【要注意】交付決定前の契約は補助対象外｜介護テクノロジー補助金の正しい発注タイミング

介護テクノロジー補助金でよくある失敗が、「先にソフトを契約してしまい、補助対象外になった」というケースです。交付決定前の契約・発注は補助対象外──これは全国共通の原則です。このページでは、何がNGで何がOKなのか、正しい発注タイミングを整理します。

NGとOKの線引き早見表

交付決定「前」でもOK	交付決定「後」までNG
資料請求・問い合わせ	利用契約の締結
デモ・無料体験（契約ではない）	申込書へのサイン・発注書の送付
見積書・カタログの入手	有償プランの開始・支払い
補助金の対象診断・申請書類の準備	端末・Wi-Fi機器の購入

細部の扱いは県の要綱によります。迷ったら契約前にご相談ください。

正しい進め方（安全な時系列）

いま：無料体験で効果を確認（ご利用者3名まで・期限なし・クレジットカード登録不要）
公募期間中：見積・カタログを揃えて申請（書類は「記入済み申請キット」で）
交付決定通知が届いたら：本契約・導入
年度内：実績報告 → 受給

この順番なら、補助金を待つ間も無料で使い始められて、契約は交付決定後──という一番安全な形になります。神マナ（介護のマナ）は無料お試しに期限がないため、この進め方と相性の良い設計です。

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なぜ交付決定前の契約が認められないのか

補助金は「補助がなければ実施できない事業」を支援するという考え方に立っています。交付決定の前に契約していると、補助がなくても実施する予定だったと見なされ、支援の必要性が説明できなくなります。

行為	交付決定前	交付決定後
見積を取る	○	○
機種を検討する	○	○
契約書に押印する	×	○
発注する	×	○
納品を受ける	×	○
支払う	×	○

「契約」とみなされる行為

契約書・注文書への押印
メールでの発注の意思表示（「この内容で進めてください」）
申込フォームの送信
手付金・前払金の支払い
事業者による作業の着手（設置工事の開始など）

⚠口頭やメールでの発注も契約とみなされることがあります。「押印していないから大丈夫」とは限りません。

やってしまった場合にできること

すぐに補助金の窓口へ相談する——申告せずに進めた場合の取り扱いは、交付元の判断によります
契約日・発注日を確認する——書類上の日付と実態を整理します
解除できるか事業者に確認する——契約を解除し、交付決定後に契約し直せる場合があります
次年度の公募を検討する——今年度が難しければ、翌年度に仕切り直す判断もあります

スケジュールで防ぐ

時期	やってよいこと	やってはいけないこと
公募前	情報収集、見積依頼、証明書類の取得	—
申請中	機種の比較検討	契約、発注
交付決定待ち	事業者との打ち合わせ	契約、発注、着工
交付決定後	契約、発注、納品、支払い	—
実施後	実績報告の準備	報告期限の徒過

※補助率・上限額・対象経費・公募時期は年度と自治体によって異なります。必ず各都道府県・市区町村の公募要領で最新の内容をご確認ください。本記事は一般的な流れを整理したものです。

事業者側にも周知しておく

補助金の仕組みを知らない販売事業者もいます。「交付決定まで発注しない」ことを、相手にも伝えておくと事故を防げます。

見積依頼の時点で「補助金を申請予定」と伝える
見積書の有効期限を、交付決定の見込み時期より後にしてもらう
「交付決定後に正式発注する」と書面で確認しておく
納期を確認する——交付決定後に発注して、年度内の納品が間に合うか
設置工事がある場合は、着工のタイミングも同様に扱う

補助金以外でも同じ原則が働く

ものづくり補助金・IT導入補助金など国の補助金——同様の定めが置かれていることがあります。各制度の公募要領でご確認ください
市区町村の独自補助——同じ考え方をとっている例があります。実施要綱でご確認ください
助成金（厚生労働省系）——計画届の提出前に着手すると対象外になるものがあります
共通する考え方——「支援がなくても実施した」と見なされる状態を避ける

交付決定前後についてよくある疑問

よくある疑問	考え方
交付決定はいつ届くか	時期は各県により異なります。公募要領でご確認ください（記入欄）
決定前に納品されてしまった	速やかに窓口へ相談します。申告せずに進めると、後から取り扱いが問題になることがあります
見積の有効期限が切れそう	事業者に延長を依頼します。再見積もりで金額が変わると変更手続きが必要になることがあります
機種を変更したい	交付決定後の変更には手続きが要ります。事前に窓口へ確認します
年度内に納品が間に合わない	繰越の可否を窓口へ確認します。間に合わない場合は辞退の判断もあります
申請を取り下げたい	取り下げの手続きがあります。無断で実施しないことが重要です

補助金と助成金の違い

	補助金	助成金
財源の性格	政策目的に沿った事業を支援	雇用や人材育成の促進
採択	審査があり、不採択がある	要件についての定めがあります。支給の可否は実施機関の判断によります
公募期間	限られた期間	通年のものが多い
着手のタイミング	交付決定後	計画届の提出後
主な所管	経済産業省、厚生労働省、自治体	厚生労働省（労働局）

いずれも「先に手続き、あとから実施」という順番は共通です。

時点別の行為40件｜できる時点・確かめること・残す書類

ここから先は、この記事の軸である「いつ何をしてよくて、いつからしてよいのか」——順序と時点だけを扱います。補助率・上限額・締切日・対象経費は年度と交付元によって変わるため、この記事では数字を置かず、すべて（記入欄）と「各県の公募要領でご確認ください」に寄せています。個々の行為をどの時点の行為として扱うかも公募要領の定めによりますので、下表は一般的な整理としてお読みください。

情報収集から稟議まで｜行為14件

行為	一般的な整理での位置	先に行ったときに交付元へ確かめること	残しておく書類
情報収集（記事・カタログを読む）	準備の段階。交付決定の通知を待たずに進める行為として整理されます	特に照会は生じにくい段階です。読んだ資料の版と入手日を控えておくと後の説明が短く済みます	入手したカタログ・資料の写し（入手日：（記入欄））
展示会・オンライン説明会への参加	準備の段階。参加そのものは発注の意思表示とは別に整理されます	会場で申込書に記名した場合は、その紙の位置づけを交付元にご確認ください	参加記録・配布資料（参加日：（記入欄））
事業者への問い合わせ	準備の段階。内容の照会にとどまる行為として整理されます	問い合わせの文面に発注の意思と読める表現がないかを見ます	問い合わせのメール控え（送信日：（記入欄））
資料請求	準備の段階。資料の受領は費用の発生を伴わないのが通例です	資料請求フォームに契約条項への同意欄が含まれていないかを見ます	資料請求の送信控え・受領した資料（受領日：（記入欄））
無償のデモの依頼	準備の段階。費用の発生しない範囲での依頼として整理されます	デモに費用が発生する場合は、その費用の扱いを交付元にご確認ください	デモ依頼のメール控え・デモ実施日の記録（（記入欄））
無償の試用アカウントの利用	準備の段階。無償の範囲にとどまる利用として整理されます	試用期間の満了後に有償へ自動で切り替わる条件がないかを見ます	試用の申込画面の控え・利用規約の版（（記入欄））
デモ機の一時的な貸与を受ける	準備の段階。貸与が無償で、返却を前提とする場合の整理です	貸与に伴う費用・保証金がある場合は、その扱いを交付元にご確認ください	貸与の記録・返却の記録（貸与日／返却日：（記入欄））
概算見積の依頼	準備の段階。金額の目安を得る行為として整理されます	概算見積の書面に注文の記名欄が付いている場合の扱いを確認します	概算見積書（発行日：（記入欄））
正式見積の依頼	準備の段階。申請書類に添える見積を整える行為です	見積の宛名・日付・有効期限が空欄のまま渡されていないかを見ます	正式見積書（発行日／有効期限：（記入欄））
相見積の依頼	準備の段階。必要な社数は公募要領の定めによります（社数：（記入欄））	必要な社数と様式の指定を各県の公募要領でご確認ください	各社の見積書（社数：（記入欄））
機種・製品の比較検討	準備の段階。選定の理由を残す行為として整理されます	比較表に発注済みと読める記載が混ざっていないかを見ます	比較検討表（作成日：（記入欄））
導入前の作業時間の測定	準備の段階。導入前の状態を数えて残す行為です	測定の期間と対象者を後から説明できる形にしておきます	測定記録（測定期間：（記入欄））
設置場所・電源・通信の下見	準備の段階。下見にとどまり、工事を伴わない場合の整理です	下見に伴って現地調査費が発生する場合の扱いを確認します	下見の記録・写真（実施日：（記入欄））
社内の稟議書の起案	準備の段階。社内の意思決定の記録として整理されます	稟議の決裁が発注の指示と受け取られない書き方になっているかを見ます	稟議書・起案書（起案日／決裁日：（記入欄））

