カイポケでできること完全ガイド｜AI連携で記録・転記を自動化

「カイポケを使っているが、もっと記録を楽にしたい」「カイポケで結局なにができるのか整理したい」――そんな方に向けて、カイポケでできることを機能ごとに整理し、AI連携でさらに効率化する方法までまとめます。

詳しい資料は資料ダウンロードでまとめています。

カイポケとは

カイポケは、介護事業所向けのクラウド型介護ソフトです。介護報酬の請求から、記録、シフト・勤怠、利用者管理、経営支援まで、事業所運営に必要な機能を幅広くカバーしています。クラウド型のため、専用サーバーを用意せず、インターネット環境があればパソコンやタブレットから使えます。

カイポケでできること（機能ごとに整理）

介護報酬の請求

サービス実績の入力から、国保連への請求データの作成・伝送までを行えます。制度改定にも対応が反映されやすいのがクラウド型の利点です。

記録

サービス提供記録やケアプラン、各種帳票を作成・管理できます。

シフト・勤怠

職員の勤務シフトや出退勤を管理できます。

利用者管理

利用者情報を一元的に管理し、必要な情報をすぐ取り出せます。

経営支援

収支の把握や分析など、事業所運営を支える機能があります。

カイポケが選ばれる理由

• クラウド型で、場所を選ばず使える
• 請求から記録・経営まで一体で扱える
• 制度改定への対応が反映されやすい

カイポケ利用者が抱えがちな「記録」の悩み

多機能なカイポケですが、記録の「入力」は手作業が中心です。とくに訪問系では、訪問先で手書きし、事業所に戻ってカイポケへ入力する――という二重入力が負担になりがちです。記録がたまると、残業や請求前の追い込みの原因にもなります。

記録の負担を減らす3つの方法

• その場で入力する――訪問先のスマートフォンで直接記録する
• 音声入力を使う――話すだけで記録の下書きを作る
• 自動転記する――作成した記録をカイポケへそのまま反映し、書き写しをなくす

カイポケ × AI「神マナ」でできること

介護記録AI「神マナ（介護のマナ）」は、カイポケに足すだけで使えるアドオンです。訪問先の音声から記録の下書きを自動で作成し、カイポケへそのまま転記。二重入力がなくなり、記録にかかる時間を大きく減らせます。カイポケはそのまま、入れ替えは不要です。アセスメントからケアプランの原案づくりも支援します。

そもそも訪問介護の記録には何が求められるか

訪問介護では、サービス提供の記録が運営基準で定められています。指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）第19条は、提供日・内容等を居宅サービス計画を記載した書面等に記載するとともに、「提供した具体的なサービスの内容等」を記録することを求めています。また同基準第39条により、これらの記録はその完結の日から二年間保存することとされています。

つまり「記録すること」自体は省略できません。だからこそ、記録にかかる時間そのものを短くし、書いた内容をそのままカイポケへ渡せる仕組みが役に立ちます。
※条文の詳細・最新の改正内容は原典をご確認ください。運営基準は改定されることがあります。

記録の（例）――話した言葉が、記録の下書きになる

音声入力がどのように記録になるか、イメージを（例）で示します。氏名は伏字（A様）にしています。

個人情報の扱いについて。記録には利用者さまの心身の情報が含まれます。社内・院内の記録ルール（誰が入力・確認するか、端末の管理方法）をあらかじめご確認ください。記録をAIに渡して下書きを作る場合も、公開の場での読み上げや第三者への共有は避け、上記の（例）のように必要に応じて氏名を伏字にするなど、事業所の運用ルールに沿ってお使いください。

音声＋AIで記録を作り、カイポケへ自動転記する手順

具体的には、次の流れです。介護記録AI「訪問看護マナ／記録マナ」を使う場合を例にします。

1. 訪問直後に話す――車内などで、観察した内容をそのまま声に出します。きれいな文章にする必要はありません。
2. AIがSOAP・様式へ自動整理――話した内容を文字起こしし、記録書Ⅱや実施記録の体裁に整えます。
3. 確認・手直し――内容を確認し、必要なら修正します。事実と異なる箇所がないか、最終的な確認は必ず人が行います。
4. カイポケへ自動転記――できあがった記録を、カイポケの該当画面へ自動で転記します。手打ちの二重入力は不要です。

