訪問看護の残業を減らす方法｜記録・直行直帰で時間を取り戻す

訪問看護の残業の多くは、訪問後の「記録・書類作業」から生まれます。この記事では、訪問看護に特化して残業を減らす方法を、記録の効率化と直行直帰の観点から整理します。打刻・労務管理の基本は介護の労務管理｜残業・直行直帰もご覧ください。

あわせて、訪問看護AIとは？できることもご覧ください。

訪問看護の残業の正体＝「記録・書類」

一日に複数の利用者を回り、訪問が終わってから記録・報告書・計画書に向かう。この事務作業が勤務時間内に終わらず、持ち帰りや残業になります。人件費率78%の訪問看護では、この残業がそのまま経営を圧迫します。

残業を減らす4つの方法

1. 記録の作成そのものを軽くする（最も効く）

音声入力やAIで、訪問直後に話すだけで記録書ⅡのSOAPを仕上げる。机に戻って書き起こす時間をなくします。

2. 直行直帰を実現する

クラウド記録なら、自宅から直接訪問し、訪問先で記録して直帰できる。事務所への往復と待機が消え、拘束時間が減ります。日本看護協会も好事例として紹介しています。

3. 記録を標準化する

SOAPやテンプレートで「何を書くか」を決めておくと、迷いと書き直しが減ります。

4. カイポケへの二重入力をなくす

作った記録をそのままカイポケへ自動転記できれば、同じ内容を二度打つ手間がなくなります。

記録を「話すだけ」に変える

「訪問看護AIアプリ「訪問看護マナ」」は、訪問先で話すだけで記録書Ⅱ・報告書・計画書をSOAP作成し、カイポケへ自動転記。記録にかかる時間を大きく減らし、直行直帰と残業削減を後押しします。（※利用実績に基づく目安であり、環境・使い方により異なります）利用者3名まで無期限無料・登録不要。残業削減は看護師の定着にも、経営の黒字化にも直結します。

まとめ

訪問看護の残業の正体は「記録・書類」。
一番効くのは、記録の作成を音声・AIで軽くすること＋直行直帰。
残業削減＝定着＋黒字化のレバー。

残業が生まれる場所を特定する

発生源	起きていること	手立て
記録	訪問後に事業所で入力している	訪問先または移動中に入力できる仕組みへ
書類	計画書・報告書を月末にまとめて作る	記録から下書きが作れる形にする
移動	エリアが広く、1日の移動時間が長い	訪問順の見直し、エリアの絞り込み
オンコール	夜間の出動が翌日の勤務に影響	出動時刻を記録し、翌日の勤務を調整
会議	日中の訪問後に開催	時間を決め、記録で共有できるものは会議にしない
急な依頼	その日のうちに対応している	受けられる範囲を決め、優先順位のルールを持つ

まず測る

1件あたりの記録にかかる時間
記録を書き終わる時刻
1日の移動時間の合計
オンコールで実際に鳴った回数・出動した回数
月末の書類作成にかかる時間

体感で「忙しい」と言っているうちは手が打てません。どこに時間が消えているかが分かって初めて、削る対象が決まります。

労務管理として押さえること

移動時間が労働時間にあたるかの整理（事業所からの直行直帰を含む）
オンコール待機の時間の扱いと、手当の設計
記録を自宅で行っている場合の扱い
時間外労働の上限規制
36協定の内容と、実態の乖離

記録を訪問先で終える

訪問看護の残業のうち、最も削りやすいのが「事業所に戻ってからの記録」です。

場所	できること	必要なもの
訪問先	その場で入力を終える	端末、通信環境（オフライン対応があると確実）
移動中	次の訪問前に5分で入力	音声入力、定型文
車内	駐車中に入力	端末を置ける環境
事業所	当日中にまとめて	—（ここに寄せるほど残業になります）

書く量そのものを減らす

様式から、誰も読まない欄を外す
記録と申し送りで同じことを2回書いていないか
よく使う文章を定型文に登録する
数値はドロップダウンや選択式にする
計画書・報告書が記録から下書きできる形にする

制度面の確認

移動時間が労働時間にあたるかの整理
直行直帰の場合の勤務時間の把握方法
オンコール待機時間の扱い
時間外労働の上限規制と36協定
記録を自宅で行っている場合の労働時間の扱い

残業について現場から多い質問

よくある疑問	考え方
移動時間は労働時間か	取り扱いを事業所として定める（記入欄）。直行直帰を含め、扱いは社会保険労務士等にご確認ください
自宅で記録を書いている	勤務時間内に終える仕組みへ変える。扱いは社会保険労務士等にご確認ください（記入欄）
オンコールの待機時間は	手待ち時間にあたるかで判断が分かれます。実態に応じて整理し、手当を設計します
タイムカードを押してから記録している	実態と乖離した打刻は問題になります。運用を改めます
件数を減らせば解決するか	件数より、記録と移動に消えている時間を先に見ます

管理者がまず取るべき数字

職員別の実労働時間（打刻と実態が合っているか）
記録を書き終わる時刻
1日の移動時間の合計
オンコールで鳴った回数・出動した回数
月末の書類作成にかかる時間

件数を増やしながら残業を減らす

訪問順を地理でまとめる——移動時間が最も削れます
記録の入力場所を訪問先へ移す
書く欄そのものを減らす
会議を短くし、共有は記録で行う
急な依頼の受け方にルールを持つ

残業を減らした結果として見たいもの

職員1人あたりの月間時間外労働
離職率
訪問件数（減っていないか）
記録の質（短くなりすぎていないか）
利用者・家族からの苦情の件数

一日の流れで追う｜時間が溶ける14場面（原因・先に決めること・確かめ方）

訪問看護で時間が延びるのは、一日のどこか一か所ではありません。朝の申し送りから請求前の確認まで、少しずつ延びたものが夕方に合流します。ここでは一日と一か月の流れを14の場面に割り、それぞれについて「どこで時間が溶けるか」「何が原因か」「先に決めておくこと（記入欄）」「効果の確かめ方」を並べます。まず自分の事業所で当てはまる行に印をつけ、印の多い場面から順に潰してください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

