障害支援区分に関する記録の管理｜受け取った書類の扱いと、利用者ごとの一覧の作り方

障害支援区分に関する書類は、事業所が「書く」書類ではありません。障害支援区分の認定と、その結果の通知は市町村が行うものであり、事業所は受け取り、保管し、日々の記録と管理に使う立場です。ここを取り違えたまま「書き方」を探すと、いつまでも見つかりません。

一方で、受け取ったあとに事業所の手元で発生する作業は、確実に存在します。届いた通知をどこに置くか。写しを取るのか、取るならどの範囲か。いつ確認したかを誰の名前で残すか。有効期間の終わりが近づいたときに何を見るか。利用者ごとの一覧をどんな項目で持つか。月ごとに区分別の人数を数える必要が生じたとき、どの時点で数えるのか。そして区分が変わったとき、芋づる式に見直すことになる書類はどれか——このあたりは、どこにも様式が配られていないぶん、事業所ごとに運用がばらけます。

この記事は、その「受け取ってから先」だけを扱います。申請の方法、認定調査への備え方、区分がいくつになるかの見込み、判定に不服があるときの手続きは扱いません。それらは市町村・相談支援専門員・行政書士等の領域です。以下に出てくる表は、そのまま自事業所の様式のたたき台として使えるよう、記入欄の形にしてあります。

誰が作る書類で、事業所は何をする立場か｜3つの書類の役割分担

塊としてまとめて扱われがちな「区分まわりの書類」は、実際には出どころの違う3つが混ざっています。誰が作り、誰の手元に原本が残り、事業所は何をするのか。ここを分けておかないと、事業所が作れない書類を作ろうとして時間が溶けます。

書類ごとの出どころと、事業所の立ち位置

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表で押さえておきたいのは、太字にした5行だけが事業所の手元で生まれる書類だ、ということです。残りは受け取るか、写しの提供を受けるか、まったく関与しないかのいずれかです。事業所の手順書に書くべきなのは「どう作るか」ではなく「どう受け取り、どう突き合わせ、どう残すか」になります。

この記事が扱う範囲と、扱わないこと

境界線をはっきりさせておきます。下の表の右側に書いたことは、この記事では触れません。窓口が別にあるからです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、障害福祉分野で官公署に提出する書類の作成代行は行政書士の業務とされています。この記事は事業所内部の管理の話に限っており、手続きの代行を勧めるものではありません。

「事業所が作れない」ことが分かると、手順書が短くなる

役割が整理できると、事業所の手順書に書くことは驚くほど少なくなります。実務としては次の5つに収れんします。

• 受け取る——原本の提示を受け、必要な範囲で写しを取り、確認日と確認者を残す
• 転記する——利用者ごとの一覧に、通知や受給者証の記載どおりに書き写す
• 期限を持つ——有効期間の終期を一覧に持ち、近づいたら決めた相手に連絡する
• 数える——月ごとに区分別の人数を、決めた時点・決めた基準で数える
• 連動させる——変わったときに、見直す書類を決めた順番でたどる

この5つを、以降の章でひとつずつ様式に落とします。

受け取ったときにやること｜到着から保管までの手順（記入欄つき）

区分に関する書類は、郵送で本人宅に届き、後日に本人・家族から提示される、という経路をたどることが多くなります。事業所の手元に「いつ来たか」の記録が自然には残らないので、受け取りの手順を決めておかないと、後から「確認したはずだが記録が無い」という状態になりがちです。

受領時の手順チェック表

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

16行のうち、実際に手が動くのは1・3・5・9・14の5つだけです。残りは「記録を残す」ための行で、これがあるかどうかで後から見たときの手応えが変わります。とくに2行目の読み合わせと6行目の二人目の照合は、転記の誤りが一覧に固定されるのを防ぐためのものです。区分は数字1文字の違いで意味が変わるので、目視の二重確認は費用対効果が高い部分です。

原本・写し・電子データの扱い分け

「原本を預かってよいか」「写しをどこまで取ってよいか」は、事業所の判断だけで決めきれない部分があります。取決めを紙に落とし、本人・家族に説明した記録を残しておく形にします。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最下段の「保管の期間」は、あえて記入欄にしてあります。保存年限の定めは指定権者の条例や運用で異なり、記事側で「◯年」と決め打ちすると、そこだけ現実と食い違う手順書ができあがるためです。起算日をいつに置くか（作成日か、サービス提供を終えた日か）まで含めて、指定権者の資料を見て埋めてください。

