自己評価・外部評価・保護者等向け評価の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例110例

「自己評価」と呼ばれる紙は、ひとつではありません。自ら提供するサービスの質を自分たちで点検して書く紙、それを外部の者に見てもらった結果の紙、会議で報告して意見をもらった記録、その結果を外に出した記録——この4つは、書く人も、読む相手も、残る場所も違います。ところが現場では4つがひとつのファイルに混ざり、「自己評価はやったが、結果をどこに出したか分からない」「会議で報告はしたが、出た意見をどう扱ったかが残っていない」という形で途切れます。

そしてもうひとつ、混乱の原因になっているのがサービス種別による違いです。運営指導の標準確認項目・標準確認文書（別添1）の全38サービスの節を読み比べると、「自ら提供するサービスの質の評価」という確認項目が書かれている種別は、38種別のうち2種別だけでした。会議体（運営推進会議・介護・医療連携推進会議）に関する確認項目がある種別は11、開催の間隔は種別によって「おおむね2月に1回以上」と「概ね6月に1回以上」に分かれ、療養通所介護についてはさらに別の記載があります。つまり「自己評価」という言葉が指すものは、種別ごとに別物です。

本ページは、その別添1の全38サービスの節を横断的に突き合わせた比較表を先に置きます。そのうえで、自己評価の項目ごとに、「できている／できていない」で終わらせず、何を根拠にそう評価したか・次に何をするかまで書き切った完成文、外部評価を受けてから結果を公表するまでの記録、運営推進会議で報告し出た意見を反映した記録を、そのまま貼れる形で掲載しています。

あらかじめ本ページの立場を書いておきます。評価の実施頻度・公表の期限・公表の媒体を、本ページでは断定しません。これらは保険者（指定権者）の要綱・様式・運用により異なります。本ページは「基準の定め（素材で確認できた記載）／自治体が公表している資料の記載／貴事業所の状況（記入欄）／保険者にご確認ください」という対照表の形で書いています。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。本ページは記録の書き方を扱うもので、手続きの代行を勧めるものではありません。障害福祉分野についても同様で、障害福祉サービス等に関する届出書類の作成代行は行政書士の業務であり、本ページは手続きの代行を勧めるものではありません。

1. 「評価」と名のつく記録が、それぞれ何を引き受けているか

最初に、紙同士の関係を整理します。ここが曖昧なまま様式だけを集めると、同じことを4回書いて4回とも薄くなります。4つの記録は、それぞれ違う質問に答えるための紙です。

1-1. 4つの記録が答えている質問

記録	その紙が答えている質問	書く人	読み手が最初に探す部分	他のどの記録を参照するか
自己評価（自ら提供するサービスの質の評価）	自分たちのサービスは、何がどこまでできていて、何が足りないのか	事業所の職員（管理者・計画作成担当者・介護職員など）	「できている」と書いた項目の根拠が、記録として指し示されているか	日々のサービス提供記録・計画書・会議録・研修記録を根拠として名指しする
外部評価（外部の者による評価）の結果	外の目から見て、自己評価の内容は事実と合っているか	評価を行う外部の者（事業所は資料提出と説明を行う）	自己評価と評価結果のあいだにある差分	自己評価の各項目に対応づけて読む
運営推進会議による評価の記録	活動状況の報告に対して、会議の構成員は何を評価し、何を求めたか	事業所（会議録の作成者）	報告事項と、会議からの評価・要望・助言が分けて書かれているか	自己評価・外部評価の結果を報告事項として引く
公表の記録	その結果を、いつ・どこに・どの形で出したか	事業所（公表を担当する者）	公表した日と、公表した場所が特定できるか	自己評価・外部評価・会議録のどれを出したかを名指しする
改善計画（評価を受けたあとの取組の記録）	指摘や意見を、いつまでに誰が何をすることに変えたか	事業所（管理者・担当者）	期限と担当者、そして完了の記録	次回の自己評価で「前回の課題」として引き継ぐ
重要事項説明書の「第三者評価の実施状況」欄	この事業所は評価を受けているのか、受けているならいつ・どこで・結果は開示されているか	事業所（重要事項説明書の作成者）	実施の有無そのものの記載	外部評価・第三者評価の結果と、その開示状況

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

1-2. 別添1の全38サービスを読んで、数え上げで分かったこと

ここは推測を混ぜず、素材の中で何回出てきたかだけを書きます。「書かれていない」という事実も、そのまま書きます。書かれていないことは「不要である」という意味ではなく、別添1という一枚の資料の中では確認できなかったという意味です。

数えたもの	別添1（全38サービスの節）での結果	どの種別に現れたか	読み方
「自ら提供するサービスの質の評価を行う」という確認項目	2種別で確認	認知症対応型共同生活介護／介護予防認知症対応型共同生活介護	自己評価という言葉が確認項目として立っているのは、この2種別の節に限られていた
「定期的に外部の者又は運営推進会議による評価を受け、結果を公表しているか」	2種別で確認	同上	外部評価と運営推進会議による評価が、同じ一文の中で並列に置かれている
確認文書としての「外部又は運営推進会議による評価の結果」	2種別で確認	同上	結果そのものが、当日提示を求められうる文書として挙がっている
会議体（運営推進会議・介護・医療連携推進会議）に関する確認項目	11種別で確認	地域密着型サービス・地域密着型介護予防サービスのうち11種別	会議体は地域密着型に限って確認項目が立っている
「会議録が公表されているか」という確認項目	11種別で確認	同上	公表という言葉が別添1に現れるのは、会議録と評価結果の2か所だけだった
「第三者評価」という語	0件	該当なし	別添1には現れず、自治体の公表資料の側に繰り返し現れる（後述）
「苦情の内容を踏まえたサービスの質向上の取組を行っているか」	38種別すべてで確認	全サービス種別	質の向上を求める確認項目は全種別にあり、自己評価という様式の形を取っていないだけと読める

1-3. 会議体の名称・開催の間隔・根拠条項（別添1の記載どおり）

会議体は名前も間隔も種別で違います。ここは基準の定めとして別添1に書かれている文言だけを列に置き、貴事業所で実際にどう運用しているかは記入欄にしています。

サービス種別	会議体の名称	別添1に書かれた開催の間隔	別添1の節（条項）	貴事業所の直近開催日（記入欄）
定期巡回・随時対応型訪問介護看護	介護・医療連携推進会議	概ね6月に1回以上	地域との連携等（第3条の37）	（　　年　　月　　日）
認知症対応型通所介護	運営推進会議	概ね6月に1回以上	地域との連携等（第34条）	（　　年　　月　　日）
小規模多機能型居宅介護	運営推進会議	おおむね2月に1回以上	地域との連携等（第34条）	（　　年　　月　　日）
認知症対応型共同生活介護	運営推進会議	おおむね2月に1回以上	地域との連携等（第34条）	（　　年　　月　　日）
地域密着型特定施設入居者生活介護	運営推進会議	おおむね2月に1回以上	地域との連携等（第34条）	（　　年　　月　　日）
地域密着型介護老人福祉施設入所者生活介護	運営推進会議	おおむね2月に1回以上	地域との連携等（第34条）	（　　年　　月　　日）
看護小規模多機能型居宅介護	運営推進会議	おおむね2月に1回以上	地域との連携等（第34条）	（　　年　　月　　日）
地域密着型通所介護	運営推進会議	概ね6月に1回以上（療養通所介護は12月に1回以上と併記）	地域との連携等（第34条、第40条の16）	（　　年　　月　　日）
介護予防認知症対応型通所介護	運営推進会議	概ね6月に1回以上	地域との連携等（第39条）	（　　年　　月　　日）
介護予防小規模多機能型居宅介護	運営推進会議	おおむね2月に1回以上	地域との連携等（第39条）	（　　年　　月　　日）
介護予防認知症対応型共同生活介護	運営推進会議	おおむね2月に1回以上	地域との連携等（第39条）	（　　年　　月　　日）
夜間対応型訪問介護	別添1の当該節には会議体に関する確認項目を確認できず	記載を確認できず	該当する節を確認できず	（　　年　　月　　日）

会議での報告事項として、別添1が種別ごとに書き分けている点も見ておきます。小規模多機能型居宅介護・看護小規模多機能型居宅介護・介護予防小規模多機能型居宅介護の3種別では、報告する活動状況が「通いサービス及び宿泊サービスの提供回数等の活動状況」と具体的に書かれています。他の種別では「活動状況の報告」とだけ書かれています。報告資料の見出しを、この文言に合わせておくと、記録と確認項目が一対一で読めます。

2. サービス種別×記載項目の比較表

ここが本ページの核です。縦にサービス種別、横に記載項目を置き、種別で何が変わるかを1枚で読めるようにしています。「－」は、別添1の当該サービスの節に、その記載を確認できなかったことを表します。繰り返しになりますが、これは「不要である」という判断ではありません。

2-1. 全38サービスの横断比較

サービス種別	自ら提供するサービスの質の評価	外部の者又は運営推進会議による評価	評価結果の公表	会議体と開催の間隔	会議録の公表
訪問介護	－	－	－	－	－
訪問入浴介護	－	－	－	－	－
訪問看護	－	－	－	－	－
訪問リハビリテーション	－	－	－	－	－
居宅療養管理指導	－	－	－	－	－
通所介護	－	－	－	－	－
通所リハビリテーション	－	－	－	－	－
短期入所生活介護	－	－	－	－	－
短期入所療養介護	－	－	－	－	－
特定施設入居者生活介護	－	－	－	－	－
福祉用具貸与	－	－	－	－	－
居宅介護支援	－	－	－	－	－
介護老人福祉施設	－	－	－	－	－
介護老人保健施設	－	－	－	－	－
介護療養型医療施設	－	－	－	－	－
介護医療院	－	－	－	－	－
介護予防訪問入浴介護	－	－	－	－	－
介護予防訪問看護	－	－	－	－	－
介護予防訪問リハビリテーション	－	－	－	－	－
介護予防居宅療養管理指導	－	－	－	－	－
介護予防通所リハビリテーション	－	－	－	－	－
介護予防短期入所生活介護	－	－	－	－	－
介護予防短期入所療養介護	－	－	－	－	－
介護予防特定施設入居者生活介護	－	－	－	－	－
介護予防福祉用具貸与	－	－	－	－	－
介護予防支援	－	－	－	－	－
定期巡回・随時対応型訪問介護看護	－	－	－	介護・医療連携推進会議／概ね6月に1回以上	記載あり
夜間対応型訪問介護	－	－	－	－	－
認知症対応型通所介護	－	－	－	運営推進会議／概ね6月に1回以上	記載あり
小規模多機能型居宅介護	－	－	－	運営推進会議／おおむね2月に1回以上	記載あり
認知症対応型共同生活介護	記載あり（取扱方針・第97条）	記載あり（同節）	記載あり（同節）	運営推進会議／おおむね2月に1回以上（第34条）	記載あり
地域密着型特定施設入居者生活介護	－	－	－	運営推進会議／おおむね2月に1回以上	記載あり
地域密着型介護老人福祉施設入所者生活介護	－	－	－	運営推進会議／おおむね2月に1回以上	記載あり
看護小規模多機能型居宅介護	－	－	－	運営推進会議／おおむね2月に1回以上	記載あり
地域密着型通所介護	－	－	－	運営推進会議／概ね6月に1回以上（療養通所介護は12月に1回以上と併記）	記載あり
介護予防認知症対応型通所介護	－	－	－	運営推進会議／概ね6月に1回以上	記載あり
介護予防小規模多機能型居宅介護	－	－	－	運営推進会議／おおむね2月に1回以上	記載あり
介護予防認知症対応型共同生活介護	記載あり（身体的拘束の禁止・第77条）	記載あり（同節）	記載あり（同節）	運営推進会議／おおむね2月に1回以上（第39条）	記載あり