午前｜朝の申し送り・持ち物の用意・移動・訪問先での記録（12の溶け方）

場面	時間が溶ける具体の場面	主な原因	先に決めておくこと（記入欄）	効果の確かめ方
朝の申し送り	全員がそろうのを待つ間、手が止まったまま座っている	開始時刻と終了時刻が決まっておらず、そろった人から始められない	開始時刻（記入欄：　　時　　分）／最長で何分か（記入欄：　　分）／遅れた人への伝え方（記入欄：　　　　）	1週間、申し送りが終わった時刻を毎日控えて並べる
朝の申し送り	昨日の記録をその場で声に出して読み上げている	読めば分かる内容を口でもう一度なぞる前提になっている	口頭で伝えるのは何か（記入欄：変わったこと／依頼／　　　　）／読めば分かるものの置き場（記入欄：　　　　）	申し送った件数のうち、口頭で伝えた件数の割合
朝の申し送り	聞いた内容を各自が手元のメモに書き写している	共有の置き場が紙と口頭に分かれ、あとで探せない	共有の置き場を一か所に決める（記入欄：　　　　）／書き写しをやめる範囲（記入欄：　　　　）	朝に書き写しへ使った時間を3日分だけ測る
持ち物の用意	物品の置き場を探して、出発が遅れる	保管場所が人によって違い、戻す場所も決まっていない	品目ごとの保管場所（記入欄：　　　　）／補充の担当（記入欄：　　　　）／補充する曜日（記入欄：　　曜日）	1週間で「探した」と感じた回数を、正の字で数える
持ち物の用意	朝に翌日分ではなく当日分を作っている	前日の何時までにそろえるかが決まっていない	前日の締切時刻（記入欄：　　時　　分）／変更が入ったときの直し方（記入欄：　　　　）	朝に用意した件数と、前日に用意できた件数を並べる
持ち物の用意	予備が足りず、訪問の途中で事業所へ戻る	在庫の下限が決まっておらず、切れてから気づく	品目ごとの下限数（記入欄：　　　　）／下限を割ったときの合図（記入欄：　　　　）	途中で事業所へ戻った回数を月で数える
移動	訪問の順を、その日の朝に一から組んでいる	エリアの区切りと基本の順路が置かれていない	エリアの区切り（記入欄：　　　　）／基本の順路（記入欄：　　　　）／順路を変えてよい条件（記入欄：　　　　）	1訪問あたりの移動時間を、変更の前後で比べる
移動	訪問先に着いてから駐車できる場所を探している	利用者ごとの駐車場所が誰の頭の中にもある状態で、書き残されていない	駐車場所を書き残す欄（記入欄：　　　　）／書き残す担当（記入欄：　　　　）	「駐車場所を探した」と記した訪問の件数
移動	当日の変更で、同じ地区を二度行き来する	変更を受ける締切と受け手が決まっていない	変更を受ける締切時刻（記入欄：　　時　　分）／受け手（記入欄：　　　　）／締切後の扱い（記入欄：　　　　）	当日変更の件数と、そのうち順路が崩れた件数
訪問先での記録	端末を置ける場所を毎回その場で探している	どこで書くかが利用者ごとに決まっていない	利用者ごとの記入場所（記入欄：　　　　）／立ったまま書く場合の持ち方（記入欄：　　　　）	訪問先で書き終えられた件数の割合
訪問先での記録	様式の欄の並びと、実際に見た順が合わず行き来する	入力の順が決まっておらず、毎回思い出しながら埋める	入力する欄の順（記入欄：　　→　　→　　）／飛ばしてよい欄（記入欄：　　　　）	1件あたりの入力時間を、順を決める前後で比べる
訪問先での記録	紙のメモに書いてから、あとで同じ内容を打ち直している	その場で本文にする前提になっておらず、下書きが二重になる	メモを取らずに本文へ入れる場面（記入欄：　　　　）／メモを残す場面（記入欄：　　　　）	打ち直しに使った時間を3日分だけ測る

※上記は各自治体が公表している資料を当社が編集・加工したものであり、各自治体の公式見解ではありません。運営指導の観点・確認様式・判断は保険者（指定権者）により異なります。最終的な算定可否は保険者（指定権者）にご確認ください。

日中｜訪問の合間・戻ってからの記録・電話対応・主治医への連絡（12の溶け方）

場面	時間が溶ける具体の場面	主な原因	先に決めておくこと（記入欄）	効果の確かめ方
訪問と訪問の間	空いた10分が、何もしないまま過ぎる	その時間に何をするかの順位が置かれていない	空き時間にやることの順位（記入欄：1　　／2　　／3　　）／やらないこと（記入欄：　　　　）	空き時間に入力を終えられた件数を1週間数える
訪問と訪問の間	車内で書き始めても、途中で中断して最初から読み直す	電話を受ける時間帯と、書く時間帯が重なっている	電話を受ける担当（記入欄：　　　　）／受ける時間帯（記入欄：　　時〜　　時）／折り返す時間帯（記入欄：　　時〜　　時）	中断した回数と、そのあと読み直した時間
訪問と訪問の間	次の訪問先の情報を、複数の画面から探し直している	訪問前に開く画面と順が決まっていない	訪問前に開く画面の順（記入欄：　　→　　→　　）／持ち出す情報（記入欄：　　　　）	訪問前の準備に使った時間を3日分測る
戻ってからの記録	事業所に戻ってから、その日の全件をまとめて書いている	訪問先では書けないという前提が固定されている	訪問先で書き終える件数の目安（記入欄：　　件／日）／戻ってから書く場面（記入欄：　　　　）	戻ってから書いた件数の割合を週ごとに並べる
戻ってからの記録	戻ってすぐに雑務が挟まり、書き始めるのが遅くなる	戻ってからの動きの順が決まっていない	戻って最初にやること（記入欄：　　　　）／後回しにしてよいこと（記入欄：　　　　）	着席してから入力を始めるまでの時間
戻ってからの記録	一日の最後に、朝の訪問の様子を思い出そうとしている	訪問ごとに区切って残す位置が決まっておらず、記憶に頼っている	訪問ごとに残す最小の項目（記入欄：　　　　）／残す場所（記入欄：　　　　）	その日の最後の記録を保存した時刻
電話対応	鳴るたびに全員が手を止めて身構える	誰が出るかが日によって変わり、決まっていない	曜日ごとの受け手（記入欄：月　　／火　　／水　　／木　　／金　　）／不在時の受け手（記入欄：　　　　）	手を止めた回数を、受け手を決める前後で比べる
電話対応	受けた内容が口頭で流れ、あとで誰も分からなくなる	受けた内容を書き残す欄と引き継ぎ先が無い	受電を書き残す欄（記入欄：　　　　）／引き継ぎ先（記入欄：　　　　）／引き継ぐ締切（記入欄：　　時　　分）	「聞いていない」と言われた件数を月で数える
電話対応	折り返しが夕方に重なり、帰る前に一気に片づける	折り返す時間帯が決まっていない	折り返しの時間帯（記入欄：　　時〜　　時）／急ぐものの見分け（記入欄：　　　　）	折り返しの件数と、1件あたりの通話時間
主治医への連絡	かけてもつながらず、時間をおいて何度もかけ直す	医療機関ごとの窓口の受付時間を控えていない	医療機関ごとの連絡先（記入欄：　　　　）／受付時間（記入欄：　　時〜　　時）／担当者名（記入欄：　　　　）	1件つながるまでにかけ直した回数
主治医への連絡	つながってから、何を伝えるかをその場で組み立てている	伝える項目と並びが決まっていない	伝える項目の並び（記入欄：　　→　　→　　）／こちらから確認したいこと（記入欄：　　　　）	1件あたりの通話時間を、並びを決める前後で比べる
主治医への連絡	連絡したこと自体が記録に残らず、二度連絡する	連絡の内容をどこへ書くかが決まっていない	連絡の記録先（記入欄：　　　　）／記録する担当（記入欄：　　　　）	連絡が記録に残っていた割合を、10件だけ抜き取って見る