有効期間の管理表（記入欄つき）

受け取った時点で分かるのは「いつまでか」だけです。そこから逆算して、いつ誰が動くかを決めておく表です。日数は事業所ごとに違ってよいので、すべて記入欄にしてあります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

9行目の「新しい通知が届かないまま期限を越えた場合」を、あらかじめ表に持っておくのがこの表の要点です。何も決めていないと、この場面で職員が個々に判断してしまい、記録が残らないまま時間が過ぎます。事業所として動けるのは「状況を確認し、確認した記録を残す」ところまでで、そこから先の手続きは本人・家族と市町村・相談支援専門員の間の話になります。行き先を表に書いておけば、職員が抱え込まずに済みます。

利用者ごとの一覧の作り方｜持つ項目18と様式のたたき台

ここがこの記事の中心です。利用者ごとの障害支援区分一覧は、どこかから配られる様式ではなく、事業所が自分で決めて作るものです。決めるべきなのは「どの項目を持つか」と「誰がいつ更新するか」の2つで、これが決まっていない一覧は、作った当月だけ正しくて翌月から古くなります。

先に大前提をひとつ。この一覧に氏名の列を作らないことを、強くおすすめします。障害支援区分は本人の心身の状態に関わる情報で、氏名と並べて持った瞬間に、その表そのものが取扱いに注意を要する書類になります。整理番号（利用者番号・受給者番号の下何桁など、事業所で決めた符号）で持ち、氏名との対応表は別に置いて、閲覧できる職員を分けるのが扱いやすい形です。

一覧に持つ項目の定義

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

18項目のうち、7番の「前回の障害支援区分」と8番の「変更の有無」を持っているかどうかで、この一覧の使い勝手が大きく変わります。区分だけを上書きしていく一覧は、月次の集計はできても「先月と何が変わったか」が分かりません。変わった行を拾えないと、次の章で扱う「芋づるの見直し」が始まらないのです。列をひとつ増やすだけで済むので、ここは最初から入れておく価値があります。

18番の備考欄には、あえて「状態を書かない欄」という但し書きを付けています。備考欄は放っておくと何でも書き込まれる場所になり、気づくと診断名や症状の記載が並びます。書いてよいのは「◯月◯日、相談支援専門員へ連絡」「◯月◯日、新しい通知の提示を受けた」といった事実の経過だけ、と決めておくと崩れません。

一覧の様式のたたき台（そのまま写して使える形）

実際の並びに落としたものが下の表です。値はすべて記入欄にしてあります。列の順番は、左から「誰の行か」「何の区分か」「いつまでか」「誰がいつ確認したか」の順に並べると、目で追いやすくなります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最終行に「◯年◯月◯日現在」を置いているのは、一覧が時点の表であることを紙の上で明示するためです。時点の記載が無い一覧は、あとから見たときに「これはいつの状態か」が分からず、月次集計の根拠として使えなくなります。作成者・点検者・保管場所・次回棚卸し日の4つも、同じ理由で表の中に置いています。

運用の決めごと｜誰が更新し、いつ見るか

一覧は作ることより、更新が続くことの方が難しい書類です。更新が止まる原因はほぼ決まっていて、「更新する人が決まっていない」「見るタイミングが決まっていない」「変わったときの連絡経路が決まっていない」の3つです。表にして埋めてしまいます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最下段の「退職時の引継ぎ」は軽く見られがちですが、更新が止まる時期を後からたどると、担当が替わった月に一致していることがよくあります。引継書に「障害支援区分一覧の所在と更新の担当」を一行入れておくだけで、途切れ方がかなり変わります。

月次の割合を数える記録｜数え方がぶれる16の場面

事業所によっては、区分ごとの人数や、その割合を月ごとに数えることになります。何のためにその数字が要るのかは、事業所の状況や体制に関する定めによって異なるため、ここでは断定しません。「体制に関する定めで求められる場合がある（該当の有無は記入欄）」という形で置き、この記事では数え方の取決めだけを扱います。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この表を先に埋めておくと、そもそも数える必要があるのかどうかから確認できます。要否の判断は事業所と指定権者の間の話になるので、確認先と確認日を残す欄を付けています。

