介護の集団指導とは｜実地指導との違いと準備のポイント

集団指導は、指定権者が複数の事業所を集めて（または資料配布・オンラインで）、制度や運営上の留意点をまとめて周知するものです。本記事では、実地指導との違いと準備のポイントを整理します。

事業所運営の全体像は介護事業所の運営・経営ガイドもあわせてご覧ください。

集団指導とは

集団指導は、制度改正・報酬改定の内容や、指導でよくある指摘事項などを、事業所向けに一斉に周知する場です。個別の書類確認を行う実地指導とは性質が異なります。

実地指導との違い

集団指導：複数事業所へ一斉に「周知・説明」。資料配布やオンライン開催も。
実地指導（運営指導）：個別に訪問し、書類確認とヒアリングで基準遵守を確認。

準備・活用のポイント

集団指導の資料には、最新の制度改正や指導で指摘されやすい点が示されます。資料を確認し、自事業所の運営規程・記録・運用に反映しておくことが、その後の実地指導対策にもなります。出席や資料確認が求められる場合があるため、案内を見落とさないようにしましょう。

本記事は概要をわかりやすく解説するものです。指定基準・運営基準は自治体（指定権者）の条例や最新の通知で異なる場合があります。最新・正確な要件は必ず一次情報でご確認ください。

集団指導と実地指導の違い

集団指導は、自治体が複数の事業者を集めて制度や運営の説明・注意喚起を行うものです。実地指導との違いを整理しました。

集団指導――説明会形式で、制度改正や運営上の注意点を周知
実地指導――個別に事業所を訪問し運営状況を確認
備え――集団指導の資料を確認し、日々の運営に反映

算定要件・単位数・様式は介護報酬改定や自治体により異なります。実際の運用にあたっては最新の告示・通知・条例等でご確認ください。

集団指導と実地指導（運営指導）の違い

	集団指導	運営指導（実地指導）
形式	会場またはオンラインで、複数の事業所を対象に一斉に	事業所へ訪問して個別に
目的	制度改正の周知、よくある誤りの共有	個別の運営状況・記録の確認
頻度	年1回程度	数年に1回程度（自治体により異なる）
出席	原則、出席が求められます	事前に日程が通知されます
結果	—	改善指導・改善勧告等が行われることがあります
欠席したら	資料の確認が求められる場合があります。欠席が続くと運営指導の対象になりやすくなります	—

集団指導で扱われる内容

介護報酬改定の内容と、算定上の留意点
よくある請求の誤りと返戻の事例
運営指導で多い指摘事項
虐待防止・身体拘束・BCPなど、体制整備の求められる事項
事故報告・苦情対応の取り扱い
自治体独自の運用や様式の変更

資料は「次の運営指導の予告」として読む

集団指導の資料で強調された項目は、その後の運営指導で重点的に見られることがあります。

資料を全職員が見られる場所に置く
指摘が多いとされた項目を、自事業所に当てはめて確認する
足りていない項目を洗い出し、期限を決めて整える
次回の集団指導までに、対応状況を確認する

欠席した場合

資料が自治体のウェブサイトで公表されることが多くあります
別日程や録画の視聴が用意される場合があります
確認書の提出を求められることがあります
欠席の扱いは自治体で異なるため、担当課にご確認ください

集団指導のあとにやること

資料を全職員が見られる場所に置く——管理者だけが見ても現場は変わりません
指摘が多いとされた項目を、自事業所で確認する——チェックリストにします
足りない項目に期限をつける——「いつまでに、誰が」まで決めます
様式の変更を反映する——自治体独自の様式が変わることがあります
次回までに対応状況を確認する

実務で迷いやすいところ

よくある疑問	考え方
出席は義務か	出席が求められるのが一般的です。扱いは自治体で異なります
誰が出席すべきか	管理者が基本です。複数名の出席を認める自治体もあります
欠席したら不利になるか	欠席が続くと運営指導の対象になりやすくなる、という運用の自治体があります
オンラインでも参加できるか	近年はオンライン開催や録画配信を行う自治体が増えています
資料はどこで手に入るか	自治体のウェブサイトで公表されることが多くあります

参加するときの持ち物と姿勢

自事業所の運営規程と重要事項説明書の写し——その場で照らし合わせられます
前回の資料——変更点が分かります
質問したいことのメモ——個別相談の時間が設けられることがあります
算定している加算の一覧——要件の変更を確認できます
職員へ持ち帰る前提でメモを取る——伝えるところまでが集団指導です

集団指導で配られる資料の使い方

資料	使い方
報酬改定の概要	算定している加算に変更がないか確認する
よくある請求誤り	自事業所の請求と照らし合わせる
運営指導の指摘事項	チェックリストに変換し、自主点検に使う
体制整備の求められる事項	BCP・虐待防止・身体拘束などの進捗を確認する
自治体独自の様式	古い様式を使っていないか確認する

集団指導の資料は、その自治体が何を重く見ているかが分かる資料でもあります。全国共通の情報より、こちらのほうが実務では役立ちます。

オンライン開催が増えている

移動時間がなくなり、複数名が参加しやすくなりました
録画配信であれば、シフトに合わせて視聴できます
一方で、個別の質問がしにくくなった面もあります
視聴の記録（確認書の提出等）を求められることがあります
職員全員で視聴する機会をつくると、伝達の手間が減ります

観点別｜集団指導と運営指導は何が違うか（20観点の対照表）

「集団指導は説明会、運営指導は訪問」という一行の説明では、当日の動き方が決まりません。誰が対象になるのか、その場で何が起きるのか、手元には何があるのか、終わったあとに何が残るのか——観点を分けて並べると、集団指導の場だけが持っている性格がはっきりします。集団指導は、まだ何も指摘されていない段階で、次に何を見られるかが文字になって配られる場です。運営指導は、すでに保存されている記録そのものが見られる場です。準備の中身が変わるのは、この違いからです。

なお、開催の時期・回数・出席の取り扱い・資料の公開方法は保険者（指定権者）により異なります。以下の表では、そこを断定せず「保険者の定め（記入欄）」としています。案内文書と保険者の公表資料でご確認のうえ、記入欄を埋めてお使いください。