2-2. この表から読み取れる3つの差

差	何が違うか	手元の準備がどう変わるか	貴事業所の状況（記入欄）
自己評価という様式が立っているかどうか	別添1で自己評価という確認項目が立っているのは認知症対応型共同生活介護と介護予防認知症対応型共同生活介護の2種別。他の種別では、質の向上は苦情処理の節の中に置かれている	2種別では「自己評価の様式そのもの」を提示できる状態にしておく。他の種別では、苦情への対応から何を変えたかの記録が同じ役割を担う	（　　　　　　）
評価の受け手が「外部の者」か「運営推進会議」か	別添1は「外部の者又は運営推進会議による評価」と並列で書いている。どちらを選ぶかによって、残る紙が評価機関の報告書になるか会議録になるかが変わる	どちらの経路で受けたかを自己評価の表紙に明記し、対応する結果の紙をひも付ける	（　　　　　　）
公表という言葉がかかる対象	別添1で公表が求められている対象は、会議録（11種別）と評価の結果（2種別）。公表の方法・時期・媒体についての記載は確認できなかった	公表の方法・時期・媒体は保険者の運用に沿って決め、決めた内容を記録に残す。本ページでは記入欄としている	（　　　　　　）
会議での報告事項の書き分け	小規模多機能型居宅介護・看護小規模多機能型居宅介護・介護予防小規模多機能型居宅介護は「通いサービス及び宿泊サービスの提供回数等の活動状況」と具体化されている	報告資料の見出しを提供回数の集計に合わせる。他の種別は活動状況の中身を自分たちで定義して固定する	（　　　　　　）

2-3. 別添1にはなく、自治体資料の側にある項目——重要事項説明書の「第三者評価の実施状況」

「第三者評価」という語は、別添1の全38サービスの節を通して0件でした。一方で、自治体が公表している集団指導・運営指導の資料には繰り返し現れます。別添1だけを見て自己点検すると、この項目は視野から落ちます。

出典（自治体）	資料に挙げられている内容	対象として示されている範囲	手元で確認する紙
堺市	全施設・事業所共通編の「よくある指摘事項」に、重要事項説明書に抜けていることが多い項目として「提供するサービスの第三者評価の実施状況」が挙げられている。施設編でも同旨の記載がある	訪問介護、通所介護、短期入所生活介護、地域密着型サービス、施設サービスが対象として注記	重要事項説明書、第三者評価の受審記録・結果、運営規程
広島市	令和7年度運営指導の指摘事項として「重要事項説明書に、提供するサービスの第三者評価の実施状況について記載されていなかった」が例示されている	運営基準に関する指摘として例示	重要事項説明書（利用者控えを含む）、契約書、第三者評価の受審状況がわかる資料
愛知県	主な指示事項に「第三者評価の実施状況を重要事項説明書に加えること」と示されている	訪問介護、通所介護、短期入所	重要事項説明書、第三者評価の受審結果、交付・同意の記録
名古屋市	介護保険施設版の資料で、重要事項説明書に第三者評価の実施状況を記載すること、受けていない場合であっても実施の有無の記載が求められる旨が示されている	介護老人保健施設以外の施設が対象と記載	重要事項説明書、実施の有無がわかる記載
金沢市	第三者評価の実施状況（実施の有無・直近の年月日・評価機関名・結果の開示状況）の記載がない事例が挙げられている	運営規程・重要事項説明書の記載事項として	重要事項説明書、評価機関からの結果、開示状況がわかる資料
宇都宮市	各サービスに共通する事項の指導事例として、重要事項説明書の「第三者評価の実施状況」の記載漏れについて指導を受けた事業所があった旨が記載されている	各サービスに共通する事項	運営規程、重要事項説明書、掲示物、変更届出書の控え
福岡県介護保険広域連合	掲示に関する主な指摘事項として、第三者評価の実施の状況等の重要事項が掲示されていない内容が挙げられている	居宅介護支援事業者等	掲示物の現物・写真、第三者評価の実施状況、ウェブサイト掲載画面
福井市	重要事項説明書に事故発生時の対応・苦情処理の体制・第三者評価の実施状況が記載されていない事例が挙げられている	集団指導資料の運営規程・重要事項説明書の項	運営規程、重要事項説明書、掲示物

ここから読み取れる実務上の含みは1つです。第三者評価を受けていない場合でも、重要事項説明書に「実施の有無」を書く欄が要るという趣旨の記載が、名古屋市の資料にあります。空欄でも未記載でもなく、実施していないという事実を書く欄です。記載を求められる項目や様式は保険者（指定権者）により異なるため、所管の手引きをご確認ください。

3. 自己評価の項目ごとの完成文——根拠と次の一手まで書く

自己評価が薄くなる理由は、ほぼひとつです。「できている」「概ねできている」で終わっているからです。この書き方だと、読む側は事実を確認できず、書いた側は次に何をするかを決められません。1年後に同じ紙を開いても、去年の自分が何を見てそう書いたのかが分かりません。

3-0. 完成文の型——3つの部品を入れる

部品	書く内容	入っていないと起きること	目安の長さ
①評価の中身（何が、どこまで）	対象・範囲・程度を具体的に。人数・回数・期間など、数えられるものは数える	「できている」だけが残り、翌年の比較ができない	1〜2文
②根拠（どの記録を見てそう言えるのか）	参照した記録の名前と対象期間を書く。「記録がある」ではなく「どの記録の、いつからいつまでを見たか」	評価の当日に根拠を探し直すことになり、外部評価との差分の説明もできない	1文
③次の一手（誰が、いつまでに、何を）	担当者・期限・行動を1文で。できている項目にも「維持するために続けること」を書く	評価が改善につながらず、翌年も同じ文が並ぶ	1文
（補助）前回からの変化	前回の自己評価で書いた次の一手が、実際にどうなったかを1行で受ける	年をまたいだつながりが切れ、評価が毎年やり直しになる	1文

3-1. 理念・運営の方針に関する完成文

評価項目	自己評価の完成文（そのまま貼れる形）	根拠として手元に残す記録	次の一手の担当・期限（記入欄）
理念の共有	運営規程に定めた理念を、今年度は入職時研修と毎月の職員会議の冒頭で読み合わせている。根拠は、4月から3月までの職員会議録12回分と、入職者2名分の入職時研修記録である。ただし読み合わせの後に各自がどう受け止めたかは記録に残っていない。次は、職員会議録の様式に「理念に照らして気づいたこと」の欄を1行足すことを、管理者が次回の会議までに行う。	運営規程、職員会議録、入職時研修記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
運営規程と実態の一致	運営規程に記載した営業日・営業時間・職員体制・利用料を、重要事項説明書および実際の勤務表と突き合わせて確認した。根拠は、当年度の勤務表12か月分と重要事項説明書の最新版である。突き合わせの結果、営業時間の記載が旧のままである箇所を1か所見つけた。次は、当該箇所の修正案を管理者が作成し、変更に関する手続きの要否を保険者に確認する。	運営規程、重要事項説明書、勤務表、変更に関する手続きの記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
虐待の防止のための措置	虐待の防止のための指針を定め、委員会を年間で開催し、その結果を職員に周知している。根拠は、指針の最新版、委員会の議事録、委員会の結果を朝礼で周知したことがわかる朝礼ノートである。一方で、非常勤職員への周知が勤務日の関係で行き渡っていない回があった。次は、周知の方法を文書の回覧に切り替え、受領のサインを残す運用を主任が翌月から始める。	虐待の防止のための指針、委員会議事録、周知の記録、受領サイン簿	（担当　　　／　　月　　日まで）
ハラスメントの防止対策	職場におけるハラスメントの防止のための方針を明確化し、相談先を事業所内に掲示している。根拠は、掲示物の写真と、方針を周知した職員会議録である。相談の実績はなかったが、相談しやすさそのものは確認していない。次は、年1回の職員アンケートに相談先を知っているかの設問を加え、管理者が次回の実施時に反映する。	ハラスメント防止の方針、掲示物の写真、職員会議録、職員アンケート	（担当　　　／　　月　　日まで）
業務継続計画の運用	業務継続計画を策定し、感染症と災害それぞれについて研修と訓練を実施した。根拠は、計画の最新版、研修の実施記録、訓練の実施記録と当日の写真である。訓練後の振り返りで、連絡網の一部が最新でないことが分かった。次は、連絡網を年度当初と職員の異動時に更新する手順を計画に書き足すことを、管理者が年度内に行う。	業務継続計画、研修記録、訓練記録、連絡網、振り返りの記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
掲示と情報の提供	運営規程の概要、勤務の体制、事故発生時の対応、苦情処理の体制、第三者評価の実施状況を、玄関の掲示板に掲示している。根拠は、掲示物の現物と、掲示内容を点検した日を記した点検簿である。掲示のうち勤務の体制が前月のままであった月が1回あった。次は、月初の点検を業務チェック表に組み込み、事務担当が翌月から実施する。	掲示物の現物・写真、点検簿、業務チェック表	（担当　　　／　　月　　日まで）

3-2. 利用者本位・意思の尊重に関する完成文

評価項目	自己評価の完成文（そのまま貼れる形）	根拠として手元に残す記録	次の一手の担当・期限（記入欄）
本人の意向の把握	計画の作成と見直しにあたり、本人から直接聞き取った言葉を、要約せずそのまま計画書の意向欄に記載している。根拠は、当年度に作成・見直した計画書と、聞き取りの日時を記した支援経過である。ただし言葉での表出が難しい方については、表情や生活場面の様子から読み取った内容の記載が定型文になっていた。次は、生活場面ごとの観察の記録から意向欄を起こす手順を、計画作成担当者が次回の見直しから試す。	計画書、支援経過、サービス提供記録、観察の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
家族の意向の把握	家族の意向は、来所時・電話・面談のいずれで聞いたかを明示して記録している。根拠は、当年度の連絡記録と面談記録である。一方で、遠方の家族については聞き取りの回数が年1回にとどまっていた。次は、遠方の家族への定期連絡の間隔を決め、連絡簿に予定日を先に記入する運用を相談員が翌月から始める。	連絡記録、面談記録、連絡簿、計画書の意向欄	（担当　　　／　　月　　日まで）
本人の同意の確認	計画書の同意は、本人の署名を原則とし、本人が署名できない事情がある場合はその理由と代わりに確認した方法を記録している。根拠は、当年度の計画書の同意欄と、事情を記した支援経過である。理由の記載が「本人不在のため」とだけになっている例が数件あった。次は、理由の書き方の例を3つ用意して手順書に載せることを、管理者が年度内に行う。	計画書の同意欄、支援経過、手順書	（担当　　　／　　月　　日まで）
説明と同意の手続	重要事項説明書は、内容に変更があった時点で改めて説明し、同意の記録を残している。根拠は、変更前後の重要事項説明書と、説明日・説明者・同意者を記した記録である。改定に伴う変更の際、同意の記録が一部の利用者について残っていなかった。次は、変更時の説明対象者の一覧を作り、説明済みかを一覧で管理する運用を事務担当が次回の変更から行う。	重要事項説明書（変更前後）、説明・同意の記録、対象者一覧	（担当　　　／　　月　　日まで）
プライバシーへの配慮	居室や浴室での介助時の声かけと扉の取り扱いについて、手順を定めて研修で共有している。根拠は、手順書と研修記録、および現場での相互点検の記録である。相互点検は年1回にとどまり、点検者の視点が偏っていた。次は、点検者を職種横断で2名にし、半年に1回実施する形へ変更することを、主任が次回の点検時から行う。	手順書、研修記録、相互点検の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
苦情・要望への対応	苦情と要望は、受付簿に受付日・内容・対応者・対応結果・報告先を記載し、対応の結果を申出者に返している。根拠は、当年度の苦情受付簿と、対応記録である。苦情から手順を変えた事例が2件あったが、その変更が手順書に反映されていなかった。次は、苦情対応記録の末尾に「手順書の該当箇所」を記す欄を設けることを、管理者が翌月までに行う。	苦情受付簿、苦情対応記録、手順書、申出者への回答記録	（担当　　　／　　月　　日まで）

