「スローDX」とは──介護のデジタル化は、ゆっくりでいい

「DX」と聞くと、大がかりなシステム刷新や専門知識が必要な難しい取り組みを思い浮かべるかもしれません。とくに人手も時間も限られる介護の現場では、「大事なのはわかる。でも、何から手をつければいいのか分からない」という声をよく聞きます。

そこで提案したいのが、「スローDX」という考え方です。

スローDXとは──急がず、1つずつ進めるデジタル化

スローDXは、一気にすべてを変えようとしないデジタル化のアプローチです。中小・小規模の介護事業所のDX取組率は、大企業の半分以下とも言われます。その背景には「詳しい人が社内にいない」「現場が使いこなせるか不安」「日々のケアと書類で手いっぱい」といった、現実的な壁があります。

だからこそ、ゆっくりでいいのです。1つずつ、無理なく、進化・成長する状態をつくっていく。最初の一歩さえ踏み出せれば、変化は確実に積み上がっていきます。

「ロマン」と「そろばん」──理念を守るために数字がある

介護事業は、続けられてこそ可能性が残ります。どんなに素晴らしい理念（ロマン）も、事業が立ち行かなければ届けられません。だからこそ、理念を守るための「そろばん」＝数字と向き合う仕組み＝DXが必要です。

素晴らしい理念を持つ介護施設に「そろばん」が加わったとき、最高の結果が生まれる──私たちはそう考えています。

最初の一歩は、宇宙一カンタンに

変化のきっかけは、日々の中で感じる小さな違和感や「このままでいいのだろうか」という声から始まります。その感覚こそが、最高のタイミングのサインかもしれません。急がず、ゆっくり、まずは一歩から。

宇宙一カンタンなスローDX・AXの教科書 ─ 宇宙一カンタンに成長進化する介護施設をつくる

嶺井政哉・株式会社ライフシフト｜ lifeshift-inc.com

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12か月の見直し表｜どの月に何を見直すかを1枚に置く（12か月・3つの並べ方・記入欄つき）

「ゆっくりでいい」は、放っておいてよいという意味ではありません。ゆっくり進めるほど、何月に何を見直したのかが分からなくなるという別の問題が出てきます。1年に12回、月に1つだけ見直す対象を決めておくと、進んでいる月と進んでいない月が同じ紙の上に並びます。下の表は、その1枚をそのまま埋められる形にしたものです。1か月に1つ、話し合いは1回、決めることは3つまで。それ以上を1か月に詰めないことが、この表の使い方です。

第1表｜12か月の割り当て（何月に何を見直すか・記入欄つき）

左から順に、その月に見直す対象、その月に触ることになる記録や書類、その月の話し合いで決める1文の形、そして記入欄です。順番は入れ替えて構いません。入れ替えたこと自体も、後述の第2表と再開の記録で残します。

月	その月に見直す対象	その月に触る記録・書類	その月の話し合いで決める1文の形	決めた日（記入欄）	担当（記入欄）
1か月目	記録を書く場所を1つに決める。同じことを2か所に書いている業務を探し、どちらを正とするかだけを決める。	サービス提供記録、業務日誌、連絡ノート	「◯月◯日から、◯◯の記録は（　　）に書く。（　　）には書かない。」	（　　　　）	（　　　　）
2か月目	申し送りの伝え方。口頭だけで流れているもののうち、翌日以降に影響するものを書き残す形にする。	申し送り記録、業務日誌、勤務表	「◯月◯日から、翌日以降に関わる申し送りは（　　）に書き、（　　）が確認する。」	（　　　　）	（　　　　）
3か月目	予定表と勤務表の作り方。誰がいつ作り、いつ配るのかを日付で決める。	月ごとの勤務表、出勤簿、年間の予定表	「毎月◯日までに（　　）が翌月の勤務表を作り、◯日までに掲示する。」	（　　　　）	（　　　　）
4か月目	利用者ごとの書類の並べ方。探す時間がかかっている書類の綴じ方だけを直す。	個別ファイル、契約書、同意書、計画書	「◯月◯日から、個別ファイルの並びを（　　）の順にそろえ、（　　）が四半期ごとに確認する。」	（　　　　）	（　　　　）
5か月目	計画書の下書きの作り方。誰が下書きを作り、誰が確定するかを分ける。	個別サービス計画、アセスメント記録、同意書	「◯月◯日から、（　　）が下書きを作り、（　　）が内容を確認して確定する。確定した者の氏名を記録に残す。」	（　　　　）	（　　　　）
6か月目	会議の記録の残し方。開催日時・出席者・議題・議事内容の4つが1枚に載る様式にそろえる。	会議録、出席簿、委員会の議事録	「◯月◯日以降の会議は、開催日時・出席者・議題・議事内容を（　　）の様式で残す。」	（　　　　）	（　　　　）
7か月目	研修の記録の残し方。同じ日に複数の内容を行ったときに、内容ごとに分かる書き方を決める。	年間研修計画、研修実施記録、参加者名簿	「◯月◯日以降の研修は、内容ごとに実施時間と参加者を分けて記録する。欠席者への周知は（　　）が行う。」	（　　　　）	（　　　　）
8か月目	請求の前に突き合わせる手順。どの2つの資料を、誰が、いつ突き合わせるかを決める。	サービス提供記録、実績記録票、請求明細	「毎月◯日に（　　）が（　　）と（　　）を突き合わせ、差異が出た件は（　　）が確認する。」	（　　　　）	（　　　　）
9か月目	同意と署名をもらう順番。いつ説明し、いつ署名をもらい、いつ提供を始めるのかを日付の並びで決める。	計画書の同意欄、同意書、サービス提供記録	「説明→同意→提供開始の順に日付が並ぶことを、（　　）が交付前に確認する。」	（　　　　）	（　　　　）
10か月目	掲示物と利用者に渡す書面。実際の運用と書いてある内容がずれていないかを見る。	運営規程、重要事項説明書、掲示物、料金表	「◯月◯日に（　　）が掲示物と重要事項説明書を読み合わせ、差異の一覧を（　　）に残す。」	（　　　　）	（　　　　）
11か月目	事故とヒヤリハットの記録。どちらに入れるかの分け方を文章にしてから、様式を触る。	事故報告書、ヒヤリハット記録、委員会議事録	「◯月◯日から、（　　）に当たるものは事故報告書に、（　　）はヒヤリハット記録に残す。判断に迷う場合は（　　）が決める。」	（　　　　）	（　　　　）
12か月目	1年の振り返り。続けるもの・狭めるもの・やめるものを1枚に書き、翌年の1か月目を決める。	本記事の年次の1枚、各月の決定文、月次点検表	「令和◯年◯月◯日、12か月を振り返り、続ける（　）件・狭める（　）件・やめる（　）件とした。翌年の1か月目は（　　）とする。」	（　　　　）	（　　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

第2表｜12か月をどう並べるか（3つの型・自事業所の月に置き換える欄つき）

同じ12項目でも、始める月によって進みやすさが変わります。年度で回す型は書類の更新時期と重なりやすく、請求の山を避ける型は月の前半を空けます。指導や集団指導の後から始める型は、確認された箇所を1か月目に置きます。下表の右端に、自事業所の暦（何月に当たるか）を書き込んでください。

