カイポケでできること完全ガイド｜AI連携で記録・転記を自動化

「カイポケを使っているが、もっと記録を楽にしたい」「カイポケで結局なにができるのか整理したい」――そんな方に向けて、カイポケでできることを機能ごとに整理し、AI連携でさらに効率化する方法までまとめます。

詳しい資料は資料ダウンロードでまとめています。

カイポケとは

カイポケは、介護事業所向けのクラウド型介護ソフトです。介護報酬の請求から、記録、シフト・勤怠、利用者管理、経営支援まで、事業所運営に必要な機能を幅広くカバーしています。クラウド型のため、専用サーバーを用意せず、インターネット環境があればパソコンやタブレットから使えます。

カイポケでできること（機能ごとに整理）

介護報酬の請求

サービス実績の入力から、国保連への請求データの作成・伝送までを行えます。制度改定にも対応が反映されやすいのがクラウド型の利点です。

記録

サービス提供記録やケアプラン、各種帳票を作成・管理できます。

シフト・勤怠

職員の勤務シフトや出退勤を管理できます。

利用者管理

利用者情報を一元的に管理し、必要な情報をすぐ取り出せます。

経営支援

収支の把握や分析など、事業所運営を支える機能があります。

カイポケが選ばれる理由

• クラウド型で、場所を選ばず使える
• 請求から記録・経営まで一体で扱える
• 制度改定への対応が反映されやすい

カイポケ利用者が抱えがちな「記録」の悩み

多機能なカイポケですが、記録の「入力」は手作業が中心です。とくに訪問系では、訪問先で手書きし、事業所に戻ってカイポケへ入力する――という二重入力が負担になりがちです。記録がたまると、残業や請求前の追い込みの原因にもなります。

記録の負担を減らす3つの方法

• その場で入力する――訪問先のスマートフォンで直接記録する
• 音声入力を使う――話すだけで記録の下書きを作る
• 自動転記する――作成した記録をカイポケへそのまま反映し、書き写しをなくす

カイポケ × AI「神マナ」でできること

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」は、カイポケに足すだけで使えるアドオンです。訪問先の音声から記録の下書きを自動で作成し、カイポケへそのまま転記。二重入力がなくなり、記録にかかる時間を大きく減らせます。カイポケはそのまま、入れ替えは不要です。アセスメントからケアプランの原案づくりも支援します。

そもそも訪問介護の記録には何が求められるか

訪問介護では、サービス提供の記録が運営基準で定められています。指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第19条は、提供日・内容等を居宅サービス計画を記載した書面等に記載するとともに、「提供した具体的なサービスの内容等」を記録することを求めています。また同基準第39条により、これらの記録はその完結の日から二年間保存することとされています。

つまり「記録すること」自体は省略できません。だからこそ、記録にかかる時間そのものを短くし、書いた内容をそのままカイポケへ渡せる仕組みが役に立ちます。
※条文の詳細・最新の改正内容は原典をご確認ください。運営基準は改定されることがあります。

記録の（例）――話した言葉が、記録の下書きになる

音声入力がどのように記録になるか、イメージを（例）で示します。氏名は伏字（A様）にしています。

個人情報の扱いについて。記録には利用者さまの心身の情報が含まれます。社内・院内の記録ルール（誰が入力・確認するか、端末の管理方法）をあらかじめご確認ください。記録をAIに渡して下書きを作る場合も、公開の場での読み上げや第三者への共有は避け、上記の（例）のように必要に応じて氏名を伏字にするなど、事業所の運用ルールに沿ってお使いください。

音声＋AIで記録を作り、カイポケへ自動転記する手順

具体的には、次の流れです。介護記録AI「訪問看護マナ／記録マナ」を使う場合を例にします。

1. 訪問直後に話す――車内などで、観察した内容をそのまま声に出します。きれいな文章にする必要はありません。
2. AIがSOAP・様式へ自動整理――話した内容を文字起こしし、記録書Ⅱや実施記録の体裁に整えます。
3. 確認・手直し――内容を確認し、必要なら修正します。事実と異なる箇所がないか、最終的な確認は必ず人が行います。
4. カイポケへ自動転記――できあがった記録を、カイポケの該当画面へ自動で転記します。手打ちの二重入力は不要です。

効率化しても外せない、記録の確認ポイント

作成スピードが上がっても、運営基準が求める中身が抜けては記録の意味が薄れます。カイポケへ転記する前に、次の点を確認しておくと安心です。

• 実施日・提供時間・担当者名が入っているか。
• 提供した具体的なサービス内容が書かれているか（運営基準が求める中心部分）。
• 訪問看護なら、医師の指示・訪問看護計画書と報告書の内容がつながっているか。
• 居宅介護支援なら、モニタリングの結果やサービス担当者会議の記録が台帳に残っているか。
• 保存の要件（完結の日から二年間。自治体の条例で延長の場合あり）を満たす形で保管できているか。

音声＋AIは下書きを速く整えるための道具です。最終的な内容の確認・責任は、これまでどおり事業所と専門職が担います。

訪問看護・訪問介護・居宅介護支援での使い方

訪問看護の場合

記録書Ⅱ・報告書を、話すだけでSOAP形式に整え、カイポケへ転記できます。バイタルや観察所見、次回への申し送りまで、訪問直後の記憶が新しいうちに残せるため、抜け漏れも減ります。

訪問介護の場合

サービス提供記録・実施記録を、実施した内容を話すだけで作成し、カイポケへ転記できます。直行直帰の多い事業所ほど、その場で記録が終わる効果が大きくなります。

居宅介護支援（ケアマネ）の場合

支援経過やモニタリングの記録も、聞き取り・訪問の直後に話して整えられます。前述のとおり、これらは居宅介護支援台帳の一部として整備・保存が求められる記録です。話した内容を様式に沿って残しておくことで、後からの入力と体裁づくりの手間を軽くできます。

「AI連携」と言っても、型は3つに分かれる

型	やること	向く場面
入力の置き換え	話した内容や写真から文章を作る	記録を書く時間そのものが長い
転記の自動化	別のシステムへ内容を移す	書いてはいるが、同じことを2回入れている
点検・要約	書かれたものから抜けや傾向を見つける	件数が多く、人が全部は読めない

自事業所で起きているのがどれかを見ずに導入すると、「便利だけど負担は減らない」という結果になります。

検討時のチェックリスト

確認事項	状態
いま時間がかかっているのは、書くことか／転記か／探すことか、を特定した	□
やめる作業を1つ決めた	□
最初に使う人を1人決めた	□
2週間後に見る指標を1つ決めた	□
個人情報の保存場所と閲覧範囲を確認した	□
連携が止まったときに気づける仕組みがある	□
合わなかった場合に元へ戻せる	□

使いはじめて最初の3か月でつまずくところ

時期	起きやすいこと	先に手を打つなら
1か月目	マスタ設定（利用者・サービス・単位数）が終わらず、請求月に間に合わない	移行の前月から入力を始める。過去分は全部入れず、進行中の利用者から
2か月目	初回請求で返戻が出る	初回は件数を絞って試し、エラーコードの読み方を1人が覚える
3か月目	現場が紙に戻る	入力する人と時間を決める。「空いたときに」は続きません

事業所の規模で、使う機能の優先順位は変わる

規模	先に効かせる機能	後回しでよいもの
1〜2拠点・少人数	請求、利用者情報、記録	人事労務、シフトの自動作成
3拠点以上	上記＋拠点横断の実績集計	細かい帳票のカスタマイズ
多職種を抱える	職種別の記録様式、情報共有	経営分析

全機能を同時に立ち上げようとすると、どれも中途半端になります。請求が回ることを最優先にして、記録・シフトはそのあとに置くのが安全です。

乗り換え・併用を考えるときの判断軸

• いま止まっているのはどこか——請求なのか、記録なのか、情報共有なのかで打ち手が変わります
• データを持ち出せるか——CSV等で書き出せるかは、乗り換えの前に必ず確認します
• 全部入れ替えるのか、足すのか——請求が回っているなら、入れ替えより「足す」ほうがリスクは小さくなります
• 現場が覚え直す量——操作を2つ覚えることになる構成は定着しません
• やめる作業を決めたか——足すだけでは負担は減りません

