サービス管理責任者（サビ管）とは？役割・配置基準・要件をわかりやすく

Q: 配置基準は利用者数でどう変わりますか？

生活介護の例（省令第171号 第78条）では、利用者の数が60以下は1以上、61以上は「1に、60を超えて40またはその端数を増すごとに1を加えた数以上」と定められています。区分の条文はサービスごとに異なり、共同生活援助など一部サービスは別区分のため、原典・所管自治体でご確認ください。

Q: サビ管が基準を満たさないとどうなりますか？

告示第550号では、サービス管理責任者の員数を満たしていない期間は所定単位数の100分の70とし、5月以上継続する場合は100分の50とする旨が定められています。あわせて個別支援計画が作成されていない場合の減算も別に定められています。実際の該当可否・金額はサービス種別等により異なるため、原典・所管自治体でご確認ください。

障害福祉サービス事業所の運営で欠かせないのがサービス管理責任者（サビ管）です。この記事では、サビ管の役割・配置基準・要件を、告示・省令の定めと事業所運営の目線を対応させながらわかりやすく解説します。数値は制度改正で変わるため目安として扱い、最終判断は原典・所管自治体でご確認ください。

生活介護のサービス管理責任者の配置基準を、省令の定めと貴事業所の登録欄で対照する表。利用者60人以下は1以上、61人以上は1に、60を超えて40又はその端数を増すごとに1を加えて得た数以上（平成18年厚生労働省令第171号第78条）。右列は貴事業所の登録を記入してご確認いただく空欄。下部に、員数を満たしていない場合は所定単位数に100分の70、5月以上継続で100分の50を乗じる旨（厚生労働省告示第550号・令和6年4月1日適用版）を注記。 — 生活介護のサービス管理責任者・配置基準の対照表（左＝省令の定め／右＝貴事業所の登録を記入してご確認ください）。数値は令和6年4月1日適用版の目安で、改定で変わり得ます。

サービス管理責任者（サビ管）とは

サービス管理責任者とは、障害福祉サービス事業所において個別支援計画の作成・サービス提供プロセスの管理・スタッフへの指導助言を担う責任者です。多くの障害福祉サービスで配置が義務づけられています。

主な役割

個別支援計画の作成・見直し（アセスメント〜モニタリング）。
サービス提供の質の管理・改善。
サービス提供職員への技術的な指導・助言。
関係機関との連絡調整。
個別支援計画の書き方｜障害福祉サービス種別23の比較表と記入例128例
障害福祉の支援記録の書き方｜サービス種別20の比較表と記入例282例

配置基準（サービス種別×利用者数）

サビ管の配置数は、サービス種別と利用者数に応じて省令で定められています。生活介護の例では、省令（平成18年厚生労働省令第171号）第78条に、利用者数に応じた区分が置かれています。就労移行支援・就労継続支援・自立訓練なども、これに準じた「利用者数に応じて段階的に増やす」考え方が採られています（区分の条文はサービスごとに異なるため、各サービスの原典をご確認ください）。

利用者数の区分（生活介護の例）	省令の定め（配置数）
利用者の数が60以下	1以上
利用者の数が61以上	1に、利用者の数が60を超えて40（またはその端数）を増すごとに1を加えて得た数以上

※上表は生活介護（省令第171号第78条）の区分です。共同生活援助（グループホーム）など一部のサービスは異なる区分が定められています。ご自身のサービス種別の正確な人数区分は、記事末の原典・所管自治体でご確認ください。

配置基準を満たさないと（減算の定め）

サービス管理責任者の配置が基準を満たさない期間は、報酬を計算する際に所定単位数に一定の割合を乗じる（減算する）取り扱いが定められています。告示（厚生労働省告示第550号）では、サービス管理責任者の員数を満たしていない場合、所定単位数の100分の70とし、その状態が5月以上継続している場合は100分の50とする旨が、生活介護・就労移行支援・就労継続支援など複数のサービスに共通して置かれています。あわせて、個別支援計画が作成されていない場合の減算も別に定められています（割合・期間は原典をご確認ください）。

以下は「告示の定め」と「貴事業所の状況」を突き合わせるための対照表です。左の定めに対し、右の欄をご自身の登録内容・勤務実態でご確認ください（数値は改定で変わる目安です）。

告示の定め	貴事業所の状況（ご確認ください）
サービス管理責任者の員数を満たしていない期間：所定単位数×100分の70	（例）欠員が生じた月／充足状況：__________
上記の状態が5月以上継続：所定単位数×100分の50	（例）欠員が続いた月数：____月
個別支援計画が作成されていない場合：減算の対象（割合・期間は原典を確認）	（例）計画未作成・更新遅れの有無：____________

※本表は制度の理解を助けるための対照であり、減算の該当可否・金額を判定するものではありません。実際の適用は、所定単位数・地域単価・サービス種別により異なります。個別の判断は所管自治体・専門家にご確認ください。

要件（なり方の概要）

サビ管になるには、相談支援・直接支援などの実務経験を満たしたうえで、サービス管理責任者研修（基礎研修・実践研修）を修了する必要があります。基礎研修の受講にあたって求められる実務経験の年数や、実践研修までの流れ、更新研修の要否などは、自治体・制度改正で変わるため、正確な年数・研修体系は所管自治体および原典でご確認ください。

個別支援計画づくりの流れ

アセスメント：本人・家族の意向や課題を把握する。
個別支援計画（原案）の作成：目標と支援内容を定める。
担当者会議で内容を共有・調整する。
支援の実施とモニタリング：定期的に評価し、計画を見直す。

（記録をAIに渡すときの注意） アセスメントや支援経過の記録をAIツールに入力して要約・整理する場合は、利用者の氏名・被保険者番号などの個人情報は伏字（例：A様）にし、法人内・事業所内の個人情報の取り扱いルールを事前にご確認ください。本記事の記入例もすべて（例）＋伏字で示しています。

事業所運営での注意点

サビ管は採用が難しく、定着支援が運営上の課題になりがちです。人材確保・職場環境改善には補助金が使える場合があります。障害福祉事業者が使える制度は補助金ナビから探せます。個別支援計画の質を支える記録は記録の書き方もご参考ください。

まとめ

サビ管は個別支援計画とサービスの質を担う要です。配置基準（利用者数に応じた区分）・欠如時の減算の定め・要件を押さえ、採用・育成・定着を計画的に進めましょう。数値は改定で変わるため、算定にかかわる判断は原典・所管自治体でご確認ください。

サービス管理責任者｜業務と、残す記録

サービス管理責任者（サビ管）は、障害福祉サービスで個別支援計画を作り、支援の質を保つ役割です。

業務	やること	残す記録
アセスメント	本人・家族の意向と、生活の状況を把握する	実施日・面談者・把握した内容
個別支援計画の原案作成	支援目標と支援内容を、達成が判断できる形で作る	原案の作成日・目標・支援内容
担当者会議の開催	関係者を集め、原案について意見を聴く	開催日・出席者・検討内容・結論
説明と同意	本人（必要に応じ家族）へ説明し、同意を得て交付する	説明日・同意日・交付日・署名
支援の実施状況の把握	計画どおりに支援が行われているかを確認する	確認した日と、実施状況
モニタリング	定められた期間ごとに、目標の達成状況を評価する	実施日・達成状況・本人の意向
計画の見直し	評価に基づき、必要なら変更する	変更日・変更した内容・理由
従業者への技術指導・助言	支援の方法について指導する	指導した日・内容・対象者
関係機関との連携	相談支援専門員・医療機関等と情報を共有する	連絡した日・相手・内容
苦情・要望への対応	受付から対応まで	受付日・内容・対応・結果

個別支援計画の書き方｜欄別の記入例

欄	書き方	記入例
本人・家族の意向	本人の言葉に近い形で	「働きたい」だけで終わらせず、「働いて、自分のお金で好きなものを買いたい」（本人）
総合的な支援の方針	本人の希望と、支援の方向を1〜2文で	就労に向けた生活リズムを整えながら、得意な作業を見つけていく
長期目標	1年程度で目指す状態を、本人を主語に	週5日、安定して通所できる
短期目標	3〜6か月で達成を判断できる形で	遅刻なく、週4日通所できる
支援内容	誰が・何を・どのくらい	生活支援員：朝の声かけ（毎日）／職業指導員：作業の手順書の作成
本人の役割	本人が取り組むこと	前日の夜に翌日の準備をする
家族・関係機関の役割	支援者以外が担うこと	家族：起床の声かけ／相談支援専門員：月1回の面談
留意事項	支援するうえで気をつけること	疲労がたまると欠席が増えるため、週の後半は作業量を調整する
達成時期	いつまでに	短期目標は令和◯年◯月まで
優先順位	複数ある場合の順番	①通所の安定 ②作業の習得 ③金銭管理