観点	集団指導の場	運営指導（実地指導）の場	自事業所の記入欄
対象になる事業所	指定を受けた事業所へ広く案内が出される形。特定の事業所を選んで呼ぶ場ではありません	個別に選ばれた事業所へ、日程が通知される形	今年度届いた案内の日付：（　　　）／通知の宛名：（　　　）
案内の届き方	一斉の通知・保険者のウェブ掲載・メール等。届き方は保険者の定め（記入欄）	事業所あての個別の文書で日程が示される	案内が届いた経路：（　　　）／受け取った人：（　　　）
場所	会場またはオンライン。どちらで行われるかは保険者の定め（記入欄）	記録と書類が置かれている事業所の中	今年度の開催形式：（　　　）／会場名または視聴方法：（　　　）
出席する人	管理者を中心に。出席できる人数の上限は保険者の定め（記入欄）	管理者、サービス提供責任者、記録を扱う職員など、書類の所在を答えられる人	出席予定者：（　　　）／同席者：（　　　）
所要時間	保険者の定め（記入欄）。半日程度で案内される場合と、項目ごとに分けて配信される場合があります	保険者の定め（記入欄）。事前提出物の有無で当日の長さが変わります	案内に書かれた時間：（　　　）
話の向き	保険者から多数の事業所へ、一方向で説明が流れます。自事業所の事情は前提にされていません	保険者と事業所の間で、書類を挟んだやり取りになります	質疑の時間の有無：（　　　）
手元にある資料	全事業所に共通の配布資料。自事業所の書類は誰も見ていません	自事業所の記録・契約書類・勤務の記録そのもの	受領した資料の部数：（　　　）／保存先：（　　　）
見られるもの	特定の事業所の書類が見られる場ではありません	保存されている記録の現物と、その所在	—
その場で出るもの	説明と質疑。全体に共通する事柄としての回答	確認と聞き取り、当日の講評	質疑で得た回答の記録先：（　　　）
個別の判断	個別の事業所についての判断が示される場ではありません。資料の記載を自事業所へ当てはめる作業は、事業所側に残ります	個別の事業所について確認が行われます	当てはめの担当者：（　　　）
質問のしかた	全体に共通する事柄として尋ねます。個別相談の時間が設けられるかは保険者の定め（記入欄）	目の前の書類について尋ねられたことに答えます	個別相談の枠：（有・無・確認中）
記録の残り方	受講の記録・確認書等の提出の要否は保険者の定め（記入欄）／ご確認ください	文書での通知や、改善の報告を求められることがあります	提出物の有無と提出先：（　　　）
事前の準備	案内文書の確認、前年度資料の用意、質問メモの作成	記録の所在の確認と整理、事前提出物の作成	前年度資料の保管場所：（　　　）
終わったあとに残るもの	資料。これが次の点検の材料になります	講評や通知。対応の期限がつくことがあります	資料の版と受領日：（　　　）
次に何が起きるか	資料の内容を自事業所に当てはめる作業が、そのまま宿題として残ります	求めがあれば、改善の状況を報告します	当てはめの完了予定日：（　　　）
欠席・不参加の扱い	保険者の定め（記入欄）／ご確認ください。資料の受領方法もあわせて確認します	日程の変更の可否は保険者の定め（記入欄）	欠席時の取り扱い（保険者の回答）：（　　　）
開催の時期・回数	保険者の定め（記入欄）	保険者の定め（記入欄）	今年度の案内に書かれた時期：（　　　）
資料の公開	ウェブでの公表の有無・掲載期間は保険者の定め（記入欄）	個別の内容が公表される場ではありません	掲載先の確認日：（　　　）
費用	保険者の定め（記入欄）	—	—
職員への伝達	出席した人が持ち帰って伝えるところまでが一続きです。伝わらなければ、資料は読まれずに終わります	確認された内容を共有し、記録の書き方に反映します	共有の実施日：（　　　）／共有した人数：（　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

案内が届いたら、その場で保険者に確かめる10項目

表の「保険者の定め（記入欄）」を空欄のまま置いておくと、当日に困ります。案内文書を受け取った日のうちに、電話一本で埋まる項目を並べました。そのまま読み上げられる言い方にしてあります。

確かめる項目	そのまま言える聞き方	回答の記入欄
開催の時期と回数	「今年度の集団指導の開催時期と回数について、案内に記載のある内容を確認させてください。」	（　　　）
出席の取り扱い	「出席の取り扱いについて、貴市（貴県）ではどのように案内されているかを確認させてください。」	（　　　）
出席できる人数	「1事業所あたり何名まで出席できるか、複数名の場合の申込方法を確認させてください。」	（　　　）
欠席したときの取り扱い	「やむを得ず欠席する場合の取り扱いと、そのときに必要な手続きを確認させてください。」	（　　　）
資料の入手方法	「資料の入手方法と、掲載される場合の掲載時期を確認させてください。」	（　　　）
受講の記録の要否	「受講の記録や確認書の提出について、要否と提出先・提出期限を確認させてください。」	（　　　）
オンライン視聴の可否	「オンラインでの視聴が可能か、可能な場合の視聴できる期間を確認させてください。」	（　　　）
質問の受付方法	「当日に伺えなかった事項について、後日の問い合わせ方法と受付の期限を確認させてください。」	（　　　）
様式の変更の有無	「今年度の資料で様式の変更がある項目について、変更点の一覧が示されるかを確認させてください。」	（　　　）
次の資料が出る時期	「次回の案内の送付時期と、送付先の宛名を変更する場合の手続きを確認させてください。」	（　　　）

予告として読む｜配布資料の34の見どころ（なぜ予告か・読んだあと何をするか）

集団指導の資料は、読み物ではなく次の点検の材料です。ただし「よく読む」だけでは何も変わりません。読む場所を決めておくと、同じ資料が別のものに見えてきます。

以下は、資料のどこを見るかを34に分けたものです。資料に何が書かれているかは保険者ごとに異なるため、書かれている内容ではなく「見る場所」だけを並べています。3列目の「読んだあと何をするか」まで実行して、はじめて資料が使われたことになります。4列目は、その場で書き込む欄です。

