険者証に記載された保険者	住所地特例の場合、居住地と保険者が一致しないことがある	請求データ、利用者台帳
要介護状態区分（要支援状態区分）	証に記載された区分	介護予防サービスでは要支援状態区分になる	居宅サービス計画、個別サービス計画
認定年月日	証に記載された認定の年月日	認定の年月日と有効期間の開始年月日は一致しないことがある	認定結果通知の写し
認定の有効期間（開始）	開始年月日	サービス提供の開始日との前後関係を点検する	サービス提供記録、契約書
認定の有効期間（終了）	終了年月日	この欄が管理表の並べ替えの軸になる	有効期間の管理表
区分支給限度基準額の欄の記載	記載がある場合はその記載の有無	金額・単位数は本ページでは扱わない。確認した事実だけを残す	給付管理票
給付制限の記載	記載がある場合はその内容と期間	記載がある場合の取扱いは保険者（指定権者）にご確認ください	請求データ、支援経過
認定審査会の意見・サービスの種類の指定	記載がある場合はその内容	記載がある場合の取扱いは保険者（指定権者）にご確認ください	居宅サービス計画、支援経過
居宅介護支援事業者の記載	記載がある場合は事業所名	担当の変更があったときに証の記載と食い違うことがある	契約書、給付管理票
施設・居住系の入所（入居）年月日	事業所側が記載する運用の場合はその記載	豊島区・熊本市の資料に、記載に関する記述がある	入退所（入退居）の記録
確認日・確認者・確認方法	記録の側だけに残る項目	この3つが無いと「確認している記録」の形にならない	支援経過、資格確認記録

3-3. 写しを取るかどうか——記入欄

別添1の確認文書は「介護保険番号、有効期限等を確認している記録等」であって、「被保険者証の写し」とは書かれていません。一方で、豊島区の指摘には「介護支援専門員から送られたコピーで確認していました」が改善を要する事項として挙がっています。写しを取ること自体の可否ではなく、本人が提示する証で確認したかどうかが問われている読み方ができます。写しの取扱いは保険者（指定権者）と事業所の運用で分かれるため、ここは記入欄にします。

論点	貴事業所の運用	根拠としている資料	保管場所
被保険者証の写しを取っているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
写しを取る場合、いつの時点の証か	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
写しを取らない場合、何に転記しているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
負担割合証の写しを取っているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
写しの個人情報の取扱いについて同意を得ているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
写しの差し替えの手順を定めているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
本人が提示する証で確認する手順になっているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
本人が証を提示できない場合の手順を定めているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）

3-4. 資格確認記録の完成文——そのまま貼れる12例

以下は、支援経過・サービス提供記録・資格確認記録のいずれかに1行として貼れる文です。日付・氏名は貴事業所のものに置き換えてください。判定を書かず、確認した事実だけを書くのが共通の形です。

場面	そのまま貼れる完成文
利用開始時（訪問系）	完成文1：初回訪問時、本人が提示した介護保険被保険者証により、被保険者番号・保険者名・要介護状態区分・認定年月日・認定の有効期間（開始年月日／終了年月日）を確認し、利用者台帳に転記した。確認者は訪問介護員○○。証の記載と契約書の記載に相違がないことを併せて確認した。
利用開始時（通所系）	完成文2：契約時に本人が持参した介護保険被保険者証の提示を受け、被保険者番号・要介護状態区分・認定の有効期間を確認した。確認は生活相談員○○が行い、確認日を利用者台帳の資格確認欄に記入した。負担割合証についても同時に提示を受け、割合と適用の期間を確認した。
利用開始時（居宅介護支援）	完成文3：初回面接時、本人および家族の同席のもと、介護保険被保険者証の提示を受けて被保険者番号・保険者名・要介護状態区分・認定の有効期間を確認し、支援経過に記載した。証に居宅介護支援事業者の記載がある場合の取扱いについては、保険者へ確認のうえ手続きを進める。
利用開始時（施設・居住系）	完成文4：入所（入居）当日、本人が提示した介護保険被保険者証により被保険者資格・要介護状態区分・認定の有効期間を確認した。あわせて、入所（入居）の年月日および施設（共同生活住居）の名称の記載について、当事業所の定めた手順に従って処理した。処理者は○○。
更新認定を受けたとき	完成文5：更新認定の結果により新しい介護保険被保険者証が交付されたため、本人の提示を受けて要介護状態区分および認定の有効期間（開始年月日／終了年月日）を確認した。前回の有効期間の終了年月日との連続について、記録上の空白がないことを確認した。確認者は○○。
区分変更認定を受けたとき	完成文6：区分変更認定の結果を受け、本人が提示した被保険者証により変更後の要介護状態区分と認定の有効期間を確認した。変更前の区分、変更後の区分、変更の年月日を利用者台帳に記入し、担当の介護支援専門員へ連絡した。連絡日時と相手方を支援経過に記載した。
区分変更の申請中	完成文7：本日、区分変更の申請を行った旨を本人・家族から聞き取り、申請日と申請者を支援経過に記載した。結果が判明するまでの間の取扱いについては、保険者（指定権者）へ確認のうえ対応する。結果判明後、あらためて被保険者証の提示を受けて確認する予定。
負担割合証の確認	完成文8：負担割合証の提示を受け、負担の割合と適用の期間（開始年月日／終了年月日）を確認した。前回確認時からの変更の有無を確認し、変更があった場合は請求事務の担当者へ連絡した。確認者は○○、確認日は○年○月○日。
保険者の変更（転居）	完成文9：転居に伴い保険者が変更となった旨の申し出があり、新しい介護保険被保険者証の提示を受けて保険者名・保険者番号・被保険者番号・認定の有効期間を確認した。変更前後の保険者と変更年月日を利用者台帳に記入し、請求事務の担当者へ連絡した。
給付制限の記載があるとき	完成文10：被保険者証に給付制限に関する記載があることを確認したため、記載の内容と期間を転記した。当該記載がある場合の取扱いについて、保険者（指定権者）へ確認する。確認の依頼日、担当課、回答内容は判明次第、支援経過に追記する。
本人が証を提示できないとき	完成文11：本日の訪問時、本人から被保険者証の所在が分からない旨の申し出があった。家族へ連絡し、次回訪問時に提示を受ける旨を確認した。それまでの間の取扱いについて保険者（指定権者）へ確認のうえ対応する。次回訪問予定日は○年○月○日。
月ごとの点検	完成文12：○年○月分の資格確認の点検を実施した。認定の有効期間の終了年月日が翌々月末までとなっている利用者を抽出し、担当者ごとに一覧を配付した。抽出件数○件、点検者○○。点検の結果と対応状況を有効期間の管理表に反映した。

3-5. 負担割合証の確認記録

負担割合証は別添1の「受給資格等の確認」の節には登場しませんが、利用料の請求と直結するため、実務では被保険者証とセットで確認されます。本ページでは割合の数字そのものは扱わず、確認した事実の残し方だけを扱います。

確認する項目	記録に残す内容	貴事業所の運用
負担割合証の提示を受けたか	確認日、確認者、提示の有無	（記入欄）
負担の割合	証に記載された割合をそのまま転記	（記入欄）
適用の期間（開始／終了）	開始年月日と終了年月日の両方	（記入欄）
前回確認時からの変更の有無	変更がある場合は変更前後と変更年月日	（記入欄）
請求事務の担当者への連絡	連絡日、連絡先、連絡方法	（記入欄）
証の切替の時期の点検の手順	点検の時期と担当者	（記入欄）
本人が証を提示できない場合の手順	手順を定めた文書の名称と保管場所	（記入欄）

4. 認定の有効期間の管理表と、要介護認定の申請に係る援助の記録

被保険者証の確認は「利用者1人ずつ」の作業ですが、認定の有効期間の管理は「事業所全体を1枚で見る」作業です。この2つは別の記録として持つほうが機能します。1人ずつのファイルにしか有効期間が書かれていないと、来月に満了を迎える人が何人いるかを誰も答えられません。

