介護記録アプリの比較と選び方｜無料アプリの注意点・音声入力

紙の記録から介護記録アプリへ切り替える事業所が増えています。ただ種類が多く、選び方に迷う方も少なくありません。本記事では、介護記録アプリを選ぶときに見るべきポイントを、比較表と記入例つきで整理します。

なぜ介護記録アプリなのか

アプリで記録すれば、その場で入力・共有でき、事業所に戻って書き直す手間を減らせます。検索もしやすく、紙の保管スペースも不要です。記録は法令で一定期間の保存が求められるため（後述）、探しやすさ・保存のしやすさは実務上の負担に直結します。

「アプリ」「電子化」「自動化」はどう違う？

言葉が近く混同されがちですが、指すものが少しずつ違います。自分の事業所の課題がどれに当たるかを先に見極めると、選び方の軸がぶれません。

「紙をなくしたい」なら電子化、「入力の手数を減らしたい」なら自動化に強いアプリ、というように、課題からさかのぼって選ぶと迷いにくくなります。

選び方の7つのポイント

現場・請求・管理のそれぞれで確認したい観点を、7つに整理しました。

入力方法の比較（音声・写真・手入力）

「入力方法」は現場の負担を最も左右する観点です。それぞれの向き・不向きを整理します。

タイプ別の比較

記録の道具は大きく4タイプに分けられます。優劣ではなく、事業所の状況に合うかで選びます。

記録の保存と個人情報の扱い

介護記録は、法令で保存が求められる書類です。たとえば訪問介護では、指定基準の省令で、提供に関する記録を「その完結の日から二年間保存しなければならない」と定められています（指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準 第39条第2項）。保存期間は自治体の条例で延長される場合があるため、地域の運営基準もあわせてご確認ください。アプリを選ぶときは、この保存やバックアップに無理なく対応できるかを確認しておくと安心です。

また、音声や写真をAIに渡して記録を作成する場合は、個人情報の取り扱いに注意が必要です。氏名や被保険者番号などは伏せる、事業所（施設）内のルールや利用サービスのプライバシーポリシーを確認する、といった運用を決めておくとよいでしょう。

音声・写真入力という選択肢

話すだけ・撮るだけで記録を残せるアプリなら、手入力の負担を軽くでき、記録の抜け漏れも防ぎやすくなります。移動やケアの合間に記録を進められるのが利点です。生成された下書きは、内容を確認・修正してから確定する運用にしておくと、精度と安心を両立できます。

「施設・通所マナ」という選択肢

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」は、音声入力と書類の読み取りに対応し、お使いの介護ソフトへそのまま転記できます。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。まずは現場で触れて、これまでのポイントに沿うかを確かめてみてください。

介護記録アプリを比べる12点

「アプリ」と一口に言っても、記録だけのものから請求まで一体のものまであります。次の12点で自事業所の条件と突き合わせます。

種別ごとに特に効くところ

導入で失敗しないための手順

無料で使える範囲の見方は無料の介護記録アプリ、ソフト全体の比較は介護ソフトの選び方をご覧ください。

よくあるご質問（FAQ）

介護記録アプリのメリットは？

音声入力や写真記録に対応したものなら、記録にかかる時間を減らしやすく、検索・共有・保存の手間も軽くできます。

選ぶときのポイントは？

入力方法、介護ソフトとの連携、情報共有、操作のしやすさ、オフライン対応、保存・セキュリティ、料金・無料試用の7点を確認するとよいでしょう。無料期間に現場で触れて確かめるのがおすすめです。

「電子化」「自動化」とアプリは何が違う？

電子化は「紙をなくす」段階、自動化は「入力の手数を減らす」段階を指します。介護記録アプリはそれらを現場で使える形にした道具で、電子化だけのものから自動化まで踏み込んだものまで幅があります。

記録はどのくらい保存が必要？

訪問介護では、指定基準の省令で提供に関する記録を「完結の日から二年間」保存すると定められています（第39条第2項）。自治体の条例で延長される場合があるため、地域の運営基準もご確認ください。アプリがこの保存・バックアップに対応できるかを確認しておくと安心です。