資料の見どころ	なぜ「予告」として読めるのか	読んだあと何をするか	自事業所の記入欄
前年度資料になかった新しい頁	新しく頁を割いたということは、そこに説明の必要が生じたという合図です	新規の頁を抜き出し、点検シートの先頭に置きます	新規頁：（　　　）／該当の有無：（　　　）
前年度より頁数が増えた項目	同じ項目の説明が厚くなるのは、伝わりきっていない事柄がある合図です	増えた部分だけを読み比べ、増分を点検項目に変えます	増えた項目：（　　　）
前年度から削られた項目	削られたものは、別の資料や通知へ移った可能性があります。消えたのではなく移動したのかを見ます	移動先の資料名を控え、そちらを取り寄せます	削られた項目：（　　　）／移動先：（　　　）
昨年と同じ文言のまま載っている項目	変わらず載り続ける項目は、毎年伝えても状況が変わっていない領域です	常設の点検項目として、シートに固定します	同一文言の項目数：（　　　）
3年続けて載っている項目	3年続くものは、その保険者が重く見ている領域だと読めます	年間の点検予定に組み込み、時期を決めます	3年連続の項目：（　　　）
冒頭のあいさつ・総括の頁	限られた行数で名指しされた事柄は、資料全体の要約になっていることがあります	冒頭で挙がった事柄を、点検シートの上位に置きます	冒頭で挙がった事柄：（　　　）
目次の並び順の変化	前に出た項目は、優先して伝えたい事柄である場合があります	前年度の目次と並べ、順位が上がった項目を控えます	順位が上がった項目：（　　　）
太字・下線・色で強調された見出し	強調は、作成した側が読み飛ばされたくない箇所です	強調箇所だけを抜き出し、一覧にします	強調箇所の数：（　　　）
「特に」と書かれた箇所	他と区別して書かれた箇所は、重みが付けられた箇所です	そのまま点検項目の文言に写します	「特に」の箇所：（　　　）
「必ず」と書かれた箇所	強い言い回しは、例外の余地を狭めた説明である場合があります	該当する自事業所の運用を、その場で思い出せるか確かめます	該当の有無：（　　　）
「留意されたい」「徹底されたい」で結ばれた文	結びの言い回しは、周知にとどまらない意図を示すことがあります	結び文のある段落を丸ごと控え、社内共有の文面に引用します	該当段落：（　　　）
「散見されます」と書かれた文	複数の事業所で同じ状態が見られた、という書き方です。次に見られる場所を指しています	自事業所で同じ状態が起きていないかを、書類の現物で確かめます	確かめた書類名：（　　　）
「誤りやすい例」として挙げられた記載	例が挙がるのは、実際にその形が起きているからです	例と同じ形になっていないか、直近3か月分をさかのぼって見ます	さかのぼった期間：（　　　）
良い例と悪い例が並べて示された頁	並べて示すのは、文章の説明では伝わりにくかったところです	良い例の書き方を、自事業所の記入例として掲示します	掲示した場所：（　　　）
根拠となる条・項が併記された項目	根拠が示される項目は、確認の際に条文まで戻る余地がある項目です	条文番号を控え、点検シートの備考欄に書き写します	控えた条項：（　　　）
条例・要綱の番号まで示された項目	その保険者独自の定めがある領域です。全国共通の解説では追いつきません	条例・要綱の名称を控え、原典を取り寄せて読みます	取り寄せた資料名：（　　　）
発出日が新しい通知の引用	直近の通知が引かれているのは、今年度に動きがあった領域だからです	発出日と通知名を控え、社内の手順書の該当箇所を探します	手順書の該当箇所：（　　　）
経過措置の期限が書かれた箇所	期限は、その日を境に見方が変わることを示しています	期限をカレンダーに入れ、その1か月前に確認日を置きます	期限：（　　　）／確認日：（　　　）
「〇年〇月から」と時期が書かれた箇所	開始時期が明記された事柄は、準備の期間が示されたのと同じです	開始日から逆算して、社内の準備の予定を引きます	開始日：（　　　）／準備開始日：（　　　）
様式が差し替えられた項目	様式の変更は、次に現物を見たときに最初に気づかれる違いです	使用中の様式の版を数え、旧版の在庫と保存先をすべて洗い出します	旧版の所在：（　　　）
様式の記載例が新たに付いた項目	記載例が付くのは、書き方の幅が広すぎた項目です	記載例と自事業所の直近の記入を並べ、違いを書き出します	違いの数：（　　　）
提出先・提出方法が変わった項目	宛先の変更は、届かないという形で表面化します	事務室の連絡先一覧と、封筒の宛名の雛形を差し替えます	差し替え日：（　　　）
提出の期限が書かれた項目	期限が明記された項目は、期日の管理そのものが見られる対象になります	期限を年間の予定表に転記し、担当者名を並べて書きます	担当者：（　　　）
チェックリスト・自主点検表の添付	点検表は、確認される順番がそのまま並んでいることがあります	添付の点検表を、そのまま自事業所の点検シートの土台に使います	点検表の設問数：（　　　）
点検表の設問が増えた項目	設問の追加は、確認の粒度が細かくなった合図です	増えた設問だけを抜き出し、答えられるかその場で試します	増えた設問：（　　　）
質疑応答として載った項目	他の事業所が迷った点が、そのまま文字になっています	自事業所に当てはまる問答を選び、社内共有の文面に写します	当てはまる問答：（　　　）
前年度にも載っていた同じ質問	同じ質問が続くのは、解釈が定着していない領域です	手順書に書き足し、迷ったときの参照先を一本化します	書き足した箇所：（　　　）
「相談が多い」と書かれた項目	窓口に問い合わせが集まる領域は、運用が割れている領域です	自事業所の運用を1枚に書き出し、割れていないか確かめます	書き出した運用：（　　　）
研修・訓練の実施に関する記載	実施の有無は記録で確かめられるため、確認しやすい項目です	年間予定表と実施記録の所在を並べ、空白の月を見つけます	空白の月：（　　　）
委員会の開催・指針の整備に関する記載	体制に関する事柄は、書類の有無としてそのまま現れます	指針の版と、直近の委員会の議事録の日付を控えます	直近の開催日：（　　　）
記録の保存期間についての記載	保存期間は、過去にさかのぼって確かめられる項目です	保存の起算日の考え方と、保存場所を書き出します	保存場所：（　　　）
事故・苦情の報告に関する記載	報告の範囲は、判断が分かれやすく、記録の残り方に差が出ます	直近の記録を数え、報告の判断をどこに残しているか確かめます	判断の記録先：（　　　）
届出の変更に関する記載	変更の届出は、期限の数え方が事業所ごとに違いやすい領域です	変更が生じた事項を洗い出し、取り扱いを保険者へ確認します	確認した日：（　　　）／回答：（　　　）
連絡先・担当課の表記	担当が変わっていると、いざというときの確認が止まります	事務室の連絡先一覧を、その日のうちに更新します	更新日：（　　　）

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。上の表は、資料のどこを見て、何を保険者へ確認するかを整理するためのものです。届出の要否や期限の解釈そのものは保険者（指定権者）にご確認ください。

資料の言い回しを読み分ける12通り

同じ1行でも、文末の言い回しによって扱いの重さが違って見えます。以下は読むときの手がかりとして並べたもので、法令上の位置づけを示すものではありません。読み分けたうえで、自事業所にどう当てはまるかは保険者（指定権者）にご確認ください。

資料に出てくる言い回し	読むときの手がかり	点検シートへの写し方
「〜すること」	そのまま行いを示す書き方です。読み手に解釈の余地を残していません	1列目にそのまま写し、2列目に現在の運用を書きます
「〜されたい」「〜徹底されたい」	周知にとどまらない意図が読み取れる結び方です	点検シートの上位に置き、期限を先に決めます
「〜が望ましい」	幅のある書き方です。自事業所の事情との兼ね合いが問われます	2列目に現状を書いたうえで、対応するかの判断を備考に残します
「〜に努める」	取り組みの過程が見える形で残っているかが問われやすくなります	記録の所在を2列目に書きます
「〜できる」	選べる書き方です。選んだ場合の記録の残し方まで読みます	選択したかどうかと、その根拠を備考に書きます
「原則として」	例外の書かれている箇所が近くにあるはずです。そちらも読みます	例外の条件を、そのまま3列目の判断材料に使います
「やむを得ない場合」	例外にあたるかの説明を、記録で残せるかが問われます	例外を使った直近の事例と、その記録先を2列目に書きます
「別に定める」「別途通知する」	この資料だけでは完結していません。別の資料を取り寄せます	3列目を「確認中」にし、資料名を備考に書きます
「当分の間」	期限が書かれていない扱いです。いつ変わるか分からないため定期の確認が要ります	次の見直し時期を4列目に書きます
「なお」から始まる段落	本文の補足ですが、実務の分岐が置かれていることがあります	本文と切り離さず、同じ行にまとめて写します
「（参考）」と付いた頁	参考であっても、読み方の手がかりが集まっている頁です	点検には使い、根拠として引くときは原典に戻ります
「（再掲）」と付いた項目	他の頁にも同じ内容があるという印です。繰り返し伝えられている領域と読めます	常設の点検項目として残します

資料をどう置くか｜差分を読むための保管の決めごと10

「前年度の資料と見比べる」は、前年度の資料が手元にあってはじめて成立します。差分を読む運用は、保管の決めごとから始まります。

場面	決めておくこと	自事業所の記入欄
保存の場所	紙と電子の両方で、置き場所を1か所ずつに決めます。二重に置くと、古い版が生き残ります	紙：（　　　）／電子：（　　　）
ファイル名	年度・保険者名・資料名の順で付けます。並べたときに年度順になる形にします	命名の型：（　　　）
保存する年数	差分を読むために何年度分を残すかを決めます	残す年数：（　　　）
紙の配架	職員が手を伸ばせる場所に置きます。鍵のかかる引き出しの中では読まれません	配架場所：（　　　）
版の管理	差し替えがあった資料は、旧版に「旧」と大きく書くか、その場で取り除きます	旧版の扱い：（　　　）
読み合わせの時期	受領後いつ読み合わせるかを、受領の時点で決めます	読み合わせ日：（　　　）
読み合わせる人	管理者ひとりで読まず、記録を書く職員を1名入れます	参加者：（　　　）
差分の記録先	差分の一覧をどこに残すかを決めます。付箋だけでは残りません	記録先：（　　　）
職員への開き方	全職員が見られる状態にする方法を決めます	方法：（　　　）
次年度への引き継ぎ	担当者が替わっても、この決めごとが続く形にします	引き継ぎ先：（　　　）

