介護ソフトの定番カイポケを使っていても、「記録の入力だけは、結局スタッフが手で打っていて時間がかかる」——そんな声をよく聞きます。この記事では、カイポケの記録（記録書Ⅱ・報告書・実施記録など）を効率化する考え方と、話すだけで記録を作り、カイポケへ自動転記する方法をわかりやすく解説します。カイポケはそのまま使い続けられます。
カイポケとは（介護ソフトの定番）
カイポケは、訪問看護・訪問介護・居宅介護支援・通所・施設など、幅広い介護事業所で使われているクラウド型の介護ソフトです。国保連への請求（レセプト）、利用者管理、記録、シフトや経営の管理までを一つで扱えるのが特長で、多くの事業所の“土台”になっています。
カイポケで「記録」に時間がかかる理由
請求や利用者管理が効率化されても、日々の記録は“人が書く”部分が残ります。とくに次のような入力は、件数が増えるほど負担になります。
- 訪問看護記録書Ⅱ・報告書――観察内容をSOAPで文章化し、1件ずつ入力する。
- 訪問介護の実施記録・サービス提供記録――サービスごとに記録を残す。
- 支援経過・モニタリング――ケアマネ業務での記録・入力。
「観察したことは覚えているのに、文章にして打ち込む時間がない」――ここがカイポケ運用で最後に残りやすいボトルネックです。
カイポケの記録を効率化する3つの考え方
- “書く”のをやめて“話す”に変える――訪問直後に声で残せば、机に戻って書き起こす時間がなくなります。
- 体裁づくりをAIに任せる――話し言葉をSOAPや所定の様式へ自動整理し、下書きまでを自動化。
- 二重入力をなくす――できあがった記録を、カイポケへ手打ちし直さず自動で転記する。
この3つを満たすと、「記録を作る→カイポケに入れる」という一連の作業が、確認と手直しだけで完結します。
音声＋AIで記録を作り、カイポケへ自動転記する方法
具体的には、次の流れです。介護記録AI「訪問看護マナ／記録マナ」を使う場合を例にします。
- 訪問直後に話す――車内などで、観察した内容をそのまま声に出します。きれいな文章にする必要はありません。
- AIがSOAP・様式へ自動整理――話した内容を文字起こしし、記録書Ⅱや実施記録の体裁に整えます。
- 確認・手直し――内容を確認し、必要なら修正します。
- カイポケへ自動転記――できあがった記録を、カイポケの該当画面へ自動で転記します。手打ちの二重入力は不要です。
訪問看護・訪問介護での使い方
訪問看護の場合
記録書Ⅱ・報告書を、話すだけでSOAP形式に整え、カイポケへ転記できます。バイタルや観察所見、次回への申し送りまで、訪問直後の記憶が新しいうちに残せるため、抜け漏れも減ります。SOAPの書き方や例文は、訪問看護記録書ⅡのSOAPの書き方＋例文もあわせてご覧ください。
訪問介護の場合
サービス提供記録・実施記録を、実施した内容を話すだけで作成し、カイポケへ転記できます。直行直帰の多い事業所ほど、その場で記録が終わる効果が大きくなります。
よくある質問
Q. カイポケはそのまま使えますか？
A. はい。カイポケの請求・運用はそのままで、記録の作成・入力工程を効率化する使い方です。
Q. 記録以外（請求など）も置き換わりますか？
A. いいえ。置き換えではなく、記録づくりを“のせる”イメージです。請求はカイポケのままで問題ありません。
Q. 導入は大変ですか？
A. まずは無料で、実際の記録を1件試してみるのがおすすめです。利用者3名まで、期限なく無料でお使いいただけます。
まとめ
カイポケを使ううえで最後に残りやすい負担は「記録を作って入力する」工程です。ここを、話すだけ→AIがSOAP・様式へ整理→カイポケへ自動転記、という流れに変えると、二重入力がなくなり、記録が訪問直後に終わります。カイポケはそのままに、記録の手間だけを軽くする——それが、続けられる効率化です。
📚 記録の書き方をまとめて知りたい方へ：介護記録の書き方【業種別・例文つき総まとめ】
訪問看護マナ・記録マナは、話すだけで記録を作成し、カイポケへの転記まで支援します。利用者3名まで、期限なく無料でお試しいただけます。