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

申請から交付決定まで｜行為13件

行為	一般的な整理での位置	先に行ったときに交付元へ確かめること	残しておく書類
公募要領の入手	申請の段階の入口。版と入手日を控える行為です	入手した版が最新かどうかを交付元の公表資料でご確認ください	公募要領の写し（版／入手日：（記入欄））
事前相談（交付元・事務局への照会）	申請の段階。判断を仰ぐのではなく、書き方と時点を確かめる行為です	照会した日・担当窓口・回答の要旨を残しているかを見ます	照会記録（照会日／窓口：（記入欄））
申請書類一式の準備	申請の段階。書類の作成そのものは専門家の関与が要る場合があります	様式の版が公募回ごとに差し替わっていないかをご確認ください	提出前の控え一式（準備日：（記入欄））
申請の提出	申請の段階。締切は年度と交付元で変わります（締切：（記入欄））	提出方法（電子・郵送・持参）と到達の考え方をご確認ください	提出控え・送信記録（提出日：（記入欄））
受付番号の受領	申請の段階。受け付けられた事実の記録です	受付の連絡が交付の決定とは別の通知であることを前提に扱います	受付の通知（受付日／番号：（記入欄））
交付元からの照会への回答	審査の段階。回答の期限が短く設定されることがあります	回答期限と、回答を誰の名義で出すかをご確認ください	照会文と回答の控え（回答日：（記入欄））
申請内容の補正	審査の段階。差し替えた版が分かる形で残す行為です	補正後の見積・様式のどれが最終版かをご確認ください	補正前後の書類（補正日：（記入欄））
審査期間中の事業者との打ち合わせ	審査の段階。打ち合わせにとどまり、発注を伴わない場合の整理です	議事録に発注の合意と読める記載が入っていないかを見ます	議事録（開催日：（記入欄））
納期・設置日程の目安の確認	審査の段階。日程を押さえるのではなく目安を聞く行為です	日程の仮押さえに費用やキャンセル料が伴わないかを見ます	納期の回答メール（受領日：（記入欄））
見積の有効期限の延長依頼	審査の段階。金額を据え置くための依頼です	延長後の見積の日付をどちらの日で見るかをご確認ください	延長依頼と回答（延長後の期限：（記入欄））
内示・採択の連絡の受領	審査から決定へ移る段階。通知の名称は交付元により異なります	受け取った連絡が交付決定の通知に当たるかを交付元にご確認ください	連絡の文面（受領日／通知の名称：（記入欄））
交付決定通知の受領	決定の段階。以後の行為の起点になる日付です	通知に記された日付のどれを起点として見るかをご確認ください	交付決定通知（通知日／到達日：（記入欄））
交付決定の内容の読み合わせ	決定の段階。条件と対象経費の範囲を社内で共有する行為です	条件に付された期限（着手・完了・報告）を書き出してご確認ください	読み合わせの記録（実施日：（記入欄））

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

発注から実績報告まで｜行為13件

行為	一般的な整理での位置	先に行ったときに交付元へ確かめること	残しておく書類
注文書の送付	交付決定の通知を受け取った後に置かれる行為です	送付日が通知の日付より前になっていないかを見て、取り扱いを交付元にご確認ください	注文書の控え（送付日：（記入欄））
契約書の締結・押印	交付決定の通知を受け取った後に置かれる行為です	契約書の締結日と押印日が食い違っていないかを見ます	契約書（締結日：（記入欄））
電子契約の締結	交付決定の通知を受け取った後に置かれる行為です	タイムスタンプの日時が通知より前でないかを見ます	締結記録・タイムスタンプ（日時：（記入欄））
申込フォームの送信	交付決定の通知を受け取った後に置かれる行為です	送信の記録が残る形か、控えが届く設計かを見ます	送信控え・自動返信メール（送信日：（記入欄））
手付金・前払金の支払い	交付決定の通知を受け取った後に置かれる行為です	前払いの可否と時期の定めを各県の公募要領でご確認ください	振込記録（振込日：（記入欄））
設置工事の着工	交付決定の通知を受け取った後に置かれる行為です	着工日の考え方（資材の搬入・現地作業の開始）をご確認ください	着工の記録・写真（着工日：（記入欄））
納品の受け入れ	交付決定の通知を受け取った後に置かれる行為です	納品書の日付と現物が届いた日が一致しているかを見ます	納品書（納品日：（記入欄））
検収（動作確認）	納品の後に置かれる行為。誰が確認したかを残します	検収の様式が指定されているかを各県の公募要領でご確認ください	検収書（検収日／確認者：（記入欄））
請求書の受領	検収の後に置かれるのが通例です	請求書の発行日が検収日より前になっていないかを見ます	請求書（発行日：（記入欄））
代金の支払い（振込）	請求の後に置かれる行為。振込の記録が証拠になります	支払期限と、報告までに支払いを終える必要があるかをご確認ください	振込記録・通帳の写し（支払日：（記入欄））
事業の完了報告・実績報告の提出	報告の段階。期限は交付決定の条件に記されます（期限：（記入欄））	添付が求められる書類の一覧を交付元の様式でご確認ください	実績報告の控え（提出日：（記入欄））
交付額の確定通知の受領	報告の後の段階。金額が確定して知らされます	確定額が申請時の額と異なる場合の手続きをご確認ください	確定通知（通知日：（記入欄））
入金の確認と証拠書類の保管	事業の後の段階。保管の年限は交付元の定めによります（年限：（記入欄））	保管が求められる年限と、保管する書類の範囲をご確認ください	入金記録・書類一式（保管場所：（記入欄））

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

前倒しになりやすい場面30件｜思い違いと確かめること

順序が崩れるのは、たいてい「悪気なく先に進んだ」場面です。ここでは実務で起きやすい30の場面を挙げ、よくある思い違い／確かめること（記入欄）／どこに聞くかの3列で並べます。この表では個別の可否を判定しません。どの行為をどの時点のものとして扱うかは各補助金の交付元が定めます。

