24時間連絡体制と緊急時の対応に関する記録の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例158例

夜中に電話が鳴る。出る。話を聞く。落ち着かせる。朝になる。——ここまでは、どの事業所でもできています。できていないのは、そのあとです。翌朝の申し送りで口頭共有して終わり、当番だった職員のメモは手帳の中、事業所に残った記録は「深夜に家族から連絡あり、対応済み」の一行。運営指導で聞かれるのは、まさにこの一行の中身です。

24時間連絡体制は、体制そのものよりも「体制が動いた証拠」が残りにくいという、他の帳票にはない性質を持っています。日中のサービス提供記録は、訪問すれば必ず1枚生まれます。研修は開けば出席簿が生まれます。ところが夜間の電話は、受けても何も生まれません。訪問に至らなければ、なおさら何も生まれません。「連絡があったが訪問しなかった」——この最も件数の多い場面が、最も記録の残らない場面になっている。ここが本ページの中心です。

本ページは、厚生労働省が公表している運営指導の確認項目・確認文書の一覧（別添1）の全38サービスの節を横断して読んだ結果を土台にしています。まず、その横断で分かった事実を3つ置きます。

「緊急時等の対応」という確認項目を持つのは38サービス中25サービスで、残る13サービスには同名の確認項目がありません。持っていない側には訪問リハビリテーション・居宅療養管理指導・居宅介護支援・介護老人保健施設・介護医療院などが含まれます。
25サービスすべてで、確認文書は例外なく2つだけ——「緊急時対応マニュアル」と「サービス提供記録」です。つまり別添1は、体制を書いた文書と、実際に動いたことが分かる記録の2枚を求めています。当番表も連絡受付簿も、この2枚目の中身として見られます。
誰に連絡するかの文言が、サービス種別によって4通りに分かれます。「主治の医師」だけを挙げる型、「主治の医師又は協力医療機関」を挙げる型、「主治の医師に又は協力医療機関へ」という語順の型、そして「配置医師と連携をとっている」という型。自事業所がどの型なのかを知らないまま作った連絡先一覧は、記載すべき相手が1つ足りない状態になります。

この3点を踏まえたうえで、本ページは当番表、連絡受付記録、緊急時等の対応の記録、緊急短期入所受入に係る記録、利用者・家族への周知の記録の5つについて、欄ごとの運用と、そのまま貼って使える完成文を並べます。

先に、このページが書かないことを宣言しておきます。第一に、現場で何をするかという手当ての手順は書きません。誰をどう起こし、どの体位にし、何を確認するか——それは事業所の緊急時対応マニュアルと、その場にいる有資格者の判断に属します。第二に、医学的な判断を記録に書く書き方は示しません。「脱水と思われる」「軽度の脳梗塞の疑い」といった文は、書いた職員の資格にかかわらず記録を危うくします。本ページの完成文はすべて、見えた事実・聞いた言葉・行った連絡・受けた指示だけで構成してあります。第三に、随時対応型サービスの通報の受付記録（オペレーターが受けた通報とその判断）は本ページの範囲外です。あれはサービスそのものの記録であり、本ページが扱う営業時間外の連絡体制の記録とは別物です。

なお、当番の人数や資格、連絡体制を敷く時間帯、記録の保存年数、緊急短期入所の受入日数の取扱いは、保険者（指定権者）の条例・要綱・公表資料により運用が異なります。本ページでは可否の判定を示さず、「基準・公表資料に示されている定め／貴事業所の状況（記入欄）／保険者にご確認ください」という対照表の形にしています。

1. 24時間つながる体制と、その記録が求められる根拠

「24時間連絡体制」という言葉は現場で広く使われていますが、別添1にその名前の確認項目はありません。38サービスすべての節を機械的に検索しても、「24時間」「当番」「オンコール」という語は確認項目の欄に1件も現れません。ではどこで見られるのか。答えは「緊急時等の対応」という名前の確認項目と、運営規程の記載事項の列挙の中です。この2か所を押さえるところから始めます。

1-1. 別添1における「緊急時等の対応」——38サービスの比較表

次の表が本ページの核です。縦に38のサービス種別、横に「確認項目の有無」「確認項目に付された条」「確認項目の1つ目（体制の文書）」「確認項目の2つ目（連絡先の文言）」「運営規程の列挙における項番号」を並べました。自事業所の行を1行読めば、何を持っていればよいかが確定します。

読み方を先に示します。「連絡先の文言」の列が、本ページで最も重要な列です。ここに「協力医療機関」の語があるかどうかで、事業所が用意すべき連絡先一覧の行数が変わります。そして「運営規程の列挙」の列に番号が入っている種別は、運営規程の中に「緊急時等における対応方法」という条を持っていることが別添1の本文から確認できる種別です。「列挙なし」となっている種別は、別添1の運営規程の項目列挙にその語が現れないことを示します。

#	サービス種別	「緊急時等の対応」の確認項目	確認項目に付された条	確認項目1（体制の文書）	確認項目2（連絡先の文言）	運営規程の列挙における項番号
1	訪問介護	あり	第27条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	6
2	訪問入浴介護	あり	第51条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	7
3	訪問看護	あり	第72条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	6
4	訪問リハビリテーション	なし	—	—	—	列挙なし
5	居宅療養管理指導	なし	—	—	—	列挙なし
6	通所介護	あり	第27条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	8
7	通所リハビリテーション	あり	第27条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	列挙なし
8	短期入所生活介護	あり	第136条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に又は協力医療機関へ連絡しているか	7（ユニット型は8）
9	短期入所療養介護	なし	—	—	—	列挙なし
10	特定施設入居者生活介護	あり	第51条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	7（外部サービス利用型は8）
11	福祉用具貸与	なし	—	—	—	列挙なし
12	居宅介護支援	なし	—	—	—	列挙なし
13	介護老人福祉施設	あり	第20条の2	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに配置医師と連携をとっているか	6（ユニット型は7）
14	介護老人保健施設	なし	—	—	—	列挙なし
15	介護療養型医療施設	なし	—	—	—	列挙なし
16	介護医療院	なし	—	—	—	列挙なし
17	介護予防訪問入浴介護	あり	第51条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	7
18	介護予防訪問看護	あり	第71条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	6
19	介護予防訪問リハビリテーション	なし	—	—	—	列挙なし
20	介護予防居宅療養管理指導	なし	—	—	—	列挙なし
21	介護予防通所リハビリテーション	あり	第118条の3	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	列挙なし
22	介護予防短期入所生活介護	あり	第137条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に又は協力医療機関へ連絡しているか	7（ユニット型は8）
23	介護予防短期入所療養介護	なし	—	—	—	列挙なし
24	介護予防特定施設入居者生活介護	あり	第51条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	7（外部サービス利用型は8）
25	介護予防福祉用具貸与	なし	—	—	—	列挙なし
26	介護予防支援	なし	—	—	—	列挙なし
27	定期巡回・随時対応型訪問介護看護	あり	第3条の27	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	6
28	夜間対応型訪問介護	あり	第12条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	6
29	認知症対応型通所介護	あり	第12条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	8
30	小規模多機能型居宅介護	あり	第80条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	8
31	認知症対応型共同生活介護	あり	第80条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	列挙なし
32	地域密着型特定施設入居者生活介護	あり	第80条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	7
33	地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護	あり	第145条の2	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに配置医師と連携をとっているか	6（ユニット型は7）
34	看護小規模多機能型居宅介護	あり	第180条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	8
35	地域密着型通所介護	あり	第12条、第40条の10	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	8
36	介護予防認知症対応型通所介護	あり	第25条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	8
37	介護予防小規模多機能型居宅介護	あり	第56条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	8
38	介護予防認知症対応型共同生活介護	あり	第56条	緊急時対応マニュアル等が整備されているか	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	列挙なし

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この38行から読み取れることを、3つの表に分けて取り出します。

1-2. 連絡先の文言が4型に分かれる——連絡先一覧の行数が種別で変わる

比較表の6列目を集計すると、次の4型になります。この分岐は、事業所が作る「緊急時連絡先一覧」に何行必要かを直接決めます。協力医療機関の語がある型で、連絡先一覧に主治医しか書いていない場合、体制の文書と実際の運用が食い違うことになります。

型	別添1の確認項目の文言	該当サービス種別	件数	連絡先一覧に必要になる行
A型	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか	訪問介護／訪問看護／通所介護／通所リハビリテーション／介護予防訪問看護／介護予防通所リハビリテーション／定期巡回・随時対応型訪問介護看護／夜間対応型訪問介護／認知症対応型通所介護／看護小規模多機能型居宅介護／地域密着型通所介護／介護予防認知症対応型通所介護	12	利用者ごとの主治の医師（医療機関名・診療科・電話番号・時間外の番号）
B型	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか	訪問入浴介護／特定施設入居者生活介護／介護予防訪問入浴介護／介護予防特定施設入居者生活介護／小規模多機能型居宅介護／認知症対応型共同生活介護／地域密着型特定施設入居者生活介護／介護予防小規模多機能型居宅介護／介護予防認知症対応型共同生活介護	9	利用者ごとの主治の医師＋事業所として定めた協力医療機関（夜間の受入窓口を含む）
C型	緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に又は協力医療機関へ連絡しているか	短期入所生活介護／介護予防短期入所生活介護	2	B型と同じ2系統。加えて短期利用中に連絡がつく家族の連絡先（自宅を離れている前提）
D型	緊急事態が発生した場合、速やかに配置医師と連携をとっているか	介護老人福祉施設／地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護	2	配置医師（曜日別の担当と時間外の連絡方法）。連絡ではなく「連携」と書かれている点に注意
—	「緊急時等の対応」の確認項目そのものが無い	訪問リハビリテーション／居宅療養管理指導／短期入所療養介護／福祉用具貸与／居宅介護支援／介護老人保健施設／介護療養型医療施設／介護医療院／介護予防訪問リハビリテーション／介護予防居宅療養管理指導／介護予防短期入所療養介護／介護予防福祉用具貸与／介護予防支援	13	同名の確認項目は無いが、事故発生時の対応・非常災害対策・業務継続計画の中で連絡体制が見られる

D型の「連携をとっている」という言い回しは、A〜C型の「連絡している」と明確に別の語です。連絡は一方向でも成立しますが、連携は往復を前提とします。したがってD型の記録は、連絡した事実だけでなく、配置医師から返ってきた指示・受診の要否・翌診療日の扱いまでを1件の中に含む形になります。本ページの完成文でも、D型の事業所向けの書き分けを示します。

1-3. 「確認項目にはあるのに、運営規程の列挙には無い」4種別

比較表の3列目と7列目を突き合わせると、ひとつのズレが浮かびます。「緊急時等の対応」の確認項目を持つ25種別のうち、運営規程の記載事項の列挙に「緊急時等における対応方法」が現れるのは21種別で、残る4種別には現れません。逆のパターン——運営規程には列挙されているのに確認項目が無い——は0件でした。

#	サービス種別	「緊急時等の対応」の確認項目	運営規程の列挙	この事業所が置かれている状況	手元に用意しておくと説明できるもの（記入欄）
1	通所リハビリテーション	あり（第27条）	列挙なし	運営規程の列挙には現れないが、緊急時対応マニュアルと記録は確認項目として見られる位置にある
2	介護予防通所リハビリテーション	あり（第118条の3）	列挙なし	同上。通所リハビリテーションと同じ扱い
3	認知症対応型共同生活介護	あり（第80条）	列挙なし（列挙は非常災害対策・虐待の防止等）	居住系のため夜間も職員がいるが、確認項目としては「主治の医師又は協力医療機関」への連絡が見られる
4	介護予防認知症対応型共同生活介護	あり（第56条）	列挙なし	同上
5	（参考）上記以外の21種別	あり	項番号あり	運営規程の条文と、実際の連絡先一覧・当番表の整合が見られる
6	（参考）逆パターン	—	—	運営規程には列挙されているのに確認項目が無い種別は0件	—

この整合については、実際に指摘の公表があります。宇都宮市が公表している令和7年度の運営指導における主な指導事例では、運営規程・重要事項説明書の記載が実態と異なる／必要項目の記載漏れが挙げられ、あわせて金沢市の令和7年度集団指導資料には「緊急時等における対応方法」が規定されていない事例が挙げられています。つまり、記録の中身の前に条文があるかどうかで先に止まることがあるということです。

1-4. 24時間つながる体制を構成する6つの記録

別添1が名指ししている確認文書は「緊急時対応マニュアル」と「サービス提供記録」の2つだけですが、実務でこの2つを支えているのは次の6種類の記録です。どれが欠けても、残る記録から体制が動いたことを説明できません。

