介護記録を自動化する方法｜音声入力・AIで記録時間を減らす

「記録に追われて、利用者さまと向き合う時間が足りない」――介護現場で多く聞かれる悩みです。その解決策として広がっているのが、介護記録の自動化です。本記事では、自動化の方法とメリット、具体的な進め方、記入例、そして法令上の位置づけ（電磁的記録・保存期間）までを整理します。

次の段階については介護のDXからAXへ（AIが実行する段階）でまとめています。

介護記録の自動化とは

介護記録の自動化とは、手書きや手入力に頼っていた記録作業を、音声入力やAIなどの技術で省力化するしくみです。記録そのものをなくすのではなく、「書く」「転記する」という負担の大きい部分を機械に任せる、という考え方です。

なお、介護記録は必ずしも紙で残す必要はありません。国の運営基準では、書面の作成・保存等を電磁的記録（パソコン・タブレット等のデータ）で行うことが認められています（詳しくは後述「法令上の位置づけ」）。自動化は、この電磁的記録を前提に成り立っています。

自動化する3つの方法

• 音声入力――話した内容を文字にし、記録の下書きを自動で作成します。移動中やケアの合間に話すだけで記録が進みます。
• 書類の読み取り（OCR）――紙の書類や手書きメモを撮影し、内容をデータ化します。
• 既存ソフトへの自動転記（RPA）――作成した記録を、お使いの介護ソフトへそのまま転記し、二重入力をなくします。

自動化の3つのメリット

1. 記録時間の短縮――書く・転記する時間が減り、ケアに使える時間が増えます。
2. 転記ミスの防止――同じ内容を何度も書き写す手間と間違いがなくなります。
3. 情報共有の円滑化――記録がデータで残り、職員間で素早く共有できます。

自動化の進め方（5ステップ）

いきなり全業務を変えようとせず、負担の大きい記録から小さく始めるのがコツです。実際の手順は次の5ステップに分けられます。

1. 対象の記録を1つ決める――まずは支援経過・観察記録・実施記録など、毎日書いていて負担の大きいものを1種類だけ選びます。
2. 話して下書きを作る――ケアの直後、記憶が新しいうちに要点を口頭で吹き込みます。移動中でもかまいません。
3. AIで形を整える――吹き込んだ内容を、SOAP（主観・客観・評価・計画）や施設の記録フォーマットに沿って整えます。
4. 人が確認して直す――下書きはあくまで下書きです。事実と違う箇所、抜けている観察点を職員が必ず確認・修正します。ここを飛ばさないことが精度と信頼の要です。
5. 介護ソフトへ転記する――確定した記録を、お使いのソフト（カイポケ等）へ転記します。手作業の再入力をなくします。

最初から全職員・全記録に広げず、1人・1種類・1〜2週間で効果を確かめてから広げると、現場が混乱しません。無料で試せるものから始めるのが安全です。

従来のフローと自動化後のフロー（対照表）

どこが変わるのかを、記録の流れで対照します。

音声入力からの記入例（SOAP）

実際に「話した言葉」が、どのように記録の下書きになるのかを（例）で示します。氏名は伏字（A様）にしています。

※下書きは必ず職員が確認し、事実と異なる箇所や抜けている観察点を修正してから確定してください。数値（血圧など）は原則として実測値を職員が確認します。

記録をAIに渡すときの個人情報の扱い

介護記録には、氏名・被保険者番号・病状など機微な個人情報が含まれます。AIや外部サービスに記録を渡す前に、次の点をご確認ください。

• 下書き作成の段階では、氏名を伏字（A様・利用者X 等）にしておくと安全です。確定時に正式な氏名へ戻します。
• 被保険者番号・住所など、記録に不要な識別情報はできるだけ含めない運用にします。
• どのサービスに何を送るかは、事業所・施設内のルール（個人情報の取扱い規程）と利用者の同意の範囲でご確認ください。
• 個人情報の取扱いは個人情報保護法および各事業所の規程に従います。判断に迷う場合は管理者・情報管理担当にご確認ください。

法令上の位置づけ（電磁的記録・保存期間）

「記録を電子化・自動化して大丈夫か」という不安に対しては、国の運営基準に定めがあります。

• 電磁的記録による作成・保存が認められています。事業者が作成・保存等を行う書面（被保険者証に関するもの等を除く）は、電磁的記録により行うことができるとされています（令和3年厚生労働省令第9号による改正で明文化）。電磁的記録とは「電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録」を指します（指定居宅サービス等基準・省令第37号 第217条ほか）。
• 記録の保存期間。例えば訪問介護では、サービス提供に関する記録を「完結の日から二年間保存」と定められています（省令第37号 第39条第2項）。ただし、保存期間は自治体の条例等でより長く（5年間など）定められている場合があります。実際の年数は指定権者（都道府県・市町村）の定めをご確認ください。

※上記は令和3年改正時点の内容です。基準は改定されることがあるため、最新の条文は原典をご確認ください。運営指導では、電磁的記録で管理している書面は原則ディスプレイ上での確認とされ、印刷物の準備を別途求めない取扱いが示されています（介護保険施設等運営指導マニュアル・令和4年3月／厚生労働省老健局）。

神マナで記録を自動化する

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」は、音声入力・書類の読み取り・既存ソフトへの自動転記をまとめて備えています。お使いの「カイポケ」にそのまま転記できるため、ソフトの入れ替えは不要です。記録にかかる時間を大きく減らせます（※作業時間は業務内容・運用により異なります）。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。

