介護の情報共有・申し送りの改善事例50件｜厚労省の報告書から【課題・打ち手・結果】

Q: 効果の欄が「記載なし」のものがあるのはなぜですか。

報告書に数値や実施後の効果が記載されていない事例があるためです。推測で補わず、記載がないことをそのまま示しています。

厚生労働省が公表している業務改善の報告書などから、情報共有・申し送りに関する事例50件を抜き出して整理しました。現場で挙がった課題／取り組んだこと／結果／出典を1行にまとめています。実在する事業所の報告なので、抽象論ではありません。表はExcel／CSVで持ち帰れます。

申し送りが長い、ノートが何冊もある、伝わっていない。記録と並ぶ二大課題です。

結果の欄が「記載なし」のものは、報告書に効果が書かれていないものです。推測で補っていません。事業所の規模・体制によって結果は変わります。取り組みの内容と前提を読んだうえで、自事業所に合う形に置き換えてください。

情報共有・申し送り｜どの分野・どのサービスの事例か

分野	件数
情報共有・申し送り	50

サービス種別	件数
居宅介護支援	15
施設	14
訪問介護	14
訪問看護	5
定期巡回・随時対応型訪問介護看護	5
通所	4
居宅サービス	4
居宅	3
介護老人福祉施設	3
通所介護	3
小規模多機能型居宅介護	2
介護老人保健施設	2
通所介護事業所	1
夜間対応型訪問介護	1
地域	1
訪問入浴	1