月をまたぐ｜月末の報告書・計画書の見直し・指示書の管理・請求前の確認（12の溶け方）

場面	時間が溶ける具体の場面	主な原因	先に決めておくこと（記入欄）	効果の確かめ方
月末の報告書	月の最後の数日に、全員分の作成が一度に重なる	誰がいつ作るかが決まっておらず、締切だけが共有されている	担当ごとの作成日（記入欄：　　　　）／1日に作る件数の目安（記入欄：　　件）	日別の作成件数を並べ、山が崩れたかを見る
月末の報告書	作るたびに、その月の記録を最初から読み直している	月の途中に材料をためる場所が無い	月中に残しておく項目（記入欄：　　　　）／残す場所（記入欄：　　　　）／残す頻度（記入欄：　　　　）	1件あたりの作成時間を、前月と比べる
月末の報告書	提出後に差し戻され、月末にもう一度手をつける	確認される観点が作る人に共有されていない	確認の観点の一覧（記入欄：　　　　）／確認する人（記入欄：　　　　）／確認の締切（記入欄：　　日）	差し戻しの件数と、差し戻しの理由の内訳
計画書の見直し	見直しの時期が人ごとにばらばらで、気づいた人が慌てて動く	期限の一覧が一か所に無い	期限の一覧の置き場（記入欄：　　　　）／更新する担当（記入欄：　　　　）／見る曜日（記入欄：　　曜日）	期限より前に着手できた割合
計画書の見直し	前回の内容を探すところから始まる	前回分の保管先が人によって違う	保管先（記入欄：　　　　）／名前の付け方（記入欄：　　　　）	探すのに使った時間を、5件だけ測る
計画書の見直し	説明と受け取りが後ろにずれ、月末に集まる	いつ渡していつ受け取るかの段取りが無い	渡す訪問（記入欄：　　回目）／受け取る訪問（記入欄：　　回目）／受け取れないときの手順（記入欄：　　　　）	渡してから受け取るまでの日数の平均
指示書の管理	期限が近いものに気づくのが、期限の直前になる	期限が一覧で見える場所に無い	期限の一覧の置き場（記入欄：　　　　）／確認する曜日（記入欄：　　曜日）／確認する人（記入欄：　　　　）	期限より前に手元へ届いた割合
指示書の管理	依頼したものと受け取ったものを、別々の場所で管理している	台帳が分かれていて、突き合わせが人手になる	台帳を一つにする（記入欄：　　　　）／記入する担当（記入欄：　　　　）	突き合わせに使った時間を月ごとに並べる
指示書の管理	届いた書面の置き場が人ごとに違い、あとで探す	受領後の置き場と記入者が決まっていない	受領後の置き場（記入欄：　　　　）／受領を記す欄（記入欄：　　　　）	「探した」と申告のあった件数
請求前の確認	月が明けてから、一か月分をまとめて突き合わせている	月の途中に突き合わせる日が置かれていない	週ごとの確認日（記入欄：　　曜日）／確認する担当（記入欄：　　　　）	月初の確認に使った時間を、前月と比べる
請求前の確認	予定と実施の食い違いを、月初にまとめて見つける	週の単位で見る仕組みが無い	週次で見る項目（記入欄：　　　　）／食い違いを見つけたときの直し方（記入欄：　　　　）	月初に見つかった食い違いの件数
請求前の確認	訂正の連絡が個別に飛び、往復が増える	連絡の順路と締切が決まっていない	連絡の順路（記入欄：　　→　　→　　）／返す締切（記入欄：　　日）	1件あたりの連絡の往復回数

人に関わる場面｜カンファレンス・新人への同行と指導（6の溶け方）

場面	時間が溶ける具体の場面	主な原因	先に決めておくこと（記入欄）	効果の確かめ方
カンファレンス	訪問がすべて終わってから開くことになり、開始が後ろへずれる	開催の曜日と時間帯が固定されていない	開催の曜日（記入欄：　　曜日）／時間帯（記入欄：　　時〜　　時）／その日の訪問の入れ方（記入欄：　　　　）	予定した時間帯に開けた回数を月で数える
カンファレンス	資料を当日の直前に作っている	持ち寄る形と締切が決まっていない	持ち寄る資料の形（記入欄：　　　　）／出す締切（記入欄：前日　　時）	当日に作った件数の割合
カンファレンス	決まったことが口頭で終わり、あとで同じ話をやり直す	記録係と記載先が決まっていない	記録係（記入欄：　　　　）／記載先（記入欄：　　　　）／いつまでに書くか（記入欄：当日　　時）	決めたことが記録に残っていた割合
新人への同行	同行の日が急に決まり、双方の予定が崩れる	同行の計画が先に置かれていない	同行の期間（記入欄：　　週）／回数（記入欄：　　回）／組む相手（記入欄：　　　　）	計画どおりに行えた回数
新人への同行	振り返りが、訪問がすべて終わったあとの時間に寄る	振り返りの時間帯が置かれていない	振り返りの時間帯（記入欄：　　時〜　　時）／1回の長さ（記入欄：　　分）	予定した時間帯に行えた回数
新人への指導	教える内容が指導者ごとに違い、同じ説明が繰り返される	伝える項目とその順が並べられていない	初回から順に伝える項目（記入欄：1　　／2　　／3　　／4　　／5　　）／確認の方法（記入欄：　　　　）	項目の消化状況を、新人ごとの一覧で見る

14場面の決めごと｜そのまま埋めて掲示できる記入欄

上の表で印をつけた場面について、決めた内容をここに書き写します。書き写した紙を事務所に貼り、次に見直す時期まで触らないでください。決めごとは増やすほど守られなくなります。一度に着手するのは3場面までにします。

場面	決めておくこと	事業所の定め（記入欄）	決めた日（記入欄）	次に見直す時期（記入欄）
朝の申し送り	開始時刻・最長の長さ・口頭で伝える範囲	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
持ち物の用意	保管場所・補充の担当と曜日・在庫の下限	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
移動	エリアの区切り・基本の順路・当日変更の締切	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
訪問先での記録	書く場所・入力する欄の順・メモを取らない場面	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
訪問と訪問の間	空き時間の使い方の順位・電話を受ける時間帯	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
戻ってからの記録	戻って最初にやること・後回しにしてよいこと	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
電話対応	曜日ごとの受け手・受電を書き残す欄・折り返しの時間帯	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
主治医への連絡	連絡先と受付時間の控え・伝える項目の並び・記録先	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
月末の報告書	担当ごとの作成日・月中に残す項目・確認の観点	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
計画書の見直し	期限の一覧の置き場・保管先・渡す訪問と受け取る訪問	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
指示書の管理	期限の一覧・台帳の一本化・受領後の置き場	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
請求前の確認	週ごとの確認日・確認する担当・連絡の順路	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
カンファレンス	開催の曜日と時間帯・資料の形と締切・記録係	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）
新人への同行と指導	同行の期間と回数・振り返りの時間帯・伝える項目の順	（　　　　　　　　）	（　　年　　月　　日）	（　　か月後）

測定シート｜何を・誰が・どうやって測るか（16項目と1週間の記入欄）

手を打つ前に、まず1週間だけ測ります。測らずに始めた改善は、効いたのか効かなかったのかが分からず、次の一手が勘になります。ここでの目安値は示しません。同じ事業所の先週と今週を比べるための数字であって、他所と比べるための数字ではないからです。測る期間は1週間、対象は全員、記入は本人が行い、集計だけ管理者が行います。

測る項目の一覧｜単位・測る人・測り方（16項目）

測る項目	単位	誰が測るか	どうやって測るか	記入欄
1件あたりの記録の作成時間	分	訪問した本人	入力を始めた時刻と保存した時刻を控え、その差を書く	（　　分）
その日の記録を書き終えた時刻	時刻	訪問した本人	最後の記録を保存した時刻を、日ごとに1つだけ書く	（　　時　　分）
実施した訪問件数	件	訪問した本人	予定ではなく実際に訪問した件数を数える	（　　件）
訪問先で書き終えた件数	件	訪問した本人	その場で保存できた件数だけを数える	（　　件）
事業所に戻ってから書いた件数	件	訪問した本人	上の項目との差で自動的に出る。念のため実数も書く	（　　件）
1訪問あたりの移動時間	分	訪問した本人	出発の時刻と到着の時刻を控え、日の平均を出す	（　　分）
1日の移動距離	km	訪問した本人	走行の記録から、日ごとの合計を書く	（　　km）
時間外が発生した曜日	曜日	管理者	日別に印をつけ、曜日ごとに数を並べる	（月・火・水・木・金・土・日）
時間外が発生した時間帯	時間帯	管理者	1時間ごとの枠に印をつける	（　　時台）
時間外の理由の区分	区分	本人	あらかじめ用意した区分から選ぶ。自由記述にしない	（記録／書類／連絡／会議／急な依頼／その他）
月末の書類作成にかかった時間	分	本人	報告書・計画書に使った時間を、1件ごとに書く	（　　分）
電話で中断した回数	回	本人	入力の途中で手を止めた回数を正の字で数える	（　　回）
差し戻しの件数	件	管理者	提出後に直しを依頼した件数と、その理由の区分	（　　件）
探し物に使った時間	分	本人	物・書類・情報を探した時間を、その都度書く	（　　分）
当日の予定変更の件数	件	管理者	前日までに確定していた予定が動いた件数	（　　件）
誰に偏っているか	人	管理者	上の項目を、人ごとに縦に並べ直す	（　　　　）