持ち帰り作業｜当日・1週間・1か月に分けた44項目（誰が／何を確かめ／どこに記録するか）

資料を受け取った日から時間が空くほど、内容は薄れます。一方で、当日に全部やろうとすると何も終わりません。その日のうちにやること・1週間以内・1か月以内の3つに分け、それぞれ「誰が」「何を確かめ」「どこに記録するか」まで書けるようにしました。完了日の欄を埋めていけば、そのまま実施の記録になります。

その日のうちにやること（14項目）

やること	誰が	何を確かめるか	どこに記録するか	完了日
資料一式を電子と紙の両方で保存する	出席した人	頁の抜けがないか、部数が案内どおりか	共有フォルダと事務室の配架棚	（　　　）
ファイル名に年度と保険者名を入れる	出席した人	前年度のファイルと並べたときに順に並ぶか	共有フォルダの命名規則の欄	（　　　）
変更のあった箇所にしるしを付ける	出席した人	当日に説明があった箇所を思い出せるうちに	紙の資料に付箋、電子は目次に印	（　　　）
質問した内容と回答を書き起こす	出席した人	言い回しを変えずに写せているか	質疑の記録欄	（　　　）
回答が曖昧だった点に印を付ける	出席した人	「後日」「別途」と言われた事柄がどれか	後日確認の一覧	（　　　）
受講の記録・確認書の要否を確かめる	管理者	提出物の有無・提出先・期限（保険者の定め）	提出物の管理表	（　　　）
期限が示されたものをカレンダーに入れる	管理者	期日と、その1か月前の確認日	事業所の年間予定表	（　　　）
様式の差し替えがあった項目を一覧にする	事務担当	様式番号と、差し替え前後の対応	様式一覧表	（　　　）
共有する相手を決める	管理者	全職員か、担当者だけか、両方か	共有の計画欄	（　　　）
次の職員会議の議題に1行入れる	管理者	議題名と、必要な時間の目安	会議の議題表	（　　　）
資料を全職員が見られる場所に置く	事務担当	鍵のかかる場所に入れていないか	配架の記録	（　　　）
前年度の資料を隣に並べる	事務担当	前年度分が手元にあるか、無ければ入手先	資料の保管台帳	（　　　）
その日の所感を3行で残す	出席した人	気になった点を、忘れる前に文字に	受講の記録の備考欄	（　　　）
後日確認する事項を一覧に起こす	出席した人	確認先・確認方法・期限まで書けているか	後日確認の一覧	（　　　）

1週間以内にやること（16項目）

やること	誰が	何を確かめるか	どこに記録するか	完了日
前年度資料との差分を項目ごとに突き合わせる	管理者と記録担当	新規・増加・削除・同一の4つに仕分けられるか	差分の一覧表	（　　　）
差分の一覧を1枚にまとめる	記録担当	A4一枚に収まっているか	差分の一覧表	（　　　）
強調された項目を点検項目に変換する	管理者	「資料の文言」から「自事業所への問い」に直せているか	点検シート	（　　　）
点検項目を担当者に割り振る	管理者	1人に集中していないか	点検シートの担当欄	（　　　）
使用中の様式の版を数える	事務担当	同じ様式の違う版が混ざっていないか	様式一覧表	（　　　）
旧様式が残っていないか探す	事務担当	棚・引き出し・端末・共有フォルダの4か所	様式一覧表の備考欄	（　　　）
運営規程の記載と資料の項目を並べて読む	管理者	言葉づかいが食い違っていないか	点検シート	（　　　）
重要事項説明書の記載と資料の項目を並べて読む	管理者	運営規程と食い違っていないか	点検シート	（　　　）
掲示しているものの内容を見る	事務担当	掲示物の日付が古くなっていないか	掲示物の管理表	（　　　）
記録の保存場所と保存の運用を確かめる	記録担当	誰が見ても取り出せる状態か	記録の保管台帳	（　　　）
委員会・研修・訓練の年間予定と資料を並べる	管理者	予定表に空白の期間がないか	年間予定表	（　　　）
事故・苦情の記録の様式と資料の記載を並べる	相談員または記録担当	使っている様式が最新の版か	様式一覧表	（　　　）
変更が生じている事項を洗い出す	管理者	人・場所・体制の3方向で変化がなかったか	変更事項の一覧	（　　　）
質疑応答から自事業所に当てはまるものを抜き出す	管理者	抜き出した問答が3件以内に絞れているか	社内共有の下書き	（　　　）
保険者への確認事項をまとめて一度に問い合わせる	管理者	聞く順番と、回答の書き取り欄を用意したか	後日確認の一覧	（　　　）
職員へ共有する文面を作る	管理者	読む人が次に何をすればよいか書いてあるか	社内共有の記録	（　　　）

1か月以内にやること（14項目）

やること	誰が	何を確かめるか	どこに記録するか	完了日
点検シートの記入を終わらせる	各担当	空欄が残っていないか	点検シート	（　　　）
差があった項目に期限と担当を付ける	管理者	期限が「今月中」で止まっていないか	点検シートの期限欄	（　　　）
様式の差し替えを実際に行う	事務担当	差し替え漏れの置き場がないか	様式一覧表	（　　　）
差し替えた様式で1件試しに記入する	記録担当	記入欄が足りているか、迷う欄がないか	記入例のファイル	（　　　）
手順書の該当箇所を書き換える	管理者	古い記述が別の頁に残っていないか	手順書の改訂履歴	（　　　）
職員会議で共有する	管理者	出席者と欠席者が記録されているか	会議の議事録	（　　　）
欠席者への伝達を実施する	主任・リーダー	いつ、どの方法で伝えたか	伝達の記録欄	（　　　）
新任・非常勤の職員にも届いたか確かめる	主任・リーダー	勤務日の関係で漏れた人がいないか	回覧簿	（　　　）
研修の年間計画に反映する	研修担当	実施月と対象者が決まっているか	年間研修計画	（　　　）
訓練の実施予定を決める	管理者	参加できない人の代替日があるか	年間予定表	（　　　）
保険者への確認の回答を資料に書き添える	管理者	回答日と回答者の部署を書いたか	資料の余白と後日確認の一覧	（　　　）
点検シートの写しを綴じて保存する	事務担当	年度が分かる形で綴じられているか	点検シートの保管ファイル	（　　　）
次の集団指導までの見直し時期を決める	管理者	年度の途中に1回、見直し日を置けているか	年間予定表	（　　　）
終わらなかった項目を繰り越す	管理者	繰り越しの理由と、新しい期限を書いたか	点検シートの繰越欄	（　　　）

当てはめ｜資料の項目を自事業所の点検項目に変える5列シート（手順12）

集団指導の資料は、全事業所に共通の言葉で書かれています。そのままでは、自事業所の何を見ればよいかが決まりません。資料の一行を、自事業所の一行に置き換える——この変換だけが、集団指導を受けた事業所にしかできない作業です。

使う道具は5列のシート1枚です。左から、資料に書かれていたこと／自事業所の状態／差があるか／いつまでに直すか／担当。1列目と2列目を並べて書くのが要点で、離して書くと比べられません。