月次集計の様式（区分別の人数と割合）

数えると決めた場合の集計表です。人数と割合の欄はすべて記入欄にしています。分母をどう置くかで割合は変わるので、表の下に分母の定義を書く欄を設けているのが要点です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

8行目の「区分の記載を確認できていない方」を最初から行として持っておくと、集計が止まりません。この行が無い表は、確認できていない人がいた月に集計者が独自の判断で処理してしまい、翌月と数え方が変わります。人数がゼロなら「0人」と書けばよいだけです。

数え方がぶれる場面と、決めておくこと

同じ月を、別の職員が別の日に数えると、違う数字が出る——これが月次集計でいちばん起きやすい事故です。ぶれるポイントは限られているので、あらかじめ潰しておきます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この16行のうち、どれを選ぶかは事業所の判断です。大事なのは選ぶことと選んだことを紙に残すことで、選択肢のどれが正しいかを議論して止まるより、ひとつ決めて毎月同じやり方で数える方が、はるかに実務が回ります。取決めを変えたときは、変えた月と理由を集計表の備考欄に残しておけば、あとから数字の段差を説明できます。

1年分の集計を並べる台帳

月ごとの集計表とは別に、1年分を横に並べた台帳を持っておくと、変化に気づけます。数字が動いた月に何があったかを備考に一行入れておくのが、この台帳のいちばんの使い道です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最終行の「数え方を変えた月と理由」があると、年度の途中で数字に段差ができても、後から説明できます。逆にこの行が無いと、段差の理由を思い出せないまま、集計をやり直すことになります。

区分が変わったときに芋づるで見直すもの｜きっかけ別の確認リスト

区分に関する記載が変わったとき、影響を受ける書類は1つではありません。ところが、変わったこと自体は一覧の1マスの書き換えで終わってしまうので、そこから先の連鎖が動き出さないまま数か月が過ぎる、という形の抜けが起きます。

ここでは、きっかけごとに「確認する書類」を並べます。要否を判定する表ではありません。それぞれの書類について、見直しが要るかどうかは事業所と指定権者・相談支援専門員の間で決まる話なので、この表は「見に行く先の一覧」として使ってください。

きっかけ別｜確認する書類の一覧

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

体制に関する事項や届出の要否については、事業所の状況と指定権者の運用によって扱いが変わるため、この表では「確認する」までにとどめています。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。障害福祉分野で官公署に提出する書類の作成代行についても、行政書士の業務とされています。

変更を伝える経路と、伝えたことの記録

「変わったことに気づいた人」と「見直しを動かす人」が違うと、そこで連鎖が止まります。経路を先に決め、伝えた記録の欄まで作っておきます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最後の行を、あえて表に入れています。誰も気づかないまま期限を過ぎることは起こり得るので、その場合に何を記録するかまで決めておくと、責任の追及ではなく仕組みの見直しに話を持っていけます。

見直しの経過を1枚に残す様式

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この1枚があると、変更のたびに同じ順番で動けます。「変わった内容（記載の差分のみ）」としているのは、ここに本人の状態についての所感を書き込まないためです。書くのは通知や受給者証の記載がどう変わったか、という事実だけにとどめます。

要配慮個人情報としての扱い｜見られる範囲を紙に落とす

障害支援区分は、本人の心身の状態に関わる情報です。個人情報保護法では、心身の機能の障害があることなどが、取扱いにとくに配慮を要する情報として定められています。事業所の一覧は、その情報を人数分まとめて1枚に並べた表になるので、置き場所と見られる範囲を決めておく価値があります。

難しい理屈は要りません。「誰が見られるか」「どこに置くか」「持ち出すときはどうするか」「やめるときはどうするか」「本人にどう説明したか」の5つを紙に落とすだけです。

取扱いのチェック表（記入欄つき）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

同意の要否や様式については、事業所の状況によって扱いが分かれるため、この記事では断定しません。表の「確認した先が残っているか」の行を使って、どこに確認したかを記録する形にしておくのが安全です。