介護ソフトの運用について、現場から多い質問

よくある疑問	考え方
月末だけ入力が追いつかない	入力の締めを「翌営業日まで」に決め、月末にまとめない運用へ。まとめて入れると時刻の整合も崩れます
職員によって書き方がばらばら	様式を絞り、記入例を1枚配ります。ルールを増やすより、書く欄を減らすほうが揃います
スマホとPCで見え方が違う	現場が使う端末を基準に運用を決めます。PC前提の設計は訪問系では定着しません
退職者のアカウントが残っている	退職手続きのチェックリストにアカウント停止を入れます。連携が紐づいていると停止で止まります
過去データをどこまで移すか	進行中の利用者から。終了分は元のシステムの保存期間で持ちます
サポートに何を聞けばよいか	エラーコード、操作した画面、発生した日時、再現するかどうか。この4点があれば早く進みます

導入したのに使われないときの見直し方

1. 誰が入力しているかを数える——一部の人だけが入れている場合、仕組みではなく分担の問題です
2. 入力にかかる時間を測る——体感ではなく、1件あたりの実測を1週間取ります
3. やめた作業を確認する——紙が残っていれば、二重作業のままです
4. 使っていない機能を切る——画面に出ているだけで負担になります
5. 覚え直す量を減らす——操作を2つ覚える構成になっていないか

導入の進め方

いきなり全業務を変えず、まずは負担の大きい記録（提供記録や訪問記録）から小さく始めるのがコツです。無料で試して、現場で効果を確かめてから広げましょう。

職種別｜1か月のあいだに触る欄と、そこに書き残す文（5職種・50場面）

介護ソフトの話は「機能が多い／少ない」で語られがちですが、現場で効いてくるのは自分の職種が、月のどのタイミングで、どの欄に、どんな粒度の文を残すかという一点です。同じソフトを使っていても、ケアマネジャーとサービス提供責任者と看護職員では開く欄がまったく違い、そのため「使いこなせている／いない」の感覚も職種ごとにばらつきます。

以下の表では、職種ごとに場面／その場面で開くことが多い区分／記録欄にそのまま貼れる文（例）／突き合わせる書類の4列で整理しました。3列目は「特変なし」型を避け、主語・日付・時刻・観察の根拠を含む完成文にしてあります。日付や氏名の部分だけ差し替えれば、そのまま使える形です。

なお、ここでいう「区分」は一般的な介護ソフトの画面構成にならった呼び方です。実際の画面名・メニュー名・並び順は、提供元の仕様や契約内容、バージョンによって異なります。お使いの環境で同じ名前の画面が見当たらない場合は、近い意味の欄に該当の記載があるかご確認ください。

ケアマネジャー（居宅介護支援）｜相談受付から給付管理までに触る欄

場面	開くことが多い区分	記録欄にそのまま貼れる文（例）	突き合わせる書類
新規の電話相談を受けた日	利用者基本情報／支援経過	「8月4日14:10、長女より電話相談。『父が7月28日に自宅浴室で尻もちをつき、それ以降は壁を伝わないとトイレまで歩けない』とのこと。要介護認定は未申請。申請の流れ、居宅介護支援の利用手続き、費用の負担割合の考え方を説明した。8月6日10:00に自宅訪問の約束をし、被保険者証と負担割合証の準備を依頼した。」	相談受付票、重要事項説明書、契約書
認定結果を受け取った日	被保険者情報（認定区分・有効期間）	「8月1日付の認定結果通知を受領。要介護2、有効期間は令和8年8月1日から令和9年7月31日まで。前回の要介護1から区分が変わったため、区分支給限度基準額の管理を新しい区分で組み直し、8月分の利用票を差し替えて8月5日に本人へ郵送した。」	被保険者証の写し、負担割合証の写し、利用票・別表
アセスメント訪問の当日	アセスメント（課題分析）	「8月6日10:05〜11:20、自宅居間で本人・長女同席のもと面接。立ち上がりは両手でテーブルを押して約8秒、途中で1回座り直しあり。浴室の出入りは『またぐのが怖い』と本人が表現。夜間のトイレは1晩に2回で、長女が付き添っている。本人の希望は『風呂に自分で入りたい』。」	課題分析標準項目に沿った様式、主治医意見書、支援経過
ケアプラン原案を作った日	居宅サービス計画（第1表〜第3表）	「8月8日、原案を作成。第2表の短期目標『浴室の出入りを見守りのみで行える』の期間は令和8年9月1日から令和9年2月28日までとし、期間の根拠として『住宅改修後の動作の定着に約6か月を見込む』ことを支援経過に記載した。」	アセスメント記録、支援経過（第5表）、担当者会議記録
サービス担当者会議を開いた日	サービス担当者会議の要点（第4表）	「8月12日13:30〜14:15、当事業所会議室にて開催。出席は本人、長女、訪問介護（サービス提供責任者）、福祉用具専門相談員、当職の5名。訪問看護は書面で意見を照会し8月11日に回答を受領（欠席の理由と照会方法を第4表に記載）。福祉用具から『浴室の縦手すりは扉側ではなく浴槽側に寄せた方が動線に合う』との意見あり、第2表のサービス内容に反映した。」	第4表、照会文書と回答の控え、出席者の署名簿
計画への同意を得た日	計画の同意欄・交付記録	「8月14日11:00、自宅にて第1表から第3表を読み上げて説明し、本人が自署で同意。同日、本人へ計画書の写しを交付し、8月15日に各サービス事業所へ計画書を交付した（交付先と交付日を支援経過に記載）。」	第1表の同意欄、交付記録、サービス提供開始日がわかる記録
毎月のモニタリング訪問	モニタリング記録／支援経過	「9月18日14:00〜14:40、自宅を訪問し本人と面接。浴室の出入りは縦手すりを使って見守りのみで可能となり、8月時点で必要だった一部介助は不要になっている。夜間のトイレ回数は1晩2回で変化なし。長女より『夜の付き添いは続いていて眠りが浅い』との訴えあり、短期目標の追加を10月の担当者会議で検討することとした。」	モニタリング票、支援経過（第5表）、訪問日がわかる記録
軽微な変更として扱った日	支援経過（第5表）	「9月25日、訪問介護の曜日を火曜から水曜へ変更。事業所・回数・サービス内容・目標に変更はなく、利用者の状態にも変化がないことから軽微な変更として取り扱い、その判断の理由と本人の同意（9月25日、電話で確認）を支援経過に記載した。」	支援経過、利用票・別表、変更前後の提供票
入院の連絡を受けた日	支援経過／利用票の調整	「10月3日16:20、長女より『本日13時に◯◯病院へ救急搬送、そのまま入院』と電話連絡。10月4日10:30に病棟看護師へ連絡し、入院時の生活状況（食事形態、服薬管理の方法、自宅の動線）を書面で情報提供。提供した書面の写しを保管し、提供日時と担当者名を記載した。」	入院時に提供した情報の控え、支援経過、提供票の変更記録
月末の給付管理	提供票・実績の取り込み	「10月31日、各サービス事業所から10月分の実績を受領。訪問介護の10月14日分が予定にあり実績にないため、10月31日15:00にサービス提供責任者へ確認したところ、本人都合のキャンセル（前日連絡）であることを確認し、その旨を支援経過に記載したうえで実績を確定した。」	サービス提供票・別表、各事業所の実績記録票、支援経過