5列点検シート（記入用の型）

資料に書かれていたこと（記入欄）	自事業所の状態（記入欄）	差があるか	いつまでに直すか（記入欄）	担当（記入欄）
人員に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	直近の勤務の一覧での状態：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
管理者の職務に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	現在の職務の範囲：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
運営規程に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	運営規程の該当条：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
重要事項説明書に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	説明書の該当欄：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
掲示・掲載に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	現在の掲示物と掲示日：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
同意・交付に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	直近3件の記録の状態：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
計画の作成・見直しに関する記載（資料　　頁）：（　　　）	直近の見直しの記録：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
記録の保存に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	保存の場所と起算の考え方：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
事故の報告に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	直近の報告と、判断を残した場所：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
苦情の対応に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	受付簿の直近の記載：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
虐待の防止に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	委員会・指針・研修・担当の記録の所在：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
身体的拘束に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	関係する記録の所在：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
業務継続に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	計画の版と、研修・訓練の実施日：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
感染症の対策に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	委員会の開催日と指針の版：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
研修に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	年間計画と実施記録：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
様式に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	使用中の様式の番号と版：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
提出物・期限に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	年間予定表への転記の有無：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）
その保険者独自の運用に関する記載（資料　　頁）：（　　　）	手順書に書いてあるか：（　　　）	差あり／差なし／確認中	（　　　）	（　　　）

シートの使い方（手順12）

手順	やること	つまずきやすいところ
1	資料を頭から通して読み、しるしを付けた箇所だけを抜き出します	全部を写そうとすると終わりません。抜き出す上限を20行と決めます
2	抜き出した箇所を、資料の頁番号とセットで1列目に書きます	頁番号を落とすと、あとで根拠に戻れなくなります
3	1列目を「自事業所への問い」に言い換えます	資料の言い回しのまま置くと、答えようがない行になります
4	2列目は、書類の現物を見てから書きます	記憶で書くと、差が出ません。差が出ないシートは役に立ちません
5	現物が見つからない行は、2列目に「所在が不明」と書きます	空欄のままにすると、確認済みと見分けがつかなくなります
6	3列目は「差あり／差なし／確認中」の3つだけで書きます	4つ目の区分を作ると、判断が先送りされます
7	解釈が分かれる行は「確認中」にし、保険者への確認事項へ回します	自事業所の中だけで結論を出すと、根拠が残りません
8	「差あり」の行だけを別紙に写します	全行を持ち歩くと、対応の行が埋もれます
9	4列目の期限は、日付で書きます	「今月中」「なるべく早く」は、期限として機能しません
10	5列目の担当は、役職ではなく個人名で書きます	「事務担当」だけだと、複数いる場合に誰も動きません
11	会議で読み上げ、期限と担当をその場で合意します	回覧だけで済ませると、期限が守られません
12	完了した行に完了日を書き、シートを綴じて保存します	消して書き直すと、いつ直したかが残りません

差の書き分けと、期限の決め方（8通り）

差の状態	3列目にどう書くか	期限の決め方（記入欄）
使っている様式の版が違う	差あり（様式の版）	差し替えは在庫の入れ替えで済むため、短い期限を置きます：（　　　）
書類はあるが、記載の欄が空いている	差あり（記載の欠落）	直近分から埋めるのか、さかのぼるのかを決めてから期限を置きます：（　　　）
書類の所在が分からない	確認中（所在）	探す期限を先に置き、見つからなければ再作成の期限を別に置きます：（　　　）
運用はしているが、記録に残していない	差あり（記録の運用）	記録の型を決める日と、運用を始める日を分けて置きます：（　　　）
担当は決まっているが、交代時の引き継ぎがない	差あり（引き継ぎ）	次の人事の動きに間に合う日を置きます：（　　　）
資料の記載の読み方が定まらない	確認中（解釈）	保険者へ確認する日を期限にし、回答後に別の期限を置き直します：（　　　）
自事業所には当てはまらない	差なし（対象外の理由を備考へ）	期限は置かず、なぜ対象外かを1行書きます：（　　　）
すでに整っている	差なし	期限は置かず、次に見直す時期だけを書きます：（　　　）

会場での動き方｜持ち物22点と、そのまま言える質問文24例

集団指導の場で失われやすいのは、当日その場でしか確かめられなかったことです。あとから資料を読み返しても、質疑の答えは載っていません。持ち物と、聞くことを先に決めておくだけで、持ち帰る量が変わります。

持ち物22点

持ち物	何に使うか	用意した（記入欄）
案内文書	受付と、開催形式・時間の確認に使います	（　　　）
運営規程の写し	説明を聞きながら、その場で条文と照らせます	（　　　）
重要事項説明書の写し	運営規程との食い違いに、その場で気づけます	（　　　）
前年度の集団指導資料	変更点を、聞いた瞬間に見つけられます	（　　　）
前年度の点検シート	去年の宿題が残っていないかを確かめられます	（　　　）
直近の勤務の一覧の写し	人員に関する説明を、自事業所の形で聞けます（持ち出しの可否は事業所の定めに従います）	（　　　）
算定している項目の名称の控え	説明のあった項目が自事業所に関係するかを見分けられます	（　　　）
届出の控えの一覧	変更の届出に関する説明を、手元の事実と結びつけられます	（　　　）
事故・苦情の記録の件数の控え	報告の範囲の説明を、実際の件数で考えられます	（　　　）
委員会・研修・訓練の年間予定表	実施時期の説明があったときに、空白の月をその場で見つけられます	（　　　）
業務継続計画の目次の写し	計画の構成に関する説明と突き合わせられます	（　　　）
使用中の様式の一覧（番号と版）	様式の差し替えがあったときに、影響の範囲がすぐ分かります	（　　　）
質問したいことを書いたメモ	質疑の時間は短く、その場では思い出せません	（　　　）
付箋（2色以上）	「変更」と「確認する」を色で分けられます	（　　　）
2色のペン	説明の内容と、自分の宿題を書き分けられます	（　　　）
A4のバインダー	配布資料をその場で綴じられ、持ち帰りで散らばりません	（　　　）
名刺	個別相談の時間があったときに使います	（　　　）
持ち帰り用の見出しを付けたノート	「共有する」「確認する」「直す」の3面を最初に作っておきます	（　　　）
資料を入れる封筒・クリアファイル	紙の資料の折れと紛失を防ぎます	（　　　）
充電済みの端末（オンラインのとき）	視聴と、その場でのメモに使います	（　　　）
通信の予備手段（オンラインのとき）	回線が切れたときに、続きを視聴できます	（　　　）
イヤホン（オンラインのとき）	事業所内で視聴する場合に、音を分けられます	（　　　）

メモの取り方｜そのまま書き出せる10の型

説明を追いかけて書き写すと、持ち帰ったときに何が宿題か分かりません。書き出しの言葉を決めておくと、あとで並べ替えるだけで済みます。

場面	そのまま書ける書き出しの型	あとで何に使うか
変更点の説明があった	【変更】資料　　頁／〇〇が〇〇へ／影響する書類：　　／差し替え担当：	様式一覧表と点検シートの1列目へ
強調された箇所	【強調】資料　　頁／言い回し：「　　」／自事業所の該当：有・無・確認中	点検シートの上位の行へ
期限が示された	【期限】　月　日／対象：　　／逆算した準備開始日：　月　日	年間予定表へ転記
様式が差し替わった	【様式】旧：第　号／新：第　号／旧版の所在：　　／差し替え予定日：	様式一覧表へ
提出先が変わった	【宛先】旧：　　／新：　　／連絡先一覧の更新日：	事務室の連絡先一覧へ
質疑応答があった	【質疑】問：　　／答：　　／自事業所への当てはめ：	社内共有の文面へ
自分が質問した	【自問】聞いた内容：　　／回答：　　／回答者の部署：　　／回答日：	後日確認の一覧と資料の余白へ
回答が曖昧だった	【保留】未確定の点：　　／確認先：　　／確認予定日：	後日確認の一覧へ
他の事業所の発言が参考になった	【他所】話題：　　／自事業所で似た運用：有・無／見直しの要否：	点検シートの備考欄へ
その場で判断がつかなかった	【持ち帰り】資料　　頁／誰に相談するか：　　／期限：	会議の議題表へ

