介護老人福祉施設（特養）に固有の記録の書き方｜サービス種別5の比較表と記入例110例

介護老人福祉施設（特別養護老人ホーム）で作る記録のうち、他のサービス種別には存在しない、この施設だけの記録があります。入所申込者の優先入所の検討に関する記録、居宅において日常生活を営むことができるかどうかの定期的な検討の記録、課題分析記録、日課計画表、週間サービス計画表、BPSD（認知症の行動・心理症状）の評価記録の6つです。訪問系・通所系の事業所には「入所」という手続きそのものが無いため、これらの記録は施設側で一から作り、一から運用することになります。

この記事は、その6つを「空欄の様式を、そのまま埋められる状態」まで持っていくことを目的にしています。様式の内容を書き写すのではなく、各欄に何をどう書くか、悪い書き方と良い書き方がどこで分かれるか、そして介護老人福祉施設と地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護で何が変わるかを、比較表と完成文で示します。

なお、優先入所の順位付けの基準、検討の頻度、様式の体裁、記録の保存の取扱いは、保険者（指定権者）や都道府県の入所指針、施設の規程によって異なります。この記事では判断そのものを示さず、「規程・基準の定め」「貴施設の運用（記入欄）」「ご確認ください」の3列に分けて整理します。

この6つの記録が特養に固有である理由と、根拠が置かれている場所

まず、6つの記録がどこから来ているのかを整理します。厚生労働省が示す運営指導のマニュアル（別添1）に現れる名称と、様式・通知の側から来ている名称は別物です。ここを混同すると「どの資料を見て備えればよいか」が分からなくなります。

6つの記録と、根拠として示されている条項・通知

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

課題分析標準項目については、令和5年10月16日に改正が示され（老認発1016第1号／介護保険最新情報Vol.1178）、基本情報に関する項目と課題分析に関する項目の構成が見直されています。使用している様式が改正前の構成のままかどうかは、施設ごとに確認する事項です。

厚生労働省の運営指導マニュアル別添1に現れるもの・現れないもの

運営指導で使われる確認項目・確認文書の一覧（別添1）を、介護老人福祉施設（301）と地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護（607）について確認したところ、6つのうち別添1に名称が現れるのは「入所検討委員会会議録」と「アセスメントシート」の2つだけでした。残りは別添1には現れません。これは「作らなくてよい」という意味ではなく、確認項目の文章の側に検討の義務が書かれていて、文書名の側には出てこないという形になっているためです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

つまり、日課計画表・週間サービス計画表・BPSDの評価記録は、別添1を眺めていても出てこないということです。前2つは施設サービス計画の標準様式の側から、最後の1つは加算の要件の側から来ています。備えるときに見る資料が違うので、担当者を分けている施設ではここで抜けが生じやすい部分です。

別添1に示されている確認項目と確認文書（入退所・計画の作成）

6つの記録に直接かかわる項目について、別添1の記載を種別ごとに並べます。確認文書の名称が種別によって1語だけ変わる点に注意してください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

サービス種別×記録の比較表——介護老人福祉施設と地域密着型介護老人福祉施設の違い

この記事の核になる表です。同じ「特養」でも、指定を受けている根拠省令が違えば条番号も計画の名称も変わります。手元の様式のヘッダーに書かれた条番号が、自施設の根拠省令のものかどうかを、まずここで照合してください。

6つの記録が、種別ごとにどう位置づけられているか

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

条番号の対照表（介護老人福祉施設 と 地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護）

別添1に示されている項目を、両者の条番号で並べたものです。ほとんどの項目で番号が一致しません。マニュアルや自主点検表を法人内で共有している場合、片方の番号のまま配ってしまう食い違いが起きやすい箇所です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

記録の運用にかかわる実務上の違い

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

入所にかかわる2つの記録の完成文——優先入所の検討と、居宅において日常生活を営むことができるかどうかの定期的な検討

この2つは、どちらも「施設が誰かの生活の場を決める」場面の記録です。だからこそ、記録に書くのは結論ではなく検討した事実と、その内容になります。優先順位の判断基準は保険者・都道府県の入所指針や施設の規程で異なり、居宅で日常生活を営めるかどうかの判断は多職種で行うものです。記事の側で基準を示すことはできないので、「規程・基準の定め」と「貴施設の運用（記入欄）」を並べた対照表にしています。