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

サービス提供責任者（訪問介護）｜計画と実績のつなぎ目で触る欄

場面	開くことが多い区分	記録欄にそのまま貼れる文（例）	突き合わせる書類
依頼を受けた日	利用者情報の新規登録	「8月15日、居宅介護支援事業所より訪問介護の依頼を受領。開始希望は9月1日、内容は入浴介助を含む身体介護、週2回（火・金の10:00〜11:00）。同日、居宅サービス計画書（第1表〜第3表）の写しを受領し、第2表のサービス内容と回数を確認した。」	居宅サービス計画書の写し、サービス提供票、契約書
訪問介護計画を作った日	個別サービス計画	「8月22日、訪問介護計画を作成。居宅サービス計画の長期目標『自宅の浴室で入浴を続ける』を受け、訪問介護計画の目標を『浴槽の出入りを縦手すりと一部介助で行う』とし、手順を（1）脱衣所で衣類を準備（自立）（2）浴室入口の段差はまたぎ動作を見守り（3）浴槽出入りは右手で縦手すり、左脇を支える一部介助、と3段階で記載した。」	居宅サービス計画（第2表）、アセスメント記録、同意書
初回に同行した日	サービス提供記録／支援記録	「9月1日10:00〜11:05、サービス提供責任者が訪問介護員に同行して訪問。浴槽の出入りは縦手すりを使用し左脇の支えで実施、所要は約6分。訪問介護員へは『浴槽の縁に腰かけてから片脚ずつ入れる順で声かけする』手順を現場で伝達し、その内容を本人にも説明して同意を得た。同行者名、同行の時間帯を記録に記載した。」	訪問介護計画、同意書、勤務実績表、同行の記載がある提供記録
訪問介護員から報告を受けた日	連絡・伝達の記録	「9月10日18:05、訪問介護員より電話報告。『本日10:40、浴室で立ち上がる際に膝折れがあり、支えて座位に戻した。転倒はなし。本人は痛みの訴えなし』とのこと。サービス提供責任者から『次回訪問まで入浴は見合わせず、浴槽の出入り時は必ず前方から支える』旨を口頭で指示し、指示内容と指示者名、指示日時を記録に残した。」	訪問介護員からの報告記録、サービス提供責任者の指示記録、会議録
実際の所要時間が計画とずれた日	サービス提供記録（開始・終了時刻）	「9月12日、計画上は10:00〜11:00の身体介護だが、本人の体調により入浴を清拭に変更し、実際の提供は10:00〜10:35。変更した理由（起床時から微熱37.6度、本人が『今日は湯に入りたくない』と表現）と、変更後に実施した内容を記録に記載した。」	サービス提供記録、訪問介護計画、実績記録票
キャンセルが出た日	予定の取り消し／実績の反映	「9月19日8:40、長女より『本日は受診のため訪問は不要』と電話連絡。予定を取り消し、取り消しの連絡日時・連絡者・理由を記録した。実績には反映せず、居宅介護支援事業所へは同日9:00に電話で共有した。」	予定表、実績記録票、サービス提供票、連絡記録
2件の訪問が近接した日	提供時刻の点検	「9月24日、同一利用者への訪問が9:00〜9:30と10:40〜11:10の2件となったため、間隔と所要時間の取扱いについて、保険者が公表している取扱いを確認したうえで実績を整えた。判断の根拠として確認した資料名と確認日を記録に残した。」	サービス提供記録、訪問介護計画、保険者が公表する取扱いの資料
月次の会議を開いた日	会議録・研修記録	「9月26日16:00〜17:00、事業所会議室にて訪問介護員会議を開催。議題は（1）利用者ごとの心身の状況の伝達（対象6名）（2）9月10日の膝折れ事例の共有と手順の見直し（3）10月の研修計画。出席者7名、欠席1名には9月27日に議事録を手渡しで共有し、受領のサインを得た。」	会議録、出席簿、欠席者への周知記録、研修計画
月末の実績確定	実績の一覧・突合	「9月30日、9月分の予定と実績を1件ずつ突き合わせた。予定48件に対し実績45件、差の3件はすべて事前キャンセルで、それぞれ連絡日時と理由が記録に残っていることを確認した。確認者名と確認日を実績の点検記録に記載した。」	予定表、サービス提供記録、実績記録票、サービス提供票
翌月の計画を見直す日	計画の評価欄	「9月30日、訪問介護計画の評価を記載。目標『浴槽の出入りを縦手すりと一部介助で行う』について、9月の12回の入浴のうち10回は左脇の支えのみで実施できており、9月10日の膝折れ以降は前方からの支えを追加した。10月は同じ目標を継続し、10月末に再評価する。」	訪問介護計画、モニタリング記録、サービス提供記録

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

看護職員（訪問看護）｜指示書・計画書・記録書の3点で触る欄

場面	開くことが多い区分	記録欄にそのまま貼れる文（例）	突き合わせる書類
指示書を受け取った日	指示書の登録（期間の管理）	「8月28日、主治医より訪問看護指示書を受領。指示期間は令和8年9月1日から令和9年2月28日まで。指示内容は『血糖測定と服薬確認、褥瘡処置（仙骨部）』。期間の終了1か月前にあたる令和9年1月末に更新の依頼をする予定を、事業所の予定表に登録した。」	訪問看護指示書、特別訪問看護指示書、主治医との連絡記録
訪問看護計画書を作った日	訪問看護計画書	「8月30日、計画書を作成。看護課題を『仙骨部褥瘡（DESIGN-R評価は主治医の指示書に基づく）の悪化予防』とし、観察（発赤の範囲・滲出液の量と性状・疼痛の訴え）、援助（週2回の洗浄と被覆材交換）、指導（家族へ2時間ごとの体位変換の方法を口頭と図で説明）の3区分で記載した。」	訪問看護指示書、記録書Ⅰ、同意の記録
初回訪問の日	訪問看護記録書Ⅰ	「9月2日10:00〜11:00、初回訪問。同居家族は長男夫婦、日中は独居。住環境はベッドから居間まで約6mで段差なし。介護状況として、体位変換は長男の妻が朝夕2回実施している。療養上の希望は『できるだけ自宅で過ごしたい』と本人が表現した。」	記録書Ⅰ、計画書、居宅サービス計画
毎回の訪問記録	訪問看護記録書Ⅱ	「9月9日10:05〜11:00。体温36.8度、血圧132/78、脈拍74・整、SpO2 97%（室内気）。仙骨部の褥瘡は発赤の範囲が前回より縮小し、滲出液は少量・淡黄色、悪臭なし。洗浄後、被覆材を交換。本人より『座っているとまだ少ししみる』との訴えあり、次回まで座位は30分以内とするよう本人と長男の妻に説明した。」	記録書Ⅱ、計画書、指示書、報告書
状態が変わった日	記録書Ⅱ／連絡記録	「9月16日10:20、訪問時に体温38.2度、悪寒の訴えあり。仙骨部周囲に熱感と発赤の拡大を認めたため、10:35に主治医へ電話報告。『本日中に受診』の指示を受け、10:50に長男へ連絡し、11:30に家族の車で受診となった。報告した相手の氏名、報告時刻、受けた指示の内容を記録に記載した。」	記録書Ⅱ、主治医への報告記録、居宅介護支援事業所への連絡記録
理学療法士等が訪問する日	訪問者の区分／同意の記録	「8月30日、理学療法士による訪問を計画に位置付けるにあたり、看護職員に代わって訪問する旨を本人と長男に口頭で説明し、同日、説明した内容・説明者名・同意した方の氏名を書面に残して保管した。」	計画書、説明と同意の記録、記録書Ⅱ
月末の報告書を作る日	訪問看護報告書	「9月30日、9月分の報告書を作成。訪問回数8回、うち1回は9月16日の状態変化に伴う臨時対応。療養状況は『仙骨部の褥瘡は9月上旬に縮小傾向であったが、9月16日に発熱と発赤の拡大があり受診。抗菌薬の内服開始後、9月23日以降は解熱し、9月30日時点で滲出液は少量。座位は30分以内で経過している』と、経過を時系列で記載した。」	報告書、記録書Ⅱ、指示書、計画書
指示期間の切り替え	指示書の有効期間の欄	「令和9年1月26日、主治医へ次期の指示書を依頼。2月20日に新しい指示書（指示期間 令和9年3月1日から令和9年8月31日）を受領し、旧指示書と期間が連続していることを確認したうえで登録した。受領日と確認者名を記録した。」	訪問看護指示書、受領日がわかる記録、計画書
看取りの時期	計画・説明と同意の記録	「10月5日、主治医の判断を受け、療養場所と対応方針について本人・長男・長男の妻へ説明。24時間の連絡体制、急変時の連絡先の順序、家族が行う口腔ケアの方法を書面で示し、同日、同意した方の署名を得た。説明者は看護師◯◯、同席者は主治医。」	計画書、説明と同意の記録、記録書Ⅱ、主治医との連携記録
前年度の体制を振り返る日	職員の資格・勤続の情報	「4月10日、前年度の平均について、月ごとの勤務表と資格証の写しをもとに職種別・勤続年数別の人数を集計し、集計表と集計日、集計者名を残した。集計の考え方は、保険者が公表している資料の記載に沿って確認した。」	月ごとの勤務表、資格証の写し、集計表、体制に関する届出の控え