情報共有・申し送りの改善事例（50件）

現場で挙がった課題	取り組んだこと	結果	出典（事業所名・報告書）
夜間に利用者のベッドからの転倒リスクがあった。紙媒体での資料作成が多く、ペーパーレス化ができていない。	見守り機器を活用して定時巡視ではなく利用者の状況に応じた訪室に変更。あわせて介護記録ソフトを活用し、日誌をソフトへ入力して作成、職員間の申し送りも介護記録ソフト上で行う運用に変更した。	職員1人1夜勤あたりの目的別訪室回数のうち定時巡視が事前4.6回→事後①1.4回→事後②0.3回に減少。生産性向上の取組により働きやすい職場環境の実感について「思う」「とても思う…	厚生労働省介護テクノロジー取組事例集（令和8年3月）事例22
介護事業の持続性向上・介護職への処遇改善推進が必要。入居者にとってQOLを維持・向上するようなよりよいケアを提供したい。介護の需給ギャップが拡大する中で職員の入職を増加、離職を防止する意味でも働き甲斐が必要。	見守り機器等各種テクノロジーの導入、介護補助者・外部業者の活用、チャットツールによるリアルタイムでの情報共有、デジタル（データ）を活用した介護業務の最適化、Qライン（利用者と向き合う専任ライン）を用いた業務分配を実施した。	昼帯の間接業務時間が減少し余裕時間が増加、夜帯の余裕時間が増加。全業務時間は事前を100%としたとき86%に減少。介護職員の昼帯の業務時間は事前98%→事後70%。人員配置は事前…	厚生労働省介護テクノロジー取組事例集（令和8年3月）事例25
介護事業の持続性向上・介護職への処遇改善推進が必要。入居者のQOL維持・向上と、職員の入職増加・離職防止のための働き甲斐が課題。	見守り機器等各種テクノロジーの導入、介護補助者・外部業者の活用、チャットツールによるリアルタイムでの情報共有、Qラインを用いた業務分配を実施。機器担当を2名配置し、本社の理学療法士による機器利用レクチャーを実施した。	事後ではQラインが導入され、Qラインで業務時間のうち一定割合を担当。事前事後の人員配置は事前2.39→事後3.00となった。オペレーション変更や機器導入等を実施しても利用者におけ…	厚生労働省介護テクノロジー取組事例集（令和8年3月）事例26
複数業務を行う中で施設内の職員の移動導線に課題がある。職員間の情報共有に課題あり。直接介護・間接業務の効果的な整理ができていない。	業務の洗い出しを通じ介護助手・清掃等の業務を切り出し。見守り機器やインカムの導入、ポータブルエコー・車椅子体重計によるアセスメント、業務管理システムを活用した申し送り情報の見える化、配膳ロボットの活用、清掃・リネン交換・洗濯業務の外部委託を実施した。	昼の職員業務割合で、直接介護が事前33%→事後42%に増加、間接業務が19%→17%に減少。人員配置は事前2.76→事後3.07。ポータブルエコーで膀胱内尿量・直腸便の有無が可視…	厚生労働省介護テクノロジー取組事例集（令和8年3月）事例27
見守り支援機器・インカム・ポータブルエコー・スケジュールシステムを導入し余力時間を増加できていたが、適切な役割分担に着手できていない。各種会議体・委員会開催後の内容周知や欠席者への共有に課題があった。	システム上でシフトごとの業務を可視化。遅出1名を通常の介護業務から介護助手の業務内容に変更し、夜勤1名の深夜帯の役割も変更。全スタッフが携帯するタブレットでグループウェアを使用し、緊急時等はインカムで情報共有する運用とした。	介護職員タイムスタディ（事前・事後：17名）で昼・夜ともに直接介護の割合が増加（昼58%→59%、夜53%→56%）。心理的負担（SRS-18）で「弱い」が事前41%→事後47%…	厚生労働省介護テクノロジー取組事例集（令和8年3月）事例28
介護職員及び介護補助職（セカンドスタッフ）の役割分担が不明確。入浴などの主要業務が午前中に集中し時間帯による業務量の差が大きい。見守り機器のアラート機能を本来の使い方とは異なる離床センサーとして使うことに慣れてしまっている。朝夕に対面で申し送りを実施し業務を一時的に止めていた。	食事案内・下膳配膳や掃除などの間接業務を介護補助職へ移管。入浴を午後にも実施して午前の集中を緩和。見守り機器のアラートを全員一律ではなく利用者によって使い分ける運用に変更。情報共有ツールを導入し、対面の申し送りから各自での内容確認に変更した。	介護職員タイムスタディ（事前・事後：10名）で直接介護の割合が昼53.0%→62.9%（9.9pt増加）、夜26.0%→34.3%（8.3pt増加）。調査5日間の総業務時間は昼1…	厚生労働省介護テクノロジー取組事例集（令和8年3月）事例29
個々の業務に加えて施設全体の人員配置や業務状況が把握しづらい状態である。職員間の情報共有や入浴業務に課題あり。	4月より業務改善委員会を立ち上げ、業務の洗い出しを通じてオペレーションを変更。睡眠センサーによる見守りで夜間帯の定期巡視回数を見直し、自動体位交換機で体位交換業務を効率化、マイクロファインバブル発生装置や速乾ドライヤーで入浴業務時間を削減。業務管理システムで申送り情報を見える化し、リネン交換や洗濯業務を外部委託した。	オペレーション変更前後の職員の人員配置が事前2.67→事後2.70となった。機器導入による仕事のやりがいの増加や職場の活気増加を感じた職員が増加した（n=19）。	厚生労働省介護テクノロジー取組事例集（令和8年3月）事例30
施設の改修に向けて準備を進めており、既に導入済の介護記録ソフトがあるが、生産性向上推進体制加算要件の一つであるインカムも導入したい。しかし導入した企業が別だったため統合させたい。職員に得意・不得意もあり、具体的にどのように進めればよいか分からない（複数のICT機器＝センサー、記録、ナースコール等の…	岩手相談窓口が施設を訪問し、プラットフォーム事業の説明、改善準備・課題の見える化等を順を追って説明。介護サービス事業における生産性向上に資するガイドラインや介護ロボットのパッケージ導入モデルの資料を提供し、各部署からなる委員会を組織する等の具体的方法を説明。既に企業から導入計画資料が届いていたため、施設の了解を得て企業担当者に今後の具体…	「介護ロボット・ICT機器に長けている職員が多くなく、詳しい資料を提供いただきとても助かった。導入に向けた不安が多々あったが、1回きりでない相談対応はとても安心感がある」（相談者…	厚生労働省介護ロボットの開発・実証・普及広報のプラットフォーム事業事業報告書（令和7年3月）第2章…
介護老人保健施設。コールへの対応が遅れる／利用者を待たせてしまう／事故発生への職員の不安が高まる。原因は、複数のコールが同時に鳴った際の優先順位や対応ルールが定まっていないこと、応援を呼ぶ明確なルールがなく頼むことに心理的抵抗を感じる職員がいること、PHSの台数が限られ応援を呼ぶ手段が大声で呼ぶか…	山口相談窓口の伴走支援。導入機器はインカム（試用導入）。プロジェクトチームを作り経営層も関与、キックオフ宣言と全職員への研修・動画視聴で理解を深めた上で、利用者対応が重なった場合の優先順位の決定、インカム導入に合わせた業務内容の見直し、コール対応の指揮系統・対応方法・対応職員の優先順位の確立、インカムを利用した朝礼を実施。対応の優先順位…	センサー対応の優先順位が決まったことで判断に迷うことが少なくなった。指示系統・コール対応の順序にルールができ役割分担が明確になった。インカム活用でこれらの改善効果を高め、応援を呼…	厚生労働省介護ロボットの開発・実証・普及広報のプラットフォーム事業事業報告書（令和7年3月）第2章…
【全国集計】導入前は紙・口頭中心で、事業所内の申し送りや、家族・他事業所との連絡に手間がかかっていた。課題として「医療機関を含めてデータを共有できる仕組みが必要である」「他の事業所と連携するためには、地域全体でICT化を進める風土の醸成が必要」といった自由記述が挙がっている。	介護ソフトの「事業所内の情報共有」機能（使用率80%以上）を利用。あわせて工夫として「情報共有の方法を見直した」87.7%、自由記述では「LINE WORKS・ChatWork・SLACK等のチャットシステム導入・職員間の情報共有」が挙げられている。	「情報共有がしやすくなった」90.3%／「事業所内の情報共有が円滑になった（話し合い時間の増等）」88.0%／「事業所外との情報共有が円滑になった（家族や他事業所との連絡等）」…	厚生労働省「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」
【全国集計】「サービス提供時の情報の医療関係者への共有」は使用率30%以下の機能。課題として「他の事業所の介護ソフトの種類にかかわらず、データ連携ができる環境整備」87.0%、「行政と事業所で文書授受するための共通のプラットフォーム」83.8%が挙がる。自由記述でも「異なるベンダーのソフト同士でも…	資料には解決した施策の記載がない。「サービス提供時の情報の他事業所・医療関係者・利用者家族等への共有」は導入予定20%以上の機能として挙がっている段階。	効果数値の記載なし。関連する実測として「事業所外との情報共有が円滑になった（家族や他事業所との連絡等）」56.3%（事業所内88.0%に比べて明確に低い）。	厚生労働省「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」
【全国集計】課題として「パソコンやソフトに対する職員の苦手意識の解消、職員への研修等」89.5%、「パソコンやソフト、システム等に精通した人材の確保や派遣の仕組み」82.3%、「使いやすい介護ソフトの導入」73.9%、「利用者や家族の理解・スキル」62.7%。自由記述でも「多機能なソフトを使いこな…	資料の工夫欄より：「ＯＪＴの仕組みづくりをした（研修の実施等）」58.4%、「ICT機器・ソフトウェア等の導入や活用のために、委員会を開催した」60.0%、「他事業者・事業所の事例を参考にした」52.2%。自由記述では「ICTへの拒否感の強い職員に拒否されずに聞いてもらうための工夫」「トップダウンにならないように、職員の納得、実感により…	この課題に対する削減時間等の定量的効果は資料に記載がない。関連する自由記述として「職員の業務改善の意欲が高まった」「新しい提案が増える等、職員の就業意欲向上に繋がった」「外国人技…	厚生労働省「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」
「事業所内の情報共有が円滑になったか」が設問化されている。介護保険施設では共有対象としてバイタルデータ・サービス提供記録・業務日誌等が挙がる。	介護ソフト・タブレット端末・インカム（補助機器の2.2%）等の導入と、「情報共有の方法を見直した」（4〜6が70.7%・平均4.09）という運用見直し。	「事業所内の情報共有が円滑になった」に4〜6が69.4%（平均4.06）。介護保険施設（N=529施設）でデータ共有している項目はバイタルデータ84.3%、サービス提供記録83.…	厚生労働省老健局認知症施策・地域介護推進課「令和２年度ICT導入支援事業導入効果報告まとめ」（2…
事業所外との情報共有は、事業所内に比べて明確に低い水準にとどまっている。居宅系サービスの居宅サービス計画（提供票）のデータ連携も、他法人との連携がほとんど進んでいない。	介護ソフト等の導入。今後の課題として「他法人事業所、地域包括支援センター等とのデータ連携・情報共有」が自由記述に挙げられている。	「事業所外との情報共有が円滑になった」に4〜6が44.3%（平均3.34）で全設問中最低水準。居宅系サービス（N=1,861事業所）の提供票（予定）のデータ連携は、自法人内事業所…	厚生労働省老健局認知症施策・地域介護推進課「令和２年度ICT導入支援事業導入効果報告まとめ」（2…
事業所内の情報連携（申し送り・リアルタイムな情報共有）に課題があった。	介護ソフト・タブレット・スマートフォン・インカム6件等の導入（情報共有業務での使用185件）。	事業所内の情報連携は「円滑になった」178件・91%、「円滑にならなかった」17件・9%。成果欄に「事業所内の情報共有が円滑になった（話し合い時間の増、円滑な申し送り、リアルタイ…	厚生労働省令和元年度 ICT導入支援事業実績報告まとめ（概要）
事業所外との情報連携（ケアマネジャーとの連絡、家族との連絡、他事業所との連絡）に課題があった。	介護ソフト・タブレット・スマートフォン等の導入。	事業所外との情報連携は「円滑になった」135件・70%、「円滑にならなかった」58件・30%。課題欄には「外部との連携が不十分」との記載もある。※本資料は個別事例ではなく全体集計…	厚生労働省令和元年度 ICT導入支援事業実績報告まとめ（概要）
課題欄に「他システム等との連携が十分でない（一気通貫になっていない等）」「外部との連携が不十分」「機器やソフトウェアの性能やサポート体制に不安がある」「サービス内容と、機器やソフトの機能が合っていない」と記載。	介護ソフト内での記録から請求までの一気通貫化、標準仕様の導入。	一気通貫は「なっている」192件・99%、「なっていない」2件・1%。標準仕様は「導入して活用している」77件・40%、「導入しているが活用していない」36件・18%、「導入して…	厚生労働省令和元年度 ICT導入支援事業実績報告まとめ（概要）
デイサービスでアンケートと因果関係図による分析を行った結果、“情報共有”と“業務の偏り”が課題の中心であることが明確になった。これまで手順書やルールなどを作成・共有したことがなく、入浴業務において“対応の仕方がわからない”“不安がある”などの声が多く出た。2、3名で介助が必要な方や、認知症でコミュ…	テクノロジーの導入以前に実施したい改善点があることが明らかになったため機器導入は「なし」。介助が難しい二人に関する情報共有シートを作成し、入浴業務を担当する職員が確認しやすいよう脱衣所に掲示して運用。担当職員の気づきをアンケートで回収し、手順2のアンケートを再度行って活動前後を比較した。手順6では入浴以外の情報共有についても計画を立て、…	数値は記載なし。アンケートを再実施して活動プロセスが業務に与えた影響を比較し、事業所内で対話して整理した、と記載されるにとどまる。	厚生労働省同報告書 p.71-72 広島相談窓口伴走支援事例
ケアプランデータ連携システムは相手方の事業所も導入していないと使えないため、保険者からの一律の周知だけでは導入が進まない。坂出市では、地域で誰と組めば実際に送受信が回るかという「面」での普及が課題だった。	令和6年度事業として坂出市で調査研究事業を実施。市内の一法人が中心となって周辺の大規模な法人を中心に声がけを行い、令和7年3月までに新規でケアプランデータ連携システムを導入し、同システムを使ってサービス提供票（予定・実績）の送信や受信を行い、利用開始後に現在の業務やシステムに関するアンケートに回答することを条件として参加事業所を募集した。	令和6年12月〜令和7年3月にかけて坂出市内の計30カ所の介護事業所がグループ形成に参加し、最終的に上記条件を満たしたのは29カ所。令和7年2月21日時点で申請数33件、申請率2…	厚生労働省「地域におけるデータ連携促進モデルの手引き Ver.2」P10（コラム：介護事業所起点の普及…
管内事業所のケアプランデータ連携システムの利活用状況が把握できておらず、一律の周知では届かない。事業所側の未導入理由も「システムを知らない」「費用対効果が不明瞭」「導入費用の捻出が困難」「操作に不安がある」「操作が難しい（よくわからない）」など状況ごとに異なっていた。	管内の地域包括支援センター7カ所を中心に、導入状況に合わせたアプローチを検討して事業を実施。令和6年11月に市内の介護サービス事業所へ利活用状況の調査を実施して現状把握を行い（151事業所が回答）、「システム導入済み」「未導入」「これから導入予定」の3つに分けて包括圏域ごとに一覧化した上で地域包括支援センターと情報共有。その上で、①居宅…	利活用状況調査には151事業所が回答。米子市では令和7年2月21日時点で申請数111件、申請率33.0%であり「一定の普及効果が見られました」と記載。地域包括支援センターを通じた…	厚生労働省「地域におけるデータ連携促進モデルの手引き Ver.2」P17（コラム：地域包括支援センター…
ケアプランデータ連携システムは導入だけでは使われず、実際に送受信が行われる状態にならないと普及効果が出ない。導入前の事業所の状況や導入後の変化も把握できていなかった。	令和5年度事業のモデル事業として、令和5年9月〜令和6年2月にかけて合計5つの自治体・地域でキャンペーンを実施。自治体・地域によって条件は若干異なるが、静岡県静岡市の場合は、令和6年2月までに新規でケアプランデータ連携システムを導入し、同システムを使ってサービス提供票（予定・実績）の送信や受信を行い、利用開始前と利用開始後に業務やシステ…	計101カ所の介護事業所から応募があり、最終的に条件を満たしたのは69カ所。東京都武蔵野市では、キャンペーン開始前（令和5年8月10日時点：WAM NETより）に市内でケアプラン…	厚生労働省「地域におけるデータ連携促進モデルの手引き Ver.2」P36（コラム：令和5年度事業のモデ…
取り定めた地域の連携促進の方針や取組の詳細を管内事業所へ届ける必要があるが、周知は一回のみでは足りず、様々な機会を活用して繰り返し行うことが重要とされている。	武蔵野市の介護イベント「広げよう!まちぐるみの支え合いケアリンピック武蔵野2023」（日程：令和5年12月2日（土）、会場：武蔵野スイングホール）の場で、「導入はお済みですか？ケアプランデータ連携システム体験」として、介護業務支援ソフトを用いたケアプランデータ連携システムの使用体験や説明を実施（実施：NDソフトウェア（株）、（公社）…	このページには効果の数値の記載はない（周知の例として図表28に掲載されているのみ）。	厚生労働省「地域におけるデータ連携促進モデルの手引き Ver.2」P37 図表28（管内事業所への周知…
5年前に介護老人福祉施設に訪問介護事業所および定期巡回・随時対応型訪問介護、夜間対応型訪問介護が併設された際、緊急な訪問が多いサービスの特性上、介護ソフトによる管理・運営が必要と考えた。職員が一堂に会する機会が少ないサービスであった。	デスクトップパソコン2台、ノートパソコン2台のほか、携帯電話9台、スマートフォン9台、タブレット端末1台を導入し、定期巡回に特化したアプリケーションを含む介護ソフトを利用。職員に支給するスマートフォンに介護ソフトのアプリを入れ、出先で記録できるようにした（電話・緊急コール対応は契約の都合でガラケー）。記録はチェック項目と特記事項で構成さ…	PDFに定量的な効果の数値は記載されていない。記載されている効果は、職員が一堂に会する機会が少ないサービスながら情報共有が円滑になったこと、事業所内で紙で残す文書がケアプランと契…	厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」p.53-54（G事業所の事…
H事業所（訪問介護併設、利用者数約120名規模）では、以前は介護ソフトからサービス利用票（提供票）を印刷してFAX送信や郵送をしており、業務負担に加え紙代や郵送費用もかかっていた。FAXは回線が混むため夜間に送信する等の工夫も行っていた。FAXの誤送信のリスクと個人情報の懸念も残っていた。	2019年に費用削減のためオンプレミス型からクラウド型の介護ソフトへ切り替え。職員が新しい介護ソフトに慣れた令和2年11〜12月頃から、同じ介護ソフトを利用している4法人11事業所に対して、介護ソフト上でのケアプラン（サービス利用票（提供票））のデータ連携を開始した（当初6事業所程度から現在11事業所）。他事業所との情報共有機能は市が運…	サービス提供票（実績）の内容をそのままデータで取り込むことができ、手間が削減された。H事業所固有の削減時間の数値はPDFに記載がない。なお同PDFのコラムでは、厚生労働省令和2年…	厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」p.57-61（H事業所の事…
I事業所は併設サービスを持たない単独型の居宅介護支援事業所（2014年設立、介護支援専門員1名から現在4名）。以前は同じ内容を複数の関係者に伝達しなければならず困ることがあった。介護支援専門員のみが情報を得て、そのタイミングで情報を提供することは時間を要していた。また災害時に利用者の安否確認を共有…	ケアマネジャー1人あたりパソコン・携帯電話（ガラケー）・タブレット端末を各1台支給し、どのパソコンからも請求業務が可能にした。記録から請求まで一気通貫で行える介護ソフトを利用し、アセスメントシート等は介護ソフトの様式に独自のエクセル様式を追加。記録はタブレットから介護ソフトにログインして行い、タブレットの音声入力も活用。これとは別に、無…	医療介護情報共有システムを通じて一度発信したことが全ての関係者に伝わるようになり、効率的になった。医療的な助言をもらえる体制ができ、医療系の基礎資格を持たないケアマネジャーでも画…	厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」p.62-63（I事業所の事…