ケアマネジャーとの違い

項目	サービス管理責任者	介護支援専門員（ケアマネジャー）
制度	障害者総合支援法	介護保険法
立場	サービス提供事業所の中	原則として居宅介護支援事業所（中立）
作る計画	個別支援計画	居宅サービス計画（ケアプラン）
計画の位置づけ	自事業所が行う支援の計画	複数の事業所を組み合わせた全体の計画
上位の計画	サービス等利用計画（相談支援専門員が作成）	—
モニタリング	定められた期間ごと	原則として月1回
配置	サービス種別と利用者数による	利用者数による
資格	実務経験＋研修修了	介護支援専門員実務研修受講試験の合格＋研修修了

運営でつまずきやすいところ

よくあること	なぜ問題か	どうするか
個別支援計画の同意が提供開始後になっている	手順が逆になっている	説明・同意・交付を提供開始前に済ませる
担当者会議の記録がない	意見を聴いたことを示せない	出席者・検討内容・結論を残す
モニタリングの期間が空いている	定められた期間ごとに行う必要がある	実施の時期を年間予定に組み込む
目標が「支援を継続する」	支援者側の行為で、達成が判断できない	遅刻なく、週4日通所できる
サービス等利用計画と整合していない	上位の計画とずれる	相談支援専門員と目標を突き合わせる
配置基準を満たしていない	減算の対象になりうる	利用者数から必要人数を毎月確認する
研修の修了要件を満たしていない	要件を欠く	修了証の写しを保管し、更新の時期を管理する

要件・配置基準・減算の取り扱いは、制度改正や自治体により異なります。詳細は指定権者の案内をご確認ください。障害福祉のICT導入は障害福祉のICT導入をご覧ください。

年間の業務カレンダー｜月ごとに「作る文書・書く項目・残す記録」（12か月・記入欄つき）

サービス管理責任者の仕事は、日々の相談対応に追われていると「今月やるはずだったこと」が後ろにずれていきます。ずれた分は年度末にまとめて現れ、記録の空白として残ります。そこで、1年をひと目で見渡せる形にしました。左から順に「その月に作る文書」「その文書に書く項目」「残す記録」を並べ、右端は貴事業所の予定日を書き込む欄です。印刷して事務室に貼り、終わった行に日付を入れていく使い方を想定しています。

なお、月の割り当ては4月始まりの年度で組んだ一例です。事業所の開設月・利用者の契約月・法人の会計期間によって前後しますので、行はそのまま使い、月の欄だけ貴事業所の運用に合わせて置き換えてください。

月	その月に作る文書	その文書に書く項目	残す記録	貴事業所の実施予定日（記入欄）
4月	年間研修計画／年度の支援体制表／新年度の担当表	研修の主題・対象者・実施月・講師（内部か外部か）／各利用者の担当職員／サービス管理責任者としての関与の仕方	年度初めの職員会議の議事録（出席者の氏名・職種、決めたこと、決まらず持ち越したこと）	月　　日
5月	更新期を迎える利用者の個別支援計画の原案	前計画の到達点／本人の言葉で書いた意向／次の期間の長期目標と短期目標／支援内容と担当者と頻度	原案を作った日、原案を作るときに参照した資料（前回のモニタリング記録・支援記録・面談記録）の一覧	月　　日
6月	虐待防止委員会の記録／ヒヤリハットの集計表	出席者と職種／取り上げた事例（日時・場面・関わった職員・その後の対応）／再発を防ぐために変えた手順	委員会で決めた手順を全職員へ伝えた日と伝え方（朝礼・書面回覧・研修）、伝わったことの確認方法	月　　日
7月	非常災害時の対応手順の見直し／夏季の健康観察の手順	連絡網／避難経路／安否確認の担当／水分と休憩の取り方／体調の変化に気づいたときの動き	訓練の実施記録（日時・参加者・想定した災害・かかった時間・うまくいかなかった点）	月　　日
8月	実習生・見学者の受入手順／職員との個別面談の記録	受入の目的／守秘に関する説明と誓約の取り方／同席させる場面と同席させない場面の線引き	面談で職員から出た困りごとと、それに対してサービス管理責任者が示した具体的な手順	月　　日
9月	上半期の振り返り資料／業務継続の手順の点検表	上半期に更新した計画の件数と、期限どおりに進まなかった件の理由／人員体制の変動	点検して直した箇所と、直せなかった箇所（次にいつ手を付けるかまで書く）	月　　日
10月	下半期の研修計画／感染症対応の手順の確認表	研修の主題／未受講者の一覧と受講予定月／体調不良時の連絡の流れと記録の様式	研修の実施記録（日時・講師・出席者・資料・理解度の確認方法）と、欠席者への補講の記録	月　　日
11月	個別支援会議の資料／家族向けの説明資料	本人の現状／目標の達成度／次の期間に取り組むこと／家族に確認したいこと	会議の記録（開催日時・場所・出席者の所属と職種・検討した内容・決まったこと・次回の予定）	月　　日
12月	年末年始の体制表／緊急時の連絡手順	休業日と開所日／当番の職員／急変時の連絡先の優先順位／家族への周知方法	周知した日と方法（書面の配付・掲示・口頭）、受け取りの確認が取れた利用者と取れていない利用者	月　　日
1月	次年度の利用意向の確認記録	本人の希望（通所日数・作業内容・進路）／家族の希望／確認した日と確認した方法	意向を聞いた場面の記録（面談・電話・家庭訪問の別と、そこで出た本人の言葉）	月　　日
2月	次年度の人員体制の検討資料／研修修了状況の一覧	職員ごとの資格・修了した研修・修了年月／欠員が出た場合の代替の考え方	一覧の更新日と、修了証の写しを保管した場所（ファイル名・棚の位置まで書く）	月　　日
3月	年度末の総括／終了・移行する利用者の引き継ぎ書	1年で達成できたこと／達成できなかったことと理由／引き継ぎ先／引き継いだ情報の範囲と同意の取り方	引き継ぎの記録（相手方の機関名・担当者の職種・引き継いだ日・渡した書類の一覧・本人の同意の記録）	月　　日

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

周期で回すもの｜毎日・毎週・毎月・四半期・半期・年次

年間カレンダーが「その月だけ動くもの」だとすると、こちらは「止めると気づかないうちに空白が積み上がるもの」です。担当者を空欄のままにしないでください。担当者が決まっていない行が、あとで記録の抜けになります。

周期	やること	残す記録の形
毎日	支援記録に、計画へ位置づけた支援が書かれているかを目で通す	確認した人の氏名と確認日。書き足しを依頼した場合は、依頼した相手と依頼した内容
毎日	欠席・遅刻・早退があった利用者への連絡と、その理由の聞き取り	連絡した時刻・相手（本人か家族か）・聞き取った理由・次回の来所予定
毎週	職員ミーティングで、気になる利用者を1人以上取り上げる	取り上げた利用者（記号でよい）・出た情報・その場で決めた対応・次に確認する日
毎週	利用を始めて日が浅い利用者の様子を、担当職員から直接聞く	聞いた日・担当職員名・出てきた変化・サービス管理責任者として指示した内容
毎月	翌月にモニタリングの時期を迎える利用者を一覧にする	利用者名・計画に定めた実施時期・面談の予定日・実施済みかどうかの印
毎月	ヒヤリハットを集め、同じ場面が重なっていないかを見る	件数・場面の内訳（時間帯・場所・関わった職員）・重なりが見えた場面と対応
毎月	身体拘束・行動制限にあたる行為がなかったかを確認する	「当月、該当なし」で終わらせず、確認した人・確認した方法（記録の通読か、職員への聞き取りか）まで書く
毎月	実績の記録と支援記録の内容が合っているかを突き合わせる	突き合わせた日・食い違いが出た件数・食い違いの理由・直した内容
四半期	個別支援会議を開く（対象者を分けて回す）	開催日時・場所・出席者の所属と職種・検討内容・決定事項・次回の開催予定
四半期	虐待の防止に関する委員会を開き、結果を職員へ伝える	委員会の記録と、伝達した日・方法・受け取った職員の一覧
半期	避難訓練・感染症への対応の確認を行う	実施日・想定した状況・参加者・要した時間・見つかった課題・課題を直した日
年次	研修計画の達成状況を整理し、次年度の計画を組む	計画した研修と実施した研修の対応表・未受講者への補講の記録・次年度に持ち越す主題

