介護ソフトの選び方｜タイプ別の比較と失敗しないポイント

Q: 今のソフトを変えずに効率化できますか？

はい。アドオン型（神マナ など）なら、今のソフトはそのままに、記録の音声入力・自動転記を加えられます。

介護ソフトは種類が多く、「どれを選べばいいか分からない」という声をよく聞きます。本記事では、介護ソフトのタイプと、失敗しない選び方のポイントを、チェックリストつきで整理します。

この記事でわかること

介護ソフトの主なタイプ
選び方の5つのポイント
導入前のチェックリスト
クラウド型のメリット
「入れ替え」ではなく「足す」という選択肢

介護ソフトの主なタイプ

記録ソフト

日々の介護記録・各種帳票を扱います。

請求ソフト

国保連（国民健康保険団体連合会）への介護報酬請求を行うソフトです。介護請求ソフトを選ぶときは、①国保連への伝送（インターネット請求）に対応しているか、②返戻・保留の原因が分かりやすく再請求しやすいか、③加算の要件を満たしているか確認できる機能があるか、④日々の記録データと連動して請求根拠を残せるか、を確認すると失敗しにくくなります。記録ソフトと請求ソフトが分かれていると同じ内容を二重入力しがちなので、記録から請求までデータが流れる構成だと入力負担を大きく減らせます。

ケアプラン作成ソフト

居宅サービス計画書などを作成します。

総合型（クラウド型）

記録・請求・経営まで一体で扱えるタイプです（カイポケなど）。

選び方の5つのポイント

事業種別に対応しているか――居宅・訪看・訪問・通所など、自社の種別に合うか
クラウドかオンプレミスか――どこからでも使えるクラウド型は、直行直帰の多い現場に向く
入力のしやすさ――音声入力など、現場の負担を減らす工夫があるか
他システムとの連携――今のソフトと連携でき、二重入力にならないか
料金とサポート――事業所の規模に合い、導入後も相談できるか

導入前のチェックリスト

自社のサービス種別に対応しているか
現場の職員が使いこなせるシンプルさか
無料で試せるか（現場で確かめられるか）
サポート体制があるか
制度改定に対応してくれるか

クラウド型のメリット

クラウド型は、訪問先や自宅からも使え、職員間の情報共有もはやく、専用サーバーが不要で初期費用を抑えやすいのが利点です。一方でインターネット環境が前提となり、提供元のセキュリティ確認が大切です。

介護ソフトを比較するときの6つの軸

製品名で比べる前に、何を基準に比べるかを決めておくと判断がぶれません。介護ソフトの比較では、次の6つの軸で並べると違いが見えやすくなります。

比較の軸	見るところ	確認の仕方
対応する業務範囲	記録だけか、請求まで含むか、ケアプランまで含むか	いま手作業になっている業務が含まれるかで判断する
サービス種別への対応	居宅・訪問介護・訪問看護・通所・福祉用具・施設のどれに対応するか	複数種別を運営している場合は、まとめて扱えるかを確認
費用の決まり方	利用者数・スタッフ数・訪問件数・事業所数のどれで増えるか	いまの規模ではなく、増えたときの金額で比べる
端末と場所	事業所のPCだけか、訪問先のスマートフォンでも使えるか	実際に記録する場所で使えるかを試す
他システムとの連携	いま使っているソフトと併用できるか、データを渡せるか	乗り換えずに足せるかどうかで導入負担が変わる
サポート	導入時の設定支援、日常の問い合わせ窓口、改定への対応	報酬改定のたびに更新されるかは特に重要

「機能が多い＝良い」ではありません。使わない機能の分も費用に含まれます。いま困っていることが解決するかを基準にしてください。

サービス種別ごとに見るポイント

同じ「介護ソフト」でも、サービス種別によって必要な帳票と業務の流れが違います。

サービス種別	特に確認したいこと
居宅介護支援	ケアプラン第1〜7表、担当者会議の記録、モニタリング。ケアプランデータ連携への対応
訪問介護	サービス提供責任者の業務、実施記録・提供記録、訪問先での入力
訪問看護	訪問看護記録書Ⅰ・Ⅱ、計画書、報告書。医療保険と介護保険の両方の請求
通所介護	個別機能訓練計画、入浴・送迎の記録、タブレットでの一括入力
福祉用具貸与・販売	貸与計画書、モニタリング、商品マスタと在庫、契約・更新の管理
施設系	施設サービス計画、多職種の記録の共有、勤務シフト

訪問看護であれば訪問看護の記録システム・ソフト・アプリの選び方、福祉用具であれば福祉用具貸与計画書の書き方もあわせてご確認ください。

介護ソフトを乗り換えるときの進め方

乗り換えは、機能の比較よりも移行の手順でつまずくことが多くあります。次の順で確認すると、想定外を減らせます。

いまのデータをどこまで持ち出せるか確認する——利用者情報・過去の記録・請求データのどれを、どの形式（CSV等）で出せるか
移行する範囲を決める——過去の記録をすべて移すのか、直近だけにするのか。全部移そうとすると期間も費用も膨らみます
切り替える時期を決める——請求業務が集中する月初は避ける。改定の直前直後も混乱しやすい時期です
並行期間を設ける——1か月ほど両方を動かし、請求が問題なく通ることを確認してから旧ソフトを止める
解約条件を確認する——最低利用期間、解約の申し出時期、データの返却方法

特に1と5は契約前に確認してください。「データを出せない」「解約に数か月かかる」ことが後から分かると、選択肢が狭まります。

なお、乗り換えずにいまのソフトに足すという選択肢もあります（後述）。移行の負担を避けたい場合は、こちらから検討する方法もあります。

よくある失敗と、避け方

よくある失敗	なぜ起きるか	避け方
機能は多いが使われない	導入時に「あると便利」で選んでしまう	いま手作業になっている業務を1つ決めて、それが解決するかで選ぶ
現場が入力しない	事業所のPCでしか入力できず、結局あとでまとめて入力になる	実際に記録する場所・端末で試してから決める
二重入力が残る	記録ソフトと請求ソフトが分かれていて、データが流れない	記録から請求までのデータの流れを図で確認する
費用が想定より増えた	利用者やスタッフが増えると料金が上がる契約だった	増えたときの金額を、契約前に見積もりで確認する
改定に対応しない	小規模な提供元で更新が追いつかない	過去の改定にどう対応したかを聞く

導入費用に使える補助金

介護ソフトやICT機器の導入には、補助金を活用できる場合があります。

介護テクノロジー導入支援事業——都道府県が実施。補助率・上限額・締切は年度と自治体で異なります
中小企業デジタル化・AI導入支援事業費補助金（旧IT導入補助金）
介護補助金ナビ——お住まいの都道府県で使える制度を検索できます

制度は年度ごとに要件が変わります。申請前に必ず実施主体の公表内容をご確認ください。

「入れ替え」ではなく「足す」という選択肢

ソフトを丸ごと入れ替えるのは、現場の負担も大きいものです。最近は、今あるソフトに機能を足す（アドオン）という選択肢もあります。介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」は、カイポケなどに足すだけで、音声入力と自動転記を加えられます。入れ替え不要で、記録にかかる時間を大きく減らせます。

介護ソフトを比較する12の軸

カタログの機能一覧を並べても比べられません。自事業所の条件を先に決めてから、次の軸で見比べます。

軸	見るところ	自事業所で決めておくこと
対応する業種	訪問介護／訪問看護／通所介護／居宅介護支援／施設。同じ「介護ソフト」でも守備範囲が違う	自事業所の種別と、将来ふやす予定の種別
記録と請求の範囲	記録だけか、国保連への請求まで一体か	いま使っている請求ソフトを残すかどうか
入力の方法	パソコン／タブレット／スマートフォン／音声	現場で誰がどこで入力するか
オフラインでの動作	電波の弱い場所で入力できるか、あとで同期できるか	訪問先の電波状況
帳票の対応	必要な様式（計画書・報告書・実施記録）が揃っているか	自事業所で使う様式の一覧
二重入力の有無	記録したものが請求へ流れるか。転記が発生しないか	いまどこで転記が起きているか
他システムとの連携	既存の請求ソフト・勤怠・給与とつながるか	連携が必要な相手
データの移行	いまの記録を移せるか。乗り換え時に止まる期間があるか	移行の対象と、その量
料金の形	利用者数か、職員数か、事業所数か。初期費用の有無	1年目と3年目の総額
サポート	電話／チャット／訪問。対応の時間帯	導入直後にどれだけ手を借りたいか
セキュリティ	どこにデータが保管されるか、権限の設定ができるか	個人情報の取り扱いの方針
試用	無料で試せるか、どこまで試せるか	本番に近い形で試せるか