4-1. 認定の有効期間の管理表——1枚で見る形

以下は、そのまま列名として使える管理表の形です。更新の時期を落とさないための表であって、請求のための表ではありません。1行1利用者、月ごとに見直します。

列名	何を書くか	書き方の注意	記入
利用者氏名	被保険者証の表記	通称ではなく証の表記に揃える	（記入欄）
被保険者番号	証に記載の番号	転記誤りの点検はこの列で行う	（記入欄）
保険者名	証に記載の保険者	住所地特例がある場合は備考に理由を書く	（記入欄）
要介護状態区分（要支援状態区分）	証に記載の区分	介護予防サービスは要支援状態区分	（記入欄）
認定の有効期間（開始）	開始年月日	サービス提供の開始日との前後関係を点検する	（記入欄）
認定の有効期間（終了）	終了年月日	この列で並べ替えるのが管理表の主目的	（記入欄）
満了までの残り	当月末から終了年月日までの月数	数式で自動計算にすると更新の見落としが減る	（記入欄）
更新申請の状況	未着手／勧奨済／申請済／結果待ち／完了	状態を語で持つと担当者間で共有できる	（記入欄）
更新申請の勧奨日	勧奨した年月日	誰が誰に何で伝えたかは支援経過側に書く	（記入欄）
申請の代行の有無	有／無／本人・家族が申請	代行の可否は保険者（指定権者）にご確認ください	（記入欄）
区分変更の申請の有無	有／無、申請日	申請中の期間が分かるようにする	（記入欄）
直近の資格確認日	被保険者証を確認した年月日	3-1の場面と対応させる	（記入欄）
負担割合証の適用期間（終了）	終了年月日	被保険者証とは別のサイクルで切り替わる	（記入欄）
担当者	事業所内の担当者名	担当交代時の引き継ぎの単位になる	（記入欄）
備考	住所地特例・給付制限・認定審査会の意見の記載など	証に特記がある場合はここに書く	（記入欄）

4-2. 管理表の月ごとの運用

タイミング	やること	残す記録	担当（記入）	実施日（記入）
月初	終了年月日で並べ替え、満了が近い利用者を抽出	抽出日、抽出件数、抽出者	（記入欄）	（記入欄）
月初	抽出した利用者ごとに更新申請の状況を更新	状況の変更履歴	（記入欄）	（記入欄）
月中	勧奨・相談を行った利用者について支援経過に記載	支援経過の記載	（記入欄）	（記入欄）
月中	新しい被保険者証の提示を受けた利用者について管理表を更新	確認日、確認者	（記入欄）	（記入欄）
月末	管理表と利用者台帳の内容が一致しているかを点検	点検日、点検者、差異の件数	（記入欄）	（記入欄）
月末	負担割合証の適用期間の終了が近い利用者を抽出	抽出日、抽出件数	（記入欄）	（記入欄）
年度替わり	担当者の列を更新し、引き継ぎの記録を残す	引き継ぎ日、引き継ぎ元・先	（記入欄）	（記入欄）

4-3. 要介護認定の申請に係る援助の記録

要介護認定の申請に係る援助は、別添1には単独の行を確認できませんでした。ただし、認定の更新・区分変更にかかわる指摘は自治体資料に多数登場します。広島市の令和7年度運営指導の指摘事項では、「要介護認定を受けている利用者が要介護状態区分の変更の認定を受けた場合に、居宅サービス計画の変更の必要性についてサービス担当者会議等による専門的意見の聴取を行っていない事例が認められた」旨が例示されています。松山市の資料でも、要介護更新認定を受けた場合にサービス担当者会議等を行っていない場合が運営基準減算に該当する場合として示されています。認定の動きは、記録の連鎖の起点だということです。

援助の記録は、3つの形に分かれます。①申請の代行、②更新の勧奨、③区分変更の相談。それぞれ、そのまま貼れる完成文を用意しました。「代行した」「勧奨した」という事実だけを書き、申請すべきかどうかの判断は書きません。

場面	そのまま貼れる完成文
更新の勧奨（初回）	完成文13：認定の有効期間の終了年月日が○年○月○日であることを本人・家族に伝え、更新申請の手続きについて説明した。申請の窓口、用意する書類、申請から結果までのおおよその流れを口頭で説明し、書面を交付した。本人・家族の意向は「自分たちで申請する」とのこと。次回訪問時に進捗を確認する。
更新の勧奨（再度）	完成文14：前回の勧奨（○年○月○日）から進展がないため、本日あらためて更新申請の手続きについて説明した。家族より「窓口へ行く時間が取れない」との申し出があり、申請の代行について当事業所で対応できる範囲を説明した。次回○年○月○日までに意向を確認する。
申請の代行（依頼を受けたとき）	完成文15：本人・家族より要介護認定の更新申請の代行の依頼を受けた。依頼日、依頼者、依頼の内容を記録し、代行に用いる書類と本人確認の方法を説明した。代行の可否・手続きの範囲については保険者（指定権者）の運用に従う。
申請の代行（申請したとき）	完成文16：○年○月○日、○○市役所介護保険担当課の窓口において、要介護認定の更新申請を代行して提出した。提出した書類、受付の担当課、受付の年月日を記録した。控えを利用者ファイルに保管した。結果の通知が届き次第、本人・家族へ連絡する。
申請の代行（結果が届いたとき）	完成文17：○年○月○日、更新認定の結果の通知が届いた旨を本人・家族から連絡を受けた。訪問して新しい被保険者証の提示を受け、要介護状態区分と認定の有効期間を確認した。区分の変更の有無を確認し、関係する事業所へ連絡した。
区分変更の相談（状態の変化）	完成文18：本日の訪問時、○○（具体的な状態の変化）が確認された。前回訪問時からの変化の内容と、日常生活への影響を記録した。区分変更の申請について、手続きの流れと窓口を本人・家族へ説明した。申請するかどうかは本人・家族の意向による。
区分変更の相談（家族からの申し出）	完成文19：家族より「以前より介助に手がかかるようになった」との申し出があった。具体的にどの場面でどのように変わったかを聞き取り、記録した。区分変更の申請の手続きについて説明し、書面を交付した。担当の介護支援専門員へ連絡した。
区分変更の申請中の記録	完成文20：区分変更の申請中である旨を管理表に記入した（申請日○年○月○日）。結果が判明するまでの間の訪問・面接・記録の取扱いについては、保険者（指定権者）の指示に従う。結果判明後、あらためて被保険者証の提示を受けて確認する。
更新認定後の連鎖（居宅介護支援）	完成文21：更新認定の結果を受け、居宅サービス計画の変更の必要性についてサービス担当者会議を開催した。開催日、場所、出席者（所属・職名・氏名）、検討した内容、結論を第4表に記載した。やむを得ない理由により出席できなかった事業所へは照会を行い、回答を記録した。
区分変更認定後の連鎖	完成文22：区分変更認定の結果を受け、居宅サービス計画の変更の必要性についてサービス担当者会議を開催した。開催日、出席者、検討した内容、結論を記録した。計画を変更する場合は、変更した年月日を実際に変更した日で記載する。
援助を行わなかった場合	完成文23：本人・家族より「更新の手続きは自分たちで行う」との意向が示されたため、当事業所からは手続きの流れと窓口の説明のみを行った。説明日、説明者、説明した内容、本人・家族の意向を記録した。進捗は次回訪問時に確認する。
事業所内での抽出（有効期間の満了が近いとき）	完成文24：認定の有効期間の終了年月日が翌々月末までとなっている利用者○件を抽出し、担当者ごとに一覧を配付した。配付日、配付先、件数を記録した。各担当者は勧奨の実施状況を管理表の「更新申請の状況」列に反映する。

ここで1つ注意を書いておきます。姫路市の令和6年度実地指導結果には、「居宅サービス計画作成（変更）日の日付が、全て１日付（介護認定の有効期間の開始日）になっていた」との指摘があり、同市は「居宅サービス計画作成（変更）日」には実際に作成または変更した日を記載することとされている旨を示しています。また同じ資料には「居宅サービス計画の長期目標期間が、認定有効期間と同じ期間が設定されていた」との指摘もあり、「恒常的に認定有効期間とすることは不適切である」とされています。認定の有効期間は、記録の日付を機械的に決めてよい根拠にはならないという読み方ができます。