見積・デモ・打ち合わせの場面｜10件

場面	よくある思い違い	確かめること（記入欄）	どこに聞くか
見積を取った	見積を取った時点で発注したことになるのではないか	見積書に注文の記名欄・同意欄が付いていないか（有／無：（記入欄））	交付元の窓口／見積を出した事業者
見積書に注文欄があり押印を求められた	形式なので押しても差し支えないだろう	その欄の名称と、押印が何を意味するか（欄の名称：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
デモ機を無償で置いてもらった	物が事業所にある＝納品されたことになるのではないか	貸与か納品か、返却の期日があるか（返却日：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
デモ機の設置に工事が伴った	無償なら工事でも同じ扱いだろう	工事の費用負担と、原状回復の取り決め（費用：（記入欄））	交付元の窓口／工事の施工者
無料体験のアカウントを作った	アカウント作成は利用契約の締結ではないか	規約の課金条項と、無償の範囲（無償の範囲：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
無料体験が有償へ自動で切り替わる設定だった	使い始めていないから課金は起きないだろう	自動切替の日付と、停止の方法（切替日：（記入欄））	事業者の担当／交付元の窓口
営業担当に「進めてください」と送った	押印していないので契約ではないだろう	その文面が何を依頼したものか（送信日：（記入欄））	交付元の窓口
議事録に「導入決定」と書かれた	社内の言葉なので外には関係ないだろう	議事録の配布先と、表現の訂正の要否（配布先：（記入欄））	交付元の窓口／社内の決裁者
見積の有効期限が決定の見込みより前に切れる	期限が切れても同じ金額で買えるだろう	延長の可否と、再見積になった場合の手続き（期限：（記入欄））	事業者の担当／交付元の窓口
見積の宛名・日付が空欄で渡された	後から自分で書き込んでも同じだろう	誰がいつ記入した書面かを説明できるか（発行日：（記入欄））	事業者の担当／交付元の窓口

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

内示・口約束・社内手続きの場面｜10件

場面	よくある思い違い	確かめること（記入欄）	どこに聞くか
内示の連絡が来た	内示は交付決定と同じものだろう	受け取った連絡の正式名称と、交付決定の通知が別に届くか（名称：（記入欄））	交付元の窓口
採択の一覧に事業所名が載った	公表されたのだから発注してよいだろう	公表と通知のどちらを起点として扱うか（公表日／通知日：（記入欄））	交付元の窓口
口頭で「お願いします」と伝えた	書面がないので何も起きていないだろう	伝えた日と相手、その後の事業者側の動き（伝達日：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
稟議が下りた	社内の決裁が済んだので発注してよいだろう	稟議の決裁と外部への発注が分けて書かれているか（決裁日：（記入欄））	社内の決裁者／交付元の窓口
稟議書の決裁日が交付決定より前	決裁日を後ろにずらして書き直せばよいだろう	実際の決裁日をそのまま残す方針になっているか（決裁日：（記入欄））	社内の決裁者／交付元の窓口
起案書に発注日を先に記入した	予定なので実際と違っても構わないだろう	予定と実績を分けて書く欄があるか（予定／実績：（記入欄））	社内の決裁者
前年度に取った見積をそのまま使う	金額が同じなら日付は問われないだろう	見積の発行日と有効期限の扱い（発行日：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
前に止めた案件を再開する	一度止めたので前の話は消えているだろう	過去の注文・契約が残っていないか（過去の書面：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
別の補助金で使った書類を流用する	同じ製品なので書類も同じでよいだろう	様式・宛名・日付が今回の公募のものか（様式の版：（記入欄））	交付元の窓口
事業所が複数あり片方だけ決定が出た	法人単位なのでまとめて発注してよいだろう	決定の単位（法人・事業所）と対象の範囲（単位：（記入欄））	交付元の窓口

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

年度・納期・支払の場面｜10件

場面	よくある思い違い	確かめること（記入欄）	どこに聞くか
年度をまたぐ納品になりそう	年度が変わっても続きでできるだろう	事業の完了期限と、繰越の取り扱い（完了期限：（記入欄））	交付元の窓口
決定後に発注すると納期が収まらない	先に発注して日付だけ後ろにすればよいだろう	納期の見込みと、機種を変える場合の手続き（納期：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
リース契約の開始日が決定より前	リースは購入ではないので別扱いだろう	リースが対象経費に含まれるか、開始日の見方（開始日：（記入欄））	交付元の窓口／リース会社
サブスクの課金開始日が決定より前	月額なので初回だけ自費にすればよいだろう	課金の開始日と、対象とする期間の考え方（開始日：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
既存契約に台数を追加する	元の契約日が前なので追加分も同じ扱いだろう	追加分の申込日と、既存契約との切り分け（追加日：（記入欄））	交付元の窓口／事業者の担当
既存契約の更新時期が決定より前に来る	更新は自動なので手を付けなくてよいだろう	更新日と、更新を待てるかどうか（更新日：（記入欄））	事業者の担当／交付元の窓口
分割払いの初回が決定より前	総額が同じなら支払い方は問われないだろう	支払方法の指定と、初回の日付（初回日：（記入欄））	交付元の窓口
カードの決済日が決定より前	引き落としは後なので決済日は関係ないだろう	決済日と引き落とし日のどちらを見るか（決済日：（記入欄））	交付元の窓口／カード会社
請求書の発行日が決定より前	支払っていないので日付は関係ないだろう	請求書の発行日と、再発行の可否（発行日：（記入欄））	事業者の担当／交付元の窓口
検収書の日付を事業者が前倒しで入れた	先方が書いた日付なので直せないだろう	実際に確認した日と、書面の日付の差（確認日：（記入欄））	事業者の担当／交付元の窓口

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

証拠として残す書類35件｜日付のどこを見られるか

順序を守ったことは、記憶ではなく書類の日付で示すことになります。ここでは35の書類について、日付の何を見られるかと、自事業所での控えの持ち方を並べます。保管の年限や様式の指定は交付元の定めによりますので、（記入欄）に自事業所の運用を書き込んでお使いください。

準備と決裁の書類｜12件

書類	日付の何を見られるか	自事業所の控え（記入欄）
公募要領（入手した版）	版の日付。申請時に有効な版を見ていたかが分かります	版／入手日：（記入欄）　保管場所：（記入欄）
交付元への事前相談の記録	照会した日。いつの時点で何を確かめたかが分かります	照会日／窓口／回答の要旨：（記入欄）
概算見積書	発行日。検討がどの時点から始まったかが分かります	発行日／発行元：（記入欄）
正式見積書	発行日と有効期限。申請に添えた見積と同じものかが分かります	発行日／有効期限：（記入欄）
相見積書	各社の発行日。同じ条件で同じ時期に取ったかが分かります	社数／各社の発行日：（記入欄）
見積の期限の延長依頼と回答	依頼日と延長後の期限。金額を据え置いた経緯が分かります	依頼日／延長後の期限：（記入欄）
カタログ・仕様書	版の日付。申請時の仕様と納品された仕様の同一性が分かります	版／入手日：（記入欄）
製品の比較検討表	作成日。選定の検討が発注より前にあったかが分かります	作成日／作成者：（記入欄）
稟議書・起案書	起案日。社内で検討を始めた時点が分かります	起案日／起案者：（記入欄）
決裁の記録	決裁日と決裁者。誰がいつ判断したかが分かります	決裁日／決裁者：（記入欄）
会議の議事録	開催日。決めた内容と決めていない内容の切り分けが分かります	開催日／出席者：（記入欄）
導入前の作業時間の測定記録	測定期間。導入前の状態をいつ数えたかが分かります	測定期間／対象：（記入欄）