順番	年度で回す型（4月始まり）	請求の山を避ける型（毎月の後半に話し合う）	確認を受けた後から始める型	自事業所では何月か（記入欄）
1	4月：勤務表と予定表の作り方	記録を書く場所を1つに決める	確認で見られた記録の書き方	（　　）月
2	5月：記録を書く場所を1つに決める	申し送りの伝え方	その記録に関係する計画書の書き方	（　　）月
3	6月：申し送りの伝え方	請求の前に突き合わせる手順	同意と署名をもらう順番	（　　）月
4	7月：研修の記録の残し方	会議の記録の残し方	記録を書く場所を1つに決める	（　　）月
5	8月：会議の記録の残し方	研修の記録の残し方	申し送りの伝え方	（　　）月
6	9月：計画書の下書きの作り方	計画書の下書きの作り方	請求の前に突き合わせる手順	（　　）月
7	10月：同意と署名をもらう順番	同意と署名をもらう順番	会議の記録の残し方	（　　）月
8	11月：請求の前に突き合わせる手順	利用者ごとの書類の並べ方	研修の記録の残し方	（　　）月
9	12月：事故とヒヤリハットの記録	掲示物と利用者に渡す書面	勤務表と予定表の作り方	（　　）月
10	1月：利用者ごとの書類の並べ方	事故とヒヤリハットの記録	利用者ごとの書類の並べ方	（　　）月
11	2月：掲示物と利用者に渡す書面	勤務表と予定表の作り方	掲示物と利用者に渡す書面	（　　）月
12	3月：1年の振り返りと翌年度の1か月目	1年の振り返りと翌年の1か月目	1年の振り返りと翌年の1か月目	（　　）月

第3表｜その月の話し合いで決める3つ（12か月・決まらなかったときの扱いつき）

1か月の話し合いで決めるのは3つだけにします。「何を変えるか」「いつから変えるか」「変えたことを誰が確かめるか」です。3つのうち1つでも決まらなければ、その月は決まらなかったこと自体を書いて次の月へ送ります。送ったことを書いておくと、翌月に同じ議論を最初からやり直さずに済みます。

月	①何を変えるか（記入欄）	②いつから変えるか（記入欄）	③誰が確かめるか（記入欄）	決まらなかった場合に書く1文
1か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日の話し合いでは②の開始日が決まらなかった。理由は（　　）。翌月◯日に同じ議題で再度話す。」
2か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、③の担当が決まらなかった。◯月◯日までに管理者が指名し、指名した日を本記録に追記する。」
3か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、①の対象を2つに絞れなかった。◯月の話し合いで（　　）と（　　）のどちらかに決める。」
4か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、参加者が3名にとどまったため決定を見送った。◯月◯日に人数を変えて開き直す。」
5か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、①は決まったが②を決めなかった。開始日は（　　）の状況を見て◯月◯日に決める。」
6か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、様式の候補が2案あり1案に絞れなかった。◯月◯日までに両案を1週間ずつ使い、◯月の話し合いで決める。」
7か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、研修の日程が確保できず決定を翌月へ送った。◯月◯日に日程だけを先に押さえる。」
8か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、突き合わせる資料の名称が定まらなかった。◯月◯日までに（　　）が資料名を一覧にする。」
9か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、説明の順序について意見が分かれた。◯月◯日に保険者の公表資料を確認したうえで決める。」
10か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、差異の一覧を作る担当が決まらなかった。◯月◯日までに管理者が指名する。」
11か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、分け方の文案が固まらなかった。◯月◯日に過去3か月の記録を持ち寄って決める。」
12か月目	（　　　　）	（　　）月（　　）日から	（　　　　）	「令和◯年◯月◯日、翌年の1か月目を決めなかった。◯月◯日に本表の未記入欄を数えたうえで決める。」

止めた月と、また始めた月の残し方｜再開までを1行でたどれる完成文36組

ゆっくり進めるやり方では、止まる月が必ず出ます。問題は止まったことではなく、止めた理由が残っていないために、翌年に同じ議論をもう一度することです。下の3表は、止めた月・再開した月・順番や範囲を変えた月について、避けたい書き方と、そのまま貼れる完成文を並べたものです。完成文には、いつ・誰が・何を根拠に・次にいつ見るのかの4つを入れてあります。日付と件数の箇所を自事業所の実際の値に置き換えてお使いください。

止めた月の残し方（12組）

「うまくいかなかったので中止」とだけ書くと、翌年の担当者は何がうまくいかなかったのかを再現できません。止めた月に残すのは、止めた判断の材料と、再び見る日付です。

場面	避けたい書き方	そのまま使える完成文	残す場所
新しい様式に切り替えたが、記入されない	「様式変更はうまくいかなかったので中止」	令和8年5月14日管理者会議。5月7日から13日までに提出された申し送り15件のうち、新様式での記入は4件だった。残り11件は従前の様式で提出された。5月15日以降は従前の様式に戻し、新様式は7月の話し合いで記入されなかった理由を聞き取ったうえで再度検討する。	会議録、月次点検表の該当月
担当者が異動して進まなくなった	「担当がいなくなったため停止」	令和8年6月2日。5月まで記録の突き合わせを担当していた職員が6月1日付で他事業所へ異動したため、6月分の突き合わせは行っていない。7月分から管理者が担当し、7月10日に6月分もあわせて突き合わせる。	会議録、業務日誌、月次点検表
端末や通信が安定しない	「機械の調子が悪いので当面やめる」	令和8年7月8日。7月1日から7日までのうち、2階の居室で入力できなかった日が4日あった。原因の切り分けが終わるまで、2階分は紙で記録し、1階分のみ入力を続ける。7月22日に4日分の状況を持ち寄り、続けるかどうかを決める。	会議録、業務日誌
繁忙で話し合いの時間が取れなかった	「忙しくて今月はできず」	令和8年8月18日。8月は月初の請求業務と重なり、予定していた話し合いを開催しなかった。8月の対象であった会議録の様式は9月に送り、9月の対象であった研修記録の様式は10月に送る。以降1か月ずつ後ろへずらす。	年間の予定表、会議録
二重に書く状態が続いている	「二重入力が解消しないので中断」	令和8年9月5日。8月中、同じ内容を連絡ノートと記録の両方に書いていた日が20日あった。どちらを正とするかを決めていなかったことが原因のため、いったん連絡ノートのみに戻す。9月19日に、正とする側を1つ決めてから再び切り替える。	会議録、手順書
利用者・家族への説明が追いつかない	「説明が間に合わないので保留」	令和8年10月6日。10月から予定していた同意の取り方の変更は、10月中に説明する予定だった利用者32名のうち、10月5日までに説明できたのが6名だったため、開始を11月に延期する。残り26名への説明は10月中に行い、説明済みの人数を10月末に数える。	会議録、支援経過等の記録
夜勤帯だけ運用が合わない	「夜勤で回らないので取りやめ」	令和8年11月10日。11月1日から9日までの夜勤帯9回のうち、新しい手順で記入できたのは3回だった。夜勤帯のみ従前の手順に戻し、日勤帯は継続する。12月8日に、夜勤帯の記入に必要な時間を実際に測ったうえで判断する。	会議録、勤務表、業務日誌
思っていたより対象が広かった	「範囲が大きすぎたので白紙に戻す」	令和8年12月3日。当初は全利用者58名を対象としていたが、書式の異なる書類が3種類あることが分かったため、いったん取り下げる。1月14日に、まず1種類（　　）に対象を絞った案を作り直す。	会議録、手順書
先に決めておくべきことが抜けていた	「準備不足のため中止」	令和9年1月13日。保存する場所を決めないまま入力を始めたため、1月分の記録が2か所に分かれた。1月14日以降の入力を止め、2か所に分かれた記録の一覧を1月20日までに作る。保存場所を1つ決めたうえで2月2日から再開する。	会議録、記録の一覧
費用の見通しが立たない	「お金の目処が立たないので中止」	令和9年2月4日。継続に必要な費用の見積りが2月3日時点で出ていないため、2月の着手を見送る。見積りが出た日と金額を本記録に追記し、3月4日の話し合いで着手の可否を決める。	会議録、稟議の記録
試した結果、前のやり方のほうが早かった	「効果が無かったので廃止」	令和9年3月10日。2月中に新しい手順で行った20件と、従前の手順で行った20件について、書き終わるまでの時刻を記録した。新しい手順のほうが時間がかかった件が14件だったため、従前の手順に戻す。差が出た箇所は入力画面の切り替えであったため、その1点のみ改めて検討する。	会議録、時刻を記録した用紙
やめる判断そのものを先送りしたい	「様子を見る」	令和9年4月7日。続けるか止めるかの判断材料が揃わないため、4月中は現状のまま続け、5月12日を判断日とする。判断日までに、4月中の記入件数と、記入しなかった理由を（　　）が集める。	会議録、年間の予定表