選ぶときに見落としやすいところ

やりがちなこと	なぜ問題か	どうするか
価格だけで選ぶ	安くても現場が使わなければ記録は減らない	無料期間に、現場の職員が実際に入力してみる
機能の多さで選ぶ	使わない機能は負担にしかならない	いま困っている工程を3つ挙げ、それが解決するかで見る
管理者だけで決める	入力するのは現場	試用の段階で現場の職員に触ってもらう
ランキングだけで決める	使う帳票も運用も事業所ごとに違う	自事業所の様式と運用に合うかを個別に確認する
移行の手間を見ていない	乗り換えの時期に業務が止まる	移行の対象・量・期間を事前に確認する
請求との接続を確認していない	記録と請求で二重入力が残る	記録から請求へデータが流れるかを実際に見る
サポートの時間帯を見ていない	困ったときにつながらない	対応時間と、平均の返答時間を確認する

比較から導入までの手順

順	やること	具体的に
1	いま困っている工程を3つ書き出す	記録の作成／転記／請求の突合など
2	必要な様式を一覧にする	使っている帳票をすべて挙げる
3	入力する人と場所を決める	誰が・どこで・どの端末で
4	候補を3つに絞る	守備範囲が合うものだけを残す
5	無料期間に現場が触る	管理者だけで判断しない
6	移行の条件を確認する	対象データ・期間・費用
7	1年目と3年目の総額を出す	初期費用と月額の合計で比べる
8	決めたら、切り替えの時期を選ぶ	請求の繁忙期を避ける

記録の書き方そのものは介護記録の書き方まとめ、通所向けは通所介護ソフトの選び方、訪問看護向けは訪問看護の記録システムの選び方をご覧ください。

介護ソフトの選び方（タイプ別）

介護ソフトは、記録・請求・計画などタイプが分かれます。失敗しない選び方を整理しました。

タイプ	特徴
記録特化型	日々の記録を効率化。音声・写真対応など
請求一体型	記録から国保連請求まで一体で行う
クラウド型	場所を選ばず使え、改定対応も反映されやすい

サービス種別19区分｜請求・記録・計画・実績で必要になることの対照表（50行）

介護ソフトの検討が途中で止まる理由は、多くの場合「良し悪し」を先に議論してしまうことにあります。介護ソフトは業務全体を動かす道具なので、自分の法人がどのサービス種別を運営しているかで、必要になるものが根本から変わります。居宅介護支援だけを運営している事業所と、通所介護と訪問介護を併設している法人と、特養に短期入所と居宅介護支援がぶら下がっている法人とでは、同じ言葉で「請求」と言っても、指しているものが違います。

そこで最初にやるべきなのは、製品を並べることではなく、自分の種別で何が必要になるかを先に確定させることです。ここから先の表は、種別ごとに「請求で必要になること／記録で必要になること／計画の様式／実績の取り方／加算に関わる記録／他職種との共有／つまずきやすいところ」を並べたものです。製品名は出しません。出すのは選ぶ側が手元で使う物差しだけです。

使い方は単純です。自法人が運営している行だけを抜き出し、その行に書かれていることを、検討している製品の担当者に一つずつ質問します。答えが曖昧なまま契約に進むと、稼働してから同じ論点が「できません」という形で戻ってきます。

訪問系・居宅介護支援｜請求と実績の組み立て方が種別で違うところ

訪問系と居宅介護支援は、事業所の外で提供が起きるため、「いつ・誰が・どこで・何分」を記録側でどう押さえるかがそのまま請求の土台になります。ソフトを見るときは、請求画面の使い勝手より先に、記録から実績が組み上がる経路を確認します。

サービス種別	請求を組み立てる単位	国保連への出し方で確認すること	実績の取り方	つまずきやすいところ
居宅介護支援	月ごとの居宅介護支援費と、給付管理票	給付管理票と請求明細を同じ月で作れるか。返戻・過誤の再作成をどの画面で行うか	サービス提供票を配り、各事業所から戻った実績を取り込む。取り込みが手入力かデータかを確認する	居宅介護支援費を出しているのにサービスの給付実績が無い、という縦覧点検の抽出（青森県の縦覧点検マニュアルに例示）
訪問介護	所要時間区分ごとの1回。身体・生活・通院等の別	同一日の複数回、2人対応、加算の重なりを請求側が自動で組めるか	提供記録の開始・終了時刻から実績を作る経路があるか。訪問先での入力が前提か、帰所後の入力が前提か	移動（運転）中の時間を含めた区分で組み立ててしまう例（仙台市の集団指導資料に指摘例）
訪問入浴介護	1回ごと。従事した職種の組み合わせ	看護職員が同行しなかった回の扱いを、記録側の入力から請求へ渡せるか	訪問1回に対して従事者を複数ひも付けられるか。車両単位の記録が残るか	従事者の組み合わせを記録側で持っていないと、月末に紙で数え直すことになる
訪問看護	1回ごと。医療保険と介護保険で経路が分かれる	介護保険分と医療保険分を同じ利用者で並行して扱えるか。レセプトの出し先が異なることを前提に作られているか	訪問看護記録書から実績へ渡す経路。指示書の有効期間と訪問日の関係を画面で見られるか	予定していた内容を実施していない回の扱い、緊急時の訪問についての同意の記録（仙台市の集団指導資料に指摘例）
訪問リハビリテーション	1回ごと。実施した時間の単位	医師の指示・診療の記録と、実施記録が同じ利用者の中で並ぶか	実施記録から回数を集計できるか。リハビリテーション会議の記録を別に持てるか	医師の関与を示す記録が記録側の別画面に散らばり、月次で集められない
居宅療養管理指導	訪問した職種ごと・回数ごと	職種の別を請求側で切り替えられるか。同一建物の扱いを設定で持てるか	訪問した職種と日付を、職種ごとに数えられるか	ケアマネジャーへの情報提供の記録が、実施記録と別立てになっていて突き合わせられない
定期巡回・随時対応型訪問介護看護	月ごとの包括。登録している利用者の在籍日数	月途中の登録開始・終了を日割りで扱えるか。オペレーターの体制に関する記録を持てるか	定期の訪問と随時の対応を、同じ利用者の1本の記録として並べられるか	随時対応（通報を受けた記録）が電話メモのままで、システムの中に残らない
夜間対応型訪問介護	月ごとの基本部分と、随時の訪問	夜間帯の訪問を時刻で判定して実績にできるか	オペレーションセンターの受信記録と訪問記録が同じ利用者にひも付くか	日付をまたぐ訪問の扱いが記録側と請求側でずれる
福祉用具貸与・特定福祉用具販売	品目ごとの月額と、販売の実費	品目のコード・型番を製品マスタとして持てるか。搬入日から日割りを組めるか	納品・引き取りの日付を記録し、それが月の途中でも請求に渡るか	貸与と販売の両方を使っている利用者の計画が別々に作られていた例（久留米市の指摘事例集）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

通所・短期入所・施設・居住系｜在籍と提供時間の数え方で必要になるもの

通所系と入所系は、「その日そこに居たか」「何時間居たか」が請求の土台になります。したがって、記録側で時刻と在籍を押さえられるかが、そのまま選定の分かれ目になります。加えて入所系は、外泊・入退所・入院の出入りをどう扱うかが月末の作業量を決めます。