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

決定と発注の書類｜12件

書類	日付の何を見られるか	自事業所の控え（記入欄）
申請書の控え	作成日と提出日。提出したものと手元の控えが同じかが分かります	提出日／提出方法：（記入欄）
申請の受付記録	受付日と受付番号。受け付けられた時点が分かります	受付日／番号：（記入欄）
交付決定通知	通知日と到達日。以後の行為の起点になる日付です	通知日／到達日：（記入欄）
交付決定の条件・対象経費の一覧	条件に付された期限。着手・完了・報告の各期限が分かります	着手／完了／報告の期限：（記入欄）
注文書（控え）	作成日と送付日。発注の意思を示した時点が分かります	作成日／送付日：（記入欄）
注文請書	受領日。事業者が受けた時点が分かります	受領日：（記入欄）
契約書	締結日と押印日。両者が合意した時点が分かります	締結日／押印日：（記入欄）
電子契約の締結記録	タイムスタンプの日時。改ざんのない時点が分かります	締結日時／保管先：（記入欄）
申込フォームの送信控え	送信日時。申込みを出した時点が分かります	送信日時／自動返信の有無：（記入欄）
収入印紙・押印の記録	貼付・押印の日。契約書の作成日との整合が分かります	押印日／担当：（記入欄）
変更申請と変更承認の通知	申請日と承認日。変更をいつ届け出たかが分かります	申請日／承認日：（記入欄）
事業者との往復メール	送受信の日時。合意に至る経緯の前後関係が分かります	保管方法／保管先：（記入欄）

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

納品から報告までの書類｜11件

書類	日付の何を見られるか	自事業所の控え（記入欄）
納品書	納品日。現物が届いた日と書面が一致しているかが分かります	納品日／受領者：（記入欄）
検収書	検収日と確認者。動作を誰がいつ確かめたかが分かります	検収日／確認者：（記入欄）
設置工事の着工・完了の記録	着工日と完了日。工事が決定の後に始まったかが分かります	着工日／完了日：（記入欄）
設置状況の写真	撮影日時。設置の事実と時点が分かります	撮影日／保管先：（記入欄）
シリアル番号・資産管理台帳	登録日。申請した機器と現物の同一性が分かります	登録日／管理番号：（記入欄）
請求書	発行日と支払期限。検収との前後関係が分かります	発行日／支払期限：（記入欄）
振込記録・通帳の写し	振込日と振込人名義。誰がいつ支払ったかが分かります	振込日／名義：（記入欄）
領収書	受領日と但し書き。何に対する支払いかが分かります	受領日／但し書き：（記入欄）
実績報告書の控え	提出日。報告の期限に間に合ったかが分かります	提出日／提出方法：（記入欄）
交付額の確定通知	通知日。確定した時点と金額が分かります	通知日／保管場所：（記入欄）
入金記録	入金日。事業の完了後の流れが分かります	入金日／入金口座：（記入欄）

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

日付の突き合わせ32項目｜書類の前後関係と月ごとの点検

順序が崩れているかどうかは、書類どうしの日付を二つずつ並べると自分たちで見つけられます。ここでは前後関係になりやすい20組と、月ごとに見ておきたい12項目を並べます。食い違いが見つかったときの取り扱いは各補助金の交付元が定めますので、事実と日付を揃えて窓口へご相談ください。

書類どうしの前後関係｜20組

先に来る日付	後に来る日付	食い違ったときに確かめること	自事業所の記入欄
公募要領の版の日付	見積書の発行日	申請時に有効な版を見て見積を取ったかどうか	版の日付／発行日：（記入欄）
見積書の発行日	申請の提出日	提出した見積と手元の控えが同じ書面かどうか	発行日／提出日：（記入欄）
稟議の起案日	稟議の決裁日	決裁までの経緯が記録に残っているかどうか	起案日／決裁日：（記入欄）
稟議の決裁日	申請の提出日	決裁の内容が申請に進むことを指しているかどうか	決裁日／提出日：（記入欄）
申請の提出日	受付日	提出の方法と到達の考え方に食い違いがないかどうか	提出日／受付日：（記入欄）
受付日	交付決定通知の日付	受付の連絡と交付決定の通知を取り違えていないかどうか	受付日／通知日：（記入欄）
交付決定通知の日付	注文書の送付日	送付の記録が残る形で出しているかどうか	通知日／送付日：（記入欄）
注文書の送付日	注文請書の受領日	事業者が受けた日が記録されているかどうか	送付日／受領日：（記入欄）
交付決定通知の日付	契約書の締結日	締結日が実際に押印した日で書かれているかどうか	通知日／締結日：（記入欄）
契約書の締結日	電子契約のタイムスタンプ	紙と電子で日付が二重になっていないかどうか	締結日／日時：（記入欄）
契約書の締結日	工事の着工日	着工の定義（搬入・現地作業）が共有されているかどうか	締結日／着工日：（記入欄）
工事の着工日	工事の完了日	作業の記録と写真の撮影日が揃っているかどうか	着工日／完了日：（記入欄）
交付決定通知の日付	納品書の納品日	現物が届いた日と書面の日付が一致しているかどうか	通知日／納品日：（記入欄）
納品書の納品日	検収日	検収の担当者が実際に動作を確認しているかどうか	納品日／検収日：（記入欄）
検収日	請求書の発行日	請求が検収より先に出ていないかどうか	検収日／発行日：（記入欄）
請求書の発行日	支払日	支払期限と報告の期限の関係を確かめたかどうか	発行日／支払日：（記入欄）
支払日	実績報告の提出日	報告に添える証拠書類が揃っているかどうか	支払日／提出日：（記入欄）
実績報告の提出日	交付額の確定通知の日付	報告の内容に対する照会が残っていないかどうか	提出日／通知日：（記入欄）
交付額の確定通知の日付	入金日	入金の口座と名義が届け出たものと同じかどうか	通知日／入金日：（記入欄）
交付決定通知の日付	見積の有効期限	期限が通知より後ろに置かれているかどうか	通知日／有効期限：（記入欄）

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

月ごとに見ておく点検項目｜12件

点検項目	見るところ	自事業所の記入欄
見積の有効期限	期限が近い見積がないか。延長を依頼する日を決めているか	期限／依頼日：（記入欄）
交付決定の見込み	見込みの時期に変化がないか。窓口に確かめた日はいつか	見込み時期／照会日：（記入欄）
発注をしていないことの確認	各事業所で申込み・押印・送信が起きていないか	確認者／確認日：（記入欄）
デモ機の返却期日	期日が過ぎていないか。延長の依頼を出したか	返却期日／担当：（記入欄）
体験アカウントの課金状態	無償の範囲にとどまっているか。自動の切り替え設定はどうか	状態／確認日：（記入欄）
既存契約の更新時期	自動更新の日が近づいていないか	更新日／対応：（記入欄）
納期の見込み	発注してから納品までの見込みが変わっていないか	見込み／確認日：（記入欄）
完了期限までの残り	残りの期間と、逆算した発注の期日	完了期限／発注の期日：（記入欄）
報告に添える書類の集まり	納品書・検収書・請求書・領収書のうち未着のもの	未着の書類：（記入欄）
書類の日付の突き合わせ	前後関係の20組のうち、確認が済んでいない組	未確認の組：（記入欄）
交付元への照会の未回答	照会したまま回答を受け取っていないもの	照会日／件名：（記入欄）
担当と連絡窓口	当方と事業者の担当が変わっていないか	当方／事業者の担当：（記入欄）