また始めた月の残し方（12組）

再開の記録には、「前に止めたときと何が違うのか」を1文入れます。これが無いと、同じ条件で再開して同じ場所で止まります。止めた日の記録と再開した日の記録は、同じ綴りに時系列で並べてください。

場面	避けたい書き方	そのまま使える完成文	残す場所
人員が戻ったので再開する	「体制が整ったので再開」	令和8年7月7日。6月2日に中断していた記録の突き合わせを、7月10日から再開する。中断時と異なる点は、担当を1名から2名にし、片方が不在の日も行える形にしたことである。7月分と、行っていない6月分をあわせて7月10日に突き合わせる。	会議録、手順書
原因が分かったので再開する	「問題が解決したため再開」	令和8年8月5日。7月8日に2階のみ紙に戻していた記録について、7月中に確認したところ、入力できなかった4日はいずれも同じ時間帯であった。8月6日から2階も入力に戻し、同じ時間帯に入力できたかどうかを8月中の毎日、当日の担当者が記録する。	会議録、業務日誌
対象を狭めて再開する	「範囲を見直して再スタート」	令和9年1月14日。12月3日に取り下げた案を、対象を全利用者58名から（　　）の12名に狭めて再開する。狭めた理由は、書式が3種類に分かれていたうち1種類のみで先に試すためである。2月10日に12名分の記入状況を数え、広げるかどうかを決める。	会議録、対象一覧
時期をずらして再開する	「落ち着いたので再開」	令和8年9月8日。8月に開催しなかった話し合いを9月9日に行う。以降、話し合いは毎月の第2火曜とし、請求業務と重なる月初は避ける。年間の予定表に12回分の日付を先に記入した。	年間の予定表、会議録
説明を終えてから再開する	「説明が済んだので開始」	令和8年11月4日。10月6日に延期した同意の取り方の変更について、10月中に利用者32名全員へ説明を終えた。説明した日と説明した職員名は各個別ファイルに残している。11月5日以降の新規の契約分から新しい順序で行う。	個別ファイル、会議録
時間帯を限って再開する	「夜勤も再開する」	令和8年12月8日。11月10日に夜勤帯のみ従前の手順へ戻していた件について、11月中に夜勤帯の記入に要した時刻を8回分測った。12月9日から、夜勤帯は申し送りに関わる項目のみ新しい手順で記入し、他は従前のままとする。1月12日に8回分を再度測る。	会議録、勤務表
担当を変えて再開する	「担当者を変更して再開」	令和9年2月3日。1月13日に止めていた入力を、2月2日から再開した。中断時と異なる点は、保存する場所を（　　）の1か所に決めたことと、入力後の確認を（　　）が行うこととした2点である。2か所に分かれていた1月分の記録は1月20日に一覧化し、（　　）へ移した。	会議録、記録の一覧
費用が確定して再開する	「予算がついたので開始」	令和9年3月4日。2月4日に見送っていた件について、3月3日に見積りを受領した。3月の話し合いで着手を決め、開始日は4月1日とする。導入後に必要となる作業（　　）は、4月の点検表に項目として追加する。	稟議の記録、会議録、月次点検表
試した結果の1点だけ再開する	「一部だけ再開」	令和9年4月6日。3月10日に従前の手順へ戻した件のうち、差が出た入力画面の切り替えについてのみ、4月7日から改めて試す。対象は（　　）の1業務に限る。5月11日に、切り替えの回数と要した時刻を持ち寄る。	会議録、時刻を記録した用紙
1年前に止めたものを再開する	「以前できなかったことに再挑戦」	令和9年5月11日。昨年度6月に中断した件を再開する。中断時の記録（令和8年6月2日付）を確認したところ、中断の理由は担当者の異動であった。今回は担当を2名とし、うち1名は他の事業所と兼務しない者とする。6月8日に1か月分の実施状況を確認する。	会議録、前年度の記録
職員から再開の申し出があった	「現場の希望で再開」	令和9年6月8日。6月5日に職員2名から、以前止めた申し送りの様式について再度試したいとの申し出があった。申し出の内容は（　　）である。6月15日から2週間、申し出た2名の担当する利用者に限って試し、6月29日に記入した件数と気づいた点を聞き取る。	会議録、聞き取りの記録
再開しないことを決める	「今後は行わない」	令和9年7月6日。令和8年度に2回中断した件について、今年度は再開しないことを決めた。理由は、同じ目的が（　　）の手順で満たせているためである。次に見直す時期は令和10年7月とし、年間の予定表に記載した。	会議録、年間の予定表

順番・範囲・担当を変えた月の残し方（12組）

止めたのでも再開したのでもなく、並べ替えただけ・狭めただけ・担当を替えただけの月があります。ここが最も記録から抜け落ちます。抜け落ちると、翌年に表を見た人が「なぜこの順番なのか」を再現できません。

場面	避けたい書き方	そのまま使える完成文	残す場所
今月と来月を入れ替えた	「順番を変更」	令和8年9月8日。9月の対象であった研修記録の様式と、10月の対象であった同意の順序を入れ替える。理由は、10月に予定している研修の日程が9月中に確定しないためである。入れ替え後の割り当ては12か月の表に上書きし、上書きした日を欄外に記した。	12か月の表、会議録
2か月分を1か月にまとめた	「まとめて実施」	令和8年10月6日。10月と11月の対象はいずれも同じ書面（重要事項説明書と掲示物）に関わるため、10月に合わせて行う。空いた11月は、9月に決めた事項が続いているかを確かめる月とする。	12か月の表、会議録
1か月の対象を2つに割った	「分割して実施」	令和8年11月10日。11月の対象を、事故の記録の分け方（11月）とヒヤリハットの様式（12月）の2つに分ける。理由は、分け方の文案を先に固めないと様式を触れないためである。12月8日に様式の案を持ち寄る。	12か月の表、会議録
対象の人数を絞った	「一部の利用者で実施」	令和8年12月3日。対象を全利用者から（　　）の12名に絞る。絞った基準は（　　）である。12名以外は従前のままとし、1月14日に12名分の状況を確認したうえで広げるかどうかを決める。	対象一覧、会議録
対象の業務を絞った	「まずは一部業務から」	令和9年1月13日。当初は記録・申し送り・予定表の3つを対象としていたが、記録の1つに絞る。理由は、3つを同時に変えると、記入されなかったときにどれが原因か分からなくなるためである。残り2つは3月と5月に置く。	12か月の表、会議録
担当を1名から複数にした	「担当を増員」	令和9年2月3日。担当を（　　）1名から（　　）と（　　）の2名に変える。理由は、1名が不在の日に確認が止まっていたためである。2名のうちどちらが行ったかを記録に残す欄を、点検表に追加した。	点検表、会議録
担当を役職者から現場職員に替えた	「現場に任せる」	令和9年3月10日。日々の記入の確認は（　　）が行い、月ごとの取りまとめは管理者が行う形に変える。役割の分け方を手順書に1行で書き、3月の朝礼で全員に説明した。説明した日と参加者は周知記録に残した。	手順書、周知記録
確認の頻度を下げた	「毎日は無理なので減らす」	令和9年4月7日。3月まで毎日行っていた確認を、週1回（毎週金曜）に変える。理由は、3月中の30日間で差異が出た日が2日であり、毎日の確認が実態に合っていなかったためである。5月11日に、週1回で見落としが出ていないかを確かめる。	点検表、会議録
確認の頻度を上げた	「不安なので毎日見る」	令和9年5月11日。4月中に差異が出た日が7日あったため、5月は確認を週1回から毎日に戻す。6月8日に、5月中の差異の日数を数え、週1回に戻すかどうかを決める。	点検表、会議録
使う様式を1つ増やした	「新しい様式を追加」	令和9年6月8日。（　　）の様式を1つ増やす。増やす前に使っていた様式のうち、（　　）は同日付で使用を終える。終えた様式に記入済みのものは、（　　）に保存する。保存の期間は保険者の定めを確認したうえで手順書に記す。	手順書、様式一覧
使う様式を1つ減らした	「様式を削減」	令和9年7月6日。（　　）の様式の使用を7月末で終える。終える理由は、同じ内容が（　　）に記入されているためである。7月末までに、両方の様式に記入されている項目を突き合わせ、抜けが無いことを（　　）が確認する。	手順書、様式一覧、点検表
今月は何も変えないと決めた	（記録を残さない）	令和9年8月10日。8月は新しく変える対象を置かず、7月までに決めた事項が続いているかの確認のみを行う。確認した項目は月次点検表のとおりで、続いていない項目は（　　）件であった。9月の対象は予定どおり（　　）とする。	月次点検表、会議録