サービス種別	請求を組み立てる単位	国保連への出し方で確認すること	実績の取り方	つまずきやすいところ
通所介護・地域密着型通所介護	1日ごと。提供時間の区分	提供時間区分の判定を到着・出発の実時刻から行えるか。定員に対する利用者数を日ごとに出せるか	到着・出発時刻、送迎の有無、入浴や機能訓練の実施を1日の記録にまとめられるか	到着・出発時間が記録されず、請求した区分との整合を示せない例（宇都宮市の指導事例）
通所リハビリテーション	1日ごと。提供時間の区分	リハビリテーション計画と実施記録を同じ利用者で並べられるか	実施した内容と時間を職種ごとに残せるか	居宅を訪問して環境を評価した記録が残っておらず示せない例（仙台市の集団指導資料）
認知症対応型通所介護	1日ごと。単独型・併設型・共用型の別	類型の別を事業所設定として持てるか	通所介護と同じ画面で扱う場合、類型が混ざらないか	併設事業所と職員を共有しているとき、勤務時間の区分が記録に残らない
短期入所生活介護	日数。緊急受入・連続利用の数え方	連続した利用日数を月をまたいで数えられるか	入所・退所の日時と、居室の割り当てを日ごとに残せるか	直前の利用日数を控除せずに初期の加算を組んでしまう例（福岡市の誤りやすい算定例）
短期入所療養介護	日数。医療的な処置の有無	医療的な処置の記録を日ごとに残し、請求側へ渡せるか	空床の状況を日ごとに管理できるか	ベッドの用途が施設利用と短期入所で重なっているのに、台帳が1本しかない
介護老人福祉施設（特別養護老人ホーム）	日数。要介護度別。居室の類型	外泊・入院の日を除いた日数を自動で数えられるか	食事・排せつ・入浴・褥瘡・体重などを日課として記録し、月次で集計できるか	外泊時の費用を、その居室を短期入所に使っていた日にも組んでしまう例（福岡市の誤りやすい算定例）
介護老人保健施設	日数。在宅復帰・在宅療養支援に関する状況	入退所の履歴から在宅復帰の状況を集計できるか	リハビリテーションの実施記録と、薬剤・医療の記録を同じ利用者で並べられるか	入退所台帳が紙のままで、システム側の日数と合わない
介護医療院	日数。療養床の区分	医療の記録と介護の記録を1人の中で扱えるか	日々の観察を医師・看護・介護の職種別に残せるか	医療側のシステムと介護側のソフトで、同じ利用者が別人として登録される
特定施設入居者生活介護・地域密着型特定施設	日数。一般型・外部サービス利用型の別	外部サービス利用型の場合に、外部の事業所の実績を取り込めるか	個別援助計画と日々の記録を同じ画面で追えるか	入居に関する契約（住まいの契約）と介護の契約が別なのに、システムが1つしか持てない
認知症対応型共同生活介護（グループホーム）	日数。ユニットごとの入居	ユニット単位の在籍を日ごとに数えられるか	日々の記録に加えて、運営推進会議・自己評価の記録を残せるか	研修や訓練の回数の数え方を誤って把握している例（堺市の集団指導資料に周知あり）
小規模多機能型居宅介護・看護小規模多機能型居宅介護	月ごとの包括。登録している利用者	登録者数の上限と、月途中の登録開始・終了を扱えるか	通い・訪問・泊まりの3つを1人の利用者の1本の記録として並べられるか	3つの提供形態を別々の画面で記録する作りだと、その日の全体像が出せない
地域密着型介護老人福祉施設入居者生活介護	日数。ユニットごとの入居	本体施設と併設の区分を事業所として分けられるか	日課の記録と、看取りに関する記録を分けて残せるか	本体施設と職員・記録が混ざり、勤務の区分が示せない
介護予防・日常生活支援総合事業の各サービス	市町村ごとに定めるサービスコード	保険者ごとに異なるコードを設定として持てるか。保険者をまたぐ利用者を扱えるか	基準に基づくサービスと、市町村独自のサービスを分けて記録できるか	保険者ごとのコードをソフト側が持っておらず、毎回手で入れることになる
障害福祉サービス（介護保険と併せて運営する場合）	障害福祉の制度に基づく請求（介護保険とは別経路）	同じ法人内で、介護保険の請求と障害福祉の請求を分けて出せるか。上限額の管理を扱えるか	受給者証の情報を利用者情報として持てるか	介護保険側のソフトに障害福祉を無理に載せると、様式も請求も合わない
複数の種別を1法人で運営	事業所番号ごとに独立した請求	事業所ごとに請求を分けたうえで、法人全体の集計を出せるか	同じ利用者が複数の事業所を使うとき、1人として扱えるか（重複登録にならないか）	事業所ごとにソフトを別々に契約していると、利用者情報が二重管理になる

種別を問わず共通で確認する12の観点｜症状から逆に引く

種別ごとの表を埋めたあとは、種別を問わず共通する観点を通します。ここは「困っている状態（症状）」から引けるように並べました。すでに何かのソフトを使っている場合、いま起きている不便のほとんどはこの12行のどこかに当てはまります。

観点	現場で症状として現れること	製品の担当者に確かめる質問	自事業所の状況（記入欄）
記録と請求のつながり	月末に、記録を見ながら請求画面へ人が入れ直している	記録の入力が、どの画面のどの項目を経由して実績になりますか。人が転記する箇所はどこですか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
予定と実績の差	予定を組んだあと、実施しなかった回を消す作業が発生する	予定から実績への変換はどの操作ですか。差が出た回はどこに残りますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
様式の適合	ソフトから出した書類を、そのまま使えず手直ししている	出力される様式は何に沿っていますか。自事業所の様式を作ることはできますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
職種間の共有	看護と介護、事務と現場で、同じことを二度聞いている	職種ごとに見える範囲を変えられますか。申し送りはどこに残りますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
入力の場所	訪問先や利用者の目の前で入力できず、帰ってから思い出して書いている	屋外や電波の弱い場所での入力はどうなりますか。あとから同期しますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
検索と取り出し	過去の記録を探すのに時間がかかり、結局紙をめくっている	日付・利用者・キーワードで横断して探せますか。期間を指定して出せますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
集計と提出	月次の集計を、表計算ソフトに写して作り直している	月次で必要な集計は標準で出ますか。出ない集計を作る手段はありますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
加算に関わる記録	加算に関わる記録が、通常の記録と別のところに散らばっている	加算に関わる記録は、通常の記録の中に置けますか。月次でまとめて確認できますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
権限と操作履歴	誰が書き換えたのか分からず、修正の経緯が追えない	更新の履歴は残りますか。誰がいつ何を変えたかを一覧で見られますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
取引先との受け渡し	他事業所とのやり取りが紙とファクスのままになっている	データでのやり取りに対応していますか。相手が別のソフトでも受け渡せますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
制度改正への追随	改正のたびに、対応版が来るのを待って月末が押す	改正時の更新は誰がいつ行いますか。設定変更が必要な範囲はどこですか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
やめるときの出口	解約を考えても、データを持ち出せる形が分からない	解約時に出せるデータの種類と形式は何ですか。出したあと何日で消えますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

契約前に埋める確認表78項目｜記入欄つきで、答えを口頭で終わらせない

ここからが、この記事の中心にあたる部分です。介護ソフトの検討でいちばん多い失敗は、説明を聞いて納得した気になり、聞いた内容がどこにも残らないまま契約に進むことです。数か月後に「そんな話は聞いていない」と言い合うことになるのは、記録が無いからです。

そこで、確認事項を78項目に分け、それぞれに記入欄を付けました。口頭で聞いた答えをその場で書き込み、書き込んだものを社内で回覧し、契約前にもう一度読み返す。これだけで、検討の質はかなり変わります。埋まらない欄が残ったら、それは「まだ決めていないこと」であって、「問題がないこと」ではありません。

なお、この確認表は製品の優劣を点数化するためのものではありません。自法人の運営に必要なことが揃っているかを、自分の言葉で確かめるためのものです。項目のうち、自法人に関係のないものは線を引いて除いてかまいません。

対応するサービス種別と事業所の体制（項目1〜8）

最初に確認するのは、いま運営している種別と、これから始める予定の種別です。ここが合っていないと、あとの項目をいくら詰めても意味がありません。特に、併設・多機能・サテライトのように1つの建物で複数の事業所番号を扱う形は、ソフトによって対応の幅が大きく違います。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
1	いま運営している全ての種別に対応しているか	対応表ではなく、自法人の種別名を一つずつ読み上げて確認する。予防給付・地域密着型の別まで一致しているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
2	3年以内に始める予定の種別に対応しているか	新設のときに追加費用や追加の契約が生じるか。設定は自分でできるか、依頼が要るか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
3	介護予防・日常生活支援総合事業に対応しているか	保険者ごとに異なるサービスコードを設定として持てるか。コードの追加を誰が行うか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
4	障害福祉サービスを同じ法人で運営する場合の扱い	介護保険とは請求の経路が別になることを前提にしているか。無理に1つに載せる作りになっていないか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
5	登録できる事業所番号の数に上限があるか	上限の数と、上限を超えるときの契約の形。法人単位か事業所単位かで費用の考え方が変わる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
6	併設・多機能型で職員を共有する場合の扱い	1人の職員を複数の事業所にひも付けられるか。勤務時間を事業所ごとに区分して記録できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
7	サテライト事業所の扱い	本体とサテライトを分けて記録・請求できるか。まとめた集計も出せるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
8	保険者を複数またぐ利用者の扱い	保険者ごとの様式・コードの差を利用者ごとに設定できるか。転居に伴う保険者変更を履歴で持てるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

国保連への請求と、返戻・過誤の直し方（項目9〜18）

請求は、月末月初の数日に作業が集中します。したがって見るべきは「請求できるか」ではなく、うまくいかなかったときにどう直すかです。返戻や過誤は必ず起きるものとして、その直し方を導入前に見ておきます。可能であれば、実演で直す操作まで見せてもらうのが確実です。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
9	請求データの伝送方法	インターネット経由で送るのか、別のソフトを併用するのか。証明書の管理を誰が行うか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
10	代理請求（法人がまとめて送る）への対応	複数事業所分をまとめて作成できるか。事業所ごとに分けて出すこともできるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
11	請求データを作成してから送信するまでの手順	画面の数と、担当者が何人必要か。実際の操作を見せてもらったか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
12	返戻があったときの直し方	返戻の一覧をソフトが取り込めるか。対象の明細だけを直して再送できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
13	過誤の申立てと、その後の再請求	過誤の対象を月と利用者で絞れるか。取り下げた分の履歴が残るか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
14	月遅れの請求・過去月の修正	過去の月を開いて直せるか。直した結果が当月の集計に混ざらないか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
15	給付管理（居宅介護支援がある場合）	給付管理票と請求明細を同じ月で作れるか。他事業所から届いた実績の取り込み方	（記入欄：　　　　　　　　　　）
16	利用者負担額の計算と、限度額を超えた分の扱い	限度額の超過分を分けて表示できるか。利用者への請求書に反映されるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
17	公費・生活保護・特定疾病などの併用	併用の組み合わせを利用者情報として持てるか。負担割合の変更を期間で管理できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
18	請求前の点検（記録と請求の突合）	記録が無いのに請求に入っている明細を、送信前に見つけられるか。点検結果を印刷して保管できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

