小規模多機能のサービス評価総括表・登録者と宿泊の利用状況・随時対応の記録の書き方｜サービス種別5の比較表と記入例144例

小規模多機能型居宅介護と看護小規模多機能型居宅介護には、他のサービス種別には存在しない記録があります。ひとりの利用者が同じ日に通いと訪問と泊まりを行き来し、その全部を1つの事業所が1つの契約で提供するからです。定期巡回・随時対応型訪問介護看護と夜間対応型訪問介護も、「呼ばれてから動く」部分を持つ点で同じ性質の記録を抱えます。日付と時刻とサービス名を並べただけの記録では、何が起きて誰がどう判断したのかが後から読めません。

本ページは、厚生労働省が公表している運営指導の標準確認項目・標準確認文書（別添1）のうち、小規模多機能型居宅介護・看護小規模多機能型居宅介護・介護予防小規模多機能型居宅介護・定期巡回・随時対応型訪問介護看護・夜間対応型訪問介護の5種別の節を読み比べ、この5種別に固有の記録——登録者と利用状況を管理する記録、通い・訪問・泊まりを一体で提供した記録、随時の通報を受けて対応した記録、端末や連絡手段の配布と管理の記録、サービス評価にかかる様式——について、欄ごとに何を書くかを並べたものです。

最初に、本ページの立場をはっきり書いておきます。

• 別添1に無い言葉で基準を語りません。実務では「ケアコール端末」「オペレーションセンター」「随時訪問」「サービス評価総括表」「スタッフ個別評価」といった呼び名が使われますが、これらの語は別添1の当該5種別の節の本文には現れません。本ページではこれらを「そう呼ばれることがある運用上の名称」として扱い、名称・様式・要件は保険者（指定権者）により取り扱いが異なるため、記入欄にしています。
• 定員の数字を書きません。登録定員・通いサービスの利用定員・宿泊サービスの利用定員は、事業所の指定内容と保険者の条例により定まります。本ページでは「基準の定め／貴事業所の登録（記入欄）／ご確認ください」の形にしています。
• 単位数・金額は一切書きません。加算・減算にかかわる場面でも判定語は使わず、対照表と記入欄にしています。
• 自己評価・外部評価そのものの進め方は扱いません。本ページで扱うのは、小規模多機能型に固有の様式として置かれることのある総括表・個別評価の欄をどう埋めるかだけです。運営推進会議の議事録の書き方、個別サービス計画書の書き方も、本ページの範囲外です。
• なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記載事項の整理と記録の残し方を扱うもので、手続きの代行を勧めるものではありません。

1. この記録が求められる根拠——別添1の5種別に何が置かれているか

まず、根拠のある部分と無い部分を切り分けます。ここを曖昧にしたまま様式だけ集めると、保険者が見ていない欄を丁寧に埋め、見ている欄が空欄という状態になります。

1-1. 「定員の遵守」という独立した節があるのは、この5種別のうち3種別だけ

別添1を読むと、「定員の遵守」という確認項目が独立して置かれているのは、小規模多機能型居宅介護・看護小規模多機能型居宅介護・介護予防小規模多機能型居宅介護の3種別です。確認項目は「登録定員並びに通いサービス及び宿泊サービスの利用定員を上回っていないか」、確認文書は「業務日誌」と「国保連への請求書控え」の2点です。

ここが本ページの出発点になります。業務日誌が定員の確認文書として名指しされているのは、この5種別のうちこの3種別だけです。つまり業務日誌は「その日に何があったかのメモ」ではなく、その日に何人が登録していて、何人が通い、何人が泊まったかを後から読み取れる帳票として見られます。日誌の様式に人数の欄が無ければ、確認文書として機能しません。

一方、定期巡回・随時対応型訪問介護看護と夜間対応型訪問介護には、別添1に「定員の遵守」の節がありません。この2種別で人数を管理する記録は、「サービスの提供の記録」（両種別とも第3条の18）と計画の節に集約されます。

1-2. 運営規程の必須記載事項が、種別で分岐している

別添1は運営規程の節で、定めるべき重要事項を番号付きで列挙しています。ここに種別の性格がそのまま出ます。

• 小規模多機能型居宅介護（第81条）・看護小規模多機能型居宅介護（第81条）・介護予防小規模多機能型居宅介護（第57条）——4番に「登録定員並びに通いサービス及び宿泊サービスの利用定員」が置かれ、さらに7番「サービス利用に当たっての留意事項」、9番「非常災害対策」が並びます。全11項目です。
• 定期巡回・随時対応型訪問介護看護（第3条の29）・夜間対応型訪問介護（第14条）——定員の項目はありません。代わりに7番に「合鍵の管理方法及び紛失した場合の対処方法」が置かれます。全9項目です。