#	記録の名前	何を書くか	誰が書くか	いつ書くか	欠けたときに説明できなくなること
1	緊急時対応マニュアル（体制の文書）	連絡が入る番号、誰が受けるか、判断の分かれ目、連絡の順序、記録の残し方	管理者	作成時と、体制を変えたとき	そもそも体制が定まっているかどうか
2	緊急時連絡先一覧	利用者ごとの主治の医師・協力医療機関・家族・担当介護支援専門員・保険者の窓口	管理者または担当者	契約時と、変更を把握したとき	連絡すべき相手を事業所が把握していたかどうか
3	当番表（連絡体制の担当表）	日付・時間帯・担当者・使用する電話・交代の有無	管理者	前月のうちに翌月分。変更のつど追記	その夜、誰が電話を受ける状態だったか
4	連絡受付記録（連絡受付簿）	受付日時・受付者・連絡してきた人・内容・判断・対応・折り返し・その後の確認	電話を受けた本人	電話を切った直後	連絡があった事実と、そのとき何をしたか
5	緊急時等の対応の記録	状態の変化として見えたこと・誰に何時に連絡したか・受けた指示・実施したこと・結果	対応した職員	対応の当日	連絡の順序が定めたとおりだったか
6	利用者・家族への周知の記録	連絡先をいつ・どのように伝えたか、変更をいつ・どのように伝え直したか	説明した職員	契約時と、番号を変えたとき	利用者側が「どこにかければよいか」を知っていたかどうか

この6つのうち、事業所が最も持っていないのは4番です。3番の当番表は勤務表の延長で作られていることが多く、5番は救急搬送になった事例だけは残っています。ところが「電話は鳴ったが訪問しなかった」件——件数としては圧倒的に多い——の記録が、どこにも無い。次の章から、この穴を1つずつ埋めていきます。

2. 当番表——欄ごとの運用と、交代・引き継ぎの記録

当番表は、勤務表とは別の文書として持つことをおすすめします。理由は単純で、勤務表は「その日に働いた人」を示す文書であり、当番表は「その夜に電話がつながる状態だった人」を示す文書だからです。この2つは同じ人とは限りません。日勤で退勤した職員がそのまま当番を持つこともあれば、休みの日に当番だけを持つこともあります。勤務表の中に混ぜると、後から「その夜は誰だったか」を1枚で示せなくなります。

先にお断りします。当番を何人置くか、どの資格の者が持つか、何時から何時までを対象とするかについて、本ページは断定しません。これらはサービス種別と保険者（指定権者）の運用、そして加算に係る体制の届出の有無によって変わります。本ページが示すのは「表にどの欄を置き、その欄に何を書くか」だけです。要件そのものは記入欄にしてありますので、貴事業所の保険者が公表している資料でご確認ください。

2-1. 当番表の欄ごとの運用

次の表は、当番表に置く欄を1行ずつ、何を書くか・空欄になりがちな理由・記入例の順に並べたものです。記入例はそのまま貼って使えます。

#	欄	この欄に書くこと	空欄になりがちな理由	記入例（そのまま貼れる完成文）
1	年月	その当番表が対象とする年月。改定した場合は版を併記	ファイル名にだけ書いて表の中に無い	令和　年　月分　当番表（第　版・令和　年　月　日改定）
2	日付	1日から末日まで、曜日と祝日の別を含めて全日	土日祝だけの表になっていて平日夜間の担当が示せない	月　日（　）　※祝日は「祝」と付記
3	時間帯	その日の当番が始まる時刻と終わる時刻。日をまたぐ場合は翌日の日付も書く	「夜間」とだけ書き、何時からかが分からない	時　分〜翌　時　分（　月　日の営業終了後から　月　日の営業開始まで）
4	担当者（第一連絡）	最初に電話を受ける職員の氏名と職種	苗字だけで、同姓の職員と区別できない	第一連絡：　　　　（　　職）　※同姓がいる場合は下の名前まで記載
5	担当者（第二連絡）	第一連絡が出られなかったときに転送・再架電される先	「管理者」とだけ書かれ、管理者が不在の月に空白になる	第二連絡：　　　　（　　職）　不在時：　　　　（　　職）
6	連絡先の電話番号	当番が使用する電話の番号。事業所携帯か個人携帯かの別	番号が表に無く、別紙の名簿を見ないと分からない	使用電話：事業所携帯（　　-　　-　　）／個人携帯（　　-　　-　　）
7	転送設定	事業所の代表番号からの転送を、いつ入れていつ解除したか	設定した事実がどこにも残らず、つながらなかった日の原因が追えない	転送：　時　分設定（設定者　　　）／　時　分解除（解除者　　　）
8	交代の有無	当初の予定から担当が替わったかどうか。替わった場合は下の交代欄へ	表を鉛筆で書き替えてしまい、元の担当が分からなくなる	交代：無／有（有の場合は交代記録　No.　　を参照）
9	受電件数	その当番中に受けた連絡の件数。0件なら0と書く	0件のときに何も書かず、「記録し忘れ」と区別できない	受電　　件（0件の場合も「0」と記入）　連絡受付記録　No.　　〜
10	訪問の有無	受電のうち訪問に至った件数	訪問した分だけ記録され、訪問しなかった分が消える	うち訪問　　件／訪問に至らなかった　　件
11	翌営業日への引き継ぎ	翌朝、誰に何を伝える必要があるか	口頭で伝えて終わり、伝えた事実が残らない	引き継ぎ：有／無　　引き継ぎ先　　　　　　引き継ぎ日時　　月　日　時　分
12	当番者の確認署名	当番を終えたときに当番者本人が確認した印	管理者がまとめて後から書き入れている	当番者確認：　　　　（　月　日　時　分記入）
13	管理者の確認	管理者が当番表と連絡受付記録を突き合わせた日	月末にまとめて押印され、内容の確認が行われていない	管理者確認：　　　　（　月　日　確認）　受付記録との突合：済／未
14	当番の体制に関する記入欄	当番の人数・資格・対象時間帯について、貴事業所が拠っている定めの出典	「うちはこうしている」だけで、根拠が示せない	拠っている定め：　　　　　　（出典：　　　　）／貴事業所の体制：　　人・　　職・　時〜　時／保険者にご確認ください

14行のうち、実際に効くのは7・9・10です。7の転送設定は「なぜかつながらなかった」という事故の唯一の手がかりになります。9の受電件数を0と書く習慣は、「0件だった」と「書き忘れた」を区別できる唯一の方法です。10は本ページ全体の主題そのもので、訪問に至らなかった件を数として先に確定させておくと、連絡受付記録の抜けが月末に自動的に見つかります。

2-2. 交代と引き継ぎの記録

当番の交代は、当番表を書き替えるのではなく、別に1行足す形にします。書き替えてしまうと、当初の担当が誰だったかが消え、「なぜ替わったのか」も残りません。次の欄を持つ交代記録を、当番表の裏面か次ページに置いてください。

#	欄	この欄に書くこと	記入例（そのまま貼れる完成文）
1	交代記録番号	年度内の通し番号	交代記録　No.　　（令和　年度）
2	対象の当番日	どの日の当番か	対象当番：令和　年　月　日（　）　時　分〜翌　時　分
3	当初の担当者	当番表に記載されていた者	当初担当：　　　　（　　職）
4	交代後の担当者	実際に電話を受ける状態になった者	交代後担当：　　　　（　　職）
5	交代の理由	体調・家庭の事情・別件対応など、事実として書ける範囲で	交代理由：当初担当者が体調不良のため（　月　日　時　分申出）
6	交代を決めた者と日時	誰がいつ判断したか	決定者：管理者　　　　　決定日時：　月　日　時　分
7	連絡先の切替	電話の転送先をいつ切り替えたか	転送先切替：　月　日　時　分に　　　　の携帯へ変更（実施者　　　）
8	交代後担当者への引き継ぎ内容	その夜、特に留意する利用者と留意点	引き継ぎ：　　様（　時に　　のため家族から連絡が入る可能性あり）、　　様（前日　時に　　の連絡あり、経過確認中）
9	交代後担当者の受領確認	引き継ぎを受けた本人の確認	受領確認：　　　　（　月　日　時　分受領）
10	当番表への反映	当番表の該当日に「交代：有」と記入したか	当番表反映：済（　月　日　　　記入）／未

8番の「引き継ぎ内容」は、当番表の運用で最も価値が出る欄です。前日に連絡があった利用者について「経過確認中」と一行あるだけで、翌日の当番は同じ話を最初から聞かずに済みます。この一行が、連絡受付記録の「その後の確認」欄とつながります。

2-3. 当番表を1年分そろえるときの注意

当番表は月ごとに作られるため、年度をまたぐと版が混ざります。前月分を複写して日付だけ直したものが混ざると、曜日がずれた表が残り、後から見たときに矛盾します。次の3点だけ決めておくと混ざりません。

ファイル名と表の中の両方に年月を書く。印刷して綴じた時点でファイル名は消えます。
改定したら版番号を上げ、改定日と改定者を表の中に書く。差し替えたことが分かる状態にします。
差し替えた旧版は破棄せず、同じ月のうしろに綴じる。「その夜、誰が電話を受ける状態だったか」を後から示すには、当時の版が要ります。
急変時の記録の書き方｜場面別の経時記録22通と、事実と推測を分ける言い換え48組

3. 連絡受付記録——受付から折り返しまでの完成文

連絡受付記録は、電話を切った直後に、受けた本人が書くことを前提に設計します。翌朝に思い出して書くと、必ず時刻が丸まり（「深夜」「明け方」）、言われた言葉が要約され（「体調不良の訴え」）、判断の根拠が消えます。時刻・言葉・判断の根拠の3つは、時間が経つと最初に失われる情報です。

3-1. 連絡受付記録の欄

#	欄	この欄に書くこと	書くときの原則	記入例（そのまま貼れる完成文）
1	受付番号	年度内の通し番号。当番表の受電件数と突き合わせる	欠番を作らない	受付　No.　　（令和　年度）　当番表　　月　日欄と対応
2	受付日時	着信した時刻。分単位まで	「深夜」「明け方」と書かない	受付：令和　年　月　日（　）　時　分
3	受付者	電話を受けた職員の氏名と職種	当番表の担当者と一致しない場合は理由も	受付者：　　　　（　　職）　※当番表の担当と相違する場合は交代記録 No.　　参照
4	連絡してきた人	氏名と、利用者との関係。本人か家族か他事業所か	「家族」だけで終わらせない	連絡者：　　　　様（利用者　　　　様の　　。同居／別居）　連絡先　　-　　-
5	対象の利用者	誰についての連絡か	連絡者と利用者が別人であることを明示	対象利用者：　　　　様（利用者番号　　　）
6	連絡の内容	言われたことを、言われたとおりに	要約せず、口にした言葉をかぎ括弧で残す	内容：「　　　　　　」との連絡。あわせて「　　　　　　」との訴えあり
7	確認したこと	電話口で受付者が聞き取った事実	見ていないことは書かない	電話で確認：意識の有無／会話の可否／食事と水分の状況／今日の排泄の有無／内服の状況／同席者の有無
8	判断	訪問するか、しないか、他へつなぐか	判断の根拠を必ず併記	判断：　　　　　　（根拠：　　　　　　　のため）
9	誰に相談したか	受付者が判断にあたって相談した相手	相談していないなら「相談なし」と書く	相談先：　　　　（　時　分）／相談なし
10	対応	実際に行ったこと	行っていないことは書かない	対応：　　　　　　　（実施　時　分）
11	折り返し	いったん切って掛け直した場合、その時刻と内容	折り返しの約束は時刻まで	折り返し：　時　分に架電、　　　　様と通話。「　　　　」と伝達
12	その後の確認	翌朝・翌訪問時にどう確認したか。確認の予定も含む	「経過観察」で止めない	その後：　月　日　時　分に　　　　が架電／訪問し、　　　　を確認。次回確認予定　月　日

3-2. 連絡受付記録の完成文24例

ここからは、場面ごとの完成文です。いずれも1件の連絡を1つの文にまとめてあり、日時・受付者・連絡者・内容・判断・対応・折り返し・その後の確認までを含みます。伏せ字の部分だけ差し替えてお使いください。医学的な判断は含めていません。