J地域では在宅医療の現場に負担がかかっており、介護等の多職種との連携が必要だが、既存の電話や手交、FAX等の手段だけでは連携が困難だった。従来のFAXや電話は1対1のコミュニケーションになるという制約があった。以前は患者の自宅に連絡帳を置き気づきを記入するという紙媒体での情報共有を行っていた。	既存の地域医療連携（垂直連携）システムとは別に、医療介護連携（水平連携）を目的とする医療介護情報共有システムを並行的に導入し、在宅主治医が両システムをつなぐ役割を担った。平成25年に検討会を立ち上げ、平成26年に一地域で実証研究用モデル事業を行った上で、平成27年から県全域で運用開始。県医師会内に事務局を設置し、事務局が運用面、ベンダー…	地域の中で根付くまでには5〜6年ぐらいかかったが、今では在宅医療の医師は必ず使う雰囲気になり、新しいチームを組むときには主治医から多職種に向けて照会する流れが定着した。複数名に対…	厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」p.64-65（J地域の事例…
「何を申し送らないといけないのか、理解はしていても、伝え忘れてしまうことがあった」「自分が欲しいと思っている情報がもらえず、確認のため、質問をする機会が多かった」「『そういえば…』とあとから思い出し、追加で伝えてしまうことが多い」「手順だけの伝達になってしまいやすく、お客様を理解するまで時間がかか…	各スタッフが必要だと思っている申し送りの際の情報を書き出し、人によって欲しい情報が若干異なることを認識。意見をもとに必要な情報を整理してたたき台を作成し、どのように見える化するとムラなく申し送れるかを検討。最終的に21項目の「申し送りリスト」を作成し、各項目を「ファイル／アセスメント」「手順書／間取り」「記録」の参照先に振り分けて、引継…	「申し送り時間の短縮にもなり、ムラがなくなったことで、よりお客様の理解が深まった」「引き続きの際に、伝える情報が整理できていないために申し送り時間がかかっていたが、取り組みをした…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／アースサポート新宿（訪問介護・東京都新宿区）
改善方針シートの課題1)として「連絡が滞り、どこまで対応されたのかわからない。」が挙げられた。	「連絡票、伝言票、届いたFAXは曜日ケースに入れ、見たらサインし、サインがあることを確認し、処理をする。」という運用を実施。全ての書類にサインをして誰が見たか分かるようにした。担当者は全員、取り組み優先度1位。	報告書には「課題１・２については実施済み」と記載。この課題単独の効果についての定量・定性の記載なし（数値の記載なし）。	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／アースサポート新宿（訪問介護・東京都新宿区）
改善方針シートの課題3)として「現場での配慮が人によって差がある／情報の受け取り方・発信方法」が挙げられた。	改善活動案として「お客様とケアマネの連絡先と諸注意を載せたリストを作る」「情報を見た人や受け取った人が発信する」を検討。実施する改善活動は「連絡票への記入の徹底。必要に応じての電話連絡。」とした。取り組み優先度3位。	「課題３については、改善活動状況を振り返りながら、継続して取り組んでいく内容として、共有。」と記載されており、期間内の結果は出ていない。数値の記載なし。	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／アースサポート新宿（訪問介護・東京都新宿区）
「ヘルパーからケア内容の質問が多く、内勤が捗らない。」お客様やヘルパーからの問い合わせが多いことに気が付き、業務時間調査を通じて上記のような問合せの対応が、業務時間をひっ迫させていることが判明した。	電話で質問の多い項目（訪問介護で購入できるもの、出来ない物）を洗い出し、グレーゾーンである品物について市役所に問合せを行った。市役所の回答を参考に「訪問介護で買えるもの・買えないもの」リストを作成。介護保険でできること・できないことを1枚の紙にまとめて、お客様宅に掲示もしくはいつでも見れる場所に保管し、何度も事務所や社員に確認する必要が…	「買い物可否リスト作成により、問い合わせ時間が短縮されたと感じますか。」と非常勤の職員にアンケートを取り、7名中7名が「ある程度短縮されたと感じる。」と回答。短縮分数などの定量的…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／アースサポートふじみ野（訪問介護・埼玉県ふじみ野市）
「お客様・ご家族よりサービス内容についての問い合わせがあり、何度も説明し手間である。」	課題1と同じ改善活動として、介護保険でできること・できないこと（買い物の可否）を1枚の紙にまとめ、お客様宅に掲示もしくはいつでも見れる場所に保管する。	アンケートの自由記載として「利用者様の意識が変わる」「購入していいものとダメなものの区別がわかりやすくなった」「利用者さんへ、買える買えないを自信もって自分の言葉で言えると、少し…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／アースサポートふじみ野（訪問介護・埼玉県ふじみ野市）
「情報共有のため使用しているツールが活用できず、情報共有が出来ていない。」気づきシートのグルーピングで「情報共有がうまくいってない」が課題として挙がった。使用ツールの運用理解がされておらず、共有されていないと思い込んでいるメンバーもいた。	新しいツールを作成するのではなく、現ツールの運用ルールを決め、円滑に情報共有を図ることとした。使用ツールの見直しとどの部分に課題があるのかの見直し、仮のツールを作成して試験運用し見直し、最終的に会社既存のツールで運用ができるように運用ルールを定めた。	「引き継ぎなど、時間が短縮でき多分（＝短縮できた分）を別な業務に充てる事ができた、早く帰れるようになったというアンケートの回答があった。」アンケートでは6人中、全員（とても感じる…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／アースサポート郡山（訪問入浴・福島県郡山市）
業務内容と役割が明確でないため、入浴後の処置などをどのスタッフに依頼すればよいか分かりにくく、声かけのためにリーダーを探す事があった。フロア対応とフロアフォローの業務範囲も曖昧だった。	フロア対応とフロアフォローのスタッフの業務内容をリストアップして明文化し、役割分担を明確化。入浴前と昼食準備前に集合して動きを確認するルールを設け、改善内容をPJメンバーで分担して毎日スタッフへ周知した。	数値の記載なし。振り返りでは「業務内容が明確化され、業務依頼をするスタッフを探さずに入浴介助に集中できるようになった」「スタッフ間の業務が明確になり、お互いの連携が取りやすくなり…	ひまわりの里・蔵前（看護小規模多機能型居宅介護／大阪府堺市北区・社会福祉法人ひまわり会）令和3年度業…
1人で訪問する事に対して常に不安を感じており、担当チーム以外の利用者の情報理解が難しく、夜勤でコールが来たら不安という声があった。情報共有が口頭の申し送り中心で、当日勤務者以外には伝わりにくかった。	介護スタッフと看護師が顔を合わさなくても伝達できるよう、分かりやすい言葉でトピックス記録に記録するルールにした。必要な経過記録の項目を一覧化して共有し、訪問前に確認すべき情報を統一した。	「訪問に行く前の不安は全くなくなった 8％→31％」。「口頭の申し送りが減り当日勤務者以外にも確実に伝えられた」「利用者の状況変化を確認することで、観察ポイントが明確になり訪問す…	24ケアステーションノテ真栄（定期巡回・随時対応型訪問介護看護／北海道札幌市清田区・社会福祉法人ノテ…
軟膏処置の種類が多い人はどの軟膏をどの部位に塗るのか混乱し、処置の内容変更が多く覚えづらいという課題があった。	処置の変更が多い利用者には、ご自宅に軟膏処置シートを設置し、変更の都度追記入するルールを導入した。シートには軟膏の種類・塗布の部位を記載し、変更があった場合は日付で追記、利用者ベッドサイドに表を配置した。	数値の記載なし。「現在進行形の処置は一目で理解する」ための成果物として軟膏処置シートが作成された。	24ケアステーションノテ真栄（定期巡回・随時対応型訪問介護看護／北海道札幌市清田区・社会福祉法人ノテ…
「8時半から9時の間に、フロアリーダーや知識がある人がいない時間帯の電話対応が大変」「電話に出られる人に偏りがある」「自分にはできない、わからない、とフロアリーダーや主任に任せてしまう姿がある」。課題の明確化では「電話対応に困る、忙しい時間帯に電話が頻繁になっているとスタッフのイライラが募る状況が…	電話の出方について手順を書き出し、実際どのように話しているかを書き出した。必ず聞き取ってほしい事項（連絡先や名前）を確認し、上記の内容を「電話応対フローチャート」にして親機の前に貼り、個々にも配った。電話を持ち歩いてくれない人には子機を渡した。子機の使い方が分からないという悩みには「光るボタンを押して落ち着いて対応すれば大丈夫」と声をか…	定量的な時間削減の数値の記載なし。成功体験として「何を聞いていいかわからなかったが、分かったことで落ち着いて電話対応ができるようになった」「電話に出られなかった人が、一日1回でも…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／宅幼老所あずま家（小規模多機能型居宅介護・長野県上伊那郡宮…
電話応対の中で受診記録（伝言）の記入漏れが生じていた。振り返りでも「すぐにメモがとれない」「一度ですべて聞き取ることができない」という声が挙がっていた。	電話の受付簿を子機と一緒に渡すことで、受診記録の記入漏れを防いだ。「聞いたことをそのまま書いてくださいね」と伝えた。フローチャートにも「連絡先を曖昧にせず、きちんと聞いて、メモを取る」と明記した。	数値の記載なし。振り返りで「電話でメモを取るように意識している」「全くでなかったスタッフがメモを取ろうとしている姿がある」との意見が出た。	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／宅幼老所あずま家（小規模多機能型居宅介護・長野県上伊那郡宮…
気づきシートを使ってBCPで不安に思っていることをメンバー8人で話し合ったところ、連携・全体的な不安・役割・BCPとは？・備品・マニュアルの6つのグループに分けられ、「特に色々な面で連携の部分に不安を感じている事がわかった」。付箋でグルーピングした結果も「伝達の部分に不安を持っている意見が多かった…	気づきシートと付箋を使ってグルーピングし、緩やかな因果関係図を作成。名簿（トリアージ）から取り組むことに決めた。所長・訪問介護責任者4人・ケアマネジャー2人・事務1人（うちパソコンが得意な職員）をメンバーに選出し、毎週金曜日12時〜13時にミーティングを実施すると決め、その時間は予定を入れずできるだけ出席、出席できない時はその部署から代…	数値の記載なし。「どんな意見でも良い。色々な意見が欲しいと伝えた事で皆が迷い『自分は的外れなことを言ってしまった』という言葉があった」一方、「皆が意見を出し合って具体化し、少しづ…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／株式会社新生メディカル岐阜営業所（介護保険サービス事業所…
推進役として「1/Wのミーティングを ZOOM で実施しているが、アクリル板もあり、なかなか思った時にタイミングよく意見を言えず、ディスカッションが上手くできない」という問題があった。	ミーティングの環境を整えた。また、毎回全員にミーティング終了前に一言感想を話してもらうことで、前向きな言葉を聴くことができ笑顔で終えられるようにし、そのため少し早めでもきりの良いところでミーティングを終了する準備に入るようにした。	数値の記載なし。「毎回全員にミーティング終了前に一言感想を話してもらうことで、前向きな言葉を聴くことができ、笑顔で終える事ができている」。	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／株式会社新生メディカル岐阜営業所（介護保険サービス事業所…
改善方針シートに「業務日誌を確認する職員が減ってきた」と記載。訪問介護のため職員の勤務時間がそれぞれ違い、「勤務時間がそれぞれ違う職員にどうやって周知・研修を行うのか」という意見が出ていた。	職員全員に貸与されているスマートフォンの機能を利用し、グループLINEで全員に周知しつつ、業務の振り返りが出来るようなアンケートを行った。連絡事項の伝達もグループLINEを活用することにした。	「連絡事項も、グループラインを活用することで、スムーズに伝達されるようになった上に、回覧用の業務日誌を作成する手間（5分/日）が省けた」。またアンケートを行うことで「職員がどんな…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／ホームヘルパーステーション信愛（訪問介護・要介護135名／…
他事業所向けのFAX送信の際、PCより一度印刷して、改めてFAX送信するなど、二度手間になっている。また事業所向けの配布物（提供票）を配布するための時間を作っている。	PCから直接、他事業所へFAX送信するスキルアップを、みんなで行う。事務員にPCからFAXを送るためのソフトをダウンロードしてもらい、まずマニュアルを作成してもらった。実際に使ってみたうえでマニュアルを見直し、2種類（縦バージョンと横バージョン）を再作成。写真を多くして分かりやすくし、複数枚送信用の手順にも番号を付けた。マニュアルを見ず…	「紙のロスが最小限で済んだ」「時間が短縮された」（振り返りアンケートで4名）。マニュアルを使うことで、実際に時間や労力の短縮を感じられた。PCの操作スキルがあがった。数値（分・時…	厚生労働省「令和3年度業務改善活動報告書」社会医療法人友愛会豊見城中央病院ケアプランセンター（沖縄…
営業の電話・FAXや訪問に時間がとられケアマネ業務に支障が出ており、その時間で利用者様のことができるのにできない。営業にとられる時間がムダと感じた。	必要な営業か一見さんなのかを判別する関係事業所一覧の作成、迷惑電話・録音機能・留守電機能の使用、できるだけ事前にアポを取ってもらう、求人を出すと営業が増える傾向があるため代表携帯番号を求人会社に依頼する、文言・対応の仕方のマニュアル化を改善活動案とした。実際には電話機を交換してすべてアドレス登録し、営業の電話など事業所に不必要な電話はつ…	「営業などの電話対応に時間を取られなくなった」。「一度連絡のあった営業の電話番号を登録することで、自動で着信拒否できることで対応がいる電話といらない電話の仕分けができた。この点が…	厚生労働省「令和3年度業務改善活動報告書」株式会社PEACE ケアプランセンターシンプル（大阪府堺市…
1日の予定表を各自ホワイトボードに記載、車の予定の記入表、外出前にホワイトボードに行き先記入という3つの記載が必要であり手間があった。	3つの記載を1つに集約するようにした。毎日1枚の時間軸を作った予定表と、予定を1ヶ月分作成し、行き先・予定を書き出して管理する形にした。	「スケジュール表ですが誰がみても分かりやすくなり1つになることで時間も省けるようになった」。数値の記載なし。	厚生労働省「令和3年度業務改善活動報告書」株式会社PEACE ケアプランセンターシンプル（大阪府堺市…
毎日5分間のミーティング（5M）で話す内容が決まっておらず、報告内容が長くなることもあった。ケアマネ会議についても、他の報告とこの会議で報告することの違いや、報告の内容に他と重なっていることが多く見受けられた。会議におけるムリ・ムダ・ムラの再確認と再検討が必要だった。	5Mのアジェンダを作成。記録としてGoogleドキュメントへレコーディングし、文字起こし機能を利用して保存。司会を持ち回りとした。ケアマネ会議についてもアジェンダを作成し、会議の目的・内容を再検討した。	「ケアマネ会議が30分以内で終了することができる。事前に自分の報告確認をして参加するようになった」「報告や整理の時間短縮ができ、ほかの業務時間に余裕ができた」「5Mにかかる時間が…	厚生労働省「令和3年度業務改善活動報告書」合資会社プレゼンスケアプランハウスクッキー（大阪府堺市中…
グループLINEの使い方、何をどこまで報告したらいいのかが明確化していない。情報共有にルールがなく、出来事をどの場面でどのように伝えるかが明確化していない。	普段利用しているLINEでの報告の内容について見直しを行い、LINE用のアジェンダ（報告ルール）を作成した。	「業務の一つ一つが整理されていき、働きやすさにつながっていると思います」「話やすさができてきた」といった振り返り意見。数値の記載なし。	厚生労働省「令和3年度業務改善活動報告書」合資会社プレゼンスケアプランハウスクッキー（大阪府堺市中…
回覧物を1人確認後に次の人へ回しており、回覧物が行方不明になる。何を回覧するかが曖昧。	回覧の手順書を作成し、回覧ファイル方式に変更した（B班の取組）。	「回覧ファイルとなり、自分の時間のある時に見ることができる。後で確認ができる」。数値の記載なし。	厚生労働省「令和3年度業務改善活動報告書」合資会社プレゼンスケアプランハウスクッキー（大阪府堺市中…
フロア毎にスタッフの配置や利用者の連絡事項など情報が分散していたため、いちいち確認に行く必要があった。人の管理（誰が休みなのか、など）は各フロアでばらばらにされているので、電話で問い合わせが入ると、いちいち他のフロアに確認をしに行く必要があった。また職員がどこにいるか分からず探す事で時間が掛かり負…	各フロアに分散している情報を一か所で見やすくするため、ホワイトボードを購入して貼り出すようにした。前日に次の日の予定を書き込み、その日の利用者の情報・会議など一日の流れ、スタッフの出勤者・休日者、利用者の連絡事項を一目でわかるように掲示した。あわせて内線PHSの電話番号表を整理し、一覧表にして貼り出した。	「15人の部署の人の所在が共有できるようになった」「部署ごとの連携やシフトの確認がしやすくなった」「誰がどの番号（場所）にいるかが明確になった」「いちいち、違うフロアに探しにいっ…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／介護老人保健施設つるまち（介護老人保健施設・大阪府大阪市）
「業務が煩雑化している」ことが課題として挙がった。具体的には換気の放送の必要性があるが、放送機械が3階には無いため、わざわざ2階へ降りる必要性があった。	改善活動案として、放送がなくても換気が出来るよう換気のチェック表を作る、情報共有にインカム（ネックスピーカー）を導入する、業務マニュアルの見直しを行う、を挙げた。取り組み優先度は③。	優先度③のため本報告書の期間内では実施結果の記載なし。数値の記載なし。	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／介護老人保健施設愛と結の街（介護老人保健施設・鹿児島県鹿児…
詰所掲示物が乱雑に掲示されているので情報の見落としがある。以前は物が多すぎて見る物も見られない状態で、必要な情報に手間なくアクセスできなかった。	掲示板を見やすくするため、ステップごとに1週間ずつ期限を決めて実施した。①書類ファイルの整理、テプラ作成 ②不必要な書類をファイリング ③掲示場所のレイアウト作成 ④ファイリングのルール決め。会議の際は「否定をしない」「威圧的な発言をしない」等のルールをあらかじめ決めて進めた。	「以前は情報共有する書類に対し、自発的な確認は全スタッフ6人中30％程度であったが、取組後は1週間以内に90％以上の確認が行われ、スムーズに書類の整理が行われるようになった」。ほ…	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／グルメ杵屋社会貢献の家（特別養護老人ホーム・大阪府大阪市）
記録と他業務が重なり、記録の記入時間が確保できない。結果として業務時間外で業務を行わないといけない状態だった。	夜勤者への申し送り時間を早めて記録の記入時間を確保することとし、看護師と連携して通常より30分早めの時間を確保。夜勤者への申し送りを他職種の看護師にも協力してもらい30分早めて実施した。	「申し送りを早めたことで残業時間が減った」「午後からの記録に費やす時間を確保できた」。削減した残業時間の数値の記載なし（申し送りを通常より30分早めた、という記載のみ）。	厚生労働省令和3年度業務改善活動報告書／グルメ杵屋社会貢献大領の家（特定施設入居者生活介護・大阪府…