1週間の記入シート｜そのまま印刷して配れる形

この表を人数分だけ印刷し、各自が自分の分だけ書きます。書けなかった日は空欄のままにして、あとから思い出して埋めないでください。空欄そのものが「その日は書く余裕が無かった」という情報になります。

曜日	訪問件数（記入欄）	訪問先で書き終えた件数（記入欄）	記録を書き終えた時刻（記入欄）	移動の合計（記入欄）	時間外の発生と区分（記入欄）	気づいたこと（記入欄）
月	（　　件）	（　　件）	（　　時　　分）	（　　分）	（有・無／　　　　）	（　　　　　　　　）
火	（　　件）	（　　件）	（　　時　　分）	（　　分）	（有・無／　　　　）	（　　　　　　　　）
水	（　　件）	（　　件）	（　　時　　分）	（　　分）	（有・無／　　　　）	（　　　　　　　　）
木	（　　件）	（　　件）	（　　時　　分）	（　　分）	（有・無／　　　　）	（　　　　　　　　）
金	（　　件）	（　　件）	（　　時　　分）	（　　分）	（有・無／　　　　）	（　　　　　　　　）
土	（　　件）	（　　件）	（　　時　　分）	（　　分）	（有・無／　　　　）	（　　　　　　　　）
日	（　　件）	（　　件）	（　　時　　分）	（　　分）	（有・無／　　　　）	（　　　　　　　　）
週の合計	（　　件）	（　　件）	（最も遅い日：　　時　　分）	（　　分）	（　　日）	（　　　　　　　　）

集めた数字の並べ方｜偏りを見つける10の軸

集めた数字は、平均にすると何も見えなくなります。平均の裏で、特定の人・特定の曜日・特定の利用者に寄っていることのほうが多いからです。次の軸で並べ直し、右端の問いに答えられるかどうかだけを見ます。答えられない軸は、まだ測り方が足りていない軸です。

並べる軸	並べ方	読み取る問い	気づいたこと（記入欄）
人別	職員ごとに、書き終えた時刻を縦に並べる	いちばん遅い人と早い人の差は、件数の差で説明がつくか	（　　　　　　　　）
曜日別	月から日まで、時間外の発生した日数を並べる	特定の曜日に寄っていないか。その曜日に何を入れているか	（　　　　　　　　）
時間帯別	1時間ごとの枠に、時間外の発生を積む	延びているのは訪問の時間帯か、事務の時間帯か	（　　　　　　　　）
利用者別	利用者ごとに、記録の作成時間を並べる	特定の利用者だけ長い場合、原因は記録の中身か、訪問先の環境か	（　　　　　　　　）
担当エリア別	エリアごとに、1訪問あたりの移動時間を並べる	移動が長いエリアは、順路の問題か、区切りの問題か	（　　　　　　　　）
経験年数別	入職からの年数で分け、記録の作成時間を並べる	差が縮まっているか。縮まらないなら伝える項目が足りているか	（　　　　　　　　）
月の上旬・中旬・下旬	10日ごとに区切り、時間外の発生を並べる	下旬に山ができていないか。前倒しできる仕事はどれか	（　　　　　　　　）
記録を書いた場所別	訪問先・車内・事業所の3つに分けて件数を並べる	事業所で書いた件数が多い人は、何が妨げになっているか	（　　　　　　　　）
時間外の区分別	記録・書類・連絡・会議・急な依頼・その他で分ける	いちばん多い区分は何か。その区分に対して打つ手は決まっているか	（　　　　　　　　）
差し戻しの有無別	差し戻しがあった件と無かった件に分ける	差し戻された件に共通するのは、書き手か、様式の欄か	（　　　　　　　　）

測るときにつまずく所｜10のつまずきと手当て

つまずき	起きること	手当て
測ること自体が仕事を増やす	測るのをやめてしまい、途中で数字が途切れる	項目を減らす。最初の週は「書き終えた時刻」と「訪問件数」の2つだけにする
あとからまとめて書く	思い出しで書かれ、実態より短い数字になる	その場で書けない項目は測らない。測る項目を減らして、その場で書ける形にする
評価されると受け取られる	遅い人ほど短めに書き、数字が実態から離れる	集計は人ごとに出しても、人前で並べない。最初の1か月は本人だけが見る
区分が自由記述になっている	集計できず、読み上げるだけで終わる	区分は6つまでにして、選ぶ形にする。「その他」が多いときだけ区分を足す
紙とデータが混ざる	集計のたびに転記が発生し、集計そのものが時間外になる	どちらか一方に決める。紙で集めるなら、集計する人と曜日を先に決める
測る期間が長すぎる	途中で目的を忘れ、書かない人が出る	1週間で区切る。続ける必要があれば、間を空けてもう1週間測る
全員に同じ項目を課す	訪問件数が少ない人にも同じ手間がかかり、不満が出る	件数の多い人から始める。全員に広げるのは、形が固まってから
数字を見る場が無い	集めただけで終わり、次の週から誰も書かなくなる	集計を見る日を先に決める（記入欄：　　曜日　　時）。見た結果を1行で全員に返す
結果が改善につながらない	「忙しい」の言い換えで終わる	数字の次に必ず1つだけ手を決める。手が決まらない項目は測るのをやめる
比べる相手を外に置く	他所の数字と比べて、自所の変化が見えなくなる	比べるのは先週の自分だけにする。外の数字は持ち込まない
測る前に手を打ってしまう	効いたのかどうかが分からず、次に何をやめてよいかも決まらない	先に1週間だけ測り、そのあいだは何も変えない。変えたい場合は変えた日を記す
一度に複数の手を打つ	どの手が効いたのか切り分けられない	変えるのは一度に1つ。次を変えるのは、前の1つを2週間続けてから
管理者が代わりに記入する	実際より整った数字になり、現場の実感と合わなくなる	記入は本人が行う。管理者が行うのは集計と、集計を返すことだけ
集計の形が毎回変わる	先月と今月を重ねられず、変化が読めなくなる	項目と並びを固定する。足したい項目が出たら、翌月からにする

訪問先で書き終わらない理由｜妨げ12種の手当てと、そのまま言える完成文26例

「訪問先で書きましょう」と言うだけでは変わりません。訪問先で書けないのには、そのつど理由があるからです。理由は12種類に整理でき、そのうちのいくつかは声のかけ方だけで消えます。ここでは妨げごとの手当てと、実際に口に出せる完成文を並べます。完成文はそのまま読み上げても不自然でない長さにしてあります。