そのまま言える質問文24例

集団指導は、個別の事業所についての判断が示される場ではありません。そのため質問は、自事業所の可否を尋ねる形ではなく、資料の記載の読み方や手続きの方法を尋ねる形にすると、その場で答えが返りやすくなります。以下はそのまま読み上げられる文です。

場面	そのまま言える質問文	回答を書き留める欄
項目の範囲	「本日の資料〇頁の項目について、対象となるサービス種別の範囲を確認させてください。」	（　　　）
経過措置	「経過措置の期限について、記載のある日付以降の取り扱いを確認させてください。」	（　　　）
旧様式の扱い	「様式が差し替えになった項目について、旧様式で作成済みの書類の取り扱いを確認させてください。」	（　　　）
提出の方法	「提出先が変わった項目について、郵送・持参・電子のどの方法を想定されているか確認させてください。」	（　　　）
提出の期限	「提出の期限について、期限が休日にあたる場合の考え方を確認させてください。」	（　　　）
記録の保存	「記録の保存について、電子で保存する場合の取り扱いを確認させてください。」	（　　　）
掲示	「掲示について、事業所内の掲示と、ウェブでの掲載の関係を確認させてください。」	（　　　）
研修の数え方	「研修の実施について、年度をまたぐ場合の数え方を確認させてください。」	（　　　）
合同での訓練	「訓練について、他の事業所と合同で実施した場合の記録の残し方を確認させてください。」	（　　　）
委員会の開催	「委員会について、オンラインで開催した場合の記録の残し方を確認させてください。」	（　　　）
事故の報告	「事故の報告について、報告の対象になる範囲の考え方を確認させてください。」	（　　　）
苦情の記録	「苦情の記録について、電話で受けたものの記録の残し方を確認させてください。」	（　　　）
変更の届出	「変更の届出について、期限の数え方の起算日を確認させてください。」	（　　　）
同意の取得	「同意の取得について、電子的な方法による場合の取り扱いを確認させてください。」	（　　　）
計画書の交付	「計画書の交付について、ご家族へ交付した場合の記録の残し方を確認させてください。」	（　　　）
照会での対応	「会議に参加できない事業者へ照会で対応した場合の、記録の残し方を確認させてください。」	（　　　）
資料の読み方	「資料〇頁の記載について、どの範囲までを指しているのか読み方を確認させてください。」	（　　　）
勤務の一覧の書き方	「勤務形態の一覧について、月の途中で勤務時間が変わった場合の書き方を確認させてください。」	（　　　）
自主点検表	「添付の自主点検表について、提出の要否と提出先を確認させてください。」	（　　　）
後日の問い合わせ	「本日その場で伺えなかった事項について、後日の問い合わせ方法と受付の期限を確認させてください。」	（　　　）
資料の共有範囲	「本日の資料について、事業所内の職員へ配布・共有してよい範囲を確認させてください。」	（　　　）
録画の視聴	「録画の視聴について、視聴できる期間と、視聴の記録の残し方を確認させてください。」	（　　　）
複数事業所の扱い	「同一法人で複数の事業所がある場合の、受講と記録の単位を確認させてください。」	（　　　）
次回の案内	「次回の案内の届き方と、送付先の宛名を変更する場合の手続きを確認させてください。」	（　　　）

分からなかったことを、どう持ち帰るか（8通り）

その場の状態	その場での書き方	後日の動き
説明が速くて聞き取れなかった	【保留】資料　　頁／聞き取れなかった語：「　　」	資料の該当箇所を読み直し、それでも定まらなければ問い合わせます
言葉の意味が分からなかった	【語句】「　　」／前後の文脈：	原典の通知名を控え、定義の書かれた箇所を探します
自事業所に当てはまるか判断できない	【当てはめ】資料　　頁／迷った理由：	点検シートの3列目を「確認中」にし、保険者へ確認します
質疑の時間が終わってしまった	【未質問】聞きたかったこと：	後日の問い合わせ方法に従い、まとめて一度に尋ねます
回答が一般論にとどまった	【一般】回答：　　／自事業所の事情：	事情を書面にしてから、あらためて相談の場を設けます
資料に該当の頁が見つからない	【所在】説明はあったが資料に無い項目：	別冊・別添の有無を確認し、無ければ配布の有無を尋ねます
自事業所の書類が手元になくて照合できない	【要照合】照合したい書類：	事業所に戻って現物を見てから、点検シートに書きます
他の事業所の質問が気になった	【他所】問：　　／答：	自事業所に似た運用がないかを確かめ、あれば点検項目に足します

欠席と社内共有｜資料の入手から共有文24例・言い換え30組まで

出席した人だけが知っている状態は、資料を受け取っていないのとあまり変わりません。逆に、欠席しても資料が手元にあり、社内で共有され、点検まで進んでいれば、集団指導の使い方としては成立しています。大事なのは、その場にいたかどうかではなく、資料が自事業所の一行に変わったかどうかです。

欠席したときの段取り（12項目）

なお、欠席の取り扱い・振替の可否・確認書の要否は保険者（指定権者）により異なります。以下は取り扱いを決めつけず、確認して埋めるための段取りです。

段取り	やること	記入欄
1　欠席の連絡	案内文書に記載された連絡先へ、欠席する旨と理由を伝えます	連絡日：（　　　）／連絡先：（　　　）
2　取り扱いの確認	「欠席した場合の取り扱いについて確認させてください」と尋ね、回答をそのまま書き取ります	回答：（　　　）
3　資料の入手方法	ウェブでの掲載、郵送、窓口での受け取りのどれになるかを確認します	入手方法：（　　　）
4　掲載期間の確認	掲載される場合、いつまで見られるかを確認します	掲載期間：（　　　）
5　別日程・録画の有無	別の日程や録画の視聴が用意されるかを確認します	有・無・確認中／視聴期限：（　　　）
6　提出物の有無	確認書等の提出を求められるかと、その提出先・期限を確認します	提出先：（　　　）／期限：（　　　）
7　資料の受領	入手した資料を、出席した場合と同じ場所に保存します	保存日：（　　　）／保存先：（　　　）
8　質疑応答の入手	質疑応答が資料に含まれているか、別に公開されるかを確認します	有・無・確認中
9　質問の代替手段	その場で聞けなかったぶん、後日の問い合わせ方法と期限を確認します	方法：（　　　）／期限：（　　　）
10　読み合わせの実施	出席した場合と同じく、前年度資料と並べて差分を読みます	実施日：（　　　）／参加者：（　　　）
11　社内共有	出席していないことを理由に共有を省かず、同じ手順で共有します	共有日：（　　　）
12　記録の残し方	資料を入手した日・読み合わせた日・共有した日を、まとめて1枚に残します	記録の保存先：（　　　）

誰に、何を伝えるか（10通り）

伝える相手	伝えること	記録に残すこと
全職員	変更点の要約と、日々の記録の書き方に関わる部分だけ	共有日、方法、対象人数
主任・リーダー	点検シートの担当割りと、期限	割り当てた項目と担当者名
記録を書く職員	様式の差し替えと、記入欄の変更点	差し替え日と、記入例の掲示場所
事務担当	提出先・提出期限・連絡先一覧の更新	更新日と、更新した項目
請求を扱う職員	資料で説明のあった請求に関わる留意点の所在	資料の頁番号と、確認した日
相談員・窓口対応の職員	苦情・事故の受付と記録の残し方	受付簿の様式の版と、周知日
非常勤・夜勤の職員	勤務日に合わせた個別の伝達	伝達日、方法、確認の署名
新任の職員	手順書の更新箇所と、新しい様式	手順書の改訂日と、説明した日
法人本部・他事業所	複数の事業所に共通する変更点	送付日と、送付先の一覧
次年度の担当者	資料の保管場所と、点検シートの繰越項目	引き継ぎ日と、引き継いだ書類