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

そのまま送れる完成文150例｜事業者・社内・窓口

順序を守るために一番効くのは、相手に先に伝えておくことです。ここでは事業者へ送る文、社内で使う文、交付元・事務局に確かめる文を、そのまま貼って使える完成文の形で並べます。（記入欄）の箇所だけ自事業所の内容に差し替えてお使いください。

見積と比較の段階｜事業者へ送る文30例

場面	そのまま送れる文
見積を依頼する	補助金への申請を予定しております。現時点では発注ではなく、申請書類に添える見積書の作成をお願いしたく存じます。
申請予定であることを伝える	本件は補助金の申請を前提に検討しております。交付決定の通知を受け取るまで発注はいたしませんので、その前提でご対応いただけますでしょうか。
相見積であることを伝える	公募要領の定めにより複数社からお見積りをいただく予定です。比較のため、同一の条件でのご提示をお願いいたします。
有効期限を長めに依頼する	交付決定の通知が届く見込みは（記入欄）頃です。お見積りの有効期限を、その時期より後に設定していただけますでしょうか。
宛名と日付の記入を依頼する	お見積書の宛名と発行日をご記入のうえご送付ください。当方で書き加えることは避けたいと考えております。
型番と数量の明記を依頼する	申請書類との照合のため、型番・数量・単価を一行ずつ分けてご記載いただけますでしょうか。
保守費用の内訳を依頼する	保守・サポートに関する費用は、本体費用と分けてご記載をお願いいたします。
初期費用と月額を分ける	初期費用と月額費用を別の行に分け、月額については何か月分かが分かる形でご記載ください。
費目を分けて記載してもらう	公募要領の費目区分に合わせて記載を分けたいと考えております。区分の考え方は交付元に確認のうえ改めてご連絡いたします。
注文欄への押印を控える	お見積書に注文の記名欄がございますが、現時点では記名・押印を控えさせていただきます。ご了承ください。
デモを依頼する	導入の検討にあたり、無償の範囲でのデモをお願いできますでしょうか。費用が発生する場合は事前にお知らせください。
デモ機の貸与条件を確認する	デモ機をお借りする場合の貸与期間・返却期日・費用の有無について、書面でお示しいただけますでしょうか。
無償の範囲を確認する	体験でご提供いただける範囲と、有償となる範囲の境目を明記いただけますでしょうか。
自動課金の停止を依頼する	体験期間の満了後に自動で有償へ切り替わる設定であれば、切り替わらない設定に変更をお願いいたします。
カタログの版を依頼する	申請書類に添付するため、最新版のカタログを版の日付が分かる形でご送付ください。
仕様書を依頼する	申請時の仕様と納品時の仕様を照合できるよう、仕様書をあわせてご送付いただけますでしょうか。
納期の目安を確認する	交付決定の通知を受け取ってから発注した場合、納品までにどれくらいのお時間をいただくかの目安をお教えください。
工事の要否を確認する	設置にあたり工事が必要かどうか、必要な場合の作業内容と日数をお教えいただけますでしょうか。
工事費の見積を依頼する	工事が伴う場合は、工事費を本体費用と分けたお見積りをお願いいたします。
現地調査の費用を確認する	現地調査をお願いする場合、費用の発生の有無と金額をあらかじめお知らせください。
打ち合わせの位置づけを示す	本日の打ち合わせは仕様の確認を目的としたもので、発注の意思表示ではございません。念のため申し添えます。
議事録の表現の訂正を依頼する	議事録に導入決定との記載がございますが、社内での検討段階のため「検討中」への訂正をお願いいたします。
見積の再発行を依頼する	記載内容に変更が生じたため、日付を改めたお見積書の再発行をお願いできますでしょうか。
金額の据え置きを依頼する	交付決定の通知を受け取るまでの間、お見積り金額を据え置いていただくことは可能でしょうか。
提出様式に合わせた見積を依頼する	交付元が指定する様式がございます。様式を共有いたしますので、それに沿ったご記載をお願いいたします。
用途の記載を依頼する	お見積書に「補助金申請用」と記載いただけますでしょうか。用途が分かる形にしておきたいと考えております。
担当者と連絡先を確認する	今後のやり取りのため、ご担当者名と連絡先、ご不在時の連絡先をお教えください。
複数事業所分の内訳を依頼する	当法人は事業所が複数ございます。事業所ごとの内訳が分かる形でのお見積りをお願いいたします。
リースと購入の両方を依頼する	購入とリースの双方でお見積りをいただけますでしょうか。費用の扱いは交付元に確認のうえ判断いたします。
電子データでの提供を依頼する	申請の提出方法の都合により、お見積書を電子データでもご送付いただけますでしょうか。

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

交付決定を待つ間｜事業者へ送る文30例

場面	そのまま送れる文
発注を待つ旨を伝える	交付決定前は発注ができないため、通知が届くまでお待ちいただけますでしょうか。届き次第すぐにご連絡いたします。
見込み時期を共有する	交付決定の通知の見込みは（記入欄）頃と伺っております。時期が動いた場合は速やかにお知らせいたします。
期限の再延長を依頼する	審査に時間を要しており、お見積りの有効期限を（記入欄）まで再延長いただけますでしょうか。
自動更新の停止を依頼する	既存のご契約が自動更新の設定になっている場合、更新の時期をお教えいただけますでしょうか。
課金開始の延期を依頼する	有償プランの開始は交付決定の通知の後にしたいと考えております。開始日を（記入欄）以降に設定いただけますでしょうか。
台数追加を保留する	台数の追加は交付決定の通知の後にお申し込みいたします。それまで手続きを進めないようお願いいたします。
リース開始日の調整を依頼する	リースの開始日は交付決定の通知の後に設定したいと考えております。開始日の調整は可能でしょうか。
工事日程を仮置きする	工事の日程は交付決定の通知の後に確定いたします。現時点では仮の想定としてご認識ください。
納品の前倒しを断る	ご配慮ありがとうございます。ただ、交付決定の通知の前に納品いただくことは避けたいため、通知後の納品でお願いいたします。
先行出荷を止める	準備の都合で先に機器をお送りいただくことのないよう、出荷は当方からのご連絡後にお願いいたします。
デモ機の返却を伝える	お借りしているデモ機は（記入欄）に返却いたします。返却の記録を残したいため、受領のご連絡をお願いいたします。
デモ機の継続貸与を依頼する	検討期間が延びております。デモ機を（記入欄）まで無償でお貸しいただくことは可能でしょうか。
請求書の発行を止める	請求書の発行は、納品と検収が済んでからでお願いいたします。現時点でのご発行は控えていただけますでしょうか。
検収書の日付の扱いを伝える	検収書の日付は、実際に動作を確認した日をご記入ください。前倒しでの記載は避けたいと考えております。
注文書のひな形を先に受け取る	交付決定の通知の後にすぐ発注できるよう、注文書のひな形だけ先にご送付いただけますでしょうか。送付は通知後に行います。
契約書の案文を確認する	契約書の案文を事前に拝見したく存じます。締結は交付決定の通知の後に行いますので、案文のみお送りください。
電子契約の送信を待ってもらう	電子契約の送信は当方からご連絡した後にお願いいたします。先に届いた場合は署名せずに保留いたします。
申込画面の案内を待ってもらう	お申し込みの画面のご案内は、交付決定の通知の後にお送りいただけますでしょうか。
決定後に動けるよう準備を頼む	通知が届き次第すぐ動けるよう、社内のご準備だけ進めていただけますと助かります。発注は通知後にいたします。
決定が出なかった場合を確認する	交付決定に至らなかった場合に備え、ご提示の条件がいつまで有効かをお教えいただけますでしょうか。
年度内の納品可否を確認する	交付決定の通知の後に発注した場合、事業の完了期限（記入欄）までに納品が間に合うかをご確認いただけますでしょうか。
代替機種を確認する	納期の都合で機種を変更する可能性がございます。同等の機種の候補と納期をお教えください。
価格改定の予定を確認する	今後、価格改定のご予定がございましたら、時期と内容を事前にお知らせいただけますでしょうか。
在庫の見込みを確認する	ご提示の機種について、在庫と生産の見込みを月単位でお教えいただけますでしょうか。
設置担当者の確保を依頼する	設置作業の担当者を（記入欄）の時期に確保いただけるか、見込みをお教えください。
照会への協力を依頼する	交付元から仕様に関する照会があった場合、資料のご提供にご協力いただけますでしょうか。
型番変更の連絡を依頼する	申請後に型番や仕様の変更が生じた場合は、変更の内容と時期を速やかにご連絡ください。
再提出時の連絡を依頼する	見積の再提出が必要になった場合に備え、短い納期でのご対応が可能かをお教えください。
通知後に連絡する旨を伝える	交付決定の通知を受け取りましたら、当日中にご連絡いたします。それまでは現状のままでお願いいたします。
連絡窓口を一本化する	行き違いを防ぐため、当方の窓口は（記入欄）に一本化いたします。ご連絡はこちらへお願いいたします。