書き終わらない12の妨げ｜現場で起きることと手当て

妨げ	現場で起きること	先に決めておく手当て（記入欄）	確かめ方
利用者の前で書きにくい	「話を聞いていない」と受け取られそうで、帰ってから書くことにしてしまう	書き始める前に伝える一言（記入欄：　　　　）／どこに座って書くか（記入欄：　　　　）	訪問先で書き終えた件数が、利用者ごとに変わるかを見る
家族が話しかける	入力が中断し、話が終わってから最初から読み直す	中断されたときの返し方（記入欄：　　　　）／家族の話を書き留める欄（記入欄：　　　　）	中断した回数と、そのあと再開までにかかった時間
電波が届かない	保存できず、帰ってから同じ内容を打ち直す	電波が弱い利用者宅の一覧（記入欄：　　　　）／その場合の書き方（記入欄：　　　　）	打ち直した件数を、利用者ごとに数える
端末の電池が持たない	午後の訪問で入力できず、まとめて後回しになる	充電する場所と時間（記入欄：　　　　）／予備の持ち方（記入欄：　　　　）	午後に入力できなかった件数
両手がふさがる	手が空いたときにはもう次の準備が始まっている	手が空く場面を先に決める（記入欄：　　　　）／片手で入力する範囲（記入欄：　　　　）	訪問のどの時点で入力しているかを、5件だけ観察する
書く場所が無い	立ったまま入力しようとして、途中でやめる	利用者ごとの入力場所（記入欄：　　　　）／玄関先で書く場合の持ち方（記入欄：　　　　）	入力場所が決まっている利用者の割合
端末を置く所が無い	荷物と一緒に床へ置き、出し入れのたびに手が止まる	持ち運びの形（記入欄：　　　　）／置き場に困るときの代わり（記入欄：　　　　）	出し入れに使った時間を3件だけ測る
画面が見えにくい	読み返しに時間がかかり、入力が長引く	文字の大きさの設定（記入欄：　　　　）／明るさの設定（記入欄：　　　　）	1件あたりの入力時間を、設定を変える前後で比べる
訪問時間が押している	次の訪問が迫り、入力を後回しにする	訪問と訪問の間に置く時間（記入欄：　　分）／押したときに削る作業（記入欄：　　　　）	押した訪問の件数と、そのうち後回しになった件数
文字入力が遅い	打つこと自体に時間がかかり、その場で終える気になれない	よく使う言い回しの登録（記入欄：　　　　）／入力の方法（記入欄：　　　　）	1件あたりの入力時間を、登録の前後で比べる
前回の記録が見られない	前回との違いが書けず、帰ってから確認して書き足す	訪問前に開いておく画面（記入欄：　　　　）／見る項目（記入欄：　　　　）	帰ってから書き足した件数
画面を人目にさらしたくない	周囲が気になって開けず、そのまま持ち帰る	画面の向き（記入欄：　　　　）／同居のご家族がいる場面での置き場（記入欄：　　　　）	「開けなかった」と申告のあった件数

そのまま言える完成文26例｜訪問先で記録を終えるための声かけ

次の文は、そのまま声に出せる長さで書いています。自分の言い方に直して構いませんが、直すときも「何をするか」「どれくらいかかるか」「そのあとどうするか」の3つを残してください。この3つが入っていると、待っていただく時間が短く感じられます。

場面	そのまま言える完成文
記録を始める前に断る	「本日うかがった様子を、こちらで記録に残させていただきます。3分ほどお時間をいただきますね。」
初回の訪問で説明する	「毎回、訪問の最後にこの場で記録を書かせていただきます。書きながら確認することもありますので、違っていたら教えてください。」
書く場所をお願いする	「こちらのテーブルの端をお借りしてもよろしいでしょうか。記録を書くのに少しだけ場所をお借りします。」
座らせていただく	「失礼して、こちらに座って記録を書かせていただきますね。5分ほどで終わります。」
玄関先で書くとき	「玄関先で失礼します。ここで今日の分を書き終えてから失礼しますので、少しお待ちください。」
家族が話しかけたとき	「今のお話、大切なことなので記録に残しますね。書き終わりましたら、もう一度うかがわせてください。」
家族の話が長くなったとき	「一度ここまでを記録に書かせていただいてもよろしいですか。書き終えてから、続きをうかがいます。」
家族に確認しながら書く	「昨日の夜、起きられたのは2回でよろしいでしょうか。そのように書かせていただきます。」
本人に確認しながら書く	「今日は左足の痛みが昨日より軽い、とうかがいました。その言葉のまま記録に残してよろしいですか。」
数値を読み上げて確認する	「体温36度8分、脈は72、血圧は128の76でした。記録にはこの数字を残します。」
書きながら間を持たせる	「今のうちに書いてしまいますね。書きながらでも聞こえていますので、思い出したことがあればおっしゃってください。」
沈黙が気まずいとき	「少しだけ手を動かします。今日の様子を書き終えたら、次回のお約束の確認をさせてください。」
画面を見せて確認する	「こちらが今日書いた内容です。読んでいただいて、違っているところがあれば直します。」
電波が弱い家で	「この場で書いておいて、電波の入るところで送る形にします。内容は今この場で確認させてください。」
端末を置かせてもらう	「こちらに置かせていただいてもよろしいでしょうか。手を洗ってから、続きを書かせていただきます。」
次の訪問が迫っているとき	「本日は次のお約束がありますので、要点だけこの場で書かせていただきます。詳しくは次回にうかがいます。」
時間が押して書けないとき	「本日は時間の都合で、車に戻ってから書かせていただきます。今うかがった内容はこの3点で合っていますか。」
訪問の途中で中断されたとき	「一度、手を止めますね。お話が終わりましたら、続きを書かせていただきます。」
本人の言葉をそのまま残す	「今おっしゃった『夜中に足がつって目が覚める』という言葉を、そのまま記録に書かせていただきます。」
前回との違いを確認する	「前回は階段を手すりなしで上がられていました。今日は手すりを使われていましたが、そのように書いてよろしいですか。」
ご家族の見ている前で書く	「今日の様子を書いています。書き終わりましたら、内容をお伝えしてから失礼します。」
次回の約束を確認して締める	「本日の記録は書き終わりました。次回は3月14日の10時、同じ時間でお約束いたします。」
持ち物の忘れに気づいたとき	「一つ確認させてください。次回お持ちするものを、今この場で記録に書いておきます。」
主治医への連絡が必要なとき	「今日うかがった内容を、このあと主治医の先生へお伝えします。お伝えする内容をこの場で書いておきます。」
他の職員へ引き継ぐとき	「次回は別の看護師がうかがいます。今日のことは記録に残しますので、同じ話を最初からしていただかなくて大丈夫です。」
書き終えて帰るとき	「本日の記録は、この場で書き終えました。何か気になることが出てきましたら、いつでもご連絡ください。」

声かけの避けたい言い方と、言い換えた完成文（18組）

訪問先で記録を終えられるかどうかは、技術よりも最初の一言で決まります。同じことを伝えていても、言い方によって「待たされている」と感じられるか「一緒に確認している」と感じられるかが分かれます。左の列は書いてはいけない例として引用したもの、右の列はそのまま口に出せる完成文です。