#	場面	完成文（そのまま貼れる）
1	夜間に本人から「眠れない」	令和　年　月　日22時40分、当番の　　（介護福祉士）が受電。利用者　　様ご本人から「目が冴えて眠れない。誰か来てほしい」との連絡。電話で会話は明瞭、痛みの訴えなし、夕食と内服は普段どおり済ませたとのこと。ご本人に「今から様子を伺いにお伺いすることもできますが、まずは10分後にもう一度お電話します」と伝え、22時52分に折り返し架電。「話したら落ち着いた。今日はこのまま休む」との返答。訪問には至らず。翌　月　日9時05分、サービス提供責任者　　が架電し、「よく眠れた」との返答を確認。次回訪問時（　月　日）に就寝時の様子を再確認予定。
2	家族から「熱がある」	令和　年　月　日20時15分、当番の　　（看護師）が受電。同居のご長女　　様から「夕方から　　様の体温が普段より高い。38度台」との連絡。会話は可能、水分は摂れている、朝からの食事量はいつもの半分程度とのこと。ご家族の同意を得て、20時22分に主治の　　医院　　医師へ架電し、状況を報告。「明朝の外来を受診させてほしい。それまでに呼びかけへの反応が鈍くなるようであれば救急要請を」との指示を受ける。20時35分にご長女へ折り返し、指示内容をそのまま伝達。翌　月　日8時50分に架電し、外来受診に向かう旨を確認。担当介護支援専門員　　様へ同日9時10分に情報提供。
3	転倒したとの連絡	令和　年　月　日23時05分、当番の　　（介護福祉士）が受電。別居のご長男　　様から「本人から電話があり、寝室で転んで床に座り込んでいるらしい」との連絡。ご本人と通話を代わり、会話は可能、自力で座位を保っている、痛みの部位を尋ねると「右のお尻のあたり」との返答。23時12分、管理者　　へ架電し相談のうえ訪問を決定。23時40分に　　が訪問し、ご本人が居間の椅子に座っている状態を確認。ご本人・ご長男の同意を得て23時55分に協力医療機関　　病院へ架電し、当直医の指示により救急要請。翌0時20分に救急隊が到着し、　　病院へ搬送。同日0時35分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、留守番電話に事実を残す。事故報告書 No.　　を別途作成。
4	訪問予定の変更依頼（緊急ではない）	令和　年　月　日21時30分、当番の　　（介護福祉士）が受電。ご次女　　様から「明日の朝の訪問を午後に変えてほしい」との連絡。健康状態の変化はないとのこと。緊急の対応を要する内容ではないと判断し、「明日8時30分にサービス提供責任者から折り返しご連絡します」と伝えて終話。翌　月　日8時32分、サービス提供責任者　　が架電し、14時への変更を調整のうえご次女へ伝達。担当介護支援専門員　　様へ同日9時00分に変更を連絡。
5	薬を飲み忘れたという相談	令和　年　月　日19時50分、当番の　　（看護師）が受電。ご本人から「夕方の薬を飲み忘れたが、今飲んでよいか」との相談。19時58分、ご本人の同意を得て主治の　　クリニック　　医師へ架電。「本日分は服用せず、明朝から通常どおりに」との指示を受ける。20時05分にご本人へ折り返し、指示内容をそのまま伝達し、薬包を明朝分と分けて置いていただくよう依頼。翌　月　日の訪問時（10時15分）に　　が残薬を確認し、記録に添付。
6	呼吸の様子がいつもと違うとの連絡	令和　年　月　日1時20分、当番の　　（看護師）が受電。ご妻　　様から「息をするときの音がいつもと違う気がする」との連絡。呼びかけに返答あり、会話は可能、口唇の色はご家族から見て普段と変わらないとのこと。1時25分、主治の　　病院の時間外窓口へ架電し、当直医　　医師へ状況を報告。「呼びかけへの反応が保たれているなら朝まで様子をみて、8時30分に外来へ連絡を」との指示を受ける。1時33分にご妻へ折り返し、指示内容をそのまま伝達し、変化があれば再度連絡いただくよう依頼。同日8時40分に　　が架電し、外来へ連絡済みであることを確認。
7	別の事業所からの連絡	令和　年　月　日18時45分、当番の　　（介護福祉士）が受電。訪問看護ステーション　　の　　看護師から「本日の訪問時、　　様の居室の暖房が入っておらず室温が低かった。明日の朝の訪問時に確認してほしい」との連絡。緊急に訪問を要する内容ではないと判断し、翌日の担当ヘルパー　　へ引き継ぐこととして終話。翌　月　日6時50分、当番から担当ヘルパーへ電話で引き継ぎ。同日9時30分の訪問時に室温と暖房の作動を確認し、サービス提供記録に記載。担当介護支援専門員　　様へ同日10時00分に情報提供。
8	ご本人が電話をかけてきたが用件が判然としない	令和　年　月　日2時10分、当番の　　（介護福祉士）が受電。利用者　　様ご本人から着信。「あの、えっと」と繰り返され、用件を尋ねても具体的な返答が得られず。呼びかけには応じ、痛みや苦しさの訴えはなし。2時18分に別居のご長女　　様へ架電し、状況を伝えたうえで訪問の要否を相談。ご長女より「これまでも夜間に同様の電話があった。今から自分が向かう」との申出あり。2時25分にご本人へ折り返し、ご長女が向かう旨を伝達。同日3時05分にご長女から「到着し、本人は入眠した」との連絡を受ける。翌　月　日9時00分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、夜間の電話が複数回に及んでいることを情報提供。
9	短期入所中の利用者について家族から連絡	令和　年　月　日20時00分、当番の　　（介護福祉士）が受電。ご長女　　様から「短期入所中の母が、今日の面会でいつもより元気がないように見えた」との連絡。当該時間帯は当事業所の短期入所を利用中であり、施設内の夜勤者　　へ20時05分に内線で確認。「夕食は8割摂取、20時の巡回時は入眠中」との回答を得る。20時12分にご長女へ折り返し、確認した内容をそのまま伝達。翌　月　日8時30分に日勤の　　が改めて状況を確認し、ご長女へ架電。
10	介護者が倒れたという連絡	令和　年　月　日5時40分、当番の　　（介護福祉士）が受電。利用者　　様ご本人から「主人が起きてこない。声をかけても返事がない」との連絡。ご本人に「今すぐ119番へ電話してください。私からも折り返します」と伝え、直ちに終話。5時44分に折り返し架電し、救急要請済みであることを確認。5時50分、管理者　　へ架電し訪問を決定。6時15分に　　が訪問し、ご本人が居間で待機している状態を確認。救急搬送後、ご本人が単身となったため、6時40分に担当介護支援専門員　　様へ架電し状況を報告。当日以降のサービス調整を依頼。
11	おむつ・物品が足りないという連絡	令和　年　月　日22時05分、当番の　　（介護福祉士）が受電。ご長男　　様から「紙おむつの替えが今夜の分で無くなりそう」との連絡。健康状態の変化はないとのこと。緊急の訪問を要する内容ではないと判断し、当面はご家族が用意されている布製品で対応いただくことをご了承いただく。翌　月　日8時40分にサービス提供責任者　　が架電し、同日の訪問時に事業所の在庫から　　枚をお持ちすることを調整。担当介護支援専門員　　様へ同日9時20分に物品の購入について情報提供。
12	「何時に来るのか」という繰り返しの問い合わせ	令和　年　月　日23時50分、当番の　　（介護福祉士）が受電。利用者　　様ご本人から「明日は何時に来るのか」との問い合わせ。同日中に3回目の同内容の着信（19時20分、21時35分、23時50分）。会話は可能、体調の訴えなし。訪問予定日時を口頭で伝え、あわせて「玄関の壁に貼ってある予定表の　月　日の欄をご覧ください」と案内。訪問には至らず。翌　月　日9時10分、サービス提供責任者　　が架電し、予定表の見え方を確認。同日9時40分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、夜間の反復した問い合わせについて情報提供。
13	ご家族から苦情に近い内容の連絡	令和　年　月　日20時30分、当番の　　（介護福祉士）が受電。ご長女　　様から「今日来たヘルパーの言い方が気になった」との連絡。健康状態に関する訴えはなし。内容を最後まで伺い、「事実関係を確認のうえ、明日　時までに管理者からご連絡します」と伝えて終話。翌　月　日9時00分に管理者　　が架電し、確認結果をご説明。本件は苦情受付記録 No.　　として別途記録。連絡受付記録には、受付日時・連絡者・概要・引き継ぎ先のみを記載。
14	医療機関から事業所への連絡	令和　年　月　日19時10分、当番の　　（看護師）が受電。　　病院　　科の　　看護師から「本日受診された　　様について、明日から内服が1剤増える。訪問時に確認してほしい」との連絡。処方内容と開始日を復唱して確認。19時25分にご家族　　様へ架電し、薬局での受け取り状況を確認。翌　月　日の訪問時（9時30分）に薬袋と薬情を確認し、サービス提供記録に記載。担当介護支援専門員　　様へ同日10時00分に情報提供。
15	停電・断水の連絡	令和　年　月　日21時00分、当番の　　（介護福祉士）が受電。ご本人から「家中の電気が消えた」との連絡。周辺一帯の停電であることを　　電力の情報で確認。医療機器の使用はなく、暖房は電気式のため室温低下のおそれがあることを確認。21時15分に別居のご長男　　様へ架電し、状況を共有。21時40分に　　が訪問し、毛布の追加と懐中電灯の設置を行い、22時30分に復電を確認して退室。翌　月　日9時00分に架電し、体調の変化がないことを確認。担当介護支援専門員　　様へ同日9時30分に報告。
16	訪問先で職員から当番への連絡	令和　年　月　日18時20分、当番の　　（サービス提供責任者）が受電。訪問中のヘルパー　　から「　　様が本日は食事を摂らないと言われ、朝からの水分も少ない様子」との連絡。当番から、確認すべき点（本日の飲水量・排泄の有無・呼びかけへの応答）を口頭で指示し、18時35分にヘルパーから報告を受ける。18時40分、ご家族の同意を得て主治の　　医院へ架電したが時間外のため留守番電話。18時45分に協力医療機関　　病院の当直へ架電し、状況を報告。「明朝の受診で差し支えない。夜間に呼びかけへの反応が鈍くなれば再度連絡を」との指示を受ける。18時55分にご長女へ架電し、指示内容をそのまま伝達。翌　月　日8時30分に架電し、受診の予定を確認。
17	当番が出られず、第二連絡が受けた	令和　年　月　日3時15分、第一連絡の　　が着信に応答できず、転送により第二連絡の管理者　　が3時18分に受電。ご妻　　様から「夜中に何度も起きて落ち着かない」との連絡。会話は可能、痛みの訴えなし。3時25分にご妻へ、朝までの過ごし方についてご本人と話していただく旨をお願いし、3時50分に折り返し架電して入眠を確認。訪問には至らず。当番表の　月　日欄に「交代：無、第二連絡が受電」と追記し、第一連絡が応答できなかった経緯（　　　）を交代記録 No.　　に記載。翌　月　日9時00分に管理者から第一連絡の　　へ着信の有無を確認。
18	無言電話・切電	令和　年　月　日0時40分、当番の　　（介護福祉士）の携帯に　　様宅の固定電話から着信。応答したが無言のまま約20秒で切電。0時42分に折り返し架電したが応答なし。0時45分に再度架電し、ご本人が応答。「かけたつもりはない」との返答。会話は明瞭、体調の訴えなし。0時50分に別居のご長女　　様へ架電し、事実を共有。訪問には至らず。翌　月　日9時00分にサービス提供責任者　　が架電し、電話機の設置場所と誤操作の可能性を確認。次回訪問時（　月　日）に電話機の位置を見直す予定。
19	グループホーム・特定施設で夜勤者から管理者への連絡	令和　年　月　日2時50分、当番（オンコール）の管理者　　が受電。夜勤者　　から「　　様が居室で転倒し、床に座っている状態を発見した」との連絡。呼びかけに応答あり、会話可能、出血は見当たらないとのこと。管理者から、ご家族と協力医療機関　　病院への連絡を指示。2時58分に夜勤者が協力医療機関　　病院の当直へ架電し、「朝まで様子をみて、痛みの訴えが続くようであれば受診を」との指示を受ける。3時05分にご長女　　様へ架電し、事実と指示内容を伝達。管理者は3時30分に出勤し、状況を確認。事故報告書 No.　　を別途作成。
20	短期入所の受入について夜間に相談があった	令和　年　月　日19時30分、当番の　　（生活相談員）が受電。担当介護支援専門員　　様から「　　様の介護者が入院し、明日から短期入所での受入が可能か相談したい」との連絡。空床の状況を19時40分に確認し、19時45分に折り返し架電。翌日以降の受入について、居宅サービス計画の変更の要否と、受入に係る取扱いを保険者へ確認いただく必要がある旨をお伝えし、翌　月　日9時00分に管理者から改めてご連絡することを合意。緊急短期入所受入に係る記録 No.　　を別途作成。
21	ご本人が「救急車を呼んだ」と連絡してきた	令和　年　月　日4時05分、当番の　　（看護師）が受電。利用者　　様ご本人から「胸のあたりが苦しくて、さっき救急車を呼んだ」との連絡。会話は可能。「救急隊が到着したら、お薬手帳と保険証をお渡しください」と伝え、直ちに4時08分に別居のご長男　　様へ架電。4時20分にご長男から「救急隊が到着し、　　病院へ搬送される」との連絡を受ける。4時30分に　　病院の救急外来へ架電し、当事業所が訪問看護を提供していることと直近の状況を情報提供。同日9時00分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、入院の見込みを共有。
22	ご家族から「今夜だけ来てほしい」という依頼	令和　年　月　日21時40分、当番の　　（サービス提供責任者）が受電。ご長女　　様から「今夜は自分が不在になるので、寝る前に一度来てもらえないか」との依頼。ご本人の健康状態に変化はないとのこと。居宅サービス計画に位置付けられていない訪問であること、当日の対応可否と費用の取扱いについて、翌営業日に担当介護支援専門員　　様と調整のうえご連絡する旨をお伝えし、本日は電話での見守り（22時30分・23時30分に架電）で対応することを合意。22時30分・23時30分に架電し、いずれも入眠前で会話可能であることを確認。翌　月　日9時00分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、今後同様の依頼があった場合の取扱いを相談。
23	看取り期にある利用者について家族から連絡（連絡と記録の範囲のみ）	令和　年　月　日23時20分、当番の　　（看護師）が受電。ご長男　　様から「呼吸の間隔が今朝より空いている気がする」との連絡。23時25分、主治の　　医院　　医師の時間外連絡先へ架電し、ご家族から伺った内容をそのまま報告。指示内容（　　　　）を受け、23時35分にご長男へ折り返して伝達。ご家族の希望により23時55分に　　が訪問。訪問時の観察内容および実施したケアは訪問看護記録書Ⅱに記載し、本記録には受付・連絡・訪問の事実と時刻のみを記載。翌　月　日8時40分に主治医へ経過を報告。
24	連絡が事業所の代表番号に入り、転送されなかった	令和　年　月　日翌朝8時35分、留守番電話の再生により、前日22時18分にご次女　　様から着信があったことを確認。前夜の転送設定が行われていなかったことが判明。8時40分に　　（管理者）がご次女へ架電し、応答できなかったことをお詫びのうえ状況を確認。「その後落ち着いたので受診はしていない」との返答。8時55分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、事実を報告。当番表の　月　日欄の転送設定欄が空欄であったこと、翌月から転送設定・解除の実施者名を記入する運用に改めることを、同日の申し送りで全職員へ周知（周知記録 No.　　）。