毎月の見直しを職員に伝える言い方｜場面別・そのまま読み上げられる完成文40組

月に1つずつ変えていくやり方は、進み方が静かなので、伝えないと「いつの間にか決まっていた」と受け取られます。伝える相手は同じでも、伝える場面は毎月違います。今月の対象を知らせる／先月分を続けると伝える／止めていたものを再開すると伝える／立場の違う人に伝える。下の4表は、この4場面の言い方を、避けたい言い方と、そのまま読み上げられる完成文の2列で並べたものです。完成文はいずれも、対象・開始日・確かめる人・次に話す日を含んでいます。

今月の対象を知らせるとき（10組）

月の初めに30秒で伝える形にします。長い説明よりも、今月は何を変えないのかを言うほうが受け取りやすくなります。

場面	避けたい言い方	そのまま読み上げられる完成文	伝えた記録に残すこと
月初の朝礼で今月の対象を言う	「今月からDXを進めます」	今月変えるのは1つだけです。9月5日から、申し送りのうち翌日以降に関わるものを申し送り記録に書きます。他の記録の書き方は今月は変えません。うまくいっているか、9月26日に集まって確かめます。	伝えた日・場所・参加者・伝えた内容
変える範囲を限ることを伝える	「全員が対象です」	今月の対象は2階のフロアだけです。1階は10月に同じことを試します。2階で出た気づきを、10月までに1階へ伝えます。	対象範囲・対象外の扱い
期限を伝える	「早めにお願いします」	9月20日までに1回入力してみてください。1回でかまいません。20日を過ぎて入力できていない方には、こちらから声をかけます。	期限の日付・声をかける担当
できなくてもよい範囲を伝える	「必ず全員やってください」	入力できない日は、これまでどおり紙に書いてください。紙で出していただいた分は（　　）がまとめて入力します。書き漏れが出ないことを先に確かめたいので、迷ったら紙を選んでください。	紙で出す場合の受け取り先
質問の受け先を伝える	「分からなければ聞いてください」	分からない点は、9月中は（　　）に聞いてください。（　　）が不在の日は（　　）です。いただいた質問は、翌月の手順書に反映します。	受け先の氏名・不在時の代理
今月は何もしないと伝える	（伝えない）	今月は新しく変えることはありません。8月に決めた申し送りの書き方が続いているかどうかだけを見ます。9月26日に、続いているか・書きづらいところがないかを聞かせてください。	確認のみの月であること
変える理由を伝える	「上の方針なので」	同じ内容を連絡ノートと記録の2か所に書いている状態を減らしたいので、書く場所を1つにします。どちらを残すかは、9月12日に皆さんの意見を聞いてから決めます。	理由・意見を聞く日
手順が変わることを伝える	「やり方が変わります」	変わるのは、書く場所と、確認する人の2点だけです。書く内容と書く時間帯は変わりません。手順書の（　　）ページに、変わる2点だけを書き足しました。	変更点の数・手順書の該当箇所
試す期間であることを伝える	「今後はこれでいきます」	9月5日から19日までの2週間、試してみます。2週間で戻すこともあります。戻す場合も、なぜ戻したのかを記録に残して皆さんに伝えます。	試行の期間・判断する日
休みだった職員に伝える	（口頭で済ませる）	9月5日の朝礼でお伝えした内容を、紙でお渡しします。内容は3行です。読んだ日を、この紙の下に書いてください。分からない点は（　　）に聞いてください。	渡した日・読んだ日・渡した相手

先月分を続ける・やめると伝えるとき（10組）

1か月経ったあとに何も言わないと、続いているのか終わったのかが分からなくなります。続けるときも、やめるときも、同じ形で伝えることが要点です。やめる判断を伝えるときに、記入しなかった人を指す言い方にならないよう、主語は手順の側に置きます。

場面	避けたい言い方	そのまま読み上げられる完成文	伝えた記録に残すこと
続けると伝える	「問題なさそうなので継続します」	8月に始めた申し送りの書き方は、9月も続けます。8月中に提出された30件のうち28件が新しい書き方で出ていました。書きづらいと聞いた（　　）の欄は、9月から欄の順番を入れ替えます。	件数・変更した箇所
やめると伝える	「定着しなかったのでやめます」	8月に始めた書き方は、9月から元に戻します。手順のほうに無理があったためです。とくに、記入する場所が業務の流れと離れていた点を、こちらで直しきれませんでした。直した案を10月にもう一度お持ちします。	戻す日・戻す理由・次に出す時期
一部だけ残すと伝える	「部分的に継続」	8月に始めた4つの項目のうち、（　　）と（　　）の2つは9月も続けます。残り2つは元に戻します。続ける2つは、書く時間が他の記録と重ならない項目でした。	続ける項目・戻す項目
対象を広げると伝える	「全体展開します」	8月は2階だけで試していました。9月からは1階も同じ書き方にします。2階で出た気づきのうち、（　　）は先に直してあります。9月26日に1階の様子を聞かせてください。	広げる範囲・先に直した点
対象を狭めると伝える	「範囲を縮小します」	9月からは、対象を（　　）の記録に絞ります。3つを同時に変えると、書きづらいところがどれなのか分からなくなるためです。残り2つは11月と1月に置きます。	絞る対象・残りを置く月
手順を直したと伝える	「改善しました」	皆さんから聞いた3点のうち、（　　）と（　　）は9月5日から直しました。（　　）は直せていません。理由は（　　）です。直せる見込みが立った時点で改めてお伝えします。	直した点・直せていない点と理由
判断を先送りすると伝える	「もう少し様子を見ます」	続けるかどうかは、10月10日に決めます。それまでは今のまま続けてください。判断のために、9月中に記入した件数と、書けなかった日の理由を（　　）が集めます。	判断日・集める材料
記入が少ない月に伝える	「入力率が低いです。徹底してください」	9月に入力があったのは（　　）件でした。想定より少なかったので、原因を手順の側で探します。10月3日までに、入力しづらかった場面を（　　）が一人ずつ短く聞かせていただきます。	件数・聞き取りの予定日
記入が続いている月に伝える	「よくできています」	9月は（　　）件中（　　）件が新しい形で記入されていました。とくに夜勤帯の記入が続いています。次の見直しでは、夜勤帯で使いやすかった点を他の時間帯にも取り入れます。	件数・次に取り入れる点
元に戻したあとに伝える	「振り出しに戻りました」	9月から元の手順に戻しました。8月の2週間で分かったのは、（　　）の場面では新しい書き方が使えたということです。次は、その場面だけに限って11月にもう一度試します。	分かったこと・次に試す範囲と月