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

交付決定の後｜発注から支払までの文30例

場面	そのまま送れる文
決定を連絡する	交付決定の通知を（記入欄）に受け取りました。つきましては正式に発注の手続きへ進ませていただきます。
注文書を送る	注文書を本日付でお送りいたします。到着をご確認のうえ、注文請書のご返送をお願いいたします。
契約書の締結を依頼する	契約書のご準備をお願いいたします。締結日は本日以降の日付でお願いしたく存じます。
締結日を実際の日で入れる	契約書の締結日は、実際に双方が押印する日をご記入ください。遡った日付でのご記載は避けていただけますでしょうか。
電子契約の送信を依頼する	電子契約でのご締結をお願いいたします。署名は本日以降に行いますので、その前提でご送信ください。
納期を確定する	発注を受けてからの納期を確定いただけますでしょうか。事業の完了期限は（記入欄）です。
設置日を確定する	設置の希望日は（記入欄）です。ご都合をお教えいただけますでしょうか。
着工日を確認する	工事の着工日を（記入欄）で確定したく存じます。当日の作業範囲もあわせてお教えください。
納品書の日付を依頼する	納品書の日付は、実際に現物をお届けいただいた日でご記入をお願いいたします。
検収の立ち会いを依頼する	検収は当方の担当者が立ち会って行います。（記入欄）にお時間をいただけますでしょうか。
検収項目を共有する	検収では、起動・通信・帳票の出力・利用者情報の表示を確認いたします。事前にご準備をお願いいたします。
検収書を受け取る	検収が完了しましたので、検収書のご発行をお願いいたします。日付は本日でお願いいたします。
請求書の発行を依頼する	検収が済みましたので、請求書のご発行をお願いいたします。発行日は本日以降でお願いいたします。
請求書の宛名を指定する	請求書の宛名は「（記入欄）」でお願いいたします。申請時の名義と揃える必要がございます。
但し書きを指定する	但し書きには機器名と数量を記載いただけますでしょうか。報告書との照合に用います。
支払期限を確認する	お支払いの期限をお教えください。報告の期限との兼ね合いを確認したく存じます。
振込予定日を伝える	お支払いは（記入欄）に振込予定です。着金のご確認後、ご一報いただけますと助かります。
振込名義を伝える	振込の名義は「（記入欄）」です。申請の名義と同一であることを記録に残しております。
領収書を依頼する	お支払い後、領収書のご発行をお願いいたします。但し書きは請求書と同じ内容でお願いいたします。
シリアル番号一覧を依頼する	納品いただいた機器のシリアル番号の一覧を、電子データでご提供いただけますでしょうか。
設置写真を依頼する	設置作業の際に撮影された写真がございましたら、撮影日が分かる形でご提供をお願いいたします。
保守開始日を確認する	保守の開始日と終了日をお教えください。費用の期間を書類に記載する必要がございます。
マニュアルを受け取る	操作マニュアルを電子と紙の両方でご提供いただけますでしょうか。現場に据え置いて使います。
研修日程を調整する	職員向けの操作研修を（記入欄）にお願いしたく存じます。所要時間と定員をお教えください。
報告に添える書類を依頼する	実績報告に添付する書類として、納品書・請求書・領収書の写しをご送付いただけますでしょうか。
不足書類を再依頼する	お送りいただいた書類のうち（記入欄）が不足しております。お手数ですが再度ご送付をお願いいたします。
変更が生じた場合を伝える	納品の内容に変更が生じる場合は、着手前にご連絡ください。交付元への手続きが必要になることがございます。
機種変更の手続きを共有する	機種を変更する場合、交付元への変更の手続きが先に必要と伺っております。変更内容を書面でお示しください。
納品遅延の連絡を依頼する	納期に遅れが見込まれる場合は、判明した時点でご連絡ください。期限の取り扱いを交付元に確認いたします。
完了前の最終確認をする	事業の完了報告に向け、納品・検収・支払の各日付をご一緒に突き合わせさせていただけますでしょうか。