24例に共通しているのは、「電話を切った時点で終わっていない」という点です。どの例にも折り返しかその後の確認が入っています。連絡受付記録の質は、内容欄の詳しさではなく最後の1文があるかどうかで決まります。

3-3. 連絡があったが訪問しなかった場合の記録——最も抜けやすい14例

ここが本ページで最も重要な節です。訪問すればサービス提供記録が生まれますが、訪問しなければ何も生まれません。そして夜間の連絡の大半は、訪問に至りません。結果として、事業所の記録は「救急搬送になった数件」だけになり、「連絡は入っていたが訪問しなかった数十件」が消えます。

訪問しなかった記録には、次の3点が必ず要ります。①訪問しないと判断した根拠、②その場で代わりに行ったこと、③次にいつ確認するか。この3点が揃っていれば、訪問しなかったこと自体は記録として完結します。逆に、①だけあって③が無い記録は「そこで終わった」ように見えます。

#	訪問しなかった理由の類型	完成文（そのまま貼れる）
1	電話で落ち着かれた	訪問には至らず。理由：通話の中でご本人の会話が明瞭で、痛みや苦しさの訴えがなく、通話の終わりに「もう大丈夫、休みます」とご本人から発言があったため。代わりに行ったこと：22時52分に折り返し架電し入眠前であることを確認。次の確認：翌　月　日9時00分に架電、および　月　日の訪問時に就寝時の様子を確認予定。
2	同居家族が対応された	訪問には至らず。理由：同居のご長女　　様が在宅されており、「自分が付き添うので今夜は様子をみる」との申出があったため。代わりに行ったこと：確認していただきたい点（呼びかけへの応答・水分摂取・夜間の排泄）を口頭でお伝えし、変化があれば時刻を問わず再度ご連絡いただくよう依頼。次の確認：翌　月　日8時30分に架電予定。
3	別居家族が向かわれた	訪問には至らず。理由：別居のご長男　　様が「これから20分ほどで到着できる」とのことで、ご本人もそれを希望されたため。代わりに行ったこと：ご長男へ到着後の連絡を依頼し、23時05分に「到着した」との連絡を受領。次の確認：翌　月　日9時00分に架電し、夜間の経過を確認予定。
4	主治医の指示により朝まで様子をみることとした	訪問には至らず。理由：20時22分に主治の　　医院　　医師へ架電し状況を報告したところ、「明朝の外来受診で差し支えない」との指示を受けたため。代わりに行ったこと：指示内容をご家族へそのまま伝達し、再度連絡いただく目安（呼びかけへの反応が鈍くなる場合）をお伝えした。次の確認：翌　月　日8時50分に架電し、受診の状況を確認予定。
5	協力医療機関の当直の指示による	訪問には至らず。理由：18時45分に協力医療機関　　病院の当直へ架電し、「明朝の受診で差し支えない」との指示を受けたため。代わりに行ったこと：指示内容をご家族へ伝達し、当事業所の当番の連絡先を再度お伝えした。次の確認：翌　月　日8時30分に架電予定。翌日の訪問時（10時00分）に　　が状況を確認予定。
6	救急要請となり、事業所の訪問より搬送が先行した	訪問には至らず。理由：ご家族がすでに救急要請をされており、事業所から訪問するより搬送が先行する状況であったため。代わりに行ったこと：搬送先が判明した時点（4時30分）で　　病院の救急外来へ架電し、直近の状況を情報提供。次の確認：同日9時00分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、入院の見込みを共有。退院の連絡を受けた時点で再度調整予定。
7	緊急性のない依頼だった（予定変更・物品）	訪問には至らず。理由：健康状態に関する訴えがなく、内容が翌営業日に調整可能な予定変更の依頼であったため。代わりに行ったこと：翌営業日の連絡時刻（8時30分）を約束してお伝えした。次の確認：翌　月　日8時32分にサービス提供責任者が架電し、調整結果を伝達済み。
8	反復した問い合わせで、内容が同一だった	訪問には至らず。理由：同日中に同一内容の着信が3回あり、いずれも体調に関する訴えを伴わず、訪問予定の確認であったため。代わりに行ったこと：予定表の掲示場所を口頭で案内した。次の確認：翌　月　日9時10分にサービス提供責任者が架電し、予定表の見え方を確認。あわせて同日9時40分に担当介護支援専門員　　様へ、夜間の反復した問い合わせについて情報提供。
9	他事業所からの引き継ぎ事項だった	訪問には至らず。理由：訪問看護ステーション　　からの連絡で、翌日の訪問時に確認すれば足りる内容であったため。代わりに行ったこと：翌日の担当ヘルパー　　へ電話で引き継ぎ（翌6時50分）。次の確認：翌　月　日9時30分の訪問時に確認し、サービス提供記録に記載予定。
10	ご本人が訪問を断られた	訪問には至らず。理由：「今から来てもらうほどではない、来られると困る」とご本人が明確に述べられたため。代わりに行ったこと：断られた旨をその場で復唱して確認し、30分後（22時10分）に架電することをご本人の了解を得て約束。22時10分に架電し、会話が可能であることを確認。次の確認：翌　月　日9時00分に架電予定。あわせて担当介護支援専門員　　様へ同日中に情報提供。
11	連絡がつかず、確認できなかった	訪問には至らず。理由：0時42分・0時45分・0時50分に折り返し架電したが応答がなく、緊急連絡先のご長女　　様も応答がなかったため。代わりに行ったこと：1時00分に管理者　　へ相談し、1時20分に再度架電してご本人と通話できたことを確認。次の確認：翌　月　日9時00分に架電し、着信の経緯を確認予定。連絡がつかない状態が続く場合の手順を管理者と確認（　　　）。
12	短期入所中で、施設内の職員が対応した	訪問には至らず（当該利用者は当事業所の短期入所を利用中）。理由：施設内の夜勤者が20時05分の内線確認により状況を把握しており、外部からの訪問を要しなかったため。代わりに行ったこと：夜勤者から得た内容（夕食摂取量・巡回時の様子）をご家族へそのまま伝達。次の確認：翌　月　日8時30分に日勤者が状況を確認し、ご家族へ架電予定。
13	停電・断水など環境の問題で、訪問より先に別の手当てを行った	訪問には至らず（当初の受電時点）。理由：受電時点では医療機器の使用がなく、周辺一帯の停電であることが確認できたため。代わりに行ったこと：別居のご長男へ状況を共有し、復旧見込みを確認。その後、室温低下のおそれから21時40分に訪問し、毛布の追加を行った。次の確認：翌　月　日9時00分に架電し、体調の変化がないことを確認予定。
14	受電できず、翌朝に留守番電話で気づいた	訪問には至らず。理由：前夜22時18分の着信に応答できておらず、事実の把握が翌朝8時35分になったため。代わりに行ったこと：8時40分に管理者から架電し、応答できなかったことをお詫びのうえ状況を確認。8時55分に担当介護支援専門員へ報告。次の確認：転送設定・解除の実施者名を当番表に記入する運用へ改め、同日の申し送りで全職員へ周知（周知記録 No.　　）。翌月の当番表から様式を差し替え。

14例のすべてに「次の確認」が入っている点を確認してください。訪問しなかった記録は、次の予定を書いた瞬間に「経過を追っている記録」に変わります。逆に、次の予定が無い記録は、どれだけ理由が詳しく書かれていても「そこで手を離した記録」に見えます。

4. 緊急時等の対応の記録——誰にどの順で連絡し、何をしたか

別添1の確認項目は「緊急事態が発生した場合、速やかに（連絡先）に連絡しているか」です。ここで見られているのは速やかさと、連絡先の正しさの2点であり、手当ての巧拙ではありません。したがって記録も、この2点が読み取れる形にします。具体的には時刻が並んでいることと、連絡した相手が自事業所の型（第1章のA〜D型）と一致していることです。

4-1. 連絡の順序を、記録の順序として固定する

次の表は、記録に並べる順序です。実際の場面で必ずこの順に行うという意味ではありません。行った順に時刻を書けば、結果としてこの表の欄が埋まるという設計です。

#	記録に並べる項目	書くこと	A型・B型・C型（在宅系・居住系）	D型（介護老人福祉施設・地域密着型介護老人福祉施設）
1	気づいた時刻と、気づいた人	誰が何時に、どういう状況で気づいたか	職員の訪問中／家族からの連絡／本人からの連絡	巡回中／ナースコール／同室者からの申出
2	見えた事実	目で見て分かること、耳で聞こえたこと、本人が口にした言葉	「呼びかけに返答あり」「床に座っている」「『胸が苦しい』との訴え」	同左。加えて発見時の姿勢・場所
3	最初の連絡（時刻・相手・方法）	何時に誰へ、どの番号へかけたか	主治の医師（A型）／主治の医師又は協力医療機関（B型・C型）	配置医師（時間外の連絡方法を含む）
4	受けた指示	言われたことを、言われたとおりに	指示者の氏名・所属を必ず併記	配置医師とのやり取り（往復）を記載
5	つながらなかった場合の次の連絡	何時にどこへかけ直したか	時間外窓口・協力医療機関・救急要請	配置医師以外の連絡先（施設が定めたもの）
6	家族への連絡	何時に誰へ、何を伝えたか	連絡がつかなかった場合はその時刻も	同左
7	担当介護支援専門員への連絡	何時に誰へ、何を伝えたか	在宅系では必須の行	入所中は該当しない場合あり（記入欄）
8	実施したこと	指示に基づいて行ったこと	行っていないことは書かない	同左
9	結果	搬送・受診・在宅継続の別と、その時刻	搬送先の医療機関名まで	同左
10	事故報告との関係	事故報告書を作成したか、その番号	作成した場合は番号のみ記載し、内容は事故報告書へ	同左
11	記録者と記録日時	誰がいつ書いたか	対応した本人が当日中に	同左
12	管理者の確認	管理者がいつ確認したか	翌営業日までに	同左

10番の「事故報告との関係」は、記録を二重に書かないための欄です。緊急時等の対応の記録と事故報告書は、書く目的が違います。前者は「連絡が速やかで、相手が正しかったか」、後者は「原因と再発防止」です。同じ内容を両方に書くと、後から片方だけ修正されて食い違います。番号でつないでおけば、修正は片方だけで済みます。

