介護状況報告書・利用状況報告書の書き方｜家族・行政向けの例文つき

介護状況報告書は、利用者さまの状態や支援の経過を、家族や行政・関係機関に報告するための書類です。書き方を、項目と例文とともに整理します。

介護状況報告書とは

介護状況報告書は、現在の心身の状態、提供しているケア、生活の様子などをまとめ、家族や行政、医療機関などに伝える書類です。場面によって様式は異なりますが、押さえる要素は共通しています。

記載する項目

• 利用者さまの基本情報
• 現在の心身の状態（ADL・健康状態・認知など）
• 提供している支援・サービスの内容
• 生活の様子、変化や課題
• 今後の方針

書き方のポイント

• 読み手（家族・行政）に分かる言葉で書く
• 事実を客観的に、具体的に（数値・頻度を入れる）
• 良い変化も課題も、バランスよく伝える

例文

現在、要介護2。週3回の通所介護を利用し、入浴と機能訓練を行っています。歩行は見守りで安定し、日中はトイレで排泄できています。食事量はやや低下傾向のため、水分・栄養に配慮しながら見守りを続けています。引き続き、在宅生活の継続に向けて支援してまいります。

宛先で書き分ける——同じ「報告書」でも読む人が違う

状況報告書は省令様式ではありません。ただし中身は運営指導で見られています

介護状況報告書・利用状況報告書は、訪問看護計画書のような省令で定められた様式ではありません。書式は事業所や自治体ごとに異なります。ただし、報告書に書く中身——サービス提供の記録と、その情報提供——は運営指導で確認されています。実際に公表されている指摘を整理しました。

要件・運用は保険者・都道府県により異なります。詳細は監査対策ナビと各自治体の公表資料をご確認ください。

宛先別の完成例｜同じ月でも、読む人で書くことが変わる

以下はすべて記載のイメージを示すための(例)であり、実在の利用者ではありません。同じ1か月を、4つの宛先向けに書き分けた例です。

① ご家族あて

ご家族が知りたいのは「元気にしているか」「困っていないか」です。専門用語を避け、様子が浮かぶ言葉で書きます。

② 保険者・行政あて

行政あては事実と根拠です。評価語を避け、日付・回数・数値で書きます。

③ 担当ケアマネジャーあて

ケアマネジャーが必要としているのはケアプランの目標に対してどうだったかです。北九州市の資料のとおり、報告書は給付管理と実施状況の確認に使われます。

④ 医療機関・主治医あて

医師には変化・対応・判断してほしいことの3点を。日々の記録の書き方は記録書Ⅱの書き方、月次の様式は訪問看護報告書の書き方で解説しています。

場面別の文例バンク114例

報告書の本文に使える言い回しを、場面ごとに整理しました。行政あては事実型、ご家族あてはやわらかい型を並べています。状態・数値は実際の記録に置き換えてください。

身体機能・移動（15例）

認知機能・精神状態（15例）

食事・栄養（12例）

排泄（10例）

入浴・清潔（10例）

服薬（10例）

睡眠・生活リズム（10例）

ご家族の介護状況（12例）

事故・ヒヤリハット（10例）

事故は報告書の本文ではなく事故報告書により別途報告します。津山市の資料では、誤薬について事故報告書が提出されていない事例、事故報告書を提出すべき案件をヒヤリハットで処理している事例が挙げられています。判断に迷う場合は保険者へご確認ください。

今後の見通し・提案（10例）

サービス種別ごとの書き分け

避けたい書き方｜言い換えの対照表

松山市・堺市の指摘に直接対応する部分です。「特変なし」だけの記録が名指しで挙げられています。

報告書を書くときの注意

• 評価語を使わない——「意欲的」「非協力的」ではなく、観察した事実を書きます
• 他の利用者の実名を書かない——開示請求の対象になり得ます
• 推測を断定で書かない——「認知症が進んだ」ではなく、観察した変化を書きます
• 日付を省かない——「先月」「最近」では経過が追えません
• 家族が読む前提で書く——略語や内輪の表現は避けます

報告書の頻度と、提出先

頻度そのものより、「いつ・誰に・何を出すか」が決まっていることが要点です。決まっていないと、求められてから慌てて作ることになります。

報告書について現場から多い質問

報告書の作成を効率化する

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」は、日々の記録から報告書の下書きづくりを支援します。記録がたまっていれば、報告書の作成も大きく楽になります。利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。

介護状況報告書の記入例

介護状況報告書は、利用者の状況を家族や行政などに伝える書類です。記入例をまとめました。

利用状況報告書との違いと書き方

「利用状況報告書」は、利用者がどの介護サービスを・どのくらい・どのような状況で利用しているか（利用サービス、頻度や回数、利用時間、利用中の様子）を、家族や行政・関係機関に共有するための報告書です。本人の心身や生活全体をまとめる介護状況報告書に対し、利用状況報告書はサービス利用の実績と状況に焦点を当てる点が違います。目的や提出先に合わせて、両者を使い分けたり組み合わせたりします。

書き方の基本は介護状況報告書と同じで、事実にもとづき、専門用語を避けて相手に伝わる表現でまとめます。次の項目を、対象期間を決めて簡潔に整理すると分かりやすくなります。

よくある質問（FAQ）

報告の相手別｜介護の報告書の書き出しと本文の文例

報告は結論を先に、事実を数字で、そのあと対応の順で書きます。相手が次にすべきことが分かる形にします。

報告で外せない5つ

本ページは令和8年6月改定時点の制度に沿って整理しています。様式・要件・単位数は改定により変わります。最新の内容は、厚生労働省の告示・通知および所管の保険者（自治体）の案内でご確認ください。