止めていたものを再開すると伝えるとき（10組）

再開のときは、前回と何が違うのかを最初の1文で言う形にします。「今度こそ」という言い方は、前回できなかったことの責任が人に向いて聞こえます。

場面	避けたい言い方	そのまま読み上げられる完成文	伝えた記録に残すこと
同じことをもう一度試す	「今度こそ定着させましょう」	6月に一度止めたものを、11月にもう一度試します。前回と違うのは、入力する場所を居室の前からステーションに変えた点です。前回書きづらいと聞いた点はここだけでしたので、その1点だけ変えました。	前回との相違点
担当を増やして再開する	「体制を強化しました」	11月からは、確認する人を1名から2名にします。前回は担当が不在の日に確認が止まっていました。どちらが確認したかを点検表に書く欄を作りましたので、名前を書いてください。	担当の人数・記入欄の追加
範囲を狭めて再開する	「今回は簡単にしました」	11月に試すのは、（　　）の1つの記録だけです。前回は3つ同時に変えたため、どれが原因で書きづらいのか分からなくなりました。今回は1つに絞ります。	対象数・前回との違い
時期を変えて再開する	「落ち着いたので再開します」	今回は月の後半に試します。前回は月初の請求の時期と重なっていました。11月17日から28日までの2週間です。	実施期間・時期を変えた理由
職員からの申し出を受けて再開する	「希望があったので再開します」	先週、（　　）さんと（　　）さんから、以前止めた書き方をもう一度試したいという話をいただきました。まずお二人の担当している利用者に限って、11月15日から2週間試します。2週間後に、お二人から気づいた点を聞かせていただきます。	申し出の内容・対象・期間
道具が変わって再開する	「新しくなったので大丈夫です」	11月から、入力する画面が変わります。前回止めた理由は、書き終えるまでに開く画面が多かったことでした。今回は同じ作業で開く画面が減っているかどうかを、11月28日に実際に数えて確かめます。	変わった点・確かめる方法と日
前回の記録を示して再開する	「前回のことは気にせず」	前回止めたときの記録を配ります。止めた日は6月2日、理由は担当者の異動でした。今回はその点を先に手当てしています。前回の記録は（　　）に綴じてあります。	前回記録の日付と保管場所
紙と併用したまま再開する	「二重になりますが我慢してください」	11月中は、紙と入力の両方が残ります。両方を残す期間は11月28日までとし、どちらを残すかは11月28日に決めます。決まるまでは、書きやすいほうを先に書いてください。	併用の終了予定日
前回参加していない職員に伝える	「前にやったことの続きです」	今回が初めての方もいらっしゃるので、経緯を3行でお伝えします。6月に一度試して止めたこと、止めた理由、今回変えた点の3つです。この紙は（　　）に置いておきます。	配布物・置き場所
再開しないことを伝える	「あの件は流れました」	6月に止めた件は、今年度は再開しないことにしました。同じ目的が（　　）の手順で足りていることが分かったためです。次に見直すのは来年7月です。年間の予定表に書いてあります。	再開しない理由・次の見直し時期

立場の違う相手に伝えるとき（10組）

同じ内容でも、夜勤中心の職員・非常勤・入職したばかりの職員・外部の関係者では、必要な情報の量が違います。伝えた日と相手を残すところまでを一続きにしてください。

相手	避けたい言い方	そのまま読み上げられる完成文	伝えた記録に残すこと
夜勤中心の職員	「朝礼で言ったとおりです」	夜勤の時間帯では、記入する項目は（　　）の2つだけにしています。日勤で行っている（　　）は夜勤では行いません。夜勤で書きづらい点があれば、翌朝の申し送りで一言だけ残してください。	夜勤帯の項目数・意見の残し方
非常勤・登録の職員	「出勤したときに覚えてください」	週に1日の勤務でも同じ手順で書けるように、手順は3行にまとめてあります。（　　）に貼ってあります。分からない点は、その日の（　　）に聞いてください。聞いた内容はこちらで集めて手順に反映します。	掲示場所・聞き先
入職したばかりの職員	「みんな最初はこうでした」	今の手順は、令和8年（　　）月から使っているものです。それ以前の記録は別の形で残っています。入職時にお渡しした資料の（　　）ページに、今の手順だけを書いてあります。	手順の開始時期・資料の該当箇所
年度途中に入った職員	（既に説明済みとして扱う）	年度の途中に入られた方にも、入職時に同じ説明を行います。説明する項目は入職時の確認表に並べてあります。説明した日と説明した人を、その表に記入します。	入職時確認表への記入
他の職種の職員	「介護職向けの話です」	今回変えるのは（　　）の記録です。（　　）の記録は変わりません。ただし、同じ利用者について両方の記録を見る場面があるので、どこに何が書いてあるかだけお伝えします。	職種ごとの対象・対象外
管理的な立場の職員	「現場に任せています」	今月の対象は（　　）です。月末に確認するのは、記入された件数と、記入できなかった日の理由の2つです。この2つを（　　）が集め、月末の話し合いに持ってきます。	確認する2項目・担当
他の事業所の職員（法人内）	「うちではこうしています」	当事業所では、令和8年（　　）月から（　　）の記録の書き方を変えています。変えた理由と、途中で止めた月の記録も残してあります。同じことを試される場合は、止めた月の記録のほうが参考になると思います。	共有した資料・共有先
利用者・家族から尋ねられたとき	「システムを導入しました」	記録の書き方を見直しています。お伝えする内容やサービスの内容が変わるものではありません。書面でお渡ししている内容に変更が生じる場合は、事前にご説明し、改めてご同意をいただきます。	説明した日・相手・内容
実習生・見学者	「見ないでください」	記録に関わる場面では、個人情報の取扱いについて先にお伝えします。閲覧できる範囲と、持ち出しができないものを（　　）の書面でご確認いただきます。	説明した書面・確認の記録
関係機関から尋ねられたとき	「詳しくは分かりません」	記録の様式を（　　）月から見直しています。従前の様式で作成した分は（　　）に保存しています。ご照会の内容が（　　）の期間のものであれば、そちらの様式でお出しします。	照会日・回答内容・回答者

毎月の見直しが記録の側に出る箇所｜自治体の公表事例26件と、何月に確かめるかの対照（2表・36行）

やり方を1つ変えると、変えた事実は記録の側に現れます。現れ方は「様式が変わった」よりも、日付の並び・時刻の書き方・誰が確認したか・2つの資料が一致しているかという形で出ます。下表は、自治体が公表している運営指導の指摘事例のうち、月ごとに手順を見直していく過程で関係しやすいものを、12か月の表のどの月に当たるかとともに並べたものです。左の「見直している対象」が自事業所の今月と重なる行だけを見てください。

なお、確認の観点・様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。また、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。下表は事業所が自分で確認するための対照であり、判定を示すものではありません。