4-2. 緊急時等の対応の記録——完成文14例

#	場面	完成文（そのまま貼れる）
1	訪問中に状態の変化に気づいた（A型・訪問介護）	令和　年　月　日10時20分、訪問中のヘルパー　　が、　　様が居間の椅子に座ったまま呼びかけへの返答が普段より少ないことに気づく。10時22分、事業所へ架電しサービス提供責任者　　へ報告。10時25分、サービス提供責任者からご長女　　様の同意を得たうえで主治の　　医院へ架電し、　　医師へ状況を報告。「本日中に外来を受診させてほしい」との指示を受ける。10時32分にご長女へ架電し、指示内容をそのまま伝達。ご長女が11時00分に到着し、11時30分に外来を受診。12時40分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、受診に至った経過を報告。記録者：　　（　月　日13時00分記入）。管理者確認：　　（　月　日）。
2	訪問看護で状態の変化に気づいた（A型）	令和　年　月　日14時05分、訪問中の看護師　　が、　　様に前回訪問時になかった訴え（「息が上がる」）があることを確認。14時15分、主治の　　病院　　科　　医師へ架電し、観察した内容を報告。指示（　　　　）を受け、14時25分にご妻へ伝達。実施したこと：指示に基づく　　　　（14時30分実施）。結果：在宅継続。次回訪問を　月　日から　月　日へ前倒し。14時50分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、訪問日の変更を連絡。観察内容の詳細は訪問看護記録書Ⅱに記載。記録者：　　（　月　日15時20分記入）。
3	通所介護の利用中に状態が変化した（A型）	令和　年　月　日13時40分、機能訓練中に　　様が「気分が悪い」と訴えられ、看護職員　　が休養室へ誘導。13時45分、ご家族の同意を得て主治の　　クリニックへ架電し、　　医師へ状況を報告。「本日の送迎を早め、帰宅後も様子をみてほしい。夜間に呼びかけへの反応が鈍くなるようであれば受診を」との指示を受ける。13時55分にご長女　　様へ架電し、指示内容をそのまま伝達し、送迎を15時00分へ変更することを合意。15時30分に帰宅、ご長女へ引き継ぎ。16時00分に担当介護支援専門員　　様へ架電し報告。記録者：　　（　月　日16時30分記入）。
4	訪問入浴介護の準備中に気づいた（B型）	令和　年　月　日11時10分、訪問入浴の準備中に、看護職員　　が　　様の体温が普段より高いことを確認（　度）。11時15分、当日の入浴を見合わせることをご本人・ご長男　　様へ説明し、了承を得る。11時20分、主治の　　医院へ架電したが休診のため、11時25分に協力医療機関　　病院へ架電し、当直医　　医師へ状況を報告。「本日は入浴を控え、明日の外来を受診してほしい」との指示を受ける。11時35分にご長男へ指示内容をそのまま伝達。11時50分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、入浴を見合わせたこととその理由を報告。記録者：　　（　月　日12時20分記入）。
5	短期入所生活介護の利用中（C型）	令和　年　月　日3時20分、夜勤者　　が巡回時に、　　様が居室の床に座っている状態を発見。呼びかけに返答あり、会話可能。3時23分、当直責任者　　へ報告。3時28分、主治の　　医院の時間外連絡先へ架電したが応答がなく、3時32分に協力医療機関　　病院へ架電。当直医　　医師へ状況を報告し、「朝まで様子をみて、痛みの訴えが続くようであれば受診を」との指示を受ける。3時40分にご長女　　様へ架電し、事実と指示内容を伝達。3時45分、指示に基づき居室のベッドへ誘導し、以後1時間ごとに訪室。7時00分の訪室時に痛みの訴えがないことを確認。9時10分に担当介護支援専門員　　様へ架電し報告。事故報告書 No.　　を別途作成。記録者：　　（　月　日8時00分記入）。
6	認知症対応型共同生活介護（B型）	令和　年　月　日21時50分、夜勤者　　が、　　様が居間で立ち上がろうとして体勢を崩されるところを支える。転倒には至らず。21時55分、オンコールの管理者　　へ架電し報告。管理者の判断により、22時00分に協力医療機関　　病院の当直へ架電し状況を報告。「経過をみて差し支えない」との回答を受ける。22時10分にご長男　　様へ架電し、事実をそのまま伝達。以後、22時30分・23時30分・0時30分に訪室し、入眠を確認。翌9時00分に管理者が状況を確認。ヒヤリハット記録 No.　　を別途作成。記録者：　　（　月　日6時30分記入）。
7	介護老人福祉施設（D型・配置医師との連携）	令和　年　月　日5時10分、夜勤の介護職員　　が　　様の居室を訪室した際、朝の起床時と比べて呼びかけへの返答が少ないことを確認。5時13分、夜勤の看護職員　　へ報告。5時20分、配置医師　　医師の時間外連絡先へ架電し、状況を報告。5時25分に配置医師から折り返しの連絡を受け、「8時30分の回診時に診察する。それまでに呼びかけへの反応が失われるようであれば救急要請を」との指示を受ける。5時35分にご長女　　様へ架電し、事実と指示内容をそのまま伝達。以後30分ごとに訪室し記録。8時35分に配置医師が診察し、指示（　　　　）を受ける。記録者：　　（　月　日9時00分記入）。管理者確認：　　（　月　日）。
8	地域密着型介護老人福祉施設（D型・配置医師に連絡がつかなかった）	令和　年　月　日2時40分、夜勤者　　が　　様の呼吸の様子が普段と異なることを確認。2時43分、配置医師　　医師の時間外連絡先へ架電したが応答なし。2時47分に再度架電、応答なし。2時50分、施設が定めた次の連絡先である　　病院の当直へ架電し、状況を報告。「救急要請を」との指示を受け、2時55分に119番へ通報。3時20分に救急隊が到着し、3時40分に　　病院へ搬送。3時00分にご長男　　様へ架電し、搬送先が決まり次第再度連絡する旨を伝達。3時45分に搬送先を伝達。7時30分に配置医師へ架電し、夜間の経過を報告。配置医師に連絡がつかなかった時刻（2時43分・2時47分）を含めて記録。記録者：　　（　月　日6時00分記入）。
9	定期巡回・随時対応型訪問介護看護（A型・定期の訪問中）	令和　年　月　日6時30分、定期の訪問中に訪問介護員　　が、　　様の居室内で　　様が普段と異なる姿勢で臥床されているのを確認。呼びかけに返答あり。6時33分、オペレーターへ報告。6時38分、看護職員　　が主治の　　医院の時間外連絡先へ架電し、状況を報告。指示（　　　　）を受け、6時45分にご次女　　様へ伝達。6時50分、看護職員が臨時に訪問し、指示に基づき　　　　を実施。7時30分に在宅継続を確認。9時00分に担当介護支援専門員　　様へ架電し報告。随時対応の通報の受付記録とは別に、本記録を作成。記録者：　　（　月　日8時00分記入）。
10	看護小規模多機能型居宅介護（A型・宿泊中）	令和　年　月　日23時30分、宿泊サービス利用中の　　様について、夜勤者　　が食後からの経過で普段と異なる訴え（「お腹が張って苦しい」）を確認。23時35分、当直の看護職員　　へ報告。23時40分、主治の　　病院　　科の時間外窓口へ架電し、当直医　　医師へ状況を報告。指示（　　　　）を受け、23時50分にご長女　　様へ伝達。指示に基づき　　　　を実施（23時55分）。翌0時40分・2時00分に訪室し、訴えが軽減していることを確認。8時30分に主治医へ経過を報告。記録者：　　（　月　日6時30分記入）。
11	特定施設入居者生活介護（B型・協力医療機関へ連絡）	令和　年　月　日19時20分、夕食後に　　様がむせ込まれ、介護職員　　が背部をさすりながら見守る。19時23分、看護職員　　が到着し状況を確認。19時30分、主治の　　医院が時間外のため、協力医療機関　　病院へ架電し、当直医　　医師へ状況を報告。「本日は食事を中止し、明日の外来を受診してほしい」との指示を受ける。19時40分にご長男　　様へ架電し、指示内容をそのまま伝達。19時45分、指示に基づき当日の夕食の続きを中止。以後21時00分・23時00分に訪室し、訴えがないことを確認。翌10時00分に外来を受診（ご長男が同行）。記録者：　　（　月　日20時30分記入）。
12	家族が不在で、連絡がつかなかった	令和　年　月　日16時10分、訪問中のヘルパー　　が　　様の状態の変化に気づき、16時13分に事業所へ報告。16時18分、主治の　　医院へ架電し、　　医師から「本日中の受診を」との指示を受ける。16時25分、緊急連絡先のご長女　　様へ架電したが応答なし。16時35分、16時45分にも架電したが応答なし。16時50分、第2連絡先のご長男　　様へ架電し、状況と主治医の指示を伝達。ご長男が17時40分に到着し、18時10分に外来を受診。ご長女へは18時30分に再度架電し、経過を伝達。連絡がつかなかった時刻（16時25分・16時35分・16時45分）を含めて記録。18時50分に担当介護支援専門員　　様へ架電し報告。記録者：　　（　月　日19時20分記入）。
13	本人が受診を希望されなかった	令和　年　月　日15時00分、訪問中の看護師　　が　　様の状態の変化を確認。15時10分、主治の　　クリニックへ架電し、　　医師から「本日中の受診が望ましい」との指示を受ける。15時20分、ご本人へ指示内容をそのまま伝達したところ、「今日は行きたくない。明日にする」とのご意向。15時25分、ご本人の同意を得て　　医師へ再度架電し、ご本人のご意向をそのまま報告。「明日の午前中の受診で差し支えない。それまでに　　の変化があれば連絡を」との指示を受ける。15時35分にご長女　　様へ架電し、経過とご本人のご意向、医師の指示を伝達。16時00分に担当介護支援専門員　　様へ報告。翌　月　日9時00分に架電し、受診の予定を確認。記録者：　　（　月　日16時30分記入）。
14	救急搬送に至った（在宅・A型）	令和　年　月　日7時05分、朝の訪問時にヘルパー　　が　　様の呼びかけへの反応が得られないことを確認。7時06分、その場で119番へ通報。7時08分、事業所へ架電しサービス提供責任者　　へ報告。7時12分、サービス提供責任者が主治の　　医院の時間外連絡先へ架電し、救急要請を行ったことを報告。7時15分、ご長女　　様へ架電し、救急要請と搬送先が決まり次第連絡する旨を伝達。7時28分に救急隊が到着、7時50分に　　病院へ搬送。7時55分にご長女へ搬送先を伝達。8時20分に担当介護支援専門員　　様へ架電し報告。8時40分に保険者（　　市　　課）へ電話で第一報を入れ、様式による報告書を　月　日に提出（報告書控え No.　　）。事故報告書 No.　　を別途作成。記録者：　　（　月　日10時00分記入）。

8番と12番に注目してください。連絡がつかなかった時刻を書いてあるのがこの2例です。つながらなかった事実は失敗ではなく、「速やかに連絡した」ことの証拠です。3分おきに3回かけた記録があれば、速やかさは十分に読み取ることができます。逆に、つながった1回だけを書くと、その前の20分が空白になります。

4-3. 医学的な判断を書かないための言い換え16組

緊急時の記録が危うくなる最大の原因は、職員が見たことではなく、職員が推測した原因を書いてしまうことです。書いた本人に悪意はなく、むしろ丁寧に書こうとした結果であることがほとんどです。次の表の左は避け、右のように書き換えてください。右はすべて「見えたこと・聞いた言葉・行った連絡」だけでできています。

#	避けたい書き方（原因や状態を判断している）	書き換え（見えた事実・聞いた言葉・行った連絡）
1	脱水と思われる	本日の飲水量はご家族の把握でコップ1杯程度とのこと。ご本人から「のどは渇いていない」との発言あり。この内容を　時　分に主治医へ報告
2	誤嚥した可能性が高い	夕食中に　時　分から約　分間むせ込みが続いた。介護職員が背部をさすりながら見守り、　時　分に落ち着かれた。この経過を　時　分に協力医療機関へ報告
3	骨折しているようだ	右の腰のあたりを押さえて「ここが痛い」と訴えられた。立ち上がりの際に「痛い」との発言あり。この内容を　時　分に主治医へ報告
4	意識レベルが低下している	名前を呼ぶと目を開けられるが、返答は「うん」のみ。前回訪問時は自ら文章で話されていた。この差を　時　分に主治医へ報告
5	感染症が疑われる	体温　度（　時　分・耳式体温計で測定）。前日の同時刻は　度。この数値を　時　分に主治医へ報告
6	血圧が高くて危険な状態	血圧　／　（　時　分・上腕で測定）。ご家族の記録では前日の同時刻は　／　。この数値を　時　分に主治医へ報告
7	薬の副作用だと考えられる	月　日から　　の内服が開始されている。開始後、日中に傾眠の様子がみられるとご家族から申出あり。この内容を　時　分に主治医へ報告
8	認知症が進行している	今月に入り、訪問時に当事業所の職員であることをお伝えする回数が増えている（　月　日・　月　日・　月　日）。この経過を　時　分に担当介護支援専門員へ情報提供
9	危篤状態	時　分に主治医が往診され、ご家族へ説明が行われた。説明の場に当事業所の　　が同席。説明の内容はご家族の求めに応じて主治医から直接お伝えいただいた
10	様子観察でよいと判断した	時　分に主治医へ架電し、「明朝の外来受診で差し支えない」との指示を受けた。指示に基づき、　時　分・　時　分に訪室（架電）し、状況を確認した
11	大したことはなさそうだった	電話口での会話は明瞭で、痛みや苦しさの訴えはなかった。通話の終わりにご本人から「もう大丈夫」との発言があった
12	救急車を呼ぶほどではないと判断	時　分に主治医（協力医療機関／配置医師）へ架電し、状況を報告のうえ指示を受けた。指示内容は「　　　　」。この指示に基づき対応した
13	本人が我慢しているだけ	「痛くない」とのご発言があったが、体を動かす際に顔をしかめられる様子がみられた。両方を　時　分に主治医へ報告
14	家族が大げさに騒いでいる	ご長女から「いつもと違う」との訴えがあった。電話で確認した内容は　　　　。この内容をそのまま　時　分に主治医へ報告
15	緊急性なし	電話で確認した内容（会話の可否・痛みの訴えの有無・食事と水分・排泄・内服）を記載のうえ、訪問には至らなかった理由と、次の確認の予定（　月　日　時）を記載
16	いつもどおり	前回訪問時（　月　日）と比べて、会話・食事量・歩行の様子に変化は確認できなかった。比較した項目を明記

16組すべてに共通する型は「見えたこと＋比較の基準＋報告した時刻」です。比較の基準（前回訪問時・前日の同時刻・ご家族の把握）が入ると、判断の語を使わずに変化を示せます。変化を示すのは職員の仕事、原因を述べるのは医師の仕事——この線を記録の書式そのものに埋め込んでおくと、書く人によってぶれなくなります。

5. 緊急短期入所受入に係る記録と、利用者・家族への周知の記録

24時間つながる体制の出口のひとつが、短期入所での緊急の受入です。夜間に「介護者が倒れた」「今夜どうしても家に置いておけない」という連絡が入り、翌日から短期入所で受け入れる——この一連の流れは、連絡受付記録・居宅サービス計画・短期入所の記録の3つにまたがります。またがるがゆえに、どれにも中途半端にしか残らないのが実情です。