避けたい言い方	言い換えた完成文	なぜ言い換えるか
「ちょっと書きますね」	「本日の様子を記録に残します。3分ほどお時間をいただきます。」	何を、どれくらいするのかが伝わらないと、待つ側が長く感じる
「すみません、記録が溜まっていて」	「本日の分を、この場で書き終えてから失礼します。」	こちらの事情ではなく、この訪問のための作業だと伝える
「あとで書きますので」	「今この場で書いておきます。書いた内容は、帰る前にお伝えします。」	後回しにすると言った時点で、その場で書く選択肢が消える
「決まりなので書かせてください」	「次回うかがう看護師にも同じ状況が伝わるよう、書き残しておきます。」	理由が「決まり」だけだと、協力を得にくい
「静かにしていてもらえますか」	「一度ここまでを書かせてください。書き終えたら、続きをうかがいます。」	相手の話を止めるのではなく、順番を示す
「たぶんこんな感じでした」	「10時15分に訪問し、体温は36度5分でした。この内容で書かせていただきます。」	記録は時刻と数値で残す。曖昧な言い方はそのまま曖昧な記録になる
「見ないでください」	「こちらが本日書いた内容です。違っていたら教えてください。」	隠すより見せたほうが、確認の手間が減る
「電波が悪くて書けません」	「この場で書いておいて、電波の入るところで送ります。内容は今確認させてください。」	できない理由ではなく、この場でできることを言う
「時間が無いので急ぎます」	「本日は要点だけこの場で書かせていただきます。詳しくは次回にうかがいます。」	急ぐと言うと、話しかけてはいけない空気になる
「特に変わりないですよね」	「昨日と比べて、変わったと感じられたことはありますか。」	同意を求める聞き方だと、変化が出てこない
「いつもどおりですね」	「前回は手すりを使わずに上がられていました。今日はいかがでしたか。」	前回の具体と並べて聞くと、違いが言葉になる
「ご家族に伝えておいてください」	「ご家族へお伝えする内容を、この場で記録に書いておきます。次回、伝わっているか確認させてください。」	伝言を口頭で預けると、伝わったかどうかが残らない
「また今度でいいですか」	「本日うかがえなかった点は、次回の3月14日にあらためて確認させてください。忘れないよう、記録に残しておきます。」	先送りを口約束にすると、次回の担当者に引き継がれない
「書くだけなので気にしないでください」	「今日の様子を書いています。読み上げますので、違っていたら途中でも止めてください。」	気にするなと言われるほど、書かれている内容が気になる
「面倒でなければ教えてください」	「昨晩、目が覚めた回数を教えていただけますか。記録に残して、次回と比べます。」	遠慮の前置きは、答えなくてよいという合図になる
「だいたいで大丈夫です」	「おおよそで構いませんので、何時ごろに起きられたかを教えてください。『朝方』のように書き残します。」	曖昧でよいと伝えるなら、どう書き残すかまで示す
「前と同じでいいですね」	「前回は入浴を週2回とうかがいました。今週も同じかどうか、確認させてください。」	確認せずに写すと、変化が起きた月に気づけない
「あとで電話しますね」	「本日15時までにお電話します。つながらない場合は、留守番電話に用件を残します。」	時刻と、つながらなかったときの手順まで決めておく

二度書きの棚卸しと月末の山｜重複12組と、前倒しの仕分け

時間が延びる理由のうち、いちばん見つけにくいのが「同じことを2回書いている」です。1回ずつは短いので誰も問題にしませんが、件数を掛けると月末の数日分になります。ここでは重複の一覧を作り、どちらを正とするかを決めます。決めるのは「どちらが正しいか」ではなく「どちらを先に書き、もう一方はそこから写すか」です。両方を独立に書き続ける限り、内容の食い違いも同時に増えていきます。

同じことを2回書いている場所｜重複12組の一覧

重複している組	同じ内容が入る欄	なぜ二度書きになるか	どちらを正とするか（記入欄）
訪問の記録と月次の報告書	その月の状態の変化、実施した内容の要約	報告書を作るときに、記録を読み直して要約を書き起こしている	（記録／報告書／　　　　）
訪問の記録と朝の申し送り	前日の変化、次回に注意すること	記録に書いた内容を、翌朝もう一度口頭で述べている	（記録／申し送り／　　　　）
訪問の記録と連絡ノート	本人・ご家族へ伝えた内容、次回の予定	ご家族向けの言い方に直しながら、別に書き起こしている	（記録／連絡ノート／　　　　）
計画書と訪問の記録の目標欄	目標、実施する内容の項目	計画書の内容を、記録のたびに手で写している	（計画書／記録／　　　　）
訪問の記録とカンファレンスの議事	検討した内容、決まったこと	会議の場で口頭のみで進み、あとで両方に書いている	（記録／議事／　　　　）
訪問の記録と主治医への連絡の控え	伝えた内容、返ってきた内容	連絡の控えを別の用紙に取り、記録にも書いている	（記録／連絡の控え／　　　　）
予定と実施の記録	訪問した日時、担当した職員	予定を組んだ人と記録を書く人が別で、突き合わせが後になる	（予定／実施の記録／　　　　）
訪問の記録と請求前の確認表	実施の有無、日時、担当	確認表を別に作り、記録から手で転記している	（記録／確認表／　　　　）
指示書の受領台帳と依頼の控え	依頼した日、届いた日、期間	依頼側と受領側で別々の帳面を持っている	（受領台帳／依頼の控え／　　　　）
訪問の記録と新人の指導記録	同行した訪問の内容、助言した点	指導者が自分用の記録を別に作っている	（記録／指導記録／　　　　）
会議の共有事項と掲示物	決まったこと、期限、担当	会議で決めたことを、あとから紙に書き直して貼っている	（会議の記録／掲示物／　　　　）
物品の使用の控えと在庫の帳面	使った品目、数、日付	使った人と補充する人が別で、それぞれ書いている	（使用の控え／在庫の帳面／　　　　）

正を決めたあとの運用｜10の決めごとと記入欄

「どちらを正とするか」を決めただけでは、二度書きは残ります。正のほうを書く順番、写す担当、写さない範囲まで決めて初めて、片方が消えます。次の10項目を埋めて、掲示してください。

決めごと	決める内容	事業所の定め（記入欄）
どちらを先に書くか	正とした側を必ず先に書く。もう一方は正から写す	（　　　　　　　　）
写す担当	写す作業を誰が行うか。書いた本人か、別の担当か	（　　　　　　　　）
写さない範囲	正にだけ書き、もう一方には書かないと決める欄	（　　　　　　　　）
写すきっかけ	いつ写すか。訪問のたびか、週に一度か	（　　　　　　　　）
食い違いが出たとき	正の側を残し、もう一方を直す。直した記録を残す場所	（　　　　　　　　）
言い方を変える必要があるとき	ご家族向けなど、言い方を変えて写す場合の書き換えの範囲	（　　　　　　　　）
正の側が書かれていないとき	もう一方から先に書いてよいかどうか。その場合の後始末	（　　　　　　　　）
紙と画面が混ざる場合	どちらを正とするか。紙を残す期間	（　　　　　　　　）
やめた帳面の扱い	使わなくなった帳面をいつまで残すか、どこに置くか	（　　　　　　　　）
決めごとの見直し	いつ見直すか。見直しを言い出す人は誰か	（　　　　　　　　）

月末に固まる仕事の仕分け｜前倒しできるもの・できないもの（14件）

月末の山は、量の問題ではなく置き場所の問題です。同じ量でも、月の中に散らせば山になりません。ただし何もかも前倒しできるわけではなく、月が終わらないと確定しない部分は残ります。次の表で、自分の事業所の仕事を仕分けてください。判断に迷うものは「一部だけ前倒し」の欄に入れます。

月末に固まる仕事	月末に固まる理由	前倒しの仕分け	前倒しするなら何日目か（記入欄）
報告書の下書き	その月の記録がそろってから読み直している	前倒しできる（訪問のたびに材料を残せば、月末は組み立てだけ）	（毎訪問／　　日）
報告書の仕上げ	月の最終週の訪問が反映されないと締められない	一部だけ前倒し（最終週以外を先に仕上げる）	（　　日）
計画書の見直し	期限が月末に寄せられている	前倒しできる（期限の一覧を作り、日を散らす）	（　　日）
計画書の説明と受け取り	訪問の機会に合わせるため後ろにずれる	前倒しできる（何回目の訪問で渡すかを決める）	（　　回目の訪問）
指示書の期間の確認	気づくのが期限の直前になる	前倒しできる（週に一度、一覧を見る日を置く）	（　　曜日）
指示書の受領の記入	届いた書面をまとめて処理している	前倒しできる（届いたその日に記入する）	（届いた当日）
予定と実施の突き合わせ	月が明けてから一括で見ている	前倒しできる（週ごとに区切って見る）	（　　曜日）
実施の記録の未記入の洗い出し	月末にまとめて空欄を探している	前倒しできる（週の終わりに空欄だけ見る）	（　　曜日）
請求前の最終の確認	月が終わらないと確定しない部分がある	前倒しできない（ただし対象は最終週の分だけに絞れる）	（月初　　日）
加算に関する確認	月末にまとめて要件の充足を見ている	一部だけ前倒し（記録に残す項目を先に決め、週次で見る）	（　　曜日）
カンファレンスの開催	月末の締めに合わせて開いている	前倒しできる（月の中旬に固定する）	（　　日）
会議の記録の作成	開催が月末なので記録も月末になる	前倒しできる（開催を移せば同時に移る）	（開催の当日）
物品の在庫の確認と補充	誰も見ていないので切れてから動く	前倒しできる（曜日を決めて数える）	（　　曜日）
翌月の予定の組み立て	今月が終わってから着手している	前倒しできる（下旬に骨組みだけ作る）	（　　日）

