サービス担当者に対する照会（依頼）内容は、施設サービス計画書の標準様式では第6表にあたります。様式の欄外には「サービス担当者会議を開催しない場合や会議に出席できない場合などに使用すること。」という趣旨の付記があり、照会先・照会年月日・照会内容・回答者氏名・回答年月日・回答内容と、会議を開催しない理由ないし出席できない理由を書く欄が並びます。居宅介護支援では専用の第6表を使わず、サービス担当者会議の要点（第4表）の照会に関する欄と居宅介護支援経過（第5表）に同じ内容を残す運用が広く行われています。
この記事が扱うのは「会議に出席できなかった担当者へ何を聞き、返ってきた答えをどう書き残すか」だけです。会議そのものの開き方や要点の書き方は扱いません。照会は、送った文の粒度がそのまま回答の粒度になります。「専門的見地からご意見をください」と書けば「特になし」が返り、「左片麻痺の現状で浴槽をまたぐ動作の可否と、またげない場合の代替手順」と書けば手順が返ってきます。以下は職種別18種・場面別10種の、そのまま送れる照会文と、返ってきた回答の記録例です。
第6表の欄ごとに何を書くか
欄は7つ（＋理由欄）ですが、埋まりにくいのは「照会内容」と「回答内容」の2つに集中します。ほかの欄は事実を写すだけなので、先に型を決めておけば迷いません。
欄別の対照表（貴事業所の記入欄つき）
| 欄 | 様式が求めていること | 書けている状態の例 | 貴事業所の記入欄 |
|---|---|---|---|
| 照会先（事業所名・職種） | 誰に聞いたかが後から特定できること。法人名だけでなく事業所名と職種まで | ◯◯訪問看護ステーション 看護師 | |
| 照会年月日 | 照会を発した日。会議の開催日より前か後かが分かること | 令和7年5月12日（会議開催日の3日前） | |
| 照会方法 | 電話・FAX・文書・電子メール等の別。控えが残る方法かどうか | FAX（送信結果票あり）／通話は要点を通話後すぐ記載 | |
| 照会内容 | 聞いた事項そのもの。番号を振って項目を分けると回答が対応する | ①入浴時の血圧の中止基準 ②転倒時に連絡すべき症状 の2点 | |
| 回答年月日 | 回答を受けた日。照会年月日との間隔が空いた場合は督促の記録も | 令和7年5月14日（5月13日に一度督促） | |
| 回答内容 | 専門的見地からの意見が、照会項目に対応する形で書かれていること | ①収縮期血圧180mmHg以上で入浴は見送り ②頭部打撲後の嘔吐時は即連絡 | |
| 回答者の職種・氏名 | 「事業所名のみ」で終わらせず、答えた個人の職種と氏名まで | ◯◯訪問看護ステーション 看護師 ◯◯ ◯◯ | |
| 会議を開催しない理由／出席できない理由 | やむを得ない事情の中身。「多忙のため」で終わらせない | 同日同時刻に他利用者の緊急訪問が入り、代理出席者の確保もできなかったため | |
| 回答を計画のどこに反映したか | 様式上の必須欄ではないが、回答が計画に届いたことが分かる一行 | 第2表「サービス内容」に入浴前の血圧測定を追記（5月14日） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
1件を最後まで書いた記入例（訪問看護の担当者へ照会した場合）
| 欄 | 記入例 |
|---|---|
| 照会先 | ◯◯訪問看護ステーション 看護師（管理者） |
| 照会年月日 | 令和7年5月12日 |
| 照会方法 | FAX送信（同日16時05分・送信結果票を控えに添付）、翌日13時に電話で受領確認 |
| 照会内容 | ◯◯様（要介護3・左片麻痺・仙骨部にd2の褥瘡あり）の居宅サービス計画原案について、①現在の褥瘡の状態で通所介護の入浴を週2回利用することの可否と、可の場合の被覆材の扱い、②臥床時の除圧の間隔と体位変換の具体的な手順、③褥瘡の悪化を疑うべき所見（滲出液の量・色・臭気）の3点をご教示ください。5月15日までにご回答をお願いします。 |
| 回答年月日 | 令和7年5月14日 |
| 回答内容 | ①入浴は可。入浴前に被覆材を除去し、入浴後は当ステーションが訪問して被覆材を貼り替えるため、通所介護側では洗浄後にガーゼで保護のみとする。②臥床時は2時間ごとに体位変換、右側臥位は30度を超えない。エアマットの圧設定は「やわらかめ」で固定。③滲出液が1日でガーゼ2枚以上に染みる、緑がかった色、臭気が出た場合はいずれも当日中に連絡。 |
| 回答者の職種・氏名 | 看護師 ◯◯ ◯◯（管理者） |
| 出席できない理由 | 5月15日14時の担当者会議と同時刻に、他利用者の状態変化に伴う緊急訪問が入り、代理出席できる看護師も訪問予定が重なっていたため |
| 反映先 | 第2表「サービス内容」に入浴前後の被覆材の扱いを追記。通所介護事業所へ5月14日17時に電話で伝達し、生活相談員 ◯◯ ◯◯ が受領 |
| 控えの保管 | 照会文の写し・FAX送信結果票・回答書の原本を利用者ファイルに綴じ、支援経過（第5表）に5月12日・5月14日の2行を記載 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
照会方法別の書き分け
豊島区が公表した令和4年度の運営指導では、「電話照会」との記載のみで照会内容が確認できなかった旨が指摘事項として挙げられています。方法の名前を書くことと、内容を書くことは別の仕事です。
| 方法 | 記録に残す事実 | 照会方法欄の記入例 |
|---|---|---|
| 電話 | 発信日時・通話相手の職種と氏名・通話の長さ・要点を通話直後に記載したこと | 電話（令和7年5月12日14時20分〜14時31分・看護師 ◯◯ ◯◯ と通話。要点は通話直後に記載） |
| FAX | 送信日時・送信結果票の有無・受領確認の有無 | FAX（5月12日16時05分送信・送信結果票あり。5月13日13時に電話で受領を確認） |
| 電子メール | 送信日時・宛先の職名・添付の有無・返信の有無 | 電子メール（5月12日9時40分送信、照会票PDFを添付。5月13日18時に返信を受領） |
| 文書（持参・郵送） | 手交した相手・受領印またはサインの有無・返信期限 | 照会票を持参し受付にて手交（5月12日11時・受領者 生活相談員 ◯◯ ◯◯）。返信期限5月16日 |
| オンライン会議ツール | 接続日時・参加者・録画や画面共有の有無・利用者の同意 | オンライン（5月13日15時00分〜15時18分・薬剤師 ◯◯ ◯◯ と接続。録画なし、要点を同席職員が記録） |
| 連絡ノート・連絡票 | 記載日・回覧先・回答が書き込まれた日 | 訪問介護連絡ノート（5月11日記載、5月13日にサービス提供責任者の回答を確認） |
| 来所時の口頭 | 来所日時・場面・その場でメモを取り、後日書面で確認したか | 来所時に口頭（5月12日10時・書類受け渡しの際）。要点をメモし、5月13日にFAXで文書確認 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
照会先の職種別｜そのまま送れる照会文と、回答の記録例
職種が違えば答えられる範囲が違います。医師に「見守りの回数」を聞いても答えは返らず、民生委員に「嚥下機能」を聞いても答えは返りません。以下は18の職種それぞれに対して、その職種が専門的見地から答えられる問いに絞った完成文です。冒頭の名乗りと期限は共通なので、各文の本体だけを差し替えて使えます。
医療職へ（医師・歯科医師・薬剤師・訪問看護師）
| 照会先 | 照会内容（そのまま送れる文） | 回答内容（第6表への記録例） |
|---|---|---|