本節でも、受入の要件や日数の取扱いについて本ページは断定しません。これらは告示および保険者（指定権者）の運用によって定められ、公表資料の記載も自治体により異なります。以下の対照表は、左に「拠るべき定めを書き写す欄」、中央に「貴事業所の記録（記入欄）」、右に「確認先」を置いた形にしてあります。左の欄は空欄のままお渡しします。貴事業所の保険者が公表している資料からご自身で書き写してご使用ください。

5-1. 緊急短期入所受入に係る記録の対照表

#	確認したい点	貴事業所の記録（記入欄）	確認先
1	受入の相談を受けた日時と、相談してきた人	相談受付：令和　年　月　日　時　分／相談者：　　　　（利用者　　様の　　／担当介護支援専門員）	保険者（指定権者）にご確認ください
2	受入を必要とする状況として説明された内容	説明された内容：「　　　　　　」（相談者の言葉のまま記載）	保険者（指定権者）にご確認ください
3	居宅サービス計画に位置付けられていたかどうか	受入時点の居宅サービス計画：位置付けあり（計画作成日　月　日）／位置付けなし	保険者（指定権者）にご確認ください
4	担当介護支援専門員との調整の記録	調整：　月　日　時　分に　　様と通話。調整内容　　　　。計画の変更の要否について　　　　と合意	保険者（指定権者）にご確認ください
5	空床の確認	空床確認：　月　日　時　分／確認者　　　　／確認方法（台帳・空床管理表 No.　　）／受入可能な居室　　号室	保険者（指定権者）にご確認ください
6	受入を決定した者と決定日時	決定者：　　　　（　　職）／決定日時：　月　日　時　分	保険者（指定権者）にご確認ください
7	受入日と、受入の期間	受入日：　月　日　時　分／予定期間：　月　日〜　月　日（　日間）／実際の期間：　月　日〜　月　日（　日間）	保険者（指定権者）にご確認ください
8	受入日数の取扱い	連続した利用日数：　日／直前の利用終了日：　月　日／通算の考え方について保険者へ確認した日：　月　日（確認先　　課　　様）	保険者（指定権者）にご確認ください
9	受入時に本人・家族へ説明した内容と同意	説明日時：　月　日　時　分／説明者：　　　　／説明を受けた方：　　様／同意の方法：署名・記名押印・電磁的記録（該当に○）	保険者（指定権者）にご確認ください
10	受入後に作成した個別の計画	短期入所生活介護計画：作成日　月　日／作成者　　　　／説明・同意日　月　日	保険者（指定権者）にご確認ください
11	受入後の状態と、日々の記録	サービス提供記録：　月　日〜　月　日（　枚）／特記事項	保険者（指定権者）にご確認ください
12	受入の終了と、その後の在宅への引き継ぎ	終了日：　月　日　時　分／引き継ぎ先：担当介護支援専門員　　様（　月　日　時　分に情報提供）／情報提供書 No.	保険者（指定権者）にご確認ください
13	受入に係る体制の届出の状況	体制に関する届出：提出日　月　日／控えの保管場所　　　　／直近の変更　月　日	保険者（指定権者）にご確認ください
14	受入に係る記録の保管場所と保存の期間	保管場所：　　　　／保存の期間について拠っている条例等：　　　　（出典　　　　）	保険者（指定権者）にご確認ください

3番と4番の関係が、この記録の要です。緊急の受入は「居宅サービス計画に位置付けられていない状態で始まる」ことが多く、そのままにしておくと、後から見たときに計画と実績が合いません。位置付けの有無を受入時点で記録し、担当介護支援専門員とどう調整したかを1行残しておけば、後の突合で説明できます。

なお、短期入所の連続した利用日数については、青森県が公表している介護保険関連システムの活用に関する資料の縦覧点検の章に、連続入所日数が30日を超えていることが抽出されるという項目が挙げられています。また、短期入所生活介護計画については、宇都宮市および広島市が公表している運営指導の指導事例に、概ね4日以上の連続した利用で計画が作成されていない／利用のたびに作成していないという指摘が挙げられています。緊急の受入は計画の作成が後回しになりやすい場面ですので、10番の欄を空欄のまま月をまたがないようにしてください。

5-2. 緊急短期入所受入に係る記録——完成文12例

#	場面	完成文（そのまま貼れる）
1	夜間に担当介護支援専門員から相談があった	令和　年　月　日19時30分、当番の　　（生活相談員）が受電。担当介護支援専門員　　様から「　　様の同居のご長男が本日入院され、明日から在宅での介護が困難となったため、短期入所での受入が可能か」との相談。19時40分に空床管理表 No.　　により　　号室の空床を確認。19時45分に折り返し架電し、受入の可否については翌　月　日9時00分に管理者から回答すること、受入に係る取扱いは保険者へ確認のうえご連絡することを合意。
2	ご家族から直接、受入の相談があった	令和　年　月　日20時10分、当番の　　が受電。ご長女　　様から「母を見ている自分が体調を崩し、今夜から明日にかけて介護ができない」との相談。20時20分に空床を確認し、20時25分に折り返し架電。当日中の受入について管理者　　と協議のうえ、21時30分からの受入とすることを決定（決定者：管理者　　、決定日時：　月　日20時40分）。20時45分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、受入の予定と居宅サービス計画への位置付けの要否について相談。
3	空床の確認とその記録	空床確認：令和　年　月　日19時40分／確認者　　（生活相談員）／確認方法：空床管理表 No.　　および当日の入退所予定表を照合／受入可能な居室　　号室（　月　日まで空床）／受入後の定員の状況：定員　名に対し利用　名。
4	居宅サービス計画に位置付けられていなかった場合	受入時点の居宅サービス計画：位置付けなし（直近の計画作成日　月　日）。担当介護支援専門員　　様と　月　日20時45分に通話し、受入の必要性と期間を共有。計画の変更については　月　日中に担当介護支援専門員が対応される旨の回答を得た。変更後の計画（作成日　月　日）を　月　日に受領し、写しを綴じた。
5	受入時に本人・家族へ説明した内容	説明日時：令和　年　月　日21時40分／説明者：　　（生活相談員）／説明を受けた方：ご長女　　様（ご本人へは21時50分に　　が説明）／説明した内容：受入の期間（　月　日〜　月　日の予定）、居室、持参いただく物、費用の取扱い、緊急時の連絡先、日中の連絡がつく時間帯／同意の方法：ご長女の署名（同意書 No.　　）。
6	受入後の個別の計画の作成	短期入所生活介護計画：作成日令和　年　月　日／作成者　　（　　職）／居宅サービス計画（作成日　月　日）に基づき作成／説明日　月　日　時　分／説明を受けた方　　様／同意の方法：署名（計画書 No.　　）／交付日　月　日。
7	受入日数の取扱いを保険者へ確認した	受入日数の取扱いについて、令和　年　月　日　時　分に保険者（　　市　　課）へ電話で確認。応対者　　様。確認した内容：　　　　。回答：　　　　。回答を受けて、受入の期間を　月　日までとすることを　月　日　時　分に担当介護支援専門員　　様およびご長女　　様へ伝達。
8	受入期間中の状態の変化	令和　年　月　日3時20分、夜勤者　　が　　様の居室を訪室した際、　　を確認。3時28分に主治の　　医院の時間外連絡先へ架電したが応答がなく、3時32分に協力医療機関　　病院へ架電し、当直医　　医師の指示（　　　　）を受ける。3時40分にご長女　　様へ架電し伝達。以後1時間ごとに訪室。9時10分に担当介護支援専門員　　様へ報告。緊急時等の対応の記録 No.　　を別途作成。
9	受入期間を延長することになった	令和　年　月　日14時00分、ご長女　　様から「退院がもう数日先になった」との連絡。14時10分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、期間の延長について相談。14時30分に空床管理表 No.　　により延長後の期間（　月　日まで）の空床を確認。15時00分に管理者　　が延長を決定。15時20分にご長女へ延長後の期間と費用の取扱いを説明し、同意を得た（同意書 No.　　）。延長に伴い短期入所生活介護計画を　月　日に見直し、　月　日に説明・同意・交付。
10	受入の終了と在宅への引き継ぎ	終了日：令和　年　月　日10時30分／お迎え：ご長女　　様／お渡しした書類：期間中のサービス提供記録の写し、内服の状況、情報提供書 No.　　／引き継ぎ：　月　日11時00分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、期間中の状況（食事・排泄・睡眠・訴えの有無）を報告。次回のサービス担当者会議（　月　日予定）で情報を共有することを合意。
11	受入を見合わせた場合	令和　年　月　日20時10分、当番の　　が受電。ご次女　　様から翌日からの受入について相談。20時20分に空床管理表 No.　　により確認したところ、　月　日まで空床がないことを確認。20時30分に折り返し架電し、当事業所での受入を見合わせざるを得ないことをお伝えするとともに、担当介護支援専門員　　様へも同内容をお伝えする旨を説明。20時40分に担当介護支援専門員　　様へ架電し、空床の状況と、　月　日以降であれば調整可能であることを情報提供。
12	受入に係る体制の届出と記録の保管	受入に係る体制に関する届出：提出日令和　年　月　日／控えの保管場所　　　　／直近の変更　月　日（変更内容　　　　）。受入に係る記録の保管場所：　　　　／保存の期間について拠っている条例等：　　　　（出典　　　　）／最終確認日　月　日／確認者　　　　。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記録の書き方を扱うものであり、届出の代行や手続きの代行を行うものではありません。

5-3. 利用者・家族への周知の記録12例

体制がどれだけ整っていても、利用者側が「どこにかければよいか」を知らなければ電話は鳴りません。そして周知は、契約時に1回行っただけでは足りません。番号が変わる、当番の運用が変わる、家族の構成が変わる——そのたびに伝え直す必要があり、伝え直した事実は残りにくいのが実情です。

周知については、実際に指摘の公表があります。埼玉県が公表している運営指導での主な指摘事項に関するQ&Aおよび愛知県の主な指示事項では、重要事項説明書と掲示の苦情相談窓口に、事業所の担当者名・電話番号・対応時間、通常の事業の実施地域に含まれるすべての保険者の担当課、国民健康保険団体連合会の連絡先を記載することが示されています。緊急時の連絡先も、同じ「利用者側が知っていなければ意味がない情報」です。

#	場面	完成文（そのまま貼れる）
1	契約時の説明	令和　年　月　日　時　分、　　（管理者）がご自宅にて、ご本人　　様およびご長女　　様に対し、営業時間外の連絡先（　　-　　-　　）、連絡がつながる時間帯（　時〜翌　時）、つながらなかった場合の次の連絡先（　　-　　-　　）を説明。重要事項説明書　ページに記載のうえ、緊急連絡先カード（No.　　）をお渡しし、電話機のそばに貼っていただくよう依頼。ご長女の署名により同意を得た。
2	連絡先カードを渡した記録	令和　年　月　日　時　分、緊急連絡先カード（No.　　・第　版）をご長女　　様へお渡しし、電話機の横に貼付されたことを訪問時に確認（　月　日　時　分・確認者　　）。カードの記載内容：当事業所の営業時間内・時間外の番号、主治の　　医院、協力医療機関　　病院、担当介護支援専門員　　様、保険者（　　市　　課）。
3	番号を変更したときの伝え直し	令和　年　月　日、時間外の連絡先を　　-　　-　　へ変更。同日から　月　日にかけて、利用者　　名のご家族へ順次架電し伝達（架電記録一覧 No.　　）。あわせて緊急連絡先カードを第　版へ差し替え、訪問時に旧版を回収。　月　日時点で全　名への差し替えが完了。旧番号は　月　日まで転送を継続。
4	当番の運用を変えたときの説明	令和　年　月　日、当番の受付時間帯を　時〜翌　時から　時〜翌　時へ変更。　月　日の訪問時にご家族へ口頭で説明し、重要事項説明書の該当箇所（　ページ）を差し替えのうえ、改めて説明し同意を得た（説明日　月　日／同意者　　様）。事業所内の掲示も同日に差し替え（掲示物 No.　　）。
5	家族の連絡先が変わった	令和　年　月　日　時　分、ご長女　　様より携帯電話の番号変更の申出。緊急時連絡先一覧（No.　　）を同日中に更新（更新者　　）。第2連絡先のご長男　　様の番号に変更がないことも同時に確認。次回の見直し予定：　月　日。
6	主治医が変わった	令和　年　月　日、ご家族より主治の医師が　　医院から　　クリニックへ変わった旨の連絡。同日中に緊急時連絡先一覧（No.　　）を更新し、時間外の連絡方法（　　　　）を　月　日に　　クリニックへ電話で確認（応対者　　様）。担当介護支援専門員　　様へ　月　日　時　分に情報提供。
7	協力医療機関の窓口が変わった	令和　年　月　日、協力医療機関　　病院の時間外窓口の番号が変更されたとの通知を受領（通知文書 No.　　）。同日中に緊急時連絡先一覧および緊急時対応マニュアルの該当箇所を更新。　月　日の全体会議で全職員へ周知（周知記録 No.　　・出席者　名、欠席者　名には　月　日までに個別に伝達）。
8	掲示物として事業所内に示した	令和　年　月　日、事業所内の　　に緊急時の連絡の流れを掲示（掲示物 No.　　・第　版）。掲示内容：受付の番号、第一連絡・第二連絡、連絡先の順序、記録の残し方。掲示の確認日：　月　日（確認者　　）。改定した場合は版番号を上げ、旧版は　　に保管。
9	短期入所の受入時に説明した	令和　年　月　日　時　分、受入時に生活相談員　　が、ご長女　　様に対し、期間中の連絡先（日中　　-　　-　　／夜間　　-　　-　　）と、ご家族へ連絡する場面（状態の変化があったとき・受診が必要となったとき）を説明。ご長女の連絡がつく時間帯（　時〜　時）と、つかない場合の第2連絡先（ご長男　　様）を確認し、記録に残した。
10	ご家族が遠方の場合の取り決め	令和　年　月　日　時　分、ご長男　　様（　　県在住）と、緊急時の連絡の取り決めを確認。①第一に架電する番号（　　-　　-　　）、②応答がない場合に留守番電話へ事実を残すこと、③　時までに折り返しがない場合は近隣にお住まいの　　様（続柄　　）へ架電すること、の3点をご長男の了承のもとで確認し、緊急時連絡先一覧（No.　　）に記載。
11	ご本人のみで、家族の連絡先が無い場合	令和　年　月　日　時　分、ご本人　　様と、緊急時の連絡について確認。ご親族の連絡先が無いため、①担当介護支援専門員　　様、②保険者（　　市　　課）、③　　地域包括支援センターを連絡先として記載することについてご本人の同意を得た（同意書 No.　　）。あわせて、ご本人が電話をかけられる状態を保つため、電話機のそばに連絡先カードを貼付。次回の確認予定：　月　日。
12	年に一度の見直し	令和　年　月　日、全利用者　名の緊急時連絡先一覧を見直し。主治の医師・協力医療機関・家族の連絡先・担当介護支援専門員の4項目について、訪問時にご家族へ口頭で確認（確認済み　名／未確認　名は　月　日までに確認予定）。変更のあった　名について同日中に一覧を更新。次回の見直し予定：令和　年　月。