5. 利用者の住所が分かる記録と、各種担当者の指名記録

この章は、性格の違う2つの記録を並べています。共通しているのは、どちらも「当たり前すぎて誰も記録にしていない」という点です。利用者がどこに住んでいるかは全員が知っています。誰が虐待防止の担当かも、聞けば全員が答えられます。それでも、記録として残っていないと運営指導では確認できません。

5-1. 利用者の住所が分かる記録——訪問系で「実際にどこへ行っているか」

利用者の住所は契約書に書いてあります。それでも、住所が分かる記録が別に問題になるのは、契約書の住所と、実際に訪問している場所が一致しないことがあるからです。施設に一時的に入っている、家族の家に移っている、同じ建物の別の部屋に移った——こうした変化は契約書には反映されません。

自治体の公表資料では、利用者の住所に関する記録が確認文書として繰り返し登場します。以下は、その実例です。なお、同一建物・同一敷地の該当の有無や減算の適用の判断は本ページでは扱いません。判断は保険者（指定権者）にご確認ください。

自治体資料に確認文書として挙げられているもの	出典自治体	資料の性格	貴事業所での有無
利用者住所一覧	千葉市	令和7年度の運営指導における主な指導事項について（集団指導）	（記入欄）
利用者の住所一覧、事業所と建物の位置関係が分かる資料	WAM NET 京都府ページ掲載資料	実地指導による介護報酬の算定誤りの具体事例	（記入欄）
利用者台帳（住所）、事業所の平面図・配置図	愛知県	主な指摘事項（令和7年度版）	（記入欄）
利用者名簿（居住建物が分かるもの）、建物の位置関係が分かる図面	宇都宮市	令和7年度運営指導における主な指導事例（訪問介護に関する事項）	（記入欄）
利用者の居住地がわかる一覧	大阪市	令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編	（記入欄）
利用者台帳（住所）、事業所の平面図・位置関係が分かる資料	松山市	令和7年度第1回介護保険サービス事業者連絡会資料	（記入欄）

6つの自治体が、それぞれ別の資料で「住所が分かる一覧」を挙げています。呼び名は「利用者住所一覧」「利用者台帳（住所）」「利用者名簿（居住建物が分かるもの）」「利用者の居住地がわかる一覧」と揺れますが、求められているものは同じです。1枚で全利用者の居住場所が見えること。これが無いと、事業所も保険者も、確認のたびに1件ずつファイルを開くことになります。

5-2. 住所が分かる記録の列——そのまま使える形

列名	何を書くか	書き方の注意	記入
利用者氏名	被保険者証の表記	台帳と揃える	（記入欄）
住民票上の住所	契約書に記載した住所	転居時は変更日とともに書き換える	（記入欄）
実際にサービスを提供している場所	訪問先・居住先の住所	住民票上の住所と異なる場合は両方を残す	（記入欄）
建物の名称	マンション・施設・住宅の名称	同じ建物に複数の利用者がいるかがこの列で見える	（記入欄）
部屋番号	部屋番号	同一建物内の移動があったときに変更日を残す	（記入欄）
事業所からの位置関係	同一建物／同一敷地内／隣接敷地内／それ以外	該当の判断は保険者（指定権者）にご確認ください	（記入欄）
居住開始年月日	その場所に住み始めた年月日	月ごとの集計の起点になる	（記入欄）
居住終了年月日	その場所を離れた年月日	空欄は「継続中」を意味する	（記入欄）
一時的な不在（入院・入所）	不在の期間と行き先	訪問の予定を組むときに使う	（記入欄）
変更の履歴	変更日、変更前、変更後、記入者	上書きせず履歴として残す	（記入欄）
担当者	事業所内の担当者	訪問先の変更を最初に知るのは担当者	（記入欄）
備考	住所地特例、家族宅への一時滞在など	契約書と食い違う理由をここに書く	（記入欄）

この表で1つだけ強調しておきたいのは、「事業所からの位置関係」の列に判定を書かないことです。「同一建物／同一敷地内／隣接敷地内／それ以外」は事実の記述です。そこから何が導かれるかは、告示・解釈通知と保険者（指定権者）の運用によります。愛知県の資料には「敷地の範囲の判断や自主点検の様式は保険者（自治体）により運用が異なる」旨が記載されており、宇都宮市の資料にも同様の注意が示されています。記録は事実を書き、判断は保険者に確認する——この分け方が、記録を長持ちさせます。

5-3. 住所に関する記録の完成文——そのまま貼れる10例

場面	そのまま貼れる完成文
利用開始時	完成文25：契約時、住民票上の住所と、実際にサービスを提供する場所が同一であることを本人・家族に確認した。建物の名称と部屋番号を利用者台帳に記入した。確認日○年○月○日、確認者○○。
住民票と実際の居住地が異なるとき	完成文26：契約時、住民票上の住所（○○）と、実際にサービスを提供する場所（○○）が異なることを確認した。異なる理由（家族宅に同居中）と、いつからその状態かを聞き取り、利用者台帳の「実際にサービスを提供している場所」欄と「備考」欄に記入した。
転居があったとき	完成文27：○年○月○日、利用者が○○へ転居した旨の連絡を家族から受けた。転居後の住所、建物の名称、部屋番号を確認し、利用者台帳を更新した。変更前の住所と変更日を履歴として残した。保険者の変更の有無について、被保険者証の提示を受けて確認する予定。
同一建物内での移動	完成文28：○年○月○日、同一建物内で○階○号室から○階○号室へ移動した旨を確認した。移動日、移動前後の部屋番号を利用者台帳に記入した。事業所からの位置関係の区分に変更がないことを確認した。
入院により一時的に不在となったとき	完成文29：○年○月○日より○○病院に入院となったため、一時的な不在として利用者台帳に記入した。入院日、入院先、退院の見込みについて家族から聞き取った内容を記録した。退院後の訪問の再開について、あらためて連絡を受ける。
退院により居住が再開したとき	完成文30：○年○月○日に退院し、従前の居住先に戻った旨の連絡を受けた。居住の再開日を利用者台帳に記入し、一時的な不在の期間を確定させた。訪問の再開日について本人・家族と調整した。
月ごとの点検（訪問系）	完成文31：○年○月分について、利用者台帳の「実際にサービスを提供している場所」と、当月の訪問記録に記載した訪問先が一致しているかを点検した。点検件数○件、差異○件。差異があった利用者については担当者に確認し、台帳を更新した。
月ごとの点検（位置関係）	完成文32：○年○月分について、事業所からの位置関係の区分（同一建物／同一敷地内／隣接敷地内／それ以外）ごとの利用者数を集計した。集計日、集計者、区分ごとの件数を記録した。区分の該当については保険者（指定権者）へ確認のうえ取り扱う。
同一建物に複数の利用者がいるとき	完成文33：○○（建物名）に居住する当事業所の利用者が○名であることを確認した。確認日、建物名、人数、確認者を記録した。当該建物に係る取扱いについては保険者（指定権者）へ確認する。
住所地特例に該当する旨の記載があるとき	完成文34：被保険者証の記載により、保険者と居住地の市町村が異なることを確認した。保険者名、居住地の市町村名、確認日を利用者台帳の備考欄に記入した。請求事務の担当者へ連絡し、連絡日を記録した。

5-4. 各種担当者の指名記録——誰をいつ指名し、どう周知したか

担当者の指名は、記録に残りにくい典型です。会議で「じゃあ○○さんで」と決まり、その場の全員が理解して、それで終わってしまいます。指名書も辞令も周知の記録も残らない。そして担当者本人が異動したときに、誰も引き継がないまま空席になります。

自治体の公表資料では、担当者の設置に関する指摘が繰り返し登場します。宇都宮市の令和7年度の資料には、感染症の予防及びまん延防止の措置について「担当者を定めていないことから指導を受けた事業所があった」旨が記載され、ハラスメントの防止についても「特に相談に対応する担当者をあらかじめ定めることを講じていないことについて指導を受けた事業所があった」旨が記載されています。千葉県の令和7年度集団指導資料には「虐待の防止のための措置を適切に実施するための担当者が置かれていない。」が指摘事項として挙げられ、広島市の令和7年度運営指導の指摘事項にも委員会の開催・研修の実施・指針の整備・担当者の設置に関する記述があります。松山市の資料では「委員会が義務付けられているものは担当者を設置すること」が示されています。