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

管理者｜人員・体制・研修の欄で見るところ

場面	開くことが多い区分	記録欄にそのまま貼れる文（例）	突き合わせる書類
月ごとの勤務表を組む日	勤務予定・勤務形態一覧	「9月分の勤務表を8月25日に作成。常勤・非常勤の別、職種、兼務の有無を職員10名それぞれについて記載し、兼務者2名は『訪問介護員として9:00〜13:00、サービス提供責任者として13:00〜18:00』のように時間帯を分けて記載した。作成者名と作成日を表の欄外に残した。」	月ごとの勤務表（勤務形態一覧表）、雇用契約書、就業規則
実際の勤務と突き合わせる日	勤怠の実績	「9月30日、9月分の勤務表と出退勤の実績を1名ずつ突き合わせた。予定と実績が異なる日が4件あり、それぞれ振替の理由（研修参加2件、家族都合の交替2件）を勤務表に朱書きで補記し、補記した日と補記者名を記載した。」	タイムカード・出勤簿、勤務表、振替の記録
職員が入職した日	職員情報・資格情報	「10月1日入職の職員について、資格証（介護福祉士）の原本を確認し写しを保管、確認日と確認者名を写しに記載した。無資格で入職した職員1名については、認知症介護基礎研修の受講の申込日（10月8日）と受講予定日を職員台帳に記載した。」	資格証の写し、雇用契約書、研修の受講記録、職員台帳
研修を計画する日	年間研修計画	「4月1日、当年度の研修計画を作成。虐待防止、身体的拘束等の適正化、感染症の予防及びまん延の防止、業務継続計画の4区分について、それぞれ実施月・実施時間・対象者・担当者・到達目標を記載した。前年度と同じ内容の使い回しにならないよう、前年度の実施記録の振り返りを1段落添えた。」	年間研修計画、前年度の研修実施記録、会議録
研修を実施した日	研修の実施記録	「7月18日16:00〜17:00、感染症の予防及びまん延の防止に関する研修を実施。参加9名、欠席2名。欠席者へは7月22日に資料を配付し、理解度確認の設問への回答をもって周知とした。同日に別の研修を行っていないため、実施記録は1件として作成した。」	研修実施記録、参加者名簿、配付資料、欠席者への周知記録
委員会を開いた日	委員会の議事録	「8月20日15:00〜15:50、身体的拘束等の適正化のための対策を検討する委員会を開催。出席は管理者、看護職員、介護職員代表、事務の4名。検討事項は（1）ベッド柵の使用に関する現状（対象0件）（2）指針の見直しの要否（3）次回開催日（11月19日）。検討結果は8月22日の全体朝礼で周知した。」	委員会の議事録、指針、周知の記録、開催記録
業務継続計画を見直す日	計画・訓練の記録	「6月10日、業務継続計画のうち感染症編と自然災害編を見直し。安否確認の連絡網の担当者を1名変更し、参集基準の記載を追加した。訓練は6月24日（自然災害・机上）と12月9日（感染症・机上）の2回を予定として計画に記載した。」	業務継続計画、訓練の実施記録、研修記録
事故が起きた日	事故報告・再発防止	「11月4日15:20、居室内で転倒を発見。左前額部に約3cmの表皮剥離、意識清明。15:25に主治医へ連絡し受診の指示、15:40に長女へ連絡、15:45に居宅介護支援事業所へ連絡。11月6日に事例検討を行い、再発防止として『夜間の居室内の照度を上げる』『ベッド周囲の敷物を撤去する』の2点を決め、実施日を11月8日とした。」	事故報告書、家族・介護支援専門員への連絡記録、再発防止の検討記録
運営規程を見直す日	事業所情報・運営規程	「1月15日、運営規程と重要事項説明書の記載を実態と突き合わせた。営業日、営業時間、職員の職種と員数、記録の保存期間の4項目を確認し、記録の保存期間の記載が市の条例と異なっていたため、条例の定めを確認したうえで改めた。改定日と改定内容を控えに残した。」	運営規程、重要事項説明書、市の条例、変更届の控え
体制の届出を準備する日	体制に関する情報	「2月20日、体制に関する届出の準備として、職員の資格・勤続年数・常勤換算の考え方を月ごとの勤務表から整理した。届出の様式・提出期限・添付書類は保険者により異なるため、提出先の保険者が公表している様式と手引きを確認し、確認日と資料名を記録した。」	月ごとの勤務表、資格証の写し、保険者が公表する様式・手引き

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。上の表は、事業所内で自分たちの記録を点検するための整理として書いています。

事務・請求担当｜月初の10日間で触る欄

場面	開くことが多い区分	記録欄にそのまま貼れる文（例）	突き合わせる書類
前月分の実績を締める日	実績の一覧	「10月1日9:00、9月分の実績を締めた。締め切り前に未入力の記録が3件あり、担当者へ10月1日中の入力を依頼。10月1日17:00に再確認し、未入力が0件になったことを確認した（確認者名を記載）。」	サービス提供記録、実績記録票、予定表
資格情報を確かめる日	被保険者情報	「10月2日、利用者42名分について、被保険者証の有効期間・保険者番号・被保険者番号・負担割合を1件ずつ照合した。9月中に負担割合が変わった方が2名おり、いずれも新しい負担割合証の写しを受領済みであることを確認した。」	被保険者証の写し、負担割合証の写し、資格確認の記録
公費の情報を確かめる日	公費・受給者情報	「10月2日、公費の受給者証をお持ちの3名について、券の名称・有効期間・負担上限の欄を写しと突き合わせた。1名は10月1日から有効期間が切り替わっており、新しい写しを受領し登録の内容を改めた。」	受給者証の写し、公費に関する通知、資格確認の記録
給付管理票を作る日	給付管理・提供票	「10月3日、9月分の給付管理の内容を作成。各サービス事業所から受領した実績と、当事業所が交付した提供票の内容が一致しているかを利用者ごとに確認し、差異が生じた2名は事業所へ電話で確認のうえ、確認した日時と相手の氏名を記録した。」	サービス提供票・別表、各事業所の実績記録票、支援経過
加算の体制と実績を照らす日	体制情報・算定の内容	「10月3日、当事業所が届け出ている体制の一覧を出力し、9月に算定した内容と1件ずつ照らした。届出の内容と算定の内容に食い違いがないか、また要件に係る記録（会議録・研修記録・同行の記録）が9月分について残っているかを確認し、確認者名と確認日を残した。」	体制に関する届出の控え、会議録・研修記録、サービス提供記録
請求データを点検する日	請求明細の一覧	「10月6日、請求の内容を出力し、（1）サービス提供記録がない日に請求の行が立っていないか（2）記録の時間区分と請求の区分が食い違っていないか（3）同一日に重複した行がないか、の3点を全件について確認した。指摘のあった3件は記録に戻って原因を確かめ、修正内容と修正者名を残した。」	介護給付費請求明細書、サービス提供記録、実績記録票
送信する日	請求の送信	「10月8日11:00、9月分の請求を送信。送信件数、送信日時、送信担当者名を控えに記録し、受付の結果が返ってきた10月9日に、返戻・エラーの有無を確認して同じ控えに追記した。」	送信の控え、受付の結果、請求明細書
返戻が返ってきた日	返戻の一覧	「10月25日、返戻の内容を確認。理由は『被保険者番号の相違』が1件、『給付管理票と明細書の不一致』が1件。前者は被保険者証の写しと照合して番号を改め、後者は居宅介護支援事業所へ10月25日14:00に電話で確認し、翌月の請求で再度提出することとした。」	返戻通知、被保険者証の写し、給付管理票、支援経過
利用者負担を案内する日	利用者請求・入金管理	「10月10日、利用者負担の案内を作成し郵送。保険外のサービス（買い物代行時の立替金）がある2名については、内訳の行を分けて記載し、領収書の写しを添えた。発送日と発送件数を控えに残した。」	利用者請求書、領収書の控え、保険外サービスの記録、預り金の記録
入金を消し込む日	入金の登録	「10月31日、10月中の入金を消し込み。未入金が3件あり、うち1件は口座振替の残高不足であることを金融機関からの通知で確認した。10月31日に本人へ電話で連絡し、11月10日に再度振替を行うこととした（連絡日時と相手を記録）。」	入金明細、振替の結果通知、利用者請求書の控え