進め方の型は介護のDX・AX、つまずきの型は介護ICTの失敗、二重入力の解消は二重入力をなくす方法をご覧ください。設備投資に使える制度は介護の補助金まとめにまとめています。

情報の経路｜送り手×受け手の棚卸しマトリクス（11者・50経路）

情報共有がうまくいかないとき、原因は「職員の意識」ではなく経路が引かれていないことにあることが多いです。誰が持っている情報が、誰に、どの手段で、いつまでに届くのかが決まっていなければ、伝えるかどうかは各職員の判断に委ねられ、判断が分かれた分だけ抜けが出ます。ここでは、介護の現場に登場する11者を洗い出し、送り手と受け手の組み合わせを一覧にします。

登場する11者と「その人しか持っていない情報」

棚卸しの出発点は、「その人のところにしか無い情報」を書き出すことです。誰でも知っている情報は放っておいても回りますが、一人のところで止まっている情報は、経路を引かない限り永久に動きません。

登場人物	その人のところにしか無い情報の例	その情報が止まると何が起きるか	貴事業所での担い手（記入欄）
利用者本人	夜間の痛み、眠れなかった時間帯、言い出せていない不安、金銭や近隣との困りごと	訪問時間帯だけを見た判断になり、生活の実態と計画がずれたまま更新される	（　　　　　）
家族	受診の付添結果、医師から言われた内容、来訪頻度、介護に割ける時間の変化	受診で治療方針が変わっているのに、サービス側が変更前の前提で動き続ける	（　　　　　）
訪問する職員	居宅に入った人しか見られない住環境、冷蔵庫の中身、室温、皮膚の状態、表情	事業所に戻らない働き方の場合、見たことが記憶のまま消える	（　　　　　）
事業所内の他職種（サービス提供責任者・生活相談員・看護職員・機能訓練指導員）	複数の利用者を横断して見たときの傾向、職員ごとの報告の癖、計画の意図	個々の訪問報告が束ねられず、傾向として認識されない	（　　　　　）
管理者	運営規程・重要事項説明書の変更点、体制の変更、保険者からの通知の内容	現場が変更前の説明を続け、書面と実態がずれる	（　　　　　）
ケアマネジャー（担当の介護支援専門員）	他事業所の利用状況、認定の更新・区分変更、家族全体の意向、主治医の意見	各事業所が自分の担当時間帯だけを見て動き、全体の整合が取れない	（　　　　　）
他事業所（通所・短期入所・福祉用具等）	自事業所では見えない時間帯の様子、入浴の可否、送迎時の家族との会話	訪問系の職員が「昨日どこで何があったか」を知らないまま訪問する	（　　　　　）
主治医・医療機関	検査結果、処方の変更理由、療養上の指示、退院の見込み	薬が変わっているのに現場が気づかず、以前の飲み方の前提で声かけする	（　　　　　）
薬局	実際に交付した薬剤、変更点、服用時の注意、残薬の状況	残薬が積み上がっていることを誰も把握していない状態が続く	（　　　　　）
地域包括支援センター	地域の相談窓口の状況、権利擁護に関する対応の考え方、近隣からの情報	事業所単独で抱え込み、対応の入口が見つからないまま時間が経つ	（　　　　　）
保険者（市町村・指定権者）	報告を求める事故の範囲、様式、提出期限、集団指導での周知事項	事業所ごとに解釈が分かれ、報告する・しないの判断が職員によって変わる	（　　　　　）

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

送り手×受け手｜50経路の一覧

下表は、送り手と受け手の組み合わせごとに「何が流れるか」「何が起点になるか」「どの手段か」を並べたものです。起点となる出来事の欄が重要で、ここが空欄の経路は「気づいた人が思い出したら伝える」経路になります。思い出しに依存する経路は、忙しい日から順に落ちます。

送り手	受け手	流れる情報の例	起点となる出来事	主な手段	貴事業所の定め（記入欄）
利用者本人	訪問する職員	前夜の睡眠、食事量、痛みの部位と強さ、困っていること	訪問時の会話	口頭	（　　　）
利用者本人	ケアマネジャー	サービスへの満足・不満、追加や中止の希望	月1回のモニタリング訪問	面談	（　　　）
家族	事業所の電話窓口	当日の体調不良、訪問時間の変更依頼、入院の連絡	前日から当日の電話	電話	（　　　）
家族	訪問する職員	受診結果、医師から言われた内容、薬の変更	訪問時に家族が在宅している	口頭・連絡ノート	（　　　）
家族	管理者	苦情、要望、担当職員の変更希望	苦情の申出	電話・面談・書面	（　　　）
家族	ケアマネジャー	介護力の変化、同居家族の就労状況、遠方家族の意向	状況が変わったとき	電話・面談	（　　　）
訪問する職員	サービス提供責任者	予定どおり実施できなかった内容とその理由	訪問終了時	報告（文書・端末入力）	（　　　）
訪問する職員	事業所内の他職種	皮膚の変化、住環境の危険、食事量の減少	訪問終了直後	記録入力・電話・音声メモ	（　　　）
訪問する職員	管理者	事故、ヒヤリハット、職員自身の負傷	発生直後	電話（第一報）→書面	（　　　）
訪問する職員	緊急時の当番	判断に迷う状態変化、受診の要否	訪問中に迷いが生じた時点	電話	（　　　）
訪問する職員	ケアマネジャー	状態変化、サービス内容の過不足、家族の負担増	気づいた時点	電話→書面	（　　　）
訪問する職員	家族	その日の実施内容、次回の訪問予定、依頼したいこと	訪問終了時	連絡ノート・口頭	（　　　）
訪問する職員	薬局	残薬の数、飲み忘れの時間帯、一包化の希望	残薬を確認したとき	電話・書面	（　　　）
訪問する看護職員	主治医	バイタルの逸脱、創部の変化、症状の増悪	訪問中の観察	電話・報告書	（　　　）
訪問する看護職員	訪問介護の職員	医療的な留意点を介護の言葉に置き換えたもの	指示内容が変わったとき	共有記録・電話	（　　　）
サービス提供責任者	訪問する職員	利用者に関する情報とサービス提供に当たっての留意事項	新規受入れ時・計画変更時	文書等の確実な方法	（　　　）
サービス提供責任者	非常勤・登録型の職員	計画の変更点、直近の状態変化、当日の留意点	その職員の次の訪問前	文書・端末・電話	（　　　）
看護職員	介護職員	観察してほしい点と、その理由を平易にした説明	指示受け後	共有記録・会議	（　　　）
生活相談員	送迎担当	当日の欠席、時間変更、玄関先での留意点	当日朝	掲示・端末・口頭	（　　　）
機能訓練指導員	生活相談員・ケアマネジャー	居宅を訪問して確認した生活状況、進捗の説明内容	居宅訪問を行ったとき	記録・報告書	（　　　）
事務職員	管理者・現場職員	被保険者証の更新、認定有効期間、区分変更の結果	証の写しを受領したとき	台帳更新・掲示	（　　　）
事業所（サービス提供側）	ケアマネジャー	個別サービス計画、実施報告、目標の達成状況	計画作成時・月次	書面・データ	（　　　）
管理者	全職員	運営規程・重要事項説明書の変更点、体制の変更	変更が決まった時点	会議・掲示・書面	（　　　）
管理者	保険者	事故の報告	報告対象に当たる事故の発生	保険者の様式	（　　　）
管理者	家族	事故の経緯、講じた処置、今後の対応	事故発生後	面談・書面	（　　　）
管理者	ケアマネジャー	事故、体制変更、担当者の交代	発生・決定の時点	電話→書面	（　　　）
管理者	職員	苦情の内容と検討結果、事故防止の検討結果	委員会・会議の後	会議・掲示・書面	（　　　）
ケアマネジャー	他事業所（担当者）	居宅サービス計画の交付	計画を作成・変更したとき	書面・データ連携	（　　　）
ケアマネジャー	主治の医師等	医療サービスを位置付ける際の意見照会	医療サービスの利用希望があったとき	照会文書・面談	（　　　）
ケアマネジャー	主治の医師等	作成した居宅サービス計画の交付	意見を求めて計画を作成したとき	書面・送付	（　　　）
ケアマネジャー	医療機関	入院時に医療機関の職員へ提供する情報	入院の連絡を受けたとき	面談・FAX・郵送等	（　　　）
ケアマネジャー	担当者会議の出席者	会議の招集、欠席する担当者への照会	新規・更新・区分変更・変更時	招集通知・照会文書	（　　　）
ケアマネジャー	利用者・家族	複数の事業者を紹介するよう求めることができる旨の説明	支援の提供の開始に際して	重要事項説明書・別紙	（　　　）
ケアマネジャー	地域包括支援センター	支援が難しい事例の相談、権利擁護に関する相談	事業所内で判断がつかないとき	電話・同行訪問	（　　　）
ケアマネジャー	各サービス事業所	認定結果、区分変更の結果、有効期間	認定結果通知を受領したとき	書面・データ連携	（　　　）
他事業所（通所）	ケアマネジャー	通所介護計画、実施報告、欠席の傾向	計画作成時・月次	書面・データ	（　　　）
他事業所（通所）	家族	当日の食事量、入浴の可否、傷やあざの有無	送迎時・連絡帳	連絡帳・口頭	（　　　）
他事業所（福祉用具）	ケアマネジャー	用具の使用状況、継続の必要性に関する所見	モニタリング時	書面	（　　　）
他事業所（短期入所）	訪問系の事業所	利用中の状態、服薬の変更、睡眠と排泄の傾向	利用終了時	書面・電話	（　　　）
他事業所（訪問看護）	他事業所（訪問介護）	観察してほしい点、してはいけないこと	指示や状態が変わったとき	共有記録・電話	（　　　）
主治医	訪問看護	訪問看護指示書、指示期間、訪問内容	サービス開始前・期間更新時	指示書（文書）	（　　　）
主治医	ケアマネジャー	受診結果、治療方針の変更、生活上の留意点	受診・往診の後	診療情報提供・電話	（　　　）
医療機関（退院支援部門）	ケアマネジャー	退院日、退院後の療養上の留意点、必要な準備	退院の見込みが立ったとき	カンファレンス・書面	（　　　）
医療機関	家族	病状の説明、今後の見通し	受診・入院中	面談	（　　　）
薬局	訪問する職員・家族	薬剤の変更点、服用時間、粉砕の可否	処方が変わったとき	薬剤情報提供文書・口頭	（　　　）
薬局	ケアマネジャー	服薬状況、残薬、飲みにくさの訴え	訪問・居宅療養管理指導の後	報告書	（　　　）
地域包括支援センター	ケアマネジャー・事業所	対応の考え方、地域資源、近隣からの情報	相談を受けたとき	電話・会議	（　　　）
事業所	地域包括支援センター・保険者	虐待を受けたと思われる高齢者を発見した場合の連絡	発見した時点	電話・書面	（　　　）
保険者	事業所	集団指導での周知事項、様式の変更、報告を求める事故の範囲	集団指導・通知の発出	資料・通知	（　　　）
緊急時の当番	主治医・医療機関	夜間に生じた状態変化と、当番が行った判断	夜間の連絡を受けたとき	電話	（　　　）
緊急時の当番	翌日の担当職員・管理者	夜間に受けた連絡の内容と対応の結果	翌営業日の始業前	記録・引継ぎ	（　　　）

経路の棚卸しシート（自事業所で埋める）

50経路をそのまま管理するのは現実的ではありません。自事業所が実際に使っている経路だけを抜き出し、8項目を埋めていくのが実務的です。埋まらない欄が、そのまま「決まっていないこと」になります。

埋める項目	何を書くか	空欄のまま運用したときに起きること	記入欄
①送り手	その情報を最初に持つ人（職種名ではなく役割で書く）	「誰かが伝えるだろう」になり、全員が伝えない	（　　　）
②受け手	受け取って次の判断をする人。複数なら順序も書く	受けた側が「自分宛てだと思わなかった」と答える状態になる	（　　　）
③起点	何が起きたら流し始めるか。時刻や事象で書く	思い出したときだけ流れる経路になる	（　　　）
④到達の目安	いつまでに届いていればよいか	「早めに」で運用され、人によって半日から3日の差が出る	（　　　）
⑤手段	第一選択と、つながらなかったときの第二選択	つながらなかった時点で経路が終わる	（　　　）
⑥到達の確かめ方	相手が受け取ったことを何で確認するか	送った側は伝えたつもり、受け手は知らないままになる	（　　　）
⑦残す場所	どの記録のどの欄に書くか	口頭で完結し、後から経緯をたどれない	（　　　）
⑧代替の担い手	送り手・受け手が不在のときに誰が代わるか	特定の一人が休むと、その経路だけが止まる	（　　　）