前倒しの段取り表｜一か月を4つに割って置き直す

仕分けが終わったら、置き場所を決めます。次の表は骨組みです。自分の事業所の締めの日に合わせて日付を書き入れ、担当を埋めてから掲示してください。ここでも一度に動かすのは2件までにします。全部を同時に前倒しすると、前倒しした先で新しい山ができます。

時期	この時期に置くこと	担当（記入欄）	締切（記入欄）	完了（記入欄）
上旬	前月分の最終の確認と、訂正の連絡。今月の期限の一覧を更新する	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
上旬	指示書の期間の一覧を見て、依頼が必要なものを洗い出す	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
中旬	計画書の見直しのうち、期限が下旬に寄っているものを前に出す	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
中旬	カンファレンスを開催し、決めたことをその日のうちに記録へ残す	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
中旬	報告書のうち、上旬・中旬の訪問分の下書きを組み立てる	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
下旬	予定と実施の突き合わせを、最終週を除いて済ませる	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
下旬	翌月の予定の骨組みを作り、担当の偏りを見る	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
月末	最終週の訪問分だけを反映して、報告書を仕上げる	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
月末	差し戻しの受け取りと直し。連絡の順路に沿って返す	（　　　　）	（　　日）	（済・未）
毎週	実施の記録の空欄だけを見る。中身は見ない	（　　　　）	（　　曜日）	（済・未）

決めごとの記入欄と書き方の言い換え｜労務は判定せず、定めだけを書く（32組）

ここからは扱いに注意が必要な領域です。移動の時間や直行直帰、待機の扱いといった項目は、事業所の実態と定めによって整理が変わります。この記事では、そのどれについても判定を書きません。書くのは「決めておくべき項目の名前」と「自分の事業所の定めを書き込む欄」、そして「どこに確認するか」の3つだけです。埋めた紙をそのまま社会保険労務士等へお持ちください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

決めておく項目の一覧｜14項目の記入欄と確認先

項目	決めておくこと（名前だけ）	事業所の定め（記入欄）	確認先
移動の時間	事業所から訪問先へ、訪問先から訪問先への移動について、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
直行直帰	自宅から直接訪問し、直接帰る場合の始まりと終わりの把握の仕方を、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
待機の時間	夜間・休日に連絡を受けられる状態で過ごす時間について、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
持ち帰りの作業	記録や書類を自宅で作る場合の扱いを、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
自己研鑽	業務時間の外で行う学習・資格の取得について、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
休憩	訪問と訪問の間に取る休憩の取り方と場所について、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
研修への参加	事業所が案内する研修への参加の扱いを、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
会議への参加	業務時間の外に置かれた会議への参加の扱いを、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
着替えと準備	訪問の前後に行う準備・片づけの扱いを、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
連絡への応答	業務時間の外に届いた連絡へ応じる場合の扱いを、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
急な依頼への対応	当日に入った依頼を受ける基準と、受けたあとの扱いを、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
記録を行う場所	訪問先・車内・事業所・自宅のうち、どこで記録を行うことにしているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
時間外の申し出	時間外に作業が生じたときの申し出の方法と、受ける人を、事業所としてどう定めているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください
定めの周知	上の各項目を、いつ・どのように職員へ伝えているか	（　　　　　　　　）	社会保険労務士等にご確認ください

専門家へ相談するときに添えるもの｜8点の持ち物リスト

上の表を埋めただけでは相談が進みません。実態が分かる材料をそろえると、一度の相談で話が終わります。次の8点を用意してください。なお、介護保険法に基づく届出書類の作成・提出代行は社会保険労務士の業務です。

添えるもの	なぜ必要か	用意した（記入欄）
埋めた「決めておく項目の一覧」	今どこまで定めがあり、どこが空欄かが一目で分かる	（済・未）
1週間の測定シート（人数分）	実態がどうなっているかを、言葉ではなく数字で示せる	（済・未）
1日の訪問の流れが分かる予定表	移動や訪問の間の時間が、どのように並んでいるかが分かる	（済・未）
職員の人数と勤務の形の一覧	常勤・非常勤など、形ごとに整理する必要がある	（済・未）
夜間・休日の連絡の受け方の説明	実際にどう運用しているかが、定めより先に分かる	（済・未）
記録をどこで行っているかの内訳	訪問先・車内・事業所・自宅の件数の割合が分かる	（済・未）
会議・研修の開催の実績	いつ開いているか、参加をどう扱っているかが分かる	（済・未）
相談したい点を3つに絞ったメモ	質問が多いと一度で終わらない。優先順位を先に決める	（済・未）

避けたい書き方と、そのまま書ける言い換え（32組）

時間の使い方を記録するとき、書き方が曖昧だと次の手が決まりません。左の列は避けたい書き方、右の列はそのまま書き写せる完成文です。左の列に挙げた表現は、書いてはいけない例として引用しているものです。右の列には、日付・時刻・件数・場所のいずれかが必ず入っています。