以下は、指名の対象になりうる役割の一覧です。どの役割が自事業所に求められるかはサービス種別と保険者（指定権者）の運用により異なりますので、該当の有無は記入欄にしています。

役割	別添1・自治体資料での登場	指名の記録に書くこと	自事業所での該当（記入）	氏名・指名日（記入）
管理者	別添1の「管理者」の節（30サービスに存在）	氏名、指名日、兼務の有無、周知の方法	（記入欄）	（記入欄）
サービス提供責任者	福井市の資料に届出の対象として登場（訪問介護）	氏名、指名日、担当する利用者の範囲	（記入欄）	（記入欄）
計画作成担当者	別添1の人員の節に「計画作成担当者は必要な研修を受けているか」の記述	氏名、指名日、受講した研修	（記入欄）	（記入欄）
介護支援専門員	福井市の資料に届出の対象として登場（配置が必要なサービス）	氏名、指名日、介護支援専門員証の有効期間	（記入欄）	（記入欄）
虐待の防止のための措置を実施する担当者	千葉県・広島市・宇都宮市・東京都の資料に登場	氏名、指名日、周知の方法、委員会での位置づけ	（記入欄）	（記入欄）
感染症の予防及びまん延の防止の担当者	宇都宮市の資料に登場	氏名、指名日、周知の方法、委員会での位置づけ	（記入欄）	（記入欄）
身体的拘束等の適正化のための担当者	別添1の「身体的拘束等の禁止」の節に関連	氏名、指名日、周知の方法	（記入欄）	（記入欄）
事故の防止・発生時の対応の担当者	別添1の「事故発生時の対応」の節に関連	氏名、指名日、報告の経路	（記入欄）	（記入欄）
苦情相談の窓口の担当者	別添1の「苦情処理」の節（全38サービスに存在）	氏名、指名日、掲示・重要事項説明書への記載	（記入欄）	（記入欄）
ハラスメントの相談に対応する担当者	宇都宮市の資料に登場	氏名、指名日、周知の方法	（記入欄）	（記入欄）
業務継続計画の担当者	別添1の「業務継続計画の策定等」の節（全38サービスに存在）	氏名、指名日、周知の方法	（記入欄）	（記入欄）
非常災害対策の担当者	別添1の「非常災害対策」の節（23サービスに存在）	氏名、指名日、消防計画上の位置づけ	（記入欄）	（記入欄）
個人情報・秘密保持の担当者	別添1の「秘密保持等」の節（全38サービスに存在）	氏名、指名日、誓約書の管理者	（記入欄）	（記入欄）
記録の整備の担当者	金沢市の資料に「記録の整備に関すること」の項目	氏名、指名日、管理する記録の範囲	（記入欄）	（記入欄）

5-5. 指名の記録の3点セット

指名の記録は、①指名した事実、②周知した事実、③交代した事実の3つが揃って初めて完結します。1つ目だけがあって2つ目が無い、というのが最も多い形です。

要素	何を残すか	残す場所	記入
指名した事実	役割名、氏名、指名日、指名した者（管理者等）	指名書、辞令、委員会議事録	（記入欄）
指名の根拠	どの規程・指針に基づく指名か	規程・指針の名称と該当箇所	（記入欄）
周知した事実	周知日、周知の方法、周知の対象者、周知した内容	周知記録、朝礼記録、掲示の写真	（記入欄）
本人の了解	本人が役割を認識していること	指名書の受領の記録、面談記録	（記入欄）
交代した事実	交代日、前任者、後任者、引き継いだ内容	指名書、引き継ぎ記録	（記入欄）
交代後の周知	周知日、周知の方法、周知の対象者	周知記録	（記入欄）
年度ごとの見直し	見直し日、見直しの結果（継続／交代）	委員会議事録、年度当初の記録	（記入欄）
対外的な表示との整合	重要事項説明書・掲示に担当者名を記載している場合の一致	重要事項説明書、掲示物	（記入欄）

5-6. 指名記録の完成文——そのまま貼れる12例

場面	そのまま貼れる完成文
管理者の指名	完成文35：○年○月○日付で、○○を当事業所の管理者として指名した。指名書を交付し、本人の受領を確認した。兼務の有無および兼務する職務の内容を勤務の記録に反映した。指名の事実を○年○月○日の職員会議で全従業者に周知した。
虐待の防止の担当者の指名	完成文36：○年○月○日開催の虐待の防止のための対策を検討する委員会において、○○を虐待の防止のための措置を適切に実施するための担当者として指名した。指名の事実を議事録に記載し、○年○月○日の職員会議で全従業者に周知した。周知の対象者は○名、欠席者には個別に伝達した。
感染症の予防及びまん延の防止の担当者の指名	完成文37：○年○月○日開催の感染症の予防及びまん延の防止のための対策を検討する委員会において、○○を担当者として指名した。指名の事実を議事録に記載した。あわせて、指針および研修・訓練の計画における担当者の役割を確認し、全従業者へ周知した（周知日○年○月○日、周知の方法：職員会議および掲示）。
ハラスメントの相談に対応する担当者の指名	完成文38：○年○月○日付で、○○を職場におけるハラスメントに関する相談に対応する担当者として指名した。相談の窓口、連絡先、相談の方法を事業所内に掲示し、全従業者へ周知した。周知日○年○月○日、周知の方法：掲示および文書の配付。
苦情相談の窓口の担当者の指名	完成文39：○年○月○日付で、○○を苦情の受付の窓口の担当者として指名した。重要事項説明書および事業所内の掲示に記載した担当者名・連絡先と一致していることを確認した。確認日○年○月○日、確認者○○。
身体的拘束等の適正化のための担当者の指名	完成文40：○年○月○日付で、○○を身体的拘束等の適正化のための担当者として指名した。指名の事実を委員会の議事録に記載し、全従業者へ周知した。周知日○年○月○日、周知の方法：職員会議。
業務継続計画の担当者の指名	完成文41：○年○月○日付で、○○を業務継続計画に関する担当者として指名した。計画の周知、研修および訓練の実施、計画の見直しについて担当する範囲を明確にし、指名書に記載した。全従業者へ周知した（周知日○年○月○日）。
記録の整備の担当者の指名	完成文42：○年○月○日付で、○○を記録の整備に関する担当者として指名した。担当する記録の範囲を記録一覧表に明示し、記録の所在と管理の責任者の列を更新した。全従業者へ周知した（周知日○年○月○日）。
担当者の交代	完成文43：○年○月○日付で、虐待の防止のための措置を実施する担当者を○○（前任）から○○（後任）に変更した。引き継いだ内容（委員会の開催予定、指針の保管場所、研修の実施状況、進行中の案件）を引き継ぎ記録に記載した。変更の事実を○年○月○日の職員会議で全従業者に周知した。
年度ごとの見直し	完成文44：○年度の担当者の体制について、○年○月○日開催の委員会で見直しを行った。役割ごとに担当者を確認し、継続する役割と交代する役割を議事録に記載した。変更があった役割については、指名書を再交付し、全従業者へ周知した。
周知の記録（欠席者への対応）	完成文45：○年○月○日の職員会議で担当者の体制を周知した。出席者○名、欠席者○名。欠席者に対しては○年○月○日までに個別に文書を配付し、受領を確認した。受領の確認は担当者一覧の受領欄への署名による。
対外的な表示との整合の点検	完成文46：○年○月○日、重要事項説明書、事業所内の掲示、運営規程に記載した担当者名・連絡先が現在の体制と一致しているかを点検した。点検件数○件、差異○件。差異があった項目については修正し、修正日と修正者を記録した。

完成文44について1点だけ補足します。担当者の氏名を運営規程や重要事項説明書に記載している場合、担当者の交代がそのまま記載の変更につながります。大分市の令和7年度指導監査結果には「運営規程、設備、管理者等に変更があったにもかかわらず、その旨を１０日以内に届け出ていない」との指摘が示されており、千葉県の資料にも「管理者の変更等があったにもかかわらず、変更届の提出がされていない。」が挙げられています。福井市の資料では、届け忘れが多い事項として運営規程、サービス提供責任者（訪問介護）、介護支援専門員（配置が必要なサービスのみ）、協力医療機関（施設系・居住系サービス）が示されています。届出の対象となる事項・様式・提出先は保険者（指定権者）により異なりますので、指定権者の公表資料をご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