公表されている指摘と、月ごとの見直しで確かめる箇所（26行）

見直している対象	自治体が公表している指摘（出典）	記録の側に出る箇所	確認される文書	12か月の表では何月か	自事業所の状況（記入欄）
記録の書き方をそろえる	サービス提供の記録について、提供したサービスの内容だけでなく利用者の心身の状況についても記録することとされ、「特変なし」等しか書かれていない記録が見受けられると示されている（松山市介護保険課「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」令和5年度第2回介護保険サービス事業者連絡会資料）	入力の形をそろえると、選択式の項目だけが並び、その日の様子を書く欄が空のまま残ることがある。	サービス提供記録、業務日誌、個別サービス計画、モニタリング記録	1か月目	（　　　　）
記録の書き方をそろえる	サービス提供の記録には実際に行った時間を記録することとされ、訪問介護計画に位置付けられた時間を機械的に記録しているケースが多数見受けられたと示されている（松山市介護保険課「運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」令和5年度第2回介護保険サービス事業者連絡会資料）	予定の時刻が最初から入る形にすると、実際の時刻に直す手間が増え、直されないまま残ることがある。	サービス提供記録（実施時刻）、訪問介護計画、居宅サービス計画、変更記録	1か月目	（　　　　）
記録の書き方をそろえる	サービス提供の記録の開始・終了時間に、計画に位置付けられた標準的な時間が記載されていたとして、実際の時間を記載することが示されている（横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」）	開始・終了の時刻をあとからまとめて入れる運用に変えると、実際の時刻との差が確認しづらくなる。	サービス提供記録（開始・終了時刻）、送迎記録、個別サービス計画、給付費請求明細	1か月目	（　　　　）
記録の書き方をそろえる	サービス実施時間が一律に記載されておりサービスの実態が反映されていない、実施時間を変更した際に変更した旨とその理由が記録されていない、サービス提供責任者による記録の点検が十分に行われていないことが挙げられている（堺市「令和8年度介護保険施設・事業所等集団指導居宅事業所編」）	点検する人を決めずに書式だけを変えると、点検の記録が残らない。	サービス提供記録、訪問介護計画、点検の記録	1か月目	（　　　　）
記録の書き方をそろえる	サービス提供の記録の作成漏れや記入誤りのある事例が認められ、記録は介護給付費の請求の根拠となるため正しく作成することが示されている（広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」）	入力の場所を移した月は、移す前と移した後で記録が途切れる日が出やすい。	サービス提供記録、実績記録票、請求明細書・給付管理票、勤務表	1か月目	（　　　　）
記録の書き方をそろえる	提供した具体的なサービスの内容等を記録しなければならないとする基準の記載に続けて、当該項目は運営指導で指摘が多い項目である旨が注記されている（熊本市「令和8年度熊本市介護サービス事業者集団指導介護老人福祉施設」）	書く項目を減らす見直しでは、減らした項目に具体的な内容が含まれていなかったかを先に確かめる。	介護記録、施設サービス計画	1か月目	（　　　　）
申し送りの伝え方を変える	訪問介護員から利用者の体調の急変等について電話で報告を受けた際に、サービス提供責任者から指示を行っているが、その内容に関する文書等の記録を保存していなかったことが文書指摘として記載されている（仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」令和6年6月集団指導）	口頭でのやり取りを別の手段に移す月は、移した先に残っているかを確かめる。	指示の文書、サービス提供後の報告記録、会議議事録・出席簿	2か月目	（　　　　）
勤務表・予定表の作り方を変える	勤務表が作成されていない、勤務表について必要な項目が記載されていない、年間の研修計画が作成されておらず計画的に実施されていない、研修不参加者への対応が不明瞭であることが指導事項として挙げられている（大阪市「令和8年度介護事業者等集団指導資料居宅サービス編」）	作成の担当や締切を変えた月は、作成そのものが抜ける日が出やすい。	月ごとの勤務表（管理者を含む）、出勤簿、年間研修計画、研修実施記録	3か月目	（　　　　）
勤務表・予定表の作り方を変える	生活相談員の配置時間に研修・送迎の時間を含めていた、有給取得日を配置時間に算入していたことが指摘として挙げられている（仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」令和6年6月集団指導）	集計の仕方を変える月は、集計に含める時間の範囲を先に文章にしておく。	勤務表、出勤簿、研修記録、送迎記録	3か月目	（　　　　）
利用者ごとの書類の並べ方を変える	介護支援専門員証の写しが事業所に整理・保存されていない、有効期間が切れているのに更新研修が終了していないことが不適切事例として挙げられている（岡山市「令和7年度集団指導資料本編１（居宅介護支援・介護予防支援）」）	綴じ方を変えた月は、有効期間のあるものが別の綴りへ移り、期限の確認が抜けることがある。	資格証の写し、有効期間の管理表、更新研修の受講記録、勤務表	4か月目	（　　　　）
利用者ごとの書類の並べ方を変える	必要な記録の整備と保存（契約終了日から2年間）が不十分な例が指摘されている（東京都「運営指導における主な指摘事項」訪問看護）	保存の場所を移す月は、移す前の分と移した後の分の境目を記録に残す。	指示書、計画書、報告書、提供記録、市町村への通知記録、苦情記録、事故記録	4か月目	（　　　　）
計画書の下書きの作り方を変える	個別サービス計画の目標が居宅サービス計画の丸写しになっている、短期目標に沿っていないことが挙げられている（仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」令和6年6月集団指導）	下書きを写して作る手順にすると、写した文がそのまま残ることがある。	個別サービス計画、居宅サービス計画（第2表）、アセスメント記録	5か月目	（　　　　）
計画書の下書きの作り方を変える	初回以降の個別サービス計画作成時にアセスメントを実施していない、実態と合わないアセスメント記録が挙げられている（仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」令和6年6月集団指導）	下書きを先に作る形にすると、アセスメントの日付が後になる並びが生じることがある。	アセスメント記録、個別サービス計画、支援経過記録	5か月目	（　　　　）
計画書の下書きの作り方を変える	サービス変更時や目標期間更新時にアセスメントをしていない、アセスメント表の実施日が居宅サービス計画書作成日よりも後になっていることが主な指摘事項として挙げられている（福岡県介護保険広域連合「居宅介護支援事業者等集団指導資料（令和6年度版）」）	作成日を自動で入れる形にすると、実際に行った日と入る日がずれることがある。	課題分析（アセスメント）票、居宅サービス計画書（第1表〜第3表）、担当者会議の記録、支援経過記録	5か月目	（　　　　）
計画書の下書きの作り方を変える	居宅サービス計画作成（変更）日の日付が、全て1日付（介護認定の有効期間の開始日）になっていたとの指摘がある（姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」）	初期値が入る欄は、直さないまま確定されることがある。初期値を置く欄を月の対象にするときは確認の担当を決める。	居宅サービス計画書第1表、居宅介護支援経過、同意書	5か月目	（　　　　）
計画書の下書きの作り方を変える	サービス計画に記載された作成日・同意日等に整合性がなく事実と異なるとの指摘があり、内容に修正が必要な場合は元の内容と修正後の内容、修正日がわかるよう記録を残すことが示されている（神戸市「介護保険サービス事業運営上の留意事項（居宅通所）」令和7年3月）	上書きできる形に変えた月は、直した履歴が残る形かどうかを確かめる。	個別サービス計画、アセスメント記録、同意書（署名日）、交付記録、修正履歴	5か月目	（　　　　）
会議の記録の残し方を変える	利用者に関する情報伝達等を目的とした定期的な会議の記録はあるが、どの議題に該当するか確認できないものがあることが挙げられている（青森県三戸町ウェブサイト掲載集団指導資料「運営指導における指摘事項（居宅介護支援）」）	様式を簡素にした月は、議題の欄が残っているかを確かめる。	会議録（開催日時・出席者・議題・議事内容）、算定要件を証する各記録	6か月目	（　　　　）
会議の記録の残し方を変える	定期的な会議を毎月の研修時に行っているとのことであったが、その開催状況の記録は取っておらず、すべての訪問介護員等が会議に参加していることに関しても記録に残していないことが文書指摘として記載されている（仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」令和6年6月集団指導）	会議と研修をまとめて行う形に変えた月は、それぞれの記録が分かれているかを確かめる。	会議議事録・出席簿、研修記録	6か月目	（　　　　）
研修の記録の残し方を変える	介護に直接携わる従業員のうち無資格者において、認知症介護に係る基礎的な研修を受講できていないことが挙げられ、受講は採用後1年以内に修了させる旨が記載されている（宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（各サービスに共通する事項）」資料1／採用後1年以内の記載は金沢市「令和7年度介護サービス事業者集団指導資料1」）	受講の管理表を作り替える月は、採用日を起点とする期限が引き継がれているかを確かめる。	研修修了証、受講管理表、資格者証の写し、雇用日が分かる書類	7か月目	（　　　　）
請求の前の突き合わせを変える	サービス提供表の実績では入浴介助加算が算定されていたが、当該日のサービス提供の記録には入浴サービスを提供した記録が確認できなかった、実際に提供したサービス提供票とサービス提供記録が一致していなかったことが公表されている（豊島区「地域密着型通所介護事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和5年度・18件）」）	突き合わせる資料を1つにまとめると、片方にしか無い記載が見えなくなることがある。	サービス提供記録（日々の記録）、サービス提供票・別表、入浴記録、請求データ	8か月目	（　　　　）
請求の前の突き合わせを変える	個々の利用者の事業所への到着時間及び出発時間が明確に記録されておらず、請求した報酬区分との整合性が確認できないことが指導事例として挙げられている（宇都宮市「令和7年度運営指導における主な指導事例（通所介護・地域密着型通所介護・認知症対応型通所介護に関する事項）」資料4）	到着・出発の記録を別の場所に移す月は、突き合わせる担当と時期を先に決める。	サービス提供記録（到着・出発時間）、送迎記録、利用者数が分かる日誌、介護給付費請求明細書	8か月目	（　　　　）
請求の前の突き合わせを変える	送迎をしなかった理由が分かる記録がない事例が挙げられ、報酬請求の挙証資料となるため送迎をしなかった理由も記録することが示されている（津山市環境福祉部高齢介護課「令和5年度津山市地域密着型サービス事業者集団指導資料」）	「有・無」のみを選ぶ形に変えると、理由を書く欄が消えることがある。	送迎記録（日別・利用者別）、送迎をしなかった理由の記録、サービス提供記録、給付費明細	8か月目	（　　　　）
請求の前の突き合わせを変える	加算における職員・利用者の割合の計算について、所定の割合を満たしていることが明らかな場合も計算し、その記録を残すことが示され、記録の頻度の例として算定日が属する月ごとに記録することが挙げられている（松山市「令和7年度第1回介護保険サービス事業者連絡会資料運営指導での主な指摘事項及び周知事項について」）	月ごとに残す記録は、担当が替わった月と、話し合いを開かなかった月に抜けやすい。	割合の計算記録（月次）、勤務形態一覧表、資格証、利用者一覧、加算届出書の控え	8か月目	（　　　　）
同意・署名の順番を変える	居宅サービス計画の原案について、利用者の同意日がサービス提供後になっているものがあったとの指摘がある（姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」）	説明・同意・提供開始の3つの日付の並びは、手順を変えた月に入れ替わりやすい。	居宅サービス計画書第1表の同意欄、同意書、サービス提供記録、居宅介護支援経過	9か月目	（　　　　）
同意・署名の順番を変える	個別サービス計画の同意署名が利用者家族のみとなっている事例、同意日がサービス提供後となっている事例が挙げられ、署名により同意を得る場合は代筆者が利用者及び代筆者の氏名を記入することが示されている（津山市環境福祉部高齢介護課「令和5年度津山市地域密着型サービス事業者集団指導資料」）	署名をもらう場面を変える月は、誰が署名したかが分かる欄が残っているかを確かめる。	個別サービス計画書、同意書（署名・同意日・代筆者署名）、計画交付記録、サービス提供記録	9か月目	（　　　　）
同意・署名の順番を変える	サービス利用票の同意が翌月となっている事例が認められ、居宅サービス計画を作成又は変更する際には同月内に一連の業務を実施することが示されている（広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」）	交付や同意の時期をまとめる見直しでは、月をまたぐ並びが生じやすい。	サービス利用票・別表（利用者同意欄）、居宅サービス計画書、支援経過記録、給付管理票	9か月目	（　　　　）