音声や写真をAIに渡すとき、個人情報は大丈夫？

氏名や被保険者番号は伏せる、事業所内のルールや利用サービスのプライバシーポリシーを確認するなど、扱いを事前に決めておくことをおすすめします。

神マナの特徴は？

話すだけで記録の下書きを作成し、お使いの介護ソフトへ転記できます。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

入力方式別｜現場での使い分け

1つの方式に寄せず、場面で使い分けるのが現実的です。毎日同じ項目は選択式、その日の出来事は音声か手入力、という組み合わせが多くみられます。

現場で定着させるための決めごと

導入の前後で測ること

クラウドに置いた記録の保存年限と個人情報の扱いは介護記録の保存期間と個人情報の扱いにまとめています。

選定の確認表｜12分野・72項目を、そのまま聞ける質問文と記入欄で

「どのアプリがよいか」は、製品を並べても決まりません。決まるのは、自事業所の条件を先に紙に書き出したときです。誰が・どこで・どの端末で・どの様式に出して・いま使っているソフトとどうつなぐのか。この5つが決まっていない状態で説明を聞くと、どの説明も正しく聞こえてしまい、比べる軸が持てません。

ここでは、選ぶ側が使う物差しを12分野・72項目に分け、そのまま販売元へ読み上げられる質問文と、回答を写す記入欄をつけました。印刷して、左から右へ埋めていく使い方を想定しています。使うときの決めごとは3つです。

• 「自事業所の前提」の列を先に埋める。埋まらない行は、道具の問題ではなく、まだ事業所で決まっていないところです。そこは説明を聞いても決着しません
• 質問文はそのまま読む。言い換えると答えも曖昧になります。「できますか」ではなく「どの画面で、何手で、誰の権限で」まで含んだ形で聞きます
• 回答は要約せずに写す。「対応しています」だけの回答が返ってきたら、その場で「実際の画面を見せてください」と続けます。写した文が、後で契約書と突き合わせる材料になります

分野1・2｜導入の形と端末（12項目）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

分野3・4｜通信が届かない場所と、入力のしかた（12項目）

訪問先の玄関、集合住宅の廊下、施設の浴室前、山あいの道。記録が生まれる場所は、たいてい電波が弱い場所です。「オフラインに対応しています」という一言の中身は、製品によって三つに分かれます。ひとつ目は読めるだけ（前に開いた記録は見えるが、新しくは書けない）。ふたつ目は書けて、端末の中に貯める（電波が戻ったときに送る）。みっつ目は書けるが、送るときに人の操作が要る（押し忘れると届かない）。この差は、圏外で書いた記録が消えるかどうかに直結します。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

分野5・6｜様式への出力と、いま使っているソフトとの関係（12項目）

ここが、記録に絞ったアプリを選ぶときにいちばん食い違いが起きるところです。「記録が楽になる」ことと「様式が埋まる」ことは別で、前者だけを実現した結果、書いたものを別の画面へ人が打ち直す作業が新しく生まれることがあります。転記が増えたのに「電子化した」と呼ばれてしまう状態です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

分野7・8｜個人情報の置き場所と、記録を直したときの跡（12項目）

この分野は、聞きにくいことほど後で効きます。とくに「入力した内容が、道具を良くするために使われるか」は、契約書の条文の中でしか確かめられないことがあります。口頭の「使いません」と、書面の記載が食い違っていないかを、写した回答で突き合わせてください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

分野9・10｜入るときの移行と、出るときのデータ（12項目）

導入の相談では入口の話ばかりになりますが、実際に事業所を縛るのは出口の条件です。やめると決めたときに、これまでの記録がどんな形で手元に残るのか。読める形式か、開くのに同じ道具が要る形式か。ここを契約前に文字で確かめておくと、数年後の選び直しが自由になります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

分野11・12｜困ったときの手当てと、現場が覚える手間（12項目）

最後の12項目は、道具そのものではなく人の側の条件です。導入が止まる事業所の多くは、機能ではなくここで止まります。現場の年齢層、夜勤帯に誰も聞ける人がいない時間、覚えるための時間を業務のどこから出すのか。ここを先に埋めておくと、説明を聞く前から候補が絞れます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