利用者1人あたりの流れ｜受付から初回モニタリングまでの時系列

年間の流れとは別に、利用者ごとの流れがあります。この列は「文書がつながっているか」を見るための並びです。どこか1つが抜けると、その先の文書が根拠を失います。日付を入れて、抜けている段がないかを見てください。

時期の目安	場面	作る文書	記録に入れる項目
初回接触	問い合わせ・見学の受付	受付記録	連絡してきた人（本人・家族・相談支援専門員・行政のいずれか）／聞き取った希望／見学の日程／案内した内容
見学時	事業所の見学・体験	見学記録・体験利用の記録	見学した日時／同行者／本人が関心を示した場面／不安を口にした場面／その場で答えられなかった質問
契約前	重要事項の説明と契約	重要事項説明書・契約書	説明した日時／説明した人／同席者／質問と回答／署名をいただいた日／写しを渡した日
開始前	アセスメント（初回面談）	アセスメント記録	面談の日時と所要時間／場所／同席者／本人の言葉／生活の状況／体調と服薬／これまでの支援の経過／本人が困っている場面
開始前	関係機関からの情報収集	連携記録	相手方の機関名と担当者の職種／得た情報／情報を得ることへの本人の同意／サービス等利用計画との関係
開始前	個別支援計画の原案作成	個別支援計画の原案	意向／方針／長期目標／短期目標／支援内容／担当者／頻度／期間／留意事項／原案を作った日
開始前	個別支援会議	会議記録	開催日時・場所／出席者の氏名・所属・職種／原案のどこを検討したか／変更した箇所と理由／決まらなかったこと
開始前	本人・家族への説明と同意	個別支援計画（確定版）・同意の記録	説明した日時と場所／説明した人／本人の反応／同意をいただいた日／写しを交付した日と渡し方
開始日	支援の開始	支援記録	開始日／初日の様子（本人の言葉と職員が見た行動）／計画のどの支援内容に対応する記録かがわかる書き方
開始直後	担当職員への引き継ぎと指導	指導記録	指導した日時／対象の職員／伝えた具体的な手順／確認の方法／次に確認する日
開始後	短期の様子の確認	経過記録	本人の変化／うまくいった場面といかなかった場面／計画のままでよいか、変えたほうがよいかの見立て
計画に定めた時期	初回のモニタリング	モニタリング記録	実施日／面談した相手／短期目標ごとの到達状況／根拠となった観察／計画を続けるか見直すかの判断材料

そのまま貼れる完成文｜受付から終了までの15場面（薄い書き方と、書き切った文）

記録が薄くなる原因は、書く気がないことではありません。「何を書けば書けたことになるのか」の基準が人によって違うからです。ここでは左に実際によく見かける薄い書き方を置き、右に同じ場面をそのままコピーして使える完成文にしました。日付・名前・数値だけを貴事業所のものに置き換えてください。

完成文の側には、必ず「いつ」「だれが」「どの場面で」「何をしたか」「そう判断した根拠となった観察」「次にすること」が入っています。逆にいえば、この6つが入っていれば文章の巧拙は問われません。

場面	よくある薄い書き方	そのまま貼れる完成文
新規利用の受付	見学の申し込みがあった。対応した。	◯月◯日14時、相談支援専門員◯◯氏より電話で見学の申し込みを受けた。対象は◯◯氏（◯歳・男性）。現在は自宅で過ごし、週1回の通院以外に外出の機会がない。相談支援専門員からは「日中の活動の場を探しており、人数の多い場所は本人が苦手」との情報を得た。見学日を◯月◯日10時とし、当日は静かな作業室から案内することとした。対応者は当職。
見学・体験利用	見学に来られた。特に問題なし。	◯月◯日10時から11時30分、本人と母、相談支援専門員◯◯氏が来所。作業室、休憩室、送迎車の順に案内した。本人は封入作業の見本を手に取り「これならできそう」と話した。一方、食堂に入ると人の話し声が重なる場面で耳をふさぎ、5分ほどで廊下へ出た。母より「大きな音が続くと家でも同じ様子になる」と情報を得た。体験利用を◯月◯日に設定し、昼食は静かな部屋で取る形を提案し、本人の了承を得た。
アセスメント（初回面談）	本人と面談し、意向を確認した。	◯月◯日13時から14時20分、面談室で本人・母と面談。同席は生活支援員◯◯と当職。本人は「働き続けたい。でも朝がつらい日がある」と話した。母は「服薬の変更後、午前中に眠気が強い日が週2回ほどある」と述べた。起床は7時前後、朝食は取れる日と取れない日がある。前の事業所は通所が続かず半年で終了しており、本人は「人が多い部屋にいると疲れる」と理由を語った。以上から、通所の継続には午前の体調と作業環境の音量が関わると見立て、次回に主治医からの情報を確認することとした。
個別支援計画の原案作成	アセスメントに基づき原案を作成した。	◯月◯日、アセスメント記録（◯月◯日実施）、母からの聞き取り（◯月◯日）、体験利用時の観察記録（◯月◯日・◯月◯日）をもとに原案を作成した。本人の「働き続けたい」という意向を出発点に、課題を「午前の体調に波がある」「音量の高い環境で疲れやすい」「作業の手順を口頭だけでは覚えにくい」の3点に整理した。長期目標は利用開始から6か月後の状態として、短期目標は3か月後の状態として設定した。支援内容は課題ごとに1つずつ対応させ、担当者と頻度を明記した。原案は個別支援会議に諮ることとする。
個別支援会議	個別支援会議を開催した。	◯月◯日15時から16時、事業所の相談室にて個別支援会議を開催。出席は本人、母、相談支援専門員◯◯氏、生活支援員◯◯・◯◯、看護職員◯◯、当職の計7名。原案の短期目標「週4日の通所を続ける」について、母より「週4日は始めから負担が大きい」との意見が出た。相談支援専門員からは「まず週3日から始め、様子を見て増やす方が続きやすいのでは」との提案があった。本人も「3日から始めたい」と述べたため、短期目標を「週3日の通所を続け、2か月目に日数の見直しを検討する」に修正した。作業室は空調の音が小さい◯号室を使うこととし、次回の会議は◯月◯日に予定した。
本人・家族への説明と同意	計画を説明し、同意を得た。	◯月◯日11時から11時40分、相談室にて本人・母へ個別支援計画を説明した。説明者は当職、同席は生活支援員◯◯。目標、支援内容、担当者、頻度、期間の順に読み上げ、本人が理解しやすいよう、支援内容の欄は図を添えた別紙で補足した。本人から「休みたいときはどう言えばいいか」と質問があり、朝の連絡先と伝え方を具体的に説明した。母から「日数を増やすときは事前に相談してほしい」との申し出があり、見直しの前に必ず連絡する旨を伝えた。同日、本人・母それぞれから署名をいただき、計画書の写しを手渡しで交付した。
支援の開始	◯月◯日より利用を開始した。	◯月◯日9時30分、◯◯氏の通所を開始。送迎車では窓側の席を用意し、乗車中は会話を求めない対応とした。午前は封入作業を60分行い、手順表を机の右手に置いた。休憩は10時30分から15分間、◯号室で1人で過ごした。本人は「今日は最後までできた」と話した。作業中に手が止まる場面が2回あり、いずれも隣の作業台から話し声が続いたときであった。計画の支援内容「音量の低い環境で作業する」に沿った配置が有効と考えられ、明日以降も同じ配置を継続する。
モニタリング	モニタリングを実施。目標はおおむね達成。	◯月◯日14時から14時50分、相談室にて本人と面談し、モニタリングを実施した。同席は担当の生活支援員◯◯。短期目標「週3日の通所を続ける」について、この3か月の通所実績は◯日中◯日であり、欠席は◯日、いずれも午前の眠気を理由とするものであった。本人は「昼からなら来られる日がある」と話した。短期目標「手順表を見ながら作業を進める」については、開始時は職員の声かけを1日3回程度要していたが、直近1か月は声かけなしで着手できる日が続いている。以上から、通所日数の目標は達成に至っていないが、作業面の目標は到達していると評価した。午後からの利用という選択肢について、次回の会議で検討する。