12例のうち、実務で最も効くのは3番と12番です。番号を変えたときに全員へ伝え直した記録と、年に一度すべての連絡先を洗い直した記録。この2つがあれば、「連絡先が古かったために連絡がつかなかった」という事態の大半は起きません。

6. 悪い例／良い例の2列と、運営指導で見られる点

6-1. 「緊急連絡あり、対応済み」で終わっている記録——30組

左の列は、実際の記録によく現れる形です。いずれも嘘は書いていません。問題は、書かれていない部分が多すぎて、後から誰も再現できないことです。右の列は、時刻・言葉・判断の根拠・対応・その後を足したものです。右をそのまま貼って、伏せ字を埋めるだけで使えます。

#	悪い例（そこで終わっている記録）	良い例（時刻・内容・判断・対応・その後まで）
1	緊急連絡あり、対応済み。	月　日22時40分受電（受付者　　）。ご本人から「眠れない」との連絡。会話明瞭、痛みの訴えなし。22時52分に折り返し架電し入眠前を確認。訪問には至らず。翌9時05分に架電し「よく眠れた」を確認。次回訪問（　月　日）で就寝時の様子を確認予定。
2	夜間に家族から電話。様子観察。	月　日20時15分受電。ご長女から「体温が普段より高い（38度台）」との連絡。20時22分に主治の　　医院　　医師へ架電し報告。「明朝の外来受診で差し支えない」との指示。20時35分にご長女へ指示内容を伝達。翌8時50分に架電し受診予定を確認。
3	本人より訴えあり。安心されて終話。	月　日23時10分受電。ご本人から「胸のあたりがざわざわする」との訴え。会話は可能、痛みの部位を尋ねると「どこと言われると分からない」との返答。23時18分に管理者へ相談。23時25分に折り返し架電し、30分後に再度架電することを合意。23時55分に架電し入眠を確認。翌9時00分に架電、次回訪問時に主治医への相談の要否を検討予定。
4	深夜に電話。特に問題なし。	月　日2時10分受電。ご本人から着信、用件が判然とせず。呼びかけには応じ、痛みや苦しさの訴えなし。2時18分にご長女へ架電し相談。ご長女が向かわれ、3時05分に「到着し入眠した」との連絡を受領。翌9時00分に担当介護支援専門員へ、夜間の電話が複数回に及んでいることを情報提供。
5	転倒の連絡あり。搬送。	月　日23時05分受電。ご長男から「本人が寝室で転んで床に座っている」との連絡。ご本人と通話、会話可能、「右のお尻のあたり」が痛いとの訴え。23時12分に管理者へ相談し訪問を決定。23時40分訪問。23時55分に協力医療機関　　病院へ架電し、当直医の指示により救急要請。翌0時20分に救急隊到着、　　病院へ搬送。0時35分に担当介護支援専門員へ架電（留守番電話に事実を残す）。事故報告書 No.　　作成。
6	主治医に連絡した。	月　日20時22分、主治の　　医院　　医師へ架電（　　-　　-　　）。報告した内容：体温　度、会話可能、本日の食事量は普段の半分、水分は摂取。受けた指示：「明朝の外来受診で差し支えない。呼びかけへの反応が鈍くなれば救急要請を」。指示を受けた時刻：20時30分。
7	医師の指示を受けた。	指示者：　　病院　　科　　医師（20時30分）。指示内容：「　　　　」（言われたとおりに記載）。指示を伝達した相手：ご長女　　様（20時35分・電話）。伝達した内容：指示の全文。
8	家族に連絡済み。	ご長女　　様へ20時35分に架電（　　-　　-　　）、通話成立。伝達した内容：主治医の指示の全文と、再度連絡いただく目安。ご長女からの発言：「明日の朝、自分が連れて行きます」。
9	家族に連絡がつかなかった。	ご長女　　様へ16時25分・16時35分・16時45分に架電したが応答なし。16時50分に第2連絡先のご長男　　様へ架電し通話成立。伝達した内容：状況と主治医の指示。ご長女へは18時30分に再度架電し、経過を伝達。
10	ケアマネに報告した。	担当介護支援専門員　　様（　　居宅介護支援事業所）へ　月　日9時10分に架電（　　-　　-　　）。報告した内容：前夜の連絡の経緯、主治医の指示、本日の受診予定。先方からの依頼：「受診結果が分かり次第、再度連絡を」。
11	オンコール対応。	当番表　月　日欄の第一連絡　　（介護福祉士）が3時15分の着信に応答できず、転送により第二連絡の管理者　　が3時18分に受電。受電後の対応は連絡受付記録 No.　　のとおり。第一連絡が応答できなかった経緯は交代記録 No.　　に記載。
12	電話が鳴ったが出られなかった。	月　日22時18分の着信に応答できず。翌8時35分に留守番電話の再生により把握。前夜の転送設定が行われていなかったことを当番表の該当欄（空欄）により確認。8時40分に管理者からご次女へ架電しお詫びのうえ状況を確認。8時55分に担当介護支援専門員へ報告。転送設定・解除の実施者名を記入する運用に改め、同日の申し送りで全職員へ周知（周知記録 No.　　）。
13	訪問の必要なしと判断。	訪問には至らず。判断の根拠：電話口での会話が明瞭で、痛みや苦しさの訴えがなく、通話の終わりにご本人から「もう大丈夫」との発言があったため。代わりに行ったこと：22時52分に折り返し架電し入眠前を確認。次の確認：翌9時00分に架電、および　月　日の訪問時に確認予定。
14	様子観察とした。	20時22分に主治医へ架電し「明朝の外来受診で差し支えない」との指示を受けたため、訪問には至らず。指示に基づき、22時00分・翌6時00分にご家族へ架電し状況を確認。次の確認：翌8時50分に架電し受診の状況を確認予定。
15	翌朝確認した。	翌　月　日9時05分、サービス提供責任者　　が架電（通話相手：ご本人）。確認した内容：睡眠の状況、朝食の摂取、痛みの訴えの有無。ご本人の発言：「よく眠れた」。次回訪問（　月　日10時00分）で就寝時の様子を再確認予定。
16	いつもと変わりなし。	前回訪問時（　月　日）と比べて、会話・食事量・歩行の様子に変化は確認できなかった。比較した項目：会話の量、朝食の摂取量（　割）、居間までの移動の様子。
17	脱水気味と思われたため水分を勧めた。	本日の飲水量はご家族の把握でコップ1杯程度とのこと。ご本人から「のどは渇いていない」との発言あり。この内容を20時22分に主治医へ報告し、指示（　　　　）を受けたうえで、指示に基づき水分の摂取をお勧めした。
18	誤嚥の可能性があったので中止した。	夕食中の19時20分から約3分間むせ込みが続いた。介護職員が背部をさすりながら見守り、19時23分に落ち着かれた。19時30分に協力医療機関　　病院の当直医へ経過を報告し、「本日は食事を中止し明日の外来を受診」との指示を受け、19時45分に当日の夕食の続きを中止した。
19	緊急性は低いと判断。	電話で確認した内容：会話可能、痛みの訴えなし、本日の食事と水分は普段どおり、排泄あり、内服済み。この5点をもとに、当日中の訪問には至らないこととし、翌8時30分にサービス提供責任者から連絡することをご家族と合意。
20	本人が来なくてよいと言った。	ご本人から「今から来てもらうほどではない、来られると困る」との明確な発言があり、その場で復唱して確認した。30分後（22時10分）に架電することをご本人の了解を得て約束し、22時10分に架電、会話が可能であることを確認。翌9時00分に架電予定。
21	受診を勧めたが断られた。	15時20分に主治医の指示（「本日中の受診が望ましい」）をご本人へそのまま伝達したところ、「今日は行きたくない。明日にする」とのご意向。15時25分にご本人の同意を得て主治医へ再度架電し、ご本人のご意向をそのまま報告。「明日の午前中の受診で差し支えない」との指示を受け、15時35分にご長女へ経過を伝達。
22	当番を交代した。	交代記録 No.　　。対象当番：　月　日　時〜翌　時。当初担当　　（介護福祉士）、交代後担当　　（介護福祉士）。交代理由：当初担当者が体調不良のため（　月　日16時20分申出）。決定者：管理者　　（16時40分）。転送先切替：17時00分に交代後担当の携帯へ変更（実施者　　）。引き継ぎ：　　様（前日23時に連絡あり、経過確認中）。受領確認：　　（17時05分）。
23	引き継ぎ済み。	翌　月　日6時50分、当番の　　から日勤のサービス提供責任者　　へ電話で引き継ぎ。引き継いだ内容：前夜22時40分の受電の経緯、訪問に至らなかった理由、9時に架電する約束。受領確認：　　（6時55分）。当番表　月　日欄の引き継ぎ欄に記入済み。
24	受電0件。（記載なし）	当番表　月　日欄：受電0件（0と記入）。当番者確認：　　（　月　日8時00分記入）。管理者確認：　　（　月　日）。連絡受付記録との突合：済（欠番なし）。
25	緊急時対応マニュアルあり。	緊急時対応マニュアル（第　版・令和　年　月　日改定）。改定した箇所：協力医療機関の時間外窓口の番号、第二連絡の順序。改定を決めた会議：　月　日の全体会議（議事録 No.　　）。全職員への周知：　月　日（周知記録 No.　　・出席　名、欠席　名は　月　日までに個別伝達）。次回の見直し予定：令和　年　月。
26	連絡先一覧は事務所にあります。	緊急時連絡先一覧（No.　　・第　版・令和　年　月　日更新）。保管場所：事務室　　／当番用の写しの保管場所：事業所携帯とともに　　／記載項目：利用者ごとの主治の医師、協力医療機関（時間外窓口を含む）、家族（第1・第2）、担当介護支援専門員、保険者。最終確認日：　月　日（確認者　　）。次回の見直し予定：令和　年　月。
27	短期入所で緊急受入。	相談受付：　月　日19時30分（相談者：担当介護支援専門員　　様）。空床確認：19時40分（確認者　　・空床管理表 No.　　・　　号室）。決定者：管理者　　（20時40分）。受入日：　月　日21時30分／予定期間　月　日〜　月　日。受入時点の居宅サービス計画：位置付けなし（担当介護支援専門員が　月　日に変更予定）。短期入所生活介護計画：　月　日作成・　月　日説明同意交付。受入日数の取扱いは　月　日に保険者（　　市　　課・応対者　　様）へ確認。
28	家族に連絡先は伝えてあります。	月　日　時　分、　　（管理者）がご自宅にてご本人およびご長女へ、時間外の連絡先（　　-　　-　　）、つながる時間帯（　時〜翌　時）、つながらない場合の次の連絡先を説明。重要事項説明書　ページに記載し、緊急連絡先カード（No.　　）をお渡しし、電話機のそばへの貼付を　月　日の訪問時に確認（確認者　　）。
29	番号が変わったので連絡した。	月　日に時間外の連絡先を　　-　　-　　へ変更。　月　日から　月　日にかけて利用者　名のご家族へ順次架電し伝達（架電記録一覧 No.　　）。緊急連絡先カードを第　版へ差し替え、旧版を訪問時に回収。　月　日時点で全　名の差し替えが完了。旧番号は　月　日まで転送を継続。
30	事故報告書に書いてあります。	本記録には、受付・連絡・訪問の事実と時刻のみを記載。原因の分析および再発防止の検討は事故報告書 No.　　に記載し、両方の記録に相互の番号を記入した。事故報告書の作成日：　月　日／保険者への報告：　月　日（提出控え No.　　）／再発防止の検討を行った会議：　月　日（議事録 No.　　）。