3-3. 安全・身体的拘束・事故防止に関する完成文

評価項目	自己評価の完成文（そのまま貼れる形）	根拠として手元に残す記録	次の一手の担当・期限（記入欄）
身体的拘束等の適正化	身体的拘束等の適正化のための指針を定め、検討委員会を開催し、その結果を職員に周知している。根拠は、指針、委員会の名簿と議事録、周知の記録である。委員会では事例の検討が中心となり、拘束を行わないための体制づくりの議題が年間で1回にとどまっていた。次は、委員会の定例議題に「代替手段の検討」を固定で置くことを、委員長が次回の委員会から行う。	身体的拘束等の適正化のための指針、委員会名簿、委員会議事録、周知の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
やむを得ない場合の記録	やむを得ず身体的拘束等を行った場合は、態様・時間・その際の心身の状況・緊急やむを得ない理由を記録し、家族等に確認している。根拠は、当年度の該当記録と家族への確認書である。解除に向けた検討の記載が、日々の記録では途切れる日があった。次は、記録の様式に「本日の解除に向けた検討」の欄を設け、記入を日々の記録の一部として運用することを、主任が翌月から行う。	身体的拘束等の記録、家族への確認書、日々の記録、検討の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
事故発生時の対応	事故発生時の対応方法を定め、発生時には市町村・家族・関係する事業者へ報告している。根拠は、事故対応マニュアル、事故報告書、報告記録である。報告までの時間が事案によりばらついていた。次は、報告の目安時間と第一報の様式を定め、管理者が年度内にマニュアルへ反映する。	事故対応マニュアル、事故報告書、市町村・家族への報告記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
再発防止の検討	事故と、事故に至らなかった事象について、月次で集計し再発防止策を検討している。根拠は、月次の集計表と検討の記録である。検討はしているが、決めた対策の実施状況を後から確認する仕組みが無かった。次は、対策ごとに実施確認日を記す欄を集計表に加え、事故防止担当が翌月から確認する。	再発防止策の検討の記録、月次集計表、実施確認の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
感染症の予防とまん延の防止	感染症の予防及びまん延の防止のための指針を定め、委員会・研修・訓練を実施している。根拠は、指針、委員会議事録、研修記録、訓練記録である。訓練の想定が1パターンに固定されていた。次は、想定を利用者発生時と職員発生時の2つに分け、年度内の実施回に反映することを、感染対策担当が行う。	感染症の予防及びまん延の防止のための指針、委員会議事録、研修記録、訓練記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
非常災害への備え	非常災害に関する具体的計画を定め、避難・救出その他必要な訓練を実施している。根拠は、計画、訓練の実施記録、参加者名簿である。夜間帯を想定した訓練の実施が年間で確認できなかった。次は、夜間帯想定の訓練の実施日を年間計画に先に書き込むことを、管理者が次年度の計画作成時に行う。	非常災害に関する具体的計画、訓練記録、参加者名簿、年間計画	（担当　　　／　　月　　日まで）

3-4. 家族・地域との関係に関する完成文

評価項目	自己評価の完成文（そのまま貼れる形）	根拠として手元に残す記録	次の一手の担当・期限（記入欄）
家族への情報提供	日々の様子は、月1回の便りと、変化があった日の電話で家族に伝えている。根拠は、便りの控え12号分と、連絡記録である。電話での連絡は担当職員の判断に任されており、伝える基準がそろっていなかった。次は、連絡する場面を4つ（受診、転倒、食事量の大きな変化、本人からの申し出）に定めて手順書に書くことを、主任が翌月までに行う。	便りの控え、連絡記録、手順書	（担当　　　／　　月　　日まで）
地域との交流	地域の行事への参加と、事業所での催しへの地域住民の受け入れを行っている。根拠は、行事の実施記録と参加者名簿、写真である。感染症の状況により中止となった回の代替の取組が記録に残っていなかった。次は、中止時にも代替の取組と判断理由を1行で残す欄を実施記録に加えることを、行事担当が翌月から行う。	行事の実施記録、参加者名簿、写真、判断理由の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
関係機関との連携	医療機関・地域包括支援センター・居宅介護支援事業者との連絡は、連絡日・相手・内容・結果を記録している。根拠は、当年度の連携記録である。医療機関への連絡は記録が残る一方、口頭での相談は記録が残らない場合があった。次は、口頭の相談も1行で残す運用を、相談員が翌月から始める。	連携記録、サービス担当者会議の記録、支援経過	（担当　　　／　　月　　日まで）
会議体への地域の参加	会議の構成員として、利用者、家族、地域住民の代表者、市町村の職員又は地域包括支援センターの職員、サービスについて知見を有する者に案内を送っている。根拠は、開催通知の控えと出席者名簿である。地域住民の代表者の出席が年間で2回にとどまっていた。次は、開催日を年度当初に確定して先に案内する運用を、管理者が次年度から行う。	開催通知の控え、出席者名簿、会議録、年間開催予定表	（担当　　　／　　月　　日まで）
会議で得た意見の扱い	会議で出た要望と助言は、会議録に「評価・要望・助言」として報告事項と分けて記載している。根拠は、当年度の会議録である。意見を受けて実際に変えたことの記載が、次回会議の冒頭報告に限られていた。次は、会議録の末尾に「前回の意見への対応」の欄を設けることを、記録担当が次回から行う。	会議録、前回の意見への対応の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
費用の精算と報告	利用者からいただく費用のうち実費相当のものは、期ごとに収支を精算し、結果を利用者に示している。根拠は、収支記録、精算書、利用者への説明の記録である。精算の結果を会議の報告事項として扱った記録が残っていなかった。次は、精算の結果を会議の定例報告項目に加えることを、管理者が次回の会議から行う。	収支記録、精算書、領収書、会議録、重要事項説明書	（担当　　　／　　月　　日まで）

3-5. 職員体制・研修に関する完成文

評価項目	自己評価の完成文（そのまま貼れる形）	根拠として手元に残す記録	次の一手の担当・期限（記入欄）
勤務体制の確保	月ごとの勤務表を、職種・常勤非常勤の別・勤務時間が分かる形で作成し、実際の勤務との差異を月末に確認している。根拠は、勤務表12か月分と出勤簿である。差異が生じた際の修正の記録が、勤務表の上書きになっていた月があった。次は、修正履歴が残る形へ様式を変えることを、事務担当が翌月から行う。	勤務表、出勤簿、修正履歴の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
研修の年間計画	研修は年度当初に年間計画を定め、実施のつど記録を残している。根拠は、年間研修計画と、実施した研修の記録・参加者名簿である。参加できなかった職員への振り替えの記録が一部残っていなかった。次は、未受講者一覧を計画の裏面に置き、受講日を書き込む運用を研修担当が翌月から行う。	年間研修計画、研修記録、参加者名簿、未受講者一覧	（担当　　　／　　月　　日まで）
認知症介護に係る基礎的な研修	従業者に認知症介護に係る基礎的な研修を受講させるための措置として、対象者の一覧を作成し、受講の状況を管理している。根拠は、対象者一覧と受講記録である。年度途中の入職者について、対象者一覧への追加が遅れる例があった。次は、入職手続のチェック表に一覧への追加を組み込むことを、事務担当が翌月から行う。	対象者一覧、受講記録、入職手続チェック表	（担当　　　／　　月　　日まで）
職員間の情報共有	申し送りは、口頭に加えて記録に残し、次の勤務者が着任時に確認している。根拠は、申し送り記録と確認欄のサインである。夜勤帯から日勤帯への引き継ぎで、確認欄の記入漏れが複数日あった。次は、確認欄を勤務終了時の点検項目に加えることを、主任が翌月から行う。	申し送り記録、確認欄のサイン、業務点検表	（担当　　　／　　月　　日まで）
職員の意見の吸い上げ	職員から出た改善提案は、会議録に提案者と提案内容を記載し、採否と理由を返している。根拠は、当年度の職員会議録である。提案の採否は返しているが、採用後の実施状況の確認が残っていなかった。次は、提案一覧に実施確認日を記す欄を設けることを、管理者が翌月までに行う。	職員会議録、提案一覧、実施確認の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
資格・研修受講の管理	職員の資格の写しと研修受講の記録を、個人ごとにまとめて保管している。根拠は、職員台帳と資格証の写し、受講記録である。更新のある資格について、期限の管理が個人任せになっていた。次は、期限一覧を作り年2回確認する運用を、事務担当が年度内に始める。	職員台帳、資格証の写し、受講記録、期限一覧	（担当　　　／　　月　　日まで）

3-6. 記録・情報の管理と公表に関する完成文

評価項目	自己評価の完成文（そのまま貼れる形）	根拠として手元に残す記録	次の一手の担当・期限（記入欄）
サービス提供の記録	サービスの提供日と内容、利用者の心身の状況等を、その日のうちに記録している。根拠は、当年度のサービス提供記録と、記録の入力日時が分かる一覧である。翌日以降にまとめて記入された日が月に数日あった。次は、記録の締め時刻を勤務終了前に定め、未入力を勤務終了時に確認する運用を主任が翌月から行う。	サービス提供記録、入力日時の一覧、業務点検表	（担当　　　／　　月　　日まで）
記録の保存	記録は、保存の対象・場所・期間を一覧にして管理している。根拠は、記録一覧と保管場所の見取り図である。運営規程に記した保存期間と、実際の運用が一致しているかの確認を行っていなかった。次は、運営規程の記載と実際の保管状況を突き合わせ、差異があれば管理者が保険者に取り扱いを確認する。	記録一覧、運営規程、保管場所の見取り図	（担当　　　／　　月　　日まで）
個人情報の取り扱い	個人情報の利用について、本人と家族から文書で同意を得ている。根拠は、同意書の原本と、同意の取得状況を管理する一覧である。同意の範囲を変更した際の再取得が一部残っていなかった。次は、変更時の再取得の手順を手順書に書き足すことを、管理者が年度内に行う。	同意書、取得状況の一覧、手順書	（担当　　　／　　月　　日まで）
公表用の記録の作り方	公表する記録は、公表用の版を別に作り、氏名の表記を伏せた形にしている。根拠は、公表用の版と、元の記録である。伏せ方の基準が担当者ごとに違っていた。次は、伏せ方の基準（氏名はイニシャル、居室番号は記載しない等）を1枚にまとめることを、記録担当が翌月までに行う。	公表用の版、元の記録、表記基準の1枚	（担当　　　／　　月　　日まで）
ウェブサイトの掲載内容	事業所の情報を掲載しているページの内容を、運営規程・重要事項説明書と突き合わせて確認している。根拠は、掲載画面の控えと突き合わせの記録である。体制を変更した後の更新が遅れた箇所があった。次は、変更手続を行った際にウェブサイトの更新を同じチェック表で確認する運用を、事務担当が次回の変更から行う。	掲載画面の控え、運営規程、重要事項説明書、変更時のチェック表	（担当　　　／　　月　　日まで）
自己評価そのものの管理	自己評価は、実施日・実施者・対象期間を表紙に記載し、前年度分と並べて保管している。根拠は、当年度と前年度の自己評価の現物である。前年度に書いた次の一手のうち、実施状況を確認していない項目があった。次は、表紙に「前年度の次の一手の実施状況」の欄を設け、着手前に記入することを管理者が次回から行う。	自己評価（当年度・前年度）、表紙の記載、実施状況の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）