場面	よくある薄い書き方	そのまま貼れる完成文
計画の見直し・変更	状況が変わったため計画を変更した。	◯月◯日、モニタリング（◯月◯日実施）の結果を受け、個別支援計画の変更に着手した。変更の理由は、午前の眠気により欠席が続き、通所日数を軸にした短期目標では本人の力が見えにくくなっていたためである。変更点は3点。第一に、通所の枠を「午後からの利用を含む週3日」とした。第二に、支援内容に「午前の体調について本人が自分で連絡する」を加え、担当を生活支援員◯◯とした。第三に、評価の時期を◯月とした。◯月◯日に個別支援会議を開いて内容を確認し、◯月◯日に本人・母へ説明のうえ同意をいただき、写しを交付した。
職員への指導・技術指導	職員に指導を行った。	◯月◯日16時から16時30分、生活支援員◯◯（勤務2か月目）に対し、作業中の声かけについて指導した。同日の午前、◯◯氏が手を止めた場面で「どうしたの、大丈夫？」と続けて2回声をかけ、本人が席を離れる結果となっていた。指導の内容は、手が止まった際はまず10秒待つこと、次に手順表の該当箇所を指で示すこと、それでも動かない場合に短い言葉で1回だけ声をかけること、の3段階である。翌日の同じ作業時間に当職が同席して手順どおりに行えるかを確認することとし、確認日を◯月◯日と定めた。
同行訪問・同席支援	同行し、様子を確認した。	◯月◯日10時から11時、生活支援員◯◯に同行し、◯◯氏の作業場面に同席した。目的は、前回指導した「10秒待つ」対応が定着しているかの確認である。開始から30分間で手が止まった場面は3回。うち2回は待つ対応が取られ、本人は自ら手順表を確認して再開した。残り1回は職員が5秒程度で声をかけ、本人は手を止めたまま2分が経過した。終了後に振り返りを行い、待つ時間の長さを職員自身が数える方法を提案した。次回は◯月◯日に同席し、同じ場面を確認する。
苦情を受けた	家族から苦情があった。説明して了承を得た。	◯月◯日17時10分、◯◯氏の母より電話で申し出を受けた。内容は「送迎の到着が予定より20分以上遅れる日が今月に入って3回あり、その都度の連絡がない」というものである。受付者は当職。当日の運行記録を確認したところ、指摘のあった3日はいずれも同じ経路で、先に乗車する利用者の乗車に時間を要していた。◯月◯日10時に母へ折り返し、原因と、今後は到着が10分以上遅れる見込みの時点で電話を入れる運用に改めることを説明した。母より「連絡があれば待てる」との返答を得た。運用の変更は◯月◯日の職員会議で全職員へ伝え、送迎担当者の手元に手順を掲示した。
事故が起きた	作業中にけがをした。家族に連絡した。	◯月◯日11時15分、作業室にて◯◯氏が裁断作業中に左手人差し指を切る事故が発生した。発見者は生活支援員◯◯。出血は少量で、看護職員◯◯が洗浄と被覆を行い、11時30分に止血を確認した。11時40分に母へ電話で報告し、受診の希望はないとの返答を得たため経過観察とした。同日13時、当職が本人に痛みの有無を確認し「もう痛くない」との返答を得た。原因として、裁断用の器具が作業台の手前側に置かれ、手元と重なる配置であったことが挙がった。同日中に器具の置き場所を作業台の左奥に変更し、翌日の朝礼で全職員に周知した。◯月◯日に所定の様式で報告を行い、控えを保管した。
実習・研修の受入	実習生を受け入れた。	◯月◯日から◯月◯日まで、◯◯養成校の実習生1名を受け入れた。受入前の◯月◯日に、守秘に関する説明を行い、誓約書を受領した。実習中に同席させる場面は、作業時間・送迎・行事とし、個別面談、家族との電話、記録の閲覧は同席の対象外とした。利用者への説明は◯月◯日の朝の会で行い、写真撮影は行わない旨も合わせて伝えた。実習最終日に振り返りを実施し、実習生から「声をかける前に待つ意味がわかった」との発言があった。指導者は生活支援員◯◯、統括は当職。
他機関との連携	関係機関と連携した。	◯月◯日15時、相談支援専門員◯◯氏と電話で協議した。目的は、当事業所の個別支援計画とサービス等利用計画の目標の向きをそろえることである。サービス等利用計画では「日中の活動の場を持ち、生活のリズムを整える」が総合的な援助の方針とされていた。当事業所の計画では通所日数を軸としていたため、午前の体調に波がある現状と合わないことを伝え、午後からの利用を含む形に見直す方針を共有した。相談支援専門員より「主治医とも情報を共有したい」との申し出があり、本人の同意を得たうえで情報提供の範囲を「通所状況と午前の眠気に関する観察」に限ることとした。

終了時の記録｜引き継ぎまで書き切る

終了の記録は、書く動機がいちばん弱い場面です。利用者はもう来ませんし、次の利用者の対応が始まっています。しかし終了の記録は、その事業所が支援をどう締めくくったかがそのまま残る唯一の文書です。下の完成文をそのまま使ってください。

終了の理由	よくある薄い書き方	そのまま貼れる完成文
就労が決まった	◯月◯日、就労のため終了。	◯月◯日をもって、◯◯氏の利用を終了した。理由は、◯月◯日に◯◯株式会社の採用が決まり、◯月◯日から勤務が始まるためである。終了にあたり、◯月◯日に本人・母・相談支援専門員◯◯氏と当職で振り返りを行った。利用開始時に週◯日であった通所は、直近3か月は欠席なく続いていた。就労後に想定される困りごととして、本人から「人の多い休憩室が不安」との発言があったため、休憩の取り方について本人が職場に伝える言い方を一緒に整理した。就労後の相談先として相談支援専門員の連絡先を改めて確認し、当事業所へも連絡してよい旨を伝えた。引き継ぎ書は本人の同意を得たうえで、◯月◯日に相談支援専門員へ手渡しで交付した。
他の事業所へ移行	◯月◯日、他事業所へ移行のため終了。	◯月◯日をもって利用を終了した。理由は、本人と家族の希望により◯◯事業所へ移行するためである。移行の意向は◯月◯日の面談で示され、理由として「送迎の時間が長く、朝の負担が大きい」ことが挙げられた。◯月◯日に移行先の担当者と当職で情報共有の場を持ち、本人の同意を得て、これまでの支援内容・有効だった環境の設定（作業室の音量、休憩の取り方、手順表の使い方）・体調の波と時間帯の関係について引き継いだ。個人に関する記録の写しの提供範囲は、本人が同意した項目に限った。最終利用日には、担当の生活支援員が本人と一緒にこれまでの作品を整理し、本人が持ち帰る形とした。
体調により中断	体調不良のため終了。	◯月◯日をもって、当面の利用を終了した。理由は、◯月以降に入院を伴う体調の変化があり、通所の再開の見通しが立たないためである。◯月◯日に母と面談し、退院後の生活の状況によって再開を検討したいとの意向を確認した。終了時点での到達状況を整理すると、作業面では手順表を用いて自ら着手できる状態にあり、対人面では特定の職員以外にも自分から声をかける場面が見られていた。再開を検討する際に参照できるよう、有効であった環境の設定と声かけの手順を1枚にまとめ、母の同意を得て写しを渡した。相談支援専門員◯◯氏へは◯月◯日に状況を伝え、再開の相談があった場合の窓口を当職とした。

完成文に入れる6つの要素

右列の文が長いのは、飾りを足したからではありません。次の6つを入れると自然にこの長さになります。文章を上手に書こうとするより、この6つの有無を指差しで確認するほうが早く整います。

要素	入っていないとどう読めるか	書き方の例
いつ（日付と時刻・所要時間）	いつの出来事か追えず、他の記録との前後関係がわからない	◯月◯日13時から14時20分／◯月◯日の午前の作業時間中に
だれが（記録者・関わった人の職種）	だれの見立てなのかがわからず、責任の所在が消える	記録者は当職／同席は生活支援員◯◯と看護職員◯◯
どの場面で（場所と状況）	再現できず、同じ場面が繰り返されているかの判断ができない	作業室の◯号室で、隣の作業台から話し声が続いていた場面で
何をしたか（具体的な行為）	「対応した」「支援した」で終わり、次の人が同じ対応を取れない	手順表の該当箇所を指で示し、10秒待った後に短い言葉で1回声をかけた
そう判断した根拠となる観察	結論だけが残り、評価が個人の印象に見える	直近1か月は声かけなしで着手できる日が続いている／手が止まった場面は30分間で3回
次にすること（期日つき）	記録が「報告」で止まり、支援が動いたことにならない	◯月◯日に同席して同じ場面を確認する／次回の会議で午後利用を検討する

計画書の項目ごとに埋める｜10項目の完成文（生活介護・就労継続支援B型・放課後等デイサービス）

計画書がうまく書けないという相談の多くは、「文章力」ではなく「その欄に何を入れる約束なのかが決まっていない」ことが原因です。ここでは項目ごとに、入れる要素と、そのまま貼れる完成文を並べました。サービスの種類によって書きぶりが変わるため、3つのサービスで同じ10項目を書き分けています。貴事業所のサービスに近いものを土台にしてください。