| 医師（主治の医師） | ◯◯様（要介護3・左片麻痺・心房細動で抗凝固薬を内服中）の居宅サービス計画原案について、次の3点をご教示ください。①通所介護での入浴および機能訓練を週2回実施することの可否と留意点、②入浴を見送るべき血圧・体温の目安、③転倒後に医療機関へ連絡すべき症状。5月15日までに同封の返信欄またはFAXにてお願いいたします。 | 主治医 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月14日・FAX）。①週2回の入浴・機能訓練は可。ただし抗凝固薬内服中のため打撲に注意。②収縮期血圧180mmHg以上または90mmHg未満、体温37.5度以上のときは入浴を見送り記録を残すこと。③頭部打撲後の嘔吐、意識レベルの低下、皮下出血が手のひら大を超えて拡大する場合は時間帯を問わず当院へ連絡。 |
| 歯科医師 | ◯◯様は令和7年3月から食事中のむせが増え、上顎義歯が食事中に落下する訴えがあります。①現在の義歯の適合状態と、調整で対応可能か新製が必要かの見立て、②調整までの間に安全に摂れる食形態、③通所介護での昼食時に職員が確認すべき点、の3点をご教示ください。 | 歯科医師 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月13日・文書）。①上顎義歯の床の適合不良。5月20日と5月27日の2回の調整で対応予定、新製は当面不要。②調整完了までは主菜を一口大に刻み、汁物にとろみを付けること。③食後に義歯の下に食渣が溜まりやすいため、通所介護では昼食後に義歯を外して洗浄する時間を確保してほしい。 |
| 薬剤師 | ◯◯様は現在7種類を内服中で、朝の飲み忘れが週2〜3回あります。①一包化により飲み忘れが減る見込みがあるか、②朝食後の薬のうち、昼食後にずらせるものと、時間を動かせないものの区別、③訪問介護員が服薬確認を行う際に見るべき点、の3点をご教示ください。 | 薬剤師 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月13日・電子メール）。①一包化は可能。次回処方（5月20日）から朝・昼・夕で色分けした一包化に切り替える。②降圧薬は朝で固定が望ましく、整腸剤と胃薬は昼へ移動可。③一包化の袋に印字した日付と、残薬ケースの残数が一致するかを確認し、2日分以上ずれた場合は当薬局へ連絡してほしい。 |
| 訪問看護師 | ◯◯様の仙骨部の褥瘡について、①現在の状態で通所介護の入浴を週2回利用することの可否、②臥床時の除圧の間隔と体位変換の手順、③悪化を疑うべき滲出液の量・色・臭気の目安、の3点をご教示ください。通所介護の職員へそのまま伝達したいので、具体的な数値でお願いします。 | 看護師 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月14日・FAX）。①入浴は可。入浴前に被覆材を除去し、通所介護側は洗浄後にガーゼ保護のみ、貼り替えは当ステーションが訪問時に実施。②2時間ごとに体位変換、右側臥位は30度を超えない。③滲出液が1日でガーゼ2枚以上に染みる、緑がかった色、臭気が出た場合は当日中に連絡。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
リハビリ・栄養・口腔の専門職へ（理学療法士・作業療法士・言語聴覚士・管理栄養士・歯科衛生士）
| 照会先 | 照会内容（そのまま送れる文） | 回答内容（第6表への記録例） |
|---|---|---|
| 理学療法士 | ◯◯様の移乗について、①現在の左片麻痺の状態でベッドから車いすへ移乗する際の安全な手順を、介助者の立ち位置と手を添える部位まで含めてご教示ください。②介助者が1人のときと2人のときで手順を変える必要があるか、③移乗を中止して座位に戻すべき徴候、もあわせてお願いします。 | 理学療法士 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月3日・文書）。①介助者は利用者の麻痺側（左）前方に立ち、右手で健側の腰帯を把持、左手は左膝を外側から支える。車いすはベッドに対し30度、健側に置く。②1人介助で可。2人の場合は2人目が車いすを保持するのみとし、上肢を引かない。③立ち上がり時にふらつきが2秒以上続く、左膝が内側に折れる、表情が苦しそうな場合は座位に戻す。 |
| 作業療法士 | ◯◯様は自宅浴室での入浴を希望されています。①現在の右肩関節の可動域で、洗体・洗髪のうち自力で行える動作と介助が要る動作の区別、②自助具の導入で自力範囲が広がる動作があるか、③浴室内で手すりを付けるとしたら位置と高さ、の3点をご教示ください。 | 作業療法士 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月4日・オンライン）。①洗体は前面と左上肢まで自力可、背部と右上肢は介助。洗髪は右肩の挙上が90度までのため介助が要る。②長柄ブラシで背部は自力範囲に入る見込み。洗髪はシャワーチェアの背もたれ有無で変わるため次回訪問時に評価する。③浴槽の縁の内側、床から65cmの高さに縦手すり。設置後に当方が動作を再評価する。 |
| 言語聴覚士 | ◯◯様は5月中旬から食事中のむせが増えています。①現在の嚥下機能で安全に摂取できる食形態と水分のとろみの程度、②食事中の姿勢（角度・頸部の向き）、③むせが続く場合に食事を中断すべき目安、の3点を、通所介護と訪問介護の双方へそのまま伝えられる表現でご教示ください。 | 言語聴覚士 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月5日・文書）。①主食は全粥、副菜はやわらか食（歯ぐきでつぶせる程度）、水分は中間のとろみ。②座位は背もたれを10度後傾させ、顎を軽く引いた位置を保つ。頸部は正面。③一口ごとにむせが3回続く、または声がガラガラに変わった時点で食事を中断し、30分は臥床させない。 |
| 管理栄養士 | ◯◯様は3か月で体重が3.2kg減少しました（48.5kg→45.3kg）。①この減少に対して1日に必要な摂取エネルギーと蛋白質の目安、②昼食を通所介護、夕食を配食に頼っている現状で不足しやすい栄養素と補い方、③体重以外に月1回の訪問で確認すべき指標、の3点をご教示ください。 | 管理栄養士 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月6日・文書）。①1日1,300kcal、蛋白質55gを目安。②朝食が食パン1枚と茶のみで蛋白質が不足。朝に牛乳200mLとゆで卵1個を追加する提案。③下腿周囲長（月1回・左右）と、食事の摂取割合の記録（主食・主菜を10分の何かで記載）を確認してほしい。 |
| 歯科衛生士 | ◯◯様は夜間の口腔清掃を拒否されることが週3〜4回あります。①拒否があるときに短時間で行える最低限の清掃手順、②使用する用具（歯ブラシの硬さ・スポンジブラシの要否）、③訪問介護員が行える範囲と、歯科の専門的な口腔ケアに委ねる範囲の線引き、の3点をご教示ください。 | 歯科衛生士 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月6日・電話。要点を通話直後に記載）。①拒否時は上顎の口蓋と舌背をスポンジブラシで拭き取るだけで可（所要2分）。②歯ブラシはやわらかめ、スポンジブラシは毎回交換。③訪問介護員はブラッシングと清拭まで。歯間部の付着物の除去と義歯の調整は当方の訪問時に実施する。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
居宅サービスの事業所へ（訪問介護・通所介護・通所リハビリテーション・短期入所・福祉用具・住宅改修）
| 照会先 | 照会内容（そのまま送れる文） | 回答内容（第6表への記録例） |