入所申込者の優先入所の検討に関する記録——規程の定めと貴施設の運用

基準では、入所申込者の数が入所定員から入所者の数を差し引いた数を超えている場合に、介護の必要の程度及び家族等の状況を勘案し、サービスを受ける必要性が高いと認められる入所申込者を優先的に入所させるよう努めることとされています（特養基準第7条第2項）。また、入所に際しては心身の状況、生活歴、病歴等の把握に努めることとされています（同第3項）。この2つが記録に落ちる中身です。委員会の設置・構成・開催頻度、順位の付け方そのものは、施設の規程と保険者・都道府県の指針の側にあります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

入所申込者の優先入所の検討に関する記録——そのまま貼れる完成文

議事録の各欄に貼れる形にしています。順位の理由を「重い／軽い」で書かず、勘案した事実を並べるのがこの記録の書き方です。氏名は伏せ字にしていますので、実際の記録では管理番号または氏名に置き換えてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

居宅において日常生活を営むことができるかどうかの定期的な検討の記録——書き方の軸

別添1の確認項目は、「入所（入居）者が居宅において日常生活を営むことができるか、多職種（生活相談員、介護職員、看護職員、介護支援専門員等）で定期的に協議・検討しているか」です。読み替えると、確認されているのは「協議・検討した事実があるか」「多職種で行っているか」「定期的か」の3点であり、検討の結論そのものではありません。

そのため、この記録に在宅復帰の可否を判定する文を書く必要はありません。書くのは、誰が集まり、何を根拠に、どんな内容を協議したかです。可否の判断そのものは多職種で行うものであり、記録はその協議の内容を残すためのものです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

居宅において日常生活を営むことができるかどうかの定期的な検討の記録——そのまま貼れる完成文

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

課題分析記録の完成文——チェック欄の横にある「備考」で差がつく

課題分析（アセスメント）については、国は課題分析標準項目を示しているのみで、様式そのものは指定していません。そのため施設・法人・保険者ごとに使用様式が大きく異なります。標準項目は令和5年10月16日に改正が示され（老認発1016第1号／介護保険最新情報Vol.1178）、基本情報に関する項目と課題分析に関する項目の構成が見直されています。

様式が違っても、書き方の課題は共通しています。宇都宮市が公表している運営指導の指導事例では、事業所として行ったアセスメント（課題分析）の記録が作成されていない、又は不十分である例が挙げられ、チェック欄のみで備考が空白の例（例：「洗身」で一部介助にチェックのみ）と、麻痺の部位など具体的状況を書いた例が対比されています。同資料には「居宅介護支援事業所のアセスメント結果を受けるのみでは不十分です」とも明記されています。施設の場合も、外部から受け取った情報をそのまま貼るだけでは、施設として行った課題分析の記録にはなりません。

また、特養基準第12条第3項・第4項では、アセスメントは入所者及びその家族に面接して行うこととされています。金沢市の集団指導資料では、施設サービス計画について介護職員がアセスメントを行っていた事例が挙げられ、アセスメントは計画担当介護支援専門員が入所者及びその家族に面談して行う旨が示されています。「誰が」「誰に面接して」行ったかを、記録の頭に書くのはこのためです。

課題分析記録に共通して要る5つの要素

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

課題分析記録の頭に置く完成文

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

備考欄の完成文——生活場面ごとの記入例

チェック欄の横の備考に、そのまま貼れる形で書いています。「どこが」「いつ」「どれくらい」「何を使って」「本人は何と言っているか」の5つが入ると、後から読む職員が同じ場面を思い浮かべられる記録になります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

日課計画表・週間サービス計画表の完成文——ユニット型とそれ以外

この2つは、老企第29号 別紙2「施設サービス計画書標準様式及び記載要領」に収められている様式です。様式の欄外に「もう一方との選択による使用」と付記されているため、両方を作る運用も、どちらか一方を作る運用もあり得ます。どちらを使うかは施設・保険者の運用により異なります。