利用者情報・契約・重要事項の管理（項目19〜25）

利用者情報は、いちど作り方を間違えると後から直すのが最も大変な部分です。特に重複登録は、複数の事業所を運営している法人で必ず起きます。ここは導入前に運用の決め方まで含めて確認します。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
19	被保険者証の情報の持ち方	認定の有効期間・要介護度・負担割合を期間で持てるか。期限が近い利用者を一覧できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
20	認定の更新・区分変更の履歴	過去の要介護度をさかのぼって見られるか。区分変更の日をまたぐ月の扱い	（記入欄：　　　　　　　　　　）
21	契約書・重要事項説明書の作成	様式をソフトの中に持てるか。事業所ごとに内容を変えられるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
22	同意を得たことの記録	同意日・同意の方法を記録できるか。電磁的な方法による場合の残り方	（記入欄：　　　　　　　　　　）
23	個人情報の取扱いに関する同意の記録	同意の範囲（提供先）を記録できるか。撤回の申出があったときの残し方	（記入欄：　　　　　　　　　　）
24	家族・キーパーソン・緊急連絡先	複数登録できるか。続柄と連絡の優先順位を持てるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
25	重複登録を防ぐ仕組み	同姓同名や被保険者番号の重複を登録時に検知できるか。統合の手順があるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

計画書の様式と、記録との一体性（項目26〜34）

計画書は、事業所ごとに使っている様式が微妙に違います。法定の様式に沿ったものが出るかと、自事業所の様式を作れるかは別の話なので、両方を確認します。あわせて、計画と記録が同じ利用者の中でつながっているかを見ます。つながっていないと、モニタリングのたびに記録を探し直すことになります。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
26	法定の様式に沿った計画書が出るか	出力した現物を見せてもらう。自法人の種別の様式が揃っているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
27	自事業所の様式を作れるか	項目の追加・並べ替え・不要な欄の非表示ができるか。作った様式を誰が保守するか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
28	計画と記録がつながっているか	計画の目標を記録の画面から参照できるか。記録から計画へ戻れるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
29	モニタリングの記録	実施日と内容を記録できるか。実施していない月を一覧で見つけられるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
30	計画の版（改定の履歴）	改定前の計画を残せるか。いつ差し替えたかが分かるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
31	同意（署名・押印）の扱い	紙に出して署名したものを取り込めるか。電磁的な方法をとる場合の残り方	（記入欄：　　　　　　　　　　）
32	他事業所へ交付した記録	交付した日と相手先を残せるか。控えを利用者ごとに保管できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
33	職種別の記録様式	看護・介護・機能訓練・相談員などで様式を分けられるか。1人の利用者の中で並べて見られるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
34	記録の確定と修正の履歴	確定したあとの修正がどう残るか。修正前の内容も残るか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

予定・実績と、加算に関わる設定（項目35〜42）

予定と実績のずれをどこで吸収するかは、事業所ごとの運用そのものです。ここを製品に合わせるのか、製品を運用に合わせるのかを、導入前に決めておきます。

加算に関わる部分は、ソフトの設定と、保険者へ届け出た体制の内容が食い違わないことが要点です。設定を変えるときの手順と担当者を決めておきます。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
35	予定の作成	利用者ごと・職員ごとの両方から組めるか。繰り返しの予定を一括で作れるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
36	予定から実績への反映	一括で実績に変換できるか。変換したあとに個別で直せるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
37	実績の入力を現場で行えるか	訪問先や利用者のそばで入力できるか。入力した時刻が残るか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
38	加算に関わる設定を事業所単位で持てるか	設定の変更履歴が残るか。いつから適用したかを期間で持てるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
39	利用者ごとの適用開始・終了	月の途中で開始・終了する場合の扱い。適用の根拠となる記録へたどれるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
40	加算に関わる記録の様式	記録の様式が用意されているか。無い場合に自分で作れるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
41	届け出た体制の内容と、ソフトの設定の一致	両者を突き合わせる画面や帳票があるか。誰がいつ確認するかを決めているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
42	月次で状況を一覧できるか	対象の利用者と、根拠の記録の有無を並べて見られるか。印刷して保管できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

LIFEなど外部への提出と、事業所間のデータ受け渡し（項目43〜47）

外部への提出は、期限がある作業です。したがって「出せるか」よりも「出し忘れを見つけられるか」を確認します。松山市や宇都宮市の公表資料でも、提出そのものより、提出後の内容の活用や提出頻度に関する指摘が示されています。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
43	提出用の情報を記録の中に入力できるか	日々の記録と別の画面に二重入力にならないか。項目の対応が取れているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
44	提出用データの作成と、提出した日の記録	提出日を残せるか。提出した内容の控えを保管できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
45	フィードバックの内容を残す場所	受け取った内容を利用者ごとに保管できるか。検討した記録を残す欄があるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
46	提出が済んでいない利用者を一覧できるか	対象者一覧と提出済みの突き合わせができるか。期限までに気づける形か	（記入欄：　　　　　　　　　　）
47	事業所間のデータ受け渡し	ケアプランのデータ連携に対応しているか。相手が別のソフトでも受け渡せるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

シフト・勤怠・給与・利用者への請求書（項目48〜54）

介護ソフトを「記録と請求の道具」とだけ捉えると、シフトと勤怠が抜け落ちます。しかし運営指導では勤務表（勤務形態一覧表）が確認文書として繰り返し現れます。長野県や福井市の公表資料では、月ごとの勤務表が作られていない、兼務の勤務時間が区分されていない、常勤・非常勤の別が実績と合っていない、といった指摘が示されています。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
48	勤務予定と勤務実績を分けて持てるか	予定を実績に変換できるか。変更があった日が分かるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
49	勤務形態一覧表として出力できるか	出力した現物を見せてもらう。保険者の様式に合わせられるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
50	常勤・非常勤・兼務の区分	職員ごとに区分を設定できるか。兼務の場合に事業所ごとの時間を分けて記録できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
51	タイムカード・出勤簿との関係	打刻の記録を取り込めるか。取り込まない場合、二重入力になる範囲はどこか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
52	給与計算への受け渡し	給与のソフトへデータで渡せるか。渡せない場合の作業量	（記入欄：　　　　　　　　　　）
53	利用者への請求書・領収書	様式を変えられるか。保険外のサービスや実費を同じ請求書に載せられるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
54	入金の消込	口座振替・現金・振込などの入金を記録できるか。未入金を一覧できるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

権限・端末・通信・障害時の備え（項目55〜62）

ここは、平常時には話題にならないのに、起きたときに業務が止まる領域です。止まったときにどうするかを、契約前に文章で受け取っておくことが要点です。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
55	職種・役割ごとの権限	見える範囲・書ける範囲を分けられるか。管理者だけの操作を決められるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
56	事業所をまたいだ閲覧の制御	他事業所の利用者情報が見えてしまわないか。必要なときだけ見せられるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
57	使える端末の種類	事務所のパソコン、タブレット、職員の持つ端末のどれで使えるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
58	台数・同時に使える人数の上限	上限を超えたときにどうなるか。追加する場合の契約の形	（記入欄：　　　　　　　　　　）
59	通信が切れたときの入力	入力を続けられるか。復旧後に自動で送られるか、送り直しが要るか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
60	障害が起きたときの連絡と復旧の目安	どこで状況を知らせるか。連絡先と、復旧までの見通しの伝え方	（記入欄：　　　　　　　　　　）
61	計画的な停止（保守）の時間帯	停止する時間帯と頻度。月末月初を避ける運用になっているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
62	バックアップと復元	どの範囲がどの頻度で保存されるか。誤って消したものを戻せるか、その手順	（記入欄：　　　　　　　　　　）

データ移行と、解約するときのデータ（項目63〜70）

この節は、いま何かのソフトを使っている事業所にとって最も重い部分です。入るときの話より、出るときの話を先にするほうが、結果として安全な選択になります。保存の年限は保険者の条例によって異なるため、ここでは断定せず記入欄にしています。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
63	いまのソフトから出せるデータの種類	利用者情報・計画・記録・実績・請求のどれが出せるか。出せない範囲を先に書き出す	（記入欄：　　　　　　　　　　）
64	出せるデータの形式	そのまま取り込める形式か、加工が要るか。加工を誰が行うか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
65	移行の対象範囲	何年分を持っていくか。持っていかない分をどう保管するか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
66	移行作業の分担	どこまでを事業者が行い、どこからを自法人が行うか。作業の期間	（記入欄：　　　　　　　　　　）
67	移行後の確認方法	件数の一致、抜き取りでの内容確認、請求への影響の確認をいつ誰が行うか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
68	解約するときに出せるデータ	種類と形式。出す作業を誰が行うか。申し出てから受け取るまでの日数	（記入欄：　　　　　　　　　　）
69	解約後にデータが消えるまでの期間	消えるまでの期間と、その間の閲覧の可否	（記入欄：　　　　　　　　　　）
70	保存の義務との関係	自事業所の保険者が定める保存の年限（記入欄）と、解約後の保管方法を突き合わせる	（記入欄：　　　　　　　　　　）

