介護記録の保存期間と個人情報の扱い｜法令と注意点

介護記録は、作って終わりではなく「一定期間の保存」と「個人情報の適切な管理」が求められます。保存期間の目安と、個人情報の扱い・電子保存の注意点を整理します。

介護記録の保存期間

介護保険サービスの記録は、原則としてサービスを提供した記録の完結の日から2年間の保存が必要とされています。ただし、自治体の条例で5年間の保存を定めている場合があり、医療や契約に関わる書類は別の期間が定められていることもあります。自事業所の所在地のルールを必ず確認してください。

なぜ保存が必要か

• 介護報酬を請求した根拠になる
• 実地指導・監査での確認に使われる
• 事故やトラブルが起きたときの事実確認に必要

個人情報の取り扱い

• 利用目的を明確にし、本人に説明する。
• 第三者へ提供するときは、原則として本人の同意を得る。
• 漏えい・紛失を防ぐ安全管理措置を講じる。

電子保存のポイント

• 定期的なバックアップ
• 職員ごとのアクセス権限の管理
• 記録の改ざん防止（変更履歴が残るしくみ）

安全に記録・保存するなら

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介護記録の保存期間の考え方

介護記録には保存期間が定められています。基本的な考え方を整理しました（具体的な年数は自治体の条例等で異なります）。

算定要件・単位数・様式は介護報酬改定や自治体により異なります。実際の運用にあたっては最新の告示・通知・条例等でご確認ください。

記録の種類別・保存の考え方

介護保険の記録は、完結の日から2年間保存することとされているものが基本です（指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準／平成11年厚生省令第37号）。ただし自治体の条例で5年としている場合があり、実務上は5年で運用する事業所もあります。

電子データで保存するときに確認すること

1. いつでも出せる状態か——運営指導で求められたときに、その場で表示・印刷できるか
2. 改ざんできない仕組みか——誰がいつ書いたか、修正したかが分かる
3. バックアップがあるか——1か所だけに保存していないか
4. ソフトを乗り換えたときに引き継げるか——データを出力できる形式かを契約前に確認
5. 個人情報の管理——保存先、アクセスできる人、保存期間を事業所として定める

紙と電子が混在している場合

移行の途中では、紙と電子が混ざることがあります。どちらに何があるかの一覧を作っておくと、確認を受けたときに探す時間を減らせます。

• 「◯年◯月以前は紙、それ以降は電子」と区切りを決める
• 紙の保管場所と、電子の保存先を一覧にする
• 両方に同じ記録があると混乱するため、正本をどちらにするか決める

記録の書き方全般は介護記録の書き方まとめ、運営指導で見られる点は監査対策ナビをご覧ください。

書類別の保存期間（早見）

⚠「2年」は全国一律ではありません。条例で5年としている自治体があるため、自事業所の所在地の定めを必ず確認してください。複数の市区町村の利用者を受けている場合は、長いほうに合わせるのが安全です。

紙で保管する場合

• 施錠できる場所に保管し、鍵の管理者を決める
• 年度・利用者ごとに分け、廃棄の年を箱に書いておく
• 持ち出しの記録を残す（誰が、いつ、何を）
• 水濡れ・火災を想定し、重要なものは分散させる

電子で保管する場合

• 保存期間中、閲覧・出力できる状態を保つ（サービス終了時にどうなるかを確認）
• バックアップの場所と頻度を決める
• いつ誰が編集したかの履歴が残る仕組みであること
• アクセスできる範囲を職種・拠点で分ける
• 退職者のアカウントを速やかに停止する

廃棄するとき

• 個人情報が復元できない方法で行う（シュレッダー、溶解、データの完全消去）
• 廃棄した日・対象・方法・担当者を記録に残す
• 委託する場合は、廃棄証明書を受け取る
• 保存期間が残っているものが混ざっていないか、廃棄前に確認する

保存期間について現場から多い質問

保管の担当を決める

• 年度ごとの保管責任者を1人決める
• 廃棄の予定年を、箱またはフォルダ名に書いておく
• 年1回、保存期間が過ぎたものを確認する日を決める
• 担当者が退職するときの引き継ぎ項目に入れる

介護記録の保存｜そのまま使える文例

以下はすべて記載のイメージを示すための(例)であり、実在の利用者ではありません。状態・数値は実際の記録に置き換えてご使用ください。

介護記録の保存｜運営指導で公表されている指摘

要件・運用は保険者により異なります。詳細は監査対策ナビと各自治体の公表資料をご確認ください。

介護記録の保存｜避けたい書き方と言い換え

介護記録の保存｜紙と電子で確認することの違い

業種別の書き方は介護記録の書き方まとめ、訪問介護は実施記録の書き方、訪問看護は記録書Ⅱの書き方をご覧ください。

よくある質問（FAQ）

出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

書類別｜保存の期間と、保存の方法

「完結の日」は、そのサービスの提供が終わった日を指すのが一般的です。保存期間は都道府県・市町村の条例で5年とする例があるため、必ず所管の保険者にご確認ください。

電子で保存するときに決めること

記録の書き方そのものは介護記録の書き方、看護記録の記法はフォーカスチャーティングをご覧ください。