「合鍵の管理方法及び紛失した場合の対処方法」が運営規程の必須記載事項に置かれているのは、本ページで扱う5種別のうちこの2種別だけです。利用者宅に呼ばれて入る以上、鍵という物を預かるからです。後述する「端末・連絡手段の配布と管理の記録」は、この合鍵の管理台帳と同じ考え方の紙になります。

1-3. 「随時」という語は、別添1では計画の節に現れる

本ページの主題のひとつである随時の対応について、別添1の当該節に実際に書かれている文言を確認します。小規模多機能型居宅介護（第77条）・看護小規模多機能型居宅介護（第179条）・介護予防小規模多機能型居宅介護（第66条）の計画の節には、確認項目として次の一文が置かれています。

• 「利用者の日々の様態、希望等を勘案し随時適切に通いサービス、訪問サービス、宿泊サービスを組み合わせたサービスを行っているか」

この一文が、本ページで扱う記録のほぼ全部の根拠になります。「組み合わせた」ことを後から読める記録が求められている、という読み方ができるためです。組み合わせを変えた日に、何を見て変えたのか（日々の様態）、誰の希望だったのか（希望等）、どう変えたのか（通い・訪問・宿泊のどれをどう）が記録に無ければ、この確認項目に対する答えになりません。

一方、定期巡回・随時対応型訪問介護看護の計画の節（第3条の24）には、確認項目として「サービスの日時等については居宅サービス計画の内容及び利用者の日常生活全般の状況及び希望を踏まえ決定しているか」「定期的に利用者の居宅を訪問しアセスメントを行っているか」「主治の医師の指示及び利用者の心身の状況、希望を踏まえて、療養上の目標、当該目標達成のためのサービス内容等が記載されているか」「実施状況を把握し適宜計画が変更されているか」「訪問看護報告書は作成されているか」が並びます。「随時」という語ではなく「適宜」という語で、計画の変更を追う形になっています。

1-4. 別添1に現れない語の扱い

本ページで扱う記録には、実務で広く使われているのに別添1の当該5種別の節の本文には現れない語があります。これらを基準の言葉として使うと、保険者ごとの運用差をそのまま踏み抜きます。本ページでの扱いを先に示します。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

2. サービス種別5×記載項目の比較表

ここが本ページの核です。縦にサービス種別、横に記載項目を置き、別添1の節の名前と根拠条、確認文書がどう変わるかを並べます。同じ「記録」という言葉でも、種別によって置かれている節が違います。

2-1. 記録・計画にかかわる節——5種別の対照

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

2-2. 体制にかかわる節——5種別の対照

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

2-3. 本ページで扱う5つの記録が、どの種別に関係するか

上の2枚を、本ページの主題の側から並べ替えます。「自事業所はどの列を読めばよいか」を最初に決めるための表です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

◎は別添1に直接の確認項目または確認文書がある欄、○は隣接する節から読める欄、△は運用により置かれる欄、—は該当の節が無い欄です。△の欄は、様式の有無そのものが保険者により異なります。自事業所の指定権者が公表している集団指導資料・自主点検表を確認してください。

3. 登録者と利用状況を管理する記録——業務日誌を確認文書として機能させる

別添1の「定員の遵守」の節は、確認項目が1行、確認文書が2つだけの、非常に短い節です。だからこそこの2つの文書がそのまま人数の証拠になっている必要があります。

• 確認項目：登録定員並びに通いサービス及び宿泊サービスの利用定員を上回っていないか
• 確認文書：業務日誌／国保連への請求書控え

この2つは粒度が違います。請求書控えは月単位・利用者単位、業務日誌は日単位です。日ごとの人数を月単位の請求から復元することはできません。日ごとの人数は業務日誌にしか残らないので、業務日誌の様式に人数の欄が無い事業所は、この節に対して出せる紙がありません。

3-1. 定員は数を書かず、記入欄にする

本ページは登録定員・通いサービスの利用定員・宿泊サービスの利用定員の数を書きません。数は事業所ごとの指定内容であり、保険者の条例により定まるためです。次の対照表の形で、自事業所の登録内容を書き込んでください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

3-2. 日ごとの利用状況を管理する表の欄立て

業務日誌に人数の欄を作るとき、「今日の利用者数」という1つの数字では足りません。登録・通い・宿泊は別の数字だからです。次の欄立てにすると、別添1の確認項目1行に対してそのまま答えられる形になります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

3-3. 月ごとに、登録者一人ひとりの利用の形を並べる

日ごとの表だけでは、「この人にはこの1か月で何が提供されたのか」が読めません。別添1の計画の節にある「随時適切に通いサービス、訪問サービス、宿泊サービスを組み合わせたサービスを行っているか」に答えるには、利用者を縦、日を横にした月次の表が要ります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