72項目を1枚に落とす｜候補を並べて決めるときの記入欄

72項目すべてが同じ重さではありません。事業所によって、譲れない行は数えるほどです。次の表は候補を横に並べて決める段階の1枚です。左の「重み」に、自事業所にとっての重さ（◎＝これが満たされなければ選ばない／○＝満たしたい／△＝あれば良い）を先に書き込んでから、候補ごとの欄を埋めてください。重みを先に書かないと、後から都合のよい理由づけになります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

場面から選ぶ｜記録が生まれる24場面と、そこで効く仕組み・試用で確かめる問い

機能の一覧を見ても、選べません。「音声入力対応」「オフライン対応」「写真添付可」と並んでいても、その機能が、自分たちの現場のどの瞬間に効くのかは書かれていないからです。読む側が持っている情報は機能名ではなく、場面です。「浴室から出たあと、手が濡れていて、次の人が待っている」——この情報から出発したほうが、はるかに正確に選べます。

そこで、記録が生まれる場面を24に分け、その場で実際に起きていること、そこで効く仕組み（機能名ではなく働きで書く）、試用のときに確かめる問いを並べました。自事業所で頻度の高い場面の行だけを縦に読み、右端の記入欄に試用の結果を書き込む使い方を想定しています。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

書く場所ごとに起きること｜10か所と、そこで確かめること

もうひとつ、場面と並んで効く軸が「どこで書くか」です。同じアプリでも、書く場所が変わると別の道具のように振る舞います。事務所の椅子に座って書く前提で作られたものを、玄関先で使うと手数が倍になる。逆に、現場で数タップにするために項目を削った結果、事務所で読み返したときに情報が足りない。自事業所で記録の何割がどこで生まれているかを先に数えると、この食い違いは避けられます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

止まる型｜導入がうまくいかない10の型と、契約前に確かめる質問（記入欄つき）

導入がうまくいかなかった事業所の話を並べると、原因は驚くほど似た形をしています。失敗は個別の事情ではなく、いくつかの型に収まるということです。しかも多くの型は、契約する前の段階で、たった一つの質問で予兆をつかめます。次の表は、10の型それぞれについて最初に出る兆候・なぜそうなるのか・契約前に確かめる質問を並べたものです。

読むときのコツは、「うちには関係なさそう」と思った行こそ、兆候の列だけ読むことです。型の名前はどれも他人事に見えますが、兆候はどの事業所でも見覚えのある光景として書いてあります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

見積書と契約書で目を止める12か所

説明を聞いた記憶と、書面の記載は、しばしばずれます。ずれていること自体は悪意ではなく、口頭の説明が「よくある使い方」を指し、書面が「約束できる範囲」を指しているからです。食い違いは、契約する前にその場で埋めれば問題になりません。次の12か所を、書面の上で指でなぞりながら確かめてください。金額そのものではなく「何を単位に数えるか」を見ることが大切です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

試用の1週間｜日別の手順・測る8項目・そのまま配れる現場アンケート22問

試用の期間を「なんとなく触ってみる」に使ってしまうと、終わったときに残るのは「悪くなかった」という感想だけです。感想は次の道具と比べられませんし、現場が反対したときの材料にもなりません。試用は測定の週だと決めて、始める前に「誰が・何を・どう測るか」を紙にしておきます。

選ぶ週も大切です。記録がいちばん重い週——月末、行事のある週、職員が休みがちな週——を選びます。軽い週に試すと、軽い週の答えしか出ません。

7日間の進め方（1日ごとの手順と、残す記録）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

測る8項目｜測り方まで決めてから始める

「速くなった気がする」は測定ではありません。測り方を先に決めておくと、途中でやり方が変わらず、あとから他の候補とも比べられます。数値そのものより、測り方をそろえることのほうが大切です。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