生活介護の計画書｜項目別の完成文

項目	その項目に入れる要素	そのまま貼れる完成文
本人の意向	本人が実際に口にした言葉。要約する場合も、どの場面で語られたかを添える	「みんなと同じ部屋にいるのは疲れるけど、ここには来たい」（◯月◯日の面談での本人の言葉）。作業そのものより、通う場があること自体に意味を感じている様子が、見学時と体験利用時のいずれでも見られた。
家族の意向	家族の希望と、その背景にある家庭の事情	母「日中に安心して過ごせる場所があるだけでありがたい。無理に作業を増やさなくてよいので、体調が崩れない範囲で続けてほしい」（◯月◯日）。父は就労のため日中の対応が難しく、送迎の時間が固定であることを希望している。
総合的な支援の方針	本人と家族の意向を受けて、事業所として何を軸にするかを1文で	音量と人数の負担が少ない環境を整えることで、体調を崩さずに通い続けられる日中の場をつくり、その中で本人が「自分でできた」と感じられる場面を1日1回以上持てるようにする。
長期目標	期間の終わりに本人がどうなっているかを、観察できる形で	◯月末までに、体調による欠席が月◯日以内にとどまり、週◯日の通所が続いている状態。あわせて、休憩を自分から申し出ることができている。
短期目標	長期目標に至る途中の段。到達したかどうかを職員全員が同じ基準で判断できる書き方で	◯月末までに、疲れを感じたときに「休みます」と職員へ伝える場面が週1回以上見られる。手順表を見て自分で作業に着手できる日が、週の通所日の半数以上となる。
支援内容	短期目標に1対1で対応する具体的な行為。だれが読んでも同じ動きになる粒度で	①作業は◯号室の窓側の席で行い、隣の席を空ける。②手が止まった際は10秒待ち、手順表の該当箇所を指で示す。③10時30分から15分間、1人で過ごせる休憩の場を用意する。④帰り際に、その日できた場面を1つ言葉で伝える。
担当者	支援内容ごとの担当。氏名と職種を書き、不在時の代替も添える	①②生活支援員◯◯（不在時は◯◯）／③生活支援員◯◯／④その日の作業担当者。全体の統括は当職。
頻度	いつ・どのくらいの回数で行うかを、記録と照合できる形で	①②③は通所日の毎回／④は通所日の帰宅前／本人との面談は月1回（第◯週）／担当職員からの聞き取りは週1回。
期間	開始日と終了日、評価を行う時期	◯年◯月◯日から◯年◯月◯日まで。◯月に中間の確認を行い、期間の終わりに評価を行う。
留意事項	体調・服薬・急変時・本人が苦手とする状況など、共有しておくこと	午前に眠気が強い日があり、朝の様子で判断せず、本人に確認してから作業内容を決める。大きな音が続く場面では自ら退出することがあるため、退出を止めず、落ち着いた後に戻る流れとする。

就労継続支援B型の計画書｜項目別の完成文

項目	その項目に入れる要素	そのまま貼れる完成文
本人の意向	働くことについて本人が語った言葉。将来の希望と、いま感じている壁の両方	「いつかは会社で働きたい。でも人に聞くのが苦手で、わからないまま止まってしまう」（◯月◯日の面談）。作業そのものへの意欲は高く、体験利用の2日間はいずれも予定の時間を最後まで過ごした。
家族の意向	家族が望む働き方の姿と、家庭で見えている本人の様子	母「本人のペースで構わないので、働く経験を積ませたい。家では失敗を人に言えず、後から落ち込むことが多い」（◯月◯日）。
総合的な支援の方針	作業の力だけでなく、働き続けるために必要な力をどう育てるか	作業の正確さは既にある力として活かしつつ、「わからないときに聞く」場面を意図的につくり、本人が自分から確認できる経験を積み重ねる。あわせて、通所のリズムを整え、将来の働き方を本人と一緒に考える機会を定期的に持つ。
長期目標	期間の終わりの姿を、作業面と対人面の両方で	◯月末までに、初めて取り組む作業でも、自分から職員に質問して着手できる。あわせて、月◯日以上の通所を続けている。
短期目標	質問する行為そのものを目標に置き、回数で確認できる形に	◯月末までに、作業中にわからない点があった際、自分から職員に質問する場面が週2回以上見られる。作業の記録用紙に、その日つまずいた点を1行書くことができる。
支援内容	質問しやすい状況を職員側がどうつくるかまで書く	①新しい作業を始める前に、質問してよい時間を1分間設ける。②職員は本人の作業台から2メートル以内に立ち、目線が合う位置で作業する。③1日の終わりに記録用紙の記入を一緒に行い、書いた内容を職員が肯定的に受け止める。④月1回、将来の働き方について本人と面談する。
担当者	作業指導と面談で担当を分け、それぞれ氏名と職種を書く	①②③職業指導員◯◯（不在時は生活支援員◯◯）／④当職。作業の内容の調整は職業指導員◯◯と当職で行う。
頻度	作業日と面談日を分けて書く	①新しい作業の開始時ごと／②③通所日の毎回／④月1回（第◯週の◯曜日）。
期間	開始日と終了日、途中の確認時期	◯年◯月◯日から◯年◯月◯日まで。◯月に中間の確認を行う。
留意事項	失敗場面での関わり方など、対応を誤ると逆効果になる点	誤りを指摘する際は、他の利用者がいる場を避け、作業台を離れてから伝える。本人は指摘の直後に手が止まりやすいため、修正の方法を示した後、1人で作業する時間を確保する。

放課後等デイサービスの計画書｜項目別の完成文

児童を対象とする事業所では、児童発達支援管理責任者が計画を作成します。本人の意向を子ども自身の言葉で書くこと、学校や家庭との関わりを具体的に書くことが、記録の厚みにつながります。

項目	その項目に入れる要素	そのまま貼れる完成文
本人の意向	子ども自身の言葉。言葉での表現が難しい場合は、行動から読み取れたことを根拠とともに	「友だちとゲームをやりたいけど、負けると腹が立つ」（◯月◯日、活動後の会話）。カードゲームの場面では、勝敗が決まる直前に席を立つ行動が◯月に3回見られた。
家族の意向	家庭で困っている場面と、家族が望む変化	母「学校から帰ると疲れて機嫌が悪く、宿題まで手が回らない。友だちとの関わりの経験を増やしてほしい」（◯月◯日）。
総合的な支援の方針	学校・家庭・事業所の役割分担を含めて	放課後の時間は、まず気持ちを落ち着ける時間を確保したうえで、少人数での遊びの場面を通じて、思いどおりにならないときの気持ちの立て直し方を一緒に見つけていく。家庭での宿題については、事業所で取り組む時間を設け、家庭の負担を分ける。
長期目標	期間の終わりの姿を、家庭・学校でも確認できる形で	◯月末までに、遊びの場面で負けたときに、その場を離れずに次の回に参加できる場面が増えている。家庭で宿題に取りかかるまでの時間が短くなっている。
短期目標	子どもが自分で気づける小さな行動に置き換える	◯月末までに、気持ちが高ぶったときに、決めた場所（クールダウンの部屋）へ自分から移動できる場面が週1回以上見られる。到着後15分以内に宿題を机に広げることができる。
支援内容	大人の関わり方を具体的に。声のかけ方まで書く	①到着後15分間は自由に過ごす時間とし、声かけをしない。②宿題の開始時に、取り組む順番を本人に選ばせる。③遊びの前に「腹が立ったら◯◯の部屋に行く」ことを本人と確認する。④移動できた場面は、その場で短く言葉にして伝える。
担当者	児童指導員等の氏名と職種、統括する者	①②児童指導員◯◯／③④その日の遊びの担当者。全体の統括は児童発達支援管理責任者である当職。
頻度	利用日と、学校・家庭との連絡の頻度を分けて	①②③④は利用日の毎回／家庭への連絡帳は利用日ごと／母との面談は月1回／学校との情報共有は学期に1回。
期間	開始日と終了日、確認の時期	◯年◯月◯日から◯年◯月◯日まで。◯月に中間の確認を行う。
留意事項	学校での様子、通学の手段、家庭の事情など	学校では休み時間に1人で過ごすことが多いと担任から情報を得ている。行事の翌日は疲れが残りやすく、活動の内容を軽くする。送迎時の車内では座席の位置を固定し、変更する場合は事前に本人へ伝える。

職員への技術指導とOJTを記録に残す｜6つの要素と、指導場面10例

サービス管理責任者の業務のうち、記録がいちばん薄くなりやすいのが職員への指導です。実際には毎日のように助言をしているのに、残っているのは「指導を行った」の1行だけ、という事業所は少なくありません。指導は口頭で完結してしまうため、意識して形にしないと消えます。