効率化しても外せない、記録の確認ポイント

作成スピードが上がっても、運営基準が求める中身が抜けては記録の意味が薄れます。カイポケへ転記する前に、次の点を確認しておくと安心です。

• 実施日・提供時間・担当者名が入っているか。
• 提供した具体的なサービス内容が書かれているか（運営基準が求める中心部分）。
• 訪問看護なら、医師の指示・訪問看護計画書と報告書の内容がつながっているか。
• 居宅介護支援なら、モニタリングの結果やサービス担当者会議の記録が台帳に残っているか。
• 保存の要件（完結の日から二年間。自治体の条例で延長の場合あり）を満たす形で保管できているか。

音声＋AIは下書きを速く整えるための道具です。最終的な内容の確認・責任は、これまでどおり事業所と専門職が担います。

訪問看護・訪問介護・居宅介護支援での使い方

訪問看護の場合

記録書Ⅱ・報告書を、話すだけでSOAP形式に整え、カイポケへ転記できます。バイタルや観察所見、次回への申し送りまで、訪問直後の記憶が新しいうちに残せるため、抜け漏れも減ります。

訪問介護の場合

サービス提供記録・実施記録を、実施した内容を話すだけで作成し、カイポケへ転記できます。直行直帰の多い事業所ほど、その場で記録が終わる効果が大きくなります。

居宅介護支援（ケアマネ）の場合

支援経過やモニタリングの記録も、聞き取り・訪問の直後に話して整えられます。前述のとおり、これらは居宅介護支援台帳の一部として整備・保存が求められる記録です。話した内容を様式に沿って残しておくことで、後からの入力と体裁づくりの手間を軽くできます。

「AI連携」と言っても、型は3つに分かれる

自事業所で起きているのがどれかを見ずに導入すると、「便利だけど負担は減らない」という結果になります。

検討時のチェックリスト

使いはじめて最初の3か月でつまずくところ

事業所の規模で、使う機能の優先順位は変わる

全機能を同時に立ち上げようとすると、どれも中途半端になります。請求が回ることを最優先にして、記録・シフトはそのあとに置くのが安全です。

乗り換え・併用を考えるときの判断軸

• いま止まっているのはどこか——請求なのか、記録なのか、情報共有なのかで打ち手が変わります
• データを持ち出せるか——CSV等で書き出せるかは、乗り換えの前に必ず確認します
• 全部入れ替えるのか、足すのか——請求が回っているなら、入れ替えより「足す」ほうがリスクは小さくなります
• 現場が覚え直す量——操作を2つ覚えることになる構成は定着しません
• やめる作業を決めたか——足すだけでは負担は減りません

介護ソフトの運用について、現場から多い質問

導入したのに使われないときの見直し方

1. 誰が入力しているかを数える——一部の人だけが入れている場合、仕組みではなく分担の問題です
2. 入力にかかる時間を測る——体感ではなく、1件あたりの実測を1週間取ります
3. やめた作業を確認する——紙が残っていれば、二重作業のままです
4. 使っていない機能を切る——画面に出ているだけで負担になります
5. 覚え直す量を減らす——操作を2つ覚える構成になっていないか

導入の進め方

いきなり全業務を変えず、まずは負担の大きい記録（提供記録や訪問記録）から小さく始めるのがコツです。無料で試して、現場で効果を確かめてから広げましょう。

よくある質問（FAQ）

Q. カイポケを使ったまま導入できますか？

はい。神マナはカイポケに足すアドオンとして設計されており、ソフトの入れ替えは不要です。

Q. 無料で試せますか？

利用者さま3名まで、期限なく無料でお試しいただけます（クレジットカード登録不要）。

Q. スマートフォンだけで使えますか？

はい。訪問先のスマートフォンで音声入力・記録ができます。

Q. 記録以外もできますか？

記録に加え、アセスメントからケアプランの原案づくりなども支援します。

関連サービス

出典：厚生労働省ウェブサイト／公共データ利用規約（第1.0版）。本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省の公式見解ではありません。加算・単位数・要件は改定される場合があるため、最新の告示・通知でご確認ください。

機能ごとに、できることと、手作業として残ること

「できること」だけを見ると判断を誤ります。手作業として残る部分まで並べると、導入後の姿が見えます。

サービス種別ごとに、よく使う機能

導入してからの3か月で、決めておくこと

二重入力の解消は二重入力をなくす方法、連携はカイポケコネクトとの連携をご覧ください。