|---|---|---|
| 訪問介護のサービス提供責任者 | ◯◯様の計画原案では、身体介護（起床介助・排泄介助）を月・水・金の7時00分から7時45分に位置付けています。①この時間帯に訪問できる体制があるか、②45分で起床・更衣・トイレ誘導・整容まで到達できるか、到達しない場合はどの工程を削るか、③訪問介護計画に落とし込むうえで確認したい情報、の3点をご回答ください。 | サービス提供責任者 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月13日・FAX）。①月・水・金の7時台は訪問可、7時00分開始で調整済み。②45分では整容まで届かない。更衣を前夜のパジャマのまま日中着へ替える方式に変えれば45分で到達する。③降圧薬の服用時刻と、夜間のポータブルトイレ使用回数を共有してほしい。訪問介護計画には②の方式で記載する。 |
| 通所介護の生活相談員 | ◯◯様の計画原案では通所介護を週2回（火・金）位置付けています。①送迎車の乗降で介助者が何名必要か、②他利用者との関係で配慮が要る点（前回利用時に同席で不穏があったと伺っています）、③入浴について、当方が主治医から得た血圧の中止基準を運用できるか、の3点をご回答ください。 | 生活相談員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月14日・電話。要点を通話直後に記載）。①乗降は職員1名で可、玄関の上がり框では手すりを使用。②火曜午前の集団体操の際に大声が苦手な様子があったため、火曜は個別活動の席へ配置する。③入浴前の血圧測定は実施可能。180mmHg以上または90mmHg未満のときは入浴を見送り、当日中に居宅介護支援事業所へ連絡する運用とする。 |
| 通所リハビリテーションの職員 | ◯◯様について、通所リハビリテーション計画で設定されている目標と、居宅サービス計画原案の長期目標「自宅の廊下を伝い歩きで移動できる」との整合をご確認ください。①現在の到達度、②残り3か月で見込まれる到達点、③自宅で家族が行える自主練習の内容と回数、の3点をご回答ください。 | 理学療法士（通所リハビリテーション）◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月15日・文書）。①屋内平行棒内10mを介助なしで歩行可、伝い歩きは5mで疲労。②3か月で自宅廊下（約8m）の伝い歩きは到達見込み。③立ち座り練習を1日10回×2セット、夕食前に家族の見守りで実施。ふらつきが出た日は回数を減らして記録してほしい。 |
| 短期入所の相談員 | ◯◯様は7月11日から7月14日までの短期入所生活介護を予定しています。①受け入れにあたり事前に必要な書類と提出期限、②持参薬の管理方法（一包化済み・7種類）、③夜間のポータブルトイレ使用が1晩3回ある方への居室配置の考え方、の3点をご回答ください。 | 相談員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月20日・文書）。①診療情報提供書の写しと健康診断結果の写しを利用開始日の7日前までにご提出いただきたい。②一包化された薬は当施設で預かり、看護職員が配薬。残薬は帰宅時に写真とともに返却する。③トイレに近い北側個室を確保、夜間はセンサーマットを使用する。 |
| 福祉用具専門相談員 | ◯◯様の玄関上がり框（高さ22cm）と浴室出入口（高さ6cm）について、①手すりまたは踏み台のどちらが適するかの見立て、②選定する場合の具体的な機種と設置位置、③導入後に見直しが必要になる状態変化の兆候、の3点をご回答ください。あわせて福祉用具貸与計画の目標欄に記載予定の文言も共有してください。 | 福祉用具専門相談員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月13日・来所時に口頭、5月14日にFAXで文書確認）。①上がり框は据置型手すり、浴室出入口は段差解消のすのこが適する。②手すりは框の右側（健側）に、握り部が床から75cmになるよう設置。③右上肢での支持が続かなくなった場合、または立位保持が10秒を切った場合は再選定。貸与計画の目標は「手すりを使って玄関の段差を1人で越えられる」で記載する。 |
| 住宅改修の事業者 | ◯◯様宅の廊下（幅78cm）とトイレ出入口について、①手すり設置が可能な壁面と下地の有無、②工事に要する日数と、工事中にトイレを使用できない時間帯、③工事後に本人が使いにくさを訴えた場合の調整の可否、の3点をご回答ください。着工前に住宅改修が必要な理由書に反映します。 | 住宅改修事業者 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月16日・文書）。①廊下は右側壁面に下地あり、トイレ出入口は左側のみ下地あり。右側は下地補強板を追加して対応する。②工事は1日、トイレは9時から12時までの3時間使用できないため、その間はポータブルトイレを居間に設置する。③設置後1か月以内であれば高さの調整は追加費用なしで対応可。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
地域の支援者へ（地域包括支援センター・民生委員・インフォーマルの支援者）
| 照会先 | 照会内容（そのまま送れる文） | 回答内容（第6表への記録例） |
|---|---|---|
| 地域包括支援センターの職員 | ◯◯様について、長男との金銭管理をめぐるやり取りが5月以降に増えています。①同様の相談で貴センターが把握している経過があればご教示ください。②権利擁護の観点から、現時点で当事業所が取るべき対応の順序、③総合事業の通いの場のうち、本人の生活圏域（徒歩10分以内）で受け入れ可能な場、の3点をご回答ください。 | 主任介護支援専門員（地域包括支援センター）◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月20日・文書）。①令和6年11月に近隣住民から見守りの相談を受け、月1回の訪問を継続していた経過がある。②まず事実の時系列を記録に残し、本人の意向を単独の場面で確認したうえで、貴事業所と当センターで情報を突き合わせる。緊急性が生じた場合は市の担当課へつなぐ。③徒歩8分の集会所で週1回の通いの場があり、受け入れ可能。 |
| 民生委員 | ◯◯様は独居で、日中の安否確認が手薄になっています。①普段の見守りで気づかれている生活の変化（新聞の溜まり方、洗濯物、玄関の施錠など）、②近隣で声をかけてくださる方の有無、③災害時の避難で支援が必要な点として把握されていること、の3点をご回答ください。個人情報の取扱いについては本人の同意を得ています。 | 民生委員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月18日・来訪時に口頭、同日中に要点を記載）。①4月下旬から新聞受けに2日分溜まる日が週1回程度ある。洗濯物は干されている。②向かいの世帯が朝の挨拶を交わしており、異変があれば連絡をもらえる。③避難時は階段の下りに支援が必要。避難行動要支援者名簿には登載済みと承知している。 |
| インフォーマルの支援者（近隣・ボランティア・家族会） | ◯◯様の買い物支援について、現在は週1回、ボランティア団体の方が同行されていると伺っています。①同行の曜日と時間帯、②同行時に困っておられること（歩行の疲労、支払いの場面など）、③今後も継続できる見込みと、体制が変わる場合の連絡先、の3点をご回答ください。計画の第2表に位置付けるための確認です。 | ボランティア団体 代表 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月19日・電子メール）。①毎週木曜10時から11時30分、自宅から徒歩5分の商店まで同行。②往路は問題ないが復路で荷物を持つと途中のベンチで2回休憩が必要。支払いは小銭を数えるのに時間がかかる。③9月までは現体制で継続可。担当が交代する場合は1か月前に事務局から連絡する。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