そのまま使える社内共有文24例

共有は、長い文章より「何が変わったか」と「あなたは何をするか」の2つが入っていれば足ります。以下は日付・担当・場所の欄を埋めるだけで送れる文です。

相手・場面	そのまま使える共有文	記録に残すこと
全職員へ（チャット）	「〇月〇日の集団指導の資料を、共有フォルダ〇〇に保存しました。変更点は3件です。うち記録の書き方に関わるのは1件で、〇月〇日から新しい様式に切り替えます。詳しくは〇月〇日の会議で共有します。」	送信日、送信先の人数
全職員へ（掲示）	「集団指導の資料を事務室〇〇に置きました。変更点の一覧はA4一枚にまとめ、表紙に付けています。〇月〇日までに一度目を通してください。」	掲示日、掲示場所、撤去予定日
朝礼	「今日の連絡です。〇〇の様式が変わりました。今日以降に書く分から、事務室の新しい用紙を使ってください。古い用紙は取り除いてあります。」	実施日、参加者数
職員会議の冒頭	「議題1は集団指導の共有です。資料の変更点は3件、当事業所で対応が要るのは2件です。それぞれ担当と期限をこの場で決めます。」	議事録への記載、決まった担当と期限
主任・リーダーへ	「点検シートを18行作りました。〇〇さんに5行、〇〇さんに4行お願いします。〇月〇日までに2列目（自事業所の状態）を、書類の現物を見て埋めてください。」	割り当て表、依頼日
記録担当へ	「様式が第〇号から第〇号に変わりました。記入欄が1つ増えています。記入例を事務室に貼りましたので、最初の1件は記入例を見ながら書いてください。」	差し替え日、記入例の掲示日
事務担当へ	「提出先が〇〇係に変わりました。事務室の連絡先一覧と、封筒の宛名の雛形を〇月〇日までに差し替えてください。差し替え後、古い封筒は処分をお願いします。」	更新日、処分した枚数
請求を扱う職員へ	「資料〇頁に、請求に関する留意点の記載があります。当事業所に関係する箇所に付箋を付けました。〇月〇日までに目を通し、疑問点があれば書き出してください。」	依頼日、書き出された疑問点
相談員へ	「苦情の受付簿の様式が変わりました。電話で受けた分の記録欄が分かれています。〇月〇日以降の受付分から新しい様式でお願いします。」	周知日、切り替え日
サービス提供責任者へ	「計画の見直しに関する記載が資料〇頁にあります。当事業所の直近3件の記録と並べて確認したいので、〇月〇日に30分お時間をください。」	依頼日、実施日
看護職へ	「資料〇頁に、記録に残す内容についての記載がありました。現在の書き方と違いがあるか、〇月〇日までに確認して教えてください。」	依頼日、回答日
送迎を担当する職員へ	「資料〇頁に、送迎に関する記録の残し方の記載がありました。現在の記録用紙で書ける形か、〇月〇日までに見てもらえますか。」	依頼日、回答内容
非常勤の職員へ	「〇月〇日の集団指導の共有です。勤務日の関係で会議に出られていないため、要点をお伝えします。変更は〇〇の1点です。次の勤務日から新しい用紙をお使いください。」	伝達日、伝達方法
夜勤の職員へ	「申し送りノートの〇ページに、集団指導の共有を書きました。夜勤帯の記録に関わる変更が1件あります。次の夜勤前に読んでおいてください。」	記載日、確認の署名
新任の職員へ	「手順書の〇章を〇月〇日に更新しました。集団指導の資料で変更のあった2件を反映しています。研修資料も差し替え済みです。」	改訂日、説明した日
研修担当へ	「資料に、研修の実施に関する記載がありました。年間計画の〇月と〇月に追記をお願いします。実施記録の様式も確認してください。」	追記日、計画の版
委員会の招集	「次回の委員会の議題に、集団指導の資料〇頁の内容を1件追加します。指針の見直しが要るかを、この場で決めたいと思います。」	議題表への追加日、決定事項
欠席者への個別連絡	「〇月〇日の会議を欠席されたため、集団指導の共有をお伝えします。変更は2件です。読み終えたら、回覧簿にサインをお願いします。」	連絡日、回覧簿のサイン
回覧簿の表紙	「集団指導（〇年度・〇〇市）の共有です。この資料を読んだら、日付とお名前を記入してください。〇月〇日までに全員の記入をお願いします。」	回覧開始日、記入した人数
メールでの共有	「〇年度の集団指導の資料と、当事業所の点検シートを添付します。ご自身の担当行を〇月〇日までにご記入ください。空欄がある場合は『確認中』と書いてください。」	送信日、返信の状況
法人本部へ	「〇〇市の集団指導の資料を共有します。当法人の他の事業所にも関係する変更が1件（様式の差し替え）あります。ご確認ください。」	送付日、送付先
他事業所の管理者へ	「〇月〇日の集団指導の要点を共有します。資料〇頁の記載について読み方が定まらなかったため、〇月〇日に保険者へ確認する予定です。回答が出たら改めて共有します。」	共有日、確認予定日
保険者へ確認する前の社内確認	「〇〇について保険者へ確認します。当事業所の現在の運用を、〇月〇日までに1枚に書き出してください。事実を添えて聞いたほうが、回答が具体的になります。」	依頼日、書き出した内容
次年度への引き継ぎ	「〇年度の集団指導の資料・点検シート・保険者への確認記録を、〇〇に綴じて保管しています。次年度は前年度分と並べて差分を読むところから始めてください。」	引き継ぎ日、引き継いだ書類の一覧

受講記録・共有記録で避けたい書き方と、言い換え30組

集団指導の受講記録や社内共有の記録は、あとから読み返される書類です。ところが実際に残っているのは「出席しました」「特に変更はありませんでした」といった一行であることが少なくありません。左の列は、書いてはいけない例として引用したものです。右の列は、日付・人数・場所・担当を入れてそのまま使える形にしています。