6. 市町村への通知に係る記録と、記録の整備——どこに何があるかの一覧

この章の2つは、性格がまったく違います。市町村への通知は年に一度あるかないかの出来事で、記録の整備は毎日そこにあるのに誰も一覧にしていないものです。共通しているのは、必要になった瞬間には手遅れだという点だけです。

6-1. 市町村への通知に係る記録——判断は書かず、3つに分けて残す

最初に、本ページの立場をはっきりさせます。どの事案が通知の対象となるかの判断は、本ページでは一切書きません。「正当な理由なくサービスの利用に関する指示に従わない場合」「偽りその他不正な行為によって保険給付を受けた場合」といった基準省令の文言に事実が当てはまるかどうかは、事業所が単独で判断するものではなく、保険者（指定権者）と相談しながら扱うものだからです。

本ページが扱うのは、記録の形だけです。その形は3つに分かれます。

段階	何を記録するか	書き方の原則	残す場所
①事実の記録	起きたことを、評価語を使わずに書く	「拒否した」ではなく「○○と述べ、○○を行わなかった」と、見聞きしたことだけを書く	サービス提供記録、支援経過、事故報告書
②通知の記録	市町村へ通知した事実と、通知の内容	通知日、通知先（担当課名）、通知の方法、通知した内容、通知した者	通知文の控え、支援経過
③通知後の記録	通知に対する市町村の回答・指示と、事業所の対応	回答日、回答者、回答の内容、事業所が取った対応	支援経過、対応記録

①で「評価語を使わずに書く」としているのは、事実の記録の段階で判断を混ぜると、後から読み返したときに何が観察で何が解釈だったのかが分からなくなるからです。「協力的でない」「不正が疑われる」といった語を記録に書くと、その記録は事実の記録ではなく評価の記録になります。通知するかどうかを決めるのは事実であって、評価ではありません。

6-2. 通知に関連する場面——自治体資料に登場するもの

「市町村への通知」という節そのものは別添1に単独の行を確認できませんでしたが、市町村・保険者への連絡や報告に関する指摘は、自治体資料に複数登場します。以下は実在するものだけを並べています。

場面	自治体資料に記載されている内容	出典自治体	貴事業所の手順
事故が発生したとき	文書指摘として「過去約2年間で骨折等の事故（2件）が発生しているが、仙台市への報告をしていない」、口頭指摘として「仙台市に報告が必要となる事故の程度を把握していない」が記載されている	仙台市	（記入欄）
事故の記録と報告	「事故の状況や講じた処置を記録しておらず詳細・対応・再発防止策が不明確、保険者への事故報告を行っていない等の指摘があります」と示されている	東京都（訪問看護）	（記入欄）
要介護1・2の特例入所	「要介護度１又は２の入所申込者の特例入所を決定する場合、市町村への意見照会及び入所検討委員会の開催が必要とされているが、要介護度が３以上から２以下に変更になった場合において意見照会及び委員会の開催が確認できない事例」が公表されている	長野県	（記入欄）
同一建物に係る割合の判定結果	「判定及びその結果について、提出されておらず、適切に減算されていない実態が認められました」と記載されている	千葉市	（記入欄）
指定内容の変更	「事業所の指定を受けた内容が変更となったが10日以内に届け出ていない」という指摘が挙げられ、届け忘れが多い事項が示されている	福井市	（記入欄）
運営規程・設備・管理者等の変更	「運営規程、設備、管理者等に変更があったにもかかわらず、その旨を１０日以内に届け出ていない」との指摘が示されている	大分市	（記入欄）
変更届出書・体制届出書	「変更届出書」を提出していない、「介護給付費算定に係る体制届出書」を提出していない、という指導事例が記載されている	宇都宮市	（記入欄）
実施地域・営業時間・レイアウトの変更	「通常の事業の実施地域・事業所の営業時間・レイアウトに変更が生じていたにもかかわらず、変更届がされていない」が主な指摘事例として挙げられている	東京都（通所リハビリテーション）	（記入欄）

仙台市の資料は、報告が求められる事案の範囲についても記述しています。同資料は、事業所側の過失の有無にかかわらず報告が求められる事案として、サービス提供中（送迎・通院間も含む）の怪我または死亡事故、無断外出（警察・消防等が関わったもの）、誤薬・与薬漏れ・異食・医療措置関連・誤嚥・窒息・溺水の事案を挙げています。報告が求められる事故の範囲・様式・提出の期限は保険者（指定権者）により異なりますので、所在地の保険者の公表資料を必ずご確認ください。本ページでは範囲の判断を書きません。

6-3. 通知に係る記録の完成文——そのまま貼れる10例

以下の完成文は、いずれも「事実を記録し、市町村へ通知し、通知した事実を記録する」という形に統一しています。該当するかどうかの判断は書いていません。

場面	そのまま貼れる完成文
事実の記録（利用に関するやりとり）	完成文47：○年○月○日○時○分、訪問時に本人より「今日は入らない」との発言があり、居宅サービス計画に位置付けられた○○を実施しなかった。発言の内容、実施しなかったサービスの内容、その場での対応（○分間の声かけ、家族への電話連絡）を記録した。記録者○○。
事実の記録（繰り返しの場合）	完成文48：○年○月○日までの○週間で、同様の状況が○回あった（各回の年月日と内容は別紙のとおり）。各回の記録を時系列に整理し、担当の介護支援専門員へ情報提供した。情報提供日○年○月○日、提供の方法○○、提供先○○。
事実の記録（請求に関する事実）	完成文49：○年○月分の請求内容の点検において、サービス提供記録と請求データの間に○件の相違を確認した。相違の内容（対象の利用者、対象の年月日、記録上の内容と請求上の内容）を一覧にまとめた。点検日○年○月○日、点検者○○。
保険者への相談（通知の前）	完成文50：○年○月○日、○○市役所介護保険担当課へ電話し、上記の事実の取扱いについて相談した。相談した相手方（担当課名・職名）、相談の内容、受けた助言を記録した。助言に基づき、○年○月○日までに○○を行う。
市町村への通知（文書による）	完成文51：○年○月○日、○○市長あてに文書により通知した。通知の件名、通知に記載した事実の内容、添付した資料（サービス提供記録の写し、支援経過の写し）を記録した。通知文の控えを利用者ファイルとは別の「市町村への通知」の綴りに保管した。
市町村への通知（持参）	完成文52：○年○月○日、○○市役所介護保険担当課の窓口に通知文を持参し、受付を受けた。受付の年月日、受付をした担当課名・職名、受付印のある控えの有無を記録した。控えを「市町村への通知」の綴りに保管した。
通知後の記録（回答があったとき）	完成文53：○年○月○日、○○市役所介護保険担当課より、上記の通知に関する回答を受けた。回答の年月日、回答した担当課名・職名、回答の内容を記録した。回答の内容に基づき、事業所として○○を行う。実施の予定日は○年○月○日。
事故の記録と報告	完成文54：○年○月○日○時○分、○○（発生した場所）において○○が発生した。発生の状況、その場で講じた処置、受診の有無と受診先、家族への連絡（連絡日時・相手方・伝えた内容）、担当の介護支援専門員への連絡を記録した。保険者への報告については、所在地の保険者が公表する基準に沿って○年○月○日に○○を行った。
再発の防止の検討	完成文55：○年○月○日、上記の事案について再発の防止のための検討を行った。出席者（所属・職名・氏名）、検討した内容、決定した事項、実施の担当者と期限を議事録に記載した。決定した事項の実施状況は○年○月○日に確認する。
「該当なし」の記録	完成文56：○年○月分において、市町村への通知に係る事案の発生はなかった。点検日○年○月○日、点検者○○。点検の対象とした記録（サービス提供記録、支援経過、事故報告書、苦情の受付簿）と、対象とした期間を記録した。

最後の完成文56について補足します。「無かった」ことも記録になります。通知に係る記録が1枚も無いとき、それが「該当する事案が無かった」のか「記録していないだけ」なのかは、記録の外側からは区別できません。月に1行、点検した事実を残しておけば、その区別がつきます。