指導の記録は、次の6つの要素で組み立てると、そのまま読める文になります。特に大切なのは「確認方法」と「次回の確認予定」です。この2つがあると、指導が助言で終わらず、支援の変化として追えるようになります。

要素	その欄に入れる内容	完成例
日時	指導を行った日と時刻、所要時間	◯月◯日16時から16時30分（30分）
対象者	指導した相手の氏名・職種・経験の状況	生活支援員◯◯（当事業所での勤務2か月目、前職は障害福祉分野の経験なし）
場面	指導のきっかけとなった具体的な場面。日時と状況を含める	同日午前の作業時間中、◯◯氏が手を止めた場面で、続けて2回声をかけ、本人が席を離れる結果となった場面について
指導した内容	次に同じ場面が来たときの動きが決まる粒度で。手順の形にする	①手が止まったらまず10秒待つ ②手順表の該当箇所を指で示す ③それでも動かない場合に短い言葉で1回だけ声をかける、の3段階で対応することを伝えた
確認方法	指導どおりに行えているかを、どうやって確かめるか	翌日の同じ作業時間に当職が同席し、手が止まった場面での対応を観察する
次回の確認予定	期日と、そのときに見る点	◯月◯日の作業時間に同席し、待つ時間が確保できているかと、声かけの回数を確認する

指導場面10例｜「指導を行った」で終わっている記録を書き直す

指導した場面	「指導を行った」で終わっている例	書き切った完成文
支援記録の書き方	記録の書き方について指導した。	◯月◯日17時、生活支援員◯◯に対し、支援記録の書き方を指導した。◯月◯日から◯月◯日の記録に「特に変化なし」との記載が5日分続いており、計画に位置づけた支援を行ったかどうかが読み取れない状態であった。指導内容は、①計画の支援内容の番号を記録の冒頭に書く ②その支援を行った時刻を書く ③本人の言葉か行動を1つ書く、の3点である。翌週の記録を当職が読み、3点が入っているかを確認することとし、確認日を◯月◯日とした。
本人の意向の聞き取り	意向の確認方法を指導した。	◯月◯日15時、生活支援員◯◯に対し、面談での聞き方を指導した。◯月◯日の面談記録に「特に希望なし」と記載されていたが、同日の作業中に本人が「別の作業もやってみたい」と話していたことが他の職員の記録に残っていた。指導内容は、①「希望はありますか」ではなく「最近やってみたいと思ったことはありますか」と場面を限定して尋ねる ②沈黙が続いても15秒は待つ ③出た言葉はそのまま記録に残す、の3点。次回の面談（◯月◯日）に当職が同席し、聞き方を確認する。
送迎時の対応	送迎について注意した。	◯月◯日9時、送迎担当の生活支援員◯◯に対し、乗車時の対応を指導した。◯月◯日、到着が遅れた際に、家族へ連絡しないまま20分待たせる状況が生じた。指導内容は、到着が10分以上遅れる見込みとなった時点で、運転を停止できる場所に停めてから家族へ電話を入れること、電話の内容（現在地・到着見込みの時刻）を運行記録に書くことである。◯月◯日から◯月◯日までの運行記録を当職が確認し、遅れが生じた日の連絡の記載を見る。
体調の変化への気づき	体調観察について伝えた。	◯月◯日16時30分、生活支援員◯◯に対し、体調の変化の捉え方を指導した。◯月◯日、◯◯氏が午前中に3回横になったが記録がなく、午後に発熱が判明した。指導内容は、①普段と違う行動を見たら、その時刻と回数をメモに残す ②同じ行動が2回続いた時点で看護職員へ伝える ③伝えた事実も記録に残す、の3点。翌週の記録で、時刻付きのメモが残っているかを確認する（確認日◯月◯日）。
個別支援計画の理解	計画について説明した。	◯月◯日14時、担当となった生活支援員◯◯に対し、◯◯氏の個別支援計画の読み方を指導した。着任直後で計画の支援内容と日々の動きが結びついていない状態であった。指導では、計画書を一緒に開き、支援内容の4項目それぞれについて「今日の何時に、どの場面で行うか」を口頭で確認させた。あわせて、支援内容の番号を記録の冒頭に書く運用を伝えた。◯月◯日に当職が記録を読み、4項目すべてが週内に記録に現れているかを確認する。
他の職員との情報共有	申し送りについて指導した。	◯月◯日18時、生活支援員◯◯に対し、申し送りの伝え方を指導した。◯月◯日、◯◯氏が作業中に不調を訴えた件が翌日の担当者に伝わっておらず、同じ作業が続けられていた。指導内容は、①申し送りは口頭と記録の両方で行う ②翌日に配慮が必要な事項は、申し送り簿の「翌日の対応」欄に書く ③翌日の担当者名を書き添える、の3点。◯月◯日から1週間、申し送り簿を当職が毎朝確認する。
虐待の防止に関する視点	虐待防止の研修を行った。	◯月◯日16時から17時、全職員◯名に対し、日常の関わりを振り返る場を持った。取り上げたのは、◯月に事業所内で挙がったヒヤリハット2件（作業を続けさせる場面での強い口調、休憩の申し出を先延ばしにした場面）である。参加者それぞれが自分の関わりを1つ挙げ、言い換えの言葉を出し合った。決めたことは、①作業の中断を求められたら、理由を問う前にまず受け入れる ②強い口調になったと自覚した職員は、その日のうちに当職へ伝える、の2点。◯月◯日の職員会議で、この2点が守られた場面と難しかった場面を共有する。
身体拘束にあたる行為の判断	身体拘束について説明した。	◯月◯日15時、生活支援員◯◯と◯◯に対し、行動の制限にあたるかどうかの考え方を整理した。きっかけは、◯月◯日に◯◯氏が事業所外へ出ようとした際、職員2名が出入口の前に立ってふさいだ場面である。整理した内容は、①その場の行為が本人の行動を制限していないかを、行為の直後に記録に残す ②判断に迷った場合はその場で当職へ連絡する ③代わりの対応（一緒に外へ出て歩く、目的を尋ねる）を先に試みる、の3点。同様の場面が生じた際は、その都度当職へ報告することとした。
家族対応の言葉づかい	家族への対応を指導した。	◯月◯日17時、生活支援員◯◯に対し、家族からの申し出への応じ方を指導した。◯月◯日、母から作業内容について質問を受けた際、「決まりですので」とのみ回答し、母が電話を切った経緯があった。指導内容は、①その場で答えられない場合は「確認して折り返します」と伝え、折り返す時刻を約束する ②約束した時刻を記録に書く ③折り返した内容も記録に残す、の3点。次に同種の申し出があった際は、当職が同席して確認する。
実習生への関わり方	実習指導について話した。	◯月◯日16時、実習指導を担当する生活支援員◯◯と打ち合わせを行った。実習期間は◯月◯日から◯月◯日まで。確認した内容は、①同席させる場面（作業時間・送迎・行事）と同席させない場面（個別面談・家族との電話・記録の閲覧）の線引き ②利用者への説明を◯月◯日の朝の会で行うこと ③1日の終わりに10分間の振り返りを行い、実習生が見た場面と、そのとき職員が考えていたことを言葉にして伝えること、の3点。実習の中間（◯月◯日）に当職が振り返りに同席する。

同行訪問・同席支援の記録｜見る点を決めてから入る

同行や同席は、目的を決めずに入ると「一緒にいた」だけの記録になります。入る前に「今日はここを見る」と1つ決めてください。決めた点が、そのまま記録の骨格になります。