避けたい書き方（悪い例）	言い換えた書き方（そのまま使える形）
「集団指導に出席しました。」	〇年〇月〇日、〇〇市の集団指導（オンライン）に管理者〇〇が出席。資料〇部を受領し、変更点3件を記録した。
「特に変更はありませんでした。」	前年度資料と突き合わせた結果、変更のあった項目は様式1件・提出先1件。他の項目は文言の変更なしと確認した（確認日〇月〇日）。
「資料をもらいました。」	配布資料〇部を受領し、共有フォルダ〇〇に保存。紙は事務室〇段目に配架した（〇月〇日）。
「あとで確認します。」	〇月〇日までに〇〇が運営規程と突き合わせ、結果を点検シートの2列目に記入する。
「みんなに周知しました。」	〇月〇日の職員会議で共有。出席8名、欠席2名には〇月〇日に個別に説明し、回覧簿に署名を得た。
「重要な話がありました。」	資料〇頁で「特に」と記載された項目が2件（様式の差し替え、記録の保存方法）。点検シートの1行目と2行目に転記した。
「うちは大丈夫です。」	点検シート18項目のうち、差なし15・差あり2・確認中1。差ありの2件は〇月〇日までに〇〇が対応する。
「加算の話がありました。」	資料〇頁に、記録として残す内容についての記載があった。自事業所の該当は判断していないため、〇月〇日に保険者へ確認する（担当〇〇）。
「様式が変わったようです。」	様式が第〇号から第〇号へ差し替え。旧様式のファイル3件を〇月〇日に取り除き、新様式へ置き換えた。
「後日連絡します、と言われました。」	質問1件は当日回答が得られず、〇月〇日までに〇〇課へ電話で確認する（担当〇〇）。回答は資料の余白に書き添える。
「オンラインで見ました。」	〇月〇日〇時〜〇時、録画を管理者と主任の2名で視聴。視聴の記録の要否は〇月〇日に〇〇課へ確認済み。
「よく分かりませんでした。」	資料〇頁の記載について、当事業所の場合の読み方が定まらなかったため、〇月〇日に〇〇課へ確認する。
「全員に回覧しました。」	回覧簿に11名の署名。うち非常勤3名は勤務日の関係で〇月〇日に回覧を完了した。
「そのうち直します。」	〇月〇日までに〇〇が重要事項説明書の〇の欄を修正し、修正後の版を共有フォルダ〇〇に保存する。
「例年どおりでした。」	前年度と同一の記載が5項目。うち3項目は3年続けて記載されているため、点検シートの常設項目として残した。
「厳しく言われました。」	資料の冒頭で、記録の保存と掲示について「徹底されたい」との記載があった。該当2項目を点検シートに追加した。
「事故報告の話が出ました。」	資料〇頁に事故の報告の様式と提出先の記載。当事業所で使用中の様式の版を確認し、〇月〇日に差し替えた。
「業務継続計画をやらないといけないそうです。」	業務継続計画について、研修と訓練の記録の残し方に関する記載があった。年間予定表に〇月と〇月を追記した（〇月〇日）。
「虐待防止の話もありました。」	虐待の防止について、委員会・指針・研修・担当者の記録に関する記載。当事業所の記録の所在を一覧にした（〇月〇日）。
「担当者が変わったみたいです。」	担当課の連絡先が〇〇係へ変更。事務室の連絡先一覧を〇月〇日に更新し、旧一覧は処分した。
「参加者は私だけです。」	出席は管理者1名。出席できる人数は案内の記載に従った。共有は〇月〇日の会議で全職員へ実施した。
「資料はどこかにあります。」	資料は共有フォルダ〇〇／年度別／〇年度に保存。紙は事務室〇段目のファイルに配架している。
「毎年同じ内容です。」	3年分を並べたところ、同一項目6件・新規2件・削除1件。新規2件を点検シートに追加した。
「必要なら直します。」	差ありの項目は3件。〇月〇日までに〇〇が対応し、完了時に点検シートの完了欄へ日付を記入する。
「特に指摘はありませんでした。」	集団指導は個別の書類を確認する場ではないため、当日に個別のやり取りは生じていない。資料の項目を自事業所へ当てはめる作業を〇月〇日までに行う。
「口頭で伝えました。」	〇月〇日の朝礼で口頭共有し、要点をA4一枚にして事務室に掲示した。掲示の写真を記録に添付している。
「新人にも言っておきます。」	新任者向け手順書の〇章に、変更点2件を〇月〇日に反映。次回の新任研修の資料も差し替え済み。
「たぶん大丈夫だと思います。」	該当の有無は当事業所では判断していない。〇月〇日に〇〇課へ確認し、回答を点検シートの備考欄に記入する。
「去年の資料は捨てました。」	前年度資料は差分の突き合わせに使うため、直近〇年度分まで保存する運用に変更した（〇月〇日決定）。
「二度と間違えません。」	同じ誤りを防ぐため、〇の様式に記入例を添付し、〇月〇日から二重の確認（記入者〇〇・確認者〇〇）を運用に加えた。

ここまでの表は、いずれも資料の一行を、自事業所の一行に置き換えるためのものです。集団指導は、まだ何も指摘されていない段階で次に何を見られるかが分かる、めずらしい場です。その利点は、資料を受け取った時点ではまだ半分しか使われていません。読み、当てはめ、期限を付け、共有し、記録に残す——そこまで進めて、はじめて資料が自事業所のものになります。

よくある質問（FAQ）

集団指導とは？

自治体が複数の事業者を集めて、制度や運営上の注意点を説明する取り組みです。

実地指導との違いは？

集団指導は説明会形式、実地指導は個別訪問での確認です。

参加後にすることは？

資料を確認し、指摘されやすい点を日々の運営に反映します。

現場から多い質問

Q. 集団指導の資料はどこで入手できますか？

A. 多くの自治体が集団指導資料をウェブで公開しています。所在地の指定権者（自治体）の案内をご確認ください。

Q. 集団指導の内容は実地指導と関係しますか？

A. はい。集団指導で示された留意点は、実地指導での確認ポイントと重なることが多いため、運営や記録に反映しておくと安心です。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

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出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

集団指導と運営指導の違い

集団指導の資料は、その保険者が何を見ているかが分かる一次資料です。運営指導の準備に使えます。

項目	集団指導	運営指導（実地指導）
形式	講習会形式。複数の事業所を集めて	事業所に立ち入って
頻度	年1回程度	おおむね数年に1回
目的	制度の周知、注意喚起	基準の遵守の確認
対象	指定を受けた事業者	選定された事業所
出席	原則として出席が求められる	—
欠席	資料の受領と確認が求められる	—
内容	改定の説明、指摘の多い事項	記録の確認、聞き取り
結果	—	講評、文書での通知、改善報告
資料	都道府県・市町村が公開	—
活用	指摘の多い事項が公開される	—

資料の読み方｜どこを拾うか

拾うところ	使い方
指摘の多い事項	自事業所の該当を点検する
改定の説明	書き換える書類を洗い出す
様式の変更	使っている様式を差し替える
届出の期限	カレンダーに入れる
加算の要件の解釈	記録の書き方に反映する
事故報告の基準	報告の要否の判断に使う
虐待・身体拘束の取り扱い	委員会の議題にする
業務継続計画の要件	研修・訓練の計画に反映する
質疑応答	他の事業所が迷っている点が分かる
連絡先	判断に迷ったときの相談先

運営指導の準備は実地指導（運営指導）、指摘の実例は監査対策ナビをご覧ください。

公表資料で、指摘の多い事項

領域	指摘の多い事項
人員	勤務形態一覧表と実際の勤務が一致していない
人員	管理者の兼務の範囲が基準を超えている
運営	運営規程と重要事項説明書の内容が異なる
運営	重要事項説明書の記載事項の漏れ（事故発生時の対応、第三者評価）
運営	個人情報の同意を家族から得ていない
運営	個別サービス計画の同意が家族のみ、または同意日が提供後
運営	モニタリングの記録が残っていない
運営	担当者会議に参加できない事業者へ照会していない
運営	苦情の記録が残っていない
運営	事故報告の基準を満たす事案を報告していない
減算	虐待防止の委員会・指針・研修・担当者のいずれかが未整備
減算	業務継続計画の研修・訓練が未実施
加算	算定要件を満たす記録が残っていない
届出	変更の届出が期限内に出ていない

サービス別｜公表されている指摘事例（出典つき）

当社のデータベースに収録した379件の指摘事例を、サービス種別ごとに整理した記事です。指摘の文言・対応のポイント・確認する書類・公表元を1行にまとめており、Excel／CSVで持ち帰れます。

サービス種別	公表事例	よく指摘される論点
居宅介護支援	96件	ケアプランの交付・同意・モニタリング、特定事業所加算、運営基準減算
全サービス共通	86件	運営規程・重要事項説明書、虐待防止、業務継続計画、記録の保存
通所介護・通所リハビリテーション	63件	個別機能訓練加算、入浴介助加算、送迎、認知症加算
訪問介護	46件	訪問介護計画、サービス提供責任者、特定事業所加算、生活援助の範囲
介護施設・居住系サービス	44件	施設サービス計画、身体的拘束、栄養・口腔、非常災害対策
訪問看護	28件	指示書の期限、計画書・報告書、緊急時訪問看護加算、特別管理加算