持ち出しと廃棄の記録様式

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

この用紙は、行が埋まらないほど良い書類です。埋まらないこと自体が「持ち出していない」「印刷していない」の証跡になるので、白紙のまま点検の欄だけ埋めていく運用でかまいません。

避けたい書き方と言い換え｜34組の対照

区分に関する記載は、2種類の崩れ方をします。ひとつは支援の記録で区分を理由にしてしまう書き方。もうひとつは管理の記録が「確認済み」で終わっている書き方です。どちらも、書いた本人には意味が通じていて、後から読む人には何も伝わりません。

支援の記録｜区分を理由にしない書き方（15組）

区分は市町村が認定した結果であって、目の前の場面で支援を行った理由ではありません。理由は、その日の観察にあります。左の列は書いてはいけない例として引用したものです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

右の列に共通しているのは、いつ・どこで・何がみられて・何をしたかが入っていることです。区分の数字は、そのどれでもありません。区分を書く場所は一覧と集計表であって、日々の記録の理由欄ではない——この整理をしておくと、書き方の相談がぐっと減ります。

管理の記録｜「確認済み」で終わらせない書き方（19組）

管理の記録は、行数が少ないぶん、後から読み返される回数が多い書類です。左の列は実際によく見かける書き方を、直す対象として引用したものです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

19組すべてに共通する直し方は同じです。日付を入れる。誰がやったかを入れる。何を見たかを入れる。この3つを足すだけで、「確認済み」は使える記録に変わります。文章力の問題ではなく、欄の設計の問題なので、様式の側に日付欄と担当欄を作ってしまうのがいちばん早い解決です。

運営指導で見られる点｜当社の素材で確認できた範囲と、確認できなかったこと

ここは正直に書きます。当社が持っている運営指導の素材には、障害福祉サービスに関する公表事例がありません。

当社が保有しているのは、各自治体が公表している介護保険サービスの運営指導・集団指導の資料から整理した353件と、厚生労働省が公表している運営指導マニュアル別添1の確認項目です。別添1の各節はすべて介護保険サービスを対象としたもので、障害支援区分や障害福祉サービスの受給者証を扱った節はありません。353件を「障害支援区分」「障害福祉」「受給者証」で検索しても、障害福祉サービスの指摘として整理できる事例は出てきませんでした。

したがって、この章では障害福祉サービスの運営指導で何が見られるかを書くことはできません。介護保険の事例を、障害福祉の事例であるかのように書き換えることもしません。以下は、素材の有無をそのまま示した表です。

素材の有無（当社が確認した結果）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

参考｜介護保険の運営指導で公表された事例（障害福祉の事例ではありません）

以下の4件は、いずれも介護保険サービスの運営指導・実地指導で公表された指摘であり、障害福祉サービスの事例ではありません。障害福祉サービスの運営指導で同じことが見られるという意味ではないため、そのまま当てはめないでください。ここに挙げるのは、書類の管理の考え方として通じる部分があるためです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

2件目と3件目は、有効期間の日付を他の欄に流用してしまう、という同じ根を持つ指摘です。区分の有効期間についても同じことが起こり得ます。一覧に「有効期間（開始）」「有効期間（終了）」の列を持ち、計画の期間や作業日とは別の列で管理するのは、この流用を防ぐためでもあります。

障害福祉サービスの運営指導で実際に何が見られるかは、指定権者が公表している資料が最も確かな情報源です。自事業所の指定権者が集団指導の資料や指摘事例を公表している場合は、そちらをご確認ください。

よくある質問｜区分の書類を受け取ったあとの実務

この章では、申請の方法や、判定に納得できないときの手続きについてはお答えしていません。窓口が別にあるためです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

最後にもう一度だけ書いておきます。区分の認定と通知は市町村が行うものであり、事業所は受け取る側です。事業所が作れるのは、受け取ったものを整理する一覧と、数え方の取決めと、変わったときにたどる順番だけです。逆に言えば、その3つは事業所にしか作れません。様式が配られていない領域だからこそ、自分たちで決めて紙に落とした事業所から、記録が安定していきます。

出典

出典：厚生労働省ウェブサイト（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf）／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。各自治体の公表資料についても同様に当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。