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

社内で使う文｜決裁・共有・引き継ぎ30例

場面	そのまま使える文
稟議を起案する	本件は補助金への申請を前提とした導入の検討です。発注は交付決定の通知の受領後に行うため、本稟議は申請に進むことの決裁を求めるものです。
決裁者に説明する	今回の決裁は、申請までを進めることについてのものです。発注の決裁は通知の受領後に改めてお願いいたします。
決裁日をそのまま残す	決裁日は実際に決裁した日を記載します。後から日付を書き換えることはいたしません。
全職員へ周知する	本件について、交付決定の通知が届くまでは発注・申込・契約の手続きを行わないでください。判断に迷う場合は（記入欄）へご相談ください。
管理者へ周知する	各事業所の管理者は、事業者から発注を促された場合でも即答せず、（記入欄）へ連絡してください。
現場リーダーへ周知する	体験でお使いいただいている機器は、正式な導入とは別のものです。有償プランへの切り替え操作は行わないでください。
事務担当へ引き継ぐ	本件の書類は（記入欄）に一括して保管します。新しい書類が届いたら日付を記入して同じ場所へ綴じてください。
経理へ支払時期を共有する	支払いは交付決定の通知の後、納品と検収を経てから行います。予定時期は（記入欄）です。
経理へ資金の前提を共有する	補助金は事業の完了後に入金される形が一般的です。支払いの資金繰りの前提は（記入欄）とし、詳細は交付元の案内でご確認ください。
決定通知の保管場所を決める	交付決定通知の原本は（記入欄）に保管し、写しを事務所内で共有します。原本の持ち出しは行いません。
保管年限を共有する	本件の書類は（記入欄）まで保管します。年限は交付元の定めによるため、通知の条件を確認のうえ更新してください。
担当交代時に引き継ぐ	本件の担当を（記入欄）へ引き継ぎます。未了の手続きは、交付決定の通知の受領と発注の２点です。
会議で確認する	本日の議題は導入の検討です。発注の判断は交付決定の通知の受領後に行うため、本日は結論を出しません。
議事録の書き方を指示する	議事録には「導入決定」ではなく「申請に向けて検討」と記載してください。実際の状態と表現を揃えます。
予定と実績を分ける	起案書の日付欄は、予定と実績を分けて記入してください。予定欄に実績を書かないようお願いします。
見積の管理台帳を作る	受け取った見積は、発行元・発行日・有効期限を一覧にして（記入欄）で管理します。
期限の一覧を共有する	本件の期限は、申請の締切（記入欄）、事業の完了（記入欄）、実績報告（記入欄）です。各期限の２週間前に確認します。
発注しない旨を再確認する	月次の会議で、交付決定の通知が届くまで発注を行わないことを毎回確認します。担当は（記入欄）です。
事業者からの督促に応じる	ご提案ありがとうございます。当法人は交付決定の通知の受領後に発注する運用としております。通知が届き次第ご連絡いたします。
現場の前倒し要望に答える	早く使いたいというご要望は承知しました。無償で試せる範囲での先行利用を検討し、有償の契約は通知の後といたします。
デモ機の管理者を決める	お借りしているデモ機の管理担当は（記入欄）です。返却期日は（記入欄）で、返却時に記録を残します。
試用アカウントを管理する	体験用のアカウントは（記入欄）が管理します。課金を伴う操作は行わないでください。
導入前の測定を依頼する	導入前の作業時間を（記入欄）の期間で測定します。対象は（記入欄）で、記録は各自が日ごとに残してください。
測定結果を集約する	測定結果を（記入欄）までに集約します。導入後の比較に使うため、測定条件も一緒に残してください。
設置場所を確保する	設置予定の場所は（記入欄）です。電源と通信の口が足りるかを（記入欄）までに確認してください。
通信環境を確認する	各拠点の通信環境を確認します。速度・回線の種類・無線の届く範囲を（記入欄）に記入してください。
研修参加者を選ぶ	操作研修の参加者は各事業所から（記入欄）名とします。参加者は受講後に所内へ共有してください。
運用ルールを作る	導入後の運用ルールの草案を（記入欄）までに作成します。担当は（記入欄）です。
実績報告の担当を決める	実績報告の担当は（記入欄）です。添付書類の収集は納品の時点から並行して進めます。
年度末の逆算を共有する	事業の完了期限（記入欄）から逆算すると、発注は（記入欄）までに行う必要があります。通知の到着が遅れた場合は交付元へ相談します。

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

交付元・事務局に確かめるときの文30例

確かめたいこと	そのまま送れる文
内示と交付決定の関係	先日いただいた（記入欄）というご連絡は、交付決定の通知に当たりますでしょうか。別途通知が届くかどうかをお教えください。
起点となる日付	交付決定の通知に記載された日付のうち、発注の時点を見るうえで起点となるのはどの日付でしょうか。
見積の社数	申請に添える見積は何社分が必要でしょうか。社数の定めをお教えいただけますでしょうか。
見積の様式	見積書について指定の様式や記載事項の定めはございますでしょうか。
有効期限の切れた見積	申請時に添えた見積の有効期限が審査中に切れた場合、どのように取り扱えばよいかをお教えください。
再見積の手続き	再見積により金額が変わった場合、必要となる手続きをお教えいただけますでしょうか。
リースの扱い	リースによる導入は費用の考え方が購入と異なりますでしょうか。取り扱いをお教えください。
課金開始日の見方	月額のサービスについて、契約日・課金開始日・利用開始日のどの日付を見られますでしょうか。
台数追加の扱い	既存の契約に台数を追加する場合、申込日はどの時点のものとして扱われますでしょうか。
既存契約の更新	既存の契約が自動更新される場合、更新の日付はどのように取り扱われますでしょうか。
分割払いの扱い	分割での支払いを行う場合、支払いの完了をどの時点で見られますでしょうか。
カード決済日の見方	クレジットカードで支払う場合、決済日と口座からの引き落とし日のどちらを見られますでしょうか。
前払金の可否	事業者から前払いを求められております。前払金の取り扱いについてお教えいただけますでしょうか。
着工日の考え方	設置工事について、資材の搬入と現地作業の開始のどちらを着工と見られますでしょうか。
検収日の考え方	検収の日付は、動作確認を終えた日と書面を取り交わした日のどちらで記載すればよいでしょうか。
請求書の発行日	請求書の発行日について、検収日との前後関係に定めはございますでしょうか。
支払いの時期	実績報告までに支払いを完了しておく必要はございますでしょうか。
年度をまたぐ場合	納品が年度をまたぐ見込みです。取り扱いと必要な手続きをお教えいただけますでしょうか。
事業の完了期限	本件の事業の完了期限はいつでしょうか。完了とみなされる状態もあわせてお教えください。
実績報告の期限	実績報告の提出期限と、提出方法をお教えいただけますでしょうか。
添付書類の一覧	実績報告に添付する書類の一覧をお示しいただけますでしょうか。写しで足りるかもあわせてお教えください。
様式の最新版	申請と報告に用いる様式について、最新版の入手方法をお教えいただけますでしょうか。
変更申請の要否	申請時の内容から（記入欄）が変わりました。変更の手続きが必要かどうかをお教えください。
機種変更の手続き	納期の都合で機種を変更したいと考えております。必要な手続きと、変更前に行ってはならないことをお教えください。
事業所単位か法人単位か	当法人は複数の事業所を運営しております。申請と交付決定の単位についてお教えいただけますでしょうか。
複数申請の可否	同一年度に複数の申請を行うことについて、定めがあればお教えください。
取り下げの手続き	申請を取り下げる場合の手続きと、提出する書類をお教えいただけますでしょうか。
先に契約してしまった場合	交付決定の通知の前に（記入欄）の手続きを行ってしまいました。取り扱いと、いま行うべき手続きをお教えいただけますでしょうか。
保管年限	本件に関する書類は、いつまで保管する必要がございますでしょうか。
照会の記録の残し方	本日いただいたご回答を社内の記録として残したく存じます。回答日と担当部署名を記載してよいかご確認をお願いいたします。

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

年度で変わるもの・変わらないもの｜36項目の切り分け

この記事に数字が出てこないのは、手を抜いているからではありません。補助率・上限額・締切日・対象機器は年度と交付元によって変わるため、記事に書き込むと読んだ時点で古くなるからです。ここでは、変わるものを（記入欄）に預け、年度が変わっても動かない考え方だけを記事に固定します。