4. 外部評価をどう受け、結果をどう扱うか——受審から公表までの記録

外部評価は、当日だけの出来事ではありません。申込み・資料の提出・当日の対応・結果の受領・改善計画・公表・次回への引き継ぎという一連の流れがあり、そのどこが途切れても、手元の紙が説明の役に立たなくなります。ここでは各場面の記録を、そのまま貼れる文にしています。

なお、金沢市の資料には、実施回数の緩和に係る要件を満たしていないにもかかわらず外部評価の実施が隔年になっている事例が挙げられ、「緩和の申請を行っていない場合は少なくとも年1回外部評価を受ける」旨が記載されています。実施の間隔と緩和の要件・申請先の取扱いは保険者（指定権者）により異なるため、本ページでは断定せず記入欄としています。貴事業所の取扱いは、指定を受けた保険者の公表資料および担当課にご確認ください。

4-1. 評価機関とのやり取りの記録

場面	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
受審の意思決定	管理者会議において、当年度の外部評価の受審について協議し、受審する方針を決定した。協議では、前年度の自己評価で残った課題のうち、外部の目で確認してもらいたい項目を3点に絞り、評価機関への依頼時に伝えることとした。決定事項は職員会議で全職員に周知した。	管理者会議の記録、職員会議録、前年度の自己評価	決定日（　　年　　月　　日）／出席者（　　　　）
評価機関の選定	評価機関の選定にあたり、保険者が示す情報を確認したうえで、実施可能な時期・当日の所要時間・提出を求められる資料の範囲を2機関に問い合わせ、比較のうえ1機関に依頼した。比較の内容は選定理由書として残した。	問い合わせの記録、選定理由書、見積書の写し	依頼先（　　　　）／依頼日（　　年　　月　　日）
申込みと日程の確定	評価機関に申込書を提出し、実施日と当日の進行（開始時刻、聞き取りの対象者、見学の範囲、終了時刻）について事前に確認した。確定した日程は、勤務表に反映し、当日の担当者を決めて職員に周知した。	申込書の控え、日程確認のやり取り、勤務表、周知の記録	実施日（　　年　　月　　日）／当日担当（　　　　）
事前提出資料の準備	評価機関から求められた資料について、資料名・対象期間・提出方法・提出日を一覧にして管理した。個人が特定される記載を含む資料は、提出前に確認を行い、必要な範囲で表記を伏せたうえで提出した。一覧には提出済みの印を付け、控えを保管した。	提出資料一覧、提出した資料の控え、確認の記録	提出日（　　年　　月　　日）／確認者（　　　　）
自己評価の提出	当年度の自己評価を、実施日・実施者・対象期間を明記した表紙を付けて評価機関に提出した。自己評価には、項目ごとに根拠とした記録の名称を記載しており、当日の確認で参照できるようにファイルの並び順と対応させた。	自己評価の写し、表紙、資料の並び順を示す索引	提出日（　　年　　月　　日）
利用者・家族への事前の案内	外部評価を受ける旨と、当日に聞き取りが行われる可能性があることを、掲示と文書で利用者・家族に案内した。聞き取りへの協力は任意である旨と、聞き取りの内容が個人を特定する形で公表されることはない旨を併せて記載した。	掲示物の控え、案内文書の控え、配付の記録	案内日（　　年　　月　　日）／方法（　　　　）
職員への事前の共有	当日の流れと、聞き取りで確認されうる事項を職員会議で共有した。「わからないことは、わからないと答え、後で記録を確認して回答する」という対応の方針を確認し、記録の保管場所を全員で見て回った。	職員会議録、当日の流れの資料、保管場所の見取り図	共有日（　　年　　月　　日）／参加者数（　　名）
やり取りの通し管理	評価機関との連絡は、日付・手段・相手・内容・次にすることを1行ずつ記録し、受審の一件として1つのファイルにまとめた。ファイルには、申込みから公表までの各段階に区切りを入れ、どこまで進んだかが一目で分かるようにした。	連絡記録、受審の一件ファイル、進捗の区切り表	ファイル保管場所（　　　　）

4-2. 評価当日の対応の記録

場面	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
当日の進行	当日は、開始時に事業所の概要と自己評価の要点を説明し、その後、書類の確認、現場の見学、職員への聞き取り、利用者・家族への聞き取りの順で進んだ。各場面の開始・終了の時刻と、立ち会った職員を記録した。	当日の進行記録、立会者一覧	実施時間（　　時　　分〜　　時　　分）
書類の確認への対応	提示を求められた書類は、書類名・対象期間・提示した時刻を記録した。その場で提示できなかった書類が1件あり、保管場所と提示できる時期を伝えたうえで、後日提出とした。後日提出の期限と担当者をその場で決め、記録に残した。	提示書類の一覧、後日提出の記録	後日提出（　　件／期限　　月　　日）
現場の見学への対応	見学の範囲は事前に取り決めた範囲としたうえで、利用者の居室に入る際は本人に声をかけて了解を得た。了解を得られなかった居室は見学の対象から外し、その旨を記録した。	見学範囲の記録、了解の確認記録	見学範囲（　　　　）
職員への聞き取りへの対応	聞き取りは、管理者が同席しない形で行われた。終了後、聞き取りを受けた職員から、どのような事項を尋ねられたかを任意で共有してもらい、記録した。この記録は、後日の改善計画を作るときの材料とした。	聞き取りの実施記録、共有された事項の記録	対象職員数（　　名）
利用者・家族への聞き取りへの対応	聞き取りの対象となった利用者・家族について、事前に本人の意向を確認し、希望に沿って実施の可否と場所を決めた。聞き取りの内容には立ち入らず、実施した事実と時間のみを記録した。	意向確認の記録、実施の事実の記録	対象者数（利用者　　名／家族　　名）
当日の講評	終了時に口頭で示された講評について、その場で要点を記録し、記録の内容を評価機関に読み上げて相違がないことを確認した。後日の正式な結果と、この当日の記録に食い違いがないかを、結果の受領時に突き合わせた。	講評の記録、確認の記録、結果との突き合わせ記録	講評の要点（　　　　）

4-3. 結果の受領と改善計画の記録

場面	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
結果の受領	評価機関から評価結果を受領した。受領日、受領した文書の名称と部数、受領者を記録し、原本は施錠できる書庫に保管したうえで、職員が閲覧できる写しを事務室に据え置いた。	受領記録、評価結果の原本と写し、保管場所の記録	受領日（　　年　　月　　日）／受領者（　　　　）
自己評価との突き合わせ	評価結果の各項目を、自己評価の同じ項目と1対1で並べ、評価が一致した項目、外部からより高く見られた項目、外部からより低く見られた項目の3つに分けて整理した。整理表は、次年度の自己評価の出発点として保管した。	突き合わせの整理表、自己評価、評価結果	一致（　　項目）／差異（　　項目）
差異の理由の検討	評価が分かれた項目について、なぜ差が出たのかを職員会議で検討した。差の多くは「実施しているが記録に残していない」ことに由来しており、実施そのものではなく記録の形に課題があると整理した。検討の結果は会議録に残した。	職員会議録、検討の整理メモ	検討日（　　年　　月　　日）
改善計画の作成	評価結果で示された事項ごとに、取り組む内容・担当者・着手日・完了予定日・完了の確認方法を1行で定めた改善計画を作成した。優先順位は、利用者の安全に関わるものを先に置き、記録の様式に関わるものを次に置いた。	改善計画、優先順位の考え方を記したメモ	作成日（　　年　　月　　日）／項目数（　　件）
改善計画の周知	改善計画を職員会議で説明し、担当となった職員には個別に内容を確認した。計画は事務室に掲示し、完了した項目には完了日を書き込む運用とした。	職員会議録、掲示物、担当者への確認記録	周知日（　　年　　月　　日）
進捗の確認	改善計画の進捗を月1回確認し、完了した項目には完了日と確認者を記入した。期限を過ぎた項目については、遅れた理由と新しい期限を同じ行に追記し、上書きせずに履歴が残る形とした。	改善計画（進捗記入済み）、月次確認の記録	確認の間隔（　　　　）／確認者（　　　　）
完了の確認	改善が完了した項目について、完了の根拠となる記録（変更後の様式、実施した研修の記録、掲示物の写真など）をひも付けて保管した。根拠が用意できない項目は完了とせず、期限を引き直した。	完了の根拠となる記録一式、完了確認の記録	完了（　　件）／継続（　　件）
次回への引き継ぎ	今回の評価結果と改善計画の残件を、次年度の自己評価の冒頭に「前回からの持ち越し」として転記した。転記した項目には、前回の評価日と改善計画の項番を付け、どこから来た課題かを追えるようにした。	次年度の自己評価、持ち越し一覧	持ち越し（　　件）

4-4. 運営推進会議での報告の記録

別添1は、会議について「活動状況の報告を行い、評価を受けているか」「挙がった要望や助言が記録されているか」「会議録が公表されているか」を確認項目として並べています。報告・評価・要望と助言・公表の4つが、会議録の中で見分けられる形になっているかが読みどころです。

報告の場面	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
開催の基本情報	第（　）回運営推進会議を、開催日時・場所・出席者（利用者、家族、地域住民の代表者、市町村の職員又は地域包括支援センターの職員、サービスについて知見を有する者、事業所職員）の順で記録した。欠席の構成員には、後日、会議録を送付して意見を求めた。	開催通知、出席者名簿、会議録、欠席者への送付記録	開催日（　　年　　月　　日）／出席（　　名）
活動状況の報告	報告事項として、当該期間の利用の状況、職員体制の変更、行事の実施状況、研修と訓練の実施状況を数値とともに報告した。数値は、事業所の記録から集計したものであり、集計の対象期間を報告資料の冒頭に明記した。	報告資料、集計の元となる記録、会議録	対象期間（　　月　　日〜　　月　　日）
通いと宿泊の提供回数の報告	報告事項として、通いサービスと宿泊サービスの提供回数を、月ごとの表にして報告した。前回報告時からの増減と、増減の背景（利用者の入退居、季節的な要因など）を1行ずつ添えた。	提供回数の集計表、会議録	通い（　　回）／宿泊（　　回）
事故と再発防止の報告	報告事項として、当該期間に発生した事故と、事故に至らなかった事象の件数、主な内容、講じた再発防止策を報告した。個人が特定される表現は用いず、発生した場面と対応の要点に絞って記載した。	事故報告書、再発防止策の検討の記録、会議録	件数（　　件）
苦情と要望の報告	報告事項として、受け付けた苦情・要望の件数と、対応の結果、対応から手順を変えた事項を報告した。申出者が特定されない形に整えたうえで報告し、整えた版を公表用として保管した。	苦情受付簿、対応記録、公表用の版、会議録	件数（　　件）
自己評価の結果の報告	報告事項として、当年度の自己評価の実施日・実施者・対象期間と、評価の結果として残った課題を報告した。課題については、次の一手として決めた内容と担当者・期限を併せて報告した。	自己評価、報告資料、会議録	報告日（　　年　　月　　日）
外部評価の結果の報告	報告事項として、外部評価の実施日・評価機関名・結果の概要と、結果を受けて作成した改善計画を報告した。改善計画は項目・担当者・期限が分かる一覧の形で配付した。	評価結果、改善計画、配付資料、会議録	報告日（　　年　　月　　日）
前回の意見への対応の報告	報告事項の冒頭に「前回いただいた意見への対応」を置き、意見ごとに、対応した内容・対応した日・対応できていない場合はその理由と見通しを報告した。対応の状況は、会議録の同じ欄に継続して追記していく形とした。	前回会議録、対応状況の一覧、今回の会議録	前回意見（　　件）／対応済（　　件）