現場アンケート22問（そのまま配れる完成文）

アンケートで最も多い失敗は、「使いやすかったですか」と聞いてしまうことです。この聞き方だと、答えは人柄で決まります（優しい人は「まあまあです」と答えます）。行為で聞くと、答えが事実になります。下の22問は、そのまま印刷して配れる文にしてあります。設問文をいじらずに使ってください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

1人から全体へ｜段階ごとに決めることと、残す記録

試用が終わったら、いきなり全員へ配らないことです。全員に配ると、うまくいかなかったときに原因が道具なのか、手順なのか、人手なのかが分からなくなります。1人から始めて、うまくいった手順を持って次へ進む。各段階で「次へ進んでよい合図」を先に決めておくと、判断が感情から離れます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

書き換え34組｜アプリで書くと薄くなる記録を、具体の記録に直す

アプリを入れた事業所でよく起きるのが、記録が短くなり、どの利用者も似た文になることです。原因は職員の意欲ではありません。選択式の項目が増えて手数が減った分、文章で書く欄が「余白」になってしまうのです。タップだけで保存できてしまうと、その日その人に何が起きたかは、どこにも残りません。

この現象は、道具を選ぶ段階で防げます。文章の欄を空欄のまま保存できるか、前回の内容をそのまま写せてしまうか——この2つを試用で確かめておくと、あとから記録の質を取り戻す苦労が要りません。そのうえで、現場が使えるのは説教ではなく書き換えの実物です。以下の34組は、左を右へ直す形で並べています。右の文はそのまま写して使える形にしてあります（氏名・時刻・数値は自事業所のものに置き換えてください）。

日常のケアの記録｜12組

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

観察と状態の変化｜12組

アプリで数値を取り込めるようになると、数値だけが並び、そのとき何を見て何をしたのかが消えることがあります。数値は測れば残りますが、判断の根拠は書かなければ残りません。次の12組は、数値と観察を結び直すための書き換えです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

事故・ヒヤリ・連絡・会議｜10組

この10組は、あとから読み返される可能性がいちばん高い記録です。家族へ説明するとき、運営指導で示すとき、再発を防ぐために振り返るとき。書いた時点では数行でも、読まれるときには「その場にいなかった人」が読みます。時刻・順序・誰に何を伝えたかが、そこで効きます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

公表資料に見られる指摘から逆算する｜アプリ選定で確かめる14点

記録に関する指摘は、自治体が公表している運営指導の資料の中に、繰り返し同じ形で現れます。それらは「アプリを選ぶときに何を確かめるべきか」を、そのまま教えてくれる材料でもあります。次の表は、実際に公表されている資料に見られる指摘の要旨と、そこから逆算した選定時の確認事項を並べたものです。指摘の内容・様式・判断は保険者によって異なるため、自事業所の指定権者が公表している資料と併せてご確認ください。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

ここまでの表に加算や体制に関する記載が出てきますが、本ページは要件や確認文書の対照を示すものであり、個々の事業所についての判断を示すものではありません。算定の可否や届出の取り扱いは、指定を受けた保険者（指定権者）にご確認ください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

最後に、記録に絞ったアプリを選ぶときの見立てを一つだけ。いちばん大切なのは、機能の多さではなく「その日その人に何があったかが残るか」です。手数が減っても、残るものが薄くなれば、記録としての値打ちは下がります。72項目の確認表と24場面の表を持って、現場のいちばん忙しい週に試す。それだけで、選び方はかなり確かになります。

無料の介護記録アプリを考えるとき

ここからは「まず無料で試したい」「無料でどこまでできるのか知りたい」という方向けに、無料アプリの種類・確認事項・有料に切り替える判断のしかたを詳しくまとめます。

無料の介護記録アプリはあるのか

無料で使える、または無料から始められる介護記録アプリはあります。ただし「無料」の中身はさまざまで、機能や人数に制限があるもの、期間限定のものなど、条件をよく確認することが大切です。

選ぶときの注意点

• 無料の範囲――何人まで・どの機能まで無料か。期間限定ではないか。
• 入力のしやすさ――音声入力や写真記録に対応しているか。
• 既存ソフトとの連携――お使いの介護ソフトへ転記でき、二重入力にならないか。
• サポート――困ったときに相談できるか。