6-4. 記録の整備——どの記録が、どこに、誰の管理であるか

記録の整備について、本ページで扱うのは「どの記録を、どこに、誰が管理しているか」の一覧だけです。保存の期間・保存の年数・保管の方法は扱いません。これらは条例により定められており、保険者（指定権者）ごとに異なるため、当サイトでは独立した主題として別ページで扱っています。

金沢市の令和7年度の集団指導資料には、「運営に関する基準（事業運営面）」の中に「記録の整備に関すること」が独立の項目として置かれています。東京都の「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）にも、指示書・計画書・報告書・提供記録・市町村への通知記録・苦情記録・事故記録の整備が不十分な例が指摘されている旨が示されています。市町村への通知記録が、整備の対象として名指しで挙がっている点が重要です。通知に係る記録は、作って終わりではなく、一覧の中に位置を持つ必要があります。

6-5. 記録の一覧表——そのまま使える形

以下は、記録一覧表の行として使える形です。保存の期間の列は意図的に置いていません。年数は保険者（指定権者）の条例により異なるためです。自事業所の一覧表に年数の列を足す場合は、指定を受けた保険者の条例の定めをご確認のうえ記入してください。

記録の名称	記録の単位	所在（記入）	管理の責任者（記入）	最終の更新日（記入）
被保険者証の確認記録（資格確認記録）	利用者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
負担割合証の確認記録	利用者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
認定の有効期間の管理表	事業所全体	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
要介護認定の申請に係る援助の記録	利用者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
利用者台帳（住所を含む）	利用者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
利用者の住所が分かる一覧	事業所全体	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の指名記録（役割ごと）	事業所全体	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の周知の記録	事業所全体	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
市町村への通知に係る記録	事案ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
事故の記録・報告の控え	事案ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
苦情の受付簿・対応の記録	事案ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
サービス提供記録	利用者ごと・年月ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
個別サービス計画	利用者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
居宅サービス計画（写し）	利用者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
契約書・重要事項説明書（同意の記録を含む）	利用者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
委員会の議事録（虐待の防止）	事業所全体・開催ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
委員会の議事録（感染症の予防及びまん延の防止）	事業所全体・開催ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
指針（虐待の防止／感染症／身体的拘束等／事故の防止）	事業所全体	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
研修・訓練の計画と実施の記録	事業所全体・実施ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
業務継続計画と研修・訓練の記録	事業所全体	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
運営規程	事業所全体	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
変更届の控え	事業所全体・届出ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
従業者の秘密保持の誓約書	従業者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
資格証の写し（有効期間の記載があるもの）	従業者ごと	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）

この一覧を作る目的は2つあります。1つは、運営指導で「○○を見せてください」と言われたときに、誰が聞かれても同じ場所を指せること。もう1つは、担当者が交代したときに引き継ぐ単位が明確になることです。5-4で扱った「記録の整備の担当者」は、この一覧の管理の責任者の列と対応します。

6-6. 記録の整備の点検——年に1回の棚卸し

点検の項目	確認すること	実施日（記入）	実施者（記入）	結果（記入）
一覧の網羅性	一覧に載っていない記録が発生していないか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
所在の正確さ	一覧に書いた場所に、実際にその記録があるか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
管理の責任者の現在性	一覧に書いた責任者が、現在も在籍・担当しているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
電子と紙の別	電子化した記録について、必要なときに検索・出力できる状態か	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
記録の欠落	利用者ごと・月ごとに、あるべき記録に欠落がないか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の指名記録との対応	5-4の役割一覧と、一覧の管理の責任者が対応しているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
運営規程との整合	運営規程に記録に関する記載がある場合、実態と一致しているか	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
前回の点検からの変更	前回の点検から変更した項目と、変更の理由	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）

7. 悪い例／良い例の2列36組と、運営指導で見られる点・1年間の運用

7-1. 悪い例／良い例——36組

この章の表は、左が「そのままだと確認のしようがない書き方」、右が「そのまま貼れる書き方」です。右の列はすべて完成文として使えます（完成文57〜完成文92）。共通しているのは、①いつ、②誰が、③何を、④どうやって確認したかの4つが揃っているかどうかだけです。