「回答者の職種・氏名」欄を職種別にどう書くか
事業所名だけで終わっている記録は、誰の専門的見地なのかが後から分かりません。医療職は資格名まで、事業所職員は職種名まで書き分けます。
| 照会先 | 回答者欄の記入例 | 同時に控えておく事実 |
|---|---|---|
| 医師 | ◯◯クリニック 医師 ◯◯ ◯◯（主治の医師） | 回答が診療情報提供書か返信票か、口頭を看護師経由で受けたのか |
| 歯科医師 | ◯◯歯科医院 歯科医師 ◯◯ ◯◯ | 訪問診療か外来受診時か、次回の診療予定日 |
| 薬剤師 | ◯◯薬局 薬剤師 ◯◯ ◯◯（管理薬剤師） | 居宅療養管理指導の利用の有無、次回訪問予定日 |
| 訪問看護師 | ◯◯訪問看護ステーション 看護師 ◯◯ ◯◯（管理者） | 指示書の有効期間、訪問曜日 |
| 理学療法士 | ◯◯訪問看護ステーション 理学療法士 ◯◯ ◯◯ | どの事業所に所属しての回答か（訪問看護からのリハビリか、訪問リハビリか） |
| 作業療法士 | ◯◯病院 作業療法士 ◯◯ ◯◯ | 評価を行った日、次回評価予定日 |
| 言語聴覚士 | ◯◯病院 言語聴覚士 ◯◯ ◯◯ | 嚥下評価の実施日と評価方法 |
| 管理栄養士 | ◯◯居宅療養管理指導事業所 管理栄養士 ◯◯ ◯◯ | 直近の体重測定日と測定値 |
| 歯科衛生士 | ◯◯歯科医院 歯科衛生士 ◯◯ ◯◯ | 歯科医師の指示に基づく訪問か、次回訪問日 |
| 訪問介護のサービス提供責任者 | ◯◯ヘルパーステーション サービス提供責任者 ◯◯ ◯◯ | 訪問介護計画の作成予定日、担当訪問介護員の人数 |
| 通所介護の生活相談員 | デイサービス◯◯ 生活相談員 ◯◯ ◯◯ | 通所介護計画の作成予定日、利用曜日 |
| 通所リハビリテーションの職員 | ◯◯クリニック通所リハビリテーション 理学療法士 ◯◯ ◯◯ | リハビリテーション計画書の直近の作成日 |
| 短期入所の相談員 | 特別養護老人ホーム◯◯ 生活相談員 ◯◯ ◯◯ | 利用予定期間、事前提出書類の期限 |
| 福祉用具専門相談員 | ◯◯福祉用具 福祉用具専門相談員 ◯◯ ◯◯ | 貸与計画の作成予定日、モニタリング予定月 |
| 住宅改修の事業者 | ◯◯工務店 担当 ◯◯ ◯◯ | 着工予定日、理由書の作成者 |
| 地域包括支援センターの職員 | ◯◯地域包括支援センター 主任介護支援専門員 ◯◯ ◯◯ | 過去の相談経過の有無、次回の情報共有予定 |
| 民生委員 | 民生委員 ◯◯ ◯◯ | 本人・家族から個人情報の取扱いについて同意を得た日 |
| インフォーマルの支援者 | ◯◯ボランティア団体 代表 ◯◯ ◯◯ | 支援の頻度、体制が変わる場合の連絡経路 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
場面別｜照会が要る10の場面と、そのまま送れる文
同じ「照会」でも、新規と看取り期では聞くことが違います。場面が変われば問いが変わり、問いが変われば回答の使い道も変わります。
新規・更新・区分変更・サービス変更の4場面
| 場面 | 照会内容（そのまま送れる文） | 回答内容（記録例） |
|---|---|---|
| 新規のケアプラン原案 | ◯◯様の居宅サービス計画原案（初回）を同封します。第2表に位置付けた貴事業所のサービス内容について、①原案のとおり提供できるか、②提供にあたって前提となる条件（時間帯・人員・設備）、③原案に書かれていないが計画に加えるべきと考える支援、の3点を専門的見地からご回答ください。5月20日までにお願いします。 | サービス提供責任者 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月19日・FAX）。①提供可。②開始時刻を7時30分から8時00分へ変更できれば、同一担当者を固定できる。③入浴日の前日に浴室内の物品を移動しておく必要があり、家族の協力を計画に加えてほしい。以上を反映し、原案の開始時刻を8時00分に修正（5月19日）。 |
| 更新（認定更新に伴う見直し） | ◯◯様は6月30日で認定有効期間が満了し、要介護2から要介護2への更新となりました。この1年の変化として、屋内歩行の距離が20mから8mに短縮しています。①この変化を踏まえて貴事業所のサービス内容を変更する必要があるか、②変更する場合の内容、③次の1年で目標としたい到達点、の3点をご回答ください。 | 生活相談員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月18日・電子メール）。①変更が要る。フロア内の移動を自立から見守りへ変更する。②移動距離が短いため、トイレに近い席へ配置を変更し、送迎時の車内での立ち上がりに職員1名を付ける。③次の1年は「フロア内8mを手すりを使って移動できる」を維持目標とする。 |
| 区分変更 | ◯◯様は5月2日に区分変更の申請を行い、5月28日に要介護2から要介護3への変更の認定結果を受けました。居宅サービス計画の変更の必要性について、①現在提供中のサービス内容で足りない点、②増やすべき回数または時間、③貴事業所として対応可能な範囲、の3点を専門的見地からご回答ください。 | 看護師 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月30日・FAX）。①排泄の失敗が週4回に増えており、現行の週1回の訪問では皮膚状態の確認が間に合わない。②週2回（火・金）への増回を提案する。③6月から火・金の14時台で対応可能。あわせて訪問介護へおむつ交換時の観察点を文書で共有する。 |
| サービスの追加・変更 | ◯◯様に、6月から福祉用具貸与（特殊寝台・付属品）を追加する方向で検討しています。すでに利用中の貴事業所のサービスとの関係で、①ベッド導入により変わる支援の内容、②導入初期に注意して観察してほしい点、③導入により不要になる支援があるか、の3点をご回答ください。 | サービス提供責任者 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年5月26日・来所時に口頭、同日FAXで文書確認）。①起床介助の手順が布団からの起き上がり介助からベッド柵を使った起き上がりの見守りに変わる。②導入から2週間はベッド柵に上肢を挟まないか、高さが合っているかを毎回確認する。③布団の上げ下ろしの支援は不要になるため、その時間を整容へ振り替えたい。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
入院・退院、状態悪化、事故のあと、看取り期の4場面
| 場面 | 照会内容（そのまま送れる文） | 回答内容（記録例） |
|---|---|---|
| 入院・退院 | ◯◯様は6月2日から6月20日まで◯◯病院に入院し、6月20日に自宅へ退院されました。退院時カンファレンスに貴事業所は出席できなかったため照会します。①退院後の在宅生活で、入院前と変えるべき支援内容、②退院時に医療機関から示された禁忌事項をどう運用に落とすか、③再開初回の訪問で確認してほしい点、の3点をご回答ください。退院時共同指導の資料の写しを同封します。 | サービス提供責任者 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月23日・文書）。①入浴介助を清拭に切り替え、創部が閉じるまで湯船に入らない。②右下肢に体重をかけない指示のため、移乗は必ず左足を軸にする手順へ変更し、担当訪問介護員3名へ6月22日に周知済み。③再開初回は体重・食事摂取量・創部のガーゼの汚染を確認し、当日中に居宅介護支援事業所へ報告する。 |