「無料」には3種類ある

型	内容	注意するところ
試用期間つき	30日など期間限定で全機能	期間後に有料。移行しない場合のデータの扱いを確認
人数・件数の上限つき	一定人数まで無料で、期限はない	上限を超えたときの料金と、超えた瞬間に止まるかどうか
機能限定	基本機能のみ無料	必要な機能が有料側にないか。特に請求連携・帳票出力

無料の介護記録アプリを使う前に確認する7つのこと

1. 個人情報がどこに保存されるか——サーバの所在国、暗号化の有無、誰が閲覧できるか
2. データを書き出せるか——CSV等でエクスポートできないと、乗り換えるときに手入力に戻ります
3. バックアップがあるか——端末だけに保存される仕組みは、端末の故障で消えます
4. サポートの範囲——無料プランは問い合わせ対象外というサービスもあります
5. 提供が続くか——無料サービスは終了の告知が短いことがあります
6. 広告が出ないか——利用者情報を扱う画面に広告が出るのは、説明が難しくなります
7. 記録の保存期間を満たせるか——介護保険の記録は原則2年（条例で5年の場合あり）の保存が要ります

リアルタイムに共有したい場合に見るところ

「その場で入れたものが、事業所ですぐ見える」を求めるなら、次を確認します。

• オフラインで入力できるか——訪問先は電波が悪いことがあります。圏外で入力したものが後から同期されるか
• 同時編集したときの挙動——2人が同じ記録を開いたとき、後から保存した側で上書きされないか
• 通知が届くか——変化があったときに、見に行かなくても気づけるか
• 誰が見られるか——全員が全利用者を見られる設計だと、個人情報の管理が難しくなります

無料から有料に切り替える判断のタイミング

• 対象の利用者が上限に近づいたとき
• 記録を請求や帳票につなげたくなったとき
• 複数の職員が同時に使いはじめたとき
• 監査・運営指導で記録の提示を求められたとき
• 「無料だから仕方ない」と現場が言いはじめたとき——ここが実質的な限界です

無料と有料で、実際に何が変わるのか

観点	無料で足りることが多い	有料が要ることが多い
対象人数	数名までの試用	事業所全体
記録の様式	汎用の様式	サービス種別ごとの法定様式
帳票の出力	画面で見る	計画書・報告書として印刷・提出
請求との連携	なし	実績の連携
権限管理	全員が同じ	職種・拠点で見える範囲を分ける
サポート	FAQのみ	電話・画面共有
保存	端末またはクラウド	バックアップと保存期間の保証

無料アプリについて現場から多い質問

よくある疑問	考え方
本当にずっと無料か	人数・件数の上限、期間、機能の範囲を契約条件で確認します。「今のところ無料」の場合もあります
サービスが終了したらどうなる	エクスポートできるかを最初に確かめます。書き出せないものは、終了時に手入力へ戻ります
監査で使えるか	記録として求められる項目が揃い、保存期間を満たし、記載者と日時が特定できることが要件です
個人情報を入れてよいか	保存場所、閲覧範囲、委託先を確認し、事業所の個人情報の取り扱いに沿っているかを見ます
職員のスマホに入れてよいか	私物端末で扱う場合のルール（画面ロック、退職時の削除）を先に決めます
紙と併用してもよいか	併用は二重入力になります。どちらかに寄せる時期を決めて始めます

試すときの進め方

1. 利用者1〜3名、職員1名で2週間だけ使う
2. 「記録を書き終わる時刻」を、開始前と終了時に測る
3. 書き出し（エクスポート）を必ず一度試す
4. 合わなければ元に戻す。戻せる形で始めるのが前提です

導入して合わなかったときに確認すること

• 入力の手順が多すぎないか——3手順を超えると現場では使われなくなります
• 訪問先で電波が悪いと使えない設計になっていないか
• 文字の大きさやボタンの間隔が、現場の端末で無理なく押せるか
• 書き出し（エクスポート）を試したか——ここができないと次へ移れません