悪い例（そのままだと確認のしようがない）	良い例（そのまま貼れる完成文）
資格確認欄に「確認済」とだけ書いてある	完成文57：○年○月○日、本人が提示した被保険者証により、被保険者番号・保険者名・要介護状態区分・認定の有効期間（○年○月○日〜○年○月○日）を確認した。確認者○○。
「被保険者証を見た」で終わっている	完成文58：○年○月○日、被保険者証の提示を受け、被保険者資格・認定の有無・認定の有効期間の3点を確認した。証の記載を利用者台帳に転記し、転記の内容と証の記載が一致していることを確認した。確認者○○。
確認日が空欄のまま押印だけがある	完成文59：確認日○年○月○日、確認者○○（職名：○○）、確認の方法：本人が提示した被保険者証の目視による確認。転記先：利用者台帳の資格確認欄。
認定の有効期間の「終了」だけを控えている	完成文60：認定の有効期間は○年○月○日から○年○月○日まで。サービス提供の開始日（○年○月○日）が有効期間の開始日以降であることを確認した。確認者○○。
「ケアマネからコピーをもらった」とだけ書いてある	完成文61：○年○月○日、本人の提示を受けて被保険者証を確認した。あわせて、担当の居宅介護支援事業所から提供を受けた情報と、証の記載に相違がないことを確認した。確認者○○。
区分が変わったのに前の区分のままになっている	完成文62：○年○月○日、区分変更認定の結果により要介護状態区分が○から○へ変更となった旨を、本人が提示した被保険者証により確認した。変更日、変更前後の区分を利用者台帳に記入し、関係する事業所へ連絡した（連絡日○年○月○日）。
負担割合証の確認記録が無い	完成文63：○年○月○日、負担割合証の提示を受け、負担の割合と適用の期間（○年○月○日〜○年○月○日）を確認した。前回確認時からの変更の有無を確認し、請求事務の担当者へ連絡した。
認定の有効期間が利用者ファイルにしか無い	完成文64：認定の有効期間の管理表を事業所全体で1枚作成し、終了年月日の昇順で並べ替えた。○年○月○日時点で、翌々月末までに満了を迎える利用者は○件。担当者ごとに一覧を配付した。
更新の勧奨をしたが記録が無い	完成文65：○年○月○日、本人・家族に対し、認定の有効期間の終了年月日と更新申請の手続きについて説明した。説明の方法（訪問・口頭および書面の交付）、説明した内容、本人・家族の意向を記録した。説明者○○。
「更新の話をした」とだけ書いてある	完成文66：○年○月○日○時、自宅を訪問し、本人および長男に対し、認定の有効期間の終了年月日（○年○月○日）、更新申請の窓口、用意する書類を説明した。書面を交付し、受領を確認した。長男より「今月中に窓口へ行く」との回答を得た。
申請を代行したが控えが無い	完成文67：○年○月○日、○○市役所介護保険担当課の窓口において更新申請を代行して提出した。提出した書類の名称、受付をした担当課名、受付の年月日を記録し、受付印のある控えを利用者ファイルに保管した。
区分変更の申請中であることが記録から見えない	完成文68：○年○月○日、区分変更の申請を行った旨を確認し、管理表の「区分変更の申請の有無」列に「有・申請日○年○月○日」と記入した。結果が判明するまでの取扱いについて保険者（指定権者）へ確認した（確認日○年○月○日、担当課○○）。
状態が変わったのに記録が「変化なし」のまま	完成文69：○年○月○日の訪問時、○○（具体的な場面）において前回訪問時と異なる状況が確認された。具体的な変化の内容、日常生活への影響、家族の受け止めを記録した。担当の介護支援専門員へ情報提供した（提供日○年○月○日）。
住所が契約書にしか書かれていない	完成文70：利用者の住所が分かる一覧を事業所全体で1枚作成し、住民票上の住所、実際にサービスを提供している場所、建物の名称、部屋番号、居住開始年月日を列として持たせた。作成日○年○月○日、作成者○○。
転居したのに台帳が古いまま	完成文71：○年○月○日に転居した旨の連絡を家族から受け、転居後の住所・建物の名称・部屋番号を確認して利用者台帳を更新した。変更前の住所と変更日を履歴として残した。更新日○年○月○日、更新者○○。
「同じ建物の人が何人か」を誰も答えられない	完成文72：○年○月○日時点で、○○（建物名）に居住する当事業所の利用者は○名であることを確認した。確認の方法（利用者台帳の建物名の列による集計）、確認者を記録した。取扱いは保険者（指定権者）へ確認する。
位置関係の欄に「たぶん該当しない」と書いてある	完成文73：事業所からの位置関係について、○○（建物名）は当事業所の建物と別棟であり、○○（具体的な位置関係の事実）である。区分の該当については保険者（指定権者）へ確認する（確認の依頼日○年○月○日）。
入院中なのに訪問予定が組まれたままになっている	完成文74：○年○月○日より○○病院へ入院となった旨を確認し、利用者台帳の「一時的な不在」欄に入院日・入院先を記入した。当該期間の訪問の予定を取り消し、取り消した予定と取消日を記録した。
担当者が口頭で決まっただけになっている	完成文75：○年○月○日開催の委員会において、○○を虐待の防止のための措置を実施する担当者として指名した。指名の事実を議事録に記載し、指名書を交付して本人の受領を確認した。
担当者は決まっているが周知の記録が無い	完成文76：○年○月○日の職員会議において、担当者の体制を全従業者に周知した。出席者○名、欠席者○名。欠席者には○年○月○日までに個別に文書を配付し、受領を確認した。
担当者が異動したのに一覧が古いまま	完成文77：○年○月○日付で担当者を○○（前任）から○○（後任）へ変更した。引き継いだ内容を引き継ぎ記録に記載し、担当者一覧を更新した。変更の事実を○年○月○日に全従業者へ周知した。
重要事項説明書の担当者名と実態が違う	完成文78：○年○月○日、重要事項説明書・事業所内の掲示・運営規程に記載した担当者名および連絡先が現在の体制と一致しているかを点検した。差異のあった○件について修正し、修正日と修正者を記録した。
感染対策の担当者を定めていない	完成文79：○年○月○日開催の感染症の予防及びまん延の防止のための対策を検討する委員会において、○○を担当者として指名した。指名の事実を議事録に記載し、全従業者へ周知した（周知日○年○月○日）。
ハラスメントの相談の窓口が「管理者まで」としか書かれていない	完成文80：○年○月○日付で、○○を職場におけるハラスメントに関する相談に対応する担当者として指名した。相談の窓口、連絡先、相談の方法（対面・電話・書面）を掲示し、全従業者へ周知した。
委員会の議事録に「担当者を決めた」としか書かれていない	完成文81：○年○月○日開催の委員会において、○○を担当者として指名した。指名の理由、担当する範囲、任期の考え方、周知の方法と時期を議事録に記載した。出席者は別紙の名簿のとおり。
事故があったが記録が「転倒あり」だけ	完成文82：○年○月○日○時○分、○○（場所）において○○が発生した。発生時の状況、その場で講じた処置、受診の有無と受診先、家族への連絡（日時・相手方・伝えた内容）、担当の介護支援専門員への連絡を記録した。記録者○○。
保険者へ報告したが控えが無い	完成文83：○年○月○日、所在地の保険者が公表する基準に沿って、○○市役所介護保険担当課へ報告を行った。報告の方法、報告先の担当課名、報告の年月日を記録し、提出した書面の控えを保管した。
通知の記録が利用者ファイルに紛れている	完成文84：市町村への通知に係る記録を、利用者ファイルとは別に「市町村への通知」の綴りとして独立させた。綴りには、事実の記録の写し、通知文の控え、回答の記録を事案ごとにまとめて保管する。整備日○年○月○日。
「利用者が非協力的」と評価が書かれている	完成文85：○年○月○日○時○分、訪問時に本人より「今日はやらなくていい」との発言があり、居宅サービス計画に位置付けられた○○を実施しなかった。発言の内容と、その場での対応（○分間の声かけ、家族への電話連絡）を記録した。
通知するかどうかを事業所内だけで決めている	完成文86：○年○月○日、上記の事実の取扱いについて○○市役所介護保険担当課へ電話で相談した。相談した相手方（担当課名・職名）、相談の内容、受けた助言を記録した。助言に基づき○年○月○日までに対応する。
通知した事実が支援経過に1行も無い	完成文87：○年○月○日、○○市長あてに文書により通知した。通知の件名、通知に記載した事実の内容、添付した資料、通知の方法を支援経過に記載し、通知文の控えを保管した。
通知に対する回答が口頭のまま残っていない	完成文88：○年○月○日、○○市役所介護保険担当課より回答を受けた。回答の年月日、回答した担当課名・職名、回答の内容、事業所として取る対応を記録した。対応の実施予定日は○年○月○日。
記録がどこにあるかを管理者しか知らない	完成文89：記録一覧表を作成し、記録の名称、記録の単位、所在、管理の責任者、最終の更新日を列として持たせた。作成日○年○月○日、作成者○○。事業所内に備え置き、全従業者が閲覧できる状態にした。
一覧はあるが所在が「事務所」としか書いていない	完成文90：記録一覧表の「所在」の列を、○○（例：事務室のキャビネット○段目、共有フォルダの○○配下）まで具体化した。更新日○年○月○日、更新者○○。
電子化した記録を出力できるか誰も試していない	完成文91：○年○月○日、電子的に保存している記録について、対象の利用者・対象の期間を指定して検索し、出力できることを確認した。確認した記録の種類、確認者、確認の方法を記録した。
「今月は何も無かった」ことが記録されていない	完成文92：○年○月分について、市町村への通知に係る事案の発生がなかったことを点検により確認した。点検日○年○月○日、点検者○○。点検の対象とした記録と期間を記録した。

7-2. 運営指導で見られる点——自治体が公表している資料から

以下は、自治体が公表している運営指導の指摘事例のうち、本ページで扱う7つの記録に関係するものだけを抜き出したものです。出典自治体名を付けています。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なりますので、自事業所に適用される取扱いは指定を受けた保険者の公表資料でご確認ください。