同行・同席の目的	その場で見る点	そのまま貼れる完成文
前回の指導が定着しているかの確認	指導した手順が、実際の場面で何回中何回行われたか	◯月◯日10時から11時、生活支援員◯◯の作業支援に同席した。目的は、前回指導した「10秒待つ」対応の定着の確認である。30分間で手が止まった場面は3回、うち2回は待つ対応が取られた。残り1回は5秒程度で声をかけ、本人は手を止めたまま2分が経過した。終了後の振り返りで、待つ時間を職員自身が数える方法を提案した。次回の同席は◯月◯日。
新任職員の初回の支援場面	本人との距離の取り方、声の大きさ、手の出し方	◯月◯日13時30分から14時、着任2日目の生活支援員◯◯の支援場面に同席した。◯◯氏の作業台の正面に立って説明する場面が2回あり、本人が視線を落とす様子が見られた。終了後、正面ではなく斜め前に立つこと、説明は一度に1つの手順にとどめることを伝えた。◯月◯日に同じ作業時間に同席し、立ち位置を確認する。
家庭訪問への同行	家庭での生活の様子と、事業所での様子との違い	◯月◯日15時から16時、生活支援員◯◯とともに◯◯氏の自宅を訪問した。目的は、午前の眠気の背景を家庭の様子から確認することである。本人の居室は日中もカーテンが閉められており、母より「夜は0時を過ぎても起きていることが多い」との情報を得た。事業所では午後に活気が出る場面が多く、生活のリズムとの関係が考えられた。次回の個別支援会議（◯月◯日）で、午後からの利用を含む形の検討材料とする。
医療機関への同行	本人が自分で伝えられた内容と、伝えられなかった内容	◯月◯日10時、◯◯氏の通院に同行した（同行者は当職）。本人は診察の場面で「眠い」と伝えることができたが、「午前だけ眠い」という時間帯の情報は伝わっていなかった。当職から、事業所での観察（午前に横になる場面が週2回程度、午後は作業が続く）を口頭で補足した。診察後、本人と、次回は時間帯まで伝える練習をすることを確認した。次回の通院は◯月◯日。
関係機関の会議への同席	他機関が把握していない情報と、こちらが把握していない情報	◯月◯日14時から15時、相談支援専門員◯◯氏が開催した会議に同席した。出席は本人、母、相談支援専門員、当職の4名。当事業所からは午前の眠気と作業面の到達状況を報告した。会議の中で、他事業所の利用日が週◯日あることが判明し、当事業所では把握していなかった。今後、双方の利用日を一覧にして共有することとし、次回の共有を◯月◯日とした。
行事・外出の場面	普段と異なる環境での本人の反応	◯月◯日、日帰りの外出活動に同行した。◯◯氏は移動中のバス内では窓側の席で落ち着いて過ごしたが、昼食の会場に入った直後、人の話し声が重なる場面で耳をふさぎ、入口付近で立ち止まった。担当職員が別室での食事を提案し、本人はそこで完食した。事業所内の作業室での様子と同じ反応であり、環境の音量が要因である見立てを補強するものと考えられる。個別支援計画の留意事項に、外出時の食事場所についての記載を追加する。

定めと、貴事業所の記入欄｜要件・体制・確認文書の対照表

資格・実務経験・研修の要件は、告示や通知で定められており、制度の見直しによって内容が変わります。この記事で年数や研修の名称を書いてしまうと、読んだ時点では正しくても、貴事業所が実際に確認する時点では変わっている可能性があります。そこで、左に「どこに定めがあるか」を、中央に「貴事業所で確認した内容を書き込む欄」を置いた対照表にしました。中央の欄を埋める作業そのものが、確認の作業になります。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。障害福祉サービスに関する各種の届出についても、書類の作成や提出をめぐる取扱いは分野ごとに定めがありますので、貴事業所での確認と、所管の窓口への照会をお願いします。

確認の観点	定めの所在（要旨）	貴事業所での確認（記入欄）	確認の進め方
実務経験として認められる範囲	実務経験の対象となる業務・施設の区分は、厚生労働省の告示および通知に定めがあります。分野（相談支援・直接支援等）によって扱いが異なるとされています	対象者名：　　　　／これまでの勤務先と業務内容：　　　　／対象として整理した根拠：	職員ごとに職歴を書き出し、所管の窓口が示している様式・手引きの区分に当てはめて整理する。判断に迷う職歴は、そのまま窓口へ照会する
実務経験の年数と従事日数	必要となる年数・従事日数の考え方は告示および通知の定めによります。年数だけでなく従事した日数の要件が置かれる場合があるとされています	年数：　　　年　　か月／従事日数：　　　日／算定の起算日：　　　年　　月　　日	雇用契約書・勤務表・在職証明で裏づけを取り、写しを職員ごとのファイルに綴じる。数え方は所管の窓口が示す様式に合わせる
修了した研修	修了が求められる研修の区分・名称・順序・受講の時期は、通知の定めによります。区分の名称は見直されることがあります	研修名：　　　　／修了年月日：　　　　／修了証の番号：　　　　／保管場所：	修了証の写しを職員ごとに保管し、修了年月日を一覧表にする。年度替わりに一覧を更新する
研修を修了する前の期間の取扱い	研修の一部を修了した段階での配置の取扱いや、修了までの猶予に関する定めが通知に置かれる場合があります	該当する職員：　　　　／現在の受講状況：　　　　／次に受講する予定の研修と時期：	受講予定の研修の申込時期を年間カレンダーに書き込み、定員や開催回数の情報を所管の窓口で確認する
常勤・非常勤、専従・兼務の別	配置に関する常勤性・専従の考え方は、指定基準の省令および通知の定めによります	勤務の形態：　　　　／週の勤務時間：　　　時間／兼務している職務：	勤務形態一覧表に、職種ごとの勤務時間と兼務の状況を書き込み、実際の勤務表と突き合わせる
利用者の数と配置の関係	サービスの種類ごとの配置の考え方は、省令および告示の定めによります。利用者数の数え方にも定めがあります	サービスの種類：　　　　／直近の利用者数の算出結果：　　　名／算出に用いた期間：	利用者数の算出根拠（対象とした期間と実績）を1枚にまとめ、算出した日付と算出者名を書いて保管する
複数の事業所での兼務	同一敷地内や一体的な運営に関する取扱いは、通知の定めによります。事業所の位置関係や運営の実態によって扱いが異なるとされています	兼務先の事業所名：　　　　／位置関係：　　　　／それぞれの勤務時間：	兼務先も含めた勤務表を1枚に並べ、時間帯の重なりが生じていないかを目で確認する。判断に迷う場合は所管の窓口へ照会する
変更が生じたときの取扱い	人員の変更に伴う手続の様式・期限は、所管の自治体が定めています	変更が生じた日：　　　　／提出する様式の名称：　　　　／提出の期限：　　　　／提出した日：	変更が生じた時点で、所管の窓口が公表している様式の一覧を確認し、提出物と期限をこの欄に書き写してから準備に入る

運営指導の場で見られる書類と、その中で見られる箇所

書類そのものは揃っているのに、当日に該当の箇所をすぐ開けない、という場面がよくあります。下の表は「どの書類の、どの箇所が見られるか」を分けて書いたものです。右端に保管場所を書き込んでおくと、当日に探す時間がなくなります。

確認される事項	用意しておく文書	その文書の中で見られる箇所
アセスメントから計画までの流れ	アセスメント記録、個別支援計画の原案、会議記録、確定版の計画	日付の前後関係。アセスメントで挙がった課題が、原案の目標と支援内容に対応しているか
本人の意向の記載	アセスメント記録、面談記録、計画書の意向欄	本人の言葉として書かれているか。職員による要約だけになっていないか
会議の実施	個別支援会議の記録	開催日時、出席者の氏名と所属と職種、検討した内容、決定事項、原案からの変更点と理由
説明と同意、交付	計画書、同意の記録、交付の記録	説明した日、同意をいただいた日、写しを交付した日の3つが揃っているか
計画と支援記録のつながり	個別支援計画、日々の支援記録	計画に位置づけた支援内容が、記録の中に実際に現れているか
モニタリングの実施	モニタリング記録	計画に定めた時期に実施されているか。短期目標ごとに到達状況と根拠が書かれているか
計画の見直し	変更後の計画、会議記録、同意の記録	変更の理由、変更した箇所、再度の説明・同意・交付の記録
サービス管理責任者による指導	指導記録、職員会議の記録、研修の記録	指導した場面と内容が具体的に書かれているか。確認の方法と次回の予定があるか
資格・実務経験・研修	資格証の写し、在職証明、修了証の写し、職員ごとの一覧表	一覧表と原本の写しが一致しているか。更新日が入っているか
配置の状況	勤務形態一覧表、勤務表、雇用契約書	一覧表に書かれた勤務時間と、実際の勤務表の記載が合っているか
虐待の防止	委員会の記録、指針、研修の記録、担当者の任命に関する記録	委員会の開催の記録と、結果を職員へ伝えた記録の両方があるか
身体拘束等の取扱い	指針、記録の様式、委員会の記録、研修の記録	実施がなかった期間についても、確認した事実が記録されているか
苦情への対応	苦情の受付簿、対応の記録、掲示物	受け付けた日時、内容、原因、対応、伝えた相手と日付が揃っているか
事故への対応	事故の記録、報告の控え、再発を防ぐための検討の記録	発生の状況、行った処置、家族への連絡、原因の検討、変えた手順と周知の記録
非常災害・業務の継続	計画、訓練の記録、連絡網	訓練の実施日と参加者、見つかった課題と、その課題を直した記録