サポート・法改正への対応・試用（項目71〜78）

最後は、稼働後に効いてくる部分です。いちばん忙しい時間帯に連絡がつくかと、制度が変わったときに誰がいつ更新するかの2つは、契約前に文章で確認しておきます。

番号	確認すること	何が分かれば足りるか（確認の観点）	自事業所の記入欄
71	問い合わせの窓口と受付時間	電話・メール・画面共有のどれが使えるか。受付の時間帯	（記入欄：　　　　　　　　　　）
72	月末月初の対応体制	請求が集中する時期に体制を増やしているか。混み合う時間帯の目安	（記入欄：　　　　　　　　　　）
73	導入時の設定支援	事業所情報・職員・利用者の初期設定を誰が行うか。訪問か遠隔か	（記入欄：　　　　　　　　　　）
74	操作研修	何回、誰向けに行うか。あとから入った職員向けの手段があるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
75	制度改正時の更新	更新を誰がいつ行うか。事業所側で設定変更が要る範囲はどこか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
76	更新の告知の仕方	いつどこで知らせるか。作業が必要な場合の案内の出し方	（記入欄：　　　　　　　　　　）
77	試用の範囲と期間	本番と同じ機能を試せるか。請求まで試せるか。期間と費用の扱い	（記入欄：　　　　　　　　　　）
78	試用で使うデータ	実在の利用者の情報を入れてよいか。試用で入れた情報が本番へ引き継げるか、消えるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

乗り換えのときにしか表に出ない論点38｜出せるデータ・番号の付け替え・切り替える時期

新規に導入する事業所と、すでに何かを使っていて乗り換える事業所とでは、検討すべきことがまったく違います。乗り換えの難しさは、新しい製品の側ではなく、いまのデータの側にあります。そしてこの論点は、製品を比べている段階では表に出てきません。移行の直前になって「出せません」と分かるのが、いちばん高くつく形です。

この節は、乗り換えを一度でも経験した事業所なら心当たりのあることを、38項目に分けて先に出しておくためのものです。新規導入の場合でも、将来やめるときのために読んでおく価値があります。出口を見ないまま入り口を決めると、次の乗り換えが同じところで止まります。

いまのソフトから出せるデータと、出しにくいデータ（12項目）

「データは出せます」という一言には、幅があります。何が・どの形式で・どこまでさかのぼって出せるのかを、データの種類ごとに分けて確認します。表の右端は、確認した結果を書き込む欄です。

データの種類	出す形として確認すること	出しにくかった場合に起きること	確認した結果（記入欄）
利用者の基本情報	氏名・被保険者番号・住所・認定情報が1件1行の形で出るか。認定の履歴が付いてくるか	新しいソフトへ手で入れ直すことになる。件数が多いほど入力の誤りが混ざる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
認定・保険情報の履歴	過去の要介護度と有効期間が期間ごとに出るか。負担割合の変更履歴が出るか	過去月の修正や過誤の再請求のときに、当時の情報が分からなくなる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
契約・同意の記録	契約日・同意日と、同意した書類の控えが出るか	同意を得た事実を示す資料が旧ソフトの中に取り残される	（記入欄：　　　　　　　　　　）
計画書（各種）	様式のまま出るか、項目だけが出るか。過去の版も出るか	様式の見た目が変わり、過去の計画を見返すたびに読み替えが要る	（記入欄：　　　　　　　　　　）
日々の記録	日付・記入者・本文が1件1行で出るか。写真や添付が付いてくるか	本文は出ても添付が残らず、写真だけ旧ソフトに閉じ込められる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
実績（提供した回数・時間）	月ごとの実績が明細の形で出るか	過去の請求内容を突き合わせる資料が手元に無くなる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
請求データと請求結果	請求明細・返戻・過誤の履歴が出るか	過去の返戻の経緯が追えず、同じ誤りを繰り返す	（記入欄：　　　　　　　　　　）
利用者への請求書・入金の記録	発行した請求書と入金の消込の履歴が出るか	未収の管理が途切れる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
職員情報・資格・勤務の記録	職員の資格と有効期限、勤務表の履歴が出るか	勤務形態一覧表を過去分について作り直せなくなる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
加算に関わる記録	加算に関わる記録が、通常の記録と分けて出るか	根拠の記録を示す求めがあったときに、探す先が2か所になる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
外部へ提出した情報の控え	提出したデータと提出日の控えが出るか	提出した事実を示す資料が旧ソフト側にしか無くなる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
添付ファイル・写真・音声	元のファイル形式のまま、どの記録に付いていたかが分かる形で出るか	ファイルだけがまとめて出てきて、どの利用者のどの日のものか分からなくなる	（記入欄：　　　　　　　　　　）

利用者番号・職員番号・コードの付け替え（8項目）

移行で最も静かに壊れるのが、番号（コード）の付け替えです。旧ソフトの利用者番号をそのまま持ち込めるとは限らず、新しい番号が振られると、過去の資料と突き合わせるときに毎回対応表が要ります。移行のあとで「あの人の旧番号は何番だったか」を探す作業は、思っている以上に長く続きます。

論点	確認すること	決めておくこと	自法人の方針（記入欄）
旧ソフトの利用者番号を引き継げるか	新しいソフトが任意の番号を受け入れるか、自動採番しかできないか	引き継ぐか、振り直すか。振り直す場合は対応表を作って保管する	（記入欄：　　　　　　　　　　）
対応表を誰が作り、どこに置くか	出力したデータに旧番号と新番号の両方が入るか	対応表の保管場所と、参照してよい職員の範囲	（記入欄：　　　　　　　　　　）
同じ利用者が複数事業所を使っている場合	法人内で1人として扱えるか、事業所ごとに別々になるか	1人として扱う場合の統合の手順と、統合の判断を誰が行うか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
過去に終了した利用者の扱い	終了済みの利用者も移行できるか。移行しない場合の参照方法	移行する範囲（在籍中のみか、過去何年分か）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
同姓同名・旧姓の利用者	名前だけで突き合わせない仕組みがあるか	突き合わせの鍵を被保険者番号にするか、生年月日を併用するか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
職員番号と資格の情報	退職した職員の記録が残るか。過去の勤務表に名前が残るか	退職者の扱い（残す・伏せる）と、その判断	（記入欄：　　　　　　　　　　）
事業所番号・サービスコード	保険者ごとのコードや独自のサービスが移行の対象になるか	移行しないコードを、いつ誰が新しいソフトに登録するか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
取引先（他事業所・医療機関）の情報	連絡先の一覧が出るか。担当者名まで出るか	移行するか、この機会に整理し直すか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

切り替える時期を、請求のサイクルから逆算する（10項目）

切り替えの時期については、「何日がよい」という一般解を書くことはできません。事業所によって請求の締め方も、実績の集め方も、職員の配置も違うからです。書けるのは、逆算の順序だけです。

考え方はこうです。月次の業務には、実績を締める・請求データを作る・伝送する・返戻を直す・利用者へ請求書を出す・入金を消し込む、という一連の流れがあります。この流れのどこにも重ならない期間を探し、そこへ切り替えの山場を置く。そして、切り替え直後の月にも返戻や過誤の処理が残ることを前提に、旧ソフトを見られる状態をいつまで確保するかを決めます。以下の表は、その逆算を自分の事業所の数字で埋めるためのものです。

逆算する項目	自事業所で確認すること	切り替えの計画に効いてくること	自事業所の記入欄
実績を締める日	現場から実績が上がってきて、事務が確定させるのはいつか	締めの作業中に切り替えると、実績が2つのソフトに分かれる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
請求データを作る日	作成から点検までに何日かかっているか	作成の途中で切り替えると、点検の基準が変わる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
伝送する日	伝送の締切に対して、どれだけ余裕をとっているか	余裕が小さい月は、切り替えの山場を置かない	（記入欄：　　　　　　　　　　）
返戻が戻ってくる時期	返戻の一覧を受け取り、直して再送するのはいつか	切り替え後も旧ソフトを参照する期間の長さを決める	（記入欄：　　　　　　　　　　）
過誤の申立てを行う時期	申立てから再請求までにどれだけかかるか	過去月の修正が旧ソフト側に残る期間	（記入欄：　　　　　　　　　　）
利用者への請求書を出す日	請求書の発行と発送はいつか	請求書の様式が変わる月を、利用者へ知らせる必要があるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
入金の消込を行う時期	口座振替の結果が届くのはいつか	未収の管理が2つのソフトに分かれる期間	（記入欄：　　　　　　　　　　）
認定の更新が集中する時期	更新のピークが特定の月にあるか	更新の作業と移行の作業を重ねない	（記入欄：　　　　　　　　　　）
職員の異動・入退職の時期	人が入れ替わる時期はいつか	操作研修の対象者が変わるため、研修の時期をずらす	（記入欄：　　　　　　　　　　）
行事・繁忙期	事業所の行事や、地域の行事で人手が取られる時期	現場の負担が重なる時期を避ける	（記入欄：　　　　　　　　　　）

