介護の業務改善 気づきシートの書き方｜場面別の記入例51例と悪い例の書き直し20組・印刷用の様式

介護の現場で「これ、毎回困るな」「もっとこうしたら楽なのに」と感じたことを、1枚の紙や画面に短く書いて集める用紙を、本記事では気づきシートと呼びます。業務改善というと、大きな計画や提案書を思い浮かべがちですが、その手前には必ず、現場の職員が日々の介助や記録の中で感じている小さな引っかかりがあります。気づきシートは、その引っかかりを消えないうちに書き留め、集め、話し合いの材料にするための道具です。

ところが実際には「書いてと言われても何を書けばよいかわからない」「書いたけれど返事がない」「愚痴の紙になってしまった」という声もよく聞かれます。原因の多くは、欄の意味がそろっていないこと、書いた後の流れが決まっていないことにあります。本記事では、気づきシートの欄ごとの書き方と完成文、記録・申し送り・移乗・入浴・食事・送迎・夜勤・物品・情報共有などの場面別の記入例、ありがちな一行の書き直し、集めたシートの分類・優先度付け・会議での扱い方、そして印刷して使える空欄の様式を、表を中心に整理しました。

集めた気づきを具体的な改善策に育てる段階は、当社の記事「業務改善提案書の例文と書き方」で、他の事業所の取り組みの例は「介護の業務改善事例68件」で扱っています。本記事はその手前の、現場の気づきを1枚に書く→集める→業務改善につなげるところに絞っています。記入例に出てくる時刻・回数・出来事はすべて架空です。数字は書き方の例であり、目安や基準ではありません。

気づきシートの欄｜12欄の書き方と完成文・記入欄の対照表

気づきシートの欄は、少なすぎると「何が起きたのか」が伝わらず、多すぎると書くのが面倒になって集まらなくなります。下の表は、現場で書きやすく、あとから読む人が判断しやすい欄を12に整理したものです。全部を必須にする必要はありません。「気づいたこと」「なぜそう思ったか」「どうしたらよいか」の3欄を中心に置き、残りは選んで使ってください。右端の列は、貴事業所での決めを書き込む欄です。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

欄を書くときによくある迷いと、決め方の例

欄の意味が職員ごとにばらつくと、集めたときに比べられません。次の迷いは、導入の初めによく出てきます。決めたことは様式の裏面や記入例と一緒に掲示しておくと、迷いが減ります。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

気づきシートと、ヒヤリハット報告書・事故報告書・業務改善提案書との違い

気づきシートを始めると、ほかの用紙との境目で迷う職員が出てきます。とくにヒヤリハット報告書・事故報告書は、事業所の規程や保険者の事故報告の取り扱いに沿って書くもので、気づきシートで代わりにすることはできません。下の表は、4つの用紙の役割を並べたものです。境目の決め方は事業所によって異なるので、右端の列に貴事業所の決めを書き込んでください。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

場面別の記入例｜記録・申し送り・移乗・入浴・食事・送迎・夜勤・物品・情報共有の48例と1枚の完成例3枚

ここからが記入例の本体です。各行は、気づきシートの中心となる「気づいたこと（事実）」「なぜそう思ったか」「どうしたらよいか（案）」「優先度の見立て」をそのまま書き写せる形にしています。時刻や回数は架空の例なので、貴事業所で見たこと・数えたことに置き換えてください。1行ごとに、違う場面の違う気づきを入れています。

記録・申し送り・情報共有の記入例（8例）

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

移乗・入浴・排泄・食事の記入例（8例）

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

送迎・夜勤・物品・環境の記入例（8例）

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

訪問介護・訪問看護・居宅介護支援の記入例（8例）

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

職員の立場別の記入例｜新人・パート・夜勤専従・リーダー・看護職員（8例）

同じ現場でも、立場によって気づくことは違います。新人の「わからなかった」は、手順や教え方の穴を教えてくれます。立場ごとの気づきが集まるよう、記入例も立場別に用意しておくと書きやすくなります。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

職員の負担・教育・会議に関する記入例（8例）

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

1枚の完成例｜欄を全部埋めた気づきシート3枚

最後に、欄を全部埋めた気づきシートを3枚並べます。上の場面別の記入例を、1枚の用紙にするとこうなる、という見本です。受付欄は、受け付けたリーダーや係が書き込む部分です。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

悪い例と良い例｜「大変だった」「気をつけます」で終わる気づきの書き直し20組

気づきシートでいちばん多いのは、気持ちや反省だけが書かれていて、何が起きたのかが伝わらない一行です。気持ちを書くこと自体は悪くありませんが、受け付けた側が判断するには、いつ・どこで・何が・どのくらいが必要です。下の表の左は、実際にありがちな一行の例、右はそのまま書き写せる形に直した文です。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

集めた気づきシートの扱い方｜分類・優先度付け・会議での扱いと返事の文例

気づきシートは、集めた後の扱いで続くかどうかが決まります。書いても何も返ってこないと感じた職員は、次から書かなくなります。ここでは、集めたシートを分類し、優先度を付け、会議で扱い、書いた人へ返事をするまでを表にしました。具体的な改善策を提案書にまとめる段階は、当社の記事「業務改善提案書の例文と書き方」もあわせてご覧ください。