足立区が公表している令和7年度の集団指導資料（小規模多機能型居宅介護）には、訪問体制強化加算にかかる事例として「通いのサービス前後に訪問サービスが入っているが自宅内でのサービスではなく訪問回数に含むことが出来ない事例が見られました」という記載があり、あわせて「登録者一人当たりの平均回数を計算した記録がなく、算定の根拠が不明確」という記載もあります。本ページは加算の可否を判定しません。ここから読み取れるのは、集計の過程そのものを紙に残しておくという一点です。集計結果だけがあって、何をどう数えたのかが無い状態を避けてください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

4. 通い・訪問・泊まりを一体で提供した記録——同じ日に、どこにどう書き分けるか

この5種別で記録が難しくなる最大の理由は、1人の利用者が1日のうちに複数の形態を行き来することです。朝に訪問して起床を手伝い、日中は通いで過ごし、そのまま泊まる——という日が普通にあります。このとき、記録を1本の時系列で書くか、形態ごとに分けて書くかで、後から読める内容が変わります。

4-1. 1本の時系列で書き、形態の切り替わりを明示する

結論から言うと、1人1日1枚の時系列で書き、形態が切り替わった時刻に切り替わりを明記するのが、別添1の確認項目に対して最も答えやすい形です。理由は3つあります。

• 別添1の確認項目が「随時適切に通いサービス、訪問サービス、宿泊サービスを組み合わせたサービスを行っているか」という組み合わせを見る文言だから。形態ごとに紙を分けると、組み合わせは3枚を並べないと読めません。
• 同じ節に「日々のサービスについて、具体的な内容や利用者の心身の状況等を記録しているか」があり、心身の状況は形態をまたいで連続しているから。朝の訪問時に見た様子が、日中の通いでの判断につながります。
• 和歌山市の資料に、サービス提供時間について「居宅サービス計画等に記載された時間をそのまま記載するのではなく、実際に提供した時間（開始時間・終了時間）を記録すること」と指導された事例が公表されているから。時刻を書く以上、時系列に並べるほうが自然です。

4-2. どこに何を書くかの対照表

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

4-3. 「組み合わせを変えた」ことを1行で残す

別添1の確認項目にある「随時適切に…組み合わせた」に最短で答えるために、組み合わせを変えた日だけを抜き出す1行を用意しておくと、運営指導の場で該当の記録をすぐ開けます。次の型で足ります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

5. 随時の通報を受けて対応した記録——完成文24例

「呼ばれてから動く」部分の記録は、訪問した日より、訪問しなかった日のほうが難しいという特徴があります。訪問すれば提供記録が起きますが、電話で話して終わった通報は、意識して残さないと何も残りません。そして後から問われるのは、なぜ訪問しなかったのかのほうです。

先に用語の断りを入れます。この通報を受ける窓口は「オペレーションセンター」、通報のために利用者へ渡す機器は「ケアコール端末」、通報を受けて行う訪問は「随時訪問」と呼ばれることがあります。ただしこれらの語は、別添1の当該5種別の節の本文には現れません。窓口の設置の要否、機器の配布の要否、それぞれの名称と要件は、保険者（指定権者）により取り扱いが異なります。本ページでは「通報を受ける窓口」「連絡手段の機器」「通報を受けて行った訪問」と書き下し、名称は記入欄にしています。

5-1. 通報1件につき、必ず入れる7つの要素

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

仙台市が公表している集団指導資料には、訪問介護の特定事業所加算に関する文書指摘として「訪問介護員から利用者の体調の急変等について電話で報告を受けた際に、その電話でサービス提供責任者から指示を行っているが、その内容に関する文書等の記録を保存していなかった」という記載があります。サービス種別は異なりますが、電話で完結したやり取りが記録に残らないという形は同じです。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

5-2. 通報を受けて訪問した記録——完成文12例

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

5-3. 通報を受けたが訪問しなかった記録——完成文12例

訪問しなかった通報こそ記録が要ります。「なぜ訪問しなかったのか」と「その後どうなったのか」の2つが、必ず文の中にあることを確認してください。次の12例は、どちらも入れた形にしています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

5-4. 通報記録を月ごとに束ねる欄

1件ずつの記録に加えて、月単位で通報を並べた表があると、計画の見直しの材料になります。同じ人から同じ時間帯に同じ内容の通報が続いていることは、1件ずつの紙を見ていても気づけません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

6. 端末・連絡手段の配布と管理、サービス評価の様式の埋め方

この章では、様式そのものが保険者や事業所によって大きく違う2つの記録を扱います。だからこそ、様式の名前ではなく「欄に何を書くか」で書きます。

6-1. 機器・連絡手段の配布と管理——合鍵の管理台帳と同じ考え方の紙

別添1で基準の言葉として確実に引けるのは「合鍵」だけです。定期巡回・随時対応型訪問介護看護（第3条の29）と夜間対応型訪問介護（第14条）の運営規程の必須記載事項に、7番として「合鍵の管理方法及び紛失した場合の対処方法」が置かれています。