4-5. 会議で出た意見を、どう反映したかの記録

意見の種類	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
評価（会議からの評価）	会議からの評価として、「行事の写真が掲示されており、利用者の様子が家族に伝わりやすい」との評価をいただいた。この評価を受け、掲示の更新の間隔を月1回と定め、掲示担当を決めて継続することとした。担当と間隔は業務チェック表に反映した。	会議録（評価欄）、業務チェック表、掲示物の写真	反映日（　　年　　月　　日）／担当（　　　　）
要望（設備・環境）	要望として、「玄関から居室までの動線に、夜間の足元灯があるとよい」との意見をいただいた。現地を確認のうえ、足元灯の設置場所を2か所決め、設置後に夜勤者から使用感を聞き取ることとした。設置日と聞き取りの結果を、次回会議で報告する。	会議録（要望欄）、現地確認の記録、設置の記録、聞き取りの記録	着手日（　　月　　日）／完了日（　　月　　日）
要望（情報の出し方）	要望として、「会議録が読みにくい。何が報告で、何が意見なのか分けてほしい」との意見をいただいた。次回から会議録の様式を、報告事項・評価・要望と助言・次回までの宿題の4つの見出しに分ける形へ変更することとし、変更後の様式案を次回会議で示す。	会議録（要望欄）、変更後の様式案	様式変更（　　年　　月　　日から）
助言（地域との関わり）	助言として、「近隣の自治会の行事に、事業所として参加してはどうか」との助言をいただいた。自治会の担当者に事業所から連絡し、参加できる行事と、参加時の人員の目安を確認することとした。確認の結果は次回会議で報告する。	会議録（助言欄）、連絡記録、参加の記録	連絡日（　　月　　日）／参加予定（　　月　　日）
助言（災害時の備え）	助言として、「災害時に地域から手伝えることを、あらかじめ決めておいたほうがよい」との助言をいただいた。非常災害に関する具体的計画のうち、地域との協力について記載している箇所を次回会議で読み合わせ、実際に依頼できる内容を書き足すこととした。	会議録（助言欄）、非常災害に関する具体的計画、読み合わせの記録	読み合わせ予定（　　月　　日）
対応が難しい要望	要望として、「送迎の時間をもう少し遅くしてほしい」との意見をいただいた。現在の人員体制では対応が難しい旨と、その理由（同時間帯の他の送迎との重なり）を会議の場で説明し、次年度の人員体制の検討時に改めて取り上げることとした。説明した内容と、いつ再検討するかを会議録に記載した。	会議録（要望欄と説明の記録）、再検討の予定表	再検討時期（　　年　　月）
意見から手順を変えた場合	いただいた意見を受けて、来訪者の受付の手順を変更した。変更前後の手順を1枚に並べ、変更日と変更の理由（会議での意見）を明記して手順書に差し込んだ。手順書の改訂履歴にも、意見が出た会議の回次を記載した。	手順書（改訂履歴つき）、変更前後の対比表、会議録	改訂日（　　年　　月　　日）
意見の一覧管理	会議で出た意見は、回次・意見の内容・種類（評価・要望・助言）・対応の状況・担当者・期限を列にした一覧で管理し、対応が終わるまで行を消さない運用とした。次回会議の冒頭では、この一覧をそのまま資料として配付している。	意見の一覧、会議録、配付資料	未対応（　　件）／対応中（　　件）

4-6. 公表の記録——方法・時期・媒体は記入欄にする

公表について、別添1で確認できたのは「結果を公表しているか」「会議録が公表されているか」という確認項目の存在までです。方法・時期・媒体についての記載は、別添1では確認できませんでした。一方、自治体の公表資料には公表方法の例が示されています。金沢市の資料では掲示・玄関先への備え置き・事業所だよりへの掲載が例示され、公表用の議事録は出席者の氏名をイニシャル表示にする等の個人情報への配慮が示されています。堺市の資料では事業所内掲示やファイリングの設置、事業所や法人ホームページへの掲載等が例示されています。どの方法を採るかは保険者（指定権者）の運用に沿って決め、決めた内容を記録に残す形にしてください。

記録する事項	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
何を公表したか	公表の対象として、当年度の自己評価、外部評価の結果、第（　）回から第（　）回までの会議録を選び、それぞれ公表用の版を作成した。公表用の版は、元の記録と別のファイルに保管し、どの版を公表したかを一覧で管理している。	公表用の版、元の記録、版の管理一覧	対象（　　　　）
いつ公表したか	公表した日を、公表台帳に1件ずつ記録した。台帳には、公表日・対象・方法・担当者・掲示の場合は撤去予定日を記載し、公表の開始と終了が追えるようにしている。	公表台帳	公表日（　　年　　月　　日）
どこに公表したか	公表した場所を、掲示の場合は掲示場所と写真、備え置きの場合は設置場所、ウェブサイトの場合は掲載したページの控えで残した。場所が変わった場合は、変更日と変更後の場所を台帳に追記した。	掲示物の写真、設置場所の記録、掲載画面の控え、公表台帳	場所（　　　　）
どの形で公表したか	公表用の版では、利用者・家族・職員の氏名をイニシャル表示とし、居室番号や個人が特定される具体的な記述を伏せた。伏せ方の基準は1枚の表記基準にまとめ、作成者が変わっても同じ形になるようにしている。	表記基準、公表用の版、確認者の記録	確認者（　　　　）
誰が公表を担当したか	公表の担当者と、内容を確認した者を分けて記録した。作成した者がそのまま公表するのではなく、管理者が内容を確認したうえで公表する運用としている。	公表台帳（担当者・確認者欄）	担当（　　　　）／確認（　　　　）
公表の間隔と時期	公表の時期については、保険者の運用に沿って（　　　　）と定め、年間予定表に公表予定日を先に書き込んでいる。予定日と実際の公表日がずれた場合は、ずれた理由を台帳に記録している。	年間予定表、公表台帳	時期の定め（　　　　）／根拠資料（　　　　）
公表後の問い合わせ	公表した内容について問い合わせがあった場合は、問い合わせ日・内容・回答した内容を記録し、必要に応じて公表用の版に補足を加えた。補足を加えた場合は、補足した日を版の末尾に記載している。	問い合わせの記録、補足後の版	問い合わせ（　　件）
公表状況の点検	掲示・備え置き・ウェブサイトの掲載状況を、月1回まとめて点検し、点検日と点検者を記録している。古い版が残っていた場合は、差し替えた日を台帳に記録している。	点検の記録、公表台帳、差し替えの記録	点検の間隔（　　　　）／点検者（　　　　）

5. 障害福祉分野——事業所における自己評価表と、保護者等向け評価表の記録の型

ここで、本ページが扱える範囲をはっきり書いておきます。本ページが根拠として用いた素材（運営指導の標準確認項目・標準確認文書の別添1、および自治体が公表している運営指導・集団指導資料を整理したもの）は、いずれも介護保険分野のものです。児童発達支援・放課後等デイサービスなど障害福祉分野の資料は、手元の素材に含まれていません。

したがって、この章では制度の定めの引用は行いません。実施の間隔、公表の期限、様式の名称や欄の構成、公表の媒体については、素材で確認できていないため書きません。自治体名も挙げません（素材に障害福祉分野の自治体資料が無いため、挙げれば創作になります）。ここで示すのは「記録の形」だけです。制度上の取扱いは、指定権者（都道府県・指定都市・中核市・児童相談所設置市等）が公表している要綱・様式・手引きでご確認ください。

あわせて、繰り返しになりますが、障害福祉サービス等に関する届出書類の作成代行は行政書士の業務です。本ページは記録の書き方を扱うもので、手続きの代行を勧めるものではありません。

5-1. 介護保険分野の記録と、どこが同じでどこが違うか

観点	介護保険分野（本ページの素材で確認できた範囲）	障害福祉分野（素材に資料が無いため、記録の形のみ）	貴事業所の記入欄
自分たちで点検する紙	「自ら提供するサービスの質の評価」という確認項目が、38種別のうち2種別の節で確認できた	事業所として点検した結果を書く表（本ページでは「事業所における自己評価表」と呼ぶ）。様式の構成は指定権者の資料でご確認ください	様式の出所（　　　　）
外からの目	「外部の者又は運営推進会議による評価」として、外部評価と会議による評価が並列に置かれている	保護者等から意見を集める形（本ページでは「保護者等向け評価表」と呼ぶ）。誰から集めるか・どう集めるかは指定権者の資料でご確認ください	集める相手（　　　　）
集計という工程	会議での報告資料として集計するが、集計そのものを求める確認項目は素材では確認できなかった	回収した意見を集計する工程が、記録として独立して必要になる。集計の単位・集計表の形は自分たちで決めて固定する	集計の単位（　　　　）
公表	会議録と評価結果について「公表しているか」という確認項目が確認できた。方法・時期・媒体の記載は確認できなかった	公表の方法・時期・媒体は素材で確認できないため記入欄とする	方法（　　）／時期（　　）／媒体（　　）
改善への接続	改善計画という様式そのものを求める確認項目は素材では確認できなかったが、苦情を踏まえた質向上の取組は全38種別で確認項目として立っている	集めた意見を、いつ・誰が・何に変えたかを記録する。変えた記録が無いと、集めただけで終わる	改善項目数（　　件）

5-2. 事業所における自己評価表の記録の型

ここも介護保険分野と考え方は同じで、「できている」で終わらせず、根拠と次の一手を書きます。以下は、そのまま貼れる形の完成文です。項目の並びや文言は、指定権者が示す様式に合わせて置き換えてください。