並行運用と、旧ソフトの契約・記録の保存（8項目）

並行運用は「両方に入れる」ことなので、期間中は入力の手間が増えます。したがって、いつ終わらせるかを先に決めてから始めることが要点です。終わりを決めずに始めた並行運用は、たいてい半年以上続きます。

あわせて、旧ソフトの契約をいつ切るかを、記録の保存との関係で決めます。記録の保存年限は保険者の条例によって異なります。金沢市の集団指導資料でも、記録の整備に関する項目として、保存年限が市の条例と異なっていた例が示されています。自事業所の保険者の定めを確認したうえで、記入欄に書き込んでください。

論点	確認・決定すること	放置したときに起きること	自事業所の記入欄
並行運用の期間	何週間・何か月行うか。終える条件は何か	終わりが決まらず、二重入力が常態化する	（記入欄：　　　　　　　　　　）
並行運用中に正とするのはどちらか	記録の正本を新旧どちらに置くか	同じ日の記録が2つあり、内容が食い違う	（記入欄：　　　　　　　　　　）
並行運用中の請求	請求はどちらで作るか。1か月だけ両方で作って突き合わせるか	切り替えた月の請求内容を検証する材料が無くなる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
旧ソフトの契約をいつ切るか	参照だけの契約に切り替えられるか。費用はどうなるか	参照できなくなってから、必要な資料に気づく	（記入欄：　　　　　　　　　　）
旧ソフトから出したデータの保管	どの形式で、どこに、誰が保管するか。開ける人がいるか	保管はしたが、開ける人も手順も分からないまま残る	（記入欄：　　　　　　　　　　）
記録の保存年限	自事業所の保険者が定める年限（記入欄）と、その根拠となる条例名	運営規程や重要事項説明書の記載と食い違う	（記入欄：　　　　　　　　　　）
運営規程・重要事項説明書との整合	記録の保存に関する記載が、実際の保管方法と合っているか	書いてあることと、やっていることが違う状態になる	（記入欄：　　　　　　　　　　）
紙で保存しているものとの関係	紙とデータのどちらを正本にするか。両方での保管を続けるか	同じ書類が紙とデータで別々に更新される	（記入欄：　　　　　　　　　　）

導入・乗り換えの7段階｜段階ごとに残す記録と決裁の記入欄（60行）

介護ソフトの検討は、担当者ひとりが調べて、管理者が決めて終わり、という形になりがちです。それでも決まりはしますが、決めた理由が残らないため、稼働後に不満が出たときに検討をやり直すことになります。ここでは7つの段階に分け、段階ごとに「何を決めるか」「何を残すか」「誰と合意するか」を並べます。

残す記録は、立派な文書である必要はありません。表の欄が埋まっていて、日付と書いた人の名前が入っていれば十分です。後から読む人が、なぜその選択になったのかを追えることだけが目的です。

7段階の全体像と、段階ごとに残す記録

段階	この段階で決めること	残す記録	合意する相手	完了の判断（記入欄）
1. 現状を書き出す	いま何にどれだけ時間がかかっているか。誰が困っているか	現状の作業の一覧と、時間のかかっている工程のメモ	現場の職員（各職種から1名以上）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
2. 要件を洗い出す	必要なこと・あれば良いこと・不要なことの3段階に分ける	要件の一覧（この記事の確認表78項目を使う）	管理者と事務、現場の代表	（記入欄：　　　　　　　　　　）
3. 候補を絞る	要件に対して、どこまで満たすかを確認する	製品ごとの確認表の記入済みのもの	検討の担当者	（記入欄：　　　　　　　　　　）
4. 試用する	実際の業務の流れで動かしてみる	試用の評価表（後掲）と、使った職員の意見	試用に参加した職員	（記入欄：　　　　　　　　　　）
5. 社内で合意する	導入するか、いつからか、費用をどう見るか	合意の記録（決めた日・出席者・決めたこと・保留にしたこと）	経営層・管理者・現場の代表	（記入欄：　　　　　　　　　　）
6. 移行して切り替える	データを移し、並行運用の期間を経て切り替える	移行の確認記録と、切り替え当日の記録	事業者側の担当者と自法人の担当者	（記入欄：　　　　　　　　　　）
7. 振り返る	当初の目的に対して、どこまで進んだか。次に直すことは何か	振り返りの記録と、次の改善の一覧	導入に関わった全員	（記入欄：　　　　　　　　　　）

段階2｜要件の洗い出しシート（14行・記入欄つき）

要件を書き出すときは、「必要なこと」と「あれば良いこと」を混ぜないことが要点です。混ぜると、あれば良いことに引っ張られて、必要なことが満たされない選択になります。分けて書いたうえで、必要なことの列に入れたものについては、満たされない場合にどうするかまで書いておきます。

業務の領域	いま困っていること（記入欄）	必要なこと（記入欄）	あれば良いこと（記入欄）	満たされない場合の代替（記入欄）
利用者情報の登録と更新	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
契約・重要事項・同意の管理	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
計画書の作成	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
日々の記録	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
モニタリングと評価	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
予定の作成	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
実績の取りまとめ	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
国保連への請求	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
返戻・過誤の処理	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
利用者への請求書と入金	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
シフトと勤怠	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
加算に関わる記録の管理	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
他事業所・他職種との共有	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
運営指導に備えた書類の取り出し	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）

段階4｜試用の評価表（12行・現場の職員が書く）

試用は、説明を受けながら操作するのではなく、実際の業務の流れをそのままなぞる形で行います。説明を受けながらだと、どの製品も使いやすく感じます。評価は担当者ひとりではなく、実際に毎日触る職員が書きます。

試す業務	やってみること	見るところ	詰まった箇所（記入欄）	入力にかかった時間の感触（記入欄）
利用者を1人登録する	被保険者証の情報まで含めて入れる	入力する画面の数と、必須の項目の多さ	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
計画書を1件作る	下書きから印刷まで通す	様式のまま出るか、手直しが要るか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
1日の記録を入れる	実際にあった1日を再現して入れる	入力の手数と、あとから探せるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
記録を修正する	入力済みの記録を直す	修正の履歴の残り方と、直せる権限	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
予定を1週間分作る	繰り返しの予定を含めて作る	一括で作れるか、1件ずつか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
予定を実績に変える	実施しなかった回を含めて変換する	差の出た回がどこに残るか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
実績を月次で集計する	1か月分の実績を出す	集計が標準で出るか、作る必要があるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
請求データを作る	作成から点検まで通す	点検で何が指摘されるか、直し方が分かるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
返戻を直す	返戻を想定して、明細を直して作り直す	どの画面で何手かかるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
勤務表を作る	1か月分の勤務予定と実績を入れる	勤務形態一覧表として出せるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
過去の記録を探す	日付・利用者・言葉で探す	探し当てるまでの手数	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
書類をまとめて出す	ある利用者の1年分の記録を出す	期間指定で出せるか、印刷が現実的か	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）

段階5｜社内で合意するときの記録（8行）

合意の記録で大切なのは、決めたことよりも保留にしたことと、その扱いです。保留のまま導入すると、稼働後に必ず同じ話が出ます。誰がいつまでに決めるかまで書いておきます。

項目	記録すること	記入欄
検討した日と出席者	日付、出席した人の職種と名前	（記入欄：　　　　　　　　　　）
決めたこと	導入するか否か、開始の時期	（記入欄：　　　　　　　　　　）
決めた理由	要件のうち、どこが決め手になったか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
見送った選択肢と理由	比べた結果、選ばなかった理由（製品名は社内資料に留める）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
保留にしたこと	決められなかった論点	（記入欄：　　　　　　　　　　）
保留の扱い	誰が、いつまでに、どうやって決めるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
費用の考え方	初期にかかるもの、毎月かかるもの、追加で発生し得るものの区分（金額は社内資料に記載）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
現場への伝え方	いつ、誰が、どの範囲に伝えるか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

段階6｜移行してから切り替えるまでの確認（12行）

移行の確認は「入ったかどうか」ではなく、「同じ数だけ入ったか」「中身が同じか」を見ます。件数の突き合わせは必ず行い、そのうえで数件を抜き取って中身を目で見ます。

確認すること	確認の方法	確認した日・担当（記入欄）	結果（記入欄）
利用者の件数	旧ソフトの在籍者数と、新しいソフトの登録数を突き合わせる	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
利用者の内容	数名を抜き取り、氏名・被保険者番号・認定情報を目で見る	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
認定の有効期間	期限が近い利用者を一覧で出し、旧ソフトと比べる	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
計画書の件数と様式	直近の計画が入っているか。印刷して見た目を確かめる	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
記録の件数	移行の対象期間の記録の件数を比べる	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
添付ファイル	写真などが、どの記録に付いていたか分かる形で入っているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
実績と請求の履歴	移行の対象月の実績が、旧ソフトの内容と一致するか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
職員情報と資格	在籍している職員が全員入っているか。資格の期限が入っているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
事業所と加算に関わる設定	届け出た体制の内容と、設定が食い違っていないか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
権限の設定	職種ごとに、見えるべきものが見え、見えないべきものが見えないか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
印刷と出力	よく使う帳票を1枚ずつ出してみる	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
切り替え当日の連絡	誰が誰に何を伝えるか。困ったときの連絡先を全員が知っているか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）