| 状態悪化 | ◯◯様は6月上旬から日中の傾眠が増え、食事摂取量が半分以下の日が週4日あります。会議の開催を待たずに照会します。①貴事業所の提供場面で見えている変化、②現在の計画内容のうち、続けると負担が大きいと考えられるもの、③直ちに見直すべきと考える支援、の3点を専門的見地からご回答ください。 | 理学療法士 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月12日・電話。要点を通話直後に記載）。①6月4日以降、機能訓練中に座位のまま眠ることが4回。血圧は訓練前で98/60mmHg台が続いている。②20分の立位訓練は現状では負担が大きい。③座位でのリハビリへ変更し、訓練前後の血圧測定を必須にする。あわせて主治医への受診を早めることを提案する。 |
| 事故のあと | ◯◯様は6月8日18時40分、自宅居間で転倒し、右前腕を打撲されました（受診の結果、骨折なし）。再発防止のため照会します。①転倒当日までの3日間で貴事業所が把握していた歩行の変化、②再発防止として支援内容に加えるべきこと、③貴事業所の提供時間帯における具体的な見守りの方法、の3点をご回答ください。 | 生活相談員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月11日・文書）。①6月5日と6日の送迎時に、玄関の上がり框で右手をつく場面があり、以前より支持を要していた。②居間から廊下へ出る箇所の敷居（高さ3cm）に段差解消を検討してほしい。③送迎時は職員が框の前で待機し、手すりを握ったことを確認してから体重移動を促す手順に変更した（6月10日から実施）。 |
| 看取り期 | ◯◯様は主治医から予後が数週間と説明を受け、本人と家族は自宅で過ごすことを希望されています。会議を開く時間の確保が難しいため照会します。①この時期に貴事業所が担える支援と、担えない支援の線引き、②夜間・休日に状態変化があった場合の連絡経路と連絡順、③家族の負担が限界に近づいた兆候として共有してほしいこと、の3点をご回答ください。 | 看護師 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年7月2日・文書）。①保清・疼痛の観察・家族への説明は当ステーションが担う。夜間の付き添いは担えないため、家族と相談のうえ検討が要る。②第一に当ステーションの24時間対応の電話、次に主治医、応答がない場合は◯◯病院の当直へ。順序を紙にして冷蔵庫に貼付済み。③家族が2晩続けて睡眠を取れていない、食事を作らなくなった、電話口で涙が出る、のいずれかを確認したら共有してほしい。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
担当者が会議を欠席した／会議を開催できなかった月
| 場面 | 照会内容（そのまま送れる文） | 回答内容（記録例） |
|---|---|---|
| 担当者が会議を欠席した | 本日（6月13日14時）のサービス担当者会議に貴事業所はご欠席となりましたので照会します。会議では①入浴の頻度を週1回から週2回へ増やすこと、②送迎時刻を9時20分から9時40分へ変更すること、の2点が検討され、いずれも他の担当者からは実施可能との意見が出ました。この2点について貴事業所の専門的見地からのご意見と、実施できない場合の代替案をご回答ください。あわせて欠席の理由を差し支えない範囲でご記入ください。 | 福祉用具専門相談員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年6月16日・FAX）。欠席理由は同時刻に他利用者宅での用具搬入が入っていたため。①入浴の頻度増に伴い、浴室内のすのこの滑り止めが摩耗しているため6月20日に交換したい。②送迎時刻の変更に伴う用具の影響はない。③シャワーチェアの高さを現在の40cmから43cmへ上げると立ち上がりが楽になる見込みで、次回訪問時に調整する。 |
| 会議を開催できなかった月 | ◯◯様について、7月中に予定していたサービス担当者会議は、本人が7月8日から7月19日まで入院されたため開催できませんでした。会議に代えて全担当者へ照会します。①7月のサービス提供状況と、そこで気づかれた変化、②8月以降の提供にあたり変更が要ると考える点、③次回の会議で検討したい議題、の3点をご回答ください。7月28日までにお願いします。 | 生活相談員 ◯◯ ◯◯ より回答（令和7年7月25日・電子メール）。①7月は7月1日・4日の2回のみ利用。入院前から入浴後の疲労が強く、休憩時間を15分延ばしていた。②8月は当面、入浴を週1回に戻して様子を見たい。③次回会議では、退院後の体力の回復度合いと、入浴を週2回へ戻す時期を議題にしてほしい。以上を第5表に記載し、8月5日の会議の議題として設定（7月25日）。 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
「開催しない理由・出席できない理由」欄の場面別の書き方
北九州市の令和7年度ケアプラン点検実施結果では、参加できない事業所の事業所名・担当者名・参加できない理由の記載がない旨が助言・指摘事項として挙げられています。理由は「多忙のため」ではなく、何が重なったのかまで書きます。
| 場面 | 理由欄の記入例 |
|---|---|
| 新規のケアプラン原案 | サービス開始希望日（5月20日）までに全担当者の日程が揃わず、通所介護の生活相談員のみ5月18日に照会で意見を聴取したため |
| 更新 | ◯◯ヘルパーステーションのサービス提供責任者が6月17日から6月21日まで研修受講のため不在で、代理で回答できる職員がいなかったため |
| 区分変更 | 認定結果の通知が5月28日で、居宅サービス計画の変更を6月1日から反映する必要があり、全担当者が集まる日程を確保できなかったため |
| サービスの追加・変更 | 福祉用具の追加のみの変更で、他のサービス内容に変更がないため、福祉用具専門相談員と訪問介護のサービス提供責任者の2者に照会したため |
| 入院・退院 | 退院日（6月20日）が前日に決定し、退院時カンファレンスに訪問介護のサービス提供責任者が参加できなかったため |
| 状態悪化 | 6月10日に食事摂取量の低下を確認し、会議の日程調整を待たずに支援内容を見直す必要があったため |
| 事故のあと | 6月8日の転倒を受けて再発防止策を6月11日から運用する必要があり、通所介護の生活相談員が6月11日は送迎業務のため参集できなかったため |
| 看取り期 | 本人の状態から、関係者が自宅に集まることが本人と家族の負担となるため、文書による照会に代えた（家族の意向は7月1日に確認済み） |
| 担当者が会議を欠席した | 6月13日14時の会議と同時刻に、他利用者宅での福祉用具の搬入が入り、代理出席できる職員も外出中だったため |
| 会議を開催できなかった月 | 本人が7月8日から7月19日まで入院し、7月中に予定していた会議を開催できなかったため、全担当者へ書面で照会した |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
「何を聞くか」を、専門的見地から答えられる問いにする