点検の観点	そのまま貼れる完成文	根拠として手元に残す記録	次の一手の担当・期限（記入欄）
支援の計画づくり	個別の支援計画は、本人と保護者から聞き取った希望を、聞き取った言葉のまま記載したうえで作成している。根拠は、当年度に作成・見直した計画と、聞き取りの日時を記した記録である。一方で、本人からの聞き取りの記載が短くなる例があった。次は、本人に向けた質問の言い回しを3つ用意して手順書に載せることを、児童発達支援管理責任者が次回の見直しから試す。	個別の支援計画、聞き取りの記録、手順書	（担当　　　／　　月　　日まで）
支援の実施と記録	支援の実施日・内容・本人の様子を、その日のうちに記録している。根拠は、当年度の支援の記録と、記録の入力日時が分かる一覧である。人手が薄い日に記録が翌日に回る例があった。次は、記録の時間を日課表に組み込むことを、管理者が翌月から行う。	支援の記録、日課表、入力日時の一覧	（担当　　　／　　月　　日まで）
環境と安全	活動の場面ごとに、想定される危険と、その場での見守りの位置を決めて共有している。根拠は、場面ごとの見守り表と、ヒヤリとした事象の記録である。屋外活動の見守り表が1年間更新されていなかった。次は、季節ごとに見直す運用を、安全担当が年度内に始める。	見守り表、ヒヤリとした事象の記録、活動の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
職員の体制と研修	職員の研修は年度当初に計画し、実施のつど記録している。根拠は、年間研修計画と実施記録・参加者名簿である。参加できなかった職員への振り替えが記録に残らない例があった。次は、未受講者一覧を計画の裏面に置くことを、研修担当が翌月から行う。	年間研修計画、研修記録、参加者名簿、未受講者一覧	（担当　　　／　　月　　日まで）
保護者との関係	日々の様子は、連絡帳と送迎時の対話で保護者に伝えている。根拠は、連絡帳の控えと、送迎時に伝えた内容を記した記録である。送迎時の対話は記録に残らないことが多かった。次は、伝えた内容を1行で残す欄を送迎記録に加えることを、送迎担当が翌月から行う。	連絡帳の控え、送迎記録、面談記録	（担当　　　／　　月　　日まで）
関係機関との連携	学校・医療機関・相談支援事業者との連絡は、連絡日・相手・内容・結果を記録している。根拠は、当年度の連携記録である。口頭でのやり取りが記録に残らない場合があった。次は、口頭の相談も1行で残す運用を、相談担当が翌月から始める。	連携記録、会議の記録、支援の経過	（担当　　　／　　月　　日まで）
個人情報の取り扱い	個人情報の利用について、保護者から文書で同意を得ている。根拠は、同意書の原本と取得状況を管理する一覧である。同意の範囲を変えた際の再取得が一部残っていなかった。次は、変更時の再取得の手順を手順書に書き足すことを、管理者が年度内に行う。	同意書、取得状況の一覧、手順書	（担当　　　／　　月　　日まで）
自己評価そのものの運用	自己評価は、実施日・実施者・対象期間を表紙に書き、前年度分と並べて保管している。根拠は、当年度と前年度の自己評価の現物である。前年度に書いた次の一手の実施状況を確認していない項目があった。次は、表紙に「前年度の次の一手の実施状況」の欄を設けることを、管理者が次回から行う。	自己評価（当年度・前年度）、表紙、実施状況の記録	（担当　　　／　　月　　日まで）

5-3. 保護者等向け評価表——配布から回収までの記録

場面	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
配布の方法を決める	配布の方法として、連絡帳への同封と、送迎時の手渡しの2つを用いることとした。いずれの方法でも、記入は任意であること、記入の有無が支援の内容に影響しないことを、配布時の案内文に明記した。	案内文の控え、配布方法を決めた記録	配布方法（　　　　）
配布した事実を残す	配布日、配布した世帯数、配布の方法を記録した。欠席が続いた世帯には、後日、改めて配布し、その日付を追記した。	配布記録、追加配布の記録	配布日（　　月　　日）／世帯数（　　）
回収の方法を決める	回収は、記入者が特定されにくいよう、玄関に設置した回収箱への投函を基本とし、郵送での返送も選べる形とした。回収箱は施錠し、開封は2名で行うこととした。	回収方法を決めた記録、開封の記録	回収方法（　　　　）
回収の期間と締め	回収の期間を（　　月　　日〜　　月　　日）とし、期間中の途中経過は集計せず、締切後にまとめて開封した。締切の直前には、未回収の世帯を特定しない形で全体に案内を1回出した。	回収期間の記録、案内の控え	期間（　　月　　日〜　　月　　日）
回収率の記録	配布数と回収数から回収率を算出し、記録した。回収率が前回より下がった場合は、配布の方法や案内の出し方に理由がなかったかを検討し、検討の結果を記録している。	配布・回収の集計、検討の記録	配布（　　）／回収（　　）／回収率（　　％）
自由記述の取り扱い	自由記述は、原文をそのまま保管したうえで、公表用には個人が特定される表現を伏せた版を別に作成した。伏せた箇所は、伏せた事実が分かる形（（　）で置き換える等）とし、削除ではなく置き換えとした。	原文、公表用の版、伏せ方の基準	自由記述（　　件）

5-4. 回収した意見をどう集計したかの記録

集計の工程	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
集計の単位を決める	集計は、設問ごとの回答の分布と、自由記述の内容の2本立てで行うこととした。設問ごとの分布は選択肢別の件数と割合、自由記述は内容ごとに分類した件数で示す。集計の単位は、次回以降も同じ形にして比較できるようにする。	集計の方針を決めた記録、集計表の様式	集計単位（　　　　）
設問ごとの集計	設問ごとに、選択肢別の件数と、回収数に対する割合を記載した。割合は小数第1位までとし、無回答は「無回答」として件数に含めたうえで、割合の分母を明記した。	設問別集計表	設問数（　　）／回収数（　　）
自由記述の分類	自由記述は、内容ごとに「支援の内容」「職員の対応」「送迎」「設備・環境」「情報の伝わり方」「その他」に分類し、分類ごとの件数と、代表的な記述の要約を記載した。分類の基準は文書にして残し、次回も同じ基準で分類する。	分類の基準、分類済みの一覧、代表的な記述の要約	分類数（　　）
前回との比較	前回の集計結果と並べ、増減が大きい設問を上位から3つ挙げた。増減の背景として考えられる事情（職員の交代、活動内容の変更など）を1行ずつ添えた。背景はあくまで推測である旨を明記した。	前回の集計表、比較表	比較対象（　　年度）
集計結果の共有	集計結果を職員会議で共有し、意見の内容について職員から見た受け止めを聞き取った。聞き取った内容は、集計表とは別に「職員から見た受け止め」として記録し、混同しないようにした。	職員会議録、職員の受け止めの記録	共有日（　　月　　日）
集計の妥当性の確認	集計の作業は2名で行い、1名が集計し、もう1名が原票と突き合わせて確認した。確認者の名前と確認日を集計表に記載した。数え直しで差が出た場合は、原票に戻って修正し、修正の履歴を残した。	原票、集計表（確認者欄）、修正履歴	集計者（　　　）／確認者（　　　）

5-5. 公表と、改善につなげた記録

工程	そのまま貼れる記録の完成文	残す記録	貴事業所の記入欄
公表する内容を決める	公表する内容として、設問ごとの集計結果、自由記述の分類ごとの件数と要約、事業所としての受け止め、これから取り組むことの4つを載せることとした。個人が特定される記述は載せず、伏せた事実が分かる形で置き換えた。	公表用の版、伏せ方の基準、決定の記録	公表内容（　　　　）
公表の方法・時期・媒体	公表の方法・時期・媒体は（　　　　）とした。決定にあたっては、指定権者が公表している資料を確認したうえで、根拠とした資料の名称を記録に残した。本ページでは方法・時期・媒体を断定していないため、この欄は各事業所で記入するものとする。	決定の記録、根拠とした資料の名称、公表台帳	方法（　　）／時期（　　）／媒体（　　）
公表した事実を残す	公表した日、公表した場所、公表した版、担当者、内容を確認した者を公表台帳に記録した。掲示による場合は掲示の写真を、ウェブサイトによる場合は掲載画面の控えを添えた。	公表台帳、掲示の写真、掲載画面の控え	公表日（　　年　　月　　日）
保護者へ結果を返す	集計結果と、事業所としての受け止めを、保護者向けの1枚にまとめて配布した。1枚には、いただいた意見のうち、すぐに取り組むこと・時間をかけて取り組むこと・現時点では対応が難しいことを分けて記載し、対応が難しいものは理由を添えた。	保護者向けの1枚、配布の記録	配布日（　　月　　日）
改善項目に落とす	いただいた意見のうち、取り組むと決めたものを、取り組む内容・担当者・着手日・完了予定日・完了の確認方法の5つの列を持つ一覧に落とした。一覧は事務室に掲示し、完了した項目には完了日を書き込む運用とした。	改善の一覧、掲示物	改善項目（　　件）
改善の進み具合を確認する	改善の一覧を月1回確認し、完了した項目には完了日と確認者を記入した。期限を過ぎた項目は、遅れた理由と新しい期限を同じ行に追記し、履歴が残る形とした。	改善の一覧（進捗記入済み）、月次確認の記録	確認の間隔（　　　　）
改善したことを次に伝える	改善が完了した項目について、何がどう変わったかを保護者向けの便りで伝えた。便りには、もとになった意見の分類と、変更した日を添え、意見が形になったことが分かるようにした。	便りの控え、改善の一覧、変更後の記録	掲載号（　　号／　　月）
次回の設問に反映する	今回の自由記述で多かった分類について、次回の評価表に設問を1つ加えることとした。設問を加えた理由と、加えた日を様式の改訂履歴に記載し、前回との比較ができなくなる設問については、比較の対象外である旨を集計表に注記することとした。	評価表の様式（改訂履歴つき）、次回集計表の注記	追加設問（　　件）

6. 悪い例／良い例の2列——「概ねできている」を完成文に変える

ここは、実際に手元にある紙を書き直すための対照表です。左の列は、自己評価や会議録でよく見かける書き方。右の列は、同じ内容を①評価の中身 ②根拠 ③次の一手の3つで書き切った完成文です。左をそのまま右に置き換えれば、紙の役割が変わります。