6-2. 運営指導で見られる点——公表されている事例から

次の表は、自治体が公表している集団指導資料・運営指導の指摘事例のうち、連絡体制と緊急時の対応に関係するものを集めたものです。出典の自治体名を付しています。本ページで示した記録の形は、この表の各行に対応しています。

#	公表されている指摘・留意点	出典（自治体）	本ページのどこで対応するか
1	運営規程に「緊急時等における対応方法」が規定されていない事例が挙げられている	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」（宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1にも運営規程・重要事項説明書の記載漏れの指導事例）	1-1・1-3（比較表の「運営規程の列挙」列）
2	訪問介護員から利用者の体調の急変等について電話で報告を受け、その電話でサービス提供責任者から指示を行っているが、その内容に関する文書等の記録を保存していなかった	仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」（令和6年6月集団指導）	3-1（欄9・欄10）／4-2の完成文16・1
3	緊急時の訪問について「要請のあった時間」を記録していなかった	新潟市福祉部福祉監査課「介護サービス事業所への指導監査、加算・減算のポイント」（令和7年度集団指導資料）	3-1（欄2）／3-2の完成文すべて
4	事故発生時に利用者家族や介護支援専門員等に連絡した記録が残されていない／再発防止の検討が具体的に記録されていない	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1	4-1（項目6・7・10）／6-1の30組（8〜10・30）
5	事故の状況及び事故に際して採った処置について記録されていない／事故の発生から関係機関等への報告方法など対応経過が不明確	北海道後志総合振興局「実地指導における主な指摘事項について」（資料3-2）	4-1（記録に並べる順序）
6	報告が必要となる事故の程度を把握していない／過去約2年間で発生した事故を保険者へ報告していない	仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」（令和6年6月集団指導）	4-1（項目10）／7-2（手元に残す記録）
7	事故の状況や講じた処置を記録しておらず、詳細・対応・再発防止策が不明確／保険者への事故報告を行っていない	東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）	4-2の完成文14／6-1の30組（30）
8	加算に係る同意を、契約時の重要事項説明書の中で包括的に得ている（個別に十分な説明を行い同意を得ることが示されている）	堺市「令和8年度集団指導居宅事業所編」（同旨：仙台市令和6年6月集団指導）	7-3（加算・届出に触れる場合の対照表）
9	業務継続計画に係る研修及び訓練を必要な回数実施していない／実施内容が記録されていない	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」（同旨：宇都宮市令和7年度資料1）	7-1（1年間の運用）
10	施設防災計画が他団体のマニュアル等をそのまま活用したものになっていないか（利用者の特性および周辺地域の環境等を踏まえた内容とすることが求められている）	金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」	7-1（マニュアルの見直し）
11	短期入所生活介護計画を利用のたびに作成していない／概ね4日以上の連続した利用で計画が作成されていない	宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例」／広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」	5-1（項目10）／5-2の完成文6
12	縦覧点検で、短期入所の連続入所日数が30日を超えていることが抽出される	青森県「介護保険関連システム活用マニュアル第Ⅳ章縦覧点検」	5-1（項目7・8）
13	重要事項説明書と掲示の苦情相談窓口に、事業所の担当者名・電話番号・対応時間、実施地域に含まれるすべての保険者の担当課、国保連の連絡先を記載すること	埼玉県福祉部福祉監査課「運営指導での主な指摘事項に関するQ&A ー介護保険居宅サービス事業所ー」（令和8年4月）／愛知県福祉局福祉部福祉総務課監査指導室「主な指摘事項（令和7年度版）」	5-3（周知の記録）
14	夜間の介護及び緊急時に対応できる職員体制および勤務ローテーションとし、昼夜を問わず職員が常駐していること（併設事業所と兼務する場合は事業所ごとに勤務時間を切り分ける必要がある）	堺市「令和8年度集団指導有料老人ホーム・サ高住編」	2-1（当番表の欄4・5）
15	指示書・計画書・報告書・提供記録・市町村への通知記録・苦情記録・事故記録の整備と保存が不十分	東京都「運営指導における主な指摘事項」（訪問看護）	7-2（手元に残す記録）

15行のうち、2番と3番は本ページの中心とまったく同じことを言っています。電話で受けた報告と、その電話で行った指示。要請のあった時間。どちらも「電話は残らない」という性質から生まれる指摘です。連絡受付記録という1枚を持つだけで、両方が同時に埋まります。

7. 1年間の運用と、手元に残す記録

7-1. 1年間の運用表

24時間連絡体制の記録は、毎日少しずつ生まれ、年に数回まとめて点検するという周期になります。次の表は、月ごとに何をするかを並べたものです。開催の頻度や実施の回数について本ページは断定していません。回数を書く欄は空欄にしてありますので、貴事業所が拠っている定めを書き写してお使いください。

#	時期	やること	生まれる記録
1	毎日（当番終了時）	当番表の受電件数欄を埋める（0件なら0）。連絡受付記録の番号を記入する	当番表／連絡受付記録
2	毎日（翌営業日の朝）	前夜の連絡について申し送りを行い、引き継ぎ欄に記入する	当番表（引き継ぎ欄）／申し送り記録
3	毎週	「その後の確認」欄が空欄のまま残っている連絡受付記録がないかを確認する	連絡受付記録（管理者確認欄）
4	毎月（前月末まで）	翌月分の当番表を作成し、第一連絡・第二連絡・使用電話を確定する	当番表（翌月分）
5	毎月（月初）	前月の当番表の受電件数と、連絡受付記録の件数・番号を突き合わせる	突合の記録（当番表の管理者確認欄）
6	毎月	訪問に至らなかった件について、「次の確認」が実際に行われたかを確認する	連絡受付記録（その後の確認欄）
7	四半期ごと（記入欄）	緊急時連絡先一覧の主治の医師・協力医療機関・家族の番号を訪問時に確認する	緊急時連絡先一覧（更新履歴）
8	年　回（記入欄）	緊急時対応マニュアルを見直し、改定した箇所と改定日を記録する	緊急時対応マニュアル（版・改定履歴）／会議の議事録
9	年　回（記入欄）	夜間の連絡を受けたときの動きについて、職員研修または訓練を行う	研修・訓練の記録（日時・参加者・内容）
10	年　回（記入欄）	業務継続計画に基づく研修・訓練を行い、連絡体制の部分を含めて確認する	業務継続計画の研修・訓練の記録
11	年1回	全利用者の緊急時連絡先を洗い直し、変更のあったものを更新する	緊急時連絡先一覧（年次見直しの記録）／周知記録
12	体制を変えたとき	運営規程・重要事項説明書・掲示・緊急時対応マニュアルの4点を同時に差し替える	運営規程／重要事項説明書／掲示物／マニュアル／説明と同意の記録

12行のうち、5番の突合だけは省略しないでください。当番表の受電件数と連絡受付記録の件数が合わないとき、原因は3つしかありません——書き忘れ、番号の飛び、そして「訪問しなかったから書かなかった」。3つ目が最も多く、そして最も直しやすい。月に一度10分の突合で、この穴は閉じます。

7-2. 手元に残す記録の一覧

次の表は、24時間連絡体制と緊急時の対応について、事業所の手元にそろえておく記録の一覧です。保存の期間は保険者（指定権者）の条例により異なるため、本ページでは年数を書かず、拠っている条例等を書き写す欄にしてあります。

#	記録	保管場所（記入欄）	最終更新日（記入欄）	次回の予定（記入欄）	拠っている条例等・出典（記入欄）
1	緊急時対応マニュアル（版・改定履歴つき）
2	緊急時連絡先一覧（利用者ごと・当番用の写しを含む）
3	当番表（月ごと・旧版を含む）
4	当番の交代記録
5	連絡受付記録（通し番号・欠番なし）
6	緊急時等の対応の記録
7	事故報告書と保険者への提出控え
8	緊急短期入所受入に係る記録（相談・空床確認・決定・計画・終了）
9	利用者・家族への周知の記録（説明・カードの交付・変更の伝達）
10	運営規程・重要事項説明書・掲示物（緊急時等における対応方法の箇所）
11	研修・訓練の記録（夜間の連絡を受けたときの動き）
12	体制に関する届出の控え

7-3. 加算・届出に触れる場合の対照表

緊急時の対応や連絡体制は、加算の要件として語られることがあります。本ページは可否の判定を示しません。以下は、公表資料に示されている観点と、貴事業所の記録を並べるための対照表です。左の欄は空欄です。貴事業所の保険者が公表している資料からご自身で書き写してお使いください。

#	公表資料に示されている観点	貴事業所の記録（記入欄）	確認先
1	要請のあった時間を記録しているか（新潟市の集団指導資料に、記録していなかった事例が挙げられている）	連絡受付記録 No.　　の受付日時欄／記載の有無：有・無	保険者（指定権者）にご確認ください
2	要請の内容を記録しているか	連絡受付記録 No.　　の内容欄／記載の有無：有・無	保険者（指定権者）にご確認ください
3	提供した時間を記録しているか	サービス提供記録 No.　　の開始・終了時刻／記載の有無：有・無	保険者（指定権者）にご確認ください
4	居宅サービス計画に位置付けられた訪問かどうかを区別しているか	当該訪問：計画に位置付けあり（計画作成日　月　日）／位置付けなし	保険者（指定権者）にご確認ください
5	加算に係る説明と同意を、契約時の重要事項説明とは別に個別に得ているか（堺市・仙台市の資料に、包括的に得ている事例が挙げられている）	個別の説明日　月　日／説明者　　　／同意の方法：署名・記名押印・電磁的記録／同意書 No.	保険者（指定権者）にご確認ください
6	同一の利用者について他の事業所の状況を確認した記録があるか（仙台市の資料に、確認することが示されている）	確認日　月　日／確認先　　　　／確認方法：電話・書面／記録 No.	保険者（指定権者）にご確認ください
7	時間帯に係る加算との関係が公表資料でどう示されているか（仙台市・静岡市・新潟市の資料に、月の1回目の緊急時の訪問についての記載がある）	該当月　　月／緊急時の訪問の回数　　回／時間帯に係る加算の有無	保険者（指定権者）にご確認ください
8	会議・研修・24時間連絡体制など、体制に係る要件を示す記録が整っているか	会議議事録 No.　　／研修計画と実施記録 No.　　／連絡体制表（当番表）　月分	保険者（指定権者）にご確認ください
9	体制に関する届出の内容と実態が一致しているか	届出日　月　日／届出の内容　　　／実態との突合日　月　日／突合者	保険者（指定権者）にご確認ください
10	運営規程・重要事項説明書の記載が実態と一致しているか（宇都宮市・千葉県・広島市・東京都の資料に、相違の事例が挙げられている）	突合日　月　日／突合した書類：運営規程・重要事項説明書・掲示・届出の控え／相違の有無：有・無	保険者（指定権者）にご確認ください

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記録の書き方および対照表の形式を示すものであり、届出書類の作成や提出の代行を行うものではなく、また手続きの代行をお勧めするものでもありません。障害福祉分野の届出書類についても同様に、本ページは代行を扱いません。

7-4. 最後に——1枚だけ作るとしたら

ここまで6種類の記録を挙げましたが、明日から始めるとしたら連絡受付記録の1枚だけで構いません。A4の紙に12の欄（受付番号・受付日時・受付者・連絡者・対象利用者・内容・確認したこと・判断・相談先・対応・折り返し・その後の確認）を印刷し、事業所携帯と一緒にクリアファイルへ入れて当番に持たせる。それだけで、これまで消えていた「訪問しなかった連絡」が、その日から紙の上に残ります。

そして月末に、当番表の受電件数とその紙の枚数を数えて比べる。数が合わない月があれば、それは体制の問題ではなく記録の運びの問題です。体制は既にあります。夜中に電話を取っている職員が、現にいるのですから。残っていないだけです。

本ページの完成文は、伏せ字を埋めるだけで貴事業所の記録になります。ただし、当番の人数・資格・対象時間帯、記録の保存の期間、緊急短期入所の受入日数の取扱い、加算に係る要件については、本ページは判定を示していません。いずれも「基準・公表資料に示されている定め／貴事業所の状況（記入欄）／保険者にご確認ください」の形にしてありますので、貴事業所の保険者（指定権者）が公表している資料でご確認のうえ、左の欄をご自身で埋めてお使いください。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。

この記事の執筆・編集

介護のマナ編集部（株式会社ライフシフト）

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」を開発・提供する株式会社ライフシフトの編集部。訪問看護ステーションを運営する看護師（CSO）をはじめ、介護・看護の現場とともに、記録・書類・制度の実務情報を発信しています。

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