関係する記録	公表されている指摘の内容	出典自治体	自事業所での状況（記入）
被保険者証の確認記録	「利用者の提示する被保険者証によって被保険者資格等の確認を行っていませんでした」	豊島区	（記入欄）
被保険者証の確認記録	「介護支援専門員から送られたコピーで確認していました」	豊島区	（記入欄）
被保険者証の確認記録	「利用者の提示する被保険者証を確認せず、担当の居宅介護支援事業所に電話で確認をしていました」	豊島区	（記入欄）
被保険者証への記載	「入居に際して利用者の被保険者証に、入居の年月日及び入居している共同生活住居の名称を記載していませんでした」	豊島区	（記入欄）
被保険者証への記載	確認文書として「被保険者証への入所年月日等の記載」が挙げられている	熊本市	（記入欄）
認定の有効期間	「居宅サービス計画作成（変更）日の日付が、全て１日付（介護認定の有効期間の開始日）になっていた」	姫路市	（記入欄）
認定の有効期間	「居宅サービス計画の長期目標期間が、認定有効期間と同じ期間が設定されていた」	姫路市	（記入欄）
区分変更の申請中の記録	「要介護・要支援区分変更申請中に利用者の居宅を訪問し、利用者及びその家族に面接していないにも関わらず、居宅介護支援費を請求していた」	姫路市	（記入欄）
更新・区分変更に伴う手続き	要介護状態区分の変更の認定を受けた場合に、サービス担当者会議等による専門的意見の聴取を行っていない事例が認められた旨が例示されている	広島市	（記入欄）
資格証の管理	「介護支援専門員証の有効期間が過ぎていた」。改善指示内容として「管理者は最新の介護支援専門員証を確認すること」が示されている	横浜市	（記入欄）
担当者の指名記録（虐待の防止）	「虐待の防止のための措置を適切に実施するための担当者が置かれていない。」	千葉県	（記入欄）
担当者の指名記録（虐待の防止）	委員会の開催・定期的な研修の実施・指針の整備・担当者の設置の必要な措置が講じられていない場合について指摘例が示されている	広島市	（記入欄）
担当者の指名記録（感染対策）	「担当者を定めていないこと」から指導を受けた事業所があった旨が記載されている	宇都宮市	（記入欄）
担当者の指名記録（ハラスメント）	「特に相談に対応する担当者をあらかじめ定めることを講じていないこと」について指導を受けた事業所があった旨が記載されている	宇都宮市	（記入欄）
担当者の指名記録（委員会全般）	委員会と研修・訓練は区別して記録すること、委員会が義務付けられているものは担当者を設置することが示されている	松山市	（記入欄）
担当者の指名記録（虐待の防止）	虐待防止検討委員会の定期開催、指針の整備、定期研修、専任担当者の設置という4つの措置について、記録が残っていない例が挙げられている	東京都（訪問看護）	（記入欄）
利用者の住所が分かる記録	確認文書として「利用者住所一覧」が挙げられている	千葉市	（記入欄）
利用者の住所が分かる記録	確認文書として「利用者台帳（住所）、事業所の平面図・配置図」が挙げられている	愛知県	（記入欄）
利用者の住所が分かる記録	確認文書として「利用者名簿（居住建物が分かるもの）、建物の位置関係が分かる図面」が挙げられている	宇都宮市	（記入欄）
利用者の住所が分かる記録	確認文書として「利用者の居住地がわかる一覧」が挙げられている	大阪市	（記入欄）
市町村への通知（事故の報告）	文書指摘として「過去約2年間で骨折等の事故（2件）が発生しているが、仙台市への報告をしていない」、口頭指摘として「仙台市に報告が必要となる事故の程度を把握していない」	仙台市	（記入欄）
市町村への通知（事故の報告）	事故の状況や講じた処置を記録しておらず、保険者への事故報告を行っていない等の指摘がある旨が示されている	東京都（訪問看護）	（記入欄）
市町村への通知（意見照会）	要介護度が３以上から２以下に変更になった場合において、市町村への意見照会及び入所検討委員会の開催が確認できない事例が公表されている	長野県	（記入欄）
変更の届出	「運営規程、設備、管理者等に変更があったにもかかわらず、その旨を１０日以内に届け出ていない」	大分市	（記入欄）
変更の届出	「事業所の指定を受けた内容が変更となったが10日以内に届け出ていない」。届け忘れが多い事項として運営規程、サービス提供責任者、介護支援専門員、協力医療機関が示されている	福井市	（記入欄）
変更の届出	「管理者の変更等があったにもかかわらず、変更届の提出がされていない。」	千葉県	（記入欄）
変更の届出	「変更届出書」を提出していない、「介護給付費算定に係る体制届出書」を提出していない	宇都宮市	（記入欄）
記録の整備	「運営に関する基準（事業運営面）」の中に「記録の整備に関すること」が独立の項目として置かれている	金沢市	（記入欄）
記録の整備	指示書・計画書・報告書・提供記録・市町村への通知記録・苦情記録・事故記録の整備が不十分な例が指摘されている旨が示されている	東京都（訪問看護）	（記入欄）
サービス提供の記録	「提供した具体的なサービスの内容等」に関し、運営指導で指摘が多い項目である旨が注記されている	熊本市	（記入欄）

この表を眺めると、指摘の形が2つに分かれることが分かります。1つは「記録が無い」——担当者を定めていない、報告をしていない、届け出ていない。もう1つは「記録の作り方が違う」——本人が提示する証で確認していない、実際に作成した日ではなく有効期間の開始日を書いている、コピーや電話で確認していた。後者は、やっている事業所ほど当たる指摘です。やっていない事業所には、そもそも記録がありません。

7-3. 1年間の運用——いつ、何を、誰が

以下は、本ページで扱った7つの記録を1年間回すための表です。頻度は保険者（指定権者）の運用により異なるため、「毎月」「年1回」といった断定はせず、貴事業所の運用を記入欄にしています。実施日・担当者・結果の3列を埋めることが、そのまま記録になります。

時期	やること	残す記録	担当（記入）	実施日（記入）	結果（記入）
利用開始のたび	被保険者証・負担割合証の提示を受けて確認し、台帳に転記する	資格確認記録、利用者台帳	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
利用開始のたび	住民票上の住所と実際にサービスを提供する場所を確認する	利用者台帳、住所の一覧	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
月初	認定の有効期間の管理表を終了年月日で並べ替え、満了が近い利用者を抽出する	抽出の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
月初	抽出結果を担当者ごとに配付する	配付の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
月中	更新の勧奨・区分変更の相談の記録を支援経過に残す	支援経過	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
月中	新しい被保険者証・負担割合証の提示を受けた利用者について台帳と管理表を更新する	資格確認記録、管理表	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
月末	利用者の住所が分かる一覧と、当月の提供記録の訪問先を突き合わせる	点検の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
月末	市町村への通知に係る事案の有無を点検する（無かった場合も記録する）	点検の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
月末	管理表と利用者台帳の内容が一致しているかを点検する	点検の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
委員会の開催のたび	担当者の体制を確認し、変更があれば議事録に記載する	委員会議事録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の交代のたび	指名書の交付・引き継ぎ・周知を行う	指名書、引き継ぎ記録、周知記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の交代のたび	重要事項説明書・掲示・運営規程の記載との一致を点検する	点検の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
変更が生じたとき	届出の対象となるかを保険者（指定権者）へ確認する	確認の記録、届出の控え	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
年度当初	担当者の体制を見直し、一覧を更新する	委員会議事録、担当者一覧	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
年度当初	記録一覧表の棚卸しを行う（所在・管理の責任者・網羅性）	点検の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
年度当初	電子的に保存している記録の検索・出力を試す	確認の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
随時	事故・苦情・通知に係る事案が生じたら、事実→通知→通知後の3段階で記録する	事故報告書、通知文の控え、支援経過	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）

7-4. 手元に残す記録——保管の場所と最終の更新日

最後に、本ページで扱った記録について、「今どこにあるか」「最後に更新したのはいつか」「次はいつ見直すか」を書き込む表を置きます。保存の期間は書いていません。保存の期間は保険者（指定権者）の条例により異なるため、当サイトでは別の主題として扱っています。年数の列を足す場合は、指定を受けた保険者の条例の定めをご確認ください。

記録	様式の名称（記入）	保管の場所（記入）	管理の責任者（記入）	最終の更新日（記入）	次回の見直し（記入）
被保険者証の確認記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
負担割合証の確認記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
認定の有効期間の管理表	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
要介護認定の申請に係る援助の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
利用者の住所が分かる一覧	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
利用者台帳	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の指名記録（役割ごと）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の周知の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
担当者の引き継ぎの記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
市町村への通知に係る記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
事故の記録・報告の控え	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
変更届の控え	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
記録一覧表	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）
記録の整備の点検の記録	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）	（記入欄）

7-5. まとめ——この7つに共通していること

本ページで扱った7つの記録は、どれも派手ではありません。ケアプランのように利用者の人生を書くわけでもなく、個別サービス計画のように専門職の判断を書くわけでもありません。書くのは、確認した／指名した／通知した／点検したという、事業所側の手続きの事実だけです。

それでも、この7つが全38サービスで共通して問われるのは、サービスの中身が正しいことの前提だからです。資格の確認は、給付の入口です。認定の有効期間は、計画の期間の外枠です。住所は、どこへ行っているかそのものです。担当者の指名は、体制が形だけでないことの証拠です。市町村への通知は、事業所が単独で抱え込まないための出口です。記録の整備は、この6つを見つけられる状態にしておくことです。

最後にもう一度、本ページの立場を確認します。本ページは判定をしません。被保険者証の写しを取るべきかどうか、この事案が通知の対象となるかどうか、この建物が同一建物にあたるかどうか、届出の対象となるかどうか——いずれも、指定を受けた保険者（指定権者）の条例・要綱・運用によります。本ページが提供するのは、基準の定めと自治体の公表資料を左に、貴事業所の状況を右に置いた対照表と、そのまま貼れる完成文だけです。判断は、保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記載事項の整理と記録の残し方を扱うもので、手続きの代行を勧めるものではありません。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。

この記事の執筆・編集

介護のマナ編集部（株式会社ライフシフト）

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」を開発・提供する株式会社ライフシフトの編集部。訪問看護ステーションを運営する看護師（CSO）をはじめ、介護・看護の現場とともに、記録・書類・制度の実務情報を発信しています。

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