6-1. 自己評価の書きぶりを書き直す

悪い例（よく見かける書き方）	良い例（そのまま貼れる完成文）	どこで差がつくか
理念は職員に周知している。	理念は、入職時研修と毎月の職員会議の冒頭で読み合わせている。根拠は、当年度の職員会議録12回分と入職者2名分の入職時研修記録。読み合わせ後の受け止めが残っていないため、次は職員会議録に「理念に照らして気づいたこと」の欄を1行足すことを管理者が次回会議までに行う。	「周知」の中身が場面と回数になり、記録名で裏づけられ、足りない点と次の行動が入った
概ねできている。	年間を通じて実施できているが、実施した記録が残っていない月が2か月あった。根拠は、実施記録の月別の有無を数えた一覧。次は、実施した月に記録を残す手順を業務チェック表に組み込むことを、主任が翌月から行う。	「概ね」の中身が「2か月分の記録が無い」という数えられる事実に変わった
今後も継続していきたい。	この取組は継続する。継続のために、担当者が交代しても同じ手順で行えるよう、手順を1枚にまとめる。作成は主任が担当し、（　　月　　日）までに職員会議で共有する。	「継続したい」という希望が、担当者・期限・成果物のある行動になった
職員間で情報共有ができている。	申し送りは、口頭に加えて記録に残し、次の勤務者が着任時に確認欄にサインしている。根拠は、当年度の申し送り記録。夜勤帯から日勤帯への引き継ぎでサインの記入漏れが複数日あった。次は、確認欄を勤務終了時の点検項目に加えることを、主任が翌月から行う。	「共有できている」が、確認欄という仕組みと、その漏れという事実で語られた
研修を実施した。	年間研修計画に基づき、当年度は（　　）回の研修を実施した。根拠は、研修記録と参加者名簿。参加できなかった職員への振り替えの記録が一部残っていない。次は、未受講者一覧を計画の裏面に置き、受講日を書き込む運用を研修担当が翌月から行う。	実施の事実に、回数・根拠・未受講者を残さない管理方法が加わった
事故防止に努めている。	事故と、事故に至らなかった事象を月次で集計し、再発防止策を検討している。根拠は、月次集計表と検討の記録。決めた対策の実施状況を後から確認する仕組みが無かった。次は、対策ごとに実施確認日を記す欄を集計表に加え、事故防止担当が翌月から確認する。	「努めている」が、集計・検討・実施確認という工程に分解された
身体拘束はしていない。	当年度、身体的拘束等を行った事例は無かった。根拠は、日々の記録と、拘束に関する記録の有無を確認した一覧。一方で、適正化検討委員会の議題が事例検討に偏り、拘束を行わないための体制づくりの議題が年間1回にとどまった。次は、委員会の定例議題に「代替手段の検討」を固定で置くことを、委員長が次回から行う。	「していない」という結論に、確認の方法と、体制側の課題が加わった
利用者の意向を尊重している。	計画の作成と見直しでは、本人から聞き取った言葉を要約せず意向欄に記載している。根拠は、当年度の計画書と聞き取りの日時を記した支援経過。言葉での表出が難しい方の意向欄が定型文になっていた。次は、生活場面の観察記録から意向欄を起こす手順を、計画作成担当者が次回の見直しから試す。	「尊重」が、記載の方法と、うまくいっていない対象の特定に変わった
苦情には適切に対応している。	苦情は受付簿に受付日・内容・対応者・対応結果・報告先を記載し、結果を申出者に返している。根拠は当年度の苦情受付簿と対応記録。苦情から手順を変えた事例が2件あったが、手順書に反映されていなかった。次は、苦情対応記録の末尾に「手順書の該当箇所」を記す欄を設けることを管理者が翌月までに行う。	「適切」という評価語が消え、記録の項目名と、手順書との接続の欠落が残った
家族とは良好な関係を築けている。	家族への連絡は、月1回の便りと、変化があった日の電話で行っている。根拠は便りの控え12号分と連絡記録。電話の判断が担当者任せで基準がそろっていなかった。次は、連絡する場面を4つ（受診、転倒、食事量の大きな変化、本人からの申し出）に定めて手順書に書くことを、主任が翌月までに行う。	関係の良し悪しではなく、連絡の頻度・手段・判断基準という運用の話になった
記録は適切に保管している。	記録は、対象・場所・期間を一覧にして管理している。根拠は記録一覧と保管場所の見取り図。運営規程に記した保存期間と実際の運用が一致しているかの確認を行っていなかった。次は、運営規程の記載と実際の保管状況を突き合わせ、差異があれば管理者が保険者に取り扱いを確認する。	保管の「適切さ」を自分で判定せず、突き合わせと保険者への確認という手順に置き換えた
昨年と同じ。	前年度の自己評価で挙げた次の一手（　　件）のうち、完了（　　件）、継続中（　　件）、未着手（　　件）である。根拠は、前年度の自己評価と改善の一覧。未着手の項目は、着手できなかった理由を1行ずつ記載し、今年度の項目として期限を引き直した。	「同じ」が、前年度の宿題の棚卸しという具体的な作業に変わった

6-2. 外部評価・会議の記録を書き直す

悪い例（よく見かける書き方）	良い例（そのまま貼れる完成文）	どこで差がつくか
外部評価を受審した。	（　　年　　月　　日）に外部評価を受審した。評価機関は（　　　　）。当日は、書類の確認、現場の見学、職員への聞き取り、利用者・家族への聞き取りの順で進み、（　　時　　分）に終了した。結果は（　　月　　日）に受領し、原本を書庫に、写しを事務室に保管している。	受審という一語が、日付・機関・進行・結果の受領という追える事実になった
評価結果を確認した。	評価結果の各項目を、自己評価の同じ項目と1対1で並べ、一致した項目、外部からより高く見られた項目、外部からより低く見られた項目の3つに分けて整理した。差の多くは「実施しているが記録に残していない」ことに由来していたため、記録の様式の見直しを改善計画の先頭に置いた。	「確認した」が、突き合わせという作業と、その結果の解釈になった
指摘事項について改善する。	指摘のあった（　　件）について、取り組む内容・担当者・着手日・完了予定日・完了の確認方法を1行ずつ定めた改善計画を作成した。優先順位は、利用者の安全に関わるものを先に、記録の様式に関わるものを次に置いた。計画は事務室に掲示し、完了した項目に完了日を書き込む運用としている。	「改善する」が、件数・列の構成・優先順位・掲示という運用になった
運営推進会議を開催した。	第（　）回運営推進会議を（　　年　　月　　日　　時　　分〜　　時　　分）に（　　　　）で開催した。出席者は、利用者（　名）、家族（　名）、地域住民の代表者（　名）、市町村の職員又は地域包括支援センターの職員（　名）、知見を有する者（　名）、事業所職員（　名）。欠席の構成員には後日会議録を送付し、意見を求めた。	開催の事実に、時間・場所・構成員の内訳・欠席者への対応が加わった
活動状況を報告した。	報告事項として、当該期間（　　月　　日〜　　月　　日）の利用の状況、職員体制の変更、行事の実施状況、研修と訓練の実施状況を、数値とともに報告した。数値の集計の対象期間は報告資料の冒頭に明記した。	報告の中身が項目として並び、数値の対象期間が特定された
意見をいただいた。	会議からの評価として（　　　　）、要望として（　　　　）、助言として（　　　　）をいただいた。会議録では、報告事項・評価・要望と助言・次回までの宿題の4つの見出しに分けて記載している。	「意見」が、評価・要望・助言に分かれ、会議録の見出しと対応づいた
特に意見はなかった。	今回の会議では、報告事項に対する要望・助言の申し出は無かった。この点を会議録に記載したうえで、次回に向けて、報告資料に前回からの変化が分かる比較の欄を設けることとした。意見が出やすい材料を用意することを、記録担当が次回の資料から行う。	「意見なし」で終わらせず、その状態への手当てが書かれた
意見を今後の運営に活かす。	いただいた要望（　　　　）について、現地を確認のうえ着手日（　　月　　日）・完了予定日（　　月　　日）・担当（　　　　）を定めた。完了後は、使い勝手を利用者と夜勤者から聞き取り、その結果を次回会議で報告する。	「活かす」が、着手日・完了予定日・担当・報告の予定になった
会議録を作成した。	会議録は、報告事項・評価・要望と助言・次回までの宿題の順に記載し、末尾に「前回の意見への対応」を置いた。公表用には、出席者の氏名をイニシャル表示にした版を別に作成し、どの版を公表したかを台帳で管理している。	作成という事実に、構成・公表用の版・台帳での管理が加わった
会議録は事業所に保管している。	会議録は原本を事務室の施錠できる書庫に保管し、公表用の版を（　　　　）で公表している。公表日・場所・担当者・確認者を公表台帳に記録し、掲示による場合は掲示の写真を添えている。	保管と公表が別の工程として分かれ、公表の事実が台帳で追えるようになった

6-3. 公表と、保護者等向け評価の記録を書き直す

悪い例（よく見かける書き方）	良い例（そのまま貼れる完成文）	どこで差がつくか
結果を公表した。	公表の対象は（　　　　）、公表日は（　　年　　月　　日）、公表の場所は（　　　　）、担当は（　　　　）、内容の確認者は（　　　　）。公表用の版は、個人が特定される記述を伏せた形で別に作成し、台帳で管理している。	公表という一語が、対象・日・場所・担当・確認者に分かれた
ホームページに掲載している。	公表用の版を（　　　　）に掲載し、掲載日と掲載画面の控えを台帳に添えた。掲載内容は、運営規程・重要事項説明書と月1回突き合わせ、体制を変更した際は変更手続と同じチェック表で更新の有無を確認している。	掲載の事実に、控えの保存と、内容が古くならないための点検が加わった
掲示している。	掲示物は（　　　　）に掲示し、掲示日・掲示者・撤去予定日を台帳に記録した。月初の点検を業務チェック表に組み込み、古い版が残っていた場合は差し替えた日を台帳に記録している。	掲示の事実に、いつまで掲示するのか・誰が点検するのかが入った
個人情報に配慮した。	公表用の版では、氏名をイニシャル表示とし、居室番号や個人が特定される具体的な記述を伏せた。伏せ方の基準は1枚の表記基準にまとめ、作成者が変わっても同じ形になるようにしている。伏せた箇所は削除ではなく置き換えとし、伏せた事実が読み手に分かるようにした。	「配慮した」が、基準の1枚と、置き換えという具体的な手法になった
アンケートを配った。	（　　月　　日）に、連絡帳への同封と送迎時の手渡しの2つの方法で（　　）世帯に配布した。記入は任意であること、記入の有無が支援の内容に影響しないことを案内文に明記した。欠席が続いた世帯には後日改めて配布し、その日付を追記した。	配った事実に、方法・世帯数・任意である旨の明記・渡し漏れへの手当てが入った
多くの方から回答をいただいた。	配布（　　）に対し回収（　　）、回収率（　　％）であった。前回より回収率が下がったため、配布の方法と案内の出し方に理由がなかったかを職員会議で検討し、次回は回収箱の設置場所を玄関の目に付く位置へ変更することとした。	「多く」という主観が、分母つきの数字と、下がったときの手当てになった
おおむね良い評価だった。	設問ごとの選択肢別の件数と割合を集計し、無回答も件数に含めたうえで分母を明記した。前回と並べて増減が大きい設問を上位から3つ挙げ、背景として考えられる事情を1行ずつ添えた（背景は推測である旨を明記）。	全体の印象ではなく、設問単位の数字と、前回比較になった
自由記述にはさまざまな意見があった。	自由記述は、支援の内容・職員の対応・送迎・設備・環境・情報の伝わり方・その他に分類し、分類ごとの件数と代表的な記述の要約を記載した。分類の基準は文書にして残し、次回も同じ基準で分類する。	「さまざま」が分類と件数になり、次回との比較ができる形になった
いただいた意見を参考にする。	いただいた意見のうち、すぐに取り組むこと・時間をかけて取り組むこと・現時点では対応が難しいことの3つに分け、対応が難しいものは理由を添えて保護者向けの1枚に記載した。取り組むと決めたものは、担当者・着手日・完了予定日・完了の確認方法の列を持つ一覧に落とした。	「参考にする」が、3つの分類と、一覧という管理の形になった
改善に取り組んでいる。	改善の一覧を月1回確認し、完了した項目には完了日と確認者を記入している。期限を過ぎた項目は、遅れた理由と新しい期限を同じ行に追記し、上書きせずに履歴が残る形とした。完了した項目は、何がどう変わったかを保護者向けの便りで伝えている。	取り組みの現在地が数えられ、遅れの履歴と、結果の返し方まで含まれた

7. 運営指導で見られる点と、1年間の運用・手元に残す記録

ここでは、自治体が実際に公表している資料の中で確認できた指摘だけを挙げます。出典として自治体名を書いていますが、これは当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。