月ごとの点検で気づけるもの／年に一度しか見えないもの（10行）

毎月の点検で気づけるものと、年に一度の見直しでしか見えないものがあります。年に一度しか見えないものを月次点検表に入れても埋まらず、月次で見えるものを年次に回すと1年分まとめて出てきます。下表で振り分けてから、点検表の項目を決めてください。

確かめる内容	月ごとの点検で気づけるか	気づける／気づけない理由	自事業所での担当（記入欄）
記録の記載漏れ・記入誤り	気づける	件数を数える形にすれば、その月の分だけで差が見える。	（　　　　）
提供記録と請求内容の食い違い	気づける	請求の前に突き合わせる手順に組み込めば、月内に見える。	（　　　　）
説明・同意・提供開始の日付の並び	気づける	新規と変更のあった利用者だけを見れば、その月に完結する。	（　　　　）
会議・研修の記録の項目落ち	気づける	開催のあった月に、その回の記録だけを見れば分かる。	（　　　　）
月ごとに残すことが求められる割合の計算記録	気づける	その月に記録があるかどうかで分かる。	（　　　　）
資格や研修の有効期間・受講期限	気づけない	期限が来る月にしか現れない。期限の一覧を別に持ち、期限の3か月前に点検表へ載せる。	（　　　　）
掲示物・重要事項説明書と実態のずれ	気づけない	日々の業務では見ないため、見る月を決めて開かないとずれたまま残る。	（　　　　）
記録の保存年限と保存場所	気づけない	年限が来るまで表面化しない。移した月の記録を残しておくことで追える。	（　　　　）
年に定められた回数の訓練・研修の実施状況	気づけない	年度の後半にまとめて不足が見える。上半期に一度、残りの回数を数える月を置く。	（　　　　）
止めた月・再開した月の記録の有無	気づける	その月の会議録に1行あるかどうかで分かる。無い月は翌月に追記する。	（　　　　）

1か月ごとの点検表｜月初・月なか・月末に同じ順で確かめる45項目（記入欄つき）

月に1つずつ進めるやり方では、点検も月に1回で足ります。ただし毎月同じ順で同じ項目を見ることが条件です。順番が変わると、見たか見ていないかが分からなくなります。下の3表は、月初・月なか・月末の3回に分けた45項目です。1回あたり15項目、所要は15分を想定しています。「できていない」に丸が付いた項目は、翌月の対象の候補になります。

月初に確かめる15項目（今月の対象を置くとき）

№	確かめること	できている／できていない（記入欄）	できていない場合に次にすること
1	今月の対象が1つに決まっているか	（　　　　）	12か月の表の該当月を見て、対象を1つに絞る。
2	今月の話し合いの日が予定表に入っているか	（　　　　）	今月中の日付を1つ決めて、予定表に記入する。
3	先月の決定文が会議録に残っているか	（　　　　）	先月の話し合いの参加者に確認し、決めた内容を1文で追記する。
4	先月の対象が今月も続いているか（続ける・戻すのどちらかが決まっているか）	（　　　　）	続けるか戻すかを今月の話し合いの1件目に置く。
5	今月の対象について、開始日が日付で決まっているか	（　　　　）	「今月中」ではなく日を決め、決めた日を会議録に書く。
6	今月の対象について、確かめる人が決まっているか	（　　　　）	管理者が1名を指名し、指名した日を記録する。
7	今月の対象を職員に伝える場と日が決まっているか	（　　　　）	朝礼・書面のどちらで伝えるかを決め、伝える日を予定表に入れる。
8	休みの職員へ伝える手段が決まっているか	（　　　　）	渡す紙を1枚用意し、渡した日を記入する欄を付ける。
9	今月変えないものを言葉にしてあるか	（　　　　）	変えない範囲を1行書き、伝える内容に入れる。
10	先月までに止めた項目のうち、今月再開するものがあるか	（　　　　）	再開する場合は、前回との相違点を1文で書いてから始める。
11	今月の対象に関わる書面（手順書・様式）の版が分かるか	（　　　　）	手順書に版と日付を入れ、古い版の置き場を決める。
12	前月分の記録と請求の突き合わせが終わっているか	（　　　　）	突き合わせる日を今月の予定表に入れ、担当を決める。
13	今月に期限が来る資格・研修・訓練があるか	（　　　　）	期限の一覧を開き、今月分を点検表に転記する。
14	先月の点検で「できていない」となった項目が引き継がれているか	（　　　　）	引き継ぐ項目を今月の表の先頭に書き写す。
15	今月は何もしない月と決めた場合、その旨が記録されているか	（　　　　）	「今月は確認のみ」と会議録に1行書く。