無料アプリと事業所の記録義務の関係

無料であっても、介護保険のサービス提供に使う記録である以上、求められる要件は変わりません。「無料だから簡易でよい」ということはありません。

• 記載者と記載日時が特定できること
• 訂正の履歴が残ること
• 保存期間中、閲覧・出力できること
• 個人情報の保護措置がとられていること

無料で始めて、現場で確かめる

大切なのは、実際に現場で使って効果を確かめることです。無料で試せるものから始め、合うかどうかを見極めてから広げましょう。

無料の介護記録アプリを選ぶときの注意点

無料の介護記録アプリもありますが、機能や安全性は様々です。選ぶときの注意点を整理しました。

無料で使える範囲を確認する12点

「無料」と書かれていても、範囲は製品ごとに大きく違います。何が無料で、どこから有料になるかを先に確かめます。

無料のかたちと、注意すること

無料で始めるときの手順

記録の書き方は介護記録の書き方まとめ、保存期間は介護記録の保存をご覧ください。

無料の型｜9つのかたちと、行き詰まる場所（9型・36項目）

同じ「無料」でも、中身はまったく違います。無料という言葉は値段の話をしているだけで、記録として何ができるかは何も説明していません。ここでは、介護の現場で実際に使われている「無料」を9つの型に分け、それぞれについて「何ができるのか」「使い続けると何が起きるのか」「どこで行き詰まるのか」「契約前に確かめる問い」の4つを並べます。自事業所がどの型にいるのかを先に決めると、次に何を確かめればよいかが決まります。

9つの型を、起きることと確かめる問いで並べる

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

型が混ざっているときに、先に切り分ける

実際には、ひとつの事業所の中で複数の型が同時に動いていることがほとんどです。管理者は期間限定の試用を触り、現場は表計算に書き、写真は個人のスマートフォンに入り、申し送りは無料のやりとりの道具に流れている——という状態です。この状態を「無料で記録している」とひとまとめにすると、どこを直せばよいかが見えません。まず、記録が置かれている場所を全部書き出すところから始めます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

利用規約と案内文で、どこを読むか

「無料」と書かれた案内には、たいてい但し書きがあります。読む場所はだいたい決まっているので、次の順に探します。読んだ日付と、書かれていた内容を横に控えておくと、後から条件が変わったときに気づけます。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

汎用の道具で記録しているとき｜起きることと先に決めること（8道具・38項目）

無料の記録として、いちばん多いのは専用のアプリではありません。表計算、メモ、写真、やりとりの道具、共有フォルダ——もともと手元にあった汎用の道具を、記録に流用している状態です。これ自体は自然な始まり方で、悪いことではありません。ただし、記録に必要な仕組みが道具側に用意されていないため、起きることが決まっています。起きてから直すより、起きる前に決めておくほうが、はるかに軽く済みます。

道具ごとに、最初に出る症状

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

「起きること」を、原因とその場でできることに分ける

現場から上がってくる困りごとは、たいてい次の18のどれかです。原因は道具の性格に由来していて、職員の注意不足ではありません。注意で直そうとすると、注意し続けられる人だけが疲れて終わります。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

汎用の道具のまま続けるなら、先に決めておく12のきまり

道具を変えないと決めた場合でも、次の12だけは紙に書いて決めておくと、起きることの多くは軽くなります。決めていないことが問題であって、道具そのものが問題とは限りません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

続く条件と、続かなくなる合図｜12の合図と移行の詰まり（32項目）

無料のままで続けられるかどうかは、事業所の規模・体制・記録の使い道によって変わります。ここでは「良い・悪い」ではなく、合図として書きます。合図が出たときに何を確かめるかを先に決めておけば、追い込まれてから慌てて選ぶことを避けられます。

無料のままで回りやすい条件

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

続かなくなる12の合図と、そのとき確かめること

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

有料へ移るときに、実際に詰まるところ

移ると決めてから起きる詰まりは、機能の違いではなく、移す作業と人の慣れのところに集中します。あらかじめ知っていれば、時期の選び方で軽くできるものがほとんどです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