7-1. 公表事例で確認できた指摘

出典（自治体）	資料に挙げられている内容	手元で見直す紙	貴事業所の確認結果（記入欄）
金沢市	認知症対応型共同生活介護に関する主な指摘事項として、自己評価及び外部評価を行っていない、外部評価の実施回数の緩和に係る要件を満たしていないにもかかわらず外部評価の実施が隔年になっている、という内容が挙げられている。緩和の申請を行っていない場合は少なくとも年1回外部評価を受ける旨が同資料に記載されている	自己評価・外部評価の結果と公表資料、緩和申請の決定通知	直近の受審日（　　年　　月　　日）／緩和申請の有無（　　）
熊本市	共通編の「令和6年度の運営指導により指摘の多かった事項」の1つ目として「自己評価の実施と結果の公表（全サービス）」が挙げられている。あわせて、重要事項の変更時の説明・同意、運営規程の虐待防止の措置、掲示物（勤務表、運営規程、重要事項説明書、相談窓口、苦情処理）などが並んでいる	自己評価と公表の記録、運営規程、重要事項説明書と同意記録、掲示物、勤務表	自己評価の実施日（　　年　　月　　日）／公表日（　　年　　月　　日）
宇都宮市	通所介護・地域密着型通所介護・認知症対応型通所介護に関する指導事例として、運営推進会議（オンライン開催を含む）を開催していない、出席者が適切でない、という内容が挙げられている。おおむね6月に1回以上開催する必要があること、令和5年5月8日以降は書面開催が原則として認められていないことが記載されている	運営推進会議の議事録、出席者名簿、開催通知	直近の開催日（　　年　　月　　日）／出席者の構成（　　　　）
堺市	地域密着型編の主な指摘事項に、運営推進会議の会議録の内容が不足している、議事録を公表していない、が挙げられている。会議録への記載が必要な事項として「運営推進会議への報告」「運営推進会議からの評価、要望、助言等」が示され、公表方法として事業所内掲示やファイリングの設置、事業所や法人ホームページへの掲載等が例示されている	運営推進会議の会議録、出席者名簿、公表状況の記録	会議録の構成（　　　　）／公表方法（　　　　）
神戸市	構成員に利用者・家族・地域住民の代表者が参加していない、開催頻度が少ない、記録を公表していない、市への報告をしていない、が挙げられている。またグループホームの運営関係として、食材料費・光熱水費の精算を行っていない、精算結果について運営推進会議で報告していない、という内容が挙げられている	会議録、出席者名簿、市への報告書、収支記録と精算書	市への報告（　　年　　月　　日）／精算の報告（　　　　）
金沢市（公表の方法について）	運営推進会議での報告、評価、要望及び助言等の記録を利用者等に公表するよう求め、公表方法の例（掲示、玄関先への備え置き、事業所だよりへの掲載）と、公表用議事録は出席者の氏名をイニシャル表示にする等の個人情報への配慮が示されている	公表用の議事録、掲示物、事業所だよりの控え	採用した公表方法（　　　　）
広島市	令和7年度運営指導の指摘事項として、重要事項説明書に提供するサービスの第三者評価の実施状況について記載されていなかった、重要事項説明書の日付や担当職員の記載漏れが認められた、という内容が挙げられている	重要事項説明書（利用者控えを含む）、契約書	第三者評価欄の有無（　　）／記載内容（　　　　）
足立区	小規模多機能型居宅介護の集団指導資料の指導事項として、事業所に重要事項を掲示していない、重要事項をウェブサイトに掲載していない、が挙げられている。掲載先として法人のホームページや介護サービス情報公表システムの活用が示されている	掲示物、ウェブサイトの掲載画面、介護サービス情報公表システムの登録内容	掲示（　　）／ウェブサイト掲載（　　）
福井市	事業所に重要事項が掲示されていない、ウェブサイトに重要事項が掲載されていない、という指摘が挙げられている。重要事項を記載したファイル等を利用申込者等が自由に閲覧可能な形で備え付けることで掲示に代えられることが示されている	掲示物（重要事項・運営規程）の現物・写真、備付けファイル	備付けの場所（　　　　）

7-2. 素材では確認できなかったこと

ここは、書けないことを書いておく欄です。「無い」ことを書いておくと、後から他の資料で埋められます。

知りたいこと	本ページの素材での状況	どこで確認するか	貴事業所の確認結果（記入欄）
自己評価の実施の間隔	別添1には、実施の間隔についての記載を確認できなかった	指定を受けた保険者（指定権者）が公表している要綱・様式・手引き	根拠資料（　　　　）／間隔（　　　　）
外部評価の実施の間隔	別添1には「定期的に」とあるのみ。金沢市の資料には緩和の要件を満たさない場合について年1回の記載があるが、要件・申請先は自治体により異なる	同上（緩和の要件と申請先を含む）	根拠資料（　　　　）／間隔（　　　　）
公表の期限	別添1には、公表の期限についての記載を確認できなかった	同上	根拠資料（　　　　）／期限（　　　　）
公表の媒体	別添1には記載を確認できなかった。自治体資料には、掲示、玄関先への備え置き、事業所だより、事業所・法人ホームページ、介護サービス情報公表システムの例がある	同上	採用した媒体（　　　　）
自己評価の様式	別添1には様式そのものの記載を確認できなかった	同上	使用する様式の出所（　　　　）
障害福祉分野の制度上の取扱い	手元の素材（別添1・自治体の運営指導資料の整理）はいずれも介護保険分野のもので、障害福祉分野の資料を含んでいない。本ページの第5章は記録の形のみを示している	指定権者（都道府県・指定都市・中核市・児童相談所設置市等）が公表している要綱・様式・手引き	根拠資料（　　　　）
夜間対応型訪問介護の会議体	別添1の当該サービスの節には、会議体に関する確認項目を確認できなかった	同上	根拠資料（　　　　）

7-3. 1年間の運用——いつ、何をするか

下の表は、月を固定していません。実施の間隔や公表の時期は保険者（指定権者）の運用により異なるため、月の欄は記入式にしています。順序と作業の中身だけを固定してお使いください。

順序	やること	できあがる紙	担当・実施月（記入欄）
1	前年度の自己評価と改善計画を開き、次の一手の実施状況を完了・継続中・未着手に分ける	前年度の棚卸し一覧	（担当　　　／　　月）
2	今年度の自己評価の対象期間と実施者を決め、表紙に記載する。項目ごとに根拠とする記録を先に決める	自己評価の表紙、根拠となる記録の索引	（担当　　　／　　月）
3	職員ごとに担当する項目を割り振り、記録を見ながら記入する。記入は「中身・根拠・次の一手」の3点で書く	記入済みの自己評価（下書き）	（担当　　　／　　月）
4	下書きを職員会議で読み合わせ、根拠が示されていない項目を洗い出して書き直す	自己評価（確定版）、職員会議録	（担当　　　／　　月）
5	外部評価を受ける場合は、評価機関へ申込み、提出資料の一覧を作って提出する	申込書の控え、提出資料一覧	（担当　　　／　　月）
6	評価当日の進行・提示した書類・後日提出の約束を記録する	当日の進行記録、提示書類の一覧	（担当　　　／　　月）
7	結果を受領し、自己評価と1対1で突き合わせて差異を整理する	受領記録、突き合わせの整理表	（担当　　　／　　月）
8	差異をもとに改善計画を作り、担当者と期限を決めて掲示する	改善計画、掲示物	（担当　　　／　　月）
9	会議で、自己評価の結果・外部評価の結果・改善計画を報告する。前回の意見への対応を冒頭に置く	報告資料、会議録	（担当　　　／　　月）
10	会議で出た評価・要望・助言を一覧に落とし、対応の状況を追える形にする	意見の一覧	（担当　　　／　　月）
11	公表用の版を作り、公表の方法・時期・媒体に沿って公表する。公表台帳に記録する	公表用の版、公表台帳	（担当　　　／　　月）
12	改善計画の進捗を月1回確認し、完了・継続を記入する。期限切れは理由と新しい期限を追記する	改善計画（進捗記入済み）	（担当　　　／毎月）
13	掲示・備え置き・ウェブサイトの掲載状況を点検し、古い版があれば差し替える	点検の記録、差し替えの記録	（担当　　　／毎月）
14	年度末に、今年度の自己評価・評価結果・改善計画・会議録・公表台帳を1つのファイルにまとめ、次年度へ引き継ぐ	年度ファイル、持ち越し一覧	（担当　　　／　　月）

7-4. 手元に残す記録の一覧（保管場所・最終更新日・次回予定の記入欄つき）

記録	何が書かれていれば読める状態か	保管場所（記入欄）	最終更新日／次回予定（記入欄）
自己評価（当年度）	実施日・実施者・対象期間・項目ごとの中身と根拠と次の一手	（　　　　）	（　　年　　月　　日／次回　　年　　月）
自己評価（前年度）	前年度の次の一手と、その実施状況の書き込み	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
外部評価の申込書の控え	申込日・評価機関名・実施予定日	（　　　　）	（　　年　　月　　日／次回　　年　　月）
提出資料の一覧	資料名・対象期間・提出方法・提出日・提出済みの印	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
当日の進行記録	開始・終了の時刻、各場面の順序、立会者	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
外部評価の結果	評価機関名・実施日・項目ごとの評価・受領日・受領者	（　　　　）	（　　年　　月　　日／次回　　年　　月）
突き合わせの整理表	自己評価と評価結果の一致・差異の別、差異の理由	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
改善計画	項目・担当者・着手日・完了予定日・完了の確認方法・完了日	（　　　　）	（　　年　　月　　日／毎月確認）
会議の開催通知の控え	開催日時・場所・議題・送付先	（　　　　）	（　　年　　月　　日／次回　　年　　月）
会議録（原本）	報告事項・評価・要望と助言・次回までの宿題・前回の意見への対応	（　　　　）	（　　年　　月　　日／次回　　年　　月）
会議録（公表用の版）	氏名のイニシャル表示、個人が特定される記述の置き換え	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
出席者名簿	構成員の別（利用者・家族・地域住民の代表者・市町村の職員又は地域包括支援センターの職員・知見を有する者・事業所職員）	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
意見の一覧	回次・意見の内容・種類・対応の状況・担当者・期限	（　　　　）	（　　年　　月　　日／毎月確認）
公表台帳	公表日・対象・方法・場所・担当者・確認者・撤去予定日	（　　　　）	（　　年　　月　　日／毎月点検）
表記基準の1枚	氏名・居室番号・具体的な記述の伏せ方	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
重要事項説明書	第三者評価の実施状況（実施の有無、実施した場合の実施日・評価機関名・結果の開示状況）	（　　　　）	（　　年　　月　　日／次回　　年　　月）
掲示物の写真・点検簿	掲示内容・掲示日・点検日・点検者・差し替えた日	（　　　　）	（　　年　　月　　日／毎月点検）
保護者等向け評価表の原票	配布日・回収日・回収数（個人が特定される記述はそのまま保管し、公表用には別の版を作る）	（　　　　）	（　　年　　月　　日／次回　　年　　月）
集計表	設問別の件数と割合、分母、無回答の扱い、集計者と確認者	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）
分類の基準	自由記述の分類名と、その分類に入れる判断のしかた	（　　　　）	（　　年　　月　　日／－）

最後に、本ページの使い方を1文で書いておきます。まず第2章の比較表で、貴事業所の種別に何が求められているかを確認し、次に第3章から第5章の完成文を、手元の様式の欄に合わせて置き換えてください。そのうえで、第6章の対照表で、いま残っている紙の書きぶりを1行ずつ直していくのが、いちばん早い順序です。実施の間隔・公表の時期・様式の欄名については、指定を受けた保険者（指定権者）の公表資料および担当課にご確認ください。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。

この記事の執筆・編集

介護のマナ編集部（株式会社ライフシフト）

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」を開発・提供する株式会社ライフシフトの編集部。訪問看護ステーションを運営する看護師（CSO）をはじめ、介護・看護の現場とともに、記録・書類・制度の実務情報を発信しています。

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