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

ひと月の並び順｜月初・月中・月末・年度単位で開く欄と、その場で出す帳票（40場面）

介護ソフトの操作は、覚える順番を間違えると定着しません。機能の一覧から覚えるのではなく、月の流れの順に「この日はこれを開く」で覚えるほうが、引き継ぎも新人教育も短く済みます。ここでは1か月を4つの時期に割り、時期ごとに「その日にやること／開くことが多い区分／出しておく帳票／その場で見る欄」を並べました。

日付はあくまで一般的な目安です。締切や提出先の運用は保険者・国保連合会により異なりますので、実際の日付はお使いの環境と提出先の案内でご確認ください。

月初（1日〜10日ごろ）｜前月を閉じて、請求を通すまで

日の目安	その日にやること	開くことが多い区分	その場で出す帳票と、見る欄
1日	前月分の記録の未入力を洗い出す	記録の一覧（未入力の絞り込み）	サービス提供記録の一覧。予定があるのに記録がない行が残っていないかをご確認ください
1日	前月に予定を取り消した分の理由を確認する	予定・実績の差分	予定表と実績記録票。取り消しの連絡日時・連絡者・理由の記載があるかをご確認ください
2日	被保険者証・負担割合証の期間を照らす	被保険者情報	資格確認の一覧。有効期間、認定区分、負担割合の欄が写しと一致しているかをご確認ください
2日	公費・受給者証の情報を照らす	公費情報	公費の一覧。券の名称と有効期間、負担上限の欄に該当の記載があるかをご確認ください
3日	各事業所から実績を受け取る（居宅介護支援）	提供票・実績の取り込み	サービス提供票・別表。受領した事業所と未受領の事業所が一覧で見分けられるようにしておきます
3日	給付管理の内容を組む（居宅介護支援）	給付管理	給付管理票。区分支給限度基準額の管理と、実績の合計が食い違っていないかをご確認ください
4日	体制の届出と、前月に算定した内容を照らす	体制情報・算定内容	体制に関する届出の控えと算定内容の一覧。要件に係る記録が前月分について残っているかをご確認ください
5日	請求の内容を出力して点検する	請求明細	介護給付費請求明細書。記録のない日に行が立っていないか、時間区分が記録と一致しているかをご確認ください
8日	請求を送信し、控えを残す	請求の送信	送信の控え。送信日時・件数・担当者名を残し、受付結果を後日同じ控えに追記します
10日	利用者負担の案内を出す	利用者請求	利用者請求書。保険外サービスの行が分けて記載されているかをご確認ください

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

月中（11日〜20日ごろ）｜計画とアセスメントが回る時期

日の目安	その日にやること	開くことが多い区分	その場で出す帳票と、見る欄
11日	当月に有効期間が切れる書類を洗い出す	期限の管理（認定・指示書・契約）	期限の一覧。認定有効期間、訪問看護指示書の指示期間、契約の更新日に近いものが並んでいるかをご確認ください
12日	短期目標の期間が終わる利用者を抜き出す	計画の期間	居宅サービス計画（第2表）。短期目標の期間の終わりが当月・翌月の方を抜き出します
13日	担当者会議の日程を組む	予定表・会議の記録	第4表の様式。出席予定者と、欠席となる事業所への照会方法をあらかじめ決めておきます
14日	アセスメントを行う	アセスメント（課題分析）	課題分析標準項目に沿った様式。前回からの変化が具体的な言葉で書かれているかをご確認ください
15日	個別サービス計画を作り直す（各サービス）	個別サービス計画	訪問介護計画・訪問看護計画など。居宅サービス計画の目標と、個別計画の目標のつながりをご確認ください
16日	同意と交付の記録を残す	同意欄・交付記録	計画書の同意欄。同意日がサービスの開始日より後になっていないかをご確認ください
17日	ヒヤリ・ハットと事故の切り分けを見直す	事故・ヒヤリハットの記録	事故報告書とヒヤリ・ハット記録。誤薬や転倒が生じた事例がどちらに整理されているかをご確認ください
18日	研修・委員会の年間計画に対する進み具合を見る	研修・委員会の記録	年間研修計画と実施記録。計画した月に実施記録が並んでいるかをご確認ください
19日	訪問看護の指示書更新を医療機関へ依頼する	指示書の管理	指示書の一覧。期間が途切れずに次の指示書につながる見込みかをご確認ください
20日	翌月の予定を組む	予定表（スケジュール）	予定表。訪問の担当者、時間帯、移動の間隔に無理がないかをご確認ください

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

月末（21日〜末日）｜実績を締め、翌月に渡す時期

日の目安	その日にやること	開くことが多い区分	その場で出す帳票と、見る欄
21日	モニタリングの未実施を洗い出す	モニタリングの記録	モニタリング票の一覧。当月に訪問・面接の記録が残っていない方が抜けていないかをご確認ください
22日	支援経過の記載の粒度を見直す	支援経過（第5表）	第5表。日付・時刻・相手・やりとりの内容が書かれているか、要約だけになっていないかをご確認ください
23日	返戻・保留になった分の手当てを決める	返戻の一覧	返戻通知。理由ごとに、次の請求で出し直す分と、記録から直す分に分けます
25日	翌月の勤務表を作る	勤務予定・勤務形態一覧	月ごとの勤務表。常勤・非常勤の別、職種、兼務の時間帯が分けて書かれているかをご確認ください
26日	会議を開き、議事録を残す	会議録	会議録と出席簿。議題ごとの記載と、欠席者への周知の記録が残っているかをご確認ください
27日	個別計画の評価を書く	計画の評価欄	個別サービス計画。目標に対して当月どうだったかが、回数や場面を含めて書かれているかをご確認ください
28日	預り金・立替金の精算を締める	保険外・立替金の記録	預り金の記録と領収書。買い物の立替が1件ずつ突き合わせられる形かをご確認ください
29日	翌月の提供票を交付する（居宅介護支援）	提供票の作成・交付	サービス提供票・別表。交付先と交付日が記録に残っているかをご確認ください
30日	予定と実績を1件ずつ突き合わせる	予定・実績の差分	予定表と実績記録票。差の件数と、その理由がすべて記録から追えるかをご確認ください
末日	翌月分の記録の入力手順を共有する	お知らせ・申し送り	申し送りの記録。締め日、入力の期限、担当者を全員に共有した記録が残っているかをご確認ください

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

年度・随時｜1年に数回しか開かないが、開き方を忘れがちな欄

時期の目安	その時にやること	開くことが多い区分	その場で出す帳票と、見る欄
4月上旬	年間研修計画を立てる	研修計画	年間研修計画。区分ごとに実施月・実施時間・対象者・担当者が入っているかをご確認ください
4月上旬	前年度の平均に係る集計をまとめる	職員情報・勤務実績	月ごとの勤務表と集計表。集計の考え方、集計日、集計者名が残っているかをご確認ください
4月中旬	職員の資格・研修の受講状況を棚卸しする	職員台帳	資格証の写しと受講記録。無資格の職員について受講の予定が記録されているかをご確認ください
6月	業務継続計画を見直し、訓練を行う	計画・訓練の記録	業務継続計画と訓練の記録。想定した災害の種類が毎回同じになっていないかをご確認ください
随時	体制に関する届出の内容を確かめる	体制情報	届出の控え。届け出た内容と、実際の体制・記録が食い違っていないかをご確認ください
随時	運営規程・重要事項説明書を実態と照らす	事業所情報	運営規程と重要事項説明書。営業日・営業時間・職種と員数・記録の保存期間の欄をご確認ください
随時	記録の保存期間の設定を条例と照らす	データの保存・書き出し	市町村の条例と、記録の保管状況がわかる資料。保存の年限の考え方をご確認ください
随時	個人情報の使用同意を確かめる	同意書の管理	同意書。本人分と家族分が、それぞれご本人の署名で残っているかをご確認ください
随時	職員の異動・退職に伴う権限を見直す	利用者・職員のアカウント権限	権限の一覧。退職者のアカウントが残っていないか、権限の範囲が職種に合っているかをご確認ください
随時	データの書き出し方法を確かめておく	データの書き出し	書き出せる帳票・形式の一覧。運営指導の際に紙で出す帳票がどれかを事前に決めておきます

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

置き換え表｜避けたい書き方と、そのまま貼れる書き方（悪い例／良い例30組）

ソフトを入れても記録の中身は変わりません。むしろ入力が速くなった分だけ、内容の薄い記録が大量に増えることがあります。ここでは、実際に困りやすい30の場面について、避けたい書き方（悪い例）と、そのままコピーして日付・氏名だけ差し替えれば使える書き方（良い例）を並べました。