速さ別｜情報の種類×到達期限×経路の対照表（4区分・44種）

すべての情報を同じ速さで回そうとすると、現場は「全部を急ぎで報告する」か「全部を後回しにする」かのどちらかに寄ります。実際には情報の種類によって、必要な速さも経路も違います。ここでは4区分に分け、種類ごとに送り手・受け手・手段・到達の確かめ方を並べます。到達の目安は保険者や事業所の運用により異なるため、記入欄としています。

4つの速さ区分の考え方

区分	判断の目安	使う手段の性格	到達を確かめる度合い
A：今すぐ	次の一手を止められない。待つと不利益が広がる	相手と話せる手段（電話・対面）。片道の手段は使わない	相手の声で確認する。つながるまで次の連絡先へ移る
B：その日のうち	今日の判断材料になる。翌日には遅い	電話・共有記録・書面。第二選択まで決めておく	受領の返信、既読、折り返しのいずれかを残す
C：次の訪問・次の利用まで	次に会う人が知っていればよい	記録・連絡ノート・共有画面	次の担当者が見る場所に置けているかで確認する
D：月単位・周期	まとめて突き合わせることに意味がある	書面・データ・会議	提出・受領の記録を残す

種類×速さ×経路｜44種の対照表

区分	情報の種類	送り手→受け手	手段の候補（第一／第二）	到達を確かめる方法	貴事業所の定め（記入欄）
A	呼びかけへの反応が鈍い、意識の状態が普段と違う	訪問する職員→緊急時の当番→主治医	電話／別の連絡先へ架け直す	相手の声で確認し、指示内容を復唱する	（　　　）
A	転倒して痛みを訴えている、立ち上がれない	訪問する職員→管理者・家族・ケアマネジャー	電話／事業所の代表番号	3者それぞれに架け、通話した時刻を記録する	（　　　）
A	出血が止まらない、創部からの浸出液が急に増えた	訪問する看護職員→主治医	電話／医療機関の代表番号	指示を受けた医師名と時刻を記録する	（　　　）
A	呼吸が苦しそう、いつもの姿勢が取れない	訪問する職員→緊急時の当番	電話／当番の携帯	当番が受けた旨と判断を記録に残す	（　　　）
A	発熱があり、受診・往診の判断が要る	訪問する職員→看護職員→主治医・家族	電話／家族の勤務先	家族の意向と医師の指示を分けて記録する	（　　　）
A	むせ込みが続き、食事を中断した	訪問する職員→サービス提供責任者・看護職員	電話／共有記録＋電話	中断の判断を誰が支持したかを記録する	（　　　）
A	服薬の誤り、与薬の漏れに気づいた	訪問する職員→管理者→主治医・薬局・家族	電話／管理者不在時の代行者	連絡した順序と各相手の回答を記録する	（　　　）
A	約束の時間に居宅にいない、安否が確認できない	訪問する職員→事業所→家族	電話／近隣・緊急連絡先	確認できるまで連絡先を順に当たり、全て記録する	（　　　）
A	施錠されていて入室できない	訪問する職員→サービス提供責任者→家族	電話／鍵の管理者	入室できた時刻、できなかった場合の判断を記録する	（　　　）
A	虐待を疑わせる痕跡や言動を見た	訪問する職員→管理者→地域包括支援センター・保険者	電話／書面	見たことと解釈を分けて記録し、連絡先と時刻を残す	（　　　）
A	訪問先で職員自身が負傷した	訪問する職員→管理者	電話／事業所の代表番号	受傷時刻、受診の要否、代替訪問の手配を記録する	（　　　）
B	転倒したが外傷がなく、本人の訴えもない	訪問する職員→サービス提供責任者・ケアマネジャー・家族	共有記録＋電話／書面	翌日以降の観察の依頼先と観察項目を書く	（　　　）
B	食事量が2〜3日続けて普段の半分以下	訪問する職員→看護職員・ケアマネジャー	共有記録／電話	何日分の記録を根拠にしたかを書く	（　　　）
B	排便が数日ない、腹部の張りがある	訪問する職員→看護職員→主治医	共有記録＋電話／報告書	最終排便日と、それを何で確認したかを書く	（　　　）
B	皮膚の発赤・水疱を新たに見つけた	訪問する職員→看護職員	共有記録（画像を含む）／電話	部位・大きさ・発見日を書き、次の訪問者に引き継ぐ	（　　　）
B	福祉用具の破損・不具合を見つけた	訪問する職員→ケアマネジャー→福祉用具の事業所	電話／書面	連絡先の事業所名と担当者名、対応予定日を書く	（　　　）
B	手すりのぐらつきなど住環境の危険	訪問する職員→サービス提供責任者→ケアマネジャー	共有記録／電話	危険の程度と暫定の対処を書き分ける	（　　　）
B	家族の体調不良により介護力が下がっている	訪問する職員→ケアマネジャー	電話／書面	家族の言葉をそのまま引用して残す	（　　　）
B	入院した、または退院日が決まった	家族・医療機関→ケアマネジャー→各事業所	電話／書面・データ連携	入院日・退院日と、各事業所へ連絡した時刻を書く	（　　　）
B	予定していたサービスを実施できなかった	訪問する職員→サービス提供責任者→ケアマネジャー	報告（文書等）／電話	できなかった理由と、代替の有無を書く	（　　　）
B	利用者・家族から苦情の申出を受けた	受けた職員→管理者	電話→受付簿／書面	受付日時・申出者・内容・一次回答を記録する	（　　　）
B	訪問時間を変更した、担当者を交代した	事業所→利用者・家族・ケアマネジャー	電話／書面	誰に伝えたか、同意を得たかを分けて書く	（　　　）
B	薬が変更されていた（薬剤情報提供文書の記載が変わっている）	訪問する職員→看護職員・ケアマネジャー	共有記録／電話	変更前後を並べて書き、確認した書類名を残す	（　　　）
B	介護保険の被保険者証・認定結果を受け取った	家族・ケアマネジャー→事務職員→現場職員	台帳更新／掲示	本人の提示を受けて確認した日と確認者を書く	（　　　）
C	起床・就寝時刻の変化、生活リズムのずれ	訪問する職員→次の訪問者	共有記録／連絡ノート	次の担当者が見る場所に置けているかを確認する	（　　　）
C	意欲・表情・発語量の変化	訪問する職員→サービス提供責任者	共有記録／会議	いつからの変化かを日付で書く	（　　　）
C	冷蔵庫の中身、買い物の頻度、食材の傷み	訪問する職員→ケアマネジャー	共有記録／モニタリング時に口頭	見た日と、そのとき何があったかを具体に書く	（　　　）
C	室温・湿度・寝具の状態	訪問する職員→次の訪問者・家族	連絡ノート／共有記録	測った値か体感かを区別して書く	（　　　）
C	家族の来訪頻度の変化、同居家族の勤務時間の変更	訪問する職員→ケアマネジャー	共有記録／電話	誰から聞いた情報かを書く	（　　　）
C	本人の言葉で語られた希望・不安	訪問する職員→ケアマネジャー	共有記録／モニタリング時	要約ではなく発言をそのまま残す	（　　　）
C	短期入所から戻った直後の様子	短期入所の事業所→訪問系の事業所・家族	書面／電話	利用中の変化点だけを抜き出して伝える	（　　　）
C	通所での食事量・入浴の可否・傷やあざの有無	通所の事業所→家族・ケアマネジャー	連絡帳／書面	家族が読んだことを確認できる形にする	（　　　）
C	機能訓練の実施状況と、居宅での再現の程度	機能訓練指導員→ケアマネジャー・家族	記録・報告書／面談	居宅を訪問して確認した日と内容を書く	（　　　）
C	次回受診の予定日と付添の担当	家族→ケアマネジャー→各事業所	共有記録／電話	付添者が決まっているかを書く	（　　　）
C	連絡ノートに家族が書いた依頼事項	家族→訪問する職員→サービス提供責任者	連絡ノート／共有記録に転記	転記した人と日付を書く	（　　　）
C	訪問時の駐車場所・鍵の扱いの変更	家族→事業所→全訪問職員	共有記録／掲示	全員が見たことを確認する方法を決めておく	（　　　）
D	個別サービス計画の作成・見直しと、その説明・同意・交付	事業所→利用者・家族・ケアマネジャー	書面／面談	作成日・説明日・同意日・交付日を分けて書く	（　　　）
D	モニタリングの結果	ケアマネジャー→記録	書面・データ／面談	実施した月と結果の記録を対応させる	（　　　）
D	個別サービス計画と実施報告の相互のやり取り	各事業所⇄ケアマネジャー	書面・データ連携／郵送	受領した日と保管場所を決めて記録する	（　　　）
D	目標の達成状況の評価	事業所→利用者・家族・ケアマネジャー	書面／面談	評価の根拠にした記録を明示する	（　　　）
D	担当者会議で共有する事項と、欠席者への照会内容	ケアマネジャー→出席者・欠席者	会議／照会文書	照会の内容と回答を個別に残す	（　　　）
D	苦情の受付件数と対応の状況	管理者→職員・運営	受付簿の集計／会議	件数だけでなく内容の傾向を残す	（　　　）
D	事故・ヒヤリハットの件数と傾向、検討結果	委員会→全職員	会議／掲示・書面	検討結果を職員へ戻した記録を残す	（　　　）
D	研修の計画と実施の状況	管理者→職員	計画・実施記録／会議	誰が受講したかを名簿で残す	（　　　）
D	認定有効期間の残り、更新申請の時期	事務職員→ケアマネジャー・現場	台帳／掲示	残り月数で並べ替えて確認する	（　　　）
D	人員・体制の変更に関する情報	管理者→保険者・関係事業所	保険者の様式／書面	提出先・提出日・控えの保管場所を書く	（　　　）

なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。体制や人員の変更に関する届出の要否・様式・期限は保険者（指定権者）により異なりますので、所在地の保険者が公表する資料でご確認ください。

「送った」と「届いた」は別｜手段別の到達確認

横浜市の令和7年度集団指導講習会資料には、居宅介護支援の項目として「FAX等で連携した際に到着確認をしてなかった。又はその記録がなかった」という指摘状況が記載されています。広島市の令和7年度運営指導の指摘事項にも「FAXによる情報提供を行った際、先方が受け取ったことが明確でない事例」が例示されています。送信の事実と到達の事実は別の事実であり、記録上も分けて残す必要があります。

手段	送っただけでは届いたと言えない理由	到達を確かめる行為	記録に残す言葉の例	貴事業所の定め（記入欄）
電話（本人と通話できた）	聞き違い、相手が別件と取り違えることがある	要点を復唱してもらう、次にすることを言ってもらう	「○○様の△△について伝え、□□される旨を復唱で確認」	（　　　）
電話（留守番電話に残した）	再生されたかどうかが分からない	折り返しがない場合の再架電の時刻を決めておく	「留守電に伝言。○時までに折返しがなければ再架電」	（　　　）
FAX	送信結果票は自機の送信記録であり、相手が見た証明ではない	受領の連絡をもらう、または電話で到着を確かめる	「送信後、○時○分に□□様へ架電し受領を確認」	（　　　）
電子メール	迷惑メールに振り分けられることがある	受領の返信を依頼し、返信がない場合の扱いを決める	「返信をもって受領確認。○日までに返信なき場合は架電」	（　　　）
メッセージアプリ	既読は端末を開いた事実に過ぎない	返答の言葉をもらう	「既読のみのため架電して口頭で確認」	（　　　）
連絡ノート（居宅に置く）	家族が読む時間帯と、職員が書く時間帯がずれる	次回訪問時に読まれた形跡と反応を確かめる	「前回記載分について家族から○○との返答あり」	（　　　）
記録システムの共有画面	開かなければ存在しないのと同じ	重要度の高いものだけ通知や口頭を重ねる	「共有記録に入力のうえ、□□へ架電して要点を伝達」	（　　　）
郵送	到着日が読めず、宛先違いに気づけない	発送日を記録し、到着予定日を過ぎたら確認する	「○日発送。○日に到着を電話で確認」	（　　　）
持参・手渡し	受け取った人が担当者本人とは限らない	受領者の氏名を控える	「□□事業所にて△△様へ手渡し。受領者名を記録」	（　　　）
口頭（対面）	その場で終わり、第三者から見えない	その日のうちに記録に落とす	「○時○分、事業所内で□□へ口頭伝達。同日記録に入力」	（　　　）
事業所内の掲示・申し送り板	出勤しない職員には届かない	不在だった職員への個別の伝達手段を決める	「掲示に加え、不在の△△へは次回出勤時に個別伝達」	（　　　）

止まりやすい8か所｜何が起きるか・確認すること・手立て・記入欄（32の点検）

情報が止まる場所は、事業所ごとにばらばらではなく、驚くほど共通しています。止まるのは人ではなく構造で、同じ構造を持つ事業所は同じ場所で止まります。ここでは8か所を挙げ、それぞれについて「何が起きるか」「確認すること」「手立て」「記入欄」を並べます。