よくあるご質問（FAQ）

電子で作成した記録の保存の要件は介護記録の保存期間と個人情報の扱いをご覧ください。

記録の9工程｜機械に渡る部分と人の手に残る部分（9工程・確認欄つき）

「記録を自動化する」と一語で言うと、結局どの作業が誰の手から離れるのかが分からないまま導入が始まります。記録は一つの作業ではなく、見る・聞く／覚えておく／メモする／清書する／様式に転記する／見直す／承認する／保存する／集計するという9つの工程が連なったものです。自動化とは、この9工程のうちいくつかを機械に渡すことであって、9工程全部が消えることではありません。どこが渡り、どこが残るのかを先に分けておくと、導入したあとに「思っていたほど楽にならない」「誰が確認するのか決まっていない」という食い違いが起きにくくなります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

工程別｜自動化後に人が手を動かす場面と、あとで示せる証跡（9工程）

「渡した／残った」だけでは運用になりません。残った工程について、誰かに説明を求められたときに何が示せるのかまでを一続きで決めておくと、記録の作り方が変わっても説明の筋が通ります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

導入の順番｜メモ→清書→転記→様式作成→集計の5段（段を飛ばすと起きること）

自動化は、5つの段を下から順に積むと安定します。上の段ほど、下の段の出力が正しいことを前提にしているため、途中を飛ばすと上の段の誤りの原因が分からなくなります。「一気に月次の集計まで自動にしたのに、数字が合わない理由が誰にも説明できない」という詰まり方は、たいてい段の飛ばしから来ています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

自動化しても人の手に残る12のこと（残る理由と、決めておくこと）

正直に並べておきます。次の12は、どこまで手段を変えても人の側に残ります。残ることが分かっていれば、そこに時間を寄せる設計ができます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

入力手段8つ｜向く場面・向かない場面・確認すること（場面14通りの組み合わせつき）

自動化を「音声入力を入れること」と同じ意味で使うと、現場の半分が置いていかれます。実際には入力の手段は手書き／キーボード／スマートフォンのフリック入力／定型文の選択／音声入力／写真からの読み取り／センサー・測定機器からの取り込み／他システムからの連携の8通りがあり、一つの事業所でも場面ごとに向き不向きが分かれます。8つを並べて、向く場面と向かない場面、そして使う前に確認することを対照にしました。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

入力手段別｜その場に残る形と、あとから直すときの手間（8手段）

入力手段を選ぶときに見落とされやすいのが、間違えたときに直しやすいかです。入れるのが速い手段ほど、直すのが遅い場合があります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

場面14通り｜使いやすい手段・使いにくい手段と、その場面で落ちやすい情報

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

音声入力が現場でつまずく14場面｜起きていること・その場でできること

音声入力が続かなくなる理由は、たいてい機械の性能そのものではなく介護の現場の音の環境にあります。しかも多くは「人の声が混ざる」種類のつまずきで、雑音を消す仕組みでは消えません（消してしまうと、記録すべき本人の声まで消えます）。14の場面について、何が起きているのか、その場でできること、確定前に見る欄を並べます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

取り違えが起きやすい語20｜文字になったときの姿と、照合する先

音声から文字にする過程では、意味が正反対になる取り違えがいちばん危険です。次の20は、確定前にひと目走らせる価値のある語です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

下書きを記録として確定する前に決める24項目｜誰が確認し、どこに根拠を残すか

自動でつくられた文を記録として残すとき、技術より先に決まっていないと困るのは運用の取り決めです。「誰が確認するか」「根拠をどこに残すか」「間違いにどう気づくか」「直したことを残すか」「個人情報をどう扱うか」「責任が誰にあるか」の6つに分け、24項目にしました。空欄は自事業所の答えを書き込む欄です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

加算や体制の届出に関わる書類を記録から組み立てる場面もありますが、書類の様式・添付・提出先の取扱いは保険者（指定権者）により異なるため、告示の定めと自事業所の登録内容を対照したうえで指定権者にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

個人情報が関わる10場面｜起こりうること・確認すること

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

公表資料に見る「見られているのは記録の中身」15件｜自動でつくった記録で同じことが起きる場面

作り方が手書きでも音声でも、あとから見られるのはそこに何が書いてあるかです。自治体が公表している指摘のうち、記録の中身に関するものを並べ、それぞれ「自動でつくった記録では、どういう形で同じことが起きるか」を対照にしました。自動化の設計は、この列を潰す作業だと考えると輪郭がはっきりします。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

サービス種別12｜「サービス提供の記録」の確認項目と、自動化した場合に自事業所で確かめること

厚生労働省の介護保険施設等運営指導マニュアル別添1では、サービスごとに「サービス提供の記録」の確認項目と確認文書が示されています。記録の作り方が変わっても、この列は変わりません。右端に、自動でつくる運用にした場合に自事業所で確かめる観点を添えました。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

自動でつくられた文を観察の事実に直す30組｜訪問系15組（そのまま使える完成文）

ここからは実物です。左は、自動でつくった下書きをそのまま確定したときに出やすい文。右は、時刻・数値・観察した事実・本人の言葉を入れて直した完成文で、そのまま写して使える形にしています。直す作業は文章を長くすることではなく、「誰が・いつ・何を見て・どうしたか」を戻すことです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

通所・施設・居宅介護支援15組｜直す前と直した後

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

30組を通して見ると、直す作業でやっていることは共通しています。時刻を戻す・数値を戻す・本人の言葉を戻す・誰に連絡したかを戻すの4つです。自動でつくった下書きは、この4つが抜けた状態で文として成立してしまうところに難しさがあります。裏を返せば、確定前に見るべき欄はこの4つに絞れるということでもあります。工程で言えば第6段の「見直す」に当たり、9工程のうち機械に渡せないと整理した部分に、そのまま重なります。

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