記録の中身｜「特変なし」から抜け出す言い換え

場面	避けたい書き方（悪い例）	そのまま貼れる書き方（良い例）
身体介護の入浴	入浴介助実施。特変なし。	10:05〜10:38、入浴介助。脱衣は自立。浴室入口の段差は右手で手すりを持ち見守りでまたぎ動作可能。浴槽の出入りは左脇を支える一部介助。洗身は背部のみ介助、前面は自立。湯上がり後の血圧は128/76、ふらつきなし。本人より「今日は湯かげんがちょうどよかった」との発言あり。
生活援助の調理	昼食調理。問題なし。	11:10〜11:45、調理。冷蔵庫内の食材（鶏もも肉、白菜、豆腐）を使用し、主菜と汁物を調理。本人の希望で薄味とし、塩は小さじ4分の1に留めた。前回残っていた作り置きの煮物は11月2日調理分で、本日廃棄することを本人に確認のうえ処分した。
排泄の介助	排泄介助。異常なし。	14:20、トイレ誘導。歩行はシルバーカーを使用し居間からトイレまで約40秒。便座への移乗は右手すりを使用し見守り。排便あり、普通便、量は中等量。前回訪問（11月5日）以降の排便は本日が初回であることを本人と確認した。
服薬の確認	服薬確認済み。	9:15、朝食後の服薬を確認。お薬カレンダーの11月8日朝の枠は空になっており、本人に確認したところ「食べてすぐ飲んだ」との返答。11月7日夕の枠に1包残っていたため、飲み忘れとして記録し、11月8日9:40に長男へ電話で共有した。
皮膚の観察	皮膚トラブルなし。	10:50、更衣時に全身の皮膚を観察。仙骨部に発赤なし。右下腿前面に約2cmの内出血様の変色があり、本人に確認すると「一昨日、こたつの角にぶつけた」とのこと。痛みの訴えはなく、熱感・腫脹なし。次回訪問時に同部位を再度確認する。
食事の摂取	全量摂取。	12:10〜12:35、昼食。主食は全量、主菜は8割、副菜は5割摂取。副菜のひじきについて「噛みにくい」との発言があり、次回は細かく刻む形にすることを本人と相談して決めた。水分は食事中に約200mL摂取。
本人の訴え	本人不穏。	15:40、居間で「財布がない」と繰り返し訴えあり。一緒に引き出しを確認し、2段目から財布を発見。中身の確認を本人が行い「あった、よかった」と表情がやわらいだ。その後15:55まで新聞を読んで過ごされた。
家族への説明	家族に説明した。	16:10、長女（同居）に、本日の入浴時に膝折れがあったこと、転倒には至らなかったこと、次回から浴槽の出入り時は前方から支える手順に変えることを口頭で説明。長女より「夜も心配なので手すりの追加を検討したい」との発言があり、担当の介護支援専門員へ16:30に電話で共有した。
訪問できなかった日	訪問中止。	11月12日8:35、本人より電話。「今日は病院の予約が入ったので来なくてよい」とのこと。予定していた10:00〜11:00の訪問を取り消し、8:45に担当の介護支援専門員へ電話で連絡した。取り消しの連絡を受けた時刻、連絡者、理由を記録に残した。
看護の観察	バイタル安定。	10:05、体温36.6度、血圧136/80、脈拍72・整、SpO2 98%（室内気）、呼吸音は左右差なく副雑音なし。下腿の浮腫は前回（11月4日）と同じく足背に軽度、圧痕は約3秒で戻る。体重は自宅の体重計で52.4kg、前回比プラス0.3kg。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

予定と実績｜入れ方の癖が、あとで一番効いてくる

場面	避けたい進め方（悪い例）	置き換えた進め方（良い例）
提供時刻の入力	予定をそのまま実績に写し、開始・終了時刻は計画上の時間で固定する	実際に到着した時刻と退出した時刻を入れ、計画の時間と差が出た日はその理由（本人の体調、受診、来客など）を同じ記録の中に1文で書く。所要時間の考え方は保険者が公表している資料で確認し、確認した資料名と確認日を残す。
まとめて入力する運用	月末に1か月分をまとめて入力する	訪問のたびに入力するか、遅くともその日のうちに入力する運用に変える。やむを得ず後日入力した場合は、入力日と実施日が異なることが記録から分かるようにしておく。
キャンセルの扱い	予定を消して終わりにする	予定を取り消したうえで、連絡を受けた日時・連絡者・理由を記録に残す。取り消しの連絡が当日か前日かで扱いが変わる場合があるため、その取扱いは保険者が公表している資料でご確認ください。
担当者の変更	実際に訪問した職員と、予定に入っていた職員が違うまま放置する	実際に訪問した職員に付け替え、交替の理由（急な休み、研修参加など）を記録する。勤務表の実績とも一致するようにする。
同一日の複数訪問	2件を1件にまとめて入力する	訪問ごとに行を分け、それぞれの開始・終了時刻を入れる。間隔が短い場合の取扱いは保険者が公表している資料でご確認ください。
保険外のサービス	保険の記録と同じ欄に混ぜて書く	保険外の内容は行または欄を分け、内容・時間・費用の扱いが区別できるようにする。立替が生じた場合は領収書の写しと突き合わせられる形にする。
予定の一括複製	先月の予定を丸ごと複製し、中身を見ずに確定する	複製したうえで、祝日・受診日・ショートステイの利用日を1件ずつ確認して外す。複製後に確認した人の名前と確認日を申し送りに残す。
記録の修正	間違いに気づいたら上書きして終わりにする	修正した日、修正した人、修正前後の内容が分かる形で残す。修正の履歴が残る仕組みかどうかは、提供元の仕様に該当の記載があるかご確認ください。
実績の締め	締め切り日に未入力があっても、そのまま請求へ進む	締め切り前に未入力の一覧を出し、0件になったことを確認してから次の工程へ進む。確認した人の名前と確認日時を控えに残す。
加算に係る記録	算定の入力だけ行い、根拠となる記録は別のノートに手書きで残す	会議録・研修記録・同行の記録など、要件に係る記録を同じ場所にそろえ、算定した月とひも付けて取り出せるようにする。届出の内容と実際の記録が食い違っていないかをご確認ください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

利用者情報と計画｜入口でずれると、あとの全部がずれる

場面	避けたい進め方（悪い例）	置き換えた進め方（良い例）
被保険者番号の登録	依頼書やメモを見ながら手で入力し、そのまま使い続ける	被保険者証の写しと画面の番号を1文字ずつ読み合わせ、確認した日と確認者名を控えに残す。認定の更新のたびに同じ照合を行う。
認定有効期間	更新のたびに上書きし、前の期間を残さない	期間ごとに履歴が残る形で登録し、過去の月の請求内容がその時点の区分で説明できるようにする。
負担割合	年度が変わっても前年度の割合のままにしておく	負担割合証の写しを受領した日に登録を改め、変更前後の期間が分かるようにする。年度替わりの月は全員分を一覧で照らす。
氏名の表記	旧字体・新字体を場面ごとに使い分ける	被保険者証の表記に合わせて統一し、帳票に出る氏名と証の表記が一致しているかをご確認ください。
計画の同意日	説明した日と関係なく、月初の日付を一律で入れる	実際に説明し同意を得た日を入れる。同意日がサービスの開始日より後になっていないかをご確認ください。
同意の署名	家族の署名だけで済ませる	ご本人の署名を基本とし、代筆の場合は代筆者の氏名と続柄、代筆した理由を欄に残す。家族の個人情報の使用同意は、その家族ご本人から得た記録を残す。
短期目標の期間	全員一律に6か月とし、終期が来たら同じ期間で延長する	状態と目標に応じて期間を決め、延長する場合はその判断の理由を支援経過に書く。軽微な変更として扱った場合も、その判断の理由を記録する。
計画の交付	作成したら控えを保管して終わりにする	ご本人への交付日と、各サービス事業所への交付日を記録に残す。医療サービスを位置付けた場合は、主治の医師等への交付についても記録する。
アセスメントの記載	前回の内容をそのまま複製し、日付だけ変える	前回と変わった点、変わらなかった点を具体的な言葉で書く。「変化なし」で終えず、何を見て変化がないと判断したかを1文添える。
担当者会議の記録	出席者名と結論だけを書く	開催日時・場所・出席者・欠席者と照会の方法・議題ごとの発言の要点・決まったことを書く。欠席した事業所には照会文書を送り、回答の控えを残す。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