8か所の一覧

止まりやすい場所	何が起きるか	確認すること	手立ての例	貴事業所の定め（記入欄）
①訪問系で職員が事業所に戻らない	直行直帰のため、気づいたことが誰の目にも触れない。次に事業所に顔を出すのが数日後になり、その頃には細部が抜け落ちている	訪問終了後にどこで何を入力しているか。入力しない職員がいる場合、その理由（端末がない・電波が届かない・入力に時間がかかる）	訪問終了時点で完了する入力に絞る。音声で残して後から整えられるようにする。第一報だけは電話にする	（　　　）
②夜勤帯・営業時間外	判断できる人がその場にいない。当番が受けた連絡が、翌日の担当に渡らないまま終わる	夜間に受けた連絡が翌営業日の始業時に必ず読まれる仕組みがあるか。当番の判断が記録に残っているか	当番の記録欄を、翌日の担当が最初に見る場所に置く。夜間に連絡した先（主治医・家族）を一覧で残す	（　　　）
③非常勤・登録型の職員	会議や朝礼に参加できず、変更点が届かない。週に1回だけ入る職員が、2週間前の前提のまま訪問する	非常勤職員が次に出勤するまでに、変更点がどの手段で届くか。届いたことをどう確かめているか	その職員の次の訪問前に届く手段を職員ごとに決める。変更点だけを抜き出した短い伝達にする	（　　　）
④複数事業所をまたぐ	自分の事業所の中では回っているのに、隣の事業所には渡らない。ケアマネジャーを経由する分だけ遅れる	他事業所へ直接連絡してよい場面と、ケアマネジャーを通す場面が分かれているか	状態変化は直接連絡し、計画に関わることはケアマネジャーを通す、といった線引きを文書にする	（　　　）
⑤家族が複数いる	連絡した家族と、決める家族が違う。あとで「聞いていない」という話になる	誰が窓口で、誰が同意する立場かが記録上明確か。遠方家族への連絡方法が決まっているか	窓口となる家族と、重要な決定を確認する家族を分けて台帳に書く。伝えた家族名を毎回記録する	（　　　）
⑥医療職と介護職で言葉が違う	医療側の指示が介護側で「何をどう見ればよいか」に翻訳されないまま置かれ、結果として観察されない	指示や留意点が、観察できる行動の言葉に置き換えられているか	「安静度に注意」ではなく「立ち上がるときに付き添う」まで書き換える欄を設ける	（　　　）
⑦管理者に集中する	すべての連絡が管理者を通るため、管理者が不在・電話中の間、全経路が止まる	管理者以外が受けてよい連絡、判断してよい範囲が決まっているか	受け手を役割で複線化する。管理者不在時の代行者を経路ごとに書く	（　　　）
⑧入退院・短期入所の切れ目	戻ってきたときに何が変わったのかが分からず、以前の前提のままサービスが再開される	入院・入所の期間中に変わった点（薬・食形態・移動方法）を誰が集約するか	戻る前に変更点だけを一枚にまとめ、再開前に全事業所へ配る手順にする	（　　　）

32の点検質問｜どの資料を見れば答えが出るか

点検は「できていますか」と聞いても意味がありません。どの資料を開けば答えが出るかまで指定して初めて、点検になります。

場所	点検質問	確認する資料	判定（記入欄）
①戻らない	直近1か月で、訪問当日に入力されなかった記録は何件あるか	記録システムの入力日時、サービス提供記録	（　　　）
①戻らない	入力が翌日以降になっている職員は誰か。その理由を本人に確認したか	入力ログ、職員ごとの集計、面談記録	（　　　）
①戻らない	訪問中に気づいた変化を、その場で残す手段があるか	端末の配備状況、音声入力の可否	（　　　）
①戻らない	サービス提供責任者への報告が数日分まとめて行われていないか	報告記録、伝達文書	（　　　）
②夜間	夜間に受けた連絡が、翌営業日に読まれたことを確認できるか	当番記録、始業時の確認欄	（　　　）
②夜間	当番が主治医へ連絡した記録に、時刻と相手の氏名があるか	訪問看護記録書、緊急対応の記録	（　　　）
②夜間	夜間の判断基準が、当番以外にも読める形で文書になっているか	緊急時対応マニュアル	（　　　）
②夜間	営業時間終了後に入院の連絡が入った場合の手順が決まっているか	手順書、支援経過記録	（　　　）
③非常勤	非常勤職員ごとに、次の出勤日と伝達手段が把握できているか	勤務表、伝達の記録	（　　　）
③非常勤	直近の計画変更が、全担当職員に届いたことを確認できるか	伝達文書、受領の署名または確認欄	（　　　）
③非常勤	会議に参加できなかった職員への伝達方法が決まっているか	会議録、伝達記録	（　　　）
③非常勤	職員ごとの研修計画が作成され、実施の記録が残っているか	研修計画、実施記録	（　　　）
④事業所間	位置付けた各サービスの個別計画書と実施報告を受け取っているか	個別サービス計画書、実施報告書、支援経過記録	（　　　）
④事業所間	居宅サービス計画を担当者へ交付したことが記録から確認できるか	交付記録、支援経過記録	（　　　）
④事業所間	他事業所へ直接連絡してよい場面が文書で示されているか	連携手順書、重要事項説明書	（　　　）
④事業所間	欠席した担当者への照会内容と回答が個別に残っているか	サービス担当者会議の要点、照会文書・回答書	（　　　）
⑤家族が複数	連絡窓口となる家族と、同意を得る家族が台帳で区別されているか	利用者台帳、契約書	（　　　）
⑤家族が複数	記録に「家族へ連絡」ではなく、誰に連絡したかが書かれているか	サービス提供記録、支援経過記録	（　　　）
⑤家族が複数	遠方家族への連絡手段と頻度が決まっているか	手順書、連絡記録	（　　　）
⑤家族が複数	家族の個人情報を用いる場合の同意の取扱いが決まっているか	個人情報使用同意書、契約書	（　　　）
⑥言葉の違い	医療的な留意点が、観察できる行動の言葉に書き換えられているか	共有記録、計画書の留意事項欄	（　　　）
⑥言葉の違い	指示の内容と、実際に行っている訪問内容が一致しているか	指示書、訪問記録	（　　　）
⑥言葉の違い	介護職員から看護職員へ質問できる時間と方法があるか	会議録、相談記録	（　　　）
⑥言葉の違い	専門用語をそのまま家族に伝えていないか	連絡帳、説明記録	（　　　）
⑦管理者集中	管理者不在時に誰が受けるかが、経路ごとに決まっているか	体制表、手順書	（　　　）
⑦管理者集中	管理者を経由せずに現場同士で完結してよい連絡が定義されているか	手順書	（　　　）
⑦管理者集中	苦情や事故防止の検討結果が、職員へ戻された記録があるか	委員会の記録、フィードバックの記録	（　　　）
⑦管理者集中	報告してよい範囲を職員が自分で判断できる基準があるか	報告基準の文書、研修記録	（　　　）
⑧切れ目	入院・入所中に変わった点を集約する担当が決まっているか	手順書、支援経過記録	（　　　）
⑧切れ目	再開前に全事業所へ変更点が配られたことを確認できるか	配布記録、受領確認	（　　　）
⑧切れ目	入院の連絡を受けた日時と、情報提供を行った日時が記録されているか	支援経過記録、情報提供書の控え	（　　　）
⑧切れ目	被保険者資格や認定内容の再確認が、更新のたびに行われているか	被保険者証の写し、資格確認記録	（　　　）

伝えた事実の残し方｜口頭伝達の完成文24例と経路別の個人情報の取決め

電話や対面で伝えた内容は、記録に落とさなければ誰から見ても存在しない出来事になります。青森県三戸町のウェブサイトに掲載された集団指導資料には、居宅介護支援について「医療機関に情報提供を行ったが、記録していない」と指摘された事例が示され、情報提供を行った日時、場所、内容、提供手段（面談、FAX等）等を記録するよう指導されたことが記載されています。伝えたこと自体ではなく、伝えた事実の記録が問われています。

口頭で伝えたときに残す7要素

要素	何を書くか	足りない書き方	足りている書き方
誰に	相手の事業所名・職種・氏名。取り次いだ人がいればその人も	家族へ連絡	長女の○○様（同居）へ連絡
いつ	日付と時刻。何時何分まで書く	本日連絡	8月14日16時05分に架電
何を	伝えた事実と、伝えた根拠になった観察	状態について伝えた	朝食の摂取が3日続けて半量以下である旨を伝えた
どの方法で	電話・対面・FAX・郵送・システムのどれか	連絡した	事業所固定電話から架電し、本人と通話
相手の反応	相手が言ったこと。要約ではなく発言に近い形で	了承を得た	「明日往診の際に確認する」との返答
次にすること	誰が、いつまでに、何をするか	経過観察	明日の訪問時に摂取量を計測し、当日中に共有記録へ入力
記録者	書いた人と、書いた時刻	（無記名）	記録者：△△（8月14日16時20分入力）

場面別｜そのまま使える記録の完成文24例

以下は、伝えた経路そのものを記録した文の例です。観察内容の書き方ではなく、「誰から誰へ、どの手段で、いつ、何が届き、相手が何と答えたか」を残すための文型として作っています。氏名・時刻は自事業所のものに置き換えてお使いください。