会議・委員会・研修の記録｜何を残すかを先に決める

開催すること自体は忘れませんが、記録の項目は事業所によってばらつきます。開催の前に「この項目を埋める」と決めておくと、終わった直後に書き終えられます。頻度の欄は、貴事業所の規程や所管の窓口が示す考え方に沿って書き込んでください。

会議・委員会・研修	記録に残す項目	直近の実施日と次回の予定（記入欄）
個別支援会議	開催日時と場所、出席者の氏名・所属・職種、検討した原案の箇所、変更点と理由、決定事項、次回の予定	直近　　月　　日／次回　　月　　日
職員会議	出席者、議題、議題ごとの検討内容、決まったこと、決まらず持ち越したこと、欠席者への伝達の方法	直近　　月　　日／次回　　月　　日
虐待の防止に関する委員会	出席者と職種、取り上げた事例、原因の検討、変えた手順、職員への伝達の日と方法	直近　　月　　日／次回　　月　　日
身体拘束等の適正化に関する検討	出席者、確認した期間、該当の有無と確認の方法、判断に迷った場面の共有	直近　　月　　日／次回　　月　　日
感染症への対応に関する研修・訓練	実施日、講師、出席者、内容、欠席者への補講、訓練で見つかった課題	直近　　月　　日／次回　　月　　日
非常災害に関する訓練	実施日、想定した災害、参加者、要した時間、うまくいかなかった点、直した日	直近　　月　　日／次回　　月　　日
業務の継続に関する研修・訓練	実施日、参加者、想定した状況、確認した手順、見直した箇所	直近　　月　　日／次回　　月　　日
支援の質の向上に関する研修	主題、講師（内部か外部か）、出席者、使用した資料、理解の確認方法、現場で試すこと	直近　　月　　日／次回　　月　　日
職員との個別面談	面談日、対象者、出た困りごと、示した手順、次に確認する日	直近　　月　　日／次回　　月　　日
関係機関との情報共有の場	開催日、相手方の機関名と担当者の職種、共有した情報の範囲、本人の同意の記録、次回の共有予定	直近　　月　　日／次回　　月　　日

この記事の記入欄をそのまま使うときの注意

完成文は、日付・氏名・回数・時刻を貴事業所の事実に置き換えてから使ってください。置き換えずに使うと、記録の内容と実際の支援が食い違います。
要件に関する表は、年数や研修の名称をこちらで書いていません。制度の見直しで変わるためです。中央の記入欄には、所管の窓口が公表している最新の様式・手引きの内容を書き写してください。
頻度に関する欄も同様に、貴事業所の規程と、所管の窓口が示す考え方に沿って記入してください。
表の内容は、確認の観点を整理したものです。実際の運営指導で見られる箇所や様式は指定権者によって異なりますので、最終的な確認は所管の窓口にお願いします。

よくある質問（FAQ）

サビ管の主な仕事は？

アセスメント、個別支援計画の作成・見直し、支援の管理、関係機関との連携です。

児発管との違いは？

サビ管は障害福祉サービス（成人等）、児発管は障害児支援を担当します。

サビ管になるには？

実務経験と所定の研修の修了が必要です。要件は最新の基準でご確認ください。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの料金体系はプラン・時期により変動するため要確認です。導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

Q. 配置基準は利用者数でどう変わりますか？

生活介護の例（省令第171号第78条）では、利用者の数が60以下は1以上、61以上は「1に、60を超えて40またはその端数を増すごとに1を加えた数以上」と定められています。就労系・自立訓練なども利用者数に応じて段階的に増える考え方ですが、区分の条文はサービスごとに異なります。共同生活援助など一部サービスは別区分のため、原典・所管自治体でご確認ください。

Q. サビ管が基準を満たさないとどうなりますか？

告示（第550号）では、サービス管理責任者の員数を満たしていない期間は所定単位数の100分の70とし、5月以上継続する場合は100分の50とする旨が定められています（生活介護・就労移行・就労継続支援等に共通）。あわせて個別支援計画が作成されていない場合の減算も別に定められています。実際の該当可否・金額は所定単位数・地域単価・サービス種別により異なるため、原典・所管自治体でご確認ください。

Q. サビ管になるにはどのくらいかかりますか？

必要な実務経験を積んだうえで、基礎研修・実践研修を修了する必要があります。求められる年数や研修体系は制度改正で変わるため、最新情報は所管自治体でご確認ください。

Q. 採用・定着が難しいときは？

人材確保・職場環境改善には補助金が活用できる場合があります。使える制度は補助金ナビからお探しいただけます。

サービス管理責任者（サビ管）の役割

サービス管理責任者（サビ管）は、障害福祉サービスの事業所で個別支援計画の作成や支援の管理を担う職種です。

項目	内容
主な役割	アセスメント、個別支援計画の作成・見直し、支援の管理、関係機関との連携
配置	就労支援・生活介護などの障害福祉サービス事業所に配置が必要
要件	実務経験と所定の研修の修了（詳細は最新の基準で確認）

個別支援計画づくりをAIが支える

アセスメントから個別支援計画・モニタリングまでの記録づくりは、障害福祉の現場でも負担の大きい業務です。介護記録AI「神マナ」は、音声や下書きから記録の整形・要約を支援します（無料でお試しいただけます）。制度・帳票・補助金について出典（厚労省・自治体の公表資料）付きで確認できる無料Webアプリ「マナ・アシスト」もあわせてご利用いただけます。記録をAIに入力する際は、前述のとおり氏名等の個人情報を伏字にし、事業所内のルールをご確認ください。

出典：厚生労働省ウェブサイト（指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営に関する基準（平成18年厚生労働省令第171号）／所定単位数に乗じる割合等に関する基準（平成18年厚生労働省告示第550号））／公共データ利用規約（第1.0版）。
本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。制度・単位数・研修体系は改定により変わるため、算定・配置にかかわる判断は原典および所管自治体でご確認ください。

場面別｜サービス管理責任者・児童発達支援管理責任者の記録の文例

サービス管理責任者の記録は「本人の意向」「計画」「実施」「評価」がつながっていることが要点です。

場面	記録の文例
アセスメント	◯月◯日、本人・家族と面談（60分）。本人「働き続けたい」、母「体調の波が心配」との意向を確認。
個別支援計画の原案	課題を3つに整理し、6か月の到達目標と3か月の短期目標を設定した原案を作成。
個別支援会議	◯月◯日、個別支援会議を開催。出席＝本人、母、生活支援員2名、当職。
計画の説明と同意	◯月◯日、個別支援計画を本人・母へ説明。同意を得て署名をいただき、写しを交付した。
支援の開始	◯月◯日より、週4日の通所を開始。
モニタリング（3か月）	◯月◯日、モニタリングを実施。短期目標「週4日休まず通う」は達成。
計画の変更	就労移行への意向が出たため、目標を見直して計画を変更した。
職員への指導	声かけの方法が職員により異なっていたため、統一する手順を朝礼で共有した。
支援内容の記録の確認	支援記録に実施した内容が書かれていない日があり、記入方法を再指導した。
関係機関との連携	◯月◯日、相談支援専門員とサービス等利用計画の内容をすり合わせた。
医療との連携	主治医より服薬の変更があり、日中の様子を観察して報告することとした。
家族との面談	◯月◯日、母と面談。自宅での様子と、通所への意欲について確認した。
体調の変化	◯月より欠席が増えている。本人と面談し、通所時間の短縮を提案した。
行動上の課題	大きな声を出す場面が週2回。前後の状況を記録し、要因を職員で検討した。
虐待防止	◯月◯日、虐待防止委員会を開催。ヒヤリハット3件を検討した。
身体拘束	当月、身体拘束の実施なし。
苦情	◯月◯日、送迎時間について家族から申し出。翌日に説明し、了承を得た。
事故	◯月◯日、作業中に指を軽く切る。止血を確認し、家族へ連絡した。
工賃	◯月分の工賃を計算し、規程に沿って支給した。
終了	◯月◯日、就労のため利用を終了。相談支援専門員へ引き継いだ。

運営指導で確認されるもの

項目	確認されること
個別支援計画	アセスメント→原案→会議→説明→同意→交付の一連が記録で追えるか
モニタリング	定められた期間ごとに実施し、記録があるか
個別支援会議	出席者（所属・職種）と検討内容が残っているか
計画の変更	変更の理由と、再度の説明・同意・交付
本人の意向	本人の言葉で記録されているか
支援記録	計画に位置づけた支援が実施され、記録されているか
職員への指導	サービス管理責任者としての技術指導の記録
資格要件	実務経験と研修の修了を示す書類
配置	利用者数に応じた員数を満たしているか
虐待防止・身体拘束	委員会・指針・研修・担当者、実施時の記録