入れ替え・新規開設の棚卸し｜移せる情報と、手で作り直す情報（24項目）

介護ソフトを入れ替えるときにいちばん揉めるのは、機能の比較ではなく「前のソフトにあった情報が、どこまで新しい環境に持ち込めるか」です。ここは事前に一覧にしておかないと、切り替えた月の請求が止まります。

下の2つの表は、一般に持ち込みやすい情報と手で入れ直す・作り直すことが多い情報を分けたものです。実際にどこまで移せるかは、移行元・移行先それぞれの提供元の仕様と契約内容によって異なりますので、契約前に「この項目は移せるか」を書面で確認し、回答を控えに残しておくことをおすすめします。

移行の話し合いで先に確かめる情報

情報の区分	中身	切り替え前に確かめること	確かめた結果の控え
利用者の基本情報	氏名、生年月日、住所、連絡先、続柄	文字コードの違いで氏名の旧字体が置き換わらないか	移行元から出したファイルと、移行後の一覧を突き合わせた結果
被保険者情報	保険者番号、被保険者番号、認定区分、有効期間	過去の認定期間の履歴も持ち込めるか、直近の1件だけか	持ち込める期間の範囲についての回答（書面）
負担割合・公費	負担割合、公費の券の名称と有効期間	期間が切り替わる分の履歴が残るか	切替月の請求で使う値がどちらの環境にあるかの確認
サービスの契約情報	契約日、利用開始日、担当の介護支援専門員	契約書・重要事項説明書の控えの保管場所をどこに置くか	紙で保管する分と、環境内に置く分の切り分け
過去の請求データ	過去の請求明細、返戻の履歴	過去分の再請求が必要になったとき、どちらの環境で行うか	移行元の契約をいつまで残すかの取り決め
提供票・給付管理	提供票、別表、給付管理票	切替月の前月分をどちらで作るか	月の途中で切り替えない、という取り決めの記録
職員情報	氏名、資格、雇用形態、入職日	資格証の写しを画像として持ち込めるか	写しの保管場所（紙／環境内）の一覧
勤務表	過去の月ごとの勤務表	過去分を紙またはファイルで書き出せるか	書き出したファイルの保管場所と保管期間
加算に係る記録	会議録、研修記録、同行の記録	これらが移行の対象に含まれるか、対象外か	対象外の場合の保管方法についての取り決め
記録の保存年限	記録の保管に関する事業所の定め	市町村の条例の定めと、事業所の運営規程の記載が一致しているか	条例を確認した日と、確認した資料名
データの書き出し	解約後にデータを取り出せる形式と期限	解約後に何日間・どの形式で取り出せるか	期限と形式についての回答（書面）
権限とアカウント	職種ごとの閲覧・編集の範囲	退職者のアカウントの止め方と、記録の扱い	アカウント一覧と、権限の設計メモ

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

手で入れ直す・作り直すことが多い情報

情報の区分	なぜ手作業になりやすいか	切り替え前にやっておくこと	担当と目安の時期
個別サービス計画の本文	様式の項目立てが環境ごとに異なり、そのままの形で入らないことがある	切替月に有効な計画だけを対象にし、期間が終わる分は新しい環境で作り直す	各サービスの計画作成担当／切替の1か月前
アセスメントの記載	課題分析の様式が異なると、項目の対応関係を人が判断する必要がある	直近1回分を紙で出し、新しい環境の様式に転記する範囲を決めておく	介護支援専門員／切替の1か月前
支援経過の過去分	自由記述が長く、書式が崩れやすい	直近6か月分は紙またはファイルで残し、環境内には切替日以降を書く	介護支援専門員／切替の2週間前
訪問看護の指示書	紙で受領しているものは画像として保管する必要がある	有効期間中の指示書を一覧にし、画像の保管場所を決める	看護職員／切替の2週間前
ひな型・定型文	事業所ごとに作り込んだ文言は引き継がれないことが多い	よく使う定型文を書き出し、新しい環境で登録し直す	各職種の代表者／切替の2週間前
帳票のレイアウト	印刷の体裁や事業所名の入り方が環境ごとに異なる	実際に出す帳票を1枚ずつ印刷し、体裁を確認する	事務／切替の1週間前
体制に関する情報	届け出た内容を、新しい環境で改めて設定し直す必要がある	届出の控えを手元に置き、設定した内容と1件ずつ照らす	管理者／切替の1週間前
予定の登録	繰り返しの予定は、規則の作り方が環境ごとに異なる	切替月の予定を新しい環境で作り、旧環境の予定表と突き合わせる	予定の担当者／切替の1週間前
利用者負担の請求先	口座振替の情報は、扱いが別の仕組みになっていることがある	振替のデータをいつどちらから出すかを決め、切替月は特に確認を厚くする	事務／切替の2週間前
職員の権限設定	職種ごとの見える範囲は、事業所の考え方で決めるため自動では決まらない	職種ごとに「見える／見えない」を一覧にして決めておく	管理者／切替の2週間前
操作の手順書	前の環境の手順書はそのままでは使えない	職種ごとに、月の流れに沿った1枚の手順書を作る	各職種の代表者／切替の1週間前
問い合わせ先の整理	不明点をどこに聞くかが決まっていないと、切替月に止まる	提供元の窓口、事業所内の相談先、判断が要る事項の相談先を1枚にまとめる	管理者／切替の1週間前

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

自治体が公表した指摘から逆算する｜入力しているのに別に点検が要る欄（公表20件）

ここからは、各自治体が集団指導などで公表している運営指導の指摘事例のうち、「介護ソフトに入力していても、それだけでは足りない」種類のものを選んで並べました。入力そのものは終わっているのに、時刻の実態、根拠の記録、周知の記録といった別の欄が空いていることで指摘に至っている、という構図が共通しています。

出典は各自治体が公表している資料の名称で示しています。同じ内容でも、確認の観点や様式は保険者によって異なります。

記録の中身と、請求との整合に関する公表事例

公表された指摘（要旨）	公表元	入力とは別に点検したい欄	突き合わせる書類
訪問介護のサービス提供記録に、計画上の時間を機械的に記録していた	松山市「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」（令和5年度第2回介護保険サービス事業者連絡会資料）	実際の開始・終了時刻の欄。計画の時間と一致する日が続いていないかをご確認ください	サービス提供記録（実施時刻）、訪問介護計画書、居宅サービス計画、変更記録
サービス提供記録が「特変なし」等のみで、利用者の心身の状況が記録されていない	松山市「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」（令和5年度第2回介護保険サービス事業者連絡会資料）	観察の欄。何を見て、どう判断したかが具体的な言葉で入っているかをご確認ください	サービス提供記録、業務日誌、個別サービス計画、モニタリング記録
サービス提供の記録がない／記録内容と請求内容に齟齬がある	宇都宮市「令和7年度 運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1	記録のない日に請求の行が立っていないか、時間区分が記録と一致しているかをご確認ください	サービス提供記録・実施記録、介護給付費請求明細書、サービス提供票
サービス提供の記録に、実際の時間ではなく計画上の標準的な時間を記載していた	横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度 横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」	開始・終了時刻の欄と、送迎の記録の時刻が別々に入っているかをご確認ください	サービス提供記録（開始・終了時刻）、送迎記録、個別サービス計画書、給付費請求明細
到着・出発時間が記録されておらず、請求した報酬区分との整合が確認できない	宇都宮市「令和7年度 運営指導における主な指導事例（通所介護・地域密着型通所介護・認知症対応型通所介護に関する事項）」資料4	到着・出発の時刻の欄。空欄のまま日次が確定していないかをご確認ください	サービス提供記録（到着・出発時間）、送迎記録、利用者数が分かる日誌、介護給付費請求明細書
訪問介護のサービス提供記録の実施時間・内容が一律で、実態が反映されていない	堺市「令和8年度 介護保険施設・事業所等集団指導 居宅事業所編」	内容の欄。同じ文面が複数の日にわたって並んでいないかをご確認ください	サービス提供記録、訪問介護計画、預り金・買い物精算記録、サービス提供責任者の点検記録
サービス提供の記録に作成漏れ・記入誤りがある	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」（令和7年度広島市介護サービス事業者集団指導）	未入力の一覧。締めの前に0件を確認した記録が残っているかをご確認ください	サービス提供記録、実績記録票、請求明細書・給付管理票、勤務表
サービス提供時間を、居宅サービス計画に記載された時間のまま記録していた	和歌山市 令和3年度 介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】（令和4年3月・和歌山市指導監査課）	保険外のサービスを行った時間が、保険の記録と分けて書かれているかをご確認ください	サービス提供記録、業務日誌、実績記録票、保険外サービスの記録
モニタリングの結果が記録されていない（少なくとも1月に1回）	福井市「令和7年度集団指導資料（運営指導における指摘事項等）」	当月に訪問・面接の記録が残っていない方が一覧から抜けていないかをご確認ください	モニタリング記録、居宅介護支援経過（第5表）、訪問記録
モニタリングの記録がない・実施日が支援経過と一致しない	北九州市「令和7年度 ケアプラン点検実施結果」	モニタリング票の実施日と、支援経過に書かれた訪問日が同じ日付かをご確認ください	モニタリング票、支援経過記録（第5表）、居宅サービス計画（第2表）、アセスメント表