分類の10区分｜入る気づきの例と、回す先

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

優先度の付け方｜3つの観点の目安

書いた人の見立てとは別に、受け付けた側で優先度を付け直します。次の3つの観点で見ると、職員の間で付け方がそろいやすくなります。どれか1つでも「高」に入れば、早めに扱う、と決めている事業所もあります。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

受付から返事までの8段階｜誰が・いつ・何を記録に残すか

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

会議での扱い方｜議事録の書き方と、書いた人への返事の文例（10例）

会議では、すべてのシートを1枚ずつ読み上げる必要はありません。区分ごとに枚数と要旨をまとめ、優先度の高いものから扱います。扱った結果は「すぐ試す」「調べてから決める」「今回は見送る」のどれかで返すと、書いた人に伝わりやすくなります。見送る場合も、理由を一言そえて返すことが、次の気づきにつながります。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

集めた気づきを、他の事業所ではどんな改善に結びつけているかは、当社の記事「介護の業務改善事例68件」で分野別に整理しています。会議で「似た取り組みはないか」を探すときの材料にしてください。

気づきシートが集まらない・続かないとき｜よくある10場面と手当て、自治体の公表資料

気づきシートは、始めた最初の月はたくさん集まっても、数か月たつと減っていくことがよくあります。減ってきたときは、書く職員の側ではなく、集める仕組みの側を見直すのが近道です。

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

自治体の公表資料に見る、報告の集め方と振り分けの指摘（3件）

気づきシートそのものを対象にした指摘は、当社が確認した自治体の公表資料の中では見当たりませんでした。ただし、近い用紙であるヒヤリハット報告については、報告の集め方や事故報告との振り分けについての記載があります。気づきシートの運用を決めるときの参考として、該当する記載を整理します。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

印刷して使える気づきシートの様式｜1枚の用紙と月ごとの一覧表

そのまま印刷して使える空欄の様式です。A4の用紙1枚に収まるよう、中心の3欄を大きく取っています。欄の名前や区分は、貴事業所の決めに合わせて書き換えてください。

気づきシート（1枚の用紙）

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

月ごとの気づき一覧表（受け付けた側が使う）

※上記は当社が編集した記入例であり、事業所の状況により書き方は異なります。

一覧表は、会議の前に区分ごと・優先度ごとに並べ替えると、どこに気づきが集まっているかが一目でわかります。月をまたいで並べておくと、同じ気づきが繰り返し出ていないか、試したことが続いているかも確かめられます。一覧表や議事録は、事業所の文書として保管場所を決めておきましょう。

気づきシートのよくある質問

気づきシートに決まった様式はありますか？

気づきシートは、事業所が業務の見直しのために独自に作る用紙で、本記事の欄や様式は当社が整理した一例です。大切なのは、気づいたこと（事実）・なぜそう思ったか・どうしたらよいかの3つが書けることと、集めた後の流れが決まっていることです。貴事業所で使っている用紙があれば、欄を足したり減らしたりして合わせてください。

無記名で出してもよいですか？

無記名を認めると出しやすくなる一方、内容を確かめたいときに書いた人に聞けなくなります。記名と無記名を選べるようにし、返事を個別に受け取りたい人は記名する、という形にしている事業所もあります。どちらの場合も、書いた内容で職員を責めないことを、様式や会議で伝えておくことが大切です。

ヒヤリとした出来事も気づきシートに書いてよいですか？

事故になりそうだった出来事や事故は、気づきシートではなく、事業所で決めているヒヤリハット報告書・事故報告書に書いてください。報告の範囲や様式は事業所の規程や保険者の取り扱いによって異なります。そのうえで、出来事の背景にある「置き場所」「手順」「時間の配分」などの仕組みの気づきを、気づきシートにも書くと、業務の見直しにつなげやすくなります。

利用者の名前を書いてもよいですか？

気づきシートは職員の間で回覧したり、会議で読み上げたりすることがあるため、利用者の氏名や居室番号は書かず、「利用者1名」「車いすの方」などにとどめることをおすすめします。利用者ごとの様子は、ケース記録などの個別の記録に書きます。個人情報の扱いは、貴事業所の規程に従ってください。

出された気づきには、すべて対応しなければいけませんか？

すべてをすぐに変える必要はありません。ただし、すべてのシートに何らかの返事をすることをおすすめします。「すぐ試す」「調べてから決める」「今回は見送る（理由）」のどれかで返すと、書いた人は自分の気づきが届いたことがわかり、次も書こうと思えます。見送ったものも一覧表に残しておくと、状況が変わったときにもう一度取り上げられます。

どのくらいの頻度で集めればよいですか？

事業所の規模や会議の頻度によって異なります。週に1回など決まった曜日に回収し、月1回の会議で扱う形が続けやすい例です。安全に関わる気づきは回収日を待たずにリーダーへ直接伝える、と決めておくと、急ぎのものが埋もれません。

出典

出典：各自治体が公表している運営指導・集団指導の資料／公共データ利用規約（第1.0版）

本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、当該自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な取り扱いは保険者（指定権者）にご確認ください。