場面	送り手→受け手	記録の完成文
訪問中に発熱を確認し、看護職員に判断を仰いだ	訪問介護員→看護職員	8月14日10時40分、居宅にて体温38.2度を確認。同40分、事業所の看護職員□□へ携帯電話から連絡し、「本日中に主治医へ連絡するので、水分摂取を促して退室してよい」との指示を受けた。退室前に本人へ水分200mlの摂取を促し、コップ半量の摂取を確認。11時00分に共有記録へ入力。記録者：△△
転倒があり、3者へ連絡した	訪問する職員→管理者・家族・ケアマネジャー	8月14日9時15分、居間で本人が尻もちをついた状態を発見。外傷なし、痛みの訴えなし。9時20分に管理者へ架電（通話）、9時28分に長女○○様へ架電（通話、「今日は仕事のため夕方に様子を見に行く」との返答）、9時35分に担当ケアマネジャー□□様へ架電（不在のため事業所へ伝言、10時12分に折返しを受け内容を再度説明）。次回訪問時に腰部の痛みの有無を確認することとした。記録者：△△
薬の変更に気づき、関係先へ伝えた	訪問する職員→看護職員・ケアマネジャー	8月14日14時00分、居宅の薬剤情報提供文書が8月12日付に更新されており、朝の内服が1剤増えていることを確認。14時10分に看護職員□□へ電話で報告、14時25分に担当ケアマネジャー△△様へ電話で報告し、「主治医へ確認のうえ折り返す」との返答。変更前後の薬剤名を共有記録に転記済み。記録者：○○
入院の連絡を受け、各事業所へ回した	家族→ケアマネジャー→各事業所	8月14日8時50分、次男○○様より「昨夜から発熱し、本日8時に□□病院へ入院した」と電話連絡あり。9時05分に病院の地域連携室△△様へ架電し、情報提供の方法と担当者を確認。9時30分に通所介護、9時38分に訪問介護、9時45分に福祉用具の各事業所へ架電し、当面の利用の取扱いを連絡。各事業所の応対者名を支援経過に記載。記録者：□□
医療機関へ情報を提供し、受領を確認した	ケアマネジャー→医療機関	8月14日11時20分、□□病院地域連携室宛てに、居宅サービス計画および生活状況をまとめた情報提供書をFAX送信（送信結果票を保管）。11時35分に同室△△様へ架電し、到着していることを確認。「担当の医療ソーシャルワーカーへ渡した」との返答を得た。提供日、提供先、提供方法、受領確認の各項目を支援経過に記載。記録者：○○
主治医へ意見を求めた	ケアマネジャー→主治の医師	8月14日15時00分、本人および長女の同意を得たうえで、□□クリニックへ訪問看護の利用に関する意見を照会（照会文書を持参、受付にて△△様へ手渡し）。8月16日10時20分、同院より回答書を受領。回答の要旨と受領日を支援経過に記載し、回答書の写しをファイルへ綴じた。記録者：○○
作成した計画を主治医へ交付した	ケアマネジャー→主治の医師	8月20日13時40分、□□クリニックへ居宅サービス計画書（第1表から第3表）を持参し、受付の△△様へ手渡した。受領者名と交付日時を支援経過に記載。あわせて、次回の計画変更時にも同様に交付する旨を口頭で申し添えた。記録者：○○
担当者会議に欠席した事業所へ照会した	ケアマネジャー→欠席した担当者	8月14日開催のサービス担当者会議に、福祉用具貸与の□□事業所が業務都合により欠席。同日16時00分に照会文書をFAX送信し、8月16日11時05分に回答書を受領。照会内容は「歩行器の使用頻度と、現在の身体状況に対する適合の所見」、回答は「屋内で1日3回程度使用。現状の高さで問題ないが、次回訪問時に再調整を行う」。照会内容と回答をサービス担当者会議の要点に記載。記録者：○○
非常勤職員へ計画の変更点を届けた	サービス提供責任者→非常勤の訪問介護員	8月14日、訪問介護計画の変更（清拭から部分浴へ）について、担当する非常勤職員3名へ変更点のみを記載した文書を配布。うち2名へは同日中に事業所で手渡し、受領欄に署名を得た。残り1名（次回出勤8月17日）へは8月14日18時00分に電話で要点を伝達し、8月17日出勤時に文書を手渡して署名を得た。記録者：□□
夜間の当番対応を翌日へ引き継いだ	緊急時の当番→翌日の担当・管理者	8月13日23時40分、長女○○様より「本人が眠れず落ち着かない」と当番携帯へ連絡。状況を聴取し、室温と照明の調整を助言、24時10分に再度架電して入眠を確認。8月14日8時30分の始業時に管理者および日中の担当□□へ口頭で報告し、同時刻に当番記録へ入力。日中に主治医へ連絡するかどうかは管理者が判断することとした。記録者：△△
誤薬に気づき、順に連絡した	訪問する職員→管理者→主治医・薬局・家族	8月14日8時05分、朝の内服のうち1剤が前日分の残りであることに気づいた。8時08分に管理者へ架電（通話）、8時15分に□□クリニックへ架電し看護師△△様へ状況を伝達、「経過観察でよい。異変があれば連絡を」との回答。8時25分に□□薬局へ架電し薬剤師○○様へ報告。8時35分に長女△△様へ架電（不在のため留守番電話に伝言、9時02分に折返しあり、内容を説明し了承の返答）。事故報告の要否について管理者が保険者の基準を確認することとした。記録者：□□
安否が確認できず、順に当たった	訪問する職員→事業所→家族	8月14日10時00分の訪問時、呼び鈴・電話に応答なし。10時05分に事業所へ架電し指示を受け、10時08分に長男□□様へ架電（「本日は通院の予定があったかもしれない」との返答）。10時20分に□□クリニックへ架電し、本人が9時40分に受診していることを確認。10時30分に事業所と長男へ結果を連絡。訪問は同日15時に振り替えた。記録者：△△
福祉用具の不具合を関係先へ回した	訪問する職員→ケアマネジャー→福祉用具の事業所	8月14日11時10分、ベッド柵の固定部にがたつきを確認。使用を控えるよう本人へ説明し、11時20分に担当ケアマネジャー□□様へ架電。11時45分に福祉用具の△△事業所より当方へ折返しがあり、「本日16時に訪問して点検する」との連絡を受けた。16時40分に同事業所より点検完了の連絡あり。記録者：○○
苦情の申出を受けた	受けた職員→管理者	8月14日13時20分、長女□□様より事業所代表電話に「訪問時間が予定より30分遅れることが今月3回あった」との申出を受けた。事実関係は確認のうえ改めて回答する旨を伝え、13時35分に管理者へ口頭で報告、同日中に苦情受付簿へ記載。8月16日10時00分に管理者から長女へ架電し、遅延の理由と今後の対応を説明した。記録者：△△
短期入所からの帰宅時に変更点を受け取った	短期入所の事業所→訪問系の事業所	8月14日16時00分、□□短期入所生活介護より、利用中の変更点として「食形態を一口大からきざみへ変更」「就寝前の内服が1剤中止」との連絡を書面で受領。16時20分に訪問介護の担当3名へ共有記録で通知し、うち翌日訪問予定の△△へは16時30分に電話でも伝達した。記録者：○○
退院前カンファレンスの内容を各事業所へ配った	ケアマネジャー→各事業所	8月14日14時00分から14時40分、□□病院にて退院前カンファレンスに出席。退院日、在宅酸素の導入、入浴時の留意点の3点が新たに決まった。同日16時00分に、決定事項のみを1枚にまとめた文書を訪問看護・訪問介護・福祉用具の各事業所へ送付し、8月15日午前中までに3事業所すべてから受領の連絡を得た。記録者：□□
認定結果を各事業所へ回した	ケアマネジャー→各事業所	8月14日、区分変更の認定結果通知を家族より受領（有効期間の開始日を確認）。同日15時00分に、位置付けている4事業所へ結果と有効期間を送付。8月18日にサービス担当者会議を開催し、計画変更の必要性について各担当者から意見を得た。会議に出席できなかった1事業所へは照会文書を送付し、回答を受領済み。記録者：○○
家族の介護力の低下を伝えた	訪問する職員→ケアマネジャー	8月14日9時50分、同居の長女より「先週から腰痛で本人の移乗を手伝えない」との訴えを直接聴取。9時55分に担当ケアマネジャー□□様へ架電し、長女の発言をそのまま伝えた。「来週のモニタリング訪問を前倒しし、8月16日に伺う」との返答を得て、長女へ折り返し伝達した。記録者：△△
虐待を疑わせる状況を管理者へ上げた	訪問する職員→管理者	8月14日11時30分、本人の両上腕に左右対称のあざを確認。本人からは「ぶつけた」との説明。見たままの部位と大きさを記録し、11時45分に管理者へ架電して報告した。管理者より、同日中に地域包括支援センターへ相談する旨の連絡を受けた。観察した事実と、こちらの解釈は分けて記載した。記録者：○○
職員自身が訪問先で負傷した	訪問する職員→管理者	8月14日10時05分、移乗介助中に腰部に痛みが生じ、介助を中断。10時10分に管理者へ架電し状況を報告、同日の残り2件の訪問について代替の職員を手配することとなった。本人への説明と謝罪を行い、10時40分に退室。管理者が労働災害の取扱いを確認することとした。記録者：△△
連絡ノートの記載を共有記録へ転記した	家族→訪問する職員→事業所	8月14日9時30分、居宅の連絡ノートに8月13日付で長男の記載「今週末から1週間、実家を空けます」を確認。同日10時50分、事業所へ戻る前に共有記録へ転記し、サービス提供責任者□□へ電話で要点を伝えた。不在期間中の連絡先を長男へ確認するよう依頼した。記録者：○○
担当職員の交代を関係先へ伝えた	管理者→利用者・家族・ケアマネジャー	8月14日、9月からの担当職員の交代について、同日14時00分に本人および長女へ訪問して説明し、了承を得た。14時40分に担当ケアマネジャー□□様へ架電して同内容を連絡。9月1日の初回訪問には現担当が同行することとし、その旨も併せて伝えた。記録者：△△
実施できなかったサービスを報告した	訪問する職員→サービス提供責任者→ケアマネジャー	8月14日、予定していた入浴介助について、本人が「今日は寒いのでやめたい」と希望したため清拭に変更。10時50分にサービス提供責任者□□へ電話で報告し、変更の可否を確認したうえで実施した。11時30分に共有記録へ入力。同日16時00分にサービス提供責任者から担当ケアマネジャーへ電話で報告済み。記録者：○○
事故防止の検討結果を職員へ戻した	委員会→全職員	8月14日開催の事故防止の検討委員会において、直近3か月の記録から、玄関の上がりかまちでのつまずきが4件生じていることを共有した。対策として、訪問時の声かけの手順を追加することを決定。8月15日の朝礼で全職員へ説明し、当日不在だった3名へは8月16日から18日の各出勤時に個別に説明して、受領欄に署名を得た。記録者：□□

経路ごとに決めておくこと｜個人情報の取扱いの記入欄

厚生労働省の運営指導マニュアル別添1では、秘密保持等の確認項目として、個人情報の利用に当たり、利用者本人の情報および利用者家族の情報のそれぞれについての確認が挙げられ、確認文書として個人情報同意書、従業者の秘密保持誓約書が示されています。千葉県の令和7年度集団指導資料には、サービス担当者会議等において利用者の個人情報を用いる場合は利用者の同意を、家族の個人情報を用いる場合は当該家族の同意を、あらかじめ文書により得ていない、という指摘事項が挙げられています。

個人情報保護法の解釈は事案により異なり、本記事で断定することはできません。以下は「何を・どこまで・どの手段で」を事業所として決めるための記入欄であり、法的な判断を示すものではありません。取扱いの範囲は所在地の保険者が公表する資料および自事業所の顧問の助言に従ってご確認ください。

経路・手段	流れる情報の例	決めておくこと	貴事業所の定め（記入欄）
電話（事業所の固定電話）	氏名、状態、家族の事情	周囲に聞こえる場所で氏名を出してよいか。出さない場合の呼び方	（　　　）
職員の私物端末	連絡先、写真、記録の一部	私物端末の使用可否。使用する場合の保存の扱いと退職時の措置	（　　　）
メッセージアプリ	訪問時間の調整、状態の連絡	グループの参加者の範囲。個人が特定できる情報を載せてよいか	（　　　）
FAX	情報提供書、計画書	送信前の番号確認の手順。誤送信時の対応	（　　　）
電子メール	書類の授受	添付の可否、宛先の確認手順、送信先の範囲	（　　　）
記録システムの共有画面	すべての記録	誰がどこまで閲覧できるか。他事業所からの閲覧の範囲	（　　　）
連絡ノート（居宅に置く）	その日の実施内容、依頼事項	同居していない家族や来訪者が読む可能性を踏まえた記載の範囲	（　　　）
サービス担当者会議	本人・家族の情報	本人分と家族分の同意をそれぞれどう得ておくか	（　　　）
他事業所への直接連絡	状態変化、留意事項	ケアマネジャーを通さずに伝えてよい範囲	（　　　）
写真・画像の撮影	皮膚の状態、住環境	撮影の同意、保存先、保存期間、削除の手順	（　　　）
紙の書類の持ち出し	計画書、訪問予定表	持ち出してよい書類の範囲と、車内・自宅での保管の扱い	（　　　）
従業者の秘密保持	在職中および退職後	誓約の対象を利用者だけでなく家族の情報まで含めるか	（　　　）

書き換え30組｜「情報共有を徹底する」を経路・期限・確認まで書き切る

会議録や改善計画に「情報共有を徹底する」と書かれているとき、それはまだ何も決まっていない状態を表しています。誰から誰へ、どの経路で、いつまでに、どう確認するかまで書いて初めて、翌日から実行できる文になります。以下は左右に並べた30組です。右列はそのまま貼り替えて使える形にしてあります。

番号	悪い例（決まっていない）	良い例（経路・期限・確認まで書いた完成文）
1	情報共有を徹底する	訪問中に気づいた状態変化は、訪問終了から30分以内に、訪問した職員が共有記録へ入力する。入力が確認できない場合は、サービス提供責任者が当日17時に電話で確認する。
2	報告・連絡・相談を心がける	報告先を3つに固定する。医療的判断が要るものは看護職員へ電話、計画に関わるものはサービス提供責任者へ報告、事故は管理者へ電話（第一報）とする。迷った場合はサービス提供責任者へ電話する。
3	職員間の連携を強化する	訪問看護と訪問介護の間で、月1回、同一利用者について15分の電話会議を行う。開催日は毎月第2水曜17時、記録は訪問看護側が作成し、当日中に双方へ送る。
4	ケアマネジャーに連絡する	状態変化を確認した当日中に、担当ケアマネジャーへ電話する。不在の場合は事業所へ伝言し、折返しを受けた時刻まで記録する。
5	家族に伝える	連絡窓口として台帳に記載した家族へ、当日中に電話する。通話できなかった場合は留守番電話に伝言し、翌日10時までに再度架電する。
6	医療機関と連携する	入院の連絡を受けた時点で、情報提供の相手（地域連携室の担当者名）と手段を確認し、提供した日時・手段・受領確認を支援経過に記載する。
7	申し送りの精度を上げる	引き継ぐ項目を5つに固定する（前回からの状態変化、実施できなかったこと、家族からの依頼、次回の観察点、連絡待ちの事項）。この5項目のない引継ぎは受け取らない。
8	記録を早めに書く	訪問記録は訪問当日中に入力する。当日入力できなかった件数を月末に集計し、3件以上の職員には入力できない理由を面談で確認する。
9	夜間の対応を改善する	当番が受けた連絡は、対応の有無にかかわらず当番記録へ入力する。翌営業日の始業時に管理者が全件を読み、読んだ時刻を記録欄に記入する。
10	非常勤職員にも周知する	計画変更は、変更点のみを1枚にまとめ、対象職員の次の出勤日または次の訪問日の前までに手渡しまたは電話で伝える。受領欄への署名をもって伝達完了とする。
11	事故の再発防止に努める	事故防止の検討委員会で決めた対策を、翌週の朝礼で全職員へ説明する。当日不在だった職員には、次の出勤時に個別に説明し、説明日と説明者を記録する。
12	苦情に真摯に対応する	苦情を受けた職員は、受付日時・申出者・内容・一次回答を当日中に受付簿へ記載する。管理者は3営業日以内に申出者へ回答し、回答日と内容を記録する。
13	ヒヤリハットを増やす	報告様式を5項目（日時・場所・状況・その場の対処・気づき）に絞り、記名は任意とする。月次で件数と傾向を掲示し、対策の検討結果を職員へ戻す。
14	個人情報の管理を徹底する	持ち出してよい書類を3種に限定し、それ以外は事業所内で閲覧する。持ち出した書類は当日中に返却し、返却簿へ記入する。
15	担当者会議を適切に開催する	新規・更新・区分変更・計画変更の各時点で、位置付けた全事業所へ招集通知を出す。欠席する事業所へは照会文書を送り、照会内容と回答をサービス担当者会議の要点へ個別に記載する。
16	主治医と連絡を取る	医療サービスの利用希望があった時点で、本人の同意を得たうえで主治の医師等へ意見を照会し、照会日・照会内容・回答日・回答内容を支援経過に記載する。
17	計画を関係者に渡す	作成・変更した居宅サービス計画は、位置付けた全担当者および主治の医師等へ交付し、交付日・交付方法・受領者名を支援経過に記載する。
18	個別サービス計画をもらう	位置付けた各サービスについて、個別サービス計画と実施報告を受領し、受領日を利用者ごとの一覧へ記入する。翌月10日時点で未受領のものは電話で督促する。
19	FAXで情報提供する	FAX送信後、30分以内に相手方へ架電して到着を確認し、確認した時刻と応対者名を記録する。送信結果票は情報提供書の控えと一緒に保管する。
20	退院時に情報を集める	退院前カンファレンスの決定事項を1枚にまとめ、退院日の前日までに全事業所へ送付する。全事業所からの受領連絡をもって配布完了とする。
21	薬の変更に注意する	訪問時に薬剤情報提供文書の日付を確認し、前回訪問時と異なる場合は変更前後を記録に並べて書き、当日中に看護職員とケアマネジャーへ電話する。
22	残薬を確認する	週1回、決まった曜日に残薬の数を数えて記録する。前週との差が処方日数と合わない場合は、当日中に薬局へ電話し、通話した薬剤師名を記録する。
23	管理者に相談する	管理者不在時に連絡を受ける代行者を経路ごとに定め、体制表に氏名で記載する。代行者が受けた連絡は、管理者が出勤した時点で口頭と記録の両方で引き継ぐ。
24	他事業所と情報を共有する	状態変化は各事業所へ直接電話してよいこととし、計画に関わることはケアマネジャーを通す。この線引きを重要事項説明書の別紙に記載し、契約時に説明する。
25	家族の意向を確認する	連絡窓口となる家族と、重要な決定を確認する家族を台帳に分けて記載する。記録には「家族」ではなく、続柄と氏名を書く。
26	医療的な指示を守る	指示や留意点を、観察できる行動の言葉に書き換えて共有記録の留意事項欄へ記載する。書き換えは看護職員が行い、介護職員が読んで疑問があればその場で質問する時間を朝礼に5分設ける。
27	資格情報を確認する	サービス提供を求められた際は、本人が提示する被保険者証により確認し、確認日と確認者を記録する。更新認定・区分変更のたびに同じ手順で再確認する。
28	事故を保険者に報告する	報告の対象となる事故の範囲を、所在地の保険者が公表する基準に沿って事業所の文書にまとめ、管理者以外の職員も判断できる状態にする。判断に迷う場合は保険者の担当課へ電話で確認し、確認日と回答を記録する。
29	記録の書き方を統一する	伝達の記録は7要素（誰に・いつ・何を・どの方法で・相手の反応・次にすること・記録者）で書く。7要素のうち欠けているものがある記録は、翌日に本人へ補記を依頼する。
30	連絡漏れをなくす	連絡待ちの事項を一覧にし、朝礼で「昨日から動いていない案件」だけを読み上げる。3日動いていない案件は管理者が引き取る。