段階7｜稼働後の振り返り（7行）

振り返りは、導入から1か月後と3か月後の2回行うのが現実的です。1か月後は請求を1周した直後、3か月後は運用が落ち着いたころにあたります。直せることを1つ決めて、次の月までに直すだけで十分です。

振り返る観点	確認すること	1か月後（記入欄）	3か月後（記入欄）
当初の目的	何を楽にしたくて入れたのか。それは進んだか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
二重入力	紙や表計算ソフトが残っている工程はどこか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
使っていない機能	入れたのに使っていない機能はどれか。理由は何か	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
請求の作業	締めから伝送までにかかった日数	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
現場の声	入力が増えた職種はどこか。減った職種はどこか	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
サポートの使い勝手	問い合わせた回数と、返ってくるまでの感触	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）
次に直すこと	次の1か月で直す1つを決める	（記入欄：　　　　　　　　　　）	（記入欄：　　　　　　　　　　）

要件の言い換え36組と失敗の型10｜「使いやすいもの」を検証できる文に直す

介護ソフトの選定資料を見せてもらうと、要件の欄に「使いやすいもの」「現場の負担が減るもの」「サポートが手厚いもの」と書かれていることがよくあります。この書き方の問題は、満たされたかどうかを後から判定できないことです。判定できない要件は、誰かの感想で決着するしかなくなります。

直し方は決まっています。誰が・どの場面で・何をしたときに・どうなるかを入れることです。以下は、その言い換えを36組並べたものです。悪い例の欄に置いた表現は、書いてはいけない例として引用しています。良い例の欄は、社内資料にそのまま貼って使える形にしてあります。

記録・計画・現場の入力についての言い換え（12組）

場面	社内資料によくある書き方（悪い例）	そのまま使える具体の書き方（良い例）
入力の負担	「入力が簡単なもの」	訪問1件の記録を、訪問先で入力し終えられること。入力の画面は1つで、必須の項目は5つ以内であること
記録の探しやすさ	「検索ができるもの」	利用者名と期間を指定して、本文に含まれる言葉で記録を探せること。探した結果を一覧のまま印刷できること
様式の適合	「様式に対応しているもの」	当事業所が現在使っている計画書の様式を画面で見せ、同じ項目が同じ並びで出力できること
様式の変更	「柔軟にカスタマイズできるもの」	記録の様式に項目を追加でき、その追加を事業所側の職員が操作できること。追加した項目が集計の対象になること
職種別の記録	「多職種で使えるもの」	看護・介護・機能訓練・相談の各職種が別の様式で記録し、1人の利用者の画面で日付順に並べて見られること
修正の履歴	「セキュリティが高いもの」	記録を修正したとき、修正前の内容・修正した人・修正した日時が残り、管理者が一覧で確認できること
計画と記録のつながり	「連携できるもの」	記録の入力画面から、その利用者の計画の目標を参照でき、計画の画面から直近の記録へ移動できること
モニタリング	「モニタリングができるもの」	モニタリングを実施していない利用者を月単位で一覧に出せること。実施日と内容が記録として残ること
写真や添付	「写真も使えるもの」	記録1件に対して写真を複数枚ひも付けられ、その写真が誰のどの日の記録に付いているかが分かる形で持ち出せること
音声や下書き	「音声入力に対応しているもの」	話した内容を文字にしたものを下書きとして保存し、職員が確認して確定するまで正式な記録にならないこと
申し送り	「情報共有ができるもの」	申し送りが利用者ごとに残り、読んだ職員が分かること。翌日の担当者が出勤時に未読を確認できること
記録の確定	「承認機能があるもの」	記録を確定する権限を役割ごとに設定でき、確定後の修正が履歴として残ること

請求・実績・加算についての言い換え（12組）

請求まわりは、要件が曖昧なまま契約すると影響が大きい領域です。「できる」ではなく「どの操作で・何手で・誰が」まで書きます。

場面	社内資料によくある書き方（悪い例）	そのまま使える具体の書き方（良い例）
請求の基本	「請求ができるもの」	当事業所が運営する全ての種別について、実績から請求データを作成し、伝送まで同じソフトの中で完了できること
記録との突合	「ミスが減るもの」	請求データを送る前に、記録が無いのに請求の明細に入っている利用者を一覧で表示し、その一覧を印刷できること
返戻の処理	「返戻に対応しているもの」	返戻の一覧を取り込み、該当する明細だけを修正して再度作成できること。その操作を事務職員1名で完了できること
過誤の処理	「過去分も直せるもの」	過去の月を開いて明細を修正でき、修正した履歴が残ること。当月の集計に混ざらないこと
給付管理	「給付管理ができるもの」	サービス提供票を出力し、各事業所から戻った実績をデータで取り込めること。取り込めない事業所の分を手入力で追加できること
実績の入力	「実績入力が楽なもの」	予定を一括で実績に変換でき、実施しなかった回だけを個別に取り消せること。取り消した回が記録として残ること
利用者負担	「負担額の計算ができるもの」	限度額を超えた分を明細で分けて表示し、利用者への請求書にその内訳を載せられること
公費の併用	「公費に対応しているもの」	当事業所の利用者が実際に持っている公費の組み合わせを画面で登録でき、期間で切り替えられること
加算の設定	「加算に対応しているもの」	事業所の体制に関する設定を期間で持てること。設定を変更した履歴が残り、いつから適用したかが分かること
加算の記録	「加算の管理ができるもの」	加算に関わる記録を、通常の記録と同じ画面で入力でき、月次で対象者と記録の有無を並べて確認できること
外部への提出	「提出に対応しているもの」	提出用の情報を日々の記録の中で入力でき、提出が済んでいない利用者を期限前に一覧で確認できること
月次の集計	「レポートが充実しているもの」	当事業所が毎月作っている集計の一覧を渡し、そのうち標準で出るものと出ないものを明示してもらうこと

移行・サポート・契約についての言い換え（12組）

この領域は、契約書や見積書ではなく口頭の説明で済まされやすいところです。だからこそ、要件として文章に落として、書面で答えをもらいます。

場面	社内資料によくある書き方（悪い例）	そのまま使える具体の書き方（良い例）
データ移行	「データ移行に対応しているもの」	利用者情報・計画・記録・実績のうち、移行できるものとできないものを、データの種類ごとに書面で示してもらうこと
移行の分担	「移行を手伝ってもらえるもの」	移行の作業のうち、事業者が行う範囲と自法人が行う範囲を工程ごとに分け、それぞれの期間を書面で示してもらうこと
移行後の確認	「移行後もサポートがあるもの」	移行の直後に、件数の一致と抜き取りでの内容確認を、双方の担当者が立ち会って行う日を決めること
解約時のデータ	「いつでも解約できるもの」	解約を申し出てから何日以内に、どの種類のデータを、どの形式で受け取れるかを書面で示してもらうこと
解約後の保管	「データは残るもの」	解約後にデータが削除されるまでの期間と、その間に閲覧できるかどうかを書面で示してもらうこと
サポートの窓口	「サポートが手厚いもの」	電話がつながる時間帯と、月末月初の受付体制を書面で示してもらうこと。画面を見ながらの案内が可能かを確認すること
障害時の対応	「安定して動くもの」	停止が起きたときに、どこで状況を知らせるかと、連絡先を書面で示してもらうこと
保守の時間帯	「メンテナンスは夜間に行うもの」	計画的な停止の時間帯と頻度を書面で示してもらい、月末月初にかからない運用かを確認すること
制度改正への対応	「法改正に対応しているもの」	改正時の更新を誰がいつ行うか、事業所側で設定変更が必要な範囲はどこかを、前回の改正時の実績とあわせて説明してもらうこと
研修	「研修があるもの」	導入時の研修の回数と対象者、あとから入職した職員が受けられる手段を書面で示してもらうこと
試用	「無料でお試しできるもの」	試用で使える機能の範囲と期間を明示してもらい、請求データの作成まで試せるかを確認すること
費用の構造	「コストパフォーマンスが良いもの」	初期にかかるもの、毎月かかるもの、利用者数や職員数で変わるもの、追加で発生し得るものを項目に分けて示してもらうこと（金額は見積書で受け取る）

失敗の型10と、契約の前に確かめる質問

介護ソフトの導入がうまくいかなかった事業所の話を集めると、失敗の形はそれほど多くありません。ほとんどが以下の10通りのどれかです。そして、そのすべてに「その前に確かめておけば分かった質問」があります。