役割は違います。日課計画表は共通サービスと個別サービスを分けて、1日の流れに沿って書く様式です。週間サービス計画表は週単位で提供するサービスと、主な日常生活上の活動を配置する様式です。「毎日同じことをする施設」なら日課計画表が書きやすく、「曜日ごとに違うことをする施設」なら週間サービス計画表が書きやすい、という関係になります。

どちらを使うか——選択の対照表

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

日課計画表の完成文——時間帯ごとの記入例

共通サービスは「施設が全員に対して行うこと」、個別サービスは「この方に対して行うこと」です。個別サービスの欄に共通サービスと同じ文が並んでいる場合、その様式は個別の内容を映していないことになります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

週間サービス計画表の完成文——曜日ごとの記入例と「主な日常生活上の活動」

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、日課の書き方については、豊島区が公表した令和5年度の運営指導の指摘事項（地域密着型通所介護18件）に、計画に日課（プログラム）と所要時間の記載がないため計画に基づいた援助であるか確認できなかった、実際に行われている入浴介助について所要時間の記載がなかった、という事例があります。これは通所介護についての事例であり施設の様式に直接あてはまるものではありませんが、「計画に書いた日課と、実際の提供の時刻が対応して読めるか」という見られ方は共通しています。

BPSD（認知症の行動・心理症状）の評価記録の完成文——観察した事実と、いつ誰が評価したか

この記録は、令和6年度改定で設けられた認知症チームケア推進加算（Ⅰ）（Ⅱ）に係るもので、評価尺度（DBD13、NPI-NH等）を用いた定期的な症状の評価と、その結果を踏まえたチームでの対応方針・振り返りが結び付いていることが確認されやすい記録です。国は特定の様式を指定していないため、使用する尺度や記録様式は事業所・保険者（自治体）により異なりうるものです。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

この記事では、評価尺度の項目や点数の付け方は扱いません。尺度の内容は使用する尺度そのものの定めによりますし、点数の解釈は評価者が行うものです。ここで示すのは、点数の前段にある「観察した事実の記録」と、「いつ・誰が評価したか」の記録の書き方に限ります。診断や判定を記録に書くことは、この記録の目的ではありません。

BPSDの評価記録に残す要素——定めと貴施設の運用

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

観察した事実の完成文——「困った」を書かず、場面を書く

評価の材料になるのは、日々の介護記録に残った観察の事実です。「帰宅願望が強い」「興奮しやすい」といった要約は、評価の材料になりません。いつ、どこで、何があり、どう対応し、その後どうなったかを書きます。以下はそのまま貼れる形にしています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

悪い例と良い例——2列で並べて見る

6つの記録に共通して、書き直しの対象になりやすい表現を並べます。左は「実施した」で終わっているもの、右は参加者・時間・議題・検討の内容・決めたことまで書いたものです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

運営指導で見られる点——公表されている事例から

自治体が公表している運営指導の結果・集団指導資料のうち、この6つの記録に関係するものを引きます。公表事例は指定権者ごとの運用を映したものであり、他の保険者にそのまま当てはまるものではありません。自施設の指定権者の公表資料を確認してください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

加算に関する記録については、要件と自施設の体制を突き合わせる作業そのものが必要になります。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

1年間の運用と、手元に残す記録

6つの記録は、作る頻度も担当も違います。年1回の点検日を決めて、そこで6つ全部の「最終更新日」と「次回予定」を1枚に集めるのが、抜けを見つける一番早い方法です。以下の表はそのまま点検の台帳として使えます。

年間の運用の目安（記入欄）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

手元に残す記録の一覧（記入欄つき）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

6つのうち5つは、国が様式を指定していないか、指定していても選択による使用です。つまり「様式が無いから書けない」のではなく、「様式を自分たちで決めて、決めたとおりに運用したことを残す」のがこの領域の記録です。規程に書いた頻度・構成・手順と、実際の記録が一致しているか——見られるのはそこであり、そこは施設の側で先に整えられます。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。