「ご意見をください」は、答える側にとって「何について、どこまで書けばよいか」が分からない問いです。答えの形が決まる問いに変えると、返ってくる文がそのまま計画の材料になります。左列が実際にありがちな問い、中央がそのまま送れる完成文です。
| ありがちな問い | 専門的見地から答えられる問いに変えた完成文 | この問いで得られる情報 |
|---|---|---|
| 移乗について意見をください | 現在の左片麻痺の状態で、ベッドから車いすへ移乗する際の安全な手順を、介助者の立ち位置・手を添える部位・車いすの角度まで含めてご教示ください | 訪問介護計画と通所介護計画にそのまま転記できる手順 |
| 入浴は大丈夫でしょうか | 入浴を見送るべき血圧・体温の数値の目安と、見送った場合に代わりに行う清拭の範囲をご教示ください | 現場が判断に迷わない中止基準 |
| 食事について気をつける点は | 現在の嚥下機能で安全に摂取できる主食・副菜の形態と、水分のとろみの程度を、既製のとろみ剤の表示に合わせた言い方でご教示ください | 調理担当者と通所介護へそのまま伝わる食形態 |
| 服薬の管理をお願いします | 朝食後の薬のうち昼食後へずらせるものと時間を動かせないものの区別、および訪問介護員が服薬確認で見るべき点をご教示ください | 介護職が行える確認の範囲 |
| リハビリの状況を教えてください | 長期目標「自宅の廊下を伝い歩きで移動できる」に対する現在の到達度（歩行距離・介助量）と、残り3か月で見込まれる到達点をご教示ください | 目標の達成度を数値で追える基準 |
| 認知症の対応について | 夕方に落ち着かなくなる時間帯（16時から17時）に、貴事業所で有効だった声かけの言い方と、逆に混乱が強まった対応をそれぞれ具体的にご教示ください | 他の事業所でも再現できる対応 |
| 転倒に注意してください | 直近1か月で歩行が不安定になった場面（時間帯・場所・そのときの動作）と、そこから考えられる誘因をご教示ください | 再発防止策の根拠になる事実 |
| 褥瘡の状態はどうですか | 現在の褥瘡について、悪化を疑うべき滲出液の量・色・臭気の目安と、その場合の連絡先・連絡の時間帯をご教示ください | 介護職が連絡すべき閾値 |
| 栄養状態が心配です | 3か月で体重が3.2kg減少した状態に対し、1日に必要な摂取エネルギーと蛋白質の目安、および体重以外に月1回確認すべき指標をご教示ください | モニタリングで追う指標 |
| 口腔ケアをお願いします | 夜間に清掃を拒否されるときに2分程度で行える最低限の手順と、使用する用具、介護職が行える範囲の線引きをご教示ください | 拒否時の代替手順 |
| 送迎は可能でしょうか | 玄関の上がり框（高さ22cm）の昇降に介助者が何名必要か、雨天時に手順を変える必要があるかをご教示ください | 人員配置の前提 |
| ショートステイをお願いしたい | 7月11日から14日の利用にあたり、事前に必要な書類と提出期限、持参薬（一包化・7種類）の管理方法、夜間のトイレ使用が1晩3回ある方の居室配置の考え方をご教示ください | 利用直前に慌てない段取り |
| 福祉用具を検討しています | 玄関上がり框（22cm）と浴室出入口（6cm）について、手すりと踏み台のどちらが適するか、選定する場合の設置位置と握り部の高さをご教示ください | 選定理由の裏づけ |
| 住宅改修を考えています | 廊下（幅78cm）の手すり設置について、下地のある壁面、工事日数、工事中にトイレを使用できない時間帯をご教示ください | 理由書と工程の材料 |
| 地域の見守りをお願いします | 普段の見守りで気づかれている生活の変化（新聞の溜まり方・洗濯物・玄関の施錠）と、近隣で声をかけてくださる方の有無をご教示ください | 独居の安否確認の実態 |
| 何かあれば教えてください | 次回のモニタリング（8月5日）までの間に、体重が2kg以上減る・夜間のトイレが1晩4回を超える・転倒があるのいずれかが起きた場合は、その日のうちにご連絡ください | 連絡の閾値と期限を先に決めた合意 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
悪い例と良い例
照会内容の欄の悪い例と良い例
| 悪い例（ありがちな一行） | 良い例（そのまま貼れる完成文） | 何が変わるか |
|---|---|---|
| 電話照会 | 電話照会（5月12日14時20分〜14時31分・看護師 ◯◯ ◯◯）。内容は①褥瘡がある状態での入浴の可否、②除圧の間隔、③悪化を疑う所見の3点 | 方法だけの記載から、内容が特定できる記載になる |
| 専門的見地から意見を求めた | 左片麻痺の現状で浴槽をまたぐ動作が可能か、可能でない場合の代替手順（シャワーチェアの使用可否を含む）についてご教示ください | 「求めた」という行為の記録から、求めた中身の記録になる |
| ケアプラン原案について照会 | 第2表に位置付けた「入浴介助（週2回・火金）」について、原案のとおり提供できるか、提供の前提となる時間帯と人員の条件をご回答ください | 原案のどの部分への照会かが特定できる |
| ご意見をお聞かせください | 次の2点にご回答ください。①送迎時刻を9時20分から9時40分へ変更した場合の影響、②入浴を週1回から週2回へ増やした場合に追加で必要となる準備 | 回答が2つ返る構造になる |
| 変更点について確認 | 6月1日からベッドを特殊寝台へ変更します。これにより起床介助の手順がどう変わるか、導入初期の2週間で観察してほしい点をご回答ください | いつ・何が変わるかが読み手に伝わる |
| 状態変化があったため照会 | 6月上旬から日中の傾眠が増え、食事摂取量が半分以下の日が週4日あります。貴事業所の提供場面で見えている変化と、続けると負担が大きいと考えられる支援をご回答ください | 変化の中身と頻度が共有される |
| 入院されたので情報提供をお願いします | 6月2日から6月20日まで入院され、右下肢に体重をかけない指示が出ています。この指示を踏まえて移乗手順をどう変えるか、再開初回の訪問で確認してほしい点をご回答ください | 禁忌が運用に落ちる |
| 転倒がありました | 6月8日18時40分に自宅居間で転倒し、右前腕を打撲されました（骨折なし）。転倒前3日間で把握していた歩行の変化と、再発防止として加えるべき支援をご回答ください | 事故の記録から再発防止の材料になる |
| 看取りの方針になりました | 予後が数週間との説明を受け、自宅で過ごすことを希望されています。貴事業所が担える支援と担えない支援の線引き、夜間・休日の連絡経路の順序をご回答ください | 誰が何をするかの分担が決まる |
| 会議に欠席のため照会します | 本日14時の会議で①入浴の週2回化、②送迎時刻の20分繰り下げ、の2点が検討され実施可能との意見が出ました。この2点への貴事業所の意見と、実施できない場合の代替案をご回答ください | 欠席者が会議の議論に接続できる |
| 資料を送りますのでご確認ください | 居宅サービス計画原案（第1表から第3表）を同封します。第2表のうち貴事業所に関する行（3行目・5行目）について、内容・回数・時間帯の3点にご回答ください | 読む範囲と答える範囲が指定される |
| 今後ともよろしくお願いします | 次回のモニタリング（8月5日）までに、体重が2kg以上減る・夜間のトイレが1晩4回を超える・転倒があるのいずれかが生じた場合は、その日のうちにご連絡ください | 次に連絡が来る条件が決まる |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
回答内容の欄の悪い例と良い例
「特になし」と返ってきたとき、そのまま「特になし」と書くと、専門的見地からの意見を聴いた記録としては読めません。かといって、返ってきていない意見を書き足すこともできません。返ってきた事実を残しつつ、追加で聞き直した経過まで書きます。