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

計画・同意・勤務表に関する公表事例

公表された指摘（要旨）	公表元	入力とは別に点検したい欄	突き合わせる書類
居宅サービス計画原案の同意日が、サービス提供後になっていた	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	同意欄の日付と、サービスの開始日の前後関係をご確認ください	居宅サービス計画書第1表の同意欄、同意書、サービス提供記録、居宅介護支援経過
個別サービス計画の同意署名が家族のみ・同意日がサービス提供後になっている	津山市環境福祉部高齢介護課「令和5年度 津山市 地域密着型サービス事業者 集団指導資料」	署名の欄。ご本人の署名か、代筆者の氏名と理由が入っているかをご確認ください	個別サービス計画書、同意書（署名・同意日・代筆者署名）、計画交付記録、サービス提供記録（開始日）
居宅サービス計画の同意が家族の署名のみで、利用者本人の同意が確認できない	青森県三戸町ウェブサイト掲載 集団指導資料「運営指導における指摘事項（居宅介護支援）」	同意欄・代筆者欄と、交付の記録が対になっているかをご確認ください	居宅サービス計画書（第1表〜第3表）、同意欄・代筆者欄の記載、交付の記録
短期目標の期間を一律に延長している／軽微な変更と判断した根拠の記録がない	金沢市「令和7年度 介護サービス事業者集団指導 資料1」（3 運営指導等における主な指摘事項 居宅介護支援）	期間の欄と、支援経過に書かれた判断の理由が対応しているかをご確認ください	居宅サービス計画（第1表・第2表）、モニタリング記録、居宅介護支援経過（第5表）、サービス担当者会議の記録
「軽微な変更」の取扱いについて支援経過に記録がない	福岡県介護保険広域連合「居宅介護支援事業者等 集団指導資料（令和6年度版）」	変更した日の支援経過。判断の理由と同意の記録が同じ日に書かれているかをご確認ください	支援経過記録（第5表）、居宅サービス計画書、サービス利用票・別表
訪問看護指示書の有効期限切れ・受領遅れ／計画書の記載不足	神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」（令和7年3月）	指示期間の欄。前後の指示書の期間が途切れていないかをご確認ください	訪問看護指示書、特別訪問看護指示書、訪問看護計画書、訪問看護報告書、同意署名
事業所ごとの月ごとの勤務表が作成されていない・兼務の勤務時間が区分されていない	長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和6年度運営指導結果の概要（訪問介護）」	勤務表の兼務欄。職種ごとの時間帯が分けて書かれているかをご確認ください	月ごとの勤務表（勤務形態一覧表）、タイムカード・出勤簿、雇用契約書、併設事業所の勤務表
従業者の出退勤記録がなく、勤務実態・人員基準の充足が確認できない	和歌山市 令和3年度 介護保険サービス事業者集団指導資料【Ⅰ共通資料（その1）】（令和4年3月・和歌山市指導監査課）	勤務表の予定と、出退勤の実績が突き合わせられる形かをご確認ください	タイムカード・出勤簿、月ごとの勤務表（常勤／非常勤・兼務関係の別）、資格証の写し、雇用契約書
勤務表が未作成・記載項目不足／研修計画が未作成	大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料 居宅サービス編」	管理者を含めた全員が勤務表に載っているか、研修計画の欄が埋まっているかをご確認ください	月ごとの勤務表（管理者を含む）、出勤簿、年間研修計画、研修実施記録・参加者名簿、不参加者への周知記録
運営規程・重要事項説明書の内容が実態と異なる／記録の保存期間の記載が誤っている	福井市「令和7年度 介護保険制度等に係る集団指導」	運営規程の記載と、実際の営業日・職種・員数・保存期間が一致しているかをご確認ください	運営規程、重要事項説明書、同意書、変更届の控え、市の条例

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

並べてみると、指摘の多くは「入力していない」ことではなく「入力した内容の根拠が別の欄にない」ことに集まっています。介護ソフトは入力を速くしますが、根拠の欄を勝手に埋めてはくれません。逆にいえば、入力を速くして浮いた時間を、根拠の1文を書くほうに回せるかが、ソフトの使い方の分かれ目になります。

出典：厚生労働省ウェブサイトおよび各自治体が公表している集団指導・運営指導関係資料／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省および各自治体の公式見解ではありません。

よくある質問（FAQ）

Q. カイポケを使ったまま導入できますか？

はい。神マナはカイポケに足すアドオンとして設計されており、ソフトの入れ替えは不要です。

Q. 無料で試せますか？

利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます（クレジットカード登録不要）。

Q. スマートフォンだけで使えますか？

はい。訪問先のスマートフォンで音声入力・記録ができます。

Q. 記録以外もできますか？

記録に加え、アセスメントからケアプランの原案づくりなども支援します。

関連サービス

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

機能ごとに、できることと、手作業として残ること

「できること」だけを見ると判断を誤ります。手作業として残る部分まで並べると、導入後の姿が見えます。

機能	できること	手作業として残ること
利用者情報の管理	基本情報、保険情報、負担割合の管理	証券の更新時の入力
ケアプランの作成	第1〜7表の作成と印刷	内容の検討と、本人の意向の反映
給付管理	限度額の確認、給付管理票の作成	超過時のサービス調整
請求	国保連への伝送、返戻の管理	返戻の原因の特定と修正
記録	日々のサービス提供記録	その場での入力（端末がない場合は転記）
シフト	勤務表の作成	急な欠員の調整
請求書・領収書	利用者への請求書の発行	保険外サービスの計上
実績の管理	予定と実績の突合	実績の入力
帳票の出力	各種様式の印刷	様式にない項目の追記
経営の数値	売上、稼働率の確認	数値の読み取りと判断

サービス種別ごとに、よく使う機能

サービス種別	よく使う機能	つまずきやすいところ
居宅介護支援	ケアプラン、給付管理、支援経過	他事業所からの実績の取り込み
訪問介護	訪問介護計画、実施記録、シフト	訪問先での記録の入力
訪問看護	計画書・報告書、指示書の管理	医療保険と介護保険の使い分け
通所介護	通所介護計画、送迎、機能訓練	当日の欠席・追加の反映
福祉用具貸与	貸与計画、モニタリング	品目コードの管理
小規模多機能	登録者の管理、泊まり・通いの記録	日々の利用形態の変更
施設	施設サービス計画、日誌、栄養・口腔	多職種での記録の分担
障害福祉	個別支援計画、実績記録票	介護保険とは別の様式

導入してからの3か月で、決めておくこと

決めること	決めないとどうなるか
誰が最初に入力するか	同じ内容を複数人が入力して重複する
入力の期限	月末にまとめて入力することになり、記憶が曖昧になる
紙をいつやめるか	二重入力が固定化する
分からないときに誰に聞くか	個人で抱え込み、我流が広がる
項目のうち必須をどれにするか	入力量が多すぎて現場が止まる
用語の書き方をそろえるか	検索や集計ができなくなる
過去のデータをどこまで移すか	移行の作業が終わらない
権限を誰にどこまで渡すか	あとから直せない、または誰でも直せる

二重入力の解消は二重入力をなくす方法、連携はカイポケコネクトとの連携をご覧ください。