利用者へお渡しする連絡手段の機器も、預かる／渡す・返る・壊れる・失くすという性質が合鍵と同じです。運営規程に合鍵の管理方法を書く事業所は、同じ台帳の考え方をそのまま機器に適用できます。ただし機器の配布そのものの要否・名称・要件は、別添1には書かれていません。保険者（指定権者）にご確認ください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

6-2. 名称と要件の記入欄

機器・窓口・訪問の呼び名は、事業所と保険者で食い違うことがあります。運営規程・重要事項説明書・記録の3つで呼び名を揃えるために、次の欄を先に埋めてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

6-3. サービス評価の総括表——運営推進会議へ報告する活動状況をまとめる欄

ここで扱うのは、小規模多機能型に固有の様式として置かれることのある総括表の、欄の埋め方だけです。自己評価・外部評価そのものの進め方、評価項目の選び方、外部の評価機関とのやり取りは本ページでは扱いません。

別添1の地域との連携等の節（小規模多機能型・看護小規模多機能型は第34条、介護予防小規模多機能型は第39条）に、確認項目として次の一文があります。

• 「運営推進会議において、通いサービス及び宿泊サービスの提供回数等の活動状況の報告を行い、評価を受けているか」

つまり報告する側の紙が要ります。総括表は、この報告のために活動状況をまとめた紙として位置づけると、欄が自然に決まります。様式名は保険者により異なるため、記入欄にしています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

堺市が公表している地域密着型編の資料には、【共通】の主な指摘事項として「運営推進会議の会議録の内容が不足している」「議事録を公表していない」が挙げられ、会議録に記載が必要な事項として「運営推進会議への報告」「運営推進会議からの評価、要望、助言等」が示されています。総括表は前者、会議録は後者にあたります。報告した紙と、報告に対して返ってきた言葉が、両方残っている状態を作ってください。

6-4. スタッフ個別評価——従業者ごとの振り返りを残す欄

従業者一人ひとりの振り返りを残す様式は、別添1には現れません。実施の要否・様式・呼び名は保険者と事業所により異なります。ここでは、別添1の勤務体制の確保等の節にある「資質向上のために研修の機会を確保しているか」に対して、事業所が持っている紙として使う場合の欄立てを示します。人事考課・賃金の決定には触れません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

名古屋市が公表している資料には、研修について「身体拘束廃止のための研修、感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための研修、事故発生防止のための研修及び虐待防止のための研修について新規採用時には研修を実施すること」と示され、「特に年度途中に採用した職員（中途採用者）に関して新規採用時の研修が実施できていない事例が見受けられます」という記載があります。個別の欄に「入職時に受けた研修」の行を置いておくと、中途採用の方の抜けがその場で見えます。

7. 悪い例／良い例の2列、運営指導で見られる点、1年間の運用

最後に、書き直しの材料をまとめます。左が実際によく見る書き方、右が同じ場面を書き直したものです。右の列はそのまま貼れる形にしています。

7-1. 悪い例／良い例——32組

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

7-2. 運営指導で見られる点——自治体が公表している事例から

次の表は、自治体が公表している資料に実在する記載だけを並べたものです。本ページで扱う記録に直接かかわるものを抜き出しています。加算・減算の可否は判定しません。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

7-3. 1年間の運用——いつ、何を、誰が

ここまでの記録を、年間の並びに置き直します。頻度・期限は保険者の条例・要綱により異なるため、断定していません。「基準の定めとして別添1に書かれている文言」の列に文言があるものだけが、根拠のある頻度です。それ以外は貴事業所で決めた周期を記入欄に書いてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

7-4. 手元に残す記録の一覧

運営指導の当日に「どこにありますか」と聞かれて、すぐ開ける状態にしておく紙です。保管の期間は保険者の条例により異なるため、本ページでは年数を書かず、貴事業所で定めた期間を記入欄にしています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最後にもう一度書いておきます。本ページは、加算・減算の可否を判定していません。登録定員・通いサービスの利用定員・宿泊サービスの利用定員の数、機器の配布や通報を受ける窓口の設置の要否、様式の名前、記録の保存の期間、会議の構成員と公表の方法は、保険者（指定権者）の条例・要綱・運用により異なります。「ケアコール端末」「オペレーションセンター」「随時訪問」「サービス評価総括表」「スタッフ個別評価」という語は、本ページで扱った5種別の別添1の節の本文には現れないため、基準の言葉としては使っていません。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記載事項の整理と記録の残し方を扱うもので、手続きの代行を勧めるものではありません。最終的な取り扱いは、指定を受けた保険者（指定権者）が公表している資料および担当課にご確認ください。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。