失敗の型	実際に起きていること	その前に確かめる質問	自事業所の答え（記入欄）
現場が使わない	事務所のパソコンでしか入力できず、現場は紙に書いて後から誰かが入れている	現場の職員が、実際に記録を書く場所と時間はどこですか。その場所で入力できますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
二重入力が残った	ソフトに入れたうえで、これまでの表計算ソフトも更新し続けている	導入後に廃止する紙や表計算ソフトはどれですか。廃止できないものはなぜですか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
請求が通らない	切り替えた月に返戻が大量に出て、原因の切り分けに時間がかかった	切り替えた最初の月に、返戻が出たときの支援はどうなりますか。誰に連絡しますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
様式が合わない	出力した書類をそのまま使えず、毎回手直ししている	当事業所の様式の現物を見てもらいましたか。出力の現物を見ましたか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
サポートに繋がらない	いちばん忙しい月末に電話がつながらない	月末月初の受付体制はどうなっていますか。混み合う時間帯はいつですか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
解約できない	やめたいが、データを取り出せる形が分からず動けない	解約時に受け取れるデータの種類・形式・日数を書面でもらいましたか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
改正に間に合わない	制度が変わったのに更新が届かず、月末の作業が押した	前回の改正のとき、更新はいつ提供されましたか。事業所側の作業は何がありましたか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
人が替わって止まる	設定できる職員が退職し、誰も触れなくなった	設定を変更できる職員は何人いますか。手順書はどこにありますか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
事業所が増えて破綻する	新しい事業所を開設したら、契約も画面も別立てになった	事業所を追加するときの手順と、追加後に利用者情報を共有できるかを確認しましたか	（記入欄：　　　　　　　　　　）
費用が想定と違う	利用者数が増えたら費用の区分が上がった	費用が変わる条件は何ですか。上がる境目の数字を書面でもらいましたか	（記入欄：　　　　　　　　　　）

運営指導で確認される点と、ソフト側に持っておきたい記録

介護ソフトの選定は、日々の効率だけの話ではありません。運営指導の場面で「その記録がすぐに出せるか」という形でも効いてきます。厚生労働省の運営指導マニュアル別添1では、確認項目ごとに確認文書が示されています。以下は、その中でソフトの選定に直接関わるものを抜き出し、自治体が公表している指摘の例と並べたものです。

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。ここに挙げるのは、あくまで事業所が自ら記録を整えるための観点です。届出の要否や様式については保険者（指定権者）にご確認ください。

確認項目（運営指導マニュアル別添1）	確認文書として挙げられているもの	ソフト側に持っておきたいこと	自治体の公表資料に見られる例
従業者の員数	勤務実績表・タイムカード、勤務体制一覧表、従業者の資格証	職員ごとの資格と有効期限、月ごとの勤務予定と実績	勤務表で常勤・非常勤の別が誤っている、勤務実績と合っていない（福井市の集団指導資料）
管理者	管理者の雇用形態が分かる書類、勤務表	管理者の勤務時間と、兼務している職務の区分	管理者が常勤の要件を満たしていることを確認できない（宇都宮市の指導事例）
勤務体制の確保	月ごとの勤務表、タイムカード・出勤簿、雇用契約書	事業所ごと・月ごとの勤務表を出力できること。兼務の時間を事業所ごとに分けて記録できること	事業所ごとの月ごとの勤務表が作られていない、兼務の勤務時間が区分されていない（長野県の運営指導結果の概要）
サービス提供の記録	サービス提供記録、業務日誌、モニタリングシート	提供日・内容・心身の状況を1件の記録として残し、期間を指定して取り出せること	サービス提供の記録が無い、記録の内容と請求の内容に齟齬がある（宇都宮市の指導事例）
提供時刻の記録	サービス提供記録（開始・終了時刻）、送迎記録、給付費請求明細	実際の時刻を入力する欄があり、計画上の時間で埋まらないこと	計画上の標準的な時間を記載していた（横浜市の集団指導講習会資料）
内容及び手続の説明・同意	重要事項説明書、同意があったことが分かるもの、利用契約書	契約日・同意日と、同意した書類の控えを利用者ごとに保管できること	運営規程と重要事項説明書の内容が一致していない（和歌山市の集団指導資料）
運営規程	運営規程、重要事項説明書、掲示物、変更届出書の控え	運営規程と、ソフトの事業所設定を突き合わせられること	運営規程・重要事項説明書の記載が実態と異なる、必要な項目の記載漏れ（宇都宮市の指導事例）
記録の整備	運営規程、重要事項説明書、記録の保管状況が分かる資料	保存の年限に合わせて記録を残せること。解約時に持ち出せること	記録の保存年限が市の条例と異なっている（金沢市の集団指導資料）
居宅サービス計画に沿ったサービスの提供	居宅サービス計画、個別サービス計画	計画と記録を同じ利用者の中で並べて確認できること	モニタリングの記録が無い、実施日が支援経過と一致しない（北九州市のケアプラン点検実施結果）
業務継続計画の策定等	業務継続計画、研修及び訓練の計画・実施記録	研修と訓練の実施記録を回数とともに残せること	研修・訓練の必要な回数を誤って把握している（堺市の集団指導資料）
事故発生時の対応	事故報告書、ヒヤリ・ハット記録、再発防止策の検討記録	事故とヒヤリ・ハットを分けて記録し、検討の記録を残せること	誤薬や転倒を事故ではなくヒヤリ・ハットとして記録している（神戸市の運営上の留意事項）
情報の提出（LIFEなど）	提出データの控え、フィードバック票、多職種での検討記録	提出した日と対象者の一覧を残し、未提出者を期限前に把握できること	提出の頻度が適切でない、フィードバックの情報を活用していない（宇都宮市の指導事例、松山市の連絡会資料）

ここまでの表を全部埋めると、それ自体が自法人の要件定義書になります。製品を比べる前に、この束を作っておくことが、いちばん確実な近道です。埋まらなかった欄が、そのまま次に調べることの一覧になります。

そして、埋めたものは捨てずに保管してください。次に乗り換えを検討するのは、たいてい数年後です。そのときに同じ調査をやり直すか、前回の記録から始められるかで、かかる時間がまったく変わります。

よくある質問（FAQ）

Q. 今のソフトを変えずに効率化できますか？

はい。アドオン型（神マナなど）なら、今のソフトはそのままに、記録の音声入力・自動転記を加えられます。

Q. まず無料で試せますか？

神マナは利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。現場で効果を確かめてから判断できます。

Q. クラウド型は安全ですか？

提供元のセキュリティ体制（通信の暗号化やデータ管理）を確認することが大切です。

介護ソフトの選び方は？

記録・請求などの必要な機能、操作性、サポート、費用、連携を確認します。

失敗しないポイントは？

現場が使いやすいか、記録と請求が連動するか、改定対応があるかを見ます。

クラウド型と従来型の違いは？

クラウド型は場所を選ばず使え、更新も反映されやすい点が特徴です。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

サービス種別ごとに、確認すべき機能

「介護ソフト」とひとくくりにできません。種別ごとに必要な様式が違うため、自分の種別の様式が標準で入っているかを最初に確認します。

サービス種別	必須の機能	見落としやすい機能
居宅介護支援	第1〜7表、給付管理、支援経過	他事業所の実績の取り込み、担当者会議の要点
訪問介護	訪問介護計画、実施記録、シフト	サービス提供責任者の確認機能、直行直帰への対応
訪問看護	記録書Ⅰ・Ⅱ、計画書、報告書	医療保険と介護保険の切り替え、指示書の期限管理
通所介護	通所介護計画、送迎、機能訓練	当日の欠席・追加の反映、連絡帳の出力
通所リハビリテーション	リハビリテーション計画、実施記録	医師の指示の記録、3か月ごとの評価
短期入所	個別サービス計画、日々の記録	利用日数の管理、緊急短期入所の扱い
福祉用具貸与	貸与計画、モニタリング	品目コード、選択制への対応
小規模多機能	登録者の管理、通い・訪問・泊まりの記録	日々の利用形態の変更、登録定員の管理
認知症対応型共同生活介護	個別サービス計画、日々の記録	運営推進会議の記録、身体的拘束の記録
特定施設	個別サービス計画、日々の記録	外部サービス利用型への対応
介護老人福祉施設	施設サービス計画、日誌、栄養・口腔	多職種での記録の分担、LIFEへの提出
介護老人保健施設	施設サービス計画、リハビリ計画	在宅復帰率の集計
障害福祉	個別支援計画、実績記録票	介護保険とは別の様式、報酬改定の時期の違い
複数種別を運営	種別をまたぐ利用者情報の共有	事業所ごとの権限、法人全体の集計

契約の前に必ず聞くこと

聞くこと	なぜ
初期費用と月額の内訳	人数課金か事業所課金かで総額が変わる
最低契約期間	途中解約できるか
データの書き出し	解約時に持ち出せる形式
改定への対応	様式・単位数の更新が費用に含まれるか
サポートの範囲	電話・訪問・オンラインのどこまでか
サポートの時間帯	夜間・休日に対応があるか
導入時の支援	初期設定とデータ移行を誰が行うか
研修	職員への操作研修があるか
同時に使える人数	ライセンスの数
圏外での入力	訪問先で電波がないときに使えるか
バックアップ	頻度と、復元にかかる時間
データの保管場所	国内か国外か
過去データの移行	どこまで移せるか、費用は
試用	本番前に試せる期間があるか