仕組みを見直した記録の完成文｜困りごと→止まっていた場所→変えたこと→確認方法

情報共有の仕組みを見直したときの記録は、4段構成で書くと後から読める記録になります。「誰が困っていたか」から始めると、対策が思いつきの列挙にならず、確認方法まで自然につながります。

テーマ	記録の完成文
直行直帰で記録が遅れる	訪問介護員6名のうち4名が直行直帰であり、訪問記録の入力が翌日以降になる件数が7月は31件だった。入力できない理由を4名へ確認したところ、全員が「訪問と訪問の間に落ち着いて入力できる場所がない」と回答した。そこで、訪問終了時に入力する項目を、実施内容・状態変化の有無・次回への申し送りの3項目に絞り、詳細は当日中の追記でよいこととした。8月は翌日以降の入力が9件となり、内訳を職員別に集計して9月の面談の材料とすることとした。
夜間の連絡が翌日に渡らない	7月に当番が受けた夜間の連絡14件のうち、翌日の担当職員が把握していたものが6件にとどまっていた。原因を確認したところ、当番記録が当番用のファイルに綴じられており、日中の職員が開く場所ではなかった。8月から、当番記録を日勤の申し送りと同じ画面に統合し、始業時に管理者が全件を読み、読んだ時刻を記入することとした。8月の14件はすべて始業時に確認されており、確認時刻の記入漏れは0件だった。
非常勤職員に変更が届かない	週1回勤務の訪問介護員から「先月の計画変更を知らずに訪問していた」との申出があった。会議での周知に頼っており、参加できない職員への経路が無いことが原因だった。計画変更は変更点のみを1枚にまとめ、対象職員ごとに次の訪問日の前までに手渡しまたは電話で伝える手順に改めた。受領欄への署名を伝達完了の基準とし、8月の変更3件について対象10名すべての署名を確認した。
連絡がすべて管理者を通っていた	利用者・家族・他事業所からの連絡がすべて管理者の携帯電話に入っており、管理者が訪問中の時間帯は折返しが2時間以上遅れることがあった。連絡の内容を1か月分分類したところ、訪問時間の調整が半数を占めていた。訪問時間の調整はサービス提供責任者2名が受けて決定してよいこととし、体制表に氏名で記載して関係先へ書面で通知した。8月の折返し所要時間は、記録上、最長で40分となった。
他事業所との情報が片方向だった	位置付けた5事業所のうち、個別サービス計画と実施報告を毎月受領できていたのは2事業所だった。担当者へ確認したところ、送付先と時期の取り決めがないまま運用されていた。利用者ごとの受領一覧を作成し、翌月10日時点で未受領のものを電話で督促する手順とした。8月は5事業所すべてから受領し、受領日を一覧へ記入した。
家族への連絡先が定まっていなかった	記録に「家族へ連絡」とのみ記載されている件が多く、後日、長男から「自分は聞いていない」との申出を受けた。台帳に連絡窓口となる家族と、重要な決定を確認する家族を分けて記載し、記録には続柄と氏名を書くこととした。8月の連絡記録68件のうち、続柄と氏名の記載があるものは68件であった。あわせて、遠方に居住する家族への連絡方法を本人と長女に確認し、台帳へ追記した。

運営指導の確認項目との対照｜経路のどこの話か

厚生労働省の運営指導マニュアル別添1には、多くのサービスに共通して「居宅介護支援事業者等との連携」「心身の状況等の把握」「緊急時等の対応」「事故発生時の対応」「秘密保持等」「苦情処理」といった確認項目が置かれています。これらはいずれも経路の話です。下表は、確認項目と自治体が公表した指摘の内容が、経路上のどこを見ているのかを対照したものです。判断は保険者（指定権者）により異なりますので、記入欄はご自身で埋めてご確認ください。

確認項目・公表資料の記載	出典（自治体・資料）	経路上のどこの話か	貴事業所の記録（記入欄）
サービス担当者会議等を通じて介護支援専門員や他サービスと連携しているか（確認文書：サービス担当者会議の記録）	運営指導マニュアル別添1（訪問介護・訪問看護・通所介護ほか共通）	事業所→ケアマネジャー、事業所⇄他事業所	（　　　）
サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか	運営指導マニュアル別添1（心身の状況等の把握）	他事業所・ケアマネジャー→自事業所	（　　　）
緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか（確認文書：緊急時対応マニュアル、サービス提供記録）	運営指導マニュアル別添1（緊急時等の対応）	訪問する職員→主治医、当番→主治医	（　　　）
市町村、家族、居宅介護支援事業者等に報告しているか（確認文書：報告記録、再発防止策の検討の記録）	運営指導マニュアル別添1（事故発生時の対応）	管理者→保険者・家族・ケアマネジャー	（　　　）
個人情報の利用に当たり、利用者の情報および利用者家族の情報について確認（確認文書：個人情報同意書、従業者の秘密保持誓約書）	運営指導マニュアル別添1（秘密保持等）	すべての外部向け経路	（　　　）
苦情の受付、内容等を記録、保管しているか（確認文書：苦情の受付簿、苦情者への対応記録）	運営指導マニュアル別添1（苦情処理）	利用者・家族→受けた職員→管理者	（　　　）
運営推進会議において活動状況の報告を行い、要望や助言が記録されているか。会議録が公表されているか	運営指導マニュアル別添1（地域との連携等・地域密着型サービス）	事業所→地域・保険者	（　　　）
各サービス事業所の個別計画書や報告書を取り寄せていない	北九州市「令和7年度ケアプラン点検実施結果」	他事業所→ケアマネジャー（受け取る側の経路）	（　　　）
ケアプラン変更時に担当者会議を開催していない／一部の事業所しか招集していない／参加できない事業所へ事前照会を行っていない	北九州市「令和7年度ケアプラン点検実施結果」	ケアマネジャー→位置付けた全担当者	（　　　）
欠席した担当者への照会内容が確認できない／「電話照会」の一語のみの記載になっている	豊島区「居宅介護支援事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和4年度・22事業所）」	ケアマネジャー→欠席した担当者（照会の中身）	（　　　）
医療サービスを位置付けたが、主治の医師等の指示・意見を確認した記録がない	姫路市「令和6年度以前実地指導結果（指定基準等）」	ケアマネジャー→主治の医師等（往路）	（　　　）
医療サービスを位置付けた計画を主治の医師等に交付したことが確認できない	広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」	ケアマネジャー→主治の医師等（復路）	（　　　）
FAX等で連携した際に到着確認をしていない、又はその記録がない	横浜市健康福祉局介護事業指導課「令和7年度横浜市介護サービス事業者等集団指導講習会資料（各サービス共通編）」	送信の事実と到達の事実の区別	（　　　）
医療機関に情報提供を行ったが、記録していない（日時・場所・内容・提供手段の記録）	青森県三戸町ウェブサイト掲載集団指導資料「運営指導における指摘事項（居宅介護支援）」	ケアマネジャー→医療機関（記録の残し方）	（　　　）
入院した日のうちに情報提供した場合と、翌日又は翌々日に情報提供した場合とで区分が分かれる旨の記載（告示の定め）／貴事業所の記録：情報提供日と提供手段（記入欄）	福井市「令和７年度介護保険制度等に係る集団指導」、広島市「令和7年度運営指導の指摘事項等について」	ケアマネジャー→医療機関（速さの要件）	（　　　）
サービス提供責任者が訪問介護員に対し、利用者に関する情報や留意事項を文書等の確実な方法で伝達し、提供終了後の報告を受けていたことが記録上確認できない	「実地指導による介護報酬の算定誤りの具体事例」（WAM NET 京都府ページ掲載）	サービス提供責任者⇄訪問する職員（往復）	（　　　）
サービス担当者会議等において利用者の個人情報を用いる場合の同意、家族の個人情報を用いる場合の当該家族の同意を、あらかじめ文書により得ていない	千葉県「指導監査の状況について」（令和7年度介護保険指定事業者集団指導資料）	会議という経路に情報を載せる前の取決め	（　　　）
骨折等の事故が発生していたが保険者へ報告していない／報告が必要な事故の程度を把握していない	仙台市介護事業支援課「令和6年度運営指導方針・令和5年度運営指導結果等【居宅サービス指導係所管サービス】」	管理者→保険者（報告の範囲の共有）	（　　　）
介護事故の件数よりヒヤリハット報告の件数の方が少ない／検討結果を職員へ適切にフィードバックする	名古屋市「運営指導に係る主な指摘事項（介護保険施設版）」（令和5年1月5日）	職員→委員会→職員（戻す経路）	（　　　）
利用者の提示する被保険者証により確認せず、介護支援専門員から送られたコピーや電話で確認していた	豊島区「地域密着型通所介護事業所への運営指導で『改善を要する』と指摘された事項について（令和5年度・18件）」	利用者→事業所（確認の起点をどこに置くか）	（　　　）
理学療法士等による訪問について、看護職員の代わりに訪問させる旨を口頭で説明したが、同意を得たことを確認できる記録がない	静岡市「介護サービス事業者の指導監督（運営指導における主な指摘・助言事項等一覧）」	事業所→利用者（口頭で伝えた事実の残し方）	（　　　）
個別機能訓練計画の作成後3か月に1回以上、居宅を訪問して生活状況を確認し、利用者等へ進捗状況等を説明した記録が確認できない	長野県健康福祉部地域福祉課福祉監査担当「令和６年度運営指導結果の概要（通所介護）」、堺市「令和8年度集団指導居宅事業所編」、神戸市「運営上の留意事項（居宅通所）」	事業所→利用者・家族（周期のある経路）	（　　　）

加算や体制に関する記載は、算定した時点の告示・通知および所在地の保険者の公表資料でご確認ください。本記事は判断を示すものではなく、告示の定めと自事業所の記録を並べて確認するための対照表として作成しています。

よくある質問（FAQ）

この事例はどこから集めたものですか。

厚生労働省が公表している業務改善活動報告書などの資料から、当社が課題・取り組み・結果を抜き出して整理したものです。出典は表の右端のリンクからご確認ください。

効果の欄が「記載なし」のものがあるのはなぜですか。

報告書に数値や実施後の効果が記載されていない事例があるためです。推測で補わず、記載がないことをそのまま示しています。

同じことをすれば同じ結果が出ますか。

事業所の規模・体制・地域によって結果は変わります。取り組みの内容と、その事業所の前提を読んだうえで、自事業所に合う形に置き換えてください。

自分の事業所で何から始めればよいですか。

まず「いまどこで時間がかかっているか」を1週間測ってください。測らずに施策から入ると、効果を示せず次の判断もできなくなります。

取り組みの記録は残したほうがよいですか。

はい。改善前の数値、行ったこと、改善後の数値を残しておくと、補助金の実績報告や次年度の申請でそのまま使えます。

出典：厚生労働省ウェブサイト（介護分野の業務改善に関する公表資料。介護・高齢者福祉）ほか。個々の出典は表の「出典」列のリンクからご確認ください／公共データ利用規約（第1.0版）。
本ページは上記を当社が編集・加工したものであり、厚生労働省および各事業所の公式見解ではありません。効果は各事業所が報告した内容であり、同じ取り組みで同じ結果が得られることを示すものではありません。