年度と交付元で変わるもの｜12項目

変わるもの	この記事に数字を置かない理由	自事業所の控え（記入欄）	確認先
補助率	年度と交付元で異なり、公募の回によっても改められるため	（記入欄）	各県の公募要領
補助の上限額	事業所の規模や機器の区分によって設定が分かれるため	（記入欄）	各県の公募要領
補助の下限額	下限が置かれる年度と置かれない年度があるため	（記入欄）	各県の公募要領
対象経費の範囲	本体・保守・通信・工事のどこまでを含むかが交付元で分かれるため	（記入欄）	各県の公募要領
対象となる機器の区分	区分の名称と括り方が改定のたびに動くため	（記入欄）	各県の公募要領
申請の締切	公募の回ごとに設定され、追加の回が置かれることもあるため	（記入欄）	各県の公募要領
交付決定の時期	申請の件数と審査の進み方によって前後するため	（記入欄）	交付元の窓口
事業の完了期限	交付決定の条件として個別に付されるため	（記入欄）	交付決定通知
実績報告の期限	完了期限との間隔が交付元により異なるため	（記入欄）	交付決定通知
必要な見積の社数	社数と例外の扱いが公募要領で個別に定められるため	（記入欄）	各県の公募要領
様式の版	公募の回ごとに差し替えられることがあるため	（記入欄）	交付元の公表資料
書類の保管年限	交付元の定めにより年限が異なるため	（記入欄）	交付決定通知

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

年度が変わっても動かない考え方｜12項目

動かない考え方	実務での現れ方	残す書類
交付決定の前の契約・発注は補助の対象外という枠組み	発注・契約・支払いを通知の受領より後ろに置く段取りになる	交付決定通知／注文書／契約書
順序は記憶ではなく日付で示される	書類の日付が前後していないかを自分たちで先に点検する	各書類の日付の一覧表
通知の受領が起点になる	通知の到達日を記録し、以後の行為をその日から並べる	交付決定通知（到達日の記録）
内示と交付決定は別の通知として扱われる	受け取った連絡の正式名称を確かめてから動く	受け取った連絡の文面
口頭やメールも意思表示として見られることがある	「進めてください」と書かない運用を決めておく	往復メールの保管
無償と有償の境目が問われる	体験・貸与・デモの範囲を書面で確かめる	貸与の記録／利用規約の版
申請の名義と支払の名義を揃える	請求書の宛名と振込名義を申請時の名義に合わせる	請求書／振込記録
変更は事前に届け出る	機種・金額・時期が動いたら着手の前に窓口へ相談する	変更申請／変更承認の通知
実績報告には証拠書類を添える	納品の時点から書類を集め始める	納品書／検収書／請求書／領収書
書類は一定期間の保管を求められる	保管場所と年限を先に決めて周知する	保管台帳（保管場所・年限）
迷った時点で交付元に確かめる	照会日・窓口・回答の要旨を残す運用にする	照会記録
先に進んでしまったときは隠さず相談する	取り扱いは交付元が定めるため、事実と日付を揃えて相談する	時系列の整理メモ／関係書類一式

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

年度末から逆算する段取り｜12項目

逆算の起点	先に決めておくこと（記入欄）	伝える相手
事業の完了期限	完了とみなされる状態と、その期限：（記入欄）	管理者・事務担当・事業者
実績報告の期限	報告の担当と、添付書類の集め終わり：（記入欄）	事務担当・経理
支払いの期限	振込の予定日と決裁の締め：（記入欄）	経理・決裁者
請求書の受領時期	請求書を受け取る目安の日：（記入欄）	事業者・経理
検収の日程	検収の担当者と立ち会いの日：（記入欄）	管理者・現場リーダー
納品の希望日	受け入れができる曜日と時間帯：（記入欄）	事業者・現場リーダー
設置工事の日程	着工と完了の希望日：（記入欄）	事業者・施工者
発注の期日	納期から逆算した発注の期日：（記入欄）	決裁者・事業者
交付決定の見込み	通知の見込み時期と、遅れた場合の連絡先：（記入欄）	交付元の窓口・事業者
申請の締切	提出の方法と、社内の締め切り：（記入欄）	事務担当・決裁者
見積の有効期限	期限と延長の依頼を出す日：（記入欄）	事業者
研修と運用開始	研修の日程と運用を始める日：（記入欄）	全職員

※本記事は制度の一般的な整理であり、交付の可否・金額・締切は各補助金の交付元が定めます。最新の公募要領で必ずご確認ください。

最後に、この記事の使い方をひとつだけ。先に決めておくのは「誰が止めるか」です。順序が崩れる場面の多くは、悪意ではなく善意で起きます。早く現場を楽にしたい、事業者を待たせたくない、年度内に間に合わせたい——どれも真っ当な動機です。だからこそ、判断を個人の記憶に預けず、交付決定の通知が届くまで発注の手続きを行わないことを、担当者名と連絡先まで含めて紙に書いておきます。上の完成文は、その紙を配ったあとに使うためのものです。

この記事は、順序と時点だけを扱っています。申請書の書き方や記載内容そのものは扱っていません。補助金の申請書類の作成については、行政書士等の専門家にご相談ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。補助率・上限額・締切日・対象となる機器の区分は年度と交付元によって変わりますので、この記事の（記入欄）に書き込む内容は、各県の公募要領でご確認ください。

よくある質問

なぜ交付決定前の契約は対象外なのですか？

補助金は「これから行う導入」を支援する制度のためです。交付決定前に契約・発注した費用の取り扱いについては、各県の公募要領に定めが置かれています。

無料デモや無料体験は大丈夫ですか？

デモ・無料体験・資料請求・見積取得は、一般に契約や発注にはあたらないものとして扱われます。ただし取り扱いは各県の公募要領によりますので、交付元にご確認ください。申請書類（業務改善計画書）を書くために、先に触れて確認しておくことはできます。

見積書をもらうのは契約になりますか？

見積書・カタログの入手は、一般に準備行為として扱われます。気をつけたいのは「申込書へのサイン」「発注書の送付」「利用契約の締結」「支払い」で、これらの時期については各県の公募要領でご確認ください。

すでに使い始めてしまいました。もう補助金は使えませんか？

既に契約した分の取り扱いは、各県の公募要領と交付元の判断によります。これから追加する機器・ライセンス・別事業所分について対象になるかを、交付元にご確認ください。状況の整理は無料でご相談いただけます。

交付決定はいつ分かりますか？

時期は県により異なります。各県の公募要領でご確認ください。通知を受け取ってから契約・導入に進む順番になります。

※本ページは制度の一般的な解説です。対象経費の細部・交付可否は各県の要綱と審査で決まります。2026年7月3日時点の情報のため、最新は各県公式でご確認ください。書類作成は無償サポートし、申請は事業所名義で行います。

交付決定の前と後で、やってよいこと

「交付決定前の契約は対象外」は、補助金でつまずきやすいところです。見積までにとどめます。

行為	決定前	決定後
情報収集・相談	してよい	—
見積の取得	してよい	—
カタログの取り寄せ	してよい	—
デモ・試用	してよい（無償の範囲で）	—
社内での稟議	してよい	—
申請書の作成・提出	してよい	—
契約・発注	原則できない	してよい
納品の受け入れ	原則できない	してよい
支払い	原則できない	してよい
工事の着工	原則できない	してよい
請求書の日付	決定日との前後関係が見られます	決定日以降
リース契約の開始	原則できない	してよい

決定前にできる準備

準備	内容
候補の絞り込み	候補を絞る（何件まで比較するか：記入欄）
見積の取得	必要な社数。有効期限を確認
納期の確認	年度内に完了できるか
社内の合意	誰が使い、誰が管理するか
導入前の数値の測定	作業時間、転記の回数
設置場所の確認	電源、通信、スペース
資金の手当て	いったん全額を支払う前提で