移る／移らないを決める前に、10日で確かめる段取り

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

始める前に決める12項目と、運営指導で説明できるかの点検（52項目）

無料で始めること自体に問題があるわけではありません。問題になりやすいのは、決めないまま始めて、決めないまま人が入れ替わることです。ここでは、始める前に決めておく12項目と、運営指導の場で聞かれたときに説明できる状態かどうかの点検を並べます。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

始める前に決めておく12項目

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

自治体が公表している指摘と、無料の道具のときに確かめること

次の表は、各自治体が公表している運営指導・集団指導の資料に実際に記載されている事項を並べ、無料の道具・汎用の道具で記録している場合に、どこを見ておくとよいかを添えたものです。記録の道具が無料であるかどうかにかかわらず、求められる事項は変わりません。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

運営指導マニュアル別添1の確認項目に、無料の道具で答えられるか

厚生労働省が示している運営指導マニュアルの別添1には、サービスごとに「確認項目」と「確認文書」が並んでいます。記録をどの道具で作っていても、示すことを求められる文書は同じです。訪問介護の欄を例に、いまの道具でその文書を出せるかを点検します。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

説明できる状態かどうかの点検（記入欄つき）

次の問いに、記録の道具を開かずに答えられるかを試します。答えに詰まる項目が、いま最初に手を入れるところです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

薄くなった記録の直し方｜無料の道具で起きる書き方（32組）

無料の道具、あるいは汎用の道具で記録していると、書き方そのものが痩せていきます。欄が用意されていないので、時刻も、根拠も、誰がやったのかも書かれないまま短くなります。ここでは、実際に起きやすい32の場面について、直す前の書き方と、そのまま使える形に直した書き方を並べます。右の列は、日付・時刻・記録者・観察の根拠・その後の対応までを含んだ完成した文です。氏名の部分だけ、自事業所の記録者名と利用者名に置き換えてお使いください。

時刻と記録者が落ちている場面（8組）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

申し送りが流れて残らない場面（8組）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

写真や自作の様式で、根拠が抜ける場面（8組）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

直した跡・消した跡が残らない場面（8組）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

ここまでを1枚にまとめる

無料で始めることは、記録の道具を選ぶうえでごく普通の入口です。分かれ目になるのは値段ではなく、始める前に決めたかどうか、そして合図が出たときに確かめたかどうかです。ここまでの記入欄のうち、事務室に貼っておく価値が高いのは次の10行です。この10行が埋まっていれば、担当者が入れ替わっても、同じ問いから引き継ぐことができます。埋まらない行が残っているうちは、その行が、いまいちばん先に手を入れるところです。

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

なお、記録の道具を無料のものから有料のものへ替えるかどうかにかかわらず、記録に求められる事項そのものは変わりません。誰が、いつ、何を見て、どう判断し、その後どうしたのか——この4つが読み取れる記録であれば、道具の値段にかかわらず、説明のできる記録になります。逆に、この4つが抜けた記録は、どれだけ高価な仕組みで書いても、後から読む人には何も伝わりません。まずは記録の先頭の型を決めるところから始めることをご提案します。

よくある質問（FAQ）

無料の介護記録アプリは使えますか？

小規模での記録には使えますが、機能・人数・安全性に制限があることが多いため用途に合うか確認します。

無料と有料の違いは？

有料は機能・人数・連携・サポートが充実します。負担軽減や請求連携を求めるなら有料も検討します。

個人情報は大丈夫ですか？

利用者の情報を扱うため、データの保管場所やセキュリティ、バックアップを必ず確認します。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

機能別｜無料で使える範囲と、有料になるところ

無料のものは「どこまでが無料で、どこから有料か」を先に確かめます。記録は途中で乗り換えにくいため、データを書き出せるかが最も重要です。

無料のもので試すときの注意

本ページは令和8年6月改定時点の制度に沿って整理しています。様式・要件・単位数は改定により変わります。最新の内容は、厚生労働省の告示・通知および所管の保険者（自治体）の案内でご確認ください。

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