| 悪い例 | 良い例（そのまま貼れる完成文） | 何が変わるか |
|---|---|---|
| 特になし | 「特になし」との回答（6月13日・電話）。原案どおりで差し支えないか再度確認したところ、「現行の週2回・45分で提供できており、変更の必要はない。強いて挙げれば入浴日の前日に浴室の物品を移動しておいてほしい」との補足を得た（同日14時38分） | 一語の回答が、確認した経過と補足つきの記録になる |
| 異議なし | 「原案に異議なし」との回答（6月13日・FAX）。あわせて「送迎時刻の変更があれば1週間前までに連絡がほしい」との条件が付されたため、第2表の備考へ追記（6月13日） | 同意の記録に、実務上の条件が残る |
| 了解しました | 「原案のとおり実施できる」との回答（6月13日・電子メール）。訪問介護計画は6月20日までに作成し、写しを当事業所へ提出するとの申し出があった | 次の行動と期日が記録に入る |
| 問題ありません | 「提供に支障はない」との回答（6月13日・文書）。ただし「7月は職員体制の都合で火曜の8時台の訪問が難しくなる可能性があり、確定し次第連絡する」との留保が付された | 先の見通しとリスクが共有される |
| 担当者から意見をもらった | 理学療法士 ◯◯ ◯◯ より「立位保持は10秒可、それ以上は左膝折れのリスクがある。移乗は1人介助で可だが、介助者は左前方に立つこと」との回答（6月14日・文書） | 誰の、どの専門的見地かが特定できる |
| 電話で確認済み | 電話で確認（6月14日15時05分・生活相談員 ◯◯ ◯◯）。「入浴前の血圧測定は実施可能。180mmHg以上または90mmHg未満のときは入浴を見送り、当日中に連絡する」との回答を得て、要点を通話直後に記載 | 確認した中身が残る |
| 回答待ち | 6月13日にFAXで照会したが6月18日時点で回答がないため、6月18日10時に電話で督促。担当者不在のため折り返し依頼、6月19日11時に生活相談員 ◯◯ ◯◯ より回答を受領 | 未回答のまま放置していないことが記録に残る |
| 回答なし | 6月13日にFAXで照会、6月18日・6月24日に電話で督促したが、6月30日時点で回答を得られていない。7月2日の会議で直接聴取することとし、それまでは原案の内容で提供を開始しない旨を本人・家族へ説明（6月30日） | 回答が得られない場合の対応まで残る |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
「特になし」で終わらせないための手順
| 段階 | やること | 記録の完成文 |
|---|---|---|
| 1 照会の時点で防ぐ | 「意見をください」ではなく、答えが2つ以上返る形で番号を振って聞く | 次の2点にご回答ください。①現行の週2回・45分で目標に届いているか、②届いていない場合に不足している工程 |
| 2 選択肢を添える | 回答欄に選択肢と自由記述欄を並べ、選ぶだけで一定の情報が返るようにする | 該当するものに丸を付けてください（ア 原案のとおりで可 イ 条件付きで可 ウ 変更が要る）。イ・ウを選ばれた場合は理由をご記入ください |
| 3 その場で聞き返す | 電話で「特になし」と返ったら、通話を切る前に具体の場面を1つ挙げて聞き直す | 「先週の入浴日に休憩を15分延ばしたと伺いましたが、これは計画に書いておくべき配慮でしょうか」と聞き直し、「書いてほしい」との回答を得た（6月13日14時38分） |
| 4 書面で補う | 口頭で得た補足を、後日FAXまたはメールで文書化して相手に確認してもらう | 6月13日の電話の要点を6月14日にFAXで送付し、6月14日16時に「内容に相違ない」との返信を受領 |
| 5 得られなかったことも書く | 補足が得られなければ、聞き直した事実と得られなかった事実の両方を書く | 「特になし」との回答（6月13日）。具体の場面を挙げて再度確認したが、追加の意見は得られなかった。7月2日の会議で改めて聴取する |
| 6 次の照会に反映する | 「特になし」が続いた相手には、次回から選択肢型の照会票を使う | ◯◯事業所は3回連続で「特になし」の回答であったため、次回（8月）から選択肢欄を設けた照会票へ変更する（7月1日・事業所内で決定） |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
運営指導で見られる点（公表資料に実在するもの）
公表されている指摘事例
| 自治体・資料 | 指摘の趣旨 | 確認された書類 | 貴事業所の状況（記入欄） |
|---|---|---|---|
| 豊島区「居宅介護支援事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和4年度・22事業所）」 | 位置付けた訪問看護・福祉用具貸与について担当者に専門的な見地から意見を求めているかが会議の要点の記録から確認できなかった。短期入所生活介護は招集も照会もされていなかった。地域密着型通所介護は照会は行われていたが回答を得ていなかった。欠席した担当者への照会内容が確認できず、「電話照会」との記載のみの例もあった | サービス担当者会議の要点（第4表）、照会文書・回答書、居宅介護支援経過（第5表）、居宅サービス計画（第2表） | |
| 北九州市「令和7年度 ケアプラン点検実施結果」 | 計画変更時に会議を開催していない、一部の事業所しか招集していない、参加できない事業所への事前照会を行っていない、参加できない事業所の事業所名・担当者名・参加できない理由の記載がない、各担当者の意見による検討内容や結果に至った経緯が記載されていない | サービス担当者会議の要点（第4表）、照会文書、支援経過記録（第5表）、主治医意見書、居宅サービス計画 | |
| 広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」 | 要介護状態区分の変更の認定を受けた場合に、居宅サービス計画の変更の必要性についてサービス担当者会議等による専門的意見の聴取を行っていない例が認められた | サービス担当者会議の要点（第4表）、担当者への照会記録、認定結果通知の写し、居宅サービス計画書、支援経過記録 | |
| 長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和６年度運営指導結果の概要（介護老人保健施設）」 | 介護支援専門員がサービス担当者会議等により他の従業者の専門的な見地からの意見を聴いたことの記録が確認できない例。施設サービス計画の作成等の不備が最多の区分であった | 施設サービス計画書、説明・同意書（署名日付）、サービス担当者会議録、モニタリング記録 | |
| 長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和６年度運営指導結果の概要（介護老人福祉施設）」 | 特例的な入所において、市町村への意見照会及び入所検討委員会の開催が確認できない例（照会という行為が記録として残っているかが見られている例） | 入所検討委員会の議事録、市町村への意見照会文書と回答、入所申込者名簿、要介護度の変更が分かる資料 | |
| 浜松市「令和6年度における主な指摘事項及び助言事項」 | 医療サービスの利用開始にあたり、主治の医師の意見を求めたことが確認できないケースがある | 支援経過記録、主治の医師等への意見照会および回答の記録、居宅サービス計画書の交付記録 | |