避けたい書き方	言い換え（そのまま書ける完成文）	なぜ言い換えるか
「最近、残業が多い」	4月14日（月）、記録を書き終えた時刻は19時40分。訪問6件のうち、訪問先で書き終えたのは1件。	日付・時刻・件数が無いと、翌週と比べられない
「記録に時間がかかっている」	1件あたりの入力は平均18分。うち、事業所に戻ってから書いたものが4件。	どこで書いたかが分からないと、手の打ちどころが決まらない
「忙しくて手が回らない」	4月14日は訪問6件、当日変更2件、電話での中断5回。入力の開始は17時20分。	忙しさの中身を分けないと、減らす対象が選べない
「月末はいつも大変」	4月25日から30日の6日間で、報告書14件と計画書6件が集中。1日あたり3件を超えた日が4日。	期間と件数を書くと、散らせる量が見える
「移動が長い」	4月の1訪問あたりの移動は平均24分。北部エリアの3件だけ、平均41分。	全体の平均ではなく、長い区間を名指しする
「訪問先で書けない」	訪問先で書き終えられなかった5件のうち、3件は書く場所が無く、2件は電波が届かなかった。	理由ごとに数えると、手当ての優先順が決まる
「効率が悪い」	同じ内容を記録と連絡ノートの2か所に書いており、1件あたり6分が重複している。	「効率」は測れない。重複の場所と回数なら測れる
「みんな疲れている」	4月に時間外が発生した日は、Aさん9日、Bさん3日、Cさん1日。曜日は月曜が最多。	全体の印象は動かせない。人と曜日なら動かせる
「改善しました」	3月は訪問先で書き終えた件数が週12件、4月は週19件。書き終えた時刻は平均で40分早い。	何がどう変わったかを、同じ物差しで並べる
「うまくいっていない」	4月に決めた「戻って最初に入力する」は、5日間のうち2日しか守れていない。	守れた日数を書くと、次に何を直すかが決まる
「がんばって早く帰るようにする」	5月から、訪問と訪問の間に10分の入力時間を置く。対象は午前の3件。	意気込みは翌週に残らない。時間と対象を書く
「なるべく訪問先で書く」	5月は、午前の訪問3件を訪問先で書き終えることに絞る。午後は従来どおりとする。	全件を対象にすると、どれも変わらない
「もっと早く書くようにする」	訪問を終えて車に戻ってから、5分以内に入力を始める。始めた時刻を毎回残す。	「早く」ではなく、始める時点と残す方法を決める
「様式を見直す」	記録の様式のうち、直近3か月で一度も記入されていない4つの欄を洗い出す。	見直しの対象を先に数えないと、議論が終わらない
「二度書きをやめる」	記録と連絡ノートは、記録を先に書き、連絡ノートは記録から写す。写すのは訪問した本人。	やめる宣言ではなく、順番と担当を決める
「会議を短くする」	カンファレンスは第2水曜の16時から17時に固定し、資料は前日17時までに出す。	長さではなく、開始と締切を決めるほうが守られる
「申し送りを効率化する」	申し送りは8時40分に開始し、口頭で伝えるのは前日から変わったことだけとする。	効率化という言葉には手順が入っていない
「連絡が行き違っている」	4月に「聞いていない」と申し出があったのは5件。うち4件は電話で受けた内容だった。	件数と経路を書くと、直す場所が1か所に絞れる
「主治医と連絡が取りにくい」	4月に主治医へ連絡した12件のうち、7件は2回以上かけ直した。かけた時間帯は15時台が最多。	相手のせいにせず、こちらで変えられる時間帯を探す
「新人が育たない」	入職から2か月で、同行は4回。伝える項目20のうち、確認できたのは9項目。	回数と項目で書くと、足りないものが具体になる
「指示書の管理が甘い」	4月に期間の終わりまで7日を切って気づいたものが3件。一覧を見る日は決めていない。	「甘い」では誰も動けない。件数と欠けている仕組みを書く
「請求前が毎回バタバタする」	5月1日から3日に、予定と実施の食い違いが18件見つかった。うち14件は最終週の分。	集中している期間が分かれば、そこだけ前に出せる
「探し物が多い」	1週間で、物品を探した回数が11回。うち7回は同じ品目だった。	同じ品目が繰り返し出るなら、置き場の問題だと分かる
「電話に振り回されている」	4月14日、入力の途中で手を止めた回数は5回。再開までに合計23分かかった。	回数と再開までの時間を書くと、受け手を決める根拠になる
「持ち帰りが常態化している」	4月に、自宅で記録の続きを行った日を無記名で聞いたところ、延べ12日の申告があった。	個人を特定せずに実態を集める。数だけを残す
「余裕が無い」	4月の平日20日のうち、訪問と訪問の間が10分未満だった日が13日。	余裕は間隔で測れる。感想にしない
「様式が使いにくい」	入力の際に画面を上下に動かした回数が、1件あたり平均7回。欄の並びが観察の順と違う。	使いにくさを、操作の回数に置き換える
「情報共有ができていない」	4月のカンファレンスで決めた6件のうち、記録に残っていたのは2件。	共有の有無ではなく、残った件数を数える
「以前より良くなった気がする」	記録を書き終えた時刻の週平均は、3月が18時50分、4月が18時10分。	気がする、を数字に置き換える
「対策を検討する」	5月12日の会議で、訪問先で書けなかった理由の上位2つに対して手を決める。担当は管理者。	検討では日付も担当も残らない
「様子を見る」	5月末に、4月と同じ項目をもう一度1週間測って比べる。	いつ・何を見るかを書かないと、そのまま忘れられる
「特に問題は無い」	4月は時間外の発生が2日、いずれも急な依頼によるもの。記録による発生は0日。	問題が無いことも、数字で残して初めて次の月と比べられる

現場から多い質問

Q. 訪問看護の残業は何で発生していますか？

多くは訪問後の記録・報告書・計画書などの書類作業です。勤務時間内に終わらず、持ち帰りや残業になりがちです。

Q. 残業を減らす一番効く方法は？

記録の作成そのものを軽くすることです。音声入力やAIで記録書Ⅱをその場で仕上げ、クラウドで直行直帰にすれば、事務所に戻る時間と残業を大きく減らせます。

Q. 直行直帰は訪問看護でできますか？

スマホ・タブレットのクラウド記録を使えば、自宅から直接訪問し、訪問先で記録して直帰する運用が可能です。日本看護協会も働き方改革の好事例として紹介しています。

訪問看護の残業を減らす方法

訪問看護では、記録や移動、オンコール対応で残業が生じやすくなります。減らす工夫を整理しました。

記録の効率化――訪問先で記録を完成させ、事業所での作業を減らす
直行直帰――移動の無駄を減らす
音声・AIの活用――記録の作成時間を短縮
情報共有のしくみ――申し送りや連絡を効率化

よくある質問（FAQ）

訪問看護で残業が増える原因は？

事業所に戻ってからの記録作業、移動、オンコール対応などが主な原因です。

残業を減らすには？

訪問先で記録を完成させる、直行直帰、音声・AIの活用が有効です。

神マナでできることは？

話すだけで記録の下書きを作り、事業所での記録作業を減らせます。

カイポケを使っていないのですが、どうすればよいですか？

カイポケをご利用中でなくても、神マナは単体で問題なくご利用いただけます。「マナドライブ」で帳票類の管理・網羅もでき、まず神マナを導入して後からカイポケを連携することも可能です。カイポケの導入をご希望の際は、当社からサポート担当へお繋ぎします。詳しくは「カイポケ導入相談・お見積り」の案内ページをご覧ください。

残業が生まれる場所と、減らし方

「早く帰ろう」では減りません。どこで発生しているかを1週間測ってから手を入れます。

場所	なぜ生まれるか	減らし方
記録の作成	訪問先で書けず、事務所に戻ってから	訪問先で入力できる端末と様式
記録の清書	手書きのメモを打ち直す	その場で入力、または音声から下書き
計画書・報告書	月末に集中する	記録から素案を作る。作成日を分散させる
主治医への連絡	日中に電話がつながらない	連絡の方法と時間帯を取り決める
オンコール	出動と、その後の記録	出動後の記録を勤務時間に含める
移動	順路が組まれていない	地域ごとに担当を分ける
急な追加訪問	当日の依頼	受ける基準と、その日の余白
会議	時間外に開く	時間内に置く
研修	業務時間外に設定	業務時間内に置くかを事業所として定める（記入欄）。扱いは社会保険労務士等にご確認ください
請求業務	月初に集中する	記録から請求へ渡す
物品の補充	個人が抱える	担当と曜日を決める
新人への指導	手が空いたとき	時間を確保して行う

測り方

測るもの	方法
記録にかかる時間	1件あたりの作成時間を、数人・数日
記録を書く場所	訪問先か、事務所か
計画書・報告書の作成時間	1人あたりの月合計
移動時間	1訪問あたりの平均
オンコールの出動	回数、時間帯、その後の記録時間
会議・研修の時間	時間内か、時間外か
残業時間	理由の区分ごとに
持ち帰り	自宅での作業の有無（記名なしで聞く）

記録の負担はSOAPの書き方、定着は訪問看護の定着をご覧ください。

減らす手を打つ順番

順番	やること	見る数字
1	1週間、どこで時間が延びているかを記録する	時間帯別の作業
2	最も多い場所を1つ選ぶ	その作業の合計時間
3	その場で書けるようにする（端末・様式）	記録の作成時間
4	計画書・報告書の作成日を分散する	月末の残業
5	会議・研修を時間内に移す	時間外の会議数
6	オンコール後の記録を勤務時間に含める	出動後の作業時間
7	訪問の順路を見直す	1訪問あたりの移動時間
8	1で測った項目を測り直す	合計の残業時間