月なかに確かめる15項目（始めたことが続いているか）

№	確かめること	できている／できていない（記入欄）	できていない場合に次にすること
16	開始日から今日までに、新しい形で記入された件数を数えたか	（　　）件／（　　）件中	今日から金曜ごとに数える担当を決める。
17	記入されなかった日について、理由を聞いたか	（　　　　）	1人3分の聞き取りを、今週中に行う。
18	夜勤帯・早番・遅番のいずれかで記入が止まっていないか	（　　　　）	止まっている時間帯だけを対象から外し、外したことを記録する。
19	同じ内容を2か所に書いている状態が生じていないか	（　　　　）	正とする側を1つ決め、もう一方に書くことを今月中に終える。
20	実際の時刻と、記録に残っている時刻が合っているか	（　　　　）	初期値が入る欄を洗い出し、直す担当と時期を決める。
21	選択式の項目だけが並び、その日の様子の欄が空になっていないか	（　　　　）	様子を書く欄を1つ残す形に様式を戻す。
22	確かめる人が実際に確かめているか（確かめた記録があるか）	（　　　　）	確かめた日と氏名を書く欄を点検表に追加する。
23	職員から出た気づきを書き留めているか	（　　）件	気づきを書く紙を1枚置き、置いた場所を伝える。
24	気づきのうち、今月中に直せるものを直したか	（　　）件／（　　）件中	直せないものは理由を書いて翌月へ送る。
25	利用者に渡す書面の内容に影響が出ていないか	（　　　　）	影響が出る場合は、説明と同意の手順を先に決める。
26	説明・同意・提供開始の日付の並びが崩れていないか	（　　　　）	今月の新規・変更分だけを抜き出して並びを確かめる。
27	会議・研修を行った月は、記録に開催日時・出席者・議題・議事内容があるか	（　　　　）	抜けている欄を追記し、様式に欄を足す。
28	まとめて実施した会議・研修は、内容ごとに分けて記録しているか	（　　　　）	内容ごとの実施時間と参加者を分けて書き直す。
29	今月の対象を、休みだった職員に伝えたか	（　　）名／（　　）名中	未伝達の職員の氏名を書き、次の出勤日に渡す。
30	途中で範囲や担当を変えた場合、その旨を記録したか	（　　　　）	変えた日・変えた内容・理由を1文で追記する。

月末に確かめる15項目（続ける・戻す・送るのどれかを決める）

№	確かめること	できている／できていない（記入欄）	できていない場合に次にすること
31	今月の対象について、続ける・戻す・翌月へ送るのどれかを決めたか	（　　　　）	決められない場合は、判断日を翌月の日付で決めて記録する。
32	決めた内容を1文で会議録に書いたか	（　　　　）	本記事の完成文の型に当てはめて書く。
33	戻す場合、戻した理由が手順の側の言葉で書かれているか	（　　　　）	人ではなく手順を主語にして書き直す。
34	翌月へ送る場合、送った先の月が12か月の表に反映されているか	（　　　　）	表を上書きし、上書きした日を欄外に書く。
35	今月の記入件数を数えて記録したか	（　　）件	翌月の初日までに数え、点検表に転記する。
36	今月分の記録と請求の突き合わせが終わったか	（　　　　）	翌月の（　　）日までに行う日を決める。
37	差異が出た件について、確認した人と確認した日が残っているか	（　　）件	差異の一覧に確認欄を作る。
38	今月に期限が来た資格・研修・訓練の状況を確認したか	（　　　　）	未了のものを翌月の点検表の先頭に書き写す。
39	今月変えた内容が、手順書に反映されているか	（　　　　）	手順書の該当箇所を直し、版と日付を更新する。
40	手順書を直した場合、直したことを職員に伝えたか	（　　　　）	伝える日を決め、伝えた日・相手を周知記録に残す。
41	今月変えた内容が、利用者に渡す書面に影響していないか	（　　　　）	影響する書面を一覧にし、直す担当と期限を決める。
42	今月使わなくなった様式の扱いを決めたか	（　　　　）	記入済みのものの保存場所と、保存の期間の確認先を決める。
43	今月の話し合いに参加できなかった職員へ、決定を伝えたか	（　　）名／（　　）名中	未伝達の職員へ渡す紙を用意する。
44	翌月の対象が決まっているか	（　　　　）	12か月の表の翌月欄を見て、1つに絞る。
45	今月の点検で「できていない」となった項目を、翌月へ引き継いだか	（　　）件	引き継ぐ項目を翌月の表の先頭に書き写す。

1年分を1枚にまとめる｜12か月の実施結果と、翌年の1か月目を決める24行

12回の話し合いが終わったら、12枚の会議録を1枚にまとめます。まとめる目的は評価ではなく、翌年の1か月目を決めるためです。止まった月が多くても、止まった理由が書いてあれば翌年の材料になります。下の2表を、12か月目の話し合いでそのまま使ってください。

12か月の実施結果を1枚に（12行・記入欄つき）

月	対象（記入欄）	結果（続けている／戻した／送った）	そう判断した材料（件数・日付）	翌年に持ち越すか（記入欄）
1か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
2か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
3か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
4か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
5か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
6か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
7か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
8か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
9か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
10か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
11か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）
12か月目	（　　　　）	（　　　　）	（　　）件／令和（　）年（　）月（　）日	（　　　　）

翌年の1か月目を決める12の問い（答えをそのまま会議録に貼る）

問い	答えの書き方（完成文の型）	答え（記入欄）
12か月のうち、続いているのはどれか	「令和◯年◯月◯日現在、続いているのは（　）件である。内訳は（　　）。」	（　　　　）
戻した月はどれか、その理由は何か	「戻したのは（　）件。理由はいずれも手順の側にあり、（　　）であった。」	（　　　　）
話し合いを開かなかった月はあるか	「開かなかったのは（　）回。理由は（　　）。翌年は開催日を（　　）に固定する。」	（　　　　）
記録が残っていない月はあるか	「会議録が無い月は（　）か月分。（　　）が（　）月（　）日までに、参加者に聞き取って追記する。」	（　　　　）
職員から出た気づきは何件あったか	「1年間で（　）件。うち手順に反映したのは（　）件、反映していないのは（　）件で理由は（　　）。」	（　　　　）
二重に書いている状態は残っているか	「（　　）と（　　）の2か所に書いている業務が（　）件残っている。翌年（　）月に扱う。」	（　　　　）
手順書は今の運用と合っているか	「手順書の版は令和◯年◯月◯日版。今の運用と異なる箇所は（　）件で、（　　）が（　）月（　）日までに直す。」	（　　　　）
掲示物・利用者に渡す書面と実態は合っているか	「（　）月（　）日に読み合わせを行い、差異は（　）件であった。直す担当は（　　）、期限は（　）月（　）日。」	（　　　　）
期限のあるものは翌年いつ来るか	「翌年に期限が来るのは（　）件。（　）月に（　）件、（　）月に（　）件で、期限の3か月前に点検表へ載せる。」	（　　　　）
止めたまま再開していないものはどれか	「再開していないのは（　）件。うち（　）件は再開せず、次に見直す時期を令和◯年◯月とする。」	（　　　　）
翌年の1か月目は何にするか	「翌年の1か月目は（　　）とする。選んだ理由は、今年（　）月に（　　）で止まったためである。」	（　　　　）
翌年の12回の日付は決まったか	「令和◯年度の話し合いは毎月第（　）（　曜日）に開く。12回分の日付を年間の予定表に記入した（記入日：令和◯年◯月◯日）。」	（　　　　）

ここまでの表は、いずれも1回で使い切るものではありません。12か月の表を1枚印刷して壁に貼り、毎月の話し合いのたびに同じ紙へ書き足していく形が、いちばん続きます。1年後に残るのは、進んだ月の数ではなく、止まった月に何を書いたかです。止めた理由と再開の条件が1行ずつ残っていれば、翌年の担当者は同じ場所から始められます。ゆっくり進めるというのは、記録の側から見れば「判断の跡が1か月ごとに残っている状態」のことです。