| 横浜市の資料（同趣旨として豊島区資料に併記） | 医療系サービスを位置付けた場合に、主治医等に居宅サービス計画を交付していなかった | 居宅サービス計画（第1〜3表）、居宅介護支援経過（第5表）、医師への照会・回答記録、計画交付の記録 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
標準確認項目・標準確認文書との対応
照会は、照会する側（介護支援専門員）だけでなく、照会を受ける側の事業所でも見られます。各サービスの標準確認項目には「サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか」という項目があり、確認文書として「サービス担当者会議の記録」が挙げられています。会議に出席できず照会で答えた場合、その控えが自事業所側にも要るという意味になります。
| サービス | 標準確認項目 | 標準確認文書 | 貴事業所の記入欄 |
|---|---|---|---|
| 居宅介護支援（第13条） | サービス担当者会議を開催し、利用者の状況等に関する情報を担当者と共有し、担当者からの専門的な見地からの意見を求めているか | サービス担当者会議の記録、居宅サービス計画、支援経過記録等、アセスメントシート、モニタリングの記録、個別サービス計画 | |
| 介護老人福祉施設（第12条） | サービス担当者会議等により専門的意見を聴取しているか（施設サービス計画の作成） | 施設サービス計画（入所者又は家族の同意があったことがわかるもの）、アセスメントシート、サービス提供記録、モニタリングシート | |
| 介護老人保健施設（第14条） | サービス担当者会議等により専門的意見を聴取しているか（施設サービス計画の作成） | 施設サービス計画（入所者又は家族の同意があったことがわかるもの）、アセスメントシート、サービス提供記録、モニタリングシート | |
| 介護医療院（第17条） | サービス担当者会議等により専門的意見を聴取しているか（施設サービス計画の作成） | 施設サービス計画（入所者又は家族の同意があったことがわかるもの）、アセスメントシート、サービス提供記録、モニタリングシート | |
| 訪問介護（第13条・心身の状況等の把握） | サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか | サービス担当者会議の記録 | |
| 訪問看護（第13条・心身の状況等の把握） | サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか | サービス担当者会議の記録 | |
| 通所介護（第13条・心身の状況等の把握） | サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか | サービス担当者会議の記録 | |
| 通所リハビリテーション（第13条・心身の状況等の把握） | サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか | サービス担当者会議の記録 |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
加算・減算に関わる書き方の注意
照会の記録は報酬の話と地続きに見えますが、この記事では判定を書きません。基準の定めと自事業所の状況を並べ、判断は保険者（指定権者）に委ねる形にします。
| 基準の定め（公表資料に基づく整理） | 貴事業所の状況（記入欄） | 確認先 |
|---|---|---|
| 運営基準減算に関して、更新認定・区分変更認定を受けた場合の居宅サービス計画の変更の必要性について、サービス担当者会議等による専門的意見の聴取を行っていない例が指摘事項として公表されている（広島市の令和7年度資料） | 直近3か月の更新・区分変更の件数と、会議または照会の記録が残っている件数を記入 | 保険者（指定権者）にご確認ください |
| 特定事業所加算に関して、会議の開催や記録の整備が要件に含まれるとされているが、要件の内容・確認方法は公表資料および保険者により異なる | 会議の開催記録と照会記録の保管場所、直近の点検日を記入 | 保険者（指定権者）にご確認ください |
| 医療サービスを居宅サービス計画に位置付ける場合について、主治の医師等の意見を求めた記録と、作成した計画を主治の医師等へ交付した記録が確認できなかった例が公表されている（浜松市・豊島区の資料） | 医療サービスを位置付けている利用者数と、意見照会・回答・交付の3点が揃っている件数を記入 | 保険者（指定権者）にご確認ください |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。
手元に残す記録の一覧
照会は「送った」「返ってきた」「計画に入れた」の3つが揃って初めて記録になります。下の表は、その3つを分解した保管の一覧です。保存の年限は保険者（指定権者）の条例等により異なるため、記入欄に自事業所の年限を書き込んだうえでご確認ください。
| 記録の名前 | 誰が書くか | いつ | 保管場所（記入欄） | 最終更新日（記入欄） |
|---|---|---|---|---|
| サービス担当者に対する照会（依頼）内容（第6表） | 介護支援専門員 | 会議を開催しないとき、担当者が出席できないとき | ||
| サービス担当者会議の要点（第4表）の照会に関する欄 | 介護支援専門員 | 居宅介護支援で、欠席者への照会を行ったとき | ||
| 居宅介護支援経過（第5表）／施設介護支援経過 | 介護支援専門員 | 照会を発した日と、回答を受けた日の2回 | ||
| 照会文の控え（照会票の写し） | 介護支援専門員 | 送付と同時に複写して綴じる | ||
| FAX送信結果票・メールの送受信ログ | 介護支援専門員または事務職員 | 送信当日 | ||
| 回答書の原本（文書・FAXで受けた場合） | 回答した担当者が作成、受領は介護支援専門員 | 受領当日に日付印または受領日を記入 | ||
| 電話照会の通話記録メモ | 介護支援専門員 | 通話直後（時刻・相手の職種と氏名を含めて） | ||
| 会議を開催しない理由・出席できない理由の記録 | 介護支援専門員 | 照会と同時 | ||
| 利用者・家族への説明と同意の記録（照会にあたり個人情報を提供することについて） | 介護支援専門員 | 契約時および内容が変わったとき | ||
| 個別サービス計画の提供を受けた記録（整合性の確認） | 介護支援専門員 | 各事業所から計画を受領したとき | ||
| 主治の医師等への意見照会と回答の記録 | 介護支援専門員 | 医療サービスを位置付けるとき、内容を変更するとき | ||
| 居宅サービス計画を主治の医師等へ交付した記録 | 介護支援専門員 | 計画を確定し交付したとき |
※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。
出典
出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）
本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。
この記事の執筆・編集
介護のマナ編集部（株式会社ライフシフト）
介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」を開発・提供する株式会社ライフシフトの編集部。訪問看護ステーションを運営する看護師（CSO）をはじめ、介護・看護の現場とともに、記録・書類・制度の実務情報を発信しています。
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